SPSS DATAINVOER MET DATA ENTRY

SPSS DATAINVOER MET DATA ENTRY

MTSO-INFO 28

NATHALIE DE REYT 2002

Faculteit PSW – Universiteit Antwerpen Contact: prof. dr. Dimitri Mortelmans ([email protected]) Tel : +32 (03) 820.28.53 - Fax : +32 (03) 820.28.82

MTSO-INFO Documenten in de reeks MTSO-INFO werden geschreven door leden van de vakgroep MTSO (Methoden en Technieken van het Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek) met als doel op een heldere en eenvoudige manier bepaalde thema's van onderzoeksmethoden en computergebruik uit te leggen. De thema’s sluiten aan bij analysetechnieken of softwareprogramma’s die gebruikt worden aan de Faculteit PSW van de Universiteit Antwerpen. Vermits sommige documenten door andere leden van de Universiteit Antwerpen of daarbuiten nuttig kunnen zijn, worden deze gratis online aangeboden op http://www.ua.ac.be/mtso. Het downloaden en verspreiden van deze documenten is toegestaan mits correcte bronvermelding.

WAARSCHUWING: De documenten worden slechts sporadisch bijgewerkt. Dit heeft repercussies voor die documenten die slaan op software. De auteurs hebben niet de bedoeling om bij het uitkomen van nieuwe versies van programma’s steeds het hele document te herschrijven. Daarom dient de lezer er rekening mee te houden dat het document steeds slaat op de softwareversie zoals deze bij het uitkomen van het MTSO-INFO document gangbaar was.

SPSS DATAINVOER MET DATA ENTRY Inhoud

1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 2 2 CODEBOEK................................................................................................................................................. 2 2.1 NAAMGEVING .......................................................................................................................................... 2 2.2 VRAGEN IN VARIABELEN OMZETTEN ....................................................................................................... 3 3 DATABESTAND.......................................................................................................................................... 5 3.1 NAME ...................................................................................................................................................... 6 3.2 TYPE ........................................................................................................................................................ 7 3.3 WIDTH ..................................................................................................................................................... 8 3.4 DECIMALS ............................................................................................................................................... 8 3.5 LABEL...................................................................................................................................................... 9 3.6 VALUE LABELS ........................................................................................................................................ 9 4 DATA ENTRY............................................................................................................................................ 11 4.1 DATA ENTRY BUILDER .......................................................................................................................... 11 4.1.1 Automatisch omzetten .............................................................................................................. 11 4.1.2 Kennismaking met het Form-venster ....................................................................................... 13 4.1.3 Kennismaking met het Builder-venster .................................................................................... 16 4.1.4 Layouten van de vragenlijst..................................................................................................... 18 4.1.5 Afwerking van de vragenlijst ................................................................................................... 25 4.2 DATA ENTRY STATION .......................................................................................................................... 28 4.1.6 Open van Data Entry Station................................................................................................... 28 4.1.7 Invoeren van gegevens............................................................................................................. 31 5 TOT SLOT.................................................................................................................................................. 31 6 BIBLIOGRAFIE ........................................................................................................................................ 33

© MTSO – INFO / UA - FPSW

2

1 Inleiding Na het opstellen van de vragenlijst en de bevraging volgt een volgende belangrijke fase in het onderzoek: de invoer van de verzamelde gegevens. Deze handleiding vertelt hoe we dit aan de hand van het statistische softwarepakket SPSS kunnen doen. In een eerste fase stellen we een codeboek op (paragraaf 2). Aan de hand daarvan maken we een databestand met behulp van de data editor (paragraaf 3). Vervolgens verzorgen we de opmaak van de invoerschermen zodat deze kunnen gebruikt worden om de data in te voeren (paragraaf 4). 2 Codeboek Vooraleer men kan starten met de gegevensinvoer, moet de vragenlijst worden omgezet in een codeboek. Een codeboek is een nuttig instrument zowel bij het invoeren als tijdens het analyseren van de gegevens. Het codeboek zet de vragen om in variabelen. We zorgen eerst voor een geprinte versie van de vragenlijst. De eerste stap in het coderen van een vragenlijst is het aanbrengen van een identificatienummer. Elke vragenlijst is een overeenkomstige case in het databestand. Het identificatienummer zorgt voor een unieke koppeling tussen de vragenlijst (papier) en de database (bits en bytes). Het identificeren van de vragenlijst is belangrijk voor het corrigeren van fouten. Stel je typt de gegevens van 300 enquêtes in. Bij het opvragen van een frequentietabel verschijnt er een onmogelijke waarde. Indien we een identificatienummer hebben aangebracht, kunnen we de fout gemakkelijk opzoeken in de originele vragenlijst en verbeteren in de database. 2.1 Naamgeving Vervolgens kennen we aan elke vraag een code toe. Dit kan op twee verschillende manieren. Ofwel nummeren we de vragen gewoon door. Op deze manier verkrijgen we een logische lijst met opeenvolgende variabelen. Een groot nadeel is wel dat wanneer we een variabele over het hoofd zien, het moeilijk wordt om deze in de lijst in te passen. Om dit nadeel tegen te gaan, kunnen we ook op een andere manier codes gaan toekennen. Hierbij respecteren we twee regels: - Elk codenummer begint met een letter (bijvoorbeeld: ‘v’) - Na de letter staan er twee posities die moeten worden ingevuld. De eerste positie geeft de nummer van de vraag uit de vragenlijst. De © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

