Scangids

www.konicaminolta.be

Scangids

Scan to-SMB

Scan-to-FTP

Internetfax

Scan-to-eMail

Scan-to-HDD

Scan-to-Box

Scannen

is in de hedendaagse zakenwereld een alledaags verschijnsel geworden. Documenten worden gescand en gearchiveerd om ze later te kunnen reproduceren en distribueren. Gebruikers beschikken nu over een uitgebreide waaier scanmogelijkheden zoals scan-to-SMB, scan-to-FTP, scan-to-eMail of scan-to-HDD/Electronische Postbus enz. In deze gids worden deze scanmogelijkheden van naderbij bekeken en wordt hun gebruik en voordelen in de schijnwerper gezet.

Inhoudsopgave

Scan-to-eMail Scan-to-SMB PC Scan-to-HDD / Scan-to Box Personal Box TWAIN Scannen Scan-to-FTP Scan-to-FTP met PageScope Workware Scan-to-URL Internetfax iFax Overzicht van de scanmodi

Scan-to-eMail

Bij scan-to-eMail worden documenten gescand en direct naar de interne mailserver doorgestuurd. De gescande gegevens worden als e-mailbijlage verzonden, naar keuze in TIFF- of PDF-formaat. Als de verzender de documenten naar een extern adres wil sturen, wordt de e-mail automatisch naar de respectievelijke externe mailserver doorgestuurd. Bij interne distributie blijft de e-mail aanwezig in de mailserver tot de PC van de bestemmeling de mailserver contacteert. Zodra de client PC zich op de mailserver aanmeldt, verhuist de e-mail naar de harde schijf van de client PC en wordt de verzender hiervan per e-mail ingelicht. Met scan-to-eMail kunnen gescande documenten direct, zonder enige manuele tussenkomst, naar een willekeurige PC worden verzonden. Dankzij het internet vormen ook adressen buiten het netwerk geen enkel probleem. Het enige echte minpunt is dat de bestanden maximaal slechts een aantal Mbytes groot mogen zijn. Aangezien het niet aangeraden is grotere bestanden via e-mail te versturen, is deze scanmodus vooral geschikt bij lagere resolutie of enkele originelen.

mailserver

client PC

gegevensstroom gegevensstroom

gegevensstroom

mailserver copier/printer

Scan-to-SMB PC

Scan-to-SMB (Server Message Block) is een alternatief voor FTP of NetWare filing. Door middel van het SMB-protocol kunnen clienttoepassingen bestanden lezen en schrijven en bovendien van de serverprogramma’s in een computernetwerk gebruikmaken. Het SMB-protocol kan naast TCP/IP of andere netwerkprotocollen zoals Internetwork Packet Exchange en NetBEUI, over het internet worden gebruikt. Met het SMB-protocol heeft een toepassing (of haar gebruiker) van op afstand toegang tot opgeslagen bestanden. Een clienttoepassing kan effectief bestanden lezen, creëren en updaten op de server op afstand. Ze kan ook met eender welk serverprogramma communiceren dat geconfigureerd is om een SMB-clientvraag te ontvangen. Het besturingssysteem MS Windows biedt vanaf de versie Win 95 ondersteuning voor client en server SMB-protocol. Voor Unix-systemen is er nu een sharewareprogramma, Samba, beschikbaar. Het SMB-protocol is oorspronkelijk bij Microsoft ontwikkeld en heeft intussen een hele evolutie doorgemaakt. Een bepaalde client en server kunnen verschillende reeksen protocolvarianten gebruiken die ze voor de start van een sessie overeenkomen. Het SMB-protocol voor scan-to-file wordt veiliger geacht dan FTP omdat het wachtwoorden versleutelt zodat ze tegen onbevoegden beveiligd zijn.

server

client PC


copier / printer

Scan-to-HDD / Scan-to-Box Persoonlijke Postbus Scan-to-HDD (harde schijf), dat met TWAIN scannen kan worden vergeleken, is bedoeld om gescande documenten snel te kunnen ophalen. Documenten worden in de documenttoevoer geplaatst, gescand en tijdelijk in de postbus van de huidige gebruiker opgeslagen. De harde schijf fungeert dus tijdelijk als bestandsserver. Op zijn individuele PC kan de gebruiker via EFI WebScan of een andere TWAIN compatibele toepassing inloggen op de mailbox en zijn documenten ophalen.

