PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE A WELLINGTONIA KFT. RENDEZVÉNYEI

Budapesti Gazdasági Főiskola KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR GAZDASÁGDIPLOMÁCIA ÉS NEMZETKÖZI MENEDZSMENT SZAK Nappali tagozat Szakdiplomácia és Nemzetközi Menedzsment Szakirány

PROTOKOLLÁRIS RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE A WELLINGTONIA KFT. RENDEZVÉNYEI BEMUTATÁSÁVAL

Készítette: Kovács Nóra

Budapest, 2003

TARTALOMJEGYZÉK

Tartalomjegyzék....................................................................................................................3 I.

Bevezetés ..................................................................................................................5 I.1. Témaválasztás ...........................................................................................................5 I.2. A Wellingtonia Kft. bemutatása................................................................................5 I.3. A rendezvényszervezésről általában .........................................................................6 I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek ...........................8 I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége .....................................................8 I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda .............................................................................9 I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik...............................................9

II.

Protokolláris rendezvények bemutatása..................................................................12 II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján...............................12 II.1.1. Jellegük szerint .......................................................................................12 II.1.2. Funkcionális szempontok szerint............................................................12 II.1.3. Egyéb szempontok szerint ......................................................................13 II.1.4. Nemzetközi rendezvények ......................................................................14 II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak................................................................16 II.2.1. Álló alkalmak..........................................................................................16 II.2.2. Ültetéses alkalmak ..................................................................................18

III.

Protokoll alkalmazása a rendezvények során .........................................................19 III.1. Rangsorolás ....................................................................................................19 III.2. Meghívó .........................................................................................................20 III.3. Névjegyhasználat ...........................................................................................21 III.4. Öltözködés......................................................................................................22 III.4.1. Hivatalos megjelenés .............................................................................23 III.4.2. Alkalmi megjelenés................................................................................25 III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során .........................................................26

IV.

Rendezvények szervezése .......................................................................................30 IV.1. Rendezvények szervezésének menete............................................................31 IV.2. Forgatókönyv .................................................................................................32

3

IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése..........................................................34 IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése....................................................34 IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése ................................................36 IV.3.3. Az 50. Európa Nap rövid ismertetése .................................................39 V.

Rendezvények szervezésének bemutatása a Magyar Épületgépészek Napja (2002.11.22., Budapest, Hotel Inter-Continental) alapján ...........................42 V.1. A rendezvény bemutatása................................................................................42 V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és sajátosságai..............................................................................................................45 V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően..............................................52

VI.

Összegzés ................................................................................................................54

Irodalomjegyzék..................................................................................................................56 Mellékletek..........................................................................................................................57

4

I.

Bevezetés

I.1. Témaválasztás Szakdolgozatom témája a rendezvényszervezés. Azért választottam ezt a témát, és azért kerestem olyan céget szakmai gyakorlatom letöltéséhez, amely rendezvényszervezéssel foglalkozik, mert ezzel szeretnék foglalkozni az elkövetkező

éveim

során.

Úgy

gondolom,

hogy

meglehetősen

jó

szervezőképességgel vagyok megáldva, szeretek is szervezni, és ezen a területen a nyelvtudásomat is hasznosíthatom. Ezen kívül napjainkban egyre nagyobb teret tölt be a PR tevékenység, mind hazai, mind nemzetközi szinten. Ezzel egyenes arányban egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek az olyan jellegű rendezvények szervezésére, melyek az emberek közötti kapcsolatok elmélyülését, fejlődését szolgálják. A Wellingtonia Kft., ahol szakmai gyakorlatomat töltöm, nagyszabású rendezvények szervezésével foglalkozik, hazai illetve nemzetközi szinten, ezáltal én

is

betekintést

nyerhetek

ezen

rendezvények

lépésről

lépésre

való

megszervezésébe. Ezt szeretném bővebben kifejteni a szakdolgozatomban, valamit szeretnék bemutatni egy nemzetközi, illetve egy belföldi rendezvényt, mely a Wellingtonia Kft. szervezésében jött létre. I.2 A Wellingtonia Kft. bemutatása A 2001 szeptemberében alakult Wellingtonia Kft. rendezvényszervezői és fordítói tevékenységet végez. Az egyszemélyes Kft. közel húsz alvállalkozóval dolgozik, állandó alkalmazottja nincs. Az ügyvezető igazgató kimondottan csak a főszervezői feladatokkal foglalkozik: megszervezi, összefogja, és kézben tartja az alvállalkozóknak kiadott kisebb munkákat. A cégalapító a Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Főiskola Idegenforgalmi és Szálloda szakán végzett, majd a Grundfos Hungária cégnél dolgozott fordítói és tolmács munkakörben. Legtöbb alvállalkozója, valamint megbízásainak egy része is az itt

5

szerzett szakmai ismeretség által származik. A többi megbízását pályázatok útján nyerte el. A Wellingtonia elnevezést, ami a mamutfenyő angol megfelelője, a cég a közelében elhelyezkedő két mamutfenyőről kapta, melyből összesen négy darab van az egész országban. A Kft. székhelye Budakeszin van, gyönyörű környezetben. A Wellingtonia Kft. által szervezett rendezvények: -

Épületgépészek Napja (2001. november 30., Budapest, Hotel InterContinental)

-

Családi Nap (2002. május 1. Budapest, Csepeli Papírgyár Sportpálya)

-

I. Magyar Numetál Fesztivál (2002. május 31., Budapest, Almási Téri Szabadidőközpont)

-

50. Európa Nap - a magyar nemzeti kultúra bemutatása (2002 június 7-10, Keszthely)

-

Épületgépészek Napja 2002 (2002. november 22., Budapest, Hotel InterContinental)

I.3. A rendezvényszervezésről általában1 A rendezvényszervezés előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetelekkel kapcsolatos teljeskörű előkészítő, szervező, összehangoló munka, amely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást. A rendezvényszervezésnek többféle célja lehet: társadalmi, politikai, tudományos, szakmai, kulturális, sport, stb.

1

Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján

6

A rendezvények szervezését meghatározó tényezők: -

alapinformációk: időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma

-

események:

főesemény,

mellék

esemény,

kiegészítő

esemény,

protokolláris esemény -

arculat: jelmondatok, jelképek

-

résztvevők

-

közreműködők

A rendezvények közreműködői és feladatkörük: Itt külön kell választanunk a nemzetközi rendezvényeket, hiszen azok szervezése bonyolultabb. Többoldalú nemzetközi rendezvények szervezése esetén létre kell hozni albizottságokat, melyek a következők: szervezési albizottság, pénzügyi albizottság, személyi albizottság, sajtó albizottság és műszaki albizottság. Ezeket a nemzetközi rendezvények szervezésénél bővebben ismertetem, az alábbi közreműködők azonban minden rendezvény résztvevői: -

Főszervező: felelős a rendezvény teljeskörű szervezési feladataiért.

-

Protokollosok: a program szervezőjeként felelősek a zökkenőmentes lebonyolításért, személyük meghatározó, de nem állnak az események központjában. Jó kapcsolatteremtő képességgel, illetve kommunikációs képességgel

rendelkeznek,

illemtudóak,

ápoltak,

viselkedésük

rendezvény

helyszínén

regisztrálják,

kifogástalan. -

Hoszteszek,

hosztok:

ők

a

útbaigazítják a vendégeket, közreműködésükkel segítenek a programok lebonyolításában. Idegen nyelvtudással kell rendelkezniük. -

Tolmácsok: amennyiben szükség van rájuk, feladatuk kizárólag az elhangzott szöveg idegen nyelvre való fordítása. Amennyiben a fővendégnek tolmácsolásra van szüksége, úgy a tolmács a fővendég balján foglal helyet.

7

-

Testőrök: a biztonsági személyzet feladata a rendkívüli események megelőzése, illetve bekövetkeztük esetén azok kezelése. Ők felelősek a rendezvény, illetve a vendégek biztonságáért.

-

Újságírók: a sajtó képviselői tájékoztatják a közvéleményt a rendezvény eseményeiről.

I.4. A rendezvényszervezés szempontjából legfontosabb szervezetek I.4.1. Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége2 A MaReSz 1994-ben alakult meg a rendezvényszervezői szakma hazai és nemzetközi elismertetésére. A MaReSz-t 15 cég alapította, a taglétszám ma már 61-re emelkedett, és folyamatosan bővül. A taglétszám növekedése is jelzi a Szövetség fejlődését, erősödését, elismertségét. A

Szövetség

céljával

összefüggésben

törekszik

a

rendezvények

időpontjának, profiljának egyeztetésére, a rendezvénynaptár összehangolására, az egyes rendezvények médiaértékének felmérésére, az egyes rendezvények értékelésére, a rendezvényszervezői szakma etikai normáinak betartatására. Az elnökség alapvető feladatának tekinti a rendezvényszervezői szakma minden szintű elismertetését. A MaReSz tagjai fő profiljukat tekintve az alábbi tevékenységi körökbe sorolhatók: -

helyszíngazdák

-

kiállításszervezés, -kivitelezés

-

konferenciaszervezés

-

rendezvénytechnika

-

vendéglátás, party-service

-

sport- és egyéb rendezvények szervezése A Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége védnöke a Compexpo

kiadásában megjelent „Rendezvényszervezői Kézikönyv”-nek, valamint a www.maresz.hu (Magyar Rendezvényszervezők Szövetsége honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember 12 2

8

nagysikerű R2 Rendezvények Rendezvényének. Valamint 2002. januárjától a Magyar Kongresszusi Irodával együttműködve évente rendezik meg az R3 Rendezvények Rendezvénye + Randevú Workshop és Kiállítást. I.4.2. Magyar Kongresszusi Iroda3 A Magyar Kongresszusi Iroda 1990-ben alakult, és 2000. január 1. óta a Magyar Turizmus Rt. szervezeti egységeként működik. Non-profit szervezetként az a fő célja és feladata, hogy Magyarországon minél több nemzetközi ülést, konferenciát, kongresszust tartsanak, és ehhez használja fel a marketing és a PR minden

lehetséges

eszközét.

