SB-projecten coördineren

SB-projecten coördineren SB 4

Uitgeverij Angerenstein

profi-leren SB

Colofon Titel:

SB-projecten coördineren; SB 4

Isbn:

978-90-85241-28-7

Uitgever:

Uitgeverij Angerenstein

Postbus 2056

6802 CB Arnhem

Telefoon:

026 3640220

Fax:

026 3622205

© uitgeverij Angerenstein 2009 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher.

2


Inleiding Profi-leren SB is een complete serie leermiddelen voor de competentiegerichte kwalificatiestructuur Sport & Bewegen. Profi-leren SB bestaat uit boeken, opdrachten- en beoordelingsmagazijnen én gratis extra digitale content-thema’s, een zoekmachine en diagnostische kennistoetsen.

Sport & Bewegen niveau 4 Dit boek is één van de boeken voor de nieuwe opleidingen Sport en Bewegen niveau 4. De inhoud van deze boeken is gebaseerd op de werkprocessen uit het competentiegerichte kwalificatiedossier Sport en Bewegen niveau 4. In het schema hieronder staan de boeken en opdrachtenmagazijnen (cobm) van Profi-leren SB.

Niveau 4 Bewegingsagoog; SB 4 + COBM (kerntaak 5)

Sportmanager; SB 4

BOS-medewerker; SB 4

Trainer-coach; SB 4

+ COBM (kerntaak 6)

+ COBM (kerntaak 5)

+ COBM (kerntaak 5)

• SB-projecten coördineren; SB 4 (kerntaak 4)

Niveau 3

• De sportleider als lesgever; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel A)

}

• De sportleider als begeleider; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel B) • De sportleider als trainer-coach; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel C) • De sportleider als organisator en SB-functionaris; SB 3 & 4 (kerntaken 2 en 3)

+ COBM SB 3

Niveau 2 Sport- en bewegingsbegeleider; SB 2 (kerntaken 1+2) + COBM SB 2

Inleiding Inhoud

3

Ieder boek bevat die thema’s die de sb’er-in-opleiding gedurende zijn/haar opleiding veelvuldig moet raadplegen als achtergrondinformatie bij het werken aan bijvoorbeeld: •

opdrachten;

• taken; • beroepsproducten; • prestaties.

De thema’s van ‘SB-projecten coördineren; SB 4’ ‘SB-projecten coördineren; SB 4’ bevat de volgende 15 thema’s: 1 Projectmanagement 2 Marketing van een project 3 Het opstellen van een projectplan 4 Samenwerken tijdens een project 5 Ondersteunen tijdens het project 6 Projectplanning 7 De projectleider 8 Werken met vrijwilligers 9 De projectvergadering 10 Public relations 11 Fondsenwerving en sponsoring 12 Projectbegroting en budgettering 13 Uitvoering en nazorg van een project 14 Projectrapportage 15 Projectpresentatie Aanvullende thema’s staan als digitale content – thema’s (dc-thema’s), op www.profi-leren.nl.

4


Sport en Bewegen kent opleidingen op niveau 2 (sport- en bewegingsbegeleider), 3 (sport- en bewegingsleider) en 4 (sport- en bewegingscoördinator). De opleiding tot sport- en bewegingscoördinator heeft vier specialisaties of uitstromen: •

BOS-medewerker;

•

Trainer/coach;

•

Bewegingsagoog;

•

Operationeel sport- en bewegingsmanager.

Dit boek is een basisboek voor deze vier specialisaties.

De formule van de thema´s De Profi-leren SB - boeken kennen de volgende formule:

Theorie met voorbeelden De thema’s bevatten de naslag die relevant is de sb’er-in-opleiding. De theorie wordt verlevendigd met voorbeelden uit het sb-werkveld. Aanvullende thema’s staan als digitale content – thema’s (dc-thema’s), op www.profi-leren.nl.

Mini-samenvattingen) De theorie is opgehangen aan mini-samenvattingen. Deze mini-samenvattingen zijn voor de school als powerpointpresentatie verkrijgbaar.

Tips voor de praktijk Vrijwel ieder thema wordt afgesloten met praktijktips: handvatten voor de sb’er-in-opleiding voor bpv en/of werk.

Profi-leren SB Op www.profi-leren.nl staat gratis: •

extra digitale content (dc-thema’s), met onderwerpen die minder frequent geraadpleegd hoeven te worden, of thema’s waarvan de inhoud te snel verandert.

