PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI)
Mulai
Kepegawaian FTP
mendownload hasil presensi pegawai dari mesin finger print (1 hari)
Membuat pelaporan / presensi pegawai (2 hari)
Kasubag Kepegawain FTP
Mengirim form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan ke atasan langsung (3 hari)
Mengevaluasi hasil pelaporan presensi (1 hari)
Menyerahkan hasil pelaporan presensi ke bendahara gaji dan ke subag keuangan (2 menit)
Selesai
Data finger print
1. Rekap Kehadiran 2. Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan
Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan
PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)
Mulai
Subag Kepegawaian
Inventarisasi Daftar Pegawai yang akan mendapat KGB (Cek Aplikasi Kepegw)
Database Pegawai
(30 menit) Membuat Draf KGB (1 hari)
Mengirimkan berkas usulan KGB ke Bagian Kepegawaian Univ. (1 jam) Bagian Kepegawaian Universitas
Kabiro Administrasi Umum / PR II
Bagian Kepegawaian Universitas
Draf KGB
1. Surat Pengantar 2. FC SK Impasing 3. FC SK pangkat terakhir 4. Draf KGB
Evaluasi Draf KGB (2 minggu)
Penandatanganan Draf KGB (1 minggu)
Pendistribusian SK KGB ke ybs, bendahara gaji, dekan (1 hari)
Selesai
SK KGB
PROSEDUR PENGURUSAN CUTI
Mulai
Pegawai
Subag Kepegawaian Fakultas
Dekan
Mengajukan Surat permohonan cuti ke Dekan/PD II/KTU tembusan KaSubag Kepegawaian
Surat Permohonan (Form Surat Ijin)
Menyiapkan form cuti yang ditandatangani oleh ybs, atasan langsung dan PD II (1 hari)
Form Cuti
ACC Surat Keterangan Cuti (1 hari)
Subag Kepegawaian Fakultas
Pendistribusian Surat Keterangan Cuti ke Ybs, Atasan Langsung dan Subag Kepegawain Univ. (1 hari)
Selesai
Surat Keterangan Cuti
PROSEDUR PENGURUSAN PENSIUN
Mulai
Subag Kepegawaian Fakultas
Memberikan informasi data pegawai yang MPP (1 thn sblm pensiun)
Pegawai yang Memasuki Masa Pensiun
Mengumpulkan berkas yang dibutuhkan (1-2 minggu)
Subag Kepegawaian Fakultas
Bagian Kepegawaian Universitas
BKN
Memproses & Mengirim berkas rangkap 4 sesuai persyaratan ke Bagian Kepegawaian Universitas (2 hari)
Mengirim berkas ke BKN Surabaya untuk PNS gol I s/d III, dan BKN Jakarta untuk PNS gol IV. (1 minggu)
Penerbitan SK Pensiun (1 tahun)
Selesai
Surat dari Universitas (PR II)
1. 2. 3. 4.
Surat Pengantar Dekan/PD II Daftar Riwayat Hidup Daftar Riwayat Pekerjaan Formulir Pendaftaran Suami/Istri/Anak 5. Daftar Susunan Keluarga 6. Surat Pernyataan Penyerahan Barang Milik Negara 7. Surat Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Berat 8. Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP-4) 9. Fotocopy NIP/Karpeg legalisir KTU 10. Fotocopy SK CPNS+PNS (pengangkatan pertama) legalisir KTU 11. Fotocopy SK Jabatan & Kepangkatan Terakhir legalisir KTU 12. Fotocopy Surat Nikah/ Akta Nikah legalisir KUA 13. Akte Kelahiran Anak legalisir Catatan Sipil 14. Pas Foto 3X4 (Istri/suami) 8 lbr Apabila pensiun karena meninggal ahli waris menambah berkas sbb : 15. Surat Kematian legalisir Camat dan Lurah 16. Surat Keterangan Ahli Waris legalisir Camat dan Lurah 17. Surat Keterangan Janda/Duda legalisir Camat dan Lurah
PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT / JABATAN DOSEN Mulai
Dosen
Memberikan berkas dan atau file Tri Dharma Perguruan Tinggi) mengajukan 2 (dua) orang nama peer review untuk memberikan pertimbangan penilaian bidang Penelitian (30 menit)
Bagian Kepegawaian Fakultas
1. surat pengantar 2. form penilaian
Mengirimkan berkas penelitian ke peer review (1 bulan)
Tim Angka Kredit Fakultas
Rapat Tim Angka Kredit Fakultas (3 jam)
Tim Senat Fakultas
Rapat Pertimbangan Senat Fakultas (2 jam)