In vergelijking met TWAIN scannen biedt deze scanmodus twee overduidelijke voordelen: De harde schijf van het systeem kan als tijdelijke bestandsserver fungeren en biedt zo alle gebruikers binnen het netwerk veilige toegang tot opgeslagen documenten. De originele documenten kunnen onmiddellijk na opslag op de harde schijf worden opgehaald.

client PC

gebruikerscommando’s

gegevensstroom

gegevensstroom

harde schijf

copier / printer

TWAIN Scannen

TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) is een computerindustriestandaard die bepaalt hoe scanners gegevens naar softwaretoepassingen versturen. Dankzij TWAIN kunnen softwaretoepassingen perfect met scanners werken zonder iets over de scanner zelf te weten. In de praktijk wordt de scanner beheerd door een geactiveerde TWAIN driver die op de client PC is geïnstalleerd. Om in TWAIN modus te scannen, worden de documenten in de documenttoevoer geplaatst en gewoon gescand. Het scanproces kan van op een willekeurige desktop worden gestart via een TWAIN compatibele toepassing naar keuze zoals Adobe Photoshop, PageScope WorkWare enz. Na het scannen kunnen de originelen uit de documenttoevoer worden gehaald. Het grootste voordeel van TWAIN scannen is dat naar iedere TWAIN compatibele toepassing kan worden gescand, wat aanzienlijke tijdswinst oplevert.

client PC

gebruikerscommando’s

gegevensstroom

copier / printer

Scan-to-FTP

Bij scan-to-FTP worden de gescande documenten in een bepaalde directory op de interne of externe FTP-server opgeslagen. Daarna heeft men toegang tot de gegevens en kan men ze met behulp van FTP-client software op de PC van de gebruiker opvragen. Als de directory waarin de FTP-server de gescande gegevens opslaat, een gedeelde directory is, heeft men ook toegang tot de bestanden via een standaard file manager, zoals MS Explorer. Scan-to-FTP vormt een strategische aanvulling op scan-to-eMail. Scan-to-FTP, dat vooral bedoeld is voor het scannen van grotere bestanden, kan bestanden van haast onbeperkte grootte aan en is dus het instrument bij uitstek voor de verwerking van grotere documenten. Deze scanmodus is echter niet echt handig als de verzender een redelijk groot gescand document met een vrij omvangrijke groep mensen wil delen. In deze omstandigheden moet de verzender immers een extra e-mail sturen om het bestaan en de locatie van het bestand mee te delen.

FTP-server

gegevensstroom

client PC


FTP-server copier / printer

Scan-to-FTP PageScope Workware

PageScope WorkWare is Konica Minolta’s eigen softwareoplossing voor documentbeheer. In wezen is het een FTP client softwaresysteem dat wordt gebruikt voor toegang tot bestanden die op een FTP-server zijn opgeslagen. PageScope WorkWare kan ook worden gebruikt om een client PC tot een FTP-server “om te vormen”. Gescande documenten kunnen dan direct op de harde schijf van deze PC worden opgeslagen. Zoals bij scan-to-eMail kunnen gegevens ook direct naar een bestemmeling worden verstuurd, maar deze keer zonder de vervelende beperking van de bestandsgrootte.

