Procesní řízení ve veřejné správě a využití metodiky CorSet ©
David Melichar Tomáš Hrabík
Agenda prezentace
1. Stručné představení firmy CORTIS Consulting 2. Procesní řízení a veřejná správa Základní východiska Základní filosofie procesního řízení ve veřejné správě
3. Využití CorSet při procesním řízení Rozdělení činností veřejné správy Funkční model jako základ
4. Shrnutí, diskuse
CORTIS Consulting Jsme výzkumná a konzultační společnost se zaměřením na veřejnou správu
Zaměření
Místní a regionální veřejná správa Ústřední veřejná správa
Strategické poradenství
Manažerské poradenství
Organizační poradenství
Informační management
Řízení výkonnosti
Procesy
Informační architektura
Analýzy, audity
Řízení změn
Řízení projektů
Výzkum (CorSet)
Školení a vzdělávání
Reference
www.cortis.cz
Zlínský kraj - Informační strategie Zlínský kraj - Řízení informační strategie ZK Zlínský kraj – koordinace Studie proveditelnosti rozvoje ERP a metod řízení Středočeský kraj – Metody řízení nemovitého majetku Ministerstvo vnitra – Ukazatele a metriky pro hodnocení stupně dosažení cílů a úrovně ISVS Ministerstvo vnitra – Integrace funkcí, procesů a činností veřejné správy Ministerstvo vnitra - Aktualizace Studie proveditelnosti Komplexní informatizace krajů CENIA - Podíl na procesní analýze transformace CENIA Hl. město Praha - Koncepce městského kontaktního centra Magistrátu hl.m.Prahy Hl. město Praha – Právní, legislativní a ekonomická analýza transformace příspěvkové organizace PIS Asociace krajů ČR - Podíl na Strategii rozvoje ICT regionů 2007-2013 Deltax, Telefonica O2, Ministerstvo vnitra – Životní situace
Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle ISO 9001:2001
Základní východiska procesního řízení Každou organizaci je možné vnímat jako systém procesů, aktivit a činností, které je potřebné vykonávat na to, aby organizace plnila svoje poslání. Platí to i pro veřejnou správu
Organizace se navzájem mezi sebou liší hlavně způsobem, jak jsou v nich jednotlivé procesy vykonávané a řízené, což má přímý dopad na celkovou efektivitu organizace. Funkce ve srovnatelných subjektech VS jsou stejné, procesy se mohou lišit
Pokud organizace klade svým systémem řízení procesům „odpor” zvyšuje tím čas a náklady vynaložené na vykonávání procesů, snižuje kvalitu výstupů a spokojenost zákazníků. Veřejná správa je v tomto ohledu obtížně měřitelná
Východiska – specifika veřejné správy Obrovská složitost celku - kompetence jednotlivých vrstev, složek a subjektů veřejné správy Legislativa určuje limity v právní rovině a v rovině rozdělování financí Rozpočet a anonymita financí (cílem není zisk, na druhou stranu je nutné chovat se efektivně – „jako řádný hospodář“) Konkurence transformovaná do rivality (samospráva) Volební cyklus, politický vliv
Přesto je veřejná správa „podnik“ jako každý jiný – musí se chovat efektivně s cílem plnit své základní funkce a ne nadměrně nezatěžovat (neměla by zbytečně nepřekážet!)
