Stakeholdersanalyse Flyland

Stakeholdersanalyse Flyland DEEL I

Hoofdrapport

Drs S. Langeberg Drs I.E.M. de Vries Amsterdam, juli 2002

116/juli 2002 DIJK12 Beleidsonderzoek Adelaarsweg 11 1021 BM AMSTERDAM Tel.: 020 - 6373623 Fax: 020 - 6362645 [email protected] www.dijk12.nl

Inhoudsopgave Pagina

Management samenvatting

iii

1

Achtergronden bij de Stakeholdersanalyse Flyland

2

Joint Fact Finding 2.1 Ervaringen met Joint Fact Finding 2.2 Doel en algemene kenmerken van een JFF-proces 2.3 Actoren bij JFF: Stakeholders, experts en de regisseur

11 11 13 14

3

Identificatie stakeholders Flyland 3.1 Categorie-indeling stakeholders Flyland 3.2 Inventarisatie stakeholders

19 19 21

4

Betrekken van stakeholders bij het JFF-proces 4.1 Motivatie stakeholders om te participeren 4.2 Aangrijpingspunten uit de literatuur voor het betrekken van stakeholders bij een JFF-proces 4.3 De rol van de regisseur 4.4 Gelijke behandeling van alle stakeholders 4.5 De fasering van het proces en aandachtspunten voor stakeholders per fase 4.6 Instrumenten die ingezet kunnen worden bij Joint Fact Finding

25 25

5

Conclusies en beschouwingen 5.1 Welke maatschappelijke organisaties zijn stakeholder van Flyland? 5.2 Welke invloed hebben de stakeholders 5.3 Op welke wijze kunnen stakeholders (duurzaam) betrokken worden bij onderzoeken van Flyland? 5.4 Enkele praktische handreikingen voor de eerste stappen in de omgang met stakeholders JFF Flyland 5.5 Betrekken van stakeholders bij Flyland

Bijlage 1 Bijlage 2

Werkwijze informatieverzameling Joint Fact Finding Lijst notities, literatuur en websites

7

27 27 28 29 33

35 35 37 38 40 41

43 45

Management samenvatting Eind 1999 is door het kabinet besloten dat de haalbaarheid van een luchthaven in zee nader moet worden onderzocht. Hiertoe is in 2001 een meerjarig onderzoeksprogramma geïnitieerd met een looptijd van zes jaar. Voor de aansturing en coördinatie van het onderzoeksprogramma is het programmabureau Flyland (Flyland) ingesteld, dat opereert als een zelfstandig bureau. Het streven is dat er bij afronding van het onderzoeksprogramma overeenstemming bestaat dat de juiste problemen op een juiste wijze zijn onderzocht. Maatschappelijke en wetenschappelijke borging van het onderzoeksprogramma heeft daarom een zwaar accent. Flyland heeft besloten om de methode van Joint Fact Finding (JFF) zoveel mogelijk toe te passen bij de uitvoering van het onderzoeksprogramma. Voor de maatschappelijke borging is het van belang dat relevante stakeholders worden betrokken in het proces. In opdracht van Flyland heeft DIJK12 Beleidsonderzoek een onderzoek uitgevoerd naar potentiële stakeholders van Flyland en naar de omgang met stakeholders in het kader van JFF. Het onderzoek is uitgevoerd door middel van deskresearch, literatuurstudie en telefonische interviews. In het nu volgende worden de belangrijkste resultaten en conclusies van het onderzoek kort samengevat.

1.

Identificatie van stakeholders

JFF is te karakteriseren als een instrument om te komen tot gezamenlijk gedragen kennis. Flyland kan worden aangemerkt als de regisseur van het onderzoeksprogramma Flyland. Alvorens het proces van JFF te starten is het van belang de verschillende actoren bij het proces te identificeren. Flyland heeft vanaf de start van het onderzoeksprogramma gewerkt aan de identificatie van stakeholders. Om meer zekerheid te krijgen dat er geen belangrijke stakeholders voor het onderzoeksprogramma Flyland ontbreken, is in het onderzoek nader gezocht naar nieuwe stakeholders van het onderzoeksprogramma. • De zoekactie naar nieuwe stakeholders heeft uiteindelijk een overzicht van 90 nieuwe organisaties opgeleverd. • Van de totaal 90 nieuw geïnventariseerde stakeholders is ongeveer 10% aan te merken als een organisatie met grote raakvlakken met het onderzoeksprogramma Flyland. • Door Flyland zelf waren reeds 225 stakeholders geïdentificeerd. Dit betekent dat Flyland nu beschikt over een potentieel van ruim 300 stakeholders. Ten aanzien van de identificatie van stakeholders van het onderzoeksprogramma Flyland kan het volgende worden geconcludeerd. • Een zeer groot deel van de stakeholders lijkt geïdentificeerd en het is praktisch gezien onmogelijk álle stakeholders vóóraf te identificeren. • Verder investering in zoekacties naar stakeholders lijkt op dit moment derhalve niet nodig. • In de volgende stappen van proces is het aan te bevelen er rekening mee te houden dat de groep stakeholders niet statisch is. Er zullen er bij komen en er zullen er af vallen.

DIJK12 Beleidsonderzoek - Stakeholders Flyland - Hoofdrapport - juli 2002

iii

2.

Wijze van betrekken van stakeholders bij het JFF-proces

Naast de identificatie van stakeholders is in het onderzoek door middel van literatuurstudie gezocht naar praktische handreikingen voor de wijze waarop stakeholders betrokken kunnen worden én blijven bij het JFF-proces van Flyland. Uit de literatuurstudie blijkt dat de ervaringen met JFF in Nederland zeer beperkt zijn. De interactieve processen in Nederland hebben vooral betrekking op plan-, beleids- en besluitvorming en minder op JFF als proces van interactieve kennisgenerering. Voor ervaringen met JFF wordt in de literatuur met name naar de VS verwezen. Dit leidt tot de conclusie dat Flyland de eerste (grote) JFF-case in Nederland is. Uit de literatuur komen een aantal aandachtspunten naar voren die meegenomen kunnen worden bij de stappen van Flyland om stakeholders bij het JFF-proces te betrekken. Onafhankelijkheid Flyland De initiatiefnemer van een JFF-project is meestal de overheid, die vervolgens een regisseur aanstelt. Bij het project ‘luchthaven in zee’ is dat eveneens het geval en het ligt voor de hand dat Flyland als programmabureau ook als regisseur optreedt. Het is echter aan te bevelen er rekening mee te houden dat Flyland als onderdeel van de overheidsorganisatie niet automatisch en per definitie als onafhankelijk en als objectief zal worden gezien. De borging van Flyland zelf als onafhankelijke, niet-belanghebbende organisatie en de communicatie daarover met de stakeholders, is derhalve vrij essentieel. Gelijke behandeling stakeholders Een van de belangrijkste conclusies uit het literatuuronderzoek naar JFF, is dat de mate van invloed van stakeholders in beginsel geen belang heeft. De discussies en besluitvorming binnen het JFF-proces moeten plaatsvinden met medeneming van álle belangen die bij de stakeholders bestaan. Dit betekent dat ten aanzien van de participatie van stakeholders in eerste instantie géén onderscheid moet worden aangebracht tussen stakeholders. Wél van belang is het dat er evenwicht is tussen verschillende groepen stakeholders in de diverse fasen van het JFF-proces. Om die reden is een categorisering van stakeholders van belang. In dit onderzoek zijn de stakeholders van Flyland ondergebracht in de volgende categorieën: Bedrijfsleven/Commerciële organisaties, Maatschappelijke organisaties, Overheid, Experts. Motivatie tot actieve participatie van stakeholders Uit het onderzoek blijkt tevens dat de motivatie tot actieve participatie van stakeholders met name wordt bepaald door de effecten die organisaties verwachten voor henzelf of hun achterban. A-priori is een aantal stakeholders meer betrokken dan anderen. Zonder sturing en uitsluitend de wensen van stakeholders volgend, zal participatie bij JFF Flyland zich dan uitkristalliseren tot (zeer) direct betrokkenen, luchthavengebonden en koepelachtige organisaties. Het gevaar is dan groot dat Flyland uiteindelijk wordt geïdentificeerd met een bepaalde groep stakeholders en dus met een specifieke groep belanghebbenden. Hierdoor komt de onafhankelijke rol van Flyland in gevaar alsook de objectiviteit van de resultaten van het onderzoeksprogramma waardoor deze aanvechtbaar worden. Een en ander leidt tot de conclusie dat: het gevaar van een eenzijdige samenstelling van de stakeholdersgroep en dus eenzijdige informatie reëel aanwezig is; • sturing en regie van de regisseur daarop gewenst is; •

iv


•

dat om bepaalde groepen stakeholders te betrekken wellicht meer werk zal moeten worden verricht.

Aandachtspunten bij het proces Ten aanzien van het proces van JFF en de positie van stakeholders daarbij komen de volgende aandachtspunten uit het onderzoek naar voren. • Faseer het proces, maak het proces inzichtelijk en communiceer over de verwachte opbrengst per fase. • Het karakter van het proces moet open en interactief zijn waarbij uitputtend wordt geïnformeerd. • Biedt ruimte voor onderhandeling en geef stakeholders ruimte om op te komen voor hun belangen. • Geef stakeholders de ruimte invloed te hebben op uitkomsten. • Gezien het grote belang van open, gelijkwaardige en duidelijke communicatie voor het duurzaam betrekken van stakeholders bij het onderzoeksprogramma, moet over de keuze van een instrument zorgvuldig worden nagedacht.


v

vi


1

Achtergronden bij de Stakeholdersanalyse Flyland

Eind 1999 is door het kabinet besloten dat de haalbaarheid van een luchthaven in zee nader moet worden onderzocht, om wellicht op de lange termijn te kunnen besluiten de luchtvaartactiviteiten te verplaatsen naar een locatie in zee. Hiertoe is een meerjarig onderzoeksprogramma geïnitieerd, welke in 2001 een aanvang heeft genomen en een looptijd kent van zes jaar. Voor de aansturing en coördinatie van het onderzoeksprogramma is het programmabureau Flyland ingesteld, dat opereert als een zelfstandig bureau. Het meerjarig onderzoeksprogramma van Flyland richt zich op het onderzoeken van de haalbaarheid van een luchthaven in zee. De wenselijkheid van een luchthaven in zee wordt niet onderzocht. Het programma heeft de volgende doelen. • Het reduceren van onzekerheden over de aanleg en het gebruik van een luchthaveneiland in de Noordzee. • Het onderzoeken of absolute no-go’s de aanleg en het gebruik van een luchthaveneiland in de weg staan. • Indien er geen no-go’s zijn: onderzoeken binnen welke randvoorwaarden van veiligheid, leefbaarheid en economie een eiland een haalbare optie vormt. Het programma biedt de mogelijkheid om onderweg te leren, nieuwe vragen te stellen en deze te onderzoeken. Het programma is gestart met het verkleinen van de reeds onderkende onzekerheden. Dit vindt plaats aan de hand van thema’s. Op dit moment zijn er acht thema’s: Mariene Ecologie en Morfologie; Vogels en Vliegveiligheid; Bereikbaarheid Eiland; Operationele Integriteit; Juridische Aspecten; Ruimtelijke Ordening; Milieueffecten en Financieel-economische Aspecten. Tevens wordt een studie ‘scoop luchthaveneiland’ uitgevoerd gericht op luchthavengerelateerde aspecten die niet aan de orde komen binnen de thema’s. Borging van het programma Flyland streeft ernaar dat bij afronding van het programma in 2006 overeenstemming bestaat over het feit dat de juiste problemen op een juiste wijze zijn onderzocht. Borging van het onderzoeksprogramma heeft daarom een zwaar accent. Er wordt onderscheid gemaakt tussen wetenschappelijke en maatschappelijke borging. Bij wetenschappelijke borging gaat het om resultaten die gezaghebbend zijn onder vakgenoten. In dit kader worden onder meer erkende wetenschappelijke methoden toegepast en wordt gebruik gemaakt van ‘second readers’ en ‘peer reviews’. Bij maatschappelijke borging gaat het om resultaten die gezaghebbend zijn onder belanghebbenden. Om dit te realiseren heeft Flyland besloten om de methode van Joint Fact Finding, als methode om kennis te ontwikkelen, zo veel mogelijk toe te passen op alle thema’s van het onderzoeksprogramma. Bij Joint Fact Finding wordt het hele onderzoekstraject, van probleemdefinitie tot en met het beschikbaar komen van resultaten, met belanghebbenden gezamenlijk doorlopen. Ten behoeve van de maatschappelijke borging is het van belang dat relevante stakeholders worden betrokken in het proces. Stakeholders worden daarbij aangemerkt als organisaties die mogelijk de lasten en de lusten van een luchthaveneiland in de Noordzee dragen.


7

Een eerste verkenning naar potentiële stakeholders van Flyland is uitgevoerd door het programmabureau. Om de maatschappelijke borging verder vorm te geven had Flyland behoefte aan nader inzicht in de stakeholders van Flyland. Het streven daarbij was dat in ieder geval alle belangrijke c.q. invloedrijke stakeholders bekend moeten zijn bij Flyland. Tevens was er behoefte aan inzicht in de wijze waarop de stakeholders gestimuleerd kunnen worden mee te denken en/of input te geven aan de onderzoeken van Flyland. Doel van het onderzoek en onderzoeksvragen Doel van het onderzoek is informatie op te leveren waarmee Flyland beslissingen kan nemen over welke stakeholders in ieder geval betrokken moeten worden bij Flyland en de wijze waarop deze betrokkenheid georganiseerd kan worden. Hierbij stonden de volgende vragen centraal: Welke maatschappelijk organisaties zijn stakeholders van Flyland? Welke maatschappelijke organisaties dragen mogelijk de lasten en lusten van een luchthaven in de Noordzee? Wat is de mate van de betrokkenheid bij Flyland, direct of indirect, bij het programma in algemene zin, of specifiek voor bepaalde thema’s? • Welke invloed hebben de stakeholders? Hoe groot is de achterban? Wat is de betrokkenheid van de achterban bij de organisatie? Op welke thema’s hebben de organisaties deskundigheid, wat is de aard van de deskundigheid? • Op welke wijze kunnen deze groeperingen (duurzaam) worden betrokken bij de onderzoeken van Flyland? Welke redenen hebben stakeholders om te participeren bij Flyland? Hoe kunnen stakeholders gestimuleerd worden mee te denken en input te leveren bij de onderzoeken? Welke methoden kunnen worden ingezet? Wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende methoden? Voor welke categorie organisatie, naar mate van betrokkenheid, is welke methode het meest geschikt? Op welke wijze kan het beste een duurzame relatie worden opgebouwd met stakeholders? •

Verantwoording onderzoek Bij de opzet van het onderzoek speelden onder meer de volgende uitgangspunten een rol. • De inventarisatie van potentiële stakeholders voor Flyland ging uit van de 80/20 gedachte. Zoeken binnen een limitatieve periode met als gedachte dat daarmee 80% van de stakeholders is geïnventariseerd waaronder in ieder geval de belangrijkste c.q. meest invloedrijke stakeholders. • Het onderzoek richtte zich niet alleen op het inventariseren van mogelijke stakeholders, maar ook op informatie om een meer kwalitatieve afweging te kunnen maken. De vraag daarbij was welke overwegingen bij de potentiële stakeholders leefden om wel dan wel niet bereid te zijn te participeren in het onderzoeksprogramma Flyland. • Het onderzoek ging uit van het sneeuwbal-effect. Het was mogelijk dat na een eerste inventarisatiefase nog nieuwe relevante stakeholders via andere stakeholders werden opgespoord. • Inzicht te geven in praktische voorbeelden/handleidingen om stakeholders in het Joint Fact Finding proces te betrekken en te behouden.

