EHP a Norské Fondy 2009 - 2014 -
Pokyny Národního Kontaktního Místa
PRO VÝZVY - PŘEDKLÁDÁNÍ A HODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ - UDĚLOVÁNÍ GRANTU Platný od: 12.11.2013 Ministerstvo financí
ÚVOD ......................................................................................................................................................... 4 PRÁVNÍ ZÁKLAD A ZÁVAZNOST .................................................................................................. 4 ELEKTRONICKÝ SYSTÉM PRO PODÁVÁNÍ A ADMINISTRACI ŽÁDOSTÍ IS CEDR.................. 4 I.
VÝZVA ............................................................................................................................................... 5 1. POSTUP PRO PŘÍPRAVU A SCHVALOVÁNÍ VÝZVY ................................................................. 5 2. TEXT VÝZVY .............................................................................................................................. 6 3. VYHLÁŠENÍ VÝZVY .................................................................................................................... 7 4. FOND PRO BILATERÁLNÍ SPOLUPRÁCI NA PROGRAMOVÉ ÚROVNI ................................... 7
II. ŽÁDOSTI O GRANT NA INDIVIDUÁLNÍ PROJEKTY ....................................................................... 8 1. ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI A PŘÍLOH ........................................................................................... 8 2. POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ ŽADATELI .................................................................................... 8 3. POSTUP PRO PŘEDKLÁDÁNÍ A PŘIJÍMÁNÍ ŽÁDOSTÍ.............................................................. 8 4. POSUZOVÁNÍ A HODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ .................................................................................... 9 5. VERIFIKACE ............................................................................................................................. 17 III. PŘEDEM DEFINOVANÝ PROJEKT................................................................................................... 19 1. ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI A PŘÍLOH ......................................................................................... 19 2. POSOUZENÍ ŽÁDOSTÍ ............................................................................................................... 19 IV. ARCHIVACE DOKUMENTŮ ............................................................................................................. 20 V. ZVEŘEJNĚNÍ INFORMACÍ .............................................................................................................. 20 VI. SEZNAM PŘÍLOH ............................................................................................................................ 21
1
Definice pojmů
IS CEDR
Informační systém CEDR MF-EHP a Norské fondy – informační systém Ministerstva financí jako Zprostředkovatele vybraných programů EHP a Norských fondů. Systém slouží k předkládání žádostí (v rámci otevřených výzev a předem definovaných projektů) v jednotlivých programech a jejich následnou administraci (výběr projektů, monitoring, platby) až po ukončení jejich realizace.
Dohoda o partnerství
Dohoda mezi Zprostředkovatelem programu a Partnerem programu.
Donorské státy
Island, Lichtenštejnsko, Norsko.
Dohoda o programu
Dohoda mezi VFM/MZVN a NKM nastavující podmínky implementace schváleného programu včetně finančních alokací. In
DOTINFO
Informační systém (www.dotinfo.cz) ke zveřejňování informací o dotacích a návratných finančních výpomocí ze státního rozpočtu ČR, který zprostředkovává zobrazení údajů podle zákona č. 171/2012 Sb.
Finanční mechanismy (FM 2)
EHP a Norské fondy 2009-2014.
Kancelář finančních mechanismů (KFM Financial Mechanism Office - FMO)
Subjekt zodpovědný za administrativní a věcné zajištění přípravy a implementace FM2 na straně donorů.
Konečný příjemce grantu (KP)
Příjemce schváleného grantu uděleného v rámci daného programu.
Memoranda o porozumění o implementaci finančního mechanismu Norska a Finančního mechanismu EHP 2009-2014 (Memoranda of Understanding - MoU)
Mezinárodní bilaterální dohody mezi Českou republikou a Norskem / státy EHP a Českou republikou, které společně s dalšími dokumenty tvoří právní rámec FM2.
Národní kontaktní místo (NKM)
Národní veřejný subjekt, mající celkovou zodpovědnost za dosažení cílů FM 2 a implementaci MoU. Ministerstvo financí - odbor Mezinárodní vztahy (odbor 58 MF).
Nařízení o implementaci FM EHP/Norska (v textu dále „Nařízení“)
Dokument vydaný a schválený Výborem Finančních mechanismů a MZVN stanovuje základní pravidla a postupy pro přípravu a implementaci FM 2. Ministerstvo zahraničních věcí Norska.
MZVN
MZVN projednává a schvaluje jednotlivé návrhy programů, navržené k financování z Norských fondů.
NNO
Nestátní nezisková organizace; nezisková dobrovolná organizace založená jako právnická osoba, nemající komerční účel, nezávislá na místní, regionální a centrální správě, politických institucích, politických stranách a komerčních organizacích. Církevní instituce a politické strany se nepovažují za NNO.
Program (PRGM)
Struktura stanovující strategii rozvoje s uceleným souborem opatření, která mají být prováděna prostřednictvím projektů s podporou FM2 a která jsou zaměřena na dosažení stanovených cílů a výsledků.
Partner programu (PP)
Veřejný subjekt v ČR, který je věcně zodpovědný za danou programovou oblast a spolupracuje, v souladu s Dohodou o partnerství, se ZP na přípravě a realizaci daného programu.
Partner programu z donorského státu (DPP)
Veřejný subjekt z donorského státu, nebo mezinárodní organizace určená VFM/MZVN pro asistenci při přípravě a/nebo implementaci programu.
2
Pokyny
Pokyny se rozumí tyto Pokyny pro výzvy, předkládání a hodnocení žádostí, udělování grantu.
Předem definovaný projekt (PDP)
Projekt identifikovaný v MoU, případně navržený ZP a zahrnutý v PRGM předloženému donorům ke schválení.
Program v partnerství s donory
Program, který je připraven a implementován ve spolupráci s partnerem programu z donorského státu (DPP), který je indikován v MoU.
Výbor pro Finančních mechanismus (VFM )= Financial Mechanism Committee – FMC)
Výbor složený ze zástupců donorských států, který projednává a schvaluje jednotlivé návrhy programů, navržené k financování z EHP fondů.
Výbor pro spolupráci (Cooperation Committee) - CoC
Výbor složený ze zástupců ZP, PP a DPP a dále NKM a VFM v pozici pozorovatelů. Je orgánem, který je ustaven u programů v partnerství s donory a má poradní roli při přípravě a implementaci programu.
Žadatel o grant
Předkladatel žádosti o grant na individuální projekt (IP) v rámci dané výzvy nebo předkladatel PDP. Ministerstvo financí, Odbor 58 - Mezinárodní vztahy - Oddělení 5804 - Centrum pro zahraniční pomoc (CZP1) – příprava a koordinace – zodpovědné za přípravu a realizaci Programu (vyhlašování výzev/schvalování návrhů projektů k udělení grantu)
Zprostředkovatel programu (ZP)
- Oddělení 5801 - Centrum pro zahraniční pomoc (CZP2) Centrum pro zahraniční pomoc - realizace, monitorování a hodnocení (zodpovědné za monitorování realizace programu a evaluaci) - Oddělení 5805 - Centrální finanční a kontraktační jednotka (CFCU) vydává Rozhodnutí o dotaci / monitoruje finanční toky a veřejné zakázky)
3
ÚVOD PRÁVNÍ ZÁKLAD A ZÁVAZNOST Pokyny vycházejí z mezinárodních dohod (Protokol 38b k Dohodě o EHP uzavřené mezi EU a státy EHP / Dohoda mezi Norským královstvím a EU o Norském finančním mechanismu 2009 – 2014; Memorandum o porozumění uzavřené mezi Islandem, Lichtenštejnskem, Norskem a Českou republikou a Memorandum o porozumění mezi Norskem a Českou republikou), které, společně s jednotlivě odsouhlasenými programy, uzavřenými Dohodami o programu, Nařízeními schválenými VFM/MZVN, tvoří právní rámec FM2. Podmínky a postupy při vyhlašování výzev, předkládání žádostí o grant na individuální projekty, hodnocení žádostí a rozhodnutí o udělení grantů – závaznost pro relevantní programy: 1. Zprostředkovatel programů CZ02, CZ04, CZ05, CZ06, CZ08, CZ10, CZ11, CZ13, CZ14, CZ15, Ministerstvo financí, a jeho Partneři programů, se řídí detailními postupy popsanými dále v těchto Pokynech. 2. Zprostředkovatelé programů CZ03 a CZ12, subjekty vybrané v otevřeném výběrovém řízení, postupují v souladu s Nařízením. Zprostředkovatelé předkládají Manuál Zprostředkovatele (dle Pokynu NKM pro Zprostředkovatele) k odsouhlasení NKM před zahájením realizace programů – vyhlášením 1. výzvy příslušného programu. 3. Program CZ 09 (Česko-norský výzkumný program) se řídí vybranými články Nařízení a jeho přílohou č. 12 - Pravidly pro založení a implementaci programů v partnerství s donory spadající pod programové oblasti Výzkum v prioritních sektorech a Bilaterální spolupráce ve výzkumu; program CZ 07 (Program na podporu spolupráce škol a stáží), postupuje v souladu s Nařízením a Pokyny VFM pro spolupráci škol. Závazná je ta verze Pokynů a příloh, která je platná ke dni zahájení provádění příslušného procesu, popsaného v těchto pokynech, souvisejícího s realizací programu.
