Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 10, verze 2011 SMĚRNICE K ARCHIVACI, SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD č.j. 112/2011-Koc Sestavil: Mgr. Renáta Kočová Platnost 1.9.2011 Touto směrnicí se ruší a v plném rozsahu nahrazuje směrnice 10, verze 2003 z 2.1.2006 Tato směrnice upravuje povinnosti organizace ve vztahu k Zákonu o archivnictví a spisové službě č. 499/04 Sb., vč. prováděcích vyhlášek k zákonu - vyhl. č. 645/04 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a dále vyhl. č. 646/04 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. 1) POVINNOSTI ORGANIZACE V OBLASTI ARCHIVNICTVÍ Dle § 3 zákona je naše organizace „původcem“, tzn., že organizaci vzniká povinnost uchovávat dokumenty vznikající při její činnosti. Z těchto dokumentů je pak organizace povinna umožnit ve veřejném zájmu výběr některých dokumentů – archiválií k trvalému uchování. Jako dokument je posuzován každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický či jiný záznam, který vznikl při naší činnosti. Archiváliemi jsou zejména ty dokumenty, které jsou uvedeny v přílohách č. 1 – 3 zákona, jde tedy o výběr některých dokumentů z množiny všech dokumentů v organizaci vznikajících, či do organizace došlých. Seznam konkrétních dokumentů, které jsou v organizaci vždy archiváliemi, je uveden ve skartačním plánu. Organizaci je v § 63 zákona stanovena povinnost vykonávat „spisovou službu“ (viz dále). Součástí této spisové služby je skartační řízení, při němž se z organizací vyřazovaných dokumentů vyčlení na jedné straně archiválie a na druhé straně dokumenty bez významu. Výběr těchto archiválií provádí příslušný archiv, organizace je povinna umožnit tomuto archivu dohled nad prováděním skartačního řízení a výběr těchto archiválií. 2) SPISOVÁ SLUŽBA Cílem výkonu spisové služby v organizaci je popsat vznik, přijetí, pohyb, odeslání, uložení dokumentu a to takovým způsobem, aby se kdykoliv dal příslušný dokument najít, vč. určení fáze jeho zpracování. Spisová služba organizace je definována v dále uvedeném spisovém řádu a ve skartačním řádu. a) Spisový řád – v tomto řádu jsou pro zaměstnance organizace jasně definovány jednotlivé kroky při příjmu, evidenci, vyřizování, odesílání, ukládání dokumentů. Součástí tohoto spisového řádu je spisový plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s příslušnými spisovými znaky (viz příloha č. 1 ke směrnici). Spisový znak udává věcné zařazení dokumentu ve vnitroorganizačním systému – struktuře dokumentace. aa) Příjem dokumentů Dokumenty v organizaci přijímané či vytvářené se člení na dokumenty v písemné formě a v elektronické formě. Tato směrnice upravuje pouze uspořádání spisové služby pro písemné dokumenty. Spisová služba pro dokumenty v elektronické podobě je upravena ve Směrnici k elektronickým podatelnám. Archivovány v elektronické podobě jsou vždy takové doklady, které jsou opatřeny zaručeným el. podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, ostatní podle rozhodnutí ředitele. Pro příjem do organizace došlých a v organizaci vytvořených dokumentů se používá „podací deník“, v něm se zapisují i ústně učiněná podání. Doručený dokument zapisovaný do prvního podacího deníku je vždy opatřen „podacím razítkem“, které obsahuje: název organizace, datum doručení, č.j., počet listů, počet listů příloh. Obálky, kde je na prvním místě uvedeno jméno zaměstnance, se nerozlepují. ab) Evidence, třídění (rozdělování) a oběh dokumentů Podací deník sloužící pro příjem dokumentů je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem organizace, aktuálním rokem a počtem všech listů. Dokumenty jsou zde evidovány ve vzestupné číselné řadě dle času svého doručení či vzniku (u vnitroorganizačních dokumentů). V podacím deníku jsou k danému dokumentu uvedeny tyto údaje: - č.j., datum doručení či vzniku dokumentu - označení