Samohodnotící dotazník Pokyny pro oprávněné hospodářské subjekty
0.1
Vezměte, prosím, na vědomí, že se doporučuje, abyste si před požádáním o status oprávněného hospodářského subjektu (OHS) prostudovali pokyny Evropské komise pro OHS, TAXUD/B2/0472011-Rev.3 (přístupné prostřednictvím internetových stránek Europa Evropské komise).
0.2
Která oddělení a kteří vedoucí pracovníci se podílejí na přípravě Vaší společnosti k podání žádosti o status OHS?
1. 1.1
Informace o společnosti Všeobecné informace o společnosti
1.1.1
Uveďte, prosím, název, adresu, datum založení a právní formu organizace žádající společnosti. Případně prosím také uveďte URL internetových stránek Vaší společnosti. Pokud je Vaše společnost součástí skupiny, uveďte prosím, zda některé jiné subjekty v rámci skupiny: a) již mají osvědčení OHS; nebo b) požádaly o status OHS a v současnosti se podrobují auditu OHS prováděnému národním celním orgánem.
1.1.2
Uveďte, prosím, následující údaje (pokud se vztahují na právní formu Vaší společnosti): a) Veškeré údaje o hlavních akcionářích včetně jejich akciového podílu vyjádřeného v procentech b) Veškeré údaje o členech představenstva a/nebo vedoucích pracovnících c) Veškeré údaje o případném dozorčím orgánu a správní radě. Údaje by měly zahrnovat celé jméno a adresu, datum narození a národní identifikační číslo (např. číslo občanského průkazu nebo číslo pojištěnce).
1.1.3
Uveďte, prosím, jméno osoby, která v rámci organizace žadatele zodpovídá za celní záležitosti. Údaje by měly zahrnovat celé jméno a adresu, datum narození a národní identifikační číslo (např. číslo občanského průkazu nebo číslo pojištěnce)
1.1.4 Stručně, prosím, popište Vaši hospodářskou/obchodní činnost. Uveďte Vaši pozici v mezinárodním dodavatelském řetězci: výrobce zboží, vývozce, zasilatel, skladovatel, celní agent, dopravce, dovozce, konsolidátor, provozovatel terminálu, ostatní.
1.1.5
Uveďte, prosím, umístění, adresy, jména, telefonní čísla a e-mailové adresy kontaktních bodů a stručně popište prováděné činnosti: (včetně lokalit v jiných členských státech a třetích zemích): a) v jednotlivých místech činnosti Vaší společnosti jakožto právního subjektu (uveďte prosím přibližný počet zaměstnanců v každém oddělení) a b) v místech, kde třetí osoba vykonává pro Vaši společnost externě zajišťované činnosti
1.1.6
Nakupujete od podniků, s nimiž jste ve spojení, nebo jim prodáváte své zboží či služby? Ano/Ne
1.1.7
Popište vnitřní organizační strukturu Vaší společnosti a úkoly nebo povinnosti každého oddělení.
1.1.8
Uveďte, prosím, jména vedoucích pracovníků společnosti (ředitelů, vedoucích oddělení, hlavního účetního, vedoucího celního oddělení atd.) a stručně popište pravidla zastupování.
1.1.9
Kolik zaměstnanců má Váš podnik?
1.1.10
a) Uveďte, prosím, jména a pozice osob ve Vaší společnosti, které mají zvláštní odborné znalosti v oblasti celní problematiky. b) Stručně, prosím, popište úroveň znalostí těchto osob, co se týče používání informačních technologií v celních a obchodních postupech a všeobecných obchodních záležitostech.
Souhlasím se zveřejněním informací uvedených v osvědčení OHS v seznamu oprávněných hospodářských subjektů podle čl. 14x odst. 4 prováděcího předpisu k celnímu kodexu (Ano/Ne)
1.1.11
Pokud ano Podpis…………………………………….............................................................................. Funkce podepsané osoby………………………............................................................................. (Vyplněný dotazník by měla(y) podepsat osoba(y) oprávněná(é) jednat za hospodářský subjekt jako celek, tj. jednatel(é), příp. prokurista(é), dle výpisu z Obchodního rejstříku) Datum:………………………………………….
