Szent István Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Regionális Gazdaságtani és Vidékfejlesztési Intézet
Rendezvényszervezés módszertana Nagy Adrienn PhD. Hallgató SZIE GTK RGVI Gödöllő, 2013.
A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS LÉPÉSEI • • • •
TERVEZÉS ELŐKÉSZÜLETEK LEBONYOLÍTÁS UTÓMUNKÁLATOK
ESKÜVŐSZERVEZÉS
I. TERVEZÉS Lépések: • Információgyűjtés • Rendezvény koncepciójának elkészítése • Költségterv (csak tervezett) • Ütemterv (csak tervezett)
I. TERVEZÉS • Mire lesz szükségünk? – helyszín – megfelelő öltözék (pár, családtagok, koszorúslányok?, tanúk?) – dekoráció – zenekar, fotó, videó – étel, ital – Vőfély – meghívók, köszönőajándékok
I. TERVEZÉS 1. A vendéglista összeállításának menete • Felsorolni az összes szóba jövő személyt családtagjaikkal együtt; címük, telefonszámuk rögzítése. • Külön kezeljük, akiket a lakodalomba is meghívunk. • Az esküvőre hány főt tervezünk meghívni. • Ha szükséges, szűkítjük lakodalomba érkezőket. • A lagziban a vőlegény részéről hány fő, a menyasszony részéről szintén hány fő megjelenésére számítunk. • Az összlétszámból hány fő jelenti a baráti társaságot.
A TERVEZÉS szakaszában az alábbi tényezőket kell még végiggondolni: • Az időpont kijelölése: – Más, hasonló célcsoportot érintő, hasonló nagyságú eseménnyel ne ütközzön a rendezvény – Részletes, reális időzítések, menetrend készítése: szállítási határidők, alvállalkozók bevonása…
• A költségvetés átgondolása
A költségterv • költség-intervallumok- módosítható legyen. • célszerű fő költségcsoportokat létrehozni: – – – – – –
vendéglátás költsége, az alkalmazandó technika szükséges kiadásai, a helyszín bérlésének, dekorációjának, takarításának költségei, műsorigény esetén annak kiadásai, az előkészítés költségei, többi, esetlegesen felmerülő kiadás.
• A költségterv önmagába véve kötelezettségmentes, de a végső ajánlat elkészítésénél nem illik a költségtervtől lényegesen eltérni.
Az ütemterv • Nagy vonalakban tartalmazza a rendezvény előkészítésétől az utómunkálatok befejezéséig terjedő időszak feladatainak ütemezését. • Reális, nem tartalmaz teljesíthetetlen időszakokat. • Tehát magában kell foglalnia az összes tennivaló felsorolását, az elvégzésére biztosított idő kezdetét és végét, és azt is, hogy ki ezért a felelős.
II. ELŐKÉSZÍTÉS • Ez a szakasz bizonyos szempontból a legfontosabb az összes eddigi és ezután következők között. • Itt dől el tulajdonképpen az, hogy hogyan tudjuk előkészíteni a már vállalt rendezvényt, mennyiben tudunk beleférni az előzetes költségtervbe és az is, hogy milyen munkálatokat fogunk ténylegesen elvégezni.
II.ELŐKÉSZÜLETEK Helyszín kijelölése, lefoglalása, foglalás részletei.
Az alábbiakat célszerű figyelembe venni: • • megfelelő időpont • • megfelelő méret • • felszereltség • • megközelíthetőség • • parkolási lehetőség • • van-e egyéb szolgáltatás pl.: szállás • • költségvonzata, pl.: bérleti díj
• Tisztaság • Rugalmas személyzet (sokkal egyszerűbb szervezési folyamat) • Ételajánlatok és kedvezményes csomagok • Nem csak maga az épület fontos, hanem a környezete is • A saját ízlésünknek (stílusunknak) megfelelő legyen
A helyszín kiválasztásában még közre játszó tényezők
• Fontos kérdés, hogy a helyszín vállalja-e menü összeállítását, • Amennyiben igen, milyen felárral dolgozik, van-e lehetőség kedvezményekre? • Amennyiben igen, de nem megfelelő az ajánlat, engedélyezi-e, hogy külsős céggel dolgozzunk? • Amennyiben nem, van-e szerződése külsős céggel? • Fontos kérdés még, hogy italt, süteményt lehet- e bevinni?