Dekan dan Kajur
ACC Daftar Tridharma Perguruan Tinggi (2 hari)
Bagian Kepegawaian Fakultas
Mengirim Berkas ke Kepegawaian Univ. (30 menit)
Tim Angka Kredit Universitas
Rapat Tim Angka Kredit Universitas (3 jam)
Tim Senat Universitas
Rapat Senat Universitas (3 jam)
Bagian Kepegawaian Universitas
SK Fungsional (Asisten Ahli dan Lektor) (3 bulan) Mengirimkan Berkas Penelitian Ke Kemendikbud Jakarta (2 hari)
Kemendikbud Jakarta
Form Daftar Tridharma PT
Menerbitkan SK Pangkat dan SK Fungsional (Lektor Kepala dan Gubes) (3-6 bln) Selesai
Daftar Tridharma PT
SK Fungsional Asisten Ahli / Lektor
SK Pangkat atau SK Fungsional Lektor Kepala / Gubes
PROSEDUR PENGURUSAN TUGAS BELAJAR Mulai
Dosen
Mengajukan permohonan tugas belajar ke Fakultas beserta persyaratan
1. Surat Permohonan 2. Surat rekomendasi penerimaan lulus seleksi dari lembaga pendidikan tempat pelaksanaan tugas belajar 3. Surat jaminan
pembiayaan tugas belajar Subag Kepegawaian Fakultas
Melengkapi berkas pengajuan tugas belajar (1 Jam)
Mengirim semua berkas ke Bagian Kepegawaian Universitas (30 menit)
Subag Kepegawaian Universitas
PR II dan Dosen
Subag Kepegawaian Universitas
Kemendikbud
Evaluasi Berkas dan Pembuatan Surat perjanjian tugas belajar yang di ttd ybs dan PR II (2 minggu)
4. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kartu PNS Elektronik; FC SK CPNS FC SK PNS FC SK pangkat terakhir; FC SK jabatan terakhir; DP3 2 th terakhir KP4; akta nikah; Surat rekomendasi dari atasan langsung; 9. Surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Sekneg bagi yang tugas belajar di luar negeri; 10. Surat keterangan dari pimpinan mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya; 11. Surat pernyataan
Penandatanganan Surat Perjanjian Tugas Belajar (2 hari)
Mengirim semua berkas ke Kemendikbud (1 hari)
Penerbitas SK Tugas Belajar dan Pembebasan Sementara (3 – 6 bulan) Selesai
Surat perjanjian tugas belajar;
PROSEDUR PENGURUSAN PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR Mulai
Dosen
Mengajuan Permohonan Perpanjangan Tugas Belajar ke Fakultas (Dekan/PD II) disertai alasan keterlambatan studi
Subag Kepegawaian Fakultas
Melengkapi berkas pengajuan perpanjangan tubel (1 hari)
Mengirim berkas ke Universitas ke Bagian Kepegawaian Universitas (30 menit)
PR II dan Dosen
Subag Kepegawaian Universitas
Kemendikbud
Penandatanganan Surat Perjanjian Tugas Belajar (2 hari)
Mengirim semua berkas ke Kemendikbud (1 jam)
Penerbitas SK Perpanjangan Tugas Belajar (3-6 bln)
Selesai
1. Surat rekomendasi lembaga pendidikan tempat Pegawai Pelajar dan dari Sekretaris Negara bagi Pegawai Pelajar di luar negeri; 2. Surat rekomendasi jaminan perpanjangan pembiayaan tugas belajar
1. Fotocopy SK CPNS 2. Fotocopy SK PNS 3. Surat rekomendasi dari pimpinan unit kerja;
Surat perjanjian perpanjangan tugas belajar
PROSEDUR PENGURUSAN PENGAKTIFAN KEMBALI DARI TUGAS BELAJAR Mulai
Dosen
Subag Kepegawaian Fakultas
Mengajukan permohonan untuk diaktifkan dari tugas belajar ke Fakultas
Membuat Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan (1 jam)
Mengirimkan surat permohonan pengaktifan ditanda tangani Dekan / PD II ke Bag. kepegawaian Universitas beserta berkas legalisir rangkap 3 (30 menit)
Subag Kepegawaian Universitas
Kemendikbud
Memproses Berkas dan Mengirim berkas ke Kemendikbud dengan Surat Pengantar dari Rektor/PR II (5 hari) Penerbitan SK Pengaktifan Kembali (3-6 bulan)
1. Fotocopy ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar 2. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan;
Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali
1. 2. 3. 4. 5.
