STŘET ZÁJMŮ
UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
Duben 2008
Střet zájmů
1
Obsah 1.
ÚVOD ..............................................................................................................................................2
1.1
Charakteristika řešení.............................................................................................................2
1.2
Použité formulářové platformy ...........................................................................................3
1.3
Technické řešení........................................................................................................................3
1.4
Základní pojmy...........................................................................................................................4
2.
OBECNÉ ZÁSADY PRO PRÁCI S AGENDOU ......................................................................4
2.1
Práce v aplikaci WebServis Střet zájmů ..........................................................................4
2.2
Práce v prostředí 602XML – formulářů ............................................................................9
3.
PRACOVNÍ POSTUPY PRO VEŘEJNÉ FUNKCIONÁŘE .................................................11
4.
PRACOVNÍ POSTUPY PRO OBČANA .................................................................................15
5.
PRACOVNÍ POSTUPY PRO EVIDENČNÍ ORGÁN ...........................................................21
5.1
Evidence povinných osob.....................................................................................................22
5.2
5.1.1 Založení povinné osoby.......................................................................................22 5.1.2 Ukončení funkce. ...................................................................................................24 5.1.3 Evidence sdělení ....................................................................................................25 5.1.4 Založení seznamu povinných osob pro nové období...............................26 5.1.5 Upomínky ..................................................................................................................27 5.1.6 Hromadný import povinných osob..................................................................28 Evidence podaných Prohlášení ..........................................................................................29
5.3
5.2.1 Prohlášení podané elektronicky ......................................................................29 5.2.2 Prohlášení podané v papírové podobě..........................................................31 Evidence žádostí o nahlédnutí ...........................................................................................32
5.4
Evidence žádostí o nahlížení ..............................................................................................35
5.5
5.4.1 Žádost podaná s elektronickým podpisem..................................................35 5.4.2 Žádost podaná písemně v sídle evidenčního orgánu ..............................37 Informace z protokolů o nahlédnutí ...............................................................................39
5.6
Evidence sdělení......................................................................................................................41
5.7
Informace z evidence přístupů do Registru oznámení ............................................42
6.
PRACOVNÍ POSTUPY PRO SPRÁVCE AGENDY.......................................................................44
6.1 6.2
Konfigurace...................................................................................................................................44 Přidělování přístupových práv....................................................................................................44
7.
PŘÍLOHY .....................................................................................................................................45
7.1
Seznam používaných formulářů - vzory.....................................................................................45
Střet zájmů
2
1. ÚVOD Účelem tohoto dokumentu je seznámit uživatele s funkčností agendy Střet zájmů a pracovními postupy pro její zabezpečení.
1.1 Charakteristika řešení Cílem řešení agendy Střet zájmů v souladu se zákonem 159/2006 Sb., je poskytnout podporu činností spojených s -
podáním Čestných prohlášení podle §9 až §11 a §12 odst. 2 zákona,
-
vedením Registru oznámení v souladu s §13 odst. 1, §14 odst. 2a a jejich uchováním v elektronické podobě podle §14 odst. 2c zákona,
-
vedením evidence žádostí podaných podle §13 odst. 2 a jejich uchováním v elektronické podobě podle §14 odst. 2b zákona,
-
vedením evidence protokolů o poskytnutí informací z Registrů oznámení podle §13 odst. 4 zákona,
-
udělením přístupových jmen a hesel podle §13 odst. 5 a § 14 odst. 2h.
-
podáním sdělení podle §13 odst. 3 zákona, jejich evidencí a sledováním průběhu řízení
Důraz je kladen na řešení komunikace prostřednictvím veřejné datové sítě. Agenda Střet zájmů zahrnuje -
programovou aplikaci Střet zájmů
-
sadu formulářů pro o
podání Prohlášení, Žádostí o nahlédnutí, Žádostí o nahlížení, Sdělení
o
vytvoření Protokolů o nahlédnutí, Oznámení přístupových údajů, Upomínek
Pro všechny veřejné funkcionáře definované tímto zákonem v § 2 jsou vytvořené podmínky k podání Čestného prohlášení, které obsahuje - OZNÁMENÍ O ČINNOSTECH - OZNÁMENÍ O MAJETKU - OZNÁMENÍ O PŘÍJMECH, DARECH A ZÁVAZCÍCH Pro evidenční orgán, určený v §14 odst. 1, jsou vytvořené podmínky pro a) vedení seznamu veřejných funkcionářů, kteří jsou podle §2 zákona v organizaci povinní v konkrétním období podat Čestné prohlášení (povinné osoby) a sledovat plnění této povinnosti b) přijímání a evidenci Čestných prohlášení (Registr oznámení) c) přijímání a evidenci žádostí o poskytnutí informací z Registru oznámení d) přidělování přístupových jmen a hesel pro nahlížení do Registru oznámení prostřednictvím veřejné datové sítě e) vystavení a evidenci protokolů o poskytnutí informací z Registru oznámení f) přijímání sdělení skutečností, které nasvědčují nepravdivosti nebo neúplnosti údajů, uvedených v oznámeních evidovaných v registru, sledovat průběh jejich řešení Každému, kdo má zájem nahlížet do Registru oznámení s využitím veřejné datové sítě je na základě jeho žádosti, která obsahuje předepsané údaje podle tohoto zákona, přiděleno uživatelské jméno a heslo, na základě kterého má možnost nahlížet do příslušného Registru oznámení.
