Produktif Administrasi Perkantoran. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Produktif Administrasi Perkantoran

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

MODUL MENGELOLA DANA KAS KECIL

MODUL Untuk memenuhi tugas matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si

Oleh: Ismatul Maula 130412604574

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN November 2015

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk dan hidayahNya, sehingga penyusun dapat menerbitkan Modul ini untuk Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) pada waktu yang telah direncanakan. Penyelesaian modul yang berjudul “Mengelola Dana Kas Kecil” ini tak terlepas dari peran dan dukungan beberapa pihak yang terkait yang telah memberikan motivasi dan bantuan selama pembuatan modul berlangsung. Oleh karena itu, penyusun mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu untuk menyelesaikan modul ini. Ucapan terimakasih penyusun sampaikan kepada Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si sebagai dosen pengampu mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP. Kemudian kepada semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu yang telah memberikan motivasi kepada penyusun sehingga modul ini dapat terselesaikan. Dan penyusun berharap semoga semua pihak yang sudah membantu agar mendapatkan balasan dan amal baiknya dicatat oleh Tuhan Yang Maha Esa. Penyusunan modul ini diharapkan dapat membantu siswa dan guru dalam melakukan proses pembelajaran khususnya pada program Administrasi Perkantoran. Penyusun menyadari masih ada kekurangan dalam penyajian Modul. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dari pengguna modul ini akan diterima dengan senang hati, sehingga dapat dijadikan sebagai perbaikan dimasa mendatang.

Malang, November 2015 Penyusun

i

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..................................................................

i

DAFTAR ISI MODUL .............................................................

ii

DAFTAR GAMBAR ................................................................... iv PENDAHULUAN .......................................................................

1

Latar Belakang ...................................................................

1

Standart Kompetensi & Kompetensi Dasar .................

2

Indikator .............................................................................

3

Petunjuk Penggunaan Modul ............................................

4

KEGIATAN BELAJAR .............................................................

6

PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL .......................

6

Kompetensi Dasar ...........................................................

6

Materi Pokok/ Kata Kunci .............................................

6

Uraian Materi ..................................................................

7

Rangkuman ........................................................................ 12 Tugas Kelompok ............................................................... 13 Tugas Mandiri .................................................................. 13

ii

MENGELOLA DANA KAS KECIL .................................... 14 Kompetensi Dasar ........................................................... 14 Materi Pokok/Kata Kunci .............................................. 14 Uraian Materi .................................................................. 15 Rangkuman ........................................................................ 24 Tugas Kelompok ............................................................... 25 Tugas Mandiri .................................................................. 26 EVALUASI ................................................................................. 27 Maksud dan Tujuan Evaluasi ........................................... 27 Soal-soal Evaluasi .............................................................. 28 PENUTUP ................................................................................... 34 Tindak Lanjut ..................................................................... 34 Harapan ............................................................................... 34 Glosarium ............................................................................ 35 Daftar Pustaka .................................................................. 36 Lampiran .............................................................................. 37

iii

DAFTAR GAMBAR GAMBAR 1 Bukti Permintaan Pengeluaran Dana Kas Kecil ................................................................ 11 GAMBAR 2 Bukti Pengeluaran Dana Kas Kecil ................... 11 GAMBAR 3 Bukti Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ..................................................... 11 GAMBAR 4 Perhitungan Dana Kas Kecil .............................. 18 GAMBAR 5 Metode Dana Tidak Tetap ................................ 20

iv

PENDAHULUAN

MODUL MENGELOLA DANA KAS KECIL Modul ini menampilkan tentang rangkuman materi pokok mengenai kas kecil dengan sajian kompetensi khususnya untuk program studi Administrasi Perkantoran. Pada modul ini diterangkan mengenai administrasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan kas kecil, pencatatan kas kecil, mutasi kas kecil serta mendokumentasikan bukti-bukti yang ada pada kas kecil. Modul ini juga menampilkan tugas-tugas yang ditujukan kepada siswa untuk melatih siswa dan untuk mengetahui sampai dimana pemahaman siswa tersebut tentang materi kas kecil ini. Di akhir modul akan diberikan evaluasi belajar yang berisi tentang soal-soal pilihan ganda, isian, maupun kuis untuk siswa sehingga modul ini diharapkan berguna bagi siswa dalam mempraktekkan ke dalam kehidupan sehari-hari. Kas sangat penting, terutama bagi suatu organisasi atau perusahan-perusahaan. Menurut para ahli definisi dari dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek. Pengeluaran yang rekatif kecil ini misalnya pembelian perangko, materai, pembayaran rekening listrik, telepon, dan sebagainya. Sedangkan menurut Soemarso (2004) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut: “sejumlah uang tunai tertetnu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank (dengan cek)”. Jadi dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa kas kecil sangat penting untuk suatu perusahaan karena kas tersebut dapat digunakan untuk mencatat pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil misalnya pengluaran listrik, telepon, fotokopi, dan sebagainya. Oleh sebab itu perusahaan harus bisa menetapkan anggaran apa saja yang akan dikeluarkan dengan menggunakan dana tersebut dan harus memperkirakan dana yang akan dikeluarkan pada pengeluaran yang tidak terduga nantinya, agar tidak terjadi overload pada akhir pembukuan. Modul ini dibuat untuk membantu siswa dalam kegiatan belajar guna meraih prestasi belajar yang maksimal, siswa juga diharapkan dapat meningkatkan pemahamannya dalam 1| Modul Administrasi Perkantoran SMK/MAK

mengelola kas kecil seperti membuat laporan kas kecil, memahami segala kegiatan yang berhubungan dengan kas kecil, serta memahami macam-macam system yang digunakan dalam laporan kas kecil. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR KURIKULUM 2013 XII KOMPETENSI INTI 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

1.1

1.2

1.3

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif, dan pro-aktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

2.1

2.2

2.3

2.4

3. Memahami, menerapkan, dan menganalisispengetahuan faktual, konseptual, proseduralberdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu

3.1 3.2

KOMPETENSI DASAR Bertambahnya keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan Yang menciptakannya Penerapan disiplin waktu dan mengikuti aturan yang berlaku sebagai bentuk pengalaman nilai-nilai agama yang di anut Mengaplikasikan system informasi sebagai hasil pemikiran manusia sehingga dapat bekerja dengan tepat dan akurat, bermanfaat bagi orang banyak untuk lebih mendekatkan diri pada Tuhan Memiliki motivasi internal dan menunjukkan easa ingin tahu dalam pembelajaran system informasi manajemen, prosedur, operasional standard an otomatisasi perkantoran Menunjukkan peruilaku ilmiah (jujur, disiplin, tanggun jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran seharihari sebagai wujud impelementasi sikap kerja Memiliki sikap proaktif dalam melakukan pembelajaran system informasi manajemen, prosedur operasional standard an otomatisasi perkantoran Mengemukakan aplikasi computer untuk administrasi keuangan administrasi pendapatan dan belanja keuangan

2| Modul Administrasi Perkantoran SMK/MAK

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. 4. Mengelola, Menalar, dan menyaji dalam eanah konkret dan ranak abstrak terkait dengan pengembangan dari yang di pelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan

