Projekty jednotlivců, skupinek a malých firem Ing. Miroslav Vlach Nezávislý projektový manažer a specialista na IT a marketing
[email protected] | www.mira-vlach.cz
Abstrakt Rozebrání problematiky projektů menšího charakteru z pohledu jednotlivců (studenti, nezávislí profesionálové atp.), drobných pracovních skupin a malých firem přináší bližší pohled na nejčastější problémy, obvyklou úroveň řízení těchto projektů a poskytuje doporučení, jak pro tuto cílovou skupinu přiblížit teorii co nejvíce praxi. Příspěvek vychází ze spolupráce či konzultací s mnoha živnostníky a drobnými firmami. Všeobecně lze říci, že povědomí o projektovém řízení je na této úrovni velmi nízké a skutečné řízení tak probíhá hlavně na základě intuice u více či méně schopných jednotlivců. Příležitost ke zlepšování tak vidím hlavně v co nejjednodušší prezentaci projektové řízení a v jeho přiblížení běžnému životu. Klíčová slova jednotlivci, malé a střední firmy, řízení projektů, nezávislí profesionálové, obvyklé chyby, popularizace projektového řízení, osvěta u veřejnosti Abstract This study into the project management of individuals (students, freelancers), small work groups as well as small businesses describes the most common problems, the usual style of management and suggests recommendations on how to familiarise the public with the basics of project management. The study is a result of long-lasting cooperation and consultations with many self-employed people and small enterprises. Generally, the awareness of project management is low among these groups. The management is then carried out mostly based on intuition and innate capabilities of individuals. The key to enhancing the project management level and empowering these groups lies, in my opinion, in steady efforts to popularise the basics of project management with stress to immediate usefulness of its implementation. Key words
individuals, small and medium business, SMB, project management, freelancing, freelance, common mistakes, popularisation
Vztah projektového řízení a široké veřejnosti Mělo by si projektové řízení zasluhovat pozornost běžných lidí a široké veřejnosti? Pokud ano, pak proč a co jim může nabídnout? U větších a moderních firem se projektové řízení stále více stává prestižní záležitostí, v lepším případě pak postupně také běžnou a užitečnou praxí. Málokdy však bývá umění řídit projekty prezentováno jako něco, co by mělo zajímat nejen úspěšné firmy, ale v podstatě každého. Podíváme-li se na definici projektu [1], zjistíme, že jde o „dočasné úsilí směřující k vytvoření jedinečného produktu, služby nebo výsledku“. V této ani v jiných běžných definicích není nikde řečeno, že projekt a jeho řízení jsou pouze doménou firem, organizací a jiných institucí. Přitom jsem se již setkal v oboru s názory, že neřídí-li projektový manažer přímo žádné další lidi, potom nejde o projekt a projektové řízení. Podle mého názoru ve svém životě většina lidí řídí třeba osobní projekty, aniž by o tom vůbec věděla. Uvedené definici určitě odpovídají např. organizace vlastní svatby, psaní diplomové práce nebo řešení vlastního bydlení. O tom, nakolik je pak projekt významný a důležitý, nerozhoduje pak ani tak pohled a názor ostatních, jako spíše obtížnost a kritičnost projektu z pohledu jeho zadavatele. V těchto situacích bývá zadavatel zároveň i realizátorem a můžeme jej tedy pro naše účely označit za projektového manažera.
Je-li však skutečnost opravdu taková, že většina lidi se alespoň párkrát za život ocitne nevědomky v roli projektového manažera, nakolik pro to potřebují znát projektové řízení a jeho nástroje? A nakolik je ve skutečnosti opravdu znají? Osobně se domnívám, že dovednosti projektového manažera by se příležitostně hodily téměř každému. Podobně jako u dovednosti psaní na klávesnici všemi deseti prsty, dokážete i s výborným projektovým řízením dosahovat cílů snadněji a lépe. Zda se v umění řídit projekty vyplatí zdokonalovat pak bude záležet na třech faktorech: 1) jak často se jedinec s nutností řídit projekty setkává 2) jak moc jsou pro něj projekty kritické z hlediska pravděpodobnosti a dopadu neúspěchu 3) kolik času, peněz a energie musí vynaložit na to, aby se zdokonalil a jak rychle se mu to vrátí.
