Restauratiemanagement

Restauratiemanagement     Directie  van  de  afdeling  voeding  en  drank   Taakomschrijving  van  de  directeur  voeding  en  drank   Hoofddoelstellingen   • Verantwoordelijk  voor  de  algemene  werking  en  coördinatie  vn  verschillende  voeding  en   drankafdelingen.   • Kwaliteit  van  diensten,  producten  en  inrichting  &  uitrusting  in  orde  is   Uitvoeren  van  het  budgetplan   Budget  is  een  managementplan:  jaarlijks  opgesteld  volgens  bedrijfsprocedures  &  vastgelegde   targets   Wordt  uitgewerkt  per  maand:   • Inkomsten:  omzet  voeding  en  drank  +  andere  inkomsten   • Uitgaven:  aankoop  voeding  en  drank;  personeelskosten;  aankoop  porselein,  glaswerk,  …   • Resultaten:  opgesplitst  per  verkooppunt  (rendement)   • Speciale  projecten:  verbouwingen,  nieuwe  inrichting  en  uitrusting     We  nemen  doelen  en  strategieën  op  in  het  plan     Doel  van  het  plan   • Activiteiten  op  tijd  uitvoeren  om  de  vooropgestelde  financiële  doeleinden  te  behalen,  o.a.   o Regelmatig  spijs-­‐  en  drankenkaart  vernieuwen:   § Verkoopprijzen  aanpassen   § Gerechten  volgens  seizoen  plannen   § Creatieve  ideeën  i.v.m.  gerechten  en  dranken  uitwerken   § Wnr  nieuw  concept  à  ook  nieuwe  kaarten  (lay-­‐out,  drukwerk,  kleur,  …)   o Festivals  en  promoties  voor  voeding  en  drank  organiseren   o Speciale  festivals  en  promoties  organiseren:  24-­‐12,  31-­‐12,  14-­‐02  …   Kernwoorden  in  food  en  beverage  management   • Kennis:  inhoud  van  eigen  taak  en  taakomschrijvingen  van  collega’s  &  medewerkers   • Houding:  doorzettingsvermogen,  creativiteit,  flexibiliteit,  initiatief,  …   • Kunde:     o Produceren  en  verkopen   o Verkoopprijs  bepalen   o Aankopen   o Organiseren   o Delegeren   o Superviseren   o Communiceren  …  

Balanced  scorecard     Weerspiegeld  op  maand  en  jaarbasis  prestatie-­‐indicatoren  actueel,  gepland  en  van  vorig  jaar  voor   kernpunten   Hoofdkantoor  beoordeelt  hotelmanagement  voor  volgende  kernpunten:   • Merknormen:  mystery  shopper  evolueert  zijn/haar  verblijf  in  hotel   • Gasttevredenheid:  gespecialiseerde  firma  stuurt  gastenvragenlijsten,  rapporteert  scores  per   dienst,  per  hotel,  voor  alle  hotels  van  de  keten  in  een  gebied  en  world  wide   • Medewerkers:  opinie-­‐onderzoek  bij  hotelmedewerkers:   • Aandeelhouderstevredenheid:  o.a.  ebitda-­‐%   • Omzetmaximalistie:  revpar,  fms  (fair  market  share),  hotelomzet   • Operationele  effectiviteit:  f&b  &  rooms  profit,  G.O.P.  $  en  %,  algemene  kosten  in  $   De  functie  van  de  director  of  food  and  beverage   Deze  persoon  werkt  meestal  op  lang  termijn  en  heeft  visie.  Hij  is  veelal  betrokken  bij  het   ontwikkelen  van  restauratie-­‐concepten  en  het  begeleiden  van  de  verantwoordelijken  van  voeding   en  drank  voor  de  opening  van  nieuwe  hotels.     Hij  staat  in  voor  een  area,  bv.:  EAME:  Europe,  Africa,  Middle  East   Hij  staat  de  f&b  manager  van  elk  hotel  bij  voor  o.a.:   • Nieuwe  spijs-­‐  en  drankenkaarten  ontwerpen   • Leveranciers  samenwerken   • Nieuwe  concepten  ontwikkelen   • Nieuwe  technologie  introduceren  zoals  bereidingswijzen  van  gerechten     Brengt  vaak  de  verschillende  f&b  managers  uit  zijn  area  samen  voor  o.a.:   • Discussie  over  financiële  resultaten  in  het  gebied   • Evaluatie  over  gezamenlijke  verkoopacties   • Gezamenlijke  strategie  uitwerken    

Voorbereiding  op  het  budget  (  zie  ook  p10  &  11  !!!!)   Organisatie  i.v.m.  de  samenstelling  van  het  budget   Wat,  wie,  wanneer?   Wat:  dit  jaar  plant  men  voor  volgend  jaar  acties  zoals:   • • •

Omzetten,  kosten  en  winst  voorspellen   Hotel  opnieuw  inrichten  en  uitrusten   Speciale  projecten  als  verbouwingen  uitwerken  

Wie:  samenstelling  door  afdelingshoofden  en  diensthoofden,  coördinatie  door  boekhouding      

Wanneer:  bv.:  budget  2011   • • • • •

Januari  2010:  boekhouding  geeft  instructies  over  te  volgen  procedures  aan  afdelingshoofden   Tot  juni  2010:  afdelings-­‐  en  diensthoofden  informeren  zich   Zomermaanden  2010:  afdelingshoofden  werken  cijfers  en  projecten  uit     Sept-­‐okt-­‐nov  2010:  verdediging  door  afdelingshoofden  onder  begeleiding  van  de   boekhouding;  goedkeuring  door  hoteldirectie  en  groep  waarvan  hotel  deel  uit  maakt   1  januari  2011:  start  en  controle  van  het  budgetjaar  

Januari  2010  actueel:  €  96   Januari  2011  actueel:  €  101                      101-­‐96=5      5/96  x  100  =  5,21%   De  procentuele  stijging  van  2010  naar  2011  bedraagt  5,21%     Indeling  van  het  budget   De  omzet   Voedings  en  dranken  afdeling   Formule  voor  1  maand:   •

F&b  omzet  v  een  restaurant:  aantal  couverts  x  gemiddelde  netto  besteding  voeding    à  ???  