3.4 mengilustrasikan cara pengelolaan kas kecil 3.5 Mengemukakan tentang administrasi gaji da upah pegawai

4.1 Mempraktikkan aplikasi komputer untuk administrasi keuangan 4.2 Melakukan proses administrasi pendapatan dan kinerja keuangan 4.4 Mengelola kas kecil 4.5 Mempraktikkan administrasi gaji dan upah pegawai

Indikator: 1. Menyiapkan administrasi kas kecil 2. Mengetahui cara mengelola kas kecil 3. Mendokumentasikan bukti-bukti kas kecil

3|Modul Administrasi Perkantoran SMK/MAK

Petunjuk Penggunaan Modul

A. Petunjuk untuk Guru Apabila modul ini digunakan oleh guru sebagai bahan pembelajaran di kelas, maka langkah-langkah yang harus dilakukan guru adalah sebagai berikut:  Menjelaskan

tugas-tugas

yang

harus

dilakukan

siswa

dengan

petunjuk penggunaan modul  Selalu

memberikan

motivasi

kepada

siswa

sebelum

memulai

pembelajaran dengan cara mengaitkan peristiwa-peristiwa yang terjadi di sekitar siswa dan memberikan pertanyaan pancingan yang relevan dengan materi yang akan dipelajari  Selalu memberi kesempatan kepada siswa untuk bertanya, menjawab, maupun menyatakan pendapat tentang masalah, atau pertanyaan yang diajukan

sehingga

dapat

diketahui

tingkat

pemahaman

siswa

terhadap materi yang dipelajari  Tidak langsung memberikan jawaban atas masalah atau pertanyaan yang diajukan siswa, akan tetapi mendorong siswa untuk menemukan sendiri jawaban atas pertanyaan dan masalah tersebut  Menyimpan kunci jawaban lembar kerja dan lembar evaluasi modul, dan baru memberikannya apabila siswa telah menyelesaikan lembar kerja siswa atau lembar evaluasi modul, sehingga siswa dapat mengukur kemampuan mereka sesuai dengan petunjuk penilaian.  Memberikan kesempatan kepada siswa yang belum memenuhi kriteria penilaian yang ditentukan untuk mengulangi kegiatan pembelajaran terutama untuk materi yang belum dikuasai.


B. Petunjuk untuk Siswa Apabila modul ini digunakan siswa secara mandiri, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:  Membaca dan memahami standar kompetensi dan kompetensi dasar dan indikator pencapaian hasil belajar yang diharapkan  Membaca dengan cermat uraian materi secara berurutan dan menjawab pertanyaannya dengan sungguh-sungguh  Mengerjakan semua tugas dan soal-soal sesuai dengan perintah yang ada dalam modul  Mengerjakan soal lembar kerja siswa pada tiap kegiatan belajar serta menyelesaikan lembar evaluasi modul  Meminta kunci jawaban kepada guru dan mencocokkan jawaban  Mengukur dan menilai kemampuan tingkat pemahaman diri sendiri terhadap materi yang dipelajari sesuai dengan petunjuk penilaian yang telah disediakan


KEGIATAN BELAJAR

1 Dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting, melakukan

oleh

sebab

suatu

itu

transaksi

perusahaan harus

ada

dalam bukti

transaksinya yang kemudian akan dicatat ke dalam kas perusahaan. Kas merupakan suatu alat yang digunakan perusahaan dalam setiap melakukan transaksi yang mencakup uang tunai, brankas, maupun uang yang tersimpan dalam bank, serta gaji para karyawan. Agar kas tersebut tidak mudah untuk diselewengkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab maka perlu adanya pembentukan manajemen dan pengendalian kas. Hal ini dapat dilakukan dengan adanya system pengawasan kas ataupun pengendalian system intern kas yang biasanya dilakukan oleh bendahara, sehingga dapat diketahui pengeluaran dan pemasukan apa saja yang telah dilakukan oleh perusahaan. Kata Kunci aan Kas Kecil, Penerimaan, Pengeluaran


Standar Kompetensi : Mengelola dana kas kecil Kompetensi Dasar

: Mengilustrasikan cara pengelolaan kas kecil

Alokasi Waktu

: 9 X 4 JP

A.

PERLENGKAPAN ADMINISTRASI DANA KAS KECIL Dana kas kecil diserahkan atau ditugaskan kepada juru bayar atau biasa disebut dengan

bendara yang bertanggung jawab penuh terhadap pengeluaran-pengeluaran yang digunakan dalam kegiatan perusahaan. Dana tersebut harus dikelola dengan baik agar mengetahui berapa anggaran yang harus dikeluarkan sehingga tidak terjadi overload pada akhir periode. Dalam mengelola dana kas kecil tersebut ada beberapa administrasi yang harus dilakukan terlebih dahulu, administrasi tersebut terdiri dari beberapa kegiatan diantaranya, pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil, yang ada langkahlangkahnya. 1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Pembentukan dana kas kecil berdasarkan pada surat keputusan dari kepala bagian keuangan. Tahapan pertama yaitu menaksir jumlah pengeluaran yang akan digunakan oleh perusahaan. Seorang bagian keuangan atau bendahara harus benar-benar menghitung dan memperkirakan berapa pengeluaran-pengeluaran kecil yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dan juga harus memperkirakan dana untuk kegiatan atau kejadian yang tidak terduga pada beberapa periode yang akan datang. Apabila dana tersebut sudah di tentukan maka langkah selanjutnya yaitu mengeluarkan cek untuk pembentukan dana kas kecil dan untuk dijadikan sebagai bukti pengeluaran kas yang disertai dengan surat keputusan pembentukan dana kas yang sudah disetujui oleh kepala bagian keuangan. Setelah itu cek tersebut diserahkan kepada kasir untuk dicairkan dan cek tersebut disimpan untuk dijadikan sebagai bukti dana kas kecil. Berikut ini adalah bagian-bagian dari pembentukan dana kas kecil yang disertai dengan tugas dari masing-masing bagian tersebut. a. Kasir Dalam pembentukan dana kas kecil ini kasir ditugaskan sebagai berikut: 7|Modul Administrasi Perkantoran SMK/MAK



Menerima bukti pengeluaran kaspada lembar 1 dan 3 beserta surat beserta lampiran surat keputusan tentang pembentukan kas kecil

 Menyediakan cek, sesuai dengan jumlah yang sudah tercantum dalam bukti pengeluaran kas dan surat keputusan pembentukan kas kecil  Membubuhkan tanda cap lunas pada bukti pengeluaran kas dan surat keputusan pebentukan kas kecil 

Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas, Lembar 1 diserahkan pada bagian utang beserta lampiran surat keuptusan pembentukan dana kas kecil, Lembar 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil (kasir kas kecil) beserta cek.

b. Kasir Kas Kecil Adapun tugas kasir kas kecil dalam prosedur pembentukan dana kas kecil antara lain sebagai berikut. 

