Szent István Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Regionális Gazdaságtani és Vidékfejlesztési Intézet
Rendezvényszervezés módszertana Tárgyfelelős: Dr. Káposzta József egyetemi docens
Előadó: Némediné Dr. Kollár Kitti tanársegéd
[email protected] 2013. augusztus 25.
A tantárgy tematikája 2013.08.26. A rendezvények és a rendezvényszervezés fogalmi alapjai. (Némediné Dr. Kollár Kitti) 2013.08.29. A rendezvényszervezés lebonyolítása az esküvőszervezés példáján keresztül. (Nagy Adrienn) 2013.09.02. Illemtani szabályok és protokolláris elvárások a rendezvényeken. (Oláh Izabella) 2013.09.03. Turisztikai Desztináció Menedzsment szerepe a rendezvényszervezésben. (Virág Ágnes) 2013.09.05. Tudományos konferenciaszervezés, esettanulmányi példák alapján. (Urbánné Malomsoki Mónika) Követelményrendszer: • A félév aláírásának feltétele: beadandó feladat, zárthelyi dolgozat eredményes megírása • Ajánlott irodalom (előadáson felsorolt) ismerete
Fogalmak, definíciók • Rendezvény: szintetizáló fogalom • Rendezvény szervezés: összetett feladat! Hely, idő, idegen személyek, meghatározott céllal • Kulturális rendezvény • Rendezvényszervező • Mecénás • Szponzor • Fesztivál • Hangverseny • Vetélkedő
Rendezvény típusok kategorizálása I. A) Tudományos rendezvények : konferencia, kongresszus B) Társadalmi rendezvények: értekezlet, közgyűlés, kerekasztal fórum C) Üzleti rendezvények: 1. konferencia típusú: üzleti konferencia, képzés 2. bemutató típusú: termékbemutató, szakmai kiállítás 3. reprezentációs: fogadás,bál,színházlátogatás 4. nyílt fogyasztói: vállalati nyílt nap, szakmai gála
Rendezvény típusok kategorizálása II. D) Állami rendezvények: nemzeti ünnepek, díszszemle, delegációk E) Kulturális rendezvények: 1. Közösségi 2. Népművészeti 3. Búcsú 4. Verseny 5. Vetélkedő 6. Táncház 7. Fesztivál
Rendezvény típusok kategorizálása III. F) Kiegészítő rendezvények: sajtórendezvények, hölgyprogram G) Egyéni/családi rendezvények: 1. 2. 3. 4. 5.
Esküvő Ballagás Keresztelő Születésnap Temetés
Rendezvényszervezés folyamata 1. Információgyűjtés 2. Briefing elkészítése: rendezvényajánlat alapja (megrendelő kívánság listája) 3. Koncepció, ajánlat elkészítése (rendezvényszervező ajánlata) 4. Költségterv 5. Ütemterv 1. 2. 3. 4. 5.
Helyszínbejárás Rendezvényterv pontosítása Végleges költségterv Látványterv, helyszínrajz Forgatókönyv
Esettanulmány: workshop szervezés
A workshop szervezés lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8.