Célja

továbbá,

hogy

összehangolja

a

rendezvényszervezők munkáját, és technikájukat egyesítse. Tevékenységi

körébe

tartozik

az

adatgyűjtés-

és

szolgáltatás,

információszerzés- és továbbítás, kiadványok összeállítása és publikálása, nemzetközi szervezetek munkájában való részvétel, segítségnyújtás pályázatok elkészítéséhez, ötletek közvetítése. Tehát fontos tervező, piackutató, koordináló, érdekképviseleti és információs tevékenységet lát el. A Magyar Kongresszusi Iroda az alábbi nemzetközi szervezetek tagja: -

IACVB (Kongresszusi Irodák Nemzetközi Szövetsége)

-

ICCA (Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége)

-

SITE (Incentive Turizmus Nemzetközi Szövetsége)

-

UIA (Nemzetközi Szervezetek Szövetsége)

I.5. A legfontosabb budapesti helyszínek és kapacitásaik Magyarországon a legfontosabb rendezvényeket Budapesten rendezik meg. Íme a legnagyobb befogadóképességgel bíró budapesti helyszínek (a befogadóképesség körasztalos ültetéses elrendezésben értendő):

3

www.hcb.hu (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember 12

9

SAP rendezvénycsarnok4: 1500 fő ültetve. Az 1999. december 15-én leégett Budapest Sportcsarnok, a kétezres év első harmadára már lekötött eseményeknek adott volna otthont. Ezért kellett gyorsan cselekedni, hogy egy áthidaló megoldást találjanak egy új csarnok építésére. Így jött létre az SAP Rendezvénycsarnok, mely 2000. szeptember 1-én nyitotta meg kapuit. Az épület főleg kiállítások, vásárok, sportrendezvények és koncertek szervezésére alkalmas. Az árát tekintve (3000000 Ft + ÁFA / nap), az alapterületéhez képest (48000 m2), az olcsó kategóriába sorolható. A többnapos vásárok időpontját minimum egy évvel a rendezvény előtt le kell foglalni, de egynapos rendezvényeknél egy hónap is elegendő. Hotel Inter-Continental 520 fő ültetve. A legnagyobb bálteremmel rendelkezik a

budapesti

szállodák között (777 m2). Leginkább bálok, konferenciák és kiállítások megrendezésére szokták kibérelni báltermeit, valamint panoráma szobáit. Hatalmas báltermét három részre lehet felosztani, melyek külön-külön is bérelhetőek, ezen kívül öt panoráma szobával rendelkezik, melyekből gyönyörű a kilátás a Dunára. Két-három hónappal a rendezvény előtt le kell foglalni a bérelni kívánt helységeket. A drága kategóriába sorolható (közel 5000000 Ft/nap büfémenüvel). Hungexpo A pavilon 500 fő ültetve. A legnagyobb alapterületű hely Budapesten (bruttó 195028 m2). Főleg vásárokat és kiállításokat rendeznek. Egy évre szóló vásárnaptárt adnak ki, tehát többnapos rendezvény esetén minimum egy évvel előbb le kell foglalni az időpontot. Egynapos rendezvény esetében ez az idő minimum 3 hónap. Bérleti díját tekintve a közepes árkategóriába sorolható.

4

www.sap.hu (SAP Rendezvénycsarnok honlapja) alapján, letöltés dátuma: 2002. szeptember 12

10

Budapest Kongresszusi Központ 400 fő ültetve. Főleg kongresszusok, konferenciák rendezésére alkalmas. A nagyterme 1200 m2 + színpad (150 m2). Bérleti díja konferencia esetében 1400000 Ft + ÁFA / nap, mely magában foglalja a teremrendezést, a technikát, 12 öltözőt, egy fő biztonsági őrt és a takarítást. Ezek alapján az olcsó árkategóriába sorolható. Az időpontot kb. fél évvel a rendezvény előtt le kell foglalni, ha fix időpontunk van. Pesti Vigadó 300 fő ültetve. Hangversenyterme a legnagyobb, 600 m2, mely előadásra van berendezve. Bérleti díja is attól függ, hogy át kell-e rendezni a termet. Amennyiben nem kell, úgy 550000 Ft + ÁFA / nap, átrendezés esetében (bankett elrendezés) 1200000 Ft + ÁFA / nap, ebben az esetben a 3 folyosó is beletartozik az árba. Ezek alapján a közepes árkategóriába sorolható. A lefoglalás időpontját tekintve a Pesti Vigadó a legrugalmasabb. Ha van szabad helyük, elég akár egy héttel a rendezvény előtt lefoglalni, de ha 3 hónappal előbb lefoglaljuk, biztos, hogy lesz időpont.

11

II.

Protokolláris rendezvények bemutatása

II.1. Rendezvények csoportosítása többféle szempont alapján A protokolláris rendezvényeket a következő szempontok

szerint

különböztethetjük meg egymástól: II.1.1. Jellegük szerint5 -

Társadalmi rendezvények: felvonulások, közgyűlések

-

Tudományos rendezvények: konferenciák, kongresszusok

-

Politikai rendezvények: felvonulások, közgyűlések

-

Művészeti

rendezvények:

előadások,

koncertek,

fesztiválok,

hangversenyek -

Egyházi rendezvények: körmenetek, felvonulások, avatási ünnepségek

-

Gazdasági, kereskedelmi rendezvények: árbemutatók, kiállítások, vásárok

-

Sportrendezvények: versenyek, bemutatók, EB, VB

-

Közművelődési rendezvények: fesztiválok, községi programok (pl.: búcsú)

-

Társasági

rendezvények:

cégek

PR

tevékenységével

összefüggő

rendezvények, üzemlátogatások -

Komplex rendezvények: melyekre több kategória is igaz

II.1.2. Funkcionális szempontok szerint6 -

kongresszus

-

konferencia

-

koncert

-

színászi előadás

5

Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági Akadémia, 2001) alapján

12

-

vásár

-

verseny

-

kiállítás

-

szabadidős rendezvény

-

látványfelvonulás, demonstráció

-

sportesemény

-

többfunkciós rendezvény

II.1.3. Egyéb szempontok szerint

-

Volumenét nemzetközi

tekintve:

világrendezvények,

rendezvények,

országos

európai

rendezvények,

rendezvények,

regionális

rendezvények, megyei rendezvények, kisebb tájegységi rendezvények (kistérségi, városi, fővárosi, kerületi), kisebb közösségi rendezvények (határon belüli, 50 ezer főnél kisebb számú lakosságot érintő rendezvény) -

Az érintettek társadalmi élete szerint: tervezett vagy spontán

-

A szervezők jártassága szerint: amatőr vagy hivatásos

-

Tartalom szerint: hivatalos vagy társadalmi

-

Gazdasági célja szerint: nyereségorientált vagy non-profit

-

Helyszín szerint: zárt téri, szabad téri vagy több helyszínen játszódó

-

Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált (meg kell pályázni a rendezvény szervezésének jogát), adaptált (már bevezetett rendezvények), innovált (amelyet még sehol nem rendeztek meg), konvencionális (továbbfejlesztett rendezvények)

6

Protokoll Kézikönyv – Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján

13

II.1.4. Nemzetközi rendezvények7 A nemzetközi rendezvényeket is több szempont alapján csoportosíthatjuk: Résztvevő országok száma szerint: -

Kétoldalú/delegációs rendezvények

-

Többoldalú/multilaterális rendezvények

Látogatások minősége szerint: -

Hivatalos (ceremoniális): amennyiben hivatalos államfői és kormányfői látogatásról van szó, a program ceremoniális rendezvényeket tartalmaz: ünnepélyes fogadtatás, koszorúzás, díszvacsora/díszebéd.

-

nem hivatalos (ceremónia mentes): nem tartalmaz ceremoniális elemeket. Ebben az esetben a szervezés csak a vezetők találkozására terjed ki.

Látogatások fajtái szerint: -

munkalátogatás (ebben az esetben nincs hivatalos fogadtatás)

-

miniszteri látogatás (államfővel vagy államfő nélkül)

-

diplomáciai magánlátogatás (a fogadó ország nagykövetségét előre kell tájékoztatni a látogatásról, a látogatás feltételeit a nagykövetség intézi)

Jellegük szerint: -

Előadás jelegű rendezvény: a megnyitót hozzászólások követik, és végül zárszóval fejeződik be.

-

Vitakör jellegű rendezvény: a megnyitót, és a hozzászólásokat vitakör ülések követik, a végén zárszóval fejeződik be.

7

Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadása, valamint a Protokoll kézikönyv (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján

14

-

Munkaterv jellegű rendezvény: plenáris üléssel kezdődik, melyet szekcióülések követnek, ahol egyes témákat külön-külön részletesen kifejtenek, átbeszélnek. Ezt ismét plenáris ülés követi, majd újabb szekcióülések

következnek,

ahol

elkészítik

a

jegyzőkönyvet.

A

jegyzőkönyv elfogadása után, záró plenáris üléssel fejeződik be. Nemzetközi rendezvények a következők lehetnek: -

Kongresszus: több témájú tárgyalássorozat 100-800 fő részvételével. Lehet egy-, két- vagy többnapos rendezvény, plenáris és szekciós ülések váltakozásával.

-

Konferencia: egy témájú összejövetel kb. 100 fő részvételével. Egy konferencia lehet tudományos, politikai vagy szakmai, de jellegét tekintve lehet sport-, kulturális vagy szociális jellegű is.

-

Vándorgyűlés:

ismétlődő

időpontban

végrehajtott

multilaterális

rendezvény, melyet egy, két vagy háromévente rendeznek meg más és más helyszínen. -

Közgyűlés: többnyire szervezeti szabályzat alapján hívják össze. Létszáma lehet 10-20 főtől kezdve, akár 1000 fő is. Lebonyolítására mindig forgatókönyv alapján kerül sor.

-

Ankét: olyan 50-100 fős, nyilvános értekezlet, melynek előadói és vitavezetői vannak.

-

Szimpózium: körülhatárolt szakmai témát vitató értekezlet, 30 vagy kevesebb fő részvételével.

-

Vitaülés: szűk körű, előadás nélküli vita

-

Kerekasztal beszélgetés: azonos szakmai felkészültséggel rendelkező szakemberek (maximum tíz fő) részvételével zajló, egy-két órán át tartó, egy adott témát felölelő beszélgetés. A résztvevők egyenrangú partnerekként tekintendők. A kerekasztal beszélgetés során a tízperces bevezetőt ötperces hozzászólások követik.

15

-

Munkabizottsági értekezlet: 10-15 fős értekezlet a közös vélemény kialakítása érdekében, a döntéselőkészítés segítéséhez.