ELEKTRONICKÝ SYSTÉM PRO PODÁVÁNÍ A ADMINISTRACI ŽÁDOSTÍ IS CEDR Vztahuje se k programům uvedeným v bodě 1. Vyplnění a podání žádostí o grant bude probíhat výhradně elektronickou formou - prostřednictvím informačního systému CEDR MF – EHP a Norské fondy (dále IS CEDR). Za tímto účelem bude nutné, aby žadatelé měli zajištěný svůj kvalifikovaný elektronický podpis. Ti žadatelé, kteří podpis nevlastní si jej musí zajistit u některé z certifikačních autorit. Veškeré informace nezbytné pro žadatele k systému IS CEDR, které zpracuje ZP, budou uvedeny v Pokynech pro žadatele a popiskách a nápovědách přímo v systému IS CEDR. Kroky, které budou následovat po předložení žádosti, budou v maximální míře probíhat v systému IS CEDR s tím, že příslušní pracovníci ZP a PP budou rovněž využívat svého elektronického podpisu příslušných dokumentů, který jim přidělí věcně příslušné ministerstvo. PP určí administrátora rezortu a seznam osob pro přístup do systému IS CEDR a zašle jej ZP po podpisu Dohody o partnerství mezi ZP a PP. Žadatel bude informován o průběhu administrace a závěrech týkajících se jeho žádosti prostřednictvím nástěnky projektu v systému IS CEDR. Systém IS CEDR bude v případě úspěšných žadatelů, kteří obdrží grant na realizaci předloženého projektu, využíván i pro následný monitoring realizace a administraci plateb.
4
I. VÝZVA Výzvy k předkládání žádostí o grant na individuální projekty budou vyhlašovány v souladu s Dohodami o programech schválenými donory v rámci EHP a Norských fondů 2009-2014, Nařízeními a těmito Pokyny. S cílem oslovit všechny potenciální žadatele bude zajištěna široká publicita výzvy. K tomu mohou být využita národní, regionální a místní media, stejně tak publikace v odborném tisku a relevantní internetové nástroje. Jakékoliv omezení zveřejnění výzvy bude zdůvodněno v programu předloženém donorům ke schválení.
1. POSTUP PRO PŘÍPRAVU A SCHVALOVÁNÍ VÝZVY Za správnost a úplnost textu výzvy (v češtině i angličtině) včetně Pokynů pro žadatele je zodpovědný ZP. Každá výzva bude mít průběžné pořadové číslo, které jí přidělí ZP. 1.
V programech v partnerství s DPP (CZ02, CZ06, CZ11) projedná PP s DPP návrh textu výzvy před předložením textu výzvy ZP.
2.
Nejpozději do 6 týdnů před plánovaným termínem vyhlášení výzvy předkládá PP k připomínkám/ schválení ZP v české verzi: - Návrh textu výzvy v plném znění (pro publikaci na web) a ve zkráceném znění pro publikaci v tisku (tj. stručné oznámení s informací, kde lze získat plné znění výzvy a Pokyny pro žadatele). Plné znění textu výzvy musí v souladu s článkem 6.3 Nařízení obsahovat všechny stanovené náležitosti včetně podrobných výběrových kritérií a jejich bodového hodnocení (viz příloha 3 A Hodnocení kvality žádosti externím hodnotitelem včetně indikativních kritérií pro hodnocení kvality žádosti). PP předkládá ZP zároveň odbornou terminologii v angličtině pro potřebu překladu textu výzvy do anglického jazyka (překlad zajistí ZP). - PP navrhne s ohledem na Dohodu o programu a Nařízení text výzvy. PP uvede do textu výzvy podrobná hodnotící kritéria (sub-kritéria) s ohledem na specifika daného programu tam, kde je to relevantní (viz příloha 3 A Hodnocení kvality žádosti externím hodnotitelem včetně indikativních kritérií pro hodnocení kvality žádosti). ZP může ve výjimečných případech kritéria a sub-kritéria modifikovat, a to na základě doporučení a řádného zdůvodnění PP/DPP.
3.
ZP do 2 týdnů od obdržení textu výzvy ze strany PP, zajistí překlad výzvy včetně hodnotících kritérií do anglického jazyka. V případě, kdy ZP považuje za nutné a s ohledem na text a obsah výzvy relevantní, konzultuje text výzvy s PP před jeho zasláním na NKM a KFM/VFM/NMZV. ZP bude požadovat od PP maximálně efektivní a flexibilní součinnost při konzultaci textu a obsahu výzvy.
4.
ZP nejpozději 4 týdny před uvažovaným termínem vyhlášení výzvy informuje NKM a KFM/VFM/NMZV o textu výzvy v anglickém a českém jazyce.
5.
PP předloží ZP Pokyny pro žadatele v češtině nejdéle 10 pracovních dnů před uvažovaným termínem vyhlášení výzvy. Případná doplnění a úpravy Pokynů pro žadatele konzultuje ZP s PP e-mailem. Pokyny pro žadatele budou zveřejněny v den vyhlášení výzvy.
6.
ZP předloží Pokyny pro žadatele NKM nejdéle do 10 pracovních dnů před uvažovaným datem vyhlášení výzvy.
7.
V případě, že KFM/VFM/MZVN shledá, že návrh předložené výzvy není v souladu s právním rámcem FM2 (viz. článek 1.4 –Nařízení), může, s příslušným zdůvodněním, požadovat modifikaci výzvy.
8.
Výzva bude zveřejněna pouze v případě, že KFM/VFM/MZVN/NKM nevznesou odůvodněné požadavky na modifikaci předloženého návrhu, nebo požadavky na dodatečné informace k výzvě (např. pokyn pro žadatele), a to nejpozději do 2 týdnů před uvažovaným datem jejího zveřejnění.
9.
ZP potvrdí PP termín zveřejnění zkráceného znění textu výzvy v periodickém tisku minimálně 4 pracovní dny před datem vyhlášení (zveřejňuje ZP). ZP a PP zajistí zveřejnění úplného textu výzvy včetně Pokynů pro žadatele na svých webových stránkách v daný den. 5
10. V případě, že KFM/VFM/MZVN vznese požadavky na modifikaci výzvy, které neumožní úpravu výzvy do původně uvažovaného data jejího vyhlášení, bude výzva vyhlášena až po odsouhlasení modifikované verze návrhu výzvy.
2. TEXT VÝZVY Text výzvy v plném znění bude zahrnovat: I.
Stručnou informaci o podmínkách výzvy 1.
stanovení zaměření výzvy – v souladu s programovými oblastmi, výsledky a výstupy, relevantními pro daný program
2.
celkovou alokovanou částku pro výzvu včetně jejího dalšího indikativního rozdělení dle Dohody o programu.
3.
specifikaci oprávněných žadatelů a jakákoliv omezení/ vymezení, která se mohou týkat potencionálních žadatelů a partnerů
4.
minimální a maximální výši grantu
5.
dobu výzvy, počáteční a konečné datum a hodinu pro předkládání žádostí
6.
požadavky na spolufinancování
7.
jasně definované a vymezené oprávněné aktivity
8.
informace o možnosti zálohového financování a způsobu proplácení výdajů
9.
informaci o možnosti využití Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni s propojením na příslušné webové stránky, kde lze získat kompletní informace
10. případné další specifické podmínky oprávněnosti žádosti (např. doba trvání realizace projektu, specifické omezení z titulu místa realizace projektu) II.
Informace o hodnocení žádostí 1.
kritéria pro formální hodnocení a hodnocení oprávněnosti, detailní kritéria pro hodnocení kvality včetně hodnotící tabulky s uvedením váhy hodnotících kritérií
2.
popis procesu hodnocení žádostí a rozhodovací struktury
III. Informace o technických podmínkách předložení žádosti 1.
upozornění, že žádost včetně příloh je možno předložit výhradně elektronicky prostřednictvím systému IS CEDR a že žádost a přílohy budou muset být opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem zástupce žadatele oprávněného pro práci v systému IS CEDR V konkrétní výzvě může PP uvést, že žadatel může být PP/ZP v průběhu hodnocení žádosti vyzván k předložení listinné formy některých příloh (např. velkoformátové přílohy, výkresy, apod.)