1.1.12
Souhlasím s výměnou údajů uvedených v osvědčení OHS pro účely zajištění provádění mezinárodních dohod se třetími zeměmi o vzájemném uznávání statutu oprávněných hospodářských subjektů a k zajištění opatření vztahujících se k bezpečnosti: Ano/Ne Pokud ano Podpis…………………………………….................................................................................. Funkce podepsané osoby………………………................................................................................. (Vyplněný dotazník by měla(y) podepsat osoba(y) oprávněná(é) jednat za hospodářský subjekt jako celek, tj. jednatel(é), příp. prokurista(é), dle výpisu z Obchodního rejstříku) Datum:…………………………………………." V případě poskytnutí souhlasu pro účely vzájemného uznávání v kolonce 1.1.12 poskytněte, prosím, další informace: Přepsaný název:.............................................................................................................................................. Přepis adresy – ulice a číslo:............................................................................................................................ Přepis poštovního směrovacího čísla a města:........................................................................................................................ Pro účely přepisu lze použít pouze písmena základní abecedy (Latin) tak, jak jsou kodifikována na adrese
1.1.13
http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf
1.2
Objem obchodů
1.2.1
a) Uveďte hodnotu ročního obratu za poslední tři účetní období. V případě nového podniku uveďte „nehodí se“. b) Uveďte výši ročního čistého zisku nebo ztráty za poslední tři účetní období. V případě nového podniku uveďte „nehodí se“.
1.2.2
Pokud využíváte skladovací zařízení, která nevlastníte, uveďte, prosím, od koho si je pronajímáte.
1.2.3
U každé z následujících položek uveďte odhad počtu celních prohlášení a jejich celní hodnotu, která jste podali v každém roce během posledních tří let. V případě nového podniku uveďte „nehodí se“. • Dovoz • Vývoz nebo zpětný vývoz • Tranzit
1.2.4
U každé z následujících položek uveďte odhad celkové výše Vašich úhrad v každém roce během posledních tří let. V případě nového podniku uveďte „nehodí se“. • Clo • Spotřební daň • DPH při dovozu
1.2.5
a) Předpokládáte nějaké strukturální změny ve Vaší společnosti během příštích 2 let? Ano/Ne. Pokud ano, stručně prosím předpokládané změny popište. b) Předpokládáte nějaké zásadní změny v dodavatelském řetězci pro Vaši společnost během příštích 2 let? Ano/Ne. Pokud ano, stručně prosím předpokládané změny popište.
1.3
Informace a statistické údaje o celních záležitostech (Pokyny, příloha 2, bod 2.6 )
1.3.1
Odpovězte, prosím, na tyto otázky: a) Provádíte celní agendu vlastním jménem a na svůj vlastní účet? b) Využíváte pro celní agendu zástupce? Pokud ano, koho a jak (přímo nebo nepřímo)? Uveďte, prosím, jméno, adresu a číslo EORI Vašeho zástupce. c) Zastupujete jiné osoby v celních řízeních? Pokud ano, koho a jak (přímo nebo nepřímo)? (Uveďte nejvýznamnější společnosti)
1.3.2
a) Jak a kdo stanovuje sazební zařazení zboží? b) Jaká kvalitativní opatření přijímáte k zajištění správnosti sazebního zařazení (např. kontroly, kontroly věrohodnosti, vnitřní pracovní pokyny, pravidelné školení)? c) Vedete záznamy o těchto opatřeních k zajištění kvality? d) Sledujete pravidelně účinnost Vašich opatření k zajištění kvality? e) Jaké zdroje využíváte při sazebním zařazování (např. databáze stálých údajů o zboží)?
1.3.3
a) Jak a kdo stanovuje celní hodnotu zboží? b) Jaká přijímáte kvalitativní opatření k zajištění správnosti stanovení celní hodnoty (např. kontroly, kontroly věrohodnosti, vnitřní pracovní pokyny, pravidelné školení, jiné prostředky)? c) Sledujete pravidelně účinnost Vašich opatření k zajištění kvality? d) Vedete záznamy o těchto opatřeních k zajištění kvality?
1.3.4
a) Uveďte přehled preferenčního a nepreferenčního původu dováženého zboží. b) Jaká vnitřní opatření jste zavedli za účelem ověření správnosti deklarovaného původu dováženého zboží? c) Popište Váš postup při vydávání dokladu o preferencích a osvědčení o původu pro vývoz. Obchodujete se zbožím, na které se vztahují antidumpingová cla nebo vyrovnávací cla? Ano/Ne
1.3.5 2.
