SOP STUDENT DAY FAKULTAS KEDOKTERAN HEWAN UNIVERSITAS UDAYANA 2017 1. Segala bentuk pelaksanaan kegiatan Student Day FKH 2017 diatur dalam Rundown dan standar operasional prosedur (SOP) yang telah dibuat dan disepakati. 2. Standar operasional prosedur (SOP) mengatur tentang piranti kegiatan, jadwal kegiatan, dan teknis pelaksanaan kegiatan. 3. Standar operasional prosedur (SOP) pada kegiatan Student Day FKH 2017 diatur dalam tiga tahapan yaitu pra-pelaksanaan, hari pelaksanaan, dan pasca-pelaksanaan kegiatan. Pra-pelaksanaan sendiri dibagi menjadi dua yaitu pendaftaran dan pengumpulan perdana. 4. Standar operasional prosedur (SOP) pada saat pendaftaran adalah antara lain; 4.1 Pelaksanaan Kegiatan a. Pendaftaran Student Day 2017 dilaksanakan secara online melalui USDI pada tanggal:
1-2 Juli 2017 untuk mahasiswa baru jalur SNMPTN,
7-9 Juli 2017 untuk mahasiswa baru jalur SBMPTN
10 Agustus 2017 untuk mahasiswa jalur Mandiri ( jika diperlukan dimasing-masing fakultas ).
b. Verifikasi pendaftaran ke Fakultas dilakukan serentak pada tanggal 17-18 Juli 2017 c. Tempat pelaksanaan verifikasi adalah bertempat di Sekretariat BEM FKH Unud, Kampus Sudirman.
4.2 Panitia
a. Panitia yang bertugas menggunakan pakaian bebas rapi bersepatu. b. Pada saat pendaftaran , hanya sebagian panitia yang bertugas, antara lain :
Panitia Inti Mengawasi dan mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran.
Sie Acara Mendata dan memverifikasi nama mahasiswa yang telah mendaftar ulang yang selanjutnya dimasukkan ke dalam gugus Student Day FKH 2017.
Sie Humas Menjaga stand verifikasi dan memberikan informasi seputar Student Day FKH 2017 dan informasi pembelian paket penunjang perkuliahan.
Sie kesehatan Mendata bilamana terdapat mahasiswa baru yang terkena penyakit khusus.
Sie Sekretariatan Mengarsipkan formulir yang telah dicetak oleh mahasiswa baru.
NB : Keperluan dan tugas panitia dapat berubah sesuai dengan keperluan, situasi, dan kondisi pelaksanaan di lapangan 5. Standar operasional prosedur (SOP) pada saat pengumpulan perdana adalah antara lain; 5.1 Pelaksanaan Kegiatan a. Pengumpulan perdana dilaksanakan guna membagi peserta sesuai dengan gugus masing-masing, pemberian kontribusi Student Day dan PKKMB, menyampaikan penugasan, dan menyampaikan informasi lainnya. b. Pengumpulan perdana Student Day FKH 2017 dilaksanakan pada tanggal 14 Agustus 2017, waktu pengambilan kontribusi dimulai pukul 14.00 – 17.00 WITA.
c. Tempat pelaksanaan kegiatan adalah bertempat di Gedung parkir lantai 3 Kampus Sudirman Universitas Udayana. 5.2 Panitia a. Seluruh panitia menggunakan pakaian bebas rapi bersepatu dengan menggunakan jas almamater dengan lengan tidak di lipat serta menggunakan tanda pengenal ( nametag, pita, dan handband ). b. Dalam pengumpulan perdana, yang bertugas adalah seluruh panitia
Steering Committee (SC) bertugas mengawasi dan melakukan evaluasi kegiatan terhadap pelaksanaan kegiatan.
Panitia inti bertanggung jawab dan berkoordinasi dengan sie-sie terkait sesuai dengan pembagian teknis pada saat rapat teknis.
Sie Disiplin mengkondisikan bilamana terdapat panitia dan peserta yang melanggar SOP.
Sie Acara bertugas membacakan tugas dan membariskan mahasiswa baru sesuai dengan gugusnya masing-masing dan mengatur jalannya acara.
Sie Sekretariatan melakukan absensi panitia bersama dengan sekretaris.
Sie Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi (PDD) mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan pengumpulan perdana.
Sie Rohani melakukan persembahyangan panitia sebelum kegiatan dimulai.
Sie Perlengkapan menyiapkan tempat dan peralatan yang diperlukan saat kegiatan berlangsung.
Sie Kesehatan mengawasi dan menindaklanjuti apabila ada peserta dan panitia yang sakit.
Sie Keamanan mengatur parkir peserta dan panitia, mengamankan jalannya kegiatan.
