1.1.1. Seznam Se Seznamem se budete v průběhu práce neustále setkávat, proto je mu věnována tato samostatná kapitola. Kdekoliv budete chtít prohlížet navedená data, budete tak činit prostřednictvím Seznamu. Budou se zobrazovat nejen doklady v jednotlivých dokladových řadách všech agend, ale i data navedená v číselnících, přehledy saldokont atd. Obecně platí: Nabízí-li se k prohlížení více dat – záznamů, děje se tak prostřednictvím Seznamu. Chcete-li pracovat se Seznamem, musí být aktivní, musí na něm být kurzor. Do Seznamu nelze přímo zapisovat data, slouží pouze k zobrazení seznamu dokladů navedených v jednotlivých dokladových řadách. Jednotlivé doklady se navádějí prostřednictvím naváděcího dialogu. Aktivní řádek je označen trojúhelníkem v levé části Seznamu a celý řádek je barevně odlišen (barvy Seznamu jsou uživatelsky nastavitelné v Menu, Nástroje, Prostředí ). Aktivní řádek je možné otevřít ( to znamená zobrazit naváděcí formulář ), tisknout, vymazat, atd.
1.1.1.1. Základní klávesy aktivní pro Seznam:
Enter – otevře v novém okně větu, doklad nebo položku dokladu odpovídající řádku,na kterém stojíte. Insert – otevře nové okno, a umožní navést nový záznam. Delete – vymaže řádek, na kterém stojíte (obsah řádku je přesunut do Koše) Šipky – umožňují pohyb po jednotlivých řádcích Seznamu (nahoru-dolů). PageUp, PageDown - umožňují pohyb po jednotlivých stránkách Seznamu (nahoru-dolu). Mezerník - označí řádek, na kterém stojíte. Shift + Šipky nahoru dolu – umožní označení více řádků najednou. Přidržte Shift a pohybujte šipkou. Vybrané řádky zůstanou označeny. Ctrl A – označí všechny řádky na seznamu. Ctrl Mezerník – zruší označení všech řádků. Shift S – setřídí seznam podle zadaného kritéria. Ctrl S – vyhledá řádek obsahující zadanou položku. Tato funkce nabízí položku, která odpovídá setřídění seznamu. Pravé tlačítko na seznamu – zobrazí se menu s nabídkami pro práci v aktivním seznamu Levé klepnutí 1. záhlaví řádku - označí řádek, na kterém stojíte 2. roh záhlaví - označí všechny řádky na seznamu
3. řádek – pohyb po řádcích nahoru-dolu Levé poklepání 1. vyplněný řádek - otevře v novém okně větu, doklad nebo položku dokladu odpovídající řádku,na kterém stojíte 2. prázdný řádek - otevře nové okno, a umožní navést nový záznam 3. mezera mezi záhlavím sloupců – nastaví se šířka sloupce odpovídající položkám v daném sloupci (šířku sloupce je také možné měnit stisknutím levého tlačítka na mezeře a tažením)
1.1.1.2. Základní ovládání formuláře (dialogu). 1.1.1.2.1. Klávesy
Tab – přesun kurzoru na další položku Tab Shift – přesun kurzoru na předchozí položku Insert – nabídne číselník vztahující se k dané položce Enter - uloží aktuální záznam a vrátí se zpět do seznamu. Esc - návrat zpět do seznamu
1.1.1.2.2. Tlačítka
<< Návrat na předchozí záznam v seznamu. Záznam se zobrazí ve stejném okně. >> Přechod na další záznam v seznamu. Záznam se zobrazí ve stejném okně. ... Zobrazí se formulář pro vyplnění doplňujících údajů Nový – nabídne pro vyplnění nový záznam bez návratu do seznamu Zapsat – uloží aktivní záznam a nabídne vytvoření nového záznamu s hodnotami přednaplněnými podle posledního předchozího záznamu (kromě částky). OK – uloží aktuální záznam a vrátí se zpět do seznamu. Cancel - návrat zpět do seznamu
1.1.1.3. Označení řádků Seznamu Označení více vybraných řádků Seznamu. V některých případech bude užitečné označit více řádků Seznamu a potom nad nimi provádět některé operace ( např. hromadný tisk vybraných dokladů, přenos vybraných záznamů do MS-Excel, hromadné mazání atd. ). 1.1.1.3.1. Označení vybraných řádků Seznamu
Šipkami nebo myší nastavte kurzor na vybraný řádek a stlačte „mezerník“. Takto označený řádek se barevně zvýrazní. Stejným postupem je možné označit libovolný počet řádků v jakémkoliv pořadí, jdoucích po sobě i s mezerami. Stlačením mezerníku na označeném řádku se zruší označení. Výběr je možné urychlit setříděním Seznamu podle požadovaného kritéria. Označení i zrušení označení po sobě jdoucích řádků Seznamu je možné i klávesami Shift+Šipky. Stlačením kláves Q + mezerník se výběr invertuje. Neoznačené řádky se označí a naopak.
1.1.1.3.2. Označení všech řádků Seznamu
Pro hromadné označení všech řádků se v Menu, Úpravy zvolí nabídka Vybrat vše. Nebo kombinace kláves Control A Pro hromadné odznačení všech řádků se v Menu, Úpravy“ se zvolí nabídka Zrušit výběr. Nebo kombinace kláves Control + Mezerník
