Modul Manajemen Proyek Sistem Informasi Dosen : Sri Siswanti, S.Kom, M.Kom
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) SINAR NUSANTARA SURAKARTA 2015
-1-
Bab 1 PROYEK
1.1. Definisi Proyek Pengertian dasar proyek adalah sebuah pekerjaan yang mempunyai ciri khas menonjol dalam rangka mencapai tujuan tertentu, seperti: Proyek Jalan Tol, Proyek Pesawat IPTN, Proyek Satelit Palapa, Proyek Pembuatan Sistem Informasi dan lain sebagainya, Sedangkan penggarapan proyek tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik dengan melalui prosedur yang terstruktur. Pengertian proyek secara umum sesuai definisi dalam buku Panduan PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) adalah Suatu usaha sementara yang dilaksanakan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik Beberapa proyek besar sudah dimulai ribuan tahun yll, seperti pembangunan pyramid, candi dll Pendefinisian dari proyek sendiri mempunyai pengertian yang bervariasi, namun pada esensi (inti)nya tidak berbeda, diantaranya: 1. Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat pada waktu, sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (jeffery LW.) 2. Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas. 3. Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC).
1.2. Ciri-ciri Proyek Ciri-ciri proyek adalah : 1. Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir. 2. Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud, maka ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu, serta sumber daya yang diperlukan. 3. Bersifat sementara dalam artian adanya batasan waktu yang telah ditentukan (yaitu dengan selesainya tugas). Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
-2-
4. Nonrutin tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
1.3. Kesuksesan Suatu Proyek Kesuksesan dari sebuah proyek secara spesifik sangat ditentukan dalam pengelolaan empat unsur utama yaitu Scope, Time, Quality dan Cost yang dapat digambarkan dalam “Segitiga Kesuksesan Proyek”, dan keempat unsur tersebut satu sama lain saling terkait (terpengaruh) atau saling berbanding lurus artinya besar kecilnya batas wilayah proyek akan mempengaruihi lama tidaknya waktu pekerjaan proyek, besar kecilnya biaya proyek dan menetukan kualitas tidaknya suatu produk hasil pekerjaan proyek, secara grafis dapat dilihat gambar berikut ini:
Gambar 1. Segitiiga Kesuksesan Proyek Maksud dari tolok ukur kesuksesan proyek dapat dijelaskan sebagai beirkut: 1. Scope (Batas Wilayah / Ruang Lingkup) pekerjaan proyek,
dapat memahami
batasan wilayah pekerjaan proyek yang akan dikerjakan dari analisis permasalahan, analisis kelemahan, analisis kebutuhan maupun analisis kelayakan dari sistem yang akan dibangun atau dikembangkan 2. Time (waktu) pekerjaan proyek, dapat memenuhi batas waktu dari penjadualan proyek yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan dari kontrak pekerjaan yang bersangkutan, bisa menggunakan Gantt Chart, PERT (Program Evaluation and Review Technique) atau CPM (Critical Path Method), 3. Quality (Kualitas) proses pekerjaan atau hasil akhir pekerjaan (produk) proyek dapat memenuhi batasan standar tertentu yang disepakati melalui perencanaan atau dokumen kontrak yang ada, seperti ISO, SII, CISCO, SAI dsb., Cost (Biaya) pelaksanan proyek dapat memenuhi batas anggaran yang telah direncanakan atau yang telah di sepakati berdasarkan perhitungan atau penilaian
-3-
investasi yang ditanamkan dengan menggunakan Payback Period, Average Rate of Return, ROI, NPV dsb.
1.4. Bentuk Pengerjaan Proyek Secara umum bentuk pengerjaan proyek dilakukan dalam bentuk dua cara yaitu: 1. Swakelola Pada intinya pekerjaan proyek swakelola adalah pengerjaan proyek yang dilakukan atau dikelola oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri Swakelola bukan berarti semua sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya adalah staf atau pegawai perusahaan tersebut. Bias saja dengan menyewa tenaga ahli dalam turun waktu tertentu (selama proyek berlangsung) untuk dijadikan sumber daya personil proyek. Bias juga SDM yang terlibat dalam mengerjakan adalah gabungan antara pegawai dan non pegawai (tenaga ahli yang disewa). Namun yang jelas pengelolaan atau manajemen proyek tersebut dilakukan oleh organisasi atau peusahaan yang bersangkuta. 2. Sub-kontrak Pengerjaan proyek secara sub-kontrak, biasa disebut dengan singkatan proyek subkon, pada intinya adalah suatu proyek yang diproyekkan. Artinya bisa saja suatu organisasi atau perusahaan membuat atau bisa juga mendapatkan suatu proyek, namun proyek tersebut tidaklah dikerjakan sendiri, melainkan dilimpahkan ke pihak lain (perusahaan/konsultan lain). Bisa saja terjadi, secara kontrak proyek yang
dikerjakan
adalah
atas
nama
perusahaan
X,
namun
sebenarnya
pelaksanaannya adalah perusahaan Y. Dalam kasus seperti ini berarti perusahaan X melakukan sub-kontrak terhadap perusahaan Y.
1.5. Life Cycle Proyek Sejak dari awal dimulainya sampai dengan diakhirinya suatu proyek terdapat berbagai fase yang harus dilalui. Masing-masing fase mempunyai cirri-ciri yang berbeda, memerlukan waktu untuk melaksanakannya dan membutuhkan sember daya yang berbeda pula. Secara umum terdapat empat fase proyek :yaitu : 1. merumuskan masalah 2. mencari solusi terhadap masalah -4-
3. melaksanakan solusi 4. memonitor hasil yaitu apakah solusi tersebut menyelesaikan masalah tersebut. Bila dilihat dari perspektif proyek konstruksi, maka “life cycle’ proyek melalui fase-fase berikut ini : 1. Pembuatan konsep (concept development/design) 2. Pelaksanaan (execution) 3. Penutupan (finish/close out)
Dalam perspektif proyek IT (Information Technology), khususnya develop atau pembengunan sistem informasi, maka life cycle proyek meliputi fase-fase: 1. Tahap perumusan 2. Tahap konsep 3. Tahap desain 4. Tahap pelaksanaan 5. Tahap jaminan kualitas 6. Tahap impelemtasi 7. Tahap penutupan
1.6. Mekanisme Proyek Tahapan atau mekanisme proyek adalah sebagai berikut : 1. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui kebijakan 2. Setelah keputusan dari manajemen menyatakan bahwa suatu proyek akan dijalankan, maka selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan proyek/manajer proyek dan pembetukan tim proyek. 3. Pihak manajemen akan mendelegasikan proyek kepada manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal sampai akhir. Manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas keberhasilan proyek tersebut. 4. Dalam kegiatan keseharian seorang manajer proyek akan mengkoordinir tim proyek dan bertanggungjawab kepda pihak manajemen. 5. Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibat bertanggungjawab terhadap keberhasilan proyek tersebutsampai dengan selesai, sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.
