PREZENTÁCIÓK TECHNIKAI HÁTTERE

BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI KAR KOMMUNIKÁCIÓ ÉS MÉDIATUDOMÁNY SZAK Nappali tagozat PR és szóvivői szakirány

PREZENTÁCIÓK TECHNIKAI HÁTTERE Avagy hogyan készítsünk hatásos prezentációkat Készítette: Horváth Gábor

Budapest, 2012

Tartalomjegyzék Bevezetés .................................................................................................................................................3 Prezentáció ..............................................................................................................................................9 Az analóg tervezés ....................................................................................................................... 10 Multimédia – biztos muszáj?........................................................................................................ 13 Öltözködés.................................................................................................................................... 15 A struktúra.................................................................................................................................... 17 Az emberi percepció és a történetek ............................................................................................ 21 Szerkesztés, kivitelezés ................................................................................................................ 25 Tér .........................................................................................................................................................31 A szabad mozgás - a prezenter ..................................................................................................... 32 A színpadi egyensúly ................................................................................................................... 33 Akadálymentesítés ....................................................................................................................... 37 „Láthatatlan” technika .................................................................................................................. 39 A hang .......................................................................................................................................... 42 Idő ..........................................................................................................................................................45 Az idő, mint motivációs tényező .................................................................................................. 46 A prezentáció időtartama ............................................................................................................. 47 A dinamika ................................................................................................................................... 50 PechaKucha 20x20 - és alkalmazási lehetőségei ......................................................................... 51 Interakció ..............................................................................................................................................53 Olvasás ......................................................................................................................................... 54 A fényerő...................................................................................................................................... 55 A figyelem irányítása – a „Black Screen” technika ..................................................................... 57 Kézfeltétel, és azon túl ................................................................................................................. 59 Művészet................................................................................................................................................61 A kreativitás szerepe .................................................................................................................... 62 Vizuális anyagok .......................................................................................................................... 63 Montázstechnika a prezentációkban............................................................................................. 65 Kutatás ..................................................................................................................................................67 Befejezés ................................................................................................................................................69 Forrásjegyzék .......................................................................................................................................70 Mellékletek ............................................................................................................................................71 1. számú melléklet ........................................................................................................................ 71 2. számú melléklet ........................................................................................................................ 74 2

Bevezetés

Amikor meghatároztam szakdolgozatom témáját - vagyis eldöntöttem, hogy a prezentációkról szeretnék valamilyen formában írni - az első gondolatom az volt, hogy áttekintsem eddigi tanulmányaimat a témakörben. Megdöbbentem mikor ráeszméltem, hogy igen csekély mértékben foglalkoztunk a prezentációk témakörével, akár az általános iskolai, akár a középiskolai, akár a főiskolai tanulmányaimat vettem szemügyre. Pedig a prezentációk

végigkísérték

a

tanulmányaimat

egészen

mostanáig

–

kezdetben

kiselőadások, később komolyabb multimédiás prezentációk formájában. Megkérdeztem tehát magamtól: miért lehet ez? Talán azért, mert prezentációt mindenki tud tartani? Ennyire egyértelmű lenne annak elkészítése és kivitelezése? Szó sincs erről. Miután ezt sikerült tisztáznom magamban, alternatív lehetőségeket kezdtem keresni arra, hogy egy laikus személy milyen irányvonalakkal találkozhat tanulmányai során, amelyekből hasznos információkat tud szerezni arról, hogy hogyan készíthet hatásos prezentációkat. Először olyan ismerősöket kérdeztem, akik korábban már letették az ECDL (European Computer Driving Licence - Európai Számítógép-használói Jogosítvány) vizsgát, vagy legalább középszinten érettségiztek informatikából, hiszen köztudott, hogy ezekben a modulokban, tananyagokban helyet kapott a prezentációkészítés, legtöbbször a PowerPoint prezentációtervező szoftver használatának elsajátítása. Válaszként mindössze annyit kaptam, hogy a prezentációtervezéssel nem igazán foglalkoztak, mivel az rendkívül egyszerű, különösebb magyarázatot nem igényel. Tulajdonképpen mindannyian abban reménykedtek, hogy ilyen jellegű feladatot kapjanak, mert arra garantáltan a maximális pontszámot fogják kapni. Lényegesen nagyobb hangsúlyt kapott tehát a szövegszerkesztés, valamint a táblázat és adatbázis-kezelés, ugyanis ezekhez van csak „valódi” tudásra szükség. Kíváncsiságom még ekkor sem hagyott alább, utánanéztem, hogy milyen formában kérik számon a tanulóktól a prezentációtervezésben elsajátított tudásukat, tehát mit kérdeznek egy ECDL, illetve egy informatika érettségi vizsgán. Szerencsémre mindkettőre találtam példát az interneten - az előbbire az njszt.hu/ecdl (modulok), valamint a www.ecdlfeladatok.hu (példafeladatok) oldalakon, az utóbbira pedig az Oktatási Hivatal hivatalos honlapján1, ahol egészen 2005-től napjainkig letölthetőek az informatika érettségi 1

http://www.oh.gov.hu/3-1-6-korabbi-erettsegi/korabbi-erettsegi-100802-29

3

feladatsorok, mind középszinten, mind emelt szinten (az idegen nyelvű feladatsorokat szintén itt találhatjuk meg). A feladatsorokat végigböngészve magam is láthattam, hogy ismerőseim elmondásai valóban helytállóak, hiszen a prezentációkészítésre vonatkozó feladatok2 valóban lényegesen egyszerűbbek, mint a számítógépes ismeretek más területeire vonatkozóak. A tanulóknak jellemzően egy négy diából álló sorozatot kell létrehozniuk, melyben a felsorolások (bullet points), a betűtípusok, a sémalétrehozás és az animációk kapnak főszerepet. Csupa olyan készség, amik a modern felfogás szerint aminek a középpontjában a prezentációk valódi célja, vagyis az üzenet átadása és annak megértetése áll - tulajdonképpen feleslegesek, legtöbbjük kifejezetten mellőzendő. Nem várhatjuk el azonban – sajnos - egy ECDL felkészítőtől, vagy egy informatika tanártól azt, hogy arra is megtanítsa a diákot, hogy prezentációi le is kössék a közönséget, netán még valamilyen pozitív élményt is nyújtson számára. Ez nem az ő dolguk – mondják ők, és mondja a tanterv. Az ő munkájuk hiszen csak annyi, hogy megtanítsák a diákot arra, hogy hogyan használja a prezentációtervező szoftvert, mint eszközt. Szó esik arról, hogy mit, hol, mikor és hogyan kell megcsinálni, csak a legfontosabb kérdés marad ki: hogy miért is tesszük mindezt. A diákok tehát elkezdik ontani magukból a csillogó-villogó slidesorozatokat (mondván: „Én ezt így tanultam az iskolában…”), amikben az objektumok és az apró betűs felsorolások sokszor úgy repkednek, mintha legalábbis a Star Wars egyik új részét néznénk éppen, olyan ambivalens kontrasztokkal felvértezve, amiben a 8 pt-os fekete betűket a vörös háttér előtt még a legélesebb szeműek sem tudják elolvasni. A diák kötelező érvényűnek veszi azt, hogy amit a nála „okosabbak” tanítanak neki, azt bizony fel is kell használnia, ha törik, ha szakad. Ha egyszer megtanulta, hogy hogyan kell egy objektumot animálni és 3D diagramot készíteni a PowerPointban, akkor azt bizony meg is szeretné mutatni a nagyérdeműnek. A végeredményt képző nagy zavarodottságból pedig emiatt éppen a lényeg veszik el: az üzenet, a tartalom, amit át kellene adnunk közönségünk tagjainak. Fogadjuk el tehát a tényt, hogy hazánkban egy átlagos tanuló mindössze csak a prezentációtervezés, készítés és kivitelezés szigorúan technikai alapjait tanulhatja meg, tehát megtanul bánni az erre megírt szoftverekkel. Mi a helyzet azonban a professzionális szcénában? Azok, akiknek a prezentációk részét képzi a mindennapos életüknek és munkájuknak milyen segítséget kaphatnak a nagyvilágból? Kutatásom következő fázisában azokat az - itthon is elérhető - irodalmakat kutattam fel tehát, amelyek abban hivatottak 2

Lásd az 1. számú mellékletet (71. oldal)

4

segíteni a szakembereknek és a témában érdeklődőknek, hogy hogyan tudják jobbá, érthetőbbé és élvezhetőbbé varázsolni prezentációikat és előadásaikat. Először is az internet segítségével próbáltam meg a témával foglalkozó szakkönyveket felkeresni, majd személyesen is ellátogattam a legnagyobb hazai könyvdisztribútor hálózatok üzleteibe is. A hazai piacra csak a HVG Kiadó Zrt. (HVG Könyvek) fordíttat prezentációkról szóló külföldi irodalmat, azt is csak nagyon limitált mennyiségbe. Kínálatukban szerepel Garr Reynolds két könyve, valamint Steve Jobs munkásságának több feldolgozása - bár ez utóbbi nem minden aspektusból kapcsolódik a prezentációs témakörhöz. Nancy Duarte könyveit (Slide:ology és Resonate) csak 3-5 napos megrendelésre lehet elérni egy másik kiadó honlapján, természetesen csak az eredeti, angol nyelven. Ezen okokból – valamint külső konzulensem ajánlására - kezdtem el tüzetesebben tanulmányozni Garr Reynolds munkásságát, aki kétségtelenül a téma egyik legnagyobb szakértője. Könyveit és blogját milliók olvasták/olvassák a világ minden pontján, írásai sztenderdnek számítanak a prezentációk témakörében. Reynolds három könyvet jelentetett meg eddig a témában, melyeknek címe: PreZENtáció (Presentation Zen)3, A meztelen előadó (The naked presenter)4 és Presentation Zen Design5. Hazánkban ezekből azonban csak a kettő előbbi elérhető, a külön a design-nal foglalkozó írását nem fordították le magyar nyelvre - valószínűleg azért, mert ez elsősorban egy illusztratív kiadvány mindarról, amit Reynolds alapkönyvében leír, némi kiegészítéssel. Reynolds írásai valóban nagyon inspiratívak. Mivel jó ideje Japánban él, és él-hal az ottani kultúráért, az élet számos területét a Japán szellemiséggel, kiváltképp a zen-nel veti össze. Nem tesz másként akkor sem, amikor a prezentációkról beszél. Tény, hogy kiemel számos olyan témát és megközelítési szemléletet, amit jó magam is felhasználtam iskolai prezentációm elkészítésekor, valamint e dolgozat megírásakor - Reynolds nagy hangsúlyt fektet az egyszerűségre és a természetességre. Úgy gondolom azonban, hogy írásait erősen meg kell szűrnie az olvasónak. Annak ellenére, hogy könyveiben sok az ismétlés, valamint az átfedés, dolgozatomban elsősorban az ő munkáit használtam fel, illetve dolgoztam át. Reynolds előszeretettel használ hasonlatokat – amire könyvében buzdítja is a kedves olvasót. Szereti a prezentációkat, azok elemeit és környezeti tényezőit, valamint magát az 3

HVG Könyvek, 2009 HVG Könyvek, 2011 5 New Riders Press, 2009 4

5

előadót a japán kultúra jellegzetességeihez és az ország bizonyos nevezetességeihez hasonlítani. Lássunk pár példát:

„Utánozzuk a bambuszt… Hajoljunk meg, de ne törjünk el!”6

„…vajon az üzleti és technikai bemutatók megtervezése és kivitelezése során miért nem használhatjuk fel a japán éttermekben kapható, egyszerű, ám ízletes bento7 szellemiségét?”8

„Prezentáció (és az élet) – Tanulságok az edzőteremből”9 (megj.: Reynolds ebben a fejezetben a judo hét alapszabályát alkalmazza a prezentációs szituációra)

Beláthatjuk, hogy ezek a hasonlatok valóban szemléletesek, és sokkal egyszerűbbé tehetik a megértést – és meg kell jegyezni: nagyon divatosak is manapság. Egy olyan ember azonban, aki nem nyitott az ilyen jellegű megközelítésekre, vagy egyszerűen nem óhajt ilyen mélységekben foglalkozni a témával, azt mondhatná, hogy „Ez csupán mese, megfoghatatlan mondatokkal tarkítva!”, és letenné a könyvet. Szintén érdekes olvasmány még Carmine Gallo, Steve Jobs – A prezentáció mestere, hogyan legyünk őrülten hatásos előadók10 című összefoglaló műve, amiben Gallo az Apple egykori legendás vezetőjének világhírű prezentációit elemzi, és igyekszik sikerének kulcsát megtalálni. Már a mű címéből is érezhetjük, hogy itt valami „forradalmiról” lesz majd szó. És valóban. A könyv kiválóan bemutatja Jobs lenyűgöző Keynote-jainak kulcs mozzanatait és azok hatásmechanizmusát. Diáról diára elmagyarázza, hogy hogyan érték el előadásai azt a hatást, amivel még az Apple iránt szkeptikusokat is megfogta és kiérdemelte

6

A meztelen előadó 78. oldal Japán úti ebéd 8 PreZENtáció 18. oldal 9 A meztelen előadó 198. oldal 10 HVG Könyvek, 2010 7

6

elismerésüket. Jobs különleges tehetség volt, korunk egyik legmeghatározóbb IT személyisége, aki nemes egyszerűséggel egy és megismételhetetlen. Érdekes módon a két szerző számtalan ponton hasonló – mi több, sokszor tökéletesen megegyező – gondolatokat ír le a prezentációk tervezéséről és kivitelezéséről, sőt, több helyen hivatkoznak is egymásra. Nagyon leegyszerűsítve akár azt is mondhatnám, hogyha Reynolds könyvéből kihagyom a zent, Gallo könyvéből pedig Jobs-ot, akkor valami egészen hasonló kerekedne ki belőlük. Ez persze túlzás, és semmiképpen sem szeretném bármilyen módon negatív fényben bemutatni ezeket a valóban hasznos és több szempontból hiánypótló műveket, egyszerűen csak azt állítom, hogy lehetséges egy olyan tömörebb összefoglaló jellegű mű létrehozása, ami a lényeget kiemelve mutatná be a hatásos prezentációk készítésének és előadásának az alapvető praktikáit mindazoknak, akik nem rendszeres előadók, ezért nem szeretnének több száz oldalas könyveket elolvasni – legalább is egyelőre nem. Ezért bátorkodtam összeszedni azokat az alapvető, hasznos tanácsokat, amik segíthetnek abban, hogy egyszerűbbé, élvezetesebbé és ezekből kifolyólag sokkal hatásosabbá változtassuk prezentációinkat. Szakdolgozatom egy ilyen összefoglalóbb jellegű mű felé képezi az első lépést.

Szinte mindenki találkozott már valamilyen formában prezentációkkal az élete során, legyen szó akár évértékelő beszédről, amit főnökünk tart a karácsonyi bulin, iskolai előadásról, amit tanárunk, vagy csoporttársunk tart, vagy termékbemutatóról a legújabb egészségmegőrző csodaszerről, amire valamelyik ismerősünk ráncigál el. Ezekben az előadásokban az esetek nagy többségében egy közös vonás van: a végletekig színvonaltalanok és emiatt a legtöbbször nagyon unalmasak is. Nem tudjuk megmagyarázni miért, egyszerűen csak azok. Legfőbb ellenségünk tehát az unalom, célunk az ellene való küzdelem! Általánosan elismert tény, hogy a prezentációk kivitelezésében lényegesen nagyobb hangsúlyt kell fektetnünk a mondanivalónk és az előadásmódunk megkomponálására, mint a technikai háttér megszerkesztésére, berendezésére. Ezt a tényt azonban az előadók nagy többsége hajlamos elfelejteni – vagy ami még jellemzőbb, sokszor meg se tanulják azt. A technikai háttér feladata mindössze annyi, hogy segítse, alátámassza és megerősítse azt az 7

üzenetet, amit a közönségünknek át akarunk adni. Segítségünkre lehet abban is, hogy megkönnyítse a megértést, valamint hatást gyakoroljon a hallgatóság érzelmeire. Fontos tehát megértenünk, hogy a prezentáció megtervezésekor nem az számít elsősorban, hogy milyen diákat rakunk össze, vagy, hogy mit írunk rájuk, hanem az, hogy mi magunk tisztába legyünk azzal, hogy mit akarunk elmondani majd a közönségünknek, mi a legfőbb üzenetünk. Csak ez után kell elgondolkodnunk azon, hogy mivel tudnánk ezt az üzenetet megtámogatni, megerősíteni.

8

Prezentáció

9

Az analóg tervezés11

Alapvető probléma napjaink prezentációival, hogy elkészítőik figyelmen kívül hagyják a tervezési folyamatot, azonnal leülnek a számítógép elé, és belevágnak a vizuális anyagok (legtöbbször diák) megszerkesztésébe. Teszik ezt azért, mert úgy gondolják, hogy miért ne tudnák gondolataikat azonnal rávetíteni a diákra, valamint azért, mert időt szeretnének spórolni. A tervezés, a konceptuális kigondolás folyamata így összeolvad a szerkesztés és a kivitelezés folyamatával, amik azonban jóval nagyobb volumenű és fontosabb szakaszok annál, mintsem hogy egyszerre tudnánk őket elvégezni. Ezen felül említést kell tennünk azokról a veszélyforrásokról is, amelyek ott lappanganak előttünk a számítógépnél ülve, miközben a prezentációnkat próbáljuk „megszerkeszteni”. Ezek egyike a csábítás, amit az internet nyújt. Az internet számos lehetőséget rejt magában, legyen szó információszerzésről, vagy egyszerűen csak szórakozásról. Az is tudományosan alátámasztott tény, hogy óránként pár perc „szörfölés” az interneten még jót is tesz a kreativitásnak és a produktivitásnak. Ha viszont öt percenként állunk meg egy percre, az kifejezetten káros hatással lehet a hatékonyságunkra. Míg ez a probléma némi önfegyelemmel – vagy az internetkábel kikötésével – kiküszöbölhető, a következő veszélyforrást lényegesen nehezebb elhárítani. Ez a másik ilyen nagy veszélyforrás magukban a prezentációkészítő szoftverekben rejlik. Egy ilyen szoftver elkészítésekor a tervezők és a kivitelezők számos alapsémát és segédletet implementálnak a programba, amivel könnyebbé szeretnék tenni munkánkat. Ezek leggyakoribb formája az úgynevezett sablonok használata, amik egyszerű, mégis látványos megoldást nyújtanak még az egészen kezdő előadók számára is. A sablonok azonban a legtöbbször gátat szabnak a kreativitásnak, ránk kényszerítik a színtémákat, a háttérképet, a betűtípust, a betűméretet, a képek elhelyezkedését és méretét és számtalan egyéb technikai tényezőt, amik mind nagyon fontosak a prezentációnk szempontjából, hiszen mind jelentéssel és érzelmi töltettel bírnak! Szóval amellett, hogy némi időt megspórolunk, teljesen kiengedjük a kezünkből a közönség irányítását és átengedjük a szoftvergyártó cégek kezébe. Ezt egyszerűen luxus lenne megtennünk! A sablonok használatának ezen felül van egy további hátránya is: mi az esélye annak, hogy előttünk ezt 11

Steve Jobs, a prezentáció mestere 23. oldal

10

a sablont még senki sem használta? Nem kell matematikusnak lennünk ahhoz, hogy kiszámoljuk, az eredmény igen közel van a nullához. Gondoljuk csak el, hogy mit gondolunk akkor, amikor egy rendezvényen pontosan ugyanazt a ruhát meglátjuk két külön emberen. Vagy még jobb, helyből tízen! Nos, hacsak nem szánt szándékkal vették föl ugyanazt, akkor valószínű igen jót derülünk az eseten. A szó szerint sablonos prezentációk tehát kiváló talajt biztosítanak az unalomnak és a „megszokottnak”. Mi viszont nem szeretnénk megszokottak lenni, hanem ki akarunk tűnni a szürkeségből! Ahhoz viszont, hogy ezt megtehessük, meg kell szüntetnünk a zavaró tényezőket: föl kell állnunk a gép elől, és elő kell vennünk a jó öreg papírt és ceruzát. Reynolds első könyvében a prezentációtervezést négy különálló lépésre bontja föl12, melyek során elmondása szerint „…igyekszik minél messzebb kerülni a számítógéptől…”. Ezek a következők:

