PT PUPUK SRIWIDJAJA KANTOR PUSAT Jalan Mayor Zen Palembang - 30118 Telepon
: (0711) 712111, 712222
Website: http://www.pusri.co.id
Faksimili : (0711) 712100
SURAT KEPUTUSAN DIREKSI PT. PUPUK SRIWIDJAJA (PERSERO) NOMOR : SK/DIR/ 201 /2007 tentang PERATURAN MENGENAI PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH DAN PERJAMUAN Direksi PT Pupuk Sriwidjaja, Menimbang
: 1. Bahwa dalam menjalankan tugas mengurus Perseroan, Direksi senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas Perseroan, yang didasarkan pada prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) yang berlaku di Perusahaan. 2. Bahwa untuk kepentingan perusahaan, perlu dibangun hubungan baik dengan Stakeholders melalui pemberian dan penerimaan kepada dan dari pihak yang bekerja sama dengan perusahaan, sesuai dengan Panduan Perilaku (Code Of Conduct) Perusahaan. 3. Bahwa untuk tertib administrasi, perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Direksi.
Mengingat
: 1. Akte Notaris Soeleman Ardjasasmita, SH Nomor: 4 tanggal 3 Januari 1970, tentang pendirian PT Pupuk Sriwidjaja (Persero) yang dibuat di hadapan Soeleman Ardjasasmita, SH Notaris di Jakarta sebagaimana yang telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Akte Nomor: 20 tanggal 12 September 2005 yang dibuat di hadapan Fathiah Helmi, SH Notaris di Jakarta. 2. Surat Keputusan Menteri BUMN Nomor: KEP-76/MBU/2004 tanggal 4 Agustus 2004 dan Surat Keputusan Menteri BUMN Nomor: KEP-91/MBU/2004 tanggal 9 September 2004 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Anggota-Anggota Direksi PT Pupuk Sriwidjaja (Persero). 3. Panduan Perilaku (Code Of Conduct) PT Pupuk Sriwidjaja (Persero) Tahun 2006 dan Panduan Tata Kelola PT Pusri (Persero) Tahun 2006. Ketentuan-ketentuan Perusahaan PT Pupuk Sriwidjaja (Persero) yang berkaitan dengan Surat Keputusan ini. 1/2
MEMUTUSKAN Mencabut
: Semua ketentuan yang bertentangan dengan Surat Keputusan ini.
Menetapkan
:
PERTAMA
: ”Peraturan Mengenai Pemberian dan Penerimaan Hadiah dan Perjamuan ” sebagaimana diatur dalam Lampiran-1 Surat Keputusan ini
KEDUA
: ”Tabel Batasan Dalam Pemberian dan Penerimaan Hadiah dan Perjamuan” sebagaimana dimaksud dictum PERTAMA, diatur dalam Lampiran-2 Surat Keputusan ini.
KETIGA
:
KEEMPAT
: Hal-hal yang belum cukup diatur dalam Surat Keputusan ini, akan diatur dalam Surat Keputusan tersendiri dan apabila terdapat kekeliruan di dalamnya akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Surat Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan:
Salinan : Surat Keputusan ini disampaikan kepada: 1. Dewan Komisaris 2. Seluruh Direksi 3. Seluruh General Manajer/Kepala SPI/Sekretaris Perusahaan 4. Seluruh Manajer DITETAPKAN DI PADA TANGGAL
: Jakarta : 25 September 2007
DIREKSI
DADANG HERU KODRI DIREKTUR UTAMA
2/2
Lampiran-1: Surat Keputusan Direksi Nomor: SK/DIR/201/2007
PERATURAN MENGENAI PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH DAN PERJAMUAN
Komitmen dan Ekspektasi PT Pusri dalam hal Etika Bisnis, perilaku seluruh jajaran perusahaan serta perilaku korporasi, Hubungan Kemitraan, K3 (Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan) serta Pengawasan dan Keuangan, tertulis secara rinci dalam bukubuku peraturan perusahaan PT PUSRI, yakni "Panduan Tata Kelola (Code Of Corporate Governance)", Panduan Perilaku (Code Of Conduct) dan Manual bagi Komisaris dan Direksi (Board Manual)” Kebijakan tersebut diterapkan untuk semua aktivitas perusahaan dan sebagai dasar PT Pusri membangun dan melakukan bisnis. Salah satu kebijakan PT Pusri yang tertulis dalam Panduan Perilaku (Code of Conduct) adalah mengenai segala macam bentuk penerimaan, penawaran serta pemberian hadiah atau kenikmatan atau manfaat atau hal-hal sejenis yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Pemberian dan penerimaan hadiah tersebut terlarang bagi seluruh jajaran PT. Pusri, apabila hadiah tersebut nyata-nyata berkaitan dengan transaksi bisnis perusahaan. Namun terdapat beberapa pengecualian terhadap aturan umum di atas berkenaan dengan penerimaan hadiah, jamuan makan dan sejenisnya. Apabila misalnya hadiah tersebut nyatanyata berkaitan dengan suatu promosi yang tidak berkaitan dengan transaksi bisnis perusahaan dan/ atau dengan nilai intrinsik dalam batas