Hlavně třetí faktor pak záleží na vhodné přípravě a dostupnosti vzdělávacích materiálů ze strany odborníků či školících institucí. Nutno podotknout, že tuto funkci mohou částečně zastat i úzce zaměřené rady a materiály vztahující se pouze k jednomu typu projektů – např. čeho se vyvarovat při organizaci svatby apod. Ty jsou potom dostatečně zajímavé na to, aby byly publikované např. ve společenských magazínech, kam by se obecně pojatý článek o projektovém řízení nejspíš nikdy nedostal.
Výsledky průzkumu Za účelem zjištění, jak projektové řízení vnímá široká veřejnost, jsem v březnu 2008 provedl jednoduchý dotazníkový průzkum. Vzorek několika desítek respondentů byl zhruba následující: −
většina respondentů byly osoby ve věku 18 až 35 let
−
mírně převažovali muži
−
víceméně rovnoměrně byly zastoupeny běžné humanitní i technické obory: podnikání, administrativa, služby, stavebnictví, medicína, strojírenská výroba, informatika atp.
−
odpovídajícími byli většinou buď odborní zaměstnanci, živnostníci, méně často pak studenti
−
více než polovina respondentů měla vysokoškolské vzdělání
Výzkum byl rozdělen do několika částí, v nichž se formou sebehodnocení a volných otázek zjišťovala postupně míra seznámení s projektovým řízením, zkušenosti z jejich osobních projektů a také na jak složité projekty by si z hlediska řízení troufli a po jak dlouhé přípravě.
Míra seznámení s projektovým řízením Z hodnoceného vzorku drtivá většina lidí odpověděla, že se s pojmem projektové řízení už setkali. Na otázku co si představí pod pojmem projekt se poměrně často blížili k běžným definicím, byť s nepřesnostmi. Dalšími asociacemi se slovem „projekt“ byly např. plán, práce, dotace z evropských fondů, změna, cíl apod. Velmi zajímavé bylo také sebehodnocení znalosti teorie projektového řízení, kdy se jen málo lidí ohodnotilo průměrně či nadprůměrně. Téměř 70% respondentů popsalo svou znalost jako výrazně
podprůměrnou (hodnoty 1 až 4 na škále od 1 do 10, kde 10 značí dokonalou znalost), 40% z nich pak svou znalost popsalo jako žádnou nebo minimální (hodnoty 1 a 2).
Zkušenosti respondentů s projekty Co se týče spektra projektů, se kterými se účastníci průzkumu v běžném životě setkávají, nejčastěji se objevovaly: bydlení, nákup a prodej nemovitostí, rekonstrukce, začátek podnikání, vývoj nové služby nebo její úprava, diplomová práce či různá pracovní pověření od zaměstnavatele. Časté byly také zmínky o potřebě osobního rozvoje a růstu.
Z minulých projektů si potom nejčastěji vzali ponaučení začít s přípravou včas a nepodcenit délku trvání, nutnost hospodařit s vlastním časem, vést si vhodnou evidenci, zlepšit komunikaci. Z negativních vlastností, které jim nejčastěji vadily u sebe či u ostatních nejvíce převládala nedůslednost a nízká vytrvalost, následovaná nestíháním termínů či nutností neustálého připomínání a malým rozhledem v problematice.
Naopak co se týče pozitivních vlastností, pokud by museli vedení svého projektu někomu přenechat, ocenili by u něj obzvláště zkušenosti, spolehlivost, pracovitost, komunikativnost, zodpovědnost, dobrou znalost problematiky a zapálení pro věc.
Na jaké projekty by si věřili V další části byl respondentům předložen přehled vzorových projektů, kde měli ke každému napsat, zda by si na jeho řízení troufli a jak dlouhou přípravu by potřebovali na to, než by byli schopni či ochotni se ujmout role vedoucího tohoto projektu. Doba přípravy byla buď po několika dnech, po 3 měsících, po 3 třech letech a poslední možností k výběru bylo, že by si netroufli ani po tříleté přípravě.