1. Papír, post-it matricák (vagy esetleg tábla) segítségével tartsunk privát, vagy csoportos brainstormingot (ötletbörzét). Itt még nem számít semmi sem, vessük papírra mindazt, ami a témával kapcsolatban eszünkbe jut. Nincsenek rossz ötletek! Igyekezzünk a problémát a lehető legtöbb oldalról körüljárni! Amennyiben prezentációnkat külső igényeknek (például ügyfeleknek) is meg kell feleltetnünk, akkor ebben a fázisban tegyük fel kérdéseinket, hogy fényt derítsünk az ő elképzeléseikre és igényeikre is. 2. A feljegyzett gondolatok, észrevételeket és ötletmorzsákat ebben a lépésben csoportosítjuk és szelektáljuk, valamint meghatározzuk azt a kulcsüzenetet, amit mindenképpen el akarunk juttatni a közönségünknek. Ami ehhez a központi gondolathoz nem kapcsolódik szorosan, azt kíméletlenül vessük el, akármilyen jónak is tűnik az! A prezentációk elkészítésének kiemelt szerepet kap a „néha a kevesebb, több” filozófia. Amennyiben minden jó gondolatot megtartanánk, ambivalens módon túlkomplikált és zavaros tartalmat kapnánk. Törekedjünk az egyszerűségre, szorítkozzunk a fő üzenetünkhöz legközelebb álló elemekre! Szintén ebben a fázisban hozzuk létre prezentációnk alapvető struktúráját. Jobs 12

PreZENtáció 97. oldal

11

és Reynolds is előszeretettel alkalmazza (alkalmazta) a „hármas szabályt”13, miszerint a prezentáció három fő egységre kell bontani. Ez segíti az előadót a szerkesztésben és az előadásban egyaránt, mivel könnyebben megjegyezhetővé válik a struktúra. Ez a technika szintén segíti a közönség számára a megértést, mivel így később is könnyebben fel tudják eleveníteni az előadás egyes részeit. Ez természetesen nem kötelező jellegű szabály, prezentációnkat bármennyi részegységre oszthatjuk. Egy valamit viszont minden esetben tartsunk szem előtt: bárhány részben is gondolkodjunk, valamennyinek a kulcsüzenetünket kell szolgálnia, sose kanyarodjunk el túlságosan attól! 3. Ebben a lépésben a gondolati részegységeket másoljuk át külön papírosokra, amiknek a sorrendjén később kedvünkre változtathatunk. Ez lehetővé teszi számunkra azt, hogy körvonalazódjon előttünk a prezentáció konkrét szerkezete, mintha csak egy film forgatókönyvét írnánk meg. Itt vesszük figyelembe azokat a dramaturgiai fogásokat, amiket alkalmazni szeretnénk a sorrendiség kialakításában. Ebben a fázisban már érdemes lehet bizonyos alap grafikai ötletek felvázolása is, amiket egyszerűen, sematikus rajzokkal szintén vessünk papírra. Ez később jelentős segítséget nyújthat majd a számítógép előtt ülve. 4. A negyedik, egyben utolsó lépésünknél üljünk le első ízben a számítógéphez, és a már elkészült „forgatókönyvünk” minden egyes elemét vigyük be az általunk preferált prezentációkészítő szoftverbe, egy-egy külön diára. Itt még mindig van lehetőségünk a sorrend változtatására, valamint esetleges összekötő elemek alkalmazására. Amennyiben valamilyen sémát szeretnénk alkalmazni – pl. egy bizonyos betűtípust, vagy grafikai elemet -, azt is itt tegyük meg. Ha elkészült a teljes prezentációs struktúra, csak akkor kezdjünk neki a látványelemek hozzáadásának.

Láthatjuk tehát, hogy egy prezentáció elkészítésének a folyamata javarészt, a számítógéptől távol történik, hiszen csak így tudunk arra koncentrálni, ami fő üzenetünk

13

Steve Jobs, a prezentáció mestere 79.oldal

12

átadásában valójában fontos: az ahhoz kapcsolódó legfőbb gondolatok, és azok egymáshoz való kapcsolódása, struktúrája.

Multimédia – biztos muszáj?

Arra az elhatározásra, hogy a multimédiás eszközök szükségességét és jelentőségét vizsgáljam a prezentációs szituációban abból az okból kifolyólag jutottam el, hogy először is megpróbáltam magát a prezentációt, mint fogalmat definiálni. Ezt azért is tartottam szükségesnek, mert a modern prezentációs gondolkodásmódban és irodalmakban a szerzők eltekintenek

a

konkrét

definiálástól,

amit

elsősorban

a

prezentációs

műfaj

interdiszciplináris jellegével magyaráznak. Egy 2004-es kiadású ECDL és középszintű informatika érettségi felkészítő könyvben14 azonban a szerző – mintegy kötelező jelleggel – megpróbálkozik egy rövid definíció megalkotásával, ami a következőképpen hangzik:

„A prezentáció szöveget, képet, mozgóképet és egyéb audiovizuális elemeket tartalmazó lapok sorozata.”

E

szerint

a

felfogás

szerint

a

prezentációk

multimédiás

mivolta

megkérdőjelezhetetlen, tehát prezentáció nem létezhet valamiféle elektronikus „továbbítómédium” (például: számítógép, projektor, televízió, hangszórók stb.) nélkül. Ez azonban egy, az eredetihez képest lényegesen eltorzult jelentés, hiszen a „prezentáció” szó szemantikai és etimológiai értelmében eredetileg egészen mást jelent. Főnévként a következő, igen szemléletes, meghatározásokat találtam rá angol nyelven:

14

Irány az ECDL! Irány a középszintű érettségi! – Nemzeti Tankönyvkiadó, 2004

13

Presentation: 1. The proffering or giving of something to someone, esp. as part of a formal ceremony. – (Az az aktus,) amiben valaki felkínál, vagy odaad valakinek valamit, leggyakrabban egy formális ünnepség keretein belül. 2. The manner or style in which something is given, offered, or displayed. - Az a mód, módszer, vagy stílus, amiben valaki valamit odaad, felajánl, vagy megmutat (valakinek/valakiknek).15

A magyar Bakos féle Idegen szavak szótára16 pedig egyszerűen a következő meghatározást adja a „prezentáció” szócikknél:

prezentáció lat el. 1. prezentálás bemutatás, felmutatás 2. bemutatkozás, jelentkezés, tisztelgés 3. kiállítás, csomagolás 4. rég vmilyen állásra jelöltek felterjesztése

Jól láthatjuk tehát, hogy a szó eredeti értelmében semmilyen kapcsolatot nem mutat a multimédiás

eszközökkel,

mindössze

annyit

jelent,

hogy

bemutatunk

valamit

valakinek/valakiknek. Korunk „betegsége” tehát az, hogy amint meghalljuk a prezentáció szót, akkor azonnal a számítógép vezérelt diavetítés jut az eszünkbe. Ez azonban csak egy szűk metszete a prezentációk világának – nevezzük ezeket multimédiás prezentációknak. Habár kétségtelen, hogy ez az előadási forma az egyik leghatékonyabb az esetek döntő többségében – hiszen ilyen módon egyszerre tudunk beszélni közönségünkhöz és illusztrálni, megtámogatni mindazt, amit elmondunk -, mégis elképzelhetőek olyan szituációk, amikor a multimédia nem ad hozzá semmit ahhoz, amit mi magunk is elmondunk, vagy még kifejezetten zavarhat is a megértésben. Képzeljük el például, hogy egy kis létszámú (5-10 fős) csoportnak kell tartanunk előadást, de nagyon fontos számunkra az, hogy bevonjuk őket a témába és arra sarkaljuk őket, hogy az előadás egész időtartama alatt aktívan részt vegyenek az eszmefuttatásunkban – kiváló példa erre egy 15 16

Saját fordítás Akadémia kiadó, 1986

14

főiskolai szeminárium. Egy ilyen esetben célravezetőbb lehet, ha a klasszikus multimédiás prezentáció helyett inkább egy körbe ülünk a közönségünkkel, mintegy elvegyülve köztük. A vetítés és a közönség nézőtérszerű elhelyezése ugyanis akarva-akaratlanul távolságot szül, ami gátolja a hatékony kommunikációt. Ugyanebben a szituációban sokkal ember közelibb élményt nyújthat az, hogyha gondolatainkat nem diákra helyezzük el, hanem élőben egy táblára, vagy clip chart-ra rajzoljuk fel. Ezzel a módszerrel akár arra is könnyedén megadhatjuk a lehetőség, hogy közönségünk aktívan részt vegyen a prezentáció menetének alakításában. Most pedig képzeljük el a következő szituációt: előadónk kiváló témával érkezik, jól és alaposan felkészülve. Amint azonban beindítja diasorozatát, vörös háttéren apró fekete betűkből álló kisilabizálhatatlan szöveget látunk, amit néhol egy-egy ClipArt kép és értelmezhetetlenül apró fotó próbál meg szemléletesebbé tenni. Ahelyett, hogy arra figyelnénk, hogy mit is mond előadónk - akinek az előadása lehet akár tényleg lenyűgözően jó is – azon morgolódunk, hogy nem tudunk semmit sem elolvasni a diákon és semmit sem látunk a képekből sem. A rosszul összeállított multimédiás tartalom inkább csak elvonja a figyelmet arról, ami valóban fontos egy prezentációban: mi és az üzenetünk. Egy ilyen szituációban jobban jár az előadó, ha inkább nem is vetít semmit. Elmondható tehát, hogy amíg a multimédiás prezentációk valóban az élő szituációs üzenetközvetítés egyik leghatásosabb módjai, ha azokat hibásan, vagy rossz szituációban alkalmazzuk, akkor nemhogy előnyünkre, de egyenesen hátrányunkra is válhatnak. Gondoljuk mindig át alaposan, hogy szükséges-e egyáltalán a multimédiás tartalom, és ha igen, akkor milyen formában. Tartsuk mindig szem előtt, hogy a lényeg mi vagyunk és az üzenetünk, a multimédia csak segíti, illetve alátámasztja üzenetünk célba érését.

Öltözködés17

Legyen prezentációnk akár multimédiás, akár nem, előadásunk középpontjában mindig is mi fogunk állni. A közönség tagjai ránk kíváncsiak, és arra, amit mi mondunk, tehát egy jól megtervezett prezentációs szituációban az időtartam túlnyomó többségében 17

A meztelen előadó 90. oldal

15

minket fognak figyelni. Elengedhetetlen tehát az, hogy ne csak szellemileg legyünk felkészültek, hanem külsőnkben is jelenjünk meg akképp, ahogy azt a szituáció megköveteli. Prezentációt tartani, vagyis valamit közönség előtt közölni, átadni kiváltságos feladat. Megadatik számunkra a lehetőség, hogy átadjuk gondolatainkat és érzéseinket hallgatóik számára, akik figyelmükkel megtisztelnek bennünket. Ebből következően nekünk is meg kell tisztelnünk a hallgatóságunkat, méltóvá kell válnunk arra, hogy elfogadják kiemelt pozíciónkat, még akkor is, ha ez csak egy egészen rövid ideig szól. Ennek a tiszteletnek alapvető pillérei az ápolt, igényes megjelenés, amihez a személyes higiénián felül természetesen a viselt ruházat is szorosan hozzátartozik. Általánosnak mondható szabályokat nem lehet lefektetni, viszont pár irányelvet követve biztosan elkerülhetjük az alulöltözöttség által kiváltott negatív prekoncepciók kialakulását hallgatóságunkban. Az esetek túlnyomó többségében tisztában vagyunk a közönségünk összetételével, így könnyen tudunk következtetni arra, hogy milyen öltözködési formák az elfogadottak a körükben. Ennél a formánál mi magunk igyekezzünk mindig egy fokkal elegánsabban öltözködni! Például, ha közönségünk tagjai általában átlagos utcai öltözékben vannak, mi fölvehetünk egy lezserebb nadrágot, de fölé húzzunk inget, vagy blúzt. Ha hallgatóságunk van így öltözve, akkor mi vegyünk föl öltönyt, vagy kosztümöt. És így tovább. Természetesen, ha közönségünk is a lehető legelegánsabban (öltönyben, nyakkendőben, kosztümben stb.) jelennek meg, akkor azt már nyilvánvalóan nem kell überelnünk, hanem öltözködjünk mi is hasonlóképpen. Elképzelhetőek olyan szituációk is – főleg, ha nem vagyunk tisztában közönségünk öltözködési szokásaival -, hogy túl elegánsan jelenünk meg a prezentációnk megtartására. Ez jelenthet ugyan nagymértékű tiszteletet is, de legtöbbször mégis inkább távolságot szül előadó és közönsége között. Az ilyen „túlöltözést” azonban könnyedén lehet orvosolni, hiszen bármikor levetjük öltönyünket, vagy nyakkendőnket, akár még föl is tűrhetjük ingujjunkat, így egészen lezser ruházatot varázsolhatunk a kezdeti eleganciából. Az inkább „túl elegánsan” való felöltözés tehát jó technika arra, hogy bármely közönségre azonnal „rá tudjuk szabni” öltözékünket, oly módon, hogy kicsivel mindenképpen elegánsabbak legyünk - ezzel megtisztelve őket -, de ezzel egy időben ne keltsük a túlzott fensőbbség látszatát sem, vagyis ne sugározzunk távolságtartást. 16

Ez a technika majdnem minden gyakorlott előadón megfigyelhető. Egy valaki azonban még ebből az aspektusból is szembement az árral, mégis hatalmas sikereket ért el előadásaival, így hát nem hagyhatom említés nélkül ebben a fejezetben az Apple volt zseniális guruja, Steve Jobs öltözködési szokásait. Jobs Keynote-jai alatt viselt ruházata merőben szembemegy a globális trendekkel, és így mintegy védjegyévé vált neki, mint híres személyiségnek és az általa tartott előadásoknak egyaránt. Első ránézésre szinte provokálónak tűnhet Jobs lezser ruházata, még akkor is, ha az ilyesfajta viselet még a leglegfelsőbb vezetőknél is teljesen mindennapos a Szilícium-völgyben. Ez azonban cseppet sem a tiszteletlenség jele volt előadásaiban, hanem nagy jelentőséggel bíró dramaturgiai fogás. Fogalmazhatnánk úgy is, hogy Jobs még öltözködésével is alátámasztotta azt az üzenetet, amit az Apple termékei képviselnek: mások, mint a többi és tökéletesen kényelmes a használatuk. Mindezt megerősítendő, hogy a Jobs által hordott ruhadarabok, amik minden alkalommal pontosan ugyanazok voltak (egy Levi's 501 farmer, egy fekete St. Croix garbó és egy New Balance 991 edzőcipő), összértéke 458 USD18, vagyis valamivel több, mint 100 000 Forint. A Jobs által reprezentált öltözködésbeli lezserség tehát egyáltalán nem jelent egyet az igénytelenséggel, sőt, kifejezetten a kényelem csúcskategóriáját hivatott bemutatni – éppen, mint az Apple termékei.

A struktúra

A prezentáció struktúrájára ugyan fentebb tettem már említést, általánosan használható szabályt azonban nem érdemes kimondani – talán egy kivétellel. Ez pedig nem más, mint hogy ne hagyjuk magunkat korlátozni semmilyen kötött struktúra által! Tartsuk észbe, hogy a struktúra kialakítása nagy befolyással van a prezentáció dramaturgiai szerkezetére, ezért – a sablonok használatához hasonlóan – nem szabad megengednünk, hogy egy rosszul berögzült, kötött előadásséma vezessen bennünket prezentációnk megtervezésekor.

18

http://gizmodo.com/157402/wear-the-exact-outfit-of-steve-jobs-for-458, valamint Steve Jobs, a prezentáció mestere 259. oldal

17

Hallgatóságunk figyelmét megtartani legtöbbször igen nehéz feladat. Számtalan felmérést végeztek már világszerte arról, hogy mennyi ideig képes egy átlagos ember egyhuzamban figyelni, amikben azt állapították meg, hogy ez valahol 5 és 40 perc között van, a témától és a megfigyelt személy koncentrációs képességeitől függően. Ez az időtartam a prezentációs szituációban általánosan véve körülbelül 10-20 percet jelent. Érdemes tehát ilyen időközönként valamivel ismét felkelteni a figyelmet, például valamilyen meglepő fordulattal, vagy állítással. Szintén kiválóan alkalmazható az a technika, hogy 10-20 percenként csak szemléltető képeket, vagy – még jobb – videókat vetítünk a közönségünknek. Ez megtöri a prezentáció addigi menetét, és ez által felfrissíti a hallgatóságunk figyelmét. Simon Sweeney, English for Business Communication című üzleti angolt oktató könyvében19 külön fejezetet szentel a prezentációknak. Habár a könyv elsősorban a választékos nyelvi fordulatokra és a szóhasználatra fekteti a hangsúlyt, hasznos tanácsokkal látja el az olvasót a prezentációk elkészítéséhez is, például olyan elemi tanácsokkal, hogy ne álljunk a projektor fényének útjába, ne álljunk háttal a közönségünknek. Sweeney azonban kiemelt figyelmet szentel a prezentáció struktúrájának is. Leírásában a következő, „klasszikusnak” nevezhető szerkezetet javasolja a diákoknak egy konkrét példán keresztül szemléltetve:

1. Introduction – Bevezetés (bemutatkozás, agenda ismertetése) 2. Background – Háttérinformációk (helyzetleírás) 3. Proposals – Felvetések, javaslatok (a téma kifejtése) 4. Key considerations – Főbb szempontok (összefoglalás) 5. End / Discussion – Vége / Vita (Q/A - kérdések)

Habár egy, a fentihez hasonló prezentációs struktúra egyértelműen azt sugározza a közönség tagjai felé, hogy az előadó rendkívül felkészült és céltudatos, mégis szánt szándékkal kiszámíthatóvá tesszük magunkat, mondhatnánk előre kijátsszuk minden lapunkat. Vegyük például az agenda, a napirend kérdését. Habár magunkban egyértelműen tisztában kell lennünk azzal, hogy prezentációnk pontosan hogyan épül föl, miért kéne azt 19

Cambridge University Press, 2003

18

feltétlenül megosztanunk közönségünkkel? Ha előre részletesen elmondjuk hallgatóinknak előadásunk pontjait, akkor lehetőséget adunk számukra arra, hogy előre szelektáljanak az egyes részek közül (mondván: „Ó, valami bevezetéssel fog kezdeni, aztán beszél egy kicsit a cég történelméről, majd csak azután tér rá a főtémára… Akkor ráérek majd csak öt-tíz perc múlva odafigyelni, addig alszom egyet…”). Ahogy ez megtörténik, egyből kiadtuk a kezünkből a gyeplőt, elvesztjük az irányítást. Ez pedig olyan luxus, amit egyszerűen nem szabad megtennünk. Ha titokban tartjuk a pontos agendát, vagy legalább is annak apró részleteit, az egy olyan egyszerű technikája a figyelem fenntartásának, amit bármikor bevethetünk. Az agenda elhagyása azonban nem jelenti azt, hogy ne referálhatnánk előre a prezentáció bizonyos tartalmi pontjaira. Mindössze annyit jelent, hogy ne adjunk pontos tartalmi képet arról, ahogyan felépítettük előadásunkat, legfeljebb csak annak vázlatos szerkezetére vonatkozóan. Gondoljunk például a hármas struktúrára, ahol előre elmondjuk közönségünknek prezentációnk három fő pontját, majd egyenként kifejtjük őket. Arra viszont nem teszünk utalást, hogy mindeközben hol szeretnék a cég eddigi sikereiről beszélni, vagy mikor mutatok be képeket és videókat a legújabb fejlesztéseinkről. Az agenda felvázolását tehát általában véve csak azokban az esetekben javasolt, amikor prezentációnk olyan hosszú és tartalmas, hogy feltétlenül szükségessé válik a használata annak érdekében, hogy a közönség mindig tudatában legyen annak, hogy éppen hol járunk a gondolatmenetünkben, vagyis ne veszítse el a fonalat. Azonban ilyen esetekben is csak legfeljebb 4-5 pontban tegyük azt meg, valamint ezekre a pontokra később a prezentáció folyamán utaljunk is vissza! Hasonló problémát vet fel a prezentációk leggyakoribb interaktív elemének, a Q/A, vagyis a kérdések és válaszok pozícionálása. Szükség van e rá egyáltalán? Erre a kérdésre is csak azt tudjuk válaszolni, hogy az adott helyzettől függ. Fontos azonban, hogy ne érezzük használatát kötelező jellegűnek! Gondoljunk csak vissza azokra a prezentációkra, amiket eddig láttunk, hallottunk. Hányszor fordult már elő, hogy az előadó az előadás végén, mintegy kötelező jelleggel, fölteszi a kérdést: „Vannak e esetleg kérdések?”. Ezt jellemzően pár másodperces csönd követ, majd az előadó rövid nyugtázása és az előadás lezárása. Az ilyen eseteknél jellemzően az az érzésem, hogy az előadó tulajdonképpen nem is kíváncsi arra, hogy mit gondol a témáról a közönsége, inkább csak illemből, vagy puszta megszokásból kérdezi meg tőlük, hogy vannak e kérdések. Ennek pedig, lássuk be, ilyen 19