Problémy smíšeného modelu výkonu VS Samostatná vs. Přenesená působnost – smíšený model přináší schizofrenii (jeden subjekt je na obou stranách) Smíšený model v organizaci přináší problémy Odlišné typy činností Odlišné typy pracovníků Odlišné motivační mechanismy Činnosti přenesené působnosti jsou většinou reaktivní, silně procesně orientované, jsou dány legislativou – proto se hůře mění „lokálně“ – lze je optimalizovat „centrálně“ - změnou legislativy
Činnosti samostatné působnosti jsou proaktivní a jsou mnohem více projektově orientované nebo ad-hoc činnosti
Východiska – limity výstupů veřejné správy Legislativa určuje vstupní limity v právní rovině a v rovině rozdělování financí Veřejná správa potřebuje znát svůj stav a určit limity výstupů své činnosti (mnohdy díky nejednoznačnosti legislativy) Samostatné i přenesené působnosti Potřebuje řídit efektivnost výkonu veřejné služby Potřebuje znát a řídit vlastní zdroje i zdroje území Pohled „kolik bylo utraceno“ se mění na „čeho bylo dosaženo“
Cimrman a veřejná správa Neschopnost myšlenku udržet a neschopnost myšlenku opustit jsou dvě základní Cimrmanem pojmenované vady stáří
Veřejná správa: Neschopnost nové činnosti naplánovat a ohodnotit (legislativa) a neschopnost činnosti ukončit
Procesní řízení… a otázky veřejné správy Zásadní cíl procesního řízení je překonat negativní důsledky dělby práce a ucelit tvorbu přidané hodnoty (tedy proces jako celek)
Orientace na zákazníka….
Kdo je zákazník ?
Orientace na cíl, výstup procesu…
Co je cílem?
Orientace na procesy….
Sledování a vyhodnocování metrik procesů
Jak vymezit a poznat procesy VS ?
Jaké jsou metriky ?
Základní otázky managementu Existuje účel
Něco mám
Nějak se „to to“ to chová chová
Musí Musím „to“ řídit
Proč to dělám? Jaké služby potřebuji?
Jaké mám zdroje? Kde je mám? Jak jsou kvalitní? Jak jsou rozmístěné?
Jak se to chová ? Jaké jsou vzájemné vazby a interakce ? Jaké jsou podněty? Co způsobuje dynamiku?
Jak řídím zdroje? Jak řídím služby? Podporuje informační systém řízení ?
Abych dosá dosáhl… hl… Naplňuji účel efektivně ?
FINANCE ŘÍZENÍ SLUŽEB
INFORMACE POSLÁNÍ a FUNKCE
LIDÉ
PROCESY ŘÍZENÍ ZDROJŮ
INFRASTRUKTURA
POSKYTOVÁNÍ VEŘEJNÝCH SLUŽEB
MATERIÁL
Jak Jak popsat popsat účel účel ??
Jak Jak popsat popsat prvky prvky a a jejich jejich strukturu strukturu ??
Jak Jak popsat popsat procesy procesy ??
Jak Jak popsat popsat metody metody řízení řízení ??
Jak Jak zhodnotit zhodnotit a a měřit měřit veřejnou veřejnou službu službu ??
Zdroj: Metodika CorSet© 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.
Základní funkce veřejné správy Existuje účel Proč to dělám? Jaké služby potřebuji?
Poskytování veřejných služeb
Naplňuji účel efektivně ?
Rozvoj kvality života Ochrana veřejného zájmu
Podpora a ochrana tradičních norem a hodnot
Abych dosá dosáhl… hl…
Zajištění veřejných statků
Zajištění rozvoje území
Řešení životních situací
POSLÁNÍ a FUNKCE
Poskytování věcných veřejných služeb (Poskytování služeb resortních sítí)
POSKYTOVÁNÍ VEŘEJNÝCH SLUŽEB
Správa a hospodárné řízení zdrojů
Jak Jak popsat popsat účel účel ??
Hospodárné zabezpečení chodu úřadu
Jak Jak zhodnotit zhodnotit a a měřit měřit veřejnou veřejnou službu službu ?? Zdroj: Metodika CorSet© 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.