1.1.1.4. Základní nabídka Seznamu Stlačením pravého tlačítka myši nad Seznamem se otevře následující nabídka.
Seznam, Pravé tlačítko V některých případech nebudou všechny položky nabídky aktivní. Nabídka aktivuje jednotlivé položky tak, aby odpovídaly typu seznamu, na kterém byly otevřeny. To znamená, že položky které v daném případě nemají význam a nebyly by funkční, zobrazuje nabídka jako neaktivní. Otevřít (Enter, poklepání) – otevře formulář pro navedení údajů řádku, na kterém stojíte. Nová položka (poklepání na prázdný řádek) – otevře prázdný naváděcí formulář pro navedení nového řádku. Odstranit – vymaže označené řádky. Třídění – setřídí řádky podle kritérií. Vyhledávání – vyhledá položku podle kritéria setřídění. Odeslat – odešle vybrané položky elektronickou poštou, uloží do souboru, nebo vytiskne. Duplikace, storno,přesun dokladu – umožňuje vytvořit jednoduchým způsobem kopii dokladu, popřípadě storno doklad s automatickým vyplněním položek dokladu. Přesun dokladu mezi číselnými řadami Automatické operace – funkce programu pro hromadné účetní operace. Tisk dokladu - na monitoru se zobrazí vybraná tisková sestava dokladu (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy atd.). Je možné ji vytisknout na připojené tiskárně. Tisk účetního dokladu – zobrazí se účetní doklad z účtováním jednotlivých položek Příloha k dokladu – zobrazí nabídku pro práci s připojenými soubory. Vyhodnocení – v této nabídce se zobrazují základní vyhodnocení k dokladům navedeným v dané dokladové řadě. Prohlížení dokladu – Tato nabídka zobrazí všechny potřebné údaje o účetním dokladu . Hlavičku dokladu, účtování, likvidaci. Slouží pro rychlé zobrazení dat o dokladu. Import – import dat z mzdového systému a homebankingu Export – export dat pro homebanking Vlastnosti – přehled o datumu pořízení, o tom kdo doklad změnil a zda je doklad schválen a zaúčtován Nastavení – pomocí této nabídky si může každý uživatel nastavit vzhled Seznamu, zobrazované položky a jejich pořadí. Viz. kapitola Přístupová práva – nastavení přístupových práv k údajům v programu. Tato nabídka se zobrazuje pouze pro uživatele s právy administrátora. 1.1.1.4.1. Otevřít Pro opravu již navedeného záznamu vyberte v Seznamu požadovaný řádek a stiskněte tlačítko Enter (klikněte 2x levým tlačítkem myši, nebo stiskněte pravé tlačítko myši a z nabídky vyberte Otevřít). Všechny tyto možnosti jsou rovnocenné. Otevře se naváděcí dialog s vyplněnými daty vybraného záznamu. Můžete nyní data prohlížet, případně upravovat – měnit. Pro uložení upravených dat stiskněte tlačítko OK. Pro opuštění dialogu bez uložení dat stiskněte tlačítko Cancel. Opravovat účetní záznamy je možné pouze za předpokladu, že oprava není zakázána nastaveným datumem přístupu. 1.1.1.4.2. Nová položka
Navedení nového záznamu ( účetního dokladu, faktury, adresy, ….atd. ) se děje prostřednictvím naváděcího dialogu. Tento dialog je různý pro různé typy dokladů – položek. Obsahuje však vždy všechny údaje – políčka, která jsou pro navedení dokladu nezbytná. Nový záznam je možné navést 3 rovnocennými způsoby: Stlačením tlačítka Insert. Dvojklikem levého tlačítka myši nad prázdným řádkem Seznamu Stlačením pravého tlačítka myši nad Seznamem a volbou nabídky Nová položka Všechny tyto 3 způsoby jsou rovnocenné a otevřou prázdný naváděcí dialog. Naváděcí dialog může být v některých případech zobrazen společně se Seznamem. Pravidla pro práci zůstávají i v takovém případě stejná. 1.1.1.4.3. Odstranit Pro vymazání záznamu vyberte v Seznamu požadovaný řádek a stiskněte klávesu Delete. Druhou možností je vybrat v Seznamu požadovaný řádek, stisknout na něm pravé tlačítko myši a z nabídky vybrat Odstranit. Systém buďto záznam přímo odstraní, nebo si vyžádá potvrzení vaší volby. Zobrazení tohoto upozornění při mazání záznamu je nastavitelné v Menu, Nástroje. Mazat účetní záznamy je možné pouze za předpokladu, že tak není zakázáno nastaveným datumem přístupu Při jakékoliv operaci Odstranění (mazání), jsou doklady přesunuty do Koše, z kterého je možno vždy vyjmout doklady zpět. 1.1.1.4.4. Třídění Každý Scroll má přednastavené položky, podle kterých je možné údaje setřídit. Nabídku pro setřídění je možné vyvolat několika rovnocennými způsoby: Stiskem tlačítka v nástrojové liště ikon V menu „Úpravy“ volbou nabídky „Setřídit“ Stlačením kláves Shift S
Seznam, Shift S Výběrem požadovaného způsobu se Scroll setřídí. 1.1.1.4.5. Vyhledávání Vyhledávání v Seznamu. Při větším objemu dat je nezbytné mít možnost rychlého a pohodlného vyhledání požadovaného údaje. Vyhledává se podle té položky, podle které je Seznam setříděn. Nabídku pro vyhledávání je možné vyvolat několika rovnocennými způsoby : Stiskem tlačítka v nástrojové liště ikon V Menu, Úpravy“ volbou nabídky Hledat Stlačením kláves Control S
Seznam, Control S Do zobrazeného okna se zapíše hledaná hodnota a zadá se „Vyhledat“. Při vyhledávání podle názvu (adresář, účetní osnova…) systém nerozlišuje velká a malá písmena. Stačí zadat začátek vyhledávaného řetězce – libovolný počet znaků. Zadáte-li např. 51, systém skočí na první číslo začínající 51. Totéž platí pro písmena. 1.1.1.4.6. Odeslat Na tiskárnu Vytiskne aktuální seznam na tiskárnu v jednoduchém draftovém režimu. Tento druh tisku je možné upravit v nabídce Nastavení viz. výše. Do souboru Uloží aktuální seznam do souboru v textovém formátu. Příjemce pošty Můžete odeslat označené řádky z aktuálního seznamu: do souboru, který se otevře v aktuálním správci pošty a umožní jeho odeslání do souboru MS-Excel (odešle data do připraveného souboru MS-Excel,tento soubor musí uživatel předem vytvořit) 1.1.1.4.7. Duplikace, storno,přesun dokladu Tato nabídka umožňuje jednoduchým způsobem vytvářet kopie již navedených dokladů. U dokladů, které se v téměř stejné podobě pravidelně opakují tak není nutné vypisovat celý nový doklad, provede se duplikace údajů a opraví se jen změněné údaje.