II.2. Protokolláris vendéglátási alkalmak8 II.2.1. Álló alkalmak Fogadás Az állóalkalmak legünnepélyesebb formája. A fogadásokat általában este, késő délután rendezik, időtartamuk másfél-két óra. A meghívás nem kötelez a részvételre, de távol maradás esetén illik lemondani, illetve kimenteni magát a meghívott személynek. Az alkalom ünnepélyessége az időponttól függ, ez alapján a napközbeni fogadások félünnepélyes, míg az este rendezettek ünnepélyes alkalomnak minősülnek. Az öltözködés is ez alapján történik. Néhány perc késés megengedett, de 15-20 percnél többet nem illik késni. Az italkínálat a töményitalokkal kezdődik, tartalmaz legalább kétféle bort, esetleg sört, a végén kávéval zárul. Fontosabb alkalmakkor pezsgőt is felszolgálnak. Az ételeket általában a terem közepén elhelyezett asztalokra készítik elő, ahol a hidegtálaktól kezdve a speciális melegételeken keresztül, a desszertig minden megtalálható, ám fontos, hogy olyan ételek szerepeljenek az ételkínálatban, melyeket könnyen lehet állva fogyasztani. Székeket nem helyeznek a helyiségbe, asztalokat is csak a hamutartóknak és a szennyes evőeszközöknek. Koktélparti A fogadás szerényebb formája, az egyik legkötetlenebb vendéglátási alkalom. Neve az amerikai cocktail fantázianevű italkeverékből származik, mely olyan népszerű volt, hogy nem csak a rendezvény vette át a nevét, hanem a hasonló eljárással készülő italkeverékek gyűjtőneveként is elterjedt. Az öltözködés viszonylag kötetlen, a hivatalos megjelenésétől a félünnepélyesen

16

keresztül az ünnepélyesig terjedhet. Nevével ellentmondásban, italkínálata szerényebb, mint a fogadásé. A röviditalok közül általában csak a hazai specialitásokat kínálják, rendszerint kétféle bor van és üdítőitalok (koktélokat nem kínálnak). Az ételválaszték egyszerű, a felállított asztalok helyett, pincérek viszik körbe és kínálják az apró szendvicseket, pálcikára szúrt falatkákat. Időtartama másfél-két óra, időpontja általában kora délelőttre illetve késő délutánra tehető. Garden-parti Kerti társasági összejövetel. A név csak a helyet jellemzi, az alkalom maga lehet fogadás is és koktélparti is. A lényege az, hogy szabadban rendezendő, de mindig olyan helyre kell megszervezni, ahol lehetőség van fedett helyre menni, ha az időjárás ezt megköveteli. A szokások az alkalom jellegétől függően megegyeznek a fogadáséval, illetve a koktélpartiéval. Buffet-dinner Az álló és az ültetéses alkalom keveréke. Olyan összejövetel, ahol a meghívottakat büfékínálattal várják vacsorára. Az ültetéses vacsorát helyettesíti, kötetlenebb körülmények között. A meghívottaknak nincs kötött helyük, általában csak étkezni ülnek le, az italokat állva fogyasztják. Az étel és italkínálat megegyezik a fogadás során kínált étel és italkínálattal, azzal a különbséggel, hogy több meleg étel közül lehet választani. Időpontja a kora esti órákra tehető, időtartama másfél-két óra. A vendégeknek nem illik elmenni, amíg a fővendég nem távozik.

8

Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991) című könyve alapján

17

II.2.2. Ültetéses alkalmak Díszétkezés Lehet ebéd, illetve vacsora. Jellege ünnepélyes, megjelenés ennek megfelelő öltözetben. Érkezésnél a pontosság elvárás, csupán egy-két perc késés a megengedett. Időtartama általában két óra. Az eseményt különteremben tartják. Az ünnepélyes protokolláris vendéglátás szabályai érvényesek: ültetésrend, ültetőtabló, ültetőkártya, díszes menükártya, asztaldísz, pohárköszöntő. Az ültetésrendet a protokollos elkészíti, és a vendégek számára jól látható helyen az elhelyezi az ültetőtablót, melyen tisztán látszik, hogy ki hol ül. Az ültetőkártya a teríték mellé kerül. A menü előre meg van rendelve, és több fogásból áll, az italválasztékok között pedig többféle bort, pezsgőt, esetleg sört és rövid italt is találhatunk. A vendégeknek nem illik addig távoznia, amíg a díszvendég jelen van. Munkaebéd, munkavacsora Általában étteremben rendezett kislétszámú étkezés. Protokolláris ültetési rend nincs, a megjelenést általában a hivatalos öltözet jellemzi, hiszen ezek az alkalmak rendszerint munka közben (ebédidőben), vagy munka után a kora esti órákban történnek. Időtartama egy-két óra. Villásreggeli Jellege szerint a munkaebéd és a díszétkezés közé sorolható, időpontja azonban délelőtt 10-11 órára esik.

Tartamát tekintve körülbelül egy óra. A

megjelenés jellege hivatalos illetve félünnepélyes. A menün hidegtálak szerepelnek, esetleg meleg falatkák, az italválaszték a borra és a sörre korlátozódik.

18

III.

Protokoll alkalmazása a rendezvények során 9

A protokoll a rendezvényszervezés és rendezvényeken való részvétel tekintetében

a

hivatalos

érintkezésekre,

rendezvényekre,

meghívásokra,

megbeszélésekre vonatkozó íratlan szabályok, illetve az érvényben lévő szokások összességét jelenti. III.1. Rangsorolás A hivatalos rangsorolást a protokolláris, ünnepélyes rendezvények során, illetve hivatalos tárgyalások során használjuk, abból a célból, hogy meg tudjuk határozni az államférfiak, diplomaták, a magas szintű küldöttségek, illetve a társadalom által kiváltságosan megkülönböztetett személyek egymást követésének rendjét. A rangsorolás első számú szempontja a betöltött pozíció, rang. Amennyiben ez alapján nem tudunk dönteni, mert azonos rangú felek között kell rangsort felállítani, a következő szabályok érvényesek: -

Egyenrangú delegációk esetében: a konferencia nyelvének ábécé sorrendje a mérvadó

-

Külföldi és hazai egyenrangúság esetében: hazai terepen a külföldié az elsőbbség

-

Azonos nemű egyenrangú személyek esetében: a kor a mérvadó

-

Azonos korú, különböző nemű egyenrangúság esetében: a hölgyeké az elsőbbség A hivatalos személyeknek, közjogi méltóságoknak állandó rangsora van

hazai viszonylatban, mely Magyarországon a Miniszterelnöki Hivatal és a Külügyminisztérium által kiadott protokoll-lista alapján lett létrehozva. 9

részben Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991), valamint Protokoll Kézikönyv – Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján

19

Delegációk esetében megkönnyíti a rangsorolást, ha a külföldi partner elküldi saját delegációjának rangsorát, hiszen lehet, hogy a fogadó országban nincsenek olyan rangok, mint a küldő országban. Hazáját különleges megbízatással képviselő diplomata rangja, a megbízó rangjával azonos. Célszerű a két ország között kölcsönösen egyeztetett rangsort felállítani. A rangsort nem a rendezvényszervező állítja fel, hanem azt a résztvevők listájával együtt kézhez kapja. Amennyiben olyan protokolláris rendezvényről van szó, ahol a rangsorolt személyek kísérőt hoznak magukkal, úgy a kísérő a meghívott személy rangjának megfelelően rangsorol. Ilyen rendezvények során az ültetésrend a rangsor alapján készül. Az ültetésrendre nem szeretnék bővebben kitérni, hiszen alapja a rangsorolás, és leginkább csak ábrákkal lehet jól illusztrálni. III.2. Meghívó A protokolláris rendezvényekre való meghívás mindig írásban történik. Telefonon legfeljebb a visszajelzés elmulasztása esetében lehet érdeklődni afelől, hogy a meghívott részt kíván-e venni a rendezvényen, vagy sem. Személyes megállapodás esetében is szükséges meghívót küldeni. A meghívónak valamilyen módon tükröznie kell a rendezvény arculatát is. A meghívónak mindenképpen tartalmaznia kell: -

a meghívó nevét és hivatalos rangját

-

a meghívott nevét (néhány nagylétszámú rendezvény esetében csak a borítékon szerepel a meghívott neve és a meghívón szereplő megszólítás általános, nem pedig névre szóló)

-

a meghívás tényét (a meghívási formula mindig első szám harmadik személyben áll)

-

a rendezvény pontos helyét és időpontját (a meghívott személynek minimum két héttel a rendezvény előtt kézhez kell kapnia a meghívót)

-

a részvételi díjat (amennyiben van ilyen)

-

a meghívás alkalmát

-

a rendezvény jellegét

20

-

az öltözetre vonatkozó elvárásokat

-

visszajelzésre való felkérést, és erre alkalmas elérhetőséget

-

a rendezvény szponzorait (amennyiben vannak)

Ezen kívül a meghívó tartalmazhatja: -

amennyiben cég a meghívó, a cég rövid ismertetését

-

a rendezvény rövid leírását

-

a helyszín rövid ismertetését

-

a menüt

-

a konkrét programokat

III.3. Névjegyhasználat Rendezvényekkel kapcsolatban két esetben használjuk névjegykártyáinkat. Először akkor, amikor megérkezünk a rendezvényre, melyre hivatalosak vagyunk, ilyenkor belépéskor átadjuk a névjegykártyánkat, a könnyebb regisztráció érdekében. Egy másik eset, amikor megismerkedünk valakivel a rendezvény során. Ilyenkor teljesen mindegy, hogy ki adja át először a névjegykártyáját, ám aki átveszi, annak illik elolvasnia ott helyben, és átadni a sajátját. A hivatalos névjegy tartalmazza tulajdonosának: -

teljes nevét

-

pontos beosztását

-

elérhetőségét ( cég címe, telefonszáma, faxszáma, mobil telefonszáma)

-

a cég nevét, és emblémáját A magán névjegykártyán a tulajdonos nevét, lakáscímét, telefonos

elérhetőségét, esetleg végzettségét szokás feltüntetni, de a beosztást, és a munkahelyet nem szükséges.

21

Amennyiben valamilyen különleges alkalomból névjegyet küldünk, azon fel kell tüntetni ennek okát. Ezt a francia etikettből származó kisbetűs rövidítésekkel tesszük, melyeket a névjegy bal alsó sarkába ceruzával írunk. Névjegyeken használatos rövidítések: -

a.c. (avec compriment): üdvözlettel

-

p.c. (pour condoléances): részvétnyilvánítás

-

p.f. (pour féliciter): szerencsekívánat

-

p.f.c. (pour faire connaissance): bemutatkozás

-

p.f.f.n. (pour féliciter fête nationale): szerencsekívánat nemzeti ünnep alkalmából

-

p.f.n.a. (pour féliciter nouvelle année): szerencsekívánat újév alkalmából

-

p.p. (pour présenter): bemutatás

-

p.p.c. (pour prendre congé): búcsúzás

-

p.r. (pour remercier): köszönetnyilvánítás

III.4. Öltözködés A viselkedéstechnikai elemek passzívái azok az elemek, melyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik ismereteink színvonalát, azaz semmit nem kell verbálisan mondanunk vagy manuálisan tennünk ahhoz, hogy mások megítélhessék, tudunk-e viselkedni. A megjelenés is ide tartozik. A megjelenés alapja az öltözködés, ami nem más, mint: -

az ápoltság

-

ruháink színének, anyagának, szabásának jellemzői

-

ruhadarabok száma, és divatossága

-

öltözékünk tartozékai

-

az ékszerviselet

-

smink, illatszerek, kozmetikumok alkalmazása

-

testi higénia; fogak, körmök rendszeres kezelése

-

és mindezek összhatása.