Pokud ano, uveďte údaje o výrobci (výrobcích) nebo zemích mimo EU, na jejichž zboží se vztahují výše uvedená cla. Dodržování celních požadavků (Článek 5a celního kodexu; článek 14h prováděcího předpisu k celnímu kodexu, příloha 1 vysvětlivek (příloha 1C prováděcího předpisu k celnímu kodexu); Pokyny, část 2, bod 2.1 , příloha 2, bod 1 )
2.1
a) Odhalili jste vy sami nebo celní orgány nějaká porušení celních předpisů ve Vaší společnosti během posledních tří let? V případě nového podniku uveďte „nehodí se“. Pokud ano, stručně popište případy porušení. b) Jak jste případy porušení oznámili příslušným státním orgánům a jaká kvalitativní opatření byla zavedena, aby v budoucnu k takovým porušením nedocházelo? Vedete záznamy o těchto opatřeních?
2.2
Byly Vám za poslední tři roky některé žádosti o oprávnění nebo osvědčení zamítnuty nebo byla platnost stávajících oprávnění pozastavena či zrušena kvůli porušením celních předpisů? Ano/Ne. V případě nového podniku uveďte „nehodí se“. Pokud ano, kolikrát a z jakých důvodů?
3.
Účetní a logistický systém (Článek 5a celního kodexu ; článek 14i prováděcího předpisu k celnímu kodexu; Pokyny, část 2, bod 2.2, příloha 2)
3.1
Revizní záznam (Pokyny, příloha 2, bod 2.2 )
3.1.1 3.2
Umožňuje Váš účetní systém revizní záznam Vašich celních nebo daňových aktivit nebo účetních záznamů? Pokud ano, popište, prosím, jeho základní znaky. Účetní systém (Pokyny, příloha 2, bod 2.1 )
3.2.1
Jaký počítačový systém (hardware/software) používáte obecně pro své podnikání a konkrétně pro celní záležitosti? Poskytněte informace o: – oddělení funkcí mezi vývojem, testováním a provozem – oddělení funkcí mezi uživateli – kontrolách přístupů (které / pro koho) – vysledovatelnosti vztahů mezi systémem pro obchodování a systémem pro celní prohlášení.
Dokáží Vaše účetní systémy rozlišovat mezi zbožím pocházejícím ze Společenství a zbožím, které není zbožím Společenství? Ano/Ne 3.2.2
Pokud ano, uveďte podrobné údaje.
3.2.3
a) V jakém místě se provádějí vaše počítačové operace? b) Jsou počítačové aplikace zajišťovány externě? Pokud ano, jaké společnosti byly aplikace předány a jak spravujete přístupová práva k předaným aplikacím?
3.3
Vnitřní kontrolní systém (Pokyny, příloha 2, bod 2.4 )
Máte zavedeny vnitropodnikové směrnice pro vnitřní kontrolní systém v účetním oddělení, nákupním oddělení, prodejním oddělení, celním oddělení, výrobě, správě materiálů a zboží a v logistice? Ano/Ne.
3.3.1
Pokud ano, stručně je prosím popište a uveďte, jak jsou aktualizovány. Například pokyny pro jednotlivá pracovní místa, školení zaměstnanců, pokyny pro kontrolu nedostatků a mechanismus pro korektury. Jsou Vaše postupy vnitřní kontroly předmětem nějakého vnitřního nebo vnějšího auditu? Ano/Ne Je jeho součástí audit vašich celních postupů? Ano/Ne.
3.3.2
Pokud ano, poskytněte prosím kopii vaší nejnovější zprávy o auditu.
Stručně popište postupy kontroly Vašich počítačových souborů (stálých údajů nebo hlavních souborů). Jak tyto postupy z vašeho pohledu pokrývají tato rizika:
3.3.3 3.4
a) Nesprávné a/nebo neúplné záznamy transakcí v účetním systému. b) Používání nesprávných trvalých údajů nebo zastaralých údajů, jako jsou například čísla článků a kódy celního sazebníku. c) Nedostatečná kontrola firemních postupů v rámci podniku žadatele. Tok zboží (Pokyny, příloha 2, bod 2.5 )
3.4.1
Stručně popište postup registrace (fyzicky a v záznamech) toku materiálů od přijetí materiálů v podniku, přes skladování až po výrobu zboží a jeho odeslání odběrateli. Kdo vede tyto záznamy a kde jsou uloženy?
3.4.2
Stručně popište postupy používané pro kontrolu stavu zásob, včetně četnosti těchto kontrol a způsobu řešení nesrovnalostí (např. provedením inventury a vypracováním seznamu zásob).