-5-
1.7. Hal-hal yang menyebabkan timbulnya proyek Berikut adalah beberapa hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek: 1. Rencana Pemerintah Rencana pemerintah, biasanya
berbentuk suatu kebijakan tertentu akan
menimbulkan proyek. Sebagai contoh, pemerintah berencana mengekspor beras ke Negara-negara yang berkekurangan beras, maka hal ini akan menimbulkan suatu proyek. Contoh lain, pemerintah akan meningkatkan kompetensi guru, maka akan muncul proyek-proyek yang berkaitan dengan kompetensi, missal pelatihan atau diklat guru, pembuatan atau penerbitan buku-buku yang menunjang kompetensi guru dll. 2. Permintaan Pasar Misal : Handphone, factory outlet, pembangunan town house, pembangunan apartemen, penerbitan buku-buku bisnis dan buku IT. 3. Dari dalam Perusahaan yang bersangkutan Missal : ada kebijakan pemakaian seragam untuk hari-hari tertentu, perusahaan membutuhkan system Informasi. 4. Dari Penelitian dan Pengembangan Misal : Penelitian mikrobiologi, penelitian metode pendidikan
1.8. Faktor-Faktor Keberhasilan Proyek Keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada saat menentukan pilihan metodologi manajemen proyek yang baik. Pemilihan metodologi ini dilakukan pada saat awal sebelum proyek dimulai. Secara garis besar ada 4 hal penting yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek, keempat tersebut : 1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project. 2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran proyek, kualitas dan resiko didalam suatu proyek 3. Mengintegrasikan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek untuk meningkatkan produktivitas, kinerja tim dan komunikasi 4. Komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang peranan penting dalam keberhasilan proyek.
1.9. Perbedaan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan Operasional
-6-
Ada beberapa perbedaan antara kegiatan proyek dan kegiatan operasional diantaranya adalah : NO
Kegiatan Proyek
Kegiatan Operasional
1
Bercorak dinamis, non-rutin
Berulang-ulang, rutin
2.
Siklus pekerjaan relative pendek
Berlangsung dalam jangka panjang
3.
Intensitas kegiatan dalam periode Siklus proyek berubah-ubah (naik-turun)
Intensitas kegiatan relative sama
4.
Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang ditentukan
Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
5.
Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu
Macam kegiatan tidak terlalu banyak
6.
Kegiatan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya
Macam dan volume keperluan sumber daya relative konstan
Perbedaan mendasar : Kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayagunakan system yang telah ada, apakah terbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus menerus
dan
berulang-ulang.
Sedangkan
kegiatan
proyek
bermaksud
mewujudkan atau membangun system yang belum ada.
Secara singkat bisa dikatakan sebagai berikut : Bilamana dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua pekerjaan yang lain dianggap sebagai suatu rutinitas belaka. Suatu pekerjaan rutin bisanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi
ke
proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.
-7-
Bab 2 MANAJEMEN PROYEK
2.1. Definisi Manajemen Proyek Berikut beberapa definisi manajemen proyek : •
Kegiatan merencanakan, menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan (H. Kerzner: 1982)
•
aplikasi pengetahuan (knowledges), ktrampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. (Budi Santoso (2009:3))
•
manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek. (Schawalbe (2004;8))
•
semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu. (Wulfram I. Ervianto (2003:19))
Manajemen proyek bisa juga diartikan secara bebas sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan yaitu : lingkup, mutu, jadwal dan biaya serta memenuhi keinginan para stakeholder.
Manajemen proyek sangat diperlukan karena : Supaya target tercapai Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan Memerlukan kecepatan (not business as usual) Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada. Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik -8-
Memerlukan terobosan.
Pada prinsipnya manajemen proyek : Penerapan pengetahuan, ketrampilan, tools and techniques (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam 5 kelompok yaitu : 1.
Proses Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi proyek)
2.
Proses Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)
3.
Proses Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya
4.
Proses pengontrolan
5.
Proses Penutupan proyek.
2.2. Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek Tujuan/manfaat manajemen proyek adalah : Efisiensi baik dari sisi biaya, sumberdaya maupun waktu Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan. Meningkatkan Kualitas. Meningkatkan Produktifitas. Bisa menekan resiko yang timbul sekecil mungkin. Koordinasi Internal yang baik. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada
masing-masing
anggota tim.