22

Az ápolt, tiszta külső bizalmat ébreszt az üzleti partnerben. Az illem megköveteli a kifogástalan öltözetet, ami az alkalomhoz illő megjelenést jelenti. Alkalomhoz illően öltözködik valaki, aki meg tudja találni a fokozatosságot a munkahelyi viselettől az estélyi megjelenésig a ruházkodás, a smink, és az ékszerviselet tekintetében. Elegánsnak az egyéni jó ízlést tükröző, esztétikus megjelenés minősül. A rendezvényeken való megjelenés a rendezvény jellegétől függ. Az informális, vagy a napközben rendezett félünnepélyes alkalmakkor megengedett a hivatalos megjelenés, ám az ünnepélyes jellegű rendezvényeken kötelező az alkalmi öltözet. III.4.1 Hivatalos megjelenés Hivatalos megjelenésünkkel tükrözzük egyrészt a munkatársak, látogatók, vendégek iránti megbecsülést, másrészt az embernek magával és másokkal szembeni igényességét. A hivatalos öltözet stílusában és színeiben, valamint a divat követésének mértékében jelzi, hogy egy intézmény milyen értékeket képvisel az üzleti és a társadalmi életben. A hivatalos megjelenés néhol nemcsak kívánatos, hanem kötelezően előírt is. Nők hivatalos öltözete A nőknek több lehetőségük van az öltözködés terén, mint a férfiaknak, ezért a hölgyeknek mindig meg kell tartaniuk az egyensúlyt a hivatásuk és a nőiességük között, szemelőtt tartva az alkati adottságaikat, a színharmóniát, az egyéniség kifejezését, és az alkalomhoz való igazodást. A hölgyek hivatalos öltözéke a következőképp alakulhat: -

klasszikus stílusú kosztüm (szoknya minimum térdközépig érő) színben hozzá illő blúzzal, vagy

-

szoknya hozzáillő blúzzal,

23

-

egybeszabott ruha,

-

nadrágkosztüm (van, aki szerint mindenhol elfogadott, de van, aki szerint csak ott indokolt, ahol az intenzívebb mozgás a szakma, vagy a végezendő feladat velejárója.)

Amire oda kell figyelni: -

Az illat legyen visszafogott, ne legyen túl feltűnő.

-

A ruha mérete mindig legyen megfelelő.

-

A kiegészítők feldobják az öltözéket: mellény, sál, top, kalap, ékszerek, divatkiegészítők.

-

Az ékszerezés legyen visszafogott, ízléses, nőies. Maximum három gyűrű megengedett a két kézen, egy nyaklánc, hozzá illő fülbevalóval, egy karkötő.

-

A cipő legyen félmagas- vagy magassarkú és mindig passzoljon a táskához színében és anyagában.

-

Harisnya viselete mindig kötelező.

-

Nem megengedett a fehérneműt látni engedő ruhanemű, a miniszoknya, és a sportos viselet.

Férfiak hivatalos öltözete: A férfiak öltözködésénél is elengedhetetlen szempont az alkati adottságok figyelembevétele, a megfelelő méret kiválasztása, és a színharmónia. A férfiak hivatalos öltözéke a következő: -

Öltöny, mely lehet a világos színűtől a sötétig bármilyen, de semmiképp sem fekete.

-

Vagy eltérő színű nadrág és zakó, melyeknek mindenképpen összhangban kell lenniük.

-

Az ing lehet fehér vagy pasztellszínű, esetleg ízlésesen mintás, hozzáillő nyakkendővel. (Mintás inghez, az egyszínű nyakkendő passzol.)

24

Amire oda kell figyelni: -

A cipő színe egyezzen meg az öv színével és harmonizájon a többi ruhadarabbal.

-

A zokni színének is harmóniában kell lennie a többi ruhadarabbal.

-

Az ékszerezés legyen visszafogott. Két gyűrűn (egy jegygyűrű, és egy pecsétgyűrű), és egy órán kívül más ékszer nem viselhető.

-

Nem megengedett a farmer, a pulóver, a garbó, a nadrágon kívül hordott ing, a sportos megjelenés.

III.4.2 Alkalmi megjelenés A protokolláris alkalmakon való megjelenés, a rendezvény jellegétől függően három csoportba sorolható: informális, félünnepélyes, és ünnepélyes. Informális öltözet Ha a meghívón az öltözettel kapcsolatban az „informal ”, vagy a „tenue de ville” kifejezés olvasható, a hölgyek számára hivatalos öltözetet, kiskosztümöt, kosztümöt, kétrészes ruhát jelent. A vállnak minden esetben fedettnek kell lennie. A férfiaknál az informális öltözet megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az évszakhoz igazodó színben. Félünnepélyes öltözet A félünnepélyes öltözetet megkívánó rendezvények általában a napközben, illetve a kora esti órákban rendezett protokolláris alkalmak. Ez a fajta öltözet a férfiaknál sötét árnyalatú öltönyt jelent fehér inggel, szolid nyakkendővel és sötétbarna vagy fekete cipővel. A hölgyek esetében a napközbeni rendezvényeken ez megegyezik a hivatalos megjelenéssel, az esti alkalmakkor azonban a kisestélyi a megfelelő viselet.

25

Ünnepélyes öltözet Ha a meghívón nincs külön feltűntetve a Black Tie vagy a White Tie megnevezés, akkor az ünnepélyes öltözet a férfiaknál a fekete öltönyt, fehér inget, szürke vagy sötét mintás nyakkendőt, és a fekete cipőt jelenti. A nőknél napközben kosztümöt este nagyestélyit értünk ez alatt. Amennyiben ez nincs külön feltüntetve a meghívón, este hat óra előtt nem elfogadott a White Tie megjelenés. Az ünnepélyes megjelenést ezen felül két csoportba soroljuk: Black Tie (fekete csokornyakkendő) -

Férfiaknak: szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete cipő, fekete kalap (nem kötelező)

-

Nőknek: kisestélyi (pasztellszínű hosszú ruha) vagy hosszú ruha, selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál

White Tie (fehér csokornyakkendő) – a legünnepélyesebb öltözet -

Férfiaknak: frakk, fehér mellény, fehér ing, fehér csokornyakkendő, fekete cipő, cilinder és fehér kesztyű (ez utóbbi kettő nem kötelező)

-

Nőknek: nagyestélyi vagy báli ruha (élénk színű, bokáig érő, ujj nélküli, mélyen dekoltált, nehéz anyagú ruha), selyemharisnya, a ruhához illő selyemszerű körömcipő vagy estélyi szandál, hosszú kesztyű (előírás szerint fehér, de nem kötelező)

III.5. Illem, viselkedés a rendezvények során Ismerkedés, társalgás Ha egy rendezvényen ismerőst fedezünk fel, akkor könnyebb helyzetben vagyunk, mert üdvözlése után ő bemutat minket a társaságában lévő embereknek.

26

Abban az esetben, ha nincsenek ismerőseink teljesen elfogadott, ha egy velünk hasonló helyzetben lévő személyhez, vagy akár egy csoporthoz odamegyünk, bemutatkozunk és beszélgetést kezdeményezünk, hiszen mindannyian egy társasághoz tartozunk, így ebben semmi kivetnivaló nincs. Amennyiben ültetéses alkalomról van szó, mindig a mellettünk levő, és a velünk szemben ülő személyekkel beszélgetünk. Egymáson keresztül, vagy egymás háta mögött nem illik beszélgetést kezdeményezni. A társalgás során két fontos íratlan szabályt kell betartanunk. Az első a tiszta, világos, kulturált, jól érthető kommunikáció, a másik pedig a tabu témák kerülése. Tabu témák: -

egészségi állapot

-

pénzügyi helyzet

-

családi ügyek

-

magánéleti problémák

Dohányzás Nem kétséges a dohányzás lehetősége amennyiben a dohányzást tiltó jelzés fel van tüntetve a teremben. Ha nincs ilyen jelzés, akkor is vannak olyan szituációk, amikor nem illik dohányozni. Ezek a következők: -

bemutatkozás

-

folyosón

-

terembe való belépés

-

terem elhagyása

-

étkezés közben

-

tánc közben Állófogadásokon általában kötetlen a dohányzás, ilyenkor illik a

hamutartó közelében tartózkodni, és égő cigarettával az asztalt elkerülni. Ültetéses

27

alkalmakkor az étkezés közben nem gyújtunk rá, és étkezés után is csak akkor, ha a házigazda erre jelt ad, akár szóban, akár azzal, hogy rágyújt. Bizonyos rendezvényeken csak a dohányzásra kijelölt teremben lehet rágyújtani. Amennyiben rágyújtunk, illik megkérdezni, hogy nem bánják-e ezt a körülöttünk levő személyek, illetve illik őket is megkínálni. A tűzadásra az a szabály vonatkozik, hogy egy gyufával maximum két embernek adunk tüzet, illetve, ha öngyújtót használunk, akkor mindenkinek külön meg kell gyújtani a lángot. A cigarettával megkínált személy tűzadással viszonozza a szívességet. Étkezés Álló alkalmakkor a tányérunkra szedünk az asztalokon elhelyezett ételekből, és azt evőeszközzel, vagy az étel jellegétől függően kézzel, elfogyasztjuk. Szendvicsekhez, apró, pálcikákra szúrt falatkákhoz, főtt virslihez, pogácsához, száraz süteményhez, lángoshoz és egyes gyümölcsökhöz nem használunk evőeszközt, minden egyéb más ételhez igen. A tányérunkra nem illik túl sok ételt halmozni, csak annyit tegyünk rá, amennyi biztos, hogy nem okoz kellemetlenségeket (pl.: leesik a tányérról), legfeljebb miután megettük, újra szedhetünk. Ültetéses alkalmakkor a teríték árulkodik az étkezés jellegéről. Ünnepélyesebb teríték esetében többféle pohár és evőeszköz van kitéve az asztalra, ez jelzi, hogy több fogás lesz. Egy ilyen menüben szerepelhet hideg előétel, leves, meleg előétel, főétel, sajtok, desszert, gyümölcs és a végén kávé. Az aperitif elfogyasztása után az ölünkbe fektetjük a szalvétát, és a megfelelő evőeszközzel elfogyasztjuk az elénk tett ételt. A pincér mindig új tányért hoz a következő fogásokhoz, és újabb pohárba tölti a fogáshoz illő italt. Az asztalnál nem illik dohányozni, és a fogpiszkáló használata, még kéz mögé rejtve is kerülendő.

28

Italfogyasztás Az italfogyasztás első számú szabálya a mértékletesség. Nem illik társaságban túl sokat inni, mert berúghatunk és ezáltal magunkat, esetleg kísérőnket kellemetlen helyzetbe hozhatjuk. Étkezés előtt először a házigazda emeli meg a poharát (esetleg pohárköszöntő után, melyet koccintás követ), és csak azután a többi vendég. Pohárköszöntőt először mindig a házigazda mond, őt követi a fővendég, majd utánuk bárki más is mondhat kedve szerint. Ha valamelyik meghívott személy tiszteletére mondanak pohárköszöntőt, azt illik viszonozni. A pohárköszöntőt mondó személy feláll, köszönti a jelenlevőket, megnevezi az alkalmat, amire poharát emeli, elmondja jókívánságait, majd

koccintás

(poháremelés) következik. Koccintani csak azokkal szokás, akik kartávolságban elérhetőek, a többiek felé jelképesen megemeljük poharunkat. Koccintás közben illik a partner szemébe nézni.