  Sundry:  verhuren  van  zalen  en  dergelijke     Andere  inkomsten:     • •

Other  operating  departements  (O.O.D):  omzet  per  gast  voor  telefoon  (toestel  in  hotel  om   gsm-­‐verkeer  te  verstoren),  parking,  valet,  laundry,  …   Other  income:  huurcontracten,  winst  op  valutatransacties,  uitzonderlijke  inkomsten  

Kosten   Voedings-­‐en  drankenafdeling:   • • •

•

Cost  of  sales   Payrolland  related   Provision  operating  equipment   o Stewarding:  porselein,  zilver-­‐  en  glaswerk,  inventarisatie   o Housekeeping:  inventarisatie   o Nodige  aantallen,  prijs  per  eenheid   o Controle  via  %  van  de  omzet  voeding  en  drank   Other  expenses   o Laundry   o Aantal  uniformen  voor  vervanging/vernieuwing  +  prijsstijging   o Supplies   o Controle  via  %  van  de  omzet  voeding  en  drank  

  •

•

Overhead  departments   o General  and  administrative:  director  of  finance   § Payroll  and  related   § Other  expenses:  commissi  credit  cards,  en  vaste  bedragen   o Sales  &  marketing   § Payroll  and  related   § Other  expenses:   • Local  advertising   • Local  promotion   • Hoofdkantoor   • Andere:  reizen,  gsm,  car  rental   o Pomec:  director  of  finance   § Payroll  and  related   § Enery  costs:  elektriciteit,  water  en  verwarming   § Other  expenses:  painting,  repairs  &  maintenance   o Human  resources   § Payroll   § Other  expenses:  drukwerk,  administratie   o Information  technology   Vermindering  van  G.O.P.:  director  of  finance  à  huur,  taxen  op  eigendommen  en  vast  goed.  

!!  Projectstudie  bevat  volgende  bewijsvoeringen:     • •

Het  capital  project  description  form:  omschrijving  van  de  uit  te  voeren  werken,  grote  lijnen   van  budget  en  financiering,  tijdsindeling   Het  authorisation  for  expenditure  form:  het  projectdocument  met  investeringskosten  en   mogelijke  geldopbrengsten  

Net  present  value:  waarde  van  het  geld  op  dit  moment   Internal  rate  of  return:  waarde  van  vroeger  

Budget  case   Terminologie   • • • • • •

ebitdar:  earnings  before  interest,  tax,  depreciation  &  amortization  and  rental  expense   ebitda  :  earnings  before  interest,  tax,  depreciation  &  amortization   ebit  :  earnings  before  interest  &  tax   profit  before  tax  :  before  income  tax   revpar:  rooms  revenue  per  available  room   goppar:  gross  operating  profit  per  available  room  

  Zie  P  12  !!!  

Controle  van  het  budget   Eerste  voorbeeld   We  passen  de  controle  op  de  begroting  2011  toe:   • kwartaal  1:    herziet  men  de  resultaten  tegen  15-­‐03-­‐2011,  het  brm1  omvat  een  gans  jaar   o januari-­‐februari  2011:  actueel:  actueel  behaalde  resultaten  vanaf  jan  t.e.m.  feb  2011   o maart-­‐december  2011:  forecast:  voorspelling  van  resultaten  van  ma  t.e.m.  dec  2011     o verschil  tussen  brm1  2011;  plan  2011;  actueel  2010  berekenen;  ernstige  afwijkingen   t.o.v.  het  plan  2011  worden  verklaard,  acties  volgen  zonodig     • kwartaal  2:  herziet  men  de  resultaten  tegen  30-­‐06-­‐2011,  het  brm2  omvat  een  gans  jaar   o januari-­‐mei  2011:  actueel:  actueel  behaalde  resultaten  vanaf  jan  t.e.m.  mei  2011   o juni-­‐december  2011:  forecast:  voorspelling  van  de  resultaten  vanaf  juni  t.e.m.  dec   2011     o verschillen  tussen  brm2  2011;  plan  2011;  actueel  2010  berekenen;  ernstige   afwijkingen  t.o.v.  het  plan  2011  worden  verklaard  en  acties  volgen  zonodig     tijdens  dit  kwartaal  zijn  ook  volgende  acties  voorzien:  

•

 

o projecten  en  investeringen  voor  2012  plannen   § in  capital  plan  neemt  men  de  investeringen  voor  2012  op,  dit  per  project   § deze  worden  in  detail  uitgewerkt,  berekent  de  rate  of  return,  net  present   value,  payback   o target  plan  opstellen   § voor  2012,  2013,  2014  stelt  men  een  target  plan  op   § dit  geeft  de  verwachtingen  voor  bezettingsgraad,  gemiddelde  kamerprijs,   hotelomzet,  gross  operating  profit  in  €  en  %  en  pbit.     Kwartaal  3:  herziet  men  de  resultaten  tegen  31-­‐08-­‐2011,  het  brm3  omvat  het  ganse  jaar   o Januari-­‐juli  2011:  actueel:  actueel  behaalde  resultaten  vanaf  jan  t.e.m.  jul  2011   o Augustus-­‐december  2011:  forecast:  voorspelling  van  de  resultaten  vanaf                 augustus  t.e.m.  december  2011   o   o Tijdens  dit  kwartaal  werkt  men  ook  het  plan  voor  2012  volledig  in  detail  uit;   afwijkingen  worden  berekend  tussen  forecast  ‘11;  plan  ‘12;  plan  ‘11;  actueel  ‘10  

  Tweede  voorbeeld   We  passen  de  controle  op  het  budgetjaar  2011  toe   De  weekly  forecast   De  4  tot  5  weekly  forecasts  controleren  het  maandbudget  en  dienen  om  onmiddellijk  het  hotel  te   besturen  door  het  stimuleren  van  de  hotelmedewerkers   De  weekly  forecast  controleert  52  keer  per  jaar  grondig  de  operationele  kernprestatieindicatoren  en   de  financiële  resultaten.   De  eerste  weekly  forecast  start  op  de  1ste  dag  van  de  maand:  de  actuele  cijfers  zij  gecumuleerd  t.e.m.   de  eerste  zondag.  Aan  deze  gecumuleerde,  gerealiseerde  cijfers  voegt  men  de  geschatte  cijfers  voor   de  resterende  dagen  van  de  maand  toe.  Deze  forecast  wordt  de  eerst  volgende  maandag  voor  12   uur  naar  hoofdkantoor  gestuurd.   De  weekly  forecast  totaliseert  voor  de  ganse  maand  volgende  resultaten:     • • •

Hotelomzet  (kamers,  F&B  restaurants  en  bars,  F&B  sundry,  OOD)   Werkuren     G.O.P.  