odesílatele (případně označení „vlastní“ u vlastních dokumentů) - počet listů dokumentu a počet listů příloh, stručný obsah (věc) - zaměstnance (úsek), kterému byl dokument přidělen k vyřízení, zde jsou používány tyto zkratky úseků: UCT - Všeobecné účetnictví MZD - Mzdové účetnictví Ř - Ředitel MŠ - Mateřská škola ŠJ - Školní jídelna V průběhu vyřizování dokumentu se uvede způsob vyřízení, den odeslání a počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh, dále spisový a skartační znak a lhůta a na závěr záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Ředitelka roztřídí dokumenty na: - nepodléhající evidenci (noviny, časopisy, tiskopisy, propagační materiály apod.) 1
Základní škola a Mateřská škola Doudleby Doudleby 2, 370 07 České Budějovice IČ 75000849 Směrnice 10, verze 2011 - účetní doklady - ostatní dokumenty ac) Vyřizování a vyhotovování dokumentů Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným č.j. Veškeré dokumenty musí být vyřízeny včas, za což zodpovídají konkrétní zaměstnanci, jimž byly dokumenty přiděleny k vyřízení. Více dokumentů, které se týkají téže věci, se pojí ve spis. Skutečnost, že dokumenty byly vyřízeny např. telefonicky či osobním jednáním, je na dokument poznačena. Stejně tak se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis vyřizujícího zaměstnance. V podacím deníku se následně zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým, skartačním znakem a lhůtou. Organizací vyhotovované dokumenty jsou vytištěny na „hlavičkovém“ papíru, s uvedením č.j., data, počtu listů dokumentu a příloh, jména a funkce podpisujícího zaměstnance. ad) Podepisování dokumentů a použití razítek, odesílání dokumentů K podepisování dokumentů je oprávněn ředitel (jako statutární orgán), zástupce ředitele a hlavní účetní (podle směrnice o oběhu účetních dokladů). K dokumentu připojuje otisk (úředního) razítka. Evidenci razítek vede ředitel, přičemž každé razítko je jedinečné a příslušnému zaměstnanci je přiděleno oproti podpisu. Přílohou č. 2 této směrnice je Evidenční arch přidělených razítek a jejich použití. Odesílání dokumentů je prováděno prostřednictvím ředitele nebo účetní. Ekonomické dokumenty a výkazy jsou po schválení ředitelem odesílány z kanceláře účetní . Odesílané dokumenty jsou dle ceníku České pošty ofrankovány, příp. jsou na ně vylepeny ceniny a zapsány do podacího deníku jako odeslaná pošta. ae) Ukládání dokumentů Po svém vyřízení jsou dokumenty ukládány po dobu své skartační lhůty do skříně v kanceláři účetní nebo ředitelky školy. Do podacího deníku je poznamenán k příslušnému dokumentu jeho skartační znak a lhůta. V kanceláři jsou takto po dobu svojí skartační lhůty uloženy veškeré dokumenty (tedy i ty s nulovou hodnotou), archiv pak ve skartačním řízení přebírá k archivaci pouze dokumenty s určitou hodnotou – archiválie. b) skartační řád – v tomto řádu je dán pro jednotlivé zaměstnance organizace závazný postup při vyřazování veškerých dokumentů cestou skartačního řízení. Součástí skartačního řádu je skartační plán (viz příloha č. 1 ke směrnici). Skartační řád je v příloze integrován do spisového plánu. Zde jsou jednotlivým typům dokumentů, které jsou roztříděny do věcných skupin, přiřazeny skartační znaky a lhůty. Základními úkoly organizace zde jsou: - pro provedení skartačního řízení je jmenována „Příkazem ředitele“ skartační komise - při skartačním řízení se dokumenty rozdělí na tři skupiny: : skartační znak „A“ (archiv) – dokumenty určené k prohlášení za archiválie : skartační znak „S“ (stoupa) – dokumenty nemající trvalou hodnotu, určené ke zničení : skartační znak „V“ (výběr) – takto jsou označeny písemnosti, jejichž hodnotu není možno při jejich vzniku či vyřízení určit. Teprve po uplynutí skartační lhůty bude rozhodnuto, zda jim bude přidělen znak „A“ nebo „S“ - skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty příslušného dokumentu - součástí skartačního řízení je skartační návrh, ten obsahuje zejména seznam dokumentů ke skartaci a návrh termínu provedení skartačního řízení. Skartační návrh zašle organizace příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Výstupem skartačního řízení je příslušným archivem vypracovaný protokol o provedeném skartačním řízení. Ten obsahuje soupis dokumentů vybraných jako archiválie vč. jejich kategorie a určení místa jejich uložení a dále soupis dokumentů, které budou skartovány. Předání archiválií k trvalému uložení v archivu je provedeno na základě úředního protokolu. Archiválie se následně stane součástí Národního archivního dědictví a je vedena v základní, druhotné a ústřední evidenci. Přílohy: Příloha č. 1 - spisový a skartační plán Příloha č. 2 - evidenční arch razítek Dne 26.8.2011
Mgr. Kočová Renáta ředitelka PO
2
Příloha č. 1 ke směrnici č. 10 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN 1 ZÁKLADNÍ DOKUMENTACE SPIS. ZNAK DOKUMENT 1-1 Zřizovací listina (zakladat. listina) 1-2 Zápis do obchodního rejstříku 1-3 Dokumenty o změnách (slouč., rozděl.) 1-4 Organizační řád 2 ÚČETNÍ A DAŇOVÉ DOKLADY
SKART. ZNAK A A A A
SKART. LHŮTA 10 10 10 10
SPIS. ZNAK 2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 2-6 2-7 2-8 2-9 2-10 2-11 2-12 2-13 2-14 2-15 2-16
SKART. ZNAK S S S A A A S S S S A S S S S A
SKART. LHŮTA 5 5 5 5 10 5 5 5 5 5 (3 u drobného m.) 5 5 5 5 10 10
S S V
5 5 10
SKART. ZNAK S S S S S S S S S S S S
SKART. LHŮTA 5 10 5 10 30 (doporuč. 45) 30 5 5 30 10 30 5
SKART. ZNAK A S S A S A S S
SKART. LHŮTA 5 5 5 10 5 10 10 5
A S A A
45 10 45 10
DOKUMENT Faktury přijaté a vydané, bank. dokl. Knihy faktur pokl. kniha, příjm.+výd. pokl. doklady Hlavní kniha Účetní závěrka Účtový rozvrh Daňové přiznání Doklady o zařazení majetku Inventární karty majetku Doklady o vyřazení majetku Odpisový plán Inventurní zápisy, vč. inv. komise Inventurní soupisy Škodní a likvidační zápisy vč. komise Směrnice účetní jednotky Výroční zprávy o hospodaření
2-17 Zprávy auditora (kontroly zřizovatele) 2-18 Programové vybavení a dokumentace 2-19 Dokumentace k dotacím 3 OBLAST PERSONALISTIKY A MEZD SPIS. ZNAK DOKUMENT 3-1 Evidence prac. doby 3-2 Prac. úrazy 3-3 Školení BOZP 3-4 Prověrky BOZP 3-5 Mzdové listy 3-6 ELDP 3-7 Zúčtovací a výpl. listiny, výpl. lístky 3-8 Prohlášení k dani z příjmu 3-9 Pracovní smlouva vč. plat. výměru 3-10 Předstihové řízení 3-11 Zápočtový list 3-12 Potvrzení o prac. neschopnosti 4 OBECNÉ ŘÍDÍCÍ A SPRÁVNÍ DOKUMENTY SPIS. ZNAK DOKUMENT 4-1 Příkazy ředitele+ostatní kromě sm.úč.j. 4-2 Smluvní dokumentace 4-3 Kontrolní zprávy (ÚP, FÚ, OSSZ,VZP) 4-4 Podací deník 4-5 Spisový, skart. plán, návrhy, protokoly 4-6 Kolektivní smlouva+vyjednávání 4-7 Kompl.dokum. útvaru interního auditu 4-8 Dokumentace o zadání veřejné zakázky 5. PÍSEMNOSTI PEDAGOGICKÉ DOKUMENTACE 5-1 Třídní výkazy 5-2 Třídní knihy 5-3 Katalogové listy 5-4 Výroční zprávy 1
5-5 Kroniky A 10 Pozn.: Výše uvedené lhůty mohou být ve vybraných případech prodlouženy jiným právním předpisem Dne 13.9.2011
Mgr. Kočová Renáta ředitelka
2
Příloha č. 2 ke směrnici č. 10 EVIDENČNÍ ARCH RAZÍTEK ORGANIZACE A JEJICH POŽITÍ Razítko
Kulaté úřední razítko
Umístění
Základní škola Úřední záležitosti statutárního orgánu (ředitel)
Podlouhlé Základní škola razítko ZŠ a MŠ Doudleby č. 1
Podlouhlé razítko ZŠ a MŠ Doudleby č. 2
použití
Provozní a hospodářské dokumenty, styk s Českou spořitelnou
OÚ Doudleby Účetní výkazy, (místo, kde je aviza, účetní a prováděno pokladní doklady účetnictví)
Zaměstnanec, zařazení
Podpis přebírajícího
Otisk razítka
Mgr. Kočová Renáta ředitelka PO
Mgr. Kočová Renáta ředitelka PO
Alena Vrábková účetní
Poznámka: Otisky razítek jsou provedeny pouze na příloze v papírové podobě a uloženy u ředitele příspěvkové organizace. Dne 26.8.2011
Mgr. Renáta Kočová ředitelka
1