Sie Transportasi, Sie Konsumsi, dan Sie Humas membantu pelaksanaan kegiatan.
Panitia Pendamping Gugus (PanGus) merupakan panitia yang dipilih dari masing-masing anggota sie yang bertugas mendampingi dan melakukan absensi peserta sesuai dengan gugus nya masing-masing, serta membantu keperluan terkait dengan gugusnya. NB : Keperluan dan tugas panitia dapat berubah sesuai dengan keperluan, situasi, dan kondisi pelaksanaan di lapangan.
6. Standar operasional prosedur (SOP) pada saat hari pelaksanaan adalah antara lain; 6.1 Pelaksanaan Kegiatan a. Pelaksanaan Student Day FKH 2017 dilaksanakan pada tanggal 24 Agustus 2017, waktu pelaksanaan Student Day FKH dimulai pukul 06.30 - 16.00 WITA. b. Tempat pelaksanaan kegiatan adalah bertempat di Aula Student Center lantai 4. c. Ketentuan tugas dan tata tertib pelaksanaan Student Day FKH 2017 dibacakan saat pengumpulan perdana dan termuat dalam Official Account (OA) Line, Instagram dan Facebook Student Day FKH 2017.
6.2 Panitia
a. Seluruh panitia menggunakan kemeja bebas rapi bersepatu dengan menggunakan jas almamater dengan lengan tidak di lipat serta menggunakan tanda pengenal ( nametag, pita, dan handband ). b. Pada pelaksanaan Student Day FKH 2017, yang bertugas adalah seluruh pantia yang bertugas sesuai dengan penjabaran job desk masing-masing.
Steering Committee (SC) bertugas mengawasi dan melakukan evaluasi kegiatan terhadap pelaksanaan kegiatan.
Panitia inti bertanggung jawab dan berkoordinasi dengan sie-sie terkait sesuai dengan pembagian teknis pada saat rapat teknis.
Sie Acara bertugas mengatur jalannya pelaksanaan kegiatan.
Sie Sekretariatan melakukan absensi panitia bersama dengan sekretaris.
Sie Publikasi,Dekorasi,Dokumentasi (PDD) mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan pelaksanaan Student Day FKH 2017.
Sie Rohani melakukan persembahyangan sebelum kegiatan dimulai dan pada saat ISBAMA ( Istirahat,Sembahyang, Makan)
Sie Perlengkapan menyiapkan tempat dan peralatan yang diperlukan saat kegiatan berlangsung.
Sie Kesehatan mengawasi dan menindaklanjuti apabila ada peserta yang sakit.
Sie Keamanan mengatur parkir peserta dan panitia, mengamankan jalannya kegiatan.
Sie Humas menyambut dan melayani undangan pada saat pelaksanaan.
Sie Konsumsi menyiapkan konsumsi untuk peserta, panitia dan undangan.
Sie Transportasi membantu sie lain guna menyukseskan kegiatan.
Panitia Pendamping Gugus (PanGus) merupakan panitia yang dipilih dari masing-masing anggota sie yang bertugas mendampingi dan melakukan absensi perseta sesuai dengan gugus nya masing-masing, serta membantu keperluan terkait dengan gugusnya.
NB : Keperluan dan tugas panitia dapat berubah sesuai dengan keperluan, situasi, dan kondisi pelaksanaan di lapangan 7. Standar operasional prosedur (SOP) pada saat pasca pelaksanaan adalah antara lain; 7.1 Pelaksanaan Kegiatan a. Pasca pelaksanaan Student Day FKH 2017 dimulai sejak berakhirnya pelaksanaan Student Day FKH 2017 yaitu setelah tanggal 24 Agustus 2017. b. Pasca pelaksanaan Student Day FKH 2017 diisi dengan kegiatan pembagian sertifikat peserta dan panitia, menyelesaikan laporan pertanggung jawaban dan pembubaran panitia. 8. Wakil Dekan III, Ketua BPM, Gubernur BEM, PU LPM SS, Tim Monev, dan Steering Committee (SC) bertanggungjawab untuk mengawasi panitia selama kegiatan berlangsung. 9. Apabila ada panitia melakukan kesalahan, Ketua BPM , Gubernur BEM, PU LPM SS , Tim Monev, Steering Committee (SC), dan panitia inti berhak untuk menegur panitia bersangkutan. 10. Peraturan Panitia : a. Dilarang melakukan manuver (Tindakan / kegiatan yang bersifat mengganggu atau melakukan tindakan melebihi dari ketentuan sebagai panitia ) terhadap peserta. b. Dilarang mengucapkan kata – kata yang bertentangan dengan norma agama , kesusilaan, dan sopan santun atau yang bersifat melecehkan. c. Dilarang meninggalkan tempat acara berlangsung tanpa adanya keterangan yang
jelas. d. Dilarang menggunakan aksesoris yang berlebihan, tidak berkuku panjang dan berkutek. e. Rambut laki-laki dan perempuan di tata rapi dan tidak diperkenankan menggunakan pewarna rambut. f. Dilarang membuat kericuhan atau kekacauan di depan peserta dan saat acara berlangsung. g. Dilarang keras merokok di depan peserta Student Day Fakultas Kedokteran Hewan Universitas Udayana serta di Lingkungan tempat berlangsungnya kegiatan dan selama berlangsungnya kegiatan. h. Pada saat kegiatan Student Day panitia wajib hadir sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan oleh Sie acara apabila ada yang terlambat maka diberi sanksi oleh dosen pembimbing. i. Tunduk dan melaksanakan semua peraturan yang sudah ditetapkan. j. Panitia diluar SK dan tidak memakai tanda pengenal ( nametag, pita dan handband ) dilarang masuk. k. Bertanggung jawab terhadap tugas- tugas yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya. l. Bersikap berdasarkan prinsip kedisiplinan, keteladanan, kemitraan, dan keilmuan m. Berpenampilan rapi, memakai pakaian yang ditetapkan, dan memakai tanda pengenal masing - masing piranti pelaksana kegiatan. n. Pada saat berlangsungnya kegiatan panitia wajib menjaga ketenangan.