FC KARPEG FC NIP Baru FC SK CPNS FC SK PNS FC SK jabatan fungsional terakhir, 6. FC Surat kenaikan pangkat terakhir 7. FC SK Tugas Belajar 8. FC SK Pembebasan Sementara dari jabatan 9. FC Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari Sponsor 10. FC ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar 11. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan; 12. Fotocopy DP3 tahun terakhir 13. Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan
Selesai
SK Pengkatifan Kembali
Ujian Dinas Mulai
Subag Kepegawaian Fakultas
Mengevaluasi pegawai yang telah memenuhi persyaratan (1 hari) a. Telah 2 (dua) tahun dalam Pangkat Juru Tk I (Gol I/d) dan Pengatur Tk.I (Gol. II/d) b. Tidak sedang dalam keadaan : - Diberhentikan Sementara - Menerima Uang Tunggu - Cuti di Luar Tanggungan Negara - Tidak sedang menjalani hukuman disiplin berat - DP3 1 (satu) tahun terakhir setiap unsur bernilai baik
Mengirim berkas ke Subag Kepegawaian Universitas, Surat Pengantar PD II (1 hari)
Subag Kepegawaian Universitas
Melaksanaan Ujian Dinas (5 hari)
Selesai
1. FC SK CPNS dan PNS 2. FC SK Kenaikan Pangkat terakhir (Gol I/d) dan (Gol II/d) 3. FC DP-3 4. FC Karpeg 5. FC Ijazah terakhir (legalisir Dekan)
KENAIKAN PANGKAT PNS TENAGA KEPENDIDIKAN
Mulai
Subag Kepegawaian Fakultas
Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan persyaratan telah 4 th pada pangkat terakhir (30 menit)
Memproses & Mengajukan berkas permohonan kenaikan pangkat ke bagian Kepegawaian Universitas, Surat Pengantar PD II (2 hari)
Subag Kepegawaian Universitas
Kemendikbud
1. 2. 3. 4. 5.
FC KARPEG FC NIP Baru FC SK CPNS FC SK PNS FC Surat kenaikan pangkat terakhir 6. FC DP3 2 thn terakhir
Memproses & mengusulkan kenaikan pangkat ke Kemendikbud Jakarta (1 bulan)
Penerbitan SK Pangkat (6 bln – 1 thn)
Selesai
SK Pangkat
PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYASATYA Mulai
Subag Kepegawaian Fakultas
Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan persyaratan masa kerja yaitu 10, 20, 30 tahun (1 hari) Mengirimkan form Isian Daftar Riwayat Hidup kepada Pegawai yang memenuhi persyaratan (2 hari)
Pegawai
Subag Kepegawaian Fakultas
Form Daftar Riwayat Hidup
Mengisi form Daftar Riwayat Hidup dengan tulisan tangan rangkap 2 (3 hari)
Form Daftar Riwayat Hidup
Mengajukan berkas ke bagian Kepegawaian Universitas, Surat Pengantar PD II (1 hari)
1. Daftar Riwayat Hidup 2. Fotocopy SK CPNS 3. Fotocopy SK PNS 4. Fotocopy DP3 2 thn terakhir
Subag Kepegawaian Universitas
Memproses dan Mengajukan berkas ke Kemendikbud (5 hari)
Kemendikbud
Penghargaan Satyalencana Karya Satya dari Presiden (6 bulan)
Selesai
Penghargaan Satyalencana Karya Satya
IJIN TIDAK MASUK KERJA
Mulai
Pegawai
Mengisi form ijin tidak masuk disertai Surat Ket Dokter (sakit) atau Surat Tugas (Dinas Luar)
Mengirimkan Surat Ijin tsb ke atasan langsung dan tembusan ke Subag Kepegawaian Fakultas (1 hari) Subag Kepegawaian Fakultas
Merekap dan melaporkan jumlah kehadiran ke Pimpinan (triwulan)
Selesai
1. Form Ijin Tidak Masuk 2. Surat Keterangan Dokter 3. Surat Tugas
