Projectuitvoeringsovereenkomst

Projectuitvoeringsovereenkomst Rotterdam boeit, bindt, bouwt, borgt in 2008-2011 Preambule: Deze projectuitvoeringsovereenkomst is opgesteld om het door het Regionale Platform Onderwijsarbeidsmarkt Voortgezet Onderwijs Rotterdam (Regionale Platform) voorgenomen project te realiseren. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OC&W) subsidieert dit project in het kader van de Subsidieregeling afstemming in risicoregio’s voor onderwijsinstellingen in het voortgezet onderwijs 2008-2011.

De partijen: Deelnemende besturen voor voortgezet onderwijs 1. Vereniging voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Rotterdam e.o. (CVO) 2. Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam (BOOR) 3. Interconfessionele onderwijs Stichting LMC Rotterdam e.o. (LMC) 4. Bestuur Rudolf Steiner College 5. Grafisch Lyceum Rotterdam 6. Landelijke bestuur EBVO De Passie 7. Stg. S.G. Montessori Lyceum Rotterdam 8. Stg. Voor voorbereidend hoger en middelbaar onderwijs (Laurenscollege) 9. Stichting STC-Group (Scheepvaart en Transport College, afdeling VMBO) 10. Stichting voor Chr. VO op reformatorische grondslag De Wartburg 11. Vereniging Katholiek VO Rotterdam (Emmauscollege) 12. Vereniging voor Gereformeerd Voortgezet Onderwijs Deelnemende opleidingen voor onderwijspersoneel 13. Hogeschool Rotterdam Instituut voor Lerarenopleidingen 14. ROC Zadkine 15. ROC Albeda College 16. Universiteit Leiden: het Interfacultair Centrum voor Lerarenopleiding, Onderwijsontwikkeling en Nascholing (ICLON) Andere partners 17. Gemeente Rotterdam, Jeugd, Onderwijs en Samenleving (JOS) 18. Sectorbestuur onderwijsarbeidsmarkt (SBO) hierna gezamenlijk te noemen de ´partijen´;

Projectuitvoeringsovereenkomst RBBBB 2008-2011

1/6

Overwegende dat: - de partijen deel uitmaken van het Regionale Platform in de risicoregio Rotterdam, dat een project wenst uit te voeren; -

het Regionale Platform op grond van de Subsidieregelingen subsidie heeft aangevraagd voor de deelnemende scholen;

-

de Minister van OC&W op basis van de aanvraag voornoemd bij beschikking van € 2.347.000 subsidie heeft toegekend;

-

de subsidies zijn bestemd voor het project boeien, binden, bouwen en borgen, hierna te noemen: project;

-

partijen concreet vorm wensen te geven aan de gezamenlijke uitvoering van het project;

-

partijen de gemaakte afspraken omtrent de voorwaarden waaronder het project wordt uitgevoerd, in deze overeenkomst wensen vast te leggen;

Verklaren als volgt te zijn overeengekomen:

Artikel 1. Projectorganisatie 1. De regiegroep is belast met de aansturing van het project, houdt toezicht op de uitvoering, voortgang en afwikkeling van het project. De regiegroep is namens partijen eindverantwoordelijk voor het project. 2. De regiegroep bestaat uit een afgevaardigde van elke partij. Het voorzitterschap van de regiegroep berust bij partij 1. 3. Het projectmanagement is belast met de uitvoering van het project en draagt zorg voor de realisatie van het projectresultaat. Het projectmanagement rapporteert aan de regiegroep over de voortgang van het project. Artikel 2. Projectsubsidieaanvraag 1. Het Regionale Platform heeft partij 1 als subsidieaanvrager als bedoeld in de Subsidieregelingen aangewezen. De aan deze werkzaamheden verbonden (personele) kosten worden gedragen door partijen 2 tot en met 18, indien en voor zover deze kosten niet uit de verkregen subsidies kunnen worden voldaan. De verdeling van de kosten is evenredig aan de verdeling van de percentages deelnemers in het project waarvoor subsidie wordt ontvangen. 2. Subsidieaanvragen dan wel bezwaar of beroep tegen afwijzende subsidiebeschikkingen worden door de subsidieaanvrager alleen ingediend nadat daartoe unaniem is besloten door de regiegroep. 3. Partijen zijn jegens elkaar gehouden alle gegevens te verstrekken welke van belang zijn voor een aanvraag van subsidie als bedoeld in het vorige lid. 4. Partij 1 aanvaardt in zijn hoedanigheid van subsidieaanvrager generlei verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid in geval een aanvraag om subsidie voor het project (deels) wordt afgewezen.