29

IV.

Rendezvények szervezése

A rendezvények szervezését meghatározó tényezők:10 -

alapinformációk (időpont, időtartam, helyszín, résztvevők száma, várható látogatók száma)

-

események (főesemény, mellékesemény, kiegészítő esemény, protokolláris esemény)

-

arculat (jelmondatok, jelképek)

-

résztvevők (előadok, küldöttek, műsoros szereplők)

-

közreműködők (szervezők)

-

Egyéb meghívottak (látogatók, VIP vendégek, sajtó)

A rendezvény három fő pontja: Időpont Fontos, hogy egy rendezvény időpontjának kitűzése előtt tájékozódjunk más nagyszabású rendezvények időpontjáról. Nem lenne szerencsés, ha a rendezvényünk egy időpontban lenne egy másik nagy rendezvénnyel, mert így kevesebb

látogatóra, vendégre számíthatunk. Mindennek utána tudunk nézni

egyes Rendezvénynaptárakban (pl.: Hungexpo) vagy az MTI-n keresztül. A minisztériumok szakmai rendezvényeiről is tudnunk kell. Ezen kívül figyelembe kell venni az ünnepeket, és azt, hogy legyen elég idő a szervezésre. Helyszín Fel kell mérni a helyszínválasztás előtt, hogy mekkora látogatottságra számíthatunk, és elsősorban ez alapján kell kiválasztani a helyszínt. Fontos szempont továbbá az, hogy a helyszín könnyen elérhető legyen mindenki számára, 10

Protokoll Kézikönyv – Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000) alapján

30

és a létszámnak megfelelő parkolási lehetőséggel rendelkezzen a környéken. Egyeztetni kell továbbá a program helyigényével, és az ehhez szükséges technika igényével. Program A program mindig a rendezvény jellegétől függ, és mindig ehhez kell igazodnia. Fontos, hogy a rendezvény programja a jelenlévők érdeklődési körének megfeleljen, és lehetőséget adjon a személyes kapcsolatra a résztvevők között egymás jobb megismerésének, illetve kapcsolatuk elmélyítésének céljából. A program összeállítása függ: -

a rendezvény jellegétől

-

a résztvevők körének nagyságától

-

a vendégek és a vendéglátó kapcsolatának mélységétől

-

az ügy nemzetközi jelentőségétől

-

az ügy politikai fontosságától

IV.1 Rendezvények szervezésének menete Rendezvények előkészületei -

rendezvény helyének, időpontjának kitűzése

-

tervezett létszám meghatározása

-

költségvetési tervezet készítése

-

programok összeállítása, megszervezése

-

megfelelő helyszín lefoglalása

-

körlevelek küldése jelentkezési lappal

-

visszaigazolások regisztrálása, létszám pontos meghatározása

-

technikai feltételek létrehozása

-

szolgáltatások biztosítása

-

protokolláris vendéglátás szervezése

-

program-egyeztetés

31

-

munkarend meghatározása

-

forgatókönyvek készítése

-

ellenőrzés

Rendezvény lebonyolítása -

vendégek regisztrálása

-

programegyeztetés a vendégekkel

-

programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése

-

személyzet koordinálása

-

rögtönzések kielégítése

Utólagos tennivalók -

számlák ellenőrzése, rendezése

-

utókalkuláció végzése (végleges költségvetés egyeztetése a tervezett költségvetéssel)

-

bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás

-

rendezvény értékelése, jelentés elkészítése

IV.2. Forgatókönyv Minden rendezvény szervezésénél kétféle forgatókönyvet kell készíteni. A szervezés forgatókönyve a szervezőket segíti a szervezés menetének, és az időpontok betartásában, a lebonyolítás forgatókönyve a résztvevőknek szól, pontos tájékoztatást adva a programok helyéről és időpontjáról. Illusztrálásképpen mellékelem az 50. Európa Nap forgatókönyvét (1.sz. melléklet). A szervezés forgatókönyve A rendezvény sikeres megvalósításának minden egyes apró részletét tartalmazza: -

résztvevők, vendégek létszáma

32

-

egyes feladatok felelőseinek névsora elérhetőséggel

-

szervezők, kiegészítő személyzet névsora elérhetőséggel

-

vendégek névsora és egyéb adatainak listája (beosztása, neme, szállodai szobaszáma, stb.)

-

előadók, fellépők névsora elérhetőséggel

-

programok pontos helye, időpontja, időtartama, felelősei

-

a szervezés előkészítésével kapcsolatos ütemterv pontos időadatokkal, és a felelősök nevével

-

érkezések és távozások adatai (névre, időpontra, szállítási eszközre lebontva)

-

transzferrel kapcsolatos információk (gépjárművek, sofőrök, biztosítások)

-

parkolóhelyek

-

helyszínek adatai

-

termek adatai

-

technikai

adatok

(tolmácsberendezések,

hangosítás,

mikrofonok,

technikáért felelős személyek, beszerelés időpontja, stb.) -

biztonsági előírások (személyzet, beléptetési rendszer, stb.)

-

sajtó és hírközlő szervek adatai

-

nyomdai munkák adatai

-

dekoráció, teremberendezés adatai

-

ajándékok (mappák, tollak, stb.), kitűzők listája

-

pénzváltási lehetőségek

-

szolgáltatások intézésének adatai (nevek, cégek, telefonszámok, stb.)

-

orvosi ellátás adatai

-

büfémenü adatai

-

éttermek, programok helyszíneinek adatai

A lebonyolítás forgatókönyve A rendezvény forgatókönyve a programok pontos helyszínét és időpontját tartalmazza, hogy mindenki számára egyértelmű legyen, és segítse az időpontok betartását. Főbb elemei:

33

-

összefoglaló információk (időpont, időtartam, helyszín, létszám)

-

események

(főesemény,

mellékesemények,

kiegészítő

események,

protokolláris események) pontos helyszínei, időpontjai, időtartamai, események leírása, programok leírása, felelősök megnevezése -

a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása (szervezeti felépítés, szervezeti egységek felsorolása, hatáskörük, rendezvény folyamatának leírása)

-

rendezvény arculata (jelmondat, jelképek)

-

a rendezvény eseményein résztvevők listája, protokolláris személyek

IV.3. Nemzetközi Rendezvények szervezése

11

IV.3.1. Delegációs rendezvények szervezése Előkészítés Az előkészítés a szervezés megkezdése előtti feladatokat foglalja magába. Ebben a szakaszban tisztázni kell: -

a delegáció összetételét (hány fő, milyen beosztás, milyen nemű, rangsor)

-

az érkezést és távozást (mikor, mivel, honnan, hová)

-

a szállodafoglalás körülményeit (nekünk kell-e intézni, vagy ők intézik)

-

a költségviselést (ki mit fizet, ezt általában kétoldalú egyezmény szabályozza, melynek alapja a kölcsönösség)

-

a sajtónyilvánosság kérdését (akarnak-e sajtókonferenciát tartani)

Érkezés előtti szervezés -

szállodafoglalás (beosztásnak megfelelően, lehetőleg egy szállodába helyezzük el a delegációt, és ha lehet egy szinten)

11

Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadása alapján

34

-

VIP váró, kormányváró foglalása

-

szállítóeszközök biztosítása

-

tárgyalóterem biztosítása

-

szolgáltatások biztosítása

-

üzemlátogatás, szakmai látogatás megszervezése

-

szakmai fogadások szervezése

-

protokolláris vendéglátás szervezése

-

kirándulás, városnézés, kulturális program szervezése (figyeljünk oda arra, hogy, ha már járt nálunk ez a delegáció, akkor ne ugyanazokat a helyeket mutassuk meg nekik, mint amit már láttak)

-

éttermi programok szervezése

-

hölgyprogram szervezése (a hölgykísérők számára kell biztosítani, amíg a férjeik tárgyalnak)

-

program-egyeztetés (nem lehet időcsúszás)

-

munkarend meghatározás

-

jegyzőkönyv aláírásának megszervezése

-

forgatókönyv készítése (a programok szervezésének forgatókönyve, illetve a vendégek számára pontos forgatókönyv)

-

eligazítás ellenőrzés

Lebonyolítás -

érkezésnél segédkezés

-

programegyeztetés a vendégekkel

-

végrehajtás ellenőrzése

-

rögtönzések kielégítése

-

programváltozások megoldása

-

búcsúztatás (addig tart a lebonyolítás szakasza, amíg fel nem száll a repülőgép, rajta a delegációval)

35

Utólagos feladatok -

számlák ellenőrzése, rendezése

-

utókalkuláció végzése (költségvetés egyeztetése az előkalkulációval)

-

bérelt / kölcsönzött agyagokkal való elszámolás

-

jelentés, értékelés elkészítése

-

udvariassági zárás (köszönőlevél)

IV.3.2. Multilaterális rendezvények szervezése Többoldalú nemzetközi rendezvények esetén szervezőbizottságot kell létrehozni, mely egy főszervezőből és hat albizottságból áll. Albizottságok feladatai Szervezési albizottság Felméri a résztvevők várható létszámát, döntés után felkéri a rendezvény díszvendégeit a részvételre. Feladata továbbá a vendégek, résztvevők számára előkészíteni: -

az érkezés és az elutazás körülményeit, a szállodafoglalást, a szállításukat

-

az étkezéseket (protokollétkezések, munkaebédek, reggelik)

-

a kulturális és más programokon való részvételt

-

az információs szolgálatot

Pénzügyi albizottság -

anyagi fedezet biztosítása, keretek betartása

-

árajánlatok bekérése, megrendelések intézése

-

számlák ellenőrzése, költségvetés betartásának ellenőrzése

-

számlák rendezése

36

Személyi albizottság Feladata a kiegészítő személyzet (hoszteszek, tolmácsok, fordítok, protokollosok) biztosítása, időbeosztásuk elkészítése. További feladata: -

korház, orvos, mentők biztosítása

-

kapcsolattartás a biztonságért felelős személyekkel

-

országon belüli utaztatások biztosítása

-

pénzváltás

Biztonsági albizottság Feladata a rendezvény biztonságos kimenetelének, valamint a résztvevők életének, testi épségének, személyi szabadságának és vagyonának megfelelő személyekkel való biztosítása. Műszaki albizottság Feladata a következő dolgok biztosítása: -

a rendezvény helyszíne

-

megfelelő technikai felszereltség (hangosítás, tolmácsberendezés, erősítők, mikrofonok stb.)