3 tweede positie staat voor een onderdeel of antwoordcategorie uit de vragenlijst (bijvoorbeeld ‘v0101’: vraag 01, antwoordcategorie 01) Bijkomend voordeel is dat we via deze code heel eenvoudig kunnen achterhalen over welke vraag het gaat. Gevolg is wel dat de naamgeving iets complexer verloopt dan met de eerste methode. 2.2 Vragen in variabelen omzetten Wij raden de tweede methode ten stelligste aan. We illustreren deze in onderstaand voorbeeld. We bespreken kort de gedachtemethode achter het toekennen van de codes. 1 Ben je een ...

V0101

1. Jongen 2. Meisje 2 In welk jaar ben je geboren?

v0201

Jaar 19 _ _ 3

a) In welke gemeente woon je? Gemeente : .....................................

v0301

b) Woon je: 1. 2. 3. 4.

In een alleenstaand huis of villa Een half open bebouwing of een huis in de rij In een appartementsgebouw In een andere woonst Welke : ……

v0302 v0303

c) Heb je thuis een kamer voor jou alleen? 1. Ja 2. Nee

v0304

4 In welke school en richting zit je nu? Naam school : .............................................................

v0401

Gemeente van de school: ............................................

v0402

Ik zit in het ........... e middelbaar

v0403

Type: ASO/TSO/BSO/KSO

v0404

Richting: .......................................................................

v0405

© MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

4

5

a) Welke nationaliteit heb je?

...................

v0501

b) Welke taal wordt er bij jou thuis gesproken? Meerdere antwoorden zijn mogelijk. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Nederlands Frans Engels Turks Berbers Arabisch Andere v0508: .........v0509.............................

v0502 v0503 v0504 v0505 v0506 v0507

De eerste vraag wordt gecodeerd als ‘v0101’, waarbij de eerste ‘01’ staat voor eerste vraag. De tweede ‘01’ wijst erop dat er slechts één numeriek antwoord is, namelijk 1 voor jongen en 2 voor meisje. De derde vraag kan worden opgesplitst in drie delen. In vraag a willen we de woonplaats van de respondent weten. In vraag b de woonsituatie en in vraag c het aanwezig zijn van een kamer voor de respondent alleen. Vraag a wordt gecodeerd als ‘v0301’. ‘03’ verwijst naar de derde vraag en ‘01’ naar het eerste deel van de vraag, namelijk het opgeven van de woonplaats. Het gaat hier om een tekstvariabele. In vraag b moet de respondent de keuze maken tussen één van de 4 cijfers, elk cijfer staat voor een bepaalde woonsituatie. De vraag wordt gecodeerd als ‘v0302’, waarbij ‘03’ opnieuw staat voor derde vraag en ‘02’ voor de vier keuzemogelijkheden. De variabele v0303 dient om een beschrijving te geven van de ‘andere’ woonsituatie. c wordt gecodeerd als ‘v0304’, waarbij de laatste ‘04’ staat voor de twee antwoordmogelijkheden, namelijk 1 voor ja en 2 voor nee. Vraag 5 b is weer een heel andere situatie. Hier kan de respondent verschillende antwoordcategorieën aanduiden. Daarom wordt voor elke taal een andere variabele gebruikt (‘v0502’ tot ‘v0508’). De variabele v0509 wordt gebruikt om een omschrijving te geven van die ‘andere’ taal.


