Serpa egyszerűen
Utolsó módosítás:
2012.01.11.
Tartalomjegyzék
Áru bevételezése .......................................................................................................................... 2 Magyarországról érkezett áru bevételezése ....................................................................................... 2 Üzletek közötti árumozgás .................................................................................................................. 4 Számlázás .................................................................................................................................... 5 Osztott fizetés ..................................................................................................................................... 6 Visszavásárlás ...................................................................................................................................... 7 Számla sztórnó .................................................................................................................................... 7 Pénztárbizonylat készítése............................................................................................................ 8 Napi zárási feladatok .................................................................................................................... 8 Munka a törzsvásárlói kártyával ................................................................................................... 9
1
Áru bevételezése Magyarországról érkezett áru bevételezése Teendő: szállítólevél készítése Menete: Boltos/Szállítólevél menüpontot választva elkészítjük a szállítólevelet
Fejléc kitöltése: Mozgásnem: KB Ügyfél: ahonnan kaptam az árut, azt kiválasztom Saját ügyintéző: kiválasztod a neved Raktár: saját üzleted raktára (pl: 001 Üzleti készlet Bukarest)
2
Tétel fül kitöltése: 1. módszer A számla, vagy szállítólevél alapján felveszed a kapott terméket. Minden mezőről TAB gombbal mész tovább. Itt a kötelezően kitöltendő adatok a következők: Cikk, mennyiség, nettó beszerzési ár.
Ha mindent felvettél CTRL+R-rel, vagy a rögzít ikonnal lerögzíted, így a készletedre kerülnek a termékek 2. módszer Elkészítesz, vagy a szállítótól kérsz a Viv Kereskedőháztól egy Excel formátumú táblázatot, mely a következőképpen néz ki:
Ha elkészült a táblázat, a tartalmát vágólapra másolod a fejléc nélkül és visszamész a Serpába, majd a Művelet/Tétel import menüt választod.
3
Majd az ekkor megjelenő ablakban ráklikkelsz a kicsi zöld Excel ikonra. Ekkor a serpa beolvassa az előzőleg a vágólapra másolt adatokat. Majd megnyomod az OK gombot. Amennyiben nagyon sok tételt importálsz egyszerre, akkor ez akár percekig is tarthat.
Mikor a rendszer végzett az importálással csak CTRL+R billentyűvel vagy a mentés ikonra kattintva készletre kerülnek a termékek.
Üzletek közötti árumozgás A saját üzletek (egy céghez tartozó üzletek) közötti árumozgást RK mozgásnemmel elkészített szállítólevéllel tudjuk végrehajtani. Ehhez be kell mennünk a Boltos/Szállítólevél menübe és elkészíteni a szállítót hasonlóan az előbb leírtakhoz. A különbség csupán annyi, hogy ebben az esetben a mozgásnem RK és meg kell adni a célraktárt is, tehát azt az üzletet ahová az árut küldjük. Mikor az áru megérkezik a címre, ott az ellenőrzés után készletre kell venni. Ehhez meg kell keresnünk a feladó üzlet által kiállított szállítólevelet a Boltos/Szállítólevél átengedés menüben (Módosításra, azaz a kis ceruzára kattintva) majd a Műveletek/Átengedés menüpontra kattintunk, ezután a CTRL+R vagy a mentés ikonra kattintva készletre kerül a termék.
4
Számlázás Menete: Boltos/Számlázás menüpontot választjuk. Első lépésként ellenőrizzük, hogy vásárolt e már nálunk az ügyfelünk. Amennyiben igen, tehát már fel van véve a Serpa ügyféltörzsébe, akkor megkeressük és kiválasztjuk a listából. Azonban ha teljesen új ügyfélről van szó, akkor fel kell vennünk az adatait. Új ügyfél felvétele: A számlázás menüben az ügyfél mezőnél lévő kis gémkapocs gombra klikkelsz, minek hatására a háttérben megnyílik az ügyféltörzs menü. Amint a számlázás ablakot lerakod tálcára már láthatóvá is válik. Itt a kis sárga csillag gombot megnyomva tudsz új ügyfelet rögzíteni úgy, hogy a megjelenő ablakot értelemszerűen kitöltöd az ügyfél adataival.