Zatímco na organizaci výletu do Tater by se většina klidně pustila téměř ihned, většími výzvami už byla výprava do amazonského pralesa, organizace dětského tábora či koupě a rekonstrukce bytu, do kterých by se většina pustila spíše až po tříměsíční přípravě. Asi největší rozdíly v odpovědích byly u projektů založení s.r.o. a zahájení podnikání (s následným předáním zadavateli) ve svém oboru, dále pak pořádání dvoudenní mezinárodní konference a dohled nad stavbou obecní kanalizace. I na tyto projekty by si
většina lidí troufla, ovšem s různě dlouhou přípravou. Naopak na pořádání letních her či řízení projektu letu na Měsíc by si většina lidí netroufla ani po tříleté přípravě, ale našlo se i dost lidí, kteří by si na to po tříleté přípravě troufli. Zajímavostí potom bylo, že téměř 20 % respondentů uvedlo, že by nikdy nepořádali letní tábor.
Projektové řízení nezávislých profesionálů a malých firem Zatímco u nepodnikajících jednotlivců lze říct, že projektové řízení nepoužijí až tak často, živnostníci a malé firmy jsou už v jiné situaci. Mnoho živnostníků i firem řeší zakázky formou projektů a jejich příjmy jsou tedy přímo závislé na jejich schopnosti je úspěšně a co nejrychleji realizovat. Kromě zakázek se u nich projektové řízení týká nejen osobních projektů, jež mívají na pracovní výkon jednotlivců vcelku velký dopad, ale také jakýchkoliv inovací či rozvoje vlastního podnikání. Špatné řízení projektů pak může být výraznou brzdou či příčinou neúspěchu. Hlavně u živnostníků, kteří projekt sami vedou a zároveň na něm často také odvádějí nejvíce realizační práce, je potom velmi důležité i hospodaření s vlastním časem. Každopádně si troufám říci, že v této kategorii se dovednost řídit projekty a hospodařit s časem hodí téměř každému.
V praxi se pak lze setkat s výraznými rozdíly ve výkonnosti jednotlivců, které jsou velmi často podle mne zapříčiněny právě nesprávnými pracovními návyky a nepřipraveností zvládat větší objem či komplexnost práce. Zde pak dochází ke zpětné vazbě. Když je práce odvedena dobře a včas, lze si za ni oprávněně říct o slušnou cenu, což poskytne klid a prostor pro další práci. Naopak je-li práce zpožděná nebo nekvalitní, i platba za ni pak bývá nižší, řeší se např. reklamace a to už může mít negativní vliv na příští zakázky. Podnikatelé, kteří si umí dobře zorganizovat svou vlastní i cizí práci a řídit bezproblémově své projekty, tak mají výraznou výhodu. Málokdo si to však uvědomuje a cítí dopředu potřebu u sebe tyto vlastnosti cíleně zlepšovat. Tedy alespoň do chvíle, kdy své nedostatky pocítí, což bývá při výskytu prvních vážných problémů.
Doporučené zásady Jako ukázku pokusu o zestručnění projektového řízení a jeho přiblížení běžné praxi uvádím rámcové zásady, které jsem publikoval v článku určeném pro nezávislé profesionály na internetovém portálu Na volné noze [2]:
cíle projektu – ujasněte si, čeho má projekt dosáhnout, a zamyslete se, jestli je projekt realizovatelný nebo zdali neexistují nějaké lepší alternativy
podpora zadavatele – je-li vám projekt někým zadán, vyjednejte si hned na začátku od zadavatele jasnou podporu projektu včetně jeho závazků k dodání potřebných zdrojů (peněz, lidí, vlastního času aj.)
