SnelStart administratieve software. Basishandleiding SnelStart versie 8

SnelStart® administratieve software

Basishandleiding SnelStart® versie 8

SnelStart® Harkebuurt 3 Postbus 302 1794 ZG Oosterend NH Helpdesk: 0222 36 30 62 Verkoop: 0222 36 30 61 Fax: 0222 36 30 67 [email protected] www.snelstart.nl

Uitgave oktober 2007. ®

Het copyright van SnelStart met bijbehorende handleidingen en producten berust bij uitgeverij Stark Texel bv. ®

SnelStart is een gedeponeerd handelsmerk van uitgeverij Stark Texel bv. Alle andere merken productnamen zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van hun respectievelijke houders.

Inhoudsopgave Voorwoord

7

1 Licentieovereenkomst

9

Algemene voorwaarden ....................................................................................... 9 Garantiebepalingen ............................................................................................ 10 Auteursrecht ....................................................................................................... 10 Serviceverlening in het eerste jaar ..................................................................... 10 Doorlopende service met een service-abonnement ............................................ 11 Service-abonnementsbepalingen ....................................................................... 11

2 SnelStart gebruiksklaar maken

12

Installatie van de software en het programma starten ........................................ 12 Licentiebeheer ...................................................................................................... 14 Uw licenties invoeren ......................................................................................... 14 Demo CD, demonstratieversie en origineel pakket ............................................. 15 Het linker kader van het venster licentiebeheer met de modules ........................ 15 Het rechter kader van het licentiebeheervenster ................................................ 16 De knoppen van het licentiebeheervenster......................................................... 16 Modules activeren .............................................................................................. 16 Legenda ............................................................................................................. 18 Administratie aanmaken en openen .................................................................... 19 Een nieuwe administratie aanmaken .................................................................. 19 Een administratie selecteren en openen............................................................. 20 Een back-up (veiligheidskopie) van de administratie maken............................... 20 Instellingen............................................................................................................ 23 Tabblad Bedrijfsgegevens .................................................................................. 23 Tabblad Boekhouding ........................................................................................ 24 Tabblad Orders .................................................................................................. 26 Tabblad Artikelen ............................................................................................... 27 De knoppen van het instellingenvenster ............................................................. 28

3 Onderhoudsvensters

29

Opbouw van een onderhoudsvenster ................................................................. 29 De knoppenbalk bij de onderhoudsvensters ....................................................... 30 Gegevens invoeren, wijzigen en zoeken in onderhoudsvensters ........................ 31 Onderhoud, Klanten ............................................................................................. 33 De hoofdgegevens van het klantenvenster......................................................... 33 Tabblad Algemeen ............................................................................................. 34 Tabblad Financieel ............................................................................................. 36 Tabblad Artikelhistorie ........................................................................................ 36

Inhoudsopgave * 3

Onderhoud, Leveranciers .................................................................................... 38 De hoofdgegevens van het leveranciersvenster ................................................. 39 Tabblad / kader Algemeen ................................................................................. 40 Tabblad / kader Financieel ................................................................................. 41 Tabblad / kader Artikelhistorie ............................................................................ 41 Onderhoud, Artikelen ........................................................................................... 42 Soorten artikelcodes .......................................................................................... 42 Artikelen in orderregels ...................................................................................... 43 De hoofdgegevens van het artikelvenster........................................................... 44 Tabblad Algemeen ............................................................................................. 45 Tabblad Financieel ............................................................................................. 46 Tabblad Artikelhistorie ........................................................................................ 47 Onderhoud, Artikelomzetgroepen ....................................................................... 48 Onderhoud, Grootboekrekeningen...................................................................... 50 De hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster ................................... 51 Tabblad Saldo verloop ....................................................................................... 52 Onderhoud, Grootboekrubrieken ........................................................................ 53 Nieuwe subrubrieken aanmaken ........................................................................ 54 De knoppen van het rubriekenvenster ................................................................ 54 Rubrieken en grootboekrekeningen verplaatsen ................................................ 55 Onderhoud, Btw-tarieven ..................................................................................... 56 Onderhoud, Landen.............................................................................................. 57

4 Verkooporders en facturen

58

Voorbereiding ..................................................................................................... 58 Stappenplan factuur of order maken................................................................... 59 Creditfacturen maken met een SnelStart!Nota module ....................................... 66 Exportfacturen maken met een SnelStart!Nota module ...................................... 66 De bedieningsknoppen van het verkopenvenster ............................................... 67 Een bestaande order of factuur wijzigen of verwijderen...................................... 68 Gedetailleerde beschrijving verkopenvenster .................................................... 71 Orders vormen de basis van de factuur .............................................................. 74 Orders en facturen bekijken in het orderarchief................................................. 77 Betalingen registreren .......................................................................................... 78

5 Verkoopsjablonen en opmaak

80

De opbouw van het Verkoopsjablonenvenster ................................................... 80 Een verkoopsjabloon aanpassen ....................................................................... 82 Een nieuw sjabloon aanmaken........................................................................... 86 De opmaak van orderformulieren ........................................................................ 87 Een nieuwe opmaak aanmaken ......................................................................... 88 Een opmaak verwijderen .................................................................................... 88 Een opmaak kopiëren ........................................................................................ 88 Een opmaak aanpassen..................................................................................... 89 De opbouw van het opmaakvenster ................................................................... 90 Nieuwe onderdelen plaatsen via het gereedschapsvenster ................................ 94 Het gebruik van formules ................................................................................... 97

4 * Inhoudsopgave

6 Boekhouden

99

Voordelen van het voeren van de boekhouding met SnelStart ........................... 99 Voorbereiding ..................................................................................................... 99 Theoretische begrippen.................................................................................... 100 Het boekhoudvenster ......................................................................................... 103 De selectielijst in het boekhoudvenster ............................................................ 104 Boekingen maken in het boekhoudvenster ...................................................... 106 De hoofdboeking .............................................................................................. 106 De tegenboeking .............................................................................................. 109 Informatievelden............................................................................................... 113 Bedieningsknoppen van het boekhoudvenster ................................................. 114 De boeking opslaan ......................................................................................... 114 Boekingen zoeken (vanaf SnelStart!Boek 3) .................................................... 114 Boekingen wijzigen, verwijderen of annuleren .................................................. 116 Voorbeelden van boekingen .............................................................................. 118 De verwerking van de jaarafsluiting .................................................................. 127 BTW-aangifte met SnelStart ............................................................................... 130 Het BTW-aangiftevenster ................................................................................. 131

7 Bankieren

133

Internetbankieren of een Bankierpakket ........................................................... 133 Voorbereiding bankieren .................................................................................. 133 Uw bank- of girorekening invoeren in het Bankierenvenster ............................. 133 Een bestaande rekening aanpassen (voor internetbankieren) .......................... 136 Bankieren in het bankierenvenster.................................................................... 138 Het aanmaken van betalings- en incasso-opdrachten ...................................... 138 Afschriften inlezen en verwerken ...................................................................... 143 Het boeken van posten uit de gespecificeerde afschriften ................................ 144

8 Aanmaningen

149

Onderhoud, Aanmaningsjablonen .................................................................... 150 Programma, Aanmaningen .............................................................................. 151

9 Periode uitwisseling

153

10 SnelStart!Plus

154

Mogelijkheden van SnelStart!Plus .................................................................... 154 Importeren van gegevens ................................................................................. 154 Lijsten en Grafieken ontwerpen ........................................................................ 158 Kaartenbakken en Extra velden voor onderhoudsvensters ............................... 159 Gebruikersbeheer ............................................................................................ 161 Overige mogelijkheden van SnelStart!Plus....................................................... 162

11 De overige modules van SnelStart

165

Inhoudsopgave * 5

Bijlage A - ondersteuning in SnelStart

166

SnelStart!Help .................................................................................................. 166 SnelStart informatie .......................................................................................... 170

Bijlage B - Werken met SnelStart

172

Invoeren van gegevens in SnelStart ................................................................. 172 Invoervelden .................................................................................................... 172 Selectievakjes .................................................................................................. 174 Keuzelijst.......................................................................................................... 175 Keuzetabellen en invoertabellen ...................................................................... 176 Invoermaskers.................................................................................................. 179 Zoeken naar gegevens in SnelStart ................................................................. 180

Bijlage C - Windows tips

182

Programma's en vensters................................................................................. 182 Titelbalk............................................................................................................ 183 Werken met vensters ....................................................................................... 184 Algemene Windows-toetsen. ............................................................................ 187 Kopiëren, knippen en plakken met [Ctrl+C], [Ctrl+X] en [Ctrl+V] ....................... 187 Trema's en accenten maken ............................................................................ 188 Ascii tabel......................................................................................................... 188

Bijlage D - BTW-berekening

189

BTW-berekening .............................................................................................. 189 Prijzen inclusief of exclusief BTW ..................................................................... 190 BTW-verlegd .................................................................................................... 191

Bijlage E - De rekeningfuncties van SnelStart

192

Rekeningfuncties voor het toewijzen van dagboeken ....................................... 192 Rekeningfuncties voor BTW-aangifte en BTW uitsplitsing ................................ 192 Rekeningfuncties voor Bankieren ..................................................................... 196

Index

6 * Inhoudsopgave

197

Voorwoord U hebt nu de basishandleiding van SnelStart in handen. Alle belangrijke onderdelen tot en met SnelStart!Nota 3 en SnelStart!Boek 3 worden in dit boek beschreven. Tevens wordt kort ingegaan op de mogelijkheden van SnelStart!Plus. Als u iets niet in deze handleiding kunt vinden kunt u de Help van het programma raadplegen. Daarin worden alle SnelStart modules uitvoerig beschreven. U opent de Help door op de toets F1 op uw toetsenbord te drukken. Er is geprobeerd een zo logisch mogelijke volgorde aan te houden in deze handleiding. Eerst wordt alles beschreven over het installeren en het aanmaken van een administratie. Daarna worden de onderhoudsprogramma's beschreven, vervolgens worden de programma's Factureren, Boekhouden en SnelStart!Plus aangepakt. Wij hopen dat u in deze handleiding antwoord vindt op de meeste vragen en wensen u veel succes bij het gebruik van SnelStart. SnelStart®

Voorwoord * 7

1 Licentieovereenkomst Voor het softwareprogramma SnelStart geldt de volgende licentieovereenkomst.

Algemene voorwaarden Door het openen van de verzegelde software-envelop of het accepteren van de licentieovereenkomst in het installatieprogramma stemt u ermee in gebonden te zijn aan de bepalingen van deze overeenkomst. Stemt u niet in met deze bepalingen, dan dient u de ongeopende software-envelop met bijbehorende documentatie binnen acht dagen na aanschaf voldoende gefrankeerd en aangetekend te retourneren aan uw leverancier. Alleen de licentievergoeding wordt dan terugbetaald. SnelStart® verleent de licentiehouder het recht om de programmatuur van het softwarepakket op een enkele alleenstaande computer te gebruiken. Wanneer het een multi-userpakket of extra licentie betreft mag het pakket op het aantal computers of terminals gebruikt worden waarvoor licenties zijn aangeschaft. Dit gebruiksrecht is niet overdraagbaar: u mag het softwarepakket niet verkopen, uitlenen, verhuren of in lease geven. SnelStart® sluit iedere aansprakelijkheid uit voor enige schade welke ontstaan is door het gebruik van of enige verhindering tot het gebruik van het softwarepakket, zoals onder meer schadevergoeding voor winstderving, bedrijfsonderbreking, verlies van informatie of enig ander geldelijk verlies. De aansprakelijkheid van SnelStart® beperkt zich uitsluitend tot de terugbetaling van de licentievergoeding of vervanging van de tot het softwarepakket behorende programmatuur, e.e.a te bepalen door SnelStart®. Over deze vervangende programmatuur wordt een garantietermijn gegeven van 30 dagen of de resterende tijd van de oorspronkelijke garantietermijn. De aansprakelijkheid van SnelStart® zal nooit hoger zijn dan de laagste van de volgende prijzen: de prijs waarvoor het softwarepakket gekocht is of de prijs volgens het dan geldende tarief. De gebruiker verklaart ermee akkoord te gaan dat de geïnstalleerde software een ingebouwde mogelijkheid heeft om de rechtmatigheid van het gebruik van de software te kunnen controleren en illegaal gebruik daarvan te verhinderen. SnelStart® is gerechtigd alle rechten en verplichtingen, voortvloeiend uit deze overeenkomst, over te dragen aan derden. Op deze licentie-overeenkomst is Nederlands Recht van toepassing. Geschillen betreffende de uitleg en toepassing van deze licentie-overeenkomst zullen, bij uitsluiting van iedere andere rechterlijke instantie, in eerste aanleg worden beslecht door de Arrondissementsrechtbank te Alkmaar. De licentie-overeenkomst wordt beëindigd door: - Inruil van het softwarepakket; - Het door SnelStart® terugbetalen van de licentievergoeding op grond van aansprakelijkheid;

Licentie-overeenkomst * 9

- Het door SnelStart® constateren van niet toegestane verveelvoudiging van het software pakket zoals hiervoor omschreven is.

Garantiebepalingen SnelStart® garandeert gedurende één jaar vanaf aanschafdatum van het softwarepakket, dat de programmatuur op computersystemen die draaien onder, Windows XP of Windows Vista, met minimaal 512 MB werkgeheugen en voor Windows Vista minimaal een 256 MB grafische kaart, in grote lijnen functioneert zoals beschreven in de handleiding(en) en helpbestand(en), die bij het softwarepakket behoren. SnelStart® garandeert dat de programmatuur zorgvuldig is gecontroleerd op bij SnelStart® bij uitlevering bekende virussen. SnelStart® garandeert niet dat de programmatuur geen gebreken vertoont voor wat betreft het materiaal en functioneren. SnelStart® garandeert niet dat het softwarepakket geschikt is voor toepassingen, die buiten het bestek van de bijgeleverde handleidingen en helpbestanden vallen. SnelStart® garandeert niet dat alle functionele mogelijkheden van de bestaande programmatuur wordt overgenomen in een nieuwe versie. Buiten de hierboven genoemde garanties verleent SnelStart® geen andere garanties.

Auteursrecht Het softwarepakket (inclusief mogelijke updates welke worden beschouwd als één geheel met de oorspronkelijke software) bestaande uit één of meer CD's met de software en de handleiding, blijft eigendom van SnelStart®. Het softwarepakket wordt niet verkocht, maar in licentie gegeven. Het softwarepakket is auteursrechtelijk beschermd. Behoudens de bepalingen in deze licentieovereenkomst en de Auteurswet van 1912 is het verboden het softwarepakket of onderdelen daarvan zonder voorafgaande en schriftelijke toestemming van SnelStart® op enige wijze of in enige vorm geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen en/of openbaar te maken, zoals opslag in een geautomatiseerd gegevensbestand, openbare vertoning, verhuur of uitlening, overdracht aan één of meer derden, het maken van fotokopieën, dan wel door het maken van mechanische, optische of elektronische verveelvoudigen.

Serviceverlening in het eerste jaar De door u gesloten licentie-overeenkomst geeft u het recht op een jaar gratis gebruikmaken van de Helpdesk. Om hiervan gebruik te maken is het noodzakelijk dat het licentieformulier binnen 8 dagen na aanschaf van het softwarepakket (of nieuwe versie) aan SnelStart® wordt teruggestuurd.

10 * Licentie-overeenkomst

Doorlopende service met een service-abonnement Wilt u langer profiteren van onze service, dan kunt u een service-abonnement afsluiten door deze optie aan te kruisen op het licentieformulier. U kunt bij SnelStart® ook een aanmeldingsformulier voor het afsluiten van een serviceabonnement aanvragen. Wanneer u een service-abonnement afsluit, profiteert u van de volgende voordelen: - Gratis gebruikmaken van de Helpdesk. - Gratis updates via internet. - Periode uitwisseling met accountant/boekhouder mogelijk. - Tegen verschilprijs inruilen naar grotere modules. - 20% korting op cursussen. - Toegang tot alle mogelijkheden van de KennisBase online. (24 uur per dag, 6 dagen per week) - 20% korting op aanvullende service. Voor dit service-abonnement mag, vanaf een jaar na aanschaf, jaarlijks 15% van de actuele module-prijzen van uw rekening worden afgeschreven.

Service-abonnementsbepalingen - Het service-abonnement zal stilzwijgend worden verlengd tegen de dan geldende prijzen onder dezelfde bepalingen, bedingen en/of voorwaarden, tenzij SnelStart® aan de abonnee dan wel de abonnee aan SnelStart® uiterlijk zes weken voor de afrekening van het service-abonnement schriftelijk heeft medegedeeld, het service-abonnement niet meer te zullen verlengen. - Alle nog bij te bestellen uitbreidingen en opties zullen zonder voorafgaand overleg tegen de dan daarvoor geldende prijs aan het lopende serviceabonnement worden toegevoegd. In verband met het vrij verkrijgen van telefonische service in het eerste jaar na de aanschaf zal, indien de licentiehouder binnen de looptijd van een service-abonnement een nieuw software pakket aanschaft, bij de service-abonnementsafrekening de uitbreiding, indien van toepassing, gedeeltelijk worden verrekend. Hierdoor zal er één service-abonnementsperiode ontstaan. - De jaarlijkse vergoeding bedraagt 15% van de actuele pakketprijzen. Als na onderbreking van het service-abonnement opnieuw een service-abonnement wordt afgesloten, zal eerst een update plaatsvinden naar de actuele versie van het programma tegen het dan geldende updatetarief. - In het service-abonnement is uitsluitend begrepen het telefonisch of schriftelijk beantwoorden van vragen en/of oplossen van problemen van de licentiehouder betreffende de functionele werkzaamheid van de programmatuur, voor zover niet in de handleiding of helpbestanden beschreven. Deze service wordt uitsluitend verleend voor de meest recente versie. - Service wordt verleend tot een maximum van 15 minuten per dag, van maandag t/m vrijdag op tijden die vermeld staan op de website www.snelstart.nl, behoudens algemeen erkende feestdagen en dagen waarop SnelStart® gesloten is. - De website van SnelStart® is 24 uur per dag, 6 dagen per week bereikbaar.

Licentie-overeenkomst * 11

2 SnelStart gebruiksklaar maken Dit hoofdstuk beschrijft alle stappen om SnelStart gebruiksklaar te maken: - Als eerste installeert u de software; - Vervolgens registreert u uw module(s); op de demo cd selecteert u de modules die u wilt uitproberen; - Voor u de allereerste keer met SnelStart kunt werken moet u bovendien een administratie aanmaken waarin u uw bedrijfsgegevens en een aantal algemene instellingen invoert

Installatie van de software en het programma starten Het SnelStart programma wordt geleverd op CD. De installatie hiervan wordt automatisch opgestart zodra u de CD in het CD-station van uw computer plaatst. Een update op CD installeert u op dezelfde manier. Ook kunt u een update downloaden van het internet. Let op! Bij het installeren van een update, of wanneer u SnelStart opnieuw installeert, blijven al uw bedrijfsgegevens bewaard, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Maak echter altijd vooraf veiligheidskopieën (zie pagina 20). Ook gegevens die u in de demo CD heeft ingevoerd blijven bewaard bij de installatie van de originele versie van SnelStart.

Installatie vanaf CD Wanneer u de SnelStart CD in de computer plaatst, wordt het installatieprogramma normaal gesproken automatisch opgestart. Is dit niet het geval, volg dan de onderstaande instructies op: - Plaats de SnelStart CD in het CD-rom station; - Dubbelklik op het bureaublad op het pictogram Deze computer; - Dubbelklik in het venster Deze Computer op het pictogram van het CD-rom station; - Klik dubbel op het programma Setup.exe

Installatie multi-user Let op! U dient voor elke computer aparte licenties aan te schaffen. SnelStart dient op elke computer waarop gewerkt wordt apart geïnstalleerd te worden. Tijdens het installeren mogen er geen andere gebruikers actief zijn in een SnelStart module. - Installeer SnelStart op de lokale schijf van elke computer; - Maak bij de eerste installatie op de netwerkschijf of een gedeelde harde schijf een map 'Administraties' aan; - Noteer de locatie van de administratiemap zodat bekend is waar deze staat. Let op! De systeembeheerder moet ervoor zorgen dat de gebruikers alle rechten hebben in de map 'Administraties' .

12 * SnelStart gebruiksklaar maken

SnelStart starten Hieronder volgen de gemakkelijkste manieren om SnelStart te starten. Starten met de programma-icoon op het bureaublad Het eenvoudigste start u SnelStart door op het SnelStart-icoon te klikken.

Figuur 1: het SnelStart -icoon op het bureaublad

Starten via het startmenu Staat er geen programma-icoon op het bureaublad, dan kunt u het programma starten via het startmenu van de startknop in de taakbalk.

Figuur 2: SnelStart starten via de knop Start

- Klik in de taakbalk op de knop ; het startmenu wordt geopend; - Klik in het startmenu op het menu-item Programma’s; er wordt een vervolgmenu geopend met alle programmamappen en programma’s; - Klik op de programmamap SnelStart; er wordt een vervolgmenu geopend met alle SnelStart onderdelen; - Om het programma te openen klikt u op het programma SnelStart v8; Wilt u alleen de Help openen, klik dan op SnelStart!Help v8. U kunt de Help ook op elk gewenst moment vanuit het programma openen; Voor de handleiding klikt u op SnelStart!Handleiding v8.

SnelStart gebruiksklaar maken * 13

Licentiebeheer SnelStart bestaat uit diverse modules die zowel zelfstandig als in combinatie werken. Iedere extra module voegt extra functionaliteit aan SnelStart toe. Welke modules u in SnelStart kunt gebruiken hangt af van uw licenties. In het venster Licentiebeheer kunt u de modules activeren. - In het originele programma opent u dit venster via Extra, Licentiebeheer. - In de demonstratieversie wordt het venster licentiebeheer na het starten automatisch getoond. U kunt daar aangeven welke modules u wilt proberen.

Figuur 3: Het venster licentiebeheer

Uw licenties invoeren U registreert uw pakket door rechtsonder in het kader Bediening de naam van de Licentiehouder en de Licentiecode in te voeren. Klik daarna op de knop Toepassen om de geregistreerde modules te activeren. Klik op de knop OK om SnelStart te openen.


Demo CD, demonstratieversie en origineel pakket - Bij de Demo CD kunt u het programma alleen in de demonstratieversie gebruiken. U kunt daarin alle modules uitproberen. - In een geregistreerd pakket kunt u in de originele versie met de geactiveerde modules werken en kunt u in de demonstratieversie modules uitproberen. Let op! Als u naar de demonstratieversie omschakelt, gaan er géén gegevens uit uw originele versie verloren.

Beperkingen in de demonstratieversie In de demonstratieversie heeft u de gehele functionaliteit van SnelStart met slechts een paar beperkingen: In de demonstratieversie kunt u een aantal specifieke opties niet uitvoeren: - in SnelStart!Accountant kunt u de Chi-kwadraat methode niet uitvoeren; - bij SnelStart!Plus kunt u alle opties van importeren uitproberen, maar niet daadwerkelijk importeren; - in SnelStart!Bankieren kunt u slechts 2 betalingen of incasso’s klaarzetten; - in SnelStart!Bankieren kunt u geen rekeningafschriften inlezen; - u kunt slechts met één gebruiker werken, ook al heeft u meerdere licenties. In de demonstratieversie van een geregistreerd pakket kunt u de tekens 8, 9, V en W op de meeste plaatsen niet invoeren. Op overzichten verschijnt een $-teken in plaats van de tekens 8, 9, V en W. Bij de Demo CD kunt u wel alle tekens invoeren. Let op! Omdat u in de Demo CD alle tekens kunt invoeren, kunt u daarin een eigen administratie aanmaken waarin u na aanschaf van de originele versie van SnelStart verder kunt werken.

Het linker kader van het venster licentiebeheer met de modules In het linker kader staan alle modules van SnelStart. Als uw programma geregistreerd is, ziet u welke modules geactiveerd zijn en welke modules er eventueel nog meer beschikbaar zijn.

Het aantal licenties In de originele versie ziet u achter elke geregistreerde module het aantal licenties dat u voor die module heeft gekocht. De inbegrepen modules beschikken vanzelfsprekend ook over dezelfde hoeveelheid licenties. Voor alle aanvullende modules, behalve SnelStart!Plus, moet u voldoende licenties hebben om de functionaliteit op de gewenste computers te kunnen gebruiken. Als u bijvoorbeeld 3 licenties voor SnelStart!Nota3 heeft, zult u voor SnelStart!Prijsmaker ook 3 licenties nodig hebben als u uw prijsafspraken op alle computers met SnelStart!Nota wilt gebruiken. In de demonstratieversie wordt niet met het aantal licenties gewerkt. U kunt een module maar op één computer tegelijk uitproberen, ook al heeft u meerdere licenties.


Het rechter kader van het licentiebeheervenster In het rechter kader staat na het openen van dit venster een uitleg over de werking hiervan. Als u de muis boven een module in het linker kader houdt, wordt de uitleg vervangen door een korte beschrijving van de betreffende module. In het rechter kader onderin kunt u bij Bediening kiezen of u wilt werken in de Originele versie of in de Demonstratieversie. Originele versie Door de optie Originele versie te selecteren, gebruikt u uw pakket in de originele versie. U kunt dan alle door u geregistreerde modules gebruiken. Licentiehouder, Licentiecode Geef bij Licentiehouder en Licentiecode de naam van de licentiehouder en de licentiecode in, die vermeld zijn op het licentieformulier. Met deze twee gegevens registreert u de modules. Bij deze gegevens wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters en u mag zoveel scheidingstekens gebruiken als u wilt. Demonstratieversie Met de optie Demonstratieversie kunt u niet geregistreerde modules uitproberen, zie: 'Beperkingen in de demonstratieversie' op pagina 15. Let op! In de demonstratieversie van een geregistreerd pakket kunt u de tekens 8, 9, V en W op de meeste plaatsen niet invoeren. Daarom raden we u aan via Administratie, Kopiëren geopende administratie… een kopie-administratie aan te maken als u in de demonstratieversie een aantal opties wilt uitproberen.

De knoppen van het licentiebeheervenster Met de knop Toepassen slaat u de door u ingevoerde wijzigingen op. U moet dan wel minimaal één module geactiveerd hebben Wilt u de wijzigingen niet opslaan, klik dan op de knop Annuleren. Alle nieuwe selecties vanaf de laatste keer dat u hebt opgeslagen worden ongedaan gemaakt. Klik op de knop Ok om SnelStart met de door u geselecteerde modules te starten. Met de knop Help start u SnelStart!Help op met de beschrijving van dit venster.

Modules activeren  Met de muis activeert u een module door er in het linker kader op te klikken. Er komt dan een vinkje in te staan. Met nogmaals klikken, haalt u het vinkje weer weg.  Met de pijltoets wijst u de gewenste module in het linker kader aan. De naam van de aangewezen module wordt blauw gemarkeerd. U kunt die module activeren door op [Enter] of [spatiebalk] te drukken.


Modules verdelen over de verschillende PC’s Beschikt u over vier computers en heeft u drie licenties voor SnelStart!Boek4 en twee licenties voor SnelStart!Nota5, dan kunt u uw modules als volgt verdelen: - op alle computers registreert u uw pakket door uw licentiecode en naam licentiehouder in te voeren; - op computer 1 schakelt u SnelStart!Boek4 uit; - op computer 3 en computer 4 schakelt u SnelStart!Nota5 uit. SnelStart!Boek4 (3 licenties) Computer 1

SnelStart registreren

Computer 2


Geactiveerd

Computer 3


Geactiveerd

Computer 4


Geactiveerd

Totaal

----------------------4 * geregistreerd

-------------------3 * geactiveerd

SnelStart!Nota5 (2 licenties) geactiveerd geactiveerd

-------------------2 * geactiveerd


Legenda In de legenda vindt u een overzicht van de toegepaste symbolen.

Geactiveerd: U hebt deze module geactiveerd door het invoeren van uw licentiegegevens of door een beschikbare module te selecteren. Als een module geactiveerd is, kunt u de module gebruiken. Geachtiveerd, niet vrijgegeven: U hebt deze module geactiveerd door het invoeren van de licentiegegevens. Deze module is niet vrijgegeven omdat hij afhankelijk is van een andere, nog niet / niet meer geactiveerde module en kan alleen vrijgegeven worden als u de benodigde module activeert. Zo kunt u SnelStart!Abonnement pas gebruiken nadat u ook SnelStart!Nota 5 heeft geactiveerd. Inbegrepen: Deze module is inbegrepen. Hoewel u deze module niet geactiveerd heeft, heeft u toch de beschikking over de bijbehorende functionaliteit via een andere door u geactiveerde module. Zo krijgt u bijvoorbeeld de beschikking over de functionaliteit van SnelStart!Boek 1 en SnelStart!Bankieren als SnelStart!Boek 2 geactiveerd is. Niet actief: U hebt deze module niet geactiveerd, maar u kunt hem wel activeren. Niet vrijgegeven: De module is niet vrijgegeven omdat hij afhankelijk is van een andere, nog niet geactiveerde module; hij kan pas geactiveerd worden zodra u de benodigde module activeert. Zo kunt u bijvoorbeeld SnelStart!Abonnement niet activeren, als SnelStart!Nota 5 niet geactiveerd is. Niet in Licentiecode: U hebt geen licentie voor deze module en kunt hem dus niet activeren


Administratie aanmaken en openen Om met SnelStart te kunnen factureren en/of boekhouden moet er minstens één administratie aangemaakt zijn. Als u SnelStart start, komt u in een leeg grijs venster met bovenaan alle menu's. U kiest hier voor het menu Administratie.

Een nieuwe administratie aanmaken Via het menu Administratie kiest u voor Nieuw… om een nieuwe administratie aan te maken.

Figuur 4: het venster Nieuwe administratie aanmaken

- In de mappenlijst aan de linker zijde selecteert u de map waarin de administratie moet worden opgeslagen, standaard wordt de laatst gebruikte administratiemap geopend; - Links onderin bij Map: ziet u welke administratie map geselecteerd is; - Rechts onderin bij Administratienaam: kunt u de naam van de administratie aangeven. - Daarna klikt u op de knop Nieuw en de nieuwe administratie wordt aangemaakt. Een SQL server of MSDE database aanmaken Het aanmaken van een administratie op een SQL server gaat bijna hetzelfde als het aanmaken van een administratie zonder SQL server. - Klik op de knop SQL-servers om SnelStart de SQL servers te laten zoeken. Werkt u in een netwerk dan kan dit enige tijd duren. Worden de SQL servers niet getoond selecteer de SQL server dan via de mappenlijst. - Selecteer vervolgens de juiste SQL server. - Rechts onderin bij Administratienaam: kunt u de naam van de administratie aangeven. Klik op de knop Nieuw en de nieuwe administratie wordt aangemaakt. SnelStart gebruiksklaar maken * 19

Een administratie selecteren en openen Via het menu Administratie kiest u voor Openen… om een administratie te openen.

Figuur 5: het venster Administratie kiezen

- In de mappenlijst aan de linker zijde selecteert u de juiste map. Standaard wordt de laatst gebruikte administratiemap geopend. Links onderin bij Map: staat de geselecteerde administratie map. - Als de juiste administratiemap geopend is, opent u een administratie in de bestandenlijst. Dubbelklik op de gewenste administratie of klik op de administratie en open deze daarna met de knop Openen of met [Enter]. - Rechts onderin bij Bestandsnaam: wordt de naam van de geselecteerde administratie aangeven. Een SQL server of MSDE database openen Het openen van een administratie op een SQL server gaat bijna hetzelfde als het openen van een administratie zonder SQL server. - Klik op de knop SQL-servers om SnelStart de SQL servers te laten zoeken. Werkt u in een netwerk dan kan dit enige tijd duren. Worden de SQL servers niet getoond selecteer de SQL server dan via de mappenlijst. - Selecteer vervolgens de juiste SQL server - Dubbelklik op de gewenste administratie om deze te openen.

Een back-up (veiligheidskopie) van de administratie maken Via de optie Administratie, Back-up kunt u op bijna elk gewenst medium een back-up (veiligheidskopie) van uw administratie(s) maken. Let op! Het maken van een back-up is van het allergrootste belang! Uw computer bevat belangrijke administratie gegevens die bij een computerstoring binnen enkele seconden weg kunnen zijn. Zonde van alle tijd die u erin hebt gestoken en extra vervelend als u geen back-up heeft.


Beperkingen bij back-up naar CD Back-up naar CD werkt alléén als u vanuit de Windows Verkenner de CD brander rechtstreeks kunt aanroepen. Tip! Lukt het niet om de back-up op CD te maken, back-up dan bijvoorbeeld naar uw bureaublad en zet deze via de software van de CD brander op CD. SnelStart Back-up of andere back-up programma's? U kunt SnelStart back-ups altijd gebruiken, ook back-ups van een oudere versie waarin andere bestandsindelingen zijn gebruikt. Voor het maken van back-ups kunt u ook andere back-up programma's gebruiken, bijvoorbeeld het back-up programma van Windows, zie hiervoor de Help van Windows. Daarnaast zijn er vele andere programma's waarmee u backups kunt maken. De keuze is aan u. Is de back-up gemaakt met een ander programma dan SnelStart, dan dient u de back-up ook via dat programma weer terug te zetten. Voorbeeld backup schema Maak regelmatig back-ups, zodat u altijd meerdere standen heeft om naar terug te keren wanneer het een keer echt mis gaat. We geven hier een voorbeeld van een goed back-up schema. We gaan daarbij uit van meerdere back-up sets. Dit is van belang wanneer er ongemerkt een probleem in de administratie is 'geslopen'. Heeft u maar één back-up welke steeds wordt overschreven, dan is de kans zeer groot dat ook daar het probleem in zit. Het resultaat is dat u geen goede back-up heeft en alsnog het werk over kunt doen. Tip! Bewaar de back-ups op verschillende locatie's, bijvoorbeeld op het werk in de kluis (dag back-ups), thuis (week back-up) en bij een bank in de kluis (maand en halfjaarlijkse back-up). Schrijf op de back-up's welke back-up het betreft. In onderstaand voorbeeld is uitgegaan van 7 kopiesets (dus bijvoorbeeld 7 aparte CD's of tape's). -

4 dag-kopiesets voor de dag back-up van maandag tot en met donderdag 1 week-kopieset voor de week back-up op vrijdag 1 maand-kopieset voor de maand back-up. 1 halfjaar-kopieset voor de halfjaarlijkse back-up Wanneer

Op welke kopie-set backup maken?

Maandag

back-up op dag-kopieset 'Maandag'

Dinsdag

back-up op dag-kopieset 'Dinsdag'

Woensdag

back-up op dag-kopieset 'Woensdag'

Donderdag

back-up op dag-kopieset 'Donderdag'

Vrijdag

back-up op de week-kopieset

Laatste dag van de maand

back-up op de maand-kopieset

30 juni en 31 december

back-up op de halfjaar-kopieset


Knoppen bij het maken en terugzetten van een back-up Op deze pagina vindt u een toelichting op de knoppen die u bij het maken of terugzetten van een back-up tegenkomt. Voor het daadwerkelijk maken of terugzetten van een back-up kunt u de stappen op uw scherm volgen. Knop:

Toelichting: Klik op Volgende > om een stap verder te gaan Klik op Annuleren om het back-up venster te sluiten Klik op < Vorige om een stap terug te gaan Klik op SQL-servers om de administraties op de SQL-server te tonen Klik op Bladeren... om een andere locatie op uw computer of netwerk te selecteren. In het venster Map Selecteren kunt u in de lijst aan de linkerkant de gewenste map op uw computer of in het netwerk selecteren

Klik op Wachtwoord instellen om de back-up te beveiligen met een wachtwoord. Wij raden dit af Klik op Geen Wachtwoord om het kader Wachtwoord instellen te verbergen, en geen wachtwoord in te stellen. Klik op Voltooien om de backup daadwerkelijk te maken of terug te zetten Klik op Bladeren om de map te openen waarin de back-up gemaakt of teruggezet is Klik op OK om het back-up venster te sluiten


Instellingen Bij de instellingen van het programma dient u een aantal gegevens in te voeren die nodig zijn voor het juist functioneren van SnelStart. Het gaat daarbij om: - uw bedrijfsgegevens; - instellingen voor de boekhouding en de BTW-aangifte; - instellingen voor de facturering, zoals de opbouw van het artikelnummer en het factuurnummer waarmee u wilt starten. U kunt het venster Instellingen opstarten via het menu Extra, Instellingen. Het instellingenvenster bevat bij SnelStart!Nota 3 en SnelStart!Boek 3 vier tabbladen. Elk tabblad kunt u met de muis of met de sneltoets [Alt+onderstreepte letter] activeren. Tip! Klik pas op de knop Opslaan als u alle instellingen hebt opgegeven; met deze knop slaat u niet alleen de instellingen op, maar sluit u ook het venster.

Tabblad Bedrijfsgegevens In het kader Bedrijfsgegevens kunt u uw bedrijfsgegevens vermelden. Het is niet verplicht om de gegevens van dit tabblad in te voeren. De gegevens die u hier invoert, kunt u op lijsten (SnelStart!Plus), facturen (vanaf SnelStart!Nota 1) en aanmaningen (vanaf SnelStart!Nota 3 of SnelStart!Boek 3) gebruiken. U hoeft deze gegevens dan niet steeds in te typen en u bent er zeker van dat deze informatie steeds op dezelfde manier wordt weergegeven.

Figuur 6: het kader Bedrijfsgegevens van Extra , Instellingen SnelStart gebruiksklaar maken * 23

Naam, Contactpersoon, Adres, Postcode/plaats, Telefoon, etc. In deze velden geeft u de bedrijfsnaam, de belangrijkste contactpersoon en de overige bedrijfsgegevens in. Vrije tekst 1 tot en met Vrije tekst 4 In deze velden kunt u de overige informatie vermelden die u wilt vermelden op facturen, overzichten, aanmaningen en andere documenten.

Tabblad Boekhouding In het kader Boekhouding geeft u op in welk boekjaar u wilt factureren en boekhouden en in welke maand het boekjaar begint. Dit is van invloed op de controle van facturen en boekingen. De overige invoervelden van dit kader zijn alleen beschikbaar als er een SnelStart!Boek module is geactiveerd en zijn van belang voor het goed functioneren van de boekhoudmodule van SnelStart.

Figuur 7: het kader Boekhouding van Extra, Instellingen bij een SnelStart!Boek module

Huidig boekjaar In dit veld voert u het boekjaar in waarin u wilt factureren en boekhouden. Met de pijlknoppen kunt u het boekjaar verhogen of verlagen. Als u boekingen in een ander boekjaar wilt wijzigen, verwijderen of toevoegen kunt u het boekjaar tijdelijk wijzigen. SnelStart geeft u op deze wijze de mogelijkheid om binnen één administratie meerdere boekjaren te verwerken. Zo kunt u na een jaarafsluiting nog gegevens bijwerken in het oude jaar, zoals verkoop- en inkoopfacturen. Deze openstaande posten worden automatisch doorgevoerd in het nieuwe boekjaar. Let op! Het achteraf boeken van omzet en BTW in het vorige boekjaar heeft géén invloed op de BTW-aangifte van het nieuwe boekjaar. Dit wordt door datumselectie strikt gescheiden. Wij adviseren u daarom om na de laatste BTW-aangifte van het voorgaande boekjaar in dat jaar geen boekingen meer te maken met BTW-verrekeningen. Doet u dat wel, dan dient u voor de Belastingdienst de laatste aangifte van het voorgaande boekjaar te verwijderen en opnieuw te berekenen en eventueel het jaar opnieuw af te sluiten, om de beginbalans te corrigeren.


Beginmaand fiscale boekjaar Hier bepaalt u de beginmaand van uw boekjaar. Normaal gesproken is de beginmaand van het boekjaar ‘januari’. U kunt dit hier wijzigen: open de keuzelijst door op de pijlknop te klikken en klik dan op de juiste maand. Seizoensgebonden bedrijven en verenigingen werken soms met een boekjaar dat halverwege een gewoon jaar van start gaat. Zij zijn dus vrij om hier een andere beginmaand op te geven. Het programma gaat er dan bijvoorbeeld vanuit dat het boekjaar van 1 juli 2006 tot en met 30 juni 2007 loopt. Dit is onder andere van invloed op de mutatiekaarten, de BTW-aangifte etc. Periode btw-aangifte Hier geeft u aan in welke termijnen u de BTW-aangifte wilt verrichten. U kunt ‘Maand’, ‘Kwartaal’ of ‘Jaar’ selecteren: open de keuzelijst door op de pijlknop te klikken en klik dan op de juiste periode. De keuze die hier gemaakt wordt, is bepalend voor de aangifteperiode in het venster BTW-aangifte, zie pagina 131. Als u hier kiest voor een aangifte per maand, krijgt u bij aangifteperiode alle maanden in de keuzelijst. Als u hier kiest voor een aangifte per kwartaal, kunt u kiezen tussen de vier kwartalen. Btw-% aangifte kredietbeperking Als u gebruik maakt van kredietbeperking met betrekking tot uw verkoopfacturen voert u hier het BTW-tarief in dat op de kredietbeperking van toepassing is. U kunt ook met de pijltoets uw keuze maken. Dit is nodig voor een juiste boekhoudkundige verwerking. De BTW uit de ontvangen kredietbeperking moet worden voldaan bij de BTW-aangifte. De klant kan de BTW over de betaalde kredietbeperking niet aftrekken. Voorkeuren tijdens boeken Als u het vakje Voorkeuren tijdens boeken aanvinkt dan onthoudt SnelStart welke grootboekrekeningen bij de omschrijvingen zijn gebruikt. De volgende keer zal bij gebruik van dezelfde omschrijving automatisch een boekingsvoorstel worden geplaatst, zie Figuur 78. Als u niet wilt dat iedere keer tijdens het boeken alle voorkeuren getoond worden, houd dan het selectievakje Voorkeuren tijdens boeken leeg. Voorloopnullen bij grootboekrekeningen Dit selectievakje is vanaf het programma SnelStart!Boek 3 beschikbaar. Door dit vakje aan te vinken worden de grootboekrekeningnummers tot een bepaald aantal posities aangevuld met voorloopnullen. Deze voorloopnullen worden op overzichten zoals de kolommenbalans, mutatieverslagen etc. afgedrukt. aanvullen tot .. cijfers Dit veld wordt alleen getoond als het veld Voorloopnullen bij grootboekrekeningen is aangevinkt. In dit veld geeft u aan tot hoeveel cijfers de grootboekrekeningnummers met voorloopnullen moeten worden aangevuld. Kleine ondernemersregeling Als u gebruik maakt van de Kleine ondernemersregeling, dient u dit vakje aan te vinken. Indien de bedragen aangepast zijn, kunt u ze hier wijzigen.


Tabblad Orders Het kader Orders is alleen beschikbaar als er een SnelStart!Nota module is geactiveerd. Dit bevat de instellingen voor order invoer en facturering.

Figuur 8: het kader Orders van Extra , Instellingen bij SnelStart!Nota 3

Volgend factuurnummer Elke factuur die u in SnelStart maakt, krijgt automatisch een nummer, dat 1 hoger is dan het nummer van de laatst gemaakte factuur. In het veld Volgend factuurnummer staat het nummer van de eerstvolgende factuur. Wilt u de eerste factuur met nummer één laten beginnen, voer in dit veld dan '1' in. Wilt u beginnen met nummer '70001', geef hier dan '70001' in. Voert u in het veld Volgend factuurnummer een nummer in dat lager is dan het hoogst gebruikte factuurnummer dan krijgt u een waarschuwing op het scherm. Volgend ordernummer Elke order die u in SnelStart maakt, krijgt automatisch een nummer, dat 1 hoger is dan het nummer van de laatst gemaakte order. Het veld Volgend ordernummer is vanaf het programma SnelStart!Nota 3 beschikbaar. In dit veld staat altijd het nummer van de eerstvolgende order. Als u de eerste order met nummer één wilt laten beginnen, voert u in dit veld een '1' in. Als u met nummer 50001 wilt beginnen, voert u hier '50001' in. Let op! Voor de duidelijkheid adviseren wij een ordernummerreeks te gebruiken die afwijkt van de factuurnummerreeks. Voorraadcontrole bij orderinvoer Vanaf de module SnelStart!Nota 2 kunt u de voorraad beheren. Vinkt u de optie Voorraadcontrole bij orderinvoer aan, dan krijgt u in het verkopenvenster als u een pakbon of factuur afdrukt een melding zodra de voorraad onder het bij Onderhoud, Artikelen opgegeven minimum komt (zie pagina 46). Klantmemo in verkopenvenster Deze optie is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Als u deze optie aanvinkt wordt de klantmemo uit Onderhoud, Klanten in het verkopenvenster getoond. Wilt u dat niet, bijvoorbeeld omdat de klant deze informatie kan zien, laat dit selectievakje dan leeg.


Tabblad Artikelen Het kader Artikelen is alleen beschikbaar als er een SnelStart!Nota module is geactiveerd.

Figuur 9: het kader Artikelen van Extra, Instellingen bij SnelStart!Nota 3

Prijsnotatie in het artikelenbestand U moet hier aangeven of u in het artikelenbestand met prijzen inclusief of exclusief BTW gaat werken. Open de keuzelijst door op de pijlknop te klikken en klik dan op de gewenste instelling. Tip! Wij raden aan in het artikelenbestand prijzen exclusief BTW te gebruiken (de standaardinstelling). Bij wijzigingen in het BTW tarief hoeft u dan namelijk alleen maar het BTW tarief te wijzigen en niet ook alle artikelprijzen aan te passen. De prijsnotatie in het artikelenbestand staat los van het feit of u de artikelprijzen exclusief of inclusief BTW in de orderregels invoert. Bij het invoeren van verkooporders hanteert SnelStart bij de berekening van het regelbedrag de prijsnotatie die u bij Extra, Instellingen heeft opgegeven. Houd rekening met mogelijke afrondingsverschillen als de artikelprijs omgerekend moet worden, zie Bijlage D pagina 190. De weergave van prijzen (inclusief of exclusief BTW) in het verkopenvenster kunt u bij Onderhoud, Verkoopsjablonen opgeven. Soort artikelcode, Lengte Standaard gaat SnelStart uit van een numerieke artikelcode van maximaal 10 posities. Het grootste nummer dat u voor de numerieke artikelcode kunt gebruiken is: 2147483647. Kies cijfers en letters als u een combinatie van cijfers en letters wilt gebruiken of als u bij een numerieke artikelcode onvoldoende posities ter beschikking heeft. U kunt dan ook leestekens en spaties in de artikelcode opnemen. Bij Lengte geeft u het aantal tekens op. Voor een artikelcode met cijfers en letters kunt u maximaal 255 posities gebruiken. Let op! Bij een artikelcode met cijfers en letters kunt u niet rechtstreeks zoeken op trefwoord, maar alléén met het ‘vergrootglas’ of [Alt+Z], zie bijlage B.


Beperkingen bij het wijzigen van de soort artikelcode U kunt een numerieke code altijd omzetten naar alfanumeriek (een combinatie van cijfers en letters), andersom echter niet altijd: als er artikelen aanwezig zijn met letters, leestekens of spaties in de artikelcode dan kan de artikelcode niet worden omgezet naar een numerieke artikelcode. Ook verwijderde artikelen die nog in de historie gebruikt worden kunnen bepalend zijn voor het al dan niet kunnen omzetten van een alfanumerieke artikelcode naar een numerieke artikelcode. Voorraad tonen in zoekvenster Vanaf de module SnelStart!Nota 2 kunt u de voorraad beheren. Als u deze optie aanvinkt wordt bij het zoeken naar artikelen ook de voorraad in het zoekvenster getoond. Hebt u dat niet nodig, dan kunt u de optie beter uit laten staan omdat het tonen van de voorraad nogal vertragend kan werken. Decimalen in artikelprijzen Standaard is het gebruik van 2 decimalen geactiveerd. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u hier een keuze maken tussen 2, 3 en 4 decimalen. Als u het aantal decimalen wijzigt wordt dit overal in SnelStart doorgevoerd, ook bij de bestaande artikelkaarten in Onderhoud, Artikelen. Decimalen in artikel aantallen Standaard is voor het veld Aantal van het verkopenvenster het gebruik van 2 decimalen geactiveerd. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u hier een keuze maken tussen minimaal 1 decimaal en maximaal 4 decimalen. Dagboek Voorraadverschillen U geeft hier op in welk dagboek de voorraadverschillen geboekt moeten worden die u invoert bij Programma, Voorraadmutaties.