Geschatte  omzet  voor  de  rest  van  de  maand  is  ingedeeld  in  “business  on  the  books”   De  monthly  forecast   De  monthly  forecast  dient  om  het  jaarbudget  te  controleren  en  op  korte  termijn  in  het  jaar  zaken  te   zien  aankomen  en  in  functie  hiervan  te  besturen.  De  monthly  forecast  is  een  gedetailleerde  hotel   P&L  statement.   De  monthly  forecast  controleert  12  keer  per  jaar  grondig  de  operationele  kernprestatieindicatoren   en  de  financiële  resultaten   Naarmate  het  jaar  maandelijks  vordert  bevat  elke  monthly  forecast  gerealiseerde  cijfers  per  maand   en  per  maand  voor  de  resterende  maanden  geschatte  cijfers  om  een  jaartotaal  te  bekomen.  De   monthly  forecast  wordt  op  het  einde  van  de  vorige  maand  naar  het  hoofdkantoor  gestuurd  

 

Profit  &  (or)  loss  statement   Dit  is  een  document  waarop  rekeningen  vanuit  de  boekhouding  gegroepeerd  voorkomen  in  een   logische  volgorde  te  beginnen  met  de  omzet,  nadien  kosten  en  winst.  We  vormen  ons  een  beeld   over  de  gerealiseerde  en  voorspelde  financiële  resultaten  die  weergegeven  zijn  in  €  en  %.  De   manager  interpreteert  de  gegevens,  beslist  en  voert  acties  uit.   De  profit  &  loss  statement  wordt  opgesteld:   • •

Per  afdeling  die  omzet  maakt  tot  aan  het  afdelingsresultaat  en  voor  specifieke  activiteiten   zoals  f&b  festivals  en  promotions     Voor  het  hotel  vanaf  het  gezamenlijke  exploitatieresultaat  (G.O.I)  van  alle  afdelingen  die   omzet  draaien  tot  aan  net  profit  

Een  totaal  f&b-­‐afdelingsrendement  van  25%  à  30%  is  gunstig.  

zie  pagina’s  17,  18,  19,  19a,  19b,  19c,  66,  112,  113,  114,  115,  116,   117  allemaal  profit  &  loss  statement     van  pagina  33  tot  36  eens  lezen  (functieomschrijvingen)   p  63  &  64  &  66  bekijken  

 

Food  and  beverage  cost  control   Taakomschrijving  van  de  f&b  cost  controller   Hoofddoelstellingen   Hij/zij  bezorgt  management  de  kost  van  gebruikte  waren  nodig  voor  kostenbeheersing  en  het   vastleggen  en  besturen  van  controlesystemen  en  procedures  voor  voeding  en  drank,  om  een   maximale  afdelingswinst  te  verzekeren,  en  dit  ondanks  de  hoge  standaarden  voor  kwaliteit  van  de   dienst  en  van  voeding  en  dranken.  

Ratio’s,  kengetallen   Netto  kost  verkochte  voeding       x  100     =       netto  food  cost%   Netto  omzet  verkochte  voeding     Netto  kost  verkochte  dranken       x  100     =     netto  beverage  cost%   Netto  omzet  verkochte  dranken     Bruto  omzet  voeding                               =     netto  omzet  voeding  1,2992   (1,16  dienst  x  1,12  BTW)     Bruto  omzet  dranken                               =     netto  omzet  dranken   1,4036  (1,16  dienst  x  1,21  BTW)     Kostprijs  voeding  per  portie                             =     cost  factor  #   Aankoopprijs  per  kg       Magazijnuitgiften  voor  de  maand                       =     inventory  turnover   Gemiddelde  maandinventaris  magazijn     Netto  omzet  voeding           =     netto  gem  besteding  voeding   Aantal  gasten     Netto  omzet  dranken           =     netto  gem  besteding  dranken   Aantal  gasten     Netto  omzet  dranken         x  100   =            ratio  omzet  dranken  t.o.v.  omzet  voeding   Netto  omzet  voeding     Netto  kost  verkochte  dranken       x  100   =     potential  beverage  cost  %   Potentiële  netto-­‐omzet  dranken     #  bv.:     1  kg  vlees  kost  €  100   à     200  gr  vlees  kost  €  20     20/100  =  0,2  

 

Verkoopprijs     Verkoopprijs  op  de  spijs-­‐  en  drankenkaart  wordt  als  volgt  bepaald:   Kostprijs  gerecht  (ingrediënten)       =   netto  verkoopprijs  van  het  gerecht   Food  cost  (%)     Netto  verkoopprijs  +  dienst  +  BTW         =   verkoopprijs  op  de  spijskaart  (afronden)     Kostprijs  dank  (aankoopprijs)       =   netto  verkoopprijs  van  de  drank   Beverage  cost  (%)     Netto  verkoopprijs  +  dienst  +  BTW     =   verkoopprijs  op  de  spijskaart  (afronden)     De  gewenste  food  cost  %  is  het  %  verbruik  van  voeding  volgens  het  budget     Foodcost  van  een  gerecht:   Bv.:     • Cocktail  aux  fruits  de  mer  et  crustacés:  portiekost  =  2,99  EUR,  de  foodcost  =  35%  bereken  de   verkoopprijs  op  de  kaart:  2,99/0,35  x  1,16  x  1,12  =  €  11,10   • Pafait  à  l’anis,  sauce  aux  amandes:  de  portiekost  =  0,40  EUR.  De  verkoopprijs  op  de  kaart   wordt  op  5  EUR  gezet.  Bereken  de  foodcost:  5/1,12/1,16  =  5/1,2992  =  3,85;  0,40/3,85x100=   10,39%     Foodcost  van  een  buffet:     • het  verbruik  (bereide  gerechten  op  plateaus  op  het  buffet  &  frigo,  brood  &  boter)  x  100   netto  omzet  voeding   bv.:   verbruik  voeding  van  een  buffet:     462,  67  EUR   aantal  gasten:           112   verkoopprijs:         16  EUR  /  persoon   (16x112)/1,12/1,16  =  1379,31   462,67/1379,31  x  100  =  30,93%   Pas  dit  toe  op  de  verkoopprijs  van  16,25  EUR!  Oplossing:  30,46%     Foodcost  van  dranken:   De  gewenste  beverage  cost  is  25%,  voor  wijn  30%   Aankoopprijs  van  1  fles  wijn  is  2,45  EUR,  gewenste  beverage  cost%  is  30%,  bereken  VP   2,45/30  x  100  x  1,16  x  1,21  =  11,46  à  11,50  op  de  wijnkaart    