•

diagnostische kennistoetsen bij ieder thema uit de boeken, waardoor er voor de school een databank met meerkeuzevragen beschikbaar is;

•

een zoekmachine die verwijst naar thema’s uit de boeken en/of direct toegang geeft tot thema’s die direct gedownload kunnen worden.

Inleiding Inhoud

5

Verwijzingen In de boeken wordt verwezen naar thema’s binnen anderen sb-boeken. Niet naar dc-thema’s op www.profi-leren.nl omdat de thema’s daar wisselend zijn. In alle gevallen kan de lezer via de zoekmachine op www.profi-leren.nl of via de trefwoordenlijsten achterin de boeken vinden wat, waar staat.

Opdrachten- en beoordelingsmagazijnen SB Naast de boeken zijn er voor de sb-opleidingen competentiegerichte opdrachten- en beoordelingsmagazijnen beschikbaar. Zo’n magazijn bevat opdrachten met (competentiegerichte) beoordelingsprotocollen voor het portfolio en een proeve van bekwaamheid. Bij ieder opdracht ziet de gebruiker welke thema’s als naslag dienen bij die opdracht. Dit digitale magazijn is verkrijgbaar met een licentie. Veel plezier en succes in het werken met dit boek.

6


Inhoud Thema 1 Projectmanagement 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10

Inleiding.....................................................................................11 Wat is projectmanagement?......................................................12 Projecten....................................................................................13 Projectmanager of projectleider.................................................15 Werkwijzen................................................................................17 De fasen van een project............................................................20 Projectorganisatie......................................................................23 Succes van een project...............................................................27 Draagvlak...................................................................................29 Tips voor de praktijk...................................................................32

Thema 2 Marketing van een project 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

2.6

Inleiding.....................................................................................37 Marketing..................................................................................38 Marketingstrategieën................................................................42 Doelgroepanalyse......................................................................46 De stappen van het marktonderzoek.........................................49 2.5.1 Stel de probleemstelling vast.......................................49 2.5.2 Bepaal welke informatie je wilt hebben.......................50 2.5.3 Stel vast welke vorm van marktonderzoek je gebruikt.52 2.5.4 Kies de juiste bronnen en technieken...........................54 2.5.5 Verzamel de gegevens..................................................60 2.5.6 Analyseer en interpreteer de gegevens . ......................62 2.5.7 Verwerk de gegevens en rapporteer je bevindingen....62 Tips voor de praktijk...................................................................63

3.5

3.6

Thema 4 Samenwerken tijdens een project 4.1 Inleiding.....................................................................................99 4.2 De samenstelling van het projectteam.....................................100 4.2.1 Teamsamenstelling....................................................101 4.2.2 Werkstijlen en teamrollen..........................................101 4.2.3 De teamtyperingen van Kiedel...................................106 4.2.4 Een gezonde en ongezonde teamsamenstelling.........110 4.2.5 Typologie van Myers-Briggs........................................111 4.3 Gedrag in een team..................................................................115 4.4 Goede samenwerking..............................................................121 4.5 Groepsontwikkeling.................................................................125 4.6 Veranderingen doorvoeren in teams........................................130 4.7 Tips voor de praktijk.................................................................133 Thema 5 Ondersteunen tijdens het project 5.1 5.2

Thema 3 Het opstellen van een projectplan 3.1 3.2

3.3 3.4

Inleiding.....................................................................................67 De opbouw van een projectplan.................................................67 3.2.1 Initiatieffase.................................................................69 3.2.2 Definitiefase.................................................................74 3.2.3 Ontwerpfase.................................................................76 3.2.4 Voorbereidingsfase.......................................................79 3.2.5 Uitvoeringsfase............................................................80 3.2.6 Nazorgfase...................................................................81 Beheersingsfactoren..................................................................82 Het BOS-projectplan..................................................................86

3.4.1 Stappenplannen...........................................................86 3.4.2 BOS-projectplan Heerlerheide......................................89 Het draaiboek van een groot evenement...................................92 3.5.1 De initiatieffase............................................................93 3.5.2 De voorbereidingsfase..................................................93 3.5.3 De uitvoeringsfase........................................................94 3.5.4 De nazorg.....................................................................94 Tips voor de praktijk...................................................................95

5.3 5.4 5.5

Inleiding...................................................................................135 Personeelsplanning..................................................................136 5.2.1 De dienstroosterplanning...........................................137 5.2.2 De werkplanning........................................................141 Inwerken en ondersteunen van projectmedewerkers...............143 Begeleiden van stagiaires........................................................148 Tips voor de praktijk.................................................................150