5

3 Databestand Nadat we de vragenlijst helemaal hebben gecodeerd, zetten we de variabelen om in een databestand. Dit bestand zal in een volgende fase als basis fungeren bij de opmaak van de invoerschermen (Data Entry Builder) en bij de invoer van de gegevens (Data Entry Station). We openen SPSS ofwel via het startmenu ofwel door te dubbelklikken op het pictogram van SPSS in het bureaublad. Na het starten van SPSS verschijnt een openingsvenster met de vraag: ‘What would you like to do?’ Klik op Cancel om door te gaan. Het venster waarmee het pakket opent is de Data editor. Onderaan het venster zien we dat de data editor is onderverdeeld in twee mappen. In de map Data View staat de data van het actieve bestand. Deze map is opgebouwd als een matrix waarin de cases in de rij staan en de variabelen in de kolommen.


6 In de map Variabele View staat de beschrijving van de verschillende variabelen in het databestand. De rijen worden nu gevormd door de variabelen. De kolommen door eigenschappen van die variabelen. In deze map gebeurt de opmaak van een databestand.

In de map Variable view bepalen we: • • • • • •

de naam van de variabelen (name) het type van de variabelen (type) de breedte van het veld (width) het aantal decimalen (decimals) de labels van de varabelen (label) de value labels (value)

3.1 Name Iedere variabele moet een eigen unieke waarde krijgen. Bij de naamgeving baseren we ons op de codes die werden toegekend in het codeboek. Daarnaast moeten er nog een aantal regels worden gerespecteerd: • • • • •

de naam moet met een letter beginnen de resterende tekens kunnen letters of cijfers zijn de lengte van de naam is maximaal 8 tekens speciale tekens zoals ! , ? en * zijn niet toegelaten verschillende variabelen kunnen nooit dezelfde naam hebben © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

7 •

er is geen verschil tussen hoofdletters en kleine letters in de naam

3.2 Type Omdat we getallen of woorden wensen in te voeren in SPSS moeten we ook aangeven wat voor type de variabele is. Dit doe je door in de kolom “Type” de cel van de variabele te selecteren. Er verschijnt dan een grijs blokje.

Als je op dit blokje klikt, komt er een dialoog venster te voorschijn waar men het type kan aangeven.

Je hebt een keuzemogelijkheid uit verschillende types van data. Doorgaans werken we met deze drie: • numerieke variabelen (numeric) • tekst variabelen (string) • datum variabelen (date). Numeriek wil zeggen dat de codes uit getallen bestaan. Men kan bijvoorbeeld de codes van variabele geslacht als volgt toekennen: 1 = man, 2 = vrouw. Geslacht is een numerieke variabele, want de codes zijn getallen. Geslacht blijft desondanks een variabele van nominaal niveau, aangezien de getallen slechts de functie van “etiket” vervullen.


8

Een string variabele staat voor een tekstvariabele. Zulk type wordt bijvoorbeeld gebruikt voor de vraag: ‘Wat is jouw mening over … ?’ Op deze vraag kan de respondent vrij zijn mening uiten.

Een datumvariabele kan verschillende vormen aannemen (zie lijstje).

3.3 Width In de derde kolom duiden we de width of grootte van de variabele aan. We bedoelen hiermee dat we het aantal posities voorzien die een variabele kan innemen. Standaard zet SPSS deze waarde op 8. Deze waarde kan worden aangepast afhankelijk van het aantal posities dat er nodig zijn om antwoord te geven. Bij een numerieke variabele is de minimum breedte 1 en de maximum breedte 99. Bij de string variabelen is het maximum aantal karakters in een veld 999. Onthoudt wel dat de grootte van de variabele gevolgen heeft voor het databestand: hoe groter de width, hoe groter het bestand. Probeer dus niet een nodeloos hoog aantal posities vast te leggen. Zo is er bij een ja/nee-vraag, maar één positie nodig: ofwel vult men 1 (ja) in ofwel 0 (neen). Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de vraag naar de woonplaats van een respondent. Men zou hier de width kunnen instellen op maximum 20 posities. Op deze manier voorkomen we dat het databestand te groot wordt. 3.4 Decimals In de vierde kolom bepalen we, als onze variabele een decimaal getal is, het aantal cijfers na de komma. Standaard zet SPSS dit op twee decimalen. Voor gewone categoriale variabelen zetten we dit het best op 0.