kewajaran dan kepatutan. Hal yang demikian juga berlaku bagi hadiah dari sanak saudara, handai taulan para pejabat dan karyawan, yang diberikan atau yang diterima dengan maksud-maksud yang tidak ada kaitannya sama sekali dengan kepentingan PT Pusri. Dengan demikian PT Pusri merasa perlu menetapkan suatu aturan mengenai bentuk, nilai dan frekuensi suatu pemberian dan penerimaan hadiah dan perjamuan ini, dengan berpegang pada prinsip: "hanya akan memberi atau menerima hadiah dan perjamuan untuk kepentingan perusahaan yang tidak berkaitan dengan transaksi bisnis dan tidak dalam jumlah yang besar dan sering." Dan bahwa : "Melalui konsultasi dengan pihak berwenang di tingkat Pusat, Pimpinan Unit Kerja (setingkat manajer ke atas) seyogyanya menerapkan peraturan yang berlaku setempat yang mencakup aturan penerimaan dan pemberian hadiah dan perjamuan yang mencerminkan ekspektasi kebijakan ini serta kebiasaan yang ada di daerah setempat". Kebijakan PT Pusri tentang hadiah dan perjamuan ini akan menjadi acuan utama dalam setiap aktivitas yang berkaitan dengan penerimaan dan pemberian hadiah dan perjamuan untuk kepentingan bisnis perusahaan. Petunjuk-petunjuk dan peraturan-peraturan yang berlaku untuk seluruh jajaran perusahaan yang mencakup penerimaan dan pemberian hadiah-hadiah adalah sebagai berikut:
1
A. Petunjuk Umum dan Pengujian Pemberian hadiah dan perjamuan adalah suatu cara yang penting untuk membangun dan memperkuat kerja sama dengan semua pihak yang terkait dengan kegiatan bisnis PT PUSRI. Ini termasuk mitra usaha PT Pusri, khususnya pihak yang datang berkunjung dari perusahaan atau instansi lain. Meskipun demikian, hadiah dan perjamuan harus diberikan dan diterima dengan hati-hati untuk menghindari kemungkinan kesalahpahaman. Kesalahpahaman dapat timbul baik dalam hal PT. Pusri memberikan maupun menerima, contohnya hal itu dapat dianggap sebagai usaha untuk mempengaruhi pengambilan keputusan, atau meningkatkan gaya hidup pribadi dengan menyalahgunakan dana perusahaan. PT. Pusri dapat dituduh menerapkan standar ganda jika PT. Pusri memberi lebih banyak daripada nilai pemberian yang diijinkan untuk diterima oleh PT. Pusri. PT. Pusri dapat dianggap telah memiliki kewajiban untuk membalas, baik pemberian yang serupa ataupun dalam bentuk keuntungan lainnya. Risiko kesalahpahaman semakin besar jika si penerima tidak disaksikan orang lain ketika ditawari hadiah dan atau perjamuan. Dengan demikian, semua karyawan harus merasa nyaman dan yakin bahwa dalam memberi atau menerima hadiah atau perjamuan akan lulus dalam seluruh rangkaian pengujian berikut ini : (Pengujian ini harus diterapkan secara bersamaan dengan Tabel Pembatasan pada Lampiran 2 untuk menentukan apakah pemberian/penerimaan hadiah dan perjamuan dapat dilakukan). • Maksud/tujuan - apakah bertujuan untuk membangun kepentingan bisnis atau merupakan satu bentuk sopan santun? Kita tidak boleh mempengaruhi obyektivitas penerima hadiah dan perjamuan dalam membuat keputusan bisnis secara illegal, korup, atau cara-cara lain yang tidak pantas. • Nilai dan frekuensi - apakah hadiah dan perjamuan tersebut wajar nilainya dan jarang frekuensinya, atau apakah menimbulkan keuntungan pribadi yang membuat penerima merasa berhutang? • Legalitas - apakah kita yakin bahwa hadiah dan perjamuan tersebut legal dan tidak melanggar peraturan yang berlaku di perusahaan dan perundangan yang berlaku. • Kesesuaian dengan aturan di pihak penerima - apakah memberikan hadiah dan perjamuan diperbolehkan oleh instansi/ perusahaan/organisasi penerima? • Transparansi - apakah kita akan menerima atau memberikan sesuatu dengan transparan atau malu bila atasan atau teman kita, ataupun pihak lain di luar PT Pusri mengetahui tentang hadiah dan perjamuan yang diterima / diberikan? Bila jawabannya ya, berarti ada sesuatu yang salah. • Standar ganda - apakah kita menerapkan standar ganda? Kita seharusnya selalu konsisten dalam memberikan dan menerima sesuatu dengan nyaman, dalam arti bentuk, nilai dan frekuensi pemberian dan penerimaan tersebut sudah sesuai dengan aturan yang berlaku dan tidak berakibat hukum di kemudian hari. Pernyataan-pernyataan di atas mencakup penawaran hadiah dan perjamuan kepada kita atau kepada anggota keluarga terdekat kita.