Helyszínbejárás • felmérjük a területet, a lehetőségeket, az eseteges zavaró tényezőket (külső zaj, nehéz megközelítési lehetőség, rossz láthatóság, stb.) • végiggondoljuk az elvégzendő feladatokat, de most már a helyszíneken pontosítjuk. • Most már meg kell határoznunk, mi hol lesz, hogyan tudunk hozzáférni az egyes területekhez, mit hol fogunk elhelyezni. • Arra is figyelemmel kell lennünk, hogy milyen különleges kívánságok voltak a helyszín egyes részleteit illetően.
• Árajánlatok bekérése a helyszínekről • Menük (ha külső helyszínen van az esküvő milyen felszolgálást tudnak biztosítani hozzá) • Személyzet Foglalás menete: • Pontos időpont meghatározása • Menük meghatározása létszámtól függően (a meghatározott létszámtól eltérni általában csak felfelé lehet, egyes helyeken max. 10%-al engednek lefelé módosítani) • Írásban történő foglalás, foglaló kifizetése
Helyszínváltozatok: • Étterem • Otthon (nagyon hangulatos, de nagyobb vendégsereg esetén lehetséges, hogy át kell rendezni) • Külső és nyilvános helyszínek (pl. vízpartok, parkok stb.)- szerviz egyeztetése • Előtte átgondolandó, szeretnénk-e hogy bárki aki arra jár része legyen az esküvőnknek • Gyakorta engedélyezéshez kötött (külön kiadás és idő)
Vendéglátás • • • • • •
Gyakran a helyszínválasztással egybekötött Vendégvárás- vacsora- éjfél Ital Vegetáriánus, érzékenység Alkoholmentes italok Házi Sütemények?
Az étrend illeszkedjen az adott alkalomhoz! • Legyen változatos az ételsor! • Nyersanyagok kétszer ne ismétlődjenek, ha mégis, akkor eltérő hőkezeléssel! • Változatosak legyenek a színek, alapvető ízek, állag - száraz illetve mártásos ételek– készítési módok! • A domináns fűszerek eltérőek legyenek! • A hőfok különbségek, pl. hideg köret egy meleg ételhez feldobják az ételt! • Alkalmazkodjunk az esemény jellegéhez, évszakhoz, napszakhoz, használjunk szezonális nyersanyagokat! • Fogások sorrendjében a gasztronómiai érték a főfogásig emelkedjen (pl. nemesebb húsrészek, sültek a főtt és párolt ételek után)! • SZOKÁSOK!
• Milyen költségeink lesznek? – MENÜSOR – ITAL – TEREMBÉRLÉS, FELSZOLGÁLÁS
II. ELŐKÉSZÍTÉS A rendezvényen szórakoztatást nyújtó kiegészítő szolgáltatások.
Vőfély
• A hagyományos, mulatós típusú lakodalmak házigazdája, • a vőlegény, a menyasszony és az örömszülők szószólója. • Viselete általában népviselet. • Megbízását a vőfélyszalag felkötésével kapja, melyet a menyasszony köt fel a lakodalom napján a vőfélybotra.
• A házigazdák válláról leveszi a terhet. • Folyamatossá, eseménydússá teszi az estét. • A násznép társadalmilag vegyes összetételű, segít a harmonizálásában.