2.3. Unsur Manajemen Proyek Organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan pendekatan – pendekatan yang berbeda pada manajemen proyek, prasyarat untuk manajemen proyek yang baik adalah proses pengembangan sistem yang didefinisikan dengan baik yakni yang memenuhi unsur pokok dalam manajemen proyek karena penting untuk membedakan antara manajemen proyek dan manajemen proses, adapun unsur pokok tersebut meliputi: -9-
A. Tujuan Proyek Proyek umumnya merupakan suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu, dibagi dalam sub – sub proyek yang diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub – sub proyek dalam aspek waktu, urutan pekerjaan, biaya dan kinerjap B. Kompleksitas Proyek Pengelolaan
proyek
melibatkan
beberapa
fungsi
organisasi
seperti
pemasaran, personalia, enginering, produksi dan keuangan, untuk itu diperlukan
bermacam-macam
disiplin
ilmu
dan
ketrampilan
untuk
menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan proyek serta dibutuhkan koordinasi antar fungsi organisasi untuk kesuksesan proyek dalam mewujudkan tujuan C. Keunikan Proyek Setiap pekerjaan proyek mempunyai karakter tersendiri akan berbeda dari apa yang pernah dilakukan meskipun bentuk proyek sama ataui rutin dilakukan, karena dipengaruhi banyak aspek seperti tujuan, lokasi, lingkungan, tenaga kerja, sosial, kulktur budaya masyarakat, fasilitas, ruang lingkup dan lain sebagainya, disamping itu proyek merupakan pekerjaan yang terjadi sekali dan tidak pernah terulang dengan kejadian yang sama D. Proyek merupakan kegiatan sementara Proyek adalah suatu aktivitas yang bersifat temporer, organisasi dibentuk sementara untuk mengelola personalia, material dan fasilitas guna mencapai tujuan tertentu pada jadwal tertentu artinya hanya sekali tujuan tercapai dan organisasi akan dibubarkan setelah selesai, kemudian dibentuk organisasi baru dalam mencapai tujuan yang lain E. Resiko Proyek Proyek umumnya menggunakan teknologi baru dan memiliki resistensi yang tidak pasti dan beresiko, kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi F. Siklus Hidup Proyek Proyek merupakan suatu proses bekerja dalam mencapai suatu tujuan dan selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut dengan “project life cycle”, dimana tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan mengalami perubahan bila proyek memasuki satu tahapan baru - 10 -
G. Tipe Proyek a. Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, b. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu, c. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang d. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri. 2.4. Manajemen Proyek Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Maksud dari pencapaian tujuan ialah suatu proyek yang dimanajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari manajemen sistem informasi tersebut. Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan yang tadi. Berikut beberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sistem informasi: 1.
Mutu
2.
Biaya
3.
Waktu
Beberapa
alasan
yang
dianggap
dapat
menguatkan
pentingnya
keberadaan fungsi manajemen proyek yang baik dalam suatu perusahaan antara lain :
semakin pendeknya kompresi daur hidup produk,
tingginya tingkat kompetisi global
pesatnya
perkembangan
ilmu
pengetahuan
dan
teknologi
yang
menyebabkan semakin meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek. Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,masalah dan proses.
- 11 -
Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia, yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim
- 12 -
Bab 3 MANAJEMEN PROYEK DALAM PRAKTEK Tujuan utama manajemen proyek adalah agar dapat dilaksanakan dengan efisiensi, tepat waktu dan mencapai hasil yang diinginkan. Seringkali suatu proyek menjadi berlarut-larut dan akhirnya harus mengalami penjadwalan ulang. Tentu saja hal itu akan menyebabkan ketidakefisienan meski akhirnya mampu mencapai hasil yang diinginkan. Bisa juga terjadi proyek selesai tepat waktu tetapi hasil yang dicapai tidak memuaskan. Segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan harus disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat dalam proyek
3.1. Stakeholder Stakeholder yang dimaksud dalam proyek adalah pemilik proyek(project owner), komite pengarah(steering comittee), pengguna hasil proyek (user), dan pelaksana proyek. 1. Pemilik Proyek Pemilik proyek adalah individu atau perusahaan yang memiliki kepentingan awal terhadap hasil proyek dan biasanya sekaligus merupakan penyandang dana. Proyek dan hasilnya akan menjadi miliknya dan digunakan untuk kepentingan usaha dan keperluan pribadinya. 2. Komite Pengarah Komite pengarah dibentuk agar proyek yang dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil sesuai kualitas
yang
ditentukan
dengan
memperhatikan
batasan-batasan
manajemen proyek. 3. Pengguna hasil Suatu proyek sistem informasi tentu akan menghasilkan produk akhir berupa software yang akan digunakan. Dalam tahap awal, seorang pengguna baru akan memerlukan pendampingan. 4. Pelaksana Proyek Pelaksana proyek biasanya adalah sebuah tim. Aggota tim terdiri dari orangorang yang memiliki keahlian sesuai dengan kebutuhan dalam pelaksanaan proyek. Tim didampingi oleh manajer proyek. - 13 -
3.2. Metodologi dalam manajemen proyek Metodologi atau pendekatan yang dapat digunakan dalam melakukan manajemen proyek, antara lain : 1. Rational Unified Process(RUP) RUP adalah proses rekayasa software dengan pendekatan alokasi tugastugas dan tanggung jawab dalam organisasi pengembangan software. Tujuannya adalah memastikan software yang dihasilkan berkualitas tinggi yang memenuhi kebutuhan klien dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan. RUP berupaya meningkatkan produktivitas
tim dengan
menyediakan untuk setiap anggota, akses knowledge base dengan petunjuk, template dan alat bantu untuk mendukung aktivitas penting dalam pengembangan software. 2. Extreme Project Management (XPM) XPM lebih ditujukan untuk proyek yang tidak diketahui secara jelas sehingga membutuhkan metodologi yang lebih cepat, fleksibel dan lincah untuk situasi yang tidak menentu dan berubah-ubah. 3. Angile Project Management (APM) Metode ini berfokus pada manusia, hasil, metode yang minimal dan kolaborasi maksimum untuk mengantisipasi proyek eb-bisniss yang bergerak cepat san sering berubah. Metode ini memiliki kelemahan antara lain sulit untuk menentukan posisi proyek karena adanya perulangan dalam fase-fasenya demi mengantisipasi perubahan-perubahan requirements, hanya dapat diterapkan dalam proyek skala kecil dan menengah karena tidak adanya fokus pada rencana formal proyek secara keselutuhan dan membutuhkan tenaga yang ahli dan bermotivasi tinggi yang tidak selalu tersedia. 4. Metode Tradional Pendekatan ini adalah yang paling umum dan mudah diterapkan baik untuk proyek skala kecil, sedang maupun besar. Berdasarkan pendekatan tradisional ini ada urutan yang harus dilalui dalam manajemen proyek sejak dimulai sampai selesai. Tahap-tahap dalam urutan ini adalah sebagai berikut : -
Fase inisialisasi - 14 -
-
Fase perencanaan atau perancangan
-
Fase Pengembangan
-
Sistem pengawasan dan pengendalian
-
Fase Akhir dan pemeliharaan
Meskipun tahap-tahap ini saling berturut tetapi tidak semua proyek harus melalui semua tahapan, bahkan ada proyek yang harus melalui tahap 2, 3 dan 4 beberapa kali. Setiap fase akan memberikan hasil yang akan menjadi input bagi fase berikutnya,
3.3. Alokasi Sumberdaya Sebelum proyek dimulai dilaksanakan, manajer proyek harus mengalokasikan sumberdaya dari tim yang dipimpinnya. Pengaturan alokasi sumberdaya manusia harus benar-benar direncanakan dari analis sistem, pemrogram sampai ke trainer dan deployer yang selain memiliki keahlian yang dibutuhkan juga pengalaman yang memadai.
