Projekttervezés Önkormányzati Menedzsmentért Alapítvány
1
Tartalomjegyzék
Projekt Projektciklus Menedzsment Projekttervezési módszerek: SWOT analizis Problémafa – célfa Érdekeltek elemzése Gantt diagram Logikai keretmatrix 2
A projekt
A támogatások legkisebb eleme, azok az eszközök (beruházások, szolgáltatások), amelyek hozzájárulnak a szélesebb közösség által kijelölt közép, vagy hosszú távú átfogó cél eléréséhez.
Egy adott kiinduló helyzetből Adott időtartamon belül Adott eszközökkel
Egy specifikus célt elérni kívánó
Tevékenységsorozat 3
Projekt meghatározása
Projekt: pontosan meghatározott célok (eredmények) elérése megadott időre adott költségkeret mellett További jellemzői:
Kezdési időpont és befejezési időpont adott Nem ciklikus tevékenység Átmeneti (projekt időtartamára létrehozott) szervezet Tapasztalat érvényessége (vagy igen, vagy nem)
Időtartam:
Rövid (<1 év) Közepes (1-3 év) Hosszú (>3 év) 4
A jó projekt ismervéi
Releváns
Megvalósítható
Fenntartható
kereslet- vezérelt cél – orientált megfelel a stratégiai elvárásoknak jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők Költségvetése reális munkamegosztása világos kockázatai ismertek a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók 5
Projekt - PÁLYÁZAT
Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés
Pályázat – a PROJEKT bemutatása a TÁMOGATÓ (a pályázat kiírója) által megkövetelt formában
6
Projekt stratégia 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7. 8.
Helyzetelemzés A projekt célkitűzéseink a meghatározása A kritikus sikertelenségi tényezők meghatározása Megvalósítási stratégia elemei Akcióterv- ütemterv A humán erőforrás meghatározása Költségvetés Projekt értékelés
7
Ciklus elmélet
Szakpolitika Program Projekt
Értékelés, korrekciók
Probléma felismerés
Végrehajtás, ellenőrzés
Stratégia alko tervezés
Program kidolgozás 8
Mi a Projektciklus Menedzsment?
„ A projektmenedzsment tudás, képességek eszközök és technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek folyamán oly módon, hogy az megfeleljen mindazok igényeinek és elvárásainak, akiknek a projekthez érdeke fűződik, illetve ezen igényeken és elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt ”.... „A projekmenedzsment kifejezést a folyamatban levő tevékenységek szervezés szempontjából történő megközelítésének leírására is használjuk” ( idézet Projekt Menedzsment Body of Knowledge, Projek Management Institut, USA 1996) 9
Projekmenedzsment egyszerűbben: A projektcikluson belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének képessége és folyamata. Elvek, módszerek és szabályok program- és projektkészítők számára a támogatások megszerzésének és felhasználásának folyamatában.