zie  p.  76a,  77,  78,  79  

 

Menu  engineering   P  85   4  combinaties,  elke  combinatie  heeft  een  specifieke  aanpak   •

•

•

•

Plow  horses  (werkpaarden)   o De  populariteit  is  gelijk  aan  of  groter  dan  het  gemiddelde   o De  bruto  winst  is  kleiner  dan  het  gemiddelde   o Deze  moeten  niet  gepucht  worden  maar  zijn  toch  gewild   o Alternatieven   § Verkoopprijs  verhogen,  hogere  waarde  van  het  product  op  het  bord   § De  kost  van  ingrediënten  herzien  in  functie  van  hogere  brutowinst   § Lage  brutowinst  is  verantwoord  indien  minder  payroll  voor  dit  item     Stars  (sterren)   o De  populariteit  is  gelijk  aan  of  groter  dan  het  gemiddelde   o De  bruto  winst  is  gelijk  aan  of  groter  dan  het  gemiddelde   o Stars  gaan  we  promoten  en  als  eerste  verkopen   o De  standaarden  worden  gehandhaafd  en  de  kwaliteit  behouden   o Stars  worden  op  een  zeer  zichtbare  plaats  op  de  kaart  geplaatst   o Er  zijn  2  redenen  waarom  we  de  verkoopprijs  zonder  enkel  probleem  kunnen   verhogen:   § Het  gerecht  is  toch  gewild   § The  star  is  nergens  anders  in  de  markt  te  verkrijgen     Puzzles  (raadsels)   o De  populariteit  is  gelijk  aan  of  groter  dan  het  gemiddelde   o De  bruto  winst  is  groter  dan  het  gemiddelde   o Raadsels  kunnen  zowel  plow  horses  als  stars  als  dogs  worden.   o Gezien  hun  bijdrage  tot  de  brutowinst  worden  ze  gepromoot  met  de  bedoeling  een   star  te  worden  o.a.  door:   § Een  betere  plaats  op  de  kaart,  hernoemen,  een  betere  omschrijving  op  kaart,   verkooptechniek  via  suggesties,  table  tent  cards  gebruiken,  als  black  board   item  vermelden  à  namen  van  gerechten  foutloos  en  mooi  schrijven   § Prijsdaling  op  de  kaart,  met  toch  een  brutowinst  hoger  dan  het  gemiddelde,   waardoor  meer  verkoop  omwille  van  de  meerwaarde  voor  de  gast   § Een  meerwaarde  van  het  gerecht  voor  de  gast  creëren  door  aandacht  voor   decor,  kwaliteit  van  garnituren,  hoofdproduct,  saus,  etc…     Dogs  (honden)   o Populariteit  is  lager  dan  het  gemiddelde   o Brutowinst  is  lager  dan  het  gemiddelde   o Dogs  worde  bij  voorkeur  vervangen  door  andere  gerechten,  zkr  wnr  deze  gerechten:   § Veel  werk  vereisen  (voorbereiding,  personeel)  

§ §

Van  korte  levensduur  bij  stockeren  zijn  (fifo-­‐controle)   Niet  voor  restverwerking  geschikt  zijn  

P   O  

 

 

PLOWHORSES    

 

 

 

STARS  

 

 

DOGS    

 

 

 

 

PUZZLES  

 

 

 

 

W  I  N  S  T  

P   U   L   A   R   I   T   E   I   T    

 

Organisatie  en  beheer  van  de  vergader-­‐  en  banketafdeling   De  markt   Soorten  bijeenkomsten   • • • • •

Colloquium:  thema,  gastspreker,  publiek,  discussie,  1  dag   Conferentie:  beraadslagen,  onderhandelen,  oplossingen  zoeken   Congress:  formeel,  groot/internationaal,  lidmaatschap   Conventie:  internationaal,  verdrag,  regels  in  acht  nemen   Seminarie:  deel  van  een  congres,  werkcollege,  studiedag,  rondom  deze  bijeenkomsten  stelt   de  organisator  een  allesomvattend  programma  samen  zoals:   o Hotels   o Congrescentrum   o Transport   o Attracties   o Evenement    

  Inrichting  zalen,  opstelling   Enkele  kenmerken  bij  opstellen  en  inrichten  van  zalen   • • • • • • • •

Daglicht  wordt  door  de  gast  op  prijs  gesteld   Balzaal  +  ontvangstruimte  +  aparte  vergaderzalen  op  dezelfde  verdieping   Goed  onderhouden  technische  cabine  met  moderne  communicatietechnologie  bemand  door   eigen  technici     Aparte  verdieping  met  vergadercentrum,  kleine  zalen  en  diensten   Zalen  met  volledige  oppervlakten   Nakomen  van  brandveiligingsnormen   Aantal  m2  per  gast  per  activiteit   Vaste  tafels  in  de  vloer  

Bepalingen  banket,  vergadering,  personeel   Banket   Banket  is  een  activiteit  die  een  maaltijdperiode  omvat,  waarin  verschillende  gerechten  en  dranken   door  een  zaalbrigade  aan  een  vooraf  bepaald  aantal  gasten  voor  een  afgesproken  prijs  in  een   gereserveerde  zaal  voor  een  vastgelegde  tijdsduur  worden  gereserveerd,  in  of  buiten  het  hotel.  De   activiteit  en  prijzen  zijn  contractueel  vastgelegd,  enkele  kenmerken  zijn:   • • • •

Maaltijd  periode:  afhankelijk  van  de  periode:  ontbijt,  brunch,  middag  of  avondmaal,  …   Verschillende  gerechten  en  dranken   Zaalbrigade:  hofmeester,  kelners,  extra’s  voor  banketdienst   Bepaald  aantal  gasten:  normen  vanaf  10  gasten  in  contract.  