2
B. Kategori Pemberian dan Penerimaan. 1. Hadiah Bentuk hadiah yang diatur dalam kebijakan ini meliputi barang-barang promosi, hadiah untuk berlibur atau perjalanan wisata, tawaran pekerjaan, bantuan dana (segala sesuatu yang diterima atau diberikan dalam bentuk uang), tiket pertunjukan hiburan atau olah raga, pinjaman tanpa bunga, potongan harga, hadiah dari undian atau hadiah kompetisi, souvenir, kado, parcel, oleh-oleh (buah tangan), voucher/ kupon, saham dan asuransi pribadi. Uang tunai atau bentuk lain yang setara dengan uang tunai seperti voucher, pinjaman dana dan saham, tidak dapat diterima sebagai suatu bentuk hadiah 2. Perjamuan Perjamuan meliputi makan pagi, makan siang dan makan malam yang diselenggarakan oleh PT Pusri atau pihak lainnya (pelanggan atau pemasok) dengan nilai dan frekuensi yang tidak berlebihan dengan pelanggan maupun pemasok yang sama.
C. Persetujuan, Nilai dan Frekuensi 1. Hadiah a. Pemberian hadiah kepada pihak ketiga harus berdasarkan persetujuan pejabat yang berwenang sesuai ketentuan otorisasi yang berlaku. b. Nilai keseluruhan bentuk hadiah ditetapkan dengan memperhatikan kedudukan seseorang (penerima) dengan maksimum sebesar Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) per orang. c. Frekuensi pemberian hadiah maksimun 2 kali per tahun untuk orang yang sama. d. Dalam hal pemberian hadiah dengan nilai di atas Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) per orang atau frekuensi pemberiannya lebih dari 2 (dua) kali per tahun untuk orang yang sama, harus memerlukan persetujuan dari Direksi dan frekuensi untuk pemberian hadiah dalam kategori ini harus sangat jarang dilakukan. e. Seluruh jajaran PT. Pusri dilarang menerima semua bentuk / jenis hadiah dari pihak ketiga yang diketahui atau patut dapat diduga mempunyai hubungan dengan jabatan atau kewenangan yang bersangkutan. f.
Dalam hal penolakan penerimaan akan menjadi penghinaan bagi pemberi, maka penerima hadiah harus melaporkan kepada direksi pembina, yang akan memutuskan apakah :
Penerima dapat menerima hadiahnya,
Hadiah akan digunakan untuk kepentingan PT. Pusri,
Dihibahkan kepada pihak ketiga untuk kepentingan sosial.
3
g. Dilarang menerima hadiah dari pihak lain dalam kedudukannya sebagai karyawan PT Pusri, termasuk hadiah yang diterima melalui keluarga atau kerabat dekat atas nama karyawan yang bersangkutan, dengan tujuan untuk tidak mengikuti pedoman ini. 2. Perjamuan Bisnis a. Perjamuan bisnis oleh PT. Pusri harus diselenggarakan berdasarkan persetujuan pejabat yang berwenang sesuai ketentuan otorisasi yang berlaku. b. Nilai perjamuan bisnis berdasarkan estimasi biaya yang wajar (effisien) dan besarnya sesuai dengan yang tercantum dalam tabel di Lampiran-2. Kewajaran besarnya nilai perjamuan memperhatikan kondisi daerah setempat. c. Frekuensi perjamuan bisnis maksimum 4 (empat) kali per tahun untuk perjamuan bisnis dengan pihak yang sama. d. Memenuhi undangan perjamuan bisnis dari pihak ketiga diperbolehkan, sepanjang tidak mengikat dan tidak menimbulkan keberpihakan yang merugikan PT. Pusri dan mitra bisnis lainnya, dengan frekuensi maksimum 4 (empat) kali per tahun.