9 3.5 Label Labels zijn niet verplicht, maar cruciaal om een leesbare output te krijgen. In de tabellen van de output vinden we dan niet de naam van de variabele terug (vb. v0404), maar wel het volledige label (vb. onderwijstype). Het komt er dus op aan om zo beknopt mogelijk de inhoud van de variabele weergeven. 3.6 Value labels In de zesde kolom geven we de values (waarden) van onze labels. Ook dit is zeer belangrijk om de output interpreteerbaar te maken. Het definiëren van de values labels is belangrijk wanneer de numerieke code geen aanduiding is van de werkelijke betekenis (vb. bij geslacht). Het ingeven van deze waarden gebeurt in onderstaand scherm. In dit voorbeeld geeft men de value labels in voor 4 antwoordcategorieën gaande van “helemaal niet eens” tot “helemaal eens” . De invoer van deze labels gebeurt op volgende manier:

Value = 1 Value label = Helemaal niet eens Klik op Add Value = 2 Value label = Niet eens Klik op Add …

Druk op OK


10 In onderstaand voorbeeld illustreren we het nut van de value labels. Het gaat hier om een kruistabel tussen de variabelen geslacht en onderwijstype. De eerste tabel is niet leesbaar, de tweede tabel wel. De value labels maken een interpretatie mogelijk. Zonder value labels Geslacht * Onderwijstype Crosstabulation Count

Geslacht

1 2

Total

Onderwijstype 1 3 45 1 37 8 82 9

Totaal 46 45 91

Met value labels Geslacht * Onderwijstype Crosstabulation Count

Geslacht Total

Onderwijstype ASO BSO Jongen 45 1 Meisje 37 8 82 9

Totaal 46 45 91

Wanneer de verschillende stappen zijn doorlopen, bekomen we onderstaand databestand.


11

4 Data Entry In voorgaande fase hebben we, met behulp van een codeboek, een databestand aangemaakt. Vervolgens kunnen we met behulp van het programma Data Entry twee dingen doen. Eerst kunnen we met Data Entry Builder een vragenlijst ontwerpen, die we daarna via Data Entry Station kunnen gebruiken bij de invoer van de data. 4.1 Data Entry Builder Met behulp van Data Entry Builder slagen we erin om op een vrij eenvoudige manier een vragenlijst te ontwerpen. We kunnen op twee manieren te werk gaan: ofwel starten we in een leeg scherm en voeren we manueel onze vragen in. Ofwel zetten we de vragenlijst automatisch om. Wij verkiezen de tweede methode. Hierbij dient ons codeboek (paragraaf 2) en databestand (paragraaf 3) als basis. De voordelen van deze methode zijn: de mooie lay-out en de bruikbaarheid van het geconstrueerde invoerscherm voor het invoeren van enquêtes (Entry Station). Bijkomend voordeel is de snelheid waarmee de invoerschermen worden aangemaakt. 4.1.1 Automatisch omzetten Open het programma Data Entry Builder (via Start-menu) en ga in de menubalk naar File. Klik daar op Openen. Ga met het pijltje naar het databestand dat je wil omzetten in een vragenlijst (hier is dat “test MTSO datalojeugd.sav”) en klik op Openen.


12

Kies voor de tweede optie “Create questions based on default types” en ontvink de optie “Open in Table Entry Mode”.

Het automatisch omzetten van het databestand naar een vragenlijst start en neemt enkele minuten in beslag1.

1

Het automatisch omzetten vraagt heel veel computerkracht en werkgeheugen. We raden daarom aan om deze bewerking uit te voeren op een redelijk krachtige pc! © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

13

4.1.2 Kennismaking met het Form-venster Uiteindelijk verschijnt onderstaand Form-venster. In dit venster bepalen we de opmaak van de invoerschermen.

Dit venster bestaat uit twee delen. Aan de linkerkant staat de vragenlijst. Elke variabele kan naargelang de opbouw van de vraag worden onderverdeeld in verschillende kleine deeltjes die elk apart kunnen gelay-out worden Selectie van het geheel (vraag en antwoord)

Selectie van één (vraag of antwoord)


element

14

Selectie van alle elementen

Volgende elementen bepalen de opmaak van de vragenlijst: 1.

2. 3.

Tekst

De plaats van de vragen: met veel of weinig tussenruimte, ingesprongen of niet, en de plaats van de antwoordcategorieën. We bepalen de plaats van een element (vraag of antwoord) door dit aan te klikken en naar de gewenste plaats te slepen. De opmaak van de elementen waaruit de vragenlijst bestaat. We kunnen de kleur, de omkadering, het lettertype, de lettergrootte, de achtergrond, enz. aanpassen. Het gebruik van ondersteunende elementen: zoals een titel, toelichting of verklaring, automatische nummering van de vragen, kaders, lijnen, pijlen, enz. We doen dit door in de menubalk één van volgende icoontje aan te klikken.