3.5
Celní postupy (Pokyny, příloha 2, bod 2.6 )
Máte zdokumentované postupy pro ověřování správnosti celních prohlášení včetně těch, která Vaším jménem podal například celní zástupce nebo zasilatel? Ano/Ne. Pokud ano, stručně prosím tyto postupy popište. 3.5.1
Pokud ne, ověřujete přesnost celních prohlášení? Ano/Ne. Pokud ano, jakým způsobem?
3.5.2
a) Má Vaše společnost zpracovány pokyny nebo směrnice pro oznamování nesrovnalostí příslušným orgánům (např. v případě podezření, že došlo ke krádeži, vloupání nebo pašování v souvislosti se zbožím, na něž se vztahuje clo)? Jsou tyto pokyny zdokumentovány (např. pracovní pokyny, příručky nebo jiné dokumenty s pokyny)? b) Zjistili jste během posledního roku nějaké nesrovnalosti (nebo domnělé nesrovnalosti) a oznámili je příslušným orgánům? Ano/Ne Obchodujete se zbožím, na něž se vztahují hospodářské obchodní licence, např. textil nebo zemědělské plodiny? Ano/Ne
3.5.3
Pokud ano, stručně prosím popište vaše postupy správy licencí týkajících se dovozu a/nebo vývozu takového zboží.
3.6
Postupy týkající se zálohování, obnovy a rezervy a archivace (Pokyny, příloha 2, bod 2.7 )
3.6.1
Stručně popište Vaše postupy týkající se zálohování, obnovy, záložních kopií, archivace a vyhledávání vašich provozních záznamů.
3.6.2
Jak dlouho jsou údaje uloženy ve výrobním systému a jak dlouho jsou archivovány?
3.6.3
Má společnost zaveden nouzový plán pro případ narušení nebo selhání systému? Ano/Ne
3.7
Ochrana počítačových systémů (Pokyny, příloha 2, bod 2.8 )
3.7.1
a) Stručně popište opatření, která jste přijali na ochranu Vašeho počítačového systému proti neoprávněnému proniknutí (firewall, antivirový program, ochrana pomocí hesel ...). b) Byla provedena nějaká zkouška neoprávněného proniknutí, s jakými výsledky a byla přijata nějaká opatření k nápravě?
3.7.2
a) Stručně popište, jak jsou přidělována přístupová práva pro počítačové systémy. b) Kdo zodpovídá za provoz a ochranu počítačového systému?
3.7.3
a) Kde je umístěn váš hlavní server? b) Uveďte podrobné údaje o způsobu zabezpečení vašeho hlavního serveru.
3.8
Zabezpečení dokumentace (Pokyny, příloha 2, bod 2.9 )
3.8.1
Stručně popište, jaká opatření (např. omezení práv přístupu, elektronické zálohování) byla přijata na ochranu informací/dokumentů před neoprávněným přístupem, zneužitím, záměrným zničením a ztrátou.
3.8.2
Došlo během posledního roku k nějakým případům neoprávněného přístupu k dokumentům? Pokud ano, jaká opatření byla přijata, aby k tomu nedošlo znovu?
3.8.3
Stručně prosím odpovězte na tyto otázky: a) Které kategorie zaměstnanců mají přístup k podrobným údajům o toku materiálů a zboží? b) Které kategorie zaměstnanců jsou oprávněny tyto údaje měnit? Jsou změny komplexně dokumentovány?
3.8.4
Stručně popište, jaké požadavky ohledně zabezpečení a bezpečnosti kladete na Vaše obchodní partnery a další kontaktní osoby, aby nedocházelo ke zneužívání informací (např. k ohrožení dodavatelského řetězce neoprávněným předáváním údajů o zásilkách).
4.
Platební schopnost (Článek 5a celního kodexu; článek 14j prováděcího předpisu k celnímu kodexu; Pokyny, část 2, bod 2.3, příloha 2, bod 3 )
4.1
Bylo během posledních tří let v souvislosti se jměním Vaší společnosti zahájeno nějaké konkurzní řízení? Ano/Ne. Pokud ano, uveďte prosím podrobné údaje.
4.2
Má Vaše společnost během posledních tří let trvale dobrou finanční pozici ve smyslu článku 14j prováděcího předpisu k celnímu kodexu, která jí umožňuje plnit její finanční závazky? Pokud ano, poskytněte prosím příslušné doklady, jako například vyjádření od Vašich auditorů nebo zprávu o auditu, kopii účetní závěrky (pokud Vaše účetnictví nebylo předmětem auditu), doklady od Vaší banky nebo finanční instituce. Pokud ne, uveďte prosím veškeré údaje.