8


Het onderzoek is uitgevoerd in een aantal stappen. Overzicht 1

Fasering Stakeholdersanalyse

Stappen onderzoek

Doel en opbrengst

Stap 1 Voorbereiding

•

Stap 2 Inventarisatie stakeholders via deskresearch

•

Opstellen voorstel categorisering, te verzamelen kerninformatie en criteria stakeholders (plan van aanpak) Uitwisseling van kennis en inzichten tussen opdrachtgever en onderzoeksbureau

• •

Inventarisatie organisaties en kerninformatie organisaties Opstellen overzicht geïnventariseerde organisaties

Stap 3 • Telefonische interviews met selectie van • stakeholders, telefonisch •

Verzamelen aanvullende kerninformatie van selectie van stakeholders Inzicht in redenen waarom en hoe stakeholders zouden willen participeren bij Flyland Inventarisatie potentiële andere organisaties (sneeuwbal)

Stap 4 • Inventarisatie praktische informatie Joint Fact Finding door middel van deskresearch en telefonische interviews

Inzicht in leereffecten en aandachtspunten bij de opzet en invulling van Joint Fact Finding

•

Vertaling inzichten uit inventarisatie stakeholders en aspecten Joint Fact Finding naar Flyland

Stap 5 Analyse

Leeswijzer De rapportage bestaat uit twee delen. Deel I: Hoofdrapport. Hierin wordt ingegaan op de uitkomsten van de stakeholdersanalyse en literatuuronderzoek naar Joint Fact Finding. Deel II: Overzicht stakeholders Flyland. Deel I van de rapportage is als volgt opgebouwd. • In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op Joint Fact Finding in algemene zin. • Hoofdstuk 3 gaat in op de identificatie van stakeholders van Flyland. • Hoofdstuk 4 gaat in op de wijze waarop stakeholders duurzaam kunnen worden betrokken bij een proces van Joint Fact Finding. Deel II bevat twee overzichten. • Overzicht 1: Dit overzicht geeft een totaaloverzicht van alle geïdentificeerde mogelijke stakeholders van Flyland gerubriceerd in vier hoofdcategorieën en onderliggende subcategorieën. • Overzicht 2: Dit overzicht geeft voor 54 organisaties per organisatie de belangrijkste kerninformatie weer. Van de potentiële stakeholders en Kenniscentra waarvoor aanvullende achtergrondinformatie is verzameld is per organisatie een fact-sheet gemaakt met daarin de informatie die binnen het limitatief tijdpad kon worden verzameld.


9

10


2

Joint Fact Finding

Flyland heeft besloten om de methode van Joint Fact Finding (JFF) zoveel mogelijk toe te passen bij de uitvoering van het onderzoeksprogramma. Bij een dergelijk proces is het van belang dat relevante stakeholders worden geïdentificeerd die kunnen participeren bij JFF. Alvorens in te gaan op de identificatie van stakeholders wordt in dit hoofdstuk eerst in algemene zin ingegaan op het proces van JFF en de positie van stakeholders daarbij in het bijzonder. Om nader zicht te krijgen op deze aspecten is in dit onderzoek gezocht naar relevante informatie in de vorm van literatuur en voorbeeldprojecten rondom JFF en de positie van stakeholders daarbinnen. Het hoofdstuk is als volgt opgebouwd. In paragraaf 2.1 wordt eerst een algemene indruk gegeven van de verzamelde informatie en de bruikbaarheid daarvan voor Flyland. In paragraaf 2.2 wordt ingegaan op het doel en het proces van JFF in algemene zin. Paragraaf 2.3 gaat nader in op de verschillende actoren die een rol spelen bij JFF, waaronder stakeholders.

2.1

Ervaringen met Joint Fact Finding

Om meer zicht te krijgen op het proces van JFF en de positie van stakeholders daarbinnen is in dit onderzoek binnen een limitatief tijdspad van 5 dagen een search uitgevoerd. De search is uitgevoerd met behulp van het internet en telefonische interviews. Bijlage 1 van dit rapport geeft een verantwoording van de werkwijze bij deze informatieverzameling. De search was primair gericht op praktijkvoorbeelden van JFF-processen en ervaringen met de identificatie en omgang van stakeholders daarbinnen. De search heeft zich in eerste instantie gericht op projecten binnen de Nederlandse context. De vraag die zich daarbij voordeed was of er naast de reeds bij Flyland bekende ervaringen met trajecten, zoals Project Mainportontwikkeling Rotterdam (PMR) en Tijdelijk Overleg Platform Schiphol (TOPS), andere projecten in Nederland aan de orde zijn geweest die leereffecten en aandachtspunten voor Flyland konden opleveren. In aanvulling op de informatie uit de Nederlandse situatie is gezocht in Angelsaksische stukken en bronnen. Dit heeft geresulteerd in informatie afkomstig uit met name de VS. Bijlage 2 van dit rapport geeft een totaaloverzicht van de in dit onderzoek geïdentificeerde literatuur en informatie op het terrein van JFF en stakeholders. De literatuur en bronnen die direct voorhanden waren1, zijn vervolgens door de onderzoekers bezien op bruikbaarheid voor Flyland. Hier komt het volgende uit naar voren. Informatie uit Nederlandse bronnen De verzamelde informatie uit Nederland heeft vrijwel uitsluitend betrekking op ervaringen met interactieve plan-, beleids- en besluitvorming. Het betreft beschrijvingen van processen die er op zijn gericht om op interactieve wijze en in samenspraak met burgers te komen tot plan-, beleids- en besluitvorming over inrichting van met name stedelijke gebieden. De informatie is onder te verdelen in informatie over: 1

I het kader van dit onderzoek zijn geïdentificeerde literatuur en stukken niet besteld of opgevraagd bij bibliotheken.


11

• • • • • •

randvoorwaarden bij het proces; instrumenten die ingezet kunnen worden in het proces en de voor- en nadelen daarvan (conventioneel en ICT-gebaseerd); inrichting van het proces en de rolverdeling daarbinnen; valkuilen die op kunnen treden in het proces; evaluatie van interactieve besluitvorming; beschrijvingen van projecten in Nederland waarbinnen plan- en beleidsvorming interactief is vormgegeven.

De stukken overziend vallen een aantal zaken op. • De informatie gaat voornamelijk in op processen waarbij het uiteindelijk resultaat een plan of beleid of besluit is in het kader van ruimtelijke ordening. • De informatie gaat voornamelijk over processen waarbij de overheid optreedt als initiator en de individuele burger als interactieve medeontwikkelaar. • De voorbeeldprojecten die zijn gevonden - onder andere ‘Integrale inrichting Veluwerandmere’; ‘Noordwaarts! Van Stadsdeel Amsterdam-Noord’ en ‘Arnhem 2015’ hebben betrekking op lokale aangelegenheden (gemeente, stad). Dit betekent waarschijnlijk dat naast de reeds bekende meer grootschalige interactieve beleidsprocessen zoals PMR en TOPS de ervaringen in Nederland met name liggen in lokale situaties. • In de informatie wordt summier ingegaan op de omgang met stakeholders. Indien de gevonden informatie wordt bezien ten behoeve van de bruikbaarheid voor de JFF van Flyland kan het volgende worden geconstateerd. • In de ‘Nederlandse’ informatie wordt nergens specifiek ingegaan op het omgaan met het proces van interactieve kennisgenerering (JFF) als fase voorafgaand aan plan-, beleids- en besluitvorming • In de ‘Nederlandse’ informatie wordt nauwelijks ingegaan op de identificatie en participatie van stakeholders. • De ‘Nederlandse’ informatie bevat echter wel handvatten, instrumenten die gebruikt en/of ingezet kunnen worden bij een interactief proces zoals JFF. • Er zijn binnen Nederland op basis van onze zoekactie geen projecten gevonden die voldoende vergelijkbaar zijn met het JFF-proces van Flyland waar informatie uit kan worden gehaald ten behoeve van de inrichting van het JFF-proces en de participatie van stakeholders daarbij. Daardoor zijn tevens geen relevante gesprekspartners meer gevonden. Informatie uit bronnen uit de VS In de ‘VS’-informatie wordt zowel ingegaan op het gehele proces van interactieve plan-, beleids-, en besluitvorming alsook specifiek op JFF als middel voor dataverzameling in de voorfase van plan-, beleids- en besluitvorming. In vergelijking met de ‘Nederlandse’ informatie vallen de volgende zaken op. • Ook in de ‘VS’-informatie over interactieve plan-, beleids-, en besluitvorming wordt ingegaan op randvoorwaarden, valkuilen, instrumenten etc. In die zin is dat vergelijkbaar met de aard van de Nederlandse informatie. Wel valt op dat de ‘VS’-informatie meer is geschreven in de vorm van een leidraad voor toepassing. De ‘Nederlandse’ informatie is meer geschreven in een ‘set’ van aandachtspunten waarmee rekening kan worden gehouden gedurende het proces. • In de ‘VS’-informatie wordt vrij specifiek ingegaan op het betrekken van en het omgaan met diverse groepen stakeholders.

12


•

•

De ‘VS’-informatie onderscheidt duidelijk JFF als instrument voor dataverzameling als voorfase van plan-, beleids-, en besluitvorming. Tevens wordt ingegaan op aandachtspunten bij een JFF-proces. De ‘VS’-informatie is voornamelijk gebaseerd op projecten aangaande ‘environmental cases’.

Samenvattend Indien de gevonden informatie wordt bezien ten behoeve van de bruikbaarheid voor Flyland kan het volgende worden geconstateerd. • De VS-informatie over JFF is toegespitst op ‘environmental cases’ waarbij ook de inzet van stakeholders en experts aan de orde is waardoor de handleidingen, instrumenten e.d. zeer goed toepasbaar lijken voor Flyland. • De VS-informatie over interactieve plan-, beleids-, en besluitvorming is ook voornamelijk gebaseerd op ‘environmental cases’ waardoor de handvatten ook goed bruikbaar kunnen zijn voor Flyland. • De informatie uit Nederland is niet specifiek gericht op JFF en bevat relatief weinig informatie over de identificatie en omgang met stakeholders in het kader van JFF.

2.2

Algemene kenmerken en doel van een JFF-proces

In alle in dit onderzoek beschouwde stukken waarin JFF aan de orde komt, wordt JFF getypeerd als methode van kennisontwikkeling als onderdeel van een geheel traject van een interactief beleids- en/of besluitvormingstraject. Algemene kenmerken van een interactief proces Uit de diverse literatuur komen een aantal aspecten naar voren waardoor een interactief proces zich in algemene zin kenmerkt. Het betreft de volgende aspecten. • De overheid initieert meestal een interactief proces en vervult daarbij een rol op de achtergrond. Dit is meestal in de rol van opdrachtgever of regisseur, waarbij zij de samenwerking tussen verschillende spelers faciliteert. • Initiators van een beleids- of besluitvormingsproces (bijvoorbeeld overheden) kiezen voor een interactieve werkwijze om de volgende redenen. Verbeteren van kwaliteit van het beleid. Versterken van de democratie. Vergroten van het draagvlak voor beleid. • Partijen met verschillende belangen werken samen om te komen tot wederzijds gedragen resultaten. • Het betreft een proces van onderhandelen tussen diverse partijen. • Er wordt gebruik gemaakt van de kennis die bij verschillende partijen aanwezig is. • Er wordt zowel top down als bottom up gecommuniceerd (bij traditionele, nietinteractieve beleids- en besluitvormingsprocessen is de communicatierichting voornamelijk top down). • Het resultaat van een interactief proces is een uitkomst die op basis van consensus wordt gedragen. Dit betekent niet dat het een unaniem besluit is of dat het een besluit is welke door iedere partij wordt geprefereerd. Consensus is bereikt wanneer iedereen kan zeggen: “Ik kan ermee leven”. • Redenen voor burgers of stakeholders om deel te nemen aan een interactief proces kunnen zijn. Opkomen voor een bepaald belang. Invloed op de uitkomsten.


13

•

Uitgangspunten bij interactieve beleids- of besluitvorming zijn over het algemeen: openheid; duidelijke afspraken; actieve rol overheid (meestal de partij die initieert); alternatieven; gelijkwaardigheid; diversiteit in de deelnemersgroep.

Doel van een JFF-proces JFF is te karakteriseren als een interactief kennisontwikkelingstraject. Onder meer Susskind2 en Marlene Rebori et al.3 geven aan dat JFF plaatsvindt in de pre-onderhandelingsfase van een gemeenschappelijk/interactief proces. Marlene Rebori et al. (2000) omschrijven het doel van JFF als volgt: “The purpose of Joint Fact Finding is to develop shared knowledge about the problem. It is a tool that negotiators can use to guide the process of gathering information, analyzing facts, and collectively making informed decision.” De reden om JFF in te zetten ligt in het voorkomen dat uiteindelijke beleidskeuzen ter discussie worden gesteld omdat het onderzoek waar zij op gebaseerd zijn niet juist zou zijn. Recente voorbeelden daarvan in de Nederlandse context zijn onder meer De Betuweroute en boringen in de Waddenzee (zie o.m. ARB Toolkit van Ministerie van Verkeer & Waterstaat).4 Discussies ontstonden toen over bijvoorbeeld de onafhankelijkheid van het onderzoekbureau, de relevantie van onderzoeksvragen en de interpretatie van gegevens. Ook in de stukken vanuit de VS worden voorbeelden genoemd van dit soort situaties. Marlene Rebori et al. (2000) benadrukken in dit verband dat JFF niet alle aspecten zal kunnen oplossen, maar wel veel van de problemen kan verminderen die verband houden met “data, credibility of experts, and advocacy science”. De functie van JFF zien zij daarbij als volgt: “The goal of Joint Fact Finding is to enable all participants in the process to collectively understand the problems well enough to make informed and reasonable decisions”. Samenvattend kan worden gesteld dat JFF een instrument is om te komen tot gezamenlijk gedragen kennis waarmee de verzamelde kennis maatschappelijk geborgd is.