formában vajmi kevés értelme van, jobb is lenne, ha inkább meg sem kérdezné, csak szimplán lezárná a prezentációt. A kérdések és válaszok szekciójának beillesztésének mindig oka kell, hogy legyen. Fontos tehát, hogy prezentációnk megtervezésekor eldöntsük: mi magunk szeretnénk a témáról minél több gondolatot átadni, vagy inkább csak fel szeretnénk kelteni az érdeklődést a közönség tagjaiban, hogy ők maguk gondolkodjanak tovább az elhangzottakon. Természetesen a két variáció nem zárja ki egymást, a valóság minden esetben a két eset között helyezkedik el. Nekünk azt kell tehát eldöntenünk, hogy melyik eset felé szeretnénk közelíteni. Amennyiben az első verziót választjuk, akkor nincs különösebb teendőnk. Mondanivalónk végeztével köszönjük meg a figyelmet, valamint tűntessük fel azokat a fórumokat és forrásokat, ahol a hallgatóság tovább tud érdeklődni a témában, valamint egy olyan elérhetőséget, ahol nekünk tudnak kérdéseket feltenni. Természetesen amennyiben valaki feltétlenül fel szeretne tenni azokat, semmiképp se akadályozzuk meg ebben. Kiváló megoldás erre például az is, ha mi magunk még pár percig a színpad közelében maradunk, így lehetőséget kínálva azoknak, akik feltétlenül meg szeretnének kérdezni tőlünk valamit, ezzel együtt viszont nem tartjuk fel azokat, akik inkább maguk szeretnének mélyebben utánajárni a témának. Az ilyen struktúrájú prezentációkban jellemzően csak a hallgatók tesznek fel kérdéseket az előadónak. Amennyiben azonban olyan – napjainkban egyre gyakoribb és célravezetőbb prezentációs formát választunk, amiben mindenképpen szerepet kell, hogy kapjanak a kérdések, akkor strukturálisan is át kell gondolnunk az előadásunkat. Erre azért van szükség, mert a kérdéseket nem lehet pár perc alatt „lerendezni”. Időt kell rájuk szakítanunk, hiszen csak azokban az esetekben nyernek értelmet, ha valóban érdemben tudunk velük foglalkozni, valamint mind a kérdezőnek, mind az előadónak van arra ideje, hogy nyugodtan meg tudja fogalmazni kérdését és válaszát. Ebben a prezentációs struktúrában lehetőség nyílik arra is, hogy az előadó tegyen fel kérdéseket a közönség számára, ezzel beindítva egy esetleges vitát, vagy eszmecserét. Ezeket a gondolatébresztő kérdéseket azonban a prezentáció bármely pontjára be tudjuk illeszteni, nem kell szükségszerűen azt a végére hagyni – lehet akár előadásunk első mondata is egy kérdés! Ha így teszünk, már megbontjuk azt a sokak fejében élő struktúrát, miszerint kérdezni csak a prezentáció végén szokás. Ezzel könnyedén meglepetést okozhatunk hallgatóinknak, ami 20

garantálja azt, hogy jobban odafigyeljenek a mondanivalónkra. Az ilyen jellegű interaktív prezentációkban használatos technikákra az Interakció című fejezetben fogok visszatérni. Nancy Duarte 2011 novemberében tartott TED előadásán20 a sikeres beszédek struktúrájáról beszélt. Közös vonásokat keresett olyan híres és kiemelkedően sikeres előadásokban, mint Martin Luther King világhírű, 1963. augusztus 28.-ai nyilvános beszéde21, valamint Steve Jobs 2007-es, az első iPhone-t bemutató Keynote-ja22 között. A következő érdekes megállapításra jutott: mindkét előadásban két alapvető elem váltakozik egymással. Az egyik a jelenlegi helyzet leírása, ami jellemzően valamilyen szempontból nem jó, tehát változtatni kell rajta, a másik pedig egy pozitív, a mostaninál sokkal szebb és jobb jövőkép, ami akkor válhat csak valóra, ha az előadásban elhangzottak (legyenek azok akár eszmék, akár termékek) létrejönnek és elterjednek. Duarte elképzelése szerint a sikeres beszéd kulcsa az, ahogyan ezt a két elemet mindig szembeállítjuk egymással. Nincs törvényszerűség az ismétlődések és a váltások számát illetően, csak annyi a lényeg, hogy az előadásunkat mindig a negatív jelen képével indítsuk el és a pozitív jövő képével zárjuk le. Ezen felül teljes az előadó szabadsága. Az eddigiekből tisztán kiderül, hogy nem szabad a prezentáció szerkezetét illetően mereven gondolkodnunk. Inkább alakítsuk azt szabadon annak a tudatában, hogy mi is a célunk az előadásunkkal! Ne feledjük, a struktúra is eszköz a kezünkben, amit tudatosan kell használnunk a kívánt hatás elérésének érdekében.

Az emberi percepció és a történetek

A prezentációs szituációkról általánosságban elmondható, hogy alapvetően az emberi percepció két fő érzékszervére – a szemre és a fülre - egy időben van hatással, tehát a videotechnikai megoldásokhoz hasonlóan (televízió, filmek stb.) audiovizuális élményt nyújt a befogadó számára. Hallásunkat az előadó által elmondottak, míg látásunkat az előadó kifejezés- és előadásmódja, valamint vizuális segédanyagok (vetített diák, táblák, feliratok, tárgyak stb.) látják el információval a prezentáció folyamán. Számos tanulmány 20

http://www.ted.com/talks/nancy_duarte_the_secret_structure_of_great_talks.html http://www.youtube.com/watch?v=wQQyIj-wDyg és http://www.youtube.com/watch?v=_1zxq0TCjIg 22 http://www.youtube.com/watch?v=6uW-E496FXg és http://www.youtube.com/watch?v=Vququ7x8gnw 21

21

bizonyítja, hogy az információ továbbítása a leghatásosabban vizuális módon, például képek, képsorok segítségével történik. A prezentációs szituáció azonban elsősorban az előadóra fókuszál, tehát a legnagyobb hangsúly a szóbeli, vagyis a hallásra ható információátvitelre kerül. Ezt követik az előadó non-verbális kommunikációs jelei, amelyek részben a hallásra, részben a látásra gyakorolnak ingereket. Vannak olyan előadók, akik ezen a ponton meg is elégszenek a szituáció kínálta lehetőségekkel, és nem kívánnak további – elsősorban vizuális – segédeszközöket használni, többnyire azért, hogy a közönség figyelme egy pillanatig se irányuljon másfele, mint ők. Nem kell messze mennünk, hogy olyan előadókat találjunk, akik ezt a technikát használják, gondoljunk csak bele a manapság oly divatos stand-up comedy műfaj kivitelezési módszereibe. A figyelem nagyon

szuggesztív

módon

az

előadóra

és

annak

mondanivalójára,

valamint

előadásmódjára irányul. A stand-up műfajában egy előadás, ugyan rendkívül spontánnak és természetesnek hathat, mégis jellemzően hosszas tervezési és begyakorlási folyamat előzi azt meg. Nincs ez máshogy a prezentációs szituációban sem. A vizuális eszközök használatának talán legnevesebb „mellőzője” Sir Ken Robinson, PhD23, tanár és kreativitás-szakértő, akinek legendás nyilvános beszédeit – melyekből egyet a 2006-os, kettőt 2010-es TED konferencián rögzítettek (a 2010-es októberi beszéde alá később illusztrációt is készítettek)24 - mintegy 200 millió ember nézte már meg a világ körülbelül 150 országából. Előadásainak főként az oktatás reformjáról és a kreativitás fontosságáról szólnak. Sir Robinson elgondolása szerint a multimédiás segédeszközöknél számtalanszor fontosabb az előadó oldottsága és természetessége, a közönséggel kialakított követlen kapcsolat, valamint az alapos felkészülés. Mindemellett azt is kihangsúlyozza, hogy az előadásra történő alapos felkészülés ne menjen át begyakorlásba, hagyjunk teret mindig az improvizációnak is! Sir Robinson előadásaiban – a stand-up képviselőihez hasonlóan - kiválóan megfigyelhető, hogy azok középpontjában jellemzően történetek állnak. Szinte már azt is mondhatnánk, hogy mesél a hallgatóságának. A történetek elemi módjai az információk átadásának, hiszen ez a módszer már akkor is létezett, amikor még semmilyen egyéb módja nem volt az információtovábbításnak, vagyis amikor még nem volt képes az ember

23

sirkenrobinson.com/skr http://www.ted.com/talks/lang/en/ken_robinson_says_schools_kill_creativity.html http://www.ted.com/talks/lang/en/sir_ken_robinson_bring_on_the_revolution.html http://www.ted.com/talks/lang/en/ken_robinson_changing_education_paradigms.html 24

22

sem írni, sem olvasni. A történetmesélésnek már az őskorban is megvolt az a képessége, hogy egész kultúrák tudjanak átöröklődni szülőről gyermekre, mindössze történetek elmesélése által. Mivel előadásaink témája jellemzően olyan, amihez valamilyen módon – pl. munkánk, vagy érdeklődésünk által – kapcsolódunk, tehát tudunk hozzá történeteket is kapcsolni. Egyéb esetben miért adnánk elő a témában? Amennyiben tehát ezek a sztorik nem tartalmaznak túl bizalmas, vagy éppen kellemetlen információkat, részleteket, meséljük el azt bátran hallgatóságunknak. Még hatásosabb, ha valamilyen humorral fűszerezett történetet mondunk el. Ezzel a technikával könnyedén felkelthetjük és megtarthatjuk az érdeklődést, valamint közelebb kerülhetünk közönségünkhöz. Ez a fajta bizalmi viszony nagyban segíti a megértést. A vizuális segédlet nélküli előadások kétség kívül a prezentációs szituációk magasiskolájába tartoznak. Kellő szaktudás és rutin – és némi rátermettség – nélkül nem is ajánlatos ilyen előadások megtartása. Elmondható továbbá az, hogy az ilyen típusú előadások nem minden szituációban célszerűek. Ha például egy eszmét, egy ideát, vagy egy gondolatmenetet akarunk bemutatni közönségünknek, akkor kifejezetten hatásos lehet, ha azt egy beszélgetéshez hasonló prezentációs szituációban tesszük meg. Amennyiben azonban egy konkrét terméket, szolgáltatást, kampányt stb. szeretnénk bemutatni, akkor sokkal hatásosabb lehet az előadásunk, ha használunk vizuális segédeszközöket, azok által ugyanis sokkal szemléletesebb, megfoghatóbb lesz előadásunk tárgya. Ehhez azonban szükséges néhány igen elterjedt téveszmét eloszlatnunk. Napjaink multimédiás prezentációinak gyakori hibája, hogy az előadó a diákat csupán jegyzetnek használja és az arra felsorolásszerűen feljegyzett mondatokat egyszerűen csak felolvassa a közönségnek. Ez a megoldás amellett, hogy a legkevésbé sem elegáns és a felkészületlenség látszatát kelti hallgatóságunk tagjaiban, még akadályozza is a közönséget a megértésben. Köztudott tény ugyanis, hogy az ember lényegesen gyorsabban olvas el dolgokat, mint ahogy azokat el tudná mondani, vagy fel tudná olvasni. Elég rápillantanunk egy leírt szóra, vagy egy rövidebb mondatra és már meg is értjük, míg annak elmondásához, felolvasásához mindenképpen több időre van szükségünk. A diákon található szöveg felolvasása ezekből kifolyólag kettő, önmagukban is a hallgatóságunk figyelmének elvesztését okozható veszélyt rejt:

23

1. Mivel az előadó által elmondott információt a kivetített diákról lényegesen hamarabb el tudjuk olvasni és fel tudjuk dolgozni, mintsem az előadó el tudná azt mondani, szükségtelenné válik az, hogy aktívan odafigyeljünk az előadó szavaira, valamint non-verbális kommunikációs jeleire. Közönségünk ebben az esetben jogosan úgy vélheti, hogy mi, mint előadók, nem nyújtunk semmiféle plusz információt, illetve hozzáadott élményt a prezentációhoz, így a ránk irányuló figyelem lényegesen csökkenhet. 2. A másik problémaforrás szintén a két különböző érzékszervvel történő felfogás által jön létre, miszerint, ha ugyanazon verbális információt egyszerre látjuk és halljuk, az agyunk nehezebben tudja azt feldolgozni, mintha csak egy érzékszerven keresztül jutna el hozzá. Ezt Reynolds egyfajta „érzékelési túlcsordulásnak” nevezi és agyunkat egy pohárhoz hasonlítja, amibe hirtelen túl sok vizet öntenek. Egy ilyen szituációban azáltal, hogy az agyunk nem tudja eldönteni, hogy melyik érzékszervre támaszkodjon az információ befogadása során, ami a megértés esélye nagymértékben csökkenhet.

Előadásunk megtervezésekor koncentráljunk tehát arra, amit el szeretnénk mondani hallgatóságunknak, ne pedig arra, hogy milyen szövegeket és képeket szeretnénk a diáinkra rakni. A prezentáció középpontjában minden esetben az előadó áll! Az elhangzott és a vizuális eszközökkel megmutatott információk sose egyezzenek meg, hanem egészítsék ki, támasszák alá egymást. Ezzel elkerülhetjük az információk túlcsordulását, valamint könnyebben megtarthatjuk a ránk irányuló figyelmet, hiszen az általunk elmondott információkat nem kaphatja meg máshonnan (például a diára kivetítve), hanem csak őgy, ha aktívan odafigyel ránk. A következő fejezetben olyan praktikákat írok le, amikkel diáinkat újragondolva, abban a szellemiségben tudjuk megtervezni, amivel azok a leghatásosabban lesznek képesek alátámasztani az általunk elmondottakat.

24

Szerkesztés, kivitelezés

Reynolds azokat a prezentációkat, amik sűrű, olvashatatlan szövegeket, valamint kibogozhatatlan táblázatokat és grafikonokat tartalmaznak, a dia és a dokumentum szavak találó keverésével „diamentumoknak” nevezte el. Ezek a diasorozatok rendszerint sokkal inkább néznek ki úgy, mint egy szövegszerkesztőben, vagy táblázatkezelőben elkészített dokumentum, rendszerint a készítőik nem is tesznek mást, mint egyszerűen bemásolnak egyes részleteket a diákra, és azokat vetítik ki a prezentáció során. A probléma azonban az, hogy míg az alapul szolgáló dokumentumot, vagy táblázatot alapesetben számítógépünk képernyőjén, vagy kinyomtatva magunk módja és tempója szerint tudjuk értelmezni, a prezentációk esetében ezt a módot és tempót miden esetben az előadó határozza meg. Továbbá, amíg egy relatíve sok információt tartalmazó dokumentum magunk előtt tartva könnyedén értelmezhető, a tőlünk több méterre kivetített verzió – még a lényegesen nagyobb méret ellenére is – legtöbbször kuszának és olvashatatlannak tűnik. Ha egy dokumentumot szeretnénk átadni a közönségünknek, akkor miért nem tesszük azt annak eredeti formájába, tehát miért nem osztjuk ki azt nyomtatva, vagy küldjük el e-mailben? Ha a diákat csak arra használjuk, hogy felsorolásokat és grafikonokat mutassunk meg a közönségnek, akkor miért lenne egyáltalán szükség prezentációs szoftverekre? A válasz egyszerű: mert a prezentációs diák egész egyszerűen nem erre valók. Prezentációnk megtervezésekor már létrehoztuk analóg módszerekkel a struktúrát, tehát meghatároztuk fő üzenetünket és előadásunk fontosabb pontjait. Amikor leülünk a számítógép elé, és elindítjuk a prezentációszerkesztő szoftvert, akkor ezeket a pontokat egy-egy szóban, vagy tőmondatban vezessük fel külön-külön diákra. Fontos, hogy ne alkalmazzunk semmiféle sablont, legyenek a diák az alapértelmezett fehér színűek és egyszerű fekete betűkkel írjunk rájuk. A diákra kerülő verbális és grafikai tartalmak még nem feltétlenül képzik részét a végleges prezentációnak, csupán számunkra nyújt információkat, és megalkotja az előadás struktúráját. Amikor ezzel készen vagyunk, és tökéletesen összeállt az előadás váza, akkor kezdhetünk neki a grafikai tervezésnek, vagyis a diák végső formájának kivitelezésének. Ebben nagy segítségünkre lehet, ha azt a korábban leírtak szerint25, már papíron vannak bizonyos ötleteink a grafikai formavilág kialakítására. A következőkben néhány praktikus technikát és irányelvet fogok leírni, amik 25

Lásd „Az analóg tervezés” c. fejezetben

25

segíthetnek nekünk abban, hogy vizuális háttéranyagunk a lehető leghatásosabb legyen, és professzionális hatást keltsen. A jel/zaj viszony26: A diák megtervezésekor nagyon fontos szem előtt tartanunk a lényeget, vagyis azt a pár szót, amit előzőleg, a digitalizáció során ráírtunk. Ennek az üzenetnek feltétlenül el kell jutnia a hallgatóságunkhoz, nem engedhetjük, hogy bármi más elvonja róla a figyelmet. Egy kusza dián, amin bonyolult háttérkép előtt egy összetett grafikon látható, amit több soros magyarázat kísér, valamint a cég logója is agresszíven megjelenik valamelyik sarokban, szinte esélytelen, hogy a közönség tagjai ki tudják szűrni azt a lényegi tartalmat, amit élőbeszédben kihangsúlyozunk. Szerkesszük hát úgy a diáinkat, hogy szűntessük meg a zajt (irreleváns információkat), ami a jelet (a lényegi, releváns információkat) elnyomja. Ilyenkor az is előfordulhat, hogy relatív fontos információkat kell kihagynunk a diákról, de amennyiben ez feltétlenül szükséges ahhoz, hogy a legfontosabb, legfőbb üzenet teljes bizonyossággal eljusson a közönséghez, akkor meg kell hoznunk ezt az áldozatot. A zaj eltávolítása az első lépés az egyszerűség és ezáltal a könnyebb megértés felé. A „zajos” információközlés egyik tipikus példája a 3D diagramok használata. A háromdimenziós perspektíva semmilyen releváns információt nem hordoz magában, ellenben könnyedén elvonja a figyelmet a lényegről, magukról az adatokról, vagy torzítva mutatja be azokat – és még a dizájn sem tesz hozzá az élményhez, figyelembe véve napjaink

minimalista

törekvéseit.