De knoppen van het instellingenvenster Het instellingenvenster heeft twee knoppen: De knop Opslaan is op elk tabblad van het instellingenvenster te benaderen. Hiermee legt u de ingevoerde gegevens van alle tabbladen vast. SnelStart meldt dat in een klein venster. Klik daarin op Ok. Daarna wordt het instellingenvenster gesloten. Wilt u de ingevoerde gegevens niet opslaan, klik dan op de knop Annuleren. Alle nieuwe gegevens en wijzigingen vanaf de laatste keer dat u hebt opgeslagen worden ongedaan gemaakt.


3 Onderhoudsvensters In de onderhoudsvensters houdt u de gegevens van onder andere klanten, artikelen, leveranciers en grootboekrekeningen bij. Daarna kunt u ze overal in SnelStart gebruiken. U kunt de klantengegevens bijvoorbeeld gebruiken voor uw facturen, aanmaningen en het uitwisselen van gegevens met uw bankierpakket. Onderhoud, Verkoopsjablonen wordt in hoofdstuk 5 besproken. Alle andere onderhoudsvensters van SnelStart!Nota 3 en SnelStart!Boek 3 worden in dit hoofdstuk behandeld: -

Onderhoud, Klanten; Onderhoud, Leveranciers; Onderhoud, Artikelen; Onderhoud, Artikelomzetgroepen; Onderhoud, Grootboekrekeningen; Onderhoud, Grootboekrubrieken; Onderhoud, Btw-tarieven; Onderhoud, Landen; Onderhoud, Aanmaningsjablonen.

Voor de overige onderhoudsvensters verwijzen we u naar SnelStart!Help.

Opbouw van een onderhoudsvenster Als u een optie in het onderhoudsmenu aanklikt, wordt het betreffende onderhoudsvenster geopend. Bijvoorbeeld met Onderhoud, Klanten opent u het klantenvenster.

Figuur 10: het klantenvenster met links de lijst met sleutelvelden Onderhoud * 29

De hoofdgegevens Bovenaan in het onderhoudsvenster, onder de blauwe balk, staat het sleutelveld waaraan de kaart te herkennen is. Bij de klantkaart is dat het veld Klantcode. Daaronder vindt u de hoofdgegevens van de kaart, bij de klantkaart zijn dat velden met de NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) van de klant.

Kaders of tabbladen met specifieke gegevens Onder de hoofdgegevens staan de overige gegevens in kaders of op tabbladen; bij de klantkaart staan deze gegevens in de kaders of tabbladen Algemeen, Financieel en Artikelhistorie. Elk tabblad kunt u met de muis of met de sneltoets [Alt+onderstreepte letter] activeren.

Lijst met de sleutelvelden Links in het venster kan een lijst met de sleutelvelden getoond worden. Deze lijst bevat alle sleutelvelden met namen of omschrijvingen van het betreffende onderhoudprogramma, bijvoorbeeld de klantnummers en namen van alle klanten. Lijst met sleutelvelden tonen of verbergen U toont (zie Figuur 10) of verbergt (zie Figuur 15) de lijst met sleutelvelden door in de dikke blauwe balk (met de omschrijving van het sleutelveld) bovenin het onderhoudsvenster te klikken.

Links naar onderhoudsvensters Als de omschrijving van een veld blauw en onderstreept is, dan is het een link naar een onderhoudsvenster waar u de betreffende gegevens kunt aanpassen. Land (zie bijvoorbeeld Figuur 10) is een link naar Onderhoud, Landen. Klik hier alléén op als u een land wilt toevoegen of controleren.

De knoppenbalk bij de onderhoudsvensters Onderaan in elk onderhoudsvenster staat een knoppenbalk. Wordt de lijst met sleutelvelden getoond, dan bevat de knoppenbalk alleen de eerste vier knoppen; is dat niet het geval dan zijn ook de laatste zes knoppen beschikbaar. Kies de knop Nieuw voor het aanmaken van een nieuwe kaart. Na invoer van een nieuwe waarde (bijvoorbeeld een klantnummer) in het sleutelveld kunt u alle gegevens in de nieuwe kaart invoeren en opslaan. Kies de knop Opslaan om de gegevens die u hebt ingevoerd vast te leggen. De knop Verwijder verwijdert de volledige kaart. Wilt u de ingevoerde gegevens niet opslaan, klik dan op de knop Annuleer. Alle nieuwe gegevens en wijzigingen vanaf de laatste keer dat u hebt opgeslagen worden ongedaan gemaakt. Kies de knop Eerste om naar de eerste kaart van dit onderhoudsprogramma te gaan. Kies de knop Vorige om naar de voorgaande kaart te gaan. Kies de knop Volgende om naar de eerstvolgende kaart te gaan. Kies de knop Laatste om naar de laatste kaart te gaan. Kies de knop Zoeken om een kaart te zoeken, zie pagina 31. U kunt elke kaart zoeken met het ‘vergrootglas’ . U kunt een kaart met numeriek sleutelveld ook zoeken door een trefwoord in te voeren. Zodra u op de knop Info klikt, krijgt u het aantal kaarten te zien.

30 * Onderhoud

Gegevens invoeren, wijzigen en zoeken in onderhoudsvensters Hierna wordt beschreven hoe u gegevens invoert, wijzigt en verwijdert in de onderhoudsvensters en hoe u een specifieke kaart kunt opzoeken.

Gebruikte termen Kaart of record Een kaart (of record) bevat alle velden voor de gegevens van één specifiek onderwerp, bijvoorbeeld alle velden van een klant of een grootboekrekening. Veld en sleutelveld Een veld is een specifiek onderdeel van een kaart, zoals klantnummer, omschrijving of woonplaats. Een sleutelveld is het veld met de gegevens waaraan een kaart te herkennen is, zoals het klantnummer bij een klant. De inhoud van een sleutelveld is altijd uniek, zodat elke kaart terug te vinden is. Aan de sleutel worden alle gegevens van de betreffende klant, leverancier, artikel of grootboekrekening gekoppeld. U vindt het sleutelveld bovenin het onderhoudsvenster, meteen onder de blauwe balk. Meer details over sleutelvelden vindt u in Bijlage B.

Nieuwe kaarten invoeren Na invoer van een nieuwe waarde (bijvoorbeeld een klantnummer) in het sleutelveld kunt u alle gegevens van een nieuwe kaart invoeren en opslaan. U kunt ook op de knop nummer in het sleutelveld.

klikken, dan zet SnelStart het eerste vrije

Kaarten zoeken Het sleutelveld is ook een zoekveld, u kunt dit zien aan het ‘vergrootglas’ . Door daarop te klikken of door op [Alt+Z] te drukken, kunt u zoeken op gegevens van elk relevant veld binnen de betreffende kaart. Dus ook op door u gedefinieerde extra velden (aangemaakt met SnelStart!Plus). Meer details over zoeken vindt u in Bijlage B. Meerdere trefwoorden opgeven U kunt meerdere trefwoorden ingeven door achter elk trefwoord een slash / te typen, bijvoorbeeld 'Jansen/Rotterdam'. Kaart zoeken bij numerieke sleutelvelden In onderhoudsmodules zijn alleen numerieke sleutelvelden toegestaan, behalve bij artikelkaarten, zie pagina 43. - Bij numerieke sleutelvelden kunt u meteen een trefwoord intypen. SnelStart zoekt dan de kaarten die door u ingegeven tekst bevatten. - Bij artikelkaarten kunt u alléén zoeken met het vergrootglas of met [Alt+Z].

Onderhoud * 31

Kaarten wijzigen Als u bestaande kaarten in een onderhoudsvenster wilt wijzigen, typt u de code (bijvoorbeeld een artikelcode) van de te wijzigen kaart in het sleutelveld waardoor de gegevens van de betreffende kaart getoond worden. Daarna kunt u alle gegevens wijzigen door ze te vervangen door andere waarden. Sleutelveld wijzigen Vanaf SnelStart!Nota 2 en SnelStart!Boek 2 is het mogelijk om de sleutelvelden te wijzigen. Door op het pijlknopje naast de omschrijving van het sleutelveld te klikken, opent u een keuzemenu met de opties om het sleutelveld te wijzigen of te zoeken, zie pagina 173.

Kaarten verwijderen Als u een bestaande kaart wilt verwijderen, voert u in het sleutelveld de juiste code in waardoor de gegevens van de betreffende kaart getoond worden. Vervolgens verwijdert u de geselecteerde kaart met de knop

.

Let op! U kunt kaarten waarvan de gegevens elders in het programma gebruikt worden, zoals klanten waarvan nog facturen openstaan, niet verwijderen. Als u een kaart verwijdert en er is géén historie van die kaart, dan wordt de kaart definitief verwijderd, anders wordt hij op non-actief gesteld. In het laatste geval blijft hij op de achtergrond aanwezig, zodat hij nog voor historische gegevens te benaderen is. Let op! Zodra u een nieuwe kaart wilt aanmaken met de code van een kaart die niet definitief verwijderd is, meldt SnelStart dat de betreffende code al eens gebruikt is en kunt u hem desgewenst oproepen. U kunt de ‘verwijderde’ kaart dan weer activeren door hem opnieuw op te slaan. Vanaf SnelStart!Nota 2 en SnelStart!Boek 2 kunt u de code in het sleutelveld van zo'n ‘verwijderde’ kaart wijzigen; automatisch wordt de betreffende code dan ook in de historie gewijzigd, waarna u de oorspronkelijke code kunt gebruiken voor een andere kaart.

32 * Onderhoud

Onderhoud, Klanten Klantgegevens die u vastlegt kunt u onder andere gebruiken voor facturering en het beheren van openstaande posten. SnelStart houdt namelijk per klant de omzet, de openstaande facturen en het openstaande saldo bij. Met Onderhoud, Klanten opent u het klantenvenster (zie Figuur 10), waarin u klantgegevens kunt invoeren, verwijderen of wijzigen.

De hoofdgegevens van het klantenvenster De hoofdgegevens staan bovenaan in het klantenvenster onder de titelbalk.

Figuur 11: de hoofdgegevens van het klantenvenster

Klantcode Het veld Klantcode is het sleutelveld van de klantenkaart. U kunt een kaart oproepen door de betreffende klantcode in te voeren in het gele invoervak. U kunt een kaart ook zoeken door in het invoervak een trefwoord in te tikken, door op het ‘vergrootglas’ te klikken of door op [Alt+Z] te drukken. Als u een klantcode invoert of een klantenkaart selecteert, toont SnelStart alle gegevens van de betreffende klant. U kunt deze gegevens in dit venster bekijken en aanpassen. Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u de klantcode wijzigen, zie pagina 32. Om een nieuwe klantenkaart aan te maken, voert u een in het invoervak bij Klantcode nieuwe klantcode in. U kunt ook op de knop klikken, dan zet SnelStart het eerste vrije nummer in het sleutelveld. Deze voorgestelde klantcode kunt u naar wens aanpassen. Na invoer van een klantcode kunt u alle gegevens van een nieuwe kaart invoeren en opslaan. Naam, Contactpersoon, Adres, Postcode/plaats, Land In deze velden voert u de algemene klantgegevens in, zoals naam, contactpersoon, adres, postcode/plaats, land etc. Het veld Land bepaalt of er al dan niet BTW berekend wordt. U dient dit veld dus goed in te vullen, zie BTW-berekening op pagina 189. Wilt u vanuit dit venster een land toevoegen of wijzigen, klik dan op de link Land.

Onderhoud * 33

Tabblad Algemeen

Figuur 12: tabblad Algemeen van het klantenvenster, bij SnelStart!Nota 3 en SnelStart!Boek 3

Op het tabblad Algemeen staan bankgegevens en gegevens die betrekking hebben op het verwerken van BTW en korting. Ook kunt u er de telefoon- en faxnummers en het e-mail adres van de klant invoeren. Bankrekeningnummer Voer hier het bank- of girorekeningnummer in. Het bankrekeningnummer wordt gecontroleerd aan de hand van de zogenaamde ‘elfproef’. Deze controle geldt niet voor girorekeningnummers. Het ingevoerde rekeningnummer kan op de aangehechte acceptgiro van een factuur worden geplaatst. Naam, Plaats rekeninghouder Deze velden moeten ingevoerd worden als u incasseert (vanaf SnelStart!Boek 2) van de girorekening van de klant. De Postbank controleert of het girorekeningnummer overeenkomt met de naam en plaats van de rekeninghouder. Btw-nummer Wanneer u levert aan klanten uit een EU-lidstaat waarvoor geen BTW berekend hoeft te worden, dient u het Btw-nummer in te vullen. Doe dit heel zorgvuldig, zie BTW-berekening op pagina 189. Het opgegeven BTW-nummer wordt vermeld op de overzichten van de ICL (Intra Communautaire Leveringen). Deze overzichten bevatten opgaven van alle leveringen aan het buitenland waarover géén BTW is berekend. Kvk-nummer en Creditcard nummer Deze velden spreken voor zich. Factuurkorting Geef hier de eventuele factuurkorting in. Deze korting wordt over het hele factuurbedrag berekend voor elke factuur van de betreffende klant.

34 * Onderhoud

Krediettermijn, Kredietlimiet De krediettermijn is de termijn (in dagen) waarbinnen de klant zijn factuur moet betalen. De krediettermijn wordt gebruikt voor het bepalen van de vervaldata van facturen voor rekeningen, aanmaningen of automatische incasso’s. U kunt per klant een kredietlimiet opgeven. Alle openstaande posten en alle ingevoerde verkooporders worden bij elkaar opgeteld. Wordt de kredietlimiet overschreden dan krijgt u hiervan een melding als u een order opslaat Incasseren Dit selectievakje is beschikbaar vanaf SnelStart!Boek 2. In dit veld geeft u aan of u van de klant een machtiging heeft om de factuurbedragen automatisch van zijn/haar rekening af te schrijven. Vinkt u Incasseren aan, dan dient u ook het veld Bankrekeningnummer in te vullen. Aanmanen U kunt hier aangeven of de klant een consument (particulier) of een onderneming (bedrijf) is. Hier wordt naar gekeken bij het bepalen van de Rente Percentages voor de aanmaningen. U kiest de optie nee wanneer u wilt dat deze klant niet aangemaand wordt. Telefoon, Mobiele telefoon, Fax, E-mail, Website Als u de klant per (mobiele) telefoon, fax of e-mail wilt kunnen bereiken, voert u deze gegevens in. Als u op E-mail klikt, wordt automatisch een nieuw e-mail bericht aangemaakt met het e-mailadres van deze klant. Memo Dit veld is vanaf SnelStart!Nota 2 en/of SnelStart!Boek 2 beschikbaar. Gebruik dit veld voor het vastleggen van afspraken bijvoorbeeld over leveringen of prijzen. Vanaf SnelStart!Nota 2 worden deze klantmemo’s ook in het verkopenvenster getoond. Kortingsgroep Bij gebruik van de module SnelStart!Prijsmaker kan de keuzelijst Kortingsgroep getoond worden en kunt u daarin een kortingsgroep voor deze klant selecteren.

Onderhoud * 35

Tabblad Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel, wordt de omzet exclusief BTW van dit boekjaar en het openstaande saldo berekend aan de hand van de factuurhistorie.

Figuur 13: het tabblad Financieel van het klantenvenster

Omzet, Openstaand saldo In het veld Omzet wordt de totale omzet exclusief BTW van deze klant van dit boekjaar getoond die is geboekt is in het dagboek Verkoop. Het veld Openstaand saldo toont het totaal van de openstaande posten van deze klant. Een specificatie van deze posten mét hun vervaldatum kunt u opvragen met Overzicht, Klanten, Openstaande verkoopfacturen.

Tabblad Artikelhistorie Dit tabblad is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Op dit tabblad kunt u een gedetailleerde historie van alle artikelmutaties van de betreffende klant op het beeldscherm bekijken.

Figuur 14: tabblad Artikelhistorie van het klantenvenster in SnelStart!Nota 3

36 * Onderhoud

De selectievelden Het bovenste gedeelte van dit tabblad bevat de selectievelden waarmee u bepaalt welke gegevens getoond worden. Datum tot en met, Artikel tot en met Datum tot en met gebruikt u wanneer u datums voor de te tonen historie op wilt geven. Artikel tot en met gebruikt u wanneer u artikelnummers voor de te tonen historie op wilt geven.. Soort, nummer, tot en met Als u Soort aanvinkt, wordt een keuzelijst getoond waarin u de soort mutaties kunt selecteren, bijvoorbeeld 'Facturen'. Als u bij Soort de optie 'Facturen' selecteert, kunt u daarna de factuurnummers opgeven.

De knoppen Vul de lijst en Sorteer Nadat u een selectie hebt opgegeven of gewijzigd haalt u met deze knop de geselecteerde gegevens voor de lijst op. Door op de pijlknop te drukken kunt u aangeven waarop u de getoonde lijst wilt sorteren, bijvoorbeeld op datum of artikel.

De lijst met de historie van de geselecteerde artikelen In de kolom Artikel staat de omschrijving uit het artikelbestand. In het orderarchief kan bij de betreffende factuur een andere, door u gewijzigde, omschrijving staan. Let op! Artikelen die u via tekstartikelregels heeft gefactureerd kunnen niet in deze historie worden opgenomen.

Onderhoud * 37

Onderhoud, Leveranciers Vanaf SnelStart!Boek 1 of SnelStart!Nota 3 kunt u leveranciersgegevens invoeren in SnelStart. Met Onderhoud, Leveranciers opent u het leveranciersvenster waarin u leveranciergegevens kunt invoeren, verwijderen of wijzigen.

Figuur 15: het leveranciersvenster zonder lijst met sleutelvelden

38 * Onderhoud

De hoofdgegevens van het leveranciersvenster De hoofdgegevens staan bovenaan in het leveranciersvenster onder de titelbalk.

Figuur 16: de hoofdgegevens van het leveranciersvenster in SnelStart!Nota 3

Leverancierscode Het veld Leverancierscode is het sleutelveld van de leverancierskaart. U kunt een kaart oproepen door de betreffende leverancierscode in te voeren in het gele invoervak. U kunt een kaart ook zoeken door in het gele invoervak een trefwoord in te tikken, door op het ‘vergrootglas’ te klikken of door op [Alt+Z] te drukken. Als u een leverancierscode invoert of een leverancierskaart selecteert, toont SnelStart alle gegevens van de betreffende leverancier. U kunt deze gegevens in dit venster bekijken en aanpassen. Vanaf SnelStart!Nota 2 is het mogelijk om de leverancierscode te wijzigen, zie pagina 32. Om een nieuwe leverancierskaart aan te maken, voert u in het invoervak bij Leverancierscode een nieuwe code in. U kunt ook op de knop klikken, dan zet SnelStart het eerste vrije nummer in het sleutelveld. Dit voorgestelde nummer kunt u aanpassen. Na invoer van een leverancierscode kunt u alle gegevens van een nieuwe kaart invoeren en opslaan. Naam, Contactpersoon, Adres, Postcode/plaats, Land In deze velden voert u de algemene leveranciergegevens in, zoals naam, contactpersoon, adres, postcode/plaats en land. Wilt u vanuit dit venster een land toevoegen of wijzigen, klik dan op de link Land. Afwijkend correspondentieadres U hebt de mogelijkheid een extra adres te hanteren voor de verzending van post, pakjes etc: - als u het selectievakje Afwijkend correspondentieadres niet aanvinkt, dan wordt bij het afwijkend correspondentieadres de NAW-gegevens van het afleveradres uit deze klantkaart overgenomen; - vinkt u het vakje Afwijkend correnspondentieadres wel aan, dan kunt u een afwijkend correspondentieadres opgeven.

Onderhoud * 39

Tabblad / kader Algemeen

Figuur 17: tabblad Algemeen van het leveranciersvenster, in SnelStart!Nota 3

Op het tabblad Algemeen staan de algemene leveranciersgegevens, zoals bankrekeningnummer, BTW-nummer, debiteurnummer en krediettermijn. Bankrekeningnummer Voer hier het bank- of girorekeningnummer in. Het bankrekeningnummer wordt gecontroleerd aan de hand van de zogenaamde ‘elfproef’. Deze controle geldt niet voor girorekeningnummers. Naam, Plaats rekeninghouder Deze velden moet u invoeren als u op de girorekening van de leverancier betalingen verricht. De Postbank controleert of het girorekeningnummer overeenkomt met de naam en plaats van de rekeninghouder. Btw-nummer Vul bij buitenlandse leveranciers binnen de EU het BTW-nummer in. Debiteurnummer Voer hier het debiteurnummer in waaronder u bij deze leverancier bekent staat. Krediettermijn, Automatisch betalen Dit is de termijn (in dagen) waarbinnen u uw facturen moet betalen. Deze wordt gebruikt voor het bepalen van de vervaldata van facturen. Dit wordt weergegeven op het overzicht 'Openstaande inkoopfacturen' bij Overzicht, Leveranciers. Hebt u SnelStart!Boek 2 of hoger dan kunt u automatisch een betaalopdracht klaarzetten voor de vervallen openstaande posten aan de hand van een peildatum en de opgegeven krediettermijn (zie Bankieren pagina 139). U moet dan bij de betreffende leveranciers het veld Automatisch betalen aanvinken en ook het veld Bankrekeningnummer moet ingevoerd zijn. Telefoon, Mobiele telefoon, Fax, E-mail Als u de leverancier per (mobiele) telefoon, fax of e-mail wilt kunnen bereiken, voert u deze gegevens in. Als u op E-mail klikt, wordt automatisch een nieuw email bericht aangemaakt met het e-mailadres van deze leverancier. Memo Dit veld is vanaf SnelStart!Nota 2 en/of SnelStart!Boek 2 beschikbaar. Gebruik dit veld voor het noteren van afspraken, bijvoorbeeld over leveringen of prijzen. 40 * Onderhoud

Tabblad / kader Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel worden de omzet en het openstaande saldo berekend. In de grafiek wordt de omzet per maand getoond.

Figuur 18: tabblad Financieel van het leveranciersvenster

Omzet, Openstaand saldo Verkooporders en factureren In het veld Omzet wordt de totale omzet exclusief BTW van deze leverancier van dit boekjaar getoond die is ingebracht bij het boeken in het dagboek Inkoop. Het veld Openstaand saldo toont het totaal van de openstaande posten bij deze leverancier. Een specificatie van deze posten mét hun vervaldatum kunt u opvragen onder Overzicht, Leveranciers, Openstaande inkoopfacturen.

Tabblad / kader Artikelhistorie Dit tabblad is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Op dit tabblad kunt u een gedetailleerde historie van alle artikelmutaties van de betreffende leverancier opvragen. Dit werkt hetzelfde als bij het tabblad Artikelhistorie in het klantenvenster, zie pagina 36.

Onderhoud * 41

Onderhoud, Artikelen Vanaf SnelStart!Nota 1 kunt u artikelgegevens invoeren in SnelStart. Deze gegevens kunt u gebruiken bij het invoeren van verkooporders en voor prijsafspraken (SnelStart!Prijsmaker). Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u ook de voorraad bijhouden en een besteladvieslijst afdrukken. Met Onderhoud, Artikelen opent u het artikelvenster waarin u artikelgegevens kunt invoeren, verwijderen of wijzigen.

Figuur 19: het artikelvenster in SnelStart!Nota 3

Soorten artikelcodes Elk artikel heeft een unieke artikelcode (het sleutelveld). In SnelStart kunt u kiezen uit twee soorten artikelcodes: numeriek of alfanumeriek (cijfers en letters). De keuze die u maakt is bepalend voor de zoekmogelijkheden in SnelStart. Numerieke artikelcode Standaard gaat SnelStart uit van een numerieke artikelcode van maximaal 10 posities. Het grootste getal voor de numerieke artikelcode is 2.147.483.647.

42 * Onderhoud

Als u de artikelcode niet op de factuur wilt afdrukken, gebruik dan een negatieve artikelcode, want een negatieve artikelcode wordt niet op de factuur afgedrukt. Dit kunt u gebruiken bij eigen tekstartikelen, zie pagina 73. Tip! Gebruikt u een numerieke artikelcode, dan kunt u een kaart zoeken door in het invoervak een trefwoord in te tikken, zie ook pagina 180. Alfanumerieke artikelcode Het is ook mogelijk een alfanumerieke artikelcode (combinatie van cijfers en letters) te gebruiken. Het is mogelijk om leestekens en spaties in een alfanumerieke artikelcode op te nemen. In de instellingen (Extra, Instellingen, tabblad Artikelen) bij Soort artikelcode, kunt u kiezen voor cijfers en letters. Het aantal posities van een artikelcode met cijfers en letters is standaard op 10 ingesteld. U kunt dit uitbreiden of verminderen. U kunt echter het aantal posities nooit kleiner maken dan het aantal dat in de artikelcode gebruikt wordt. Ook verwijderde artikelen die nog in de historie gebruikt worden, zie pagina 32, zijn bepalend voor het minimum aantal posities. Bij uitbreiding van de artikelcode zal er in de factuuropmaak meer ruimte voor de artikelcode gereserveerd moeten worden. De soort artikelcode wijzigen In de instellingen (Extra, Instellingen, tabblad Artikelen) kunt u bij Soort artikelcode, een numerieke code altijd omzetten naar alfanumeriek, andersom echter niet altijd: als er artikelen aanwezig zijn met letters, leestekens of spaties in de artikelcode dan kan het artikelbestand niet meer worden omgezet naar numeriek. Ook verwijderde artikelen die nog in de historie gebruikt worden, zijn bepalend voor het al dan niet kunnen omzetten van een alfanumerieke artikelcode naar een numerieke artikelcode.

Artikelen in orderregels Artikelregels invoeren Bij het invoeren van verkooporders zult u meestal met artikelregels werken. U voert dan de artikelcode en het aantal in. SnelStart haalt dan aan de hand van de artikelcode de omschrijving en de stuksprijs uit het artikelbestand en berekent het totaal (aantal * stuksprijs). Tekstartikelregels gebruiken U kunt bij het invoeren van verkooporders ook met tekstartikelregels werken. U voert dan alleen een omschrijving en de prijs in. Let op! De artikelen die u alleen in tekstartikelregels gebruikt hoeft u niet in het artikelbestand in te voeren. Algemeen artikel per BTW-tarief voor weinig gebruikte artikelen Wilt u weinig gebruikte artikelen niet stuk voor stuk invoeren, maar toch tijdens het invoeren van de order aantallen gebruiken of gebruik maken van de artikelhistorie, maak dan een algemeen artikel aan per BTW-tarief. Gebruik een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld 'Diversen Hoog BTW', en selecteer een omzetgroep, met het juiste BTW-tarief zie pagina 45. Onderhoud * 43

Tijdens het invoeren van verkooporders kunt u bij dit artikel de velden Omschrijving en Stuksprijs aanpassen. De velden voor de artikelcode kunt u van de factuuropmaak verwijderen zodat deze niet worden afgedrukt.

De hoofdgegevens van het artikelvenster De hoofdgegevens staan bovenaan in het artikelvenster onder de blauwe balk.

Figuur 20: de hoofdgegevens van het artikelvenster

Artikelcode Het veld Artikelcode is het sleutelveld van de artikelkaart. U kunt een kaart oproepen door de betreffende artikelcode in te voeren in het invoervak. U kunt een kaart ook zoeken door op het ‘vergrootglas’ te klikken of door op [Alt+Z] te drukken. Kaarten met een numerieke artikelcode kunt u bovendien zoeken door in het invoervak een trefwoord in te tikken, details over zoeken vindt u in bijlage B pagina 180. Tip! Omdat het zoeken aan de hand van een trefwoord vervalt als de artikelcode alfanumeriek is, adviseren wij u om de artikelcode alleen alfanumeriek te maken als dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld als uw artikelcode te groot is voor een numerieke code of als een numerieke code niet duidelijk is. Als u een artikelcode invoert of een artikelkaart selecteert, toont SnelStart alle gegevens van dat artikel. U kunt deze gegevens in dit venster bekijken en aanpassen. Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u de artikelcode wijzigen, zie pagina 32. Om een nieuwe artikelkaart aan te maken, voert u in het invoervak bij Artikelcode een nieuwe code in. U kunt ook op de knop klikken, dan zet SnelStart het eerste vrije nummer in het sleutelveld. Dit voorgestelde nummer kunt u naar wens aanpassen. Na invoer van een artikelcode kunt u alle gegevens van een nieuwe kaart invoeren en opslaan. Voor artikelen die u maar zelden gebruikt en dus niet allemaal apart wilt invoeren, kunt u per BTW-tarief een algemeen artikel aanmaken. Omschrijving In dit veld geeft u een duidelijke omschrijving van het artikel. Deze omschrijving kunt u tijdens het invoeren van verkooporders aanpassen. De maximale lengte van de omschrijving is 100 tekens. Tip! Met [Ctrl+Enter] kunt u verder gaan op een nieuwe regel of een lege regel maken.

44 * Onderhoud

Tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen voert u de algemene artikelgegevens in zoals de verkoop- en inkoopprijs, de artikelomzetgroep en het al dan niet controleren van de voorraad.

Figuur 21: tabblad Algemeen in het artikelvenster in SnelStart!Nota 3

Omzetgroep De omzetgroep bepaalt op welke grootboekrekening(en) de omzet geboekt moet worden. Omdat bij de grootboekrekeningen het BTW-tarief vermeld is, kan SnelStart de juiste boekingen maken. Kies de omzetgroep dus zorgvuldig. U kunt vanaf SnelStart!Nota 3 met Onderhoud, Artikelomzetgroepen omzetgroepen toevoegen of verwijderen, zie pagina 48. U kunt dan ook de omzet per artikel of per land uitsplitsen. Wilt u vanuit dit venster een omzetgroep toevoegen of wijzigen, klik dan op de link Omzetgroep. Als u het artikel levert aan buitenlandse klanten, bepaalt SnelStart aan de landcode en het BTW-nummer van de klant hoe de omzet geboekt moet worden, zie pagina 189. Verkoopprijs, Inkoopprijs Vul bij Verkoopprijs de standaard verkoopprijs van het artikel in. Bij Extra, Instellingen, tabblad Artikelen wordt bepaald of de artikelprijzen inclusief óf exclusief BTW zijn. Met SnelStart!Prijsmaker kunt u staffelprijzen gebruiken, zie SnelStart!Help. Voer ook de Inkoopprijs van het artikel in. Deze inkoopprijs wordt gebruikt op standaard overzichten zoals prijslijsten, inkoopwaardelijsten en dergelijke. Eenheid Hier kunt u de Eenheid invoeren waarin u het artikel levert. De eenheid, bijvoorbeeld ‘stuks’, ‘kilo’ of ‘baal’, is alleen van belang wanneer u deze op de factuur wilt vermelden of als u deze wilt gebruiken in een hoeveelheidbepaling (vanaf SnelStart!Nota 4), zie SnelStart!Help voor meer informatie over hoeveelheidbepalingen. Onderhoud * 45

Voorraadcontrole Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u de voorraad bijhouden. Vink bij de artikelen waarop dat van toepassing is het veld Voorraadcontrole aan. U kunt de beginvoorraad en andere voorraadmutaties invoeren met Programma, Voorraadmutaties. Als voorraadcontrole bij een artikel aanstaat, dan wordt deze tijdens het maken van een factuur of pakbon (SnelStart!Nota 4) bijgewerkt. Minimumvoorraad , Huidige voorraad (vanaf SnelStart!Nota 2) Geef in het veld Minimumvoorraad aan welke voorraad er minimaal aanwezig dient te zijn. Dit veld is informatief en wordt gebruikt voor de besteladvieslijst. In het veld Huidige voorraad wordt de voorraad weergegeven die in totaal beschikbaar is. Let op! Als de huidige voorraad ondanks de voorraadmutaties niet zichtbaar is, moet het veld voorraadcontrole aangevinkt worden. Aantal in order, Aantal in offerte (vanaf SnelStart!Nota 3 ) Er kunnen ook artikelen gereserveerd zijn, dit ziet u bij de velden Aantal in order (opgeslagen verkooporders) en Aantal in offerte (opgeslagen offertes).

Tabblad Financieel Als u kiest voor het tabblad Financieel worden de omzet en de verkochte aantallen berekend aan de hand van de factuurhistorie. Bij Omzet wordt de omzet exclusief BTW van het artikel van dit boekjaar getoond. Bij Verkocht aantal wordt voor dit artikel aan de hand van de gemaakte facturen in dit boekjaar het aantal verkochte artikelen getoond. In de grafiek worden de omzetsaldi per maand getoond.

Figuur 22: het tabblad Financieel in het artikelvenster

46 * Onderhoud

Tabblad Artikelhistorie Dit tabblad is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Dit tabblad geeft de historie van alle mutaties van het betreffende artikel op het beeldscherm.

Figuur 23: het tabblad Artikelhistorie in het artikelvenster

De selectievelden Het bovenste gedeelte van dit tabblad bevat de selectievelden waarmee u bepaalt welke gegevens getoond worden, zie de beschrijving bij het klantenvenster pagina 37.

De lijst met de historie van het betreffende artikel In kolom Klant staat het klantnummer en de naam van de klant. Bij levering aan een klant wordt in de kolom Aantal het aantal met een minteken (-) vermeldt omdat het aantal artikelen afneemt door de levering.

Onderhoud * 47

Onderhoud, Artikelomzetgroepen Met Onderhoud, Artikelomzetgroepen opent u het artikelomzetgroepenvenster waarin u artikelomzetgroepen kunt invoeren, wijzigen of verwijderen. Let op! Voordat u artikelomzetgroepen kunt invoeren of wijzigen moeten de benodigde grootboekrekeningen met de juiste rekeningfunctie aangemaakt zijn bij Onderhoud, Grootboekrekeningen, zie pagina 51. De artikelomzetgroep bepaalt op welke grootboekrekening(en) de omzet geboekt moet worden. De rekeningfunctie (zie Bijlage E) bij de betreffende grootboekrekening(en) bepaalt welk BTW-tarief op het artikel van toepassing is.

Figuur 24: het artikelomzetgroepenvenster

In SnelStart!Nota 1 en 2 kunt u alléén de aanwezige vier artikelomzetgroepen (voor elk BTW-tarief één) aanpassen. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u artikelomzetgroepen toevoegen en verwijderen. Vanaf SnelStart!Nota 5 kunt u automatisch de financiële voorraad laten boeken door de dan beschikbare optie Uitgebreid journaliseren, zie SnelStart!Help. Nummer Het veld Nummer is het sleutelveld van de omzetgroepenkaart. U kunt een kaart alleen zoeken door op de knop te klikken of door op [Alt+Z] te drukken. - U kunt in het veld Nummer níet zelf een nummer invoeren. - Als u de lijst met sleutelvelden heeft geactiveerd, kunt u de gewenste kaart in de lijst aanklikken. Wordt de lijst niet getoond, dan kunt u de kaarten met de knoppen Eerste, Vorige, Volgende en Laatste bekijken. Als u een kaart selecteert, toont SnelStart alle gegevens van de betreffende omzetgroep. U kunt deze gegevens in dit venster bekijken en aanpassen. 48 * Onderhoud

Om een nieuwe artikelomzetgroepenkaart aan te maken, klikt u op de knop Nieuw. U kunt zelf geen nummer invoeren in het veld Nummer; SnelStart geeft de kaart een nummer (hoogste nummer + 1) als u de nieuwe kaart opslaat. Omschrijving Geef een duidelijke Omschrijving voor de artikelomzetgroep. Globalisatie/gebruikte artikelen Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u de margeregeling toepassen voor de verkoop van gebruikte goederen. Als u een artikelomzetgroep maakt voor globalisatie van gebruikte artikelen, vink dan de optie Globalisatie/gebruikte artikelen aan. Er komt dan een extra kader Globalisatie/gebruikte artikelen met de velden Omzet en Inkoop beschikbaar. Hierin geeft u de betreffende grootboekrekeningen op, zie SnelStart!Help voor een uitgebreide beschrijving van de margeregeling bij de verkoop van gebruikte goederen.

Omzetrekeningen in het kader Algemeen Het invullen van de juiste omzetrekeningen is van groot belang. Deze is namelijk bepalend voor het boeken van omzet en de BTW en dus voor de BTW-aangifte. Omzet Nederland Voor omzet binnen Nederland selecteert u bij Omzet Nederland de juiste omzetrekening. Deze rekening wordt óók gebruikt voor levering aan buitenlandse klanten binnen de EU die geen BTW-nummer hebben. Omzet buitenland Als u niet exporteert, hoeft u géén omzetrekeningen voor buitenlandse klanten te selecteren; exporteert u wel, vul dan in deze invoertabel de juiste gegevens in. Let op! Als er géén (nieuwe) regel in de invoertabel staat, dubbelklik dan in het grijze vak om een (nieuwe) regel aan te maken. - Selecteer in het veld Land 'Landen binnen EU' en / of 'Landen buiten EU'. U kunt de export binnen de EU ook voor een of meer landen apart bijhouden door hier deze landen te selecteren. Staat een land nog niet in de lijst, dan kunt u bij Onderhoud, Landen een nieuw land toevoegen, zie pagina 56. - Selecteer in het veld Omzetrekening bij elk land de grootboekrekening waarop de omzet van het betreffende land geboekt moet worden. Staat de betreffende grootboekrekening niet in de keuzelijst dan heeft u bij Onderhoud, Grootboekrekeningen bij die omzetrekening niet de juiste rekeningfunctie toegekend, zie pagina 51.

Het kader Artikelen In dit kader worden de artikelen getoond die gekoppeld zijn aan deze artikelomzetgroep. U kunt hier géén artikelen toevoegen of verwijderen; dit kan alleen in het artikelvenster.

Onderhoud * 49

Onderhoud, Grootboekrekeningen Dit menu is beschikbaar vanaf SnelStart!Boek 1 en SnelStart!Nota 3. U kunt hier uw rekeningschema inbrengen en aanpassen. Het invoeren van een rekeningschema moet heel zorgvuldig gebeuren, want het is bepalend voor de weergave van saldi op de kolommenbalans, de verwerking van de BTW-aangifte en het doorboeken van facturen die u met een SnelStart!Nota module maakt. Om het de beginnende boekhouder wat gemakkelijker te maken heeft SnelStart de meest gebruikte grootboekrekeningen aangemaakt. U kunt dit bekijken met Overzicht, Grootboekrekeningen, Ingevoerde grootboekrekeningen. U kunt dit rekeningschema aanpassen aan het rekeningschema van uw boekhouder of volgens uw eigen inzichten. Tip! In SnelStart!Help is bij ‘Rekeningschema’ een standaard rekeningschema opgenomen. Hierin staat bij elke rekening de code Balans of V&W en de rekeningfunctie die u binnen SnelStart moet gebruiken. Maak echter niet teveel rekeningen aan; u kunt achteraf altijd nog nieuwe rekeningen toevoegen. Een groot rekeningschema maakt de kolommenbalans minder inzichtelijk. Met Onderhoud, Grootboekrekeningen opent u het grootboekrekeningenvenster waarin u grootboekrekeningen kunt invoeren, wijzigen of verwijderen.

Figuur 25: het grootboekrekeningenvenster in SnelStart!Boek 3

U kunt grootboekrekeningen waarop in het lopende boekjaar al geboekt is, pas verwijderen als het boekjaar is afgesloten. Op de achtergrond blijven ze echter bestaan in verband met de historie van de afgelopen jaren.

50 * Onderhoud

De hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster Het bovenste gedeelte van het venster bevat de hoofdgegevens.

Figuur 26: de hoofdgegevens van het grootboekrekeningenvenster

Rekeningnummer Het veld Rekeningnummer is het sleutelveld van de grootboekrekeningkaart. U kunt een kaart oproepen door het betreffende rekeningnummer in te voeren in het gele invoervak. U kunt een kaart ook zoeken door in het invoervak een trefwoord in te tikken, door op het ‘vergrootglas’ te klikken of door op [Alt+Z] te drukken. Als u een rekeningnummer invoert of selecteert, toont SnelStart alle gegevens van die grootboekrekening. U kunt deze gegevens bekijken en aanpassen. Vanaf SnelStart!Boek 2 kunt u ook het rekeningnummer wijzigen, zie pagina 32. Om een nieuwe grootboekrekeningkaart aan te maken, voert u in het invoervak bij Rekeningnummer een nieuw rekeningnummer in. U kunt ook op de knop klikken en vervolgens een nieuw rekeningnummer invoeren. Omschrijving Geef in dit veld een duidelijke omschrijving voor deze grootboekrekening. Deze omschrijving wordt op allerlei overzichten gebruikt. Functie De rekeningfunctie die u bij de grootboekrekening selecteert is bepalend voor het juist functioneren van SnelStart. De rekeningfuncties zijn aangemaakt door SnelStart; u kunt ze niet wijzigen. Ze worden gebruikt om te bepalen op welke dagboeken er geboekt wordt, bij het opstellen van de BTW-aangifte en om automatisch de BTW te boeken. Kies de rekeningfunctie dus met zorg. Let bij het kiezen van de rekeningfunctie op de volgende punten: - U mag meerdere grootboekrekeningen dezelfde rekeningfunctie geven, maar functie 4 (dagboek Verkoop) en 5 (dagboek Inkoop) kunt u maar één maal gebruiken; - Voor het boeken van de BTW is het niet voldoende om alleen de BTWrekeningen de juiste rekeningfunctie te geven. Dit moet ook gebeuren bij de grootboekrekeningen van inkopen / kosten en verkopen / omzet; - Indien een grootboekrekening onder geen enkele rekeningfunctie valt kunt u rekeningfunctie ‘0 Diversen’ gebruiken. - Als er op een grootboekrekening met een rekeningfunctie voor dagboeken al geboekt is, kunt u de rekeningfunctie alléén wijzigen als de gemaakte boekingen verwijderd zijn;

Onderhoud * 51

Bijlage E bevat een compleet overzicht van alle functies met een toelichting. Balans/v&w In het veld Balans/v&w geeft u aan of de betreffende grootboekrekening een balansrekening of een verlies- & winstrekening is. Hiermee bepaalt u de plaats van deze grootboekrekening op de kolommenbalans. Rubriek Deze keuzelijst is beschikbaar vanaf SnelStart!Boek 3. (Grootboek)rubrieken worden gebruikt om de kolommenbalans te rubriceren en met subtotalen per rubriek af te drukken. Afhankelijk van uw keuze bij het veld Balans/v&w worden in de keuzelijst Rubriek de Balans-rubrieken of de Verlies & Winst-rubrieken getoond. Hieruit selecteert u de gewenste rubriek. Debet, Credit, Saldo In de velden Debet en Credit worden de geboekte saldi opgenomen. De debeten het creditsaldi worden apart geteld om op de kolommenbalans tot de juiste proef- en saldibalans te komen. Het veld Saldo geeft het verschil tussen het debeten het creditsaldo van de betreffende grootboekrekening. Kostenplaatsen Het gebruik van kostenplaatsen is vanaf SnelStart!Boek 4 beschikbaar; u kunt dit per grootboekrekening activeren. Zie SnelStart!Help voor uitleg.

Tabblad Saldo verloop

Figuur 27: tabblad Saldo verloop van het grootboekrekeningenvenster in SnelStart!Boek 3

Dit tabblad is beschikbaar vanaf SnelStart!Boek 3. U ziet hier een lijst met de boekingsbedragen op de betreffende grootboekrekening per opgegeven groepering en het saldo na die boeking. Bij Groepering kunt u selecteren of de saldi per datum, per week, per maand of per kwartaal getoond moeten worden.

52 * Onderhoud

Onderhoud, Grootboekrubrieken Vanaf SnelStart!Boek 3 kunt u de grootboekrekeningen die u heeft aangemaakt in rubrieken onderbrengen. De grootboekrubrieken worden gebruikt om de kolommenbalans te rubriceren en met subtotalen per rubriek af te drukken. Met Onderhoud, Grootboekrubrieken opent u het rubriekenvenster waarin de rubrieken als mappen worden weergegeven. U rubriceert de grootboekrekeningen door ze in de juiste mappen / subrubrieken te plaatsen. De grootboekrekeningen die SnelStart standaard bij een nieuwe administratie aanmaakt zijn al in subrubrieken geplaatst. U kunt deze indeling naar wens aanpassen. Als u het venster voor de eerste keer opent ziet u de mappen met de hoofdrubrieken *** BALANS *** en *** VERLIES & WINST ***. U opent deze mappen door erop te dubbelklikken of door op het plusje ervoor te klikken. Als u de onderliggende submappen opent, ziet u de grootboekrekeningen die in de betreffende submap / subrubriek zijn geplaatst.

Figuur 28: het rubriekenvenster

Let op! De volgorde waarin deze mappen staan is bepalend voor de volgorde waarin de overeenkomstige rubrieken op de kolommenbalans worden getoond. De grootboekrekeningen worden op volgorde van rekeningnummer geplaatst; dat kunt u niet wijzigen. Een andere sortering is alleen mogelijk door het wijzigen van de grootboekrekeningnummers in Onderhoud, Grootboekrekeningen.

Onderhoud * 53

Nieuwe subrubrieken aanmaken Voor het aanmaken van een nieuwe subrubriek selecteert u de hoofdrubriek *** BALANS *** of *** VERLIES & WINST *** of een van de subrubrieken. Daarna maakt u in de geselecteerde (sub)rubriek een nieuwe subrubriek aan. U wilt bijvoorbeeld een rubriek ‘Bezittingen’ opnemen in de map *** BALANS ***. - Klik op de map *** BALANS ***; - Klik vervolgens op de knop ; - Er wordt een invoervenster geopend. Geef daarin de naam voor de nieuwe rubriek, bijvoorbeeld 'Bezittingen' en klik op Ok; - De nieuwe rubriek wordt in de geselecteerde map *** BALANS *** onder aan de lijst toegevoegd. - Daarna kunt u in Onderhoud, Grootboekrekeningen een of meerdere grootboekrekeningen voor deze rubriek aanmaken. Bij het maken van een nieuwe grootboekrekening selecteert u de rubriek waarin deze thuishoort. U kunt bijvoorbeeld grootboekrekening '100 Gebouwen' aanmaken en in rubriek 'Bezittingen' opnemen. - Als u daarna het venster Grootboekrubrieken opent, dan staat de grootboekrekening in de geselecteerde rubriek. Bij bestaande grootboekrekeningen kunt u de rubriek wijzigen in Onderhoud, Grootboekrekeningen door bij de betreffende grootboekrekening een andere rubriek te selecteren. U kunt de rubriek ook wijzigen in het rubriekenvenster door de betreffende grootboekrekening naar een andere rubriek te slepen. Tip! Als u niet weet in welke rubriek een bepaalde grootboekrekening staat, kunt u dat in Onderhoud, Grootboekrekeningen bij de grootboekrekening opzoeken.

De knoppen van het rubriekenvenster Kies de knop Wijzig 'naam subrubriek' om de geselecteerde subrubriek een andere naam te geven. Kies de knop Verwijder 'naam subrubriek' om de geselecteerde subrubriek te verwijderen. Kies de knop Nieuwe subrubriek in 'naam (sub)rubriek' om in de geselecteerde (sub)rubriek een nieuwe subrubriek te maken.

54 * Onderhoud

Rubrieken en grootboekrekeningen verplaatsen Om een rubriek met de erin geplaatste grootboekrekeningen te verplaatsen, selecteert (door deze aan te klikken) u de te verplaatsen rubriek en sleept deze naar de gewenste plaats. Let op! Bij verplaatsen van grootboekrekeningen van de map *** BALANS *** naar de map *** VERLIES & WINST *** of andersom wordt bij Onderhoud, Grootboekrekeningen de instelling in het veld Balans/v&w automatisch aangepast. Als u een hele rubriek verplaatst, gebeurt dit bij alle grootboekrekeningen van die rubriek. Zet u de rekening of rubriek daarna weer terug in de oorspronkelijke hoofdmap, dan wordt de instelling in het veld Balans/v&w bij alle grootboekrekeningen teruggezet. U wilt bijvoorbeeld de nieuwe rubriek 'Bezittingen' boven 'Voorraden' plaatsen. - Selecteer de rubriek 'Bezittingen' en sleep hem met de muis naar de gewenste plaats.

Figuur 29: een grootboekrubriek wordt naar een andere plaats gesleept

- Daar laat u de muis los. De rubriek is nu verplaatst. Als u de rubriek opent, ziet u dat de erin geplaatste grootboekrekening meeverplaatst is.

Figuur 30: de grootboekrubriek met grootboekrekening staat op de nieuwe plaats

Grootboekrekeningen verplaatst u op dezelfde wijze; u selecteert de te verplaatsen grootboekrekening en sleept hem naar de gewenste map. Tip! U kunt een grootboekrekening ook in een rubriek plaatsen bij Onderhoud, Grootboekrekeningen in de keuzelijst Rubriek, zie pagina 52.

Onderhoud * 55

Onderhoud, Btw-tarieven Het venster Onderhoud Btw-tarieven is beschikbaar vanaf alle basismodules, u kunt dit venster openen via Onderhoud, Btw-tarieven. U kunt geen extra tarieven aanmaken of bestaande tarieven verwijderen.