3.4. Subproyek Subproyek juga bisa merupakan satu fase dalam sebuah proyek besar yang kemudian dilaksanakan oleh satu tim tersendiri yang terlepas dari proyek utama. Mengurai proyek menjadi bagian yang lebih kecil akan memudahkan dalan melakukan alokasi sumberdaya.
3.5. Penjadwalan Hasil
dari
pengalokasian
waktu
untuk
masing-masing
fase
kemudian
dijadwalkan untuk dilaksanakan secara urut. Untuk memulai menyusun penjadwalan tentu sebelumnya harus ada requirements analysis. Dari hasil analisis tersebut manajer proyek dapat menyusun estimasi wakti untuk masingmasing fase kemudian dituangkan dalam proposal.
3.6. Kegagalan Proyek Sistem Informasi Jenis-jenis kegagalan dalam proyek : 1. Kegagalan perencanaan terjadi jika proyek tidak memiliki nilai tambah atau kemampuan untuk menghadapi halangan yang terjadi sepanjang proses. Hal ini menunjukkan bahwa proyek telah memiliki kesalahan sejak awal. - 15 -
2. Kegagalan sponsor terjadi ketika orang yang memimpin proyek tidak secara aktif terlibat dan/atau tidak memiliki otoritas untuk mengambil keputusan penting demi kesuksesan proyek. 3. Kegagalan desain dan definisi/ruang lingkup terjadi jika ruang lingkup tidak didefinisikan secara jelas, sehingga tim pelaksana proyek tidak akan benarbenar tahu dengan jelas mengenai apa yang menjadi deliverable. 4. Kegagalan komunikasi 5. Kegagalan disiplin proyek terjadi ketika proses 6. Kegagalan pemasok/vendor
Saat proyek selesai, menurut standish report hasilnya dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Sukses, jika proyek selesai tepat waktu, dalam anggaran dan sesuai dengan lingkup yang telah disetujui bersama. 2. Dalam tantangan, pada akhirnya proyek selesai deadline, dengan sedikit melampui anggaran dan ada beberapa ketidak sesuaian dengan lingkup yang telah disetujui. 3. Gagal, proyek melampui apa yang disebut sebagai batasan proyek sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya. Berdasarkan penelitian, proyek yang berhasil adalah karena menerapkan beberapa hal berikut : 1. Keterlibatan klien dalam proyek, tetapi bukan berarti ikut campur dalam proses. 2. Manajer proyek mendapat dukungan dari pemilik proyek 3. Spesifikasi yang sangat jelas, yang sekaligus menunjukkan hubungan yang erat antara klien dan tim proyek. 4. Ekpektasi yang realistis dari klien terhadap hasil proyek. 5. Pengawasan dan pengendalian yang efektif tetapi tidak mengganggu proses yang sedang berlangsung dalam proyek.
- 16 -
Bab 4 Peran Manajer Proyek Manajer proyek
adalah orang yang paling bertanggungjawab terhadap
pelaksanaan proye dan hasilnya, tetapi manajer proyek bukanlah orang yang tahu segala
aspek
proyek
yang
dilaksanakan.
Manajer
proyek
harus
memiliki
pengetahuan dan kemampuan yang cukup untuk memahami dan mengkaji semua bidang terkait teknologi maupun alat bantu, menerima dan mengolah serta mendistribusikan informasi kepada semua pihak yang terlibat dalam proyek. Dalam sebuah proyek sistem informasi yang efektif manajer proyek selalu berfokus pada 4P yaitu people, product, process, dan project. Alasan pimpinan perusahaan menunjuk seseorang sebagai manajer proyek adalah : 1. memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup proyek 2. tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan 3. manajer lini yang berpengalaman yang mampu memecahkan masalah manajerial. Namun pada kenyataannya, seringkali harapan tersebut kandas ditengah jalan, karena memang sumberdaya manusia yang ditugaskan (dalam hal ini pimpinan proyek maupun tim proyek secara keseluruhan) tidak mengerti betul apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing. Belum tahu tentang siapa mengerjakan apa, dan bagaimana melakukannya. Inilah yang menyebabkan mengapa proyek tidak berjalan sebagaimana mestinya. Boleh jadi manajemen proyek sudah ada, namun proyek tetap saja gagal, ini artinya
sumber
daya
manusia
untuk
me-manage
proyek
tersebut
perlu
dipertanyakan. Disinilah pentingnya manajer proyek yang andal, seorang manajer proyek yang tahu betul tugas yang harus dikerjakan.untuk itulah diperlukan pengetahuan, baik secara konseptual terlebih lagi pengalaman lapangan.
4.1
Apa yang dilakukan oleh seorang manajer proyek? Secara singkat yang dilakukan oleh seorang manajer proyek adalah : 1. Menerima otoritas dari pihak yang berkompeten. Pastikan manajer proyek mendapatkan otoritas yang cukup untuk mengelola sumberdaya termasuk anggaran tanpa melalui birokrasi yang panjang. - 17 -
2. Mendefinisikan dan melakukan review kasus bisnis dan requirements dengan evaluasi dan kontrol secara reguler, agar yakin bahwa klien mendapatkan sistem yang sesuai dengan yang dikehendaki dan dibutuhkan. 3. Melakukan inisiasi dan rencana proyek dengan menyusun format, arah dan
landasan
yang
memberikan
peluang
untuk
pengukuran
penyimpanan/variasi serta kontrol terhadap perubahan. 4. Bermitra dengan pengguna akhir, bekeja dengan sponsor proyek dan manajemen lain untuk mendapatkan kemajuan dan arah proyek. 5. Mengelola teknologi, orang-orang dan perubahan agar mencapai tujuan, meraih target dan menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditentukan dan tetap berada dalam anggaran. 6. Mengelola tim pelaksana proyek. 7. Mampu mengelola keadaan yang tidak menentu, perubahan yang cepat, kesimpangsiuran, kejutan-kejutan dan lingkungan yang hanya sedikit terdefinisi. 8. Menjaga hubungan dengan klien dengan menggunakan format laporan yang cukup lengkap, jelas dan formal sebagai apresiasi terhadap hubungan yang saling menghormati dan produktif. 9. Mengarahkan proyek dengan cara memimpin dan memberikan contoh dan memberikan motivasi.
