Samenvatting visitatierapport Visitatie, de voorbereiding Visitatie is, als onderdeel van de Aedescode, voor leden van branchevereniging Aedes verplicht. Naast een verantwoordingsinstrument is visitatie bij uitstek een instrument om van te leren en te verbeteren. Na een vergelijk van enkele bureaus hebben Bestuur en Raad van Toezicht aan Ecorys de opdracht tot visitatie verstrekt. In de periode van november 2013 tot en met maart 2014 vond dit onderzoek plaats. Voorafgaand aan het startgesprek op 2 december 2013 verzamelden wij in oktober ruim 200 (beleids)documenten. Ook selecteerden wij belanghouders die we graag wilden betrekken bij dit onderzoek. Op basis van de documenten vormde de visitatiecommissie zich in november een beeld van onze organisatie. Dat beeld presenteerde zij tijdens de startbijeenkomst. Na de startbijeenkomst vervolgde de commissie haar werkzaamheden. Intern sprak de commissie met de stafleden, managers, de directeur-bestuurder, de leden van de Raad van Toezicht en met de ondernemingsraad. Extern voerde zij (groeps)gesprekken met HuurderBelangenVereniging Boxtel en vertegenwoordigers van bewonerscommissies en met onze samenwerkingspartners. De bestuurders van enkele corporaties uit de regio zijn telefonisch geïnterviewd. Aanvullend spraken leden van de visitatiecommissie met wethouders en ambtenaren van de gemeente Boxtel. De informatie uit bovenstaande gesprekken resulteerde in een conceptrapport dat de visitatiecommissie op 10 maart 2014 presenteerde. Op de volgende pagina’s leest u – in het kort – de resultaten van het visitatieonderzoek. De conclusie van de visitatiecommissie is in (blauwe kleur) blokken weergegeven. Na iedere samenvatting beschrijven wij kort onze reactie hierop.
1/6
Samenvatting resultaten Recensie De maatschappelijke visitatie laat zien dat St. Joseph op alle onderdelen van de methodiek ruim voldoende tot goed presteert, zonder daarbij de continuïteit van de corporatie uit het oog te verliezen. Er is sprake van een corporatie in balans, die gedurende de gehele periode blijvend prestaties heeft geleverd. Een beoordeling om trots op te zijn. De professionaliseringsslag die de corporatie de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, heeft hier zeker aan bijgedragen. Er is een goed zicht op de opgaven en de activiteiten die nodig zijn om de opgaven te kunnen realiseren. Daarbij is St. Joseph realistisch, zowel naar de eigen organisatie toe als naar de externe belanghebbenden. Onze reactie: “Natuurlijk zijn wij trots op deze mooie resultaten. We hebben er ook hard voor gewerkt om deze positie te bereiken. Voor ons blijft het contact met onze stakeholders het belangrijkste. Want zonder hen kunnen we niet bijdragen aan een mooier en duurzamer Boxtel.”
Beleid – papieren tijger of leidraad De professionaliseringsslag heeft er voor gezorgd dat St. Joseph ook qua beleidsvorming een duidelijke stap heeft gemaakt. Naast overkoepelend beleid worden jaarplannen opgesteld met projecten die bijdragen aan het realiseren van de strategische doelstellingen. Voor de visitatiecommissie oogt de beleidscyclus met alle onderdelen omvangrijk en daardoor wellicht complex. De vraag is of St. Joseph het zichzelf hiermee niet onnodig moeilijk c.q. bewerkelijk maakt. Er is waardering voor de wijze waarop de checks and balances zijn vormgegeven binnen de corporatie. Afwijkingen van bestaand beleid dan wel bijsturing als gevolg van externe factoren, worden duidelijk en transparant weergegeven. Er kan nog een slag gemaakt worden in het transparant maken van de maatschappelijke investeringen die de corporatie doet, zodat de effecten van die investeringen, uitgedrukt in maatschappelijk rendement, beter inzichtelijk worden. Dit kan naast kaders ten aanzien van het financieel rendement extra houvast bieden bij het maken van investeringsbeslissingen. Onze reactie: “Onze beleidsstukken zijn steeds beter met elkaar verbonden. Afdelingen dragen bij aan jaarplannen die weer zorgen dat we onze strategische doelen halen. We moeten er wel voor waken dat we niet doorschieten. Deze visitatie laat ons dat weer duidelijk zien. Het vooraf vaststellen van maatschappelijk rendement is een uitdaging. We weten het wel in ons hoofd en handelen daar ook naar. Maar het staat nog niet beschreven.”