Ügyfél neve: (ha titulusa van, akkor az ügyfél nevének a végére írd! (Pl: Kiss Sándor dr) A hosszú névben pedig rögzíted elején a titulussal: Dr. Kiss Sándor (a számlán így jelenik meg!) Amennyiben nincs titulusa a vásárlónknak, úgy a hosszúnév mezőt nem kell kitölteni. Cím: A számlázás címe Típus: kiválasztod, hogy magánszemély, vagy cég a vásárló CTRL+R-rel, vagy a rögzítés ikonra kattintva rögzíted! Most bezárhatod az ügyféltörzs ablakot, ekkor visszakapod a számlázás panelt. Ha mégsem jelenne meg, akkor ismét kiválasztod a Boltos/Számlázás menüpontot és elkezded kitölteni a szükséges adatokat. Ügyfél: kiválasztod az előbb felvett vásárlót Fizetési mód: kiválasztod, hogy mivel fizet (kp, bankkártya, …) Saját ügyintéző: Az, aki a számlát kiállítja 5
Ha ez kész, akkor az OK gombbal tudsz tovább menni és kiválasztani a vásárolt termékeket.
Itt megkeresed a terméket, melyet elvisz a vásárló és vagy a cikkszámra kettőt klikkelve, vagy az F6 billentyűt megnyomva a „kosárba” rakod a terméket. MBT vásárlás esetén a megjegyzés mezőbe be kell írni a gyártási számot. Mikor elkészült a számla F9 gomb megnyomásával lerögzíted a számlát. Ekkor feldob egy ablakot, ahol el tudjuk végezni a nyomtatást. Itt kell beállítani a szükséges példányszámot is.
Osztott fizetés Erre akkor van szükség, ha a vásárló bankkártya+készpénzzel fizet. Ilyenkor a fizetési módnál bankkártyát kell kiválasztani és úgy elkészíteni a számlát, azonban a készpénzes fizetésről bevételi pénztárbizonylatot kell készíteni.
6
Visszavásárlás Amennyiben szükségessé válik egy termék visszavásárlása, akkor azt a Boltos/Visszáru ikonra klikkelve tudjuk megtenni.
A felugró panelon ki kell választanunk a vásárlót, majd a terméket, amit vissza szeretnénk vásárolni tőle, valamint a fizetési módot. Amennyiben pénzt adunk vissza, úgy itt kézpénzt válasszunk. Ezután az OK gombra kattintva lépünk tovább. Az ezután felugró ablakon az F9 billentyű megnyomása után kinyomtatjuk a visszáru számlát.
Számla sztórnó Sztornózni csak abban az esetben lehet, ha a sztornózni kívánt számla minden példánya nálunk van. Ezt a funkciót a Boltos/Sztornó menüpont alatt érhetjük el.
Itt meg kell adnunk a saját ügyintézőt, a vásárlót és ki kell választani a sztornózni kívánt számlát. Majd az OK-ra kattintunk. A felugró panelt F9 gombbal lezárjuk, majd kinyomtatjuk a számlát.
7
Pénztárbizonylat készítése Menete: Ezt a Boltos/Pénztár/Pénztárbizonylat menüben tudjuk elkészíteni úgy, hogy a kiscsillagra kattintunk, majd első lépésként meghatározzuk a pénztárbizonylat típusát, majd az aláíró típusát. Ez külső, ha az ügyfél fogja aláírni és belső, ha valaki a dolgozók közül. Ha ez megvan, akkor a Tétel fülön folytatjuk a kitöltést. Itt is a Típus mezőt töltjük ki legelőszőr. Itt általában a következőket használjuk: -
Egyszerű számla: Abban az esetben, ha egy vásárlásunkat szeretnénk rögzíteni. Például tisztítószer, posta, irodaszer, stb.) Készpénz: Például készpénz befizetése bankba Számlakiegyenlítés: Osztott fizetés esetén a készpénzes részre használjuk
Majd a szükséges mezők kitöltése után CTRL+R billentyűvel, vagy a mentés ikonra kattintva rögzítjük a pénztárbizonylatot. A pénztárbizonylatot nyomtatni csak a lekérdezésből tudjuk, tehát rá kell klikkelnünk a kis zöld nyilacskára és megkeresnünk az elkészített bizonylatot, ráklikkelni, majd a nyomtatás gomb megnyomása után kinyomtatható a dokumentum. Fontos, hogy amennyiben kiadási pénztárbizonylatot készítünk, előtte mindig szükséges a pénztárbizonylat generálása funkció használata.
Napi zárási feladatok A nap végével le kell zárnunk a napot a serpában. Ezt a Boltos/Napi zárás menüben összegyűjtött funkciókkal tehetjük meg. 1. El kell végeznünk a pénztárbizonylat generálását. Ezen a panelen a dátum helyességét kell ellenőriznünk. Amennyiben az aznapi dátumot mutatja OK-ra klikkelünk, majd a felugró ablakot bezárjuk. 2. Klikkeljünk a Pénzleltár ikonra, majd a kis sárga csillaggal új pénzleltárt tudunk felvenni. Itt is fontos, hogy a helyes dátum legyen beállítva.