4.2
Keahlian yang dibutuhkan Empat kategori keahlian yang dibutuhkan oleh manajer proyek: 1. Keahlian personal Seorang manajer proyek harus memiliki keahlian personal yaitu keahlian yang berurusan dengan hubungan antarpersonal seperti: kepemimpinan, komunikasi yang baik, negosiasi, mendengarkan dan membangun tim. Seorang manajer proyek harus mampu memberi motivasi kepada stakeholder. Ke dalam, seorang manajer harus mampu menjaga semangat dalam tim untuk tetap melaksanakan tugas masing-masing terlebih dalam situasi yang tidak menguntungkan. Manajer proyek menjadi orang pertama sebagai tempat untuk mencari solusi dan mampu menyingkirkan hambatan - 18 -
bagi setiap anggota tim yang menemui masalah. Manajer proyek harus terus menjaga momentum selama proses berlangsung agar tim tetap bersemangat
dalam
melaksanakan
tugas
masing-masing
untuk
menghasilkan deliverable dengan kualitas yang terbaik. Bagi klien, manajer proyek merupakan sumber informasi utama untuk posisi dan situasi proyek, apakah berada dalam jalur yang benar, masih sesuai dengan anggaran, dan mengikuti jadwal yang telah disepakati.
2. Keahlian Teknis Beberapa keahlian teknis yang berhubungan dengan proyek yang sedang ditangani, misalnya : -
Manajemen konfigurasi, pengetahuan mengenai prinsip dan metode untuk merencanakan dan mengelola implementasi, update atau integrasi komponen sistem informasi.
-
Manajemen data, pengetahuan mengenai prinsip, prosedur dan alat bantu manajemen data.
-
Manajemen informasi
-
Strategi dan perencanaan sumber informasi.
-
Keamanan jaringan dan sistem informasi
-
Arsitektur teknologi informasi
-
Penilaian kinerja teknologi informasi
-
Desain infrastruktur
-
Integrasi sistem
-
Siklus hidup sistem
-
Pemehaman teknologi
3. Keahlian manajemen Seorang manajer harus mengerti mengenai manajemen, selain soal-soal teknis. Seorang manajer yang baik perlu mengetahui bidang bisnis dari proyek yang sedang ditangani. 4. Keahlian menangani situasi Manajer proyek juga perlu memiliki keahlian dan menangani kemungkinan masalah yang bisa terjadi sepanjang pelaksanaan proyek, dalam berbagai - 19 -
situasi, konflik, keadaan yang tidak jelas ataupun meragukan. Manajer proyek perlu bersikap : - Fleksibel - Keras dan tegas bila diperlukan - Kreatif - Menyerap banyak data dari berbagai sumber - Sabar - Mampu menangani banyak tekanan terus-menerus yang sering tanpa henti.
4.3
Kualifikasi Manajer Proyek Profesionalisme seorang manajer proyek juga dapat disertifikasi melalui lembaga resmi, seperti misalnya dari Project Management Institute (PMI). Ada dua
sertifikasi
yang
terkenal
dari
PMI,
yaitu
Project
Management
Professional(PMP) dan Certified Associate in Project Management (CAPM). Sertifikat adalah sebagai indikator bahwa Anda memiliki kompetensi dan kualifikasi yang diakui oleh lembaga resmi, tetapi tidak semua klien mengajukan syarat memiliki sertifikasi untuk manajer proyek yang akan ditugaskan. Ada tiga jenis tanggung jawab seorang manajer proyek yaitu : 1.
Fungsonal a. Memahami requirements proyek b. Membuat rencana dan mengontrol proyek c. Melaksanakan atau implementasi proyek d. Menyelesaikan proyek tepat waktu, dalam anggaran dan mengikuti spesifikasi yang ditentukan.
2.
Organisasi a. Memahami konteks organisasi b. Melaksanakan wewenangnya c. Memahami cara memberikan pengaruh terhadap orang lain d. Menyelesaikan konflik e. Memahami situasi politik internal organisasi
3.
Tim - 20 -
a. Memilih dan mengembangkan staf atau anggota tim b. Mendelegasikan tugas pada anggota tim c. Menjadi penengah antara tim dengan pihak manajemen organisasi atau perusahaan klien. d. Komunikasi secara efektif dengan pihak lain e. Menunjukkan kepemimpinan f. Memberikan motivasi kepada anggota tim g. Membangun tim yang kuat, kompak dan handal
- 21 -
Bab 5 Inisiasi Proyek 5.1. Definisi Inisiasi Proyek Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisiasi proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari definisi proyek akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu mengerjakan proyek, biaya proyek, tujuan proyek, dan informasi umum lainnya. Inisiasi proyek dalam hal ini adalah dokumen definisi akan dikerjakan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.
5.2. Tujuan Inisiasi Proyek 1. menentukan tujuan proyek secara rinci 2. mengidentifikasi factor-faktor penentu keberhasilan untuk pelaksanaan proyek 3. menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek. 4. menentukan criteria keberhasilan proyek.
5.3. Mekanisme Inisiasi Proyek - pemilik proyek memberi penugasan kepada manajer proyek dan tim proyek - manajer proyek dan tim secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek. - definisi proyek yang sudah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek.