Střet zájmů
3
Řešení umožňuje vystavovat a evidovat i žádosti o jednorázové nahlédnutí do Registru oznámení v sídle evidenčního orgánu. O každém přístupu k informacím evidovaným v Registru oznámení je vystaven protokol, který obsahuje údaje stanovené zákonem. Každý, kdo chce písemně sdělit evidenčnímu orgánu, který registr vede (§ 14 odst. 1), skutečnosti, které nasvědčují nepravdivosti nebo neúplnosti údajů, uvedených v oznámeních evidovaných v registru, má k dispozici formuláře pro toto sdělení. Sdělení lze podat osobně, poštou a též v elektronické podobě prostřednictvím veřejné datové sítě. S ohledem na zákon 101/200 Sb. je zabezpečené logování přístupů k evidovaným osobním údajům v Čestných prohlášeních a Žádostech o poskytnutí informací z Registru oznámení.
1.2 Použité formulářové platformy 602 Software – 602XML FILLER ADOBE – Adobe Acrobat
1.3 Technické řešení
Aplikace Střet zájmů se skládá z aplikace v rámci WebServisu (WRZ) a z aplikace, která zpřístupňuje data pro internetové uživatele (159WRZ).
Popis komunikace 1. Komunikace mezi JAVA aplikací a databázovým serverem. Probíhá standardním způsobem. 2. Komunikace mezi webovým serverem a uživatelem. Jedná se o komunikaci po http, případně https. 3. Komunikace mezi aplikací běžící uvnitř Intranetu (WRZ) a aplikací, která je vystavena do Internetu (159WRZ). Jedná se o komunikaci pomocí jednoduchého interního aplikačního protokolu, který využívá transportní vrstvu TCP. Komunikaci lze šifrovat pomocí SSL. WebServis na straně Intranetu je pomocí WXS v roli serveru. Aplikace 159WRZ je v roli klienta. Veškerá data čerpá aplikace 159WRZ pomocí TCP komunikace z aplikace WRZ. Díky možnosti šifrování této komunikace, je přenos dat bezpečný. Pro provoz WSX je potřeba mít přidělen TCP port přes který bude komunikace probíhat.
Střet zájmů
4
1.4 Základní pojmy Veřejný funkcionář – funkce uvedená v ustanovení § 2 předmětného zákona Povinná osoba (PO) - každý, kdo má v konkrétní organizaci povinnost podat čestné prohlášení podle zákona 159/2006 Sb. Evidenční orgán (EO) – je funkce, která má podle zákona 159/2006 Sb. povinnost vést Registr oznámení nebo osoba, kterou pověřil touto povinností Nahlížitel - je kdokoli, kdo chce nahlédnout do Registru oznámení Prohlášení - Čestné prohlášení podle zákona 159/2006 Sb. §7 odst. b), c), d) Registr oznámení (RO) - je podle zákona 159/2006 Sb. soubor Čestných prohlášení, v rámci agendy Střet zájmů evidovaných v elektronické podobě – naskenované dokumenty, nebo soubory přijaté s elektronickým podpisem Seznam – seznam dokumentů - záznamů, evidovaných v rámci agendy Střet zájmů. Jako samostatné seznamy jsou vedeny:
Povinné osoby
Čestná prohlášení
Žádosti o nahlédnutí do Registru oznámení
Žádosti o nahlížení do Registru oznámení
Sděleni podle §13 odst. 3
Protokoly o nahlédnutí do Registru oznámení
Protokoly o přístupech k záznamům Registru oznámení
Detail – podrobné informace o položce seznamu Stav dokumentu – v rámci agendy je možné dokumenty evidovat ve stavu •
Rozpracované dokumenty, z kterých jsou v evidenci údaje vytěžené z vyplněných formulářů, které nejsou evidenčním orgánem ověřené, v tomto stavu jsou přístupné jen evidenčnímu orgánu
•
Archivované
dokumenty, které ověřil evidenční orgán a připojil jejich originály (v případě podání s elektronickým podpisem) nebo naskenované kopie
•
Stornované
dokumenty, u kterých jsou evidované údaje chybné a je potřebné k nim zamezit přístup
2. OBECNÉ ZÁSADY PRO PRÁCI S AGENDOU 2.1 Práce v aplikaci WebServis Střet zájmů Práce v rámci aplikace, včetně postupů, je obdobná, jako práce v rámci webových aplikací. Vlastnosti seznamů – nad seznamy lze pracovat několika způsoby. A to použitím levého tlačítka myši při výběru hledaného dokumentu, čímž získáte detail daného dokumentu. V případě zadání nového záznamu nad seznamem stiskněte klávesu F5 pro „refresh“ obrazovky – viz následující postup.
Střet zájmů
5
V pozici nad seznamem povinných osob chcete založit „Novou povinnou osobu“. Zvolíme funkci „Nový“, vyplníme data (v tomto případě zakládáme povinnou osobu jménem Theodor Pištěk) do formuláře a uložíme.
Po návratu z formuláře tato povinná osoba není zobrazena v rámci seznamu. V tomto kroku stiskněte klávesu F5.
Po „refresh“ obrazovky vyvolaném stiskem klávesy F5 dojde k zobrazení nově přidané povinné osoby.
Střet zájmů
6
Listování – pokud je seznam dokumentů větší, než je zobrazeno na obrazovce, užívají se položky umístěné v rohu, a to (další – poslední). Další – posun o stránku, Poslední – posun na poslední stránku.