Vergadering   Vergadering  is  een  activiteit,  waarin  een  vooraf  bepaald  aantal  gasten  gedurende  een  bepaalde  tijd   bijeenkomen  in  een  gereserveerde  ruimte  voorzien  van  de  afgesproken  technische  apparatuur  en   zaalopstelling.  Een  vergadering  maakt  veelal  deel  uit  van  een  conference  package.  Afhankelijk  van   het  f&b  verbruik  en  tijdsduur  wordt  al  dan  niet  zaalhuur  aan  de  klant  gevraagd.  

  Verkoop  en  organisatie  van  een  functie   Verkoop  van  een  functie   1) Klant  komt  in  contact  met  hotel   2) Klant  informeert  zich  persoonlijk,  via  telefoon,  per  fax,  per  mail  en  ook  bij  andere  hotels  en   vergelijkt  deze  hotels  (field  research)   3) Beschikbaarheid  van  zalen  en  kamers  nagaan  in  het  hotel  (revenue  management  toepassen)   4) Kredietwaardigheid  van  de  klant  nagaan  (collega’s  van  andere  hotels)   5) Klant  uitnodigen  voor  rondleiding,  budgetbespreking   6) Klant  kiest  voor  hotel  en  formuleert  concreet  de  vraag   7) Klant  in  potlood  in  reservatieboek  schrijven   8) Klant  ontvangt  een  offerte  van  het  hotel,  offerte  is  in  3  kopijen   9) Klant  na  1  week  contacteren  voor  eventuele  bevestiging   10) Klant  bevestigd  persoonlijk,  per  telefoon,  per  fax  of  per  e-­‐mail   11) Klant  in  inkt  op  reservatieboek  schrijven   12) Klant  ontvangt  bevestiging  van  alle  afspraken   13) Klant  stuurt  1  banketcontract  ondertekend  voor  gelezen  en  goedgekeurd  naar  hotel   14) Klant  betaald  voorschot   Organisatie  van  een  functie   1) De  functie  in  de  monthly  forecast  opnemen   2) Het  dossier  van  de  functie  1  maand  op  voorhand  doorzien   3) Function  sheet  opstellen  en  met  andere  function  sheets  en  weekly  banquet  schedule  aan   afdelingen  verdelen   4) Function  sheet  tijdens  de  wekelijkse  banquet  meeting  bespreken   5) Dag  voor  de  functie:  laatste  aanpassingen  op  vraag  van  de  klant  en  daily  event  list  aan   afdelingen  verdelen   6) De  dag  van  de  functie:  “de  klant  wordt  gast”   a. Programma  in  function  sheet  opvolgen,  nauw  contact  met  de  organisator  of  klant   houden,  problemen  onmiddellijk  oplossen   b. Chef  de  rang  maakt  het  blad  bestelbon  banket  en  teruggace  rapport  voor  verbruikte   dranken  op  à  klant  ondertekent  voor  akkoord   c. Bankethofmeester  stelt  factuur  pro  forma  op   7) De  dag  na  de  functie:   a. Accounts  receivable  stuurt  factuur  naar  de  klant,  credit  manager  volgt  de  betaling  op   samen  met  conf&bqt  manager   b. Conf&bqt  manager  stuurt  binnen  de  7  kalenderdagen  een  bedankbrief  naar  de  klant.  

 

Gebruikte  documenten   De  banketbrochure   Een  stijlvolle  banketbrochure  in  meerdere  talen  omvat  o.a.:   • • • • • • • •

Beknopte  voorstelling  en  typische  kenmerken  van  het  land,  stad,  omgeving,  …   Adres,  telefoon,  fax,  website,  e-­‐mail  adres  van  het  hotel   Bereikbaarheid  van  het  hotel,  op  stadsplan  aangeduid   Afstand  en  tijd  van  hotel  naar  vlieghaven,  station,  …   Per  zaal:  capaciteit  en  opstelling  volgens  activiteit,  afmeting,  technische  apparaten   Omschrijving  van  alle  hoteldiensten:  kamers,  f&b  outlets,  parking,  vergaderzalen,  winkels   Veiligheidsvoorschriften     Conference  packages  met  verschillende  arrangementen  

(!!!!)  Het  banketcontract   Het  banketcontract  is  een  schriftelijke  overeenkomst  tussen  het  hotel  en  de  klant  met  afspraken   zoals:     • • • • • •

Adresgegevens  van  beide  partijen   Afspraken  over  de  activiteit:  datum,  type  manifestaties,  uurregeling,  aantal  gasten  …   Voorschotten  voor  bepaalde  data  door  de  klant  te  betalen   Facturatieadres:  naar  waar  en  wie  moet  de  factuur  gestuurd  worden   Klant  schrijft  gelezen  en  goedgekeurd  en  ondertekent   Naam  en  voornaam,  functie,  datum  en  handtekening  van  klant  en  hotelverantwoordelijke  

Een  begeleidende  brief  over  het  programma  van  onthaal,  F&B,  afspraken  technische  dienst  etc.   maakt  deel  uit  van  het  banketcontract.     Algemene  voorwaarden  op  de  keerzijde  van  het  contract.   Het  functieblad   Een  functie  is  een  activiteit  van  restauratie  en  vergadering  contractueel  vastgelegd  tussen  het  hotel   en  de  klant  voor  1  of  verschillende  manifestaties,  tijdens  1  of  meerdere  dagen  in  of  buiten  het  hotel.   Het  functieblad,  of  “draaiboek”  geeft  alle  afspraken  van  de  activiteit  volgens    contract  weer,  en  kan   ook  het  banketcontract  zijn.     Het  doel  van  het  functieblad  is  om  activiteiten  goed  te  organiseren  voor  duidelijke  communicatie   • • • •