2.
upozornění na to, že žádost a přílohy je možno v systému připravovat postupně, že je vhodné ji předložit ještě před konečným termínem a že žadatel nemá tyto práce ponechat na poslední chvíli, kdy by mohlo být obtížné žádost předložit z důvodů kapacity systému. V případě, kdy by došlo k technickým problémům systému IS CEDR v době trvání výzvy, zváží PP společně se ZP prodloužení termínu pro předkládání žádostí a pokud bude termín prodloužen, oznámí toto žadatelům PP a ZP na svých webových stránkách a informace se rovněž objeví v IS CEDR
3.
kontaktní informace pro zodpovídání dotazů žadatelům a konečný termín pro jejich předkládání (den a hodina) včetně odkazu, kde mohou najít seznam všech nejčastěji kladených dotazů a odpovědí PP
4.
konečné datum pro odeslání odpovědí na dotazy žadatelů 6
5.
informaci, že předložením žádosti v rámci dané výzvy nevzniká žadateli právní nárok na grant
6.
jasný odkaz /„link“ na IS CEDR a Pokyny pro žadatele, odkaz na webové stránky NKM a ZP, kde jsou základní dokumenty relevantní pro implementaci EHP a Norských fondů
7.
odkaz na stránky Kanceláře finančních mechanismů, kde lze získat v anglickém jazyce Nařízení o implementaci Finančních mechanismů EHP a Norska www.eeagrants.org , www.norwaygrants.org
•
Formát textu výzvy k dalšímu využití PP je uveden v Příloze 5.
•
Podrobné informace pro žadatele budou uvedeny v Pokynech pro žadatele.
3. VYHLÁŠENÍ VÝZVY Úplný text výzvy uveřejní ZP a PP na svých webových stránkách, a to jak v českém, tak anglickém jazyce, včetně Pokynů pro žadatele k dané výzvě. Zkrácené znění textu výzvy (tj. stručné oznámení s informací, kde lze získat plné znění výzvy včetně Pokynů pro žadatele) zveřejní ZP v periodickém tisku. ZP informuje o zveřejnění výzvy KFM, NKM a DPP a zašle jim finální text zkrácené výzvy k dalšímu využití nejpozději v den jeho uveřejnění v tisku. Informace o zveřejnění výzvy zasílá NKM donorským zemím.
4. FOND PRO BILATERÁLNÍ SPOLUPRÁCI NA
PROGRAMOVÉ ÚROVNI
Pro vyhledávání partnerů a přípravu žádostí o grant v partnerství se subjekty z donorských států, mohou potenciální žadatelé o grant z ČR využít Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni, opatření A (dále jen Fond). Zprostředkovatelem Fondu bude PP. Fond bude možno využít na aktivity související s přípravou projektů v partnerství (jako např. semináře potenciálních žadatelů o grant v budoucích výzvách s potenciálními partnery z donorských států, úhradu nákladů souvisejících s přípravou žádosti o grant v partnerství apod.) – konkrétní možnost využití Fondu se může u jednotlivých programů lišit. Informace o možnosti žádat o grant z Fondu bude zveřejněna PP, a to nejpozději s vyhlášení výzvy daného programu. V případě, že Fond bude vyhlášen společně s vyhlášením výzvy daného programu, může PP zvážit úpravu minimální doby pro předkládání žádostí (dle Nařízení minimálně 2 měsíce) v rámci výzvy daného programu. Současně s vyhlášením výzvy Fondu budou zveřejněny i další nezbytné informace pro žadatele - Pokyn pro předkládání žádosti o grant z Fondu, včetně podmínek udělení grantu. Potenciální žadatelé mohou žádat o grant z Fondu na aktivity uvedené ve vyhlášené výzvě Fondu. Fond bude hradit všechny relevantní a způsobilé výdaje potenciálních partnerů z donorských států.
7
II. ŽÁDOSTI O GRANT NA INDIVIDUÁLNÍ PROJEKTY Žádosti o grant na individuální projekty jsou předkládány v rámci vyhlášené výzvy. Žádost bude předložena kompletní v IS CEDR (včetně všech povinných příloh). Žadatel má možnost předložit i dodatečné informace, které nejsou vyžadovány, pokud tyto informace považuje za relevantní, maximálně v rozsah 10 stran A4.
1. ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI
A PŘÍLOH
Žádost 1.
Bude zpracována v systému IS CEDR. Žádost musí zpracována a předložena v souladu s podmínkami výzvy a s Pokyny pro žadatele.
2.
Bude zpracována v českém jazyce včetně všech povinných příloh, pokud není ve výzvě uvedeno jinak.
Přílohy žádosti Součástí kompletní žádosti jsou i povinné přílohy. Při zpracování příloh žádosti bude žadatel postupovat podle Pokynů pro žadatele. Přílohy, které mají předepsaný/standardizovaný formulář, budou zpracovány v tomto formuláři.
2. POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ ŽADATELI Žadatelé mohou konzultovat postupy správného zpracování žádosti a jejích příloh. Dotazy mohou vznášet telefonicky nebo zasílat písemně (e-mailem) na kontaktní místo uvedené ve výzvě. Pouze písemné odpovědi jsou závazné. 1. Dotazy mohou být zasílány nejdříve ode dne vyhlášení dané výzvy a nejpozději do 5 pracovních dnů před konečným termínem pro předložení žádostí. 2. PP odpoví na dotazy do 5 pracovních dnů a nejpozději v den ukončení výzvy. 3. PP musí zajistit průběžnou evidenci všech písemných dotazů žadatelů a odpovědí na tyto dotazy.
PP může podávat informace o podmínkách výzvy, ale nesmí žádost zpracovávat ani pomáhat s vyplňováním žádostí, neboť by se jednalo o zvýhodňování některých žadatelů.
Pokud bude ze strany NKM nebo ZP zjištěno takovéto porušení, bude toto jednoznačně považováno za důvod k vyřazení relevantní žádosti z celého procesu hodnocení.
4. Přehled nejčastěji kladených dotazů a odpovědí, sestavený na základě informací PP, bude průběžně zveřejňován na internetových stránkách PP a bude zajištěna jeho aktualizace.
3.
POSTUP PRO PŘEDKLÁDÁNÍ A PŘIJÍMÁNÍ ŽÁDOSTÍ
Žádosti budou předkládány výlučně elektronicky v systému IS CEDR včetně všech příloh. Žádost a každá příloha budou opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem. Systém IS CEDR neumožní odeslání žádosti bez povinných příloh a případných dodatečných informací žadatele (příloha Žádosti o grant), pokud tuto označí v seznamu příloh žádosti. Žádosti budou předloženy v IS CEDR nejpozději do termínu stanoveného ve výzvě. Po předložení žádosti odešle systém IS CEDR automaticky potvrzení o předložení žádosti, které žadatel obdrží na svoji nástěnku projektu v IS CEDR, jakož i elektronicky na uvedený e-mail.
8
4. POSUZOVÁNÍ A HODNOCENÍ ŽÁDOSTÍ Střet zájmů V souladu s Nařízením, čl. 1.6 musí NKM, ve spolupráci se ZP/PP zajistit ve všech fázích implementace EHP a Norských fondů 2009–2014 uplatňování co nejvyššího stupně transparentnosti, odpovědnosti a efektivnosti nákladů, hospodárnosti a účelnosti jakož i zásady řádné správy, udržitelného rozvoje, rovnosti žen a mužů a rovných příležitostí a v souladu s požadavky donorských států uplatňovat nulovou toleranci vůči korupci. Při posuzování a hodnocení žádostí musí být vyloučen střet zájmů, který je definován v čl. 6.6. Nařízení u všech osob, které se na tomto procesu podílejí.
Za střet zájmů se považuje situace, kdy osoba zapojená do hodnotícího procesu (např. nezávislý expert, člen hodnotící komise, pracovník, který ověřuje splnění administrativních náležitostí a kritérií oprávněnosti) má přímé nebo nepřímé zájmy, které jsou, anebo se zdají být neslučitelné s nestranným nebo objektivním výkonem funkcí souvisejících s hodnotícím procesem.
Takové zájmy se mohou týkat hospodářských důvodů, politické nebo národní spřízněnosti, rodinných nebo citových vazeb na žadatele nebo jeho partnera nebo jakýchkoli jiných zájmů, které mohou ovlivnit nestranný a objektivní výkon osoby podílející se na výběru projektů.
ZP/ PP musí přijmout veškerá přiměřená opatření k zamezení střetu zájmů. Pokud přesto ke střetu zájmů dojde, musí ZP/PP přijmout veškerá nezbytná opatření, aby nedošlo k ovlivnění integrity hodnotícího procesu.