2.3

Actoren bij JFF: Stakeholders, experts en de regisseur

Gezamenlijkheid is dus een sleutelwoord bij JFF. De vraag die zich dan voordoet is welke actoren de gezamenlijkheid invullen en wie dus betrokken moeten zijn in het proces om de gezamenlijke kennisgenerering en benodigde borging te realiseren. In de beschrijvingen van JFF in de literatuur en de voorbeeldprojecten daarbij komen telkens dezelfde actoren naar voren die een ieder hun eigen rol vervullen bij de realisatie van een succesvol traject van JFF: Stakeholders, Experts en Regisseur. 2

Breaking the Impasse.Consensual Approaches to Resolving Public Dispute. Lawrence Susskind en Jeffrey Cruikshank. Basis Books inc. Verenigde Staten, 1987. 3 Managing Natural Resources Disputes, no 1-11. Marlene Rebori, Mary Reed, Loretta Singletary. University of Nevada, Reno 1999-2000. 4 ARB Toolkit Technieken # 25. Joint Fact finding. Adviesunit resultaatgericht beleid. Ministerie van Verkeer & Vervoer, Den Haag.

14


In het nu volgende wordt nader ingegaan op deze drie actoren. Stakeholders Onder stakeholders wordt in de literatuur meestal verstaan: “Die organisaties en individuen die worden beïnvloed door de uitkomsten van de voornemens van een organisatie (of project) of deze zelf kunnen beïnvloeden”(Mitchell et al., 1997).5 Flyland zelf hanteert de volgende operationele definitie van stakeholders. “Stakeholders van Flyland zijn organisaties die mogelijk de lasten en/of lusten van een luchthaveneiland in de Noordzee dragen.” Deze definitie sluit aan bij de gehanteerde definities in de literatuur en is toegespitst op de specifieke situatie van Flyland. Stakeholders vervullen een cruciale rol binnen een JFF-proces. Stakeholders brengen het proces op gang, brengen de noodzakelijk vragen naar voren, bepalen wanneer deze aan de orde moeten komen en op welk detailniveau die gesteld en beantwoord moeten worden (Adler et al., 2000). 6 Tevens bepaalt hun gezamenlijke inbreng de maatschappelijke borging van het onderzoek. Ten aanzien van de identificatie van stakeholders voor een JFF-project komen uit de literatuur de volgende aandachtspunten naar voren: •

Alle relevante stakeholders moeten vanaf het begin van het proces betrokken zijn Door Holland et al.7 (1999) wordt er op gewezen dat om gezamenlijk tot de conclusie te kunnen komen dat het onderzoek voldoende maatschappelijk geborgd is, het bij aanvang van het traject van belang is na te streven dat alle relevante stakeholders vanaf het begin af aan bij het onderzoeksproces worden betrokken. Gesteld wordt dat wanneer dit zorgvuldig gebeurt, wordt voorkomen dat actoren ‘buiten de boot vallen’ en bij ontwikkeling van beleid en bij besluitvorming in een later stadium via hindermacht een beleid of besluit frustreren. Dit kan leiden tot een enorme hoeveelheid organisaties en individuen die uiteindelijk als stakeholder kunnen worden aangemerkt.

•

Alle betrokken partijen moeten het er over eens zijn dat de belangrijke spelers betrokken zijn Susskind et al. (1987) benadrukt dat alle betrokken partijen het er uiteindelijk over eens moeten zijn dat ook daadwerkelijk de meeste belangrijke spelers bij het onderzoek betrokken zijn geweest. Hij wijst er in dit verband op dat het in veel gevallen niet duidelijk zal zijn welke organisaties of welk individuen bepaalde belangen vertegenwoordigen. Dit betekent dat alle mogelijke partijen benaderd moeten worden. Hierbij kan vaak de ‘sneeuwbalmethode’ worden toegepast, waarbij partijen die in eerste instantie benaderd worden kunnen doorverwijzen naar andere partijen, omdat zij een beter zicht hebben op de actoren binnen hun beleidsterrein. Hoe groter dit net wordt, des te groter wordt de kans dat de juiste ‘range’ van stakeholders wordt geïdentificeerd.

5 Towards a theory of Stakeholder Identification and Salience: defining the Principle of Who and What really counts, Ronald K. Mitchell, Bradley R. Agle & Donna J. Wood. In: Academy if Management Review, vol. 22, no. 4, p.853886, 1997a. 6 Managing Scientific and Technical Information in Environmental Cases. Principles and Practices for Mediators and Facilitators. Peter S. Adler, Robert C. Barrett, Martha C. Bean, Juliana E. Birkhoff, Connie P. Ozawa & Emily B. Rudin. RESOLVE inc. U.S., Institute for Environmental Conflict Resolution, Western Justice Center Foundation, 2000. 7 Nieuwe Instrumenten voor Interactieve Beleidsvorming. Christiaan Holland, Frank Bongers & Harry Bouwman. Senter Technologie & Samenleving, Den Haag, 1999.


15

Verder stelt hij dat het vrijwel onmogelijk is om uiteindelijk met absolute zekerheid te kunnen vaststellen dat alle mogelijke stakeholders zijn geïdentificeerd, maar dat wanneer alle betrokken partijen zich maximaal inzetten mogelijke problemen tot een minimum kunnen worden gereduceerd. Op het moment dat bijvoorbeeld steeds dezelfde namen worden genoemd, kan met grotere waarschijnlijkheid worden geconcludeerd dat er voldoende stakeholders zijn gevonden. Hij wijst er echter op dat alle partijen open moeten blijven staan voor de optie dat gedurende het proces mogelijk nog nieuwe partijen relevant blijken te zijn en alsnog bij het traject betrokken dienen te worden. •

Indeling in categorieën Susskind et al. (1987) geeft aan dat het belangrijk is dat er in een JFF-proces een goede balans is tussen de verschillende belangen van de stakeholders, waarbij alle belangen een gelijke stem hebben. Stakeholders kunnen daartoe ingedeeld worden in categorieën van stakeholdersbelangen. Bedrijven hebben voornamelijk belangen op het ideële en financiële vlak. Burgers hebben voornamelijk ideële en persoonlijke belangen op het spel staan. De beleidsinstanties of -functionarissen behartigen voornamelijk de algemene, publieke belangen. Een indeling van stakeholders die in de bestuurskundige literatuur gebruikelijk is, is de volgende. Bedrijven. Burgers. Beleid (of Bestuurders en Bureaucraten apart). Tuininga8 onderkent in de notitie ‘Suggesties voor Maatschappelijke Borging naar aanleiding van de Flyland Workshop Mariene Ecologie & Morfologie’ (2001) eveneens het belang van een indeling van de verschillende stakeholders in categorieën. Dit om ook tijdens het proces goed te kunnen onderscheiden welke belang een stakeholder dient in het proces.

Experts Bijzonder aan een JFF-proces, in vergelijking met andere interactieve processen als beleids- en besluitvormingsprocessen, is dat ook experts (deskundigen) een belangrijke actor vormen. Zij zijn niet als stakeholder aan te merken, omdat er geen belangen van deze organisatie of dit individu in het geding zijn. Zij zijn echter wel aan te merken als een belangrijke actor omdat zij een deel van de benodigde kennis kunnen genereren. Rebori et al. (2000) onderscheidt twee mogelijke rollen van wetenschappers of experts (verder samengevoegd tot de expert) in een JFF-proces. • De expert wordt ingehuurd door de projectgroep om een bepaalde onderzoekstaak uit te voeren (een expert buiten het proces). In dit geval heeft de expert de taak de stakeholders te voorzien van waardevolle en objectieve kennis en informatie die in een begrijpelijke taal worden gecommuniceerd. • De expert maakt deel uit van het samenwerkingsverband (een expert binnen het proces). In dit geval moet de expert er voor zorgdragen dat hij als een gelijkwaardige deelnemer fungeert en openstaat voor expertise van partijen van wie dit in eerste instantie niet wordt verwacht.

8

Suggesties voor Maatschappelijke Borging naar aanleiding van de Flyland Workshop Mariene Ecologie & Morfologie op 22 november 2001 in Rotterdam. E.J. Tuininga, 2002.

16


De regisseur In alle relevante literatuur over JFF en interactieve beleidsprocessen wordt benadrukt dat een onafhankelijk regisseur van groot belang is voor een succesvol verloop van het JFF-proces. De keuze van de regisseur van het proces is volgens onder meer Holland et al. (1999) een belangrijke, bijna strategische keuze. De regisseur is verantwoordelijk voor het feitelijk verloop van het communicatieproces en voor het tot stand brengen van feedback. Daarmee heeft hij een grote verantwoordelijkheid. Bij de keuze van de regisseur (in bijna alle stukken wordt aangeraden een onafhankelijk bureau of persoon aan te trekken) gaat het niet alleen om betrokkenheid en deskundigheid, maar ook om de vaardigheid om communicatieprocessen in gang te zetten en te onderhouden.


17

18


3

Identificatie stakeholders Flyland

Alvorens het proces van JFF te starten is het van belang de verschillende actoren bij het proces te identificeren. De meest complexe en cruciale stap daarbij is de analyse van stakeholders. De samenstelling van de stakeholdersgroep vormt immers uiteindelijk de maatschappelijke borging van het proces. Het programmabureau Flyland (Flyland) kan worden aangemerkt als de regisseur van het onderzoeksprogramma Flyland. Zoals uit het vorige hoofdstuk naar voren is gekomen brengt de regisseur de stakeholdersanalyse op gang. Flyland heeft dan ook vanaf de start van het programma gewerkt aan de identificatie van stakeholders. Zoals echter tevens is gebleken uit het vorige hoofdstuk is het van belang dat álle relevante stakeholders van begin af aan betrokken worden. Om meer zekerheid te krijgen dat geen belangrijke stakeholders voor het onderzoeksprogramma Flyland ontbreken, is in dit onderzoek nader gezocht naar potentieel relevante stakeholders van Flyland. Daarbij stonden twee vragen centraal. • Welke maatschappelijke organisaties zijn stakeholder van Flyland? • Welke invloed hebben de stakeholders? Uitgangspunt bij deze analyse was niet een uitputtend overzicht en inzicht te genereren. Het voornaamste doel was om te bezien of naast de reeds door Flyland geïnventariseerde stakeholders nog andere groeperingen waren die relevant en belangrijk zijn voor Flyland zijn om te voorkomen dat belangrijke groeperingen worden gemist in het onderzoeksproces. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de resultaten van de analyse van stakeholders. Het hoofdstuk is al volgt opgebouwd. In paragraaf 3.1 wordt ingegaan op een categorisering van stakeholders. Paragraaf 3.2 geeft verslag van de resultaten van de zoekactie en de verschillende stappen die daarbij aan de orde zijn geweest.

3.1

Categorie-indeling stakeholders Flyland

Alvorens te starten met de inventarisatie van mogelijke stakeholders van Flyland is in overleg met Flyland een categorie-indeling van stakeholders gemaakt. De categorie-indeling kent verschillende doelen. • Inzichtelijk te maken vanuit welke invalshoek organisaties stakeholder zijn van Flyland. • Inzichtelijk te maken hoe de verdeling is van de stakeholders over de verschillende categorieën. Wanneer de stakeholders in categorieën worden geplaatst kan inzichtelijk worden gemaakt welke belangen reeds breed vertegenwoordigd worden en hoe de verdeling tussen categorieën eruit ziet. • Inzichtelijk te maken in welke categorieën stakeholders reeds breed zijn geïnventariseerd, zodat in het onderzoek gericht verder gezocht kon worden in categorieën die minder breed gevuld zijn. Mede gezien de aanbeveling van Tuininga (zie paragaaf 2.3) is besloten een hoofdindeling te maken waarin de verschillende belangen van de stakeholders naar voren komen. Binnen deze


19

hoofdcategorieën is een verdere onderverdeling gemaakt in categorieën die raakvlakken met de diverse thema’s van Flyland tot uitdrukking brengen. Bij de hoofdindeling is aangesloten bij de indeling die gebruikelijk is in de bestuurskundige literatuur: Bedrijven, Burgers en Beleid. Doordat ook experts een belangrijke rol spelen in een JFF-proces (zie paragraaf 2.3) zijn experts tevens opgenomen als aparte categorie. In onderstaand overzicht worden de vier hoofdcategorieën benoemd en wordt uitgelegd welk soort organisaties tot deze categorieën worden gerekend. Overzicht 2

Hoofdindeling stakeholders Flyland

Hoofdcategorie

Omschrijving

Commerciële Organisaties/Bedrijfsleven

Onder Commerciële organisaties/Bedrijfsleven worden die organisaties verstaan die zich bezighouden met commerciële activiteiten, of die partijen vertegenwoordigen die zich met commerciële activiteiten bezighouden. Hier vallen bijvoorbeeld branche-organisaties onder, alsook werknemers- en werkgeversorganisaties en belangenverenigingen.

Maatschappelijke Organisaties

Onder maatschappelijke organisaties worden die organisaties gerekend die een maatschappelijke groepering vertegenwoordigen, meestal bestaande uit burgers, op het gebied van milieu, reizen en sociaalmaatschappelijke thema’s, waarbij geen winst wordt nagestreefd.

Overheid

Onder de categorie Overheid vallen alle organisaties van de Europese en rijksoverheid, lagere overheden en waterschappen.

Kenniscentra/Experts

Onder Kenniscentra/Experts worden die organisaties of personen gerekend die in het onderzoeksprogramma van Flyland voornamelijk kunnen fungeren als kennisaanbieder bij de diverse onderzoekstrajecten. Hieronder vallen bijvoorbeeld onderzoeksinstituten, adviesorganisaties en kennis- en informatiecentra. Hieronder kunnen zich ook commerciële organisaties of maatschappelijke organisaties bevinden, maar omdat ze op hun kennisleverende rol worden geselecteerd, worden ze in deze categorie ingedeeld.