2/6
Koester de tevreden buitenwereld De belanghebbenden van St. Joseph zijn over de volle breedte goed te spreken over de corporatie: wat zij doet en hoe zij het doet. Een goede samenwerkingspartner, die een sterke lokale binding heeft. Het is lastig om tevredenheid langdurig op eenzelfde niveau vast te houden. Blijf investeren in communicatie en (persoonlijke) contacten. De lokale verankering van St. Joseph is een van de punten, die bij de belanghebbenden als positief gewaardeerd wordt. In het licht van het streven ooit een regionaal opererende corporatie te worden, is behoud van lokale verankering wel een aandachtspunt. Onze reactie: “We zijn blij dat onze partners de samenwerking net zo waarderen als we dat zelf doen. Zonder hen zouden we onze plannen nooit waar kunnen maken. Natuurlijk verschillen we soms van inzicht, maar dat is logisch als je verschillende belangen behartigt. Maar we zullen nooit het respect naar elkaar verliezen.”
Governance focus en ontwikkeling De huidige context waar corporaties in acteren vraagt om een strak toezicht. De visitatiecommissie constateert dat dit bij St. Joseph op orde is, waarbij wel aandacht gevraagd wordt voor de juiste balans in het toezicht tussen financiën enerzijds en de (maatschappelijke en volkshuisvestelijke) kerntaak anderzijds. De visitatiecommissie moedigt verder aan om periodiek ook gebruik te maken van zelfevaluatie onder leiding van een externe voorzitter, zodat de voorzitter van de Raad eenzelfde inhoudelijke rol vervult als de andere leden. Bovendien geven ‘vreemde ogen’ een andere dynamiek en mogelijk een meer kritische houding ten opzichte van het functioneren van de Raad van Toezicht als geheel. Onze reactie: “De suggesties die de visitatiecommissie doet, zijn geheel in lijn met onze plannen. We namen vorig jaar al de beslissing om de Raad vanuit extern oogpunt te (laten) beoordelen. Daarnaast ontstaan er eind van dit jaar vacatures in de Raad die we door personen met Volkshuisvestelijke en vooral Boxtelse kennis willen gaan invullen.”
St. Joseph heeft over het geheel van de visitatie gemiddeld een 7,4 behaald. Het maatschappelijk presteren is in het licht van de visitatiemethodiek daarmee beoordeeld als ruim voldoende. St. Joseph krijgt de volgende beoordelingen voor de verschillende onderdelen van de maatschappelijke visitatie: -
7,3 bij Presteren naar Ambities; 7,4 bij Presteren naar Opgaven; 7,5 bij Presteren volgens Belanghebbenden; 7,2 bij Presteren naar Vermogen; 7,4 bij Governance.