Menerima cek dari kasir kas umum beserta lembar 3 sebagai bukti pengeluaran kas



Mencairkan cek tersebut ke bank dan menyimpannya sebagi bukti dana kas kecil



Mengarsipkan bukti pengelolaan kas

c. Bagian Jurnal dan Laporan Kegiatan bagian jurnal dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah menerima lembar 1 untuk dijadikan sebagai bukti yang sudah dicap lunas beserta lampiran surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Selain itu tugas yang diberikan kepada bagian jurnal adalah sebagai berikut. 

Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (cek register)



Mengarsipkan pengeluaran kas beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map khusus yaitu map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang telah dibayar

2.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil


Dalam melakukan prosedur pengeluaran dana kas kecil diperlukan formulir untuk mempermudah kegiatan proseduran. Adapun formulir yang dipakai dalam prosedur pengeluaran dana kas kecil ada dua yaitu formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Apabila ada bukti pendukung lain yang berkaitan dengan suatu peneluaran, bukti-bukti pendukung tersebut harus dilekatkan pada bukti pengeluaran kas (Jusup, 2011: 32). Dalam hal ini juga ada pihak yang terlibat didalamnya antara lain pemegang dana kas kecil dan pemakai dana kas kecil, pihak-pihak tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing yaitu: a. Pemakai dana kas kecil Hal-hal yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum memakai dana kas kecil adalah sebagai berikut. 

Hal yang pertama yang harus dilakukan pemakai dana kas kecil adalah mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil. Formulir ini dibuat rangkap 2.



Pemakai akan menerima uang yang sesuai sejumlah nominal yang sudah tercantum dalam surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dari kasir kas kecil, beserta surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar pertama



Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil sebagai bukti pengeluaran dana kas kecil



Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil yang berdasarkan bukti-bukti pendukung



Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil



Menerima surat pemintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

b. Pemegang dana kas kecil Pemegang dana kas kecil adalah kasir kas kecil, dalam melakukan prosedur pengeluaran dana harus melakukan langkah-langkah sebagai berikut. 

Menerima surat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2 dari pemakai dana kas kecil




Menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil dan surat pengeluaran lebar pertama pada pemakai untuk dijadikan sebagai bukti penerimaan dana kas kecil



Menerima bukti penerimaan dana kas kecil yang disertai dengan bukti-bukti pendukungnya dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar pertama dari pemakai kas kecil



Menyerahkan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar kedua pada pemakai kas kecil untuk diarsipkan agar apabila diperlukan dapat ditemukan kembali



Menyimpan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar pertama, bukti pengeluaran kas kecil, dan bukti-bukti pendukungnya, yang nantinya akan diserahkan kepada bagian utang pada saat pengisian kembali dana kas kecil

3. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan apabila sudah ditetapkan dalam surat keputusan pembentukan dana kas kecil baik itu dilakukan pada tiap minggu, bulan, maupun tahun. Pengisian kembali dana kas kecil juga dapat dilakukan apabila saldo pada kas kecil suah mulai menipis apabila digunakan untuk pengeluaran perusahaan. Adapun dokumen yang dibutuhkan dalam pengisian kembali dana kas kecil ini adalah formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas beserta bukti-bukti pendukungnya dan harus mengiisi dengan cara: a. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas b. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil c. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberikan tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

10 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K

BUKTI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS KECIL

Gambar 2 bukti pengeluaran kas kecil Gambar 1 bukti perimintaan pengeluaran kas kecil

Gambar 3 bukti permintaan kembali dana kas kecil


RANGKUMAN Dalam mengelola dana kas kecil terdiri dari tiga kegiatan utama yaitu pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Setiap kegiatan tersebut ada pihak-pihak yang terlibat di dalamnya untuk mengatur pemakaian dana kas kecil agar berjalan sesuai kebutuhan perusahaan.


Tugas kelompok

Kunjungilah suatu perusahaan di sekitar Anda. Carilah contoh bukti-bukti trasaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas kecil. Susunlah dalam map arsip. Cobalah buat catatan dari bukti-bukti transaksi kas kecil yang telah Anda dapatkan.

Tugas mandiri

Buatlah contoh mengenai bukti permintaan pengeluaran dana kas kecil dan pengisian kembali dana

kas

kecil.

Kemudian

jelaskan maksudnya!


2 Setiap perusahaan pasti membutuhkan kas untuk melihat pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan. System pencatatan kas di bank berbeda dengan perusahaan. Kalau di bankdalam

melakukan

pencatatan

kas

semuanya dicatat dalam rekening giro, apabila ada uang yang masuk maka petugas bank akan mencatatnya

di

kredit

rekening

giro,

sedangkan apabila ada pengeluaran kas maka akan dicatat di debet rekening giro. Sedangkan pada system pencatatan kas di perusahaan semuanya dilakukan secara manual, yang didalamnya terdapat pengeluaran dan penerimaan kas yang dicatat ke dalam buku jurnal besar. Biasanya pada pengeluaran kas sering kali terjadi kecurangan dengan menggunakan faktur palsu, oleh sebab itu pemilihan petugas pengolaan kas harus benar-benar hati-hati. Berikut akan dijelaskan mengenai cara mengelola kas dalam suatu perusahaan beserta bukti-bukti yang harus ada dalam kas kecil. Kata Kunci

Kas Kecil, Mutasi, mendokumentasi bukti-bukti kas kecil

Standar Kompetensi : Mengelola Kas Kecil Kompetensi Dasar

: Mengelola dana kas kecil

Alokasi Waktu

: 9 X 4 JP


A.

PENGELOLAAN KAS KECIL Fungsi kas kecil bagi suatu perusahaan, mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan

besar kas kecil merupakan sebuah kebutuhan yang mutlak harus ada. Jika kas kecil itu tidak ada maka anggaran yang telah disediakan oleh perusahaan akan menjadi tidak efesien dan dapat digunakan dengan seenaknya oleh pihak yang curang. Maka dengan adanya kas kecil yang jumlahnya telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, tentu aktivtas perusahaan akan berjalan dengan lancar. Dalam mencatat kas kecil harus melakukan pembukuan mutasi dana kas kecil, adapun transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil yaitu pembentukan dana kas kecil, pemakaian dana kas kecil, pengisian kembali dana kas kecil, dan penambahan atau pengurangan dana kas kecil yang akan dijelaskan sebagai berikut. a. Pembentukan dana kas kecil Pembentukan dana kas kecil ini terjadi dari proses perpindahan dana dari kas besarkepada pemegang dana kas kecil yang ditetapkan dananya dengan mentaksir jumlah dana yang diperlukan dalam kas kecil yang ditunjukan dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Surat keputusan pembentukan dana kas kecil itu adalah bukti pengeluaran kas dari kepala bagian keuangan. Misalnya dana yang dibutuhkan sebesar Rp. 200.000,00 maka kas besar mengeluarkan uang tersebut dengan cek dan membuat pencatatan untuk dana kas kecil. Dalam jurnal berbunyi: Kas kecil