Prezentációinkban

ezért

ajánlatos

mellőzni

használatukat. Az egyszerűség27: Diáink megtervezésekor mindig igyekezzünk a közönség fejével gondolkodni és szemével látni. Próbáljuk meg munkánkat külső szemmel nézni, hiszen az, amiről mi előadást tartunk, az számunkra természetesen teljesen nyilvánvaló és egyértelmű, hallgatóink számára azonban lehet, hogy teljesen új információ. Ebből kifolyólag mi az összetettebb gondolatmeneteket és vizuális tartalmakat is lényegesen hamarabb megértjük, a laikus számára azonban a mi észjárásunk túl gyors és bonyolult lehet. Igyekezzünk hát arra törekedni, hogy fő üzenetünket a lehető legegyszerűbb módon, lassan adagolva közöljük. Hiszen feltehetjük magunknak a kérdést: melyik eshetőség a jobb, ha bonyolult és mély gondolatmeneteket mutatok be komplex ábrákkal és 26 27

PreZENtáció 134. oldal PreZENtáció 115. oldal

26

grafikonokkal, de alig értik azt meg páran, vagy, ha inkább ugyan leegyszerűsítem kicsit a mondanivalómat és az interpretációt, de azt a nagy többség tisztán megérti. Az előadásunknak ne az legyen elsősorban a célja, hogy a témával kapcsolatban mindent próbáljunk meg elmondani, hiszen ez az idő szűke és a hallgatók befogadóképességének korlátai miatt szinte képtelenség. Igyekezzünk inkább csak a legfőbb gondolatokat átadni és az érdeklődést felkelteni! A hallgató ezután már maga foglalkozhat tovább a témával, amennyiben azt úgy kívánja. Ennek a legegyszerűbb módszere az, ha az egyes diákra minimális mennyiségű információt helyezünk el, valamint nem szabad ragaszkodnunk ahhoz, hogy mindenképpen használjunk verbális tartalmakat. Az ember alapvetően vizuális lény, tehát az őt éri ingerek közül leggyorsabban és leghatékonyabban a képi információkat fogja fel - az emberi percepció című fejezetben már ki is tértem erre. Hagyjuk hát a verbális információkat saját élőbeszédünkbe, a vizuális megjelenítőnk pedig főképp csak képi információkat jelenítsünk meg, amik segítik a megértést és az emlékezést. Az elmondott és a képi információk egymással minden esetben legyenek koherensek, azaz erősítsék egymást! Ezt a dizájn világában a képdominancia elvének28 hívják. Méret és kontraszt: Használjunk hát minél több képet a prezentációnk elkészítésekor, és tegyük azokat dominánssá az összképben. Ahelyett, hogy a kulcsmondat mellé kicsiben beszerkesztjük, inkább tegyük ki a dia teljes nagyságában, és az esetleges szöveget (vagy éppen számot) helyezzük el a képen belül. Amikor vizuális tartalmakat használunk, gondolkodjunk mindig nagyban, vagyis használjuk ki a lehet legnagyobb teret! Amennyiben egy gondolategységhez több képi illusztrációt szeretnénk használni, az sose tegyük meg egy dián, hanem inkább bontsuk több diára! Sokkal szemléletesebb az, ha egyszerre csak egy képet vetítünk, de azt teljes képernyőn, mintsem, ha egy diára egyszerre három-négy kisebb képet helyeznénk. Ami nagyobb, azt jobban látjuk, jobban megértjük, valamint egy kép lényegesen részletgazdagabban jelenik meg teljes képernyőn, mint pusztán a kijelző egy részén. Ehhez természetesen megfelelő minőségű (alapesetben minimum 800x480 felbontású) képekre van szükség, de az interneten ilyeneket szerencsére szép számmal lehet találni. A feliratokat, rövid adatokat tekintve szintén próbáljunk meg minél nagyobb betűket, illetve számokat használni. Ezt egészen extrém, a képernyőt majdnem teljes egészében 28

Forrás: Lidwell, Holden és Butler, Universal Principles of Design, Rockport Publishers, 2003

27

kitöltő szintig is elvihetjük. A feliratok tekintetében a karakterek számát tartsuk a minimális szinten, a karakterek nagyságát illetően viszont igyekezzünk minél nagyobban gondolkodni. Nézzünk egy szemléltető példát! A diára azt szeretném kiírni, hogy „Magyarországon a felnőtt férfiak mintegy 40%-a dohányzik”, akkor ahelyett, hogy az egész mondatot kiírnám, mindössze kiemelem a legrelevánsabb információt, a 40%-ot, és csak ezt a három karaktert helyezem el a dián nagy méretben. Illusztráció gyanánt a háttér teljes egészébe keresek egy képet, ami egy dohányzó férfit, vagy mindössze egy égő cigarettát ábrázol. A dián meg nem jelenő információkat élőbeszédben mondom el. A dia fő üzenete, a hatalmas 40%, így egészen biztosan meg fog maradni a hallgatóságunkban. A diák kivitelezésénél nagyon fontos a háttérként szolgáló Háttér

Felirat

fehér

fekete

a láthatóság. Alapelvként elmondható, hogy a háttér színeinek

fehér

vörös

használjunk inkább sötét színeket, míg a feliratok legyenek világosak.

fehér

zöld

fehér

narancs

fekete

narancs

fekete

sárga

fekete

vörös

fekete

világoskék

fekete

lila

sötétkék

fehér

sötétkék

sárga

sötétkék

világoskék

sötétkék

okkersárga

piros

fehér

színek, vagy képek és a rajtuk található feliratok megfelelő kontrasztja. Számos alkalommal láthatunk olyan példákat, amikor egyszerűen a helytelen színek megválasztásával szignifikánsan romlik

Nincsenek itt sem állandó érvényű szabályok, az a fontos, hogy mindig tekintsünk úgy diáinkra, minta külső szemlélők lennénk, és azokat csak most látnánk először. A jobb oldalt látható táblázatban néhány megfelelő kontraszttal bíró háttér-felirat színkombinációt ismertetek, amik minden esetben használhatóak! Esztétika: A diák megtervezésénél nem árt néhány esztétikai ismérvet is figyelembe vennünk. Ezek nagy része egy gyakorlott fotósnak, vagy grafikusnak egyértelmű lehet, a laikusnak viszont cseppet sem. A különböző objektumokat (képeket, feliratokat, ábrákat stb.) igyekezzünk úgy a diára szerkeszteni, hogy azok egyensúlyban maradjanak egymással, vagy a dia egyik oldala se váljon túlzsúfolttá. Értelemszerűen tehát, ha két objektumot helyezek el egy diára – és ennél több ugye nem is nagyon ajánlatos, akkor azokat a dia két átellenes pontjára tegyük. Segítségünkre lehet nekünk az úgynevezett „harmadolási szabály”. E szabály szerint képzeletünkben (vagy akár valóságosan is) osszuk a diát három egyenlő részre mind horizontálisan, mind vertikálisan két-két egyenes vonallal. Az így létrejött négy 28

metszéspontot használjuk fel arra, hogy objektumaink közepéül szolgáljon, vagy ha valamilyen hosszabb feliratot, például idézetet szeretnénk feltűntetni, akkor írjuk azt az egyik vízszintes vonalra. Az így létrejött kompozíciók természetességet és harmóniát fognak sugározni. A harmadolási technika ilyen szempontból sokban hasonlít az aranymetszés szabályára, ahhoz igen hasonló eredményt képes produkálni – lényegesen kevesebb matematikai művelet segítségével. Amennyiben az általunk felhasznált képen olyan objektum van, ami vizuálisan valamilyen irányt mutat (például egy oldalt fordult ember), azt mindenképpen helyezzük el úgy, hogy a dián maradó üres tér, vagy felirat felé nézzen. Az előző, „dohányos” példánkon szemléltetve: egy képet helyezek el a háttérben, amin egy férfi dohányzik balra fordulva. A képet tehát jobb oldalra helyezem el, hogy a férfi a dián fennmaradó üres tér felé nézzen. Az üres teret felhasználom az előre kiválasztott legrelevánsabb információ, a „40%” felirat elhelyezésére, amit kellően nagyra méretezve a dia bal oldalára helyezek. A férfi tekintete így a fő üzenetre mutat rá, így kiemelve azt. Ha az ellenkező irányba nézne, az nem keltene természetes hatást, és elvonná a figyelmet a feliratról. A handout: A korábbiakban már tisztáztuk, hogy a diára érdemes a lehető legkevesebb verbális információt helyezni. Vannak azonban olyan szituációk, amikhez elengedhetetlen, hogy a téma jobb átlátásához bővebb információkkal szolgáljunk a közönségünknek. Egy több száz adatot tartalmazó táblázatot, vagy grafikont nem tehetünk ki a diánkra, hiszen azon olyan aprók lesznek a karakterek, hogy abból a közönség semmit sem fog rendesen látni, és emiatt könnyen frusztrálttá válik. Ilyen esetekben érdemes a táblázatból, vagy a grafikonból egy, a legfontosabb adatokat tartalmazó kivonatot készítenünk, amit kivetítünk, az eredeti, teljes adathalmazt tartalmazó példányt pedig alternatív úton eljuttatni a hallgatóság számára. Erre kiváló lehetőséget nyújthat egy handout elkészítése, amit több példányban kinyomtatva elhozhatunk a prezentációnkra, majd az előadás végén kioszthatunk – ez azért fontos, mert, ha nem az előadás végén tesszük ezt meg, akkor a közönségünk könnyen a handout-unkat fogja vizsgálgatni, és nem pedig ránk figyelni. További veszélye a túl korai kiosztásnak, hogy a néző tévesen azt hiheti, minden információ ott van a kezében, miért kéne tovább hallgatnia az előadást. Pedig ez nem így van. A handout csak azokat az információkat tartalmazza, amik túl összetettek ahhoz, hogy teljes részletességgel beszéljünk róla, tehát mindig csak kiegészít! A handout ezen felül tartalmazhatja az előadás főbb pontjait, az előadó elérhetőségeit, következő előadásainak időpontját és helyszínét, egyszóval bármit, amit a nézőnek fontos 29

lehet megjegyeznie. A handout használatával azt is elkerülhetjük, hogy a közönség tagjai fölöslegesen jegyzeteljenek – a helyett is az előadásra tudnak koncentrálni.

A prezentációk megszerkesztésénél tehát elsődleges szempontunk az egyszerűség és az érthetőség. Az ember könnyebben értelmezi a vizuális ingereket, ezért a diákon használjunk minél több és nagyobb képet. Egyszerre ne alkalmazzunk több képet, inkább hozzunk létre több diát! Igyekezzünk nullára csökkenteni a diákon megjelenő irreleváns információkat (zajt), hogy a valóban fontosaknak maradjon kellő hely és nyomaték. A könnyebb megértést és további hangsúlyt a méretek és a kontraszt helyes használatával érhetjük el. Igyekezzünk a dián látható objektumokat úgy elhelyezni, hogy azok természetes hatást keltsenek. Kerüljük a disszonanciát – kivéve, ha azt szánt szándékkal alkalmazzuk! Amennyiben mindenképpen szükségünk van arra, hogy megosszunk a közönségünkkel egy nagy adathalmazt tartalmazó szöveget, táblázatot, vagy grafikont, akkor azt ne a diákon, hanem külön kinyomtatott handout-on tegyük meg, amit az előadás végén osszunk ki!

30

Tér

31

A szabad mozgás - a prezenter

A prezentációs szituációk talán egyik leggyakoribb negatív jellemzője, hogy az előadó a diák közti léptetés miatt egyszerűen beragad a számítógép mellé, és a klaviatúrát, vagy az egér gombját nyomkodva onnan tartja meg előadását. Ez a fajta helyhez kötöttség nagymértékben hátráltatja az előadót abban, hogy erős kapcsolatot építsen ki közönségével. Átmeneti megoldást nyújthat, ha a diák léptetései között ideiglenesen eltávolodunk a számítógéptől, azonban könnyen megtörheti prezentációnk dinamikáját, ha mindig vissza kell sétálnunk a klaviatúrához. Néhány esetben lehetőségünk nyílhat arra, hogy plusz „személyzettel” vitelezzük ki előadásunkat, tehát akad valaki, aki vagy felszólításra, vagy fejbólintásra lépteti számunkra a diákat. Ez a megoldás ugyan biztosítja számunkra a szabad mozgás lehetőségét, de könnyen megtörheti a prezentáció dinamikáját és folytonosságát, mivel az illető nem tudhatja előre pontosan, hogy mikor szeretnénk diát váltani - kivéve persze, ha az illetővel többször is előre végig próbáltuk az előadást. Szerencsére ezt a problémát már évekkel ezelőtt felismerték a téma szakértői, és megalkották a prezentációk távirányítóit, a prezentereket. A prezenter használatával merőben mássá válik a prezentációs szituáció, hiszen megszűnik a görcsös kapcsolat az előadó és a technika között. A prezenter segít abban, hogy tökéletesen uraljuk a diák léptetését, mindezt olyan láthatatlan módon, hogy az ne zavarja közönségünket az előadásunkra való koncentrációban. Az a lehetőség, hogy szabadon tudjunk mozogni előadásunk közben segít abban,

hogy előadásunk

természetesebbnek hasson, és jobban ki tudjuk használni az előadásunk tartalmi részén túlnyúló metakommunikációs eszközöket. Szabadon járhatunk a színpadon és szabadon használhatjuk kezünket, tehát lényegesen nagyobb gesztusteret biztosíthatunk magunknak az előadásunk során, ráadásul mindezt bármiféle megszakítás nélkül. Lehetőség nyílik számunkra (ha a helyszín is lehetővé teszi), hogy besétáljunk a közönség sorai közé, ezzel csökkentve a távolságot a hátrébb ülőkkel, ami által könnyebben be tudjuk őket is vonni előadásunkba. A prezenterek másik nagyon nagy előnye a szabad mozgás biztosításán kívül az, hogy segít a figyelmünk fókuszálásában. Ezt az által teszi, hogy amíg a klaviatúrát nyomkodó előadónak a tekintetét többször le kell szegeznie a megnyomandó gombokra, 32

majd föl a monitorra, hogy jó helyen jár-e éppen, a prezentert használó előadó úgy tudja váltani diáit, hogy közben mindvégig szemkontaktust tud tartani a közönség tagjaival, maximum egy gyors pillantást kell vetnie a vetítővászon irányába, hogy biztosan a megfelelő diát látja-e a közönség. Azzal, hogy nem kell állandóan a számítógéphez sétálnunk és gombokat keresgélnünk a klaviatúrán, hanem egyszerűen csak az előadásunkkal tudunk foglalkozni a prezentációnk alatt, több időt és energiát tudunk rászánni arra, ami valójában fontos: előadásunk témája, és az üzenete. A prezenter használata minden esetben lényegesen professzionálisabb hatást kelt a közönségben, mintha a számítógép mellett léptetnénk diáinkat. Nem véletlen, hogy a híresebb előadók és a neves konferenciák előadói minden esetben használnak prezentert az előadásaikhoz, amennyiben vizuális

tartalmakat

is

vetítenek.

Egy átlagos,

az

alapfunkciókat ellátó prezenter ára pár ezer forint. Aki tehát profi hatást keltő, igényes prezentációt szeretne tartani, az mindenképpen szerezzen be egyet - ha csak kölcsönbe is az előadás időtartamára.

A színpadi egyensúly

A prezentációs szituációban magát az előadás helyszínét, tehát azt a területet, amit az előadó az előadás időtartama alatt bejár, könnyedén összehasonlíthatjuk a színházi értelemben vett színpaddal, még akkor is, ha az fizikailag nincs élesen elkülönítve a hallgatóság ülőhelyétől, például egy tanteremben. Mivel maga a prezentációs szituáció is hasonlatos egy interaktív színházi előadáshoz, ezért annak attribútumait is felhasználhatjuk előadásunk

megtervezésekor,

illetve

kivitelezésekor.

Úgy

tekinthetünk

tehát

prezentációnkra, mint egy egyszemélyes színházi előadásra, amiben mi magunk vagyunk a színészek, vetített vizuális tartalmaink (diasorozatunk) és esetleges használati tárgyaink pedig a díszlet. Jómagam mintegy tíz éves színházi tapasztalattal rendelkezem a Botafogo táncegyüttes29 által, és az együttes művészeti vezetője, Dalotti Tibor mellett több egészestés darab elkészülését láttám és vettem részt bennük egészen a kezdetektől. Minden 29

http://www.botafogo.hu/

33

koreográfia elkészítésekor és az egyéb látványelemek elhelyezésekor elsődleges szempont a színpadon uralkodó egyensúly elérése. Ha a színpad egyik oldalán egyszerre túl sok ember állna, míg a másikon senki - tehát nagy lenne az üres tér -, a színpad „elborulni” látszana, ami, hogyha nem kerül gyorsan korrigálásra, a közönség tagjaiban könnyen diszkomfort érzetet kelthet. Ezt a vizuális hibajelenséget a tömegjelenetekben a színpadon tartózkodó táncosok egyenletes elszórásával, állandó térben történő mozgatásával, vagy egy szólista az ellentétes oldalra való felállításával oldhatjuk fel. Az ilyen fajta egyensúlyból való kilépés nem hiba, sőt, dramaturgia jelentőséggel is bírhat! Fontos azonban, hogy az ilyen szituációkat mindig oldjuk fel. Hasonló a megoldás abban az esetben is, amikor a színpadon egy szólista táncol, vagy egy pár das de deux-t (francia balett szakkifejezés, jelentése: két ember lépései, vagyis páros tánc) ad elő. Ez a színpadi szituáció már könnyedén összehasonlítható a prezentációs előadással. A táncos, illetve a pár, ilyenkor természetesen nem ragaszkodik ahhoz, hogy az egyensúlyt végig megtartva a színpad legközepén maradva adja elő a koreográfiát, ehelyett folyamatosan mozog a térben, de ügyel arra, hogy a színpad minden pontján közel egyenlő időt töltsön el. Így összességében a közönség egy kiegyensúlyozott, az egész teret betöltő koreográfiát tekinthet meg, mintha csak egy tömegjelenetet látott volna. A színpadon való egyensúly kialakításánál tehát tekintettel kell lennünk mindazokra, akik még rajtunk kívül a színpadon tartózkodnak és osszuk el velük úgy a teret, hogy a színpad egyik irányba se „billenjen el”, vagy, ha egyedül tartunk előadást (ami a leggyakoribb prezentációs forma), akkor mi magunk igyekezzünk betölteni a teret azáltal, hogy mozgásban maradunk. Ez az alapszituáció természetesen csak a vizuális tartalmakat nem használó prezentációkra alkalmazható ebben a formában. Amennyiben használunk ilyen eszközöket, abban az esetben némileg át kell formálnunk ezeket a gondolatokat. A prezentációnk „díszletét” képző vizuális megjelenítőre úgy kell tekintenünk, mintha egy statikus szereplőtárs lenne a színpadunkon. Azért írom azt, hogy statikus, mert ugyan technológiailag elképzelhető egy olyan szituáció, amiben ezt a megjelenítőt (tehát a vásznat, magát a vetítést, monitort stb.) mozgassuk előadásunk során, jellemzően mégsem tesszük ezt, hiszen ez nagyban megnehezítené a közönségnek a megjelenített tartalmak megértését, ezen felül technikailag is körülményes a kivitelezése, egyszóval teljesen fölösleges. Tehát fogadjuk el, hogy a megjelenítő az előadás egész időtartama alatt egy helyben fog maradni. A megjelenítő elhelyezkedését illetően alapvetően három jellemző

34

szituációt különíthetünk el: a megjelenítő a színpad hátsó részének közepén, vagy egyik oldalán helyezkedik el, illetve két megjelenítő van elhelyezve a színpad két oldalára. Láttam már olyan prezentációt is, ahol három megjelenítő volt fölszerelve, hátul középen egy nagyobb, továbbá a színpad két oldalán két kisebb. Ez utóbbi kivitelezés esetén azonban ugyanazokat az irányelveket érdemes követnünk, mint a legelső szituációban, tehát mintha a két oldalsó megjelenítő ott sem lenne.

1. A megjelenítő a színpad hátsó részének közepén helyezkedik el

Gyakori prezentációs szituáció, számos konferencia és csúcstalálkozó kedvelt berendezési formája. Ennek oka az, hogy a lehető legnagyobb szabadságot nyújtja az előadónak a színpadon. A színpadkép nyugalmi, egyensúlyi helyzete akkor jön létre, amikor az előadó pontosan a színpad közepén helyezkedik el, a megjelenítő előtt, vagy alatt. Innen bármelyik irányba szabadon kiléphet, például akkor, ha egyensúlyi helyzetben részben takarja a megjelenített vizuális tartalmat. A hallgatóság figyelmét ezúton könnyedén irányíthatja maga és a megjelenítő között, ha a figyelmet vissza szeretné magára terelni, egyszerűen csak besétál ismét a színpad közepére, visszaállítva az egyensúlyi helyzetet. Ügyelnünk kell azonban arra, hogy amennyiben bármely irányba kilépünk a megjelenítő elől, ne mindig ugyanabba az irányba tegyük azt! A gyakorlott előadók rendszerint a színpad teljes hosszában fel-alá szoktak sétálni az ilyen típusú prezentációs szituációkban, így fenntartva az egyensúlyt. Ebben az esetben tehát a legritkábban maradhatunk csak statikusak, érdemesebb állandó mozgásban lenni. Ez nehézsége ugyan ennek a megoldásnak, de segít abban, hogy természetesebben, és direktebben adhassunk elő, hiszen az állandó helyváltoztatással változtathatjuk beszédünk irányát, fókuszát is, mintegy minél több embert közvetlenül megszólítva.

35

2. A megjelenítő a színpad hátsó részének jobb, illetve bal oldalán található.

Szintén igen gyakori installáció, általában a tantermeket szerelik fel ilyen módon (kivéve a nagyobb előadókat). Amennyiben a megjelenítő színpadunk valamelyik oldalán található, az az előtti területet érdemes elkerülnünk prezentációnk

alatt.

Az

előadás

tartamának

túlnyomó

többségében

tartózkodjunk a színpad átellenes oldalában, mozgásunkat korlátozzuk e pont és a színpad mértani közepe közötti területre. Ilyen helyzetekben több időd tölthetünk statikus állással, hiszen mozgásterünk részben korlátozva van. Az előző esethez hasonlóan ebben a helyzetben is ajánlott a fel-alá sétálás, csak itt nem a színpad teljes hosszán tesszük azt. Mozgásunk két végpontján töltsünk el több időt statikusan, így nem fog mozgásunk túl kapkodónak, és ezáltal természetellenesnek tűnni.

3. Két megjelenítő van elhelyezve a színpad két szélére

Meglehetősen ritka és speciális szituáció, nagyobb előadótermek sajátja. Olyan felsőoktatási installációk esetében jellemző, ahol a színpad hátsó részén írásra alkalmas tábla van elhelyezve. Prezentációnk szempontjából az első két eset hibrid megoldását kell tekinteni, tehát szabadon használhatjuk a két megjelenítő felület közötti területet, de eléjük belépni és hosszasan ott tartózkodni semmiképp sem ajánlott. Színpadunk méretét tehát a két megjelenítő közti távolság határozza meg, ezen belül szabadon mozoghatunk. Ezt a területet is érdemes az első megoldásban ismertetetteknek megfelelően bejárni a természetesebb előadás, és a hatásosabb interakció érdekében, mivel azonban nincs lehetőségünk arra, hogy bármilyen módon elvonjuk a megjelenített tartalmakról a figyelmet - tehát nem állunk elé -, hosszabb statikus előadási szakaszokat engedhetünk meg magunknak.