Vyberte číselnou řadu pro duplikaci. V rozbalovací liště vyberte, jedná-li se o duplikaci, přesun nebo o storno doklad k vybranému dokladu. V zobrazeném dialogu program nabídne nejbližší volné číslo vybrané číselné řady. Datumy se nabízí z duplikovaného dokladu, je možné je přepsat. Můžete zatržením změnit atributy nového dokladu (rozpracován, schválen, zaúčtován). Duplikace – ve vybrané číselné řadě se vytvoří nový doklad duplicitní k označenému dokladu Storno - ve vybrané číselné řadě se vytvoří nový doklad storno k dokladu označenému ve seznamu. Tento nový doklad bude naveden s minusovou částkou. Přesun dokladu - ve vybrané číselné řadě se vytvoří nový doklad se stejnými údaji s novým číslem dokladu původní doklad je smazán. V číselné řadě zůstane v posloupnosti čísel dokladů mezera. Po stisku tlačítka „Start“ se vytvoří nový doklad se zadanými údaji. 1.1.1.4.8. Přesun dokladů mezi číselnými řadami Všechny doklady označené v seznamu budou převedeny do zvolené číselné řady. Čísla nových dokladů budou začínat číslem, které zvolíte. 1.1.1.4.9. Automatické operace Automatické operace jsou speciální funkce programu, které slouží pro hromadné účetní operace např. Penalizační faktury vygenerují ze saldokonta penále všech firem.viz kapitola automatické operace. 1.1.1.4.10. Tisk dokladu Navedený doklad (fakturu, pokladní doklad, bankovní výpis, příkaz k úhradě, účetní doklad, zápočet, penalizační fakturu .atd. ) lze vytisknout ze základní nabídky Seznamu volbou nabídky „Tisk“. Vyberte si požadovaný doklad v příslušné agendě a dokladové řadě. Klikněte nad ním pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte „Tisk“. Program vygeneruje tiskovou sestavu daného dokladu, kterou zobrazí. Tisk skupiny dokladů Vyberte si agendu a dokladovou řadu. Mezerníkem označte skupinu dokladů (stiskem Mezerníku na již označeném dokladu se toto označení zruší). Nad takto označenou skupinou klikněte pravým tlačítkem a z nabídky vyberte tisk. Program vygeneruje tiskovou sestavu dokladů. Kliknutím na ikonu se tato sestava odešle na tiskárnu a vytiskne jednotlivé doklady v pořadí jak jdou za sebou. 1.1.1.4.11. Tisk účetního dokladu Zobrazí se zaúčtování účetního dokladu na jednotlivé účty a na strany Má dáti Dal. Tento doklad můžete vytisknout na tiskárně. 1.1.1.4.12. Příloha k dokladu K dokladu je možné připojit jakýkoli soubor jako přílohu (např. naskenované doklady, smlouvy, ceníky atd.) 1.1.1.4.13. Vyhodnocení Podle výběru vygeneruje tiskové sestavy. Kniha dokladů Deník účetních zápisů Deník účetních zápisů dle účtů Přehled úhrad Doklady podle atributů 1.1.1.4.14. Prohlížení dokladu Platí jen pro faktury. Systém nabízí rychlý přístup k základním údajům o navedené faktuře. Nabízejí se informace o rozúčtování dokladu a o jeho likvidaci. Vyberte si požadovanou fakturu v příslušné agendě a dokladové řadě. Klikněte nad ní pravým tlačítkem myši a z nabídky vyberte „Prohlížení dokladu“. 1.1.1.4.15. Import Tato nabídka je aktivována pro agendu Banka a agendu Účetnictví. Funkce umožňuje naimportovat do agendy Banka bankovní výpisy. Z mzdového systému je možné naimportovat doklady pro dokladovou řadu Mzdové doklady. Tato nabídka je popsána podrobně v Agenda, Banka 1.1.1.4.16. Export Volba pro export bankovních příkazů do bankovního systému. Tato nabídka je popsána podrobně v Agenda, Bankovní příkazy
1.1.1.4.17. Vlastnosti Zobrazí se informace o aktivním dokladu. Číslo dokladu Datum zaúčtování a zdanitelného plnění Text Umístění dokladu – umístění v Agendě a Skupině dokladů Informace o: 1. Vytvoření 2. Změně 3. Pořízení 4. Schválení 5. Zaúčtování dokladu. Tyto informace obsahují datum dané operace a jméno uživatele, který operaci provedl. Atributy 1. Doklad je rozpracován 2. Doklad je schválen 3. Doklad je zaúčtován 4. Doklad verze 08.00 a nižší 5. Daňový doklad 6. Povolena oprava částky DPH 7. Částka DPH zaokrouhlena 1.1.1.4.18. Nastavení
Nastavení Ve Seznamu je možné zobrazit všechny dostupné údaje o záznamu – dokladu, zobrazují se však jen některé vybrané. Protože každý uživatel může mít jiné požadavky na to, které údaje mají být zobrazeny a v jakém pořadí, je toto nastavení uživatelsky přístupné. Každý uživatel může mít jiné, vlastní nastavení Seznamu. Dialog pro nastavení Seznamu se vyvolá po stisku pravého tlačítka myši na Seznamu potvrzením nabídky „Nastavení“. V okně „Dostupné sloupce“ jsou zobrazeny všechny dostupné položky daného záznamu. V okně „Zobrazit tyto sloupce“ jsou položky, které budou v Seznamu zobrazeny v pořadí tak, jak budou skutečně zobrazeny. Označením vybrané položky je možné ji pomocí tlačítek „Přidat >“ a „< Odebrat“ přesouvat z jednoho okna do druhého. Takto se vyberou položky, které budou v Seznamu zobrazeny. Pořadí se nastaví tak, že se nastaví kursor na požadovanou položku v okně „Zobrazit tyto sloupce“ a tlačítky „Nahoru“ a „Dolů“ se položka posune na požadované pořadí. Vybrané položce je možné stiskem tlačítka „Barva“ přiřadit barvu, ve které se bude zobrazovat. Zaškrtne-li se pro vybranou položku políčko „Součtovat sloupec při tisku“, bude se tato položka při tisku – opisu Seznamu součtovat. Význam ostatních voleb je patrný z jejich označení.
Seznam, Pravé tlačítko, Nastavení
1.1.1.4.19. Přístupová práva Systém umožní nastavit přístupová práva pro jednotlivé řádky Seznamu. Po otevření nabídky má uživatel možnost aplikovat uživatelská práva na: Aktuální věty seznamu Označené věty seznamu Všechny věty seznamu Obecné postupy nastavení přístupových práv jsou popsány v kapitole Přístupová práva. 1.1.1.4.20. Tisk ze Seznamu Vyberte si agendu a dokladovou řadu. Klikněte pravým tlačítkem myši na Seznamu dokladů a z nabídky vyberte Nastavení, kde si nadefinujete, které sloupce Seznamu a v jakém pořadí se mají tisknout a nastavíte součtování jednotlivých sloupců. Označte skupinu dokladů, které chcete vytisknout. Kliknutím na ikonu tiskárny se tato sestava odešle na tiskárnu a vytiskne se opis aktuálního nastavení Seznamu. Upravením Seznamu v jeho Nastavení si zároveň nastavujete zobrazení Seznamu na obrazovce. 1.1.1.5. Snímkování Seznamu Stejný postup je možné použít i pro snímkování všech dialogů. Je takto možné si uložit přednastavené výběrové podmínky pro různé dialogy a snadno je opět vyvolat. 1.1.1.5.1. Uložení snímku Nastavení Seznamu popsané v předcházející kapitole je užitečné si uložit. Každý uživatel má možnost vytvořit si několik nastavení a volně mezi nimi podle potřeby přecházet. Uložení Seznamu se provede stlačením kombinace kláves Control Shift S Zadejte Vámi zvolené Jméno snímku a zatrhněte požadované volby. Zahrnout do snímku i poslední nastavení vyhledávání – při zaškrtnutí tohoto políčka se spolu se snímkem uloží i poslední nastavení dialogu pro vyhledávání s výběrovými podmínkami. Stiskem tlačítka „Uložit“ se snímek pod zadaným jménem uloží.
Seznam, Control Shift S 1.1.1.5.2. Vyvolání snímku Mezi uloženými snímky a tím mezi různými nastaveními Seznamu je možné libovolně přecházet stiskem kombinace kláves Control Shift R Najetím na název požadovaného snímku a stlačením tlačítka „OK“ se Seznam přepne do tvaru nastaveného pod zadaným názvem.
Seznam, Control Shift R 1.1.1.6. Vyhledávání s výběrovými podmínkami Nabídka pro tento způsob vyhledávání se zobrazí po stisku kláves Control F. Je zde možné vyhledávat podle kterékoliv položky záznamu. Je možné vyhledávat záznam, který zároveň splňuje několik podmínek pro vyhledávání. V nabídce „Dostupné sloupce“ vyhledejte položku, podle které chcete vyhledávat a nastavte na ni kurzor Stiskem tlačítka „Přidat“ tuto položku přemístíte do pravé části dialogu nazvané „Vyhledávat podle sloupců“. Aktivujte přemístěnou položku klepnutím myší. V pravém dolním rohu dialogu do okna „se bude hledat“ vypište hledaný řetězec. V levé dolní části dialogu zatrhněte způsob vyhledávání. V nabídce „Dostupné sloupce“ můžete vyhledat další položku a postup opakovat.
Stiskněte tlačítko „Start“.