Nummering

Figuren

Kaders


Lijnen en pijlen

15 Aan de rechterzijde staat het Properties-venster waaruit we alle kenmerken van een element kunnen afleiden. We openen dit venster door in de menubalk naar View te gaan en daar Properties aan te klikken. Het Properties-venster verschijnt dan aan de rechterkant van het scherm. Na het geven van deze opdracht verschijnt dit venster steeds automatisch in beeld als we op een element klikken. Alle kenmerken van een element staan in het Properties-venster. In dit scherm kan men onder andere de kleur en de grootte van het antwoordkader bepalen (backcolor, backstyle, bordercolor, …). We veranderen de waarde van een kenmerk door dit aan te klikken. Soms kan men rechtstreeks de nieuwe waarde intypen, soms verschijnt er een klein drukknopje met drie puntjes.

Als we hier op klikken toont Data Entry een dialoogkader met alle mogelijke waarden van een kenmerk. Bij Font bijvoorbeeld verschijnt een dialoogkader met informatie rond de verschillende lettertypen, weergavemogelijkheden en lettergrootte.

We raden aan om zelf een beetje met deze opties te spelen om zo een beter zicht te krijgen op de verschillende lay-out mogelijkheden. Het bepalen van de opmaak van de vragenlijst is een proces van stapsgewijze verbeteringen. We passen iets aan, bekijken hoe het eruit ziet, om vervolgens de © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

16 opmaak nog verder te verfraaien. We kunnen de vragenlijst bekijken door in het menu File de optie File Print Preview of het icoontje

aan te klikken.

4.1.3 Kennismaking met het Builder-venster Samen met het Form-venster opent ook het Builder-venster. We zien dit onderaan het scherm.

FORM

BUILDER

Het Builder-venster geeft een duidelijk overzicht van al de variabelen uit het databestand en hun kenmerken. Willen we deze volledige lijst met variabelen verkrijgen, klikken we op de

X.

Resultaat:

Deze lijst geeft op een overzichtelijke manier de variabelen weer, maar is ook zeer handig om foute handelingen te corrigeren.


17 Stel bijvoorbeeld dat we per ongeluk bij het lay-outen van de vragenlijst iets te snel zijn geweest en een variabele hebben verwijderd, dan kan je in dit lijstje de desbetreffende variabele selecteren en naar de linkerkant van het Form-venster slepen. We moeten dan wel opletten dat we achteraf de tabvolgorde controleren (zie verder). Het Builder venster wordt ook gebruikt wanneer we een nieuwe variabele willen invoeren. Hiervoor dienen we eerst Data Entry Builder (zowel het Form- als het Builder-venster) volledig af te sluiten. Vervolgens openen we hetzelfde bestand in SPSS. In de map Variable View gaan we helemaal onderaan de lijst met variabelen staan en selecteren de rij waar de variabele zal worden geplaatst (hier: rij 544).

Vervolgens kiezen we in de menu voor Data en klikken Insert Variable aan.


18 Er verschijnt een nieuwe variabele met de naam ‘var00005’. We zijn niet verplicht om deze naam te gebruiken en kunnen deze eenvoudig aanpassen.

Vervolgens kunnen we de eigenschappen van deze variabele instellen (zie paragraaf 3). In dit voorbeeld gaat het om de variabele v55 waarin men de mening van de respondenten over de enquête verzameld.

In een volgende stap moeten we de variabele ook een plaats in het invoerscherm geven. Hiervoor sluiten we SPSS volledig af en openen Data Entry Builder. In het Builder scherm zullen we merken dat een nieuwe variabele werd toegevoegd. We zoeken de variabele in het lijstje en slepen die naar het Form-venster. Op basis van de opgegeven eigenschappen verschijnt de nieuwe variabele. Ook hier moeten we opletten dat we de tabvolgorde aanpassen (zie verder). 4.1.4 Layouten van de vragenlijst 4.1.4.1 Soorten vragen Bij het ontwerpen van de vragenlijst is het belangrijk een onderscheid te maken tussen de open en de gesloten vragen. Elke soort kan nog verder worden onderverdeeld en vraagt een verschillende manier van ontwerpen. Open vragen Bij de open vragen kan men een onderscheid maken tussen tekstvariabelen en numerieke variabelen. Bij de opmaak van het databestand hebben we per variabele moeten aangeven of het ging om een “numeric” of “string” variabele. We hoeven dit dus in deze fase niet meer op te geven. Tekstvariabele: Het antwoord is een tekst

Voorbeeld: Welke muziekstijl(en) hoor jij het liefst? _________________

Numerieke variabele: Het antwoord is een getal

Voorbeeld: In welk jaar ben je geboren?