-

dekoráció, segédeszközök (virág, feliratok, zászlók, mappák tollak, poharak, üvegnyitók, üdítők és kávé kínálata)

-

takarítás

-

zökkenőmentes közlekedés (parkolás, rendőrség)

-

ültetési rend kidolgozása

37

Sajtó-albizottság Feladata a sajtóterv kidolgozása, és ez alapján a sajtó értesítése. Értesíti továbbá az MTI-t és a rendezvény jellegétől függően a megfelelő tévé- és rádióállomásokat. Előkészíti a sajtó számára fenntartott munkaszobát, és gondoskodik a fotózásról. A szervezés lépései Érkezés előtti szervezés -

időpont és helyszín kiválasztása

-

program elkészítése (szakmai tárgyalások, találkozások más üzletfelekkel, üzemlátogatások, városnézés, díszétkezések, kulturális programok)

-

programfüzet készítése

-

jelentkezési lapok kiküldése (adatai: név, beosztás, cím, telefonszám, érkezés / távozás időpontja és módja, kísérő személyek, szállodaigény, fakultatív programokon való részvételi igény, fakultatív programokon való részvételi díj összege, regisztrálási díj és ennek tartalma, fizetési feltételek / határidő, lemondási határidő)

-

résztvevők visszaigazolásának regisztrálása

-

költségvetési terv készítése

-

szállásfoglalás

-

kiegészítő személyzet lefoglalása (tolmácsok, hoszteszek, protokollosok, biztonsági emberek…)

-

VIP váró lefoglalása

-

nyomdai kapacitás lefoglalása

-

sajtókapcsolat felvétele

-

étkezési helyek, rendezvények helyeinek lefoglalása

-

szállítóeszközök biztosítása

-

tárgyalótermek, és különtermek biztosítása

-

teremberendezés, dekoráció, technika biztosítása

-

büfészolgáltatás megszervezése

38

-

menük egyeztetése

-

szolgáltatások biztosítása

-

közlekedésbiztonság megszervezése

-

orvos, korház, mentő biztosítása

-

ajándékok biztosítása (mappák, tollak)

-

pohárköszöntők megírása

-

szankcióvezetők kijelölése

-

forgatókönyvek elkészítése

-

ellenőrzés

Lebonyolítás -

résztvevők fogadása (fogadóbizottság), és eljuttatása a helyszínre

-

a program egyeztetése a résztvevőkkel

-

végrehajtás folyamatos ellenőrzése

-

programváltozások megoldása

-

búcsúztatás

Utólagos feladatok -

adminisztratív előírások betartása (kölcsönzött tárgyak visszajuttatása, ideiglenes építmények lebontása, takarítás, stb.)

-

pénzügyi elszámolás

-

rendezvény értékelésének elkészítése, tapasztalatok levonása

IV.3.3. Az 50. Európa Nap (2002.06.07, Keszthely) rövid ismertetése A rendezvény besorolása a csoportosítási szempontok alapján: -

Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis több helyszínen játszódik és több rendezvényből áll

-

Funkcionális szempont szerint: többfunkciós

39

-

Volumenét tekintve: nemzetközi rendezvény

-

Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett

-

A szervezők jártassága szerint: hivatásos

-

Tartalom szerint: társadalmi

-

Gazdasági célja szerint: non-profit

-

Helyszín szerint: több helyszínen játszódó

-

Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: kandidált, adaptált és konvencionális is egyben Nyolc éven belül az 50. alkalommal került megrendezésre az Európa

Napok elnevezésű eseménysorozat, amelynek ezúttal Keszthely adhatott otthont. A Balaton parti városra, mint házigazdára azért esett a választás, mert 1998-ban itt nyílt meg az ország első Európai Információs Pontja. Az 1994 óta egyre nagyobb népszerűségnek örvendő Európa Napok célja, hogy az európai integrációról szóló ismeretek minél közérthetőbb formában jussanak el a lakosság széles rétegeihez. Az Európa Napok kihangsúlyozzák a vidék és egyúttal a regionalizmus fontosságát, hiszen a jövő Európája a régiók Európája is lesz. A rendezvények fő támogatója a Külügyminisztérium és a kormányzati közvélemény-felkészítési program. A rendezvényre számos EUdiplomata és kormányzati képviselő volt hivatalos. A hagyományoknak megfelelően a keszthelyi Európa Nap is ünnepélyes megnyitóval, a tagországok nagyköveteinek részvételével vette kezdetét, majd politikai vitafórum következett. A délután folyamán a régiót érintően több szakmai beszélgetés is zajlott párhuzamosan: legnagyobb érdeklődés a turizmus, a mezőgazdaság, valamint a fiatalok uniós lehetőségei iránt mutatkozott. Ha valaki a szellemi táplálékon túl valami „materiálisabb” betevőre is vágyott, akkor őt 15 tagállam gasztronómiai csemegéi várták az Európai Ízek utcájában, illetve megismerkedhetett a hazai borokkal a Borutcában. zárult az 50. Európa Nap.

40

Este teltházas koncerttel

Az 50. Európa Nap szervezési jogát

a Külügyminisztériumnál kellett

megpályázni. Az esemény megrendezését Keszthely város önkormányzata nyerte el (pályázatát a 2.sz. melléklet tartalmazza), a szervezésért pedig a Keszthelyi Európai Információs Pont volt a felelős, aki szintén pályázatot írt ki három rendezvény megszervezésének jogára. A Wellingtonia Kft. nyerte el a Borutca és a Kézművesek utcája megszervezésének jogát. Az Európai Ízek utcája rendezvény szervezését pedig egy catering cég valósíthatta meg. Az eseményről beszámoló is készült a Külügyminisztérium felé (3.sz. melléklet).

41

V.

Rendezvények

szervezésének

bemutatása

a

Magyar

Épületgépészek Napja (2002.11.22., Budapest, Hotel InterContinental) alapján

V.1. A rendezvény bemutatása

A Magyar Épületgépészek Napja idén hetedik alkalommal került megrendezésre 2002. november 22-én. Az évenként ismétlődő rendezvény két főeseményből áll, az egyik az épületgépészeti kiállítás, amely reggel tíz órától tart délután négyig, majd ezt követően kerül sor az Épületgépész Bálra hét órai kezdéssel. A rendezvény célja az épületgépész szakmában érdekeltek közötti kapcsolattartás,

illetve

az

épületgépészet

legújabb

vívmányaival

való

megismerkedés. Mindkét főesemény a budapesti Hotel Inter-Continental báltermében került megrendezésre.

A

Wellingtonia Kft.

a

rendezvény

megszervezésére szóló megbízást a Magyar Épületgépészeti Koordinációs Szövetségtől kapta.

A rendezvény sajátosságai a csoportosítási szempontok alapján:

-

Jellegét tekintve: komplex rendezvény, ugyanis áll egy kiállításból, és egy bálból, melyek két különböző kategóriájú rendezvénytípusba tartoznak jellegük szerint

-

Funkcionális szempont szerint: többfunkciós, szintén az előbbi okok miatt

-

Volumenét tekintve: országos rendezvény

-

Az érintettek társadalmi élete szerint: előre eltervezett

-

A szervezők jártassága szerint: hivatásos

-

Tartalom szerint: szakmai

-

Gazdasági célja szerint: nyereségorientált

-

Helyszín szerint: zárt téri

42

-

Marketing szempontjából és kezdeményezés eredete szerint: adaptált (már bevezetett rendezvény) és konvencionális (továbbfejlesztett rendezvény)

Az Épületgépészek Napja rendezvény lebonyolításának menete:

November 21. -

20:00 a kiállítási eszközök beszállítása a szállodába, a gazdasági bejáraton keresztül

November 22. -

4:00

kiállítási standok berendezése, díszítés

-

9:00

regisztrálás előkészítése (számítógépek beüzemeltetése, személyzet

betanítása) -

10:00 kiállítás megnyitása

-

12:00 quick lunch ebéd biztosítása a kiállítóknak, melyet a szálloda kávézójában fogyaszthatnak el 14:00-ig

-

13:00 Kontroll Kft. bemutatója a Panoráma I. teremben (14:00-ig)

-

14:30 Víz Gáz Fűtéstechnika című szaklap bemutatója a Panoráma I. teremben, melyet állófogadás követ

-

16:30 standbontás

-

17:00 - Bálterem: terítés - Duna Boardroom: kerekasztal beszélgetés, melynek témája az épületminőség

-

19:00 gyülekezés a bálra, welcome drink körbekínálása

-

20:00 bál megnyitása, díjkiosztó

-

20:30 vacsora a Hangár zenekar élőzenéjével kísérve

-

21:30 program: Gerendás Péter, Koós Réka – Buch Tibor, Botafogó Táncegyüttes

-

22:00 tánc (zene: Hangár zenekar)

-

02:30 asztalok leszedése, takarítás

43

Az Épületgépészeti Kiállítás

Az idei év bizonyult a legsikeresebbnek a kiállítás szempontjából, ugyanis idén 53 cég képviseltette magát a szakmai kiállításon, mely az eddig valaha elért legnagyobb kiállítói létszám ezen a rendezvényen. A rendezvénynek 6 kiemelt támogatója, és 3 médiatámogatója volt. A látogatók száma elérte a 2000 főt. A kiállítás elsősorban a tervezéssel, a termékek méretezésével, kiválasztásával kapcsolatos legújabb számítógépes programok bemutatására szolgál, nem pedig a kézzel fogható termékek bemutatására, ami persze nem zárja ki konkrét épületgépészeti eszközök bemutatását sem. A kizárólag újdonságokat bemutató kiállítás látogatása mindenki számára ingyenes. Ezen kívül minden évben sor kerül egy, a szakmát érintő, téma bővebb kifejtésére kerekasztal beszélgetés formájában, melyen az épületgépészeti szakma jeles képviselői fejtik ki véleményüket egy adott témával kapcsolatban. Az idei kerekasztal beszélgetés témája az épületminőség volt. Minderre a kiállítás után, délután öt órakkor került sor. Az idei Épületgépészek Napja nemcsak abban emelkedett ki az idáig megrendezettek közül, hogy kiállítói létszámával megdöntötte az eddigi rekordját. Idén az épületgépész szakma jótékony célú gyűjtést indított a beteg gyermekek javára, melynek eredményeként a kiállítást követő Épületgépész Bálon egy speciálisan

felszerelt

gyermekmentő

gépkocsit

adott

át

az

Országos

Mentőszolgálatnak.

Az Épületgépész Bál

A bál szempontjából is az idei év volt a legsikeresebb, hiszen minden jegy elkelt, így közel 500 fő volt a résztvevők létszáma. Az esti rendezvény nagyszerű hangulatban telt. A bált Dr. Penninger Antal, a BME Gépészmérnöki Kar dékánja

44

nyitotta meg, melyet az Év embere díjkiosztó műsor követett. Ezután következett a vacsora, 500 főre készült svédasztalos menüvel. A vacsorát híres művészek fellépései követték (Gerendás Péter, Koós Réka – Buch Tibor, Botafogó Táncegyüttes), majd a műsor megtekintése után tánc következett, melyhez a Hangár együttes szolgáltatta az élőzenét a bál végéig.