MIT CSINÁL A VŐFÉLY? • • • • • • • •
Fogadja a násznépet Kikéri a menyasszonyt Elbúcsúztatja a házasulandókat a szülőktől Kíséri a lakodalmas menetet Borverseket, pohárköszöntőket mond Tréfás játékokkal, verseléssel szórakoztatja a násznépet Lebonyolítja a gyertyafénykeringőt, menyasszonytáncot Köszönti a menyecskét
• • • •
Egyik legfontosabb szempont az ár Utazás költségei? Családtag vagy nem? Vőfély vagy ceremóniamester?
Ha a vőfély rokon: Előnyei: • olcsó • biztos, hogy elérhető az adott napon • ismeri a vendégeket (ismerősként van jelen a lagzin, nem egy idegen) • lehetséges, hogy a vendégek is felszabadultabbak, oldottabb a légkör Hátrányai: • Nem tudja jól levezényelni a játékokat ( nem ismeri annyira mint a vőfély) • Rokon is ünnepelni jött • Nem tudja a vőfély/ceremóniamester feladatait pl. polgári szertartáson • A vőfély sok háttérmunkát irányít, pl. pincérek irányítása, ételek felszolgálása, torta érkezését felügyeli • Az ifjú párra hárul a szervezés
Esetleges igényelhető szolgáltatások: • A készülődés megörökítése • Események rögzítése hajnalig • A film utómunkája, vágása, zenei aláfestés, effektezés • Gyermekkori képekből animált fotóalbum készítése • Egyedi DVD menü jelenetválasztással (mozgóképes menürendszer) • Körülbelül fél- egy órás vágott, kész anyag • Nyomott felületű, fényképes DVD lemez • A nyers vágatlan anyag DVD lemezen
Szempontok: – Ár – Referencia – Portfólió – Létszám – Technika – Felkészültség – rugalmasság
Felmerülő költségek mindhárom esetben a szolgáltatás árán kívül: Utazás költsége vagy Szállás étkezés
II. ELŐKÉSZÜLETEK Szertartások áttekintése, szervezése.
• A magyar jog alapján a házasságkötés csak az anyakönyvezető előtt lehet érvényes. • Hazánkban csak különneműek köthetnek házasságot. • A házasságkötési szándékot azon a településen dolgozó anyakönyvvezetőnél kell bejelenteni, ahol a házasságot akarják kötni. • Az anyakönyvvezetőnél nyilatkozniuk kell arról, hogy legjobb tudomásuk szerint házasságkötésüknek nincs törvényi akadálya és a majd születendő gyermekük családi nevéről.
• • • • • • • • •
A násznép lép először a templomba és elfoglalja ülőhelyét Bevonul a vőlegény édesanyjával Tanúk, majd a koszorúslányok. Utoljára lép be a menyasszony apjával A pap üdvözli az egybegyűlteket és a jegyes párt. Ószövetségi olvasmány és a Szentlecke Házasságkötés szertartása Eskü Házaspár kilép a templomból, utánuk a pap, a tanúk, majd a vendégek • Gratulációk
• Fontos felkészülni: – A pár tagjainak vallási hovatartozására – Keresztelkedés – Jegyesoktatás – Templomi dekorációra, különálló terület
II. ELŐKÉSZÜLETEK Meghívók, köszönőajándékok, ültető kártyák.
A meghívók tartalmazzák: • A helyszín • Az időpont • A pontos óra • Az ünnepség helyszíne • Az ünnepség helyszínének pontos címe • A házigazdák neve • A menyasszony/vőlegény teljes neve • Elérhetőségi részletek
MIKOR? • két-három hónappal a lakodalom előtt, de legkésőbb egy hónappal az esküvő előtt • A külföldre szánt esküvői meghívókat ajánlatos hamarabb elküldeni, amennyiben ez lehetséges akár még hat hónappal az esküvő lőtt történjen meg ez a lépés.