200.000

Kas/Bank

200.000

b. Pemakaian dana kas kecil Kasir kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pembayaran/pemakaian dana dari kas kecil yang sesuai dengan kebijakan yang telah digariskan perusahaan. Dana kas kecil dipakai untuk keperluan perusahaan pada waktu tertentu dalam jumlah yang relative kecil. Manajemen bisa membatasi pengeluaran untuk hal-hal tertentu, misalnya manajemen melarang penggunaan kas kecil untuk memberi pinjaman pada karyawan (Jusup, 2011:31). Adapun dokumen yang dibutuhkan pada pemakaian ini adalah bukti 15 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K

pengeluaran dana kas kecil (voucher kas kecil), bukti pendukung dari pengguna dana kas kecil, surat permintaan pengeluaran dana kas kecil. c. Pengisian kembali dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil ini apabila terjadi suatu perpindahan dana atau kas dari kasir kas besar kepada kasir kas kecil, hal ini sama dengan pembentukan dana kas kecil. Besar dana yang dilakukan pada saat pengisian kas kecil jumlahnya bisa sama dengan pengeluaran yang telah dikeluarkan oleh kas kecil, ataupun lebih besar bahkan bisa lebih kecil dari pengeluaran kas kecil. Jumlah ini tentunya sudah ditentukan dari pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan. Sebagai contoh, misalkan pada tanggal 15 Maret, kasir kas kecil mengajukan permintaan pengisian kembali kas kecil kepada bendahara perusahaan. Pada saat itu sisa dana berjumlah Rp. 1.300.000,00, dan beberapa lembar bukti pengeluaran kas kecil yaitu untuk perjalanan dinas Rp. 4.400.000,00, pengiriman barang Rp.1.000.000,00, telepon Rp.2.800.000,00, dan macam-macam beban Rp. 500.000,00. Jurnal umum untuk mencatat pengisian kembali kas kecil di atas adalah sebagai berikut: Mar 15

Beban Perjalanan Dinas........... Beban Angkut Penjualan............ Beban Telepon............................. Beban Macammacam................. Kas.................................... (Pengisian kecil)

kembali

Rp. 4.400.000 1.000.000 2.800.000 500.000 Rp. 8.700.000,00

kas

Dari ayat jurnal di atas, pengisian kembali dana kas kecil tidak berpengaruh pada akun kas kecil. Pengisian kembali dana berpengaruh atas komposisi dana yaitu mengganti pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil dengan kas. Jurnal di atas tidak mengubah besarnya saldo dana (Jusup, 2011: 33-34). Perusahaan harus melakukan pengisian kembali kas kecil pada akhir tahun buku, berapa pun sisa dana yang tersisa pada saat itu. Pengisian kembali pada akhir tahun buku


diperlukan untuk mengakui pengaruh pengeluaran melalui kas kecil terhadap laporan keuangan.

d. Penambahan atau pengurangan dana kas kecil Setelah melakukan perhitungan tetapi dana yang telah dikeluarkan ternyata kurang maka perusahaan dapat menambah dana pada kas kecil dan sebaliknya apabila dana pada kas kecil terlalu banyak maka perusahaan juga perlu melakukan pengurangan pada kas kecil tersebut. Penambahan dan pengurangan kas kecil ini dapat dilakukan apabila ada surat keputusan dari kepala bagian keuangan perusahaan yang bersangkutan. Apabila terjadi selisih pada kas maka harus dilaporkan. Akun selisih kas adalah akun nominal, dan oleh karenanya akan dilaporkan dalam laporan laba-rugi. Apabila akun selisih kas bersaldo debit maka akun tersebut dalam laporan laba-rugi dikelompokkan sebagai beban lain-lain, dan apabila bersaldo kredit akan dikelompokkan sebagai pendapatan lain-lain. Pada kahir tahun, saldo akun selisih kas ditutup ke akun laba rugi (Jusup, 2011:35). Prosedur dalam penambahan dan pengurangan dana kas kecil ini hampir sama dengan pembentukan kas kecil, dan formulir yang diperlukan yaitu bukti penerimaan kas, bukti pengeluaran kas, dan surat keputusan dari kepala bagian perusahaan.

B.

PERHITUNGAN DANA KAS KECIL Untuk menentukan pemeriksaan terhadap kebenaran pencatatan dana kas kecil,

diperlukan perhitungan dana kas kecil yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut. a. Pemeriksaan saldo kas melalui catatan yang ada, yaitu dengan cara menambahkan saldo awal dana kas kecil dengan penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil dan dikurangi dengan pengeluaran dana kas kecil b. Pemeriksaan saldo kas acara fisik, yaitu menghitung uang yang ada dalam kas dan menghitung semua yang termasuk kas. Pemeriksaan saldo kas secara fisik dilakukan dengan cara menghitung fisik uang tunai yang ada pada brangkas srta smua yang termasuk kas (cek, bilyet giro, buku simpanan pada bank, dan lain-lain). Pemeriksaan tersebut


dilakukan oleh pemeriksa, disaksikan oleh dua orang atau lebih dan diawasi oleh akuntan (jika perusahaan menggunakan akuntan). Contoh: Gambar 4 Perhitungan dana kas kecil

C.

MENGHITUNG SELISIH DANA KAS KECIL Pemeriksaan kas kecil sangat penting agar dana kas kecil yang sudah disediakan akan

balance dengan pengeluaran/kebutuhan perusahaan. Tapi hasil pemeriksaan dana kas kecil sering kali terjadi selisih saldo kas kecil antara hasil pemeriksaan dari pencatatn dengan perhitungan fisik kas kecil. Selisih kas lebih pada kas kecil disebut (cash overage) sedangkan selisih kas kurang disebut (cash shortage). Jika terjadi selisih dalam pencatatan maka sharus segera diatasi dan diteliti apa penyebab dari perbedaan tersebut. Perbedaan-perbedaan dalam perhitungan fisik kas kecil karena hal-hal sebagai berikut. a. Adanya kesalahan pencatatan b. Adanya pembulatan saat pembayaran karena perhitungan pecahan kecil c. Kehilangan akibat kekliruan saat melakukan transaksi d. Terdapat uang palsu e. Sebab-sebab yang sama sekali tidak dapat diketahui


Adapun pencatatan selisih kas kecil pada akhir periode yaitu: a. Untuk selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan dan dalam laporan laba rugi dianggap sebagai pendapatan diluar usaha b. Untuk selisih kurang, dianggap sebagai beban dan dalam laporan laba rugi dianggap sebagai beban diluar usaha 1. Pencatatan mutasi dana kas kecil Mutasi dana kas kecil merupakan perubahan saldo dana kask kecil sebagai akibat adanya pengeluaran atau pemakaian dana kas kecil penambahan/pengisian kembali dana kas kecil dari kas umum. Dalam pencatatan mutasi dana kas kecil ini ada dua metode yang bisa digunakan yaitu imprest Fund Method dan Fluctuation Method. A. Imprest and Fund Method. Baridwan(1992) menjelaskan “didalam system ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil”. Pada metode ini dana pada kas kecil tidak berubah-barubah yakni jumlahnya tetap, biasanya dana kas kecil ini sudah ditetapkan oleh bendahara untuk keperluan-keperluan yang sudah ditetapkan. Misalkan bendahara mengeluarakan sejumlah uang sebesar Rp. 10.000.000,00 untuk anggaran bulan Januari maka jika pada bulan Februari terdapat uang sisa sebesar Rp. 2.500.000,00 maka bendahara tinggal menambahkan uang sebesar Rp. 7.500.000,00 sehingga dana awal pada bulan Februari tetap Rp. 10.000.000,00 begitu seterusnya. Pemegang kas/ bendahara selalu melampirkan kas kecil pada saat mengisi kembali dana kas kecil, hal ini untuk dijadikan sebagai bukti bahwa telah melakukan penyerahan dana. Banyak perusahaan yang menggunakan system imprest karena mudah dalam hal pengawasan, perhitungannya pun mudah. Pegelolaan dana kas kecil dalam system dana tetap/imprest mempunyai ciri-ciri sebagai berikut. 