5.4 Studi Kelayakan (Feasibility Study) Studi kelayakan adalah tindakan yang dilakukan untuk menentukan apakah suatu proyek layak untuk direalisasikan atau tidak. Proyek tidak layak jika menghasilkan produk atau jasa yang hanya berfungsi satu kali saja, atau jika - 22 -
proyek yang akan dilaksanakan itu tidak memberi manfaat apapun selain hanya menambah panjang birokrasi. Studi kelayakan terbagi dalam beberapa aktivitas atau satuan kerja (job) : 1. Wawancara 2. Kunjungan ke lokasi 3. Pengumpulan dokumen Umumnya dokumen-dokumen dalam suatu sistem terdiri atas : formulir input, formulir output dan laporan-laporan. Secara formal, hasil studi kelayakan dapat disusun dalam bentuk laporan yang ditujukan kepada stakeholder. Laporan ini berisi antara lain : 1. Tujuan studi kelayakan Gambaran atas apa yang hendak dicapai setelah studi kelayakan dilakukan. 2. Latar belakang Menjelaskan faktor-faktor yang mendorong diadakannya studi kelayakan tersebut. Bisa berupa masalah-masalah yang hendak diatasi ataupun juga pengembangan sistem kepada tingkatan yang lebih baik. 3. Solusi yang diajukan Hasil dari studi kelayakan berupa solusi yang diajukan kepada klien, untuk mengatasi hal-hal yang disebutkan dalam bagian latar belakang, jika ada solusi alternatif juga dapat diajukan. 4. Analisis biaya dan manfaat Analisis biaya dan manfaat dapat diajukan untuk mengukur efektifitas solusi yang diajukan serta untuk menunjukkan apakah biaya yang akan digunakan sepadan dengan solusi yang diharapkan.
5.5. Dokumen yang harus disiapkan dalam Inisiasi Proyek Dokumen yang harus dipersiapkan adalah : 1. Surat penugasan atau SK Direksi sebagai acuan dalam pembuatan definisi proyek Surat ini dijadikan sebagai landasan secara hokum untuk membuktikan keabsahan proyek yang akan dilaksanakan. Dalam skala besar, surat penugasan ini bisa dibuat dalam bentuk SK Direksi. 2. Definisi Proyek - 23 -
Berikut adalah contoh sistematika dokumen pendefinisian Proyek. Perlu dipahami bahwa ini bukanlah format baku, Anda bisa membuat dengan format yang berbeda. -
Judul Berisi judul proyek dan judul dokumen (yaitu Pendefinisian Proyek)
-
Daftar Isi
-
Info Umum Berisi informasi tentang nama proyek, pemilik proyek, manajer proyek, deskripsi singkat tentang predecessor dan Successor.
-
A. Permasalahan Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis.
-
B. Deskripsi Produk Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis
-
C. Faktor Penentu Keberhasilan Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut factor-faktor yang menentukan keberhasilan proyek, juga factor-faktor yang menghambat proyek.
-
D. Keuntungan yang di Harapkan Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.
-
E. Teknologi Yang digunakan Deskripsikan
tentang
teknologi
yang
diperlukan/digunakan
untuk
keperluan proyek. -
F. Deskripsi Proyek Berikan deskripsi proyek secara umum yang meliputi : a. Maksud dan tujuan proyek b. Hasil yang diinginkan c. Jadwal d. Perkiraan biaya e. Estimasi sumberdaya yang diperlukan
-
G. Perencanaan Aktivitas Secara Global Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksud disini adalah fasilitas global saja. - 24 -
No. Aktivitas
Deskripsi
Jumlah Hari
Aktivitas
Total
-
H. Batasan Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum.
-
I. Asumsi Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum
- 25 -
Estimasi Biaya
Bab 6 Perencanaan Proyek 6.1 Definisi Perencanaan Proyek Perencanaan proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang berhubungan dengan pembagian, pengalokasian dan penjadwalan pekerjaan dalam lingkup proyek. Perencanaan proyek secara umum berisi : 1. Tujuan dan ruang lingkup proyek 2. Waktu mengerjakan proyek/jadwal proyek 3. Rencana anggaran proyek 4. Kualitas proyek 5. Sumber daya proyek 6. Manajemen resiko 7. Perencanaan komunikasi 8. Pengadaan serta integrasi
6.2 Tujuan Perencanaan Proyek -
mendefinisikan ruang lingkup proyek
-
membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
-
menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
-
menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
-
menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
-
Mengidentifikasi
resiko-resiko
proyek
yang
menentukan
tindakan
penanggulangannya -
Menentukan dan menyetujui baseline proyek yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek
6.3 Mekanisme Perencanaan Proyek -
manajer proyek bersama-sama dengan tim mempelajari kembali definisi proyek
-
membuat perencanaan manajemen proyek berdasarkan definisi proyek - 26 -
-
persetujuan dari pemilik, bahwa rencana manajemen proyek tersebut akan dijadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan proyek.
6.4 Dokumen Perencanaan Proyek 1. Dokumen definisi proyek Dokumen ini dijadikan sebagai acuan dalam pembuatan perencanaan proyek. Bila didalam dokumen definisi proyek, gambaran proyek secara global, maka dalam perencanaan proyek ini, proyek akan dijelaskan secara mendetail lagi. Dengan kata lain, perencanaan proyek ini adalah hasil breakdown dari definisi proyek yang sudah ada. 2. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure) 3. Penugasan Tim Proyek 4. Jadwal Proyek 5. Rencana Anggaran Belanja Proyek 6. Perencanaan Komunikasi, meliputi meeting dan reporting 7. Perencanaan perubahan meliputi : Change request Form & Change request log 8. Perencanaan manajemen proyek
6.5 Rincian Struktur Kerja (Work Breakdown Structures / WBS) Kunci berbagai rencana adalah memecah kegiatan yang diperlukan ke dalam sebuah bagian yang lebih kecil lagi. Rincian struktur kerja (WBS) diawali dengan menyusun komponen-komponen utama proyek. Hal ini merupakan langkah pertama dari WBS (Level 0 adalah judul proyek). Untuk proyek software, metode terbaik untuk pemecahan proyek menjadi bagian-bagian utama adalah diawali dengan 7 fase pengembangan software. Gambar 3 menunjukkan level 0 dan level 1 dari WBS untuk proyek ABC . Level terendah dari WBS berisi pemecahan setiap bagian level atasnya didalam aktifitasaktifitas kompoennya. Dalam gambar 3 kita melihat definisi fase pemecahan ke level 2.