2/6

Artikel 3. Subsidieverlening/beheer 1. Bij beschikking is aan het Regionale Platform subsidie voor het project verleend. 2. Partijen zijn bekend met de vigerende beschikkingen en de verplichtingen die aan de subsidieverleningen als bedoeld in het eerste lid zijn verbonden en stellen alles in het werk om aan deze verplichtingen (blijvend) te voldoen. 3. Partij 1 oefent het beheer uit over de verstrekte en te verstrekken subsidies en draagt zorg voor de gezamenlijke verantwoording van de uitvoering van het project in de richting van de subsidiënt. 4. Partijen 2 tot en met 18 verlenen alle medewerking aan partij 1 om het bepaalde in lid 3 naar behoren te kunnen uitoefenen. Artikel 4. Opdracht aan derden 1. Partij 1 fungeert tijdens de uitvoering van het project als eerste aanspreekpunt/contactpersoon jegens derden, zoals subsidiënt. 2. Opdrachten aan derden voor de uitvoering en realisatie van het project zullen door partijen in en na gezamenlijk overleg worden vastgesteld. 3. Partijen verplichten zich reeds nu een externe accountant in te schakelen voor de controles, een en ander met het oog op de afgifte van noodzakelijke accountantsverklaringen als bedoeld in artikel 2:393, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek. Hiervoor geldt onverkort het bepaalde in lid 4 van dit artikel. 4. Partijen dragen elk een aandeel in de financiering van de opdracht aan derden, evenredig aan de verdeling van de percentages deelnemers in het project waarvoor subsidie wordt ontvangen. 5. Opdrachten aan derden wordt door partij 1 verstrekt in naam en voor rekening van de partijen gezamenlijk. 6. Het Regionale Platform, waarvan partijen gezamenlijk deel uitmaken, is formeel de wederpartij in de overeenkomst met deze derde. 7. Partij 1 die de opdracht heeft verstrekt als bedoeld in lid 4 voert over de vermogensrechten, voortvloeiende uit de - in naam van en voor rekening van de partijen gezamenlijk gesloten overeenkomst, het beheer namens de partijen gezamenlijk. Artikel 5. Projectuitvoering 1. Partijen zullen naar beste vermogen uitvoering geven aan deze overeenkomst en aan de in de subsidiebeschikkingen gestelde voorwaarden. 2. Partijen die buiten het bepaalde in artikel 4 om derden inschakelen ten behoeve van (hun participatie aan) het project, dragen er zorg voor dat die derden hun werkzaamheden uitvoeren overeenkomstig deze overeenkomst en de voorwaarden uit hoofde van de subsidiebeschikkingen. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van de partij, die de derde heeft ingeschakeld.


3/6

Artikel 6. Administratieve plichten 1. Partijen zullen alle noodzakelijke gegevens met betrekking tot het project transparant en herkenbaar administreren. 2. Partijen verschaffen elkaar desgevraagd toegang tot deze administratie en bieden de gelegenheid deze administratie in te zien en te toetsen aan de nakoming van deze overeenkomst. 3. De administratie voor het project bestaat uit een deelnemersadministratie, een urenregistratie en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken: −

de deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren, dan wel in termen van geleverde producten of diensten;

−

de urenadministratie geeft inzicht in de gerealiseerde uren van de projectmedewerkers.