Všechny osoby zapojené do hodnotícího procesu, tj. posouzení, hodnocení, verifikace a konečného rozhodnutí o grantu musí nakládat s veškerými informacemi nebo dokumenty, které jim budou poskytnuty, se kterými se seznámí, či které vyhotoví v průběhu nebo jako výsledek posouzení/hodnocení/verifikace, jako s důvěrnými a zaváží se, že informace a dokumenty budou použity pouze pro účely hodnocení žádostí a nebudou poskytnuty třetí straně. Rovněž se zaváží, že si neponechají žádné kopie písemných informací nebo vzory dokumentů k procesu posouzení/hodnocení/verifikace a že neposkytnou žádné informace o procesu ani výsledcích jednání třetí straně. Za tímto účelem podepíší relevantní osoby Prohlášení o nestrannosti a zachování mlčenlivosti (viz příloha č. 4 Prohlášení o nestrannosti a zachování mlčenlivosti) vždy před tím, než jim bude umožněn přístup k příslušným informacím - vstup do systému IS CEDR.
Posuzování a hodnocení žádostí Posouzení žádostí a jejich hodnocení zajišťuje PP v následujících fázích: I.
posouzení formálních náležitostí a posouzení oprávněnosti
II.
hodnocení kvality
Každý pracovník PP, který provádí kontroly a vedoucí útvaru, který podepisuje formuláře a zápisy z uvedených kontrol, musí, před zahájením prací, podepsat Prohlášení o nestrannosti a zachování mlčenlivosti (Příloha 4).
9
I. Posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti PP (příslušný/í programový/í manažer/ři) zahájí kontrolu formálních náležitostí a oprávněnosti v elektronickém systému IS CEDR (Příloha 1 - Posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti žádosti), a to nejdéle do 5 pracovních dnů po termínu ukončení výzvy. Seznam osob PP pro přístup do systému IS CEDR bude zaslán ZP po podpisu Dohody o partnerství mezi ZP a PP. PP při kontrole formálních náležitostí zkontroluje, zda žádost obsahuje požadované relevantní přílohy vyznačené v seznamu příloh žádosti. Za relevantní přílohy jsou považovány ty, které byly uvedeny v Pokynech pro žadatele. V této fázi procesu hodnocení není možné žádost žádným způsobem doplňovat a seznamovat se s ní, či informovat o ní jakékoliv jiné osoby, které k tomu nejsou oprávněny. PP se při kontrole příloh žádosti zaměří na skutečnosti, zda jsou v systému IS CEDR přílohy všechny, zda jsou relevantní, úplné a čitelné. V případě, že tomu tak není, informuje PP žadatele o těchto skutečnostech a vyzve jej k provedení úprav příloh žádosti prostřednictvím systému IS CEDR. Žadatel je povinen doplnit přílohy žádosti do 5 pracovních dnů ode dne, kdy jej PP vyzval k úpravě. Žadatel do systému IS CEDR doplní/nahraje upravené přílohy žádosti. PP po posouzení formálních náležitostí přistoupí k posouzení požadavků oprávněnosti - viz Příloha 1, která bude do 5 pracovních dnů po ukončení posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti elektronicky podepsána pracovníkem, který kontrolu provedl a vedoucím útvaru PP a zaslána v systému IS CEDR na ZP. 1. Nejdéle do 10 pracovních dnů od ukončení posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti žádosti, musí ZP informovat žadatele, dopisem „ŘO“ prostřednictvím datové schránky a prostřednictvím systému IS CEDR o výsledku posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti. ZP informuje žadatele o výsledku na základě podkladů od PP.
Žádost, která splní kritéria formálních náležitosti a kritéria oprávněnosti, postoupí do další fáze procesu hodnocení.
Žádost, která nesplní všechna kritéria formálních náležitostí a kritéria oprávněnosti, bude z dalšího hodnocení vyřazena.
Odvolání žadatele proti vyřazení z důvodu nesplnění formálních náležitostí a oprávněnosti -
Žadatel má možnost se proti rozhodnutí o vyřazení z procesu dalšího hodnocení z důvodů nesplnění formálních podmínek a oprávněnosti odvolat nejdéle do 5 pracovních dnů od obdržení této informace v systému IS CEDR.
-
A) V případě, že žadatel lhůtu ve stanoveném termínu nevyužije, je jeho žádost zamítnuta.
-
B) V případě, že žadatel ve stanoveném termínu využije možnost odvolání (odvolání je možné pouze v systému IS CEDR) odvolací orgán MF posoudí a vypořádá odvolání žadatele nejdéle do 5 pracovních dnů od momentu jeho odeslání žadatelem. ZP informuje o výsledku posouzení odvolání žadatele a PP do následujících 3 pracovních dnů, a to prostřednictvím datové schránky a zároveň informací v IS CEDR.
Zpracování Zprávy o výsledcích posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti žádostí Po dokončení formálního posouzení a hodnocení oprávněnosti žádostí zpracuje PP, který posuzoval žádosti, Zprávu o výsledcích posouzení formálních náležitostí a posouzení oprávněnosti žádostí (Příloha 2) a zprávu včetně všech příloh zašle ZP prostřednictvím systému IS CEDR nejdéle do 5 pracovních dnů od ukončení posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti žádostí a ukončí proces kontroly formálních náležitostí a oprávněností žádostí.
10
I. Hodnocení kvality Hodnocení kvality žádostí zajišťuje PP. Účelem hodnocení kvality doporučených žádostí je prověřit relevantnost, účinnost, efektivnost a přínosy návrhů individuálních projektů pro danou oblast a posouzení hospodárnosti a udržitelnosti předpokládaných výsledků projektů, včetně způsobu zajištění vlastní realizace projektu (organizační, technické a administrativní předpoklady žadatele, jeho schopnosti a kapacity nezbytné pro řádnou administraci projektu).
Hodnocení žádostí externími hodnotiteli Nominace a výběr externích hodnotitelů 1.
S ohledem na počet žádostí, které splnily formální kritéria a oprávněnost, zajistí PP do 5 pracovních dní od data odeslání Zprávy o výsledcích posouzení formálních náležitostí a posouzení oprávněnosti žádostí Zprostředkovateli) dostatečně velký soubor externích hodnotitelů pro danou programovou oblast. Hodnotitelé jsou nominováni z řad: A) externích organizací (kraje, města, NNO, univerzity, profesní organizace, apod.); a B/ podřízené organizace příslušného sektorového ministerstva (ZP, PP), která je kompetentní v dané programové oblasti. V takovém případě může pouze jeden ze dvou expertů být nominován z podřízené organizace relevantního ministerstva, která vykonává roli ZP nebo PP. Alespoň jeden ze dvou expertů, kteří hodnotí kvalitu žádosti, bude najat ze skupiny externích expertů, se kterými PP/ZP obvykle pracuje (externí experti, kteří nejsou v žádném zaměstnaneckém vztahu k ZP/PP) nebo expertů najatých např. na základě veřejného výběrového řízení. V případě hodnocení třetím expertem, bude rovněž uplatněno pravidlo, že pouze jeden ze tří expertů může být nominován z podřízené organizace PP/ZP.
Za dostatečně velký soubor externích hodnotitelů je považován takový soubor, který v sobě zahrnuje navýšení počtu žádostí v průběhu procesu hodnocení přidělených žádostí s ohledem na možný konflikt zájmů hodnotitele, odstoupení hodnotitele z procesu hodnocení z důvodu vyšší moci, s ohledem na porušení smlouvy a v případě porušení mlčenlivosti, důvěryhodnosti a transparentnosti. ZP doporučuje PP, aby při vytváření souboru externích hodnotitelů zajistil PP co nejširší spektrum expertů a využil při oslovování potenciál expertů i z jiných přijímacích zemí EHP a Norských fondů (např. Slovensko). 2. 3. 4. 5.