Seznam, Control F Formát výběrových podmínek zapisovaných do okna „se bude hledat“ je: "výběr1;výběr2;…;výběrN". kde výběr 1…N může být hodnota nebo interval hodnot (ve tvaru dolní mez-horní mez). Každý výběr může být negován znakem ! (vykřičník ) Je možné používat speciálního znaku * (hvězdička), který určuje „vždy vyhovující část hodnoty“. Příklady jednoduchých výběrových podmínek: "10;16;28" // vyhledá čísla 10, 16 a 28 "10-20" // čísla v rozsahu 10 až 20 "10-20;26" // čísla v rozsahu 10 až 20 + číslo 26 "!50" // všechna čísla mimo 50 "A*" // všechny řetězce začínající znakem A "*D" // všechny řetězce končící znakem D "*AUTO*" // všechny řetězce obsahující slovo AUTO Výběrové podmínky je možné libovolně kombinovat. 1.1.1.7. Údaje o větě Prohlížení všech dostupných údajů o aktivní větě. Platí pro všechny Seznamy. Vyberte si požadovaný záznam Seznamu Stiskněte kombinaci kláves Control Q Zobrazí se okno, ve kterém jsou v řádcích pod sebou zobrazeny veškeré dostupné informace, vztahující se k danému záznamu. (Faktura, adresa, účet účetní osnovy atd.). 1.1.1.8. Přenos dat do MS Excel Systém umožňuje jednoduchým způsobem přenést označená data ze Seznamu do tabulky MS Excel a tam je zpracovávat libovolným způsobem. Pro tento účel je výhodné pro opakované přenosy dat si připravit požadované snímky Seznamu. Postup: Vyberte řádky – doklady, které se mají přenést do MS Excel Stiskem kláves Control C se vybrané řádky Seznamu vloží do schránky Windows. Otevřít aplikaci MS Excel Stiskem kláves Control V se obsah schránky přenese do tabulky MS Excel. Používáte-li pravidelně výstupy do MS Excel, můžete si objednat naprogramování výstupní sestavy v MS Excel, kde Vám zajistíme export požadovaných dat do Vámi předepsaných tabulek.
1.1.2. Menu Menu programu obsahuje jak standardní funkce Windows (práce s okny, soubory, atd.) tak funkce specifické pro DS-Account (nástroje, vyhodnocení, nastavení, atd.).
1.1.2.1. Soubor Skupina SOUBOR zahrnuje funkce pro otevření, zavření, odstranění položky, tisk dokladu, ukončení programu, atd.. Vztahuje se jen k pravé části obrazovky ( Scroll, sestava ).
1.1.2.1.1. Nová položka Vloží novou větu (doklad, položku, adresu do adresáře, atd.) 1.1.2.1.2. Otevřít Otevře existující větu k editaci (doklad, položku, adresu, atd.) 1.1.2.1.3. Otevřít dokladovou řadu Otevře samostatné okno se stromovou strukturou, ve kterém je možné kliknutím myši na + před vybranou agendou tuto agendu otevřít a kliknutím na vybranou dokladovou řadu otevřít Scroll (seznam dokladů) příslušný k dokladové řadě. Tato nabídka bude užitečná v případě, kdy máte roztažené okno Scrollu na celou obrazovku a stromová struktura tak není vidět. 1.1.2.1.4. Uložit jako Uloží obsah pravé strany obrazovky (Seznam, tiskovou sestavu) do souboru ( txt, htm ). 1.1.2.1.5. Odeslat poštou Odešle tiskovou sestavu nebo Scroll jako e-mail. Otevře aplikaci MS Outlook, a vloží do ní vybranou sestavu ( např. fakturu ) jako soubor mail.htm . Po doplnění adresy, případně průvodního textu máte možnost sestavu odeslat. 1.1.2.1.6. Nastavení tiskárny Konfigurace tiskárny. Je-li připojeno více tiskáren, kliknutím myší na šipku vedle zobrazeného typu tiskárny se rozbalí nainstalované tiskárny a je možné vybrat, na kterou bude tisk směrován. Tlačítko „Nastavení“ otevře klasický Windows dialog pro nastavení tisku. Používáte-li rychlotiskárnu, nastaví se potřebný ovladač stiskem tlačítka „Změnit“. Slouží pro sestavy v textovém režimu. Bez ovladače tisk nefunguje. Vybrané nastavení se potvrdí tlačítkem „OK“. 1.1.2.1.7. Tisk Zobrazí dialog pro tisk a odešle tiskovou sestavu na tiskárnu k tisku. Nabídku je možné vyvolat i stiskem kláves Control P nebo stiskem ikony v nástrojové liště ikon. Pro opis Seznamu na tiskárnu se zobrazí následující dialog.
Control P V okně „Tiskárna“ je zobrazena nastavená tiskárna, na kterou bude tisk směřován. Chcete-li vybrat jinou instalovanou tiskárnu, stlačte tlačítko „Změnit“. Program se přepne do „Nastavení tiskáren“ viz. předchozí kapitola, kde je možné požadovanou změnu tiskárny provést. Po nastavení požadovaného rozsahu a způsobu tisku stiskněte tlačítko „Tisk“. 1.1.2.1.8. Vlastnosti Tato nabídka se vztahuje k oknu v pravé části obrazovky – datový prohlížeč. Zobrazí dialog pro nastavení aktivního Seznamu. V případě sestavy se zobrazí dialog pro nastavení vzhledu stránky. 1.1.2.1.9. Restartovat účetnictví Umožní v případě změny některých nastavení programu uzavřít a znovu otevřít program pod stejným přihlášením. 1.1.2.1.10. Konec Ukončí program. 1.1.2.2. Úpravy Nabídka zahrnuje funkce pro ovládání schránky, kopírování, označení, pro tvorbu maker atd.
1.1.2.2.1. Kopírovat Zkopíruje označenou část do schránky Windows. Odtud je možné ji přenést do jiné aplikace Windows, např. do MS Excel. Viz. kapitola 0. Kopírování do schránky je možné uskutečnit i stiskem kláves Control C 1.1.2.2.2. Odstranit vybrané položky Vymaže označené věty v Seznamu. Stejnou funkci vyvolá stlačení klávesy Delete. Před odstraněním vybraných položek si systém může vyžádat potvrzení tohoto úkonu. Má-li se toto varování zobrazovat nebo ne je nastavitelné v menu „Nástroje“, „Nastavení“. 1.1.2.2.2.1. Odstranit jednu položku
Najeďte na vybranou položku Seznamu Zvolte nabídku „Odstranit vybrané položky“ nebo stiskněte klávesu Delete. 1.1.2.2.2.2. Odstranit více označených položek
Označte položky Seznamu určené k odstranění. Zvolte nabídku „Odstranit vybrané položky“ nebo stiskněte klávesu Delete. 1.1.2.2.3. Vybrat Označí položku Seznamu, invertuje označení u aktivní položky. Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením „mezerníku“. 1.1.2.2.4. Vybrat vše
Označí všechny položky aktivního Seznamu. Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Control A 1.1.2.2.5. Zrušit výběr Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Control Mezerník. Funkce odznačí všechny označené záznamy. 1.1.2.2.6. Hledat Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Control S. Vyhledá položku v Seznamu. 1.1.2.2.7. Setřídit Stejnou funkci je možné vyvolat stlačením kláves Shift S. Setřídí položky Seznamu podle vybraného kritéria. 1.1.2.2.8. Makro Tato nabídka umožňuje vytvářet makra, tj. posloupnosti příkazů, které si systém uloží pod zadaným jménem a které je možné kdykoliv vyvolat. Vyvoláním makra se provedou automaticky všechny zadané kroky makra jedním příkazem. Makra najdou využití především v urychlení a zjednodušení exportů a importů dat, obecně je však je možné použít pro jakoukoliv opakovanou činnost. Bude-li například chtít vedoucí předkládat pravidelně některé tiskové sestavy, je možné vytvořit makro, které všechny požadované sestavy vytiskne vždy najednou po spuštění tohoto makra. Způsob použití je zcela v rukou uživatele. 1.1.2.2.8.1. Nahrát makro
Po
volbě této nabídky se zobrazí následující dialog: Zapište zvolené jméno makra Nastavte požadovanou prodlevu – čas mezi jednotlivými kroky makra při jeho spuštění Stiskněte tlačítko „Spustit záznam“. Zobrazí se nový dialog : Běžným způsobem provádějte v účetním programu požadované úkony, jako kdykoliv jindy. Všechny vaše kroky – činnosti se zapisují do makra. Zápis ukončíte stlačením tlačítka „Ukončit záznam“.