Figuur 31: het venster Onderhoud Btw-tarieven

Let op! Bereken eerst nog de BTW-aangifte over de periode met het oude BTWtarief voordat u dit percentage wijzigt. Opgeslagen orders op moment van een BTW-wijziging Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u nog niet gefactureerde orders opslaan. Na een wijziging van het BTW-percentage kunnen er dus orders zijn waarbij het oude tarief nog gehanteerd is. Als u zo’n verkooporder oproept, wordt de vraag gesteld of het nieuwe tarief hierop van toepassing moet zijn. Bij een positief antwoord wordt het BTW-bedrag opnieuw berekend. Vragen over tarief wijzigingen Indien u vragen heeft die te maken hebben met het wel of niet toepassen van het gewijzigde BTW-percentage of wat de juiste handelwijze hierbij is, dan adviseren wij u daarvoor uw accountant of de belastingdienst te raadplegen. Percentage toevoegen In dit kader kunt u een gewijzigd percentage opgeven voor een BTW-tarief. De ingangsdatum dient ingevoerd te worden om bij het boeken het juiste percentage te gebruiken. Onder de kopjes Ingangsdatum en Btw-percentage ziet u de gewijzigde gegevens.

56 * Onderhoud

Onderhoud, Landen Met Onderhoud, Landen opent u het landenvenster, waarin u landen kunt toevoegen of veranderen. De gegevens van Nederland kunt u niet veranderen.

Figuur 32: het venster Onderhoud landen

Nummer / Landcode / CBS-nummer - Het veld Nummer is het sleutelveld van de landenkaart. U kunt zelf géén nummer toekennen aan een nieuwe kaart; U kunt géén nummer invoeren om een kaart op te roepen. Zoek een kaart op via de lijst met sleutelvelden. - Geef bij Landcode de landcode voor het betreffende land in. - Landcode ISO heeft u alleen nodig bij SnelStart!Garage indien uw provider VWE ExtraNet is. - Het CBS-nummer is niet verplicht. U kunt dit opvragen bij het Centraal Bureau voor Statistiek. Tip! De nieuwe EU-Landen worden alleen getoond in een nieuwe administratie. U kunt de gegevens in een nieuwe (test)administratie opzoeken. Soort Selecteer hier Nederland, EU-lidstaat of Land buiten EU. Let op! Dit gegeven wordt gebruikt om te bepalen hoe de omzet moet worden geboekt, zie BTW-berekening.

Onderhoud * 57

4 Verkooporders en facturen Dit hoofdstuk behandelt het maken van verkooporders en facturen. Als eerste komt de voorbereiding aan de orde. Dan krijgt u het stappenplan voor het maken van een factuur of order, gevolgd door de gedetailleerde beschrijving van alle stappen. Na het maken van nieuwe verkooporders en facturen komt het wijzigen of verwijderen van bestaande verkooporders en facturen aan de orde. Hierna volgt een gedetailleerde beschrijving van het verkopenvenster met de daarbij behorende begrippen en een paragraaf over verkooporders als basis van elke factuur. Het hoofdstuk eindigt met een aantal extra onderwerpen zoals creditfacturen en exportfacturen, het registreren van betalingen voor gebruikers die geen SnelStart!Boek module hebben en het afdrukken van rekeningoverzichten en aanmaningen.

Voorbereiding Voordat u kunt factureren of verkooporders invoeren moeten er een aantal voorbereidingen getroffen zijn: - De instellingen voor het factureren zijn ingevoerd op het tabblad Orders bij Extra, Instellingen. - De benodigde artikelen zijn ingevoerd bij Onderhoud, Artikelen. Artikelen die u alleen in tekstartikelregels (zie pagina 73) gebruikt hoeven niet in het artikelbestand ingevoerd te zijn. - De benodigde klanten zijn ingevoerd bij Onderhoud, Klanten. - Hebt u buitenlandse klanten, dan moet u in Onderhoud, Artikelomzetgroepen bij Omzetrekening voor buitenlandse klanten de juiste omzetrekening aangeven. - Als u wilt kunt u uw eigen gegevens opnemen in de standaard order- of factuuropmaak of een eigen opmaak ontwerpen, zie hoofdstuk 5. Tip! Bij het invullen van de velden kunt u de muis gebruiken om naar een ander veld te gaan, maar ook de sneltoets [Alt+onderstreepte letter]. Het invoeren van gegevens in de invoervelden is beschreven in Bijlage B op pagina 172. Informatie over het zoeken met de zoekknop vindt u op pagina 181

58 * Verkooporders en factureren

Stappenplan factuur of order maken Om een nieuwe factuur of order te maken moet u de volgende stappen uitvoeren: -

stap 1) open het venster Verkopen; stap 2) selecteer daarin een klant en een sjabloon; stap 3) controleer de standaard ordergegevens bij het kopje Algemeen; stap 4) daarna zijn de aanvullende factuur- of ordergegevens aan de beurt, zoals het factuuradres en eventueel een klantmemo en de betalingsconditie; - stap 5) dan voert u de gegevens van elk verkocht artikel in een orderregel in; - stap 6) nadat u alle gegevens hebt ingevoerd controleert u de factuur o.a. aan de hand van de factuurbedragen; - stap 7) tenslotte kunt u de gegevens afdrukken als factuur. U kunt ze vanaf SnelStart!Nota 3 ook als offerte afdrukken of eerst als order opslaan en later pas afdrukken.

Stap 1) Open het venster Verkopen Met Programma, Verkopen of de knop opent u het venster Verkopen, waarin u de gegevens voor de nieuwe factuur kunt invoeren. Vanaf SnelStart!Nota 3 gaat u daarbij uit van orders, zie pagina 74.

Figuur 33: het venster verkopen bij SnelStart!Nota 3 bij de invoer van een nieuwe order of factuur

Verkooporders en facturen * 59

Let op! Als de omschrijving van een veld blauw en onderstreept is, dan is het een link naar een onderhoudsvenster waar u de betreffende gegevens kunt aanpassen. Bijvoorbeeld Sjabloon is een link naar Onderhoud, Verkoopsjablonen. Klik hier alléén op als u een sjabloon wilt toevoegen of aanpassen.

Stap 2) Selectie van een klant en een sjabloon Als u een nieuwe factuur of order wilt maken moet u als eerste aangeven voor welke klant deze is en welke sjabloon u wilt gebruiken. De sjabloon bepaalt hoe de factuur en eventuele orderformulieren eruit zien, zie hoofdstuk 5. Invoerveld voor klantnummer, order- of factuurnummer Rechtsboven in het venster Verkopen staat het invoerveld voor de klantcode. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u hier ook een order of factuur invoeren.

Figuur 34: het invoerveld voor de klantcode, order- of factuurnummer

Het invoerveld bevat links een keuzelijst en daarnaast een invoerveld met een zoekknop waarmee u de gegevens kunt opzoeken. Keuzelijst van het invoerveld In SnelStart!Nota 1 en 2 is in de keuzelijst alleen de keuze Klanten beschikbaar. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u ook Facturen, Orders, Geblokkeerde orders en Vrijgegeven orders selecteren. U opent de keuzelijst door te klikken op de pijlknop bij het invoerveld. Klant invoeren of selecteren voor een nieuwe order of factuur Selecteer zo nodig in de keuzelijst de keuze Klanten. Voer daarna de klantcode in of geef een (gedeelte van de) van de naam, het adres of de plaats om te zoeken in de klantgegevens. De betreffende klantgegevens worden in het verkopenvenster getoond. De sjablonen in de sjablonen- en verkooporderselectielijst In de sjablonen- en verkooporderselectielijst staan de beschikbare sjablonen in de map Nieuw. Als u nog geen klant geselecteerd heeft, is de map Nieuw de enige map die getoond wordt, anders kunt u ook de mappen Orders en / of Facturen zien. In SnelStart!Nota 1 is er maar één sjabloon beschikbaar met alléén de opmaak Verkoopfactuur. Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u bij Onderhoud, Verkoopsjablonen (zie hoofdstuk 5) eigen sjablonen maken, bijvoorbeeld een voor particulieren en een voor bedrijven met alléén de opmaak Verkoopfactuur. Vanaf SnelStart!Nota 3 is er ook een opmaak Offerte beschikbaar.

Figuur 35: de map Nieuw in de sjablonen- en verkooporderselectielijst in SnelStart!Nota 3


Een sjabloon selecteren Als er één sjabloon beschikbaar is, wordt deze automatisch gemarkeerd. Hebt u meer dan één sjabloon, dan markeert SnelStart als de keuze Klanten geactiveerd is automatisch de voor deze klant laatst gebruikte sjabloon. U selecteert de gemarkeerde sjabloon met [Enter] of door er met de muis op te dubbelklikken. Wilt u met een andere sjabloon werken, selecteer deze sjabloon dan in de map Nieuw in de sjablonen- en verkooporderselectielijst.

Stap 3) Standaard ordergegevens controleren Elke order of factuur heeft een aantal standaardgegevens. Deze staan standaard naast de selectielijst.

Figuur 36: de standaard ordergegevens in het verkopenvenster

Na selectie van de sjabloon, vult SnelStart deze gegevens in. Gegevens die lichtgrijs zijn kunt u niet wijzigen, gegevens die zwart zijn wel. U kunt de factuurkorting voor deze factuur wijzigen en vanaf SnelStart!Nota 3 ook de datum en de sjabloon. Nieuw Als u een nieuwe order of factuur gaat maken, heeft deze nog geen nummer. Het veld Nieuw is dan leeg. Na invoer kunt u de gegevens opslaan als factuur en vanaf SnelStart!Nota 3 ook als order. Er wordt dan een ordernummer of een factuurnummer toegekend; het veld Nieuw wordt dan vervangen door het veld Order of Factuur waarin het betreffende nummer wordt getoond. Datum Standaard wordt hier de systeemdatum geplaatst. Vanaf SnelStart!Nota 3 is het mogelijk om hier de order- of factuurdatum te veranderen. Korting In dit veld wordt de factuurkorting, weergegeven. Deze kan per klant worden opgegeven bij Onderhoud, Klanten. Vanaf SnelStart!Nota 3 is het mogelijk om de factuurkorting tijdens de order invoer per factuur aan te passen. Omschrijving Dit veld is vanaf SnelStart!Nota 2 beschikbaar. De omschrijving wordt bij de verkooporders en facturen in de sjablonen- en verkooporderselectielijst getoond. Standaard wordt de factuurdatum als omschrijving gebruikt. Vanaf SnelStart!Nota 3 is het mogelijk om deze omschrijving te veranderen. Sjabloon Dit veld toont de sjabloon die voor de order of factuur gebruikt wordt. Via de link Sjabloon opent u het sjablonenvenster alwaar u de sjabloon kunt aanpassen. Verkooporders en facturen * 61

Stap 4) Aanvullende order- of factuurgegevens invoeren In het midden van het verkopenvenster worden een of meer kaders getoond voor de aanvullende ordergegevens. Het kader Factuuradres is altijd beschikbaar. Afhankelijk van de SnelStart!Nota module die u hebt geactiveerd en een aantal opties die u in kunt stellen in Onderhoud, Verkoopsjablonen, kunnen er meer kaders getoond worden. In SnelStart!Nota 3 zijn er maximaal vier kaders.

Figuur 37: de aanvullende ordergegevens, in SnelStart!Nota met 3 maximaal vier kaders

Als de gegevens niet allemaal op het verkopenvenster passen, wordt gebruik gemaakt van tabbladen. Via Tabbladbeheer, zie pagina 71, bepaalt u welke kaders waar getoond moeten worden en welke niet zichtbaar hoeven te zijn. Factuuradres In het kader Factuuradres, wordt het factuuradres van de klant getoond zoals dat ingevoerd is bij Onderhoud, Klanten. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u in het verkopenvenster het factuuradres aanpassen. Deze wijziging geldt dan alleen voor de betreffende order. Als u een factuur éénmalig naar een andere persoon of adres wilt sturen, kunt u hier de gegevens aanpassen zonder de gegevens in Onderhoud, Klanten te wijzigen. Klantmemo Deze optie is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar mits de optie Klantmemo in het verkopenvenster is aangevinkt op het tabblad Orders van het instellingenvenster, zie pagina 26. In het kader Klantmemo, wordt dan de klantmemo getoond, die u bij Onderhoud, Klanten op het tabblad Algemeen, hebt ingevoerd. Deze memo toont tijdens de orderinvoer informatie over de klant zoals afspraken of aandachtspunten. U kunt de klantmemo ook hier in het verkopenvenster aanpassen. Deze wijziging wordt dan in het klantenbestand doorgevoerd. Extra velden Vanaf SnelStart!Nota 2 kunnen per sjabloon extra hoofdingaven worden aangemaakt, zie pagina 73. Deze velden worden in het kader Extra velden getoond. U vult hier de betreffende gegevens in. Let op! Als u wilt dat deze velden ook op de orderformulieren of de factuur worden afgedrukt, moet u ze in de betreffende opmaak plaatsen, zie pagina 94. Financieel (vanaf SnelStart!Nota 3) Hebt u een betalingsconditie opgegeven bij de gekozen sjabloon (Onderhoud, Verkoopsjablonen - tabblad Algemeen), dan wordt deze hier getoond. Hebt u bij de betreffende sjabloon de betalingsconditie Kredietbeperking of Betalingskorting gekozen, dan wordt hier de keuze Kredietbeperking of 62 * Verkooporders en factureren

Betalingskorting met het bijbehorende percentage en aantal dagen getoond. U kunt het percentage en het aantal dagen voor deze order aanpassen; ook kunt u de keuze Geen selecteren. Het kader Financieel wordt ook gebruikt wanneer u gebruik maakt van BTWverlegd facturen, zie Bijlage D pagina 191. Let op! Als u wilt dat deze velden ook op de orderformulieren of de factuur worden afgedrukt, moet u ze in de betreffende opmaak plaatsen.

Stap 5) Orderregels invoeren In het onderste gedeelte van het verkopenvenster staat een invoertabel voor de orderregels waarin u per verkocht artikel een factuur- of orderregel invoert.

Figuur 38: de invoertabel voor de orderregels

Tip! Het invoeren van gegevens in een invoertabel is beschreven in Bijlage B op pagina 177. Het zoeken met de zoekknop vindt u op pagina 181. Artikelcode bij artikelregels In het veld Artikelcode voert u de artikelcode in of geeft u (een gedeelte van) de artikelomschrijving om een artikel te zoeken. SnelStart haalt dan aan de hand van de artikelcode de omschrijving en de stuksprijs uit het artikelbestand, zoals u dat hebt ingevoerd bij Onderhoud, Artikelen. Bij een bekende artikelcode plaatst SnelStart de omschrijving en de stuksprijs van dat artikel in de orderregel. U kunt deze desgewenst aanpassen. Artikelcode bij tekstartikelregels of informatieve tekst U kunt bij het invoeren van verkooporders ook met tekstartikelregels werken, zie pagina 73, bijvoorbeeld bij artikelen die u maar weinig factureert of voor het factureren van diensten. U drukt dan bij het veld Artikelcode op [Enter] en voert daarna de omschrijving en het totaalbedrag in. Zodra u het bedrag invoert, plaatst SnelStart –1 in het veld Artikelcode; deze artikelcode hoort bij tekstartikelregels en wordt niet op de orderformulieren en de factuur afgedrukt. Wilt u alleen een informatieve tekst in de orderregel plaatsen, zie pagina 73, druk dan bij het veld Artikelcode op [Enter] en voer alleen de omschrijving in. Omschrijving Na invoer van een bekende artikelcode haalt SnelStart de omschrijving op uit het artikelbestand. U kunt deze desgewenst voor de betreffende orderregel aanpassen. Hebt u in het veld Artikelcode op [Enter] gedrukt voor een tekstartikelregel of een informatieve tekst in de orderregel, zie vorige alinea, dan moet u zelf een omschrijving invoeren. Als u de omschrijving op een volgende regel wilt voortzetten, kunt u met [Ctrl+Enter] een nieuwe regel beginnen.


Aantal Hier vult u het aantal artikelen bij elke orderregel in. Om de artikelen te crediteren zet u een - (minusteken) voor het aantal. Het aantal wordt gebruikt voor het bepalen van het totaalbedrag. Bij het afdrukken van een factuur, of vanaf SnelStart!Nota 4 van een pakbon, wordt aantal ook gebruikt om de voorraad bij te werken. Verkoopprijs Dit is de prijs van één artikel. Na invoer van een bekende artikelcode haalt SnelStart de verkoopprijs op uit het artikelbestand. U kunt deze desgewenst voor de betreffende orderregel aanpassen. Bij Onderhoud, Verkoopsjablonen kunt u per verkoopsjabloon instellen of de stuksprijs in het verkopenvenster inclusief óf exclusief de BTW weergegeven moeten worden. Met de sneltoetsen [Ctrl+I] en [Ctrl+E] kunt u de verkoopprijs in het verkopenvenster omrekenen naar Inclusief BTW of Exclusief BTW. De weergave van de verkoopprijs in het verkopenvenster staat los van de wijze waarop de prijzen in het artikelenbestand staan opgeslagen. Dat geeft u aan bij de instellingen (Extra, Instellingen, tabblad Artikelen). Korting % (regelkorting) Naast factuurkorting kunt u ook regelkorting toepassen. Voer deze korting als een percentage in. Wanneer u zowel van regel- als van factuurkorting gebruik maakt, wordt eerst de regelkorting berekend en daaroverheen de factuurkorting. Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u bij Onderhoud, Verkoopsjablonen per verkoopsjabloon aangeven dat u de factuurkorting van de klant als standaard regelkorting wilt gebruiken, zie pagina 82. Daardoor vervalt de factuurkorting die u bij Onderhoud, Klanten voor de klant heeft opgegeven. In plaats daarvan zal dit kortingspercentage op elke orderregel als regelkorting worden ingevuld. Het voordeel hiervan is dat u dit kortingspercentage per orderregel kunt aanpassen. Tip! Met SnelStart!Prijsmaker kunt u ook staffel-, groeps-, of actiekortingen opgeven, die vervolgens automatisch verwerkt worden in de verkooporders, zie SnelStart!Help. Totaal (inclusief of exclusief BTW) Aan de hand van de stuksprijs, het aantal, en de korting berekent SnelStart het totaalbedrag van de artikelregel en plaatst dat in het veld Totaal. Bij tekstartikelregels, zie pagina 73, vult u in het veld Totaal de prijs voor de orderregel in. Extra velden in de orderregels (extra regelingaven) Vanaf SnelStart!Nota 2 kunnen per verkoopsjabloon extra regelingaven worden aangemaakt, zie pagina 86. Deze worden als extra veld achteraan in de orderregels geplaatst, bijvoorbeeld het veld ‘Magazijn’ in Figuur 38. Per orderregel kunt u de betreffende gegevens invoeren. Let op! Als u wilt dat deze velden ook op de orderformulieren of de factuur worden afgedrukt, moet u ze in de opmaak verkoopformulieren plaatsen.


Snelmenu bij de factuur- of orderregels Als u rechtsklikt op de kolomkop van de factuur- of orderregels, opent u een snelmenu met een aantal menu-opties.

Figuur 39: het snelmenu bij de orderregels

- De menu-optie Sorteer is te gebruiken vanaf SnelStart!Nota 4. U kunt daar aangeven hoe u de orderregels wilt sorteren en op welke kolom. - In de wijzigmodus, zie pagina 72, kunt u met Knippen, Kopiëren en Plakken order- of factuurregels kopiëren en verplaatsen. - In de wijzigmodus kunt u met Nieuwe rij een nieuwe rij invoegen. U heeft daarbij de keuze uit Boven huidige rij, Onder huidige rij en Onderaan.

Stap 6) Controleer de factuur o.a. aan de hand van de factuurbedragen Voordat u een factuur of order afdrukt, dient u te controleren of u alle gegevens goed hebt ingevoerd. Bekijk daarbij ook de Factuurbedragen. De factuurbedragen staan rechtsboven in het verkopenvenster. Ze worden door SnelStart berekend aan de hand van de reeds ingevoerde order- of factuurregels.

Figuur 40: de Factuurbedragen in het verkopenvenster in SnelStart!Nota 3

excl. btw voor krt, korting (..%) Aan de hand van de ingevoerde order- of factuurregels wordt bij excl. btw voor krt het totale bedrag exclusief BTW geplaatst. Dit is inclusief de kostensoorten voor aftrek van factuurkorting en na aftrek van regelkorting. Bij korting (..%) wordt de factuurkorting getoond. Deze wordt berekend over het totaalbedrag exclusief BTW. excl. btw na korting, btw excl. btw na korting is het bedrag exclusief BTW na aftrek van de korting. btw is het totale BTW-bedrag, dat berekend wordt over het bedrag exclusief BTW na factuurkorting. Dit bedrag kan uit verschillende BTW-percentages zijn opgebouwd, afhankelijk van de BTW-tarieven van de betreffende artikelen. kredietbeperking / betalingskorting, te betalen Bij kredietbeperking of betalingskorting staat het bedrag van de kredietbeperking of betalingskorting dat voor deze factuur geldt. te betalen is het totaalbedrag inclusief BTW dat betaald moet worden. Verkooporders en facturen * 65

Stap 7) De factuur of order afdrukken en opslaan Nadat u een nieuwe order of factuur hebt ingevoerd of een bestaande order of factuur hebt gewijzigd, kunt u de gegevens afdrukken. Van een geblokkeerde order, zie pagina 74, kan géén factuur afgedrukt worden. Als u de factuur of order afdrukt, worden alle gegevens ook opgeslagen. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u verkooporders ook opslaan zonder ze af te drukken. Bij de beschrijving van de knoppen staan alle mogelijkheden. Als u bij Extra, Instellingen de optie Voorraadcontrole bij orderinvoer aangevinkt heeft, dan krijgt u zodra u een factuur afdrukt waarbij de voorraad onder het bij Onderhoud, Artikelen opgegeven minimum komt de vraag of u door wilt gaan.

Creditfacturen maken met een SnelStart!Nota module U maakt een creditfactuur wordt op dezelfde manier als een gewone factuur. Het enige verschil ten opzichte van een gewone factuur is dat u negatieve aantallen invoert. Hierdoor worden de bedragen automatisch negatief. Bij het afdrukken worden de teksten automatisch aangepast. De tekst 'Factuur' wordt vervangen door 'Creditfactuur' en de tekst 'Te betalen' wordt vervangen door 'Te verrekenen'. Kopiëren naar creditfactuur (vanaf SnelStart!Nota 3) Met de knop kunt u een bestaande factuur ook kopiëren naar een creditfactuur. Met de pijlknop rechts van de knop opent u een vervolgmenu waarin u de optie Kopieer naar creditfactuur selecteert. De factuur wordt dan gekopieerd naar een creditfactuur en de creditfactuur wordt meteen afgedrukt.

Exportfacturen maken met een SnelStart!Nota module Ook een exportfactuur maakt u op dezelfde manier als een gewone factuur. Voor de juiste BTW-berekening en BTW-aangifte moet u wel eerst zorgen dat u de juiste instellingen hebt gemaakt. Bij de betreffende klanten moet u bij Onderhoud, Klanten op het tabblad Algemeen in de keuzelijst Land het juiste land selecteren en in het veld Btwnummer het eventuele BTW-nummer vermelden. Ook moet u in Onderhoud, Artikelomzetgroepen bij Omzetrekening voor buitenlandse klanten de juiste omzetrekening aangeven.


De bedieningsknoppen van het verkopenvenster Op de knoppenbalk onderin het verkopenvenster staan de knoppen waarmee de ingevoerde gegevens verwerkt kunnen worden. Let op! Welke knoppen er op de knoppenbalk getoond worden is afhankelijk van de geregistreerde module, de aanwezige opmaken van de gekozen sjabloon, de gebruikersrechten (SnelStart!Plus) en ook van de Wijzigmodus (aan of uit). Met de knop Nieuw of met [Alt+N] kunt u een nieuwe order of factuur maken. U moet dan eerst een verkoopsjabloon selecteren in het vervolgmenu dat u opent met de pijlknop rechts van deze knop of in de map Nieuw. Met de knop Factuur of [Alt+F] wordt de ingevoerde order als factuur afgedrukt. Voor het afdrukken van de factuur wordt de factuuropmaak gebruikt. Als u een order als factuur afdrukt wordt deze doorverwerkt in de financiële administratie. De voorraad (vanaf SnelStart!Nota 2) wordt bijgewerkt, tenzij er een pakbon is afgedrukt (vanaf SnelStart!Nota 4). Er wordt een plaatje van de factuur in het orderarchief opgeslagen. De mogelijkheid om verkooporders op te slaan zonder ze af te drukken is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Door op de knop Order te klikken of te kiezen voor [Alt+O] wordt de nieuwe of gewijzigde order opgeslagen en in de submap Zonder afdruk van de map Orders gezet. De mogelijkheid om verkooporders als offerte af te drukken is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Voor het afdrukken van de offerte wordt de offerteopmaak gebruikt. De knop Offerte is niet actief als er voor de betreffende sjabloon geen offerteopmaak is. Met de knop Offerte of met [Alt+E] worden de ingevoerde ordergegevens als offerte afgedrukt en opgeslagen. Er wordt een plaatje van de offerte in het orderarchief opgeslagen. Klik op de knop Annuleer of druk op [Alt+U] als u uw wijzigingen in een order of factuur ongedaan wilt maken. De mogelijkheid om verkooporders te blokkeren is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Van een geblokkeerde order kan géén factuur gemaakt worden. U blokkeert een order met de knop Blokkade of [Alt+D] én de order daarna op te slaan met de knop Order. In de map Orders wordt een slotje bij de geblokkeerde order geplaatst. U heft de blokkade op door nogmaals op de knop Blokkade te klikken en de order opnieuw op te slaan. De knop Wijzig is beschikbaar als de wijzigmodus (zie pagina 71) niet aanstaat. Met de knop Wijzig of [Alt+W] zet u de wijzigmodus aan en kunt u de geselecteerde order of factuur wijzigen. Dubbelklikken op de geselecteerde order of factuur geeft hetzelfde resultaat. Met de knop Verwijder of [Alt+V] kunt u de laatst gemaakte factuur of (vanaf SnelStart!Nota 3) een order verwijderen. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u met de pijlknop rechts van de knop een vervolgmenu openen, waarin u kunt selecteren wat u wilt verwijderen. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u de geselecteerde factuur kopiëren met de knop Kopieer. Met de pijlknop rechts van de knop opent u een vervolgmenu waarin u kunt kiezen hoe u de factuur wilt kopiëren: naar een nieuwe factuur of naar een creditfactuur.


Aan de knoppen kunt u zien welke afdruk(ken) u gemaakt heeft: Zolang er geen afdruk gemaakt is, is het papiertje in de printer leeg. Als u een afdruk gemaakt heeft, wordt de knop aangepast en is het papiertje niet meer leeg. Als u een afdruk verwijdert, wordt de knop aangepast en is het papiertje weer leeg.

Kortingen en kredietbeperking in het verkopenvenster - Regelkorting wordt alleen over de betreffende artikelregel berekend. - Factuurkorting wordt over het hele factuurbedrag berekend. De kostensoorten (vanaf SnelStart!Nota 4) vallen hier echter buiten. - Bij betalingskorting mag een afnemer een bepaald percentage van het factuurbedrag exclusief BTW aftrekken bij betaling binnen een bepaald aantal dagen. Betalingskorting is een soort bonus voor snelle betalers. - Bij kredietbeperking wordt een bepaald percentage van het factuurbedrag inclusief BTW bij de factuur opgeteld. De afnemer mag, mits hij binnen een bepaald aantal dagen betaalt, deze kredietbeperking weer van het factuurbedrag aftrekken.

Een bestaande order of factuur wijzigen of verwijderen Met Programma, Verkopen of de knop opent u het verkopenvenster waarin u bestaande facturen en in SnelStart!Nota 3 bestaande verkooporders kunt wijzigen. Na het wijzigen of verwijderen van een factuur wordt de financiële verwerking van de factuur aangepast, zie pagina 76. - In SnelStart!Nota 1 en SnelStart!Nota 2 kunt u alleen de facturen die u vandaag gemaakt hebt wijzigen. Deze staan per klant in de map Facturen in de submap Vandaag. U kunt de laatst gemaakte factuur verwijderen, mits er nog geen betaling op gedaan is. - Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u alle verkooporders uit de map Orders en de facturen uit de submap Openstaande facturen van de map Facturen wijzigen. U kunt elke order uit de map Orders verwijderen, maar van de facturen kunt u alleen de laatst gemaakte factuur verwijderen, mits er nog geen betaling op gedaan is.

Bestaande order of factuur openen in het verkopenvenster Als u een bestaande factuur of order wilt wijzigen of verwijderen moet u deze openen in het verkopenvenster. U kunt daarvoor eerst de klant en daarna de factuur of order selecteren of meteen de factuur of order selecteren. Klant invoeren of selecteren in het invoerveld Selecteer zo nodig in de keuzelijst de keuze Klanten als u van een bepaalde klant een bestaande factuur of order wilt opvragen om deze te bekijken en/ of te wijzigen. Voer daarna het klantnummer in of geef een (gedeelte van de) tekst uit relatiecode, naam, adres of plaats om te zoeken in de klantgegevens. De betreffende klantgegevens worden in het verkopenvenster getoond. Factuur of order via de sjablonen- en verkooporderselectielijst openen In de map Facturen en de map Orders in de sjablonen- en orderselectielijst, zie pagina 75, staan de facturen en verkooporders van de geselecteerde klant. 68 * Verkooporders en factureren

U opent en sluit een map door er met de muis op te dubbelklikken. U kunt een map ook met de pijltoetsen aanwijzen en openen met [Enter]. U opent een factuur of order door erop te dubbelklikken. De gegevens van de betreffende factuur of order worden dan in het verkopenvenster getoond waarna u ze kunt wijzigen of verwijderen. Factuur of order openen via het invoerveld Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u facturen en verkooporders ook via het invoerveld openen. U moet dan eerst in de keuzelijst van het invoerveld de keuze Facturen of een van de Verkoopordersoorten selecteren.

Figuur 41: de keuzelijst vanaf SnelStart!Nota 3

Voer daarna het juiste factuurnummer of ordernummer in of geef een (gedeelte van de) tekst uit de factuur of order om te zoeken. De facturen of verkooporders die aan de zoekopdracht voldoen worden dan in het zoekvenster in volgorde van factuur- of ordernummer getoond. Selecteer daarin de juiste factuur of order.

Figuur 42: een order of factuur zoeken op trefwoord

Als de juiste factuur of order ingevoerd is, worden de gegevens van die factuur of order in het verkopenvenster getoond waarna u ze kunt wijzigen of verwijderen.

De gegevens van de order of factuur wijzigen Voor het wijzigen moet de factuur of order in de wijzigmodus, zie pagina 72, staan. U kunt gegevens toevoegen of aanpassen door de betreffende invoervelden te selecteren en de nieuwe gegevens in te voeren.

Een factuur kopiëren Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u de geselecteerde factuur kopiëren met de knop Kopieer. Met de pijlknop opent u een vervolgmenu met de mogelijkheden.

Figuur 43: de knop Kopieer in SnelStart!Nota 3

U kunt daarin kiezen hoe u de factuur wilt kopiëren: naar een nieuwe factuur of naar een creditfactuur. Verkooporders en facturen * 69

Een order of factuur verwijderen U kunt elke order uit de map Orders verwijderen. Van de facturen kunt u alleen de laatst gemaakte factuur verwijderen, mits er nog geen betaling op gedaan is. De laatst gemaakte factuur verwijderen Selecteer de laatst gemaakte factuur in de submap Vandaag of de submap Openstaande facturen van de map Facturen en klik op de knop Verwijder. Voordat de factuur daadwerkelijk verwijderd wordt, moet u dat bevestigen. Let op! Als de knop Verwijder niet te gebruiken is, kan het zijn dat u niet de laatste factuur geselecteerd heeft of dat er reeds een deelbetaling op de factuur gedaan is. In beide gevallen is het niet mogelijk om de factuur te verwijderen. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u snel zien wat de laatste gemaakte factuur is door in de keuzelijst van het invoerveld voor klantnummer, order- of factuurnummer de keuze Facturen te selecteren en dan op de zoekknop te klikken. Geef in het venster Zoeken geen trefwoord op, maar druk meteen op de knop Start zoeken. U krijgt dan alle facturen te zien met de laatst gemaakte factuur bovenaan. Dubbelklikt u op de betreffende factuur dan wordt deze in het verkopenvenster geopend. U kunt nu zien of de factuur in de map Betaald of Openstaand is geplaatst. Staat hij in de map Openstaand, dan kunt u hem verwijderen. Vanaf SnelStart!Nota 3 heeft de knop Verwijder een pijlknop . Met deze pijlknop opent u een vervolgmenu waarin u kunt kiezen wat u wilt verwijderen: de factuur en de onderliggende order of alleen de factuur en niet de onderliggende order. In het laatste geval wordt de order weer in de map Orders geplaatst.

Figuur 44: de knop Verwijder bij factuur verwijderen in SnelStart!Nota 3

Klikt u in SnelStart!Nota 3 op de knop Verwijder, zonder een keuze te maken via de pijlknop, dan wordt gevraagd of u de onderliggende order wilt verwijderen. - Kiest u Ja, dan wordt zowel de factuur als de onderliggende order verwijderd. - Kiest u Nee, dan wordt alleen de factuur verwijderd en wordt de order weer in de map Orders geplaatst. - Met Annuleren wordt niets verwijderd. De volgende, dan laatste, factuur verwijderen Als de laatste factuur verwijderd is, kan de dán laatste factuur worden verwijderd en zo verder. Gebruik deze optie alleen als het strikt noodzakelijk is. Als u voor één foute factuur meerdere facturen moet verwijderen en opnieuw moet invoeren, is dat veel meer werk dan het maken van één creditfactuur, zie pagina 66.


Gedetailleerde beschrijving verkopenvenster Ter aanvulling van de beschrijving van het maken en wijzigen van verkooporders en facturen, lichten we een aantal onderwerpen nader toe.

De flexibele indeling van het verkopenvenster Afhankelijk van de SnelStart!Nota module die u hebt geactiveerd en een aantal opties die u in kunt stellen voor de Verkoopsjablonen (zie pagina 82) en de instellingen voor het factureren (zie pagina 26), staan er in het verkopenvenster meer of minder kaders met gegevens en invoervelden. Met SnelStart!Plus (zie beschrijving in SnelStart!Help) kunnen per medewerker rechten worden toegekend, bijvoorbeeld voor het maken van verkooporders en het afdrukken van facturen. Hierna wordt het verkopenvenster aangepast: ieder krijgt alleen die onderdelen te zien waarmee hij mag werken.

Tabbladbeheer Met de knop Tabbladen opent u het venster Orderinvoer tabbladbeheer, waarin u kunt aangeven welke kaders / tabbladen u op welke plaats in het verkoopvenster wilt tonen en welke niet zichtbaar hoeven te zijn.

Figuur 45: het venster Orderinvoer tabbladbeheer

- Tabblad: In deze kolom staan alle kaders / tabbladen die beschikbaar zijn. Welke tabbladen voor u beschikbaar zijn hangt af van de SnelStart!modules die u hebt. - Locatie: In deze kolom staat bij elk kader uit de kolom Tabblad de locatie vermeld. U wijzigt de locatie door bij het betreffende kader op de locatie te klikken. U kunt dan met de pijlknop de keuzelijst openen. U kunt hier een plaats selecteren met de opties voor een rij of tabblad; Verkooporders en facturen * 71

met de optie Onzichtbaar zorgt u dat het betreffende kader niet getoond wordt; u kunt bijvoorbeeld de Klantmemo hiermee verbergen.

Figuur 46: Keuzelijst Locatie bij Tabbladbeheer

- Knoppen Omhoog en Omlaag: Met de knoppen Omhoog / Omlaag kunt u het kader, dat u in de kolom Tabblad geselecteerd hebt, omhoog of omlaag verplaatsen in het verkoopvenster. - Knop Standaard: Met de knop Standaard zet u alle kaders terug op hun standaard plaatsen in het verkoopvenster.

Wijzigmodus aan- en uitzetten Als het verkopenvenster niet in de wijzigmodus staat kunt u verkooporders of facturen en ook andere klanten selecteren. U kunt de gegevens van de geselecteerde verkooporders dan bekijken, maar niet bewerken. In het verkopenvenster worden de knoppen Nieuw en Wijzig getoond. Hiermee zet u de wijzigmodus aan. U zet de wijzigmodus ook aan door op een geselecteerde order of factuur te dubbelklikken. In de wijzigmodus kunt u de gegevens van de nieuwe of bestaande order of factuur invoeren en wijzigen. In de wijzigmodus wordt de knop Annuleer in het verkopenvenster getoond waarmee u wijzigingen kunt annuleren; daarmee wordt ook de wijzigmodus uitgezet. Als u een order opslaat of afdrukt, wordt de wijzigmodus ook uitgezet. U kunt dan weer andere verkooporders, facturen of klanten selecteren.

Artikelregels invoeren U kunt bij het invoeren van verkooporders met artikelregels werken. U voert dan de artikelcode en het aantal in. SnelStart haalt dan aan de hand van de artikelcode de omschrijving en de stuksprijs uit het artikelbestand en berekent het totaal (aantal * stuksprijs).

Figuur 47: artikelregel in verkopenvenster

Voordelen van artikelregels: - SnelStart plaatst de omschrijving en de stuksprijs en berekent het totaal; - SnelStart weet het BTW tarief en de omzetrekening omdat u bij elk artikel een omzetgroep opgeeft; - De voorraad kan worden bijgehouden (vanaf SnelStart!Nota 2). Aan de hand daarvan kunt u besteladvieslijsten en inkoopwaardelijsten uitdraaien. Ook kunt u bij het afdrukken van facturen een waarschuwing laten geven als de voorraad negatief wordt (voor de juiste instelling daarvoor zie pagina 26); - Met de module SnelStart!Prijsmaker kunt u per klant / klantgroep en per artikel / artikelgroep prijsafspraken – waarbij ook prijsstaffels mogelijk zijn – vastleggen; deze prijsafspraken worden automatisch doorgevoerd tijdens het invoeren van verkooporders (zie SnelStart!Help voor meer informatie over prijsafspraken). 72 * Verkooporders en factureren

Tekstartikelregels invoeren U kunt bij het invoeren van verkooporders ook met tekstartikelregels werken. U voert dan alleen een omschrijving en de prijs in. Druk bij het veld Artikelcode op [Enter], dan kunt u de omschrijving en het totaalbedrag invoeren. Zodra u bij Totaal een bedrag invoert, zet SnelStart –1 bij Artikelcode. Let op! De artikelcode -1 hoort bij tekstartikelregels en wordt niet op de orderformulieren zoals de factuur of offerte afgedrukt. Voordelen van tekstartikelregels - U hoeft éénmalige producten niet in te voeren bij Onderhoud, Artikelen; - Bij dienstverlening is geen sprake van artikelen maar wordt er vaak een tekst met een bedrag weergegeven; dat is op deze wijze mogelijk; - Bij tekstartikelen worden de artikelnummers nooit afgedrukt op de factuur. Bij ‘gewone’ artikelen, die geen negatieve artikelcode hebben, gebeurt dit standaard wel, tenzij u dit bij de opmaak verkoopformulieren wijzigt door de artikelcode te verwijderen uit de opmaak; - U kunt tekstartikelregels ook gebruiken om extra teksten (zonder prijs) boven of onder de artikelregels te plaatsen. Nadelen van tekstartikelregels: - U kunt geen waarden invoeren in de kolom Aantal en dus ook het totaalbedrag niet laten berekenen door SnelStart. - Tekstartikelregels worden niet getoond bij de artikelhistorie per klant (in Onderhoud, Klanten, tabblad Artikelhistorie - vanaf SnelStart!Nota 3). Eigen tekstartikelen U kunt meerdere eigen tekstartikelen maken met ieder een eigen omzetrekening. Bij eigen tekstartikelen kunt u het aantal wel invoeren waarna het totaalbedrag door SnelStart wordt berekend. Wilt u zo'n extra tekstartikel bij het invoeren van verkooporders gebruiken, vul dan bij artikelcode het betreffende (negatieve) artikelnummer in, want negatieve artikelnummers worden niet op de factuur afgedrukt.

Informatieve (vrije) teksten in de orderregel Wilt u een informatieve tekst in een orderregel opnemen, druk dan in het veld Artikelcode op [Enter] en voer alleen een omschrijving in. Met [Ctrl+Enter] kunt u de omschrijving op een volgende regel voortzetten.

Extra velden Vanaf SnelStart!Nota 2 kunnen bij Onderhoud, Verkoopsjablonen per sjabloon extra hoofd- en regelingaven worden aangemaakt, zie pagina 85 en 86. - Bij extra regelingaven kunnen een of meer extra velden achteraan in de orderregels geplaatst worden; deze velden geven informatie over de betreffende orderregel, bijvoorbeeld een veld 'Datum' waardoor u in elke regel kunt aangeven wanneer de levering of dienst plaatsvond. - Extra hoofdingaven worden in een apart kader Extra velden bij de aanvullende orderregels getoond; deze extra velden geven informatie over de gehele order, bijvoorbeeld een veld ‘Uw referentie’ of 'Te verzenden met'. Let op! Als u wilt dat deze extra velden ook op de orderformulieren of de factuur worden afgedrukt, dient u ze in de betreffende opmaken te plaatsen.


Orders vormen de basis van de factuur In de SnelStart!Nota modules is de order de basis van elke factuur. In SnelStart!Nota 1 en 2 merkt u daar niets van; daar is de order onzichtbaar op de achtergrond en kan hij alleen direct gefactureerd worden. Vanaf SnelStart!Nota 3 voert u verkooporders in. U kunt ze opslaan als order en afdrukken op meerdere soorten orderformulieren, bijvoorbeeld een offerte, en als factuur. Ordernummer en factuurnummer Elke order krijgt automatisch een uniek ordernummer, dit is het sleutelveld waaraan de order te herkennen is. Dit ordernummer kunt u op alle orderformulieren afdrukken. Zodra de order wordt opgeslagen als factuur, krijgt hij een uniek factuurnummer, het sleutelveld van de factuur. Bij elke factuur wordt ook het ordernummer van de onderliggende order vastgelegd. Op een factuur kunt u dus zowel het factuurnummer als het ordernummer afdrukken. Bij een nieuwe administratie moet u via Extra, Instellingen op het tabblad Orders het factuur- en ordernummer voor de eerste factuur en order opgeven. Bij elke factuur en order wordt het factuur- en ordernummer automatisch opgehoogd.

Orderformulieren Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u verkooporders op meerdere soorten orderformulieren afdrukken. Welke formulieren u kunt afdrukken hangt af van de SnelStart!Nota module die u hebt geregistreerd en van eventuele aanvullende modules. Op de knoppenbalk onder in het verkopenvenster staan de knoppen voor het afdrukken van de voor u beschikbare orderformulieren. -

facturen in alle SnelStart!Nota modules; offertes vanaf SnelStart!Nota 3; pakbonnen vanaf SnelStart!Nota 4; werkbonnen en orderbevestigingen vanaf SnelStart!Nota 6; afhaalbonnen en contantbonnen met SnelStart!Contant;

Geblokkeerde verkooporders De mogelijkheid om verkooporders te blokkeren is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Als een order niet gefactureerd mag worden, blokkeert u hem door op de knop Blokkade te klikken én de order daarna op te slaan. In de map Orders komt een slotje bij de geblokkeerde order. U heft de blokkade op door opnieuw op de knop Blokkade te klikken en de order weer op te slaan. Het slotje bij de order wordt dan verwijderd en u kunt een factuur afdrukken. U kunt standaard uw verkooporders laten blokkeren in Onderhoud, Verkoopsjablonen met de optie Nieuwe orders blokkeren.


De mappen Orders en Facturen in de sjabloon- en orderselectielijst In SnelStart!Nota 1 en 2 wordt een factuur in de sjabloon- en orderselectielijst in het verkopenvenster linksboven in de submap Vandaag van de map Facturen opgeslagen.

Figuur 48: de map Facturen in de selectielijst in SnelStart!Nota 1

In SnelStart!Nota 1 en 2 kunt u een factuur alleen op de dag dat u hem maakt wijzigen of verwijderen. De volgende dag wordt de factuur verwijderd uit de map Vandaag en kunt u hem niet meer wijzigen. Vanaf SnelStart!Nota 3 wordt in de sjabloon- en orderselectielijst niet alleen een map Facturen, maar ook een map Orders getoond. Elke order kan maar in één van de submappen van de map Orders staan. Als u een orderformulier afdrukt, wordt de betreffende order in de gelijknamige submap van de map Orders opgeslagen. Na afdruk van een offerte wordt de order dus opgeslagen in de map Offertes. Stond de order al in een submap, bijvoorbeeld de map Zonder afdruk, dan wordt hij daaruit verwijderd zodra hij wordt opgeslagen in de map Offertes. Vanaf SnelStart!Nota 3 wordt een order zodra hij als factuur wordt afgedrukt opgeslagen in de submap Openstaand van de map Facturen. Deze order is dan uit de map Orders verwijderd. Zodra een factuur betaald is, wordt de factuur opgeslagen in de submap Betaald en verwijderd uit de submap Openstaand.

Afdrukstatus van verkooporders Een order kan de volgende afdrukstatus hebben: -

Opgeslagen order zonder afdruk Offerte afgedrukt Orderbevestiging afgedrukt Werkbon afgedrukt Afhaalbon afgedrukt (bij SnelStart!Contant) Pakbon afgedrukt Factuur of contantbon (bij SnelStart!Contant) afgedrukt

In de afdrukstatus zit een rangorde; de order zonder afdruk is de laagste status en de factuur is de hoogste status. Zodra een order een ‘hogere’ afdrukstatus krijgt (bijvoorbeeld ‘Offerte’) wordt hij verwijderd uit de map waarin hij daarvoor stond (bijvoorbeeld ‘Zonder afdruk’); een order komt namelijk maar in één van de submappen van de map Orders voor. Als u één bepaalde afdruk van een order verwijdert, bijvoorbeeld de ‘Pakbon’, dan wordt hij opgeslagen in de map waarin hij daarvoor stond (bijvoorbeeld ‘Offerte’). Dit is de afdruk met de dan hoogste afdrukstatus.


Bijwerken van de voorraad en financiële verwerking Nadat u een pakbon heeft afgedrukt, of als u géén pakbon afdrukt na afdruk van de factuur, wordt de voorraad bijgewerkt. Zolang de order nog onder de map Orders staat is deze niet financieel verwerkt. Zodra u een factuur maakt, wordt de factuur als u een SnelStart!Boek module geactiveerd heeft automatisch geboekt in het dagboek Verkoop. Financiële verwerking na wijzigen of verwijderen factuur Na het wijzigen of verwijderen van een factuur worden alle financiële gegevens met betrekking tot deze factuur in de boekhouding aangepast. Als er geen pakbon is, wordt ook de voorraad bijgewerkt. Als een factuur verwijderd is wordt de factuurnummering aangepast zodat een nieuwe factuur het nummer van de verwijderde factuur krijgt en de reeks factuurnummers ononderbroken blijft. De belastingdienst accepteert namelijk niet dat er een factuurnummer ontbreekt.


Orders en facturen bekijken in het orderarchief Het orderarchief is vanaf SnelStart!Nota 2 beschikbaar. U opent het orderarchief met Overzicht, Orderarchief, zie SnelStart!Help voor een uitgebreide beschrijving van het orderarchief. In het orderarchief wordt van elk afgedrukt verkoopformulier een kopie van de laatste afdruk bewaard. U kunt daar altijd nakijken wat u aan een klant geleverd of geoffreerd hebt.

Figuur 49: het orderarchief in SnelStart!Nota 3

In SnelStart!Nota 2 kunt u in de map Facturen alle facturen bekijken. Vanaf SnelStart!Nota 3 kunt u in de map Orders de laatste afdruk van alle afgedrukte orderformulieren bekijken. In de map Facturen staan de facturen met de onderliggende order(s) en de daarvan gemaakte afdrukken. Omdat van elk afgedrukt formulier een plaatje bewaard wordt, kan dat na verloop van tijd veel ruimte gaan innemen. U kunt de afbeeldingen verwijderen door uw orderarchief op te schonen met Extra, Opschonen, zie SnelStart!Help.


Betalingen registreren Voor een goede debiteurenbewaking is het noodzakelijk dat u de betalingen per factuur registreert. Hebt u één van de SnelStart!Boek modules, dan kunt u de betalingen van de debiteurenfacturen met Programma, Boekhouden verwerken. Als u geen SnelStart!Boek module gebruikt, kunt u betalingen registreren via Programma, Betalingen registreren. U opent dan het venster 'Betalingen registreren' waarin u de ontvangen betalingen per factuur kunt vastleggen.