Thema 6 Projectplanning 6.1 6.2 6.3

Inleiding...................................................................................153 Het belang van planmatig werken...........................................154 Planningstechnieken................................................................156 6.3.1 Balkenplanning..........................................................157 6.3.2 Mijlpalenplanning......................................................161

Inhoud

7

6.4 6.5

6.3.3 Een draaiboek.............................................................162 6.3.4 Netwerkplanning.......................................................163 6.3.5 Work breakdown structure.........................................165 Timemanagement...................................................................168 Tips voor de praktijk.................................................................170

Thema 7 De projectleider Inleiding...................................................................................173 De functie van de projectleider................................................174 7.2.1 Wat is leidinggeven?..................................................174 7.2.2 Typering van een projectleider...................................175 7.2.3 De taken van de projectleider.....................................181 7.3 De projectleider als persoon.....................................................183 7.3.1 Persoonlijke kenmerken en vaardigheden van de projectleider....................................................183 7.3.2 Herkennen van persoonlijke kwaliteiten bij projectmedewerkers..............................................186 7.3.3 De competenties van een projectleider......................188 7.3.4 De zeven eigenschappen van effectief leiderschap.....188 7.3.5 Test je eigen persoonlijkheid......................................189 7.4 Theorieën over leidinggeven....................................................191 7.4.1 Theorieën door de jaren heen.....................................192 7.4.2 Normatieve theorieën................................................193 7.5 Leiderschapsstijlen...................................................................195 7.5.1 Het model van Blake en Mouton................................195 7.5.2 Model van Hersey en Blanchard.................................198 7.5.3 Het model van Fiedler................................................204 7.6 Jouw eigen stijl van leidinggeven............................................206 7.7 Tips voor de praktijk.................................................................209

Thema 9 De projectvergadering 9.1 9.2

9.3

7.1 7.2

9.4

9.5

Inleiding...................................................................................241 De projectvergadering..............................................................242 9.2.1 Afspraken over de projectvergadering........................242 9.2.2 De communicatiestructuur.........................................246 9.2.3 De communicatiecultuur............................................250 De projectleider als voorzitter..................................................251 9.3.1 Taken vóór de vergadering.........................................251 9.3.2 Taken tijdens de vergadering......................................252 9.3.3 Taken ná de vergadering............................................254 Effectief onderhandelen...........................................................255 9.4.1 Kenmerken van onderhandelen . ...............................255 9.4.2 Doelstelling onderhandelingsgesprek........................256 9.4.3 Opbouw onderhandelingsgesprek..............................257 9.4.4 Onderhandelingsvaardigheden..................................262 9.4.5 Onderhandelingsstijlen..............................................266 Tips voor de praktijk.................................................................269

Thema 10 Public relations 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6

Inleiding...................................................................................275 Wat is public relations?............................................................276 Publieksgroepen......................................................................278 Het onderhouden van relaties..................................................281 Het pr-plan..............................................................................282 Pr-middelen.............................................................................291 10.6.1 Huisstijl......................................................................291 10.6.2 Pr-middelen...............................................................292 10.7 Tips voor de praktijk.................................................................304 Thema 11 Fondsenwerving en sponsoring

Thema 8 Werken met vrijwilligers 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

8.6

8.7

8

Inleiding...................................................................................213 Het belang van vrijwilligers......................................................214 Vrijwilligersbeleid....................................................................215 Werven en plaatsen van vrijwilligers........................................219 Behouden van vrijwilligers.......................................................224 8.5.1 Beleid behoud vrijwilligers.........................................224 8.5.2 Tevredenheidsonderzoek............................................225 8.5.3 Begeleiden en ondersteunen......................................227 8.5.4 Motieven van vrijwilligers..........................................228 Afspraken en regelingen..........................................................229 8.6.1 Afspraken met vrijwilligers.........................................229 8.6.2 Regelingen.................................................................230 Tips voor de praktijk.................................................................237


11.1 Inleiding...................................................................................307 11.2 Fondsenwerving......................................................................308 11.3 Sponsoring...............................................................................311 11.3.1 Definitie sponsoring...................................................311 11.3.2 Wat kan de organisatie de sponsor bieden?................312 11.3.3 Wat kan de sponsor bieden?.......................................314 11.3.4 Motieven en verwachtingen van de sponsor..............314 11.4 Het sponsorplan.......................................................................316 11.5 Tips voor de praktijk.................................................................319 Thema 12 Projectbegroting en budgettering 12.1 Inleiding...................................................................................323 12.2 De projectbegroting.................................................................324 12.3 De projectofferte......................................................................332