Další možností je funkce třídění. Najetím kurzorem a užitím levého tlačítka myši (v případě podtrženého názvu) stanovíme, zda dané dokumenty budou tříděny vzestupně či sestupně a zvolením funkce “Třídění” v horním panelu obrazovky dojde k setřídění dokumentů dle zadaných kritérií. Tisk stránky – v případě nutnosti vytištění seznamu dokumentů, stačí aktivovat položku „TISK STRÁNKY”. Pokud je celkový seznam delší, než je zobrazeno na obrazovce, je nutné před tiskem aktivovat položku „SEZNAM PRO TISK”, tím dojde k sumarizaci veškerých dokumentů dle výběrových kritérií, a položkou „TISK STRÁNKY” přejdete do „TISKOVÉHO MANAŽERA”. Třídění – V rámci práce v aplikaci lze třídit podle získaných hodnot uvedených v horní liště, a to kliknutím levého tlačítka myši na podtržený pojem, vzestupně či sestupně a zvolením položky “třídění”).
Střet zájmů
7
Kliknutím na položku v záhlaví tabulky (podmínka – musí být podtržená) můžete docílit těchto způsobů třídění : 1 x kliknout – vzestupné třídění – od A do Z, u data narození od nejstarších osob, po nejmladší, u funkce od A do Z, u organizace od A do Z, u období od nejstarších po nejnovější, u Ev. čísla od nejnižších po nejvyšší. 2 x kliknout – sestupné třídění – od Z do A, u data narození od nejmladších osob po nejstarší, u funkce od Z do A, u organizace od A do Z, u období od nejnovějších po nejstarší, u Ev. čísla od nejvyšších po nejnižší. 0 x , 3 x Kliknout. – bez třídění. Po stanovení způsobu třídění zvolte položku „TŘÍDĚNÍ“ na horní liště aplikace.
Pro zdůraznění, je zde zobrazen horní panel. V tomto místě budou popsány funkce v rámci tohoto panelu. Výběr –
V této obrazovce stanoví pracovník v pozici evidenčního orgánu výběrová kritéria, a to podle toho, který seznam oznámení chce zobrazit. Výběr lze upřesnit položkami, které jsou zobrazeny na obrazovce, tj.: - příjmení - jméno - datum narození - název orgánu - identifikační číslo orgánu - funkce povinné osoby - období od:
Střet zájmů
8
- období do: - stav – R – rozpracované, A – Archivované, S – Stornované V rámci zadávání výběrových kritérií lze hodnoty zadat např. takto: Do položky „Příjmení” zadejte „%ebrian%”, tzn. zobrazí se veškeré dokumenty splňující toto upřesňující kritérium – viz. obrázek.
návrat na obrazovku pro nové zadání výběrových kritérií.
aktivační popis pro třídění dle kriterií stanovených v tabulce.
funkce pro vytištění jmenného seznamu případů
celkový seznam případů pro tisk.
otevření formuláře pro založení nové povinné osoby. Změna hesla pro evidenční orgán - v případě, že pracovník zastávající funkci Evidenčního orgánu chce změnit heslo, postupuje takto: - po přihlášení do aplikace před zadáním ikony „Střet zájmů” (viz. Obrázek)
klikněte levým tlačítkem myši na jméno pracovníka. Zobrazí se následující obrazovka.
Střet zájmů
9
V dalším kroku zadejte nové heslo (do políčka „Nové heslo” a „ Nové heslo (kontrola)”). Ukončení – ukončení prací v aplikaci se činní přes položku „Ukončit”, která je umístěna v rohu obrazovky.
Po této volbě se program vrátí na výchozí stránku aplikace
Zde je potřebné se z aplikace odhlásit . V případě, že neukončíte práci v aplikaci odhlášením, zůstává přihlášení aktivní a může nastat situace, kdy se zvětší počet aktivních přihlášení na takovou úroveň, že dochází k nekorektnímu chování aplikace.
2.2 Práce v prostředí 602XML – formulářů V této části tohoto dokumentu jednoduše popíšeme funkce a práci v rámci 602XML formulářů. V rámci těchto formulářů vyplníte požadované údaje. Pokud chcete vědět, které údaje jsou povinné, v nevyplněném formuláři zadejte kontrolu
Střet zájmů
10
na horní liště formuláře. Vyžadované položky se označí červenou barvou, a bez vyplnění těchto údajů nemůže dojít k zaevidování formuláře. V rámci prostředí je v horní obrazovce zobrazen tento panel funkcí:
Význam ikon panelu: Ikona
název ikony
otevři soubor
Funkce ikony
otevření průzkumníka pro vyhledání souboru.
ulož soubor
uložení vypracovaného formuláře.
export do PDF souboru
převede uvedený soubor do PDF formátu.
tisk souboru
aktivace ovládacího panelu pro tisk
volba zobrazení
umožňuje nastavení velikosti náhledu.
obnovení hodnot
aktivací ikony dojde k obnovení výchozích hodnot
obnovení hodnoty
aktivací ikony dojede k obnovení výchozí hodnoty
uložení dat
odeslání vyplněných dat k zaevidování
přepočítat hodnoty
kontrola číselných výpočtů
zkontrolovat formulář
dojde ke kontrole vyplnění formuláře
Střet zájmů
3. PRACOVNÍ POSTUPY PRO VEŘEJNÉ FUNKCIONÁŘE Na webové stránce příslušné organizace je možnost využít agendu Střet zájmů. Po jejím zpuštění se zobrazí rozcestník:
V případě, že v rámci jedné aplikace je možný přístup k Registrům oznámení více subjektů (Evidenčních orgánů), je nejprve nutné vybrat evidenční orgán, kterému bude Prohlášení odevzdané.