Ültető kártya • Elegáns és praktikus kiegészítője egy szépen terített ünnepi asztalnak • Az ünnepi vacsora egyik legfontosabb kiegészítője ,főleg ha nagy létszámú a lakodalom • Elkerülhetjük, hogy a násznép tagjai egymásra tekintve tanácstalanul keressék helyüket • Praktikusság mellett kiemelném az ültető kártya dekorációs funkcióját is
Köszönőajándék • Egyre gyakoribb, hogy nemcsak a meghívottak ajándékoznak, hanem vendégajándékával az ifjú pár is kifejezi köszönetét a megjelenteknek. • Célja, hogy az ifjú pár megköszönje vendégeinek az eseményen való megjelenést, a kapott ajándékot; illetve másik célja, hogy a vendég haza tudjon vinni valamit emlékbe a jeles napról.
MIKOR? • Már megérkezéskor a terített asztalon várják a vendégeket, • egy mutatós kosárból szétosztva személyesen is átadhatja az ifjú pár, • Funkciójában összevonható akár az ültető kártyával is.
II. ELŐKÉSZÜLETEK Ruhaválasztás problematikája
BESZERZÉS: • Ruha vásárlása • Varratása – A legköltségesebb pénzben és időben is – Pontos elképzelésekkel kell rendelkeznie a menyasszonynak – Rengeteg egyeztetés és ruhapróba
• A ruha kölcsönzése
• A ruha kölcsönzése – A legalacsonyabb áron elérhető, és nem feltétlen rosszabb minőségű mintha megvennénk a ruhát. – A szalonokban ha nem esküvőre béreljük a ruhát, hanem „szalagavatóra”, jelentős összegeket spórolhatunk e mondattal.
KIEGÉSZÍTŐK • Kesztyű • Fátyol • Cipő • Ékszerek • Kabátka • Menyecskeruha (cipő, ékszerek) • Gyűrűpárna
VŐLEGÉNY • A vőlegény ruhaválasztását mindig meg kell, hogy előzze a menyasszonyi ruha kiválasztása. • Öltönyt lehet venni, varratni és kölcsönözni is. • Ide tartozik az ing, nyakkendő, cipő, esetleg a mandzsettagomb, és a nyakkendőtű is.
KOSZORÚSLÁNYOK • A hagyomány szerint a koszorúslányoknak az a feladata, hogy megvédjék a menyasszonyt. • A koszorús lányokat a menyasszony személyesen kéri fel a szerepre. • Nem lehetnek mutatósabbak mint a menyasszonyi ruha. • KI FIZETI?
ÖRÖMSZÜLŐK RUHÁI • Akarják-e az örömszülők azt, hogy mi válasszuk ki a ruhájukat?! • Az ifjú pár ruhájához passzoló öltözéket kell választaniuk. • Lehet meglévő alkalmi ruha, az esküvőre vásárolt, kölcsönzött, vagy varratott öltözet. • KI FIZETI?
II. ELŐKÉSZÜLETEK Kiegészítő kellékek, egyéb eszközök.
KIEGÉSZÍTŐ KELLÉKEK • Gyűrű (a pár dolga) • Teremelrendezés • Dekoráció • TORTA • aprósütemények
TEREMELRENDEZÉS LEHETŐSÉGEI kerek és hosszú elrendezés vegyítése
Kerek elrendezés
Hosszú asztalos elrendezés
ÜLTETÉS • Kisebb lagzik: lehet szabadon választott • Nagy lagzik: meghatározott (jobb) • Főasztal: pár, szülők, tanúk, nem fontos ide: testvérek, nagyszülők, kiemelt vendégek (pap, vőfély) • Családok, idősek, fiatalok egy helyre • Aki egyedül: ismerősök közé • Olyanokat ne ültessünk egymás mellé, akik nem szívlelik egymást
DEKORÁCIÓ • Székszoknya • Asztali futó • Virágok, gyertyák • Ültetőkártya! • Fali, oszlopdekoráció
DEKORATŐR ELŐNYEI • Szakértői munka jobb • Fontos az elegancia, harmónia • Esküvő napján ki díszít? (nem mindegy, hogy mi/nem) • Utána mi lesz…?? (váza, mécses, dekorkő, textíliák, virágok)
SZEMPONTOK • Már az elején döntés a színvilágról, stílusról • E köré épül az esküvő • Meghívóban és mindenhol jelenjen meg • 1-3 hónappal előtte (bonyolultságtól függően) • Dekoráció és egyéb kellékek harmóniája • Max. 3 színárnyalat • Domináns szín (kedvenc, ill. csokor) • Többi díszlet e köré épül (egyéb virágok, kitűzők, ruhák stb.) • Étteremben is (torta, koktél)
AMIT DÍSZÍTENÜNK KELL • Polgári esküvő helyszíne • Templom (?) • Menyasszonyi autó • Kültéri (kapu, ajtó) • Terem (mennyezet, falak, asztalok, székek stb..)