12.4 12.5 12.6 12.7

Budgetbewaking......................................................................334 Vaste en variabele kosten.........................................................336 BEP-analyse.............................................................................339 Kasboek...................................................................................341 12.7.1 Kasbewijzen...............................................................341 12.7.2 Kasboek opstellen......................................................343 12.7.3 Het afsluiten van het kasboek en kasverschillen.........344 12.8 Tips voor de praktijk.................................................................346

Thema 14 Projectrapportage 14.1 Inleiding...................................................................................367 14.2 Een planmatige aanpak van de rapportage..............................368 14.2.1 Belang van de rapportage..........................................368 14.2.2 De fasen van een projectrapportage...........................369 14.2.3 De uitvoeringsfasen....................................................373 14.3 De structuur van een rapport...................................................376 14.4 Eisen aan een projectrapportage..............................................384 14.5 Tips voor de praktijk.................................................................385

Thema 13 Uitvoering en nazorg van een project 13.1 Inleiding...................................................................................347 13.2 De uitvoeringsfase...................................................................348 13.2.1 Taken van de projectleider..........................................348 13.2.2 De drie C’s...................................................................350 13.2.3 Problemen tijdens de uitvoering................................354 13.3 Nazorgfase...............................................................................355 13.3.1 De afsluiting van het project.......................................356 13.3.2 De evaluatie van het project.......................................356 13.3.3 Een tevredenheidsonderzoek.....................................362 13.3.4 Bedanken van betrokkenen........................................362 13.3.5 Financiële verantwoording.........................................363 13.3.6 Napubliciteit...............................................................363 13.4 Tips voor de praktijk.................................................................364

Thema 15 Projectpresentatie 15.1 Inleiding...................................................................................387 15.2 Rapportage of presentatie.......................................................388 15.3 De fasen van een projectpresentatie........................................391 15.3.1 De voorbereidingsfase................................................391 15.3.2 De uitvoeringsfasen....................................................399 15.4 De opbouw van een presentatie...............................................403 15.4.1 Enkele methoden voor de opbouw.............................403 15.4.2 De opbouw.................................................................405 15.5 Het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen............................412 15.5.1 Voordelen van audiovisuele hulpmiddelen.................412 15.5.2 De gebruiksregels van audiovisuele hulpmiddelen.....414 15.5.3 Verschillende audiovisuele hulpmiddelen..................415 15.6 Tips voor de praktijk.................................................................419

Inhoud

9

10


Thema

1

Projectmanagement

1.1 Inleiding Als sport- en bewegingscoördinator krijg je te maken met het organiseren van projecten of evenementen. Dit thema gaat over projectmatig werken, ofwel projectmanagement. Projectmanagement is een begrip van de laatste jaren. Het is een veelomvattend begrip. Er bestaan verschillende omschrijvingen en het begrip leidt nogal eens tot discussies. Vandaar dat we starten met een omschrijving van wat we verstaan onder projectmanagement. Verder gaan we in op de term ‘projecten’: de kenmerken ervan en voorbeelden. Uiteraard is de projectmanager een belangrijke schakel in het realiseren van het project. Daarom besteden we aandacht aan de verschillende werkzaamheden en de fasering van een project. Ook de projectorganisatie met de eigenschappen en verantwoordelijkheden van de projectmanager en de projectleden worden toegelicht. Verder kun je lezen wat de beheersaspecten van een project kunnen zijn: wanneer is een project succesvol en welke factoren hebben invloed op het bereiken van succes?

De inhoud van dit thema: 1.2 Wat is projectmanagement? 1.3 Projecten 1.4 Projectmanager of projectleider 1.5 Werkwijzen 1.6 De fasen van een project 1.7 Projectorganisatie 1.8 Succes van een project 1.9 Draagvlak 1.10 Tips voor de praktijk 1-1

Thema 1 Projectmanagement

11

1.2 Wat is projectmanagement? Projectmanagement is, algemeen geformuleerd, het beheersen van projecten. Het is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, uitgevoerd en afgerond worden. Een mogelijke definitie van projectmanagement is de volgende. Projectmanagement is: • het door middel van projecten, • integreren van mensen, afdelingen, organisaties, middelen en technische mogelijkheden • tot het op een gestructureerde wijze oplossen van een gemeenschappelijk onderkende probleemstelling, • daarbij rekening houdend met de belangen van de betrokkenen 1-2

Een projectmanager stuurt medewerkers en/of vrijwilligers aan en geeft dus leiding. Projectmanagement omvat de beheersing van het project en/of van meerdere deelprojecten. Projectmanagement ligt voor de hand als iets niet volstrekt nieuw is, maar wel veel nieuwe aspecten heeft. Vaak moeten mensen uit verschillende vakgebieden samenwerken om het gewenste resultaat te bereiken. Het is een eenmalige prestatie waarvoor vaak maar beperkte middelen zijn of een beperkt budget is.