4.3
Pokud jste nově založený podnik, poskytněte všechny záznamy a informace týkající se Vašeho finančního postavení, např. nejnovější výkaz cash flow, účetní rozvahu a prognózu zisků a ztrát schválenou řediteli nebo společníky nebo výhradním vlastníkem.
4.4
Jste si vědomi něčeho, co by mohlo v dohledné budoucnosti nepříznivě ovlivnit Vaši platební schopnost? Ano/Ne. Pokud ano, uveďte podrobné údaje.
5.
Požadavky na bezpečnost a zabezpečení (Článek 5a celního kodexu; článek 14k prováděcího předpisu k celnímu kodexu; Pokyny, část 2, bod 2.4 )
5.1
Samohodnocení (Pokyny, příloha 2, bod 4.1 )
5.1.1
a) Provedli jste analýzu rizik a ohrožení Vašeho podniku? Ano/Ne b) Existuje plán zabezpečení pro každou provozovnu (pokud přichází v úvahu)? Ano/Ne Jak často se tyto dokumenty revidují a aktualizují?
5.1.2
Stručně popište, jaká bezpečnostní rizika (v rámci společnosti nebo při Vašich obchodních činnostech se zákazníky, dodavateli a externími poskytovateli služeb) jste identifikovali v souvislosti s kritérii zabezpečení OHS.
5.1.3
Jak se ve Vaší společnosti provádějí a koordinují bezpečnostní opatření a kdo za ně zodpovídá?
5.1.4
Pokud máte ve Vaší společnosti více provozoven, je provádění bezpečnostních opatření standardizováno ve všech těchto provozovnách? Ano/Ne
5.1.5
a) Máte zavedeny nějaké bezpečnostní pokyny? Jak jsou sdělovány zaměstnancům a návštěvníkům Vaší společnosti? b) Jak jsou zdokumentovány (příručka, pracovní pokyny, informační list apod.)?
5.1.6
a) Došlo u Vás během posledního roku k nějakým mimořádným bezpečnostním událostem? Ano/Ne. Pokud ano, stručně tyto mimořádné události popište a uveďte, jaká opatření jste zavedli, aby k nim nedošlo znovu. b) Vedete záznamy o mimořádných bezpečnostních událostech a přijatých opatřeních? Ano/Ne
5.1.7
a) Byli jste již certifikováni nějakou veřejnou agenturou nebo orgánem v oblasti bezpečnosti (dopravy)? Ano/Ne. Pokud ano, předložte prosím kopii osvědčení a uveďte podrobné údaje o provozovnách/místech, na něž se osvědčení vztahuje. b) Předložte seznam samostatně uznaných norem/licencí/oprávnění, jež dodržujete, a konkretizujte, jakým kontrolám/auditům tyto normy podléhají.
5.1.8
Existují nějaké konkrétní požadavky z hlediska zabezpečení a bezpečnosti týkající se zboží, které dovážíte/vyvážíte?
5.1.9
a) Využíváte služeb nějaké bezpečnostní agentury? Pokud ano, jakou společnost využíváte? b) Provedla tato společnost posouzení rizik, která hrozí Vaší společnosti? Pokud ano, stručně popište, jaká bezpečnostní rizika byla identifikována v souvislosti s kritérii zabezpečení OHS. Ukládají vám Vaši zákazníci nebo pojišťovny nějaké požadavky týkající se bezpečnosti a zabezpečení? Ano/Ne
5.1.10 5.2
Pokud ano, uveďte podrobné údaje. Přístup do areálu (Pokyny, příloha 2, bod 4.2 )
5.2.1
a) Stručně popište, jak je upraven přístup do Vašeho areálu (budov, výrobních prostorů, skladů atd.) pro zaměstnance, návštěvníky, jiné osoby, vozidla a zboží. b) Kdo kontroluje dodržování stanovených postupů?
5.2.2
a) Popište postupy používané v případě zjištění neoprávněné osoby / neoprávněného vozidla v areálu společnosti (na pozemcích nebo v budovách). b) Jak jsou tyto postupy sdělovány zaměstnancům (např. akční plán, příručka, pracovní pokyny, školení)?