VIRÁGOK, CSOKROK • Menyasszonyi csokor • (Dobócsokor) • Vőlegény kitűző • Tanúk kitűző • Örömapák? • koszorúslányok
II. ELŐKÉSZÜLETEK A rendezvény tervének véglegesítése, költségterv, ütemterv.
Milyen a jó ütemterv? • • • •
könnyen áttekinthető, jól érthető. minden egyes pontját szerződések garantálják. nem nagyolhatjuk el a feladatokat. ha nem gondoljuk végig előre, hogy mikor, mit kell elvégezni, akkor bizony a lebonyolítás során fogunk meglepetésekbe ütközni; • minden fontosnak tartott részlethez hozzá kell rendeljük azokat a személyeket, akik az adott részletet biztosítják, végrehajtják • név szerint meg kell nevezni mind a felelősöket, mind a végrehajtókat, így mindenki tudja, mikor mit kell csinálnia; és mi is felelőségre tudjuk vonni a hiba elkövetőjét, ha valami nem az elképzeléseink szerint sikerült; • a jó forgatókönyv egyik fontos ismérve, hogy megvalósítható.
PÉLDÁK • A menyasszony húga elviszi az arát fodrászhoz 8.00-10.00h • A menyasszony sminkelése 10.00-11.00h • A menyasszony és vőlegény fotózása a kastélyparkban 13.00-15.00h • A polgári esküvő kezdete: 16.00h • A templomi ceremónia kezdete: 17.00h…. …….
FELELŐSÖK: • A menyasszony elkészüléséért: menyasszony édesanyja és húga • A vőlegény elkészüléséért: a vőlegény tanúja és öccse • Az ifjú párt a fotózásra viszi: az örömapák • A polgári és egyházi esküvőt a pár szülei és testvérei segítségével bonyolítják le • A vendégek fogadása és jó hangulata: a vőfély és a szülők • A menyasszony átöltözésénél segítség: húga és barátnők • A kóstoló bepakolása: örömanyák
A költségterv véglegesítése: • Folyamatos az előkészületek alatt (szerződések) • Konkrét számokra váltjuk a korábbi intervallumokat. • A költségek nagy része fix költség, a létszám változása nem befolyásolja • Előre tervezett vagy nem tervezett költségek (szállás, transzfer)
A háttérben… • A jó rendezvényszervező egyben jó protokollos is, hiszen ismernie kell az illemszabályokat, különösen a köszöntés, bemutatás, vendégfogadás, ültetés, rangsorolás írott és íratlan szabályait. • Gondosan kell megszervezni a rendezvény minden egyes mozzanatát, s fontos az is, hogy a vendégek nem láthatják, mennyi munka van a program mögött. • Az első és legfontosabb szabály: mindig a háttérben dolgozik! • Munkájához szükséges a szakmai tudás, a kreativitás, a pozitív gondolkodás és a kiváló szakmai kapcsolatok. Legyen mértéktartó minden tekintetben, öltözködésében pedig egyszerű, de elegáns. Udvarias, előzékeny, határozott, művelt személyiség, ugyanakkor igazi „láthatatlan ember".