10
A PCM előtti EU-s tapasztalatok
zavaros stratégiai keretek kínálat –vezérelt projektek gyenge helyzetelemzés tevékenységorintált tervezés bemérhetetlen hatások felmerülő igények figyelmen kívül hagyása rövid távú gondolkodás nem várt kockázatok eredmények követhetetlensége tapasztalok beépülésének hiánya pontatlan projektdokumentumok
11
A PCM előnyei
standard formátum, strukturált megjelenés átlátható elemzés cél – orientált tervezés mérhető hatások megjelenítése költségek – ráfordítás optimum kialakíthatósága fenntarthatóság visszacsatolás lehetősége 12
A PCM alkalmazásai
Pénz megtakarítása Az átláthatóság fokozása A munkaerő csökkentése Új munkahelyek teremtése Az információáramlás gyorsítása Lobbyzás A fejlesztés szereplőinek motiválása A munkamegosztás javítása A kockázatok csökkentése A projekt szereplőinek kontrollálása A projekt PR –jának erősítése 13
A projekt ciklus: fő dokumentumok és döntések A kulcs döntések, a szükséges információk és a felelősök minden fázisban meghatározottak Az értékelés alapján új programozás körvonalazódik
Prioritások, szektorok, időütemezés
Döntés az eredmények további használatáról a programozás során
Országos stratégiai terv
Programozás
Értékelő tanulmány
Projekt identifikációs lap Értékelés
Első Megvalósíthatósági tanulmány Identifikálás Döntés, hogy mely lehetőséget kell továbbvizsgálni
öntés tervek szerinti folytatásról vagy Megvalósítás a változtatásokról Előrehaladási és ellenőrzési jelentés Döntés a szaktanácsadás szükségességéről
Kidolgozás
Második VázlatosMegvalósíthatósági pénzügyi terv tanulmány Döntés, hogy mely lehetőséget kell továbbvizsgálni
Finanszírozás Finanszírozási megállapodás
Döntés a pénzügyi alapokról
Finanszírozási terv 14
A projektciklus
Helyzetvizsgálat Megvalósítható célok meghatározása
Új projektterv A projekt eredményeit értékelni kell
Meghatározás
Lezárás
A projekt részletes kidolgozása
Tervezés Tervek szerinti végrehajtás rendszeres nyomonkövetés, a projekt befejezése
A projekt szükséges módosításainak elvégzése
Előzetes értékelés
Megvalósítás
Döntés
Erőforrásokról Finanszírozásról Szervezésről Megvalósításról
15
Tervezési módszerek -Tervezési hierarchia
A tervezés a célok szem előtt tartásával stratégiai szinten indul, felülről-lefelé (‘top-down’) módszerrel Célok Stratégia Taktika Műveletek
16
Tervezési technikák
A jó projekt: Átlátható Hiteles Eredmények mérhetők A projekttervezési technikák eredményeként: Tervezés átláthatóbb, logikusabb, a projekttervezés ellenőrzése egyszerűbb A projektről döntést hozók, nyomon követést végzők számára átláthatók a fő fejlesztési lehetőségek (SWOT elemzés), és a projekt tartalma (logikai keretmátrix, ‘logframe’)
17
A projekt készítésének logikai lépései
6.
A projekt hátterének és általános céljának vázlatos ismertetése A projekt megvitatása és indoklása a szervezeten belül és mindazokkal, akiknek a projekthez érdeke fűződik A projektekhez kapcsolódó politikákat tartalmazó legfontosabb dokumentumok meghatározása ( nezeti illetve EU rendeletek és programok) A projekt konkrét céljainak és eredményeinek meghatározása Előzetes projektismertetés elkészítése A projekt költségeinek és forrásainak előzetes becslése
7.
Kapcsolatfelvétel potenciális támogatókkal
1.
2.
3.
4. 5.
18
Projekttervezési módszerek
SWOT elemzés - Az ötletek közötti választást, a célok meghatározását segíti Problémafa – célfa elemzés Gant Diagram Érintettek elemzése ( Stakeholder analizis) Személyek és személyek csoportjai - amelyeket ÉRINT - akiknek ÉRDEKÉT SZOLGÁLJA a megvalósuló projekt - Kulcstényező a kommunikáció! Logikai keretmatrix (Logframe) módszer - a projektjavaslat világos, logikus, és strukturált lesz - lehetővé teszi az érintettek bevonását a készítés folyamatába - lehetővé teszi az alternativák elemzését - összeilleszti az ötlet és a megvalósítás eszközeit - lehetővé teszi a kockázatok elemzését 19
SWOT elemzés
SWOT elemzés elkészítése: A program, illetve a projekt sikerében érdekeltek 5-15 fős csoportjával ‘brain storming’ Ideje: pl. szempontonként 20-30 perc (minden szemponthoz min. 20-25 javaslatot összegyűjteni) - minden ötlet feljegyzendő! Átszerkesztéssel szűkítés minden szempontnál a legfontosabb 8-10 pontra A táblázatot rövid magyarázattal, következtetésekkel ki kell egészíteni.