FTP-server

gegevensstroom

copier / printer

client PC

Scan-to-URL

Zoals al gezegd, is scan-to-FTP ideaal om grotere bestanden te scannen. Maar als de gescande informatie ook moet worden verdeeld, moeten er apart extra e-mailberichten worden verstuurd. In dergelijke omstandigheden en bij vrij omvangrijke documenten vormt scan-to-URL de perfecte scanoplossing. Scan-to-URL combineert immers de voordelen van scan-to-FTP en scan-to-eMail: omvangrijke bestanden verwerken en automatisch e-mailberichten versturen. De gebruiker vermeldt het gewenste FTP-serveradres waarop de scans moeten worden opgeslagen en selecteert de e-mailadressen van de personen voor wie ze zijn bedoeld. Na het scannen van de documenten slaat het systeem de bestanden op de FTP-server op en stuurt alle personen op de distributielijst een automatisch gegenereerd e-mailbericht met een hyperlink. Door op deze hyperlink te klikken, krijgen ze toegang tot het bestand.

mailserver

bericht

gegevensstroom

client PC

bericht

gegevensstroom

FTP Server copier / printer

Internetfax iFax

Internetfax is geen zuivere scantoepassing, maar kan bij sommige toepassingen als een alternatief voor scan-to-eMail worden beschouwd. In de modus Internetfax worden gescande documenten per e-mail naar de mailserver van de bestemmeling gestuurd. Het document wordt dan naar zijn Internetfax compatibel toestel doorgestuurd en vervolgens afgedrukt. In vergelijking met de traditionele faxmethode hangen aan verzenden via Internetfax geen hoge transmissiekosten vast omdat in plaats van via een dure telefoonlijn via het internet wordt gewerkt. Dit kan een aardige kostenbesparing opleveren, vooral bij buitenlandse bestemmingen. In tegenstelling tot scan-to-eMail worden de gescande documenten niet als elektronische bestanden, maar als direct afgedrukte gegevens ontvangen. Hoewel hieraan afdrukkosten verbonden kunnen zijn, is deze mogelijkheid onmisbaar in bepaalde omgevingen, zoals opslagplaatsen waar papieren versies onontbeerlijk zijn.

copier / printer mailserver

gegevensstroom

gegevensstroom

gegevensstroom

mailserver

copier / printer

Overzicht scanmodi

Zwart-wit producten

bizhub 130f*

bizhub 160 / bizhub 161*

bizhub 160f*

bizhub 162 / bizhub 210




bizhub PRO 920

bizhub PRO 1050

TWAIN

Scan to

Scan to

Scan to

Scan to

Scan to

Scan to

Scan

HDD

eMail

URL

FTP

SMB

Personal

iFax

Box

(local/network)

opt

–

opt

–

–

–

x

opt

x/–

–

–

–

–

–

–

–

x/–

–

opt

–

opt

–

–

opt

x/–

–

opt

opt

opt

–

–

opt

– / opt

opt

x

x

x

x

opt

x

– / opt

opt

x

opt

x

x

opt

TBC

– / opt

opt

x

opt

x

x

opt

TBC

–/x

x

opt

–

opt

opt

–

–

–/x

x

x

–

x

x

–

–

* scannen in kleur en z/w x = standaard opt = optioneel – = niet beschikbaar

Overzicht scanmodi

Kleurenproducten

bizhub C250

bizhub C300

bizhub C350

bizhub C351

bizhub C352

bizhub C450

bizhub PRO C500

TWAIN

Scan to

Scan to

Scan to

Scan to

Scan to

Scan to

Scan

HDD

eMail

URL

FTP

SMB

Personal

iFax

Box

(local/network)

x/x

x

x

x

x

x

x

opt

x/x

x

x

x

x

x

x

opt

x/x

opt

x

x

x

–

x

x

x/x

x

x

x

x

x

x

opt

x/x

x

x

x

x

x

x

x

x/x

x

x

x

x

x

x

opt

opt

opt

opt

–

opt

opt

opt

–

x = standaard opt = optioneel – = niet beschikbaar

Konica Minolta Business Solutions (Belgium) N.V. Excelsiorlaan 10 • B - 1930 Zaventem Tel.: +32 (0) 2 717 08 11 • Fax: +32 (0) 2 717 09 11 • [email protected]

Scangids

Recommend Documents