36

Összegezve tehát megállapíthatjuk, hogy az első, klasszikus szimmetrikus prezentációs szituációban nagyobb mozgásteret kapunk, ami által erősebb kapcsolatot tudunk kialakítani hallgatóságunkkal, viszont szinte állandó mozgásban kell tartanunk magunkat annak érdekében, hogy ne bomoljon meg hosszú időre az egyensúlyi állapot. Ezzel ellentétben a második, klasszikus aszimmetrikus prezentációs szituációban kisebb mozgásteret kapunk ugyan, de nagyobb lehetőségünk van hosszabb ideig statikusan állni. A harmadig, hibrid megoldásban a két eset köztes verzióját fedezhetjük fel, tehát némileg korlátozzuk a mozgásterünket, de meghagyjuk a lehetőséget arra, hogy hosszabb ideig statikusak maradjunk. A legtöbbször ugyan nekünk magunknak kell a prezentációs szituációhoz alkalmazkodnunk, amennyiben azonban lehetőségünk nyílik a projektor (vagy projektorok) szabad elhelyezésére, akkor a fentieket figyelembe véve saját igényeinkhez tudjuk szabni az installációt.

Akadálymentesítés30

Bizonyára mindannyian láttunk már olyan prezentációkat, vagy előadásokat, amelyben az előadót valamilyen fizikai akadály, például egy monitor, egy asztal, vagy egy pulpitus miatt nem, vagy csak részben láttuk (a fényerőről bővebben később, az interakció című fejezetben írok). Az ilyen jellegű vizuális akadályok jelentős részét ki tudják takarni testünknek, arcunknak és gesztusterünknek is, ami szignifikánsan csökkentheti e nonverbális kommunikációs csatornák használatának sikerességét. Amennyiben nem vagyunk láthatóak közönségünk tagjai által, joggal hihetik rólunk azt, hogy valamiért nem vállaljuk föl azt, amit mondunk, vagy éppen nem vagyunk biztosak abban. Ez minden esetben a hitelességünk megkérdőjelezéséhez vezethet, ami egyet jelent a biztos kudarccal. Igyekezzünk hát minden vizuális akadályt eltávolítani, ami közénk és hallgatóságunk közé állhat. Ez természetesen nem jelent egyet azzal, hogy át kell rendeznünk azonnal a termet, sokszor elég megtennünk annyit, hogy kisétálunk a számítógépet tartó asztal, vagy állvány elé. Így nem csak hogy könnyebben tudunk majd kapcsolatot létesíteni a közönség tagjaival, de lényegesen nagyobb mozgásteret is biztosítunk magunknak.

30

A meztelen előadó 122. oldal

37

Prezentációnk megtartása során amellett, hogy igyekszünk elhárítani a megértést gátló vizuális akadályokat, alapvető érdekünk az, hogy a lehető legkisebbre csökkentsük a távolságot köztünk és hallgatóságunk között. A távolság csökkentésével erősíthetjük bizalmi viszonyunkat, ezáltal sokkal nyomatékosabbá téve mondanivalónkat. A kommunikáló felek diszkrét közelsége mindig is barátságosabb légkört szül, ami érdekesebbé és hihetőbbé teszi üzenetünket. A távolság csökkentésére két gyakran alkalmazott technikája is ismeretes: a színpadnak egészen a legelejére kiállunk előadásunk közben, valamint mi magunk is besétálhatunk a közönség sorai közé. Az előadó és közönsége közti távolságot azonban értelemszerűen nem csak az előadó helyváltoztatásával lehet elérni. Számos prezentációs szituációt láttam már, amiben a nézőtér ülőhely-kapacitása lényegesen nagyobb volt, mint a közönség tagjainak száma. Ez jellemzően azt eredményezi, hogy a hallgatók messzebb ülnek le egymástól, a rendelkezésre álló helyeken elszórva. Kiváltképp igaz ez abban az esetben, ha a közönség tagjai kevésbé, vagy egyáltalán nem ismerik egymást. Ilyenkor mindenképpen érdemes a prezentáció elkezdése előtt felszólítani hallgatóságunkat, hogy jöjjenek előrébb és foglaljanak helyet a színpadhoz közelebb. Ez a technika több, számunkra előnyös következményt von maga után. Először is a közönség tagjai közelebb fognak kerülni hozzánk, ami megkönnyíti a kapcsolatteremtést és ezáltal a kommunikációt. Másrészt azt is eredményezi, hogy a közönség tagjai is közelebb fognak ülni egymáshoz, ami egy koherensebb, egymás rezdüléseit könnyebben átvevő közönség-egységet eredményez. Ha például előadásunk során elmondunk egy rövid humoros történetet, a nevetés lényegesen könnyebben elterjed a hallgatóság tagjai között, ha azok szorosabban egymás mellett ülnek, mintha szétszórva ülnének a teremben. A mellettünk ülő érzelmeit könnyebben adoptáljuk, mint a tőlünk méterekre lévő emberét. A koherens közönség ezen felül könnyebben működik együtt (például szituációs játékokban), hosszabb ideig és aktívabban képes koncentrálni, valamint bátrabban tesz föl kérdéseket. A sikeres prezentációs szituáció tehát nagymértékben függ az előadó és a közönség fizikális viszonyától. Közvetlenül az előadás előtt igyekezzünk úgy előkészíteni a nézőteret és színpadunkat, hogy a kommunikációs csatorna útjába semmilyen fizikai akadály se kerüljön, valamint igyekezzünk a kommunikáló felek közti távolságot a lehető legkisebbre csökkenteni. Ebben – a közönség összetételét és az előadó-közönség viszonyt figyelembe

38

véve – bizonyos esetekben a közönség tagjai is aktívan segítséget nyújthatnak. Ne féljünk hát felszólítani őket erre!

„Láthatatlan” technika

A prezentációk kezdetét rendszerint a következő képsor jelzi a vizuális megjelenítőn: szép lassan, komótosan elindul a Windows, néhány szövegbuborék jelzi nekünk, hogy elérhetőek a legújabb frissítések, megjelenik pár hibaüzenet és súgófelület, amiket az előadó gyorsan a jobb fölső sarokban lévő kis x-el megpróbál bezárogatni. Amennyiben az előadó saját számítógépet használ, akkor ezen a ponton általában megtekinthetjük az asztal háttérképének beállított nyaralásos fotót is. Ha a rendszer nagy nehezen fölállt, az előadó behelyezi pendrive-ját a számítógép egyik USB csatlakozójába, megvárja, míg az eszköztelepítő végigfut, megnyitja a stick tartalmát, majd duplán rákattint a kívánt prezentációs fájlra. Ekkor nagy nehezen elindul a PowerPoint, amiben a bal oldalon az első pár diát előre megtekinthetjük (nehogy valamilyen meglepetés érjen minket), a képernyő közepén pedig az első diát láthatjuk nagyban. Az előadó megnyomja az F5-ös billentyűt és a prezentáció végre kezdetét is veheti. A közönség fele pedig már ezen a ponton elvesztette az érdeklődését az előadás iránt. A fent leírtak ugyan a prezentációk elkezdésének igazi állatorvosi lovát hivatottak megmutatni, mégis meglepő, hogy milyen gyakran találkozhatunk ezekkel a jelenségekkel. A közönség nem azért jött el előadásunkra, hogy a köztünk és a technika közti harcot megtekintse, hanem azért, mert kíváncsi arra, amit el akarunk mondani. Egy ilyen kezdés tehát könnyen elvonhatja a figyelmet a lényegről, valamint a legkevésbé sem nyújt professzionális hatást. Sajnos az átlagos előadóban nem is merül fel, hogy másképp is lehet ezt csinálni, pedig tekintsük csak meg a nevesebb előadók prezentációt és számoljuk össze, hogy hány, a fentiekben leírt fölösleges technikai malőrrel untatják a hallgatóságukat. Mondhatjuk azt is természetesen, hogy ők szakértők, vagy, hogy profi crew áll mögöttük, akik minden technikai feladatot elvégeznek helyettük, nekik csak előadniuk kell. Meglehet, hogy bizonyos esetekben ez így van, de ahhoz, hogy a prezentációnk valóban a megjelenítendő vizuális tartalom első lényeges mozzanatával kezdődjön, vagyis a közönség legelsőként az első diánkat lássa, nem kell informatikai, vagy elektronikai 39

zseninek lennünk. A következőkben kettő, nagyon is egyszerű technikát fogok leírni, amivel ezt könnyedén elérhetjük - még ha teljesen laikusak, vagy kezdők vagyunk, akkor is. Először is fontos tisztáznunk magunkban azt a tényt, hogy a terem berendezései fölött direkt, vagy indirekt módon mindig az előadó rendelkezik! Tehát mi határozzuk meg, hogy mikor mit kapcsolunk föl, vagy le, mikor kapcsolunk valamit ki, vagy be, mikor sötétítünk be, vagy, hogy hogyan rendezzük be a teremben a székeket, asztalokat stb. Ezek a tényezők mind jelentőséggel bírhatnak! Amennyiben tehát nem szeretnénk, hogy közönségünk végignézze, ahogyan a prezentáció elindítása előtt megvívjuk - szinte elkerülhetetlen - harcunkat a számítógép operációs rendszerével és egyéb szoftvereivel, egyszerűen ne mutassuk meg nekik, vagyis csak akkor kapcsoljuk be a vizuális megjelenítőt, amikor már elindítottuk a prezentációnkat, és a képernyőn semmi más nem látszik, csak előadásunk első diája. Habár ez projektorok esetében ez némi időveszteséget jelenthet, hiszen az izzónak akár egy perc is kellhet ahhoz, hogy üzemi hőmérsékletre melegedjen, és látható képet produkáljon, azonban apró befektetés ez ahhoz képest, amit a fölösleges információ által elvesztett figyelem okozna. Többször megfigyeltem továbbá, hogy az előadók a prezentáció megkezdéséig erősen szuggerálják a számítógép monitorát, mintha ezzel bármit is gyorsíthatnának a folyamaton. Ezt rendszerint néhány rosszalló pillantás és halk átkozódás kísér, amivel jelzik a közönségnek, hogy a késedelem egyáltalán nem az ő hibájuk, hanem csak és kizárólag a számítógépé. Ez azonban inkább felhívja a figyelmet a problémára, mintsem elterelné arról. Pedig ez lenne a logikusabb lépés. Hagyjuk hát kikapcsolva a projektort és hagyjuk a számítógépet békén, amíg fel nem áll a rendszer. Ezt az időt ugyanis számtalan másra felhasználhatjuk, akár el is kezdhetjük prezentációnkat, például azzal, hogy kérdéseket teszünk föl a közönségnek, amikről aztán lassan rá tudunk kanyarodni a témánkra. Eközben néha rálesünk a monitorra, hogy éppen hogy áll a számítógép a betöltésben. Így mire elkezdődhet a vetítés, tehát maga a prezentációs tartalom megjelenítése és a témában való elmerülés, máris közvetlenebb kapcsolatba kerülhettünk a közönségünkkel és felkelthettük érdeklődésüket a témában. Láthatjuk, hogy akár saját hasznunkra is fordíthatjuk azt a holtidőt, amit a technika beüzemelés más esetben elvenne tőlünk. A következő technikát nemrégiben ismertem meg magam is, amikor komolyabban elkezdtem foglalkozni a prezentációk témakörével, egész pontosan maga a MS PowerPoint

40

program tüzetesebb vizsgálata közben jöttem rá. Ezt a nagyon egyszerű technikát minden esetre ajánlom, de kiváltképpen akkor lehet hasznunkra, amikor a számítógép, amiről a prezentációnkat megjelenítjük, már be van kapcsolva, például ha nem mi vagyunk az első előadók az eseményen. A PowerPoint prezentációk alapbeállított kiterjesztése a PPT, amit később (az Office 2007-es kiadásától kezdve) átvett a némileg több funkciót hordozni képes PPTX fájlformátum. Ezen kívül az Office 2010-es kiadása mintegy 25 formátumban képes még elmenteni a prezentációnkat, amik közé beletartozik számos dokumentum, kép és videó formátum, ugyanúgy, mint más szoftverek (például az OpenOffice) saját formátumai, vagy a PDF kiterjesztés. A felsorolásban azonban észrevettem egy, az alapkiterjesztéshez egészen hasonló formátumot, amit a Microsoft PowerPoint Slideshow kiterjesztésnek, rövidítve PPS-nek, vagy az újabb verziókban PPSX-nek nevezett el. A két formátum tartalmilag nem különbözik egymástól (méretben is egészen hasonlóak), a különbség abban van, hogy a PowerPoint szoftver milyen módon nyissa meg őket. Az alap PPT (PPTX) kiterjesztésű fájlokat, a program - összes funkcióját rendelkezésünkre bocsátva -, szerkesztő módban nyitja meg, így lehetővé téve a prezentációnkban bármiféle változtatást. Az így megnyitott prezentációs fájlokat a „Diavetítés” gomb, vagy az F5-ös billentyű megnyomásával indíthatjuk el. Az elindított prezentáció utolsó diájához érve, vagy az ESC gomb megnyomásával a PowerPoint visszalép a szerkesztési nézetbe. Ezzel ellentétben, ha PPS (PPSX) fájlt nyitunk meg, akkor a PowerPoint azonnal elindítja a diavetítést, a prezentáció végeztével, vagy az ESC gomb megnyomásával pedig azonnal kilép a programból. Ez a módszer tehát tökéletesen alkalmas arra, hogy időt spóroljunk, valamint, hogy nézőink ne láthassanak bele előre a prezentációnk alatt vetítendő diákba, így megtartva a meglepetés erejét. Előadásunk színvonalán tehát nagyban emelhetünk azáltal, hogy a vizuális megjelenítőt csak akkor kapcsoljuk be, amikor már első diánk látszódik csak a képernyőn, illetve (amennyiben PowerPointtal dolgozunk) azzal, hogy elkészült prezentációs fájljainkat nem PPT (PPTX), hanem PPS (PPSX) formátumban mentjük el. Ezzel a két egyszerű technikával lényegesen professzionálisabbnak fog hatni majd előadásunk, amivel több figyelmet és nagyobb elismerést tudunk majd elérni.

41

A hang31

A prezentációs szituációban kiemelt fontosságú, hogy beszédünket a közönség minden tagja tökéletesen hallja. Akár szubjektív, akár objektív okok miatt akadályoztatva van a beszéd általi kommunikáció az előadó és hallgatói között, az minden esetben negatív hatással lesz a megértésre és ezáltal a prezentáció sikerességére is. Az előforduló akadályokat és zajjelenségeket, valamint azok elhárítását az orális kommunikáció 3+1 összetevőjénél32 külön-külön fogom megvizsgálni. 1. A küldő, vagyis az előadó leggyakrabban elkövetett hibája az, hogy nem használ kellő hangerőt a prezentáció időtartama alatt. Ez nem jelent feltétlenül egyet azzal, hogy nem beszél kellően hangosan, okozhatja az is, hogy a bebeszélendő tér túl nagy, vagy olyan rossz az akusztikája, hogy az nagyobb hangerőt kíván meg. Természetesen a nagyobb közönség előtt tartott,

vagy

nyilvános

beszédek

tartásánál

elvárás,

hogy

kellő

határozottsággal, és ezáltal megfelelő hangerővel tudjunk beszédben megnyilvánulni. Előfordul azonban, hogy még kellő hangerő mellett sem hallja mindenki a helyiségben, amit mondunk. Ilyen esetekben mindenképpen szükségünk van arra, hogy hangunkat valamilyen módon felhangosítsuk, vagyis mikrofont használjunk, ha azt a technikai feltételek is lehetővé teszik. Fontos, hogy sose használjunk kézi mikrofont, mivel az lefoglalja egyik kezünket és ebből kifolyólag korlátozza a gesztusterünket, vagy amennyiben állványon

van,

akkor

lekorlátoz

minket

mozgásterünkben.

Inkább

használjunk tehát csiptetős, vagy headset kivitelezésű mikrofonokat. A mikrofon használata megkímél minket attól, hogy túl hangosan kelljen beszélnünk. A túl hangos beszéd (vagy kiabálás) ugyanis drasztikusan csökkenti hangszínváltoztató és hangsúlyozó képességünket, amik az orális kommunikáció kulcsfontosságú tényezői. Használjunk tehát mikrofont, amennyiben szükség van rá, de figyeljünk oda, hogy teljesen természetesen beszéljünk bele, mintha ott sem lenne.

31 32

A meztelen előadó 94. oldal Küldő – csatorna - befogadó és a visszacsatolás

42

2. A csatorna zajjelenségei lehetnek például egy túl hangos gépezet a teremben, zúgó fénycső, a nyitott ablakokon bejövő utcazaj, vagy hangos esőcseppek stb. Amennyiben lehetőségünk van rá, akkor még az előadás kezdete előtt igyekezzünk megszüntetni ezeket a zajforrásokat (például csukjuk be az ablakot, vagy kapcsoljuk le a gépet, lámpasort, amennyiben nincs arra feltétlenül szükségünk stb.). Fontos, hogy nyugodt és csöndes környezetben tartsuk meg előadásunkat, hogy a figyelem teljes mértékben ránk tudjon irányulni. Amennyiben nincs lehetőségünk megszüntetni a zajforrás, keressünk alternatív lehetőségeket, például menjünk minél közelebb a közönséghez,

beszéljünk

valamivel

hangosabban,

vagy

használjunk

mikrofont. Ha a zaj nagyon zavaró lenne, a legjobb megoldás az, ha megpróbálunk másik helyszínt találni az előadásnak. Fontos viszont, hogy a helyváltoztatást még jóval az előadás előtt tegyük meg, és valamilyen módon értesítsünk minden érkezőt! 3. A befogadó, vagyis a hallgató érzékelését nem tudjuk közvetlen módon szabályozni, hiszen nem szólíthatjuk fel arra, hogy figyeljen. Csak annyit tehetünk meg, hogy megfelelő (zajmentes) környezetet teremtünk számára ahhoz, hogy a lehető legtöbb információt értse meg. Ezen felül alkalmazhatjuk a közelebb ültetés technikáját, ami segítheti abban a közönség tagjait, hogy jobban hallják az előadót. 4. A visszacsatolás, vagyis a közönség tagjainak orális megnyilvánulásait (legtöbbször kérdéseit) fontos, hogy nagyon körültekintően kezeljük. Igyekezzünk megteremteni azt az optimális környezetet a kérdező számára, amit mi magunknak is megteremtettünk. Bizonyosodjunk meg afelől, hogy a felszólaló kellő figyelmet kap a közönség tagjától, valamint, hogy mindenki tisztán érti e azt, amit mond. Ha a kérdező hangja nem elég hangos (vagyis túl bátortalan, vagy túl nagy az előadóterem), azt a

problémát

legegyszerűbben egy kézi mikrofon segítségével, vagy – ha ez nem áll rendelkezésünkre - a kérdés, hozzászólás elismétlésével oldhatjuk meg.

43

Ha a kommunikáció mind a négy összetevőjét sikerült maradéktalanul akadály- és zajmentesíteni, akkor biztosak lehetünk abban, hogy fizikailag semmi sem szab gátat a megértésnek. Innentől kezdve nem kell mással foglalkoznunk, csak a tartalommal, vagyis az előadásunkkal. A helyiség megfelelő előkészítése számos szempontból elengedhetetlen a sikeres prezentációs szituáció megteremtéséhez, ezért fontos az, hogy érkezzünk minél előbb a helyszínre és győződjünk meg arról, hogy minden tökéletesen működik (technikai berendezések), és nem fogja zavarni semmi, sem a közönséget, sem minket az előadás időtartama alatt.