Binnen deze hoofdcategorieën is vervolgens een verdere onderverdeling gemaakt in de volgende onderwerpen. • Economie Algemeen. • Verkeer & Vervoer. • Toerisme & Recreatie. • Verkeer & Vervoer. • Natuur & Milieu. • Sociaal-Maatschappelijk Welzijn. • Internationaal. • Nationaal. • Regionaal/Provinciaal. • Lokaal: Omgeving Schiphol. • Lokaal Omgeving Luchthaven in Zee. • Waterschappen/Drinkwaterbedrijven. • Overig.

20


3.2

Inventarisatie stakeholders

Bij de inventarisatie van stakeholders is uitgegaan van de operationele definitie die Flyland hanteert voor stakeholders. “Stakeholders van Flyland zijn organisaties die mogelijk de lasten en/of lusten van een luchthaveneiland in de Noordzee dragen”. Dit betekent dat gezocht is naar organisaties die qua doestelling en werkzaamheden raakvlakken vertonen met de verschillende thema’s van het onderzoeksprogramma Flyland of luchtvaart in het algemeen.9 De inventarisatie van stakeholders heeft plaats gevonden in een aantal stappen. De inhoud en resultaten van de verschillende stappen worden in het nu volgende achtereenvolgens besproken. Stap 1 Bepaling prioriteiten zoekacties Als eerste stap in de inventarisatie van stakeholders zijn de reeds door Flyland geïdentificeerde stakeholders ingedeeld in de hoofd- en subcategorieën van de categorie-indeling. Aan de hand daarvan is bezien welke categorieën al voldoende gevuld waren en welke categorieën in mindere mate. In overleg met Flyland is vervolgens geconstateerd dat in de categorieën ‘Commerciële organisaties/ Bedrijfsleven’ en ‘Overheid’ stakeholders al in ruime mate waren vertegenwoordigd. Om die reden is besloten de verdere inventarisatie voornamelijk te richten op stakeholders in de categorie ‘Maatschappelijke organisaties’ en op Kenniscentra en Experts. Eventuele nieuwe stakeholders in de andere categorieën werden echter wel meegenomen als deze werden aangetroffen. Stap 2 Eerste ronde zoekacties Binnen een limitatief tijdpad van 3 werkdagen is vervolgens gezocht naar nog niet geïdentificeerde stakeholders voor Flyland, waarbij primair is gekeken naar maatschappelijk organisaties en kenniscentra/experts. Dit is als volgt aangepakt. Samenstellen van een groslijst van (maatschappelijke) organisaties en kenniscentra die qua naamgeving en algemene doestelling raakvlakken vertoonden met thema’s van Flyland of luchtvaart in algemene zin. Dit leverde een eerste groslijst op van 174 nieuw geïdentificeerde potentiële stakeholders en experts op. • Bezien van de groslijst op overlap. De groslijst is vervolgens bezien op overlap met reeds geïdentificeerde stakeholders of met elkaar. Uit deze screening bleek dat 22 organisaties in het verdere traject buiten beschouwing konden worden gelaten. De belangrijkste reden was dat betreffende organisaties aangesloten waren bij andere reeds geïdentificeerde organisaties. Daarnaast bleken enkele organisaties bij nadere bestudering nauwelijks raakvlakken te hebben met Flyland. Na deze screening bevatte de groslijst 152 organisaties. • Selectie van organisaties waarvoor verzameling van meer achtergrondinformatie relevant leek. Uit de resterende groslijst van 152 organisaties zijn vervolgens organisaties geselecteerd die op het eerste gezicht interessant genoeg leken om meer informatie over hun achterban en invloed te verzamelen. Belangrijkste criterium daarbij was de mate van raakvlak met de diverse thema’s van Flyland. Dit resulteerde in een selectie van 40 organisaties. •

9

Voor het vinden van nieuwe stakeholders is gebruik gemaakt van de Pyttersen’s Nederlandse Almanak. In deze almanak worden particuliere, overheids- en semi-overheidsorganisaties en -instellingen beschreven die ten minste een supralokaal belang dienen en primair een not-for-profit doel nastreven. Tevens is gebruik gemaakt van het Internet waar via verschillende zoekmachines en zoektermen is gezocht naar relevante organisaties.


21

•

•

Verzamelen achtergrondinformatie 40 organisaties. Voor 40 organisaties is vervolgens gezocht naar nadere informatie om een betere afweging te kunnen maken of het hier een relevante stakeholder betrof. Er is onder meer gezocht naar informatie over de volgende aspecten: aard/type/rechtspersoon; doelstelling van de organisatie; omvang en structuur; achterban; belangen/expertise i.r.t. onderzoeksprogramma; relatie tot thema(‘s) van Flyland. Bij zes van deze 40 organisaties bleek op basis van de nadere informatie dat hun feitelijke activiteiten nauwelijks raakvlakken vertoonden met Flyland. Deze organisaties zijn van de groslijst verwijderd. Dit betekent dat in deze zoekronde van 34 potentiële stakeholders achtergrondinformatie is verzameld. Opstellen tussenrapportage. Er is een tussenrappportage opgesteld waarin de resultaten van deze eerste ronde zoekacties zijn opgenomen.

Stap 3 Tweede ronde zoekacties Op basis van de tussenrapportage is in overleg met de opdrachtgever besloten om in de tweede ronde de zoekacties verder te richten op het verzamelen van: • meer achtergrondinformatie van kenniscentra/experts. De motivatie daarvoor lag in het volgende. De eerste ronde zoekacties gaf voldoende vulling in de verschillende hoofdcategorieën stakeholders Bij Flyland was weinig achtergrondinformatie bekend van de verschillende geïnventariseerde kenniscentra/experts. • aanvullende achtergrondinformatie van zeventien organisaties waarvan in stap 2 reeds achtergrondinformatie was verzameld. De reden daarvoor was dat deze organisaties dermate relevant leken dat meer informatie voor Flyland van belang werd geacht. Tevens is op basis van de tussenrapportage besloten alle individuele advies en beleidsonderzoeksbureaus die op uitsluitend commerciële basis werken en dus geen fundamenteel onderzoek verrichten te verwijderen van de groslijst. Dit betrof ruim 60 organisaties. De groslijst werd daarmee teruggebracht tot 90 organisaties. Vervolgens is binnen een limitatief tijdpad van 2 dagen van 14 Kenniscentra/experts nadere informatie verzameld over de bij hen aanwezige kennis en bij 17 stakeholders nadere achtergrondinformatie. Stap 4 Opstellen totaaloverzicht stakeholders Flyland De bij de zoekacties geïnventariseerde organisaties zijn allen toegevoegd aan het in stap 1 van de zoekacties samengestelde overzicht. Dit overzicht geeft derhalve een totaaloverzicht van alle geïdentificeerde stakeholders van Flyland gerubriceerd in de vier hoofdcategorieën en de onderliggende subcategorieën. Het gehele overzicht is opgenomen in Deel II van deze rapportage. Van de potentiële stakeholders en Kenniscentra waarbij aanvullende achtergrondinformatie is verzameld is per organisatie een fact-sheet gemaakt met daarin de informatie die binnen het limitatief tijdpad kon worden verzameld. Het betreft in totaal 48 relevante fact-sheets. Ook deze fact-sheets zijn opgenomen in Deel II van deze rapportage.

22


Resultaat nadere zoekacties stakeholders De zoekacties naar nieuwe stakeholders heeft uiteindelijk een overzicht van 90 nieuwe organisaties opgeleverd. In totaal is van 48 van deze 90 organisaties aanvullende informatie verzameld om meer zicht te krijgen op de invloed en beschikbare kennis van de organisaties in relatie tot Flyland. Door Flyland zelf waren reeds 225 stakeholders geïdentificeerd. Dit betekent dat Flyland nu beschikt over een potentieel van ruim 300 stakeholders. Het volgende overzicht geeft een kwantitatief overzicht van alle dóór en vóór Flyland geïnventariseerde stakeholders onderverdeeld in de hoofdcategorieën. Overzicht 3

Stakeholders

Hoofdcategorie

Aantal door Flyland geïnventariseerde organisaties

Commerciële Organisaties/Bedrijfsleven Maatschappelijke Organisaties Overheid Kenniscentra/Experts Totaal aantal stakeholders

Aantal door DIJK12 geïnventariseerde organisaties

Totaal

88 30 62 45

22 19 8 41

110 49 70 86

225

90

315

Van de totaal 90 nieuw geïnventariseerde stakeholders is ongeveer 10% aan te merken als een organisatie met grote raakvlakken met het onderzoeksprogramma Flyland. Van de overige nieuw geïdentificeerde stakeholders is het raakvlak minder groot of is op dit moment nog niet geheel duidelijk hoe groot het raakvlak met het onderzoeksprogramma daadwerkelijk is. Samenvattend In onderstaand schema worden de verschillende stappen in de zoekacties naar nieuwe mogelijke stakeholders samengevat: Schema 1

Stappen zoekacties naar nieuwe mogelijke stakeholders Flyland

Groslijst 174 organisaties

Groslijst bezien op overlap: 22 organisaties verwijderd.


Voor 40 organisaties nadere informatie verzameld: 6 van deze organisaties verwijderd vanwege onvoldoende raakvlak. 34 fact-sheets gemaakt.


In overleg besloten ruim 60 organisatie-advies- en beleidsonderzoeksbureaus niet mee te nemen.


Van 14 kenniscentra nadere informatie verzameld. 14 factsheets gemaakt.

90 nieuwe geïdentificeerde organisaties, waarvan 48 uitgewerkt in fact-sheets.


23

24


4

Betrekken van stakeholders bij het JFF-proces

Na de identificatie van stakeholders doet de vraag zich voor op welke wijze de stakeholders betrokken kunnen worden èn blijven bij het JFF-proces. In dit hoofdstuk wordt hier nader op ingegaan. Ten aanzien van het betrekken van stakeholders zijn de volgende vragen aan de orde. • Welke redenen hebben stakeholders om te participeren bij Flyland? Hoe kunnen stakeholders gestimuleerd worden mee te denken en input te leveren bij de onderzoeken? Welke methoden kunnen worden ingezet? Wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende methoden? Voor welke categorie organisatie, naar mate van betrokkenheid, is welke methode het meest geschikt? Op welke wijze kan het beste een duurzame relatie opgebouwd worden met stakeholders? Om nader zicht te krijgen op deze aspecten is in dit onderzoek: bij een selectie van de geïdentificeerde stakeholders nagegaan welke motieven zij hebben om al dan niet te participeren bij Flyland; • gezocht naar relevante informatie, aangrijpingspunten in de literatuur en voorbeeldprojecten rondom JFF en de positie van stakeholders daarbinnen. In bijlage 1 wordt de werkwijze ten aanzien van deze informatieverzameling beschreven. •

Het hoofdstuk is als volgt opgebouwd. In paragaaf 4.1 wordt ingegaan op de motieven van stakeholders om te participeren bij Flyland. Paragraaf 4.2 geeft in algemene zin aan wat er in de literatuur bekend is met betrekking tot het betrekken van stakeholders. In de paragrafen 4.3 tot en met 4.5 wordt achtereenvolgens ingegaan op de aandachtspunten die uit de literatuur naar zijn gekomen.

4.1

Motivatie van stakeholders om te participeren

In het onderzoek is tentatief nagaan wat de overwegingen, motieven en voorwaarden van potentiële stakeholders kunnen zijn om te participeren bij Flyland. Dit heeft plaatsgevonden door middel van telefonische interviews onder een selectie van geïdentificeerde stakeholders. Op basis van de tussenrapportage die in stap 2 van de zoekacties is opgesteld (zie paragraaf 2.2) is in overleg met de opdrachtgever een selectie gemaakt van organisaties. Bij de selectie speelden de volgende overwegingen een rol. • Stakeholders in de categorieën die ondervertegenwoordigd waren (Maatschappelijke Organisaties en Kenniscentra/Experts) • Stakeholders die vanuit een geheel nieuw belangenveld naar voren waren gekomen (bijv. de energiesector en consumentenbelangen). • Nieuw geïdentificeerde stakeholders die op voorhand redelijk invloedrijk leken en veel raakvlakken vertoonden met Flyland. • Stakeholders die mogelijk over belangrijke expertise beschikten voor de resultaten van het onderzoeksprogramma.


25

In totaal zijn op deze wijze 16 organisaties geselecteerd. Deze organisaties zijn allen benaderd voor een telefonisch interview. Bij 12 organisaties is een interview afgenomen. De overige vier organisaties zijn niet bereikt binnen de onderzoeksperiode, omdat de contactpersonen niet aanwezig waren gedurende de beschikbare onderzoekstijd. Voorafgaand aan de interviews is de organisaties een brief gestuurd met daarin een uitleg van het doel van het interview en informatie over Flyland. Hiermee zijn de organisaties in staat gesteld zich een standpunt te vormen omtrent hun eventuele betrokkenheid bij en participatie in het onderzoeksprogramma Flyland. Uit de interviews is op hoofdlijnen het volgende naar voren gekomen.10 Overzicht 4

Uitkomsten interviews

Geselecteerde organisatie

Bereidheid participatie

Motivatie

•

Nederlandse Stichting Geluidshinder

Meedenken en Meedoen

•

Groot raakvlak

•

Platform voor de Nederlandse Luchtvaart

Meedenken en Meedoen

•

Groot raakvlak

•

Nederlandse Aardolie Maatschappij BV

Meeweten

• •

Beperkt raakvlak (alleen m.b.t. veiligheid olieplatforms in Noordzee) Heeft wel relevante kennis in huis, maar thematiek Flyland behoort niet direct tot aandachtsgebied

•

Nederlands Vervoeroverleg

Meeweten

• •

Groot raakvlak Voldoende vertegenwoordigd door andere vervoerspartijen (Overlegorgaan Goederenvervoer, TLN en KNV)

•

Raad voor de Transportveiligheid

Meeweten

• •

Raakvlak aanwezig Wil onafhankelijk blijven

•

VEVC

Meeweten

• •

Raakvlak aanwezig (indirecte effecten) Voldoende vertegenwoordig door andere organisaties (FVV en Ned. Vissersbond)

•

Federatie Energiened

Geen participatie

•

Te weinig raakvlak Verwijzen naar de individuele energiebedrijven (Nuon, Essent, Electrabel)

• •

Stichting Nederland Maritiem Land

Geen participatie

• •

Te weinig raakvlak Verwijzen naar aangesloten koepelorganisaties (VBKO, BMCO, IRO)

•

Platform Toerisme & Recreatie

Geen Participatie

• •

Te vroeg stadium in besluitvormingproces luchthaveneiland Voldoende vertegenwoordigd door andere organisatie (VNO-NCW)