Figuur 50: het venster Betalingen registreren

Betaling via, Betalingsdatum Geef bij Betaling via aan hoe de betaling ontvangen is. U kunt daarbij kiezen voor kas, bank of postbank. Bij Betalingsdatum wordt standaard de systeemdatum ingevuld. U kunt de datum veranderen, bijvoorbeeld in de datum op uw bankafschrift. Relatie, Factuurnummer, Ook betaalde facturen tonen Geef aan van welke klant u een factuurbetaling wilt registreren. Als u de klantcode niet weet, kunt u de klant opzoeken met de zoekknop . Zodra u een klantcode heeft ingevoerd, worden alle openstaande facturen van deze klant getoond in de keuzetabel. U hoeft het bij Relatie niets in te voeren. Als u het factuurnummer van de betaalde factuur weet, kunt u dit in het veld Factuurnummer invoeren. De bijbehorende klantcode wordt dan automatisch ingevuld. Als u ook de betaalde facturen van deze klant wilt zien, kunt u links onderin het venster het selectievakje Ook betaalde facturen tonen aanklikken. De betaalde facturen worden dan getoond. Met [Alt+T] kunt u dit veld aan- of uitschakelen.


Huidige betaling Voer het betaalde bedrag in. Als u een of meerdere facturen in de keuzetabel selecteert, wordt het openstaande bedrag van de betreffende facturen getoond. Dit bedrag kunt u wijzigen als u een ander bedrag wilt registreren. - Heeft de klant slechts een deel betaald, dan geeft u het betaalde bedrag op. Het restbedrag van de factuur blijft na verwerking van de deelbetaling openstaan; in Figuur 51 is in de bovenste regel in de tabel met openstaande facturen al een deelbetaling van € 500 gedaan. - Ook als een klant teveel betaald heeft, voert u het betaalde bedrag in. Na verwerking van de betaling wordt het teveel betaalde bedrag als negatief saldo bij de betreffende factuur opgenomen; in Figuur 51 is in de tweede regel in de tabel met openstaande facturen € 12,50 teveel betaald.

Figuur 51: het venster Betalingen registreren; 2 geselecteerde facturen met afwijkend bedrag

Tip! Als u een geregistreerde betaling ongedaan wilt maken, selecteer dan de betreffende openstaande of betaalde factuur (die u toont via de optie Ook betaalde facturen tonen) en voer bij Huidige betaling het betaalde bedrag negatief in. Daarmee komt de factuur weer volledig open te staan. Totaal openstaand saldo In dit veld wordt het totale openstaande saldo van deze klant getoond. De knoppen van het venster Betalingen registreren Zodra u de betaling van de factuur geregistreerd heeft, legt u deze betaling vast met de knop Opslaan of met [Alt+O]. Als u de geregistreerde betaling niet wilt vastleggen, kunt u deze betaling annuleren door op de knop Annuleren te klikken of met [Alt+U].


5 Verkoopsjablonen en opmaak In het programma-onderdeel Onderhoud, Verkoopsjablonen maakt u de instellingen voor uw Verkoopsjablonen en regelt u de opmaak van de beschikbare orderformulieren. Verkoopsjabloon Een verkoopsjabloon bevat de instellingen en de opmaken voor alle beschikbare orderformulieren. U kunt meerdere sjablonen maken voor verschillende toepassingen, bijvoorbeeld voor gewone verkooporders en BTW-verlegd verkooporders, of voor verkooporders voor particulieren en verkooporders voor bedrijven. Opmaak verkoopformulieren De opmaak van een orderformulier bepaalt hoe het orderformulier eruit ziet en welke gegevens worden afgedrukt. Elk formulier heeft zijn eigen opmaak. Er is dus een eigen opmaak voor facturen (vanaf SnelStart!Nota 1), offertes (vanaf SnelStart!Nota 3), pakbonnen (vanaf SnelStart!Nota 4), werkbonnen en orderbevestigingen (beide vanaf SnelStart!Nota 6). Daardoor kunt u bijvoorbeeld op een pakbon de bedragen weglaten, maar wel vermelden op de factuur. Standaard sjabloon en voorbeeldsjablonen Omdat het veel werk is om vanuit een blanco situatie de instellingen en opmaak voor al uw orderformulieren te regelen, heeft elke nieuwe administratie die u aanmaakt een standaard sjabloon Verkooporder. Deze sjabloon kunt u gemakkelijk aanpassen voor uw bedrijf. Bij deze sjabloon is al een opmaak aangemaakt die u kunt aanpassen. U plaatst uw eigen gegevens in de kop, zoals beschreven op pagina 90. Ook alle andere onderdelen van de opmaak kunt u aanpassen, bijvoorbeeld door andere tekstvakken of andere velden op te nemen, zie pagina 94. SnelStart bevat een aantal voorbeeldsjablonen, bijvoorbeeld een met acceptgirovoet. Deze kunt u bij Onderhoud, Verkoopsjablonen kopiëren naar de standaard sjabloon of naar een nieuwe sjabloon en daarna aanpassen. Als u een opmaak heeft aangepast, dan kunt u deze gebruiken voor uw andere opmaken. Als uw factuuropmaak klaar is, kunt u deze kopiëren naar de offerteopmaak en dan aanpassen.

De opbouw van het Verkoopsjablonenvenster Afhankelijk van de SnelStart!Nota module die u hebt geactiveerd bevat het Verkoopsjablonenvenster twee of meer kaders waarin u gegevens kunt invoeren. Als de kaders niet allemaal op het sjablonenvenster passen, wordt gebruik gemaakt van tabbladen, die elk één of meer kaders kunnen bevatten. Elk tabblad kunt u via de muis activeren of met [Alt+onderstreepte letter]. In SnelStart!Nota 1 is één sjabloon mogelijk met één opmaak, de opmaak Factuur. De knop Nieuw in het sjablonenvenster is daarom niet te gebruiken. In het verkopenvenster kunt u dus één sjabloon gebruiken en hoeft u geen keuze te maken. 80 * Verkoopsjablonen en opmaak

Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u nieuwe sjablonen maken. Elk verkoopsjabloon heeft één opmaak, de opmaak Factuur. Vanaf SnelStart!Nota 3 heeft u bij elke sjabloon twee opmaken, de opmaak Factuur en de opmaak Offerte.

Figuur 52: het Verkoopsjablonenvenster bij SnelStart!Nota 3

Lijst met sjablonen Aan de linkerkant van het sjablonenvenster kunt u de lijst met sjablonen tonen. Dit gaat op dezelfde manier als het tonen van de lijst met sleutelvelden in de overige onderhoudsvensters. Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u hierin de verkoopsjabloon die u wilt bewerken selecteren.

De bedieningsknoppen bij het Verkoopsjablonenvenster Dit venster heeft dezelfde knoppen als de andere onderhoudsvensters. Daarom beschrijven we hier alleen de belangrijkste knoppen. Kies de knop Nieuw voor het aanmaken van een nieuw sjabloon. Voordat u een opmaak kunt kopiëren of wijzigen, dient u de nieuwe sjabloon eerst op te slaan met de knop Opslaan. Met de knop Opslaan legt u de gegevens die u hebt ingevoerd vast. Met de knop Verwijder verwijdert u de volledige sjabloon (dus inclusief alle opmaken), mits er géén verkooporders en facturen zijn gemaakt met deze sjabloon. U kunt een sjabloon uit de selectielijst van het verkopenvenster verwijderen via de optie Sjabloon verbergen in Verkopen.

Let op! De ingevoerde gegevens worden niet alleen opgeslagen met de knop Opslaan, maar ook als u klikt op de knop Nieuw, als u een andere sjabloon selecteert, en wanneer u het sjablonenvenster sluit.

Verkoopsjablonen en opmaak* 81

Een verkoopsjabloon aanpassen In een nieuwe administratie is de standaard sjabloon 'Verkooporder' opgenomen. Omdat u de standaardsjabloon heel gemakkelijk aan uw eigen situatie kunt aanpassen, beschrijven we eerst het wijzigen van sjablonen. Op pagina 86 is beschreven hoe u een nieuwe sjabloon maakt.

Een verkoopsjabloon selecteren Selecteer in de lijst aan de linkerkant de sjabloon die u wilt aanpassen. Eerst krijgt u een beschrijving van de instellingen en mogelijkheden van verkoopsjablonen. Wilt u alleen een opmaak wijzigen, ga dan verder op pagina 87.

Het kader Algemeen In dit kader of tabblad staan de algemene instellingen die betrekking hebben op de gehele sjabloon.

Figuur 53: het kader of tabblad Algemeen van het Verkoopsjablonenvenster

Omschrijving In het veld Omschrijving kunt u de naam van de sjabloon invoeren of wijzigen. Prijsingave in het ordervenster In deze keuzelijst kunt u selecteren of alle bedragen in de orderregels van het verkopenvenster inclusief of exclusief BTW weergegeven moeten worden. Als u met deze verkoopsjabloon verkooporders met BTW-verlegd (vanaf SnelStart!Nota 3) wilt maken, moeten de prijzen op de facturen exclusief BTW vermeld worden. U dient dan hier de optie Prijsingave in het verkopenvenster exclusief btw te selecteren. Let op! Wij adviseren u om voor de prijsingave in de orderregels dezelfde notatie te gebruiken als in het artikelenbestand. Doet u dat niet, dan worden de prijzen omgerekend met alle kans op afrondingsverschillen, zie Bijlage D pagina 190. Betalingsconditie De keuzelijst Betalingsconditie is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. U kunt kiezen uit ‘Geen’, ‘Kredietbeperking’ en ‘Betalingskorting’. Let op! Bij de keuze ‘Kredietbeperking’ moet u bij de instellingen, zie pagina 25, het BTW-percentage voor de kredietbeperking opgeven.

82 * Verkoopsjablonen en opmaak

Maakt u gebruik van een betalingsconditie dan wordt in het verkopenvenster het kader Financieel getoond, zie pagina 62, met de kredietbeperking of betalingskorting en het bijbehorende percentage en aantal dagen. Let op! Zorg ervoor dat u bij gebruik van kredietbeperking of betalingskorting in de factuuropmaak ook de velden hiervoor plaatst, zie pagina 94. Dagen Kiest u een betalingsconditie, dan voert u in het veld Dagen de termijn in waarbinnen de betalingskorting of kredietbeperking van toepassing is. Toeslag, Korting Kiest u een betalingsconditie, dan geeft u bij ‘Betalingskorting’ in het veld korting het kortingspercentage op dat van toepassing is als de klant binnen het opgegeven aantal dagen betaalt. Hebt u gekozen voor ‘Kredietbeperking’ dan geeft u in het veld toeslag het toeslagpercentage op dat gebruikt moet worden als de betaling van deze factuur niet plaatsvindt binnen de termijn. Factuurkorting wordt regelkorting Dit selectievakje is vanaf SnelStart!Nota 2 beschikbaar, tenzij de module SnelStart!Prijsmaker geactiveerd is. Als u deze optie aanvinkt zal automatisch op elke orderregel het kortingspercentage worden ingevuld dat u als factuurkorting bij de klant heeft opgegeven. Het voordeel is dat u dit kortingspercentage per orderregel kunt aanpassen. Herhaal laatste regelkorting Dit selectievakje is vanaf SnelStart!Nota 2 beschikbaar, tenzij de module SnelStart!Prijsmaker geactiveerd is. Vink deze optie aan als bij het invoeren van verkooporders of facturen de regelkorting van de vorige orderregel moet worden herhaald. U kunt deze daarna aanpassen. Nieuwe orders blokkeren Deze optie is beschikbaar vanaf SnelStart!Nota 3. Als u deze optie aanvinkt worden alle verkooporders geblokkeerd waardoor ze niet gefactureerd kunnen worden. U kunt de facturen dan pas afdrukken als de blokkade is opgeheven. Btw-verlegd, Percentage G-rekening Vanaf SnelStart!Nota 3 is het mogelijk om facturen met verlegde BTW te maken, zie Bijlage D pagina 191. Vink deze optie aan als u met deze verkoopsjabloon facturen met verlegde BTW wilt maken. Als u Btw-verlegd aanvinkt, wordt in de keuzelijst betalingscondities de keuze 'geen' ingesteld waardoor in het verkopenvenster de betalingsconditie vervalt. Het veld Percentage G-rekening kan ingevuld worden als de optie Btw-verlegd is aangevinkt. Het is dan mogelijk om een percentage van het factuurbedrag op te geven voor een betaling op uw G-rekening. Let op! Zorg ervoor dat u in de factuur opmaak de velden voor zowel het geblokkeerde factuurbedrag als het vrijgegeven factuurbedrag plaatst, zie pagina 97. Eventueel kunt u ook het percentage van de G-rekening opnemen.


Sjabloon verbergen in Verkopen Met dit selectievakje kunt u aangeven of deze sjabloon beschikbaar moet zijn voor nieuwe verkooporders. Als een verkoopsjabloon gebruikt is bij bestaande verkooporders, dan kan deze niet worden verwijderd. Als u dan de optie Sjabloon verbergen in verkopen aanvinkt kan de sjabloon niet meer in het verkopenvenster geselecteerd worden.

Het kader Opmaak In het kader of tabblad Opmaak kunt u de beschikbare opmaken wijzigen, aanmaken of verwijderen. U kunt hier ook opmaken kopiëren uit de huidige of andere administraties en uit de standaardopmaken. Verder kunt u hier de printerkeuze activeren en het standaard aantal afdrukken per factuur opgeven.

Figuur 54: kader Opmaak van het Verkoopsjablonenvenster, in SnelStart!Nota 3

Soort Hier worden de beschikbare opmaken van de diverse orderformulieren weergegeven. De opmaak Offerte is vanaf SnelStart!Nota 3 beschikbaar. Opmaak aanwezig Het is noodzakelijk dat er een opmaak voor het betreffende orderformulier aanwezig is, anders kunt u deze opmaak niet kiezen in het verkopenvenster. - Als het selectievakje Opmaak aanwezig is aangevinkt is er een opmaak aanwezig. U kunt deze opmaak aanpassen via de knop Opmaak wijzigen. - Als dit vakje niet aangevinkt is, kunt u een opmaak kopiëren met de knop Opmaak kopiëren en vervolgens aanpassen. Printerkeuze - Als Printerkeuze niet is aangevinkt, dan wordt het orderformulier op de ‘standaardprinter’ van Windows afgedrukt. - Door de optie Printerkeuze aan te vinken kunt u voor het afdrukken van het orderformulier in het printerselectievenster van Windows een andere printer(instelling) kiezen, bijvoorbeeld een printerinstelling die een andere papierlade aanstuurt of een totaal andere printer. Ook kunt u dan het standaard aantal afdrukken wijzigen. Tip! Als de optie Printerkeuze niet geactiveerd is verloopt het afdrukken sneller, omdat het printerselectievenster van Windows niet wordt getoond. Aantal afdrukken Hier bepaalt u het standaard aantal afdrukken voor dit orderformulier. Maak bij voorkeur twee afdrukken; één origineel voor de klant en één kopie voor uzelf.


Bedieningsknoppen bij het kader Opmaak In het kader Opmaak staan drie bedieningsknoppen. Deze worden gebruikt om de opmaak te wijzigen, verwijderen of kopiëren. Daarom worden deze knoppen beschreven bij de opmaak van de verkoopformulieren, zie pagina 87.

Het kader Extra hoofdingaven Vanaf SnelStart!Nota 2 is het mogelijk om extra hoofdingaven te maken waarmee u extra velden maakt voor de kop en voet op de factuur. Bijvoorbeeld het veld 'Uw referentie'. Het is ook mogelijk om een verwijzing naar een van de onderhoudsbestanden te maken. De velden van deze extra hoofdingaven komen in het verkopenvenster in het kader Extra velden te staan. U kunt daar de gegevens invullen. Als u wilt dat de extra hoofdingaven op de orderformulieren worden afgedrukt, dan moet u de velden in de opmaak plaatsen. U vindt deze velden in het gereedschapsvenster bij ‘Hoofdvelden’.

Figuur 55: het kader Extra hoofdingaven van het Verkoopsjablonenvenster

In het kader Extra hoofdingaven kunt u hoofdingaven invoeren of wijzigen. Omschrijving Geef een omschrijving voor de hoofdingave, bijvoorbeeld 'Afgehaald door:'. Soort Open de keuzelijst Soort met de pijltoets en selecteer het soort hoofdingave. U kunt kiezen uit de veldsoorten ‘Tekst’, ‘Bedrag’, ‘Geheel getal’ of ‘Datum’. U kunt ook een verwijzingsveld naar het onderhoudsbestand ‘Klant’, ‘Leverancier’, ‘Artikel’, etc. kiezen. Kiest u zo'n verwijzingsveld, dan wordt in het verkopenvenster bij het betreffende invoerveld een zoekknop geplaatst, zodat er in het opgegeven bestand gezocht kan worden naar de juiste klant of leverancier etc. U hoeft deze gegevens dan niet handmatig in te voeren en verkleint zo de kans op fouten. Masker Met een masker kunt u opgeven welke invoer is toegestaan, bijvoorbeeld cijfers. U kunt hiermee foutieve invoer uitsluiten. U vindt een uitleg met voorbeelden in Bijlage B op pagina 179. U bent niet verplicht een masker op te geven.


Lengte Geef aan hoeveel tekens het veld mag bevatten. Let hierbij op de ruimte die in de factuuropmaak of opmaak verkoopformulieren beschikbaar is. Ook dit veld bent u niet verplicht op te geven.

Het kader Extra regelingaven Vanaf SnelStart!Nota 2 is het mogelijk om extra regelingaven te maken waarmee u extra velden maakt voor de orderregels. Denk bijvoorbeeld aan ‘Afleverdatum'. Het is ook mogelijk om een verwijzing naar een van de onderhoudsbestanden te maken. De velden voor deze extra regelingaven komen in het verkopenvenster aan het eind van de orderregels te staan. U kunt daar de gegevens invullen. Als u wilt dat de extra regelingaven op de orderformulieren worden afgedrukt, dan moet u de velden in de opmaak plaatsen. U vindt deze velden in het gereedschapsvenster bij ‘Regelvelden’.

Figuur 56: kader Extra regelingaven van het Verkoopsjablonenvenster

In het kader Extra regelingaven kunt u regelingaven invoeren of wijzigen. Dit gaat op dezelfde manier als bij de extra hoofdingaven. U ziet hier dezelfde velden, alleen het veld Herhalen komt niet bij de extra hoofdingaven voor. Herhalen Vink dit veld aan als tijdens het factureren de inhoud van de extra regelingave uit de vorige orderregel mag worden herhaald. U kunt deze in het verkopenvenster aanpassen.

Een nieuw sjabloon aanmaken Vanaf SnelStart!Nota 2 kunt u nieuwe Verkoopsjablonen aanmaken. U kunt bijvoorbeeld naast een sjabloon voor de particulier met vermelding van alle bedragen inclusief BTW, ook een sjabloon maken voor de handel waarbij u in de opmaak de exclusief prijzen vermeldt. Klik voor het aanmaken van een nieuw sjabloon in het sjablonenvenster op de knop Nieuw en geef een duidelijke omschrijving. Geef in het kader Algemeen de juiste instellingen op en maak indien nodig extra regelingaven aan. Sla dan de ingevoerde gegevens op met de knop Opslaan. Zolang u de nieuwe sjabloon nog niet hebt opgeslagen, kunt u de opmaak namelijk niet wijzigen en geen opmaak kopiëren. Hebt u de sjabloon opgeslagen, dan kunt u de opmaak aanpassen of een opmaak kopiëren en deze aanpassen. 86 * Verkoopsjablonen en opmaak

De opmaak van orderformulieren U regelt de opmaak van de beschikbare orderformulieren in het kader Opmaak van het verkoopsjablonenvenster.

Figuur 57: het kader Opmaak van het sjablonenvenster in SnelStart!Nota 3

De instellingen die u in de invoertabel van het kader Opmaak kunt maken zijn beschreven op pagina 84. In deze paragraaf wordt de opmaak zelf behandeld.

Bedieningsknoppen in het kader Opmaak In het kader Opmaak staan de bedieningsknoppen om de opmaak te wijzigen, verwijderen of kopiëren. Deze worden als eerste beschreven. - U kunt de knop Opmaak wijzigen alleen gebruiken als er een opmaak voor het orderformulier in deze verkoopsjabloon aanwezig is. U kunt eventueel eerst een opmaak kopiëren. Met deze knop activeert u de ontwerpweergave waarin u de opmaak kunt wijzigen. - De knop Opmaak verwijderen verwijdert de aanwezige opmaak. Daarna kunt u weer een andere opmaak kopiëren. Let op! U kunt het verwijderen van een opmaak niet terugdraaien! - Met de knop Opmaak kopiëren kunt u een kopie maken van een opmaak uit de Basis opmaken, de aanwezige opmaken binnen de huidige administratie en de opmaken uit andere administraties.

Veiligheidsmaatregelen Het kan, zeker in het begin, voorkomen dat u een wijziging aanbrengt die niet het gewenste effect heeft of uw opmaak zelfs helemaal verminkt. Dan kan het heel prettig zijn om opnieuw te kunnen beginnen of verder te gaan in de stand die nog wel goed was. Wij adviseren u daarom het volgende: - Maak vooraf altijd een veiligheidskopie (back-up), zie pagina 20. - Sla in het opmaakvenster regelmatig de wijzigingen op met Bestand, Opslaan. Hebt u dan een fout gemaakt die u niet kunt herstellen, dan kunt u de nog niet opgeslagen wijzigingen laten vervallen door het venster te sluiten en 'Nee' te kiezen op de vraag of wijzigingen opgeslagen moeten worden. Als u daarna opnieuw kiest voor het wijzigen van de opmaak, kunt u verder gaan in de laatst opgeslagen stand. - Wilt u helemaal opnieuw beginnen, ga dan opnieuw uit van een standaard opmaak door de betreffende opmaak uit de map ‘Basis opmaken' te kopiëren.


Een nieuwe opmaak aanmaken Het is noodzakelijk dat er een opmaak voor het betreffende orderformulier aanwezig is, anders kunt u deze opmaak niet kiezen in het verkopenvenster. Als er voor de geselecteerde sjabloon nog geen opmaak voor het betreffende orderformulier aangemaakt is, is het vakje Opmaak aanwezig in het kader Opmaak niet aangevinkt. U moet dan een opmaak aanmaken in twee stappen: - Eerst kopieert u een bestaande opmaak; - Deze opmaak kunt u daarna aanpassen.

Een opmaak verwijderen - Voor het verwijderen van een opmaak selecteert u eerst de juiste verkoopsjabloon. - Vervolgens selecteert u in het kader Opmaak, zie Figuur 57, de opmaak Factuur of Offerte. - Daarna klikt u op de knop Opmaak verwijderen. U moet dan bevestigen dat u inderdaad de opmaak wilt verwijderen. Let op! U kunt deze handeling niet ongedaan maken. Maak vooraf een veiligheidskopie (back-up), zie pagina 20, om de risico’s te beperken.

Een opmaak kopiëren - Voor het kopiëren van een opmaak selecteert u eerst de juiste verkoopsjabloon. - Vervolgens selecteert u in het kader Opmaak, zie Figuur 57, in de keuzetabel de opmaak Factuur of Offerte. - Dan klikt u op de knop Opmaak kopiëren; er wordt dan een selectievenster geopend. (Wanneer er een opmaak aanwezig is, krijgt u eerst de melding dat deze verwijderd dient te worden). - In dit selectievenster opent u de map waaruit u de opmaak wilt kopiëren. - De map 'Huidige administratie' bevat alle opmaken uit de administratie waarin u nu aan het werk bent; - De map 'Basis-/voorbeeld opmaken' bevat de basisopmaken die bij SnelStart geleverd worden; - De map 'Andere administraties' bevat alle opmaken per administratie, bijvoorbeeld die van het voorbeeldbedrijf. - U selecteert nu in de juiste map de gewenste opmaak, bijvoorbeeld de opmaak 'Basis factuur' uit de map 'Basis opmaken' of een van de beschikbare opmaken uit de map 'Huidige administratie'.


Figuur 58: het selectievenster Kopieer opmaak

- Klik dan in het selectievenster op de knop opmaak daadwerkelijk te kopiëren. Een gekopieerde opmaak kunt u naar wens aanpassen.

om deze

Een opmaak aanpassen Voor het aanpassen van een opmaak selecteert u eerst de juiste sjabloon en vervolgens selecteert u in het kader Opmaak, de opmaak Factuur of Offerte. - Als er voor de geselecteerde sjabloon nog geen opmaak voor het betreffende orderformulier aangemaakt is, is het vakje Opmaak aanwezig in het kader Opmaak niet aangevinkt. U dient dan een bestaande opmaak te kopiëren. Deze opmaak kunt u vervolgens wijzigen. - ls er bij de juiste formuliersoort een opmaak aanwezig, dan kunt u deze direct gaan wijzigen. Wilt u liever uitgaan van een andere opmaak waarin u minder hoeft aan te passen, dan verwijdert u eerst de bestaande opmaak, kopieert u daarna de gewenste opmaak en die past u dan aan. Met de knop Opmaak wijzigen opent u het opmaakvenster, zie Figuur 59, waarin u de geselecteerde opmaak kunt wijzigen.

De gewijzigde opmaak kopiëren naar een andere opmaak Hebt u eenmaal een opmaak aangepast dan kunt u deze kopiëren naar een andere opmaak en vervolgens aanpassen. Zo kunt u de factuuropmaak als basis gebruiken voor de offerteopmaak. Verkoopsjablonen en opmaak* 89

De opbouw van het opmaakvenster Het opmaakvenster is onderverdeeld in drie onderdelen (groepen). Als u het venster heeft geopend, ziet u alleen de Beginkop en de Regelgroep. Maximaliseer het opmaakvenster met de knop rechts in de titelbalk als u uw opmaak niet in de volle breedte ziet. U toont de Eindvoet door de schuifbalk met de muis naar beneden te slepen (erop klikken met de linker muisknop en ingedrukt houden terwijl u de muis verplaatst).

Figuur 59: de groepen in het Opmaakvenster

Tip! De tekst in de tooltip, die verschijnt als u de muis boven een van de onderdelen houdt, vertelt welk onderdeel u aanwijst. Een onderdeel selecteren Om een onderdeel te kunnen wijzigen moet u het eerst selecteren. Klik met de muis op het te selecteren onderdeel. Er komt dan een kader met donkerblauwe blokjes om het onderdeel waaraan u kunt zien dat het geselecteerd is. Meerdere onderdelen selecteren Op de volgende manieren kunt u meerdere onderdelen tegelijk selecteren: - Klik op een onderdeel om het te selecteren. U ziet een selectiekader met donkerblauwe blokjes om het geselecteerde onderdeel. Druk op [Ctrl] en klik op alle volgende onderdelen die u wilt selecteren. Bij deze selectiemethode hoeven de onderdelen niet naast of onder elkaar te staan. - Plaats de muiswijzer links boven de te selecteren onderdelen en klik daarop. Vervolgens houdt u de muisknop ingedrukt en sleept u de muis naar rechts beneden over alle te selecteren onderdelen. U ‘tekent’ op deze manier met de muiswijzer een kader om de te selecteren onderdelen. Met de knoppen Krappe selectie en Ruime selectie in de werkbalk bepaalt u of u een krap of ruim kader moet tekenen om de gewenste onderdelen te selecteren.


Het inbrengen van uw bedrijfsgegevens In de beginkop in het kader linksboven, beginnend met 'fldInstellingenBedrijfsnaam', staan gegevensvelden om uw adresgegevens te plaatsen. Deze worden automatisch gevuld, nadat u de gegevens heeft ingevoerd in Extra, Instellingen.

De tekst in een tekstvak wijzigen Dubbelklik in een tekstvak. Het tekstvak wordt geselecteerd (u ziet het selectiekader met donkerblauwe blokjes) en de invoegpositie, een zwarte knipperend streepje, wordt aan het begin van de tekst geplaatst. Verwijder de standaardtekst met [Delete]. Voer daarna uw eigen tekst in. Herhaal dit voor alle tekstvakken die u wilt wijzigen.

Onderdelen verwijderen Een tekstvak verwijderen Om een tekstvak te verwijderen klikt u op het tekstvak om het te selecteren. Daarna drukt u op [Delete] om het tekstvak te verwijderen. Een of meerdere onderdelen verwijderen U kunt een of meerdere onderdelen op de volgende manieren verwijderen: - Selecteer één of meerdere onderdelen, bijvoorbeeld een aantal tekstvakken, en druk op [Delete]; - Selecteer één of meerdere onderdelen, bijvoorbeeld een aantal tekstvakken. Klik met de rechtermuis in één item in de selectie - niet op een donkerblauw blokje - en kies in het snelmenu de optie Verwijderen.

Een kader vergroten of verkleinen U kunt het kader om de gegevens als volgt vergroten of verkleinen: klik op het kader. Op het kader wordt het selectiekader met de donkerblauwe blokjes getoond. Als u de muis op zo’n blokje zet, verandert de muisaanwijzer in een dubbele pijl U kunt dan, slepend met de muis, het blokje verplaatsen.

Figuur 60: met de muis de maat van het kader aanpassen

Door het middelste blokje onderaan naar beneden of naar boven te slepen, vergroot of verkleint u de hoogte van het kader. Door het middelste blokje rechts naar links of rechts te slepen, vergroot of verkleint u de breedte van het kader.


Gegevensgroepen (Kop/Regel/Voet) vergroten of verkleinen Het is mogelijk om bijvoorbeeld uw factuurkop te vergroten of te verkleinen. Bij deze aanpassing zullen de orderregels netjes meegenomen worden; door het vergroten van de kop wordt de regel automatisch verlaagd. Na het verkleinen van de kop of voet zal er meer ruimte beschikbaar zijn voor orderregels. Gegevensgroepen vergroten of verkleinen met de muis U kunt gegevensgroepen in het opmaakvenster vergroten of verkleinen door de lijn die het einde van de beginkop of het begin van de eindkop aangeeft met de muis te verplaatsen. Als u op de beginkop klikt, komt er een blauw blokje op de groene lijn tussen de groepen Factuurkop en Factuurregel te staan. Als u de muis op dit blokje zet, verandert de aanwijzer in een dubbele pijl . Klik dan op de linker muisknop en sleep de factuurkop naar beneden, zodra u de muis loslaat zult u zien dat ook de regelgroep is verplaatst.

Figuur 61: met de muis de maat van de factuurkop aanpassen

Gegevensgroepen vergroten of verkleinen via de groepeigenschappen U kunt de hoogte van een groep ook wijzigen door te dubbelklikken op de betreffende groep en dan in het venster Groep eigenschappen de juiste Hoogte op te geven.

Figuur 62: het instellen van de positie in het venster Groep eigenschappen


Onderdelen verplaatsen Het is eenvoudig om een of meer onderdelen op een andere plaats te zetten. Onderdelen verplaatsen met de muis U kunt met de muis onderdelen verplaatsen in de volgende twee stappen. - Selecteer één of meerdere onderdelen, zie pagina 90, bijvoorbeeld een aantal tekstvakken.

Figuur 63: multi-selectie van een aantal velden

- Plaats de muiswijzer in één item in het geselecteerde gebied - niet op een donkerblauw blokje - en sleep het naar de gewenste plaats. De resterende velden zullen automatisch meegenomen worden. Onderdelen verplaatsen via de veldeigenschappen Een andere, nauwkeurige methode is het verplaatsen via de veldeigenschappen: U opent het venster Veld eigenschappen door te dubbelklikken op het betreffende veld. Na de keuze voor het tabblad Positionering, kunt u de positie handmatig bijstellen. U kunt hier ook de uitlijning aanpassen.

Figuur 64: het venster Veld eigenschappen - tabblad Positionering


Nieuwe onderdelen plaatsen via het gereedschapsvenster Om nieuwe onderdelen, zoals nieuwe tekstvakken, velden, of lijnen, in de opmaak te plaatsen maakt u gebruik van het gereedschapsvenster.

Figuur 65: het gereedschapsvenster

De knoppenbalk bevat voor elk element dat geplaatst kan worden een knop. U kunt in het informatievlak welke getoond wordt als u de muiswijzer boven een knop zet, de betekenis van de knop lezen.

Een gegevensveld plaatsen via de veldenlijst Een gegevensveld is een veld uit de database, waarvan u de inhoud op uw factuur, offerte of ander formulier kunt tonen. U plaatst een gegevensveld door het te selecteren in de veldenlijst in het gereedschapsvenster en het vervolgens naar de juiste plaats in de opmaak te slepen. De juiste veldenlijst tonen - voor velden voor de beginkop of eindvoet selecteert u Hoofdvelden; - voor velden in de regelgroep selecteert u Regelvelden; - voor algemene informatievelden, zoals de systeemdatum, selecteert u Informatie. Hierna wordt de veldenlijst van de geselecteerde veldensoort geopend.


Voorbeeld 1: een nieuw gegevensveld in de beginkop plaatsen U wilt bijvoorbeeld het land van de klant bij de adressering in de beginkop opnemen; - Selecteer de veldensoort Hoofdvelden; - Klik in de veldenlijst op het gewenste gegevensveld, bijvoorbeeld ‘FldLand’. U toont de velden onder in de lijst met de schuifbalk, het balkje rechts van de lijst (klik erop met de linker muisknop; houd de muisknop ingedrukt en sleep het balkje met de muis naar beneden).

Figuur 66: geselecteerd gegevensveld in de veldenlijst.

- Sleep het gegevensveld met de muis naar de gewenste plaats (bijvoorbeeld in de beginkop) en houdt daarbij de linker muisknop ingedrukt. - Laat de muis los als het veld op de juiste plaats staat. Voorbeeld 2: een nieuw gegevensveld in de regelgroep plaatsen Op dezelfde manier kunt u een gegevensveld in de regelgroep plaatsen, bijvoorbeeld de korting ex BTW. - Selecteer de veldensoort 'Regelvelden' in de selectielijst; - Klik in de veldenlijst op het gewenste gegevensveld, bijvoorbeeld 'FldKortingExclusiefBTW'; - Sleep het veld vervolgens met de muis naar de gewenste plaats in de regelgroep.

Zorgen dat de velden binnen de groep staan Als een veld rood knippert, staat het niet in de regelgroep. De linkerbovenhoek van het veld is hiervoor bepalend. Selecteer het veld door erop te dubbelklikken en sleep het naar de juiste plaats. Als een veld niet goed in de groep past, kunt u de groep vergroten, zie pagina 92.

Het lettertype aanpassen of overnemen Om het lettertype aan te passen aan dat van de andere gegevens, selecteert u het veld eerst door er met de muis op te klikken. In de werkbalk opmaak wordt het betreffende lettertype met opmaakkenmerken getoond. Vervolgens selecteert u het veld dat u dezelfde kenmerken wilt geven en wijzigt u lettertype of –grootte of klik op de gewenste knop(pen) om de tekstsopmaak aan te passen. Tip! Houdt u muis boven de knop voor uitleg (bijvoorbeeld B = vet; I = cursief).


Figuur 67: de opmaak werkbalk met de opmaak van de geselecteerde velden.

Wilt u de opmaak bij meerdere velden aanpassen, dan selecteert u eerst alle te wijzigen velden en bepaalt u daarna de betreffende opmaakkenmerken.

Velden met dezelfde opmaakeigenschappen aanmaken Als u een veld met dezelfde eigenschappen als een bestaand veld (bijvoorbeeld hetzelfde lettertype en grootte) in de opmaak wilt plaatsen, dan kunt u het bestaande veld kopiëren met [Ctrl+C]. Vervolgens selecteert u de juiste gegevensgroep met de muis en plaatst u het gekopieerde veld in die gegevensgroep met [Ctrl+V]. Daarna sleept u het veld naar de juiste plaats. Door dubbel te klikken opent u het venster Veld eigenschappen, zie Figuur 68. In het tabblad Veld kunt u dan in de keuzelijst met de databasevelden het juiste veld selecteren. Het gekopieerde veld verwijst dan naar het juiste gegevensveld.

Figuur 68: het venster Veld eigenschappen – tabblad Veld

In het venster Veld eigenschappen het afdrukken van het veld regelen - Bij Afdrukken kunt u aangeven of het veld afgedrukt moet worden. - Hebt u SnelStart!Plus dan kunt u bij Naar PDF aangeven of het veld in het PDF bestand geplaatst moet worden, zie pagina 163. - Met Nulwaarde niet afdrukken bepaalt u of het veld moet worden afgedrukt als er nul in staat. - Met Meerdere regels afdrukken bepaalt u of tekst die niet in het veld past op een vervolgregel wordt afgedrukt.

Uw eigen logo plaatsen Rechtsklik op het standaardlogo rechts in de beginkop om het snelmenu te openen. Kies in het snelmenu de optie Plaatje laden… en blader naar de locatie van uw eigen logo. U kunt het plaatje vergroten of verkleinen op dezelfde manier waarop u een kader kunt vergroten of verkleinen, zie pagina 91. U kunt het ook verplaatsen. 96 * Verkoopsjablonen en opmaak

Nieuw logo of afbeelding invoegen Is het standaardlogo niet meer aanwezig, voeg dan een nieuw plaatje in. Klik in het gereedschapsvenster op de knop Plaatje , houd de muis ingedrukt en sleep het plaatjesveld naar de gewenste plaats. Geef daarna de locatie van uw logo of afbeelding, zodat dat ingevoegd kan worden. Let op! Het formaat van een plaatje is sterk bepalend voor de opslagruimte. Plaatjes opgeslagen als bitmap (*.bmp) nemen veel meer ruimte in dan plaatjes opgeslagen met JPEG- (*.jpg) of GIF-indeling (*.gif).

Een tekstvak plaatsen en vullen met tekst Klik in het gereedschapsvenster op de knop plaatsen.

om een tekstvak te

Sleep de knop met de muis naar de gewenste plaats in het opmaakvenster; houd daarbij de linker muisknop ingedrukt totdat u op de juiste plaats bent.

Figuur 69: tekstvak, geplaatst in het opmaakvenster.

De cursor, het rechtopstaande knipperende streepje, staat al in het tekstvak. U kunt meteen de gewenste tekst invoeren. Als de cursor niet meer in het tekstvak staat, moet u eerst dubbelklikken op het tekstvak. Pas indien gewenst het lettertype aan.

Het gebruik van formules Vanaf SnelStart!Nota 3 of SnelStart!Boek 3 en bij de module SnelStart!Plus kunt u zelf formules invoeren en wijzigen. Selecteer in het gereedschapsvenster de formuleknop en sleep het formuleveld naar de door u gewenste plaats. Nadat u het formuleveld heeft geplaatst wordt het venster Formule eigenschappen geopend, zie Figuur 70. In dit venster voert u de formule in.


Figuur 70: het venster Formule eigenschappen

Bij Velden staan de velden die u in de formules kunt gebruiken. Bij Bewerkingen treft u de beschikbare formules aan. Zij zijn onderverdeeld in groepen zodat u formules sneller terug zult vinden. Weet u niet binnen welke groep u een formule moet zoeken dan kunt u het beste kiezen voor 'Allemaal'. In het Formulevak wordt de formule opgebouwd. Als u een veld of formule selecteert door er op te dubbelklikken, wordt het veld of formule achteraan in het formulevak geplaatst. Uiteraard kunt u zelf formules intypen of de gegevens verplaatsen. Velden en formules selecteren Om typefouten te voorkomen kunt u de velden en formules het beste selecteren en niet zelf intypen. - Selecteer de velden in de keuzelijst Velden; - Selecteer de formules en bewerkingen uit de keuzelijst Bewerkingen. Informatie en formulehelp Het vak onder het formulevak geeft informatie over de opgebouwde formule. U ziet hier of de formule correct is, of er gegevens ontbreken, onjuiste veldnotaties zijn gebruikt etc. Als de formule nog niet af is, dan kunt u een van de volgende meldingen krijgen: 'Onjuist aantal operators (.) of operands (.) ' of 'Ontbrekend sluithaakje in functie ‘..’'. Als u in dit venster op de knop klikt, wordt helpinformatie in het vak Formule help getoond. U ziet de opbouw van de formule, de betekenis en een aantal voorbeelden. Gebruik de schuifbalk voor meer informatie. Tip! Een volledig overzicht van alle formules en voorbeelden van formules vindt u in SnelStart!Help.


6 Boekhouden Een goede boekhouding is noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor een goed beleid voor uw bedrijf. In dit hoofdstuk wordt het boekhouden met SnelStart!Boek 1 t/m SnelStart!Boek 3 stap voor stap besproken. Daarna volgen een aantal voorbeeldboekingen en een beschrijving van de BTW-aangifte met SnelStart.

Voordelen van het voeren van de boekhouding met SnelStart Doet u zelf (een gedeelte van) de boekhouding dan bespaart u niet alleen kosten op de rekening van uw boekhouder, maar heeft u tevens op elk moment inzage in uw bedrijfssituatie. SnelStart maakt het boekhouden zo eenvoudig mogelijk: - In SnelStart!Boek zijn de meest gebruikte grootboekrekeningen al aangemaakt om de beginnende boekhouder op weg te helpen. U kunt dit rekeningschema volledig aanpassen naar eigen inzicht of aan het rekeningschema van uw boekhouder. - SnelStart!Boek werkt zo veel mogelijk met begrijpelijke termen zoals 'Ontvangen' of 'Uitgegeven' in plaats van 'Debet' en 'Credit'. - In de dagboeken Bank, Kas, Giro, Inkoop en Verkoop wordt in de boekingsregels automatisch op de goede wijze tegengeboekt. - Aan de hand van de toegekende functie bij de gebruikte grootboekrekening kan de BTW automatisch uitgesplitst worden. - SnelStart!Boek legt tijdens het boeken vast welke grootboekrekening bij de betreffende omschrijving wordt gebruikt. Voert u een volgende keer dezelfde omschrijving in dan wordt automatisch de eerder gebruikte grootboekrekening als boekingsvoorstel getoond. - Maakt u gebruik van een SnelStart!Nota module, dan worden de boekingen van uw verkoopfacturen automatisch in de boekhouding doorgevoerd. - Vanaf SnelStart!Boek 2 kunt u aan de hand van vervallen openstaande posten een incasso- of betalingsbestand voor uw bankierpakket aanmaken. - Vanaf SnelStart!Boek 3 of SnelStart!Nota 3 kunt u aanmaningen maken aan de hand van vervallen openstaande posten.

Voorbereiding Voordat u gaat boekhouden dient u een aantal instellingen te controleren. Deze vindt u op de tabbladen Bedrijfsgegevens en Boekhouding bij Extra, Instellingen, die vanaf pagina 24 beschreven zijn. Voordat u gaat boeken moeten de benodigde grootboekrekeningen ingevoerd zijn. Om de beginnende boekhouder op weg te helpen, heeft SnelStart de meest gebruikte grootboekrekeningen al aangemaakt, zodat u meteen aan de slag kunt. U kunt dit rekeningschema bekijken via Overzicht, Grootboekrekeningen, Ingevoerde grootboekrekeningen. U kunt het aanpassen aan uw eigen wensen of aan het rekeningschema van uw boekhouder bij Onderhoud, Grootboekrekeningen, zie pagina 50. Boekhouden * 99

Theoretische begrippen De balans Uitgangspunt van de boekhouding is de balans. Op een balans staan de bezittingen, schulden en eigen vermogen van een bedrijf. De balans is altijd in evenwicht omdat geldt: Eigen vermogen = bezittingen - schulden. DEBET

BALANS per ….

BEZITTINGEN

SCHULDEN

vaste kapitaalgoederen

vreemd vermogen lange termijn

 pand  inventaris vlottende kapitaalgoederen  voorraden  debiteuren (klanten) liquide middelen

CREDIT

 hypotheek  leningen vreemd vermogen korte termijn  crediteuren (leveranciers)  af te dragen BTW krediet bij banken

 kas  banktegoed

EIGEN VERMOGEN (EV)

Een balans is een momentopname. Bij elke transactie verandert de balans, omdat elke transactie 2 of meer gevolgen voor bezittingen, schulden of eigen vermogen heeft. Let op! Een balans kan alleen goed beoordeeld worden door hem te vergelijken met voorgaande balansen. De resultatenrekening (V&W) De resultatenrekening (V&W) is een overzicht van alle wijzigingen in het eigen vermogen. - Het eigen vermogen (EV) wordt groter door winst en privé-stortingen. - Het eigen vermogen (EV) wordt kleiner door verlies, kosten en privé-opnamen. De resultatenrekening laat zien hoeveel en welke kosten er waren, hoe groot de brutowinst op verkopen was. Nettowinst = toename EV - afname EV; is dit verschil negatief dan is er nettoverlies. Grootboekrekeningen Om niet na elke transactie een nieuwe balans te hoeven samenstellen neemt men de gegevens van de balans over op aparte balansrekeningen: de grootboekrekeningen. Bij elke transactie (inkopen, verkopen, kosten etc.) worden deze rekeningen bijgewerkt. Periodiek wordt vanuit de grootboekrekeningen weer een nieuwe balans samengesteld. (Hulp)rekeningen voor kosten en opbrengsten Voor de veranderingen in het Eigen Vermogen worden hulprekeningen voor kosten en opbrengsten gemaakt, zodat de kosten en opbrengsten per soort in de gaten gehouden kunnen worden.

100 * Boekhouden

Rekeningfunctie In SnelStart moet u bij het aanmaken van grootboekrekeningen aan elke grootboekrekening de juiste rekeningfunctie toekennen. Dit is bepalend voor het goed functioneren van SnelStart. SnelStart gebruikt de rekeningfunctie onder andere om te bepalen of er in een dagboek moet worden geboekt, of er BTW uitgesplitst moet worden en of er een subadministratie wordt gebruikt, bij het opstellen van de BTW-aangifte en om automatisch de BTW te boeken. Kolommenbalans, Verlies- en Winstrekening en eindbalans Periodiek wordt aan de hand van de grootboekrekeningen een Verlies- & Winstrekening en een nieuwe balans samengesteld. Dit gaat met behulp van een kolommenbalans bestaande uit een proefbalans, een saldibalans, een V&W rekening en een eindbalans. De proefbalans bevat de totalen van de grootboekrekeningen en de saldibalans de saldi. Deze saldibalans is de basis voor de V&W rekening en de eindbalans. De Verlies- & Winstrekening bevat de saldi van de (hulp)rekeningen van kosten en opbrengsten. Door het berekenen van de winst / verlies loopt deze glad. Winst: totaal credit V&W – totaal debet V&W = 700 – (180 + 460) = 60 (zie voorbeeld); is de uitkomst negatief, dan is er verlies gemaakt. De eindbalans bevat de saldi van de grootboekrekeningen en loopt glad door het berekenen van het nieuwe Eigen Vermogen. EV: EV ± Winst/Verlies ± Privé = 160 + 60 + 5 (tel -5) = 215 (zie voorbeeld). Kolommenbalans per …. (alle bedragen * 1000)

Grootboekrekening Pand

Proefbalans Debet Credit

Saldibalans Debet Credit

124

4

120

Inventaris

43

13

Lening

15

40

EV

95 5

Kas

Verlies&Winst Debet Credit

Balans Debet Credit

0

120

30

0

30

0

25

25

255

0

160

215

0

5

0

218

215

3

0

3

Bank

745

733

12

0

12

Debiteuren

785

750

35

0

35

Crediteuren

520

540

0

20

Voorraad

560

500

60

0

Alg. kosten

182

2

180

0

180

Inkoopwaarde

460

0

460

0

460

700

0

700

Privé

Omzet

700 60

Winst

Totaal

20 60

94452

9745 2

20530

23530

700

700

260

260

Tip! Werkt u met een boekhoudprogramma zoals SnelStart, dan hoeft u de kolommenbalans niet zelf te maken, maar vraagt u hem op in het menu Overzicht.

Boekhouden * 101

Hoofdboeking en tegenboeking Elke transactie wordt dubbel geboekt om de balans in evenwicht te houden. Als bijvoorbeeld een klant een rekening van € 100 contant komt betalen, neemt het saldo van de kas met € 100 toe. Dit is de hoofdboeking. Tegelijkertijd neemt het saldo van de debiteuren (openstaande posten) af met € 100. Dit wordt de tegenboeking genoemd. Boekingsregels Het grootboek kunt u altijd bijwerken, hiervoor bestaan echter regels. Immers het evenwicht moet intact blijven, ook na het bijwerken van het grootboek. De boekingsregels zijn als volgt: - Een rekening van bezit wordt gedebiteerd bij toename en gecrediteerd bij afname van de desbetreffende bezitting. - Een rekening van schuld wordt gecrediteerd bij toename en gedebiteerd bij afname van de desbetreffende schuld. - De (hulp)rekening van eigen vermogen wordt gecrediteerd bij toename van het EV / opbrengsten en gedebiteerd bij afname van het EV / kosten.