1.1.2.2.8.2. Provést makro
Po volbě této nabídky zobrazí systém dialog pro výběr požadovaného makra. Najeďte na požadovaný název a stlačte tlačítko „Otevřít“. Makro se spustí, provedou se všechny nahrané kroky. Po provedení všech kroků se makro samo ukončí. 1.1.2.3. Okno Tato nabídka obsahuje standardní funkce Windows pro práci s okny. Podrobný popis jednotlivých nabídek najdete v kterékoliv příručce pro práci v prostředí MS-Windows.
Kaskáda -Zobrazí okna kaskádovitě za sebou Dlaždice horizontálně - Zobrazí okna nad sebou Dlaždice vertikálně - Zobrazí okna vedle sebe Zavřít všechny - Zavře všechna okna Zavřít - Zavře aktuální okno Maximalizuj - Maximalizuje aktuální okno Obnov - Provede refresh. zaktualizuje data na obrazovce
1.1.2.4. Nástroje Skupina NÁSTROJE obsahuje funkce pro konfiguraci systému DS-Account, přístup k číselníkům, adresář, zadávání bankovních příkazů, nastavení uživatelských práv export a import dat.
1.1.2.4.1. Číselníky Zobrazí seznam číselníků, do kterých se navádějí veškeré údaje, které se v účetnictví opakovaně používají. Tyto údaje je potom možné při navádění dokladů z číselníků přebírat. Vkládání údaje z číselníku do dokladu se provede najetím na položku pro vyplnění požadovaného údaje a stlačením klávesy Insert. Otevře se příslušný číselník, ve kterém se najde požadovaná hodnota a stiskem klávesy Enter nebo tlačítkem „Převzít“ se přebere do pořizovaného dokladu. Číselníky jsou podrobně popsány v samostatné kapitole. 1.1.2.4.2. Adresář Otevře číselník adres - adresář. Stejnou funkci má tlačítko Adresář v nástrojové liště ikon. V adresáři jsou uleženy veškeré dostupné informace o odběratelích a dodavatelích. Adresář je v celém účetním systému jeden, společný pro všechny agendy. Práce s adresářem je podrobně popsána v samostatné kapitole „Číselníky“. 1.1.2.4.3. Bankovní příkazy Otevře modul pro evidenci, vystavování, editaci a tisk bankovních příkazů. (Případně pro export příkazů pro homebanking.) Práce s bankovními příkazy je podrobně popsána v kapitole BANKA. 1.1.2.4.4. Saldokonto Otevře celé saldokonto, tzn. že zobrazí veškeré zápisy v účetnictví na účtech, které mají v typu účtu nastaveno saldokontní. Práce se saldokonty je popsána v samostatné kapitole „SALDOKONTO“. 1.1.2.4.5. Položky dokladů Otevře seznam položek všech dokladů aktuálního roku setříděných možné v tomto Seznamu měnit.
dle částky. Setřídění není
Je možné vyhledávat po zadání vyhledávacích kritérií. Je možné otevřít doklad, editovat atd. 1.1.2.4.6. Uživatelé Definice uživatelů a jejich práv. Podrobné nastavení uživatelských práv naleznete v samostatné kapitole „PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA“ 1.1.2.4.7. Změnit heslo Umožní změnit heslo pro přihlášení do programu právě přihlášenému uživateli. Jméno přihlášeného uživatele je uvedeno v horní části dialogu.
Po zadání nového hesla, jeho potvrzení a stlačení tlačítka OK“ bude pro daného uživatele platné toto nové heslo, kterým se bude přihlašovat do programu. 1.1.2.4.8. Export Tato nabídka slouží k exportu dat z účetního systému do externích programů. Platby dokladů - Export do DS POWER. Nabídka slouží k přenosu informací o platbách z účetnictví do obchodního systému DS POWER. Příkazy k úhradě - Export do banky. Export příkazů pro homebanking. Podrobný popis této nabídky je uveden v kapitole „Agenda,Bankovní příkazy“. Manažerské systémy - Speciální exporty na zakázku do systémů uživatele. Nabídka obsahuje specielní uživatelské exporty na zakázku, podle požadavků uživatele. 1.1.2.4.9. Import Tato nabídka slouží k importu dat do účetního systému z externích programů. Adresář a doklady - Import z DS POWER. Na tomto místě se nastavují podmínky pro přenosy z obchodního systému a mezd do systému An system. Výpisy z banky - Import bankovních výpisů. Jak už sám název funkce napovídá, jedná se o automatický přenos bankovních výpisů z banky u těch uživatelů, kteří disponují systémem Homebanking toho finačního ústavu, u kterého mají veden běžný účet. Podrobný popis této nabídky je uveden v kapitole „Agenda,BANKA“. Mzdové číselníky - Import z mezd DS-Account. Tato nabídka slouží k přenosu dat ze mzdového Software AN SYSTEM - MZDY. Pro nastavení přenosů z jiných programů pro vedení mezd slouží nabídka „Nástroje – Administrátor“. Nabídka je podrobně popsána v kapitole „Propojení s programem mzdy“. Formát ISO - Speciální nabídka pro import dat na zakázku. Počáteční stavy z databáze - Import při přechodu na novou databázi. Systém je navržen tak, že se jednotlivé účetní období ukládají v jedné společné databázi. Je-li po jejím zaplnění nutný přechod na novou databázi, převede tato nabídka počáteční stavy do nové databáze. Založení nové databáze a převod počátečních stavů provede servisní pracovník firmy AN SYSTEMS S.r.o.
1.1.2.4.10. Roční uzávěrka Tato nabídka spustí roční uzávěrku. Uzávěrku je možné spouštět kdykoliv opakovaně, nová přepíše starou.
Nejprve je nutné založit nový účetní rok. Strom, Vrchol stromu, Pravé tlačítko, Vybrat rok, Insert V dialogu se vyplní jeho číslo a zatrhne se , co se má převádět. Vyplní se dialog „Nastavení“. Stiskem tlačítka „Zpracovat“ se uzávěrka provede, provede se uzavření účtů ve starém roce a otevření účtů v roce novém. V nastavení (dialog „Roční uzávěrka“) se definuje, do kterého účtu a dokladu se uzavře starý rok a proti kterému účtu se bude uzavírat. Podobně se provede nastavení pro nový rok. Bude-li se uzávěrka převádět střediskově, zatrhne se tato nabídka. Okno „Středisko“ se v tom případě nevyplňuje. Nebude-li se uzávěrka převádět střediskově, do okna „Středisko“ se vypíše číslo střediska, na které se uzávěrka zaúčtuje. 1.1.2.4.11. Administrátor Tato nabídka obsahuje řadu funkcí, které při své práci může využít servisní pracovník firmy AN SYSTEM S.r.o.. Uživatelům tato nabídka není běžně přístupná. 1.1.2.4.12. Kontrola databáze Tato nabídka slouží jako velice užitečný nástroj pro kontrolu a opravu dat uložených v databázi. Využijete ji k vyhledání logických chyb v účetnictví (nepodvojně zaúčtované doklady) a k odstranění chyb vzniklých technickými problémy při práci s programem (výpadek el. proudu, ….) Požadované akce se označí v nabídce zatržením. Proces kontroly a opravy proběhne vždy jen na dokladech vyhovujících výběrovým podmínkám. V horní části dialogu se vypisují vybrané kontrolní procesy.