5.2.3
Pokud je k dispozici, předložte plán areálu pro každou lokalitu, ve které Vaše společnost provádí činnosti týkající se celních záležitostí (např. situační plán, náčrt), z něhož jsou patrné hranice, přístupové trasy a umístění budov.
5.2.4
Vyjmenujte případné společnosti (např. externí společnosti, části společnosti, jejichž činnost je zajišťována externě), které se také nacházejí uvnitř areálu v každé lokalitě.
5.3
Fyzické zabezpečení (Pokyny, příloha 2, bod 4.3 )
5.3.1
a) Stručně popište, jak jsou zabezpečeny vnější hranice areálu Vaší společnosti. Jak je prověřováno dodržování těchto postupů? b) Jak, kdo a v jakých intervalech kontroluje oplocení a budovy? Jak jsou tyto kontroly a jejich výsledky evidovány? c) Jak se oznamují a řeší mimořádné bezpečnostní události?
5.3.2
Odpovězte prosím na tyto otázky: a) Jaké existují možnosti přístupu do areálu? b) Jak jsou sledovány? Je nějak omezena doba, kdy je každý ze vstupů otevřen?
5.3.3
Je areál dostatečně osvětlen (např. trvalé osvětlení, pohybová čidla, soumrakový spínač)?
5.3.4
Jak je ve Vaší společnosti řešena správa klíčů (např. umístění, přístup, zapisování)? Existuje k tomu písemná dokumentace? Ano/Ne
5.3.5
Odpovězte prosím na tyto otázky: a) Je v areálu povoleno parkování soukromých vozidel? b) Pokud ano, pro které osoby? c) Kdo vydává povolení? d) Jsou vozidla kontrolována (u vjezdu do areálu nebo vjezdu na parkoviště)? Existují příslušné písemné směrnice? Ano/Ne
5.4
Nákladové jednotky (jako například kontejnery, výměnné nástavby, přepravní boxy)
(Pokyny, příloha 2, bod 4.4)
Podléhá přístup k nákladovým jednotkám nějakým pravidlům nebo omezením? Ano/Ne 5.4.1
Pokud ano, jak jsou taková omezení uplatňována?
5.4.2
Stručně popište, jaká opatření se používají, aby nedocházelo k neoprávněnému přístupu k nákladovým jednotkám a neoprávněné manipulaci s nimi (zejména v otevřených skladovacích prostorech) (např. stálý dozor, školení personálu, aby si uvědomoval rizika, závěry, pokyny ohledně postupů, které je nutno dodržovat v případě neoprávněného vstupu).
5.4.3
a) Používáte závěry k zabránění neoprávněné manipulace se zbožím? Pokud ano, jakého druhu? Splňují tyto závěry požadavky nějakých konkrétních norem (např. ISO)? b) Jak zajišťujete, aby nedocházelo k neoprávněné manipulaci se zbožím, pokud nepoužíváte závěry?
5.4.4
Jaká opatření používáte ke kontrole nákladových jednotek (např. sedmibodový postup kontroly: přední stěna, levá strana, pravá strana, dveře, kryt/střecha, vnitřní/vnější strana dveří, vnější povrch / podvozek)?
5.4.5
Odpovězte prosím na tyto otázky: a) Kdo je majitelem/provozovatelem nákladových jednotek? b) Kdo provádí údržbu/opravy nákladových jednotek? c) Existují plány pravidelné údržby? Kontroluje se provádění vnější údržby?
5.5
Logistické postupy (Pokyny, příloha 2, bod 4.5 )
5.5.1
a) Jaké dopravní prostředky Vaše společnost běžně používá? b) Provádí Vaše společnost veškerou svou dopravu sama, nebo využívá také externí poskytovatele služeb (např. zasilatele nebo přepravce)? c) Jak zjišťujete, zda zasilatel nebo přepravce splňuje požadované normy zabezpečení (např. prostřednictvím bezpečnostního osvědčení, prohlášení nebo dohod)? d) Přijímáte další opatření pro externě zajišťované dopravní činnosti s cílem dodržování norem zabezpečení? Případně popište povahu a rozsah Vašich opatření v této souvislosti.