102 * Boekhouden

Het boekhoudvenster Let op! Als de omschrijving van een veld blauw en onderstreept is, dan is het een link naar een onderhoudsvenster. Bijvoorbeeld Grootboekrekening is een link naar Onderhoud, Grootboekrekeningen. Klik hier alléén op als u een rekening wilt toevoegen of aanpassen. Met Programma, Boekhouden of de knop boekhoudvenster.

opent u het

- In het bovenste gedeelte van het boekhoudvenster wordt de hoofdboeking gemaakt: na selectie van een dagboek, vult u rechts daarvan de gegevens in. - De tegenboeking wordt in het onderste gedeelte van het boekhoudvenster gemaakt: in de invoertabel voert u de gegevens voor de boekingsregels in.

Figuur 71: het boekhoudprogramma werkt met termen als Uitgegeven en Ontvangen.

De BTW boeking Bij het boeken van omzet of inkopen / kosten hoeft u de BTW niet in een aparte boekingsregel in te voeren; de BTW wordt automatisch door SnelStart uitgesplitst en in de velden bij BTW af te dragen / BTW te vorderen rechtsonder in het boekhoudvenster getoond, zie ook pagina 109.

Boekhouden * 103

De selectielijst in het boekhoudvenster In het linker gedeelte van het boekhoudvenster ziet u een selectielijst met mappen voor alle dagboeken. De getoonde dagboeken zijn de grootboekrekeningen die u bij Onderhoud, Grootboekrekeningen als dagboek heeft aangemerkt door middel van de rekeningfuncties '1' tot en met '8', zie Bijlage E op pagina 192.

Figuur 72: de selectielijst met de beschikbare dagboekmappen

U kunt meerdere dagboeken Bank, Kas, Giro of Memoriaal aanmaken bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. Elk dagboek wordt als een aparte map weergegeven, zoals in Figuur 72.

De inhoud van een dagboekmap Dubbelklik op de betreffende dagboekmap, of druk bij een geselecteerde map op [Enter]. De map opent zich dan en u kunt de inhoud van het geselecteerde dagboek bekijken. Met nogmaals dubbelklikken [Enter] sluit u de map weer.

Figuur 73: de selectielijst met de geopende Bankmap

In elke geopende dagboekmap ziet u de knop die in het betreffende dagboek gemaakt zijn. 104 * Boekhouden

en de boekingen

Boekingen sorteren Rechts bovenin het boekhoudvenster staat het kader Boekingen sorteren. Hierin geeft u aan hoe de boekingen in de dagboekmappenlijst getoond moeten worden.

- Op invoervolgorde betekent dat maximaal de 8 laatste boekingen op invoervolgorde getoond worden. Zoekt u een voorgaande boeking, klik dan onderaan de boekingen op de knop Laatste xx boekingen of Volgende 8 boekingen om de volgende boekingen ook in de mappenlijst te tonen. - Bij de keuze Op datum/boekstuk worden de boekingen in maandmappen getoond. Zoekt u een voorgaande boeking klik dan op de betreffende maandmap om deze te openen. Vanaf SnelStart!Boek 4 heeft u ook beschikking over jaarmappen. Boekingen zoeken Vanaf SnelStart!Boek 3 kunt u uitgebreid zoeken, zie de beschrijving op pagina 114.

Boekhouden * 105

Boekingen maken in het boekhoudvenster In het boekhoudvenster kunt u heel gemakkelijk nieuwe boekingen maken en bestaande boekingen bekijken en eventueel aanpassen of verwijderen Een nieuwe boeking maken Elk dagboek heeft een knop om een nieuwe boeking te maken. Als u daarop dubbelklikt, kunt u een nieuwe boeking gaan invoeren. Een bestaande boeking bekijken en aanpassen Als u in de selectielijst op een bestaande boeking klikt, worden alle gegevens van die boeking in de betreffende invoervelden getoond. U kunt deze boeking bekijken en eventueel aanpassen of verwijderen.

De hoofdboeking De invoervelden van de hoofdboeking staan rechts in het bovenste gedeelte van het boekhoudvenster naast de selectielijst. Deze kunnen per soort dagboek anders zijn, zie Figuur 74 t/m Figuur 77.

Figuur 74: hoofdboeking bij Kas, Bank en Giro.

Figuur 75: hoofdboeking bij dagboek Verkoop.

Figuur 76: hoofdboeking bij dagboek Inkoop.

Figuur 77: hoofdboeking bij Memoriaal en Tussenrekening Balans.

106 * Boekhouden

Invoervelden voor de hoofdboeking Elke hoofdboeking heeft niet alleen betrekking op het betreffende dagboek, maar ook op de onderliggende boekingsregels. Zo worden de gegevens die u in de invoervelden Boekingsdatum, Boekstuk en Omschrijving voor de hoofdboeking invoert ook voor de boekingsregels gebruikt. Tip! Bij het invullen van de velden kunt u de muis gebruiken om naar een ander veld te gaan, maar ook de sneltoets [Alt+onderstreepte letter]. Boekingsdatum Door elke boeking een datum mee te geven, kunt u naderhand controleren wat het saldo van het dagboek op een bepaalde datum is geweest. Als u een bestaande boeking opent, wordt het saldo van het dagboek van de datum van die boeking berekend en onderin bij de informatievelden getoond, zie pagina 113. Het veld Boekingsdatum wordt bij de eerste nieuwe boeking in een dagboek gevuld met de hoogst gebruikte datum binnen dit dagboek. Bij de volgende nieuwe boekingen houdt het programma de datum van uw voorgaande boeking binnen dit dagboek aan. Wanneer u de datum wilt veranderen kunt u hier een andere datum intypen. De gemarkeerde datum wordt daardoor automatisch verwijderd. U kunt de datum ook verwijderen met [Delete]. Geef als boekingsdatum bijvoorbeeld de datum van het dagafschrift. U hoeft alleen dag en maand in te voeren, bijvoorbeeld ‘21 7’, ‘21-7’, ‘21 jul’ of ‘21/7’. SnelStart vult dit aan met het jaartal, bijvoorbeeld 21-07-2006. Vanaf het programma SnelStart!Boek 3 kunt u met [PgUp] of [PgDn] of door op de pijltjes

te klikken, de datum met één dag ophogen of verlagen.

Boekstuk Het veld Boekstuk is geen verplicht veld. U kunt het veld gebruiken voor een eigen interne nummering. Door boekstuknummers te gebruiken zijn uw boekingen ook hieraan herkenbaar en terug te vinden via Zoeken in boekingen (SnelStart!Boek 3) en op uw mutatieoverzichten. U kunt bijvoorbeeld het bankafschriftnummer gebruiken. U kunt voor het boekstuknummer zowel letters als cijfers gebruiken. Voorkeur heeft echter het gebruik van alleen cijfers. Reden hiervoor is de sortering op de overzichtslijsten. Wanneer u ook letters gebruikt wordt er alfabetisch gesorteerd. Vanaf het programma SnelStart!Boek 3 kunt u met [PgUp] of [PgDn] of door op de pijltjes te klikken het ingevoerde boekstuk ophogen of verlagen. Dit is ook mogelijk als het boekstuk bestaat uit een combinatie van letters en cijfers. Omschrijving Voer een herkenbare Omschrijving in zodat u ook naderhand nog weet waarop deze boeking betrekking heeft. Binnen de dagboeken Verkoop en Inkoop wordt het veld Omschrijving automatisch gevuld met de naam van de relatie. Dit kunt u naar wens aanpassen.

Boekhouden * 107

Let op! Houdt de omschrijving kort en duidelijk. SnelStart ‘onthoudt’ namelijk welke grootboekrekeningen bij de omschrijvingen gebruikt worden. De volgende keer plaatst SnelStart bij gebruik van dezelfde omschrijving automatisch een boekingsvoorstel, zie Figuur 78 en de bijbehorende tekst. Velden specifiek voor de dagboeken Inkoop en Verkoop Vul in het veld Klant (dagboek Verkoop) of in het veld Leverancier (dagboek Inkoop) de betreffende relatie in of kies deze met de zoekknop ; automatisch wordt nu in het veld Omschrijving de naam van deze relatie vermeld. U kunt deze omschrijving desgewenst aanpassen. Het veld Factuurnummer is alfanumeriek; u kunt dus zowel cijfers als letters invoeren. Bij het dagboek Verkoop moet u in het veld Factuurnummer het verkoopfactuurnummer vermelden. SnelStart houdt bij wat het laatst gebruikte factuurnummer is en vult het eerstvolgende nummer vast in. Uiteraard kunt u dit voorstel aanpassen. Bij het dagboek Inkoop vermeldt u in het veld Factuurnummer het factuurnummer dat op de inkoopfactuur staat. Vul bij het veld Bedrag het totaalbedrag in van de factuur, inclusief BTW. Velden specifiek voor de dagboeken Kas, Bank en Giro Vul bij het veld Uitgegeven het bedrag in dat u daadwerkelijk heeft uitgegeven, of bij het veld Ontvangen het bedrag dat u daadwerkelijk heeft ontvangen.

Boekingsvoorstel in de hoofdboeking aan de hand van de omschrijving SnelStart houdt een tabel bij met alle termen uit de omschrijvingen en de daarbij gebruikte grootboekrekeningen. Als u een omschrijving invoert, bekijkt SnelStart elk woord in die omschrijving en baseert daarop het boekingsvoorstel.

Figuur 78: een boekingsvoorstel aan de hand van een eerder gebruikte boekingsomschrijving

Tip! Als u duidelijke en korte omschrijvingen gebruikt, kan SnelStart goede boekingsvoorstellen maken. Zo maakt u het boeken sneller en gemakkelijker! Veel algemene woorden worden niet in die tabel opgeslagen, omdat SnelStart bij die woorden veel te veel voorkeursboekingen zou vinden. De volgende woorden zijn daarom niet in die tabel opgenomen:

108 * Boekhouden

Van Ontv Herstel Nota Fact Factuur Corr

Dhr Aut Kwartaal Bon Fkt Decl Krediet

Mevr Inc Kwart Test Fct Dekl Beperking

Tot Vof Der Naar Fak Korrektie Kredietbeperking

Een Mrs Den Heer Fac Correctie Giro

Bet Drs Het Fakt Faktuur Korr Betalingskenm

Boekingsvoorstel bij Kas, Bank of Giro na opgave factuurnummer(s) Als u bij de dagboeken Kas, Bank of Giro in het veld Omschrijving één of meerdere factuurnummers van één klant of leverancier invoert (gescheiden door een spatie en daarna even wachten), dan krijgt u een boekingsvoorstel gebaseerd op eerdere boekingen van facturen, zie Figuur 79. Bij het ingeven van meerdere factuurnummers wordt het boekingsvoorstel daarop aangepast. De bedragen van eenzelfde grootboekrekening worden dan opgeteld, zoals in Figuur 79 bij grootboekrekening 1150 Bank. De bedragen bij 1300 Debiteuren blijven apart, omdat ze een ander factuurnummer betreffen.

Figuur 79: het boekingsvoorstel na het ingeven van twee factuurnummers

Boekingsvoorstel al dan niet accepteren U accepteert het boekingsvoorstel door er met de muis in te klikken of door het met de pijltoets te selecteren en op [Enter] te drukken. Een boekingsvoorstel in de hoofdboeking betreft zowel de hoofdboeking als de tegenboeking. Dus wordt de hoofd- én de tegenboeking gemaakt. U hoeft alleen nog maar op te slaan! Als u een boekingsvoorstel geaccepteerd heeft, kunt u het desgewenst corrigeren door een of meer gegevens aan te passen alvorens de boeking op te slaan. U negeert het boekingsvoorstel door met de muis buiten het voorstel te klikken of door meteen (zonder het voorstel met de pijltoets of de muis te selecteren) op [Enter] te drukken.

Boekingsvoorstellen al dan niet tonen Bij Extra, Instellingen op het tabblad Boekhouding geeft u aan of SnelStart boekingsvoorstellen moet doen. Vinkt u daar de optie Voorkeuren tijdens boeken aan, dan zal steeds als dat mogelijk is een boekingsvoorstel getoond worden. Wilt u niet dat iedere keer tijdens het boeken boekingsvoorstellen getoond worden, haal het vinkje dan weg. Vergeet na het wijzigen van de instelling niet om de wijziging met de knop Opslaan op te slaan.

De tegenboeking Zodra de hoofdboeking is ingebracht gaat het programma door naar het onderste gedeelte van het boekhoudvenster voor de tegenboeking. Zodra het veld Verschil, rechtsonder in het boekhoudvenster, een nulbedrag weergeeft is de boeking in evenwicht. Dan kunt u de boeking opslaan. De BTW boeking Bij het boeken van omzet of inkopen / kosten hoeft u de BTW niet in een aparte boekingsregel in te voeren; hij wordt automatisch door SnelStart uitgesplitst en in Boekhouden * 109

de velden bij BTW af te dragen / BTW te vorderen rechtsonder in het boekhoudvenster getoond. De BTW uitsplitsing, zie Bijlage D op pagina 189, wordt gemaakt aan de hand van de rekeningfuncties die u per grootboekrekening hebt opgegeven in Onderhoud, Grootboekrekeningen. Let op! Als u een boeking verandert, wordt de BTW niet meer automatisch geboekt, u dient deze handmatig te corrigeren.

De velden van de tegenboeking U maakt de tegenboeking in het onderste gedeelte van het boekhoudvenster. In de invoertabel staan de veldomschrijvingen in de kopregel. In de regel(s) eronder voert u de gegevens voor de boekingsregels in. De velden van de tegenboeking zijn per soort dagboek verschillend, zie Figuur 80 t/m Figuur 83.

Figuur 80: de tegenboeking bij de dagboeken Kas, Bank en Giro

Figuur 81: de tegenboeking bij de dagboeken Verkoop en Inkoop

Figuur 82: de tegenboeking bij het dagboek Memoriaal

Figuur 83: de tegenboeking bij het dagboek Tussenrekening balans

Factuur (F4..) bij de dagboeken Kas, Bank, Giro en Memoriaal In het veld Factuur (F4..) kunt u het factuurnummer invoeren. Zodra u hier een nummer intikt, wordt een vervolgvenster geopend met de gegevens van de factuur. U kunt dit vervolgvenster ook openen met [F4] en dan daarin een klant of leverancier selecteren, zie Figuur 84. Als u in het veld Factuur (F4..) op [Enter] of [Tab] drukt, gaat u meteen door naar het volgende veld, zonder een factuurnummer op te geven.

110 * Boekhouden

Het vervolgvenster bij het veld Factuur (F4..)

Figuur 84: het vervolgvenster van het veld Factuur (F4..) met tabblad Factuur zoeken

- Op het tabblad Factuur zoeken kunt u een factuurnummer invoeren. De gegevens van de factuur worden dan in de tabel bovenin het tabblad getoond. - U kunt op dit tabblad ook een klant of leverancier selecteren. Dan worden alle (openstaande) facturen van die relatie in de tabel bovenin het tabblad getoond en kunt u daarin de juiste factuur selecteren. Vanaf SnelStart!Boek 2, kunt u meerdere facturen selecteren en in één keer in de boekingsregels plaatsen. - Als u of uw klant een factuur dubbel heeft betaald, kunt u op het tabblad Factuur zoeken bij Soort ‘Alle facturen’ opgeven; u krijgt dan in de selectie ook de al betaalde facturen te zien. Selecteer de juiste factuur en vul daarna in de boekingsregel bij het veld Debet of Credit het teveel betaalde bedrag in. Bij de voorbeeldboekingen vindt u ook boekingen van deelbetalingen en dubbele betalingen van facturen, zie pagina 123. - Ontvangt u van uw zakelijk bankierpakket een verzamelafschrift van een Bankopdracht vanuit uw boekhouding (vanaf SnelStart!Boek 2), dan kunt u het verzamelafschrift hier specificeren, zie pagina 146. Selecteer op het tabblad Factuur zoeken bij het veld Bankopdracht de juiste bankopdracht. Voor verdere informatie over bankieren verwijzen wij u naar het hoofdstuk Bankieren op pagina 132. Met de knop worden de gegevens van de geselecteerde factuur in de boekingsregels geplaatst. Op het tabblad Vooruitbetalingsfactuur kunt u vanaf SnelStart!Boek 3 vooruitbetalingen boeken, zie bij de voorbeeldboekingen op pagina 126. Omschrijving Het veld Omschrijving wordt standaard gevuld met de omschrijving uit de hoofdboeking. De omschrijving hier, in de boekingsregel, is bepalend voor het boekingsvoorstel bij het veld Grootboekrekening; pas hem dus desgewenst aan. Het veld ‘Grootboekrekening’ bij de dagboeken Verkoop en Inkoop Bij de dagboeken Verkoop en Inkoop moet u in het veld Grootboekrekening de juiste grootboekrekening invoeren. Indien mogelijk zal hier een voorstel getoond worden waaruit u de juiste rekening kunt selecteren, zie Figuur 86 en bijbehorende tekst. Zodra u het veld selecteert, wordt de zoekknop grootboekrekening ook kunt zoeken.

getoond, zodat u de juiste Boekhouden * 111

Het veld ‘Grootboekrekening’ bij de dagboeken Kas, Bank en Postbank Bij de dagboeken Kas, Bank en Postbank is tijdens het invoeren van het ontvangen / uitgegeven bedrag al een lijst met boekingsvoorstellen getoond. Hebt u hieruit het juiste voorstel gekozen, dan zijn alle gegevens van de tegenboeking al ingevuld. U kunt ze desgewenst nog aanpassen. Hebt u deze boekingsvoorstellen genegeerd, dan moet u de tegenboeking zelf invoeren. Bij de Grootboekrekening worden de boekingsvoorstellen dan nogmaals getoond. Debet, Credit Vul hier in het veld Debet en/of Credit het bedrag in dat op deze boekingsregel van toepassing is. Na het invullen van het bedrag is de boekingsregel klaar. U kunt nog een regel maken of de boeking opslaan. Om de balans in evenwicht te houden moet elk bedrag dat u in de hoofdboeking Credit boekt, in de tegenboeking Debet geboekt worden en andersom. SnelStart bepaalt voor u aan het uitgaande of inkomende bedrag in de hoofdboeking of de tegenboeking debet of credit moet zijn. Alleen in het dagboek Memoriaal heeft u in de boekingsregels beide velden ter beschikking. De velden ‘Tegoed’ en ‘Schuld’ bij het dagboek Tussenrekening Balans Om verwarring te voorkomen met debeten creditvermeldingen van de bankafschriften (deze gaan uit van de financiële positie van de bank) heeft het dagboek Tussenrekening Balans niet de velden Debet en Credit, maar Tegoed en Schuld. Voor het boeken van de beginbalans als starter van SnelStart!Boek verwijzen wij u naar de voorbeeldboeking op pagina 119. Zie SnelStart!Help voor het boeken van de beginbalans na een jaarafsluiting. De keuzelijst Btw bij het dagboek Inkoop

Figuur 85: boekingsregel met keuzelijst Btw bij dagboek Inkoop

Bij het boeken van inkopen kunnen in de boekingsregels grootboekrekeningen gebruikt worden waarop meerdere BTW-tarieven van toepassing zijn, bijvoorbeeld Autokosten of Kantinekosten. Deze inkoop- of kostenrekeningen hebben de rekeningfunctie ‘30 inkopen/kosten alle btw-tarieven’; u kunt dit bekijken en aanpassen bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. In het boekhoudvenster kunt u na het kiezen van zo’n grootboekrekening in de keuzelijst Btw het juiste BTW-tarief selecteren.

Boekingsvoorstellen in de tegenboeking Zoals beschreven bij de hoofdboeking op pagina 108 doet SnelStart aan de hand van de omschrijving een boekingsvoorstel. Dit gebeurt ook in de tegenboeking bij het veld Grootboekrekening.

112 * Boekhouden

Figuur 86: een boekingsvoorstel in de boekingsregel met de knop Verwijder

Wanneer meerdere boekingsvoorstellen getoond worden, kunt u de juiste grootboekrekening aanklikken of met de pijltoetsen selecteren. Is de juiste grootboekrekening al geselecteerd, dan kunt u volstaan met [Enter]. Bij elke boekingsregel krijgt u boekingsvoorstellen te zien. Dit is bijvoorbeeld handig bij het invoeren van grote inkoopfacturen die u gespecificeerd op verschillende inkooprekeningen wilt boeken. U kunt hier een boekingsvoorstel dat niet (meer) gewenst is, verwijderen door het voorstel te selecteren en op de knop

te klikken.

Informatievelden Onderin het boekhoudvenster staan kaders met informatie over de boeking. Eindsaldo xxxx (in de linker kaders) Het informatieveld Eindsaldo geeft het totaalsaldo weer van het betreffende dagboek of grootboekrekening. Als u een boeking op een voorgaande datum maakt of bekijkt kan het dus heel goed voorkomen dat dit bedrag afwijkt van het informatieveld na boeking die alleen het saldo weergeeft tot en met die boekingsdatum. Let op! Als het saldo van dagboek Kas negatief wordt, dan worden de dagboeksaldi rood weergegeven. Het is dan van belang de kasboekingen nog eens goed te controleren. De belastingdienst accepteert namelijk geen negatief kassaldo; ze redeneert namelijk dat u geen geld kunt uitgeven dat niet in kas is. Voor boeking (in de linker kaders) Het informatieveld Voor boeking geeft het saldo weer tot en met deze boekingsdatum, echter zonder het resultaat van de huidige boeking te verwerken. Na boeking (in de linker kaders) Dit informatieveld na boeking geeft het saldo weer tot en met deze boekingsdatum, inclusief de boeking die u nu invoert. U kunt aan de hand hiervan bijvoorbeeld bij de laatste boekingsregel van uw bankafschrift nog eens controleren of uw saldo gelijk loopt met het saldo wat uw bank aangeeft. BTW af te dragen laag / hoog Bij boekingen betreffende verkopen wordt dit veld automatisch gevuld met de BTW van de omzetten die zijn geboekt. U kunt deze velden zelf corrigeren. BTW te vorderen laag / hoog Bij boekingen betreffende inkopen wordt dit veld automatisch gevuld met de BTW van de inkopen en kosten die zijn geboekt. U kunt deze velden zelf corrigeren.

Boekhouden * 113

Verschil In dit veld wordt het verschilbedrag weergegeven tussen de hoofdboeking en de tegenboeking (het totaal van de boekingsregels, inclusief de BTW). Als er een verschilbedrag is, dan kunt u de boeking niet opslaan. Controleer dan alle bedragen en breng zo nodig correcties aan. Met de knop kunt u het verschil op de grootboekrekening van de laatste boekingsregel boeken. Saldo bij de dagboeken Memoriaal en Tussenrekening Balans Bij de dagboeken Memoriaal en Tussenrekening Balans wordt van de grootboekrekening op de actieve boekingsregel het saldo weergegeven.

Bedieningsknoppen van het boekhoudvenster Met de knop Opslaan kunt u de boeking opslaan zodra de boeking is gemaakt of gewijzigd en het boekingsverschil € 0,00 is. Met de knop Annuleren kunt u de boeking afbreken tijdens het aanmaken of wijzigen van een boeking. Met de knop Verwijderen kunt u de geselecteerde boeking verwijderen. De knop Plaatsen is alleen te gebruiken als er een boekingsverschil is. Hiermee wordt het verschil op de grootboekrekening van de laatste boekingsregel geboekt.

De boeking opslaan Zodra in de boekingsregels het bedrag is ingevuld kunt u, als er geen verschillen zijn, de boeking opslaan door twee maal op [Enter] te drukken. Na de eerste [Enter] wordt een lege boekingsregel geplaatst, die wordt tijdens het opslaan automatisch verwijderd. U kunt de boeking ook opslaan door op de knop Opslaan te klikken. Is er wel een verschil tussen de hoofdboeking en de tegenboeking, controleer dan alle bedragen. Met de knop ± Plaatsen kunt u het verschil op de grootboekrekening van de laatste boekingsregel boeken. Zodra het verschil is weggewerkt, kunt u de boeking opslaan.

Boekingen zoeken (vanaf SnelStart!Boek 3) Vanaf SnelStart!Boek 3 heeft de selectielijst, zie Figuur 73, in elk dagboek een zoekknop en kunt u uitgebreid zoeken met de knop onderaan de selectielijst. Het zoeken van een boeking binnen een dagboek Vanaf SnelStart!Boek 3 heeft elk dagboek voor het zoeken van boekingen binnen het dagboek een zoekknop . Als u op deze knop klikt en een trefwoord invoert, worden de gevonden boekingen direct onder deze knop geplaatst, zie Figuur 87; ze krijgen het pictogram .

114 * Boekhouden

Figuur 87: de geopende dagboekmap Kas met twee gevonden boekingen

Als u op een gevonden boeking klikt, worden de gegevens van die boeking in het boekhoudvenster getoond. U kunt deze boeking dan aanpassen of verwijderen.

Boekingen zoeken in alle dagboeken Vanaf SnelStart!Boek 3 kunt u via de knop in alle dagboeken zoeken naar boekingen om deze te bekijken of te bewerken. Als u op deze knop klikt, kunt u rechts boven in het boekhoudvenster in het rechter kader Filter een of meerdere zoekcriteria opgeven, zie Figuur 88. U hoeft niet alle criteria in te vullen, maar hoe nauwkeuriger deze gegevens ingevoerd worden, des te beter kan het programma de betreffende boeking opzoeken.

Figuur 88: zoeken (uitgebreid) met de velden voor het opgeven van de criteria

Datum, Periode Voer bij Datum de boekingsdatum in en selecteer in de selectielijst Periode het tijdvak waarbinnen de boeking gezocht moet worden. U kunt een jaar, een kwartaal of een maand selecteren; dit betreft het huidige boekjaar. Ook kunt u kiezen voor 'vorig jaar' of 'alle jaren'. Boekstuk, Omschrijving, Bedrag, Grootboek Als u weet welke van deze gegevens in de boeking voorkomen, voer ze dan in deze velden in.

Boekhouden * 115

Factuur, Klant, Leverancier Betreft het een boeking van een verkoopfactuur of inkoopfactuur, geef dan indien mogelijk het juiste factuurnummer op of voer het relatienummer in. U kunt deze gegevens ook opzoeken met de zoekknop

.

Bedieningsknoppen van het zoekvenster In het zoekvenster zijn een aantal bedieningsknoppen opgenomen. Hieronder volgt een korte beschrijving van deze knoppen: Nadat u de selectiegegevens heeft ingebracht, geeft u met Start zoeken opdracht tot het zoeken van de boeking(en) die aan de opgegeven criteria voldoen. Met de knop Ga naar boeking wordt de geselecteerde boeking in het boekhoudvenster getoond. U kunt de ingevoerde selectiecriteria verwijderen door te kiezen voor Wis criteria.

Het zoeken activeren Als u na het invoeren van selectiegegevens op [Enter] drukt of op de knop Start zoeken klikt, worden de boekingen die aan de selectiecriteria voldoen getoond in de keuzetabel onder in het boekhoudvenster.

Figuur 89: de lijst met twee gevonden boekingen na zoeken op omschrijving Esso

Alle bij elkaar horende boekingsregels van één boeking, worden onder elkaar in de lijst getoond. De hoofdboeking (eerste boekingsregel) van elke boeking wordt met behulp van een wijzertje aangewezen, zie Figuur 89. Als er geen boekingen worden gevonden, blijft de lijst leeg en wordt de knop Start zoeken lichtgrijs. U moet dan andere selectiegegevens invoeren. Worden er (te)veel boekingen getoond, dan kunt u de selectiegegevens specifieker maken door bijvoorbeeld niet in een heel jaar, maar in een bepaalde maand te zoeken, of door de datum op te geven; de boekingen die buiten de nieuwe selectie vallen worden dan niet meer getoond. U kunt de gezochte boeking dus 'uitfilteren' door het specificeren van de selectiecriteria.

Boekingen wijzigen, verwijderen of annuleren Als u in de selectielijst op een boeking klikt, worden de gegevens van die boeking in het boekhoudvenster getoond. U kunt deze boeking dan aanpassen of verwijderen. - Als u een boeking wilt verwijderen gebruikt u de knop Verwijderen. - U kunt een boeking wijzigen door een of meer invoervelden aan te passen. Let op! Als u een boeking verandert, wordt de BTW niet meer automatisch geboekt, u dient deze handmatig te corrigeren. 116 * Boekhouden

Gebruik de knop Opslaan om de gewijzigde boeking vast te leggen. Tijdens het opslaan van een boeking worden boekingsregels samengevoegd (verdicht) als de velden Omschrijving, Grootboekrekening en Kostenplaats gelijk zijn. Boekingen die lichtgrijs zijn kunt u niet aanpassen Boekingen die lichtgrijs worden weergegeven zijn automatisch aangemaakt via SnelStart!Nota of ze vallen binnen de periode die is geëxporteerd naar de boekhouder. U kunt deze boekingen in het boekhoudvenster alléén bekijken, maar niet aanpassen of verwijderen. Maakt u uw facturen met SnelStart!Nota, dan boekt SnelStart deze facturen in het dagboek Verkoop. U kunt deze boekingen alleen wijzigen of verwijderen in het verkopenvenster. Annuleren Tijdens het wijzigen van boekingen, kunt u op ieder moment afbreken met Annuleren. De voorgaande situatie wordt hersteld. Het programma keert terug naar de selectielijst met de dagboeken. Klikt u tijdens het aanmaken of wijzigen van een boeking een ander dagboek aan dan vraagt het programma of u de wijziging in het zojuist verlaten boeking wilt opslaan; kiest u daar voor annuleren, dan gaat het programma er van uit dat u wilt doorgaan met de huidige boeking.

Boekhouden * 117

Voorbeelden van boekingen In dit onderdeel geven we een aantal voorbeelden van veel voorkomende boekingen. Gedetailleerde uitleg over alle velden vindt u bij ‘De hoofdboeking’ op pagina 106 en ’De tegenboeking' op pagina 109.

Openstaande posten inbrengen in een nieuwe administratie Wij gaan er van uit dat u de openstaande posten van uw debiteuren en crediteuren in uw administratie wilt overnemen om deze daar te beheren. Voordat u de openstaande posten uit voorgaande boekjaren kunt invoeren, wijzigt u het huidige boekjaar bij Extra, Instellingen in het tabblad Boekhouding. Om de openstaande verkoopfacturen te boeken, selecteert u het dagboek Verkoop. Bij Boekingsdatum vermeldt u de factuurdatum. Bij Factuurnummer voert u het betreffende factuurnummer in. U boekt de openstaande verkoopfacturen niet tegen op een omzetrekening, maar op de rekening Tussenrekening balans.

Figuur 90: de boeking van een openstaande post in het verkoopboek

Hebt u alle openstaande verkoopfacturen ingeboekt, dan gaat u hetzelfde doen in het dagboek Inkoop met de openstaande inkoopfacturen. Via Overzicht, Klanten kunt u dan per 31 december van het voorgaande boekjaar de openstaande verkoopfacturen opvragen: onderaan wordt een totaalbedrag vermeld over alle debiteuren. Het totaal van de openstaande inkoopfacturen kunt u opvragen bij Overzicht, Leveranciers. Als u het boekjaar heeft aangepast, moet u dat via Extra, Instellingen in het tabblad Boekhouding ook weer terugzetten. 118 * Boekhouden

Beginbalans inboeken in een nieuwe administratie Na het inbrengen van de openstaande posten kunt u de beginbalans inbrengen. Voer in het dagboek Tussenrekening Balans de saldo’s van de balansrekeningen in zoals deze per 31 december van uw vorige boekjaar bekend zijn. Correcties kunt u achteraf in de gemaakte balansboeking doorvoeren. Let op! Als uw balans nog niet volledig bekend is wordt het verschil van de balansboeking automatisch tegengeboekt op de Tussenrekening Balans. Naderhand dient u deze boeking wel compleet te maken. Het saldo van de Tussenrekening Balans hoort daarna weer op nul te staan.

Figuur 91: het inbrengen van eindsaldi uit het voorgaande boekhoudpakket.

Halverwege een boekjaar overstappen Gebruikers die halverwege een boekjaar de boekhouding met SnelStart gaan voeren, zullen in hun ‘oude’ administratie de BTW-aangifte gedaan hebben. Om te voorkomen dat de al aangegeven BTW binnen SnelStart nogmaals wordt verwerkt, adviseren wij als boekingsdatum voor de beginbalans de laatste dag van uw ‘oude’ administratie aan te houden. Na het inbrengen van de beginbalans berekent u de BTW tot en met deze datum via Programma, Btw-aangifte. Deze is alléén bestemd voor de interne verwerking zodat de eerstvolgende BTW-aangifte goed zal verlopen. Let op! U dient de vakjes Handmatig aangeven en Niet via SnelStart hierbij aan te vinken.

Boekhouden * 119

Het invoeren van contante verkopen / betalingen in het kasboek In het dagboek Kas kunt u contante betalingen en contante verkopen verwerken aan de hand van bonnen of kasstaten. Elke post van een kasstaat kunt u het best als een aparte boeking met een duidelijke omschrijving invoeren.

Figuur 92: de boeking van de weekomzet in dagboek Kas

Figuur 93: de boeking van een contante betaling in dagboek Kas

Voor het automatisch uitsplitsen van de BTW, zie pagina 109; voor een keuze in het BTW-tarief, zie pagina 112.

120 * Boekhouden

Het maken van kruisposten Regelmatig zult u te maken krijgen met overboekingen tussen de rekeningen Kas, Bank en Giro. Dit bedrag kunt u niet rechtstreeks boeken want deze betalingen zijn een tijdje 'onderweg', omdat u na een storting / opname pas na een paar dagen het afschrift met de mutatie van uw (post)bank ontvangt. - Daarom boekt u een kasstorting / -opname tegen op de rekening Kruisposten. Daar blijft het geparkeerd totdat de transactie is verwerkt.

Figuur 94: de boeking van een kasstorting op de rekening Kruisposten

- Is de storting / opname op het afschrift van uw (post)bank verwerkt, dan maakt u een nieuwe boeking waar u het uitgegeven / ontvangen bedrag weer tegen boekt op de rekening Kruisposten. Hierna is het gestorte / opgenomen bedrag zowel Debet als Credit op de rekening Kruisposten geboekt. - Controleer de rekening Kruisposten na elke boeking in het witte kader linksonder in het boekhoudvenster. U ziet dan dat het saldo van de rekening na de tweede boeking weer 0,00 is.

Het inboeken van verkoopfacturen Maakt u uw verkoopfacturen met SnelStart!Nota, dan worden ze automatisch geboekt na het aanmaken van een factuur. Daardoor hebt u een goede controle op de openstaande posten. Aan de hand van de openstaande posten kunt u bij Bankieren, zie pagina 138, incasso-opdrachten aanmaken en via Programma, Aanmaningen rekeningoverzichten of aanmaningen versturen. Als u uw verkoopfacturen niet met SnelStart!Nota maakt, kunt u ze handmatig inboeken. Om de verkoopfacturen te boeken, selecteert u het dagboek Verkoop. Bij Boekingsdatum vermeldt u de factuurdatum en bij Factuurnummer voert u het betreffende factuurnummer in. U boekt ze tegen op een omzetrekening. Voor boekingsvoorstellen tijdens het boeken, zie pagina 108; voor het automatisch uitsplitsen van de BTW, zie pagina 109.

Boekhouden * 121

Figuur 95: het handmatig invoeren van een verkoopfactuur

Het inboeken van inkoopfacturen U boekt de inkoopfacturen in principe meteen na ontvangst van de factuur. Op deze manier heeft u een goede controle op uw crediteuren saldo. Ook wordt de te vorderen BTW dan in de juiste periode afgetrokken van de af te dragen BTW. De boekingsdatum is bepalend voor de berekening van de BTW-aangifte. Aan de hand van de openstaande inkoopfacturen kunt u automatisch betaalopdrachten aanmaken met SnelStart!Boek 2, zie pagina 138.

Figuur 96: het inboeken van een inkoopfactuur

Voor boekingsvoorstellen tijdens het boeken, zie pagina 108; voor het automatisch uitsplitsen van de BTW, zie pagina 109.

122 * Boekhouden

Betalingen, deelbetalingen en dubbele betalingen van facturen boeken Zodra de betaling heeft plaatsgevonden, kunt u de betaling van deze verkoop- of inkoopfactuur op de volgende wijze boeken: -

Selecteer het juiste dagboek Kas, Bank of Postbank. Bij Boekingsdatum vermeldt u de datum van het kas- of bankafschrift; Bij Uitgegeven / Ontvangen voert u het betaalde / ontvangen bedrag in. Geef een duidelijke omschrijving. Als u bij Omschrijving het factuurnummer invoert, geeft SnelStart een boekingsvoorstel. Dat maakt het boeken heel gemakkelijk. - In de boekingsregels kunt rechtstreeks een factuurnummer invoeren met [F4] de klant of leverancier opzoeken. In dat geval worden alle openstaande facturen van de betreffende relatie getoond. U kunt daarin de betreffende factuur selecteren. Vanaf SnelStart!Boek 2 kunt u al deze facturen selecteren en in één handeling als betaald boeken. Met de knop worden de factuurgegevens in de boekingsregels geplaatst. Deelbetalingen Als de factuur niet volledig betaald is, heeft u een boekingsverschil. Met de knop wordt dit verschil in de boekingsregel verwerkt. Na opslaan van de boeking wordt de openstaande post in de boekhouding aangepast. U kunt dit controleren bij Overzicht, Klanten, Openstaande verkoopfacturen.

Figuur 97: het boeken van een deelbetaling

Dubbele betalingen Als een factuur dubbel betaald wordt, boekt u de eerste betaling zoals hierboven beschreven is. Ga voor de tweede betaling als volgt te werk: - Selecteer het juiste dagboek Kas, Bank of Postbank. - Bij Boekingsdatum vermeldt u de datum van het kas- of bankafschrift. - Bij Uitgegeven / Ontvangen voert u de betaling in. Boekhouden * 123

- Geef ook een duidelijke omschrijving. - In de boekingsregels drukt u op [F4]. Op het tabblad Factuur zoeken selecteert u bij Klant de juiste klant en bij Soort de optie 'Alle facturen'. Dan worden alle facturen van de betreffende klant getoond en kunt u de dubbel betaalde factuur selecteren. - Als u de factuurgegevens in de boekingsregel geplaatst hebt, ontbreekt alleen het bedrag nog. Vul bij Credit het betaalde bedrag in. - Controleer ook of bij Grootboekrekening de rekening '1300 Debiteuren' ingevuld is. - Daarna kunt u de boeking opslaan. Na opslaan van de boeking wordt de openstaande post in de boekhouding aangepast. Bij Overzicht, Klanten, Openstaande verkoopfacturen wordt de factuur dan met een negatief openstaand saldo getoond. Hij kan verrekend worden door betaling aan de klant of bij de betaling van een andere factuur door de klant.

Betaling facturen rechtstreeks in dagboek Kas boeken Facturen die u niet op naam van de leverancier wilt/kunt boeken, boekt u rechtstreeks in het dagboek Kas of (Post)bank. Dit gebeurt op het moment dat de betaling is uitgevoerd. U maakt hierbij geen gebruik van de subadministratie. Het veld Factuur heeft hier geen functie: de factuur kan niet gevonden worden. Nadeel: u hebt vanuit uw administratie geen zicht op de openstaande posten van uw klanten of de openstaande posten die bij uw leveranciers zijn ontstaan. Bovendien wordt de BTW verrekend op de datum van betaling in plaats van de factuurdatum.

Figuur 98: boeking van een factuur zonder subadministratie

124 * Boekhouden

Creditfacturen aan klanten als betaald boeken U kunt creditfacturen verwerken in het dagboek Bank of Kas en in het dagboek Memoriaal. - Wanneer een factuur in zijn geheel gecrediteerd is doet u de boeking in het dagboek Memoriaal. U boekt dan beide facturen af zodat ze niet meer op de openstaande postenlijst verschijnen, zie het voorbeeld hierna. - Is de factuur gedeeltelijk gecrediteerd heeft u twee mogelijkheden: - U kunt de facturen in de Bank of Kas verwerken door beide in de boekingsregels op te nemen. - U kunt eerst de facturen in het Memoriaal verrekenen (zoals in de volgende opgave) en vervolgens het restant afboeken via de bank. Factuur en creditfactuur via het memoriaal verrekenen Boek beide facturen in het dagboek Memoriaal door ze in de boekingsregels beide te selecteren bij Factuur (F4…).

Figuur 99: verrekening van de debetfactuur met de creditfactuur in dagboek Memoriaal

Vooruitbetaling boeken (vanaf SnelStart!Boek 3 ) Als u of een klant gebruik maakt van een vooruitbetaling, moet u dit in uw boekhouding verwerken ondanks het feit dat u nog geen factuurnummer heeft. Maak de hoofdboeking op de gebruikelijke wijze, zie pagina 107. Druk voor de tegenboeking in de boekingsregels bij het veld Factuur [F4…] op [F4]. Klik in het vervolgvenster op het tabblad Vooruitbetalingsfactuur. Selecteer de juiste klant of leverancier en geef een omschrijving in het veld Factuur waaruit blijkt dat het om een vooruitbetaling gaat. Klik daarna op de knop

.

De gegevens worden dan in de boekingsregel geplaatst. Omdat u geen factuur geselecteerd heeft, staat het bedrag nog in het veld Verschil. Met ± Plaatsen plaats u het bedrag in de boekingsregel. Daarna slaat u de boeking op.

Boekhouden * 125

Figuur 100: een vooruitbetaling boeken

Afhandeling van de vooruitbetaalde factuur Zodra u de bijbehorende inkoop- / verkoopfactuur heeft, boekt u deze op de gebruikelijke wijze in het dagboek Verkoop of Inkoop in; u houdt daarbij het definitieve factuurnummer aan. Na betaling van de definitieve factuur, verwerkt u beide facturen als volgt: Selecteer het dagboek Kas, Bank of Giro en geef in de hoofdboeking het uitgegeven of ontvangen bedrag in. Zoek in de tegenboeking met Factuur (F4…) de betreffende klant of leverancier op en selecteer in de lijst met getoonde facturen zowel de vooruitbetalingsfactuur als de definitieve factuur.

Figuur 101: beide facturen selecteren op tabblad Factuur zoeken

Met de knop plaatst u de factuurgegevens in de boekingsregels. Als het gehele bedrag voldaan is, vallen beide facturen tegen elkaar weg; is dat niet het geval dan blijft het verschil openstaan op de definitieve factuur.

126 * Boekhouden

De verwerking van de jaarafsluiting In deze paragraaf worden de vragen rond de jaarafsluiting en het maken van een beginbalans behandeld. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: - SnelStart houdt meerdere boekjaren binnen één administratie bij. - U kunt via de menukeuze Extra, Boekjaar afsluiten niet alleen het huidige boekjaar afsluiten, maar ook de jaarafsluiting weer terugdraaien. - Door de jaarafsluiting worden géén gegevens verwijderd. Het programma kan een voorlopige beginbalans maken. De openstaande posten worden dan automatisch meegenomen naar het nieuwe boekjaar. - U kunt altijd via het menu Extra, Instellingen in tabblad Boekhouding tijdelijk het voorgaande boekjaar weer activeren. U kunt dan nog steeds alle overzichten opvragen en bekijken. - BTW boekingen van het voorgaande jaar hebben géén invloed op de BTWaangifte van het nieuwe jaar. - Het is mogelijk om na correctie van uw voorgaande boekjaar de jaarafsluiting ongedaan te maken via Extra, Boekjaar afsluiten, Jaarafsluiting xxxx terugdraaien en/of de openingsbalans te herberekenen. De al gemaakte boekingen en facturen van het nieuwe boekjaar blijven bewaard. Let op! SnelStart werkt volledig met een datumselectie, waardoor de boekingen van meerdere boekjaren worden gescheiden. U hoeft dus géén kopiebedrijf aan te maken om daar het nieuwe boekjaar te verwerken. Gebruik ook geen jaartal in de administratienaam om uw boekjaren te scheiden, dit geeft verwarring.

Nog niet afsluiten, wel alvast factureren in het nieuwe boekjaar Wilt u nog even wachten met uw jaarafsluiting maar toch doorgaan met factureren? Dit kan door het boekjaar tijdelijk op te hogen bij Extra, Instellingen, Boekhouding. Het volgend factuurnummer kunt u dan eventueel aanpassen in het tabblad Orders. Later zet u het boekjaar terug en kunt u de laatste boekingen in het oude boekjaar boeken en het jaar afsluiten.

De jaarafsluiting Algemeen U kunt het beste kiezen voor de jaarafsluiting op het moment dat u meer mutaties in het nieuwe jaar heeft dan in het oude jaar. De mutaties (boekingen of facturen) komen aan de hand van de boekingsdatum altijd terecht in het juiste boekjaar. Alle BTW die u moet betalen en kunt terugvorderen wordt afgewerkt in het boekjaar waarin u de BTW-bedragen geboekt hebt. Voordat u de jaarafsluiting uitvoert drukt u de laatste BTW-aangifte af. Daarna kunt u in het memoriaal dagboek een journaalpost maken waardoor alle BTWrekeningen overgeboekt worden naar BTW vorig jaar (zie voor voorbeeldboeking SnelStart!Help). Het jaar daadwerkelijk afsluiten Via het menu Extra, Boekjaar afsluiten kunt u nu het nieuwe boekjaar activeren en de (voorlopige) beginbalans meenemen.

Boekhouden * 127

Figuur 102: het venster Boekjaar afsluiten

Beginbalans Standaard heeft het programma de optie Alleen dagboekrekeningen aangevinkt, u kunt echter ook kiezen om Alle balansrekeningen mee te nemen. Rekening balans Geef hier de rekening op waarop de tegenboeking moet plaatsvinden. Zolang de gegevens van de definitieve openingsbalans nog niet volledig bekend zijn, is er altijd een verschil dat wordt tegengeboekt op de tussenrekening balans. Bij aanvulling van de tijdelijke balansboeking verdwijnt dit verschilbedrag. De knop Jaar xxxx afsluiten Met deze knop voert u de jaarafsluiting daadwerkelijk uit. Bevestig dat u inderdaad het jaar wilt afsluiten. - In het tabblad Boekhouding van de Instellingen is nu het eerstvolgende boekjaar geactiveerd. - Hebt u gekozen voor het boeken van de balans bij de Jaarafsluiting dan is in het dagboek Tussenrekening Balans de voorlopige balansboeking gemaakt. U kunt de voorlopige balansboeking opvragen en de boekingsregel waarin de verschilpost op de rekening ‘Tussenrekening balans’ is geboekt verwijderen en vervangen door de definitieve boekingsregels.

128 * Boekhouden

Figuur 103: voorlopige balansboeking in dagboek Tussenrekening balans na jaarafsluiting

De knop Openingsbalans XXXX herberekenen Met deze knop in het venster Boekjaar afsluiten kunt u de beginbalans van het huidige jaar herberekenen. Gebruik deze functie wanneer u ná de jaarafsluiting wijzigingen heeft aangebracht in het oude jaar op bijvoorbeeld de grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren. De knop Jaarafsluiting XXXX terugdraaien Met deze knop in het venster Boekjaar afsluiten kunt u de jaarafsluiting ongedaan maken. Hierbij wordt de beginbalans in het nieuwe boekjaar verwijderd. Indien hier gegevens opstaan die u nodig heeft bij het opnieuw invoeren van uw beginbalans, dan is het het eenvoudigst om een kopie te maken van uw administratie. U kunt hierin altijd terugkijken hoe de beginbalans was.

Boekhouden * 129

BTW-aangifte met SnelStart Op elk gewenst moment kunt u met SnelStart de BTW-aangifte berekenen. Alle bedragen van de betreffende periode, die op het aangiftebiljet ingevuld dienen te worden, worden automatisch door het programma berekend. In Onderhoud, Grootboekrekeningen moet u per grootboekrekening een rekeningfunctie opgeven. U kunt alléén de door SnelStart gemaakte rekeningfuncties gebruiken, zie Bijlage E, pagina 192. Indien dat van toepassing is, staat achter de omschrijving van de rekeningfunctie, de rubriek van het BTW-aangifte formulier waar het saldo van de betreffende grootboekrekening komt. Let op! Wanneer de BTW-aangifte onjuist is, kan dit veroorzaakt zijn door het niet goed invoeren van de rekeningfuncties. Verander in dat geval eerst de rekeningfuncties en bereken daarna een nieuwe BTW-aangifte. De nieuwe BTWaangifte wordt automatisch gecorrigeerd als er al perioden berekend zijn. Berekening BTW-aangifte Voor het berekenen van de BTW-aangifte worden de saldi geteld vanaf het begin van het boekjaar tot en met de te berekenen periode. Vervolgens worden, indien van toepassing, de al aangegeven BTW-aangiftes hierop verrekend. Indien er correcties op de boekingen in vorige perioden zijn doorgevoerd, hoeven de vorige BTW-aangiftes niet opnieuw berekend te worden! De correcties worden namelijk automatisch in de nieuwe BTW-aangifte verwerkt. De laatste BTWaangifte is daardoor altijd sluitend. Afdrukvoorbeeld Het is handig om voor het afdrukken eerst te kijken hoe de BTW-aangifte eruit gaat zien. Als de BTW-aangifte niet helemaal in orde is, kan dit worden veroorzaakt doordat de rekeningfuncties niet goed zijn ingevoerd bij Onderhoud, Grootboekrekeningen. Controleer behalve deze rekeningfuncties ook uw administratie en bereken daarna de BTW-aangifte opnieuw.