Totaalbeeld
7,4 3/6
Vergelijking vorige visitatie De visitatie in 2010 is uitgevoerd op basis van de toen geldende 3.0 methodiek, waarbij een afwijkende beoordelingsschaal is gebruikt (5 tot 8 puntschaal). Dit maakt een vergelijking met de 4.0 methodiek, op basis waarvan deze visitatie is uitgevoerd, niet op alle punten even makkelijk. De overeenkomst tussen beide visitaties is dat voldoen aan de norm gewaardeerd wordt met het cijfer 7. Echter, in de voorgaande visitatie was er een afwijking mogelijk van 25% onder of boven de norm, terwijl in deze visitatie slechts een afwijking mogelijk is van 5%. Het is dus niet zonder meer mogelijk de cijfers sec te vergelijken om tot een oordeel te komen, ook de kwalitatieve invulling van het cijfer dient bezien te worden. In de onderstaande tabel worden beide gedaan: Onderdeel Presteren naar Ambities Presteren naar Opgaven
2010
2014
6,6
7,3
Ontwikkeling Duidelijke professionalisering in concreet maken van ambities
7,4
Door economische crisis vooral andere interpretatie van (des)investeren in vastgoed
6,9
Presteren volgens Belanghebbenden
6,9
7,5
Presteren naar Vermogen
6,8
7,2
Tevredenheid belanghebbenden duidelijk toegenomen (bouwproductie, samenwerking, bijzondere doelgroepen, etc.) Duidelijke professionalisering (planning- en controlcyclus, scenario-analyse)
7,0
7,4
Meer kennis van projectontwikkeling en financiën
Governance
De visitatiecommissie concludeert dat St. Joseph duidelijk invulling heeft gegeven aan de aandachtspunten van de vorige visitatie. De professionaliseringsslag is duidelijk zichtbaar, niet alleen voor de commissie maar in toenemende mate ook voor de belanghebbenden. Per saldo kan derhalve vastgesteld worden, dat St. Joseph een betere beoordeling heeft gekregen op haar maatschappelijk presteren. Onze reactie: “Wij zijn trots op het eindresultaat maar beseffen ons ook dat we nog steeds verder kunnen verbeteren. Deze uitdaging willen we dan ook de komende jaren – samen met onze partners – aangaan. Via deze weg willen we dan ook alle deelnemers hartelijk danken voor hun mening en kritiek. Want alleen als we samenwerken maken we Boxtel nog mooier.”
Rob Dekker Directeur- bestuurder
Paul Krikhaar voorzitter Raad van Toezicht
Kijk voor het hele rapport op www.sintjoseph.nl/Over/CorparateCovernance/Pages/Visitatie.aspx
4/6
5/6
Overzicht resultaten per prestatieveld Presteren naar Ambities Prestatieveld Huisvesten van de primaire doelgroep Kwaliteit woningen en woningbeheer Huisvesten doelgroepen met specifieke aanpassingen of voorzieningen (Des)investeren in vastgoed Kwaliteit van wijken en buurten Gemiddeld
Beoordeling 7,2 7,2 7,1 7,5 7,2 7,3
Presteren naar Opgaven Prestatieveld Huisvesten van de primaire doelgroep Kwaliteit woningen en woningbeheer Huisvesten doelgroepen met specifieke aanpassingen of voorzieningen (Des)investeren in vastgoed Kwaliteit van wijken en buurten Gemiddeld
Beoordeling 7,0 7,2 7,9 7,6 7,2 7,4
Presteren volgens belanghouders Prestatieveld Huisvesten van de primaire doelgroep Kwaliteit woningen en woningbeheer Huisvesten doelgroepen met specifieke aanpassingen of voorzieningen (Des)investeren in vastgoed Kwaliteit van wijken en buurten Gemiddeld
Beoordeling 6,9 7,2 7,6 7,7 8,2 7,5
Presteren naar Vermogen Meetpunt Financiële continuïteit
Financieel beheer Doelmatigheid Vermogensinzet
Vermogenspositie Middelen Sturing op kasstromen Planning en controle-cyclus Treasurymanagement Doelstellingen Netto bedrijfslasten Visie op maatschappelijk rendement Vergroten vermogen Maximale inzet vermogen Gemiddeld
Presteren ten aanzien van Governance Meetpunt Besturing
Intern toezicht
Externe legitimatie
Plan Check Act Functioneren Raad Toetsingskader Governancecode Beleidsbeïnvloeding door belanghebbenden Gemiddeld
Beoordeling
Weging
8,0 7,0 8,0 8,0 7,0 7,0 8,0 6,0 7,0 7,0
20%
Gewogen eindcijfer 1,5
20%
1,5
20%
1,5
40%
2,7
7,2
Beoordeling
Weging
8,0 7,0 7,0 7,0 8,0 7,0 7,5
33%
Gewogen eindcijfer 2,4
33%
2,4
33%
2,5 7,4
6/6