________

Gesloten vragen Data Entry maakt binnen de gesloten vragen een onderscheid op basis van het aantal antwoorden dat de respondent moet geven. ¾ Eén antwoord Als de respondent slechts één antwoord op de vraag kan geven, spreekt SPSS van een gesloten één-antwoord vraag. Ook hier wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds vragen waarbij de antwoordcategorieën los van elkaar staan. In © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

19 dit geval spreekt men van een nominale variabele. Anderzijds kunnen de antwoordcategorieën een oplopende of aflopende schaal schaal vormen. Het gaat dan om een ordinale variabele. Nominaal

Ordinaal

Voorbeeld: Ben je een … ? 1. Jongen 2. Meisje Voorbeeld: Geef je mening over dit gadget. Omcirkel het antwoord dat het best weergeeft wat je denkt.

Dit gadget spreekt me aan Dit gadget is handig Ik ga dit gadget zeker gebruiken Dit gadget past bij de jeugddienst Dit gadget is kinderachtig

Helemaal niet eens 1 1 1 1 1

Niet eens 2 2 2 2 2

Eens 3 3 3 3 3

Helemaal eens 4 4 4 4 4

¾ Meerdere antwoorden Wanneer bij een gesloten vraag meerdere antwoorden kunnen worden aangeduid, wordt gesproken van meervoudige antwoorden. De respondent kan in deze situatie meerdere antwoordcategorieën aanduiden.

Meervoudige antwoorden

Voorbeeld: Welk onderwerpen horen in een jongerenjournaal? Zet een kruisje. Er zijn meerdere antwoorden mogelijk. Internationale onderwerpen Nationale onderwerpen Nieuws uit de provincie Antwerpen Onderwerpen die jongeren aanbelangen Nieuws van het koningshuis Showbizzroddels Andere: ……………………………………


20

4.1.4.2 Mogelijke vraag lay-out LET OP! Wanneer we de vragenlijst automatisch laten omzetten, hoeven we deze stappen niet te doorlopen. Data Entry zet dan zelf al de vragen om volgens het systeem van de radioknoppen. We hoeven dan enkel nog de lay-out aan te passen.

Toch achten we het nuttig om dieper in te gaan op het handmatig invoegen van vragen, los van een bestaande database. De verschillende opmaakmogelijkheden worden geselecteerd in de Toolbox.

Open vragen Een open vraag maken we in een “Text box question”. Ondanks de naam “text box” kunnen we hier zowel open vragen met een tekst- als een numeriek antwoord invoeren.


21 Gesloten vragen met één antwoord Als de antwoorden los van elkaar staan (nominale en ordinale variabelen) onderscheidt Data Entry drie varianten, afhankelijk van hoe de antwoorden in de vragenlijst moeten worden getoond. 1. Radio knoppenlijst (“Option button question”): Alle antwoorden worden op het scherm getoond, voorafgegaan van een rondje (de radioknop).

2. Uitschuiflijst (“Drop down list question”): De verschillende antwoorden zijn opgenomen in een uitschuiflijst. Het voordeel hiervan is dat de vraag slechts één regel inneemt in het vragenformulier. Het nadeel is dat de antwoorden pas worden getoond nadat het pijltje wordt aangeklikt.

3. Lijst in een kader (“Single-selection list box question”): Alle antwoorden worden in een kader getoond. Met behulp van de pijltjestoetsen kunnen we een antwoord aanwijzen.

Wanneer de antwoorden een schaal vormen, maken we gebruik van de knop “Scale button matrix”.

Gesloten vragen met meerdere antwoorden Vragen waar men meerdere antwoorden kan geven, worden ingevoerd als “check box question”. Voor elke antwoordcategorie maakt Data Entry een afzonderlijke variabele ( met de waarden 1 als aangevinkt en 0 als niet aangevinkt).


22 Voorbeeld: methode radioknoppen2 Daar elke methode een analoge manier van werken kent, zullen we aan de hand van één voorbeeld de werkwijze illustreren. We bouwen hier een vraag op aan de hand van een radio knoppenlijst. Stap 1: Klik op de radioknop en houd de linkermuisknop ingedrukt.