Elektronische BTW-aangifte Vanaf versie 7.36 kunt u uw BTW-aangifte elektronisch versturen. Druk in het BTW aangiftevenster op [F1] voor de Help waarin u uitgebreide uitleg vindt.

130 * Boekhouden

Het BTW-aangiftevenster Open het BTW-aangiftevenster met Programma, Btw-aangifte.

Figuur 104: het venster Btw aangifte

De knop Bereken ... Klik op de grote knop bovenin het venster om de BTW aangifte te berekenen. Let op! De BTW-aangifteperiodes worden aansluitend berekend. Daarom kunt u alleen een volgende periode kiezen. Het is dus niet mogelijk om ná de BTWaangifte van augustus de BTW-aangifte van juli te berekenen. Bij Extra, Instellingen op het tabblad Boekhouding, geeft u op of uw aangifte per maand, per kwartaal of per jaar berekend moet worden. Deze instelling bepaalt welke periodes in het BTW-aangiftevenster getoond worden. Lijst met berekende Btw aangiftes In het linkerdeel van het venster staat de lijst met alle al berekende BTWaangiftes met vermelding van de betreffende periode en het boekjaar.

Boekhouden * 131

De knoppen van het BTW-aangiftevenster

Figuur 105: Knoppen van de BTW aangifte

Druk op [F1] voor de Help voor uitleg over de BTW-aangifte. Door in de Help op een knop te klikken, krijgt u uitgebreide uitleg over die knop. Bereken xx xx: Klik op deze knop om de aangifte te berekenen. Op de knop staat aangegeven welke aangifte u gaat berekenen. De mogelijkheden die getoond worden, hangen af van de instellingen (zie aan het begin van deze paragraaf). Herberekenen: Met deze knop kunt u de op het scherm getoonde aangifte opnieuw laten berekenen, bijvoorbeeld nadat u nog wijzigingen in een periode heeft aangebracht. Doe dit echter niet wanneer de aangifte al verstuurd is. De wijzigingen worden meegenomen in de eerstvolgende aangifte. Elektronische aangifte instellingen: Met deze knop opent u het instellingenvenster voor de elektronische aangifte. In het linker kader Algemeen voert u uw gegevens in. Onder dit kader wordt voor elk veld dat u activeert uitleg getoond. Nadat u uw aanvraagformulier voor pin of certificaat naar de belastingdienst heeft gestuurd, krijgt u van de belastingdienst mailboxgegevens. Voer deze in het kader Mailboxgegevens in. Afdrukken: Klik op deze knop om de aangifte op papier af te drukken. Versturen: Met deze knop verstuurt u uw aangifte elektronisch naar de belastingdienst. De belastingdienst stuurt een bericht terug of de aangifte geaccepteerd is of niet. Dit bericht wordt opgenomen in de blauwe balk bovenaan het venster. Afdrukvoorbeeld: Met deze knop kunt u de aangifte op het scherm bekijken. Verwijderen: Klik op deze knop om de op het scherm getoonde aangifte te verwijderen. Let op! Dit mag nooit als de aangifte al verstuurd is naar de belastingsdienst. Pin/certificaat aanvragen/verwerken: Met deze knop opent u een venster waarin u het benodigde aanvraagformulier kunt afdrukken. De keuze pin of certificaat bepaalt u zelf. Kies voor pin als u voor één bedrijf de aangifte wilt versturen, want de pin is gratis en voor een bedrijf minder omslachtig.

Btw-overzicht ICL-fiscaal Het overzicht ICL-fiscaal kunt u maken via Programma, Icl-aangifte. Het is vanaf SnelStart!Boek 3 beschikbaar. U krijgt dan een overzicht van de totalen van leveringen aan buitenlandse klanten, met een subtotaal per klant. Voor een gedetailleerd ICL-fiscaal BTW-overzicht kiest u Programma, Iclaangifte. U kunt vervolgens de periode berekenen en daarna het overzicht bekijken of afdrukken.

132 * Boekhouden

7 Bankieren Vanaf de module SnelStart!Boek 2 heeft u een geïntegreerde versie van SnelStart!Bankieren. Vanuit uw subadministraties (klanten en leveranciers die gekoppeld zijn aan de boekhouding) kunt u automatisch vervallen openstaande posten selecteren en klaarzetten als opdrachtbestand. Per klant en leverancier kunt u aangeven of u toestemming heeft voor incassering of wilt betalen via bankieren. U kunt het opdrachtbestand zo nodig aanpassen. Voordeel: U hoeft niet elke post apart in te voeren om deze te laten betalen of incasseren, maar u kunt in één handeling een heel opdrachtbestand klaarzetten. Uw bankierpakket verwerkt de opdrachten en maakt een afschriftenbestand aan. SnelStart leest deze afschriften in als u gaat bankieren. Voordeel: Aan de hand van de afschriften doet SnelStart boekingsvoorstellen. Hebt u posten die niet worden herkend aan de hand van factuurnummer en bedrag (bijvoorbeeld maandelijkse incassomachtigingen die u heeft verstrekt), dan kunt u de boeking corrigeren en het boekhoudprogramma onthoudt daarna dat een soortgelijke post naar die grootboekrekening moet worden geboekt.

Internetbankieren of een Bankierpakket - bij internetbankieren werkt u met een programma op het internet; u dient zelf de gegevens via internet vanaf uw PC naar het programma te uploaden en vanuit het programma naar uw PC te downloaden; - een Bankierpakket installeert u op uw PC; voor communicatie met uw bank maakt het gebruik van internet of van een modemverbinding; de gegevens worden door SnelStart naar uw bankpakket gestuurd en uit het afschriftenbestand ingelezen. SnelStart!Bankieren is niet te gebruiken voor uw buitenlandse betalingsverkeer.

Voorbereiding bankieren Voordat u de eerste keer in SnelStart kunt bankieren, dient u een bank- of girorekening in SnelStart aan te maken, zie de volgende paragraaf. Ook is het handig als u uw (nieuwe) klanten of leveranciers hebt ingevoerd, zie pagina 33 en 38. Als uw bankierpakket gewijzigd is, kan het gebeuren dat u de instellingen voor de koppeling moet aanpassen, zie pagina 136.

Uw bank- of girorekening invoeren in het Bankierenvenster Start SnelStart!Bankieren met de knop of met de menuoptie Programma, Bankieren. Maximaliseer het venster Bankieren met de maximaliseerknop

in de titelbalk of door dubbel te klikken op de titelbalk.

Klik in het linker kader van het bankiervenster op de knop

. Het

Bankieren * 133

kader Nieuwe rekening (Figuur 106) wordt geopend. Hierin staan de beschikbare bankierpakket(ten) die u geïnstalleerd heeft.

Figuur 106: het bankierenvenster met rechts het kader Nieuwe rekening

Let op! Als uw PC-telebankierpakket niet (meer) in dit venster wordt getoond, klik dan op de knop zodat SnelStart kan detecteren welke PC-telebankierpakketten er nu zijn geïnstalleerd. - Klik bij het juiste bankierpakket op de knop om een bank- of girorekening aan te maken. In het rechter kader wordt dan het venster voor de Rekeninggegevens (Figuur 107) geopend. Voer daar uw gegevens in. - Als SnelStart uw bankierpakket niet heeft gedetecteerd, kies dan voor nieuwe rekening invoeren bij een van de andere banken en vul in het kader Rekeninggegevens de gevraagde gegevens voor de nieuwe rekening handmatig in. Bij Bankpakket selecteert u uw bankierpakket.

Figuur 107: links de Selectielijst en rechts het venster Rekeninggegevens

134 * Bankieren

De gegevens van het kader Rekeninggegevens De velden bij Rekening Bij Rekening vermeldt u uw rekeningnummer, de naam van de rekeninghouder en de omschrijving die bij dit rekeningnummer hoort. Gebruik geen punten in de rekeningnummers en zet vóór een gironummer niet de letter P. Let op! U kunt geen rekeningen voor buitenlands betalingsverkeer in SnelStart gebruiken. Het veld Saldo kunt u zelf niet invullen. Een aantal banken geeft uw saldo door tijdens de communicatie met de bankcomputer. Als dat niet het geval is of als u nog geen contact met de bank heeft gemaakt, wordt ‘Saldo niet beschikbaar’ vermeld; dit heeft geen invloed op de werking van het programma. De velden bij Bank Bij Bank geeft u de naam en adresgegevens van de (lokale) bank waar u bij aangesloten bent op. Selecteer zo nodig in het veld Bankpakket het juiste bankierpakket. De velden bij Verwerking In de keuzelijst Dagboek selecteert u de grootboekrekening voor het boeken van de ontvangsten en uitgaven (zie Bijlage B voor het werken met keuzelijsten). Let op! Als u meerdere banken/of girorekeningen heeft, moet u bij Onderhoud, Grootboekrekeningen (zie pagina 50) voor elke banken girorekening een grootboekrekening aanmaken en daaraan de juiste rekeningfunctie toekennen. Neem in de omschrijving van de grootboekrekening het rekeningnummer op. Met de optie Incasso-opdrachten versturen met deze rekening geeft u aan of u een contract heeft voor incasso-opdrachten. Naam-nummercontrole bij incasso’s en betalingen vinkt u aan wanneer u bij girorekeningnummers altijd naam-nummercontrole wilt laten uitvoeren. Tijdens de communicatie met de bank- / girocomputer wordt dan, voordat de opdracht wordt uitgevoerd, gecontroleerd of het gironummer en de naam overeenkomen met wat bij de Postbank bekend is. De velden bij Communicatie (bankieren) Als uw bankierpakket niet voorkwam in de lijst met gevonden bankierpakketten, moet u de communicatiegegevens zelf invullen. U kunt hierbij in SnelStart!Help 'Communicatieproblemen oplossen' bij 'Programma, Bankieren' raadplegen. Ook als het in verband met recente wijzigingen binnen het bankierpakket noodzakelijk is deze gegevens te wijzigen, dan kunt u hier de locaties wijzigen. Bij Map & programma of internetadres staat de naam en de locatie van uw telebankierpakket. Let op! Wanneer u één van de mappen niet kunt benaderen dan is de erbij behorende optie niet geselecteerd: wanneer bijvoorbeeld onder Verwerking het veld Incasso-opdrachten versturen met deze rekening niet is aangevinkt, dan kunt u de map incasso-opdrachten niet wijzigen. De kleur is dan niet zwart, maar lichtgrijs.

Bankieren * 135

De velden bij Communicatie (internetbankieren) Omdat u bij de meeste internetbankierprogramma's (behalve bij SNS Zakelijk Internetbankieren) alléén afschriften kunt downloaden, hoeft u alléén bij Map en bestand rekeningafschriften het pad en de naam op te geven waarheen u bij uw internetbankierprogramma de rekeningafschriften laat downloaden, bijvoorbeeld 'c:\snelstart\afschriften\*MT940'. Bij SNS Zakelijk Internetbankieren moet u bij Map en bestand betalingsopdrachten en Map en bestand incasso-opdrachten ook aangeven waar de betalings-/incasso-opdrachten klaargezet moeten worden, bijvoorbeeld 'c:\snelstart\CLIEOP03.BET' en 'c:\snelstart\CLIEOP03.INC'. Bij Map & programma of internetadres zet u het internetadres van de bank. Let op! Bij het Internetbankieren moet u bij het up- en downloaden dezelfde locatie en bestandsnaam opgeven als u hier heeft opgegeven, anders mislukt het uploaden van uw opdrachtbestanden of het inlezen van de gedownloade afschriften in SnelStart. De ingevoerde gegevens opslaan Controleer of u de gegevens goed heeft ingevoerd en klik op de knop Opslaan om de gegevens die u hebt ingevoerd vast te leggen.

De knoppen van het kader Rekeninggegevens Kies de knop Opslaan om de gegevens die u hebt ingevoerd vast te leggen Wilt u de ingevoerde gegevens niet opslaan, klik dan op de knop Annuleren. De knop Verwijderen verwijdert het rekeningnummer met alle erbij behorende mappen. Dit is niet meer terug te draaien! Met de knop Bankieren start u het betreffende bankierpakket.

Een bestaande rekening aanpassen (voor internetbankieren) Het kan voorkomen dat uw bankierprogramma gewijzigd wordt en dat de gegevens voor de koppeling niet meer kloppen. De bankierpakketten van een aantal banken zijn vervangen door een internetbankierprogramma. Werkte u al in SnelStart!Bankieren met een PCtelebankierpakket, dan dient u uw bestaande rekening in SnelStart!Bankieren aan te passen, omdat de gegevens voor de koppeling veranderd zijn. SnelStart gebruikt de volgende gegevens uit het kader Rekeninggegevens (Figuur 107) voor de koppeling met uw bankierpakket: - Het bankpakket dat bij Bank geselecteerd is. - De namen en paden die bij Communicatie staan.

Gegevens voor de koppeling controleren en wijzigen - Open het venster Bankieren zonodig met de knop Bankieren of met de menuoptie Programma, Bankieren. Maximaliseer het venster Bankieren. - Selecteer de betreffende bankrekening in de Selectielijst (Figuur 108). Het venster Rekeninggegevens (Figuur 107) wordt getoond met de gegevens van uw bankrekening en de koppeling met uw bankierpakket. - Controleer de gegevens voor de koppeling en wijzig ze indien nodig: 136 * Bankieren

- Zorg dat bij Bankpakket het juiste pakket geselecteerd is, bijvoorbeeld SNS bank, Internet Bankieren. - Zorg dat bij Communicatie de juiste namen en paden staan: - bij Map en bestand rekeningafschriften geeft u dezelfde naam en hetzelfde pad op als bij de instellingen in uw (internet)bankierprogramma. - als uw (internet)bankierprogramma opdrachtbestanden kan uploaden, dan geeft u bij Map en bestand betalingsopdrachten dezelfde naam en hetzelfde pad op als bij de instellingen in uw (internet)bankierprogramma. - voor incasso-opdrachten geeft u bij Map en bestand incasso-opdrachten de naam en het pad op dat in uw (internet)bankierprogramma gebruikt is. - bij Map & programma of internetadres dient de naam locatie van uw PCbankierpakket te staan of het internetadres van de bank. - Sla de gegevens op met de knop Opslaan. U kunt nu weer rekeningafschriften inlezen of downloaden en verwerken in SnelStart. Ook kunt u weer opdrachtbestanden klaarzetten in SnelStart en deze inlezen en verwerken in uw telebankierprogramma of, als dat mogelijk is in uw (internet)bankierprogramma, uploaden en verwerken.

Bankieren * 137

Bankieren in het bankierenvenster Het bankierenvenster bestaat uit twee kaders.

De selectielijst in het linker kader In het linker kader van het bankierenvenster staat deze selectielijst met per ingevoerde rekening een rekeningmap. Klikt u op een rekeningmap, dan worden de mappen getoond die bij die rekening horen; deze kunnen verschillen per bankrekening. U kunt mappen aantreffen voor Betalingen, Incasso’s, Berichten en voor Afschriften. Klikt u op zo'n map, dan kunt u de inhoud bekijken. Onderaan de mappenlijst staat de knop waarmee u een nieuwe rekening kunt aanmaken.

Figuur 108: de selectielijst met een rekeningmap per ingevoerde rekeningen

Variabele gegevens in het rechter kader Welke informatie u in het rechter kader te zien krijgt hangt af van het geselecteerde item in de selectielijst. Er zijn vier mogelijkheden: - u krijgt het kader Nieuwe rekening (Figuur 106) te zien als u in de selectielijst geklikt heeft op de knop ; - u krijgt het kader Rekeninggegevens (Figuur 107) als u heeft geklikt op de rekeningmap (te herkennen aan het rekeningnummer); - het kader Opdrachtbestanden (Figuur 109) wordt getoond als u klikt op de map Betalingen of Incasso's in een bepaalde rekeningmap; - het kader Afschriften (Figuur 113) krijgt u als u op de map Afschriften in een bepaalde rekeningmap klikt.

Het aanmaken van betalings- en incasso-opdrachten Dubbelklik in het linker kader in de map Betalingen of Incasso’s op de knop Nieuwe betalingen of Nieuwe incasso’s om een nieuwe opdracht aan te maken. In het rechter kader wordt dan het kader Opdrachtbestanden (Figuur 109) geopend. - In het bovenste gedeelte van het kader Opdrachtbestanden voert u de hoofdvelden met de algemene gegevens voor de totale opdracht in. 138 * Bankieren

Figuur 109: het bankierenvenster met rechts het kader Opdrachtbestanden

- In de invoertabel daaronder kunt u één of meer opdrachtregels invoeren. U kunt hiervoor de knop Vul met openstaande facturen gebruiken.

De hoofdvelden invoeren in het kader Opdrachtbestanden Bij Gewenste verwerkingsdatum is al een datum ingevuld. Deze kunt u desgewenst wijzigen. Geef in het veld Vaste omschrijving een duidelijke algemene omschrijving voor de betaalopdracht. Als bij girorekeningen naam-nummercontrole uitgevoerd moet worden, dan kunt u dat opgeven door het veld Naam-rekeningnummer controle aan te vinken. Bij het aanmaken van uw rekening kunt u deze optie standaard activeren (Zie Naam-nummercontrole bij incasso’s en betalingen op pagina 135). Het veld Naam-rekeningnummer controle wordt hier dan automatisch aangevinkt. Het veld Totaal bedrag kunt u niet handmatig invullen: in dit veld wordt het totaal getoond van alle posten die u in deze opdracht klaarzet. Bij bijna elk zakelijk bankierpakket kunt u voor de betalingen van lonen de optie Salaris betalingen aanvinken. Wanneer de kredietlimiet bijna is overschreden, worden salarisbetalingen dan met voorrang op alle andere posten uitgevoerd. Er zijn ook een aantal bankpakketten waarbij u voor uw betalingsopdracht kunt aanvinken dat het om spoedbetalingen gaat.

Opdrachtregels invoeren in het kader Opdrachtbestanden In de invoertabel in het kader Opdrachtbestanden kunt u één of meer opdrachtregels invoeren (zie Bijlage B voor het werken met een invoertabel). Facturen selecteren voor een betalings- of incasso-opdracht Let op! Voor het automatisch vullen van incasso-opdrachten moet bij klanten die u gemachtigd hebben in Onderhoud, Klanten het veld Incasseren aangevinkt zijn. Voor de betalingsopdrachten moet bij de betreffende leveranciers in Onderhoud, Leveranciers het veld Automatisch betalen aangevinkt zijn.

Bankieren * 139

Met de knop wordt in de subadministratie Klanten (bij incasso-opdrachten) of Leveranciers (bij betaalopdrachten) gezocht naar openstaande inkoop- of verkoopfacturen waarvan de krediettermijn is verstreken. Na het aanklikken van deze knop wordt het venster Openstaande inkoopfacturen / verkoopfacturen selecteren getoond.

Figuur 110: inkoopfacturen selecteren

Figuur 111: verkoopfacturen selecteren

De Peildatum en het veld krediettermijn in Onderhoud Klanten of Onderhoud Leveranciers zijn bepalend voor de selectie van de facturen. Bij incasso’s voert u niet alleen de peildatum in, maar geeft u ook aan welke facturen geselecteerd moeten worden. - Gestorneerde posten mee selecteren: Vink deze optie aan als u de gestorneerde posten opnieuw wilt klaarzetten om te incasseren. - Alleen facturen incasseren die nog niet eerder geïncasseerd zijn: Vink deze optie aan wanneer u alleen nieuwe incasso's wilt klaarzetten. Gestorneerde incasso's worden hierbij niet meegenomen. Als u op de knop klikt, toont SnelStart alle facturen die aan de opgegeven criteria voldoen in het kader Opdrachtbestanden (Figuur 109). U kunt deze opdracht aanpassen door handmatig regels te wijzigen of toe te voegen. U kunt alvast voor de periode die u op vakantie bent een opdrachtbestand klaarzetten: u wijzigt de peildatum en past in de hoofdgegevens van het opdrachtbestand de Gewenste verwerkingsdatum (Figuur 109) aan.

Opdrachtregels handmatig invoeren of wijzigen Maak desgewenst eerst een nieuwe betalings- of incasso-opdracht aan of voeg een nieuwe regel toe en zorg dat de regelwijzer de te bewerken opdrachtregel aanwijst (Zie bijlage B voor de beschrijving van het werken met een invoertabel).

140 * Bankieren

Figuur 112: handmatig nieuwe opdrachtregel voor betalings- of incasso-opdracht invoeren

Factuurnummer plaatsen in de opdrachtregel Voer in het veld Factuur het juiste factuurnummer in. Als u het factuurnummer niet weet kunt u de zoekknop gebruiken en via de gewenste klant of leverancier een of meer facturen selecteren. U kunt ook zoeken op naam van de klant of leverancier door een (gedeelte van) een naam in te typen. Let op! Bij betalingsopdrachten worden in het resultaatvenster van de zoekopdracht alleen leveranciers getoond, bij incasso-opdrachten alleen klanten. Als een klant of leverancier meerdere openstaande facturen heeft, staat hij ook meerdere malen onder elkaar in dit resultaatvenster. Gebruik de schuifbalk om het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag te tonen. Is de factuur niet bekend binnen SnelStart, laat dan het veld Factuur leeg door op [Enter] te drukken en vermeld het factuurnummer in het veld Omschrijving. Overige velden van de opdrachtregel Is de factuur bekend binnen SnelStart, dan worden alle overige velden automatisch gevuld na plaatsing van het factuurnummer. Is de factuur niet bekend, maar de Leverancier of Klant wél, voer dan de betreffende leveranciers- of klantcode in. De velden Rekeningnummer, Naam en Plaats van de klant of leverancier worden dan door het programma ingevuld. Tip! Is de betreffende klant of leverancier nog niet ingevoerd in SnelStart, dan kunt u ook tijdens het invoeren van opdrachten een nieuwe relatie aanmaken door te klikken op Klant of Leverancier, een link naar het betreffende onderhoudsvenster. De nieuwe relatie kunt u na het opslaan direct gebruiken in uw opdrachtregel. Als de Leverancier of Klant niet binnen SnelStart bekend is en het gaat om een eenmalige opdracht, laat dan het veld Klant / Leverancier leeg door op [Enter] te drukken en voer de overige gegevens handmatig in. Vervolgens voert u een Omschrijving in en het Bedrag dat betaald of geïncasseerd moet worden. Wilt u de omschrijving op de volgende regel verder laten gaan, geef dan op de positie waar u af wilt kappen [Ctrl+Enter].

Opdrachten opslaan, klaarzetten en versturen naar de bank Met de knop slaat u de ingevoerde opdracht op. Hij wordt dan geplaatst in de map Nog niet klaargezette betalingen / incasso’s. U kunt de opdrachten uit deze map desgewenst aanpassen en daarna opslaan of klaarzetten. Als u de opdracht naar de bankcomputer wilt versturen, klik dan de knop . Er wordt dan een betalings- of incassobestand (CLIEOP03) in de opgegeven map klaargezet voor verzending via uw bankierpakket. SnelStart geeft een melding waarin ook wordt vermeld waar het bestand wordt neergezet. Als u dat voor uw bankierpakket nodig heeft, kunt u de locatie uit deze melding overnemen.

Bankieren * 141

Start uw bankierpakket om het klaargezette betalings- of incassobestand daadwerkelijk naar uw bank te verzenden of up te loaden voor verwerking. Tip! De stappen die nodig zijn voor het uploaden van een opdrachtbestand zijn in SnelStart!Help beschreven bij internetbankieren met SNS bank. Er zijn bankierpakketten die het betalings- of incassobestand (CLIEOP03) na verwerking verwijderen; er zijn ook bankierpakketten die het laten staan. Als u in SnelStart een bestand klaarzet, controleert SnelStart of er al een betalings- of incassobestand (CLIEOP03) in de opgegeven map staat. Is dat het geval en wijkt het af van het bestand dat u op dat moment klaarzet, dan krijgt u de vraag of het aanwezige bestand aangevuld of vervangen moet worden. Is uw vorige bestand al verwerkt, kies dan voor vervangen. Na het klaarzetten vindt u uw opdracht terug in de map Klaargezette betalingen / incasso’s. U kunt de opdrachten uit deze map op elk moment aanpassen en daarna opnieuw klaarzetten. De opdrachten worden niet uit de map Klaargezette betalingen / incasso’s verwijderd als u het betalings- of incassobestand klaarzet of naar uw bank verzendt. - Eenmalige opdrachten kunt u na verwerking verwijderen. - Periodieke opdrachten kunt u laten staan en zodra u ze nodig heeft weer opnieuw klaarzetten. U kunt ze desgewenst eerst wijzigen.

De knoppen van het kader Opdrachtbestanden Met de knop Opslaan legt u de ingevoerde opdracht vast. Hij wordt daarna geplaatst in de map Nog niet klaargezette betalingen / incasso’s (zie Figuur 109). Met de knop Annuleren kunt u de ingevoerde opdrachtregels annuleren. Met de knop Verwijderen verwijdert u (indien het bestand nog niet is verstuurd) de totale betalings- of incasso-opdracht. Ook een opgeslagen opdracht kunt u verwijderen door in de map (Nog niet) klaargezette betalingen / incasso’s (zie Figuur 109) de juiste opdracht te selecteren en op Verwijderen te klikken. Is alles in orde en u wilt de opdracht naar de bank versturen, kies dan de knop Klaarzetten. Er wordt dan een betalings- of incassobestand (CLIEOP03) aangemaakt en klaargezet voor verzending. Met de knop Afdrukken drukt u alle posten van een opdracht af. Met deze knop worden aan de hand van een peildatum vervallen facturen van leveranciers of klanten geselecteerd. In Onderhoud Klanten of Onderhoud Leveranciers moeten dan wel de velden Incasseren of Automatisch betalen aangevinkt zijn.

142 * Bankieren

Afschriften inlezen en verwerken In uw bankierpakket geeft u aan of de posten gespecificeerd of als verzamelpost op de afschriften moeten worden vermeld. Gespecificeerde afschriften Het voordeel van gespecificeerde afschriften is dat u op uw afschrift precies kunt zien welke posten zijn betaald. Bovendien kan SnelStart gedetailleerde boekingsvoorstellen maken aan de hand van de omschrijvingen op het afschrift. Het nadeel is dat de veel banken per post op het afschrift kosten berekenen. Verzamelde afschriften Het voordeel van een verzameld afschrift is dat u één post krijgt met het totaalbedrag van de verwerkte mutaties en dat de bank voor die ene post kosten berekent. Het is raadzaam in dit geval de betalingsbestanden in SnelStart te laten staan. Het nadeel is dat u op het afschrift maar één post krijgt met het totaalbedrag aan verwerkte bankmutaties, waaraan u niet kunt zien welke posten zijn betaald. Zijn niet alle posten verwerkt dan wordt er een overzicht van niet verwerkte posten meegeleverd.

Afschriften inlezen binnen SnelStart Op uw afschriften staan de verwerkte posten van uw opdrachtbestanden en alle andere af- of bijschrijvingen zoals machtigingen voor incasso’s, pinbetalingen etc. - Als u met een zakelijk bankierprogramma werkt, worden nieuwe afschriften automatisch in SnelStart ingelezen als u gegevens uitwisselt; - Werkt u met een internetbankierprogramma, dan moet u de afschriften eerst zelf downloaden. Als ze worden opgeslagen in de map die opgegeven is in SnelStart (bij Communicatie, Map en bestand rekeningafschriften), dan worden ze automatisch in SnelStart ingelezen als u SnelStart weer activeert. Tip! De stappen die nodig zijn voor het downloaden van de afschriften zijn in SnelStart!Help beschreven bij internetbankieren met SNS bank.

Afschriften bekijken In het bankierenvenster worden de afschriften getoond in de map Afschriften. Bij afschriften die zijn doorgeboekt in de boekhouding is op dit bladicoon een 'handje' geplaatst.

Bankieren * 143

Figuur 113: links de selectielijst met de map Afschriften en rechts het kader Afschriften

In de map Afschriften staan de 12 nieuwste afschriften bovenaan. Oudere rekeningafschriften worden gesorteerd op jaar in mappen bewaard. Deze jaarmappen zijn weer onderverdeeld in mappen met maanden met de laatste maand van het jaar bovenaan. De mappen voor de maanden worden weer onderverdeeld in dagen. Per afschrift wordt hier het afschriftnummer en de afschriftdatum vermeld. Helaas komt het nummer van uw elektronisch afschrift niet overeen met het nummer van uw papieren afschrift.

Het boeken van posten uit de gespecificeerde afschriften Als u gespecificeerde afschriften (zie pagina 143) ontvangt kunt u de posten uit het afschrift als volgt boeken: - Als u een post van een nog niet doorgeboekt afschrift selecteert, toont SnelStart een boekingsvoorstel.

Figuur 114: het boekingsvoorstel bij de geselecteerde post

- Klik op de knop om alle posten van het afschrift conform de boekingsvoorstellen te boeken. Boekingsvoorstellen bij SnelStart!Bankieren SnelStart legt bij elke gebruikte boekingsomschrijving de gebruikte rekening vast en kan aan de hand daarvan een boekingsvoorstel doen zodra u dezelfde omschrijving invoert. In principe wordt de gebruikte grootboekrekening bij elk 144 * Bankieren

woord uit de boekingsomschrijving bewaard. Hierbij worden echter de meest voorkomende woorden overgeslagen, omdat u anders te veel alternatieve voorstellen krijgt bij het gebruik van deze woorden in de omschrijving. De volgende algemeen voorkomende woorden worden bij het maken van boekingsvoorstellen bij Bankieren buiten beschouwing gelaten: Heer Tot Van Vof Dr Kwart Het Test Nota

Dhr Een Aut Mrs Herstel Der Den Naar Kwartaal

Mevr Bet Inc Drs Fact Fak Factuur Fkt Fac

Bon Ontv Giro Runnr Decl Dekl Fakt Fct Faktuur

Korr Corr Korrektie Correctie Betalingskenm Betalingskenmerk Beperking Krediet Kredietbeperking

Onbekende posten SnelStart kan niet altijd alle posten herkennen via het factuurnummer en het bedrag, bijvoorbeeld als een klant een betaling doet zonder het factuurnummer te vermelden en niet het totale factuurbedrag betaalt of bij maandelijkse incassomachtigingen die u hebt verstrekt. Van deze posten moet u de boeking naderhand in het boekhoudprogramma corrigeren. Het is niet mogelijk om het boekingsvoorstel in het bankierenvenster te corrigeren, zie Figuur 117.

Figuur 115: afschrift met een boekingsvoorstel dat nog aangepast moet worden

Gemaakte boekingen Als u een post van een doorgeboekt afschrift in het linker kader selecteert, toont SnelStart de gemaakte boeking. Hierin zijn de eventuele correcties, zie pagina 146, verwerkt.

Figuur 116: boeking van doorgeboekt afschrift van de post uit Figuur 115 na wijziging

Bankieren * 145

Let op! SnelStart onthoudt de gebruikte grootboekrekeningen en zal de volgende keer in het boekingsvoorstel de gecorrigeerde grootboekrekening gebruiken. Omdat voor een boeking naar de rekening Crediteuren of Debiteuren een factuurnummer vereist is, kan SnelStart bij het ontbreken van het factuurnummer geen boekingsvoorstel maken; u moet deze boekingen zelf handmatig corrigeren.

Boekingen controleren Hoewel SnelStart de meeste posten uit uw bankafschriften herkent en op de juiste tegenrekening boekt, moet u alle boekingen in het boekhoudvenster controleren. Open het boekhoudvenster met Programma, Boekhouden en selecteer in het boekhoudvenster in het Bank- of Giroboek het betreffende afschrift, en controleer alle gemaakte boekingen.

Boekingen corrigeren Onbekende posten die SnelStart niet herkend heeft, worden vanuit Bankieren op de rekening Onbekende betalingen / ontvangsten geboekt, zie boekingsvoorstel in Figuur 115. U moet deze boekingen in het boekhoudprogramma corrigeren, evenals boekingen waarin SnelStart een verkeerde factuur ‘herkend’ heeft. Selecteer het betreffende afschrift in het boekhoudvenster in het Bank- of Giroboek.

Figuur 117: boekingen corrigeren in het boekhoudvenster

- Hoort er geen factuur bij de post, druk dan in de boekingsregel bij het veld Factuur op [Enter] om het veld leeg te laten. Geef een duidelijke Omschrijving, vervang de rekening Onbekende betalingen door de juiste Grootboekrekening en vul het bedrag in bij Debet / Credit. - Hoort er wel een factuur bij de post, druk dan in de boekingsregel bij het veld Factuur op de toets [F4] om de betreffende factuur te selecteren. Klik op de knop Opslaan om de gecorrigeerde boeking door te verwerken. Tip! Het corrigeren van achteraf geweigerde incasso's (storno's) wordt beschreven in SnelStart!Help bij 'Boekingen controleren en corrigeren'.

Boekingen van verzamelposten specificeren Bij verzamelposten (zie pagina 143) kan SnelStart in het bankierenvenster alleen de totaalpost boeken en niet de onderliggende posten. U moet de onderliggende posten in het boekhoudprogramma specificeren via Programma, Boekhouden.

146 * Bankieren

Selecteer in het boekhoudvenster in het Bank- of Giroboek de betreffende post, bijvoorbeeld de betalingsopdracht uit Figuur 118. Druk in de boekingsregel bij het veld Factuur op de toets [F4] om de onderliggende facturen te selecteren.

Figuur 118: facturen voor verzamelpost selecteren in het boekhoudvenster

Selecteer in het venster Factuur zoeken bij Bankopdracht de betreffende opdracht. SnelStart toont dan alle facturen van de gekozen bankopdracht. Selecteer in de lijst alle betaalde facturen en klik op de knop Plaats de facturen. De factuurgegevens worden dan in het boekhoudvenster geplaatst.

Figuur 119: boekhoudvenster met de geselecteerde facturen

Is er na plaatsing van de facturen geen verschil, klik dan op de knop Opslaan. Reageert deze knop niet, voeg dan eerst een lege boekingsregel toe. Is er nog een verschil, bijvoorbeeld omdat er in de betaalopdracht een post staat die geen betrekking heeft op een factuur, dan kunt u deze handmatig boeken.

Zoeken in afschriften Als u de selectielijst in de map Afschriften op kader Zoeken in afschriften geopend.

klikt, wordt het

Bankieren * 147

Figuur 120: links de selectielijst en rechts het kader Zoeken in afschriften

In dit kader kunt u op trefwoord in alle afschriften zoeken door bij Trefwoord een (gedeelte uit een) omschrijving te typen en dan op de knop Zoeken te klikken. In de tabel daaronder worden dan alle gevonden posten getoond.

148 * Bankieren

8 Aanmaningen Als ondernemer hoopt u natuurlijk dat uw klanten op tijd hun rekeningen betalen. Helaas is dit niet altijd het geval. Vanaf SnelStart!Boek 3 en SnelStart!Nota 3 kunt u, nadat u de vooorbereidingen heeft getroffen, bijna automatisch uw herinneringen en aanmaningen versturen. SnelStart houdt van al uw klanten de afdrukhistorie bij, zodat u overzicht heeft in de verstuurde aanmaningen. U heeft bij het selecteren en afdrukken van herinneringen en aanmaningen verschillende mogelijkheden: - U geeft in Onderhoud, Klanten per klant aan of u een aanmaning wilt versturen en wat de krediettermijn is; - In Onderhoud, Aanmaningsjablonen kiest u of u een rentepercentage of toeslag wilt laten berekenen. Ook kunt u hier instellen welke herinneringen en aanmaningen (eerste, tweede) u wilt versturen en wanneer. - Na het afdrukken werkt SnelStart de aanmaningshistorie automatisch bij en wordt bij een volgende aanmaning de juiste opmaak geselecteerd. In SnelStart kunt u zelf bepalen hoe uw herinneringen en aanmaningen er uit moeten zien. Bij het versturen kunt u kiezen of alle openstaande facturen of alleen de vervallen facturen een herinnering of aanmaning ontvangen. Ook is het mogelijk een rekeningoverzicht af te drukken waarop staat welke facturen nog betaald moeten worden. SnelStart slaat een kopie van uw afgedrukte herinneringen en aanmanignen op in het Aanmaningsarchief (Onderhoud, Klanten, tabblad Aanmaningarchief). Deze kunt u te allen tijde inzien, ook kunt u hier een kopie afdrukken.

Aanmaningen * 149

Onderhoud, Aanmaningsjablonen Voordat u aanmaningen kunt versturen dient u eerst te bepalen hoe deze er uit gaan zien. U doet dit via Onderhoud, Aanmaninngsjablonen. Voor informatie over het wijzigen van de opmaak zie: Hoofdstuk 5 Verkoopsjablonen en opmaak.

Rekeningoverzicht Vink het vakje voor Rekeningoverzicht aan wanneer u met dit sjabloon ook rekeningoverzichten wilt kunnen versturen. Een rekeningoverzicht geeft zowel voor u als voor uw klant weer welke facturen nog betaald dienen te worden. Van de rekeningoverzichten wordt geen historie bij gehouden.

Herinneringen/aanmaningen Bovenin het kader Herinneringen/aanmaningen kunt u kiezen welke facturen op de herinneringen en aanmaningen, die met dit sjabloon gemaakt worden, moeten komen te staan. Kiest u voor Alle openstaande facturen dan worden dus ook de niet vervallen facturen en eventuele negatieve openstaande facturen getoond. Wilt u dat niet, kies dan Alleen vervallen facturen. Eerste en Tweede herinnering / Eerste en Tweede aanmaning In deze kaders bepaalt u welke herinnering(en) en aanmaning(en) u met dit sjabloon wilt versturen. Vaak zullen alleen de Eerste herinnering en de Eerste aanmaning worden geselecteerd. U legt hier per herinnering en aanmaning vast 150 * Aanmaningen

wanneer u deze wilt versturen. Bij een aanmaning geeft u ook de rentepercentages en/of het toeslagbedrag aan.

Sjabloon opmaak. De werking van dit kader is hetzelfde als in Onderhoud, Verkoopsjablonen. Voor uitleg zie: pagina 84.

Programma, Aanmaningen Via Programma, Aanmaningen kunt u rekeningoverzichten en herinneringen en aanmaningen afdrukken. Hierbij wordt uitgegaan van de instellingen die u heeft vastgelegd in Onderhoud, Aanmaningsjablonen.

Selectie Geef bij Klant en tot en met op van welke klant(en) u de overzichten wilt afdrukken. Selecteert u hier géén klanten, dan gaat SnelStart ervan uit dat u overzichten van alle klanten wilt. Vervolgens kunt u een Peildatum opgeven en als laatste kiest u de gewenste Sjabloon.

Aanmaningen * 151

Soort overzicht Geef hier aan of u Rekeningoverzichten of Herinneringen/aanmaningen wilt afdrukken.

Selectie ruimer maken U heeft in dit kader één of twee extra opties om klanten die standaard niet geselecteerd worden toch in het overzicht te laten zien. - Ook klanten waarbij Aanmanen op Nee staat: Door deze optie aan te vinken worden ook de klanten getoond waarbij in de klantkaart bij het selectievakje Aanmanen de optie nee gekozen is. Deze optie is altijd beschikbaar. - Ook klanten zonder vervallen facturen: Door deze optie aan te vinken worden alle openstaande facturen meegenomen op de rekeningoverzichten, dus ook de facturen die nog niet vervallen zijn. Deze optie is níet beschikbaar als u in bij Soort overzicht de optie Herinneringen/aanmaningen geselecteerd heeft.

Afdrukvoorbeeld en knop Afdrukken Alléén van de overzichten die in de tabel bij Af te drukken overzichten staan zijn de knoppen actief en kunt u het afdrukvoorbeeld bekijken en het overzicht afdrukken. - Afdrukvoorbeeld: Met de knop afdrukvoorbeeld kunt u voor het afdrukken de overzichten op uw scherm bekijken. - Afdrukken (en bijwerken historie): Wilt u daadwerkelijk herinneringen of aanmaningen gaan afdrukken, klik dan op deze knop. Bij rekeningoverzichten krijgt deze knop de naam Afdrukken. Van de rekeningoverzichten wordt namelijk geen historie bijgehouden.

Kader Afdrukhistorie herinneringen/aanmaningen In dit kader ziet u wanneer (Afdruktijdstip) u welk Overzicht heeft afgedrukt en wat hierbij de Peildatum was. Is er wat misgegaan tijdens het afdrukken, dan kunt u door op de knop Verwijderen herinneringen/aanmaningen te drukken de actie ongedaan maken en opnieuw uitvoeren. U kunt de herinneringen/aanmaningen zowel per klant als per afdrukronde verwijderen. Let op! Doe dit niet meer als u de overzichten al naar uw klanten verstuurd heeft.

Knop Vul de lijst en Af te drukken overzichten Klik op de knop Vul de lijst om de tabel te vullen met de gegevens die aan de selectiecriteria voldoen. In de tabel ziet u dan per klant welk overzicht (Af te drukken overzicht) wanneer (Afdrukken op) moet worden afgedrukt. In de tabel met Af te drukken overzicht per klant bepaalt u welke overzichten u daadwerkelijk wilt afdrukken. Na het vullen van de lijst zijn alle regels geselecteerd, herkenbaar aan de blauwe markering. Wilt u een overzicht van een of meerdere klanten nog niet afdrukken, dan kunt u de betreffende regel(s) deselecteren door erop te klikken. De blauwe markering wordt dan weggehaald.

152 * Aanmaningen

9 Periode uitwisseling Het is heel gemakkelijk om een administratie door een accountant die ook met SnelStart werkt te laten controleren. Hiervoor zijn vier stappen nodig: 1) De gebruiker exporteert zijn administratie en stuurt deze naar zijn accountant. Een gebruiker die de boekhouding zelf bijwerkt kan een periode uit zijn administratie exporteren en ter controle naar zijn accountant sturen. De gebruiker hoeft voor de periode uitwisseling alleen de einddatum in te voeren van de periode die de accountant moet controleren. Het bepalen van de periode en dus ook de einddatum is voor elke te exporteren periode vrij. Vaak zal de accountant voorstellen de periodes mee te laten lopen met de BTWaangifte periode. Alle gegevens die nodig zijn zoals mutaties, klant-, leverancier- en grootboekrekeninggegevens worden verzameld en in een export-bestand opgeslagen dat naar de accountant gestuurd wordt. De gebruiker kan intussen gewoon doorwerken en ná de einddatum van de te controleren periode alle gewenste mutaties doen. 2) De accountant importeert deze gegevens en controleert ze dan De accountant kan met de module SnelStart!Accountant de geëxporteerde administratie in SnelStart importeren en daarna de administratie van zijn klant controleren en corrigeren. Hij kan alle boekingen muteren of nieuwe boekingen maken tot aan de einddatum van de te controleren periode. 3) De accountant exporteert de gecontroleerde gegevens en stuurt ze op Na de correctie kan de accountant de administratie weer exporteren en naar zijn cliënt terugsturen. 4) De gebruiker importeert de gecontroleerde periode Zodra u de door uw accountant gecontroleerde gegevens ontvangen heeft, kunt u de periode weer importeren. De gegevens worden dan in uw administratie geïntegreerd. Een gecontroleerde periode kan daarna alléén bekeken worden. Let op! Bovenstaande volgorde dient altijd gehanteerd te worden bij de periode uitwisseling. Wordt de volgorde verbroken, door bijvoorbeeld de export op te heffen, dan kan de reeds geëxporteerde periode niet meer ingelezen worden. Al het werk van de accountant is dan voor niets geweest!

Periode uitwisseling * 153

10

SnelStart!Plus

Mogelijkheden van SnelStart!Plus Met de module SnelStart!Plus heeft u onderstaande mogelijkheden: -

Importeren van gegevens; Lijsten en grafieken aanpassen en/of maken; Kaartenbakken en Extra velden aanmaken; Kaarten kopiëren en een reeks kaarten verwijderen; Gegevens uit invoertabellen exporteren; Gebruikersbeheer.

Hieronder volgt een korte omschrijving van de mogelijkheden. Voor uitgebreidere informatie verwijzen wij u naar de SnelStart!Help.

Importeren van gegevens Algemeen Met SnelStart!Plus kunt u de vaste SnelStart bestanden met behulp van importbestanden bijwerken. Hierbij moet u denken aan artikel-, klant-, leverancier- en grootboekgegevens. U kunt bijvoorbeeld uw artikelbestand bijwerken met de actuele artikelgegevens van uw groothandel. Voordat u de eerste keer kunt importeren geeft u aan op welke wijze het importbestand aan het SnelStart bestand gekoppeld moet worden. Hierbij kunt u ook berekeningen gebruiken. U kunt bij het importeren kiezen of u alleen bestaande kaarten wilt 'verversen', of dat u alleen nieuwe kaarten wilt toevoegen of een combinatie hiervan. Vanaf SnelStart!Boek 3 kunt u met SnelStart!Plus complete journaalposten importeren. Als u bijvoorbeeld facturen maakt met een ander programma, kunt u met SnelStart!Plus de journaalposten importeren en inboeken in het verkoopboek. Formaten De meest voorkomende bestandsformaten kunt u importeren bijvoorbeeld: -

MS-Access; MS Excel; MS-FoxPro; dBase; Tekstbestanden; ASCII; Paradox; ODBC.

154 * SnelStart!Plus

Importeren Hieronder vindt u een stappenplan voor het importeren van gegevens. - Kies Programma, Importeren - Kies in het vervolgmenu voor Nieuw importprofiel maken… - Het venster Importeren wordt geopend; - U dient als eerste in het venster Importeren bij Tabel in SnelStart aan te geven in welke SnelStart-tabel u gegevens wilt importeren. Daarna klikt u op de knop Volgende. - U geeft daarna in het venster Importeren bij Te importeren bestand op uit welk importbestand u gegevens wilt importeren. Daarna klikt u op de knop Volgende.

Figuur 121: Tabel in SnelStart en Te importeren bestand

- Afhankelijk van het type van het te importeren bestand worden er eventueel nog nadere specificaties gevraagd, bijvoorbeeld: - bij een Excel-bestand moet u uit een keuzelijst de gewenste tabel selecteren; - bij een tekstbestand moet u de velden van het bronbestand definiëren. - Nadat u de gevraagde specificaties hebt ingevoerd, klikt u op de knop Volgende om verder te gaan. - In het venster Importeren worden nu de velden van de SnelStart-tabel en die van het importbestand getoond. U dient deze velden in dit venster te koppelen. - Eerst vraagt SnelStart of er naar gelijknamige bronvelden gezocht moet worden. Zo ja, dan worden gelijknamige velden automatisch gekoppeld. - Daarna kunt u handmatig de velden koppelen. U koppelt de velden door achter elk SnelStart veld het overeenkomstige veld uit het importbestand aan te geven. - U kunt desgewenst een selectie maken uit de te importeren records.

SnelStart!Plus * 155

Figuur 122: Velden koppelen

- Klik als u alle relevante velden uit het importbestand hebt gekoppeld op de knop Volgende om verder te gaan. - U moet nu in het venster Importeren de importmethode opgeven, tenzij u boekingen importeert. In dat geval wordt die stap overgeslagen.

Figuur 123: Importmethode

- Nadat u de gevraagde specificaties hebt ingevoerd, klikt u op de knop Volgende om verder te gaan. - Tenslotte moet u in het venster Importeren de importactie opgeven

Figuur 124: Import voltooien


- Daarna klikt u op Voltooien om het importeren te starten. - Tijdens het importeren wordt het venster Importstatus getoond.

Figuur 125: Importstatus


Lijsten en Grafieken ontwerpen Voor het aanmaken van een nieuwe lijst of grafiek kunt u uitgaan van een bestaande lijst of grafiek of een andere, reeds door u aangepaste, lijst of grafiek. U kunt hierdoor op eenvoudig wijze in dezelfde stijl nieuwe lijsten en grafieken aanmaken. U kunt ook een geheel nieuwe lijst of grafiek ontwerpen. Standaard overzichten kunt u niet wijzigen of verwijderen, u kunt deze wel als basis voor een nieuw ontwerp gebruiken door deze opmaak eerst te kopiëren.