PP posoudí životopisy zájemců z řad externích hodnotitelů, přičemž je nezbytné, aby externí hodnotitel měl minimálně 5 let praxe v dané programové oblasti a prokazatelné zkušenosti s hodnocením projektů. Za vytvoření souboru externích hodnotitelů je dle Dohody o partnerství podepsané mezi ZP a PP zodpovědný PP. PP uzavře s jím vybranými externími hodnotiteli písemnou dohodu o provedení hodnocení kvality předložených žádostí. Každá dohoda mezi PP a externím hodnotitelem bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: A) výši odměny za hodnocení jedné žádosti, indikativní počet žádostí a termín zpracování posudků (nutnost odhadu se odvíjí od skutečnosti možného přidělení žádosti z důvodu střetu zájmu jiného hodnotitele), B) sankce za zpracování nekvalitního hodnocení žádosti. Hodnotitel je povinen se účastnit školení. Neúčast na školení znamená vyloučení ze seznamu hodnotitelů, C) podmínky pro vyloučení střetu zájmů - hodnotitel se zaváže, že s veškerými dokumenty, které obdržel, bude nakládat jako s důvěrnými dokumenty a nebude je poskytovat třetí straně (hodnotitel podepíše prohlášení o nestrannosti a zachování mlčenlivosti – Příloha 4), D) informaci o nutnosti zajištění/aktivaci elektronického podpisu (řádně doložené výdaje na zřízení elektronického podpisu jsou způsobilými výdaji a budou hodnotiteli proplaceny) před školením externích hodnotitelů (ve výjimečných a řádně zdůvodněných případech může externí hodnotitel, po konzultaci s PP, zplnomocnit osobu pro administraci externího hodnocení v systému IS CEDR), 11
E) základní informace o ZP a PP, F) informaci, že hodnotitel nesmí být členem hodnotící komise v EHP a Norských fondech 2009 – 14 pro danou výzvu, G) důvody pro zastavení hodnocení ze strany NKM s ohledem na porušení mlčenlivosti, důvěryhodnosti a transparentnosti. Před zahájením hodnocení kvality žádostí musí PP vyplnit údaje o každém vybraném externím hodnotiteli v systému IS CEDR stanovené ve formuláři: jméno externího hodnotitele, firmu/OSVČ, připojí jeho životopis a nahraje podepsanou smlouvu včetně podpisu prohlášení o nestrannosti a mlčenlivosti do systému IS CEDR. V souladu s odborností externího hodnotitele označí PP u každého hodnotitele programovou oblast/oblasti, pro kterou bude možno hodnotitele využít. PP informuje ZP prostřednictvím systému IS CEDR o ukončení procesu výběru všech externích hodnotitelů. 6.
PP ve spolupráci se ZP zajistí nejpozději do 15 pracovních dní od ukončení formální kontroly proškolení všech externích hodnotitelů (první termín školení). O stanoveném termínu proškolení je externí hodnotitel informován PP nejpozději 10 pracovních dní před termínem konání školení. V případě potřeby je možno organizovat školení ve dvou termínech. ZP proplatí externím hodnotitelům náklady na účast na školení – diety a cestovné; ve výjimečných a zdůvodněných případech ubytování.
7.
Cílem proškolení je seznámení externích hodnotitelů s procesem hodnocení, hodnotícími kritérii, se systémem IS CEDR, aktivace master účtu v systému IS CEDR pro vybrané externí hodnotitele, objasnění hodnotících kritérií s cílem sjednocení porozumění kritérií a zamezení různého přístupu hodnotitelů a to včetně bodové kvantifikace.
8.
Na školení externích hodnotitelů proběhne mezi PP, ZP a zástupci IT společnosti spravující systém IS CEDR schůzka, kde elektronický systém IS CEDR přidělí každému vybranému externímu hodnotiteli žádosti z příslušné programové oblasti. V případě, kdy je již na školení zřejmé, že by došlo ke střetu zájmů na straně hodnotitele, systém IS CEDR umožní přidělit žádost jinému hodnotiteli. V den školení je externímu hodnotiteli zřízen master účet pro vstup do systému IS CEDR a otevřen účet pro práci s přidělenými žádostmi.
9.
Během prvního kroku hodnocení žádosti, nejpozději do 5 pracovních dní, hodnotitel identifikuje skutečnost, zda existuje/neexistuje na jeho straně střet zájmů s přidělenými žádostmi.
10. Pokud hodnotitel nezjistí střet zájmů s přidělenou žádostí, přistoupí k dalšímu kroku, tj. vlastnímu hodnocení žádosti dle kritérií kvality. 11. V případě, že externí hodnotitel zjistí během hodnocení žádostí dle kritérií kvality, že by byl svým hodnocením ve střetu zájmu k přidělené žádosti, odmítne žádost v systému IS CEDR hodnotit. Taková žádost je přidělena v systému IS CEDR jinému hodnotiteli ze seznamu externích hodnotitelů. O této změně je systémem IS CEDR informován ZP a PP. 12. Hodnotitel, jemuž byla žádost systémem IS CEDR přidělena, poté, co ji jiný hodnotitel odmítl s ohledem na skutečnost střetu zájmu jiného hodnotitele, odstoupení hodnotitele z procesu hodnocení z důvodu vyšší moci, s ohledem na porušení smlouvy a v případě porušení mlčenlivosti, důvěryhodnosti a transparentnosti, postupuje při hodnocení této přidělené žádosti dle bodu 9 výše a následujících bodů. 13. Hodnotitel, který v termínu 5 pracovních dní splní požadavky prvního kroku hodnocení žádosti, předloží v systému IS CEDR svá hodnocení pro všechny jemu přidělené projekty nejdéle do následujících 20 pracovních dnů. 14. Externí hodnotitel je povinen zachovat naprostou mlčenlivost a zajistit důvěryhodnost a transparentnost celého procesu hodnocení. Jakékoliv pochybnosti o porušení této povinnosti ze strany hodnotitele musí být řešeny mezi ZP a PP, a mají povinnost o tomto informovat NKM, které může proces hodnocení s okamžitou platností, a to s ohledem na zjištění pochybnosti ze strany ZP/PP, přerušit. Informaci NKM o přerušení hodnocení žádosti předá ZP hodnotiteli v systému IS CEDR do 2 pracovních dnů. V případě, že není zjištěná pochybnost vyřešena řádným zdůvodněním externího hodnotitele do 5 pracovních dní, 12
NKM doporučí ZP ukončit proces hodnocení a zahájit hodnocení opakovaně jiným externím hodnotitelem, dle postupu – viz bod 8. NKM rovněž doporučí ZP, aby vyzval PP k uplatnění sankce dle podmínek v uzavřené dohodě s expertem. 15. Externí hodnotitel musí být osoba, která není v pracovněprávním vztahu k žadateli. Externí hodnotitel se nesmí podílet na přípravě a zpracování žádostí v dané programové oblasti, pro kterou zajišťuje hodnocení kvality žádostí. 16. Externí hodnotitel musí naplňovat požadavky, kterými vyloučí střet zájmu (čl. 6.6 Nařízení). 17. Externí hodnotitel nesmí být členem HK. 18. Odměna bude hodnotiteli proplacena na základě podmínek ve smlouvě uzavřené mezi PP a hodnotitelem. Výdaje spojené se zřízením kvalifikovaného elektronického podpisu jsou oprávněné a budou hodnotiteli proplaceny 19. Z důvodu zásahu vyšší moci na straně subjektů zainteresovaných v procesu hodnocení žádosti, lze termíny pro hodnocení/zpracování ze strany ZP prodloužit, a to nejdéle o 50% doby oproti stanoveným lhůtám. Postup pro hodnocení kvality externími hodnotiteli 1. Každá žádost musí být hodnocena dvěma externími hodnotiteli v IS CEDR prostřednictvím přihlášení přes zřízený účet každého externího hodnotitele. 2. Externí hodnotitelé, kteří získali na školení externích hodnotitelů přístup do systému IS CEDR související s hodnocením kvality žádosti a kteří nezjistí střet zájmů s přiděleným projektem ve stanoveném termínu nejdéle do 5 pracovních dní, přistoupí k hodnocení kvality daného projektu. 3. Externí hodnotitelé přidělí každému sub-kritériu bodové hodnocení, včetně písemného zdůvodnění, které je automaticky vyžadováno systémem IS CEDR. 4. Externí hodnotitelé rovněž shrnou slabé a silné stránky žádosti v závěru svého hodnocení. 5. Externí hodnotitel bude rovněž mít možnost rovněž navrhnout krácení způsobilých výdajů, a to v případě nedodržení účelnosti, hospodárnosti a efektivity výdajů. Hodnotitel vypracuje hodnocení v IS CEDR viz Příloha 3A - Hodnocení kvality žádosti, které je součástí elektronického formuláře IS CEDR. Hodnotitel odešle prostřednictvím systému IS CEDR hodnocení zpět PP ve stanoveném termínu, viz bod 13 výše. 6. Výsledné bodové hodnocení kvality žádosti bude aritmetickým průměrem bodového hodnocení obou hodnotitelů. Maximální počet bodů přidělených externím hodnotitelem jedné žádosti bude 100 bodů.