44

Idő

45

Az idő, mint motivációs tényező33

Egy prezentáció elkészítése, hasonlóan az egyéb projektfeladatokhoz, jellemzően határidőre történik. A határidős munkák sajátossága, hogy a projektek elkészítőit nyomás alá helyezik, ami sokszor okoz belső feszültségeket és stresszt. A prezentációk elkészítésénél is hasonló a gyakorlat, ráadásul nem egyszer igen rövid időn belül kell felkészülnünk mind tartalmilag, mind technikailag egy-egy előadásra. Ilyen esetekben (egy idegesebb, feszültebb lelki állapotban) hajlamosabbak vagyunk arra, hogy a lehető legtöbb információt zsúfoljuk bele a prezentációnkba a legrövidebb idő alatt. Kihagyjuk a szelekció, a szűrés rendkívül fontos szakaszát. Az ilyen módon elkészült prezentációkat általában túlzsúfolt diák és felkészületlen előadók jellemzik. Ezek a látványosan összecsapott prezentációk tipikus estei. A szűkös határidő azonban nem feltétlenül jelent egyet azzal, hogy túl kevés időnk lenne kellően előkészülnünk az előadásunkra. Tekinthetjük egyfajta természetes szűrőnek is, ami segít minket abban, hogy figyelmünket koncentrálva használjuk, vagyis ne engedjük meg magunknak azt, hogy túl sok információt akarjunk átadni a közönségünknek. A szűkös határidő arra kényszerít minket, hogy a lényegre koncentráljunk, ezáltal egy egyszerű és letisztult prezentációt hozzunk létre. Még akkor is érdemes tehát határidőket szabnunk magunknak, amikor azokat nem külső tényezők határozzák meg. Egy sikeres és tapasztalt előadó az esetleges hosszabb rendelkezésre álló időt arra használja föl, hogy tovább tökéletesítse az előadás már meglévő részleteit, tehát arra tud koncentrálni, hogy az eddig meghatározott fő mondanivalót még hatásosabb módon tudja átadni a hallgatóságnak. Ezzel szemben a kevesebb gyakorlattal rendelkező előadók inkább további információkat tesznek bele az előadásba. Ezek a plusz információk azonban legtöbbször vagy irrelevánsak, vagy nem tartoznak szorosan az előadás legfőbb üzenetéhez, ezáltal elvonva a figyelmet a lényegről. A behatárolt időkorlát elősegíti továbbá a kreatív gondolkodást is. Amennyiben rengeteg idő áll rendelkezésünkre – és ez igaz a prezentáció készítés minden szakaszára -, akkor agyunk hajlamosabb „ellustulni”, tehát kevésbé lesz arra kényszerítve, hogy gyorsan és hatékonyabban működjön. Amennyiben azonban korlátoltak az időbeli lehetőségeink, agyunk magasabb sebességbe kapcsol, ezáltal több és általában véve jobb ötletet hoz létre. 33

PreZENtáció 51. oldal

46

Alakítsuk át tehát a gondolkodásmódunkat a határidőkről! Gondoljunk rá oly módon, mint természetes szűrő folyamat, ami arra motivál minket, hogy koncentráljunk a lényegre és hagyjunk el mindent, ami felesleges, vagy nem kapcsolódik szorosan a tárgyhoz. A rendelkezésünkre álló többlet időt fordítsuk inkább arra, hogy az előkészítés során meghatározott fő üzenetünket erősítsük, és mellőzük az irreleváns információk hozzáadását. Akkor is szabjunk tehát magunknak szigorú időkorlátot, ha azt nem külső kényszer miatt tesszük! Ez nem jelent azonban egyet azzal, hogy csapjuk össze a munkánkat! Ez segíteni fog minket abban, hogy egyszerűbb, lényegre törő prezentációkat készíthessünk.

„… sürgős munka és kreatív eredmény kéz a kézben járnak.” (Garr Reynolds)

A prezentáció időtartama

Számos olyan előadást hallgattam már végig, amik közben valamiért az volt az érzésem, hogy túl hosszúak. A legtöbb esetben ez valóban így is volt. Fontos az, hogy prezentációnk időtartamát tervezzük olyan módon, hogy az legyen egyensúlyban előadásunk központi mondanivalójának a komplexitásával. Amennyiben ez az üzenet egyszerű, vagyis egy egyszerű mondatban könnyen elmondható, akkor miért tartanánk róla egy 45 perces előadást? Az előadók hajlamosak azt hinni, hogy minél hosszabban beszélnek egy bizonyos témáról, annál jobban meg fog maradni az a hallgatók emlékezetében. A valóságban azonban ez éppen fordítva működik. A túl sok elhangzó irreleváns információ elnyomja a fő üzenetünket, ami így nem valószínű, hogy hosszú távon meg tud maradni a közönség tagjainak a fejében. Továbbá sokan úgy gondolják, hogy minél többet tudnak valamiről beszélni, annál hitelesebbnek fog tűnni az ő tudásuk mások szemében. Ez azonban csak azokra a szituációkra igaz, amikor tudományos előadást tartunk kizárólag olyan embereknek, akik egytől egyig az általunk bemutatott téma szakértői. Minden ellentétes esetben (sőt, talán azt is mondhatom, hogy minden egyes esetben) azt várják el tőlünk a hallgatóink, hogy szorítkozzunk a lényegre, tehát igyekezzünk elmondani a mondanivalónkat a lehető leggyorsabban. 47

Az idő a mai modern ember számára felbecsülhetetlen kincs. Mindenki számára fontos az, hogy idejét a lehető legjobban tudja magának beosztani annak érdekében, hogy a számára legkedvesebb dolgokra a lehető legtöbbet tudjon belőle szánni. Az ember ideje tehát nagyon érzékeny pont és ezt fontos, hogy észben tartsuk az előadásunk alatt. Túl hosszan tartott előadásunk alatt joggal érezheti bárki azt, hogy fölöslegesen raboljuk az idejét. Amennyibe a közönségünk így kezd érezni, akkor szinte biztosak lehetünk abban, hogy semmire nem fog emlékezni abból, amit elmondunk, vagy bemutatunk. Ehelyett végig csak bosszankodni fog és helyettünk az óráját fogja az előadás hátralevő részében nézni. Ezt elkerülendő igyekezzünk prezentációnkat a lehető legrövidebbre fogni! Ügyeljünk azonban arra, hogy ez ne tegyen semmilyen kárt az érthetőségben. Legyen tehát prezentációnk rövid, tömör, de semmiképp sem felszínes! Fő üzenetünk mindenképpen maradjon tökéletesen kivehető és megérthető! Némileg egyszerűbb a helyzetünk, ha előadásunknak előre megszabnak egy időkorlátot. Ezen sose nyúljunk túl, sőt, ha tehetjük, inkább fejezzük be valamivel hamarabb előadásunkat! Ez kellemes érzést fog kelteni a közönségünkben, amit agyukban tudat alatt párosítani fognak velünk és előadásunkkal. Ahelyett, hogy a témánkban mindenre kiterjedő, a lehető legátfogóbb előadást tartanánk, érdemesebb lehet bizonyos pontokat szándékosan kihagyni, tehát nem teljes körű bemutatót tartani. Ez – egy kellően előkészített prezentációs szituációban – felébreszti a kíváncsiságot a közönség tagjaiban. Ez arra fogja őket ösztönözni, hogy kérdéseket tegyenek föl, vagy ők maguk járjanak utána a témának mélyebben. Tehát gondolkodásra, a témával való foglalkozásra sarkallhatjuk őket. És végső soron ez lenne a célja a prezentációnknak. Most nézzünk meg egy klasszikus és egy modern példát egy húsz perces prezentáció időtartam szerinti felépítésére:

1. A klasszikus modell szerint: Az előadó nem ér a végére a mondandójának a húsz perc elteltével, de fontosnak tartja, hogy mindenképpen elmondja azt, amit tervezett, ezért növel a tempón és elkezdi pörgetni a slideokat, valamint a beszédtempóját is felgyorsítja. A kapkodós tempó nagyban rontja a megértést. A közönség tagjai tisztában vannak azzal, hogy az előadónak végeznie kellett volna már, ezért nyugtalanul elkezd mindenki fészkelődni a 48

helyén és többen az órájukra pillantanak. A többség elveszti a koncentrálóképességét, inkább azon idegesítik magukat, hogy miért rabolják az idejüket, mintsem az elhangzottakra figyelnének. Miután több perces csúszással az előadó végül elmondja az utolsó mondatát is, megkérdezi, hogy van e valakinek kérdése. A közönség (ezt mintegy végszónak tekintve) elkezd fölkészülni a távozásra, egyre nagyobb lesz a zajszint a teremben. Az előadó konstatálja, hogy tökéletesen elvesztette az irányítást a történések felett, és végleg megadva magát elköszön a hallgatóságtól. Ekkor a közönség tagjai sietve távoznak a helyiségből. 2. A modern modell szerint: Az előadó tudja, hogy kevés ideje van, ezért nagyon tömör előadást szerkeszt meg előre. Kiemeli azokat a főbb elemeket, amiknek mindenképpen el kell hangozniuk az előadás során, és sorra veszi azokat, amik adott esetben kihagyhatóak, átugorhatóak. Előadását ezek alapján építi föl. Fontos, hogy az idő múlásával tökéletesen tisztában legyen. Ezt egy óra, egy timer, vagy egy segítő segítségével könnyedén megteheti. Magára az előadásra nem szán többet, mint 15-16 perc. Ennyi idő alatt eléri, hogy fölkeltse a közönség érdeklődését és kérdéseket fogalmazzanak meg magukban. A fennmaradó pár percben arra bíztatja a hallgatóságot, hogy tegyék föl a kérdéseiket, és igyekszik a lehető legtömörebben megválaszolni azokat. A kérdés szekciót legkésőbb a 19. percben befejezi, majd tájékoztatja a hallgatóságot, hogy hol és milyen fórumokon tud további információkhoz jutni az adott témában, valamint közvetlen elérhetőséget is biztosít, amin keresztül hozzá tudnak kérdéseket és észrevételeket intézni. Az előadást ezután befejezi, tehát megköszöni a figyelmet, de pár percig még a helyszínen marad, ha még valaki esetleg szeretne személyesen kérdést intézni hozzá. Az előadásról így mindenki elégedetten távozhat.

A fenti két szemléltető példából levonhatjuk, hogy mind prezentációnk megtervezésénél, mind kivitelezésénél figyelembe kell vennünk a közönség igényeit és elvárásait, valamint minden esetben tiszteletben kell tartanunk egyik legérzékenyebb pontjukat, az idejüket.

49

A dinamika34

Az előadások sok esetben nem maga az elképzelés, vagy a téma miatt unalmasak, hanem a helytelen interpretáció miatt. Bármennyire lehet érdekes az, amiről beszélünk, ha azt túl egyhangúan, ingerszegényen adjuk elő. Prezentációnk megtervezése és kivitelezése közben tehát igyekezzünk megtörni a monotonitást, és a prezentációnkban helyezzünk el jól érzékelhető dinamikai váltásokat. Ne szorítkozzunk csupán arra, hogy felsorolásszerűen elmondjuk az előre elkészített, esetleg betanult információkat. Törjük meg a monotonitást egy-egy történettel, vagy példával. Ezzel szemléletessé és befogadhatóbbá tehetjük a száraz információkat, valamint hagyunk időt arra a közönségnek, hogy felfogja és kiértékelje az elhangzottakat, vagyis hogy önálló gondolatokat alkosson róla. A rövid intermezzo után pedig visszatérhetünk a prezentáció eredeti medrébe, és újabb információkat közölhetünk a közönségünkkel. A dinamikai váltások nem csak a megértés megsegítésében lehetnek hasznunkra, hanem dramaturgiai jelentőséggel is bírnak. Ha egy gyorsabb, feszesebb tempójú részt egy lassabb, higgadtabb hangvételűvel váltunk föl, az a közönségünkre is nyugtató hatással lesz, míg fordítva éppen az ellenkezőjét válthatjuk ki a hallgatóságunkból. Ezt akár saját mozgásunkkal is tovább erősíthetjük. Ha például a fel-alá sétálást egyszer csak abbahagyjuk, és hirtelen csöndben maradunk, akkor biztosak lehetünk benne, hogy a közönség tagjainak érzékei hirtelen kiélesednek, és amit ezután mondunk az mélyebben meg fog maradni bennük. Érezhetjük, hogy a dinamikai váltások tempója is kihatással van az előadásmódunkra. Nem mindegy ugyanis, hogy az egyik stílusból a másikba milyen gyorsan váltunk át. A hirtelen váltások ugyan kifejezetten hatásosak lehetnek, de túlzott használatuk erőltetetté teheti az előadásunkat. Azokat tehát csak kiemelt, és megfelelően megindokolt esetekben alkalmazzuk! A slideok dizájnját illetően már tisztáztuk, hogy a lehető legkevesebb verbális információt tartalmazzák, inkább csak illusztrációként használjuk őket, illetve a gondolatmenet legrelevánsabb adatának kiemelésére. Ez a technika maga után vonja azt is, hogy a komplexebb gondolatmeneteket több slidera bontsuk fel, ezáltal egy slide nem lesz túl hosszú ideig kivetítve, mivel tovább kell lépnünk a következőre a prezentáció 34

A meztelen előadó 144. oldal

50

előrehaladtával. Ez többek között azért is fontos, mert ha a vetítésen a kép túl hosszú ideig statikus, az szintén unalmasnak hathat a közönségünk számára. Ügyeljünk tehát arra, hogy csak azok a slideok maradjanak hosszabb ideig kivetítve, amik kellő mennyiségű vizuális ingert tartalmaznak (például képek grafikonok), vagy a rajta szereplő információ kiemelt fontosságú (például egy mottó, vagy egy fontos számérték, vagy évszám stb.). A kevésbé fontos információkat

tartalmazó slideokat

léptessük tovább

mihamarabb, vagy

alkalmazzuk a „black screen” 35technikát.

PechaKucha 20x2036 - és alkalmazási lehetőségei

2003 februárjában rendezte meg első alkalommal Astrid Klein és Mark Dytham a mára már világhírnévnek örvendő PechaKucha rendezvényt Tokyoban. Az eredeti ötlet szerint csak egy rendezvényt szerettek volna, de olyan sikeresnek bizonyult, hogy mára már több mint 300 városban (köztük Budapesten is) rendezik meg az úgynevezett PechaKucha Night rendezvényeket, amiken gyakorlatilag bárki tarthat prezentációt, az egyetlen feltétel az, hogy tartsa be a PechaKucha prezentációk formátumbeli megkötéseit. A mozgalom alapjául szolgáló ötlet kitalálói építészek voltak (mindketten egy Klein Dytham nevű cégnél dolgoztak), és alapvetően azt a problémát szerették volna orvosolni, hogy az építészek ne tartsanak órákig tartó unalmas prezentációkat – amik elmondásuk szerint nagyon is jellemzőek voltak akkoriban. Ezért találták ki a PechaKucha prezentációs formátumot, ami annyit jelent, hogy az előadó összesen húsz slideot használhat föl a prezentációjához, és mindegyik slide pontosan csak húsz másodpercig marad látható, azután továbbugrik a következőre. Egy PechaKucha prezentáció tehát minden esetben 20x20 másodpercig, vagyis hat perc negyven másodpercig tart. A slideok automatikusan ugranak mindig előre, visszalépésre nincsen lehetőség! A módszer zsenialitása abban rejlik, hogy ahhoz, hogy egy ilyen jellegű prezentációt sikeresen elő tudjunk adni, pontosan tudnunk kell, hogy miről szeretnénk beszélni, és mindazt

35 36

a

lehető

leglényegretörőbben

kell

megtennünk.

Nincs

idő

bonyolult

Bővebben „A figyelem irányítása – a „Black Screen” technika” c. fejezetben http://www.pecha-kucha.org/

51

gondolatfejtésekre, vagy túlkomplikált, többszörösen összetett mondatokra, csak a legfontosabb információk közlésére. Reynolds elgondolása szerint37 aki nem tudja ilyen módon összefoglalni azt, amiről beszélni szeretne, az ne is vágjon bele a prezentációba, hiszen garantált a bukás. A feszített tempó előhozza belőlünk azt a fajta előadásmódot, amit általánosságban véve is érdemes használnunk. Ezen okból jutott az az eszembe, hogy a módszert kiválóan lehetne alkalmazni főiskolás, vagy egyetemi hallgatók iskolai prezentációihoz. Ha a hallgató képes egy ilyen feszített struktúrájú prezentációban sikeresen előadni azt, ami a feladatban meg lett adva, akkor biztosak lehetünk benne, hogy kellően felkészült a témából és eleget foglalkozott magával az előadás megtervezésével és begyakorlásával is. Ezzel továbbá értékes perceket nyerhetünk a tanórák számára, amit további ismeretek átadására, vagy több előadás meghallgatására használhatunk fel. A fenti PechaKucha szabályrendszert természetesen szabadon alakíthatjuk igényeink és elvárásaink szerint, vagy a témák komplexitásához igazítva.

Számos szempontból fontos tehát az idő, mint tényező kontroll alatt tartása a prezentációs szituáció szemszögéből. Ha kicsúszik a kezünkből, akkor szinte biztosak lehetünk abban, hogy valamilyen módon káros hatással lesz az előadásunk kimenetelét illetően. Ne feledjük, az embernek az ideje az egyik legérzékenyebb pontja. Tartsuk tehát kellő tiszteletben! Alkalmazkodjunk tehát minden esetben az időkorlátokhoz, ha pedig nincs ilyen, akkor hozzuk létre azokat magunknak. Előadásunkat inkább fejezzük be pár perccel előbb, mint később! Prezentációnk során ügyeljünk a dinamikai váltások használatára, mert azokkal megtörhetjük a monotonitást, valamint fontos dramaturgiai hatásokat gyakorolhatunk a közönségre.

37

PreZENtáció 53. oldal

52

Interakció

53

Olvasás38

Mielőtt az előadó és a közönség tagjai közti bárminemű kapcsolatról, vagy interakcióról beszélnénk, fontos tisztáznunk egy alapszabályt. Ahhoz, hogy a közönséggel bármilyen kapcsolatot kiépítsünk, el kell felejtenünk azt a mai napig széles körben elterjedt gyakorlatot, miszerint az előadó vagy a diáiról, vagy egy külön lapra írt, nyomtatott jegyzetből felolvassa az előadás tartalmát. Számos olyan előadást láttam már, amiben ezek a hibák halmozottan, egy időben jelennek meg, tehát a van egy hosszú szöveg kivetítve, és az előadó ugyanazt a szöveget egy kezében tartott papírról olvassa föl. Ez olyan magas és áthatolhatatlan falat emel előadó és hallgatósága közé, amit nagyon nehéz később lebontani. Mivel a vetített anyagok, diák kivitelezésénél már megemlítettük, hogy annak nem szabad túl sok információt tartalmaznia, bízom abban, hogy az első hibajelenség, vagyis a diákról való felolvasás nem következik be. A jegyezetek használata viszont kezdetben kifejezetten hasznos is lehet az előadások menetében - kiemelten igaz ez az átlagosnál hosszabb és összetettebb prezentációkra, valamint a tapasztalatlan előadók előadásaira. A jegyzetünket felhasználhatjuk ugyanis arra, hogy előadásunk főbb tartalmi és szerkezeti pontjait leírjuk rá, így a jegyzetre rápillantva emlékeztethetjük magunkat, hogy éppen a prezentáció melyik részénél, vagy főbb gondolatnál járunk, de sose arra, hogy a tartalmat szóról szóra fölolvassunk. Ez alól csak és kizárólag az lehet kivétel, amikor fontosabb számadatokat, vagy idézetet olvasunk fel. Ezeket azonban már akár diáinkra is kivetíthetjük. Még ha kezdetben használunk is jegyzeteket, mindenképpen azt javaslom, hogy hosszútávon igyekezzünk fokozatosan elhagyni azt. A kezünkben lévő papír ugyanis lekorlátozza a gesztusterünket, valamint a papírra való túl gyakori lepillantás rontja a szemkontaktus általi kapcsolatfelvétel lehetőség. Ezen felül, ha túl sokszor támaszkodunk jegyzetünkre, a közönség könnyen azt hiheti, hogy felkészületlenül érkeztünk az előadásra. Igyekezzünk tehát inkább pontosan betanulni az előadásunk struktúráját és a fontosabb adatokat, információkat, azokat pedig inkább improvizatív mondatszerkesztéssel kössük össze. Az így létrejövő előadás nemcsak a közönséggel való interakcióban lesz erősebb, de sokkal természetesebb és ezáltal emberközelibb hatást fog kelteni. 38