V.2. A 2002-es Épületgépészek Napja szervezésének lépései és sajátosságai

Az idei kiállítást a Wellingtonia Kft. kb. három hónappal a rendezvény időpontja előtt, azaz szeptember elején kezdte el szervezni. Az előkészítés A rendezvény előkészítési szakaszában volt a legtöbb teendő. A legelső lépés a szerződés megkötése volt a megbízóval, azaz a Magyar Épületgépészeti Koordinációs Szövetséggel. Miután a tervek egyeztetése megtörtént, a Wellingtonia Kft. elkészítette az előzetes költségvetést. A költségvetés a következő tételeket tartalmazta: -

a helyszín bérleti díját (mely magában foglalja a büfémenüt, és a báli menüt is) – 40%-a a költségvetésnek

-

a tervezett akvizíciós költségeket (ez tartalmazza a címjegyzék felújításával kapcsolatos költségeket, a nyomdai kiadásokat, a postai költségeket, a grafikai tervezés díját, az

adminisztrációs segítséget) –

19%-a a költségvetésnek -

irodaszerek várható kiadásait – 1%-a a költségvetésnek

-

a báli műsor költségét (fellépők tiszteletdíja) – 8%-a a költségvetésnek

-

a műszaki kiadásokat (hangosítás, világítás) – 3%-a a költségvetésnek

-

a serlegek és az oklevelek beszerzésének árát – 0.5%-a a költségvetésnek

-

a dekorációra szánt összeget – 2.5%-a a költségvetésnek

45

-

a standok beszerzési árát, és az építési költségeket – 20%-a a költségvetésnek

-

a tervezett telefonszámla összegét – 2%-a a költségvetésnek

-

a rendezvény honlapjának fenntartási költségeit, illetve az Internet és email használat várható kiadásait – 2%-a a költségvetésnek

-

a személyzet munkabérét – 0.5%-a a költségvetésnek

-

egyéb költségeket (parkoló, banki költségek, előre nem tervezhető költségek, stb.) – 2.5%-a a költségvetésnek

A Wellingtonia Kft.-ről szóló leírásban már említettem, hogy a cég nem alkalmazottakkal, hanem alvállalkozókkal dolgozik. A második lépés tehát a már bevált alvállalkozók felkeresése, és megbízása volt. A kiállítás és a bál kivitelezéséhez idén összesen nyolc kategóriában volt szükség alvállalkozók alkalmazására. Ezek a következők: - helyszín felelőse: jelen esetben ez a Hotel Inter-Continental szálloda - műszaki felelősök: feladatuk a kiállítók számára biztosítani az áramellátást a standokon, ezen kívül további feladatuk a hangosítás, és a világítás biztosítása az esti bálon. - tervezők: ez alatt tervezőmérnököket kell érteni, akiknek két feladatuk volt. Az egyik a standok elhelyezésének megtervezése, a másik az esti bál becsült létszámához igazodó asztalok formájának, illetve elhelyezésének megtervezése. - dekoratőr: az ő feladata a kivitelezés, azaz asztalosok segítségével standok beszerzése, építése. - grafikus: képzőművész, aki megtervezi a rendezvény arculatát, ami tükröződik a körleveleken, a meghívókon és a báli belépőkön is. - programfelelős: ebben az esetben egy programiroda. Az esti bál programjára árajánlat biztosítása, és a megfelelő programok kiválasztása és összeállítása után azok kivitelezése.

46

- vendéglátás felelőse: a catering tevékenységet a Hotel Inter-Continental biztosítja: büfészolgáltatás a kiállítás ideje alatt, illetve a báli menü biztosítása. Mindezt a bérleti díj magában foglalja. - adminisztratív segítség: jelen esetben én. Miután megtörtént a szerződéskötés az alvállalkozókkal, a következő lépés az volt, hogy felkerestük a kiállításban érdekelt cégeket, lehetőséget adva nekik a kiállításra, az esti bálon való részvételre, vagy szponzori tevékenységre. Ez a folyamat általános esetben a megfelelő, naprakész címlista beszerzésével történik, melyet a rendezvényszervező cégnek kell megvásárolnia. Ebben az esetben ez azonban már rendelkezésre állt, hiszen a tavalyi évben is a Wellingtonia Kft. rendezte az Épületgépészek Napját, tehát idén csak frissíteni kellett a tavalyi címlistát. Ezután kerülhetett sor a körlevelek, azaz a kiállítói meghívók megírására, megterveztetésére, és terjesztésére. A kiállítói meghívót a 4.sz. melléklet tartalmazza. A meghívó megszerkesztésénél a következő szempontokat kellett szem előtt tartani: - a meghívó tükrözze a rendezvény arculatát, - legyen figyelemfelkeltő és csalogató, - tartalmazza a meghívott, illetve a meghívó nevét és elérhetőségét - pontos információk szerepeljenek a rendezvény napjáról, időpontjáról, és jelentkezési feltételeiről, - írja le a rendezvény jelentőségét, a kiállítás lényegét, és a bál szakmai fontosságát - tartalmazzon leírást a szakmai programokról, - tartalmazza a kiállítói díj és a báli belépők árát, - adjon lehetőséget feltételekhez kötött kedvezményekre (pl.: aki október 31.-ig megrendeli a standot, vagy a báli belépőt úgy olcsóbban juthat hozzá ezekhez), - fontos, hogy tartalmazza az összes elérhetőséget a rendezvénnyel kapcsolatban,

47

- tartalmazza a jelentkezési lapot, melyen kiállítóknak lehetőséget lehet adni, kiállításon való részvételre, báli jegyek rendelésére, vagy szponzori tevékenység folytatására A meghívókat 2-3 hónappal a rendezvény előtt szét kell küldeni, és legalább tízszer több példányt kell kiküldeni, mint amennyi kiállítót szeretnénk, hogy megjelenjen. Mi 500 db kiállítói meghívót küldtünk ki szeptember elején és 53 cég jelentkezett kiállítás céljából november 20-ig. Miután a meghívók kimentek, már egy héten belül várhatóak az első visszajelzések. A jelentkezések több héten át tartanak, így azokat folyamatosan regisztrálni kell, és a kiállítói díjakról illetve a báli belépőkről számlákat kell kiállítani. Fontos, hogy ez a folyamat pontos legyen és gyors, hiszen a rendezvényszervező cég a kiállítóktól, illetve a báli belépők árából tudja fedezni a költségeit. A regisztrálással és a számlázással egy időben történik az apróbb részletek megszervezése, mint például: -

A báli műsor megszervezése (árajánlatkérés a műsorirodától, majd a megbízóval való egyeztetések után a megfelelő művészek felkérése). A műsor megszervezésénél figyelembe kell venni a vendégek számát, átlagéletkorát és érdeklődési körét.

-

A szállodával való egyeztetések a büfémenüvel, programokkal, hangosítással, szobafoglalással kapcsolatban (sok vidéki látogató volt jelent a bálon, így ők a rendezvény alkalmából kedvezményes áron kaphattak szobát aznap éjszakára).

-

A kiállítás és a bál közötti idő pontos beosztása (ez jelen esetben 3 órát jelentett). Mivel a kiállítás és a bál ugyanabban a teremben volt, ezért ezt az időt nagyon praktikusan kellett felhasználni, hogy a standok lebontása után a bálterem előkészítése is időben megtörténhessen.

-

A szakmai lapok értesítése a rendezvényről. A rendezvényt három szakmai lap támogatta, melyből kettő nagymértékben hozzájárult a

48

kiállítás sikeréhez, ugyanis ketten együtt húszezer látogatói meghívót tettek közzé. -

A biztonsági emberekkel, hoszteszekkel, és egyéb kisegítő személyzettel való egyeztetések a feladatukat illetően.

-

Szükséges eszközök beszerzése (például a látogatók regisztrálásához szükséges számítógépek, az előadáshoz szükséges felszerelések, stb).

-

A pontos díszlet megterveztetése, egyeztetése a szállodával.

-

A várható létszám megbecsülése a szálloda felé (a büfémenü és a svédasztal miatt fontos).

-

Ültetés megszervezése.

-

Jelölőlapok (5.sz. melléklet) terjesztése. Ez az Év Embere díjak elnyerésére alkalmas neves szakemberek jelölésére vonatkozik. A jelölőlapok szakmai szövetségeknek, egyetemeknek és főiskoláknak lettek szétküldve. Miután az erre feljogosított emberek öt személyt megjelöltek minden kategóriában, a jelöltek névsora felkerült az Internetre, és ezután következett a szavazás.

-

Díjak, oklevelek beszerzése az Év Embere díjátadó kivitelezéséhez.

-

Egyeztetés a kiállítókkal különleges elvárásaikkal kapcsolatban.

-

Potenciális látogatók körében ismertté kell tenni a rendezvényt. A látogatók számára készült egy másik körlevél, melyet a 6.sz. melléklet tartalmaz. A látogatói meghívókat október elejétől folyamatosan terjesztettük november közepéig, összesen 26000 példányt. A látogatói meghívó szerkesztésénél hasonló szempontokat kellett figyelembe venni, mint a kiállítóknak szóló meghívó esetében. A különbség az, hogy ez a meghívó nem tartalmazza azokat az információkat, melyek csak a kiállítók számára érdekesek (pl.: kiállítói díj).

Az előkészületi teendők utolsó szakaszában, azaz egy-két nappal a rendezvény előtt eldől a végleges létszám, így ezekre a napokra maradnak a következő feladatok:

49

-

Egyeztetés a kiállítókkal a bepakolás módját és a standbontást illetően.

-

Végleges ültetési rend kidolgozása, melyet a bálterem előtt ki kell függeszteni. Itt figyelembe kellett venni a vendégek előre jelzett kéréseit, arra vonatkozóan, hogy melyik cég asztalánál szeretnének ülni.

-

Pontos, végleges és részletes forgatókönyv készítése, melyet a kiállítók közt szét kell osztani, illetve a lebonyolítás forgatókönyvének megírása a szervezésben résztvevők számára.

-

Végleges kiállítási térkép elkészítése, melyet szintén ki kell függeszteni a kiállítás alatt, hogy minden látogató megtalálhassa az őt érdeklő kiállító cég pontos helyét.

-

Egyeztetés a szponzorokkal a reklámfelület elhelyezését illetően.

-

Fellépő művészekkel való egyeztetés, igényeik felmérése a műsorral kapcsolatban.

A lebonyolítás

A lebonyolítás során nagyon fontos a teljes figyelemmel való részvétel. A rendezvényszervezés komoly összetartó, koordináló, és felügyelő munkát foglal magában, főleg a Wellingtonia Kft. esetében, amikor egy személynek kell összetartania és ellenőriznie ezt a sokrétű munkát. A rendezvény lebonyolítása során a legfontosabb tennivalók a következők: -

vendégek regisztrálása: a kiállítás során a látogatókat egyenként regisztrálni kellett. Ezt a munkát két hosztesz végezte, a kiállítás helyszíne előtt. A regisztrálás több szempontból is fontos. Először is megtudhatjuk, hogy pontosan hány fő látogatott el a kiállításra, így esetleges becsléseket tehetünk

a

jövőben

megrendezendő

eseményekkel

kapcsolatban.