Po jeho výběru je možné zvolit typ formuláře pro vyplnění.
11
Střet zájmů
12
a) b)
Veřejný funkcionář může podat čestné prohlášení těmito způsoby: a) Pro odevzdání Prohlášení evidenčnímu orgánu v papírové podobě Při této variantě se načte formulář s vyplněnými údaji o organizaci a evidenčním orgánu, které jsou zadané v konfiguračním souboru aplikace Záhlaví dokumentu :
a všeobecné údaje v části I. Prohlášení
Střet zájmů
13
Dále je potřebné vyplnit jednotlivé části Prohlášení tak, jak je stanovené zákonem 159/2006 Sb. v §9 až 11. Funkcí formuláře je kontrola úplnosti vyplnění. Vyplněný formulář je možné vytisknout, opatřit vlastnoručním podpisem a tento originál postoupit na příslušný evidenční orgán. Vyplňování formuláře je možné kdykoliv přerušit, je však nutné nejprve rozpracovaný formulář uložit na svém počítači. Vyplňování potom pokračuje v tomto formuláři. b) Pro podání Prohlášení s ověřeným elektronickým podpisem elektronickou cestou na e-podatelnu evidenčního orgánu Při této variantě je postup načtení a vyplnění formuláře totožný s variantou a). Navíc je zde na konci formuláře tlačítko pro připojení elektronického podpisu a odeslání
Po jeho stisknutí je nejprve vyžádané doplnění ověřeného elektronického podpisu.
Po jeho doplnění se automaticky vytvoří elektronická zpráva na adresu e-podatelny, která je zadaná v konfiguraci agendy.
Střet zájmů
14
Přijetí je potvrzeno e-podatelnou, na kterou bylo přiznání odesláno. Obdobně jako u varianty a) i zde je vyplňování formuláře možné kdykoliv přerušit, je však nutné nejprve rozpracovaný formulář uložit na svém počítači. Vyplňování potom pokračuje v tomto formuláři.
V případě, že evidenční orgán bude plně využívat funkci evidence povinných osob, tj. že v dostatečném předstihu vždy vytváří úplný seznam veřejných funkcionářů, kteří v daném roce mají povinnost Prohlášení podat a tento bude průběžně aktualizovat podle personálních změn v organizaci, je možné dohodnout využití volitelné funkce Výběr povinné osoby pro vyplnění Prohlášení. Tato funkce zabezpečí, že po výběru formuláře Prohlášení varianty a) nebo b) se nejprve zobrazí výběrová maska pro zadání jména, příjmení a datumu narození osoby, která chce Prohlášení podat.
Po úplném zadání těchto údajů (není možný výběr všech povinných osob jen podle některého klíče, nebo s použitím zástupných znaků) se zobrazí seznam, které Prohlášení příslušný funkcionář doposud nepodal (orgán, funkce, funkční období od - do)
Potom je nutné se nastavit na příslušný řádek a potvrdit výběr kliknutím. Ve formuláři Prohlášení, který se následně zobrazí jsou doplněné údaje o organizaci a evidenčním orgánu stejně jak je popsané výše a navíc jsou doplněné i údaje o veřejném funkcionáři podle vybraného řádku seznamu. Další práce s formulářem je stejná podle vybrané varianty a) nebo b).
Střet zájmů
15
4. PRACOVNÍ POSTUPY PRO OBČANA V případě, že má občan zájem o poskytnutí informací z Registru oznámení v sídle evidenčního orgánu, chce získat přístupové údaje k nahlížení do Registru oznámení prostřednictvím veřejné datové sítě, na základě přidělených přístupových údajů nahlížet do Registru oznámení nebo podat sdělení podle §13 odst.3, má k dispozici, obdobně jako veřejný funkcionář, na webové stránce příslušné organizace agendu Střet zájmů. Po jejím zpuštění se zobrazí rozcestník (viz obrázek v předcházející části) V případě, že v rámci jedné aplikace je možný přístup k Registrům oznámení více subjektů, je před výběrem formuláře žádosti nejprve nutné vybrat evidenční orgán, který vede Registr oznámení, z kterého bude nahlížitel požadovat informace. Pro nahlížení do Registru oznámení tento výběr není potřebný
Po jeho výběru je možné zvolit typ formuláře pro vyplnění.
a) b)
c)
d) e)
a) Pro odevzdání Žádosti o nahlížení do Registru oznámení evidenčnímu orgánu v papírové podobě Při této variantě se načte formulář s vyplněnými údaji, které jsou zadané v konfiguračním souboru aplikace
Střet zájmů
16
Dále je potřebné vyplnit jednotlivé části Žádosti tak, jak je stanovené zákonem 159/2006 Sb. v §. Funkcí formuláře je kontrola úplnosti vyplnění. Vyplněný formulář je možné vytisknout, opatřit vlastnoručním podpisem a tento originál postoupit na příslušný evidenční orgán. b) Pro podání Žádosti o nahlížení do Registru oznámení s ověřeným elektronickým podpisem elektronickou cestou na e-podatelnu evidenčního orgánu Při této variantě je postup načtení a vyplnění formuláře totožný s variantou a). Navíc je zde na konci formuláře tlačítko pro připojení elektronického podpisu a odeslání
Po jeho stisknutí je nejprve vyžádané doplnění ověřeného elektronického podpisu.