5.6
Požadavky nedaňové povahy
(Pokyny, příloha 2, bod 4.6 )
5.6.1 5.7
a) Obchodujete se zbožím dvojího užití a/nebo se zbožím, u kterého se vyžadují dovozní licence, nebo zbožím, které podléhá vývozním omezením nebo embargům či jiným požadavkům nedaňové povahy? Pokud ano, stručně popište, jaké postupy používáte, aby bylo zajištěno dodržování příslušných ustanovení týkajících se takového zboží (např. správa licencí, povolení, zvláštní okruhy odpovědnosti, zvlášť vyškolený personál apod.). b) Existují ve Vaší společnosti zvláštní pracovní pokyny, příručky nebo jiné směrnice ohledně takového zboží? Ano/Ne Příchozí zboží (Pokyny, příloha 2, bod 4.7 )
5.7.1
a) Stručně popište postup zajišťující zabezpečení a bezpečnost příchozího zboží. b) Stručně popište, jak je ověřováno dodržování těchto postupů.
5.7.2
Jsou vaši zaměstnanci informováni o bezpečnostních ujednáních s dodavateli a o tom, jak je zajištěno jejich dodržování?
5.7.3
a) Stručně popište, jak jsou prováděny kontroly neporušenosti závěr na příchozím zboží. b) Jsou na příchozí zboží přikládány závěry? Ano/Ne Pokud ano, jaké postupy nebo opatření jsou používána?
5.7.4
Je příchozí zboží jednotně značeno nebo ukládáno v oddělených prostorech? Ano/Ne Pokud ano, jak se označuje nebo kam se ukládá?
5.7.5
Stručně popište postup počítání a vážení příchozího zboží.
5.7.6
Stručně popište, jak, kdy a kým je příchozí zboží kontrolováno podle průvodních dokladů a zapisováno do vaší evidence.
5.7.7
a) Jsou jasně odlišeny útvary, které zodpovídají za nákup zboží, přejímku zboží a celkovou správu? Ano/Ne b) Existují sjednocené vnitřní kontrolní mechanismy mezi jednotlivými útvary? Ano/Ne. Pokud ano, jak se provádějí?
5.8
Skladování zboží (Pokyny, příloha 2, bod 4.8 )
5.8.1
Popište prosím, v kterých místech máte vyhrazené prostory pro skladování zboží.
5.8.2
a) Stručně popište postup při ukládání příchozího zboží do skladu. b) Máte venkovní skladovací plochy? Ano/Ne. Pokud ano, stručně je prosím popište.
5.8.3
Máte zdokumentované postupy pro provádění inventury a řešení nesrovnalostí zjištěných během inventury? Ano/Ne Pokud ano, stručně prosím tyto postupy popište.
5.8.4
Je zboží s různými úrovněmi rizikovosti skladováno odděleně? Ano/Ne a) Popište prosím kritéria pro případné oddělené skladování (např. nebezpečné zboží, zboží vysoké hodnoty, chemikálie, zbraně). b) Popište prosím, jak zajišťujete, aby bylo zboží okamžitě zapsáno do logistických účtů nebo do evidence zásob.
5.8.5
a) Stručně popište, jak je zboží chráněno proti neoprávněnému přístupu do skladů. b) Stručně popište, jak je ověřováno dodržování těchto postupů.
5.8.6
Pokud skladování zboží externě zajišťuje třetí strana nebo poskytovatel služby, stručně prosím popište, jak a kde je zboží skladováno a jaká kontrolní opatření používáte k dohledu nad manipulací se zbožím.
5.9
Výroba zboží (Pokyny, příloha 2, bod 4.9 )
5.9.1
a) Stručně popište, jaké lokality nebo prostory jsou určeny pro výrobu zboží. b) Pokud výrobu provádí externí partner (např. zpracování na zakázku, přímé dodávky zboží), stručně popište, jak je zajištěna neporušenost zboží (např. smluvní ujednání).
5.9.2
Existují nějaká bezpečnostní opatření proti neoprávněnému přístupu do výrobní zóny? Ano/Ne. Pokud ano, stručně tato opatření popište a uveďte, zda existují v písemné formě. Stručně popište, jak je ověřováno dodržování těchto postupů.
5.9.3
Stručně popište postupy balení výrobků a uveďte, zda existují v písemné formě.
5.9.4
Pokud konečné balení výrobků externě zajišťuje třetí strana, stručně popište, jak je zaručena neporušenost zboží.