•

Stichting Birdlife

Geen Participatie

•

Raakvlak aanwezig Wordt reeds vertegenwoordigd door Nederlandse partner (Ned. Vogelbescherming)

• •

Trilateral Wadden Sea Cooperation

Geen Participatie

•

Vereniging Nederlandse Schelpenvissers

•

•

•

Te weinig raakvlak Voldoende vertegenwoordigd door andere organisatie (Ministerie van LNV)

Geen Participatie

• •

Te weinig raakvlak Verwijzen naar NVZ die wel willen ‘meedoen’11

Stichting Vissenbescherming

Onbekend Zijn in intern overleg

•

Onbekend

•

Consumentenbond

Onbekend / Niet bereikt

•

Onbekend

•

FENEX


•

Onbekend

•

IUCN


•

Onbekend

10

Voor meer gedetailleerde informatie wordt verwezen naar de fact-sheets in deel II van deze rapportage. De directeur van de VNS is tevens directeur van de Nederlandse Vereniging van Zandwinners (NVZ). In het kader van het interview over de VNS heeft deze ook informatie gegeven over de NVZ en aangegeven dat de VNS wil ‘meedoen’ met het onderzoeksprogramma. 11

26


Analyse Ten aanzien van de bereidheid tot participatie en de motivatie daarbij van stakeholders valt het volgende op. • De enige twee geselecteerde organisaties die op voorhand aangeven actief te willen participeren in het programma zijn twee sterk luchtvaartgebonden organisaties. • Vijf organisaties zien geen of weinig effecten voor hun zelf of achterban en willen om die reden niet actief participeren. De meeste van hen geven echter wel aan geïnformeerd te willen worden. • Er zijn organisaties die andere organisaties aanwijzen als een betere representant. • De organisaties stellen nauwelijks voorwaarden aan participatie. De motivatie tot actieve participatie wordt dus met name bepaald door de effecten die organisaties verwachten voor henzelf of hun achterban. Het lijkt er derhalve op dat indien actieve participatie bij het JFF proces wordt overgelaten aan de keuze van de stakeholders zelf, de borging van het programma voornamelijk zal plaats vinden bij organisaties die zeer directe raakvlakken hebben bij een luchthaven in zee. Organisaties die minder directe raakvlakken hebben met een luchthaven in zee blijven in een dergelijke situatie buiten het proces van kennis genereren en borgen.

4.2

Aangrijpingpunten uit de literatuur voor het betrekken van stakeholders bij een JFF-proces

Uit de in dit onderzoek verzamelde literatuur en voorbeeldprojecten met betrekking tot JFF komen slechts in beperkte mate concrete handreikingen naar voren die gebruikt kunnen worden om stakeholders duurzaam te betrekken bij het JFF-proces. Ook in de meer algemene informatie over interactieve besluitvormings- en beleidsprocessen wordt nauwelijks op dit aspect van stakeholders ingegaan. Niettemin komen er uit de diverse stukken wel een aantal aandachtspunten naar voren die meegenomen kunnen worden bij de stappen van Flyland om stakeholders bij het JFF-proces van Flyland te betrekken. Het betreft de volgende aspecten. • De rol van de regisseur. • Gelijke behandeling van alle stakeholders. • De fasering van het proces en aandachtspunten voor stakeholders per fase. • Aandachtspunten bij de inzet van instrumenten. In de nu volgende paragrafen wordt achtereenvolgens nader ingegaan op deze aspecten.

4.3

De rol van de regisseur

Uit de literatuur (met name van de kant Adler et al. 2000) komt naar voren dat de regisseur een belangrijke rol heeft bij het betrekken van stakeholders bij het JFF-proces. Ten aanzien van deze rol komen de volgende aandachtspunten naar voren.


27

•

•

•

•

•

4.4

De regisseur draagt zorg voor het op gang brengen van een stakeholdersanalyse bij aanvang van het onderzoek. Dit hoeft de regisseur niet alleen te doen, ook de stakeholders zelf kunnen worden benut door hun eigen netwerk af te zoeken en te raadplegen. Een onafhankelijke regisseur is nodig voor het overtuigen van de relevante stakeholders van het belang van hun deelname en van het uiteindelijke doel van het interactieve onderzoeksproces (de neuzen in dezelfde richting krijgen). Indien dit gebeurt door een partij welke zelf ook belangen heeft in de betreffende kwestie, dan kan bij stakeholders wantrouwen ontstaan ten aanzien van de motieven bij het onderzoek en ten aanzien van wat er uiteindelijk met de resultaten gebeurt. Zij zullen zich wellicht terughoudend opstellen, wat negatieve gevolgen kan hebben voor de samenwerking tijdens het proces. De regisseur heeft een belangrijke rol in het procesmanagement. Goed procesmanagement wordt essentieel geacht voor een JFF-proces, waarbij de procesfasen helder onderscheiden en gecommuniceerd worden en per fase de juiste partijen ‘aan de tafel zitten’. In een complex proces als JFF is een regisseur belangrijk om de discussie tussen de verschillende partijen vorm te geven en in te kaderen. Wanneer een dergelijke afbakening ontbreekt dan is het risico groot dat de discussie een oeverloos en vrijblijvend karakter krijgt en uiteindelijk stukloopt. Een belangrijke rol van een regisseur is erop toe te zien dat kennis gelijk toegankelijk is voor alle partijen en dat ieders stem gehoor krijgt, ook die van stakeholders die zich op de achtergrond houden tijdens bijeenkomsten of die hun bezwaren e.d. niet helder verwoord krijgen. De regisseur treedt daarbij niet op als woordvoerder, maar meer als facilitator.

Gelijke behandeling van alle stakeholders

Uit de zoekacties naar stakeholders is een groot aantal stakeholders voor Flyland naar voren gekomen. Dit compliceert de beheersing van het project en in het proces is het lastig om met een grote hoeveelheid stakeholders tot afstemming en overeenstemming te komen. Niettemin wijzen zowel Adler (2000) en Holland (1999) er op dat het van belang is dat discussies en besluitvorming binnen het JFF-proces plaatsvinden met medeneming van álle belangen die bij de stakeholders bestaan. Zij waarschuwen ervoor dat als alleen de meest voor de hand liggende belangen bij de discussie worden betrokken, • onvoldoende gebruik wordt gemaakt van alle aanwezige kennis en; • mogelijke relevante invalshoeken vanuit minder voor de hand liggende belangen niet worden meegenomen. Rebori et al. (2000) benadrukken dan ook dat JFF een tijdsintensief en kostbaar traject is. Gesteld wordt daarbij ook dat een individuele representant nooit mag domineren omdat deze beschikt over meer tijd of meer financiële middelen. Om te voorkomen dat met de vele partijen eindeloze discussies ontstaan benadrukken diverse auteurs (onder meer Albeda (2001)12, Holland en Susskind) het belang van inzet van instrumenten om de discussie beheersbaar maken en duidelijke momenten in te bouwen waarop besluiten worden genomen. Eén van de instrumenten die daarbij ingezet kunnen worden is het op een gegeven moment in het proces aanwijzen van vertegenwoordigers van bepaalde categorieën stakeholders die als stem zullen optreden van de stakeholders die als hun achterban gelden. Gesteld wordt dat het aanwijzen van de vertegenwoordigers op zichzelf ook op interactieve wijze gestalte moet krijgen en breed gedragen moet worden. 12

Schuivende Doelen, Vaste Grond. Evaluatie van interactieve Beleidsvorming. H.D. Albeda en G.M.A. van der Heijden. Stichting Rekenschap, Amsterdam, 2001.

28


Samenvattend Op basis van de literatuur kan dus worden gesteld dat ten aanzien van participatie van stakeholders in eerste instantie géén onderscheid moet worden aangebracht tussen de stakeholders. Indien een onderscheid wordt aangebracht moet dat gebeuren in overleg en met instemming van alle stakeholders bijvoorbeeld door hen vertegenwoordigers te laten aanwijzen.

4.5

De fasering van het proces en aandachtspunten voor stakeholders per fase

Een volgend aandachtspunt dat uit de literatuur naar voren komt om stakeholders duurzaam te betrekken bij het JFF-proces betreft het zorgen voor een fasering van het proces. Algemene fasering van een interactief proces en de positie van JFF daarbinnen In alle gevonden literatuur wordt Joint Fact Finding ingezet als methode voor kennisontwikkeling als onderdeel van een interactief beleids- en/of besluitvormingstraject. Ongeacht of het nu een plan-, een beleids- of besluitvormingsproces betreft: in het algemeen geldt dat een interactief proces uit meerdere fasen bestaat met elk hun eigen activiteiten en eindproducten (zie o.a. ARB Toolkit van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat).13 In onderstaand overzicht worden de fasen van een interactief proces in algemene zin en de plaats van JFF daarbinnen, weergegeven. Overzicht 5 nen

Algemene fasering van een interactief proces en de positie van JFF daarbin-

Beleidsfase

Activiteiten

Positionering JFF

Startfase

• • • •

Geen JFF

Beeld krijgen van problematiek Beeld krijgen van actoren Afbakening Taken en Verantwoordelijkheden

Startbesluit (go/no go) Verkenningsfase

•

Kennis en inzichten verzamelen (bijv. d.m.v. JFF) Analyseren en ordenen Kaders voor oplossingen

JFF

JFF

• •

Genereren van alle mogelijke oplossingen en hun effecten (bijv. d.m.v. JFF) Kiezen van oplossingen Definitieve keuze

•

Uitvoering en controle

Geen JFF

• • Beleidsformuleringsfase •

Uitvoering van beleid

Positionering JFF Zoals uit het overzicht blijkt is JFF op twee plaatsen te positioneren in een interactief plan-, beleids- of besluitvormingsproces: • in de verkenningsfase om een compleet en gedeeld beeld van de problematiek te krijgen; • in de beleidsformuleringsfase om (effecten van) oplossingen te onderzoeken. 13

ARB Toolkit het Model # 1: Basismodel voor Procesarchitectuur. Adviesunit Resultaatgericht Beleid, Ministerie van Verkeer & Waterstaat, Den Haag. DIJK12 Beleidsonderzoek - Stakeholders Flyland - Hoofdrapport - juli 2002

29

Positionering Flyland en gevolgen daarvan voor betrokkenheid stakeholders Indien de positie van Flyland in dit kader wordt bezien valt op dat deze te positioneren is in de verkenningsfase. Tegelijkertijd is Flyland te karakteriseren als een geïsoleerd proces. Immers het is nog niet duidelijk óf en op welke wijze er een besluitvormingsproces in gang gezet gaat worden. Met andere woorden de stakeholders van Flyland genereren en borgen kennis terwijl onduidelijk is wat met deze kennis gaat gebeuren en op welke wijze de kennis gebruikt gaat worden. In het kader van de focus van stakeholders en de wijze van informeren lijkt dit een belangrijk aandachtspunt. Procesfasen binnen Joint Fact Finding In het algemeen kunnen ook binnen een JFF-proces verschillende fasen worden onderscheiden. In onderstaand overzicht worden de verschillende fasen, de activiteiten daarbinnen en uiteindelijke producten per fase weergegeven. Overzicht 6

Procesfasen binnen Joint Fact Finding

Fase

Activiteiten

Product

Signalering

• •

Overeenstemming dat onderzoek nodig is

Uitzoeken of onderzoek nodig is Consultatieronde (mogelijke) belanghebbenden

Startbesluit (go/no go) Startfase

• • • • • •

Stakeholdersanalyse Inventarisatie rollen en standpunten Projectorganisatie-inrichting Procesinrichting Spelregels vaststellen Inventarisatie mogelijke knelpunten

Randvoorwaarden en afspraken onderzoeksproces

Opdrachtformuleringsfase

• • • • • •

Doelstelling onderzoek Kennisinventarisatie Scope Afbakening Outputverwachtingen Selectie onderzoeksbureau

Uitgewerkte onderzoeksopdracht

• • • •

Begeleiding onderzoek Tussentijdse terugkoppeling Peer review Bespreken en beoordelen output

Gezamenlijk gedragen onderzoeksresultaten

Onderzoeksuitvoeringsfase

Overeenstemming over uitvoerend onderzoeksbureau

Toelichting procesfasen JFF In diverse stukken rondom JFF die in het kader van dit onderzoek zijn bezien komen diverse aandachtspunten naar voren waar bij de inrichting en vormgeving per fase rekening mee moet worden gehouden. In het nu volgende worden de verschillende fasen van JFF en de aandachtspunten daarbij met betrekking tot stakeholders toegelicht. Signalering en Startfase Uit alle ervaringen zoals in de literatuur beschreven staan, wordt duidelijk dat het zorgvuldig voorbereiden van het proces essentieel is voor het succesvol doorlopen van een interactief proces. Daarbij is volgens de diverse stukken een open communicatie van groot belang. Een open communicatie verschaft wederzijdse duidelijkheid over het doel van het gehele proces en over de insteek, belangen en verwachtingen van de diverse deelnemers m.b.t. tot het proces. Ook

30


komt uit de literatuur naar voren dat het aan te bevelen is ook de voorbereidende fase interactief te doorlopen omdat dit het commitment van de diverse partijen ten goede komt. Bij aanvang van het JFF-proces is het tevens van belang dat alle partijen zich er van tevoren op instellen dat de uitkomsten van een onderzoek niet altijd onomstoten zullen weergeven wat uiteindelijk besloten moet worden. De kennis die uit een JFF-proces voortkomt is niet statisch en nooit compleet. Uit de literatuur blijkt dat dit met name aan de orde is met onderzoeken rondom zogenaamde ‘environmental cases’. ‘Environmental cases’ kenmerken zich door een complexe en altijd veranderende materie welke is vergeven van afhankelijkheidsfactoren en dynamiek. Wanneer deze dynamiek niet van tevoren onderkend wordt kan het proces op een teleurstelling uitlopen. Bovendien is het gevaar groot dat onderzoek op onderzoek zal worden gestapeld om toch te komen tot eenduidige kennis op basis waarvan een duidelijke beslissing kan worden genomen. Het is daarom van belang dat de verschillende partijen er bij aanvang rekening mee houden dat er altijd onzekerheden en onduidelijke risico’s blijven bestaan. Milieu-aspecten spelen ook een belangrijke rol bij Flyland. De kenmerken van de ‘environmental cases’ zijn dan ook van toepassing op het onderzoeksprogramma van Flyland. Opdrachtformuleringsfase In deze fase gaan de verschillende partijen samen aan het werk om de onderzoeksopdracht te formuleren. De vragen die men in deze fase gezamenlijk moet beantwoorden, zijn: Wat willen we weten? • Welke vragen hebben we? • Tot hoever gaan we? Inventariseer Kennis • Wat weten we al? • Waar zijn we het al over eens? • Welke (essentiële) kennis is er (dus) nog nodig? Dataverzameling door Experts • Wat gaan experts onderzoeken? • Hoe gaan experts onderzoeken? • Wie gaan onderzoeken? • Welke output kunnen we verwachten? • Wat doen we met de (verschillende) output? • Hoe regelen we de monitoring? In deze fase is het van belang dat alle partijen al hun vragen, kennis en informatie op tafel leggen. Stel gezamenlijk vast wat belangrijk is en wat (nog) niet. Dit is een fase welke breed wordt uitgevoerd met deelname van alle relevante partijen. In deze fase krijgt de gezamenlijke kennisgenerering gestalte, in de zin dat de partijen over verschillende kennis en visies beschikken en deze verwerken in een gezamenlijk opgesteld overzicht van wat men al weet en waar men het over eens is wat nog moet worden onderzocht. Hier is een belangrijk rol weggelegd voor de regisseur. Er moet een duidelijk tijdspad zijn en er dient duidelijk gecommuniceerd, samengevat en teruggekoppeld te worden naar alle deelnemers. Het is in deze fase ook belangrijk de vaart erin te houden en de aandacht van de verschillende partijen te focussen op de inhoud, zo blijkt uit de diverse stukken. Verder komt uit de literatuur naar voren dat het in deze fase tevens belangrijk is, met name bij complexe onderwerpen, dat scenario’s of modellen worden opgesteld waarbinnen de mogelijke