7. V případě, že rozdíl bodového hodnocení žádosti mezi dvěma hodnotiteli bude vyšší než 30 % bodové hodnoty hodnotitele s vyšším hodnocením, bude provedeno hodnocení žádosti třetím externím hodnotitelem. Tento externí hodnotitel bude vybrán ze seznamu externích hodnotitelů systémem IS CEDR. Systém oznámí externímu hodnotiteli požadavek na hodnocení žádosti. Externí hodnotitel bude postupovat od bodu 9 dále, viz výše (nominace a výběr externích hodnotitelů). V případě hodnocení třetím hodnotitelem, bude konečné bodové hodnocení žádosti aritmetickým průměrem dvou bodových hodnocení hodnotitelů, která jsou si bodovou hodnotou přidělenou hodnotiteli nejblíže. 8. Každý hodnotitel, u něhož hrozí střet zájmů v důsledku jakékoliv vazby na žadatele (viz střet zájmů) musí tuto skutečnost oznámit a okamžitě odstoupit z procesu hodnocení příslušné žádosti. V případě, že se takto nezachová, nebude jím zpracované hodnocení akceptováno a jeho práce nebude proplacena. V tomto případě žádost musí být znovu hodnocena jiným hodnotitelem. 9. Hodnocení probíhá výhradně na základě informací uvedených v žádosti o grant a jejích přílohách. Pokud si je externí hodnotitel vědom jakýchkoli skutečností ohledně žadatele či předkládaného projektu, které by byly třeba ověřit/vzít v potaz při hodnocení žádosti informuje písemně neprodleně PP a ZP prostřednictvím IS CEDR. ZP dohodne následně s PP další postup.
13
10. Po ukončení celého hodnotícího procesu externími hodnotiteli, tj. v momentě dokončení hodnocení předložených žádostí všemi hodnotiteli, vygeneruje systém IS CEDR PP rozsah práce (počet hodnocených žádostí) provedených příslušným externím hodnotitelem, jako podklad pro vyplacení jeho odměny. 11. IS CEDR po ukončení externího hodnocení vygeneruje podkladové materiály, které budou následně ze strany ZP zpřístupněny v IS CEDR hodnotící komisi – viz Příprava podkladů pro jednání HK – dále v textu.
Hodnotící komise (HK) Složení hodnotící komise a jednací jazyk HK 1.
předseda – hlasující člen - vedoucí útvaru PP. Předseda komise odpovídá za administrativní řízení celého procesu hodnocení v souladu s uvedenými postupy a za zajištění objektivnosti a transparentnosti. Hlasuje pouze v případě rovnosti hlasů všech hlasujících členů hodnotící komise.
2.
tajemník hodnotící komise – nehlasující člen - pracovník útvaru PP zajišťuje administrativu související s činností hodnotící komise a zpracováním Zápisu z jednání hodnotící komise.
3.
hlasující členové komise (6 hlasujících členů) - 3 členové nominovaní věcně příslušnými odbory sektorového ministerstva (včetně podřízených institucí) nebo dalšího ministerstva / instituce a 3 členové nominovaní externí organizací (kraj/město apod.) kompetentní pro zaměření výzvy.
4.
zástupce ZP nebo jim písemně pověřená osoba se může zúčastnit jednání jako pozorovatel – nehlasující člen
5.
zástupce NKM nebo jim písemně pověřená osoba se může zúčastnit jednání jako pozorovatel – nehlasující člen. KFM nebo zástupce donorů/ partnera programu z donorského státu se může zúčastnit jednání jako pozorovatel – nehlasující člen;
6.
zástupce DPP jako nehlasující člen s hlasem poradním
7.
jednacím jazykem hodnotící komise je čeština. V případě potřeby (tj. pozorovatelů, kteří nehovoří česky) bude jednání tlumočeno simultánně do anglického jazyka. Tlumočení zajistí PP.
Nominace členů hodnotící komise 1.
Vedoucí útvaru PP vyzve do 20 pracovních dní před datem jednání hodnotící komise příslušené externí subjekty (kraje, asociaci krajů, Svaz měst a obcí, profesní organizace, apod.) a případně podřízené organizace příslušného sektorového ministerstva k nominaci členů hodnotící komise včetně náhradníků a zaslání jejich životopisů s uvedením kontaktu (telefon/e-mail). Součástí nominačního dopisu externího subjektu je i navrženou osobou podepsané Prohlášení o nestrannosti a zachování mlčenlivosti.
2.
Součástí požadavku PP na nominaci členů hodnotící komise je požadavek jejich minimálně pětileté zkušenosti v oblasti zaměření programu a zkušenosti v hodnocení projektů.
3.
Vedoucí útvaru PP písemně jmenuje, na základě nominačních dopisů, členy a náhradníky hodnotící komise.
4.
Každý hlasující člen má svého náhradníka, který má v případě zastupování stejné hlasovací právo jako řádný člen hodnotící komise.
5.
Všichni členové hodnotící komise musí být nestranní a zachovávat mlčenlivost, viz Příloha 4.
6.
Externí hodnotitelé, kteří provádějí hodnocení kvality žádostí, nesmí být členy hodnotící komise pro danou výzvu.
7.
V případě, že člen hodnotící komise, na základě příslušných podkladů jemu poskytnutých ZP/PP (podklady pro hodnotící komisi) zjistí, že je ve střetu zájmů (zaměstnanecké, osobní vazby k žadateli apod. viz – Střet zájmů), musí tuto skutečnost oznámit PP a při projednávání takové žádosti na jednání HK se musí tento člen HK zdržet hlasování o takovém projektu. 14
8.
Pro potřeby usnášeníschopnosti Hodnotící komise zajistí ZP 1-2 alternáty, kteří v případě potřeby doplní členy Hodnotící komise. Alternát bude osoba, která bude splňovat všechny povinnosti a požadavky na řádného člena Hodnotící komise.
Příprava podkladů pro jednání HK 1. Hodnotící komisi bude zpřístupněn seznam všech projektů, které byly hodnoceny externími hodnotiteli. Projekty na seznamu budou v pořadí dle výsledného průměrného bodového hodnocení externími hodnotiteli. 2. PP pozve ZP, NKM a KFM na jednání hodnotící komise minimálně 10 pracovních dnů před termínem jednání HK. Zástupci těchto institucí jsou v roli pozorovatelů. Plánovaný termín konání HK bude předběžně oznámen e-mailem cca 20 dnů před datem konání HK, tj. v době, kdy PP bude žádat příslušné instituce (viz Nominace a výběr externích hodnotitelů výše) o nominaci členů HK. 3. V případě programů v partnerství s DPP bude na jednání HK pozván i DPP jako nehlasující člen s hlasem poradním. Plánovaný termín konání HK bude předběžně oznámen e-mailem cca 20 dnů před datem konání HK, tj. v době, kdy PP bude žádat příslušné instituce (viz Nominace a výběr externích hodnotitelů výše) o nominaci členů HK. 4. Všem hlasujícím členům a jejich náhradníkům, alternátům a předsedovi HK bude, za předpokladu obdržení jimi podepsaného prohlášení o nestrannosti a mlčenlivosti, umožněno nahlížet v systému IS CEDR do všech relevantních dokumentů souvisejících s jednáním HK, tj. výzvy, Pokynů pro žadatele, všech žádostí, které byly hodnoceny externími hodnotiteli a podkladů IS CEDR s informacemi v rozsahu příloh 1,2, 3 A-C). Heslo pro nahlížení v systému IS CEDR bude zasláno členům HK systémem IS CEDR na jejich kontaktní e-mail, a to nejpozději 10 pracovních dní před konáním HK. - ZP/PP zajistí, a to nejpozději 10 pracovních dní před jednání HK, zástupcům ostatních institucí přizvaných na HK (NKM, KFM, DPP) přístup prostřednictvím systému IS CEDR k níže uvedeným vybraným podkladům pro jednání HK, které zpracuje PP v systému IS CEDR. Podklady budou přístupné v češtině i angličtině.
Výzva, případně Pokyny pro žadatele, je-li to vyžadováno KFM
Pořadí žádostí na základě externího hodnocení – souhrn výsledků (Příloha 3B)
Výsledné hodnocení kvality žádosti (Příloha 3C) pro každou žádost, která obdržela v hodnocení více bodů než stanovený indikativní limit. Indikativní limit stanoví ZP po ukončení externího hodnocení žádostí. Tam, kde to bude relevantní, bude v příloze 3C rovněž obsaženo stanovisko PP ohledně souladu žádosti s pravidly veřejné podpory a s ním spojená případná doporučení pro projednávání žádosti HK. Konečné stanovisko k otázce veřejné podpory zaujme ZP na základě výsledků verifikace žádosti
Stručný souhrnný popis projektu IS CEDR – překlad zajistí ZP, pro všechny projekty, které obdržely v externím hodnocení více bodů než je ZP stanovený indikativní limit.
Na místě jednání HK musí být k dispozici:
1. Zpráva o výsledcích posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti všech předložených žádostí (Příloha 2), 2. Pořadí žádostí na základě externího hodnocení – souhrn výsledků (Příloha 3B) 3. Výsledné hodnocení kvality žádosti - zpracované pro každou hodnocenou žádost (Příloha 3C) 4. Hodnocení kvality žádosti externím hodnotitelem – pro každou hodnocenou žádost (Příloha 3A) 5. Možnost nahlédnutí do jednotlivých žádostí včetně příloh. Týká se všech žádostí předložených na jednání hodnotící komise, čili všech žádostí, které byly hodnoceny externími hodnotiteli. PP může toto zajistit buďto prostřednictvím připojení k systému IS CEDR nebo jiným vhodným způsobem.