20
SWOT elemzés
A SWOT négy kategóriája Erősségek (Strengths) –Belső tényezők Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók Gyengeségek (Weaknesses) – Belső tényezők Negatív tényezők, amelyek nem működnek jól, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében Lehetőségek (Opportunities) –Külső tényezők Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. Veszélyek (Threats) – Külső tényezők Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockzatot jelenthetnek.
21
A SWOT logikája Helyzetvizsgálat
Erősségek (Strengths)
Gyengeségek ( Weaknesses)
Lehetőségek (Opportunities)
Veszélyek ( tThreats )
Prognózisok a külső feltételekről ( gazdasági, technológiai, társadalmi, politikai, kulturális)
Projekt cél 22
SWOT
Erősségek
Lehetőségek
Gyengeségek
Veszélyek 23
Elemzési fázis
Probléma - elemzés - a problémák megfogalmazása, ok-okozati összefüggések meghatározása, problémafa készítése
Célkitűzés - elemzés -
célkitűzések meghatározása a beazonosított problémák alapján, eszköz eredménmy összefüggések meghatározása, célkitűzés – csoportok azonosítása és a projektstratégia meghatározása 24
Probléma elemzés
Azonosítás - SWOT – ból - Ötletroham alapján
Ok-okozati összefüggések feltárása -
Probléma – hierarhia Kiinduló probléma Ok –okozat algoritmus Kapcsolatok feltárása
Végeredmény: Probléma – fa 25
Célelemzés
„Transformált” problémafa = célfa - ok – okozat kapcsolatból – eszköz- cél A logika igazolása
26
Problémafa A hatás iránya
27
Célkitűzés fa
+
28
A projekt érintettjeinek elemzése A projekt által érintettek azonosítása és elemzése (_stakeholder analízis)
Előnyt élveznek
Partnerségi kör
Hátrány szenvedők
Probléma kezelés kompenzáció
Projekt megvalósítás 29
Érintett
Azon szervezetek, személyek
Akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását Akik közvetlenül érdekeltek a célok elérésében Akik döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt Aki részt vesznek a projektben A közszférában dolgozó érintett végrehajtók A projekt végső kedvezményezettjei A célcsoport, pl. Az érintett lakosság
30
Érintettek
Fajtái
Társadalom - helyi közösség – kormány Tulajdonosok – alkalmazottak – versenytársak Szállítók – versenytársak
Jellemzői
Jelentőségük a projekt sikerét tekintve változó, melyet direkt vagy indirekt módon befolyásolhatnak Összekötő szerepet töltenek be, szószólók, tárgyalók A projekt környezeti folyamatát kísérik figyelemmel. Megéri jó véleményt kialakítani a projektről a külvilág felé. - lobbyzás31
Az érintettek elemzési lépései
Az érintettek azonosítása Információgyűjtés az érintettről Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek erős és gyenege pontjainak elemzése Az érintettek stratégiájának meghatározasa Az érintettek viselkedésének elemzése Az érintettek rangsorolása Cselekvési terv kidolgozása 32
Partnerség
Kik a partnerek? Azon személyek és szervezetek, akik a projekt előkészítése ill. a projekt megvalósítása során együttműködnek. Jól körülhatárolt tevékenységgel és feladatokkal, valamint anyagi és nem anyagi hozzájárulással.
Partnerség építés Miért van szükség partnerekre? Információszerzés Többféle szaktudás egyesítése Innováció, ötletek forrása, új látásmód Visszajelzés a saját munkáról Megrendelések, új feladatok és források megszerzésének 33 lehetősége
Gantt diagram
A legegyszerűbb, legrégibb, legáltalánosabban használt Az egyes tevékenységeket időtartamukkal arányos hosszúságú téglalap (vonal) reprezentálja Elkészítése 4 lépésből áll i. ii. iii. iv.