Opstellen  van  uurroosters   Basis  voor  bestellingen   Eenduidigheid   Instructies  die  zijn  uitgeschreven  

Het  dagelijkse  activiteitenblad   • Doel   o Informatieverschaffer  aan  personeel  met  gastencontract   o Controle  op  het  definitief  aantal  cvts  voor  keuken  en  zaal   • Informatie  op  de  daily  event  list   o De  functies  van  de  dag  zijn  samengevat  weergegeven   o In  computer  geeft  men  de  laatste  aanpassingen   o Elke  dag  de  avond  voordien  door  conf&bqt  secretariaat  verdeeld   Het  wekelijkse  activiteitenblad   o Alle  geplande  acties  voor  een  week  zijn  per  dag  samengevat  weergegeven   o Wordt  samen  met  de  betreffende  function  sheets  verdeeld   o Heeft  een  informatief  karakter,  geeft  ‘zicht  op’  het  werkvolume   o Dient  voor  het  opstellen  van  de  werkroosters     Het  annulatierapport   • Informatie  op  het  annulatierapport:   o Maandelijks  rapport  van  geweigerde  aan  vragen  en  geannuleerde  reservaties   o Enkele  redenen  van  annuleringen  (  volgeboekt;  niet  toereikend;  uit  de  vraag)   o Annulatie  door  de  klant  omwille  van  afspraken  in  banketcontract   o Geweigerde  aanvraag  door  ’t  hotel  in  volgeboekte  periodes     o Referentie  voor  investeringen  voor  inschattingen  van  bijkomende  volume   Het  blad  verbruikte  waarden   • Informatie  op  het  document   o Chef  de  rang  berekent  het  verbruik  van  gereserveerde  dranken  zoals  aperitief,  wijn,   …  uit  de  dagvoorraad  voor  1  functie   o Maître  d’hôtel  factureert  de  prijs  per  consumptie  niet  in  de  conference  package   voorzien   Revenue  management  in  hotels   P  98a,  99,    

 

Aspecten  i.v.m.  Fidelio  Sales  &  Catering   •

•

Enkele  begrippen  uit  het  systeem   o Cutoff  date:     vanaf  een  datum  worden  zalen  terug  vrij  gegeven   o Decision  date:   datum  waarop  het  bedrijf  beslist  om  te  boeken   o Sbt:       standard  booking  trace  is  de  trace  date  (opvolgingsdatum)   o Los:       (lost)  de  klant  annuleert    option   o Reg:       (regret)  in  opera  i.p.v.  los  in  Fidelio   o Can:       (cancelled)  de  klant  annuleert  een  getekend  contract   o Sharing:     zelfde  ruimte  met  andere  groep  delen   o Market:     (marktsegment)  &  source     Booking  status  code  in  het  systeem   o Opt:     (option)  een  eerste  aanvraag   o Pen:     (pending)  opvolging  op  eerste  optie,  niets  staat  vast   o Pro:     (proposed)  in  opera  i.p.v.  pen  bij  Fidelio   o Ten:     (tentative)  contract  is  naar  het  bedrijf  gestuurd   o Def:     (definitive)  contract  door  gast  ondertekend  is  in  het  hotel   o Act:     (actual)  gasten  voor  het  event  zijn  nu  in  huis   o Wait:     (wait)  in  Opera:  de  bijkomende  zaal  mogelijk  bij  regret  andere  klant  

  P  126,  127,  129    

Afdeling  meetings  en  events   Situering  van  activiteiten   De  afdeling  meetings  en  events  richt  zich  naar  de  Mice-­‐markt  (meetings,  incentives,  conferences  &   events  of  exhibitions)  en  boekt  en  reserveert  de  producten  kamers  en  zalen,  en  restauratie  vooral   voor  vergaderingen,  banketten  en  recepties.    

Relatie  met  medewerkers   In  de  weekly  revenu  meeting  bespreken  de  managers  de  evolutie  van  de  omzet  “on  the  books”  en  in   de  forecast  voor  de  komende  3  maanden.  Waarom  de  volgenden  3  maanden:  omdat  dit  de  periode  is   waar  annulatiekosten  van  toepassing  zijn.  Boven  meer  dan  3  maanden  mogen  bedrijven  nog  gratis   annuleren.  Men  vergelijkt  omzetten  actueel,  van  vorig  jaar  en  in  het  budget  met  elkaar.  

De  dag  van  de  activiteit   Morning  meeting:  elke  morgen  komen  afdelingshoofden  en  directie  samen  voor  bespreking  van  de   viplijst  voor  de  aankomende  hotelgasten,  de  rooms  forecast,  het  duty  rapport  en  de  banketfuncties   van  de  dag  zelf.    

Verschillende  documenten   • • • •

Business  block:       Event  order  management:     Resources  management:     Banquet  reservation  book:  

kern:     kern:     kern:     kern:    

omzet  in  rooms  &  catering  van  het  contract   samenvatting  van  het  evenement     detail  van  het  event   zien  voor  zaalbeschikbaarheid    

Afwasafdeling  (stewarding  department)   Doel  van  de  afwasafdeling   De  afdeling  staat  in  voor  de  efficiënte  werking  24  uur  per  dag  het  hele  jaar  door.  Dit  voor  afdelingen   achter  (keuken)  en  voor  (restaurant)  de  schermen  van  het  hotel.  Dit  omvat:   • • • • • • • •

De  afwas  van  vuil  materiaal  (glas-­‐  &  zilverwerk  en  porselein;  pannen  en  potten;  klein   keukenmateriaal  van  alle  voedings-­‐  en  drankendiensten)   Het  poetsplan  van  keukens,  beenhouwerij,  patisserie,  personeelskantine,  afwasruimte,  …   De  zindelijkheid,  orde  en  hygiëne  van  en  in  productieplaatsen   Voldoende  proper  materiaal  voorzien  voor  bars,  restaurants,  banketafdeling  en  keukens  en   dit  voor,  tijdens  en  na  de  service   De  personeelskantine:  afruim  en  afwas  materiaal,  ruimte  reinigen,  …   Verbruik  en  kosten  van  materiaal,  detergenten  en  chemicaliën  en  poetsmateriaal  controlere   Vuilnis  gescheiden  in  containers  met  kleur  ophalen   Ongediertebestrijding  