5.10
Nakládka zboží (Pokyny, příloha 2, bod 4.10 )
5.10.1
a) Stručně popište, jak je ve Vaší společnosti zajištěna nakládka zboží (např. přidělení okruhů odpovědnosti, kontroly zboží a dopravních prostředků, zaznamenávání výsledků, poskytování informací atd.). b) Existují nějaké písemné pokyny, jak by měl být tento postup organizován? Ano/Ne
5.10.2
a) Je opatřováno odchozí zboží nebo vozidla závěrami? Ano/Ne. Pokud ano, jak a kdo závěry přikládá a jaký druh závěr používáte? b) Uvádějí se v průvodních dokladech ke zboží nějaká čísla závěr? Ano/Ne c) Jak evidujete své závěry?
5.10.3
Stručně popište, jak je zaručeno dodržování požadavků zákazníků na zabezpečení při nakládce.
5.10.4
Stručně popište používaná opatření, která zajišťují, aby zboží určené k nakládce a nakládka zboží nezůstaly bez dohledu
5.10.5
Je ověřováno, zda je odchozí zboží kompletní (např. počítáním, vážením)? Ano/Ne Pokud ano, jak a kdo toto provádí?
5.10.6
Stručně popište, jak, kdy a kým je kontrolováno odchozí zboží podle objednávek a ložných listů a odepisováno z evidence zásob.
5.10.7
Stručně popište, jaké kontrolní mechanismy používáte ke zjišťování nesrovnalostí při nakládce zboží.
5.11
Bezpečnostní požadavky na obchodní partnery (Pokyny, příloha 2, bod 4.11 )
5.11.1
a) Stručně popište jaké požadavky týkající se bezpečnosti a zabezpečení uplatňujete při výběru obchodních partnerů (např. bezpečnostní prohlášení, smluvní požadavky, využívání partnerů se statusem OHS). b) Stručně popište, jak je ověřováno dodržování těchto postupů.
5.11.2
Stručně popište, jak si Vaše společnost ověřuje totožnost obchodních partnerů k zabezpečení dodavatelského řetězce (vyhledání informací před přijímáním nebo zadáváním objednávek).
5.11.3
Zjistili jste během posledního roku nějaká porušení bezpečnostních ujednání s Vašimi partnery? Ano/Ne. Pokud ano, jaká opatření jste přijali?
5.12
Zabezpečení zaměstnanců (Pokyny, příloha 2, bod 4.12 )
5.12.1
a) Stručně popište, jakým způsobem Vaše politika zaměstnanosti řeší požadavky týkající se bezpečnosti a zabezpečení. Kdo zodpovídá za tuto oblast? b) Jsou bezpečnostní postupy písemně zaznamenány? Ano/Ne. c) Stručně popište, jak je ověřováno dodržování těchto postupů. V jakém rozsahu jsou následující kategorie zaměstnanců podrobovány bezpečnostním kontrolám (např. policejní kontroly potvrzující čistý trestní rejstřík): a) noví zaměstnanci, kteří budou pracovat v bezpečnostně citlivých oblastech b) stávající zaměstnanci, kteří mají být převedeni na práci v bezpečnostně citlivých oblastech.
5.12.2
Jak je zajištěno, aby při ukončení pracovního poměru neměli zaměstnanci žádný fyzický ani elektronický přístup do areálu společnosti nebo k datům společnosti?
5.12.3
Jsou zaměstnanci školeni v oblasti zabezpečení a bezpečnosti? Ano/Ne. Pokud ano: a) Jaká je četnost školení v oblasti zabezpečení a bezpečnosti? b) Provádíte každoroční přeškolování? Ano/Ne. c) Je toto školení interní, nebo je poskytuje externí subjekt? d) Jsou k dispozici písemné záznamy o tomto školení? Ano/Ne.
5.12.4
Odpovězte prosím na tyto otázky: a) Uveďte oblasti, ve kterých jsou využíváni dočasní zaměstnanci. b) Jsou tito zaměstnanci pravidelně prověřováni podle norem zabezpečení? Pokud ano, jak a kým? Existují pro tyto zaměstnance také bezpečnostní pokyny?
5.13
Externí služby (Pokyny, příloha 2, bod 4.13 )
5.13.1
Využíváte nějaké smluvní „externí služby“, například dopravu, ostrahu, úklid, zásobování, údržbu apod.? Ano/Ne. Pokud ano: a) Stručně popište, jaké služby poskytují a v jakém rozsahu (týká se služeb, které nejsou popsány v předchozích částech). b) Jsou s poskytovateli externích služeb uzavírány písemné dohody obsahující bezpečnostní požadavky? Ano/Ne. c) Stručně popište, jak je ověřováno dodržování postupů obsažených v těchto dohodách.