D. Pencatatan atas seluruh bentuk pemberian dan penerimaan hadiah dan perjamuan 1. Setiap unit kerja diwajibkan untuk memiliki pencatatan tentang kegiatan yang diselenggarakan berkaitan perjamuan bisnis serta pemberian dan penerimaan hadiah. 2. Pimpinan Unit kerja diharuskan melaksanakan supervisi atas pencatatan-pencatatan tersebut diatas. 3. Dana yang dikeluarkan harus berdasarkan anggaran yang tersedia untuk keperluan tersebut.
E. Hal yang perlu untuk dilaporkan : Seluruh pencatatan yang mencakup pemberian ataupun penerimaan hadiah dan perjamuan bisnis dilaporkan oleh Unit Kerja masing-masing kepada Direksi.
4
Lampiran-2: Surat Keputusan Direksi Nomor: SK/DIR/201/2007
TABEL BATASAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH DAN PERJAMUAN
JENIS PEMBERIAN
LIMITASI NILAI PERSETUJUAN
DI JAKARTA
DI PALEMBANG & DAERAH LAINNYA
FREKUENSI
DI LUAR NEGERI
1. H A D I A H Hadiah untuk orang ketiga
Pejabat Rp.5.000.000,- per orang untuk berwenang keseluruhan bentuk hadiah. sesuai otorisasi
Maksimal 2 (dua) kali per tahun untuk orang yang sama
Hadiah dari orang ketiga
Seluruh jajaran PT. Pusri dilarang meminta hadiah kepada setiap Mitra Bisnis PT Pusri atau kepada organisasi / badan usaha yang akan bermitra bisnis dengan PT Pusri. Seluruh jajaran PT Pusri dilarang menerima semua bentuk / jenis hadiah dari pihak ketiga yang diketahui atau patut dapat diduga mempunyai hubungan dengan jabatan atau kewenangan yang bersangkutan. Dalam hal pemberian hadiah dengan nilai di atas Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) per orang atau frekuensi pemberiannya lebih dari 2 (dua) kali per tahun untuk orang yang sama, harus memerlukan persetujuan dari Direksi dan frekuensi untuk pemberian hadiah dalam kategori ini harus sangat jarang dilakukan. Dalam hal seorang karyawan PT Pusri merasa ragu-ragu untuk menolak suatu pemberian dari pihak lain, karena dikhawatirkan penolakan tersebut akan dianggap suatu penghinaan bagi pemberi, maka karyawan yang bersangkutan harus melaporkan kepada direksi pembina, yang akan memutuskan apakah :
Karyawan yang bersangkutan diperkenankan menerima hadiahnya,
Hadiah tersebut akan digunakan untuk kepentingan PT. Pusri,
Hadiah tersebut akan dihibahkan kepada pihak ketiga untuk kepentingan sosial
Dilarang menerima hadiah dari pihak lain dalam kedudukannya sebagai karyawan PT Pusri, termasuk hadiah yang diterima melalui keluarga atau kerabat dekat atas nama karyawan yang bersangkutan, dengan tujuan untuk tidak mengikuti pedoman ini.
5
JENIS PEMBERIAN
LIMITASI NILAI PERSETUJUAN
DI JAKARTA
DI PALEMBANG & DAERAH LAINNYA
DI LUAR NEGERI
FREKUENSI
2. PERJAMUAN BISNIS Rp.250.000,per orang
100 USD,per orang
Maksimal 4 (empat) kali per tahun dengan orang yang sama
Perjamuan Bisnis oleh PT. Pusri
Rp.500.000,Pejabat per orang berwenang sesuai otorisasi
Perjamuan Bisnis untuk PT. Pusri
Undangan perjamuan bisnis oleh pihak ketiga yang nilainya Maksimal 4 dipandang di luar batas kewajaran, terutama dari pihak yang (empat) kali per pernah bermitra bisnis dengan PT Pusri dan di kemudian hari tahun dimungkinkan akan diikutsertakan dalam suatu kompetisi (tender) pekerjaan oleh PT Pusri, seyogyanya dihindari agar tidak timbul keberpihakan kepada yang bersangkutan yang berakibat merugikan PT Pusri dan mitra bisnis lainnya.
6