Stap 2: Er verschijnt een ontwerpmatrix waarin alleen de cel linksboven is ingevuld met een radioknop.

In deze ontwerpmatrix kunnen we het aantal antwoordcategorieën aangeven en hoe deze moeten worden getoond. Elke radioknop staat voor één antwoord. Door een rij, kolom of rechthoek te vullen met radioknoppen geven we aan hoe de antwoordcategorieën moeten worden getoond. rij

Gebruik je alleen als de vraag niet te veel plaats inneemt.

kolom

rechthoek

Is het meest overzichtelijk.

Wordt alleen gebruikt bij een zeer groot aantal antwoordcategorieën.

Wij verkiezen in dit voorbeeld om de antwoordcategorieën onder elkaar te plaatsen. We selecteren de radioknoppen door de muisaanwijzer vier rijen naar beneden te bewegen (onze vraag heeft vier antwoordcategorieën).

2

Bron: HUIZING, E. (1999) SPSS 9.0 voor Windows en Data Entry, Schoonhoven: Academic service, p. 152 © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

23 Stap 3: Laat de linkermuisknop los en ga naar de plaats waar de vraag moet komen staan. De muisaanwijzer is inmiddels veranderd in een plusteken met radioknop. Hiermee kunnen we de plaats van de vraag bepalen.

Er verschijnt een rechthoek (opgebouwd uit verschillende objecten) waarin we volgende informatie kunnen lezen: •

Een vraag, met de standaardtekst ‘Question Text’.

•

Een nieuwe variabele, automatisch aangemaakt met een standaardnaam.

•

Radioknoppen voor elke antwoordcategorie.

•

Antwoordcategorieën, elk met de standaardomschrijving ‘ResponseItem’.


24 Stap 4: In een volgende fase vullen we de juiste vraag en antwoordcategorieën in. We doen dit door te dubbelklikken op het object en de gemarkeerde tekst te wijzigen. We merken dat we de tekst van de eerste antwoordcategorie niet volledig kunnen lezen.

We verhelpen dit door de kader rond de vraag te vergroten.

Daarna kunnen we ook de kader rond het antwoord vergroten.

Na deze aanpassingen verkrijgen we volgend resultaat.


25 4.1.5 Afwerking van de vragenlijst 4.1.5.1 Het opstellen van controle- en routineregels3 Entry Builder kent drie verschillende manieren om de kwaliteit van de invoer te waarborgen en het invoeren zo efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden: 1. De toegestane antwoorden (Validation): We geven aan welke antwoorden op een vraag mogelijk zijn, andere antwoorden die worden ingetypt leiden tot een waarschuwing. 2. Logische relaties tussen antwoorden (Checking): Sommige antwoorden kunnen in tegenspraak met elkaar zijn. Zo kunnen we aangeven dat wanneer een respondent de antwoordcategorie ‘andere’ kiest, ook een omschrijving hiervan moet worden gegeven. 3. Spring-en vulregels (Skip & fill): Spring regels worden gebruikt om vragen over te slaan op basis van het antwoord van een voorgaande vraag. Met vulregels kunt u het antwoord van een al gestelde vraag of juist niet gestelde vraag wijzigen. Alle regels kunnen we opgeven via de Rule Wizard. Deze functie roepen we op via Rules en Rule Wizard.

3

Bron: HUIZING, E. (1999) SPSS 9.0 voor Windows en Data Entry, Schoonhoven: Academic service, p. 160-161 © MTSO–INFO / UA–FPSW - http://www.ua.ac.be/mtso/

26 Met de Rule Wizard kunnen we alleen regels opgeven, niet wijzigen. De regels worden achter de schermen opgeslagen in een speciale programmeertaal (JScript, de Microsoft-versie van JavaScript). Voor diegenen die deze programmeerkunst (nog) niet onder de knie hebben, zit er maar één ding op: we verwijderen de regel en geven een nieuwe op. Het verwijderen van regels kan door in het ontwerpvenster de opdracht Rules en Rule Scripts te geven. We Kiezen de te verwijderen regel en geven via het menu de opdracht Scripts en Delete Script. 4.1.5.2 Volgorde van de vragen controleren Bij het invoeren van de gegevens loopt Entry Builder de vragen (variabelen) af in de volgorde waarin ze zijn opgegeven. Het kan voorkomen dat we achteraf nog nieuwe vragen hebben toegevoegd of de volgorde hebben gewijzigd door vragen in de Form te verslepen. In dat geval is de volgorde waarin Data Entry de vragen afloopt niet meer de juiste. Stel dat we per ongeluk een vraag in het Form-venster hebben verwijderd. Dan gaan we naar het Builder-venster, zoeken de variabele in het lijstje en slepen deze naar het Form-venster. Gevolg: de vraag in de vragenlijst staat op de juiste plaats, maar de tabvolgorde klopt niet meer. De vraag zet zich namelijk onderaan het tablijstje omdat ze als laatste is ingevoerd. Bij de invoer wil dit zeggen dat Data Entry Station de ingevoerde variabele schijnbaar zal overslaan. Wanneer we echter op het einde van de vragenlijst zijn gekomen, zal de cursor terug naar boven springen om die ene variabele nog in te vullen. Dit maakt de invoer heel lastig. We verhelpen dit door in de menubalk naar Lay-out te gaan en daar voor Tab Order and Numbering te kiezen.