spolupracovníci – lidé, se kterými spolupracujete, jsou klíčem k výsledku a proto je vybírejte s rozvahou
pravomoce a odpovědnost – pokud se vás na projektu podílí více, jasně si rozdělte pravomoce i odpovědnost a určete člověka s celkovou odpovědností za výsledek, který bude koordinovat a kontrolovat práci ostatních
sledování kvality – určete požadavky na kvalitu výsledku a sledujte její vývoj v průběhu celého projektu (pokud jsou kontroly prováděny průběžně zadavatelem, zaznamenávejte jejich výsledky a nechte jej zápisy podepsat)
rozdělení na etapy – projekty si rozdělte na snadno měřitelné a dosažitelné úseky
plánování – větší a složitější záměry vyžadují hrubé plánování celého projektu a podrobnější plánování jeho aktuálních částí; plánujte ale jen tolik, kolik je nezbytně nutné pro předcházení zbytečným chybám, protože může být lepší provést dobrý plán dnes než dokonalý zítra
revize projektu – pravidelně se zastavte a překontrolujte, jak si vedete oproti původnímu plánu a není-li třeba pod vlivem nových okolností projekt pozměnit nebo dokonce úplně zrušit
sledování souvislostí – žádný projekt neexistuje ve vzduchoprázdnu a proto věnujte náležitou pozornost komunikaci se všemi zainteresovanými lidmi, zvažujte možná rizika a zohledňujte návaznost na ostatní projekty
osobní nasazení – nic nedovede projekt ke zdárnému cíli lépe, než když vám na výsledku osobně záleží a pustíte se do něj s buldočí povahou a vytrvalostí honícího psa
dokumentace – nespoléhejte se pouze na paměť a veďte si přehlednou dokumentaci pro celkově lepší přehled a budoucí návraty k projektu
dokončení a předání – úspěšné ukončení projektu zahrnuje mimo jiné náležité předání celé dokumentace a výsledku projektu (např. do užívání či provozu)
závěrečná rekapitulace – z každého ukončeného projektu se snažte co nejvíce
naučit a neopakujte tytéž chyby
Zamyšlení nad možnostmi popularizace Ačkoliv schopnost řídit projekty se samozřejmě zlepšuje i sama od sebe s přibývající praxí jedince, věřím, že vhodně podaná a široce popularizovaná teorie by mohla mnoha lidem usnadnit právě první kontakty s praxí. Zde by jim mohla pomoci nejen úspěšně zvládnout jejich první projekty a osobní cíle, ale už od začátku je posunout na výrazně vyšší úroveň.
Z tohoto pohledu mi přijde dokonce zajímavé zvážit, zda by nebylo vhodné zařadit tuto oblast dovedností už do osnov základních škol. Domnívám se, že vhodně podané základy hospodaření s časem a základy řízení projektů by mohly být jedním z mála předmětů, jejichž užitečnost žáci ocení už během svého studia. Zatím se dá spíše říci, že mnoho lidí si ze školy odnese spíše zlozvyk dělat vše na poslední chvíli. Řekněme, že i kdyby se u většiny žáků zvýšila jejich produktivita díky této výuce a správným pracovním návykům o pouhých 5%, po dospění těchto studentů a jejich postupném zapojení do pracovního procesu by mohl být dopad na ekonomiku státu silnější a trvalejší než např. pobídky zahraničním investorům.
Vhodnost podobné výuky by měla smysl už i proto, že se postupem času výrazně mění způsob práce s informacemi. Jak píše velmi poutavě Eriksen [3], moderní technologie však nejenže umožňují velmi snadný přístup k informacím, ale bohužel často také způsobují přehlcení informacemi. "Úměrně s množstvím informací klesá jejich přehlednost." Proto nelze než souhlasit s hlasy po tom, aby se na tuto změnu zareagovalo a na školách se začaly učit v prvé řadě dovednosti, ze kterých lze těžit po celý život a které lidem pomohou lépe se vyrovnat se zrychlujícími se změnami, které se dějí nejen v informačních technologiích. Kupříkladu americký autor Nielsen [4] píše o tom, že na školách dochází k paradoxní situaci, kdy se žáci učí práci s tabulkovým kalkulátorem, jehož ovládání bude zastaralé a nahrazeno během pár let, zatímco by se mohli naučit dovednosti, které z manuálu od výrobce už doma sami nevyčtou.
V těchto souvislostech možná opravdu nejsou od věci úvahy o tom, zda na škole místo takovéhoto podání výpočetní techniky neučit raději široce a trvale uplatnitelné
dovednosti, jakými je právě projektové řízení a hospodaření s časem. I ona výpočetní technika by pak mohla být podána spíše jako užitečný a potřebný doplněk ke schopnosti realizovat své cíle, takto však zasazený do hlubšího kontextu.
Bibligrafický záznam [1] A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK guide, Third Edition. Project Management Institute, 2004, 390 s. ISBN 1-930699-45-X [2] VLACH, M. Projektové řízení, internetový portál Na volné noze, 2007, Internet: http://navolnenoze.cz/zpravy/projektove-rizeni/ [3] ERIKSEN, T. H. Tyranie okamžiku. Doplněk, 2005, 168 s. ISBN 80-7239-185-2 [4] NIELSEN, J. Life-Long Computer Skills, Internet: http://www.useit.com/alertbox/computer-skills.html