31

resultaten aan het einde van het onderzoeksproject kunnen worden beoordeeld (zie bijv. Adler et al. 2000). De deelnemers moeten kunnen bespreken wat ze gaan doen als de resultaten door de verschillende partijen verschillend worden geïnterpreteerd. Onderzoeksuitvoeringsfase In deze fase zal het meeste werk worden verricht door de experts, de opdrachtnemers van het onderzoek. De begeleiding van het onderzoek en de tussentijdse terugkoppeling kan op verschillende manieren worden geregeld, waarbij meestal wordt gekozen voor een beperkt deelnemersgroep die de begeleidingscommissie vormt, waarbij de regisseur schriftelijk de overige belanghebbenden op de hoogte houdt. Uiteindelijk moet men het erover eens zijn dat de juiste vragen zijn gesteld en dat de juiste kennis is verzameld. Men kan echter ook gezamenlijk besluiten dat de onzekerheden ook na het onderzoek nog te groot zijn en dat aanvullend onderzoek nodig is. Samenvattend Het doel van de literatuurstudie was het bezien van een JFF-proces en de omgang van met stakeholders in het bijzonder. Op basis van het bovenstaande kan met betrekking tot de omgang met stakeholders het volgende worden geconstateerd. • Faseer het proces. • Bepaal per fase de verwachte opbrengst. • Biedt ruimte voor onderhandeling. • Geef alle stakeholders de ruimte op te komen voor hun belang en invloed te hebben op de uitkomsten. • Geef stakeholders de gelegenheid en ruimte om kennis in te brengen en koppel hun inbreng terug. De procesfasen van JFF voor het onderzoeksprogramma Flyland Zoals hiervoor beschreven bestaat een JFF-proces uit een aantal te onderscheiden fasen. Deze fasen worden in onderstaand overzicht vertaald naar de specifieke situatie van Flyland.

32


Overzicht 7

Procesfasering JFF Flyland

Fase in JFF Signalering

Activiteiten • •

Uitzoeken of onderzoek nodig is Consultatieronde (mogelijke) belanghebbenden

Flyland • • • • • •

Startfase

Startbesluit (go/no go)

Startbesluit (go)

• •

Stakeholdersanalyse Inventarisatie rollen en standpunten Projectorganisatie-inrichting Procesinrichting Spelregels vaststellen Inventarisatie mogelijke knelpunten

• • • • • • •

Rol regisseur vaststellen Per thema identificeren stakeholders Per thema identificeren experts Vaststellen werkwijze per thema Inventarisatie rollen en standpunten Stakeholders Gezamenlijk spelregels en afspraken opstellen Per thema mogelijke knelpunten inventariseren

Doelstelling onderzoek Kennisinventarisatie Scope Afbakening Outputverwachtingen Selectie onderzoeksbureau

• • • • • • • • •

Doelstelling thema-onderzoek formuleren Kennisinventarisatie onder stakeholders en experts Vaststellen kennislacunes Vaststellen prioriteiten Probleemstelling en onderzoeksvragen vaststellen Thema-afbakening en scope vaststellen Selectie onderzoeksbureau Te verwachten onderzoeksresultaten vaststellen Besluitvorming uit te voeren onderzoek

Begeleiding onderzoek Tussentijdse terugkoppeling Peer review Bespreken en beoordelen output

• • • •

Begeleidingscommissie vaststellen Voortgang monitoren Tussenrapportage beoordelen Eventueel tussentijds aanpassen van onderzoeksformulering Eindresultaten bespreken en beoordelen Peer review van eindresultaten Besluitvorming over eindresultaten en afronding onderzoeksthema

• • • • Opdrachtformuleringsfase

• • • • • •

Onderzoeksuitvoe- • ringsfase • • •

4.6

Overheid geeft opdracht tot onderzoek naar haalbaarheid luchthaven in zee Inventarisatie onzekerheden Consulteren mogelijke stakeholders Informeren mogelijke stakeholders over doelstelling JFF Vaststellen onderzoeksthema’s en interactie tussen thema’s Toetsen dekking door thema’s onder stakeholders

• • •

Instrumenten die ingezet kunnen worden bij Joint Fact Finding

Bij het vormgeven van het JFF-proces moet ook nagedacht worden over hoe de communicatie tussen de regisseur en de stakeholders en tussen stakeholders onderling moet worden vormgegeven. Er moeten keuzen worden gemaakt ten aanzien van de instrumenten die worden ingezet voor de diverse activiteiten binnen het proces. Bij de organisatie van een interactief proces kan de regisseur putten uit een breed scala aan interactieve instrumenten. De regisseur kan daarbij kiezen voor traditionele instrumenten en/of ICT-instrumenten.


33

Bij traditionele instrumenten kan worden gedacht aan forums, hoorzittingen, workshops, e.d. Bij ICT instrumenten valt bijvoorbeeld te denken aan expertmeetings met behulp van elektronische vergadersystemen, videoconferenties, vragenlijsten via het internet, internet als een discussieforum e.d. In veel gevallen vereist een interactief proces maatwerk. De keuze voor een bepaald instrument dient niet gebaseerd te worden op het aanbod van instrumenten, maar dient aangepast te worden aan de communicatiebehoeften en de deelnemers aan het proces (zie met name Holland et al. 1999). Om te kunnen beslissen over de benodigde communicatie en de instrumenten die daarbij moeten worden ingezet moeten de volgende aspecten worden beoordeeld. 1.

Kenmerken van de boodschap / de uit te voeren taak Communicatiedoel dat wordt nagestreefd (ideeën genereren, discussiëren, tot een besluit komen). Benodigde interactiviteit: éénrichting of tweerichting. Complexiteit van de boodschap/de uit te voeren taak (hoe complexer de boodschap, des te meer signalen een instrument moet kunnen overbrengen).

2.

Communicatie-eigenschappen van een instrument Mogelijke aantal deelnemers. Mate waarin het instrument een snelle, directie feedback toelaat. Mate waarin verschillende signalen kunnen worden overgebracht. Het betreft hier signalen die zender en ontvanger kunnen overbrengen (face-to-face communicatie geeft de mogelijkheid om signalen zoals lichaamstaal, stemgeluid en volume over te brengen en een boodschap persoonlijk te kunnen richten op de ontvangstsituatie). Ook kan hier worden gedacht aan de signalen van een boodschap. Hierbij valt te denken aan visualisatie van informatie, bijvoorbeeld bij ruimtelijke inrichtingsof bouwplannen en de mate waarin een communicatie-instrument deze signalen kan overbrengen. Gebruiksvriendelijkheid. Kosten.

3.

Kenmerken van de gebruikers van het instrument Aantal gebruikers (aantal zenders en ontvangers). Mate van participatie: Meeweten, meedenken en meedoen. Ervaring met een medium.

Samenvattend De keuze voor een instrument is bepalend voor de kwaliteit van de communicatie met en tussen stakeholders. Het instrument moet zodanig worden uitgekozen dat het goed aansluit bij de kenmerken van de boodschap of uit te voeren taak en de kenmerken van degenen die het instrument zullen gebruiken. Gezien het grote belang van open, gelijkwaardige en duidelijke communicatie voor het duurzaam betrekken van stakeholders bij het onderzoeksprogramma, moet over de keuze van een instrument zorgvuldig worden nagedacht. Hiervoor kan de opsomming van kenmerken van de boodschap, de gebruiker en het instrument handvatten bieden.

34


5

Conclusies en beschouwingen

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de conclusies en beschouwingen. Dit is gedaan aan de hand van de centrale onderzoeksvragen.

5.1

Welke maatschappelijke organisaties zijn stakeholder van Flyland?

Een eerste hoofdvraag van het onderzoek was ‘welke maatschappelijke organisaties zijn stakeholder van Flyland’? Stakeholder is hierbij gedefinieerd als ‘organisaties die mogelijk lusten en/of lasten dragen van een luchthaven in de Noordzee’. Hiertoe heeft een categorisering van en een search naar stakeholders plaatsgevonden. Een belangrijke deelvraag van de hoofdvraag was: ‘wat is de mate van betrokkenheid bij Flyland?’ Identificatie stakeholders Flyland Voordat het onderzoek een aanvang nam had Flyland ruim 200 stakeholders geïnventariseerd. In een limitatieve zoektijd van drie dagen heeft DIJK12 aanvullend 90 stakeholders gevonden variërend in de mate waarin zij raakvlakken hebben met het onderzoeksprogramma. In totaal zijn er nu ruim 300 stakeholders geïdentificeerd. De vraag of nu 100% van de stakeholders is geïdentificeerd, is niet met zekerheid te beantwoorden. Deze vraag kan eigenlijk pas achteraf worden beantwoord. Toch is het waarschijnlijk niet zo dat een additionele search op dit moment nog veel extra stakeholders zal opleveren. Het is echter van belang op te merken dat er vanuit kan worden gegaan dat er zich in de loop van het verdere proces wellicht nog stakeholders zullen melden. Deels is dat ook een intrinsiek kenmerk van het JFF-instrument (dynamiek): op elk moment kunnen er nieuwe stakeholders bijkomen. Ten behoeve van het proces van Flyland doet DIJK12 de volgende aanbevelingen. • Een zeer groot deel van de stakeholders lijkt geïdentificeerd en het is praktisch gezien onmogelijk álle stakeholders vóóraf te identificeren; • Verder investering in zoekacties naar stakeholders lijkt op dit moment derhalve niet nodig; • In de volgende stappen van proces er rekening mee te houden dat de groep stakeholders niet statisch is. Er zullen er bij komen en er zullen er af vallen. Mate van betrokkenheid en de a-priori belangstelling voor participatie van stakeholders bij Flyland Een deelvraag van de onderzoeksvraag, betrof de mate van betrokkenheid van stakeholders. Vanuit de interviewronde onder potentiële stakeholders is komen vast te staan dat niet een ieder even belangstellend of betrokken is c.q. wil worden. Niet alle stakeholders willen a-priori in even grote mate betrokken zijn en/of participeren in het JFF-proces van Flyland. De grootste betrokkenheid wordt geconstateerd bij organisaties die: • luchthavengebonden activiteiten hebben; • (veel) directe effecten verwachten van een luchthaven in zee c.q. waarbij de achterban dat zal ondervinden;


35

•

weinig vergelijkbare of overkoepelende organisaties in haar beleidsveld/marktterrein heeft, welke mogelijk al als stakeholder zijn betrokken bij het onderzoeksprogramma van Flyland. Organisaties die op deze aspecten minder scoren, zullen - zo is de verwachting - minder de neiging hebben tijd en middelen investeren. A-priori is dus een aantal stakeholders meer betrokken dan anderen. Zonder sturing en uitsluitend de wensen van stakeholders volgend, zal participatie bij JFF Flyland zich wellicht uitkristalliseren tot (zeer) direct betrokkenen, luchthavengebonden en koepelachtige organisaties. Het gevaar is dan uiteraard redelijk groot dat het programmabureau Flyland uiteindelijk wordt geïdentificeerd met een bepaalde groep stakeholders en dus met een specifieke groep belanghebbenden. Hierdoor komt de onafhankelijke rol van het programmabureau Flyland in gevaar alsook de objectiviteit van de resultaten van het onderzoeksprogramma waardoor deze aanvechtbaar worden. Tevens dreigt het gevaar van blinde vlekken in de onderzoeksvragen en noninput in de ‘facts en de factsfinding’ vanuit bepaalde categorieën stakeholders. Een en ander leidt tot de conclusie dat: het gevaar van een eenzijdige samenstelling en eenzijdige informatie reëel aanwezig is; sturing en regie gewenst is; om bepaalde groepen stakeholders te betrekken wellicht meer werk zal moeten worden verricht (dan wel dat de communicatie en informatievoorziening in ieder geval uitgaat van de minst betrokkenen).

• • •

Betrokkenheid: verschil praktijkvoorbeelden JFF in VS en Flyland Uit de literatuurstudie blijkt dat de ervaringen met Joint Fact Finding in Nederland zeer beperkt zijn. De interactieve processen in Nederland hebben vooral betrekking op plan-, beleids- en besluitvorming en minder op JFF als proces van interactieve kennisgenerering. Voor ervaringen met JFF wordt in de literatuur met name naar de VS verwezen. Dit leidt tot de conclusie dat Flyland de eerste (grote) JFF-case in Nederland is. Een belangrijk verschil tussen de in de literatuur gevonden praktijkvoorbeelden vanuit de VS en het Flyland project, is dat de stakeholders in de praktijkvoorbeelden in de VS ook bij de uiteindelijke besluitvorming zijn betrokken. Bij Flyland is het nog niet duidelijk óf en in welke vorm een besluitvormingstraject zal plaatsvinden. De betrokkenheid van de stakeholders eindigt dus bij de resultaten van de onderzoeken. Het JFF-project Flyland richt zich dus niet op gemeenschappelijke besluitvorming op basis van de gegenereerde kennis, maar beperkt zich tot het proces om te komen tot gemeenschappelijke kennis: het voortraject van het uiteindelijke besluitvormingsproces. Dit verschil kent waarschijnlijk een paar consequenties voor de betrokkenheid van stakeholders. • Het belang voor stakeholders te participeren in JFF-Flyland is dientengevolge wellicht minder. • Participerende stakeholders hebben wellicht meer de neiging ‘niet het achterste van hun tong te laten zien’ en ‘hun kruit droog te houden’. Een en ander betekent dat er vanuit Flyland nog meer aandacht moet zijn voor de stakeholders en het betrekken en informeren van hen dan in een vergelijkbaar ander JFF-proces.