15
Jednání hodnotící komise a předložení doporučení HK Zprostředkovateli k verifikaci 1. Hodnotící komise (HK) se účastní celkem 6 řádných členů nebo jejich náhradníků. Hodnotící komise je usnášeníschopná v minimálním počtu 5 členů. 2. Všichni hlasující členové hodnotící komise se seznámí, na základě jim v IS CEDR zpřístupněných podkladových materiálů v IS CEDR, s obsahem jednotlivých žádostí a jejich externím hodnocením. 3. Všichni členové hodnotící komise se musí zúčastnit všech jednání hodnotící komise. Ve zcela výjimečných a odůvodněných případech může člena komise na dalším jednání, pokud se takové uskuteční, zastoupit náhradník. 4. Jednání hodnotící komise se musí uskutečnit nejpozději do 20 pracovních dnů po termínu ukončení externího hodnocení kvality žádostí externími hodnotiteli. 5. Jednání HK by s ohledem na účast zahraničních partnerů mělo být zrušeno pouze ve výjimečných případech, a to nejpozději 7 pracovních dnů před datem konání HK. 6. Úvodem jednání je předseda hodnotící komise povinen seznámit členy hodnotící komise s procesem jednání. HK bude rovněž seznámena s tím, jak byla hodnotící kritéria a proces hodnocení prezentovány při školení externích hodnotitelů. 7. Hodnotící komise posuzuje při projednávání jednotlivých žádostí rovněž návaznost a provázanost aktivit individuálního projektu s rozpočtem a může navrhnout úpravy rozpočtu. Takový návrh musí být hodnotící komisí řádně zdůvodněn v zápisu z jednání HK. 8. Hodnotící komise musí hlasovat o každém jednotlivém projektu, a to až do výše celkové alokace výzvy pro danou programovou oblast, včetně rezervy na náhradní projekty (maximálně 30% alokace pro danou výzvu). V zápise z jednání HK musí být jmenovitě uvedeny všechny doporučené a náhradní projekty. 9. U zbylých projektů doporučených HK, může HK přijmout hodnocení externích hodnotitelů při jednom společném hlasování o všech zbývajících projektech. 10. Žádost je Hodnotící komisí doporučena v případě, že minimálně čtyři členové hodnotící komise hlasují pro její doporučení. V případě rovnosti hlasů všech hlasujících členů hodnotící komise, rozhodne hlas předsedy hodnotící komise. Zdůvodnění rozhodnutí předsedy HK musí být uvedeno v Zápisu z jednání HK. 11. Závěry hodnotící komise k jednotlivým projektům musí být vždy uvedeny ve formuláři Výsledné hodnocení kvality žádosti (Příloha 3C - část III – Výsledek projednání hodnotící komisí). 12. Hodnotící komise vychází z bodového hodnocení žádostí stanového na základě externího hodnocení a předkládá ZP pořadí doporučených žádostí, včetně projektu rezervních. Hodnotící komise může rovněž doporučit krácení způsobilých výdajů projektu, a to zejména v případě nedodržení účelnosti, hospodárnosti a efektivity výdajů. 13. Rozdíly v konečném pořadí schváleném Hodnotící komisí oproti pořadí po hodnocení externími hodnotiteli musí být podrobně vysvětleny pro každou žádost individuálně a důvody řádně uvedeny v Zápisu z jednání hodnotící komise (Příloha 3 D). 14. Všechna jednání hodnotící komise jsou důvěrná. Pro zachování důvěrnosti jednání je účast na jednání hodnotící komise omezena pouze na členy hodnotící komise, pozorovatele a případně DPP. 15. V případě účasti zástupců z donorských států/ KFM, DPP, na jednání hodnotící komise, zajistí PP simultánní tlumočení z českého do anglického jazyka. (Zápis z jednání HK bude vyhotoven v českém jazyce a v anglickém jazyce bude vytvořena souhrnná informace ze Zápisu z jednání HK - volný překlad). PP zajistí podpis zápisu z jednání HK předsedou a všemi hlasujícími členy do 10 pracovních dnů od data ukončení jednání HK. Originál prezenční listiny z jednání HK obsahující podpis všech osob, které se jednání HK zúčastnili, bude přílohou k zápisu z jednání HK. 16. PP archivuje podepsaný originál zápisu z HK po dobu minimálně 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o programu ze strany KFM. 17. Nejdéle do 5 pracovních dnů od podpisu zápisu HK předsedou a všemi hlasujícími členy, musí PP prostřednictvím systému IS CEDR předložit ZP zápis z jednání HK (obsahuje seznam projektů doporučených pro verifikaci, a to včetně projektů náhradních). 16
18. Nejdéle do 5 pracovních dnů od předložení zápisu z jednání HK v systému IS CEDR, musí ZP informovat žadatele, dopisem „ŘO“ prostřednictvím datové schránky a prostřednictvím systému IS CEDR, o tom, zda jeho žádost byla doporučena k verifikaci. Žadatel je o výsledku informován ZP na základě podkladů obdržených od PP. V případě nedoporučení žádosti je žadatel informován o hlavních důvodech jejího nedoporučení. 19. Kopii podepsaného zápisu z jednání HK, včetně sumáře výsledků v anglickém jazyce, obsaženém v systému IS CEDR, zašle ZP na KFM, DPP, NKM a CO nejpozději do 10 dnů od data jeho předložení ze strany PP. Tyto instituce obdrží zmíněné dokumenty i v případě, že se jejich zástupce jednání nezúčastnil.
5.
VERIFIKACE
ZP, v souladu s článkem 6.5 Nařízení, verifikuje proces výběru projektu a doporučení Hodnotící komise. Na základě předložených dokumentů zajišťuje ZP verifikaci: 1) procesu hodnocení (transparentnost a integrita), 2) doporučených žádostí, včetně ověření žadatele a místa realizace projektu 3) v případě, kdy je to relevantní, ověřuje rovněž projekty náhradní, a to dle postupu viz – body 1, 2. Za verifikaci doporučené žádosti se považuje: 1) kontrola rozpočtu a jeho soulad s aktivitami, 2) správnost úprav a doplnění informací v přílohách žádosti žadatelem, 3) připravenost projektu k realizaci, 4) reálnost časového harmonogramu, 5) ověření schopnosti žadatele spolufinancovat projekt
Ověření na místě Návrhy všech doporučených žádostí budou, před konečným rozhodnutím o udělení grantu, ve většině případů ZP ověřeny na místě realizace. 1.
Ověření na místě se vždy zúčastní zástupce ZP a jím pověřený expert - expert externí asistence ZP (TA), je-li to relevantní.
2.
ZP dohodne prostřednictvím systému IS CEDR termín ověření na místě s žadatelem a bude předem identifikovat žadateli problémy a nejasnosti, které bude na návštěvě projednávat. Identifikované problémy a nejasnosti zašle ZP žadateli do 5 pracovních dní před datem konání návštěvy. ZP vyzve PP k účasti na ověření na místě nejpozději do 5 pracovních dnů před konáním takového ověření.
3.
Při ověření na místě a nejdéle 5 pracovních dnů po ověření, mohou být ze strany TA a ZP vzneseny dotazy, které žadatel vysvětlí nejdéle do 10 pracovních dní po ukončení ověření na místě. Dotazy budou s žadatelem komunikovány prostřednictvím systému IS CEDR. Ke všem dotazům vzneseným v rámci ověření na místě má možnost se vyjádřit prostřednictvím systému IS CEDR rovněž PP.
4.
Z ověření na místě zpracuje TA, ve spolupráci s pověřeným pracovníkem ZP, zprávu z ověření. Zpráva popíše všechny zjištěné problémy a detailní vysvětlení/vyjádření žadatele ke každému z nich. Zprávu připraví externí asistence - TA v konzultaci se ZP bezodkladně od data provedení ověření na místě. Na základě podkladů externí asistence, zpracuje ZP Stanovisko pro ředitele odboru ZP. V tomto Stanovisku bude obsaženo jednoznačné doporučení ZP s relevantním zdůvodněním pro:
udělení grantu bez podmínek, 17
udělení grantu s podmínkami,
zamítnutí žádosti.
Během verifikace žádosti může ZP požádat žadatele o zdůvodnění informací uvedených v žádosti a přílohách, včetně dodatečných informací zjištěných z žádosti a ověření na místě. Během verifikace vezme ZP v potaz závěry a doporučení hodnotící komise, které se vztahují k dané žádosti.
Pochybení v procesu hodnocení V případě, že ZP zjistí závažná pochybení v zajištění transparentnosti celého procesu výběru doporučených žádostí /projektů, posoudí závažnost dané situace a vyvodí z toho příslušné kroky, které mohou vést:
ke zrušení celého hodnotícího procesu žádostí dané výzvy a jeho opakování;
vyřazení příslušné žádosti/ příslušných žádostí a neudělení grantu.