- 27 -
Proyek ABC MIS
level 1
Definisi
Analisis
Perancangan
Tes Sistem
Pemrograman
Penerimaan
Operasi
level 2
membutuhkan dokumen
kemungkinan mempelajari
resiko analisis
rencana proyek prelin
proposal
merundingkan proposal
Gambar 3. pemecahan level
Jika rencananya auntuk semua proyek, WBS tersebut akan dilengkapi dengan pemecahan setiap entry level 1 ke dalam paling sedikit level 2, bahkan mungkin ke dalam komponen-komponen level 3. Jika rencana proyek hanya untuk analisis, komponen level 1 ANALYSIS dipecah seperti terlihat pada gambar 4. 0.0
Proyek ABC MIS
Level 1 1.0
Definisi
2.0
Analisis
3.0
4.0
Perancangan
5.0
Pemrograman
6.0
Tes Sistem
Penerimaan
7.0
Operasi
Level 2 2.1
2.2
2.3
wawancara
analisis sistem yang ada
definisi fungsi sistem baru
2.4
penulisan fungsi al Spec.
2.5
merundingk an fungsi al specs
Gambar 4. Pemecahan level 2
Sistem Penomoran WBS Pemasukan nomor dalam WBS seperti pada gambar 4 : untuk Level 0 atau judul proyek adalah 0.0. Masing-masing bagian pada Level 1 diberi nomor N.0, contoh : 1.0, 2.0, dst. Setiap bagian pada Level 2 dibawah Level 1 dengan nomor N.0 diberi nomor N.1, N.2, dst., contoh : 2.1, 2.2, dst. Sedangkan untuk Level 3, kita tambahkan titik dan digit dari Level 2. Sebagai contoh, di bawah 2.1 kita harus menuliskan 2.1.1, 2.1.2, dst.
- 28 -
Kapan Anda Berhenti ? Pemasukkan nomor pada level terendah merupakan tugas atau kegiatan dalam proyek.
Anda dapat berhenti merinci sebuah tugas jika mengikuti
langkah-langkah berikut dengan benar : 1. Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan tugas-tugas yang dilibatkan. 2. Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatankegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang. 3. Anda dapat menjadwalkan tugas. 4. Tugas-tugas tersebut harus dalam lingkup yang sempit dan dapat diselesaikan. Sebagai seorang ahli kita dapat menetapkan sebuah tugas kepada Programmer, Analis, atau bahkan Manajer Proyek. Tergantung pada pengalaman dan keahlian dalam membuat perkiraan, analis mungkin hanya memerlukan level 1 dar I WBS. Beberapa analis dapat dengan mudah membaca RD untuk proyek ABC (Appendix A) secara keseluruhan. Analis lain untuk merinci membutuhkan sampai Level 2. Seperti pada gambar 4, analis lainnya memerlukan sampai Level 3 sebelum mereka dapat memperkirakan secara keseluruhan. Sebagai contoh Level 3 WBS untuk kotak INTERVIEW dan ANALYZE EXISTING SYSTEMS dapat dilihat pada gambar 5. 2.1
Wawancara
level 3 2.1.1
Pemimpin Kantor
2.1.2
Pengawas Gudang Barang
2.1.3
Pendaftar
- 29 -
2.1.4
2.1.5
CEO
Akuntan (2)
2.2
Analisa sistem yang ada level 3 2.2.1
2.2.2
2.2.3
sistem gudang barang
Pendaftaran
2.2.4
pekerjaan CEO
2.2.5
pekerjaan akuntan
2.2.6
Dokumen
Arus data
Gambar 5. Pemecahan level ke tiga
Para ahli merinci setiap kotak pada level terendah sampai ia dapat memeperkirakan berapa upaya yang diperlukan. Perkiraan-perkiraan ini dapat dipakai pada WBS seperti pada gambar 6. Sebagai catatan bahwa perkiraan total adalah jumlah dari masing-masing waktu. Hal ini disebut waktu yang sesungguhnya dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas, bukan kalender atau waktu lalu yang harus diambil. 2.1
Wawancara
level 3 2.1.1
2.1.2
Pemimpin Kantor Perkiraan Toral:12 hari
2.1.3
2.1.4
2.1.5
Pengawas Gudang Barang
Pendaftar
CEO
2
4
1,5
1,5
Akuntan (2) 3
2.2
Analisa sistem yang ada level 3 2.2.1
2.2.2
Pendaftaran Perkiraan Toral:12 hari
2
2.2.3
sistem gudang barang 2
2.2.4
pekerjaan CEO 1
2.2.5
pekerjaan akuntan 1
2.2.6
Dokumen
Arus data
3
2
Gambar 6. Perkiraan WBS Para ahli tersebut dengan cara yang sama dapat merinci kotak yang lain (DEFINE NEW SYSTEM FUNCTIONS, WRITE FUNCTIONAL SPEC. dan NEGOTIATE FUNCTIONAL SPEC.) dan menambahkan waktu total untuk semua analisis. Kemudian ahli tersebut mengajukan perkiraan dan daftar - 30 -
kegiatan sebelumnya yang dibutuhkan untuk semua analisi bagi Manajer Proyek. Orang tersebut bertanggung jawab terhadap perencanaan (mungkin Manajer Proyek untuk proyek berukuran kecil hingga menengah) kemudian menggabungkan semua perkiraan dan daftar kegiatan terdahulu. Ia mungkin mengakhirnya dengan daftar seperti berikut ini :
ACTIFITY Definition Analysis Design Program A (Control) Program B (Registration) Program C (Warehouse) System test Documentation Acceptance Training Operation
EFFORT PRECEDENTS 20 ------------------35 Definition 25 Analysis 20 Design 30 Design 25 Design 10 Program A, B, C 20 Design 5 System Test, Documentation 10 Documentation 10 Acceptance
TOTAL
210 person-days
Catatan: yang ada dalam contoh ini hanya pemrograman yang memiliki sub komponen-komponen. Jika sub komponen lain dari aktifitas utama lainnya yang tersedia, mereka juga akan didaftarkan.
6.6 Diagram Jaringan Langkah kedua dari perencaan adalah menggambarkan diagram jaringan yang menunjukkan urutan kejadian. Tipe diagram yang paling baik untuk masalah ini adalah bagan PERT. Masalah pengawasan, penjadwalan dan perencanaan sutu proyek dari segi waktu biasanya dianalisis dengan salah satu model jaringan yang dinamakan Critical Path Method(CPM) dan Program Evaluation and Review Technique (PERT). Model jaringan ini dirancang untuk membantu dalam perencanaan dan
- 31 -
pengendalian sehingga tidak langsung terlibat optimasi. Tujuan Sistem ini adalah : 1. Untuk menentukan probabilitas tercapainya batas waktu proyek. 2. Untuk menetapkan kegiatan mana (dari suatu proyek) yang merupakan bottlenecks (menentukan waktu penyelesaian seluruh proyek) sehingga dapat diketahui pada kegiatan mana kita harus bekerja keras agar jadwal dapat dipenuhi. 3. Untuk
mengevaluasi
akibat
dari
perubahan-perubahan
program
(penyimpangan pada jadwal proyek).