36


5.2

Welke invloed hebben de stakeholders?

Een tweede hoofdvraag van het onderzoek betreft de vraag ‘welke invloed hebben stakeholders?’. De vraag was verder geoperationaliseerd naar de stakeholders zelf: de aard, omvang en achterban van stakeholders. In het onderzoek is daartoe bij 48 stakeholders die van belang zijn voor Flyland onder meer nagegaan hoe groot hun organisatie is, wat hun deskundigheid is en hoe groot hun achterban is (zie Deel II van dit rapport). De achtergrond van de vraagstellig was dat niet alle stakeholders eenzelfde invloed zullen hebben in het proces en dat Flyland keuzen zou moeten maken met betrekking tot hun invloed, hun deskundigheid, hun betrokkenheid en dergelijke. Een van de belangrijkste conclusies uit het literatuuronderzoek naar JFF, is evenwel dat de invloed van stakeholders in beginsel geen belang heeft. De discussies en besluitvorming binnen het JFF-proces moeten plaatsvinden met medeneming van álle belangen die bij de stakeholders bestaan. De belangrijkste verklaring hiervoor ligt wellicht opgesloten in: • het resultaatgerichte proces van JFF waarbij de (kennis) input van de ene stakeholder in principe eenzelfde gewicht kent als de (kennis) input van een andere; • alsmede in de borging van dit proces omdat anders de kans bestaat dat minder invloedrijke partijen in het geheel geen input geven en ‘hun kruit droog houden’. Wél van belang is het dat er evenwicht is tussen verschillende groepen stakeholders in de diverse fasen van het JFF-proces Om die reden is een categorisering van stakeholders van belang. Alvorens op deze categorisering in te gaan wordt kort ingegaan op de actoren en het proces bij JFF. Actoren en het proces bij JFF Bij JFF worden de volgende actoren onderscheiden: • een onafhankelijke, objectieve regisseur die het proces begeleidt; • stakeholders, die in min of meerdere mate geraakt kunnen worden; • experts als uitvoerders en/of deelnemers binnen het proces. JFF is een instrument en het doel van JFF is te komen tot een zo goed mogelijke maatschappelijke borging van de resultaten en daarom ook van de borging van het proces dat tot die resultaten leidt. Waar het daarbij om gaat is te komen tot gemeenschappelijke kennis over een probleem, waarbij stakeholders en deelnemende experts daarover consensus verkrijgen. In feite is dus de uitkomst: de gemeenschappelijke kennis over het gemeenschappelijke probleem of de gemeenschappelijke onderzoeksvraag. Om hiertoe te komen is het een eerste stap dat een ieder zijn problemen, vragen en kennis (met betrekking tot een luchthaven in zee) kán aandragen en dat ook daadwerkelijk doet. De insteek, inzet en het proces zelf moeten er dan toe uitnodigen dit te doen. Een en ander leidt tot onder meer het volgende. • De regisseur maakt géén keuze voor bepaalde stakeholders c.q. belangen die zij vertegenwoordigen. Voor de regisseur zijn in beginsel álle stakeholders aan elkaar gelijk en is de ene stakeholder niet belangrijker dan de andere. Indien een en ander hierbij niet adequaat geschiedt, is het gevaar van een eenzijdige samenstelling en daarmee eenzijdige informatie groot.


37

• •

•

Ten tweede is het van belang dat alle stakeholders op de een of andere manier bij het gehele proces betrokken blijven. Alle problemen en vragen van stakeholders met betrekking tot een luchthaven in zee dienen serieus te worden genomen. Bij het inventariseren en categoriseren van problemen en vragen speelt dus nauwelijks een keuzeproblematiek: in feite is alles in eerste instantie van belang. JFF is een instrument dat veel input in tijd en middelen kost.

De initiatiefnemer van een JFF-project is meestal de overheid, die vervolgens een regisseur aanstelt. Bij Flyland is dat eveneens het geval en het ligt voor de hand dat het programmabureau Flyland als regisseur optreedt. Het is echter aan te bevelen er rekening mee te houden dat het programmabureau Flyland als onderdeel van de overheidsorganisatie niet automatisch en per definitie als onafhankelijk en als objectief zal worden gezien. De borging van het programmabureau Flyland zelf als onafhankelijk, niet-belanghebbend en de communicatie daarover met de stakeholders is derhalve vrij essentieel. Categorisering stakeholders Alvorens is begonnen aan de search naar stakeholders, zijn mogelijke invalshoeken bezien en is rubricering van de categorieën stakeholders aangebracht. Gekozen is voor de volgende indeling: • bedrijfsleven/commerciële organisaties; • maatschappelijke organisaties; • overheid; • experts. Deze indeling heeft een aantal functies. Ten eerste diende het als basis voor de zoeksleutel van de search naar nieuwe stakeholders. Ten tweede is de indeling van belang voor het evenwicht in de samenstelling van stakeholders in de verschillende fasen van het proces van JFF en Flyland.

5.3

Op welke wijze kunnen stakeholders (duurzaam) betrokken worden bij onderzoeken van Flyland?

De derde hoofdvraag van het onderzoek had betrekking op de mogelijkheden van (duurzame) betrokkenheid van stakeholders. De vraag was geoperationaliseerd in stimulansen, methoden en instrumenten om stakeholders te betrekken. Aspecten die van belang zijn in de omgang met stakeholders Zeer veel en specifiek praktische aspecten zijn daarover niet in de literatuur gevonden. Om een duurzame relatie met stakeholders te verwerven, kunnen onder meer de volgende aandachtspunten vanuit de literatuur worden genoteerd. • De positionering van het programmabureau Flyland als onafhankelijk regisseur en de communicatie hierover met stakeholders. • Faseer het proces, maak het proces inzichtelijk en communiceer over de verwachte opbrengst per fase (de opbrengsten zijn nooit compleet en niet statisch). • Biedt ruimte voor onderhandeling en geef stakeholders ruimte om op te komen voor hun belang. • Geef stakeholders de ruimte invloed te hebben op uitkomsten (begeleiding, terugkoppeling e.d.). • Het karakter is een open interactief proces waarbij uitputtend wordt geïnformeerd.

38


Eén aanbeveling vanuit de literatuur lijkt vooralsnog een discussiepunt: namelijk de gedachte om van tevoren de interpretatie van verwachte en mogelijke resultaten van de onderzoeken te bespreken met de stakeholders. De literatuur gaat hierbij uit van mogelijke resultaten van onderzoeken en haalbare scenario’s, waar het ook gaat om de aftasting van ‘what-if-scenario’s’ en de interpretatie van onderzoeksresultaten. Het voordeel is dat dan de min of meer absolute no-go’s voor een luchthaven in zee komen vast te staan. Een ander mogelijk voordeel van deze methode is dat ze de onderzoeksvragen aanscherpt. De vraag doet zich echter voor of daar van tevoren uit te komen valt en of het proces zich dan niet te lang blijft richten op mogelijke uitkomsten en interpretatie daarvan, in plaats van op de te onderzoeken vraag. Daarbij moet rekening worden gehouden dat sommige stakeholders niet zullen schipperen en geen enkel nadeel zullen aanvaarden ook als dat mogelijk elders een voordeel met zich meebrengt. Dit laatste veronderstelt ook het overzicht over de gehele context, terwijl het nog de vraag is of alle stakeholders wel bij de hele context betrokken willen zijn of uitsluitend bij een of meerdere thema’s (meeweten, meedenken, meedoen). Methoden en instrumenten In de literatuur wordt een groot scala aan methoden en instrumenten genoemd, maar er worden geen keuzes gemaakt of best-practices gegeven. De keuze van methoden en instrumenten is dus afhankelijk van de situatie en de problematiek. De omvang en de diversiteit van de groep stakeholders van Flyland bepaalt uiteraard in een grote mate de keuze van instrumentaria en de aard en omvang van de input van het verdere proces. Indien de geïdentificeerde stakeholders worden bezien, blijkt onder meer het volgende: 1. Het betreft een relatief omvangrijke groep stakeholders. 2. De groep stakeholders behartigt zowel (inter)nationale als lokale, regionale belangen en zijn geografisch door het hele land verspreid. 3. Het betreft qua aard, omvang, deskundigheden en invloed die ze hebben, een zeer heterogene groep. 4. Dit geldt hetzelfde met betrekking tot de inhoudelijke problematiek, de raakvlakken met de thema’s. Sommigen hebben raakvlakken met meerdere thema’s tegelijkertijd, anderen met een deeltraject van één thema. 5. De aard van de raakvlakken en betrokkenheid daarbij is verschillend en divers. 6. De aard van de participatie (meeweten, meedenken, meedoen) die verwacht mag worden is eveneens verschillend en divers. 7. Het betreft zowel stakeholders die een koepel vormen voor meerdere organisaties als stakeholders die deel uitmaken van een dergelijke koepel, alsook stakeholders die op geen enkele wijze deel uitmaken van een koepel- of samenwerkingsstructuur. Het betreft dus in beginsel een relatief grote en heterogene groep stakeholders waarmee een brede en complexe materie moet worden beschouwd. Dat beperkt het aantal methoden en instrumenten drastisch.


39

5.4

Enkele praktische handreikingen voor de eerste stappen in de omgang met stakeholders JFF Flyland

Op basis van een combinatie van bovenstaande conclusies kunnen een aantal meer praktische handreikingen worden geformuleerd met betrekking tot de omgang met stakeholders door Flyland. • Gezien de relatief grote omvang en de diversiteit van de groep stakeholders is het aan te bevelen - in eerste instantie - te kiezen voor schriftelijke instrumentaria totdat het JFFproces Flyland enigermate op gang is gekomen in werkgroepen en/of begeleidingscommissies en eventuele vertegenwoordigingen, mandaten en andere structuren zijn uitgekristalliseerd. •

Het is van belang dat stakeholders direct aan het woord komen. De eerste insteek kan dus het beste worden gericht op de bezwaren, knelpunten, voordelen en dergelijke die betreffende stakeholders zien bij een luchthaven in zee. Het is daarbij wellicht aan te bevelen deze eerste inventarisaties door middel van enquêtes uit te voeren (eventueel een combinatie van schriftelijk en telefonisch).

•

Voor veel (nieuwe) stakeholders zal ‘een luchthaven in zee’ misschien nog niet zo leven en zullen zij pas beginnen te denken aan hun belang als het traject van Flyland al een eind is gevorderd. Op dat moment kan Flyland weer met geheel nieuwe vragen worden geconfronteerd. Hoewel dit proces niet geheel is te voorkomen, is het van belang dat ‘een luchthaven in zee en mogelijke gevolgen daarvan’ voor geïdentificeerde stakeholders gaat leven opdat men over mogelijke consequenties nadenkt en deze vragen kan doorspelen aan Flyland.

•

Terugkoppeling van resultaten is uiteraard van groot belang en het is aan te bevelen elk antwoord/ item dat door de stakeholders is aangedragen een plaats te geven in een uit te werken programma. Van antwoorden/items die op elkaar lijken en die de regisseur wil samenvoegen tot één item, moet worden nagegaan of dit kan c.q. of deze op problemen stuit bij een of meerdere van de betrokken stakeholders.

•

Het is van belang dat de insteek is gericht op een duurzame relatie met álle stakeholders. Tegelijkertijd is het een illusie te verwachten dat alle ruim 300 stakeholders in dezelfde mate de eindstreep zullen halen. Het is aan te bevelen de start zodanig aan te sturen dat in ieder geval reactie wordt verkregen voor wat betreft de inventarisatie- en probleemanalysefase. Daarbij kan worden overwogen - na eerste inventarisaties - vertegenwoordigingen of mandaten min of meer te laten formaliseren door de betrokken stakeholders.

•

Het is van belang dat het een open proces wordt. Dit betreft openheid van alle partijen naar elkaar. Bij stakeholders die afhaken is dus aan te bevelen de reden na te gaan en hierover de overige stakeholders te informeren. Dat geldt hetzelfde voor vertegenwoordiging en mandaten. Het is te overwegen dit al meteen vanaf de eerste inventarisaties aan te sturen.

•

Het gevaar van een relatief eenzijdig samengestelde stakeholdersgroep is aanwezig. Het is aan te bevelen een inventarisatie uit te voeren naar het belang (of bezwaar) van een luchthaven in zee onder geïdentificeerde stakeholders alsmede de mate van verwachte participatie. Na deze inventarisatie kan een analyse worden gemaakt van de verwachte mate van pluriformiteit c.q. eenzijdigheid van het stakeholdersveld. Uit de eerdere conclusies kan worden afgeleid dat na deze analyse kan worden bepaald of met bepaalde

40


(groepen) stakeholders nadere contacten moeten worden gelegd en welke gerichte maatregelen, middelen, beloningen en eventuele straffen er zijn om stakeholders alsnog te bewegen tot (minimale) participatie. •

Met betrekking tot de stakeholders doet zich bij Flyland de situatie voor dat Flyland al met een fors deel van de stakeholders contacten heeft gelegd en dat er tegelijkertijd een groot aantal nieuwe stakeholders aan de orde is (‘rijdende trein’). Dit betekent wellicht dat voor enige tijd een gescheiden benadering en communicatie (en gescheiden instrumentarium) van de twee groepen stakeholders nodig is, totdat eenieder dezelfde informatie heeft gekregen en heeft gegeven.

•

Het lijkt van belang ruimte te bieden voor verschillende vormen van participatie. Niet alle stakeholders zullen op eenzelfde manier willen participeren: sommigen zullen redelijk passief zijn; anderen zullen actiever kunnen en willen zijn. Van belang is echter wel dat er op bepaalde momenten informatie of deze mening van alle stakeholders nodig is. Op die momenten moeten zij dan wel aangesproken kunnen worden. Daarbij is het dan aan te bevelen methoden en instrumenten te kiezen die voor hen een minimale inspanning vragen (bijv. door het stellen een paar gerichte en concrete vragen).