Figuur 126: venster Lijst/Grafiek ontwerpen

Lijst of Grafiek kopiëren Hier volgt een stappenplan voor het kopiëren van een lijst of grafiek. - Kies het menu Programma, Lijst/grafiek ontwerp. - Selecteer in de Selectielijst van het venster Lijst/grafiek ontwerpen de gewenste map en daarna de betreffende lijst of grafiek. - Bekijk in geval van twijfel eerst de lijst of grafiek. - Klik op de pijlknop van de knop Kopieer en selecteer de optie ‘Naar huidige administratie’. U kunt ook rechtstreeks op het grote vlak van de knop klikken. - Geef in het kader Algemeen een duidelijke omschrijving voor deze nieuwe lijst of grafiek. - Kies Opslaan om de lijst of grafiek op te slaan. - U kunt nu naar wens de opmaak aanpassen. De instellingen van de lijst of grafiek aanpassen Voor het bewerken van een lijst of grafiek kunt u nu de volgende stappen uitvoeren: 158 * SnelStart!Plus

- Wijzig desgewenst de eigenschappen van de lijst of grafiek: u kunt onder andere: - de selectiecriteria aanpassen; - de sortering aanpassen; - afdrukopties instellen: een standaard printer toewijzen of de printerkeuze activeren; - Sla deze wijzigingen op met de knop Opslaan. De opmaak van de lijst of grafiek aanpassen - een grafiek kunt u aanpassen op het tabblad Grafiek, u kunt onder andere: - een ander type grafiek kiezen bovenin het tabblad Grafiek - andere gegevens voor de grafiek-assen opgeven; - een lijst of etiket kunt u aanpassen in het opmaakvenster dat u opent met de knop Opmaak. U kunt onder andere: - teksten opnemen of lettertypes wijzigen; - opmaakonderdelen wijzigen en verplaatsen; - formaten van onderdelen wijzigen; - groepen vergroten of verkleinen - nieuwe onderdelen toevoegen; - een barcode of kixcode opnemen; - werken met subtotalen en totalen. Tip! Uitgebreide informatie vindt u bij De opmaak van orderformulieren vanaf pagina 87 en in SnelStart!Help. - Sla uw opmaak op via Bestand, Opslaan. Als u de wijzigingen nog niet heeft opgeslagen als u het venster sluit, krijgt u de vraag of u de wijzigingen wilt opslaan. - Met de knop Test kunt u het resultaat bekijken en daarna desgewenst wijzigingen aanbrengen.

Kaartenbakken en Extra velden voor onderhoudsvensters Bij het gebruik van SnelStart!Plus kunt u eigen kaartenbakken aanmaken of aan bestaande kaartenbakken extra velden toevoegen. U kunt bijvoorbeeld bij uw klanten een extra veld telefoonmemo aanmaken. Een nieuwe kaartenbak of extra velden aanmaken Hier volgt een stappenplan voor het aanmaken van een nieuwe kaartenbak en voor het aanmaken van extra velden. - Ga naar het menu Programma, Kaartenbak ontwerpen; - Kies hier voor Nieuw, Kaartenbak of 'xxxx' extra gegevens; - Kiest u Nieuw, Kaartenbak, dan wordt het venster Nieuwe kaartenbak geopend, waarin u naam en sleutelveld van de nieuwe kaartenbak opgeeft.


Figuur 127: venster Nieuwe kaartenbak

- Hierna sluit u dit venster met OK en wordt het kaartenbakvenster geopend. - Wanneer u hebt gekozen voor 'xxxx' extra gegevens wordt het kaartenbakvenster meteen geopend. - In het Kaartenbakvenster geeft u alle velden en labels voor de kaartenbak op. Ook kunt u hier velden of labels aanpassen of verwijderen.

Figuur 128: venster Kaartenbak Klanten extra gegevens met veld Telefoonmemo

Voorbeeld extra veld in klantenvenster Hebt u een extra veld 'Telefoonmemo' voor het klantenvenster gemaakt, dan wordt dit op het tabblad Extra velden getoond. U kunt daar de memo invullen. 160 * SnelStart!Plus

Figuur 129: extra veld Telefoonmemo in het klantenvenster

Gebruikersbeheer Via het menu Extra, Gebruikersbeheer is het mogelijk om gebruikers aan te maken. Aan iedere gebruiker kunt u een wachtwoord toekennen en menuonderdelen vrijgeven of blokkeren. Hiermee krijgt iedere gebruiker zijn eigen rechten en worden niet vrijgegeven menu-onderdelen ook niet getoond. De instellingen bij gebruiker 'Beheerder' kunnen niet gewijzigd worden. Voor de beheerder zijn altijd alle programma-opties toegankelijk. Let op! Als de beheerder geen wachtwoord heeft, is de administratie niet beveiligd en kan er niet gewerkt worden met meerdere gebruikers. Zorg dat het wachtwoord van de beheerder bij de bevoegde personen bekend is, want bij calamiteiten heeft u dit wachtwoord nodig. Als het wachtwoord van de beheerder dan niet meer te achterhalen is, kunt u op F12 drukken en telefonisch contact opnemen met de Helpdesk, zodat samen het beheerders wachtwoord verwijderd kan worden.


Overige mogelijkheden van SnelStart!Plus Behalve bovenstaande mogelijkheden kunt u met SnelStart!Plus ook: -

Kaarten kopiëren in onderhoudvensters met een sleutelveld; Een reeks kaarten verwijderen; Gegevens uit invoertabellen exporteren; Overzichten en verkoopformulieren als PDF-bestand opslaan.

Kaarten kopiëren in onderhoudvensters met een sleutelveld Wilt u een kaart aanmaken dan kan het sneller zijn om eerst een bestaande kaart met veel dezelfde gegevens te kopiëren en deze vervolgens aan te passen. - Door op het pijlknopje naast de omschrijving van het sleutelveld te klikken, opent u een keuzemenu.

Figuur 130: keuzemenu sleutelveld met de optie Kaart kopiëren

- Klik in het keuzemenu op de optie Kaart kopiëren; - Er wordt een nieuwe kaart gemaakt; deze krijgt automatisch het eerstvolgende nummer (hoogst gebruikte nummer plus 1), uitgezonderd bij de grootboekrekeningen waar het kaartnummer leeg blijft. - Wijzig de gegevens van deze nieuwe kaart en kies Opslaan.

Een reeks kaarten verwijderen Wilt u een reeks overbodig geworden kaarten verwijderen, dan kan dat met SnelStart!Plus in één keer met de knop Verwijder. De knop Verwijder heeft dan een pijltoets waarmee u een keuzemenu kunt openen.

Figuur 131: het keuzemenu bij de knop Verwijder

- Met Verwijder deze kaart verwijdert u de kaart die in het venster geselecteerd is. Dit is de standaardfunctie van de knop Verwijder. - Met Verwijder reeks kaarten… opent u het venster Kaarten selecteren waarin u kunt aangeven welke kaarten u wilt verwijderen.

Figuur 132: venster Kaarten selecteren voor verwijderen reeks kaarten


- U plaatst de te verwijderen kaarten als volgt in de tabel links in het venster: - Bij Kaart en tot en met kunt u een of meer kaarten / reeksen kaarten selecteren. - Met Kaart xxxx toevoegen aan selectie plaatst u de geselecteerde kaarten in de tabel. - Met Kaart xxxx verwijderen aan selectie verwijdert u de betreffende kaart(en) uit de tabel en met Alle kaarten verwijderen uit selectie verwijdert u alle kaarten uit de tabel. - Met de knop Verwijderen verwijdert u de kaarten die in de tabel staan. In het venster Resultaat van het verwijderen ziet u of het verwijderen gelukt is. U kunt bijvoorbeeld klanten met openstaande facturen niet verwijderen. - Wilt u geen kaarten verwijderen, dan kunt u met de knop Annuleren terugkeren naar het onderhoudsvenster.

Gegevens uit invoertabellen exporteren Via het snelmenu in de keuze- en invoertabellen (zoekvensters, historische overzichten enz.) kunt u alle gegevens kopiëren om deze vervolgens te plakken (Ctrl+V) in andere programma's zoals bijvoorbeeld Microsoft Excel.

Figuur 133: snelmenu met Kopiëren alle regels

Overzichten en verkoopformulieren als PDF-bestand opslaan Bij het gebruik van SnelStart!Plus heeft u de mogelijkheid om overzichten en inen verkoopformulieren niet alleen te printen, maar ook om ze als PDF-bestand op te slaan, zodat u deze bijvoorbeeld per e-mail kunt versturen. Hierbij kunt u zelf bepalen of u alle velden op de afdruk en de PDF wilt tonen of dat u op deze afdrukken verschillende velden toont. Instellingen voor inen verkoopformulieren in sjablonenvenster - Bij elk inen verkoopformulier dat u in een PDF-bestand wilt opslaan, moet u in het sjablonenvenster de Printerkeuze (zie pagina 84) aanvinken. - Bij de opmaak van de inen verkoopformulieren kunt u zelf bepalen welke onderdelen geprint worden en welke in het PDF-bestand geplaatst worden. Standaard worden alle onderdelen zowel geprint als in het PDF-bestand geplaatst. Wilt u dit wijzigen, dan kunt u dat bij de eigenschappen van het betreffende onderdeel aangeven, zie Figuur 68. - Klik met de rechtermuisknop op het betreffende onderdeel en kies Eigenschappen... - Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken of Naar PDF en kies Toepassen en OK. - U kunt het resultaat bekijken via afdrukvoorbeeld (PDF).


Opslaan als PDF van inen verkoopformulieren en overzichten U kunt uw formulieren in de SnelStart!PrinterDialoog als PDF opslaan. Voor inen verkoopformulieren moet u dan wel de Printerkeuze hebben aangezet, zie hierboven.

Figuur 134: venster Printerdialoog

- Om af te drukken naar PDF dient u bij Naam de SnelStart PdfPrinter te selecteren. - Klik op Bladeren en selecteer in het venster pdf-file selectie de plaats voor het PDF bestand. - Geef daarna bij Bestandsnaam een duidelijke naam voor het PDF bestand en kies Opslaan. - De naam is nu ingevuld bij Filenaam in het venster SnelStart!PrinterDialoog. Klik daar op OK. - Het PDF bestand wordt nu in de opgegeven map geplaatst. - U kunt het bestand nu verder verwerken en het bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail meesturen.


11

De overige modules van SnelStart Voor informatie en uitleg over de overige modules van SnelStart verwijzen wij u naar de Help. In de inhoudsopgave van de Help vindt u een boekje met alle modules.

Figuur 135: Helpvenster met modules

Een modulebeschrijving bekijken in de Help - Selecteer in de Help het tabblad Inhoud en open het boekje Algemeen door erop te klikken. - Open daarna het boekje SnelStart modules en desgewenst een van de boekjes daarin. - Klik vervolgens op de module waarover u meer wilt weten. In het rechter kader krijgt u dan de beschrijving van de geselecteerde module, zie ook Bijlage A voor het werken met de Help. Overige SnelStart!modules * 165

Bijlage A - ondersteuning in SnelStart Via het menu Help (F1) kunt u in het programma ondersteuning krijgen.

Figuur 136: het Helpmenu

Let op! In het eerste jaar na aanschaf van het programma kunt u gebruik maken van de Helpdesk van SnelStart. Wilt u langer gebruik maken van deze service sluit dan een service-abonnement af. (zie 'Licentie-overeenkomst' op pagina 9 voor meer informatie en de overige voordelen van een service-abonnement)

SnelStart!Help In SnelStart!Help vindt u uitleg over alle onderdelen van SnelStart; dus ook over modules die niet in deze basishandleiding beschreven zijn.

Het helpvenster In het helpvenster vindt u in het linker kader een geïntegreerde inhoudsopgave, een index, een uitgebreide zoekfunctie en een verklarende woordenlijst. Als u in het linker kader een onderwerp selecteert, wordt in het rechter kader de uitleg over het geselecteerde onderwerp getoond.

Figuur 137: SnelStart!Help met het onderwerp Invoervelden

Help in programmavensters met [F1] Met [F1] of het menu Help (F1), kunt u SnelStart!Help oproepen. U krijgt dan uitleg over het betreffende venster(onderdeel). In sommige gevallen krijgt u de algemene Help en moet u het onderwerp zelf nog opzoeken.

Links Links zijn onderstreepte woorden of gebieden in een plaatje waarop u kunt klikken om de informatie over het betreffende woord of plaatje op te roepen. 166 * Bijlage A

Als u met de muis over een link, bijvoorbeeld de link verandert de muiswijzer in een handje muiswijzer zijn links te herkennen.

beweegt, . Aan dit handje bij de

Door op de link te klikken roept u het betreffende Helponderwerp met uitleg op. Links in plaatjes In de Help zijn bij plaatjes van vensters links opgenomen. Als u de muis boven een plaatje beweegt en de muiswijzer verandert in een handje, dan bevat dat plaatje een aantal links. Door in het plaatje op een onderdeel te klikken, roept u de informatie over het betreffende onderdeel van het plaatje op. Voorbeeld van links in plaatjes Drukt u in SnelStart in het klantenvenster op [F1], dan wordt de informatie over het klantenvenster in de Help getoond. Hierbij staat ook een plaatje van het klantenvenster met links naar de uitleg over de onderdelen ervan. - Klikt u in dat plaatje op Klantnummer, dan wordt het Help-onderwerp getoond waarin de uitleg staat over het veld Klantnummer. - Klikt u in dat plaatje op de tab 'Artikelhistorie', dan wordt het Help-onderwerp getoond met de uitleg over het betreffende tabblad.

Een onderwerp benaderen via de Inhoudsopgave Als u via de Inhoudsopgave een onderwerp wilt selecteren, klikt u indien nodig op de tab Inhoud.

Figuur 138: SnelStart Help met het onderwerp SnelStart starten

Om de onderwerptitels en de (sub)boeken van een boek te bekijken, klikt u in de inhoudsopgave op het betreffende boek. Klik in het boek op een onderwerptitel om de tekst over het betreffende onderwerp weer te geven. Boektitels De boektitels zijn te herkennen aan het boekicoon . Als u op een boektitel of het boekicoon dubbelklikt, verandert het icoon in een open boekje en opent u de inhoudsopgave van dat boek met weer nieuwe boektitels en/of onderwerptitels. Bijlage A * 167

Om de inhoudsopgave overzichtelijk te houden, kunt u boekjes die u niet meer wilt bekijken sluiten door er nogmaals op te dubbelklikken. Dan klapt de inhoudsopgave dicht en verandert het betreffende icoon weer in een dicht boekje . Onderwerptitels en de beschrijving van de onderwerpen De onderwerptitels hebben het onderwerpicoon . Als u op een onderwerptitel of onderwerpicoontje klikt wordt de tekst over het betreffende onderwerp in het rechter kader getoond. Hebt u de gezochte informatie niet gevonden, dan kunt u in de inhoudsopgave in de andere boeken en onderwerpen zoeken. U kunt het onderwerp ook via de index of via zoeken benaderen, zoals hierna wordt beschreven.

Een onderwerp benaderen via de Index Als u een onderwerp via de lijst met indexvermeldingen wilt benaderen, klikt u op de tab Index en typt u vervolgens een woord of zoekt u het op in de lijst. Een onderwerp is vaak onder verschillende indexvermeldingen te vinden.

Figuur 139: SnelStart!Help benaderen via het tabblad Index

U kunt in het invoervak Geef een trefwoord op: een trefwoord of onderwerptitel intikken of in de lijst met indexvermeldingen een onderwerp selecteren. Als er slechts één onderwerp bij het betreffende trefwoord hoort, dan wordt de tekst daarover in het rechter kader getoond. Horen er meerdere onderwerpen bij het trefwoord, dan worden deze in alfabetische volgorde getoond. In de lijst met gevonden onderwerpen selecteert u een onderwerp door erop te klikken. De uitleg wordt dan in het rechter kader getoond.

Een onderwerp benaderen via Zoeken Via het tabblad Zoeken kunt u zoeken naar elk woord en elke woordgroep. De lijst met gevonden onderwerpen is daarom groter dan bij zoeken via de index.

168 * Bijlage A

Figuur 140: SnelStart!Help benaderen via het tabblad Zoeken

In het invoervak Geef een trefwoord op: kunt u een (tref)woord of woordgroep intikken, bijvoorbeeld het woord klanten. Alle onderwerpen waarin de ingetikte tekst voorkomt worden dan getoond in de lijst Kies een onderwerp. U selecteert het gewenste onderwerp door erop te klikken. De tekst over het betreffende onderwerp wordt dan in het rechter kader getoond. Hierin is het opgegeven woord gemarkeerd. Zoeken naar een woordgroep Als u wilt zoeken naar onderwerpen waarin woordcombinaties in de volgorde waarin u ze invoert voorkomen, moet u deze woorden tussen dubbele aanhalingstekens opgeven in het invoervak. Als u ”Onderhoud klanten” invoert, krijgt u alleen de onderwerpen waarin de tekst Onderhoud klanten voorkomt.

De verklarende woordenlijst Op het tabblad Verklarende woordenlijst vindt u termen met uitleg.

Figuur 141: de woordenlijst uit de SnelStart!Help

Als u in de lijst Term een woord selecteert, wordt de omschrijving getoond.

Bijlage A * 169

De knoppen van het helpvenster

of

Klik op de knop Verbergen om het linker kader met tabbladen in de Help te verbergen. De knop krijgt dan de naam Weergeven. Als u hierop klikt wordt het linker kader met de tabbladen weer getoond. Klik op de knop Terug om het vorige onderwerp te tonen of op de knop Volgende voor het volgende onderwerp.

en Klik op de knop Vernieuwen om de tekst van het onderwerp opnieuw op te roepen. Klik op de knop Afdrukken om de tekst van het onderwerp af te drukken. Als u een onderwerp of boek via de inhoudsopgave benadert, wordt gevraagd of u alleen het onderwerp wilt afdrukken of ook de kop met alle subonderwerpen. Door op de pijlknop in de knop Opties te klikken, opent u een vervolgmenu met een aantal opties, zoals Tabbladen verbergen, Volgende, Vorige etc. Selecteer een optie uit het vervolgmenu door erop te klikken.

SnelStart informatie Bij de menu-optie Help, Info vindt u informatie over SnelStart.

Figuur 142: het Informatievenster

170 * Bijlage A

Aan de linkerkant van het informatievenster treft u de ondersteuning door SnelStart. Daarnaast vindt u de gegevens van de administratie die u geopend heeft en informatie over uw SnelStart programma.

Ondersteuning In het linkerkader staan de NAW-gegevens en de telefoonnummers van SnelStart. Hierbij staan ook vier e-mail adressen. Als u daarop klikt, wordt automatisch een nieuw e-mail bericht aangemaakt met het betreffende adres. Onderaan staan een aantal links naar de website. Als u daarop (dubbel)klikt, wordt de betreffende internetpagina in uw browser geopend. - Via de link SnelStart Homepage komt u op de startpagina van de website; - Heeft u een service-abonnement, dan heeft u via de link Kennisbase online toegang tot de kennisbase op onze site waar u onder andere de nieuwste versies kunt downloaden (24 uur per dag 6 dagen per week); - Via de link SnelStart Tips wordt de internetpagina SnelStart Tips geopend. Hierop staan handige tips en trucs voor het werken met SnelStart. - Met de link Veel gestelde vragen (Helpdesk/Verkoop) opent u de pagina’s met veelgestelde vragen. - Open de pagina met gebruikersreacties via de link Gebruikersreacties.

Bijlage A * 171

Bijlage B - Werken met SnelStart Invoeren van gegevens in SnelStart Bij het invoeren van de gegevens kunt u alle Windows-toetsen gebruiken, zie pagina 187.

Invoervelden Binnen SnelStart onderscheiden we verschillende soorten van velden waarin gegevens ingevoerd kunnen worden: tekstvelden, datumvelden, numerieke velden en sleutelvelden.

tekstveld In een tekstveld kunnen zowel letters als cijfers worden ingevoerd. Tekstvelden worden vooral voor het invoeren van NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) en omschrijvingen gebruikt.

datumveld In een datumveld kan alleen een geldige datum worden ingevoerd. Als u alleen de datum invoert, voegt SnelStart automatisch het huidige jaar toe: In 2005 wordt ‘1 5’ of ‘1-5’ automatisch in ‘01-05-2005’ omgezet en wordt ’23 nov’ veranderd in ‘23-11-2005’. Ongeldige invoer wordt omgezet in ’01-01-1900’. Hieronder volgen nog enkele voorbeelden: ‘1 jan’

01-01-(huidig jaar)

‘010198’

01-01-1998

‘11 sept 2002’

11-09-2002

‘Goudsbloem’

01-01-1900

numeriek veld Een numeriek veld kan alleen cijfers of bedragen bevatten. In een numeriek veld voor bedragen vult SnelStart zo nodig een of meer nullen na de komma toe. Voert u ‘12’ in, dan zet SnelStart dat om in ’12,00’. numeriek veld met schuifbalkje Als in SnelStart naast een invoerveld een schuifbalkje is opgenomen, kunt u daarmee de waarde in het veld verhogen of verlagen.  Met de muis verhoogt of verlaagd u de waarde door op de pijl naar links of de pijl naar rechts te klikken.  de waarde kan ook verhoogd of verlaagd worden met [PgUp] of [PgDn]. 172 * Bijlage B

rekenmachine functie In een numeriek veld kunnen naast getallen ook berekeningen worden ingevoerd. Het programma berekent de uitkomst van de ingevoerde berekening en plaatst de uitkomst als getal (of bedrag) in het numerieke veld. De toegestane tekens zijn: 0123456789,/*.-+ Typt u ‘17+5’, dan wordt ‘22’ ingevuld. Voor ‘100*1,175’ wordt 117,50 ingevuld en ‘5+2-1’ wordt 6. Op deze manier kan ook worden gedeeld: ‘9+1/2’ wordt 9,50. Let op! Voor het invoeren van getallen en bedragen is het belangrijk dat in Windows een komma als decimaalsymbool is opgenomen. Het decimaalsymbool kunt u in het tabblad Getal bij de Landinstellingen invoeren. (Activeer hiervoor achtereenvolgens in het Startmenu: Instellingen, Configuratiescherm, Landinstellingen.) Bedrag in guldens (en weer in euro's) tonen In een numeriek veld kan een eurobedrag

met de

letter f als guldenbedrag worden getoond. Het bedrag wordt dan alleen in guldens getoond, niet als guldenbedrag opgeslagen. Met de letter e schakelt u weer terug naar euro’s. Let op! Ook in het boekingsprogramma kunt u naar gulden omschakelen. Omdat de administratie in euro's gevoerd wordt, wordt de boeking altijd in euro's vastgelegd, ook als het boekingsbedrag in guldens wordt ingevoerd.

sleutelveld Een sleutelveld is de toegang tot één specifieke kaart of record binnen een kaartenbak of bestand. Het is het veld met de gegevens waaraan een kaart of record te herkennen is, zoals het veld Klantcode bij een klant. De inhoud van een sleutelveld is altijd uniek, zodat elke kaart eenduidig terug te vinden is. Meestal bestaat het sleutelveld uit drie onderdelen: links een keuzelijst met de naam van het sleutelveld; dan het invoerveld zoekknop

en daarnaast de

.

Als u de betreffende code kent, typt u deze in het invoerveld in het sleutelveld. De betreffende kaart wordt dan opgehaald. Een kaart of record zoeken Als u de betreffende code niet kent, kunt u de betreffende kaart zoeken met [Alt+Z] of door met de muis op de zoekknop te klikken. Vanaf numerieke sleutelvelden kan ook gezocht worden door rechtstreeks een trefwoord in te typen. Een uitgebreide beschrijving van zoeken vindt u op pagina 180. Wijzigen sleutelveld Het wijzigen van sleutelvelden kan vanaf SnelStart!Nota 2 en SnelStart!Boek 2.

Bijlage B * 173

Let op! Als voorbeeld wordt de klantcode gewijzigd. Andere sleutelvelden, zoals artikelcode en leverancierscode wijzigt u op dezelfde manier. Door in de keuzelijst op het pijlknopje naast de omschrijving van het sleutelveld te klikken opent u een keuzemenu met onder andere de optie om het sleutelveld te wijzigen.

Met Wijzig klantcode kunt u een andere code invoeren voor de gekozen kaart. Daarna moet u de wijziging opslaan. Wilt u nog een klantcode wijzigen, dan moet u eerst de betreffende kaart selecteren en opnieuw op het pijlknopje naast de omschrijving van het sleutelveld klikken en weer Wijzig klantcode selecteren. Met Kaart kopiëren (beschikbaar bij het gebruik van SnelStart!Plus) kunt u de gegevens van de huidige kaart (klant) kopiëren naar een nieuwe (klant)code, zie pagina 162.

Selectievakjes Selectievakjes en keuzerondjes worden gebruikt voor het selecteren van een of meer opties. Let op! U kunt meerdere selectievakjes selecteren, maar slechts één keuzerondje.

Selectievakjes

Een selectievakje is een vakje waarin een ‘vinkje’ staat of niets. Het werkt als een aan/uit schakelaar. Als er een vinkje in een selectievakje staat, is de betreffende optie geselecteerd. Als het selectievakje leeg is, is de optie niet geselecteerd.  Door met de muis op een selectievakje te klikken zet u er een vinkje of haalt u het vinkje weg (selectievakje leeg).  Met de spatietoets zet u een vinkje in een selectievakje of haalt u het vinkje weg (selectievakje leeg).

174 * Bijlage B

Keuzerondjes

Een keuzerondje is een rondje waarin een stip staat of niets. Het werkt als een aan/uit schakelaar. Als er een stip in een keuzerondje staat, is de betreffende optie geselecteerd. Als het keuzerondje leeg is, is de optie niet geselecteerd.  Door met de muis op een keuzerondje te klikken zet u er een stip in of haalt u de stip weg;  Met de spatietoets zet u een stip in een keuzerondje of haalt u de stip weg.

Keuzelijst Een keuzelijst bevat een aantal keuzemogelijkheden waarvan u er een kunt selecteren. Afhankelijk van de plaats in het programma bevat een keuzelijst de keuzes die daar relevant zijn. Let op! Als er een keuzelijst voor de invoer gebruikt wordt, kunt u alleen een van de opties uit de keuzelijst selecteren; u kunt niet iets anders invoeren.

Een keuzelijst openen en sluiten Een gesloten lijst, zoals de linker lijst hieronder, laat de geactiveerde keuze zien. In de geopende lijst, zoals de rechter lijst hieronder, worden alle keuzemogelijkheden getoond en kunt u een andere keuze activeren.

 Door met de muis op de pijlknop van de keuzelijst te klikken opent of sluit u de keuzelijst.  Met het toetsenbord opent of sluit u een keuzelijst door op [F4] te drukken.

Door de keuzelijst wandelen en een item activeren  Door met de muis een item (= een regel) uit de keuzelijst, bijvoorbeeld ‘Service/garantie’, aan te wijzen maakt u het actief.  Met het toetsenbord kunt u door op de pijltoets-omhoog of de pijltoets-omlaag te drukken het vorige / volgende item actief maken. U kunt ook de eerste letter van het item invoeren om een item actief te maken, bijvoorbeeld ‘s’ voor ‘Service/garantie’.

Een item uit de keuzelijst selecteren  Door met de muis op een item uit de keuzelijst te klikken selecteert u het.  U selecteert het actieve item door op [Enter] te drukken. Bijlage B * 175

Keuzetabellen en invoertabellen Een keuzetabel is een tabel waaruit u een regel kunt selecteren, bijvoorbeeld een artikeltabel die getoond wordt als meerdere artikelen voldoen aan een zoekopdracht.

Figuur 143: keuzetabel met artikelen in zoekvenster

Een invoertabel is een tabel waarin u gegevens kunt invoeren, bijvoorbeeld de orderregel tabel in het verkopenvenster.

Figuur 144: invoertabel voor de orderregels in verkopenvenster

regels (rijen) & kolommen Een regel of rij zijn de gegevens die in een tabel horizontaal naast elkaar staan, bijvoorbeeld alle gegevens van de artikelregel met artikelcode 7001 in Figuur 144. Een kolom bevat de gegevens die in een tabel verticaal onder elkaar staan, bijvoorbeeld alle gegevens uit de kolom Omschrijving in Figuur 144. regelwijzer en actieve regel De regelwijzer is het gele blokje met daarin een zwarte naar rechts wijzende pijl. Door middel van de regelwijzer wordt in een keuzetabel of invoertabel een regel of rij aangewezen; dit wordt de actieve regel (rij) genoemd, bijvoorbeeld de derde regel in Figuur 144.

Een keuzetabel gebruiken U kunt in een keuzetabel als volgt een bepaald item (regel) selecteren.  Door met de muis op een item (rij) uit een tabel te dubbelklikken selecteert u het. U selecteert de actieve regel (waarvoor de regelwijzer staat) door erop te klikken.  Met het toetsenbord selecteert u de actieve regel door op [Enter] te drukken.

176 * Bijlage B

Een invoertabel gebruiken U kunt in een invoertabel een bepaald item (regel) invoeren, wijzigen of verwijderen. Nieuwe gegevens invoeren in een invoertabel Let op! Als er géén (nieuwe) regel in de invoertabel staat, dubbelklik dan in het grijze vak om een (nieuwe) regel aan te maken. Activeer eerst de regel waarvoor / waarna u een regel wilt toevoegen.  Klik dan met de rechter muisknop op de regelwijzer . Kies in het snelmenu de optie Nieuwe Rij. Voer daarna de gegevens in de velden in. Selecteer het volgende veld met de muis.  Met het toetsenbord voegt u een nieuwe regel in door op [Insert] of [Shift+Insert] te drukken. Voer daarna de gegevens in de velden in. Gebruik [Tab] om naar het volgende veld te gaan. Bestaande gegevens wijzigen in een invoertabel Activeer eerst de regel die u wilt wijzigen.  Selecteer dan het veld dat u wilt wijzigen door er met de muis op te klikken en wijzig de inhoud;  Selecteer het veld dat u wilt wijzigen door er met [Tab] of [Shift+Tab] heen te gaan en wijzig vervolgens de inhoud. Regels verwijderen in een invoertabel Activeer eerst de regel die u wilt verwijderen.  U verwijdert de actieve regel door op [Delete] te drukken.

Algemene toetsen voor een keuze- en invoertabel Toets

Actie

[Pijl-omlaag]

De volgende regel wordt geactiveerd; de regelwijzer verplaatst naar de betreffende regel.

[Pijl-omhoog]

Naar de vorige regel; de regelwijzer

wordt verplaatst.

[Home]

Naar de eerste regel; de regelwijzer

wordt verplaatst.

[End]

Naar de laatste regel; de regelwijzer

wordt verplaatst.

[Rechter pijl] en [Linker pijl]

Wanneer er meer kolommen aanwezig zijn dan u op dit moment op het beeldscherm kunt zien, kunt u de andere kolommen rechts zichtbaar maken met de [Rechter pijl] en links met de [Linker pijl]

[Escape] of [Ctrl+F4]

De keuzetabel sluiten.

[Enter]

De geactiveerde regel wordt geselecteerd en de keuzetabel wordt gesloten.

wordt

Bijlage B * 177

In een keuze- en invoertabel met de muis werken Muisactie

Resultaat

klikken binnen een regel

Door op een veld in een keuzetabel te klikken, activeert u de betreffende regel. Door op een veld in een invoertabel te klikken, selecteert u het betreffende veld, waarna u de gegevens ervan kunt invoeren of wijzigen. De regelwijzer

staat voor de betreffende regel.

dubbelklikken binnen een regel in een keuzetabel

De regel wordt geselecteerd en de keuzetabel wordt gesloten

klikken op een schuifbalk

Wanneer u in de verticale schuifbalk (naast een tabel) op een pijlknop klikt of het schuifje met de muis naar beneden of naar boven sleept, kunt u de andere regels tonen. Wanneer u in de horizontale schuifbalk (onder een tabel) op een pijlknop klikt of het schuifje met de muis naar links of naar rechts sleept, kunt u de andere kolommen tonen.

rechtsklik op tabelkop

klikken op de zoekknop sleutelveld

Door met de rechter muisknop op de kopregel (bovenste rij) waarin de omschrijving van de kolommen is opgenomen te klikken opent u een snelmenu met de optie Sorteer om de regels (rijen) te sorteren. U kunt daarna kiezen op welk veld (kolom) u wilt sorteren. In sleutelvelden kunt u o.a. door op de zoekknop zoeken naar de gewenste kaart, zie pagina 180.

te klikken

Extra toetsen voor invoer in een invoertabel Toets

Actie

[Insert]

Onder de actieve regel een nieuwe regel (rij) invoegen. Dit werkt niet als u een regel (rij) aan het wijzigen bent.

[Shift+Insert]

Boven de actieve regel een nieuwe regel (rij) invoegen. Dit werkt niet als u een regel (rij) aan het wijzigen bent. Wanneer u een nieuwe regel (rij) toevoegt, verschijnt dit plaatje links bovenin de invoertabel.

[Enter] op

Beginnen met het wijzigen van actieve regel. In plaats van [Enter] kunt u ook het gewenste veld aanklikken. Wanneer u een regel (rij) wijzigt, verschijnt dit plaatje links bovenin de invoertabel.

[Tab] of [Enter]

Naar het volgende invoerveld. Bij het laatste veld van de onderste regel voegt u eerst een nieuwe regel toe en gaat u daarna naar het eerste invoerveld in die regel.

[Shift+Tab] of [Shift+Enter]

Naar het vorige invoerveld.

[Ctrl+Z]

Een wijziging terugdraaien.

[Alt+Z] in sleutelveld

In sleutelvelden kunt u o.a. met [Alt+Z] zoeken naar de gewenste kaart, zie pagina 180.

178 * Bijlage B

Extra mogelijkheden met de muis bij een invoertabel Muisactie

Resultaat

Dubbelklik in donkergrijze vak

Door te dubbelklikken in het donkergrijze vak onder de laatste regel wordt onder de laatste regel een nieuwe regel toegevoegd.

Rechtsklik op

Door met de rechter muisknop op de regelwijzer te klikken opent u een snelmenu met opties om regels (rijen) te sorteren, te knippen, te kopiëren, te plakken of in te voegen. Sorteer: om de regels (rijen) te sorteren. U kunt kiezen op welk veld (kolom) u wilt sorteren. Knippen: de actieve regel (rij) wordt verwijderd. Kopiëren: de actieve regel (rij) wordt gekopieerd naar het klembord. Plakken: de in het klembord gekopieerde regel (rij) wordt voor de actieve regel geplaatst. Nieuwe rij: er wordt een nieuwe regel (rij) ingevoegd. U hebt hierbij de keuze uit boven actieve regel (rij), onder de actieve regel (rij) of helemaal onderaan de invoertabel.

Invoermaskers Een invoermasker geeft per teken aan wat de gebruiker in mag voeren. Per teken dat de gebruiker in mag voeren geeft u de toegestane invoer op met behulp van een van de maskersymbolen, die in Tabel 1 beschreven zijn. Bij de definitie van een masker kunt u de volgende maskersymbolen gebruiken: symbool

toegestane invoer

0

Cijfer (0-9, invoer vereist, plus- en mintekens niet toegestaan).

9

Cijfer of spatie (invoer niet vereist, plus- en mintekens niet toegestaan).

#

Cijfer of spatie (invoer niet vereist, spaties worden tijdens het bewerken weergegeven maar worden niet opgeslagen, plus- en mintekens toegestaan).

L

Letter (A-Z, invoer verplicht).

?

Letter (A-Z, invoer optioneel).

A

Letter of cijfer (invoer verplicht).

a

Letter of cijfer (invoer optioneel).

&

Elk teken of een spatie (invoer verplicht).

C

Elk teken of een spatie (invoer optioneel).

,.

Aanduiding voor decimalen en duizendtallen.

:;-/

Scheidingstekens voor datums en tijden.

<

Alle invoer hierna wordt in kleine letters weergegeven.

>

Alle invoer hierna wordt in hoofdletters weergegeven.

!

Het invoermasker wordt van rechts naar links weergegeven in plaats van andersom.

\

Het teken dat hierop volgt, wordt als letterlijk teken weergegeven \A (symbool \ gevolgd door A) wordt weergegeven als A \ (symbool \ gevolgd door spatie) geeft een spatie.

Tabel 1: maskersymbolen

Tabel 2 geeft een paar voorbeelden van maskers:

Bijlage B * 179

soort invoer

masker

betekenis van het masker

bedrag

9999,99

maximaal vier cijfers voor de komma en maximaal twee cijfers achter de komma. invoer niet verplicht.

bedrag

9990,99

maximaal vier cijfers voor de komma, maar nu is het vierde cijfer verplicht (symbool 0); maximaal twee cijfers achter de komma.

bedrag

\€ 9990,99

idem, maar met € ervoor (door symbool \ gevolgd door €).

datum

90-90-9999

twee maal een of twee cijfers, dan optioneel vier cijfers. scheidingsteken -

naam

Laaaaaaaaa

tien letters waarvan de eerste verplicht is.

postcode

0000LL

eerst vier cijfers verplicht dan twee letters verplicht.

postcode

0000>LL

idem als hierboven, maar letters worden omgezet in hoofdletters (door het symbool >).

postcode

0000\ >LL

idem, maar met spatie voor de letters (door het symbool \ gevolgd door een spatie).

Tabel 2: voorbeelden van invoermaskers

Zoeken naar gegevens in SnelStart Naast ieder sleutelveld (zie pagina 173) staat een zoekknop Deze zoekknop geeft aan dat u kunt zoeken.

(vergrootglas).

Zoeken in numerieke zoekvelden door een trefwoord in te tikken De gemakkelijkste manier om te zoeken is met behulp van een trefwoord. In een numeriek sleutelveld kunt u in plaats van de sleutelwaarde een trefwoord intikken. Zo kunt u, als u een bepaalde leverancier nodig heeft, in plaats van de leverancierscode de naam of een gedeelte van de naam intikken. Zodra u de eerste letter intikt wordt het zoekvenster geopend met de eerste letter in het invoerveld.

Figuur 145: zoekvenster

Vervolgens tikt u hier de rest van het trefwoord in. Met [Enter] of de knop Start zoeken activeert u het zoekproces. - Als er slechts een kaart gevonden wordt, wordt deze meteen getoond. - Worden er meerdere kaarten gevonden, dan krijgt u een keuzetabel met de gevonden kaarten. Zodra u in de keuzetabel op een regel dubbelklikt, wordt de betreffende kaart getoond. Vindt het programma geen gegevens die aan de zoekopdracht voldoen, dan krijgt u een melding dat er geen gegevens zijn gevonden. U kunt dan opnieuw zoeken met een ander trefwoord of zonder trefwoord zodat alle kaarten worden getoond.

180 * Bijlage B

Zoeken met de zoekknop

of met [Alt+Z]

Ook door een "/" of "?" in te typen, door met de linker muisknop op de zoekknop te klikken, of door op [Alt+Z] te drukken opent u het zoekvenster (Figuur 145). U kunt dan een trefwoord invoeren. Als u zonder een trefwoord in te tikken op [Enter] drukt of op de knop Start zoeken klikt, krijgt u een keuzetabel met de gegevens van alle kaarten. Zodra u in de keuzetabel op een regel dubbelklikt, worden de gegevens van de betreffende kaart getoond. Trefwoord(en) invoeren in het zoekvenster U kunt in het zoekvenster (Figuur 145) ook meerdere trefwoorden ingeven. U moet ze dan scheiden met een slash (/), bijvoorbeeld 'Jansen/Alkmaar'. Hoe gedetailleerder de zoekopdracht, des te groter de kans dat alleen de juiste kaart gevonden wordt. Geeft u slechts een deel van het trefwoord, bijvoorbeeld 'moe', dan is de kans groot dat er meerdere kaarten gevonden worden.

Figuur 146: zoekvenster met meerdere kaarten die voldoen

Bijlage B * 181

Bijlage C - Windows tips Programma's en vensters Alle Windows programma's draaien in een eigen venster (window). In Windows kunt u meerdere programma's tegelijk starten, bijvoorbeeld de Verkenner, MS Word en SnelStart. Van elk geopend programma staat een programmaknop met het programma-icoon op de taakbalk van Windows onder aan het beeldscherm. Figuur 147: taakbalk met 3 programmaknoppen

Er is maar één programma actief, het programma waarin u aan het werk bent. Op de taakbalk is de knop van dat programma ingedrukt. In bovenstaand voorbeeld is dat de programmaknop van SnelStart.

Meerdere vensters binnen één programma Binnen een programma kunt u meerdere programma-onderdelen starten. Deze worden ook elk in een eigen venster geopend.

Figuur 148: SnelStart met drie programma-onderdelen in hun eigen venster

182 * Bijlage C

Let op! In SnelStart kan een programma-onderdeel maar één keer gestart worden. Er kan dus bijvoorbeeld maar één klantenvenster open zijn. Het menu Venster

Figuur 149: het menu Venster

Met de opties Naast elkaar, Onder elkaar en Trapsgewijs kunt u de geopende vensters op het beeldscherm herschikken. Sluit zo nodig eerst de vensters die u niet meer nodig heeft. Onder de menu-opties staan de geopende vensters. Voor het actieve venster staat een vinkje. U kunt desgewenst een ander venster activeren door op de naam te klikken.

Titelbalk Elk venster in Windows heeft boven aan een titelbalk. Bij het actieve venster is de titelbalk blauw. Figuur 150: de titelbalk van het venster Verkopen

De titelbalk bevat behalve het programma-icoon en de naam van het venster een systeemmenu en systeemknoppen voor het werken met de vensters.

Systeemmenu Links in de titelbalk ziet u het icoon van het programma, de ster bij SnelStart. Door op dit programma-icoon te klikken, opent u het systeemmenu met opties voor het werken met het betreffende venster.

Figuur 151: het systeemmenu van het venster Order invoer

Bijlage C * 183

 U opent het systeemmenu met de muis door op het programma-icoon te klikken.  Met het toetsenbord opent u het systeemmenu van het actieve programma door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma door op [Alt+streepje] te drukken.

Systeemknoppen Rechts in de titelbalk (zie Figuur 150) ziet u de systeemknoppen. Knop

Betekenis Minimaliseren - hiermee plaatst u het venster in de taakbalk (zie beschrijving in volgende alinea).

/

Maximaliseren / Vorig formaat - hiermee kiest u het maximale venster of het vorige formaat (zie beschrijving verderop). Sluiten - hiermee sluit u het venster af.

Werken met vensters Vensters minimaliseren Als u met een ander programma(onderdeel) wilt gaan werken en het actieve venster niet wilt afsluiten, kunt u het venster minimaliseren. Het betreffende venster wordt dan van het beeldscherm verwijderd, maar níet uit het geheugen; de programmaknop blijft op de taakbalk staan. U activeert het programma daarna door op de programmaknop in de taakbalk te klikken. Ook een deelprogramma-venster kunt u minimaliseren. Er komt dan onder in het programmavenster een verkleinde titelbalk met systeemknoppen te staan.

Figuur 152: de titelbalk van het geminimaliseerde verkopenvenster

 Met de muis minimaliseert u een programma(onderdeel) door in de titelbalk of menubalk op de knop Minimaliseren te klikken. Ook kunt u in het systeemmenu (zie pagina 183) de optie Minimaliseren kiezen.  Met het toetsenbord kiest u het systeemmenu door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma met [Alt+streepje]. Vervolgens kiest u de optie Minimaliseren met de onderstreepte letter ‘N’.

Vorig formaat Als het programmavenster gemaximaliseerd is, vult het het hele beeldscherm. Een gemaximaliseerd deelprogramma-venster vult het hele programmavenster. U kunt een gemaximaliseerd venster het vorige formaat geven. Het krijgt dan dezelfde positie en dezelfde afmetingen die het had voor het maximaliseren.  Met de muis kiest u het vorige formaat van een venster door in de titelbalk te dubbelklikken of door in de titelbalk te klikken op de knop Vorig formaat. Ook kunt u in het systeemmenu (zie pagina 183) de optie Vorig formaat kiezen.  Met het toetsenbord kiest u het systeemmenu door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma met [Alt+streepje]. Vervolgens kiest u de optie Vorig formaat met de onderstreepte letter ‘V’. 184 * Bijlage C

Vensters maximaliseren Als het programmavenster geminimaliseerd is of maar een deel van het beeldscherm vult, kunt u maximaliseren waarna het het totale beeldscherm vult. Ook een deelprogramma-venster dat geminimaliseerd is of maar een deel van het programmavenster vult, kunt u maximaliseren waarna het het totale programmavenster vult. De systeemknoppen van een gemaximaliseerd venster staan onder de systeemknoppen van de titelbalk (in de menubalk). Titelbalk met systeemknoppen van het programma Menubalk met systeemknoppen van het programmaonderdeel Figuur 153: de titelbalk en menubalk met systeemknoppen

 Met de muis maximaliseert u een venster door in de titelbalk of menubalk te klikken op de knop Maximaliseren. U kunt ook dubbelklikken op de titelbalk of in het systeemmenu (zie pagina 183) de optie Maximaliseren kiezen.  Met het toetsenbord kiest u het systeemmenu door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma met [Alt+streepje]. Vervolgens kiest u de optie Maximaliseren met de onderstreepte letter ‘M’.

Verplaatsen U kunt een niet gemaximaliseerd venster op elke plek in het beeldscherm zetten.  Met de muis verplaatst u een venster door te klikken in de titelbalk en het naar de gewenste plek te slepen.  Met het toetsenbord kiest u het systeemmenu (zie pagina 183) door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma met [Alt+streepje]. Vervolgens kiest u de optie Verplaatsen met de letter onderstreepte ‘R’, plaatst u het venster met de pijltoetsen op de gewenste plaats en bevestigt u deze positie met [Enter].

Sluiten Als u een programma(onderdeel) niet meer nodig heeft, kunt u het (deel)programmavenster sluiten. Het wordt dan van het beeldscherm en uit het geheugen van uw computer verwijderd. Ook wordt het programma-icoon van de taakbalk verwijderd. Indien van toepassing wordt er eerst om bevestiging gevraagd of wordt er gevraagd of u gegevens op wilt slaan.  Met de muis sluit u een venster door in de titelbalk of menubalk op de knop Sluiten te klikken. Ook kunt u in het systeemmenu (zie pagina 2) de optie Sluiten kiezen.  Met het toetsenbord kunt u een programmavenster sluiten met [Alt+F4]. Een deelprogramma-venster sluit u met [Ctrl+F4]. Ook kunt u het systeemmenu kiezen door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma met [Alt+streepje]. Vervolgens kiest u de optie Sluiten met de onderstreepte letter ‘S’.

Een ander venster actief maken Als u wilt gaan werken met een ander al geopend programma(onderdeel), moet u het betreffende venster activeren.  Met de muis activeert u een ander programma door op de betreffende knop in de taakbalk te klikken. U activeert een ander programmaonderdeel door ergens in het betreffende venster te klikken of met de menu-optie Venster, Bijlage C * 185

'Nummer Vensternaam’. Als een programmaonderdeel geminimaliseerd is, staat er onder in het programmavenster een verkleinde titelbalk (zie pagina 184). U kunt het programmaonderdeel dan activeren door daarin op de knop Vorig formaat of Maximaliseren te klikken.  Met het toetsenbord activeert u een ander programma door op [Alt+Tab] te drukken en, terwijl u [Tab] ingedrukt houdt, met [Tab] het juiste programma uit de lijst te selecteren. U activeert een ander programmaonderdeel met de menu-optie Venster, 'Nummer Vensternaam’ die u selecteert met [Alt+S] gevolgd door het nummer dat in het menu Venster (zie pagina 183) bij het betreffende programmaonderdeel staat.

Het volgende venster actief maken Wanneer u meerdere vensters geopend heeft, kunt u ook het volgende venster activeren.  Met de muis activeert u het volgende venster door in het systeemmenu (zie pagina 183) op de optie Volgende kiezen.  Met het toetsenbord activeert u het volgende venster door op [Ctrl+F6] te drukken.

Alle (deel)vensters op het scherm tonen Als u met meerdere programma’s tegelijkertijd wilt werken, bijvoorbeeld om iets van het ene programma naar het andere te kopiëren, dan kunt u alle geopende programma’s tegelijkertijd op het scherm tonen. Ook binnen programma’s is het vaak mogelijk om alle geopende onderdelen tegelijkertijd in het programmavenster te tonen  Als u met meerdere programma’s tegelijkertijd wilt werken, sluit u eerst de programma’s die u niet meer nodig heeft, bijvoorbeeld door in de titelbalk van de betreffende programma’s op de knop Sluiten te klikken. Daarna klikt u met de rechter muisknop op het lege gedeelte van de taakbalk rechts naast de programmaknoppen. U opent daarmee een snelmenu waarin u een van de opties Vensters trapsgewijs schikken of Vensters onder elkaar schikken kunt selecteren. Als u binnen een programma alle geopende documenten tegelijkertijd wilt tonen, kiest u de menu-optie Vensters naast elkaar schikken.