Hoofd  van  de  afwas   Hoofdtaken   Hij/zij  is  verantwoordelijk  voor  het  doel  van  de  afdeling  en  staat  verder  in  voor:   • • • •

Organisatie   Personeelsbeleid  en  –  planning   Financieel  beheer   Veiligheid    

Eigenschappen   Kennis  &  kunde:   • • • • •

Kunnen  communiceren   Management  kunnen  benaderen   Met  personeel  kunnen  omgaan   Werk  kunnen  organiseren   …  (p172)  

    Samengevat   De  chief  steward  :   • • • • • •

Is  de  katalysator  tussen  de  keuken  en  de  zaal   Moet  zich  constant  bewust  zijn  van  snel  veranderende  gebeurtenissen    op  terrein  van   voeding  en  dranken   Volgt  netheid,  hygiëne,  goed  huishouden  en  veilige  werkmethodes  op   Past  teambuilding  en  teamwork  toe   Goede  relatie  met  directie  en  diensthoofden  van  f&b  afdeling,  en  afdelingshoofden  in  hotel   Budgetteert  en  controleert  afdelingskosten  

Operating  equipment   P  173  &  174  (breakage)  

De  keuken   De  taakomschrijving  van  de  keukenchef   Hoofddoelstellingen   Hij/zij  past  de  hotelgroeps-­‐  en  hotelprocedures  toe  om  de  hoogste  standaarden  bij  de  bereiding  en   presentatie  van  voeding  te  verzekeren  met  de  bedoeling  de  gasten  volledig  tevreden  te  stellen  en  dit   volgens  het  overeengekomen  of  vooropgestelde  budget   Met  ondersteuning  van  f&b  manager  staat  hij/zij  in  voor  organisatie  van  de  keuken.   Financiële  verantwoordelijkheden   • Staat  f&b  manager  bij  in  het  opstellen  van  het  jaarlijkse  budget   • Koopt  mits  goedkeuring  van  f&b  manager  klein  keukenmateriaal,  voeding  en  dergelijke   • Zorgt  dat  vastgestelde  methodes  altijd  in  stand  gehouden  worden   Commerciële  betrokkenheid   • Volgt  lokale  en  internationale  trends  op  om  concepten  voor  voeding  te  creëren   • Volgt  voedingsproducten  van  de  concurrerende  restaurants  en  hotels  op  de  voet   • Staat  promotie  van  verkoop  bij  (food  festivals,  specialiteiten  v.d.  chef)   Personeelsbeleid   • Selecteert  en  werft  in  samenwerking  met  de  f&b  managers  aan   • Plant  en  voert  het  opleidingsprogramma  voor  het  keukenpersoneel  uit   • Organiseert  bezoeken  aan  vroegmarkten   • Ontwerpt  gerechten  en  menu’s  uit  bepaalde  landen  voor  promotions  en  festivals   • Kent  de  lokale  sociale  wetgeving  en  internationale  huisregels   De  executive  chef  staat  ook  in  voor  de  productiecontrole.  

Payroll  control  system   Aantal  medewerkers   Vakbonden  en  werkgevers  sluiten  cao’s  (collectieve  arbeidsovereenkomsten)     Arbeidsduur:   Voltijdse  medewerker:   • •

38  uur/week  =  7.6  uur  of  7u  en  36  min/dag  =  1717,6  uur/jaar  (=226  dagen  x  7,6  u/werkdag)   Max  aantal  werkuren  per  dag:  11  uur,  max  per  week:  50  uur  en  niet  meer  dan  65  overuren   per  kalenderjaar    

Deeltijdse  medewerker:   • •

Min  10  uur  per  week,  min  duur  per  werkperiode  2  uur   Extra’s  werken  max  2  opeenvolgende  dagen  

aantal  werkdagen  per  jaar  voor  een  full  time  medewerker   +aantal  kalenderdagen       365   -­‐aantal  vrije  dagen       104  (2  vrije  dagen  per  week)   -­‐betaalde  feestdagen       10   -­‐betaalde  vakantiedagen     20   -­‐gewettigde  afwezigheid     6   =  aantal  werkdagen       226  (mandagen  =  mandays)     Toepassing   • Hoeveel  koks  zijn  er  on  the  payroll  deze  week  indien  we  elke  dag  van  de  week  full  time  kok   nodig  hebben?  7  werkdagen(mandagen)/5  werkdagen  per  kok=  1,4  koks   • Hoeveel  medewerkers  zijn  er  on  the  payroll  indien  we  elke  kalenderdag  van  1  jaar  een   medewerker  7u.36min.  in  en  hotel  nodig  hebben?  365/226=  1,62  medewerkers  

Kostprijs  per  medeweker,  ratio   Bedienden  en  arbeiders  krijgen  een  brutoloon  van  het  bedrijf,  hun  loonkost  is  even  hoog.   Medewerkers  op  tronc  (diens)  krijgen  via  de  tronc  brutoloon,  de  patronale  bijdragen  zijn  minder,   deze  medewerkers  kosten  +/-­‐  4  maal  minder.   Voorbeeld  van  een  loonkost  van  1  medewerker  voor  het  bedrijf   -­‐payroll:   maandbrutoloon  1  werknemer  1750  EUR   =   100   -­‐related:   werkgeversbijdrage,  vakantiegeld,  transport       Eindejaarspremie,  wetsverzekering,  …  65%   =   65  (100x65/100)   -­‐payroll  &  related  expenses:   loonkost  werkgever     =   165     In  dit  geval  berekenen  we  de  loonkost  voor  de  werkgever  voor  1  jaar:   1750  x  12  x  1,65  =  34  650   34  650  /  1717,6  (aantal  uur  per  jaar)  =  20,17  EUR/uur  bij  een  38u/week  