A A A A
tevékenységek definiálása tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása tevékenységek időtartamának meghatározása Gantt diagram összeállítása
34
Példa Gantt diagram elkészítésére
Példa: ház építése Ház
Kőművesm
Ács, tetőf.
Alap Főfal FödémVálaszf Aljzat Vakol.
Tető
Ép.gép.
Bef. munk
Vízv. Gázv. Elektr. Fűtés Burk. Festés Végsz.
(Forrás: Görög Mihály)
35
Példa Gantt diagram elkészítésére
Sorszám (hét) 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Tevékenység
Alap Szerk. falak Födém Tető Válaszfalak Aljzat Vízvezeték Gázvezeték Elektromos szer. Fűtés alapszer. Vakolás Burkolás Festés, mázolás
Időtartam
1 2 1 2 3 1 1 1 1 2 (Forrás: Görög Mihály) 3 2 1
36
Példa Gantt diagram elkészítésére
Tevékenységek sorrendisége:
Tet.
Víz
7
Gáz
8
Elektr.
9
5
Al. 1
Főfal Födém Vál.fal. Aljzat 2
3
4
6
Vakol. Burk. Fest Végsz. átv.
Fűtés 10
11
12
13
14
(Forrás: Görög Mihály)
37
Példa Gantt diagram elkészítésére Nr.
Tevékenység / Hét
1
Alap
2
Szerk. falak
3
Födém
4
Tető
5
Válaszfalak
6
Aljzat
7
Vízvezeték
8
Gázvezeték
9
Elektr. szerelés
10
Fűtés alapszerelés
11
Vakolás
12
Burkolás
13
Festés, mázolás
14
Végszerelés, átvétel
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 11 12 13 14 15 16 17
(Forrás: Görög Mihály)
38
Tervezési fázis
Logikai keretmatrix A módszer előzménye a problémafa – célfa analizis A módszer két elemből áll: - a projekt átgondolása. A probléma okairavaló koncentrálást szolgálja az elemzési fázis - az elemzés dokumentálása: tervezés fázisa, ahola projektötletből részletes projektterv les, elkészól a logikai keret- mátrixfelépítése ( logframe matrix)
39
-
A fa átalakítása a logikai keretmatrixba: szintek számának csökkentése kapcsolódó célok csoportosítása erőforrás - elemzés
40
PCM
A projekt különböző fázisaiban Jól meghatározott vezetői tevékenységek és döntéshozatal Döntéshozatal és megvalósítási folyamat előre meghatározott módon
LKM
PCM - LKM
Program – projekt tervezési, vezetői, értékelési metodika A részvételt, átláthatóságot és célorientáltságot javító eszközök használatára Projektmanagement metodika és eszközök 41
A logikai keretmatrix Beavatkozási logika
Objektíven igazolható indikátorok
Az ellenőrzés információ forrása
Kockázatok, feltételezések
Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek
Eszközök
Költségek Előfeltételek 42
Logikai keretmátrix (`logframe`)
A sorok a tervezés szintjeit jelölik:
a legfelső sor a projekt szélesebb összefüggéseit tartalmazza (a projekt ezt közvetlenül rendszerint nem éri/érheti el) a második sor a projektcélok szintje: a projekt konkrét célkitűzései, a projekttel elérni kívánt jövőbeli állapot a harmadik sor a projekt tevékenységeinek következtében létrejövő eredmények szintje a negyedik sor a projektvégrehajtás szintje, itt szerepelnek az eredmények eléréséhez szükséges tevékenységek, és a szükséges források
43
Logikai keretmátrix (`logframe`)
Oszlopok:
második: az ellenőrzéshez, értékeléshez fontos sikerességi mutatók
(számszerűsíthetők!) (A tevékenységek sorában itt a projekt megvalósításához szükséges erőforrások felsorolása van, számszerűsítve) harmadik: a sikeresség mérésének „hogyan”-ja (A tevékenységek sorában itt az erőforrások költségei szerepelnek) negyedik: azok a külső tényezők, amelyek a projektmenedzsment hatókörén kívüliek, de teljesülésük szükséges az eredmények megvalósulásához
44
Projekt elemek összhangja a logikai keretmatrixba
Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételelzések igaznak bizonyulnak, akkor a projektcél teljesülni fog.