27 We zien dat elke variabele of antwoordcategorie in deze lijst wordt omgezet naar een Question. Selecteer de question (variabele) die zich helemaal onderaan heeft gezet. Hier is dit ‘Question489’.

Sleep de question naar de plaats waar hij moet komen te staan. Hier is dit na ‘Question474’. Klik daarna op OK zodat deze handeling wordt opgeslagen.


28

4.2 Data Entry Station Eenmaal het invoerscherm klaar is, kunnen we beginnen aan de data-invoer. Hiervoor gebruiken we het programma Data Entry Station. 4.1.6 Open van Data Entry Station We openen Data Entry Station in het startmenu.

De eerste maal dat we Data Entry Station starten, drukken we op OK.


29 Het programma zal vragen waar het databestand staat. We openen het savbestand “test MTSO lojeugd”.

Wanneer we het bestand volgende keer zullen openen, volstaat het om in onderstaand lijstje het juiste bestand aan te klikken.

Het kan enkele minuten duren vooraleer we het invoerscherm te zien krijgen.


30 Na enige tijd verschijnt dan onderstaand scherm. Dit scherm geeft de data in tabelweergave.

Dit is NIET het scherm om data in te geven. Daarvoor moeten we in de menubalk naar View gaan en daar Form entry aanklikken.


31

4.1.7 Invoeren van gegevens Om het invoeren van de data vlot te laten verlopen, is het aangeraden gebruik te maken van het toetsenbord i.p.v. de muis. Invoeren met behulp van het toetsenbord gaat niet alleen veel sneller, het voorkomt ook dat we last krijgen aan de pols. Algemene richtlijnen: • • • • • • • •

Probeer vooreerst op een rustige manier te werken. Het aanpassen van fouten vergt immers veel meer tijd dan het invoeren van de data tegen een redelijk tempo. Door het drukken op de -, <ENTER>- of -toets kunnen we naar een volgende variabele gaan. De <SPATIEBALK> maakt het mogelijk om het juiste “bolleke” aan te klikken. Dit wil zeggen de waarde in te voeren. Door <SHIFT> en te drukken kunnen we terug gaan in de vragenlijst. Kiezen tussen de verschillende categorieën van één variabele doet men met de pijltjestoetsen. Vergeet niet na elke sessie een reservekopie te maken van het databestand! Wanneer we een fout maken kunnen we twee dingen doen: ofwel gebruiken we de undo-knop bovenaan het scherm ofwel selecteren we het foute antwoord en klikken daarna op. Bij een vraag met meerdere antwoordcategorieën kunnen we navigeren aan de hand van de <↓> en <↑>-toets.

5 Tot slot Stel dat we tijdens de opmaak van de invoerschermen ontdekken dat er een fout in de database is geslopen (bijvoorbeeld: een string ipv een numeric variabele ingesteld). Willen we deze fout rechtzetten, dienen we eerst het programma Entry Builder volledig af te sluiten. Vervolgens openen we hetzelfde bestand in SPSS. In de map Variabele View kunnen we nu de correctie doorvoeren. We werken dus steeds met eenzelfde bestand, maar de opmaak van het scherm en de functies zullen verschillen afhankelijk of men het bestand in SPSS, in Data Builder of in Data Entry opendoet.


32 We illustreren dit in onderstaande kader. Telkens werd hetzelfde bestand geopend, maar steeds in een ander programma. SPSS

Data Entry Builder


33 Data Entry Station

6 Bibliografie Huizing, E. (1999) SPSS: 9.0 voor Windows en Data Entry, Schoonhoven: Academic Service, 381.


SPSS DATAINVOER MET DATA ENTRY

Recommend Documents