Vensters vergoten of verkleinen Als u meerdere (deel)vensters tegelijkertijd op het scherm heeft staan, dan kunt u desgewenst de afmetingen van een of meer vensters aanpassen. Voorwaarde hiervoor is dat een venster een dikke grijze rand heeft. Daarna kunt u desgewenst een of meer vensters verplaatsen (zie pagina 185).  U kunt het formaat van een venster met de muis aanpassen door te slepen aan de randen van het venster. Als de muisaanwijzer bij de randen komt, verandert hij in een zwarte dubbele pijl. Als u op dan de linker muisknop indrukt en de aanwijzer naar een andere plaats beweegt wordt het venster kleiner of groter.  U kunt het formaat van een venster ook met het toetsenbord aanpassen. U kiest het systeemmenu (zie pagina 183) door op [Alt+spatiebalk] te drukken. U opent het systeemmenu van het actieve venster binnen een programma met [Alt+streepje]. U kiest de optie Formaat wijzigen met de onderstreepte letter ‘F’ en wijzigt de afmetingen van het venster met de pijltoetsen. Tenslotte bevestigt u het formaat met [Enter]. 186 * Bijlage C

Algemene Windows-toetsen. De hieronder beschreven toetsen en toetscombinaties kunt u in SnelStart gebruiken. Toets

Actie

[F1]

De uitgebreide helptekst op het beeldscherm opvragen.

[F4]

Keuzelijst openen/sluiten.

[Alt+F4]

Het programma afsluiten.

[Ctrl+F4]

Het actieve venster sluiten.

[Ctrl+Esc]

Het Windows Startmenu weergeven.

[Alt+Tab]

Naar het laatst gebruikte programma gaan. Of naar het volgende programma gaan door Alt ingedrukt te houden, terwijl u op Tab drukt.

[Alt+letter]

Sneltoets: gebruik [Alt] plus de letter die op de bedieningsknoppen, tabbladen of in menu’s onderstreept is om het betreffende onderdeel te activeren. Bijvoorbeeld [Alt+O] voor de knop Opslaan.

[Tab] of [Enter]

Naar het volgende invoerveld.

[Shift+Tab] of [Shift+Enter]

Naar het vorige invoerveld.

[Ctrl+A]

Alles selecteren.

[Shift+pijl links/rechts]

Tekst selecteren links/rechts vanaf de invoegpositie (cursor).

[Shift] of [Ctrl] bij selectie met muis

Meerdere onderdelen tegelijk selecteren.

[F2]

Selectie opheffen.

[Ctrl+X]

Selectie knippen, zie volgende alinea.

[Ctrl+C]

Selectie kopiëren, zie volgende alinea.

[Ctrl+V]

Selectie plakken, zie volgende alinea.

[Delete] of [Del]

Teken of geselecteerde onderdelen verwijderen.

[Ctrl+Z]

Laatste bewerking ongedaan maken.

[Ctrl+Y]

Terugdraaien ongedaan maken.

[Ctrl+E] bij bedragen

Maakt bedrag exclusief BTW.

[Ctrl+I] bij bedragen

Maakt bedrag inclusief BTW.

[Insert] of [Ctrl+Insert] in invoertabel

Een nieuwe regel (rij) invoegen onder / boven de actieve regel.

Kopiëren, knippen en plakken met [Ctrl+C], [Ctrl+X] en [Ctrl+V] - Allereerst selecteert u de gegevens die u wilt kopiëren.  U selecteert gegevens met de muis door de cursor (knipperende streepje) voor de gegevens die u wilt selecteren te plaatsen, daar in te drukken en over de te selecteren gegevens te slepen.  U kunt gegevens ook met het toetsenbord selecteren. Plaats de cursor (knipperende streepje) voor de gegevens die u wilt selecteren, druk op [Shift] en selecteer de gegevens met de pijltoets ← of →. - Dan drukt u op [Ctrl+C] voor kopiëren of [Ctrl+X] voor verplaatsen; de gegevens worden op het klembord gezet. - Vervolgens zet u de cursor op de plaats van bestemming en drukt u op [Ctrl+V]; de gegevens zijn nu gekopieerd of verplaatst. Bijlage C * 187

Trema's en accenten maken Heeft u in het Configuratiescherm bij Taal Nederlands ingesteld en bij toetsenbord Verenigde Staten Internationaal, dan kunt u met de hieronder beschreven tekens trema's en accenten op letters zetten. U voert eerst het teken in en dan de letter waarop u een accent of trema wilt hebben. Zoals u in de voorbeelden kunt zien, werkt dit ook met hoofdletters.

Teken (voor de letter)

Voorbeelden

' (aanhalingsteken)

'a geeft á

'E geeft É

`

à geeft à

È geeft È

" (dubbele aanhalingstekens)

"a geeft ä

"E geeft Ë

^

â geeft â

Ê geeft Ê

Ascii tabel U kunt meer speciale tekens en symbolen maken met [Alt + numerieke code] waarbij u de numerieke code op het numerieke toestenbord moet invoeren.

Ascii tabel Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt +

188 * Bijlage C

1 24 25 26 27 253 171 172 241 128 145 135 160 133 131 132 134

☺ ↑ ↓ → ← ² ½ ¼ ± € æ ç á à â ä å

Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt + Alt +

130 136 137 138 139 140 141 161 162 149 147 148 157 163 151 150 252

é ê ë è ï î ì í ó ò ô ö Ø ú ù û ³

Bijlage D - BTW-berekening In deze bijlage vindt u alle informatie over de BTW-berekening in SnelStart. De BTW-aangifte is beschreven op pagina 130.

BTW-berekening Het invullen van de juiste omzetrekeningen is van groot belang. Deze is namelijk bepalend voor het boeken van omzet en BTW en daardoor ook voor de BTWaangifte.

Figuur 154: schema voor het bepalen voor Omzetrekeningen en BTW-berekening.

U kunt aan buitenlandse klanten op de gebruikelijke wijze factureren. SnelStart bepaalt namelijk aan de hand van de velden Land en BTW-nummer van de betreffende klant hoe de omzet en de BTW moeten worden verwerkt. Het schema in Figuur 154 laat dit zien. Bijlage D * 189

Prijzen inclusief of exclusief BTW Bij de instellingen (Extra, Instellingen, tabblad Artikelen) kunt u aangeven of u de artikelprijzen in het artikelenbestand inclusief óf exclusief BTW vastlegt (zie pagina 27). Tip! Wij raden aan in het artikelenbestand prijzen exclusief BTW te gebruiken. Bij wijzigingen in het BTW tarief hoeft u dan namelijk alleen maar het BTW tarief te wijzigen en niet ook nog eens alle artikelprijzen aan te passen. De prijsnotatie in het artikelenbestand staat los van het feit of u de artikelprijzen exclusief of inclusief BTW in de orderregel wilt invoeren. Bij het invoeren van verkooporders hanteert SnelStart bij de berekening van het regelbedrag de prijsnotatie die u bij Extra, Instellingen heeft opgegeven. Houdt u echter wel rekening met mogelijke afrondingsverschillen als de artikelprijs omgerekend moet worden, zoals verderop beschreven wordt. - De weergave van prijzen (inclusief of exclusief BTW) in het verkopenvenster en op de orderformulieren kunt u bij Onderhoud, Verkoopsjablonen bepalen: in het kader Algemeen kunt u per sjabloon opgeven of de prijzen in het verkopenvenster in- of exclusief BTW getoond moeten worden, zie pagina 82. - bij de Opmaak bepaalt u per sjabloon per orderformulier welke prijzen inclusief of exclusief BTW afgedrukt worden, zie vanaf pagina 86.

Afrondingsverschillen bij inclusief BTW of exclusief BTW factureren Dat inclusief of exclusief BTW factureren verschil uit kan maken, ziet u bij de volgende berekeningen: 5) Uw artikelprijzen zijn inclusief BTW geprijsd. U levert 100 artikelen van € 2,98 inclusief BTW. a) Uw orderinvoer is ook met prijzen inclusief BTW Het regelbedrag van de factuurregel is 100 x € 2,98 = € 298,00 incl. BTW. Neemt u verder geen regels op, dan bedraagt het eindbedrag van de factuur (incl. 19% BTW = 47,58): € 298,00. b) Uw orderinvoer is met prijzen exclusief BTW Het regelbedrag van de factuurregel wordt dan 100 x € 2,50 = € 250,00. Neemt u verder geen regels op, dan bedraagt het eindbedrag van de factuur € 250,00 opgeteld met 19% BTW = € 297,50. Bij artikelprijzen inclusief BTW en orderinvoer exclusief BTW krijgt u dus een afwijking van 50 cent ten gevolge van de afronding die ontstaat bij het omrekenen van de stukprijs inclusief BTW naar een prijs exclusief BTW! 6) Uw artikelprijzen zijn exclusief BTW geprijsd. U levert 100 artikelen van € 2,49 exclusief BTW. a) Uw orderinvoer is ook met prijzen exclusief BTW Het regelbedrag van de factuurregel is 100 x € 2,49 = € 249,00. Neemt u verder geen regels op, dan bedraagt het eindbedrag van de factuur € 249,00 opgeteld met 19% BTW = € 296,31. b) Uw orderinvoer is met prijzen inclusief BTW Het regelbedrag van de factuurregel wordt dan 100 x € 2,96 = € 296,00. Neemt u verder geen regels op, dan bedraagt het eindbedrag van de factuur (incl. 19% BTW = 47,26): € 296,00.

190 * Bijlage D

Bij artikelprijzen exclusief BTW en orderinvoer inclusief BTW krijgt u een afwijking van 31 cent ten gevolge van de afronding die ontstaat bij het omrekenen van de stukprijs exclusief BTW naar een prijs inclusief BTW! Voorkomen is beter dan genezen De verschillen zijn procentueel gezien het grootst als u bij artikelen met lage prijzen grote aantallen factureert. U kunt deze verschillen voorkomen door bij de instellingen van de artikelprijzen én bij de Verkoopsjablonen in beide gevallen inclusief BTW óf exclusief BTW te werken. Wilt u dat niet, dan kunt u verschillen voorkomen door bij de Instellingen het aantal decimalen van de artikelprijzen te vergroten (zie pagina 27).

BTW-verlegd Er is sprake van verlegde BTW als onderaannemers in bepaalde gevallen de BTW-verrekening van de fiscus mogen verleggen naar de hoofdaannemer. De onderaannemer maakt dan voor de hoofdaannemer een factuur zonder BTW. De omzet (grondslag voor deze BTW) wordt door het programma geboekt op de normale omzetrekening die u hebt opgegeven (in Onderhoud, Artikelomzetgroepen). Let op! Voor facturen met verlegde BTW moet u uitgaan van een prijs exclusief BTW; u moet dus een sjabloon gebruiken waarop dat juist is ingesteld (bij Onderhoud, Verkoopsjablonen). Ook moeten er twee grootboekrekeningen voor de verlegde ‘BTW te betalen’ en ‘BTW te vorderen’ worden aangemaakt (bij Onderhoud, Grootboekrekeningen). Let daarbij op de rekeningfuncties die aan deze grootboekrekeningen gekoppeld moeten worden, zie ook Bijlage E. Het omzetbedrag dat onder de BTW-verleggingsregeling valt, wordt automatisch in rubriek 1e van het BTW-aangifte formulier ondergebracht. Gebruik de rekeningfuncties zoals ze zijn aangegeven in de tabel van de rekeningfuncties, zie Bijlage E, pagina 192). Indien dat van toepassing is, staat achter de omschrijving van de rekeningfunctie, de rubriek van het BTW-aangifte formulier waar het saldo van de betreffende grootboekrekening wordt verwerkt.

Bijlage D * 191

Bijlage E - De rekeningfuncties van SnelStart Bij het aanmaken van grootboekrekeningen, zie Onderhoud, Grootboekrekeningen op pagina 50, moet u aan elke grootboekrekening de juiste rekeningfunctie toekennen. Dit is bepalend voor het juist functioneren van SnelStart. SnelStart gebruikt de rekeningfunctie onder andere om te bepalen of er in een dagboek moet worden geboekt, of er BTW uitgesplitst moet worden en of er een subadministratie wordt gebruikt, bij het opstellen van de BTW-aangifte en om automatisch de BTW te boeken.

Rekeningfuncties voor het toewijzen van dagboeken SnelStart gebruikt de rekeningfuncties 1 t/m 8 voor dagboeken. U gebruikt deze voor het toewijzen van dagboeken. Functie

voor dagboeken

1

Dagboek Kas

2

Dagboek Bank

3

Dagboek Postbank

4

Dagboek Verkoop

5

Dagboek Inkoop

7

Dagboek Memoriaal

8

Dagboek Balans

U kunt per rekeningfunctie meerdere dagboeken aanmaken, bijvoorbeeld 'ABNAMRO bank' en 'RABO bank', beide met rekeningfunctie ‘2 Dagboek Bank'. Rekeningfunctie ‘4 Dagboek Verkoop’ en ‘5 Dagboek Inkoop’ zijn gereserveerd voor de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren; u kunt deze rekeningfuncties maar één keer toekennen.

Rekeningfuncties voor BTW-aangifte en BTW uitsplitsing SnelStart gebruikt de rekeningfuncties ook voor de BTW-aangifte en het automatisch boeken van de BTW. Hieronder volgt de beschrijving van alle rekeningfuncties. De tabellen met de rekeningfuncties hebben een kolom met het Tarief en een kolom Rubriek met de rubriek van het BTW-aangifte formulier waarin het saldo van de betreffende rekening wordt opgenomen.

192 * Bijlage E

Diversen Gebruik rekeningfunctie 0 als de grootboekrekening onder géén van de andere rekeningfuncties valt. Functie

Naam rekeningfunctie

Tarief

Rubriek

0

Diversen

-

-

Binnenlandse verkopen / omzet Rekeningfunctie 10 is voor binnenlandse omzet die niet met BTW wordt belast; het BTW-nultarief. Rekeningfuncties 11 t/m 13 zijn voor omzet die onder de betreffende tarieven valt. Functie


Tarief

Rubriek

10

Verkopen/omzet onbelast (nultarief)

Geen

1e

11

Verkopen/omzet laag (exclusief BTW)

Laag

1b

12

Verkopen/omzet hoog (exclusief BTW)

Hoog

1a

13

Verkopen/omzet overig (exclusief BTW)

Overig

1c

Af te dragen BTW verkopen SnelStart kan de af te dragen BTW automatisch boeken omdat de rekeningfuncties 21 t/m 23 voor de af te dragen BTW aan de rekeningfuncties van de verkopen / omzet zijn gekoppeld. Functie


Tarief

Rubriek

21

BTW af te dragen laag (verkopen)

Laag

1b

22

BTW af te dragen hoog (verkopen)

Hoog

1a

23

BTW af te dragen overig (verkopen)

Overig

1c

BTW verlegd verkopen Bij verlegde BTW mag een onderaannemer de BTW verplichting verleggen naar de hoofdaannemer. Op de facturen voor de hoofdaannemer zet de onderaannemer dat de BTW verlegd is en berekent hij geen BTW. Bij verlegde BTW moet de onderaannemer een grootboekrekening ‘verlegde te betalen BTW verkopen’ met rekeningfunctie 24 en een grootboekrekening ‘verlegde te vorderen BTW verkopen’ met rekeningfunctie 25 aanmaken. SnelStart berekent het af te dragen BTW bedrag en boekt dit op ‘verlegde te betalen BTW’, rekeningfunctie 24 en boekt dit tegen op ‘verlegde te vorderen BTW’, rekeningfunctie 25. De grondslag / omzet van de verlegde af te dragen BTW moet in rubriek 1e van de BTW-aangifte geplaatst worden; deze wordt bepaald aan de hand van het saldo van rekeningfunctie 24. Functie


Tarief

Rubriek

24

BTW af te dragen verlegd (verkopen)

Hoog

1e

25

BTW te vorderen verlegd (verkopen)

Hoog

-

BTW af te dragen Globalisatie Bij de Globalisatie hoeft u alleen BTW te betalen over het verschil tussen de inen verkoopprijs van de margeartikelen. Deze BTW wordt op de af te dragen globalisatie rekeningen geboekt.

Bijlage E * 193

Functie


Tarief

Rubriek

26

Btw af te dragen globalisatie laag

Laag

1b

27

Btw af te dragen globalisatie hoog

Hoog

1a

28

Btw af te dragen globalisatie overig

Overig

1c

Binnenlandse inkopen / kosten Rekeningfuncties 31 t/m 33 zijn voor binnenlandse inkopen / kosten die onder de betreffende BTW tarieven vallen. Rekeningfunctie 30 is voor inkoop- en kostenrekeningen die geen BTW hebben of die onder meerdere BTW-tarieven kunnen vallen. Wanneer tijdens het boeken een grootboekrekening wordt gekozen met deze rekeningfunctie, dient u aan te geven onder welk tarief het bedrag van deze boeking moet vallen. Functie


Tarief

Rubriek

30

Inkopen/kosten alle BTW-tarieven

Alle

-

31

Inkopen/kosten laag (exclusief BTW)

Laag

-

32

Inkopen/kosten hoog (exclusief BTW)

Hoog

-

33

Inkopen/kosten overig (exclusief BTW)

Overig

-

Te vorderen BTW inkopen SnelStart kan de te vorderen BTW automatisch boeken omdat de rekeningfuncties 41 t/m 43 voor de te vorderen BTW aan de rekeningfuncties van de inkopen / kosten zijn gekoppeld. Functie


Tarief

Rubriek

41

BTW te vorderen laag (inkopen)

Laag

5b

42

BTW te vorderen hoog (inkopen)

Hoog

5b

43

BTW te vorderen overig (inkopen)

Overig

5b

BTW verlegd inkopen Bij verlegde BTW mag een onderaannemer de BTW verplichting verleggen naar de hoofdaannemer. Op de inkoopfacturen die de hoofdaannemer ontvangt is geen BTW berekend. De BTW is naar de hoofdaannemer verlegd. Voor inkoopfacturen met verlegde BTW moet de hoofdaannemer een grootboekrekening voor ‘Inkopen BTW verlegd’ met rekeningfunctie 30 aanmaken. Daarnaast moet hij twee grootboekrekeningen aanmaken voor het bedrag van de verlegde BTW; de ene voor ‘verlegde te vorderen BTW inkopen’ met rekeningfunctie 45 en de ander voor ‘verlegde te betalen BTW inkopen’ met rekeningfunctie 44. De hoofdaannemer moet zelf alle betreffende boekingen maken. Hij moet het factuurbedrag, dat zonder BTW is, boeken op grootboekrekening ‘Inkopen BTW verlegd’. Voor de verlegde BTW moet hij 19% van het factuurbedrag op de grootboekrekening voor ‘verlegde te vorderen BTW’ boeken. Hetzelfde bedrag maar dan negatief moet hij boeken op de grootboekrekening ‘verlegde te betalen BTW’. De grondslag / omzet van de verlegde te vorderen BTW wordt bepaald aan de hand van het saldo van rekeningfunctie 45. De grondslag en de verlegde te vorderen BTW worden in rubriek 2a geplaatst en de verlegde te betalen BTW wordt in rubriek 5b weer afgetrokken.

194 * Bijlage E

Functie


Tarief

Rubriek

44

BTW af te dragen verlegd (inkopen)

Hoog

2a en 5b

45

BTW te vorderen verlegd (inkopen)

Hoog

2a en 5b

Buitenlandse inkopen / kosten Rekeningfuncties 61 t/m 63 zijn voor inkopen inzake import van goederen binnen de EU (intra communautaire verwervingen). Rekeningfuncties 71 t/m 73 zijn voor inkopen inzake import van goederen buiten de EU (extra communautaire verwervingen). Functie


Tarief

Rubriek

61

Inkopen import binnen EU laag

Laag

4b

62

Inkopen import binnen EU hoog

Hoog

4b

63

Inkopen import binnen EU overig

Overig

4b

71

Inkopen import buiten EU laag

Laag

4a

72

Inkopen import buiten EU hoog

Hoog

4a

73

Inkopen import buiten EU overig

Overig

4a

Buitenlandse verkopen / omzet Rekeningfunctie 80 is voor verkopen inzake de uitvoer van goederen binnen de EU (intra communautaire leveringen). Rekeningfunctie 81 is voor verkopen betreffende de uitvoer van goederen buiten de EU (extra communautaire leveringen). Rekeningfunctie 84 wordt gebruikt voor facturen voor installatie en televerkopen van goederen binnen de EU. Functie


Tarief

Rubriek

80

Verkopen export binnen EU

Geen

3b

81

Verkopen export buiten EU

Geen

3a

84

Installatie/televerkoop binnen EU

Geen

3c

BTW rubriek 6 Rekeningfunctie 82 wordt gebruikt voor de BTW inzake oninbare vorderingen waarvoor u om teruggave verzoekt. Rekeningfunctie 83 wordt gebruikt voor de omzetbelasting inzake herrekeningen en andere correcties, waarvoor u om teruggave verzoekt. Functie


Tarief

Rubriek

82

Oninbare vorderingen

-

6a

83

Herrekening/correcties

-

6b

Globalisatie De inkoop van tweedehands of gebruikte goederen die u met de margeregeling kunt verkopen moet u gescheiden houden van de overige inkopen. Ook de verkoop van de goederen waarop u de margeregeling toepast, moet u gescheiden houden van de overige verkopen. Voor de inen verkoop van de margeartikelen zijn de rekeningfuncties 91 t/m 96 aanwezig.

Bijlage E * 195

Functie


Tarief

Rubriek

91

Verkoop globalisatie laag

Laag

-

92

Verkoop globalisatie hoog

Hoog

-

93

Verkoop globalisatie overig

Overig

-

94

Inkoop globalisatie laag

Laag

-

95

Inkoop globalisatie hoog

Hoog

-

96

Inkoop globalisatie overig

Overig

-

Kredietbeperking Bij kredietbeperking wordt een bepaald percentage van het factuurbedrag inclusief BTW bij de factuur opgeteld. De klant mag, mits hij binnen een bepaald aantal dagen betaalt, deze kredietbeperking van het factuurbedrag aftrekken. Rekeningfunctie 100 is voor ontvangen kredietbeperking bij verkopen waarover u als leverancier BTW moet betalen. Rekeningfunctie 101 is voor betaalde kredietbeperking bij inkopen. De BTW over deze kredietbeperking is niet aftrekbaar. Functie


Tarief

Rubriek

100

Kredietbeperking Verkopen

-

1a

101

Kredietbeperking Inkopen

-

-

Rekeningfuncties voor Bankieren De module SnelStart!Bankieren gebruikt een aantal eigen rekeningfuncties. Rekeningfunctie 102 wordt gebruikt voor betalingskorting. Rekeningfunctie 110 voor de tussenrekening betalingen en rekeningfunctie 111 voor onbekende betalingen. Functie


Tarief

Rubriek

102

Betalingskorting

-

-

110

Tussenrekening betalingen

-

-

111

Onbekende betalingen

-

-

196 * Bijlage E

Index Bankieren, 133

A Aantal afdrukken orderformulier, 84 Abonnementsbepalingen, 11 Accenten op letters zetten, 188 Administratie, 19 Adresgegevens klanten, 33 Adresgegevens leveranciers, 39 Afdrukken aantal orderformulier, 84 Factuur, 66 Orders, 66

Afdrukstatus orders, 75 Afsluiten boekjaar, 127 Alfanumerieke artikelcode, 43 Artikelen. Zie ook: Onderhoud Artikelen Alfanumerieke artikelcode, 43 Artikelen in artikelregels, 43 Artikelen in tekstartikelregels, 43 Decimalen in artikel aantallen, 28 Decimalen in artikelprijzen, 28 Numerieke artikelcode, 42 Prijsnotatie in artikelenbestand, 27 Soort artikelcode instellen, 27 Soort artikelcode wijzigen, 28, 43 Voorraad tonen in zoekvenster, 28 Voorraadcontrole bij orderinvoer, 26

Artikelomzetgroepen. Zie: Onderhoud Artikelomzetgroepen Artikelregels, 43 invoeren, 72

Artikelvenster. Zie: Onderhoud Artikelen Ascii tabel, 188 Automatisch betalen, 40

afschriften inlezen, 143 afschriften verwerken, 143 gespecificeerde afschriften, 143 verzamelde afschriften, 143 afschriften zoeken, 147 bank/girorekening maken, 133 Betalings/incasso-opdrachten, 138 boeken afschriftregels, 144 boeken gespecificeerde afschriften, 144 boekingen controleren, 146 boekingen corrigeren, 146 storno's, 146 boekingen verzamelposten, 146 Communicatie internetbankieren, 136 Communicatie PC-telebankieren, 135 gemaakte boekingen, 145 Internetbankieren, 133 Naam-rekeningnr. controle, 139 onbekende posten, 145 Opdrachtregels, 140 PC-telebankierpakket, 133 Spoedbetalingen betalingsopdracht, 139

Bankierenvenster kader Afschriften, 143 kader Opdrachtbestanden, 138 kader Rekeninggegevens, 134 kader Zoeken in afschriften, 147 Rechter variabel kader, 138 Selectielijst in linker kader, 138 Structuur bankierenvenster, 138

Bedieningsknoppen Boekhoudvenster, 114 Grootboekrubriekenvenster, 54 Helpvenster, 170 Instellingenvenster, 28 Licentiebeheervenster, 16 Onderhoudsvensters, 30 Systeemknoppen in vensters, 184 Verkoopsjablonenvenster, 81 Verkopenvenster, 67

Beginbalans

B Backup administratie, 20 Balans, 100, 101 Beginbalans boeken, 119

bij jaarafsluiting, 128 halverwege boekjaar, 119 inboeken, 119

Betalingen registreren, 78 Betalings/incasso-opdrachten, 138 facturen selecteren, 139 handmatig opdrachtregels, 140 Index * 197

Opslaan en klaarzetten, 141

Betalingsconditie, 82 Betalingskorting, 65, 68, 83 Bijwerken voorraad, 76 Blokkeren nieuwe orders, 83 Boeken Beginbalans, 119 betalingen boeken, 123 betalingen in kasboek, 120 contante verkopen, 120 deelbetalingen boeken, 123 dubbele betalingen boeken, 123 facturen in Kas boeken, 124 inhoud dagboekmap, 104 inkoopfacturen boeken, 122 Jaarafsluiting. Zie: Jaarafsluiting openstaande posten, 118 verkoopfacturen boeken, 121 vooruitbetaling, 125

Boekhouden, 99 voorbereiding, 99 voordelen SnelStart, 99

Boekhoudvenster, 103 Boekingen annuleren boekingen, 116 bekijken boeking, 106 Hoofdboeking, 106 Informatievelden, 113 cumulatief, 113 Invoervelden, 107 boekingsdatum, 107 boekstuk, 107 dagboek Inkoop, 108 dagboek Kas/Bank/Giro, 108 dagboek Verkoop, 108 omschrijving, 107 nieuwe boeking, 106 Opslaan boekingen, 114 Tegenboeking, 109 BTW af te dragen laag / hoog, 113 BTW te vorderen laag / hoog, 113 BTW-boeking, 109 Credit, 112 Debet, 112 Grootboekrekening bij dagboek Kas/Bank/Giro, 112 Grootboekrekening bij de dagboeken Verkoop en Inkoop, 111 keuzelijst BTW, 112 Omschrijving, 111 Saldo, 114 Schuld, 112 Tegoed, 112 veld Factuur (F4…), 110 Vervolgvenster, 111 198 * Index

tabblad Factuur zoeken, 111 tabblad Vooruitbetalingsfactuur, 111 Verschil, 114 verwijderen boekingen, 116 Voorbeeldboekingen, 118 beginbalans inboeken, 119 betalingen boeken, 120, 123 deelbetalingen boeken, 123 dubbele betalingen boeken, 123 facturen in Kas boeken, 124 inkoopfacturen boeken, 122 openstaande posten invoeren, 118 verkoopfacturen boeken, 121 Vooruitbetaling boeken, 125 wijzigen boekingen, 116 zoeken (uitgebreid), 115 zoeken in dagboek, 114

Boekingsregels, 102 Boekingsvoorstel, 108, 112 accepteren, 109 bij Kas, Bank of Giro, 109 in tegenboeking, 112 tonen, 109

Boekjaar instellen, 24 BTW BTW af te dragen bij boekingen, 113 BTW boeking, 103 BTW te vorderen bij boekingen, 113 Btw-% kredietbeperking, 25 Btw-nummer klant, 34 Btw-nummer Leverancier, 40 BTW-verlegd, 83, 191 keuzelijst Btw bij Boekingen, 112 Percentage G-rekening, 83 prijzen incl./excl. BTW, 190 Sneltoetsen voor incl/excl BTW, 64

BTW-aangifte, 130 afdrukvoorbeeld, 130 berekening, 130 electronische BTW-aangifte, 130 Periode btw-aangifte instellen, 25

BTW-berekening, 189 afrondingsverschillen, 190 BTW-verlegd, 191 inclusief/exclusief, 190

Btw-tarieven. Zie: Onderhoud Btw-tarieven BTW-verlegd, 191

C CLIEP03 bestand, 141 Creditfacturen, 66 Betaling boeken, 125 kopiëren naar creditfacturen, 66

D Datum in Verkopenvenster, 61 invoeren, 172

Debiteurnummer leverancier, 40 Demo CD, 15

Bijwerken voorraad, 76 Factuurnummer, 74 tegenboeking, 110 volgend factuurnr. instellen, 26 Financiële verwerking factuur na verwijdering, 76 na wijziging, 76 gegevens wijzigen, 69 kopiëren, 69 Lay-out. Zie: Opmaak Opmaak. Zie: Opmaak opslaan, 66 Order is de basis, 74 sjablonen. Zie: Verkoopsjablonen verwijderen laatste factuur, 70 voorbereiding invoeren, 58

Factuurkorting, 34, 65, 68 Factuurkorting wordt regelkorting, 83

Factuurlay-out. Zie: Opmaak Factuurnummer, 74 volgend factuurnr. instellen, 26

E Eenheid (artikel), 45 Eigen vermogen, 100 Eindbalans. Zie: Balans E-mail klant, 35 E-mail leverancier, 40 Euro-bedrag in guldens, 173 Exporteren SnelStart tabellen, 163 Exportfacturen, 66 Extra hoofdingaven, 73 Extra regelingaven, 64, 73 Extra velden in onderhoudsvenster, 160 in orderregels, 64 in verkoopvenster, 62, 73 voor onderhoudsvensters maken, 159 voor orderregel maken, 86 voor verkoopvenster maken, 85

Factuursjablonen. Zie: Verkoopsjablonen Financiële verwerking orders, 76 Formules in opmaakvenster, 97

G Geblokkeerde orders, 74 Gegevens invoeren in onderhoudvensters, 31 invoeren in SnelStart, 172 wijzigen in onderhoudvensters, 31

Grafieken ontwerpen, 158 G-rekening Percentage, 83 Grootboekrekeningen. Zie: Onderhoud Grootboekrekeninge n Grootboekrubrieken. Zie: Onderhoud Grootboekrubrieken

F F1 (Help oproepen), 166 Factuur afdrukken, 66 bekijken in orderarchief, 77 bestaande factuur openen, 68 via invoerveld, 69 via sjablonen-/orderselectielijst, 68 bestaande factuur wijzigen, 68

H Helpvenster / SnelStart!Help, 166 Hoofdboeking. Zie :Boekingen Hoofdingaven, 85

Index * 199

I

K

Importeren, 154 Incasseren bij klanten, 35 Incasso-opdrachten aanmaken, 138 Informatieve tekst in orderregel, 73 Installatie SnelStart

Kaart, 31

multi-user, 12 update installeren, 12 vanaf CD, 12

Instellingen, 23 tabblad Artikelen, 27 tabblad Bedrijfsgegevens, 23 tabblad Boekhouding, 24 tabblad Orders, 26

Internetbankieren, 133 Invoermaskers, 179 maskersymbolen, 179

Invoertabellen, 176 actieve regel, 176 gebruiken, 177 bestaande gegevens wijzigen, 177 nieuwe gegevens invoeren, 177 kolommen, 176 muis, 178 muis extra, 179 regels, 176 regelwijzer, 176 rijen, 176 toetsen, 177 toetsen extra, 178

Invoervelden, 172 datumveld, 172 euro/gulden, 173 naar volgende veld, 178 naar vorige veld, 178 numeriek veld, 172 numeriek veld met schuifbalkje, 172 rekenmachinefunctie, 173 sleutelveld, 173 tekstveld, 172 Wijzigen sleutelveld, 173

Kaarten kopiëren, 162 Kaarten verwijderen, 32 Kaarten wijzigen, 31 Kaarten zoeken, 31 Nieuwe kaart invoeren, 31 Reeks kaarten verwijderen, 162

Kaartenbakken maken, 159 Keuzelijst, 175 doorlopen, 175 item activeren, 175 item selecteren, 175 openen, 175 sluiten, 175

Keuzerondjes, 175 Keuzetabellen, 176 actieve regel, 176 gebruiken, 176 kolommen, 176 muis, 178 regels, 176 regelwijzer, 176 rijen, 176 toetsen, 177

Klanten. Zie ook: Onderhoud Klanten Klant invoeren in ordervenster, 60

Klantmemo in verkopenvenster, 26, 62 Klantnummer in klantenkaart, 33 Knippen met [Ctrl+X], 187 Kolommenbalans, 101 Kopiëren kaarten in onderhoudsvensters, 162 Kopiëren met [Ctrl+C], 187 Korting Betalingskorting, 65, 68, 83 Factuurkorting, 34, 61, 65, 68 Factuurkorting wordt regelkorting, 83 Korting %, 64, 65 Kortingsgroep klanten, 35 Regelkorting, 64, 68

Kostenplaatsen, 52 Kredietbeperking, 65, 68, 83

J

Btw-% kredietbeperking, 25

Jaarafsluiting, 127 beginbalans maken, 128 daadwerkelijk afsluiten, 127 niet afsluiten, wel factureren, 127 Rekening balans, 128

200 * Index

Krediettermijn bij leverancier, 40 Krediettermijn voor klant, 35

L

N

Land. Zie: Onderhoud Landen, Zie ook: Onderhoud Artikelomzetgroepen Landinstellingen bij Windows, 173 Lay-out. Zie: Opmaak Leveranciers. Zie: Onderhoud Leveranciers Licentiebeheer, 14

NAW-gegevens bedrijf, 23 NAW-gegevens klanten, 33 NAW-gegevens leveranciers, 39 Numeriek veld, 172 Numerieke artikelcode, 42

aantal licenties, 15 beperkingen demonstratieversie, 15 CD-key, 16 demo CD, 15 Demonstratieversie, 15, 16 modules verdelen, 17 origineel pakket, 15 Originele versie, 16 Pakket gebruiken als, 16

Licentiebeheervenster legenda, 18 linker kader, 15 rechter kader, 16

Licentie-overeenkomst Abonnementsbepalingen, 11 Algemene voorwaarden, 9 Auteursrecht, 10 Beëindigen, 9 Doorlopende service, 11 Garantiebepalingen, 10 Serviceverlening 1e jaar, 10

Licenties per computer, 12 Lijst met sleutelvelden, 30 Lijsten ontwerpen, 158 Links naar onderhoudsvensters, 30

M Maskers, 179 bij Verkoopsjabloon, 85

Maskersymbolen, 179 maximaliseren vensters, 185 Memo Klantmemo, 35 Klantmemo in verkopenvenster, 26 Klantmemo in Verkopenvenster, 62 Leveranciersmemo, 40

Minimaliseren vensters, 184 MSDE database, 19

O Omzetgroep artikel, 45 Omzetrekeningen, 49 buitenlandse klanten, 49 Nederland, 49

Onderhoud Gebruikte termen, 31 Kaart, 31 Record, 31 sleutelveld, 31 Veld, 31 Kaarten kopiëren, 162 Kaarten verwijderen, 32 Kaarten wijzigen, 31 Kaarten zoeken, 31 Nieuwe kaart invoeren, 31 Onderhoudsvensters, 29 Hoofdgegevens, 30 lijst met sleutelvelden, 30 opbouw, 29 tabbladen, 30

Onderhoud Artikelen, 42 Alfanumerieke artikelcode, 43 Artikelen in tekstartikelregels, 43 Artikelregels, 43 Gebruikte termen, 42 Hoofdgegevens, 44 Artikelcode, 44 Omschrijving, 44 Numerieke artikelcode, 42 Soort artikelcode wijzigen, 43 tabblad Algemeen, 45 Aantal in offerte, 46 Aantal in order, 46 Eenheid, 45 Huidige voorraad, 46 Inkoopprijs, 45 Minimum voorraad, 46 Omzetgroep, 45 Voorraadcontrole, 46 tabblad Artikelhistorie, 47 tabblad Financieel, 46

Onderhoud Artikelomzetgroepen, 48 Index * 201

gebruikte artikelen, 49 Globalisatie, 49 Land, 49 nummer, 48 Omschrijving, 49 Omzetrekening, 49 buitenlandse klanten, 49 Nederland, 49

Onderhoud Btw-tarieven, 56 Onderhoud Grootboekrekeningen, 50 Hoofdgegevens, 51 Balans/v&w, 52 Credit, 52 Debet, 52 Kostenplaatsen, 52 Omschrijving, 51 Rekeningfuncties, 51 Rekeningnummer, 51 Rubriek, 52 Saldo, 52 Rekeningfuncties van SnelStart, 192 tabblad Saldo verloop, 52 Groepering, 52 Voorloopnullen instellen, 25

Onderhoud Grootboekrubrieken, 53 nieuwe subrubrieken aanmaken, 54 rubrieken verplaatsen, 55

Onderhoud Klanten, 33 Hoofdgegevens, 33 Klantnummer, 33 tabblad Algemeen, 34 bankrekeningnummer, 34 btw-nummer, 34 E-mail, 35 factuurkorting, 34 Fax, 35 incasseren, 35 Kortingsgroep, 35 krediettermijn, 35 Memo, 35 Naam, 34 Plaatsrekeninghouder, 34 Telefoon, 35 tabblad Artikelhistorie historie geselecteerde artikelen, 37 selectievelden, 37 tabblad Financieel, 36

Onderhoud Landen, 57 Onderhoud Leveranciers, 38 Hoofdgegevens, 39 Adresgegevens, 39 Leverancierscode, 39, 44 Memo, 40 tabblad Algemeen 202 * Index

Automatisch betalen, 40 Bankrekening, 40 E-mail, 40 Fax, 40 Krediettermijn, 40 Naam, 40 Plaats rekeninghouder, 40 Telefoon, 40 tabblad Artikelhistorie De selectievelden, 47 historielijst geselecteerde artikelen, 47 tabblad Financieel, 41 omzet, 36, 41

Onderhoudsvensters, 29 Hoofdgegevens, 30 lijst met sleutelvelden, 30 opbouw, 29 tabbladen, 30

Openingstijden SnelStart, 11 Opmaak aanmaken nieuw Verkoopsjabloon, 86 aanmaken nieuwe opmaak, 88 Aanpassen, 89 Factuur, 80, 84 kopiëren, 88 kopiëren naar andere opmaak, 89 Opmaak aanwezig, 84 Orderformulieren, 80, 84, 87 Veiligheidsmaatregelen, 87 verwijderen, 88 wijzigen, 89

Opmaakvenster Formules, 97 Bewerkingen, 98 Velden gebruiken, 98 gereedschap, 94 Groepen vergroten of verkleinen met de muis, 92 via de groepseigenschappen, 92 inbrengen bedrijfsgegevens, 91 kader vergroten of verkleinen, 91 nieuwe onderdelen plaatsen, 94 eigen logo plaatsen, 96 gegevensveld binnen de groep, 95 gegevensveld in beginkop, 95 gegevensveld in regelgroep, 95 lettertype aanpassen, 95 tekstvak plaatsen en invullen, 97 velden met dezelfde opmaak, 96 onderdelen verplaatsen met muis, 93 via de eigenschappen, 93 onderdelen verwijderen, 91 opbouw, 90 tekst in tekstvak wijzigen, 91

Opslaan Boekingen, 114 Factuur, 66 Orders, 66

Orderarchief, 77 Orderformulieren, 74 aantal afdrukken, 84 beschikbare orderformulieren, 74 Lay-out. Zie: Opmaak Opmaak. Zie: Opmaak Printerkeuze, 84

Orderinvoer voorbereiding, 58

Ordernummer, 74 Volgend ordernummer instellen, 26

Orderopmaak. Zie: Opmaak Orders aanmaken nieuw Verkoopsjabloon, 86 Aanvullende order- of factuurgegevens invoeren, 62 Aanvullende ordergegevens kader Extra velden, 62 kader Factuuradres, 62 kader Financieel, 62 kader Klantmemo, 62 afdrukken, 66 afdrukken naar PDF, 163 Afdrukstatus, 75 Artikelregels invoeren, 72 Basis v.d. factuur, 74 bekijken in orderarchief, 77 bestaande order openen, 68 via invoerveld, 69 via sjablonen-/orderselectielijst, 68 bestaande order wijzigen, 68 Bijwerken voorraad, 76 Extra hoofdingaven, 73 Extra regelingaven, 73 Extra velden, 73 Factuurbedragen, 65 betalingskorting, 65 btw, 65 excl. btw na korting, 65 korting (..%), 65 kredietbeperking, 65 Factuurkorting, 61 Financiële verwerking, 76 Geblokkeerde orders, 74 gegevens wijzigen, 69 Informatieve (vrije) teksten, 73 invoerveld voor factuurnummer, 60 Invoerveld voor klantnummer, 60 invoerveld voor ordernummer, 60 Keuzelijst bij invoerveld, 60 Klant invoeren of selecteren, 60

Nieuwe orders blokkeren, 83 opslaan, 66 opslaan als PDF, 163 Ordernummer, 74 Volgend ordernummer instellen, 26 Orderregels invoegen, 179 invoeren, 63 invoeren Aantal, 64 invoeren Artikelcode, 63 invoeren Extra velden, 64 invoeren Omschrijving, 63 invoeren regelkorting, 64 kopiëren, 179 Snelmenu, 65 sorteren, 178, 179 verwijderen, 179 selectie klant, 60 selectie sjabloon, 60 Sjablonen- en orderselectielijst, 60 Sjabloon selecteren, 61 Standaard ordergegevens, 61 Tekstartikelregels invoeren, 73

P PDF, orders afdrukken als, 163 Plakken met [Ctrl+V], 187 Printerkeuze bij orderformulier, 84 Proefbalans, 101

R Record, 31 Regelingaven, 86 Regelkorting, 64, 68 Factuurkorting wordt regelkorting, 83 Herhaal laatste regelkorting, 83

Regelwijzer Invoertabellen, 176 Keuzetabellen, 176

Rekeningfuncties, 51, 192 toewijzen voor Bankieren, 196 toewijzen voor dagboeken, 192 toewijzen voor kredietbeperking, 196 voor BTW-aangifte en - uitsplitsing, 192

Rekenmachine functie invoerveld, 173 Index * 203

Resultatenrekening. Zie: Verlies- en Winstrekening Rubrieken. Zie: Onderhoud Grootboekrubrieken

S Saldibalans, 101 Schuld bij boekingen, 112 Selectievakjes, 174 Sjablonen. Zie: Verkoopsjablonen Sleutelveld, 31, 173

T Tabbladbeheer in verkopenvenster, 71 Tegenboeking. Zie :Boekingen Tegoed bij boekingen, 112 Tekstartikelregels, 43 Eigen tekstartikelen, 73 invoeren, 73 Nadelen, 73

Tekstveld, 172 Telebankieren. Zie : Bankieren Toetsen. Zie: Windows-toetsen Trema's en accenten, 188

wijzigen, 32 wijzigen, 173

Sluiten vensters, 185 SnelStart gebruiksklaar maken, 12 installatie multi-user, 12 installatie vanaf CD, 12 rechten, 12

SnelStart informatie, 170 Ondersteuning, 171

SnelStart openingstijden, 11 SnelStart starten met programma-icoon, 13 met snelkoppeling, 13 via startmenu, 13

SnelStart!Help, 166 [F1] gebruiken, 166 Helpvenster. Zie: Helpvenster Index, 168 Inhoudsopgave, 167 Boektitels, 167 Onderwerptitels, 168 Links, 166 Woordenlijst, 169 Zoeken, 168 Zoeken naar trefwoord, 168 Zoeken naar woordgroep, 169

Sneltoets, 187 Sneltoetsen voor incl/excl BTW, 64 Spoedbetalingen betalingsopdracht, 139 SQL server, 19 Storno, 146

V V&W. Zie: Verlies- en Winstrekening Veiligheidskopie administratie, 20 Veiligheidsmaatregelen opmaak, 87 Veld, 31, Zie ook: Invoervelden Sleutelveld, 31

Vensters, 182 alle vensters tonen, 186 ander venster activeren, 185 flexibele indeling, 71 Het menu Vensters, 183 maximaliseren, 185 meerdere vensters openen, 182 Minimaliseren, 184 Naast elkaar, 183 Onder elkaar, 183 Sluiten, 185 Systeemknoppen, 184 Systeemmenu, 183 Titelbalk, 183 Trapsgewijs, 183 vergroten, 186 verkleinen, 186 Verplaatsen, 185 volgend venster activeren, 186 Vorig formaat, 184

Verkooporders. Zie: Orders Verkoopsjablonen, 61, 80 aanmaken nieuw sjabloon, 86 aanmaken nieuwe opmaak, 88 aanpassen, 82 kader Algemeen, 82 Betalingsconditie, 82 Btw-verlegd, 83 Dagen, 83

204 * Index

Factuurkorting wordt regelkorting, 83 Herhaal laatste regelkorting, 83 Korting, 83 Nieuwe orders blokkeren, 83 Omschrijving, 82 Percentage G-rekening, 83 Prijsingave in het Verkopenvenster, 82 Sjabloon niet tonen in Verkopenvenster, 84 Toeslag, 83 kader Extra hoofdingaven, 85 Lengte, 86 Masker, 85 Omschrijving, 85 Soort, 85 kader Extra regelingaven, 86 Herhalen, 86 kader Opmaak, 84 aantal afdrukken, 84 Opmaak aanwezig, 84 printerkeuze, 84 Soort, 84 niet tonen in Verkopenvenster, 84 Opmaak kopiëren, 88 opmaak verwijderen, 88 opmaak wijzigen, 89 Opmaakvenster Formules, 97 Bewerkingen, 98 Velden gebruiken, 98 gereedschap, 94 Groepen vergroten of verkleinen met de muis, 92 via de groepseigenschappen, 92 inbrengen bedrijfsgegevens, 91 kader vergroten of verkleinen, 91 nieuwe onderdelen plaatsen, 94 eigen logo plaatsen, 96 gegevensveld binnen de groep, 95 gegevensveld in beginkop, 95 gegevensveld in regelgroep, 95 lettertype aanpassen, 95 tekstvak plaatsen en invullen, 97 velden met dezelfde opmaak, 96 onderdelen verplaatsen met muis, 93 via de eigenschappen, 93 onderdelen verwijderen, 91 Opbouw, 90 tekst in tekstvak wijzigen, 91 selecteren, 82 Standaard sjabloon, 80

voorbeeld sjablonen, 80

Verkoopsjablonenvenster Mappen, 88 opbouw, 80 selectiekader, 81

Verkopenvenster, 59, Zie ook: Orders flexibele indeling, 71 gedetailleerde beschrijving, 71 wijzigmodus, 72

Verlies- en Winstrekening, 100, 101 Verplaatsen vensters, 185 Voorbeeldboekingen. Zie: Boekingen contante, 120

Voorraad Bijwerken, 76 Huidige voorraad, 46 Minimum voorraad, 46 tonen in zoekvenster, 28 Voorraadcontrole, 46 Voorraadcontrole bij orderinvoer, 26

Vooruitbetaling boeken, 125 Vooruitbetalingsfactuur, 111 Vorig formaat vensters, 184 Vrije teksten in orderregel, 73

W Wijzigmodus in Verkopenvenster, 72 Windows Decimaalsymbool, 173 Landinstellingen, 173

Windows-toetsen, 187 knippen, 187 kopiëren, 187 plakken, 187

Z Zoeken algemeen, 180 [Alt-Z], 181 numerieke zoekvelden, 180 trefwoord in zoekvenster, 181 zoekknop, 180, 181 zoekvenster, 180 boekingen, 114, 115 Factuur bij betalingsopdracht, 147 Index * 205

bij tegenboeking, 111 in SnelStart, 180 In SnelStart!Help, 168 kaart of record, 173

206 * Index

Kaarten zoeken, 31

Zoekknop, 180

SnelStart administratieve software. Basishandleiding SnelStart versie 8

Recommend Documents