Ratio  &  kostprijs/uur   Total  payroll  and  related  %  =     loonkost  alle  medewerkers   x  100             Netto  omzet     Loonkost  per  werkuur  =     loonkost  alle  medewerkers               Aantal  werkuren     Voorbeeld  voor  een  hotel  van  450  kamers,  365  dagen  open  :  omzet  hotel:  21  301  837  EUR;     totale  loonkost:  8  023  124  EUR;  gemiddeld  aantal  medewerkers  per  dag:  214     Total  payroll  and  related%  =       8  023  124    x  100   =   37,66%             21  301  837     Loonkost  per  werkuur  =     8  023  124     =   13,47  EUR/uur             214  x  1,62  x  226  x  7,6             Gegeven  voor  2011:  netto-­‐omzet  f&b:  8  676  273;  elke  kalenderdag  voor  7u36min.  Met  een   brutoloon  van  1750  EUR  per  maand.  Hoeveel  is  het  p&r-­‐%?   (1750x12x1,65x1,62)/8676273x100=0,65%  (die  1,65  moet  er  altijd  in)  

Manning  Guide   Bevat  een  min.  &  max.  aantal  personeelsleden  omgerekend  naar  full  time  medewerkers  volgens   werkvolume  .  Dit  document  is  samengesteld  op  basis  van  taakomschrijvingen  en   productiviteitsnormen.  Dit  is  opgesplitst  per  job,  per  jobgroep,  per  dienst  en  per  afdeling.  Te  controle   van  de  begroting  is  er  maandelijks  een  monthly  manning  guide  comparison  report.  

Turnover  report   Dit  rapport  bevat  het  personeelsverloop  van  het  hotel  en  de  redenen     Formule  voor  1  maand:  vb:  11  medewerkers  verlaten  het  bedrijf/(364  medewerkers  maandbegin  +   367  medewerkers  maaneinde)/2  x  100  =  11/(364+367)/2  x  100=  eerst  364+367/2  en  dan  11/die   uitkomst  x  100  =  3%   Formule  voor  1  jaar:  vb:  130  medewerkers  verlaten  het  bedrijf/(364+367)/2x100=  eerst  364+367/2   en  dan  130/  die  uitkomst  x  100  =  35,  57%  

Uurrooster!!!!!!!   P252  en  253!!!!!  

 

Food  and  beverage  festivals  and  promotions   Structuur,  organogram  en  personeelsbestand   • • • • • •

Directeur  generaal   Assistant  directeur  generaal   Verkoop-­‐  en  marketingdirecteur   Verkoopdirecteur   Verkoopcoördinator   Vertegenwoordigers  

Director  of  business  development  staat  in  voor  de  verkoop  en  de  reserveringen  van  kamers  en   banket-­‐  en  vergaderzalen,  public  relations  en  te  innen  facturen   Public  relations  manager  kan  in  de  taken  van  het  team  van  sales  en  front  office  opgenomen  worden.   Deze  ontfermt  zich  over  de  Europese  delegaties   Hotelketens  hebben  verkoopkantoren  per  gebied  

Organisatie  van  f&b  festivals  &  promotions   Planning   1  jaar  op  voorhand   • • • • • •

Behoeftes  en  interesses  van  de  gasten  onderzoeken  via  contact  en  questionnaires   Concurrentie  observeren   Op  jaarkalender  outlets  vastleggen   Kosten  worden  gebudgetteerd   Sponsors  contacteren  voor  het  sponsorbedrag   Planning  van  een  fieldtrip  in  het  gebied  ter  plaatse  

8  maand  op  voorhand   • •

Met  sponsors  afspreken:  wie  komt  er  op  de  drukwerken?  Hoeveel  is  het  sponsorbedrag?   Zaalinrichting  met  technische  dienst  afspreken  

6  maanden  op  voorhand   • • •

Spijs-­‐  en  drankenkaart  uitwerken   Advertenties,  publiciteit  plannen   Hotelkamers  voor  groepen  reserveren  

3  maand  op  voorhand   • • •

Goederen  definitief  bestellen   Budgetbewaking   Eindvoorstel  drukwerken  opvolgen  

•

Uitnodigingen  voor  genodigden  

  8-­‐6  weken  op  voorhand   • • • • •

Folder,  uitnodiging  aan  gasten  en  pers  versturen   Lijst  met  reserveringen  voor  de  perslunch  en  openingscocktail  opvolgen   Aankoop   Adverteren  in  media   Complimentary  rooms  aanvragen  bij  front  office  

2  weken  op  voorhand   • • • •

Function  sheet  opstellen  en  aan  alle  betrokken  afdelingen  verdelen   Persmededelingen   Promoten  via  mail  &  website   Profit  or  loss  statement  opstellen  

1  week  op  voorhand   • • • • •

Reserveringen  voor  gasten  en  pers  registreren   Posters  en  flyers  verdelen,  zaalschikking  bespreken,  bloemen  bestellen   Extra’s  voor  openingscocktail  voorzien,  technische  cabine  nazien   Briefing  van  f&b  staff   Chef  bestelt  verse  goederen,  MIS  uitwerken  

De  dag  van  de  perslunch   •

Aanwezigheidslijst  met  genodigden  controleren  

Tijdens  het  festival   • • •

Reacties  van  gasten  opvangen   Met  chef  en  maître  permanent  de  +  en  –  punten  overlopen   Festival  opvolgen  

Periode  na  festival   • •

Evaluatie  tijdens  staff  meeting   Beknopte  nota  

Enkele  bedenkingen   • • • •

Festivals  kunnen  verlieslatend  zijn  à  sponsors   Festivalkost  zit  in  marketingbudget   Aantal  gasten  blijft  hoog  na  de  promotie  maar  daalt  na  verloop  van  tijd   Aantal  gasten  dat  stabiel  blijft  of  jaarlijks  een  kleine  daling  kan  wijzen  op  een  gebrek  aan   creativiteit  

 

Cost  volume  profit  analysis   Restaurantexploitatierekening   P  263   Uitwerking  van  de  formule  en  toepassing   P  264  ook  zeker  de  toepassing  voor  f&b  festivals  &  promoties   Haalbaarheid   P  265  à  seat  turnover