Kontrolní proces Obraty účtů
akce Odstraní neplatné věty, opraví případné součtové chyby. Opraví obraty účtů podle prvotních dokladů.
Saldokonto
Odstraní neplatné věty, opraví případné součtové chyby. Opraví saldokonta podle prvotních dokladů.
Doklady
Aktivuje další nabídky
Doplnit VS a penalizační %
Hromadné doplnění chybějících údajů např. při importu dat z jiného účetního systému. Doplní chybějící VS z čísla dokladu a chybějící % penalizace z adresáře.
Odstranit nepotřebné dopočty
Odstraní neplatné položky dokladů. ( Automaticky vytvořené, které již nemají žádní vztah k ručně vytvářeným položkám. Vzniká pouze při opravách ). Zkontroluje podvojnost dokladů a vytvoří chybovou sestavu, kde jsou všechny chyby podvojnosti přehledně sestaveny.
Kontrola podvojnosti účtování Kontrola DPH
Provede kontrolu částek DPH a vytvoří kontrolní sestavu, kde jsou uvedeny všechny doklady, u kterých rozdíl mezi navedenou a vypočítanou hodnotou DPH je větší, než údaj vyplněný v kolonce „Povolit rozdíl“.
Hromadné rušení dokladů
Zruší všechny doklady odpovídající zadanému filtru. POZOR !!! Tento proces je nevratný !!!
Dopárování úhrad
( Vhodné pro agendy Banka , Pokladna ). Projde položky dokladů podle nastaveného filtru. Provede napárování úhrad na doklady podle VS a částky.
Povolit změnu účtování
V průběhu dopárování může vzniknout potřeba položku dokladu přeúčtovat. Zatržením této volby to systém automaticky provede.
1.1.2.4.13. Nastavení Tato nabídka obsahuje širokou škálu základních nastavení programu, jeho funkcí a vzhledu.
Menu, Nástroje, Nastavení Levá část dialogu obsahuje následující údaje : Zpracovávaný rok Tento údaj přebere systém z nastavení ve stromové struktuře Viz. kapitola Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. ( informativní údaj ). Zobrazovat dopočty
Zaškrtnutím tohoto políčka se budou trvale zobrazovat v dokladech dopočtové věty. ( Dopočtová věta = položka dokladu, kterou program na základě navedených údajů vytváří automaticky.).
Zapisovat nové kurzy měn
Při zatržení této nabídky si program bude pamatovat kurzy naváděné na zahraničních dokladech a bude je na nových dokladech se shodným kurzovním datem nabízet.
Pamatovat období v účetních sestavách Povolit opustit doklad při nerovnosti stran MD-D
V účetních sestavách se bude nabízet naposledy použité účetní období. Jestliže tato nabídka není zatržena, systém neumožní zapsat nevyrovnaný doklad. Buďto se musí doklad správně dokončit, nebo se nezapíše. Zaškrtnutím této nabídky je možné uložit nevyrovnaný doklad a dodělat jej později. ( Nedokončené – nevyrovnané doklady je možné zjistit kontrolou databáze.).
Povolit správu číselníků
Toto nastavení umožní správu dalších údajů v číselnících. Např. Účetní rozvrh.
Dále se zde stanoví, odkud se má do dokladů přebírat: % penalizace 1. Nastavit zde – hodnoty navedené v tomto dialogu se budou nabízet v celém programu. 2. Z adresáře – budou se nabízet hodnoty navedené v adresáři. Implicitní splatnost. 1. Nastavit zde – hodnoty navedené v tomto dialogu se budou nabízet v celém programu. 2. Z adresáře – budou se nabízet hodnoty navedené v adresáři. 3. Z dokladové řady – Splatnost může být nastavena v každé dokladové řadě jiná. 1.1.2.4.13.1. Export – import
Implicitní nastavení adresářů pro exporty a importy dat. Bude se nabízet do dialogů pro tyto operace. Nebude se nabízet do dialogu pro přenos dat do banky – ABO. 1.1.2.4.13.2. Tisky
Menu, Nástroje, Nastavení, Tisky 1.1.2.4.13.3. Obecné
Obecné - Systém si uloží posledního přihlášeného uživatele a při opětovném spuštění programu na téže stanici nabídne jeho jméno v přihlašovacím dialogu. Dojde-li k zaplnění databáze tak, že zbývá méně než 10% volného prostoru, systém na to při spouštění programu upozorní. Je nutné kontaktovat servis. Toto varování je možné potlačit. Scroll - Přenášejí-li se přes Windows schránku data do aplikací MS Word, nebo MS Excel, bude při přenosu uplatněn vložený oddělovač. Standardně je vložen tabulátor, je možné použít jakýkoliv znak . : , ; atd. Customize - Tato nabídka je určena pouze servisním pracovníkům.
1.1.2.4.13.4. Prostředí
Toto nastavení je duplikací nastavení Windows !!! Promítne se do všech ostatních aplikací běžících pod Windows .
Windows 1. Formát : Datum Do tohoto pole se zadává vstupní maska pro datum. Může mít tvar : Maska : M/d/yy M.d.yyyy MM;dd;yyyy Čas
21/11/00 21.11.2000 21;11;2000
Do tohoto pole se zadává vstupní maska pro čas. Může mít tvar : Maska : H:m:s hh/mm/ss
Desetinný oddělovač
Tvar datumu : 5/6/00, 5.6.2000, 05;06;2000,
Tvar zobrazeného času: 5:6:8, 14:11:28 05/06/08, 14/11/28
Zadává se symbol , který bude oddělovat desetinná místa ( , .
)
Oddělovač tisícovek Zadává se symbol, který bude oddělovat tisícovky ( , . ) 2. Okraje – nastavení umístění sestavy na tiskové ploše tiskárny. Zadávají se hodnoty v mm. Doporučené nastavení – levý okraj 8 mm, pravý okraj 8mm, horní okraj 5 mm, dolní okraj 5 mm. 3. Tisknout barvy a obrázky pozadí – nastavení pro tisk obrázků a barev v grafických sestavách Obecné 1. Chyby a varování zobrazovat modálně – standardně se chybová hlášení a varování zobrazují na stavovém řádku obrazovky. Zatržením této nabídky se budou zobrazovat v dialogovém boxu. 2. Po stisku Enter přepnout na další položku. Po zatržení této nabídky se změní funkce klávesy Enter. Bude mít stejnou funkci, jakou před zatržením měla klávesa Tab, to znamená, že po jejím stlačení se přepne – přesune kurzor na následující položku dialogového boxu. Je to vlastně simulace funkce programů MS-DOS. Její využívání nedoporučujeme, výhodnější je uplatňovat standardní postupy pro práci v prostředí MS Windows. 3. Pamatovat si obrazovkovou pozici – Standardně jsou všechny dialogové boxy umisťovány na střed obrazovky. Je možné je myší uchopit a přesunout. Při zatržení této nabídky si systém zapamatuje poslední umístění a bude je používat. 4. Intenzita grafiky pozadí [%] - Je možné nastavit intenzitu barev obrázků pro dialogy s obrázky v pozadí. 5. Základní písmo programu - Toto nastavení se využije např. při provozu na cizojazyčných ( anglických ) Windows. Nastavené písmo bude platit pro celé prostředí (menu, dialogy, Scroll, sestavy …. ). Stiskem tlačítka „Def.“ se písmo přepne do základního, standardního nastavení. Písmo každého Seznamu je možné definovat v Nastavení Seznamu zvlášť. V takovém případě bude upřednostněno nastavení Seznamu. Scroll
1. Tisková patička – při opisu seznamu se zde zadaný text vytiskne na patičce každé stránky. 2. Barvy trámce scrollu – umožňuje uživatelské nastavení barvy pozadí a textu trámce, který zvýrazňuje aktivní řádek Seznamu. Stiskem tlačítka Def. se přejde do základního nastavení. 3. Dotaz před odstraněním položky. Není-li tato položka zaškrtnuta, provede se vymazání položky ihned po zadání příkazu, bez upozornění. Může tak dojít ke smazání nějkteré položky omylem. Zaškrtne-li se tato položka, systém si po příkazu k vymazání vyžádá potvrzení. Ke smazání položky dojde až po potvrzení stlačením tlačítka „OK“.