A meztelen előadó 62. oldal

54

A fényerő

Szinte minden prezentáció, amin eddig részt vettem első mozdulata az volt, hogy a teremben azonnal leoltottuk a lámpát, hogy a diák jobban látszódjanak. Ez valóban segítheti azt, hogy a közönség tagjai jobban lássák a kivetített tartalmakat, azonban a sötétség miatt nem fogják rendesen látni a prezentáció főszereplőjét, magát az előadót. A fókusz teljes mértékben ráirányítódik a vetítésre, az előadó pedig a háttérbe szorul. Ez a szokás nagy valószínűséggel még azokból az időkből maradt ránk, amikor még nagyon gyenge fényerejű írásvetítőkkel és projektorokkal dolgoztak az előadók, ezért elengedhetetlen volt a teremben a fény csökkentése, hiszen anélkül teljesen láthatatlanná vált volna a vetített tartalom. Manapság azonban még a gyengébb teljesítményű projektorok is bőven képesek arra, hogy még nagyobb teremfény mellett is láthatóan vetítsenek a vászonra, vagy a falra. Nekünk ez pedig bőven elegendő. Lényegesen nagyobb veszteség az üzenetünk átadásának szempontjából az, ha közönségünk nem tud kapcsolatot teremteni velünk, mint az, ha csupán pár képet, vagy grafikont nem látnának tökéletesen tisztán. A diákon ugyanis sosincs olyan információ, amit mi el ne mondanánk! Az általunk elmondott

információ

sosem

kizárólag

verbális,

a

közönség

mimikánkból,

gesztikulációnkból és testtartásunkból egyaránt olvas. Luxus lenne megtennünk tehát, hogy ezeket a non-verbális csatornákat egyszerűen lezárjuk. Magabiztosságot és céltudatosságot sugároz az az ember, aki ki mer állni hallgatósága elé, és büszkén felvállalja önmagát és mondandóját. Ezt pedig csak úgy teheti meg, ha tökéletesen látható marad a közönség minden tagja számára. Ez az attitűd a legtöbb esetben már fél siker. Manapság egyre több előadóterem világítását szerelik úgy, hogy a teremben mélységében külön lehessen kapcsolni a villanyt, így könnyedén megtehetjük azt is, hogy a közönség tagjai felett égve hagyjuk a villanyt, a vetítésnél pedig lekapcsoljuk azt. Ebben az esetben vigyázzunk arra, hogy mi magunk ne maradjunk a vászon közelében, ahol sötét van, hanem lépjünk közönségünkhöz közelebb, hogy mi is mindenképpen fényben maradjunk. A közönség fényben tartása olyan szempontból is kiemelkedően fontos, hogy mi magunk is könnyebben kapcsolatot (például szemkontaktust) tudunk tagjaival kialakítani, valamint a sötétben hajlamosabb az ember elveszteni a koncentráló képességét, és hamarabb elálmosodik. Felkapcsolt lámpák mellett lényegesen könnyebb a közönség egy-egy tagjára irányítani a figyelmet (például, ha kérdezni szeretne valamit) és 55

általánosságban véve aktivizálni hallgatóságunkat. Továbbá elengedhetetlen a kellő fényerő abban az esetben, ha közönségünk tagjai jegyzeteket szeretnének készíteni az elhangzottakról. Fontos tehát megértenünk, hogy ha bármilyen módon aktivizálni szeretnénk közönségünket, akkor szükség van egyaránt arra, hogy a kommunikáció teljesen zavartalan lehessen előadó és hallgatósága között, ennek pedig elengedhetetlen feltétele az, hogy a felek mindvégig tökéletesen láthassák egymást. 2011 októberében volt szerencsém részt venni az BrandFestival 201139 elnevezésű stratégiai csúcstalálkozón, ahol olyan neves előadók prezentációit nézhettem és hallgathattam meg, mint Porter Gale (Virgin America), Jonny Bauer (Droga5), vagy Rohit Desphande (a Harvard Egyetem marketing divíziójának vezetője). A prezentációs szituációk alapvetően a klasszikus színházi előadások stílusát követték (amihez a nemrég felújított MOM Kulturális Központ tökéletes helyszín volt), miszerint az előadó a színpadon állt jól megvilágítva, a közönség pedig, akárcsak egy színdarab esetében, ült a sötét nézőtéren és hallgatott. A rendezvényen az előadók azt a gyakorlatot követték, hogy a közönség tagjai kérdéseiket az előadások végén tehették föl. Ehhez a művelődési ház technikusai fényt is biztosítottak, tehát ahogy az előadó elérkezett a Q/A részhez, a technikusok halványan fölerősítették a közönségfényeket, ezzel lehetőséget teremtve az előadónak, hogy kapcsolatot tudjon létesíteni a kérdezővel, valamint, hogy bátrabban merjenek az embereket kérdéseket föltenni. A rendkívül érdekes előadások ellenére azonban méltatlanul kevés kérdés hangzott el. Ennek azonban véleményem szerint nem a hallgatóság érdektelensége, hanem az előadó és közönsége közt hirtelen megváltozó viszony volt az oka, az előadások végén felgyúló fényekben ugyanis inkább láttam zavart arcokat, mint érdeklődőket. A nézőtéren ülők passzív hallgatókból hirtelen a figyelem központjába kerültek, és sokan (köztük magam is) ezt zavarónak élték meg. Érdemesebb lett volna szerintem inkább az egész előadás felkapcsolva hagyni a lámpákat, hiszen ezzel elkerülhető lett volna ez a kínos szituáció, valamint tulajdonképpen semmi nem követelte meg azt, hogy a nézőtéren sötét legyen, hiszen a rendezvényen csúcstechnológiás projektorokkal dolgoztak, ami még arra is lehetőséget nyújtott volna, hogy teljes fényerő mellett is tökéletes képet tudjanak vetíteni.

39

http://brandfestival.hu/

56

A prezentációs szituációkról tehát elmondhatjuk, hogy az előadó személynek minden esetben kellő mennyiségű fényben kell tartózkodnia - még akkor is, ha az némileg a vetített tartalom sérülésével jár -, hiszen csak így tud minden csatornán egyidejűleg sikeresen kommunikálni. Amennyiben valamilyen interaktivitást, például kérdéseket várunk el a közönségtől, vagy szavaztatni akarunk, akkor mindenféleképpen biztosítsunk megfelelő mennyiségű fényt a közönség tagjaira is az előadás egész ideje alatt. Ne feledjük, hogy a teremben lévő fények feletti irányítás mindig a mi kezünkben van, még akkor is, ha nem direkt módon, hanem meg kell kérnünk valakit, hogy kapcsolja azokat fel, vagy le. Ne féljünk hát használni azokat!

A figyelem irányítása – a „Black Screen” technika40

Említettem már, hogy a prezentációs szituációban kulcsfontosságú, hogy a figyelem elsősorban ránk és ne a vizuális segédeszközökre irányuljon előadásunk alatt. Előfordulhat azonban, hogy egy érdekesebb, részletgazdagabb kép, vagy grafikon a mondanivalónk alátámasztása mellett túl hosszú ideig leköti hallgatóságunk figyelmét. Az is előfordulhat, hogy olyan mélyen belefeledkeznek a megjelenített tartalomba, hogy figyelmüket mi magunk nem is tudjuk azt könnyen visszaszerezni. A vizuális tartalmak ugyan kiemelkedő fontossággal bírhatnak előadásunk során, mégis arra kell törekedjünk, hogy a közönség inkább ránk figyeljen, a képi megjelenítésre mindössze csak odapillantson, vagy legfeljebb csak rövid ideig figyelje azt aktívan. Ennek legegyszerűbb és legkézenfekvőbb módja az, ha ideiglenesen megszüntetjük a figyelmet elvonó ingert. Ezt megtehetnénk a megjelenítő eszköz kikacsolásával is, de ez némileg körülményes megoldás lenne. Szerencsére a népszerűbb prezentációs szoftverek gyártói (mint például a Microsoft, vagy az Apple) gondoltak erre a problémára, és beépítették egy olyan funkciót programjaikba, amivel bármikor teljesen feketévé, vagy fehérré változtathatjuk a képernyőnket a diavetítés alatt. Ezt egységesen a színek angol megfelelőinek kezdőbetűjével oldhatjuk meg mind a PowerPoint-ban, mind a Keynote-ban, tehát a teljes fekete képernyőt a „B” gomb megnyomásával, a teljes fehér képernyőt a „W” gomb megnyomásával érhetjük el (mivel a teljesen hófehér kijelző magas fényereje miatt szintén könnyen magára vonzza a tekintetet, 40

A meztelen előadó 151. oldal

57

ezért használata csak speciális szituációkban ajánlatos). A piacon lévő prezentereken is jellemzően van olyan gomb, amivel bármikor elsötétíthetjük a képernyőt, így, ha ilyet használunk előadásunk alatt, még csak a számítógéphez sem kell odamennünk. Egyes projektorok távirányítóján már találhatunk „projector mute” gombot, amivel ideiglenesen szüneteltethetjük a vetítést anélkül, hogy a projektort kikapcsolnánk. Ennek a funkciónak ugyanaz a célja, mint a „B” gombnak, habár használata némileg körülményesebb a plusz távirányító miatt, valamint nem lehetünk biztosak abban, hogy rendelkezésünkre fog állni ez a funkció – kivéve, ha arról jóval előre megbizonyosodunk, vagy mi magunk visszük a projektort az előadásra. Akármikor észrevesszük tehát, hogy közönségünket túlságosan leköti a megjelenített vizuális tartalom, és nem figyelnek oda ránk kellő mértékben, egyszerűen csak szüntessük meg a „zavaró tényezőt”, és sötétítsük el a kijelzőt. Ez a funkció és módszer olyannyira nem ismert és nem megszokott a prezentációk alatt, hogy amikor először alkalmaztam egy iskolai előadáson, társaim figyelmeztettek, hogy valami baj van a vetítéssel. Külön egy percet kellett arra szánjak, hogy elmagyarázzam, a jelenséget én idéztem elő prezenterem segítségével. Ezek után természetesen már nem okozott több meglepetést az, amikor a kijelző elsötétült. Korábban, a színpadi egyensúlyról szóló fejezetben tettem már arról említést, hogy a megjelenítő eszköz milyen módon képes vizuálisan lekorlátozni az előadó mozgásterét. A „black screen” technika segítségével viszont bármikor ideiglenesen megszüntethetjük a kivetítést, ami lehetővé teszi azt, hogy nagyobb részét bejárjuk a színpadnak anélkül, hogy rontanánk a színpadképen. Előidézhetjük ugyanis azt az állapotot, hogy mi egyedül leszünk a színpadon, nem kell azt semmivel, vagy senkivel sem megosztanunk. Ilyenkor minden figyelem ránk irányulhat, és teljessé válik a mozgásszabadságunk. Ez ilyesfajta szabadság pedig lehetővé teszi, hogy teljesen természetesen és kötetlenül adhassunk elő, ami egy egyszerre hiteles és közvetlen hangvételű prezentációs szituációt eredményez.

58

Kézfeltétel, és azon túl

Amennyiben sikeres prezentációt kívánunk tartani, elengedhetetlen az a feltétel az előkészületi folyamatban, amikor megvizsgáljuk a leendő közönségünk összetételét a lehető legtöbb ismérv alapján. Ez nagyban befolyásolhatja ugyanis annak a módját, ahogyan a prezentációt a jövőben elő kell majd adnunk. Egészen más stílusban és tempóban tartunk előadást különböző, életkorú, vagy más kultúrájú hallgatóknak. Az esetek túlnyomó többségében lehetőségünk van arra, hogy az ilyen irányú felkészületeket előre elvégezzük, és prezentációnkat ehhez igazítsuk – és prezentáció alatt természetesen nem elsősorban a diasorunkat, hanem magát a beszédünket értem. Az esetek legnagyobb többségében azonban maradnak olyan területek, amiket nem tudunk, vagy nem is lehet előre kideríteni. Ilyen lehet például a hallgatók érdeklődése bizonyos témák iránt, vagy az, hogy a közönség tagjai közül találkozott e már valaki bizonyos problémákkal, vagy sem. A prezentációnkat felépíthetjük ugyanis egy olyan struktúrában is, amelyben az elhangzottak követik a közönség érdeklődését és igényeit, például nagyobb hangsúlyt, több időt fektethetünk olyan témákra, vagy gondolatokra, amire a közönség inkább kíváncsi, és kevesebb időt azokra, amelyek kevésbé érdeklik, esetleg már eleget hallottak róla. Szükség van tehát egy olyan módszerre, amivel könnyedén, az előadás időtartama alatt is információkat gyűjthetünk be a közönség tagjaitól anélkül, hogy megakasztanánk a prezentáció menetét. Erre a feladatra a gyakorlottabb előadók egy rendkívül egyszerű módszert, a kézfeltételt szokták alkalmazni. Azáltal, hogy fölteszünk egy pozitív kérdést, és megkérjük a hallgatókat, hogy kézfeltevéssel jelezzék, amennyiben igennel válaszolnak a kérdésre, ezután megtesszük ugyanezt a kérdés negatív változatával is, a kérdés természetétől függően hozzávetőleges képet kaphatunk arról, hogy hallgatóságunk milyen viszonyban áll a témával, mennyire ért azzal egyet, vagy éppen milyen mélységű a tudása. A bátortalan kézfeltételeket megelőzendő szokás azt a technikát alkalmazni, hogy felszólítás helyett csupán föltesszük a kérdést, amivel egy időben mi magunk is fölemeljük egyik kezünket. Ha ezután közvetlenül fölteszünk még egy kérdést (például az előző ellentettjét), akkor pedig a másik kezünket emeljük föl. Ez fölbátorítja a közönség tagjait, hogy maguk is kinyilvánítsák véleményüket, hiszen úgy érezhetik, rajtuk kívül más is bátran megteszi azt.

59

Szintén nagyban elősegíti az ilyenfajta szavazások sikerességét az a korábban említett41 technika, amiben a hallgatóságunkat már az előadás megkezdése előtt megkértük arra, hogy üljenek hozzánk, és ezáltal egymáshoz is közelebb. A kialakult erősebb csoportszellem tovább fogja őket bátorítani arra, hogy föl merjék tenni kezüket. Az ilyen módon előkészített prezentációs szituációban nagyobb a valószínűsége annak, hogy a hallgatók mindannyian részt vegyenek a szavazásban, ami így tökéletesen reprezentatív lesz. A frissen megszerzett információ felhasználásával immáron könnyedén a hallgatóságunk igényeihez tudjuk szabni a prezentációnk menetét. A 2012. március 29.-én tartott Smartmobil konferencián42 a (méltán híres) Webisztán blog43 egyik szerkesztője (hírbehozó) előadást tartott a mobil applikációk és a webes applikációk közt jelenleg zajló harcról, valamint azok jövőképéről. Előadásában azt tervezte, hogy élőben, a prezentáció időtartama alatt kérdéseket tesz majd föl a közönségnek, akik okostelefonuk, vagy tabletjük segítségével egy (gyakorlatilag bármilyen operációs rendszerről elérhető) webes felületen választhatnak egyet a megadott választási lehetőségekből. Az ötlet maga sajnos technikai okok miatt mégsem valósulhatott meg, de a szerkesztő elkészített egy videót az előadás után otthon, amiben pontról pontra bemutatta, hogy

ideális

körülmények

között

hogyan

működött

volna

a

koncepció.

A

mobileszközünkről kiválasztott válaszokból a webes applikáció azonnal egy diagramot (jellemzően kördiagramot) készít. Leadott válaszunk hatását pedig azonnal láthatjuk a kivetített diagramon. A prezentációk ezen módja azt is lehetővé teszi, hogy előadásunkat olyan emberek is követhessék, akik személyesen nem tudtak megjelenni (sőt, még szavazni is tudnak!), mindössze a megadott linket kell bemásolniuk böngészőjükbe, csak úgy, mint a jelenlévőknek. Ezt természetesen nem kell feltétlenül megengednünk, amennyiben csak a jelenlévők álláspontját kívánjuk felmérni. A módszer maga - habár nem teljesen új (hasonló próbálkozásokat láttam már natív mobil applikációk segítségével, például a BrandFestival-on) - forradalmi és nagyon intuitív. Egy ilyen azonnali felmérési módszerrel pontos és tökéletesen aktuális adatokat tudunk begyűjteni a hallgatóságunktól, amiket akár azonnal, akár később felhasználva számos előnyre tehetünk szert több területen is, kezdve a prezentáció spontán alakításától, egészen a későbbi előadások megtervezéséig. 41

Lásd. az „Akadálymentesítés” c. fejezetben http://www.smartmobilhq.hu/ 43 http://webisztan.blog.hu/ 42

60

Művészet

61

A kreativitás szerepe44

Az eddigiekből világosan kiderül, hogy a prezentációk megtervezése, elkészítése és kivitelezése nem sematikus és végképp nem monoton munkafolyamat. Állandóan tudatában kell annak lennünk, hogy mit miért teszünk, hiszen a prezentációs szituáció minden részletének és mozzanatának jelentősége van a végső hatás kialakításában. Nem lehet sablonok alapján prezentációkat készíteni, hiszen azok egyet jelentenek a „megszokottal” és az unalmassal, tehát nem kelti fel kellő mértékben a közönség figyelmét. Ezért a prezentáció minden egyes részletét személyre kell szabnunk, vagyis úgy kell kialakítanunk, hogy az tökéletesen illeszkedjen a hallgatóság igényeihez. Ez nem csupán az előkészületi munkafázisra mondható el, hanem magára az előadásra is. Ez azt jelenti, hogy a jó prezentáció elengedhetetlen kelléke az improvizáció, az a készség, hogy élőben tudjuk az előadásunkat finom hangolni az igényekhez. Mindebből tisztává válik, hogy a prezentációk elkészítése kreatív feladat. A prezentáció nem szólhat csupán arról, hogy adatokat és grafikonokat egymás után lineárisan felfűzzünk. Tény, hogy amíg maga a kutatás és az adatgyűjtés elsősorban agyunk bal, a logikáért és a racionalitásért felelős féltekéjét használjuk, a tartalmak prezentációvá alakításához már sokkal inkább van szükségünk agyunk jobb, a kreativitásért és az érzelmekért felelős féltekéjére, vagyis a prezentációk elkészítése inkább nevezhető művészi alkotómunkának, mintsem egy gépszerű munkafolyamatnak. A két megközelítés között óriási különbség van, amit mi magunk is számos alkalommal tapasztalhattunk már. Aki nem visz érzelmeket és kreativitást prezentációjába, az szinte biztosan unalmas lesz, hiába sokatmondó és érdekes az előadás témája. Ezzel ellentétben egy kreatív előadás, ami képes hatni az érzelmekre még akkor is érdekesebb és emlékezetesebb lesz, még ha tartalmilag nem is lenne ez feltétlenül indokolt. Igaz tehát a mondás, miszerint: „A jó előadó még a semmit is jól elő tudja adni!”. Természetesen figyelnünk kell arra, hogy ne essünk át a ló túloldalára! Képzeljük csak el Steve Jobs előadásait az Apple prémium termékei nélkül. Hiába a fantasztikus előadás, megfelelő minőségű tartalom nélkül az előadó egyszerűen hiteltelenné válik. Találjuk meg az egyensúlyt, ahol a tartalom és a kreativitás találkozik, hiszen ezekből jönnek létre az igazán jó prezentációk.

44

PreZENtáció 43. oldal

62

Sokan gondolják magukról, hogy nem elég kreatívak, vagy, hogy nincsen semmiféle művészi vénájuk. Ez azonban nem igaz. Az ember születésétől fogva kreatív lény - ahogy képessé válik rá, azonnal elkezd alkotni. Az évek múlásával azonban sajnos sokunkból kihalni látszik a vágy az alkotás iránt, főképp azért, mert félünk attól, hogy környezetünk esetleg negatívan ítél meg. Félelmünk a hibázástól elbátortalanít minket saját személyiségünk és kreativitásunk kibontakoztatásában, anélkül pedig képtelenek leszünk egyedit, a szürke sokaság közül kiemelkedő alkotást létrehozni. Bízzunk hát magunkban és merjünk kipróbálni új dolgokat és módszereket, és merjünk hibázni is! Saját hibáinkból ugyanis lényegesen többet tanulhatunk a prezentációk gyakorlatáról, mint bármilyen szakértőtől, tanártól, vagy szakirodalomból.