A workshop témájának, időpontjának, helyszínének kijelölése A workshop célközönségének meghatározása A workshop anyagi finanszírozásának felmérése, költségterv készítése A workshop vitaindító előadásának előkészítése: előadó felkérése A workshop résztvevőinek meghívása elektronikus és postai úton A workshop előkészítése: ütemterv készítése, visszajelzések kezelése, névkártyák készítése, információs pult, terem berendezése, útbaigazító táblák kihelyezése, fotódokumentáció készítésének szervezése, jegyzőkönyv A workshop lebonyolítása A workshop kiértékelése
Esettanulmány: KMOP-3.2.1/A-09-2009-0002 Természeti értékek védelme Babatvölgyben c. projekt 1. workshopja
KMOP-3.2.1/A-09-2009-0002 Természeti értékek védelme Babatvölgyben • Megvalósító: Szent István Egyetem (karok közötti együtt működés) • Projektvezető: Dr. Káposzta József, egyetemi docens • A projekt célja: Babatvölgy területen meglévő természeti értékek, ökológiai adottságok rehabilitációján és fejlesztésén keresztül, lehetőséget biztosítsunk a területen élő fokozottan védett flóra és fauna továbbéléséhez, fejlődéséhez. • Hosszú távú környezettudatos oktatási és nevelési stratégia
A projekt elemei • Babatvölgyi tavak rekonstrukciója • A babavölgyi természetvédelmi terület békaátjáróinak kiépítése: • A Babatvölgyben található romos épületek bontása, a terület renaturalizálása • Védő erdősáv kialakítása, cserjésítés
1. TÉMA, IDŐPONT, HELYSZÍN • A workshop témája: a projekthez szorosan kapcsolódó,szakmai kérdéseket érintő cím pontos megjelölése Védett természeti területek vadkár elleni védelmének kérdései • A workshop időpontja: 2011. április 8. (péntek) 9:00-13:00 – kb. 15. perc bevezetés, workshop céljának ismertetése – kb. 45 perc vitaindító előadás – k b. 2,5 órás diskurzus (egy kévé szünet, esetleg ebéd) –
• A workshop helyszíne: Szent István Egyetem, RGVI ea. A helyszín lefoglalásról szóló írásos biztosíték kérése! (e-mail vagy papír alapú)
2. CÉLKÖZÖNSÉG • A témában szorosan érintett szakértők (vadkár, védett természeti területek, Babatvölgy) • A projektben érintett személyek (projektvezető, projekt menedzsment…stb.) • Hallgatók, érdeklődők
3. KÖLTSÉGTERV KÉSZÍTÉS
Terem bérlésének díja Vitaindító előadás előadói díja Ásványvíz, üdítő, pogácsa és kávé szünet tervezése Esetlegesen ebéd tervezése Regisztrációs pult szóróanyagainak tervezése : szórólapok, kiadványok, tollak, sajtóközlemény (sajtótájékoztató esetén), regisztrációs lap, névkártyák, nyomdai költség 6. Értékelő beszámoló készítésének nyomdai, illetve posta költsége 1. 2. 3. 4. 5.
4. VITAINDÍTÓ ELŐADÁS ELŐKÉSZÍTÉSE • Az előadó hivatalos felkérése az előadás megtartására • Papír alapú, illetve e-mail formátumú hivatalos felkérő levél (pontos időpont, előadás időtartama) • Technikai háttér biztosítása (projektor, laptop), a projektnek megfelelő egységes háttér használat • Vitaindító jelleg • Köszönet nyilvánítás • Köszönő ajándék (toll, bor, plakett)
5. RÉSZT VEVŐK MEGHÍVÁSA • Postázási lista készítése • Meghívók szerkesztése: arculati kézikönyvnek való megfelelés, projekt fénykép, pontos időpont, helyszín megjelölése, projekt azonosító száma • E-mail, illetve postai úton történő kiküldés • Postakönyv fénymásolata
6. A WORKSHOP KÖZVETLEN ELŐKÉSZÜLETEI • • • • • • • •
ütemterv készítése visszajelzések kezelése (digitális) névkártyák készítése Információs/regisztrációs pult terem berendezése útbaigazító táblák kihelyezése fotódokumentáció készítésének szervezése jegyzőkönyv vezető felkérése
7. LEBONYOLÍTÁS • • • •
Információs pult Regisztrációs lap Regisztrációs csomag kiosztása Konferálás, workshop keretének biztosítása (ált. projekt vezető) • Folyamatos fotódokumentáció készítése • Ebéd, illetve kávé szünetek megvalósítása
8. KIÉRTÉKELÉS • Elszámolás készítése, számlák kezelése • A workshop elérte-e a célját? • Szakmai beszámoló készítése, konklúziók levonása jegyzőkönyv alapján • Esetleges szervezési hibák kiértékelése, jövőbeli javítása • Részt vevői elégedettségi kérdőív kitöltése • Elégedettségi kérdőív eredményeinek kiértékelése
Köszönöm a figyelmet!