−

de financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze

waarop de inkomsten en uitgaven door partijen aan het project worden toegerekend. 4. De administratie van het project dient dusdanig opgezet te zijn dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate (tussentijdse) rapportages. De administratie dient tevens voldoende mogelijkheden te bieden voor een goede accountantscontrole op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden. 5. Bij de vastlegging van de gegevens worden de in de regelgeving gestelde eisen ter zake in acht genomen, alsmede die in de meest actuele versie van de controleprotocollen van de subsidiënt. Partijen dragen zorg dat - door ingeschakelde derden - alle administratieve bescheiden welke betrekking hebben op het project bewaard blijven tot het jaar 2018. 6. In voorkomend geval verlenen partijen en eventuele door partijen in te schakelen derden medewerking aan reviews of controles ter plaatse van het project door medewerkers van de subsidiënt en/of door hen ingeschakelde derden. Partijen zullen aan door subsidiënt daartoe aangewezen personen desgevraagd inzage in of informatie uit deze administratie geven of doen geven. Partijen zullen de voornoemde personen tevens desgevraagd informatie verschaffen over de voortgang van het project. Artikel 7. Rapportage en onverwijlde meldingsplicht 1. De looptijd van het project beslaat meerdere jaren. Partij 1 ontvangt van partij 2 tot en met 18 vanaf 2009 ieder jaar een inhoudelijke rapportage betreffende het voorafgaande schooljaar, waarin wordt aangegeven in welke mate de beschikbare middelen, inclusief de ontvangen declaraties, zijn besteed, alsook welke van de beoogde resultaten zijn gerealiseerd en wat de prognose is voor de resterende projectperiode. De na te leven verplichtingen terzake rapportages zijn te allen tijde conform de bepalingen in de beschikkingen. 2. Indien er tussentijds bijzondere omstandigheden optreden, die de voortgang van het Project substantieel - kunnen - wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen - kunnen - hebben voor het recht op subsidie, doen partijen daarvan over en weer onverwijld mededeling. De regiegroep kan besluiten de subsidiënt te informeren. 3. Onder bijzondere omstandigheden als bedoeld in lid 2 wordt in elk geval verstaan een wijziging in de aard van (ingeschakelde derden bij) de projectactiviteiten/-uitvoering, in de start- en einddatum, alsmede substantiële veranderingen (d.w.z. > 10%) in het deelnemeraantal en de geraamde kosten/financiering. 4. De subsidiënt wordt in elk geval geïnformeerd indien voor een partij surseance van betaling is aangevraagd dan wel in staat van faillissement is geraakt.


4/6

Artikel 8. Declaratie 1.

Partij 1 betaalt partijen 2 tot en met 18 declaraties op de projectsubsidie uit, voor zover Partij 1 de daarvoor benodigde gelden heeft ontvangen.

2.

Alvorens een declaratie te verlenen kan Partij 1 van Partij 2 t/m 18 verlangen dat de (tussentijdse) rapportage wordt voorzien van een verklaring van een door Partij 1 aangewezen externe accountant. Een dergelijk declaratie wordt door Partij 1 niet verleend indien de realisatie van het Project achterblijft bij de ramingen, als vervat in de bij de subsidieaanvraag

4.

gevoegde projectbeschrijving, of wanneer getwijfeld wordt aan een juiste uitvoering. Partij 1 kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor niet tijdige betaling van de declaraties, welke te wijten is aan vertragingen in de bevoorschotting bij de subsidiënt.

5.

De niet subsidiabele kosten die partij 1 maakt in het kader van het penvoerderschap, worden door de partijen gezamenlijk opgebracht. Partij 1 zal deze kosten vooraf en op basis van een begroting verrekenen met de declaraties.

Artikel 9. Einddeclaratie en subsidievaststelling 1.

Binnen 2 maanden na afloop van het subsidiejaar leggen Partijen 2 tot en met 18 Partij 1 een verzoek voor om definitieve vaststelling van het subsidiebedrag waarop aanspraak bestaat. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van een inhoudelijke eindrapportage en een financiële verantwoording voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. Een en ander overeenkomstig het bij of krachtens de Overeenkomst bepaalde, in het bijzonder artikel 12 van de Overeenkomst.

2.

De accountantscontrole dient plaats te vinden overeenkomstig het controle- en rapportageprotocol zoals bijgevoegd in bijlagen 1 en 4.

3.

Partijen 2 tot en met 18 schakelen op eigen projectkosten een externe accountant in om de financiële verantwoording te laten voorzien van een verklaring, waarna Partij 1 het vaststellingsverzoek vóór het verstrijken van 4 maanden na afloop van het subsidiejaar bij de

4.

subsidiënt indient. Mocht het verzoek om definitieve vaststelling van het subsidiebedrag naar het oordeel van Partij 1 (nog) niet in overeenstemming zijn met hetgeen bij of krachtens de Overeenkomst bepaalde, dan kan Partij 1 van Partijen 2 tot en met 18 verlangen om binnen een te stellen termijn over te gaan tot aanpassing ervan.