V případě zjištění všech závažných pochybení v procesu hodnocení, konzultuje ZP takovou skutečnost a další postup s NKM, přičemž o těchto zjištěních informuje PP.
Konečné rozhodnutí o poskytnutí grantu 1. Na základě souhlasu ministra financí s výsledky verifikace, rozhodne ZP (ředitel odboru mezinárodních vztahů) o udělení/neudělení grantu. ZP informuje žadatele o dalším postupu do 10 pracovních dnů od rozhodnutí ZP, a to dopisem ZP prostřednictvím datové schránky a informací v IS IS CEDR. 2. Žadatel, kterému bylo odesláno oznámení o udělení grantu, bude v dopise ZP vyzván k potvrzení přijetí podmínek grantu nejpozději do 15 dnů od data oznámení o udělení grantu. 3. Žadatelé, kterým nebyl udělen grant, budou informování dopisem ZP prostřednictvím datové schránky a informací v IS CEDR, spolu se zdůvodněním neudělení grantu. V případě, že nastane situace, že žádosti, kterým byl udělen grant, ovlivní Dohodu o programu (např. dosažení stanovených celkových hodnot indikátorů výstupů programu), informuje ZP o tomto NKM a NKM požádá KFM o přípravu Dodatku k Dohodě o programu, který bude reflektovat příslušné změny. Na základě udělení grantu a přijetí podmínek grantu žadatelem, a v případě kde je to relevantní po podpisu Dodatku k Dohodě o programu donory, vydá MF příslušný právní akt o přidělení prostředků žadateli, a to v souladu s platnou Metodikou finančních toků, kontroly a certifikace programů financovaných z Finančních mechanismů EHP a Norska v programovém období 2009-14. Příslušný právní akt o přidělení prostředků žadateli vydaný MF je předán žadateli prostřednictvím datové schránky.
18
III. PŘEDEM DEFINOVANÝ PROJEKT Předem definovaný projekt je projekt, jehož základní rámec je odsouhlasen schválením konkrétního programu, jehož je PDP součástí. Schválení PDP ze strany ZP podléhá procesu předložení PDP prostřednictvím systému IS CEDR a následné verifikaci ze strany ZP. Postupy od předložení žádosti, po schválení jsou popsány v jednotlivých bodech, viz níže.
1. ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTI
A PŘÍLOH
Žádost: 1.
je zpracována v systému IS CEDR v předepsaném formuláři Žádosti o grant (viz příloha č. 6 Žádost o grant včetně příloh),
2.
je zpracována v souladu s odsouhlaseným základním rámcem v příslušeném Programu,
3.
je zpracována v českém jazyce, včetně všech povinných příloh a podepsána certifikovaným kvalifikovaným podpisem žadatele.
Žádost, včetně povinných příloh, je do systému IS CEDR předložena nejdéle do 3 měsíců od data dopisu ZP, ve kterém ZP informuje předkladatele PDP o podpisu Dohody o programu a vyzývá jej k předložení žádosti. V případě, že je Program složen z většího počtu PDP, je lhůta pro předložení všech PDP v takovém programu prodloužena maximálně o 2 měsíce. Je v zájmu předkladatele PDP, aby s ohledem na délku a zajištění efektivní implementace, předložil předem definovaný projekt v co možná nejkratší době poté, co je k tomu vyzván ze strany ZP.
Přílohy:
Součástí Žádosti o grant jsou povinné přílohy dle požadavků uvedených v Pokynech pro žadatele.
Na základě požadavku ZP, doplňuje žadatel další relevantní informace/přílohy, které jsou vloženy do systému IS CEDR.
2. POSOUZENÍ ŽÁDOSTÍ 4.
Při posuzování žádostí PDP musí být, obdobně jako v případě otevřené výzvy – viz Kapitola II, článek 4 výše, vyloučen střet zájmů, který je definován v čl. 6.6. Nařízení (platné od 14. 3. 2013) u všech osob, které se na tomto procesu podílejí.
5.
Experti nominovaní ZP a PP, v souladu s článkem 5.5 Nařízení, následně po předložení žádosti, posoudí PDP s cílem zhodnocení jeho přínosu, kvality a příspěvku k cílům daného Programu a souladu s EU a národní legislativou. Expert nominovaný PP bude odborníkem v oblasti odborného zaměření PDP (expert může být i pracovníkem PP, za předpokladu, že je vyloučen střet zájmů mezi předkladatelem PDP a expertem). U programů, které nemají uzavřenou Dohodu o partnerství (CZ05, CZ10, CZ13) nominuje ZP oba příslušné experty. O výběru takového experta/expertů rozhodne ZP.
Za verifikaci PDP se považuje: posouzení kvality žádosti s ohledem na standardní kritéria kvality definovaná ZP posouzení příspěvku žádosti k definovanému cíli Programu kontrola rozpočtu a jeho soulad s aktivitami, připravenost projektu k realizaci 19
reálnost časového harmonogramu, ověření schopnosti žadatele spolufinancovat projekt ověření na místě, je-li to relevantní. 6.
Experti posoudí předložené PDP nejdéle do 6 týdnů od předložení žádosti v systému IS CEDR.
7.
Zprostředkovatel rozhodne o předloženém PDP: A/ Schválí PDP bez podmínek; B/ Schválí PDP s podmínkami; C/ Vyzve žadatele v systému IS CEDR k dopracování.
V případě, že je žadatel vyzván ZP k dopracování, jsou mu v systému IS CEDR zaslány požadavky ve strukturovaném formuláři k dopracování žádosti. Žadatel vyplní v systému IS CEDR odpovědi na požadavky ve strukturovaném formuláři, spolu s případnými dodatečnými informacemi a předloží je ZP v systému IS CEDR. Zprostředkovatel posoudí předložené odpovědi a dodatečné informace a vyzve žadatele k předložení revidované verze žádosti zohledňující všechny požadavky Zprostředkovatele. Revidovaná verze žádosti je předložena žadatelem v systému IS CEDR, včetně všech požadovaných příloh. ZP následně rozhodne o schválení grantu pro PDP v souladu s bodem 7 A, B. 8.
ZP informuje žadatele o schválení grantu dopisem, a to včetně informace, zda-li je projekt schválen bez podmínek, nebo s podmínkami, a to datovou schránkou a informací v systému IS CEDR.
9.
ZP informuje NKM o výsledku posouzení PDP a NKM předá tuto informaci KFM.
10. Žadatel přijme/nepřijme podmínky grantu a zašle odpověď v systému IS CEDR datovou schránkou a podepíše je elektronickým podpisem. 11. V případě, že žadatel souhlasí s podmínkami, je mu MF vydán příslušný právní akt o přidělení prostředků v souladu s platnou Metodikou finančních toků, kontroly a certifikace programů financovaných z Finančních mechanismů Evropského hospodářského prostoru a Norska v programovém období 2009 – 14. 12. Neodsouhlasí-li žadatel podmínky grantu, není mu vydán právní akt udělení dotace. -
IV. ARCHIVACE DOKUMENTŮ Veškeré dokumenty jsou archivovány v elektronické podobě v systému IS CEDR. Dokumenty obdržené v listinné formě jsou nahrány do systému IS CEDR a zároveň je archivována jejich písemná forma. Dokumenty musí být přístupné po dobu minimálně 10 let od 1. ledna následujícího po roce, kdy byla schválena závěrečná zpráva o programu ze strany KFM.
V. ZVEŘEJNĚNÍ INFORMACÍ ZP zajistí zveřejnění základních údajů o projektech, kterým byl udělen grant na svých internetových stránkách www.eeagrants.cz nebo www.norwaygrants.cz do 5 pracovních dnů po vydání právního aktu udělení grantu žadateli. 20
Zprostředkovatel programu zajistí zveřejnění relevantních informací v systému DOTINFO.
VI. SEZNAM PŘÍLOH Přílohy 1 – 4 Pokynu slouží pouze pro informaci s ohledem na rozsah informací v nich obsažených. Přílohy se budou vyplňovat v systému IS CEDR. Zápis z jednání hodnotící komise bude podepsán v listinné formě a nahrán do systému IS CEDR.
1
Posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti žádosti
2
Zpráva o výsledcích posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti
3
Hodnocení kvality žádosti 3A Hodnocení kvality žádosti externím hodnotitelem včetně indikativních kritérií pro hodnocení kvality žádosti 3B Pořadí žádosti na základě výsledků externího hodnocení 3C Výsledné hodnocení kvality žádosti 3D Zápis z jednání hodnotící komise
4
Prohlášení o nestrannosti a zachování mlčenlivosti
5
Formát textu výzvy
21