Funkce musí být stejné ve srovnatelných Rozdělení činností a procesů veřejné správy
Procesy se mohou různit, ale musí efektivně zajišťovat funkce a plnit cíle
Režimy řízení
Krizové řízení (řízení za mimořádných situací)
Procesní pohled Strategické
Taktické
Řízení v běžných podmínkách
Poskytování veřejných služeb
Pohled věcného obsahu
Rozvoj kvality života
Regionální rozvoj
Operativní
Hlavní procesy
subjektech veřejné správy (kraje, obce, …)
Ochrana veřejného zájmu
Podpora a ochrana tradičních norem a hodnot
Zajištění veřejných statků
Doprava Školství Sociální otázky, národnostní menšiny
Procesy řízení rozvoje území
Zajištění rozvoje území Zdravotnictví Cestovní ruch
Procesy řešení životních situací
Řešení životních situací
Kultura a památková péče Výstavba a územní plánování
Procesy řízení věcných veřejných služeb
Poskytování věcných veřejných služeb (Poskytování služeb resortních sítí)
Životní prostředí Zemědělství a rozvoj venkova Živnostenské podnikání
Procesy řízení zdrojů
Procesy správy úřadu
Pohled působnosti veřejné správy
Správa a hospodárné řízení zdrojů
Integrovaný záchranný systém Mládež a sport Vnitřní služby
Hospodárné zabezpečení chodu úřadu
Veřejné právo
Soukromé právo
Přenesená působnost Samostatná působnost
Zdroj: Metodika CorSet© 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.
Rozdělení procesů
Procesní pohled Strategické
Taktické
Každá oblast procesů má svoje specifika a svoji charakteristiku
Operativní
Hlavní procesy
Každá oblast obsahuje procesy strategické, taktické i operativní
Procesy řízení rozvoje území
Procesy řešení životních situací
Procesy řízení věcných veřejných služeb
Procesy řízení zdrojů
Hlavní procesy = poskytování veřejných služeb „core business“ Těžiště samosprávy je ve strategických a taktických procesech Výkon, tedy operativa může být zajištěna různě Těžiště přenesené působnosti je v operativě
Procesy správy úřadu
Konkrétní organizační model zajištění hlavních procesů může být různý
Procesní řízení… a otázky veřejné správy Orientace na zákazníka….
Občan, firma ,samospráva (jako žadatel…) Veřejnost (ochrana veřejnosti…) Region (rozvinutý….)
Orientace na cíl, výstup procesu…
Rozvoj regionu – kvalita života,.. hosp. růst Služby – efektivní realizace kvalitních služeb Zdroje – optimální využití zdrojů
Orientace na procesy….
CorSet vymezuje řízení služeb, řízení zdrojů, rozvoj regionu…
Sledování a vyhodnocování metrik procesů
Benchmarking Rozvoj regionu – MA21, HDP, … Služby – BSC, SLA Zdroje – „utilizace“, hodnota
Závěr a shrnutí Vyhodnocování procesů je zásadní pro jejich řízení Důležité jsou motivační podmínky v prostředí veřejné správy Procesní řízení musí být základem reformy veřejné správy Procesní řízení ve VS může využít metodický rámec CorSet: Klasifikaci procesů veřejné správy Optimalizaci služeb veřejné správy a řízení jejich kvality Řízení zdrojů (finance, informace, lidé, majetek) a jejich spotřebu ve službách Definici mapy metod řízení veřejné správy Děkujeme za pozornost. Ing. David Melichar Ph.D. Ing. Tomáš Hrabík
[email protected] [email protected]
Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle DIN EN ISO 9001:2001
Využití CorSet na projektech
Zlínský kraj - Informační strategie
Zlínský kraj - Audit metod řízení a informačních potřeb
Deltax, O2, Soluziona, MV – Redefinice struktury životních situací na PVS
Ministerstvo vnitra, Soluziona - Aktualizace SP komplexní informatizace krajů
Ministerstvo vnitra - Metriky hodnocení úrovně ISVS
Ministerstvo vnitra – Ukazatele a metriky pro hodnocení stupně dosažení cílů a úrovně ISVS
Ministerstvo vnitra – Integrace funkcí, procesů a činností veřejné správy
CENIA - Procesní analýza při transformaci CENIA
Středočeský kraj – Metody řízení nemovitého majetku
Hl. město Praha - Koncepce městského kontaktního centra Magistrátu hl.m.Prahy
Hl. město Praha – Analýza transformace příspěvkové organizace PIS
Asociace krajů - Podíl na Strategii rozvoje ICT regionů 2007-2013
CorSet využívají firmy SOLUZIONA, Deltax, Marbes consulting
Děkujeme za pozornost. Ing. David Melichar Ph.D. Ing. Tomáš Hrabík
[email protected] [email protected]
Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle DIN EN ISO 9001:2001