Saldo dana kas kecil akan selalu tetap atau tidak berubah-rubah



Kasir kas kecil bertugas mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil sebagai bukti pendukung pada saat pengisian kembali terhadap dana kas kecil



Penggantian atau pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek sebesar dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan oleh kasir kas kecil 19 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K



Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas



Kasir kas kecil tidak menyelenggarakan jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran kas kecil

B. Fluctuation Method Baridwan (1992) mengatakan “dalam

Gambar 5 metode dana tidak tetap

system fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi

berfluktuasi

pengisisan

sesuai

kembali

dengan

dan

pengeluaran dari kas kecil”.

jumlah

pengeluaranSedangkan

menurut Rudianto, 2008:201 metode fluktuasi adalah suatu metode pencatatn dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah karena pengisian kembali kas kecil selalu sama dari waktu ke waktu. Jadi pada metode ini dana kas kecil yang dikeluarkan tidak tetap, tetapi tergantung pada jumlah kebutuhan yang akan dikeluarkan oleh perusahaan pada periode tertentu. Pengelolaan dana kas kecil dengan system dana tidak tetap mempunyai ciri-ciri sebagai berikut. 

Saldo dana kas kecil akan selalu berubah-ubah/berfluktuasi



Satiap terjadi transaksi pengeluaran kas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran kas kecil dikumpukan dan dicatat oleh kasir kas kecil ke dalam jurnal pengeluaran kas kecil atau buku kas kecil



Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, besarnya penggantian dana kas kecil dari kasir kas umum tidak harus sama dengan jumlah pengeluaran kas kecil yang telah dibayarkan kasir kas kecil



Pada saat penggantian atau pengisian kembali terhadap dana kas kecil, dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas dengan mendebit akun kas kecil dan mengkridit akun kas.




Ilustrasi berikut ini mungkin dapat memperjelas keterangan mengenai pencatatan kas kecil tersebut di atas. Pada awal Februari tahun 2015, Manajer Keuangan PT. Mitra Lestari membentuk dana

kas kecil yang akan digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran tunai yang tidak besar jumlahnya dan sering terjadi. Disepakati dana kas kecil yang dibentuk sebesar Rp. 1.500.000,00 akan diisi kembali setiap tanggal 1 dan 16 setiap bulannya. Selama bulan Februari 2015 transaksi PT. Mitra Lestari yang menggunakan kas kecil adalah sebagai berikut: 4/2/2015

Pembelian materai dan perangko sebesar Rp. 225.000,00

10/2/2015

Membayar beban perbaikan kendaraan sebesar Rp. 600.000,00

12/2/2015

Membeli bensin, solar dan minyak sebesar Rp. 275.000,00

17/2/2015

Membayar beban perbaikan gedung kantor Rp. 850.000,00

25/2/2015

Membeli perlengkapan kanotr sebesar Rp. 450.000,00

Jurnal umum yang diperlukan berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil tersebut, dengan metode imprest dan fluktuasi, adalah sebagai berikut: Tanggal 2015 Feb 1

Imprest Kas kecil 1.500.000 Kas 1.500.000 (mencatat pembentukan kas kecil)

4

10

12

16

17

Macam-macam beban 1.100.000 Kas 1.100.000 (mencatat pengisian kembali kas kecil)

Fluktuasi Kas kecil 1.500.000 Kas 1.500.000 (mencatat pembentukan kas kecil) Beban materai&perangko 225.000 Kas kecil 225.000 (mencatat pemb.perangko dan materai) Beban perbaikan kendaraan 600.000 Kas kecil 600.000 (mencatat beban reparasi kendaraan) Beban bahan bakar 275.000 Kas kecil 275.000 (mencatat pembelian bensin dan solar) Kas kecil 1.500.000 Kas 1.500.000 (mencatat pengisian kembali kas kecil) Beban perbaikan gedung 850.000 Kas kecil 850.000


25

Mar

1

Macam-macam beban 1.300.000 Kas 1.300.000 (mencatat pengisian kembali kas kecil)

(mencatat beban perbaikan bangunan) Perlengkapan kantor 450.000 Kas kecil 450.000 (mencatat pembelian perlengkapan kantor) Kas kecil 1.500.000 Kas 1.500.000 (mencatat pengisian kembali kas kecil)

Seperti terlihat dalam jurnal di atas, bahwa pada saat pembentukan kas kecil pertama kali, baik metode imprest maupun fluktuasi memiliki jurnal yang sama. Dimana rekening kas kecil di debet sebesar Rp. 1.500.000,00 dan rekening kas di kredit dengan jumlah yang sama. Tetapi pada tanggal berikutnya, dimana kas kecil tersebut mulai dipergunakan untuk membayar berbagai keperluan perusahaan, metode imprest tidak menjurnal sama sekali, melainkan hanya mengumpulkan bukti-bukti transaksi. Sedangkan metode fluktuasi mencatat setiap transaksi pemakaian kas kecil satu persatu. Pada saat pengisian kembali kas kecil, pada tanggal 16 Februari, metode imprest mendebet rekening macam-macam beban sebesar total pengeluaran kas kecil selama dua minggu, yaitu sebesar Rp. 1.100.000 dan mengkredit rekening kas sebesar jumlah yang sama. Sedangkan metode fluktuasi mendebet rekening kas kecil sebesar Rp. 1.500.000 (yaitu sebesar pengisian pertama kali) dan mengkredit rekening kas sebesar jumlah yang sama. Tanggal 2015 Februari 1 4 10 12 16 17 25 Maret 1

Keterangan

Imprest

Fluktuasi

Pembentukan kas kecil 1.500.000 Pembelian materai dan perangko (225.000) Membayar beban perbaikan (600.000) kendaraan Membeli bensi, solar dan minyak (275.000) Pengisian kembali kas kecil 1.100.000 Membayar beban perbaikan gedung (850.000) kantor Membeli perlengkapan kantor (450.000)

1.500.000

Pengisian kembali kas kecil Saldo

1.500.000

1.300.000 1.500.000


(225.000) (600.000) (275.000) 1.500.000 (850.000) (450.000)