Seznam, Delete 4. Pamatovat si poslední setřídění. Po zaškrtnutí této volby se budou všechny Seznamy zobrazovat vždy setříděné podle posledního nastavení, tak jak byly setříděny před posledním uzavřením. Toto setřídění může být pro každého uživatele v síti jiné. 5. Písmo - je zde možné nastavit typ písma pro Seznamy. Stiskem tlačítka „Def.“ se písmo přepne do základního, standardního nastavení. Jeli zde nastaveno „Def.“, uplatní se nastavení písma ze záložky „Obecné“. Individuální nastavení Seznamu (v Nastavení Sezanmu) má přednost před jakýmkoliv jiným nastavením. Tiskový náhled - nastavení typu písma pro prohlížeč sestav a tisk (jenom pro textový výstup, ne pro grafický). Stiskem tlačítka „Def“ se uplatní základní přednastavené písmo programu.
1.1.2.4.13.5. Databáze
Nástroje, Nastavení, Databáze 1.1.2.4.13.6. Vyhodnocení
Nástroje, Nastavení, Vyhodnocení Národní nastavení - Účetní software DS–Account je dodáván v české a slovenské verzi. Nastavením stylu zpracování se určí, jakým způsobem ( v souladu s platnou legislativou kterého státu ) se mají zpracovávat vyhodnocení. Nabídka může zahrnovat i uživatelské volby, naprogramované na zakázku. Volitelné ceny - Systém umožňuje pracovat s šesti volitelnými cenami položek dokladů, které budou vystupovat pod přednastavenými názvy. V této nabídce jim je možné přiřadit libovolné názvy. 1.1.2.4.13.7. Registrace
Nabídka slouží pro zaregistrování programu při přechodu z demo verze na plnou verzi. Zadáním registračního čísla se zruší omezení demo verze. Nabídka slouží pro rozšíření počtu uživatelů v síti. Změnou počtu uživatelů a zároveň změnou registračního čísla bude umožněn přístup do programu navě zadanému počtu uživatelů.
Menu, Nástroje, Nastavení, Registrace Oprávněný uživatel - Doplňující údaj, není nutný Název firmy uživatele Smluvní počet uživatelů Registrační číslo - dodá An system S.r.o. 1.1.2.4.13.8. Přístup k datům
Tato nabídka umožňuje podrobněji definovat přístup k datům navedeným do systému.
Účetní datum přístupu - jeho navedením se zakáže navádění, oprava a mazání všech dokladů před tímto datem včetně. Je to duplikace nastavení v Strom, Vrchol stromu, Vlastnosti. Bude se zde zobrazovat stejná hodnota, je možné ji upravit z obou dialogů. Daňové datum přístupu - obdoba předchozí volby s tím, že je vázána na datum zdanitelného plnění. Může být nastaveno různé účetní a daňové datum přístupu. Obě tyto volby je možné nastavit buďto pro celé účetnictví společně, nebo po výběru pobočky stiskem tlačítka „Vybrat“ pro každou pobočku samostatně a jinak. Budou-li vyplněny všechny nabídky ( společná i pobočková ), bude systém pro přístup k datům požadovat splnění obou podmínek. Absolutní datum přístupu Data přístupu pro skupinu uživatelů – jednotlivé datum přístupu je možné nastavit individuálně pro každou skupinu. 1.1.2.4.13.9. Jazykové verze
Nastavení pro výběr jazykového prostředí DS-Account 1.1.2.5. Vyhodnocení - menu Nabídka Vyhodnocení nabídne seznam hlavních tiskových sestav podvojného účetnictví, které jsou vytvářeny nad celým účetnictvím, nad všemi agendami, nad všemi dokladovými řadami. (výkaz zisků a ztrát, hlášení DPH, obraty účtů, rozvaha, atd.) Další vyhodnocovací tiskové sestavy jsou přístupné z jednotlivých agend - dokladových řad. Tyto sestavy pak zahrnují vždy jen data dané dokladové řady. Popis jednotlivých vyhodnocení a možných výběrových filtrů je uveden v kapitole Vyhodnocení.
Menu, Vyhodnocení Tisku všech uvedených sestav předchází vyplnění filtru, to je vstupních podmínek (výběru dat, které budou do sestavy zahrnuty ). Tímto způsobem je možné sestavy podle potřeb modifikovat a získat celou řadu různých výstupů. Příklady jednotlivých sestav včetně popisu filtrů jsou uvedeny v kapitole „Základní výstupy z programu“. Každá vygenerovaná sestava se nejprve zobrazí na monitoru, je ji možné prohlížet, případně vytisknout.
1.1.2.6. Nápověda
Menu, Nápověda Obsah Standardní nabídky helpu ve Windows. Nápovědu je možné vyvolat i stiskem tlačítka v panelu nástrojů. V nápovědě je přehledně uveden postup práce s účetním systémem DS.Account. Hledat… Zobrazí se nápověda DS-Account. V řádku v levém horním rohu nápovědy je možné zadávat výrazy pro vyhledání. Informace o verzích V této nabídce jsou v textovém souboru popsány všechny podstatné úpravy a změny, které byly do programu zapracovány zavedením nové verze. Nabídka slouží pro rychlou orientaci uživatelů, kteří si zakoupili novou, vyšší verzi programu. Systémové informace - V této nabídce se zobrazí hlavní informace o systému. O aplikaci účetnictví – informace o verzi a autorských právech. O Engine - informace o verzi a autorských právech. An system S.r.o. na internetu..- připojení k internetovým stránkám naší firmy.
1.1.3. Nástrojová lišta ikon Nástrojová lišta ikon je souhrn nejčastěji používaných funkcí DS-Account. Umožňuje rychlý přístup k vybraným funkcím bez nutnosti výběru v nabídkách.
Tvar nástrojové lišty je možné upravit stiskem pravého tlačítka myši nad lištou a výběrem z nabídky.
