Správa dokumentů rady a zastupitelstva. Ladislav Kraus

Správa dokumentů rady a zastupitelstva prostřednictvím tř d i t í inteligentních i t li t í h XML formulářů f lářů

Ladislav Kraus [email protected] @

www.karvina.cz www. karvina.cz

Obsah prezentace p

• • • •

Dokumenty RM/ZM Řízení přístupových práv Cestovní příkaz Připravujeme… p j


2

Dokumenty y RM/ZM

• •

Cca 1600 d C dokumentů k ů za rokk se zpracovává á á pro radu d nebo b zastupitelstvo Proces p přípravy p y a schvalování dokumentů má mnoho účastníků: – – – –

Autoři dokumentu Schvalovatelé Manipulanti Příjemci (radní, zastupitelé)


3

Manuální zpracování p dokumentů

• Rizika – Vysoké nároky na manipulaci s dokumenty při schvalování – možnost chyby – Opožděné dodání dokumentu – Nezahrnutí dokumentu do programu jednání – Ztráta Zt át dokumentu d k t – Vysoké nároky na zpracování usnesení (nutnost manuálně přepisovat texty) – možnost chyby


4

Elektronizace procesu p

• Při hledání vhodného řešení byly zvažovány tyto možnosti: – Vý Vývojj vlastního l t íh systému té + Systém může kopírovat skutečnost, nemusíme měnit zaběhané procesy - Pracné a časově náročné – Využití existujících „hotových“ řešení + Rychlá implementace - Nepokrývá specifické potřeby úřadu - Nutnost instalace nových technologií – … Kombinace K bi obou b způsobů ů bů …


5

Technologie g

• Využití XML formulářů a formulářového serveru 602XML FormServer – – – –

Standard St d d XML Pracuje s dokumenty Umí definovat a řídit schvalovací procesy Umožňuje výměnu dat mezi dokumenty/formuláři navzájem a předávat je externím databázím – Pro uživatele známé prostředí


6

Tok dat mezi dokumenty y


7

Stavební kameny y dokumentu - Materiál


8

Stavební kameny y dokumentu - Program g


9

Stavební kameny y dokumentu - Usnesení


10

Shrnutí

• Rizika implementace nového systému – Nedostatečná analýza všech procesů (výjimky, mimořádná jednání apod.)

• Výhody řešení pomocí XML formulářů a Formulářového serveru – – – –

Uživatelé pracují s dokumenty Možnost snadné změny schvalovacích procesů Možnost doplnění a úpravy datových položek Možnost komunikace s jinými systémy na základě obecných rozhraní


11

Řízení p přístupových p ý práv p •

Řízení p přístupových p ý práv jje nezbytou p y činností p při každodenní správě p datové sítě –

• •

137 požadavků za 10/2009, tj. téměř 7 denně

Řízení p přístupových p ý p práv jje často slabým ý místem v celkovém zabezpečení p ICT v mnoha organizacích. Tři roviny: •zcela chybí – – –

p proces schvalování p přístupových p ý p práv proces nastavování přístupových práv (realizace) evidence přístupových práv uživatele

evidence

•nadměrná byrokracie

realizace •vzájemná závislost správců aplikací •velký počet IS

schvalování •zcela chybí •nejednoznačné j požadavky •chybné požadavky


12

Realizace

• Realizace byla rozdělena do dvou fází: – 1. Tvorba elektronického formuláře s vazbou do Personální databáze P Personální ál í databáze d t bá • Data o zaměstnancích a jejich přístupových právech • Číselníky

Archivace formuláře

Vyplnění formuláře

• Zápis dat do Personální databáze • Odeslání mailu správcům aplikací

• Načtení dat z Personální databáze

Schvalovací proces • Schválení tajemníkem (volitelně) • Schválení S h ál í vedoucím d í IT


13

Realizace – 2. Vytvoření vazby mezi Personální databází a systémem Identity Management

Primární zdroj dat

Řídící systémy

Řízené procesy

Formulář

Schvalovací proces

Personální databáze Identity Management

Active Directory Oracle


14

Ukázky y z databáze p přístupových p ý práv p


15

Ukázky y z databáze p přístupových p ý práv p


16

Výsledky ý y

• „Hmatatelným“ výsledkem je elektronická evidence přístupových práv a procesu jejich schvalování, h l á í který kt ý je j součástí čá tí Personální P ál í d databáze. t bá – Každý nadřízený má aktuální přehled o přidělených přístupových právech u svých p ý p podřízených. ý

• Nehmatatelnými výsledky jsou sjednocení a elektronizace p procesu schvalování p přístupových p ý práv a ve značené míře také automatizace jejich nastavení, (tj.vytvoření/zrušení uživatelského účtu nebo přidělení/odebrání přístupového práva).


17

Další formuláře

• Cestovní příkaz – Datově svázán s personální databází – Poměrně složité schvalovací work work-flow flow (možnost výplaty cestovného ve bezhotovostně do výplaty nebo hotovostně na pokladně) – Vazba na evidenci soukromých vozidel – Související S i jí í fformuláře lář pro měsíční ě íč í vyúčtování účt á í – Plánujeme vazbu na docházkový systém (plánování absence)


18

Plánované formuláře

• Přihlašování na vzdělávací akce s vazbou na Personální databázi • Schvalování absencí s vazbou na elektronickou docházku


19

Kontakty y

DĚKUJI ZA POZORNOST

Bc. Ladislav Kraus [email protected]


20

Správa dokumentů rady a zastupitelstva. Ladislav Kraus

Recommend Documents