8
3. Ezután nyomtassuk ki a pénztárnaplót, természetesen figyelve a dátum helyes beállítására.
Ekkor ellenőrizhetjük, hogy ki van e nyomtatva minden, a nap során elkészített pénztárbizonylat. Ha nincs, a pénztárbizonylat menüből megtehetjük. 4. Ha a könyvelőnek szüksége van rá még ki tudjuk nyomtatni a napi számlaösszesítőt, illetve a számlaösszesítőt fizetési módonként is.
Munka a törzsvásárlói kártyával A most bevezetésre kerülő törzsvásárlói rendszer elindulásával újabb menüponttal bővült a Serpa rendszer. Ezt Pontkártya regisztrálásnak neveztük el, és a Boltos menüben található. Abban az esetben lesz rá szükség, ha egy törzsvásárlói kártyát adunk ki egy új vásárlónknak, illetve ha a leendő ügyfelünk olyan még nem használt törzsvásárlói kártyával érkezik, melyet egy ajánlónktól kapott.
9
A kártya igénylésének, regisztrálásának folyamata a következőképpen néz ki: 1. Az első vásárlás alkalmával a számlázás előtt a Pontkártya regisztrálás ikonra klikkelve kitöltjük a felugró ablakot a vásárló adataival, majd OK gombbal bezárjuk az ablakot.
2. Kinyomtatjuk, kitöltetjük és aláíratjuk a Jelentkezési lapot. Ezt a Boltos/Pontrendszer/Listák/Pontkártya regisztrációs nyilatkozat menüpont alatt tudjuk megtenni.
10
3. Majd elkezdhetjük a számlázás folyamatát Boltos/Kiskereskedelem számlázás menüben.
a
szokásos
ikonra
kattintva
a
Ez a modul annyiban változott, hogy ha az ügyfél pontkártyát szeretne használni, akkor a számlázás első lépéseként be kell pipálni a Pontrendszer jelölőnégyzetet, majd a Pontkártya azonosító mezőbe be kell írni, vagy vonalkód olvasóval be kell csippantani a törzsvásárlói kártyán lévő vonalkódot. Ekkor a rendszer automatikusan kitölti azon adatokat, melyeket a kártya alapján már ismer. Amennyiben az ügyfél még nem járt nálunk (vagy másik MBT pontban kapta a törzsvásárlói kártyáját) akkor a rendszer beemeli az adatokat a saját ügyféltörzsünkbe. Ekkor az alábbi üzenetet kapjuk. Itt a YES gombra kattintva a háttérben megnyílik az Ügyféltörzs ablak, itt nincs más teendőnk, mint az új adatokkal felvitt ügyfelet rögzíteni, azaz megnyomni a CTRL+-R billentyűket, vagy a Mentés ikonra kattintani. Amennyiben ez megtörtént, már be is zárhatjuk ez az ügyféltörzs ablakot és visszatérhetünk a számlázáshoz.
11
A megfelelő paraméterek beállítása, megadása után (fizetés mód, saját ügyintéző, stb.), az OK gombra kattintva a jól ismert felületre jutunk, ahol ki tudjuk választani a kívánt termékeket.
Az ablak tetején láthatjuk, hogy mennyi az aktuális egyenleg az ügyfél kártyáján, be kell állítani, hogy fel akarjuk e használni a már eddig megszerzett pontokat, a vásárláshoz, vagy inkább tovább gyűjtögeti a pontokat az ügyfél. Abban az esetben, ha eljutottunk a számlázásnál addig, hogy a termékeket kell kiválasztanunk, akkor a lap tetején láthatjuk, hogy mennyi az aktuális egyenleg az ügyfél kártyáján. Itt van lehetőségünk megadni, hogy fel akarjuk e használni a már eddig megszerzett pontokat a vásárláshoz, vagy inkább tovább gyűjtögeti őket a kártyáján az ügyfél.
12
Abban az esetben, ha gyűjtögetni szeretné ügyfelünk a pontokat, akkor a legördülő menüből válasszátok ki a Megadott összeg felhasználása opciót és a mellette lévő Max. felhasználható pontérték mezőbe írjatok nullát. Amennyiben a maximálisan felhasználható pontot szeretné beváltani ügyfelünk, úgy a Teljes összeg felhasználása opciót kell kiválasztanunk. Ezután a szokásos módon zárjuk a számlát és a szokásos módon befejezzük a számlázást.
13