1.500.000

Demikian pula pada tanggal 1 Maret 2006, metode imprest akan mendebet rekening macam-macam beban sebesar Rp.1.300.000,00 (yaitu jumlah pengeluaran selama dua minggu) dan mengkredit rekening kas dengan jumlah yang sama. Sedangkan metode fluktuasi mendebet rekening kas kecil tetap sebesar Rp. 1.500.000,00 danmengkredit rekening kas dengan jumlah yang sama. Dengan demikian maka akan terlihat berbeda antara menggunakan metode imprest dengan fluktuasi. Jika mengunakan metode imprest saldo kas kecil pada saat itu sebesar Rp. 1.500.000,00 sedangkan jika menggunakan metode fluktuasi saldo kas kecil sebesar rp. 2.100.000,00 (Rudianto, 2008:201-203). 2. Penyusunan bukti-bukti transaksi kas kecil Kas kecil bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran yang tejadi pada perusahaan. Dari semua penerimaan maupun pengeluaran kas kecil harus disertai dengan bukti-bukti untuk menghindari apabila ada kecurangan yang dilakukan oleh pemegang kas kecil maupun pemakai kas kecil itu sendiri. Setelah itu bukti-bukti tersebut harus disusun berdasarkan tanggal terjadinya transaksi untuk memudahkan dalam pencatatan ke dalam jurnal. Jurnal adalah aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan berdasarkan dokumen dasar. Tempat untuk meringkas mencatat trasnaksi tersebut disebut dengan buku jurnal (Rudianto, 2008:14). Buku jurnal tersebut ada dua macam yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Setelah bukti-bukti tersebut dicatat ke dalam buku jurnal maka bukti transaksi ini nantinya akan diserahkan oleh kas kecil kepada kasir kas umum dan dicatat ke dalam buku besar. 3. Pendokumentasian bukti-bukti transaksi kas kecil Bukti-bukti atau dokumen dari transaksi kas kecil baik penerimaan maupun pengeluaran kas kecil harus disimpan/diarsipkan ke dalam folder khusus sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Dokumen penerimaan kas kecil berupa bukti pengeluaran kas lembar ketiga, baik transaksi pembentukan kas kecil, pengisian kembali kas kecilataupun penambahan jumlah kas kecil yang disimpan oleh bagian kasir kas kecil dan bagian jurnal. Dokumen pengeluaran kas kecil berupa bukti-bukti pembayaran yang telah dilakukan kasir kas kecil. Dokumennya antara lain bukti penerimaan pengluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil yang disertai bukti pendukung. Misalnya nota pembelian barang, kuitansi pembayaran, struk, dan sebagainya. Bukti tersebut disimpan oleh kasir kas kecil 23 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K

sampai mendapat penggantian dari kasir kas umum. Pada saat itu juga bukti tersebut diserahkan untuk menghitung besarnya penggantian pengelauaran kas kecil. Stelah itu bukti tersebut akan dicatat ke dalam jurna oleh bagian jurnal, dan selanjutnya disimpan/diarsipkan ke dalam folder yang khusus.

RANGKUMAN Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil yaitu pembentukan dana kas kecil, pemakaian dana kas kecil, pengisian kembali dana kas kecil dan penambahan atau pengurangan dana kas kecil. Untuk melakukan

pemeriksaan

terhadap

kebenaran

pencatatan dana kas kecil, diperlukan perhitungan dana kas kecil yang dapat dilakukan dengan cara pemeriksaan saldo dana kas kecil melalui catatan yang ada dan juga bisa dilakukan pemeriksaan saldo dana kas kecil secara fisik. Untuk membukukan pencatatan mutasi dana kas kecil dapat digunakan salah satu dari dua metode pengelolaan dana kas kecil yaitu sistem dana tetap (imprest method) dan sistem dana tidak tetap (fluctuation method).


 Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang (satu kelompok satu nama perusahaan)  Kumpulkan bukti-bukti yang terkait dengan: a. Pemakaian dana kas kecil b. Pengisian kembali dana kas kecil c. Metode

pengelolaan

apa

yang

digunakan

oleh

perusahaan tersebut, imprest method atau fluktuasi method  Lakukanlah

simulasi

dan

presentasi

kelompok lain!


bersama-sama

CV Cendani menggunakan sistem imprest (sistem dana tetap) untuk pengelolaan kas kecilnya. Pada tanggal 1 Maret, perusahaan tersebut menetapkan kas kecil sebesar Rp. 1.000.000,00. Selama dua minggu pertama bulan Maret bukti-bukti pengeluaran kas kecil terdiri dari: Tanggal Maret 3 7 9 11 12

No. bukti 1 2 3 4 5

Untuk keperluan Perjalanan dinas Pengiriman barang ke Sala Macam-macam beban Listrik & telepon Macam-macam beban

Jumlah Rp. 390.000 210.000 60.000 240.000 50.000

Tanggal 15 Maret dilakukan pengisian kembali kas kecil dan pada saat itu dana kas kecil dari pada saat itu dana kas kecil yang tersisa berjumlah Rp. 30.000,00. Diminta: Buatlah jurnal yang diperlukan untuk mencatat transaksi-transaksi di atas.


EVALUASI

MAKSUD DAN TUJUAN EVALUASI

Sebagai upaya mengetahui proses perkembangan pembelajaran sebagaimana yang dimasksud dalam modul ini, kegiatan evaluasi perlu dilakukan secara berstruktur. Setelah kalian mempelajari seluruh materi dari modul ini, pasti untuk mengujikan kemampuan pembaca dengan beberapa instrumen soal dibawah ini. Adapun maksud dan tujuan kegiatan evaluasi, dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Untuk memberikan panduan kepada pembaca agar memiliki standar isi yang seragam 2. Untuk mengetahui penerimaan dan pemahaman pembaca terhadap materi garis besar yang dikembangkan dalam modul ini 3. Untuk mengetahui tingkat kesulitan materi modul, sehingga dapat dilakukan perbaikan dan langkah penyesuaian di masa yang akan datang 4. Untuk memberikan masukan sebagai dasar perbaikan isi modul, strategi penyampaian, dan pelaksanaan pembelajaran. Kegiatan evaluasi diberikan dalam bentuk pengujian tertulis melalui instrumen pilihan ganda, dimana pertanyaan berjumlah 25 item soal, setiap pertanyaan bernilai 2 sehingga total skor adalah 50. Dalam evaluasi juga terdapat instrumen essay yang berjumlah 10 item soal, setiap pertanyaan bernilai 5 sehingga total skor adalah 50. Sehingga jumlah skor keseluruhan adalah 100. Tingkat keberhasilan pemahaman serta daya serap siswa terhadap modul ini ditentukan dan diperoleh skor total dari jawaban yang benar ditentukan dari perolehan skor total dari jawaban yang benar dengan kriteria pembobotan seperti, pembobotan 90-100% baik sekali, 80-89% baik, 70-79% cukup dan 60-69% kurang.


LATIHAN

A. Berilah tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d, atau e, pada jawaban yang menurut Anda benar! 1.

Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat oleh bagian utang dalam prosedur pembentukan dana kas kecil dibut sebanyak....