Po jeho doplnění se automaticky vytvoří elektronická zpráva na adresu e-podatelny, která je zadaná v konfiguraci agendy.
Střet zájmů
17
Přijetí je potvrzeno e-podatelnou, na kterou bylo přiznání odesláno. c) Pro odevzdání Žádosti nahlédnutí do Registru oznámení evidenčnímu orgánu v papírové podobě Při této variantě se načte formulář s vyplněnými údaji, které jsou zadané v konfiguračním souboru aplikace
Dále je potřebné vyplnit jednotlivé části Sdělení, jak je stanovené zákonem 159/2006 Sb. v §. Funkcí formuláře je kontrola úplnosti vyplnění. Vyplněný formulář je možné vytisknout, opatřit vlastnoručním podpisem a tento originál postoupit na příslušný evidenční orgán. d) Pro odevzdání Sdělení podle §13 odst.3 v papírové podobě Při této variantě se načte formulář s vyplněnými údaji, které jsou zadané v konfiguračním souboru aplikace
Střet zájmů
18
Dále je potřebné vyplnit jednotlivé části Sdělení, jak je stanovené zákonem 159/2006 Sb. v §. Funkcí formuláře je kontrola úplnosti vyplnění. Vyplněný formulář je možné vytisknout, opatřit vlastnoručním podpisem a tento originál postoupit na příslušný evidenční orgán. e) Pro podání Sdělení podle §13 odst. 3 s ověřeným elektronickým podpisem elektronickou cestou na e-podatelnu evidenčního orgánu Při této variantě je postup načtení a vyplnění formuláře totožný s variantou d). Navíc je zde na konci formuláře tlačítko pro připojení elektronického podpisu a odeslání
Po jeho stisknutí je nejprve vyžádané doplnění ověřeného elektronického podpisu.
Střet zájmů
19
Po jeho doplnění se automaticky vytvoří elektronická zpráva na adresu e-podatelny, která je zadaná v konfiguraci agendy.
Přijetí je potvrzeno e-podatelnou, na kterou bylo sdělení odesláno. V případě, že má nahlížitel přiděleny přístupové údaje, má možnost nahlížet do Registru oznámení prostřednictvím veřejné datové sítě.
Následuje hlavní nabídka
Po jejím potvrzení je potřebné nejprve zadat přístupové údaje – jméno a heslo. Při prvním přihlášení do systému je nahlížitel vyzván ke změně hesla, které bylo přidělené evidenčním orgánem.
Střet zájmů
20
Po správném přihlášení se zobrazí výběrový formulář, pomocí kterého může upřesnit svůj požadavek na poskytnutí informací. Způsob zadávání výběrů je popsán v kapitole 2. Po potvrzení kritérií výběru se zobrazí seznam Registru oznámení.
Nahlížitel má možnost zobrazit detaily položek seznamu
V zobrazení detailu je přístupné buď naskenované Prohlášení podané v písemné podobě, nebo soubor s elektronickým podpisem doručený na e-podatelnu. Kliknutím na řádku seznamu příloh se připojená příloha zobrazí. O tom, že nahlížitel získal informace z prohlášení, se vystaví automaticky záznam v protokolu (dále v kapitole…)
Střet zájmů
21
5. PRACOVNÍ POSTUPY PRO EVIDENČNÍ ORGÁN Pracovní postupy dále popisované, se vykonávají v aplikaci Střet zájmů, která je přístupná v rozcestníku
Potvrzením této volby se zobrazí úvodní stránka pro přihlášení pracovníka EO. Po přihlášení je možné zadat změnu hesla kliknutím na podtržené jméno přihlášeného uživatele.
Po přihlášení je přístupná hlavní nabídka aplikace
Střet zájmů
22
5.1 Evidence povinných osob Evidence povinných osob je zabezpečována jako součást funkce Registr oznámení Po potvrzení této volby se zobrazí výběrová maska pro zadání výběrových kritérií. Zásady pro zadávání jsou popsány v kapitole 2.
Po zadání výběrových kritérií se zobrazí seznam evidovaných povinných osob.
Je možné zabezpečovat tyto činnosti:
5.1.1 Založení povinné osoby Na úrovni seznamu povinných osob se volbou „Nový“ zobrazí formulář Evidence povinné osoby pro doplnění údajů nové povinné osoby:
Střet zájmů
23
Tyto údaje se z formuláře vytěží pro založení nové položky evidence povinné osoby. Po vytěžení se formulář zavře a program se vrátí do seznamu. Je potřebné stisknout klávesu F5 pro obnovení zobrazení položek seznamu.