De start van een project

12


1.3 Projecten Een project is een project als het gaat om een unieke van tevoren omschreven prestatie van een groep samenwerkende medewerkers met een verschillende achtergrond.

Een project is een project als: • het gaat om iets eenmaligs • het een groepsprestatie betreft waar meerdere disciplines bij betrokken zijn • het resultaat vooraf omschreven is • er tijd en gelegenheid is om een plan te maken • vooraf is vastgelegd wanneer het klaar moet zijn en wat het mag kosten (in tijd, geld en energie) • het om iets belangrijks gaat 1-3

Deze omschrijving is een van de vele googleresultaten waarin de kern van een project goed weergegeven wordt. Er bestaan echter veel meer omschrijvingen van het begrip project. Andere omschrijvingen van het begrip project: •

Een project is een unieke opgave, begrensd in tijd en middelen en afgesloten met een projectresultaat.

•

Een project is een tijdelijke inspanning met als doel het creëren van een uniek product of een unieke service.

•

Een project is een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.

•

Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om een vastgesteld doel te bereiken. Meestal met een vastgesteld budget.


13

Uit al deze omschrijvingen kunnen we de volgende algemene kenmerken van een project halen: • het heeft een duidelijk beginpunt of startpunt; • het project heeft een doel; • een project heeft een opdrachtgever; • het project beschikt over een budget; • in het project werken mensen uit verschillende vakgebieden samen; • een project heeft een eigen projectorganisatie; • het project moet georganiseerd worden; • het project heeft een plan van aanpak. Enkele voorbeelden van projecten zijn: • de organisatie van een groot sportevenement • de organisatie van werkweken of kampen • een sportstimuleringsproject voor allochtone vrouwen • het maken van een voorlichtingsfilm voor een sportbond • het ontwikkelen van een nieuwe huisstijl voor een sportorganisatie • het opzetten van een nieuwe sportopleiding • het ontwikkelen van een nieuw product (tennisracket, voetbalschoen, fitnessapparaat) • het opzetten van een nieuw behandelprogramma voor een revalidatiecentrum • de bouw van een nieuwe sporthal of een zwembad

De organisatie van een werkweek

14


1.4 Projectmanager of projectleider Een projectmanager of projectleider is iemand die verantwoordelijk is voor het succesvol realiseren van een project. Bij grote, complexe projecten wordt meestal gesproken van een projectmanager. Bij kleinschalige projecten hebben we het meestal over een projectleider. In het thema over de competenties van een coördinator wordt hier nader op ingegaan. Een projectmanager realiseert het project door het coördineren van en/of aansturen van projectmedewerkers. Hij of zij kan leiding geven aan een projectteam met leden uit één organisatie of aan een projectteam bestaande uit leden van verschillende organisaties. Het laatste is meestal complexer omdat je dan te maken hebt met mogelijk tegenstrijdige of uiteenlopende belangen. De taak van een projectmanager is afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt. Taken projectmanager in de verschillende fasen van een project: Beginfase: In de beginfase van een project bestaat de taak van een projectmanager uit het leggen van contacten met de opdrachtgever(s) en de leveranciers van producten en/of diensten. De projectmanager verkent in deze fase mogelijke oplossingen. In deze opstartfase is de projectmanager hoofdzakelijk bezig met het optuigen van het projectteam en creëren van voldoende draagvlak voor het project. Middenfase: In de middenfase van het project is de projectmanager vooral bezig met het plannen van het project en de uitvoering. Eindfase: In de eindfase is de projectmanager bezig met afbouwen van het projectteam, de evaluatie of rapportage en het eventueel genereren van vervolgopdrachten. In alle fasen is de projectmanager erop gericht om op een zo efficiënt mogelijke manier een zo groot mogelijk effect te bereiken. Een project op tijd en binnen het budget afronden, met het gewenste resultaat …..? Voor veel projectmanagers is dat helaas nog een utopie. Vaak duren projecten twee maal zo lang als gepland, kosten tweemaal zoveel als begroot en leveren slechts de helft van het gewenste resultaat op. Zo kostte de verbouwing van het schip de SS Rotterdam niet de geplande 6 miljoen euro, maar werd het uiteindelijk 200 miljoen!


15

SB-projecten coördineren

Recommend Documents