Model Jaringan CPM / PERT Model jaringan CPM/PERT tersusun atas dua komponen utama yaitu :
Lingkaran : menunjukkan awal atau akhir suatu kegiatan. Kegiatan disini didefinisikan sebagai hal yang memerlukan jangka waktu tertentu dalam pemakaian sejumlah sumber (sumber tenaga, peralatan, material, biaya) anak panah :
menunjukkan jenis kegiatan dari suatu kegiatan /events (sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan)
Dummy
: untuk membatasi mulainya kegiatan.
Dalam pelaksanaan, simbol-simbol ini digunakan dengan mengikuti aturan sebagai berikut : 1. Diantara dua event yang sama, hanya boleh digambarkan satu anak panah. 2. Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf atau dengan nomor event 3. Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke event bernomor tinggi. 4. Diagram hanya memeiliki sebuah initial event dan sebuah terminal event. contoh : - 32 -
model jaringan pembangunan sebuah rumah. Jaringan ini terdiri dari tiga kegitan :menggambar rumah, mencari dana dan membangun rumah. Kegitan-kegitan diwakili anak panah sedang events ditunjukkan oleh lingkaran. Menggambar rumah 1
2 bulan
Mencari Dana 2
1 bulan
Membangun rumah 3
6 bulan
4
Dalam analisis CPM/PERT, suatu lingkaran tertentu dikatakan terealisasi jika semua kegiatan yang berakhir pada lingkaran itu telah diselesaikan. Contoh pembangunan rumah dapat dimulai setelah bulan ke 3 berakhir.
Aturan dalam membuat model jaringan CPM/PERT, yaitu bahwa dua atau lebih kegiatan tak dapat secara serentak berawal dan berakhir pada lingkaran yang sama.
Contoh :
A 1
2 B
Masalah diatas dapat diselesaikan dengan memperkenalkan suatu dummy ativity. Suatu dummy activity digambarkan dengan anak panah terputus dan didipkan pada jaringan itu untuk menunjukkan sustu precedende relationship. Suatu dummy activity tidak memakan waktu, jadi waktu kegiatan sama dengan nol.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MELAKUKAN PERENCANAAN DENGAN PERT Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu:
- 33 -
1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone). Sebuah
aktivitas
adalah
pekerjaan
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi. 2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan. Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan. 3. Membuat
suatu
diagram
jaringan
(network
diagram).
Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah. 4. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas. Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun. 5. Menetapkan suatu jalur kritis (critical path). Sasaran utama analisis CPM / PERT adalah menentukan waktu terpendek yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek atau menentukan waktu yang diperlukan untuk suatu jalur kritis, yaitu jalur waktu terlama.
Contoh : penjadwalan suatu proyek : Kegiatan
Pendahulu
Waktu
Menggambar dan cari dana (a)
-
3 bulan
Peletakan pondasi (b1)
A
2 bulan
Pemesan bahan (b2)
A
1 bulan
Memilih cat (c)
b1, b2
1 bulan
- 34 -
Membangun rumah (d)
b1, b2
3 bulan
Memilih karpet (e)
C
1 bulan
Penyelesaian (f)
d, e
1 bulan
Berdasarkan tabel diatas dapat dibuat diagram jaringan PERT sebagai berikut :
1
3
b1 2
a 3
dummy
b2 1
2
4 1
c
d 3
6 e
f 1
7
1 5
Bedasarkan pada gambar diatas dapat dibuat jalur yang mungkin dari suatu jaringan: Jalur
A
B
C
D
Events (titik awal /
Panjang Jalur
akhir)
Waktu
3 2
0 3
1
9 bulan
123467 3
2 0
1 1 1
8 bulan
1234567 3 1
3
1
8 bulan
12467 3
1 1
1 1
7 bulan
124567
Dengan menjumlahkan seruh waktu kegiatan pada setiap jalur diperoleh panjang jalur waktu. Karena jalur A merupakan jalur waktu terlama, yaitu 9 bulan, maka jalur A merupakan jalur kritis. Kegiatan-kegiatan yang dilewati jalur kritis dinamakan kegiatan kritis. Keterlambatan penyelesaian salah satu kegiatan ini akan menyebabkan keterlambatan penyelesaian proyek, karena itu kegiatan-kegiatan kritis perlu diawasi secara serius. Jika pengambil keputusan bermaksud mempercepat
- 35 -
penyelesaian proyek, maka ia perlu memperpendek satu atau beberapa waktu kegiatan kritis.
6.7
Menghitung Biaya Proyek (Calculating Project Cost) Jika kontrak proyek telah mempunyai harga tetap, Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-hari. Biaya pekerja perhari disebut „biaya penuh‟ : yang harus mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya. Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya.
6.8 Penjadwalan Proyek (Project Schedule) Langkah selanjutnya adalah menghitung jadwal proyek. Untuk melakukan hal ini, perencana
(Manajer Proyek) harus mengaplikasikan jadwal yang
sebenarnya dari perkiraan ke CALENDAR DAYS (jadwal harian) atau lamanya pekerjaan. Salah satu kesulitan tugas ini adalah mengalokasikan sumber daya manusia yang akan bekerja pada kegiatan yang akan dilaksanakan, terutama ketika
pekerjaan
berlangsung
secara
serentak.
Kesulitan
lain
adalah
memutuskan bagaimana mempersingkat pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang ada. Kemudian Manajer Proyek menjadwalkan semua proyek pada kelender atau jadwal yang nyata. Metode terbaik untuk melakukan hal ini adalah dengan menggambarkan ke dalam sebuah Gantt Chart atau Bar Chart. Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek. 1. Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan subsub tugas dari proyek.
- 36 -
2. Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart. 3. Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.
Keuntungan menggunakan Gantt chart :
Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan
Kelemahan Gantt Chart :
Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
Sulit
mengadakan
penyesuaian
atau
perbaikan/pembaharuan
bila
diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
- 37 -