Střet zájmů
24
Po kliknutí na doplněné položce seznamu se zobrazí její detail
U položky seznamu povinných osob jsou programem doplněny další údaje: - Funkce ukončena = N - Podat do - datum do kdy podat prohlášení o když Do je 31.12.rrrr je hodnota 30.6. zadaného roku +1 o když Do je jiné datum je hodnota Do+30dní - Podané = N - Přestupkové řízení = N - Podané EP = N - Upomínka = N - EČ = automatizovaně se doplní pořadové (evidenční) číslo ostatní položky - Datum ukončení funkce - Datum skutečného odevzdání – podané dne - Datum urgence zůstávají prázdné. Každý nový záznam do RO je automatizovaně ve stavu R - Rozpracovaný
5.1.2 Ukončení funkce. Na úrovni detailu položky seznamu povinných osob je možné ve stavu Rozpracované evidovat ukončení funkce povinné osoby. Když se doplní datum, ke kterému povinná osoba ukončí svoji funkci, nastaví se hodnota položky Funkce ukončena na A, stejné datum se zapíše do položky data Období do a určí se hodnota položky Podat do jako Datum ukončení funkce + 30 dní. V případě, že se Datum ukončení funkce vymaže, nastaví se hodnota položky Funkce ukončena na N, do položky Období do se doplní datum 31.12. stejného roku jako Období od a do položky Podat do se doplní datum 30.6. následujícího roku Ostatní údaje položky seznamu povinných osob není možné ve stavu R měnit - Ve stavu Archivované Je možné měnit jen informace seznamu Sdělení podle §13 odst. 3,
Střet zájmů
25
5.1.3 Evidence sdělení Na úrovni detailu položky seznamu povinných osob ve stavu Rozpracované nebo Archivované, v případě, že bylo podáno Sdělení podle §13 odst. 3, je možné použitím této volby zobrazit seznam sdělení evidovaných k této povinné osobě v příslušném období.
Volbou Nové sdělení v záhlaví seznamu se zobrazí formulář k evidenci přijetí nového sdělení :
Po vyplnění položek formuláře se data vytěží a uloží do položek seznamu sdělení. Formulář se po vytěžení dat uzavře. Zobrazení seznamu se obnoví stisknutím klávesy F5.
V zobrazení detailu položky seznamu sdělení se evidují další informace o průběhu řízení:
Střet zájmů
26
-
do kdy dát odpověď o způsobu řešení
-
kdy byla odpověď skutečně odeslána
-
čj. dokumentu, kterým byla odpověď odeslána
-
kdy bylo Sdělení předáno k řízení
-
kam bylo předáno
-
čj. dokumentu, kterým bylo k řízení předáno
-
datum zastavení řízení
-
důvod zastavení
-
datum ukončení řízení
-
datum zveřejnění výsledku
-
přílohy o
přijaté sdělení
o
odpověď
o
výsledek řízení
5.1.4 Založení seznamu povinných osob pro nové období Na úrovni seznamu povinných osob volbou NOVÉ OBDOBÍ se zobrazí maska pro zadání podmínek vytvoření seznamu povinných osob pro nové období. Zadá se rok (rrrr), pro který se seznam vytváří. Nové záznamy se vytvoří pro všechny povinné osoby, které jsou v systému evidovány s hodnotou položky Funkce ukončena=N a Do= 31.12. roku předcházejícího. Do nových záznamů se přenesou všechny údaje jako při založení nového záznamu. Položka Od se naplní datem 1.1. zadaného roku, položka Do se naplní datem 31.12. zadaného roku.
Střet zájmů
27
Funkce ukončena=N, Podat do=30.6. zadaného roku+1, Odevzdané=N, Přestupkové řízení=N Položky Datum odevzdání, Datum urgence zůstanou prázdné Všechny takto vytvořené záznamy jsou ve stavu R – Rozpracované
5.1.5 Upomínky Při zobrazení výběrové masky je možné zadat zpracování seznamu povinných osob, které k aktuálnímu datumu nesplnili svoji povinnost stanovenou zákonem a doposud nepodali Čestné prohlášení
Po potvrzení zadání se zobrazí seznam vybraných povinných osob
Volbou Tisk stránky
se zabezpečí uložení datumu upozornění na neplnění povinnosti podat Prohlášení
Střet zájmů
28
a vytisknutí zobrazeného seznamu
5.1.6 Hromadný import povinných osob Předpokládá se i prvotní naplnění importem z jiného systému, pokud je k dispozici soubor v dohodnuté struktuře, kterým je možné doplnit údaje povinných osob.
Střet zájmů
29
5.2 Evidence podaných Prohlášení 5.2.1 Prohlášení podané elektronicky Prohlášení obdrží pracovník evidenčního orgánu z e-podatelny.
Pracovník otevře vyplněný formulář a vytěží data tlačítkem konci formuláře.
umístěným na
V případě, že položky jméno, příjmení, funkce, období od, období do uvedené na formuláři, se nenajdou v evidenci povinných osob, zobrazí se hlášení:
V případě, že prohlášení podává osoba, která není skutečně vedena v seznamu povinných osob, stačí znovu zadat vytěžení dat. Takto se zabezpečí doplnění seznamu povinných osob. V případě, že prohlášení podává osoba, která je již vedena, ovšem nepodařilo se automatické spárování (více stejných položek, rozdíl v identifikačních údajích), může pracovník zadat evidenční číslo záznamu z evidence povinných osob, ke kterému se má Prohlášení připojit
Příslušné evidenční číslo se zadá do zvýrazněného pole a program zabezpečí po opakovaném vytěžení dat z formuláře připojení k zadané povinné osobě. Po ukončení párování se zobrazí oznam:
Po ukončení vytěžování dat je možné formuláře uzavřít bez ukládání změn. Další činnost pokračuje v aplikaci Střet zájmů. V hlavní nabídce zvolit funkci Registr oznámení…..
Střet zájmů
Zobrazí se maska pro zadání výběrových kritérií.
Po jejich zadání nebo potvrzení bez výběru se zobrazí seznam evidence povinných osob.