2.

a. 2 lembar

c. 4 lembar

b. 3 lembar

d. 5 lembar

e. 6 lembar

Tugas pemegang dana kas kecil dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut ini, kecuali............ a. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas b. Menerima cek dari kasir beserta bukti pengeluaran kas lembar ke-3 c. Menguangkan cek d. Menyimpan dana kas kecil e. Mengarsipkan bukti pengeluaran dana kas kecil

3.

Pembayaran-pembayaran yang dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dibuatkan... a. Cek

d. Bukti pengeluaran kas

b. Kuintansi

e. Faktur

c. Bukti kas kecil 4. Berikut ini merupakan pengeluaran (transaksi) yang dapat dibiayai dana kas kecil, kecuali... a. Pembelian

perangko

dan

materai b. Biaya iklan

d. Pembayaran rekening telepon e. Pembayaran

ongkos

angkut

barang

c. Pembayaran gaji karyawan 5.

Apabila dana kas kecil yang sudah dibentuk dirasa kurang, maka kasir kas kecil dapat mengajukan permintaan... a. Penambahan jumlah kas kecil

b. Pengurangan jumlah kas kecil


c. Pengeluaran kas kecil

e. Pembuatan cek

d. Pelunasan utang 6.

Dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil diotorisasi oleh.. a. Kepala bagian keuangan

d. Pimpinan perusahaan

b. Kepala bagian pembelian

e. Kasir kas kecil

c. Kasir kas besar 7. Metode pencatatan/ pengelolaan dana kas kecil ada dua yaitu... a. Sistem dana tetap dan langsung b. Sistem langsung dan tidak langsung c. Sistem dana tidak tetap dan tidak langsung d. Sistem dana tidak tetap dan tetap e. Sistem intern dan ekstern 8.

Formulir yang diisi oleh pemakai dana kas kecil untuk dapat menggunakan dana kas kecil adalah... a. Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil b. Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil c. Surat order pembelian d. Bukti pengeluaran kas e. Bukti pengeluaran kas kecil

9. Petugas yang menyimpan bukti beserta dokumen pendukung pengeluaran dana kas kecil adalah... a. Kasir kas kecil

d. Bagian utang

b. Kasir kas besar

e. Bagian administrasi dan umum

c. Bagian jurnal 10. Metode pencatatan pengelolaan dana kas kecil dimana saldo kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang tetap adalah... a. Petty cash

d. Flexible method

b. Fixed method

e. Imprest method

c. Fluctuation method


11. Pengelolaan dana kas kecil sistem dana tetap, besarnya penggantian atau pengisian kembali dana kas kecil dalah... a. Tidak tentu b. Sama dengan jumlah pengeluaran dana kas kecil yang sudah dilakukan c. Tidak sama dengan jumlah pengeluaran dana kas kecil yang sudah dilakukan d. Lebih besar dengan jumlah pengeluaran dana kas kecil yang sudah dilakukan e. Labih keci dengan jumlah pengeluaran dana kas kecil yang sudah dilakukan 12. Saldo dana kas kecil pada awal periode tidak hanya dalam bentuk uang tunai saja, tetapi juga dalam bentuk... a. Bukti pengeluaran kas

d. Surat

b. Bukti pengeluaran kas kecil

permintaan

pengisian

kembali

c. Jurnal kas kecil

e. Bukti penerimaan kas

13. Dari hasil perhitungan selisih dana kas kecil, dikatahui bahwa saldo fisik kas kecil lebih besar daripada saldo kas kecil dalam catatan. Keadaan seperti ini disebut... a. Cash flow

c. Cash overage

e. Petty

b. Petty cash

d. Cash shortage

lower

cash

14. Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil, antara lain... a. Buku jurnal kas kecil

d. Surat order pembelian

b. Buku jurnal pembelian

e. Surat order penjualan

c. Buku jurnal penerimaan kas 15. Untuk alat pengawasan terhadap penerimaan dan pengeluaran dana kas kecil, maka kasir kas kecil membuat... a. Jurnal

d. Laporan keuangan

b. Jurnal penyesuaian

e. Buku kas kecil

c. Buku besar kas 16. Berikut sebab-sebab terjadinya selisih kas, kecuali... a. Adanya uang palsu b. Pencatatan sesuai dengan jumlah penerimaan atau pengeluaran c. Sebab-sebab yang tidak diketahui sama sekali d. Kesalahan pencatatan penerimaan atau pengeluaran 30 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K

e. Tidak ada uang pecahan dalam pembayaran atau penerimaan 17. Metode pengelolaan dana kas kecil sistem dana tetap, pencatatan mutasi dana kas kecil yang perlu dilakukan adalah pada saat... a. Penggunaan dan pembentukan dana kas kecil b. Pembentukan dan penggantian dana kas kecil c. Pengisian kembali dana kas kecil d. Pembentukan dana kas kecil e. Pengeluaran dana kas kecil 18. Kasir kas kecil mengeluarkan dana kas kecil sebesar Rp. 105.000,00 untuk membayar rekening air bulan lalu. Apabila mengunakan sistem dana tidak tetap maka pencatatan yang perlu dilakukan untu mutasi dana kas kecil tersebut adalah... a. Kas Biaya air b. Biaya air Kas c. Kas kecil Biaya air d. Biaya air Kas kecil

Rp. 105.000 Rp. 105.000 Rp. 105.000 Rp. 105.000 Rp. 105.000 Rp. 105.000 Rp. 105.000 Rp. 105.000

e. Tidak dijurnal 19. Jurnal untuk mencatat pengisian kembali dana kas kecil dalam metode pencatatan sistem dana tidak tetap adalah... a. Mendebit akun kas dan mengkredit akun kas kecil b. Mendebit akun kas kecil dan mengkredt akun kas c. Mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun biaya-biaya d. Mendebit akun biaya-abiay dan mengkredit akun kas e. Mendebit akun biaya-biaya dan mengkredit akun kas kecil 20. Tanggal 26 Agustus 2009 PT Serba Ada menerbitkan surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Telah disepakati kas kecil yang dibentuk sebesar Rp. 750.000,- dengan menggunakan sistem dana tidak tetap. Jurnal untuk mencatat transaksi mutasi kas kecil tersebut adalah.... 31 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K

a. Mendebit akun kas dan mengkredit akun kas kecil b. Mendebit akun kas dan mengkredit akun kas bank c. Mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas d. Mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas bank e. Mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun perlengkapan kantor 21. Dari transaksi berikut ini, transaksi yang mengakibatkan bertambahnya saldo kas kecil adalah... a. Pembelian perangko b. Membayar tagihan telepon c. Pelunasan piutang oleh debitur d. Penggantian terhadap pengeluaran kas kecil selama 1 periode e. Pembelian peralatan kantor dan kendaraan untuk operasional perusahaan 22. Mutasi terhadap dana kas kecil disebabkan oleh transaksi berikut ini, kecuali... a. Pengeluaran dana kas kecil b. Pengisian kembali dana kas kecil c. Penambahan saldo dana kas kecil d. Melunasi tagihan rekening air perusahaan e. Penjualan barang dagangan secara kredit dan tunai 23. Bukti-bukti atau dokumen transaksi kas kecil yang disimpan kasir kas kecil, disusun dalam folder khusus berdasarkan urutan... a. Nomor bukti