11. Peraturan peserta : a) Mengikuti seluruh acara yang telah ditentukan dengan bersungguh-sungguh dan bersikap sopan santun. b) Menggunakan atribut yang sudah ditentukan oleh panitia. c) Mengikuti ketentuan tata cara berpakaian dan perlengkapan diri yang telah
ditentukan panitia. d) Menjaga kelancaran Student Day. e) Mentaati tata tertib Student Day. f) Mentaati dan menghormati keputusan lembaga Penyelesaian Sengketa Student Day. g) Dilarang merokok saat Student Day. h) Dilarang Membawa senjata tajam, senjata api, narkoba, alat kontrasepsi, saat Student Day. i) Dilarang membawa alat-alat atau barang yang tidak berhubungan dengan kegiatan. j) Dilarang meninggalkan lokasi kegiatan pada saat acara berlangsung tanpa alasan yang jelas. k) Dilarang membuat kericuhan atau kekacauan saat Student Day. l) Dilarang membawa aksesoris yang berlebihan ( gelang, kalung, dan cincin). m) Dilarang mengucapkan kata – kata yang yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, dan sopan santun terhadap sesama peserta atau piranti kegiatan. n) Dilarang didampingi oleh orang tua atau wali saat student day. o) Apabila berhalangan hadir saat kegiatan karena sakit atau ada upacara keagamaan peserta wajib membawa surat keterangan sakit dari dokter atau surat resmi dari kepala lingkungan setempat. p) Diperkenankan membawa handphone namun tidak diperkenankan mengaktifkan handphone saat acara berlangsung. q) Dilarang tidur saat student day berlangsung. r) Peserta dilarang keras membawa mobil.
12. Tidak diperkenankan memberikan penugasan-penugasan yang memberatkan peserta seperti, biaya yang mahal, atribut yang bersifat pembodohan, dan lain-lain. 13. Tidak diperkenankan melakukan kontak fisik terhadap peserta.
14. Segala peraturan yang telah ditetapkan agar ditaati oleh seluruh panitia dan peserta Student Day FKH 2017. 15. Apabila terjadi pelanggaran oleh peserta, maka panitia dapat menindaklanjuti pelanggaran yang dilakukan oleh peserta. 16. Apabila terjadi permasalahan selama rangkaian kegiatan Student Day yang berhubungan dengan panitia maka piranti kegiatan dapat melakukan teguran kepada panitia melalui Steering Committee (SC) dan Ketua panitia selanjutnya untuk dipatuhi sebagaimana mestinya. 17. Kelulusan Student Day Fakultas Kedokteran Hewan Universitas Udayana 2017 di atur dan di nilai dalam form penilaian Student Day Fakultas Kedokteran Hewan Universitas Udayana 2017.
Demikian Standar Operasional Prosedur yang dibuat dan disepakati, untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan seluruh panitia Student Day 2017. Denpasar, 21 Juli 2017
PANITIA PELAKSANA STUDENT DAY 2017 BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KEDOKTERAN HEWAN UNIVERSITAS UDAYANA Ketua Panitia
Sekretaris
I Wayan Dika Wahyu Hendrawan NIM. 1509005018
Gusti Ayu Putu Indira Pradnyani NIM. 1503005109 Mengetahui,
Wakil Dekan III
Gubernur BEM
Drh. I Made Kardena, MVS
I Putu Gede Buda Darmawan
NIP. 19790310 200312 1 001
NIM. 1509005198