Po potvrzení vybrané položky se zobrazí její detail
30
Střet zájmů
31
Nyní je potřeba připojit přijaté Prohlášení. Zvolením funkce „Procházet“ se v určeném adresáři vyhledá příslušný soubor (když Podané EP=A jen typ .zfo) a zadáním „Přidat soubor“ se vybraná příloha připojí. Dále je potřebné doplnit i datum přijetí v položce Podané dne. Po provedení těchto činností je možné nastavit zápis do stavu A- Archivované, ve kterém jsou údaje Prohlášení přístupné k nahlížení.
5.2.2 Prohlášení podané v papírové podobě Pracovník evidenčního orgánu zabezpečí naskenování Prohlášení do souboru typu .pdf nebo .jpg. Další činnosti se už vykonávají jen v aplikaci Střet zájmů s využitím volby Registr oznámení V případě, že Povinná osoba, která doručila prohlášení, chybí v seznamu povinných osob, zabezpečí pracovník evidenčního orgánu nejprve její doplnění postupem definovaným v odstavci 5.1.
Střet zájmů
32
Následně se v seznamu povinných osob nastaví na příslušnou položku seznamu a poklepáním na ní zobrazí její detail, ve kterém připojí neskenovanou přílohu
Nyní je potřeba připojit neskenovanou přílohu prohlášení. Zvolením funkce „Procházet“, se v určeném adresáři se vyhledá příslušný soubor (když Podané EP=N jen typ .pdf nebo .jpg) a zadáním „Přidat soubor“ se vybraná příloha připojí. Dále je potřebné doplnit i datum přijetí v položce Podané dne. Po provedení těchto činností je možné nastavit zápis do stavu A- Archivované, ve kterém jsou údaje Prohlášení přístupné k nahlížení.
5.3 Evidence žádostí o nahlédnutí Činnost se zabezpečuje z Hlavní nabídky aplikace Střet zájmů volbou Žádosti o nahlédnutí. V prvním kroku je možné zadat výběrová kritéria pro definování obsahu seznamu žádostí o nahlédnutí.
Střet zájmů
33
V seznamu žádostí je volbou „Žádost“ možnost založit novou žádost. Zobrazí se formulář pro vyplnění údajů žadatele.
Po vyplnění se tlačítkem Vytisknout a uložit data se po vytisknutí žádosti (nutné pro její archivaci s podpisem žadatele) vytěží data z tohoto formuláře a zobrazí se jako nová položka v seznamu Žádostí.
Střet zájmů
34
Po nastavení na příslušnou položku seznamu a kliknutí se zobrazí detail této položky
Volbou Vytvoř protokol, je možné pokračovat vytvořením protokolu v souladu s ustanovením zákona 159.
Střet zájmů
35
Po vyplnění všech údajů o informacích, které byly z Registru oznámení poskytnuty, se formulář vytiskne k archivaci a data z formuláře se vytěží tlačítkem Odeslat data a formulář se zavře. Program vrátí zobrazení detailu žádosti.
V seznamu protokolů jsou připojeny nově vytvořené zápisy. Na této úrovni se připojí i naskenovaná podepsaná žádost a zápis se převede do stavu A – Archivované. Postup může být i opačný. Nejprve se připojí naskenovaná žádost, zápis se převede do stavu A – Archivované a potom je možné připojovat protokoly o poskytnutých informacích.
5.4 Evidence žádostí o nahlížení 5.4.1 Žádost podaná s elektronickým podpisem Pokud je žádost podaná elektronicky, pracovník evidenčního orgánu otevře formulář doručený z e-podatelny
a vytěží data formuláře tlačítkem DATA na konci formuláře.
Střet zájmů
36
Dále pokračuje s využitím aplikace Střet zájmů v Hlavní nabídce volbou Žádost o nahlížení.
Po zadání této volby se zobrazí výběrová maska, pomocí které je možné definovat obsah seznamu žádostí o nahlédnutí, který se zobrazí po potvrzení volby Výběr
Poklepáním na příslušném řádku seznamu žádostí se zobrazí její detail
V detailu žádosti je potřebné nejprve připojit soubor s elektronickým podpisem (EP=A – může být jen s příponou .zfo) Po připojení přílohy je potřebné změnit stav z R – Rozpracované na A – Archivované. Po volbě Uložit změnu stavu zabezpečí program automatické generování přístupových údajů pro žadatele
Střet zájmů
37
V záhlaví se zobrazí výzva k otevření vygenerovaného dokumentu s přístupovými údaji
Tento dokument pracovník evidenčního orgánu vytiskne a odevzdá žadateli. Žadatel musí takto přidělené heslo při prvním nahlédnutí do elektronicky vedeného Registru oznámení aktivovat. Od tohoto okamžiku je platnost přístupových údajů 12 měsíců (tato hodnota je nastavena v programu, je možné ji změnit – zákon neuvádí žádné časové omezení přístupu k elektronicky vedenému registru oznámení). Po zavření vytisknutého dokumentu se program vrátí do seznamu žádostí o nahlížení.
5.4.2 Žádost podaná písemně v sídle evidenčního orgánu O přidělení přístupových údajů může žadatel požádat i v sídle evidenčního orgánu žádostí podanou písemně. Oproti postupu popsaného v odstavci 5.4.1 je rozdíl v tom, že do evidence žádostí se nová žádost zařadí s využitím volby “Žádost“ v seznamu žádostí
Střet zájmů
38
Při použití této volby se zobrazí formulář Žádosti o nahlížení,
který pracovník evidenčního orgánu vyplní, vytiskne a vytěží data, která se uloží jako nová položka seznamu Žádostí o nahlížení. Vytisknutou žádost předloží pracovník evidenčního orgánu k podpisu žadateli a po podpisu naskenovaný připojí k detailu nové žádosti.