5. 5

Betrekken van stakeholders bij Flyland

Alles overziend kunnen binnen het gehele traject van Flyland een aantal cruciale stappen worden onderscheiden uitgaande van de participatie van stakeholders. Deze stappen worden achtereenvolgens benoemd, tevens wordt een eerste aanzet gegeven tot de invulling daarvan en mogelijke instrumenten daarbij. De stappen 1 t/m 4 en 10 hebben betrekking op alle stakeholders en het gehele onderzoeksprogramma. De stappen 5 t/m 9 zijn themaspecifiek en hebben betrekking op selecties/afvaardigingen van stakeholders. Stap 1. Informeren Stakeholders (Meeweten) In deze stap gaat het er om dat de stakeholders onder meer worden geïnformeerd over: het proces van Flyland en boogde resultaten; de rol van het programmabureau Flyland; de rol van de stakeholders daarbij. Mogelijke instrumenten daarbij zijn brochure, brieven en een bijeenkomst met alle stakeholders. Stap 2.

Inbreng van onzekerheden, knelpunten, voor- en nadelen door stakeholders (Meedenken) In deze stap krijgen de stakeholders de gelegenheid al hun bezwaren, verwachte effecten en opmerkingen ten aanzien van een luchthaveneiland in te brengen. Mogelijk instrument hierbij is een schriftelijke enquête met gerichte vragen. Stap 3. Terugkoppelen naar stakeholders (Meeweten) De geclusterde en geordende opmerkingen worden teruggekoppeld richting stakeholders in de vorm van onderzoeksthema’s en onderzoeksvragen. De terugkoppeling kan plaatsvinden in de vorm van een notitie en een workshop.


41

Stap 4. Opgeven voor thema-onderzoek (Meedoen) De stakeholders krijgen de gelegenheid om aan te kunnen aangeven bij welk onderzoeksthema zij willen participeren en op welke wijze. Mogelijk instrument hierbij is gerichte schriftelijke of telefonische benadering. Stap 5. Input kennis stakeholders (Meedoen) Stakeholders kunnen beschikken over relevante kennis ten aanzien van één of meerdere onderzoeksvragen. Deze kennis wordt bij hen geïnventariseerd zodat duidelijk wordt welke onderzoeksvragen reeds beantwoord kunnen worden met de beschikbare kennis en welke vragen dus nog niet beantwoord kunnen worden en welke blinde vlekken nog bestaan. De beschikbare kennis kan schriftelijk of telefonisch worden geïnventariseerd met gerichte vragen. Stap 6. Acceptatie bestaande kennis (Meedenken) De stakeholders worden het in deze fase eens over de waarde van de reeds beschikbare kennis, de mate waarin met de bestaande kennis onderzoeksvragen reeds kunnen worden beantwoord en welke vragen door middel van onderzoek ingevuld moeten worden. Mogelijke instrumenten hierbij zijn notities aangevuld met een workshop. Stap 7. Voorbereiding van onderzoeksuitvoering (Meedoen en Meeweten) Een delegatie van stakeholders wordt betrokken bij de totstandkoming van een startnotitie, de beoordeling van de offertes van de onderzoeksbureaus en de keuze voor het onderzoeksbureau dat de onderzoeksopdracht gaat uitvoeren. Mogelijke instrumenten hierbij zijn commissievergaderingen aangevuld met notities voor de overige stakeholders met inbouwing van reactietermijnen. Stap 8. Uitvoering onderzoek (Meedenken en Meeweten) In deze stap bewaakt een delegatie van stakeholders de voortgang van het onderzoek. De overige stakeholders worden op de hoogte gehouden. Dit kan gedaan worden door middel van voortgangnotities en managementsummaries. Stap 9. Output (Meedenken en Meeweten) Na afronding van alle onderzoeken worden alle stakeholders geïnformeerd over de uitkomsten en gelegenheid te geven te reageren. Dit kan in de vorm van een workshop tot stand worden gebracht. Stap 10. Output alle thema’s (Meedenken en Meeweten) Feitelijk betreft dit de afronding van het JFF-proces. De totale resultaten van het onderzoeksprogramma worden voorgelegd aan alle stakeholders. Een congres lijkt hiervoor het meest aangewezen instrument.

42


Bijlage 1

Werkwijze informatieverzameling Joint Fact Finding

De informatieverzameling heeft plaatsgevonden door middel van interviews en literatuuronderzoek. De volgende werkzaamheden zijn uitgevoerd: • Telefonisch contact met het Rathenau Instituut. • Telefonisch contact met de faculteit Politicologie van de Universiteit van Amsterdam. • Research op het Internet. • Inventarisatie van interessante verwijzingen in opgevraagde notities en literatuur. Hierna wordt besproken hoe deze werkzaamheden zijn verlopen. Rathenau Instituut Zoals afgesproken is als eerste het Rathenau Instituut benaderd om meer informatie over JFF en over interessante, vergelijkbare projecten te achterhalen. Het Rathenau Instituut is een onafhankelijke organisatie, welke is ingesteld door het Ministerie van OCenW. Door onderzoek te stimuleren en discussie op gang te brengen helpt het Rathenau Instituut politiek en burgers bij het vormen van een oordeel over vraagstukken die samenhangen met wetenschappelijke en technologische ontwikkelingen. Dit instituut doet ook aan kennisontwikkeling op het gebied van interactieve processen en methoden. Er is contact opgenomen met de heer dr ir Rinie van Est, aanspreekpunt voor het aandachtsterrein ‘Methoden’ binnen het Rathenau Instituut. Hem is gevraagd in hoeverre het Rathenau Instituut over kennis beschikt die relevant kan zijn voor het interactief uitvoeren van het onderzoeksprogramma van Flyland. Dit instituut heeft inderdaad ervaring met interactieve processen. De heer van Est verwees door naar de heer John Grin van de faculteit Politicologie van de Universiteit van Amsterdam, omdat de heer Grin een boekje voor het Rathenau Instituut heeft geschreven over ‘interactive technology assessment’. Volgens de heer van Est is de heer Grin degene die ons beter op weg kan helpen naar meer informatie over JFF en over interactieve processen in eerder uitgevoerde projecten. Faculteit Politicologie van de UvA Vervolgens is contact opgenomen met de heer dr John Grin, onderzoeker aan de afdeling Politicologie van de Universiteit van Amsterdam. Hij doet beleidswetenschappelijk onderzoek naar duurzame (technologische) ontwikkeling als veld van politieke oordeelsvorming en beïnvloeding. De ‘verplaatsing van de politiek’ buiten de gangbare politiek-bestuurlijke instituties heeft hierbij zijn specifieke aandacht. De heer Grin was bereid zijn medewerking te verlenen aan onze informatiezoektocht. Hij en zijn collega’s houden zich bezig met theorievorming over o.a. interactieve plan- en beleidsvorming en voeren evaluaties uit van interactief uitgevoerde projecten. De term Joint Fact Finding kende hij niet als interactieve methode, maar hij gaf aan dat er mogelijk wel vergelijkbare projecten zijn, die informatief kunnen zijn voor het Flyland onderzoeksprogramma. Hij heeft namen van relevante projecten doorgegeven en heeft ons enkele interessante papers en notities doen toekomen. Verder heeft hij verwezen naar andere literatuur. Volgens de heer Grin zouden deze stukken voldoende informatie moeten opleveren over hoe om te gaan met stakeholders en succes- en faalfactoren in vergelijkbare interactieve processen.


43

Internet research Via diverse zoekmachines en links is gezocht naar literatuur over Joint Fact Finding als methode voor het uitvoeren van interactieve processen en over projecten die op interactieve wijze gestalte hebben gekregen. Er is gebruik gemaakt van de volgende zoektermen. • Joint Fact Finding. • Interactieve beleidsvorming. • Interactieve planvorming. • Stakeholders. Doorverwijzingen in beschikbare notities en literatuur In de stukken die door ons zijn gevonden (via internet, vanuit de telefonische contacten en via reeds beschikbare literatuur) is gebruik gemaakt van de beschikbare literatuurlijsten om andere relevante literatuur te verzamelen.

44


Bijlage 2

Lijst notities, literatuur en websites

Relevant geachte Notities, Literatuur & Websites Literatuur uit Nederland Adviesunit Resultaatgericht Beleid, ARB Toolkit het Model # 1: Basismodel voor Procesarch tectuur. Ministerie van Verkeer & Waterstaat, Den Haag. Adviesunit Resultaatgericht Beleid, ARB Toolkit technieken # 25: Joint Fact Finding. Ministerie van Verkeer & Waterstaat, Den Haag. Albeda, H.D. en Heijden, G.M.A. van der. 2001, Schuivende Doelen, Vaste Grond. Evaluatie van interactieve Beleidsvorming. Stichting Rekenschap, Amsterdam. Akkerman, Tjitske, Hajer, Maarten & Grin, John. 2000, Interactive Policy Making as Deliberative Democracy? Learning from new Policy-making Practices in Amsterdam. Paper for presentation at the Convention of the American Political Science Association, 31 Augustus - 3 September, Washington DC. Universiteit van Amsterdam, Faculteit Politicologie, Amsterdam. AVVP-Projectteam & Van Sluis Consultants, 2002, Procesverslag ‘Route Amsterdam’, dIVV / Gemeente Amsterdam. Van Sluis Consultants, Den Haag. ETC Ecoculture, Landelijk Centrum Opbouwwerk, VHS Bergen, 2000, Methodenklapper. Inventarisatie van Methoden. ETC Ecoculture, Leusden. Holland, Christiaan, Bongers, Frank & Bouwman, Harry. 1999, Nieuwe Instrumenten voor Interactieve Beleidsvorming. Senter Technologie & Samenleving, Den Haag. Jong, W.M. de & Mulder, G.V.A. 2000, Rolverdeling bij Interactieve Beleidsvorming. Verschenen in: Bestuurskunde januari. Lenos, Steven & Buurman, Marloes. 2000, Internetgereedschappen voor interactieve Beleidsvorming. Instituut voor Publiek en Politiek, Amsterdam. Schieven, Esseline. 2001, Onbetwist Belanghebbenden met een ijzeren, ongrijpbare en onzichtbare Hand; een Paper over Belanghebbenden en Instituties in grootschalige Woningbouw. Erasmus Universiteit, PTO Bedrijfskunde, major BSM, Rotterdam. TNO-STB, 2002, Een ‘Model’voor Joint Fact Finding. Notitie in opdracht van Flyland. TNO, Delft. Tuininga, E.J. 2002, Suggesties voor Maatschappelijke Borging naar aanleiding van de Flyland Workshop Mariene Ecologie & Morfologie op 22 november 2001 in Rotterdam. www.publiek-politiek.nl, geraadpleegd op 16 mei 2002. www.rekenschap.nl, geraadpleegd op 7 mei 2002. www.waterland.net/IVVR, Integrale Inrichting VeluweRandmere, geraadplaagd op 8 mei 2002.


45

Literatuur uit VS Adler, Peter S., Barrett, Robert C., Bean, Martha C., Birkhoff, Juliana E., Ozawa, Connie P. & Rudin, Emily B. 2000, Managing Scientific and Technical Information in Environmental Cases. Principles and Practices for Mediators and Facilitators. RESOLVE inc. U.S., Institute for Environmental Conflict Resolution, Western Justice Center Foundation. Andrews, Clint. J. 2001, Humble Analysis. The Practice of Joint Fact Finding. Presentatie tijdens Association of Public Policy Analysis and Management Annual Research Conference, Washington DC. Mitchell, Ronald K., Agle Bradley R. & Wood, Donna J. 1997a, Towards a theory of Stakeholder Identification and Salience: defining the Principle of Who and What really counts, in: Academy if Management Review, vol. 22, no. 4, p.853-886. Mitchell, Ronald K. & Agle, Bradley R. 1997b, Stakeholder Identification and Salience: Dialogue and Operationalization. In J. Weber & K. Rehbein (eds.), International Association for Business and Society 1997 Proceedings, p.365-370, Destin, FL: International Association for Business and Society. Rebori, Marlene, Reid, Mary, Singletary, Loretta & Ball, Ann.1999-2000, Managing Natural Resource Disputes, no.1-11. University of Nevada, Reno. Susskind, Lawrence & Cruikshank, Jeffrey. 1987, Breaking the Impasse. Consensual Approaches to Resolving Public Dispute. Basic Books, inc. Verenigde Staten.

www.acresolution.org, geraadpleegd op 16 mei 2002. www.concurinc.com, geraadpleegd op 16 mei 2002. www.colorado.edu/conflict/peace/treatment/jfactf.htm, geraadpleegd op 7 mei 2002.

Gevonden Notities, Literatuur en Websites die niet relevant worden geacht Grin, John. 1999, ‘Van Onderen’ is Meervoud. Natuur- en Milieu-Educatie als Beleidsinstrument voor duurzame Ontwikkeling. Gepubliceerd in: Margreet Schaafsma, Wil Ronken, Harm Blanken, Marcel Ham & Marriëtte Hermans (red.), Extra Impuls Natuur- en Milieu-Educatie 1996-1999. Essaybundel bij de Slotconferentie. NCDO, Amsterdam. Adviesunit Resultaatgericht Beleid, Basismodel voor Procesarchitectuur. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Den Haag. www.nido.nu, geraadpleegd op 15 mei 2002. www.bzk.nl, geraadpleegd op 15 mei 2002.

46


Notities, Literatuur en Websites waar naar is verwezen, maar niet in ons bezit zijn en mogelijk relevant zijn Andrews, Clinton J. 2002, Humble Analysis. The Practice of Joint Fact-Finding. Westport CT: Praeger. Geldof, Govert D., Grin, John, Hajer, Maarten & Woerkum, Cees van. 2000, Betrokkenheid van Burgers in het Waterbeheer. In: J.G. de Wilt, H. Snijders & F. Duijnhouwer (red.), Over Stromen. Kennis- en Innovatieopgaven voor een waterrijk Nederland. NRLO-rapport nr 2000/7/AWT-achtergronddocument 18/ RMNO-nr. 148, Den Haag. Grin, John, Graaf, Henk van de & Hoppe, Rob. 1997, Interactieve Technology Assessment. Een eerste Gids voor Wie Het wagen wil. Rathenau Instiuut, Den Haag. Neyzen, M., Poel, M. van de & Geveke, H. 1999, Leidraad Communicatie en Werkvormen bij interactief Beleid. Rijksvoorlichtingsdienst/DTC, B&A groep, Den Haag. Rooij, A. de. 2000, Fysica van Samenwerking. Naar een Krachtenfusie van Burgers, Bestuurders, Bureaucraten en Bedrijven. Rijkswaterstaat. Susskind, Lawrence. 1997, Multi-party Public Policy Disputes: A Separate Breed. Verschenen in: Dispute Resolution Magazine. American Bar Association, Section of Dispute Resolution.


47

Stakeholdersanalyse Flyland

Recommend Documents