d. Tanggal transaksi

b. Nomor faktur

e. Tanggal pembuatan cek

c. Nomor voucher 24. Dalam sistem dana tidak tetap jumlah danakas kecil ditetapkan secara... a. Tetap

c. Berfluktuasi

b. Stabil

d. Imprest

e. Tidak berubah

25. Apabila perusahaan menggunakan metode pencatatan sistem dana tidak tetap, setiap terjadi pengeluaran dana kas kecil maka bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat oleh kasir kas kecil ke dalam buku..... a. Jurnal

c. Kas kecil

b. Voucher

d. Kas besar


e. Jurnal

B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jawaban yang benar! 1. Jelaskan secara singkat prosedur pembentukan dana kas kecil? 2. Apa tugas kasir kas kecil dalam prosedur pembentukan dana kas kecil? 3. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil? 4. Sebutkan bagian apa saja dalam perusahaan yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil? 5. Sebutkan contoh kertas berharga yang dapat dianggap atau digolongkan sebagai kas! 6. Transaksi apa saja yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil? 7. Formulir apa saja yang disimpan/diarsipkan oleh kasir kas kecil? 8. Jelaskan secara singkat kegunaan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dalam sistem dana tetap? 9. Sebutkan ciri-ciri pengelolaan dana kas kecil dalam sistem dana tidak tetap? 10. Sebutkan ciri-ciri pengelolaan dana kas kecil dalam sistem dana tetap?

Selamat Mengerjakan


PENUTUP

TINDAK LANJUT

Bagi siswa yang sudah menjawab benar sebanyak 80% atau lebih dari seluruh soal evaluasi, dapat mengembangkan pemahaman kalian tentang materi mengelola dana kas kecil ini. Adapun bagi kalian yang belum mencapai belajar tuntas 80%, dapat mengulangi belajar dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit secara lebih teliti atau dengan diskusi bersama teman maupun dengan Bapak/Ibu guru.

HARAPAN

Modul ini adalah salah satu bahan ajar mata pelajaran administrasi keuangan. Namun harus dimengerti pula bahwa modul ini bukanlah satusatunya rujukan bagi siswa maupun guru. Untuk melengkapi pengetahuan guru maupun siswa tentang cara mengelola dana kas kecil tersebut, maka sangat disarankan untuk membaca buku lain mengenai materi ini. Semoga modul ini dapat menyajikan materi pembelajaran secara menarik dan menyenangkan, sehingga proses pembelajaran bisa berlangsung efektif dan efesien.


GLOSARIUM

Buku Besar

: kumpulan dari semua akun/perkiraan yang dimiliki suatu perusahaan yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan merupakan suatu kesatuan.

Fluktuasi Method : suatu metode pencatan dan pengendalian kas kecil, dimana jumlah kas kecil selalu berubah karena pengisian kembali kas kecil selalu sama dari waktu ke waktu Faktur

: bukti transaksi atas penjualan atau pembelian secara kredit yang dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pembeli

Imprest Method

: suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana

jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu. Jurnal

: aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan berdasarkan dokumen dasar

Kas

: alat pembayaran milik perusahaan yang siap digunakan, seperti cek kontan, uang tunai (uang kertas dan uang logam)

Kas Kecil

: uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek atau giro

Mutasi

: pemindahan jabatan dalam arti umum


DAFTAR PUSTAKA Jusup, Haryono. 2011. Dasar-dasar Akuntansi Jilid 2. Yogyakarta:Sekolah Tinggi Ilmu ekonomi Rudianto. 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta: Erlangga Soemarso S.R. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku Satu edisi 5 (Revisi). Jakarta: Erlangga


LAMPIRAN

Kunci Jawaban A. 1. B

B.

2. E

3. A

4. C

5. A

6. E

7. D

8. A

9. A

10. E

11. B

12. E 13. B 14. A 15. B 16. B 17. C 18. D 19. B 20. C

21. C

22. E 23. E 24. C 25. C

SOAL ESSAY 1. Tahap pertama yaitu menaksir jumlah uang dana kas kecil yang dibutuhkan perusahaan. Tahap selanjutnya yaitu menarik atau mengeluarkan sebuah cek untuk pembentukan dana kas kecil yang disertai dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil yang disetujui dan diserahkan oleh kepala bagian keuangan. Dan yang terakhir menyerahkan cek kepada kasir kas kecil untuk kemudian diuangkan dan disimpan untuk dikelola oleh kasir kas kecil sebagi dana kas kecil. 2. Tugas kasir kas kecil: a. Menerima cek dari kasir kas umum beserta bukti pengeluaran kas lembar ke 3 b. Menguangkan cek tersebut ke bank dan menyimpan sebagai dana kas kecil c. Mengarsipkan bukti pengelolaan kas 3. Dokumen yang diperlukan yaitu formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas kecil beserta bukti-bukti pendukungnya 4. Bagian yang terlibat dalam pembentukan dana kas kecil yaitu kasir umum, kasir kas kecil, bagian jurnal dan laporan serta bagian utang. 5. Cashier’s chek, bank draf, traveller check, cek, bilyet giro, money order 6. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil yaitu pembentukan dana kas kecil, pemakaian dana kas kecil, pengisian kembali dana kas kecil, dan penambahan atau pengurangan dana kas kecil 7. Formulir surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, bukti penerimaan kas, surat keputusan mengenai penambahan dan pengurangan dana kas kecil. 8. Untuk transaksi pembentukan dan penambahan saldo dana kas kecil dijurnal dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas. Untuk transaksi pengisian kembali 37 | M o d u l A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n S M K / M A K

dana kas kecil dicatat dalam jurnal dengan mendebit akun biaya-biaya sesuai bukti pengeluaran kas kecil dan mengkredit kas. Sedangkan untuk transaksi pengurangan saldo dana kas kecil dicatat dalam jurnal dengan mendebit akun kas dan mengkredit akun kas kecil 9. Ciri-ciri dana tetap yaitu a. Saldo dana kas kecil akan selalu tetap atau tidak berubah b. Kasir kas kecil bertugas mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil sebagai bukti pendukung pada saat pengisian kembali terhadap dana kas kecil c. Penggantian atau pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek sebesar dengan jumlah pembayaran yang telah dilakukan oleh kasir kas kecil d. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas e. Kasir kas kecil tidak menyelenggarakan jurnal untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran kas kecil 10. Ciri-ciri dana tidak tetap yaitu a. Saldo dana kas kecil akan selalu berubah-berubah/berfluktuasi b. Satiap terjadi pengeluarankas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan dan dicatat oleh kasir kas kecil ke dalam jurnal pengeluaran kas kecil atau buku kas kecil c. Saat pengisian kembali dana kas kecil besarnya penggantian dana kas kecil dari kasir kas umum tidak harus sama dengan jumlah pengeluaran kas kecil yang telah dibayarkan kasir kas kecil d. Pada saat penggantian atau pengisian kembali terhadap dana kas kecil, dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas


Produktif Administrasi Perkantoran. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Recommend Documents