Protože položka EP = N – žádost nebyla podána s elektronickým podpisem – je možné připojit jen neskenovanou přílohu ve formátu pdf nebo jpg. Další postup je stejný jako při přidělení přístupových údajů na základě žádosti podané s elektronickým podpisem, jak je popsané v odstavci 5.4.1
Střet zájmů
5.5 Informace z protokolů o nahlédnutí Zobrazí se po zadání volby Protokol žádosti o nahlédnutí z Hlavní nabídky.
V zobrazené výběrové masce je možné zadat kritéria pro zobrazení seznamu protokolů
Po potvrzení vyhledání se zobrazí seznam se zadaným obsahem
39
Střet zájmů
Po kliknutí na vybrané položce seznamu se zobrazí její detail
40
Střet zájmů
5.6 Evidence sdělení Funkce je přístupná po zadání volby Evidence sdělení z Hlavní nabídky.
Zobrazí se výběrová maska :
Ve které je možné zadat různá kritéria pro zobrazení evidovaných sdělení. Po jejich vyplnění a potvrzení tlačítkem Vyhledat se zobrazí seznam vybraných sdělení
41
Střet zájmů
Kliknutím na vybranou položku seznamu se zobrazí detail evidence sdělení
V této úrovni jsou k dispozici všechny funkce stejně jak je popsané v 5.1.2
5.7 Informace z evidence přístupů do Registru oznámení Zobrazí se po zadání volby Log přístupu k přílohám Registru oznámení z Hlavní nabídky.
V zobrazené výběrové masce je možné zadat kritéria pro zobrazení seznamu logů
42
Střet zájmů
Po potvrzení vyhledání se zobrazí seznam se zadaným obsahem
Ve kterém jsou informace: Který žadatel nahlížel, z jakého technického zařízení, kdy a ze kterého Prohlášení získal informace.
43
Střet zájmů
44
6. PRACOVNÍ POSTUPY PRO SPRÁVCE AGENDY 6.1 Konfigurace Zobrazí se po zadání volby Konfigurace z Hlavní nabídky.
V této volbě se zadávají údaje pro modifikaci formulářů používaných v rámci agendy Střet zájmů. Název organizace : IČO organizace : Adresa: obsahuje tyto samostatné položky: Ulice Číslo (volný text pro uvedení čísla v potřebném tvaru např. č.p./č.o …) PSČ Město Složená adresa : program ji automaticky uloží ve tvaru Ulice Číslo, PSČ Město Evidenční orgán : jméno a funkce osoby, zodpovědné za plnění povinností plynoucích ze zákona 159/2000Sb. E-podatelna : mailová adresa, na kterou budou automaticky odesílané vyplněné formuláře s ověřeným elektronickým podpisem V : je tvar názvu města v 6.pádě Text žádosti o nahlédnutí : Text žádosti o nahlížení :
6.2 Přidělování přístupových práv Správce agendy Střet zájmů má možnost s využitím funkcí agendy JSU umožnit práci s agendou střet zájmů i dalším uživatelů v roli evidenčního orgánu, resp. v případě potřeby obnovit jejich přístupové údaje. Pro agendy JSU existuje samostatná příručka.
Střet zájmů
45
7. PŘÍLOHY 7.1 Seznam používaných formulářů - vzory FTWRZ01B Čestné prohlášení pro vyplnění a tisk dostupný na internetu FTWRZ01C Čestné prohlášení pro vyplnění, elektronické podepsání a odeslání mailem na epodatelnu FTWRZ01E Čestné prohlášení pro doplnění kompletních údajů Prohlášení pracovníkem EO FTWRZ01D Formulář pro aktualizaci seznamu povinných osob (PO) pracovníkem EO FTWRZ01F Čestné prohlášení pro vyplnění, tisk, vytěžení dat a odevzdání EO v papírové podobě, dostupný v intranetu organizace FTWRZ01G Čestné prohlášení pro vyplnění, elektronický podpis, vytěžení dat a odevzdání EO, dostupný v intranetu organizace FTWRZ02B Žádost o nahlédnutí do RO pro vyplnění a tisk, dostupná na internetu FTWRZ02C Žádost o nahlédnutí do RO pro vyplnění pracovníkem EO FTWRZ03B Žádost o nahlížení (přidělení přístupových údajů) do RO pro vyplnění a tisk, dostupná na internetu FTWRZ03C Žádost o nahlížení (přidělení přístupových údajů) do RO pro vyplnění, elektronický podpis a odeslání mailem, dostupná na internetu FTWRZ03D Žádost o nahlížení (přidělení přístupových údajů) do RO pro vyplnění pracovníkem EO FTWRZ04 Protokol o nahlédnutí FTWRZ05 Přidělení přístupových údajů FTWRZ06 Seznam PO, které nepodaly Prohlášení ve stanoveném termínu FTWRZ07B Formulář Sdělení pro vyplnění, vytisknutí odevzdání EO v papírové podobě, dostupný na internetu FTWRZ07C Formulář Sdělení pro vyplnění, elektronický podpisa odeslání mailem, dostupný na internetu