Másodszor a regisztrálás által saját magunk bővíthetjük a címlistánkat, így legközelebb nem kell arra költenünk annyit. -

programegyeztetés a vendégekkel: célszerű a programot kifüggeszteni a helyszínen, a többi térképpel, ültetési renddel, és esetleg a kiállítók névsorával együtt.

50

-

programok zökkenőmentes végrehajtásának folyamatos ellenőrzése: a főrendezőnek mindenhol ott kell lennie, és mindenről tudnia kell ahhoz, hogy a rendezvényt teljes biztonságban tudja felügyelni. Mivel ez természetesen

lehetetlen,

célszerű

erre olyan segítő

munkatársat

alkalmazni, akiben ő teljes mértékben megbízik, mind emberileg, mind szakmailag. -

személyzet koordinálása: a főszervezőnek nem csak a programok zökkenőmentes végrehajtását kell figyelemmel kísérnie, de a személyzet fellett is folyamatos kontrollt kell gyakorolnia, ahhoz hogy minden rendben menjen.

-

rögtönzések kielégítése: az előre nem látható események azonnali lereagálása, és a probléma megoldása. Egy rendezvényszervezőnek rendkívül kifinomult problémamegoldó képességgel kell rendelkeznie, ahhoz, hogy meg tudja oldani az előre nem tervezhető kellemetlen helyzeteket.

Utólagos tennivalók

Egy rendezvény megszervezése nem lehet teljes az utólagos munkák nélkül. Ezek a következők lehetnek: -

Számlák ellenőrzése, rendezése. A számlák kiegyenlítése előtt, azok ellenőrzése nagyon fontos, mert az esetleges túlszámlázást csak így kerülhetjük el.

-

Utókalkuláció végzése: végleges költségvetés egyeztetése a tervezett költségvetéssel,

az

így

kapott

következtetéseket

felhasználva,

legközelebb még pontosabb költségvetést tudunk készíteni. -

Bérelt eszközökkel való elszámolás, hiányok, károk megtérítése

-

Adminisztratív feladatok elvégzése: ebben az esetben ez a kiállítás látogatóinak utólagos regisztrációját jelenti, ugyanis a helyszínen nem volt elég idő arra, hogy az összes látogatót számítógépre vigyük, így a begyűjtött névjegykártyákat utólag kell feldolgozni.

51

-

Rendezvény értékelése, jelentés elkészítése a megbízónak.

-

Udvariassági zárás: köszönőlevél a kiállítóknak.

V.3. Megfigyelések, javaslatok a szervezést illetően

A Wellingtonia Kft. önköltségen szervezi a rendezvényeit, ami azt jelenti, hogy a megbízóval megegyezik az előre lefixált rendezvényszervezői jutalék összegében, melyet a sikeres lebonyolítás után kap meg. A cég tehát a szervezés összes költségét saját maga állja, és amennyiben a rendezvény során bármiféle anyagi kára keletkezik, azt saját pénzügyi forrásaiból kell fedeznie. Az előkészületek során felmerülő költségeket (szálloda bérleti díja, alvállalkozók kifizetése, adminisztratív kiadások, stb.) a kiállítói díjak, illetve a báli belépők értékesítésének összegéből tudja kiegyenlíteni. Éppen ezért a kockázatok minimalizálása végett nagyon fontos az előkalkuláció elvégzése, illetve az, hogy az alvállalkozókkal olyan megállapodást kössön a fizetés határidejét illetően, amit biztosan be tud tartani. A Magyar Épületgépészek Napja során két hiányosság keltette fel a figyelmemet. Az első az volt, hogy a kiállítás során több látogató is hiányolta, hogy nincs olyan lista, amin fel van sorolva az összes kiállító cég neve és elérhetősége. Úgy gondolom, hogy kellett volna készíteni egy brosúrát, mely több szempontból is hasznos lehetett volna. Ezen fel lehet tüntetni a kiállítók adatait, képekkel lehet fűszerezni, melyek a tavalyi rendezvényről készültek, a bálra is fel lehet hívni ily módon a figyelmet, és ezen kívül remek alkalom a cég hirdetésére is. A másik probléma a báli belépőkkel volt kapcsolatos. Sok bonyodalmat okozott az, hogy a báli belépőket csak a helyszínen lehetett átvenni a rendezvény napján. Szerintem a báli belépők átadását korábban kellett volna megoldani, így olyan információkat is fel lehetett volna tüntetni rajtuk, melyeket fontos tudni a bál napja előtt. Ilyen információ például az öltözködésre vonatkozó előírás.

52

Nagyon hiányoltam, hogy egy ilyen, nagyszabásúnak számító, protokolláris rendezvényen nem adtak előírást a megjelenéssel kapcsolatban. Véleményem szerint ez nem helyes, mert

így fennáll a kockázata annak, hogy nem lesz

egységes a vendégsereg, és többen esetleg kellemetlenül érezhetik magukat alulöltözöttség, vagy túlöltözöttség miatt.

53

V.I.

Összegzés

Dolgozatom célja az volt, hogy olyan összefogó, átlátható, egységes, és példákkal illusztrált képet adjak a rendezvényszervezésről, melyben a szervezés minden egyes szakasza lépésről-lépésre végigkövethető, és átlátható olyan emberek számára is, akik nincsenek otthon a szakmában. Célom volt továbbá, hogy e dolgozaton keresztül saját magamban rendszerezzem, és bemutassam a szakma felépítését, rendszerét és a rendezvényszervezés menetének legapróbb részleteit. Úgy gondolom, hogy ebben a szakmában a részleteken van a hangsúly, és nagyon fontos ezek alapos kidolgozása, mert egy rendezvény sikere egy apróbb figyelmetlenségen is megbukhat. Szakamai gyakorlatom alatt jöttem rá arra, hogy milyen nagymértékű összpontosítást, és teljeskörű figyelmet igényel egy rendezvény tökéletes megszervezése, annak minden részletével. A másik nagyon fontos dolog az, hogy egy rendezvényszervezőnek magabiztosnak és kreatívnak kell lennie, valamint kiváló komunikációs kézséggel, és villámgyors problémamegoldó képességgel kell rendekeznie ahhoz, hogy a rendezvények lebonyolítása során

felmerülő előre nem látható nehézségeket

rögtönzéssel meg tudja oldani. A

Wellingtonia

Kft.

nagy

segítséget

nyújtott

nekem

mind

a

szakdolgozatomhoz szükséges információk beszerzésében, mind a szakmába való részletes betekintésben, mindpedig a rendezvényszervezés során felmerülő emberi kapcsolatok kezelésében. Mindezért szeretnék köszönetet mondani a Wellingtonia Kft. ügyvezető igazgatójának, egyben külső konzulensemnek, Bakonyvári Andreának. A céggel kapcsolatban három olyan terület van, amin változtatásokat javasolnék. Az egyik egy állandó alkalmazott felvételére, a másik a marketingtevékenységre, a harmadik pedig a helyszínválasztásra vonatkozik. Mivel a kft. nem foglalkoztat állandó alkalmazottat, így fennáll a veszélye annak, hogy a már bevált alvállalkozók éppen nem érnek rá, és esetleg újakat kell keresni. Ez időigényes és kockázatokkal jár. Úgy gondolom, hogy a vállalat

54

csökkenthetné költségeit, ha legalább egy állandó alkalmazottal dolgozna, egy főállású kreatív munkatárssal, aki többféle munkát el tud végezni. Ezáltal megtakaríthatná azt a pénzt, amit olyan alvállalkozóknak fizet ki, akiket azért alkalmaz, mert, vagy nincs ideje azzal a feladattal foglalkozni, vagy nem tartozik a hatáskörébe (pl.: adminisztrációs feladatok, arculattervezés, dekoráció, hosztesz tevékenység, stb.) Egy

alkalmazott

segítségül

szolgálhatna

a

kft.

reklámkampánya

kidolgozásához is, ugyanis ez az, amit legfőképpen hiányoltam a cég működéséből. A Wellingtonia Kft. ugyanis (a konkrét rendezvény meghirdetésén kívül) nem végez semmiféle marketingtevékenységet. Véleményem szerint nagymértékben növelhetné a vállalat megrendeléseinek számát, ha megfelelő reklámhadjáratot

indítana.

Hirdethetne

például

újságokban,

bérelhetne

reklámfelületeket, felajánlhatna kedvezményeket, vagy akár apró promóciós ajándékokat osztogathatna rendezvényei során, melyeket a cég logojával látna el. A helyszín kiválasztásával kapcsolatban az a meglátásom, hogy a kft. nagymértékben csökkenthetné kiadásait, ha egy olyan szerződést kötne valamelyik budapesti helyszínnel, melyben garanciát vállal arra, hogy évente adott számú rendezvényt szervez a helyszínen a bérleti díj csökkentésének fejében.

55

IRODALOMJEGYZÉK

-

Adriana Hunter: Etikett (Novella Könyvkiadó, 1994)

-

Dr. Sille István: Illem, Etikett, Protokoll (Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó, 1991)

-

Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervező Kézikönyv (Szókratész Külgazdasági Akadémia, 2001)

-

Inge Wolf: Nagy Illemkódex (Trivium Kiadó, Budapest, 1995)

-

Jacqueline Dunckel: Üzleti Illemkódex (Park Könyvkiadó, Budapest, 1994)

-

Lacházi László címzetes docens 2001/I. féléves Rendezvényszervezés című tantárgyból tartott előadásának jegyzetei

-

Ottlik Károly: Protokoll – viselkedéskultúra a mindennapok gyakorlatában (Protokoll ’96 kiadó, 1993)

-

Ottlik Károly: Protokoll plussz – viselkedéskultúra a mindennapok gyakorlatában (Protokoll ’96 kiadó, 1995)

-

Protokoll Kézikönyv – Egyetemi jegyzet (Magyar Protokollosok Klubja Országos Egyesület, 2000)

-

Információszerzésre felhasznált Internet címek: o www.hcb.hu (Magyar Kongresszusi Iroda honlapja), letöltés dátuma: 2002. szeptember 12. o www.maresz.hu

(Magyar

Rendezvényszervezők

Szövetsége

honlapja), letöltés dátuma: 2002. szeptember 12 o www.sap.hu (SAP Rendezvénycsarnok honlapja), letöltés dátuma: 2002. szeptember 12

56

MELLÉKLETEK

-

1. sz. melléklet: az 50. Európa Nap forgatókönyve

-

2. sz. melléklet: az 50. Európa Nap szervezési jogát elnyerő pályázat

-

3. sz. melléklet: beszámoló az 50. Európa Napról a Külügyminisztérium felé

-

4. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött kiállítói meghívó

-

5. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött jelölőlap

-

6. sz. melléklet: az Épületgépészek Napja alkalmából kiküldött látogatói meghívó

57