III. LEBONYOLÍTÁS
• Ebben a szakaszban kell mind a helyszínt, mind pedig a résztvevőket olyan állapotba, helyzetbe hozni, hogy a rendezvényt ténylegesen el tudjuk kezdeni. • Kezdetének időpontját, időtartamát és így befejezését is értelemszerűen a forgatókönyv tartalmazza. • A rendezvényszervező a házigazda. • Kezdetekkor ott kell legyen a helyszínen, kezében a részletes forgatókönyvvel, helyszínrajzzal és stáblistával. • Ennek megfelelően minden beérkező beszállítót fogadni kell. • Még egyszer pontosítsuk a helyszínrajz és a forgatókönyv szerint a feladataikat, a feladatok elvégzéséhez rendelkezésre álló időt
• ELLENŐRZÉS • Az ellenőrzés nem csak azt jelenti, hogy összevetjük a tényleges helyzetet a forgatókönyv adataival, hanem ha eltérést tapasztalunk (ami a legtöbb esetben késést jelent), akkor intézkednünk kell az elveszett idő behozására. • TARTALÉK IDŐ • Természetesen az egyetlen olyan pont, aminek csúszása nem megengedhető: a rendezvény kezdési időpontja.
• Érdemes figyelni olyan egyszerűnek látszó dolgokra, mint a klimatizálás, a hangerő nagysága a rendezvény egyes területein. • Ilyen esetekben azonnali, gyors intézkedés szükséges, függetlenül a forgatókönyv előírásaitól. Felügyelni, figyelni a vendégek reakcióit, hangulatát, egyes dolgokra való fogékonyságukat. • Ha kell programokat, eseményeket kihagyni, a történéseket gyorsítani vagy éppen lassítani stb.
• Sok probléma merülhet föl • Az esküvő egész hangulatát tönkre teheti • Nincs időnk újraszervezni, ezért fontos, hogy mindent előre szervezzünk meg tökéletesre • Csak ez az egy alkalom van • Életre szóló élmény • A párok általában feszültek • Az esküvő szerepe fontos
IV. UTÓMUNKÁLATOK
A bontás • Ne felejtsük el, hogy a rendezvény bontása csak az utolsó vendég eltávozása után kezdhető meg. Sőt, tovább megyünk, ha nem feltétlenül szükséges, a vendéglátók távozása előtt se kezdjünk hozzá a bontáshoz. • A területet, amelyet átvettünk, rendezni, áttekinteni, takarítani kell, és a megállapodás szerint az esetleges javításokat elvégezni (megsérült vagy eltörött bútorzat, dekoráció helyreállítása) • Ugyanebből a tekintetből nagyon fontos, hogy a helyszínt jegyzőkönyvvel adjuk át a felelős vezetőnek, az esetleges viták elhárítása érdekében. Ha rendbe hoztuk, és visszaadtuk a helyszínt, még nem fejeztük be minden feladatunkat, következnek a rendezvény utómunkálatai. • Ekkor történik az eddig kifizetetlen számlák rendezése is.
• A rendezvény után magunk között kell értékelnünk az elvégzett munkát. • Ennek elengedhetetlen előfeltétele, hogy még a rendezvény idején szondázzuk a résztvevők elégedettségét. • Igyekezzünk meggyőződni arról, hogy mennyire elégedettek a látottakkal, hallottakkal, az élménnyel, milyen volt az eltávozáskor a hangulatuk.
Rendezvény utáni feladatok • Bontás, tereprendezés, takarítás • Pénzügyi elszámolások • Utókalkuláció készítése • El nem fogyasztott étel • Videók fényképek eljuttatása a násznépnek • Ruhák kiegészítők visszajuttatása
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!