Beavatkozási logika
Obiektíven igazolható indikátorok
Az ellenőrzés információ forrása
Feltételezések
Átfogó célok A projekt célja Eredmények Tevékenységek Eszközök
Költségek Előfeltételek 45
Logframe matrix elkészítésének menete
Beavatkozási logika
Obiektíven igazolható indikátorok
Átfogó célok 1
15
16
A projekt célja 2
13
14
8
Eredmények 3
11
12
7
Tevékenységek 4
Eszközök 9
Költségek 10
6
Az ellenőrzés információ forrása
Feltételezések
Előfeltételek 5 46
Átfogó célok Magasabb szintű célkitűzések, melyek megvalósulásához a projekt hozzájárul. A célfa csúcsán levő, a pályázati kiírásban szereplő céllal megegyező megfogalmazás adja.
Beavatkozási logika, példákkal ellátva
Kis és középvállalkozások műszakitechnológiai hátterének fejlesztése
A projekt célja A célfából a a stratégiai célt szolgáló konkrét, az eredmény következményeként előálló célmegfogalmazást emeljük ki
Kedvező piaci részesedés korszerű termék előállítással
Eredmények A projektek kézzelfogható hozadéka, az elvégzett tevékenységek „termékei ”, közvetlen outputjai
Tevékenységek A projekt végrehajtása során az eredmény elérése érdekében elvégezendő feladatokat soroljuk fel
Korszerű gyártósor és raktár Piacképes termék
Építés, gépbeszerzés, útépítés Infrastruktúra kiépítés 47
Feltételek
Feltételek
A program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program ( vagy menedzsmentje ) nem tud befolyásolni
Feltételek szintjei
Összhangban kell legyenek a beavatkozási logikával
Feltételek meghatározásának célja:
A tervezés korai szakaszában meghatározni a program sikerét veszélyeztető kockázatokat A végrehajtás alatt lehetővé tenni az ellenőrzést 48
Átfogó célok Feltételezések A projekt célja
+ +
Eredmények Tevékenységek
Feltételezések
+ +
Feltételezések Előfeltételek
49
Beavatkozási logika Átfogó célok A projekt célja
Eredmények Tevékenységek
Objektíven igazolható indikátorok
Az ellenőrzés információ forrása
Hatásmutatók
A mutatók forrásai A mutatók forrásai
Eredménymutatók Output mutatók Eszközök
A mutatók forrásai Költségek
50
Hatás indikátor Hosszú távú hatások
Eredmény indikátor
Beavatkozási logika
Átfogó célok A projekt célja
Közvetlen és középtávú hatások
Output indikátor Áruk és szolgáltatások
Eredmények
Beavatkozások
51
Indikátorok és forrásaik
A indikátorok olyan objektíven mérhető jelzőszámok és specifikációk, melyek az eredmények - mennyiségi ( db, fő, m, tonna, lej, % stb.) - minőségi (kategória szint, célcsoportra, frakcióra, kompetenciára, helyre, témára utaló jelző ) - vagy időbeni (állandó, időszakos) meghatározását adják Forrásai: hivatalos statisztikák, önállóadatgyűjtés 52
Logikai keretmátrix: indikátor példák
53
Az indikátorokkal szemben támasztott követelmények
SMART kritériumok
Specifik: specifikusa, a dolgokra jellemzőek
Measurable: mérhetőek, számszerűsíthetők
Achieveable: elérhe tőek, rendelkezésre állnak
Realistik: relevánsak, reálisak
Time-based: időhöz kötöttek
54