Panel nástrojů, Pravé tlačítko Ke všem funkcím nástrojové lišty je možný přístup i z jiných míst programu. Podrobný popis jednotlivých funkcí je uveden v jiných kapitolách, zde je uveden jen stručný seznam. Tisk Sestavy Odeslat Uložit Setřídit Hledat Číselníky Saldokonto Adresář Vlastnosti Nastavení
Odešle vybranou tiskovou sestavu – opis Scrollu na tiskárnu Přepínač mezi grafickým režimem tisku – laserové a inkoustové tiskárny a textovým režimem – jehličkové tiskárny a rychlotiskárny Odesílání tiskových sestav poštou, pomocí služby E-MAIL Uložení tiskových sestav ve formátu HTML nebo TXT Třídění položek ve Scrollu podle vybraných kritérií Vyhledávání ve Scrollu Zobrazí seznam číselníků, je možné do nich vstoupit Rychlý vstup do saldokonta Rychlý vstup do adresáře Otevře nabídku pro práci se Scrollem Nastavení aktuálního Scrollu
Nápověda
Zobrazí soubor nápovědy
Stručná rekapitulace Dvojklik levého tlačítka myši /nebo Enter / na dokladové řadě, otevře vpravo Scroll dokladů, příslušných této dokladové řadě. Dvojklik levého tlačítka myši /popř. Insert/ nad prázdným polem dokladů v kterékoliv dokladové řadě, otevře nový doklad k zadávání. Dvojklik levého tlačítka myši /popř. Enter / nad již vyplněným dokladem, otevře tento doklad k editaci. Stisk klávesy Delete smaže aktuální doklad. Každý doklad se skládá z hlavičky dokladu a položek dokladů. Při vyplňování dokladu lze využít tlačítko Insert k zadávání přednastavených údajů z číselníků. Pro pohyb po dokladu slouží tabulátor (tlačítko Tab, kombinace kláves Shift Tab reprezentuje pohyb zpět). Pokud při zadávání údajů z číselníku zadáte údaj, který není v číselníku, popřípadě údaj chybný, otevře se automaticky daný číselník k výběru správného údaje nebo zadání údaje nového. Zadání nové položky číselníku je stejné jako u zadání nového dokladu či položky dokladu. Po vyplnění položky dokladu lze tuto položku tlačítkem Zapsat uložit a program automaticky nabídne novou položku k editaci. Tlačítko OK uloží položku dokladu a vrátí se zpět do hlavičky dokladu. Tlačítko CANCEL přeruší editaci dokladu či položky dokladu bez uložení.
1.2. Funkční klávesy a klávesové zkratky 1.2.1. Funkční klávesy
F1 F4 F5 F6 F8 F10
Funkční klávesa Shift Zobrazení nápovědy Refresh (obnovení údajů) Přepnutí do dalšího okna Uložit Aktivace panelu s nabídkami
Přepnutí do předchozího okna
Control
Alt
Zavření okna
Ukončení programu
Přepnutí do následujícího okna
Zobrazení místní nabídky ( Obdoba pravého tlačítka myši ) Příklad : Stiskem kombinace kláves Control F4 se uzavře aktivní okno.
1.2.2. Klávesové zkratky V následující tabulce je popsána práce s okny a dialogovými okny pomocí klávesových zkratek. Znalost používání těchto zkratek zrychluje a zefektivňuje práci se systémem. Stiskněte Chcete-li v okně Přepnout do následujícího programu Přepnout do předcházejícího programu Zobrazit nabídku Start systému Windows Obnovit aktivní okno Přepnout do následujícího okna Přepnout do předchozího okna Přepnout do stromu účetnictví Přepnout do hlavního okna Přesunout se k další možnosti nebo skupině možností
Alt Tab Alt Shift Tab Control Esc F5 F6 Shift F6 Control 1 Control 0 Tab
Přesunout se k předchozí možnosti nebo skupině možností
Shift tab
Pohybovat se mezi možnostmi vybranými v rozvíracím seznamu nebo mezi možnostmi ve skupině možností
Šipky
Vybrat aktivní tlačítko příkazu nebo zaškrtávací pole Přesunout se k další položce rozvíracího seznamu (podle začínajícího písmena) Chcete-li v okně Vybrat položku nebo zaškrtávací pole s podtrženým písmenem v názvu
Mezerník Písmeno – první písmeno požadované možnosti (pokud je vybrán rozvírací seznam) Stiskněte Alt + písmeno
Otevřít rozvírací seznam
Alt + šipka dolů (pokud je vybrán rozvírací seznam)
Zavřít rozvírací seznam
Esc (pokud je vybrán rozvírací seznam)
Vybrat tlačítko s výchozím nastavením
Enter Esc
Zrušit příkaz a zavřít dialogové okno Přesunout se na začátek položky Přesunout se na konec položky Posunout se o jeden znak vpravo nebo vlevo Posunout se o jedno slovo vpravo nebo vlevo Vybrat znaky od stávající pozice až k počátku položky Vybrat znaky od stávající pozice až ke konci položky Vybrat znaky nalevo (případně výběr zrušit) Vybrat znaky napravo (případně výběr zrušit) Vybrat slovo nalevo (případně výběr zrušit) Vybrat slovo napravo (případně výběr zrušit) Sbalit vybranou složku
Home End Šipky vlevo vpravo Control + Šipky Shift Home Shift End Shift Šipka vlevo Shift Šipka vpravo Control Shift Šipka vlevo Control Shift Šipka vpravo „-„ Minus na numerické klávesnici
Rozbalit vybranou složku, je-li sbalena, jinak vybrání první podsložky
Šipka vpravol
Sbalit vybranou složku, je-li rozbalena, jinak vybrání nadřazené složky
Šipka vlevo
Pořídit nový doklad (položku) Smazat doklad (položku) Vybrat větu pro další zpracování Chcete-li v okně Zrušit výběr věty Označit více vět (označené se mění na neoznačené)
Ins Del Mezerník Stiskněte Mezerník Shift Šipka nahoru Shift Šipka dolů
Shift PageUp Shift PageDown Označit všechny věty (pouze Seznam bez dialogu) Vytisknout větu(y) (pouze Seznam bez dialogu) Vyhledat větu (pouze Seznam bez dialogu) nebo text v tiskové sestavě Setřídit věty (pouze Seznam bez dialogu) Zobrazit adresář (pouze v hlavním okně programu) Invertovat označení všech vět Zrušit označení všech vět Přejít na další větu Posunout zobrazení vět Přejít na začátek, konec stránky Přejít na další stránku Rozšířené vyhledávání Zběžné zobrazení ve Scrollu
Control A Control P Control S Shift S Shift A Shift + Mezerník Control + Mezerník Šipky nahoru dolů L, Šipka vlevo, Home , End Control End Control Home PageUp, PageDown Control F Control Q Control Shift S
Uložení snímku
Vyvolání snímku
Control Shift R
1.3. Datumy v účetnictví Vzhledem k tomu, že se v systému pracuje s několika typy datumů, uvádíme jejich stručnou charakteristiku. Datum vystavení - Toto datum je pouze informativní, je povinné ze zákona ale nevstupuje do účetnictví. Veškeré vyhodnocení je filtrováno a sestavováno podle data zaúčtování. Datum splatnosti - Datum vystavení + splatnost ( dnů ) Datum plnění - Datum zdanitelného plnění, pod tímto datem vstupuje doklad do hlášení DPH. Datum zaúčtování - Datum účetního případu, to je datum se kterým doklad vstupuje do účetnictví , do účetních sestav . Většina sestav je filtrována podle tohoto datumu. Účetní datum přístupu - Jeho zadáním se zakáže navádění nových dokladů, mazání existujících dokladů a opravy těch údajů na dokladu s datem zaúčtování před tímto datumem ( včetně ), které by ovlivnily účetnictví. Jinak řečeno, nelze opravit žádné údaje ovlivňující obraty účtů do zadaného data. Daňové datum přístupu - Jeho zadáním se zakáže navádění nových dokladů, mazání existujících a opravy údajů v těch položkách dokladů s datem plnění před tímto datumem ( včetně ), které by nějakým způsobem ovlivnily vyhodnocení DPH do tohoto data a daňové přiznání.. Oprava ostatních údajů je možná. - ( Lze např. opravit účtování, nelze změnit částku DPH, sazbu DPH ….. ). Datum kurzovního lístku