5.

6.

Partij 1 stelt Partijen 2 tot en met 18 direct op de hoogte van het door het subsidiënt per beschikking definitief vastgestelde subsidiebedrag. Partij 1 zendt Partijen 2 tot en met 18 een afschrift van deze beschikking. Binnen 30 dagen na ontvangst van de definitieve bijdrage van de subsidiënt voor het Project maakt Partij 1 deze subsidiegelden onder verrekening van reeds betaalde declaraties over aan Partijen 2 tot en met 18.

7.

Partij 1 kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor niet tijdige betaling van de te

8.

verrekenen subsidiegelden, welke te wijten is aan vertragingen bij de subsidiënt. In het geval van eventuele lagere vaststelling dan wel terugvordering door overheden van subsidies inzake het project, zullen de financiële nadelige gevolgen hiervan gezamenlijk door partijen naar rato worden gedragen volgens de verhoudingen van de declaraties zoals vermeld in artikel 8 lid 2 van deze overeenkomst, tenzij de lagere vaststelling valt te wijten aan één der partijen door het niet nakomen van een of meerdere voorwaarden van deze overeenkomst.

9.

Indien zich de situatie in het eerste lid zich voordoet, voldoen partijen op eerste verzoek aan hun betalingsverplichting aan de ontvanger van de voornoemde subsidies, te weten partij 1.


5/6

Artikel 10. Aansprakelijkheid Partij 1 aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de financiële gevolgen die voortvloeien uit het handelen of nalaten van (een van de) partijen 2 tot en met 18 in strijd met deze overeenkomst en/of de subsidiebeschikkingen. Artikel 11 Publiciteit en evaluatie In voorkomend geval verlenen partijen en eventuele door partijen in te schakelen derden medewerking aan - door de subsidiënt - georganiseerde publicitaire en voorlichtingsacties voor o.a. media en het grote publiek, alsmede desgevraagd aan de verzameling van gegevens voor de opstelling van evaluatierapporten. Artikel 12. Geheimhouding en privacybescherming 1. Met betrekking tot informatie over organisatie, personen et cetera nemen partijen betreffende het project strikte vertrouwelijkheid in acht. Eventuele door partijen in te schakelen derden wordt dezelfde geheimhoudingsplicht opgelegd. 2. Partijen leven met betrekking tot de uitvoering van het project de bepalingen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens na. Artikel 13. Overdracht rechten en plichten Partijen zijn niet gerechtigd om zonder schriftelijke toestemming van de regiegroep de uit deze overeenkomst voortvloeiende rechten en plichten betreffende het project over te dragen aan derden. Artikel 14. Schade aan derden Geen van de partijen is aansprakelijk voor enig letsel, schade e.d. door of aan personen en/of goederen toegebracht tijdens de uitvoering van het project, waarop deze overeenkomst betrekking heeft. Artikel 15. Geschillen 1. Alle geschillen of onzekerheden welke tussen partijen mochten ontstaan uit de onderhavige overeenkomst of nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg zijn, zullen partijen proberen op te lossen met behulp van een (NMI-)mediator. 2. Een geschil of onzekerheid wordt geacht aanwezig te zijn zodra één der partijen zulks jegens de wederpartijen verklaart. 3. Partijen verbinden zich jegens elkaar om binnen een maand nadat in lid 2 bedoelde verklaring is uitgebracht over te gaan tot aanwijzing van een (NMI-)mediator. 4. Indien het niet mogelijk is gebleken een geschil of onzekerheid als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van een (NMI-)mediator, staat deze overeenkomst niet meer in de weg om ten aanzien van die aangelegenheid de rechter in te schakelen. Artikel 16. Looptijd van de overeenkomst en voortijdige beëindiging 1. Vanaf het moment van ondertekening treedt de onderhavige overeenkomst in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2012. 2. De overeenkomst eindigt op het moment dat het project jegens de subsidiënt is afgewikkeld en partijen over en weer geen financiële verplichtingen jegens elkaar hebben, in casu uiterlijk per 1 januari 2013. 3. Partijen kunnen besluiten deze overeenkomst desgewenst met wederzijds goedvinden voortijdig te beëindigen, onverminderd het bepaalde in lid 2.


6/6

Projectuitvoeringsovereenkomst

Recommend Documents