Vizuális anyagok

A prezentációk kivitelezésénél említést tettem már a képdominancia elvéről, és arról is, hogy a diákon található képeknek nem elég kellő nagyságúaknak – lehetőleg teljes képernyősnek – lenniük, hanem szintén nagyon fontos, hogy azok minősége is elérjen egy magas sztenderdet. Az internet segítségével számos olyan forrást találhatunk, ahonnan kielégítő minőségben és széles választékból választhatjuk meg a diáinkra a legmegfelelőbb képeket. Ezek közül néhány a teljesség igénye nélkül45:



Fizetős oldalak: o iStockphoto (www.istockphoto.com) o Dreams Time (www.dreamstime.com) o Fotolia (www.fotolia.com)



Ingyenes oldalak o Morgue File (www.morguefile.com) o Flickr Creative Commons Pool (www.flickr.com/creativecommons) o Image After (www.imageafter.com)

45

PreZENtáció 152. oldal

63

o Stock.xchng (www.sxc.hu) o Everystockphoto search engine (www.everystockphoto.com)

Használhatjuk képek keresésére bármelyik nagyobb keresőmotort (például a Googlet) is, csak bizonyosodjunk meg arról, hogy csak bizonyos felbontású képeket dobjon ki. Ezt nagyon egyszerűen, az ablak bal oldalán számos szűrővel beállíthatjuk. Figyeljünk továbbá arra is, hogy az ingyenes oldalakon található, vagy keresőmotorral talált képek gyakran lehetnek vízjellel ellátva. Ilyen képeket semmilyen esetben sem alkalmazzunk – részben szerzői jogi, részben esztétikai okokból. Ne sajnáljuk az időt a legmegfelelőbb kép megtalálására! Az interneten található képek száma olyan nagy, hogy nagyon kicsi arra az esély, hogy nem találunk számunkra megfelelő illusztrációkat. Még kiválóbb megoldás, ha prezentációnkhoz mi magunk készítünk fotókat, még akkor is, ha csak részben tesszük ezt. Ezek ugyanis egészen biztos, hogy egyediek lesznek, valamint érzelmileg kötődni fogunk hozzájuk, amik segítenek abban, hogy nagyobb beleéléssel beszéljünk az adott témáról. Amennyiben ezt a megoldást választanánk, akkor tartsuk fejben, hogy a képeknek ugyan nem feltétlenül szükséges profi minőségűnek lenniük, de azért nem árt, ha utánanézünk és betartjuk a fotóesztétika és a kompozíció alapszabályait. Nem árt ezenfelül, ha kicsit megismerkedünk a képszerkesztés alapjaival. Nem kell túl nagy mélységekbe menni, de az olyan alaptechnikákat, mint a vágás, az átméretezés, a tükrözés vagy az alap színkorrekciók mindenképpen érdemes megtanulni ezekre a műveletekre még az operációs rendszerekhez járó ingyenes képszerkesztő szoftverek is képesek. Ez lehetővé teszi ugyanis, hogy a letöltött, elkészített képet a lehető legjobban a beszéd tartalmához tudjuk igazítani, és az egyéb grafikai elemeket is könnyebben el tudjuk helyezni a diákon. Amikor

képet

helyezünk

el

egy

dián,

mindenképpen

tartózkodjunk

a

prezentációszerkesztő szoftver beépített képeinek (például ClipArt) felhasználásától. Ezek ugyanis nagy valószínűséggel már mindenki számára ismertek és unalmasak. Egy fotóval, vagy egy igényes megrajzolt grafikával sokkal nagyobb sikert fogunk elérni, mint a klisés és túl sokszor használt beépített ábrákkal és rajzokkal.

64

Montázstechnika a prezentációkban

A prezentációs előadás megszerkesztése (és előadása) minden kétséget kizáróan multidiszciplináris folyamat, vagyis számos más szakterület és tudomány ismereteit felhasználhatjuk hozzá. Amikor a vizuális megjelenítésre, vagyis a prezentációhoz tartozó diasorra gondolok, akkor erős analógiát érzek a filmes, mozgóképes műfajokkal. Az egyes diákat fölfoghatjuk képkockáknak, vagy rövid képsoroknak is, a diák közti váltásokat, pedig tekinthetjük montázsnak, magyarul vágásnak. Az egymás után vetített képek, diák sosem egyszerűen csak követik egymást, nem élnek „önálló életet”, hanem minden esetben valamilyen kapcsolatban állnak egymással. A montázs segítségével kiemelhetünk bizonyos motívumokat, érzelmeket vagy gondolatokat párosíthatunk a képpel. Alkalmas továbbá különböző összefüggések, például analógiák, ellentétek vagy ok-okozati összefüggések kifejezésére is, továbbá alapvetően meghatározza a prezentáció tempóját, ritmusát. Mozgóképgyártói tanulmányaimat felelevenítve megpróbálkoztam azzal, hogy a klasszikus Eisenstein-i montázstechnikákat adaptáljam a prezentációs diák közti váltásra. A diasorok ilyen szintű tervezése már a prezentációszerkesztés magasiskolájába tartozik, tudatos és hatásos alkalmazásához rengeteg tanulás és gyakorlás szükséges. Sergei Mikhailovich Eisenstein a 20-as évek környékén (emlékeim szerint 1914-ben) alkotta meg saját montázs tipológiáját, amiben hét különböző típusú technikát különít el. Ezek a következők46:

1. metrikus montázs: alapja a diák mutatási idejének hosszúsága, a feszültséget e hosszúságok váltogatása hozza létre. Például az egyre gyorsabb váltások izgatottá teszik a közönséget, míg az egyre lassabbak megnyugtatják. 2. ritmikus montázs: hasonló hosszan mutatott diák sorozata, a feszültséget az éles tartalmi különbség hozza létre. Tipikus példa a „mi van” és „mi lesz/lehetne” váltás. 3. tonális montázs: a ritmikushoz hasonló montázstípus, de a hangsúly az egymást követő diák tónusának változásán van, ami érzelmi, dinamikus élményt nyújt. Kiváló példa erre a fekete-fehér és színes képek váltogatása. 46

Készült a HTV Média Iskola oktatási segédletének felhasználásával

65

4. párhuzamos montázs: a prezentációk esetében nehezebben alkalmazható, leginkább az üldözős filmek sajátja. Két szálon vezetjük az üzenetünket, amik a prezentációnk végéhez közeledve egyre közelebb érnek egymáshoz, majd végül összetalálkoznak. A váltások a két szál között a végkifejlethez közeledve egyre sűrűbbé válnak. Például egy valamilyen különleges igényű fiktív karakter, és ezt az igényt kielégítő termék, vagy szolgáltatás találkozásának története. 5. asszociációs montázs: az egyik leggyakoribb és leghatásosabb montázstípus, amelyekben a tudatunkban megjelenő képzeteket társítjuk. Például egy szöveggel olvashatatlanságig teleírt dia képe, utána pedig egy alvó embert ábrázoló kép. A közönség a megjelenített teleírt diát az álmosság érzetével fogja összekapcsolni. 6. intellektuális montázs: két egymás után következő kép egy harmadik fogalomra utal (1+1=3). Például egy kövér amerikai kisfiú képe után egy csont sovány afrikai fiú képét mutatjuk be. A közönség tagjai szavak nélkül is azonnal megértik az utalásunkat a javak egyenlőtlen eloszlásának problematikájára. 7. ugratott asszociációs montázs: igen magas szintű képszerkesztési módszer, leírás alapján nehezen érthető. Megértése még filmes környezetben is nagyon nehéz, ezért használatát a prezentációs szituációban semmiképp sem ajánlom.

A fenti montázstípusok használata a megfelelő képi tartalom mellett valóban kiemelkedően professzionális és hatásos prezentációkhoz vezethetnek. Vegyük azonban figyelembe, hogy a diáknak minden esetben tökéletes harmóniában kell állniuk magával az élőadóval és mondandójával, valamint semmi esetre sem vonhatják el a figyelmet az előadóról. A bonyolultabb montázstechnikák alkalmazását tehát csak indokolt esetben, kellő körültekintéssel használjuk, és sose vigyük túlzásba! Ne feledjük, hogy elsődleges célunk az egyszerűség és az érthetőség, ennek tehát minden mást alá kell rendelnünk. A diasorok túl komplikált rendszere ugyanis könnyen negatív érzelmeket hozhat létre a közönség tagjaiban.

66

Kutatás

Az általam összeállított kérdőívben arról kérdeztem meg embereket, hogy milyen tapasztalataik és benyomásaik vannak az eddig látott és hallott prezentációikról. A kérdések listáját a 2. számú mellékletben47 olvashatja.



A kérdésekre 70, nagyrészt 20 és 30 év közötti személy válaszolt, akiknek több mint fele - 59%-a - jelenleg tanuló, illetve hallgató.



A megkérdezettek 79%-a 20-nál több prezentációt látott már élete során. Ez véleményem szerint kellő mennyiség ahhoz, hogy átfogó képet tudjanak alkotni a napjainkban jellemző prezentációs gyakorlatokról és szokásokról.



Ezek között megközelítőleg egyenlő arányban szerepelnek iskolai, céges és termék, illetve szolgáltatás bemutatók is.



A válaszadók általában közepes mértékben voltak megelégedve az eddig látott prezentációkkal, egy tízes skálán (ahol 1 jelenti a legkevésbé elégedett és 10 a leginkább elégedettet) a legtöbben 5, 6, és 7 pontokat adtak, összesen a megkérdezettek 76%-a.



Leggyakoribb hibának a prezentáció unalmasságát (80%), annak túlzott hosszúságát (63%), a rossz előadói képességeket (64%) és a túl sok információt tartalmazó diákat (56%) jelölték meg,



A megkérdezettek közel egyharmada kiemelt fontosnak (10/10 pont) tartja, hogy a prezentáció struktúráját előre tisztázzuk a hallgatósággal.



A válaszadók többsége fontosnak tartja, hogy a prezentáció sok képet tartalmazzon, viszont nem tartja fontosnak, hogy videókat is felhasználjunk.



Arra a kérdésre, miszerint lényeges-e a rövid felsorolások (bullet pointok) a diákon, valamint arra, hogy legyen-e az előadó elegánsabban felöltözve, mint a hallgatóság, nagy volt a beérkezett válaszok szórása, tehát egyenletesen érkeztek be a válaszok a tízes skála minden opciójára.

47

74. oldal

67



A válaszadók többsége egyáltalán nem tartja fontosnak azt, hogy az előadó milyen prezentációs szoftvert, vagy platformot használ, egynegyedük a legalacsonyabb, 1-es pontszámmal válaszolt erre a kérdésre.



Ezzel ellentétben a többség kifejezetten fontosnak tartja, hogy mindenképpen legyen lehetőség kérdések feltételére, hogy az előadó legyen közvetlen és barátságos, valamint, hogy az előadó szorítkozzon az előadás folyamán a lényegre.



A válaszadók többsége nagyon fontosnak (vagyis 8, 9, illetve 10 ponttal értékelte) tartja, hogy az előadó alakítsa az előadást a közönség igényeihez, valamint, hogy a prezentáció legyen mindig időben befejezve.



A túlnyomó többség a prezentációkészítést kifejezetten kreatív feladatnak tartja, de akadt olyan megkérdezett is, aki a kreatív design-t csak a figyelemeltereléssel párosítja.



A megkérdezettek közül a legtöbben felismerték már a tényt, hogy a prezentációs szituációban az előadó felkészültsége és előadásmódja sokkal fontosabb, mint a megjelenített tartalom.

68

Befejezés

A jó prezentáció elkészítéséhez megvannak tehát azok a technikai eszközök és gyakorlati technikák, amivel szinte biztos sikert tudunk elérni. Fontos, hogyha a prezentációs szituáció lehető legtöbb összetevőjét saját befolyásunk, vagyis teljes kontroll alatt tartjuk, akkor azzal arányosan csökken azon tényezők száma és befolyása, amik fölött nincsen uralmunk, és emiatt rajtunk kívülálló okok miatt meghiúsíthatják előadásunk sikerét. Törekedjünk arra, hogy előadásunkba a lehető legtöbb időt és energiát fektessük, hiszen csak így lehetünk biztosak abban, hogy minden úgy fog majd alakulni, ahogyan azt megterveztük. Váratlan esemény természetesen mindig történhet, de a kellően felkészült előadó azokat lényegesen könnyebben el tudja hárítani, mint valaki, aki felkészületlenül érkezik megtartani előadását. A magabiztos kiállás pedig legtöbbször egyet jelent a fél sikerrel. Bízom abban, hogy szakdolgozatom sikeresen össze tudta gyűjteni azokat az alaptényezőket, amik szem előtt tartása mindenképpen fontos a sikeres prezentációk kivitelezéséhez. Ettől függetlenül, és a prezentációs gyakorlat többszörösen összetett, multidiszciplináris jellege miatt, semmiképpen sem tekinthetjük teljesnek. Amennyiben felkeltettem a kedves olvasó érdeklődését, mindenképpen azt ajánlom, hogy olvasson el minél több szakkönyvet a témában (kiemelten az általam felhasznált irodalmakat), nézzen meg minél több prezentációt, előadást – mind élőben, mind az interneten -, és a legfontosabb, hogy gyakorolja a lehető legtöbbet magát a prezentációkészítést és az előadást. Ha valaki a prezentációs projektekben képes meglátni a kihívást és a szépséget, akkor biztos lehet benne, hogy elindult a felé az út felé, aminek a végén kizárólag az átlagos, megszokott előadásokból magasan kitűnő, professzionális hatású munkák fognak létrejönni. Ehhez az úthoz pedig sok sikert és kitartást kívánok!

69

Forrásjegyzék

Nyomtatott 

Bakos Ferenc – Idegen szavak és kifejezések szótára – Akadémia Kiadó, 1986



Carmine Gallo – Steve Jobs, a prezentáció mestere – HVG Kiadó Zrt., Budapest, 2010



Dervecz, Jónás, Juhász, Kévés, Reményi, Siegler, Takács – Irány az ECDL! Irány a középszintű érettségi! – Nemzeti Tankönyvkiadó, 2005



Garr Reynolds – PreZENtáció - HVG Kiadó Zrt., Budapest, 2009



Garr Reynolds – A meztelen előadó - HVG Kiadó Zrt., Budapest, 2011



Lidwell, Holden és Butler - Universal Principles of Design - Rockport Publishers, 2003



Simon Sweeney - English for Business Communication - Cambridge University Press, 2003



Hálózat Televízió Média Iskola – Oktatási Segédletek, Mozgóképgyártó szak – 2008

Internetes 

http://drprezi.com



http://www.ecdlfeladatok.hu



http://gizmodo.com/157402/wear-the-exact-outfit-of-steve-jobs-for-458



http://www.oh.gov.hu/3-1-6-korabbi-erettsegi/korabbi-erettsegi-100802-29



http://www.prezentationzen.com



http://www.pecha-kucha.org



http://webisztan.blog.hu/2012/03/29/interaktiv_prezentacio_mobilwebes_alapokon

Továbbá számtalan élőben és felvételről látott előadás/prezentáció.

70

Mellékletek 1. számú melléklet

Részlet a 2009. májusi középszintű informatika érettségi feladatsorból (forrás: www.oh.gov.hu):

2. (feladat) Béka A Nekeresd Gimnáziumban természetvédelmi hetet hirdettek a diákoknak. Minden osztály egy védett állatot mutat be az iskola többi diákja számára. Az egyik osztály a békákat választotta. A bemutatás módja, hogy a folyosóra kihelyezett számítógép monitorán folyamatosan ismeretterjesztő információkat jelenítenek meg a békákról. Készítse el a bemutatót a beka.jpg és a beka.txt fájlok felhasználásával az alábbi leírás és a minta alapján! 1. Hozzon létre egy 4 diából álló bemutatót, és mentse beka néven a bemutatókészítő program alapértelmezett formátumában! 2. A bemutatóban minden dia háttérképe a beka.jpg kép legyen! 3. A szöveg az első dián talpas, a többin talpatlan betűtípussal jelenjen meg! A szöveg színe egységesen fehér legyen! 4. Az első dián a betűméret 80 pontos legyen! A szöveg a dia alján, vízszintesen középen helyezkedjen el! 5. A többi dián a címek vízszintesen középre igazítottan, 50 pontos betűmérettel jelenjenek meg! 6. A felsorolások betűmérete 40 pontos legyen! 7. Állítson be mindegyik dián azonos animációt a felsorolásokhoz! 8. A bemutató felhasználói beavatkozás nélkül 3 másodpercenként jelenítse meg a következő lapot úgy, hogy az utolsó dia után automatikusan az első következzen!

71

Részlet a 2010. májusi középszintű informatika érettségi feladatsorból (forrás: www.oh.gov.hu):

2A (feladat) Vírusok A

fertőző

vírusos

betegségek

ellen

gyakran

védőoltásokkal

védekezünk.

Magyarországon a gyerekek tizenöt hónapos korukban kapják meg az MMR oltást. Az oltás három betegség: a kanyaró, a mumpsz és a rubeola ellen véd. Ezen vírusok rövid bemutatására készítsen egy interaktív bemutatót az alábbi leírás és a minta alapján! 1. Hozzon létre egy négy diából álló bemutatót virusok néven a bemutatókészítő alapértelmezett formátumában! Mindegyik dia hátterének az oltas.jpg képet állítsa be! 2. Mindegyik dián a cím és a felsorolás talpas betűtípusú legyen! A cím 49 pontos, félkövér stílusú, a többi szöveg mérete pedig 33 pontos legyen! 3. Készítse el az első diát! Írja be címnek a „Vírusok” szót! A „Kanyaró”, „Mumpsz” és „Rubeola” szavakat gépelje be, majd formázza a minta alapján! 4. A második, harmadik és negyedik dia szövegét töltse be a virusforras.txt állományból, és helyezze el a mintának megfelelően! 5. Készítsen az első dián lévő szavakra hivatkozást, melyek rendre a második, harmadik és a negyedik diára mutatnak! 6. A második diától kezdődően helyezzen el egy 3,5 cm széles, 1,5 cm magas, téglalap alakú objektumot a dia bal felső sarkától vízszintesen 2 cm-re, függőlegesen 17 cmre! 7. Háttérszíne fehér legyen, keretének színe pedig fekete! A keret vastagságát 2 pontosra állítsa! 8. A 2-4. dián létrehozott objektumokra készítsen „Vissza” feliratot 18 pontos méretben fekete színnel! Állítsa be úgy az eseményt, hogy ha rákattintunk, akkor az első diára ugorjon vissza a vetítés! 9. A diavetítést állítsa be úgy, hogy egérkattintás esetén csak a korábbi feladatokban leírt hivatkozásokra és objektumokra kattintva történjen diaváltás! 10. Alkalmazzon a diákra egységes áttűnést!

72

ECDL prezentációs minta feladatsor (forrás: www.ecdlfeladatok.hu): 1. Nyissa meg a www.ecdlfeladatok.hu/letoltes/prezentacio01.ppt fájlt! 2. Állítson be papírmintázatú hétteret a bemutató mindegyik diájára! (1 pont) 3. Az első dián lévő ECDL feliratot formázza meg Courier New típusúra és félkövér stílusúra! (1+1 pont) 4. Szúrjon be egy szövegdobozt a 2. dia jobb felső sarkába és írja bele a saját nevét! A szövegdobozhoz rendeljen világossárga háttérszínt! (1+1 pont) 5. A 2. dián lévő 6. A 4. dián lévő felsorolásra állítson be 1,5 sorközt! (1 pont) 7. Kapcsoljon be 3 pont vastag, piros színű szegélyt az 2. dián lévő képre! (1+1 pont) 8. Méretezze a felére a 4. dián lévő képet! (1 pont) 9. Törölje ki a 3. dia felsorolásából a „HA” sort! (1 pont) 10. Az első diához írja a nevét előadói jegyzetként! (1 pont) 11. Állítsa 30 pont méretűre a 4. dián a 1. szintű felsorolások betűit! (1 pont) 12. Állítson be mindegyik dián a címekre, 40 pontos betű méretet árnyékkal! (1+1 pont) 13. A 4. dián lévő képet helyezze át a jobb alsó sarokba! (1 pont) 14. Jelenítse meg a készítés dátumát a 2. dián! (1 pont) 15. Jelenítse meg a diák sorszámát az összes dián! (1 pont) 16. A 4. dián lévő nyilat forgassa el 180 fokkal! (1 pont) 17. Tegye rejtetté a 4. diát! (1 pont) 18. Igazítsa jobbra a 4. dia címét! (1 pont) 19. A 2. diára rajzoljon egy szabályos kört a bal felső sarokba! (1 pont) 20. Szúrjon be egy szövegdobozt a 6. dia bal felső sarkába, és írja bele a nevét! (1 pont) 21. Állítson be mindegyik diára vetítéskor 4 másodpercenkénti automatikus továbbítást „beúszás jobbról” típusú áttűnéssel! (1+1 pont) 22. Az 4. dián lévő nyíl vetítéskor balról ússzon be! (1 pont) 23. A 1. dián lévő cím szöveg vetítéskor szavanként ússzon be jobbról! (1+1 pont) 24. Mentse a prezentációt a DOKUMENTUMOK mappába a saját néven! (1 pont) 25. Mentse

a

prezentáció

3.

diáját

tetszőleges

formátumú

képként

a

DOKUMENTUMOK mappába a saját néven! (2 pont) 26. Nyomtassa ki a prezentáció diáit egy oldalra csak fekete-fehér módban! (1 pont)

73

2. számú melléklet

1.

Neme?

2.

Életkora?

3.

Lakóhelye?

4.

Foglalkozása?

5.

Hány prezentációt látott/hallott már eddigi életében?

6.

Ezek javarészt milyen jellegű előadások voltak?

7.

Általánosságban véve mennyire volt megelégedve ezekkel a prezentációkkal? Kérem, pontozza le a következő skálán!

8.

Kérem, írja le röviden, hogy Ön szerint mi lehet ennek az oka?

9.

Ön szerint milyen általános hibát/hibákat szoktak elkövetni az előadók?

10.

A következő kérdésben az előadó és a közönség közti interakcióról (kapcsolatról) kialakított véleményére lennék kíváncsi általánosságban véve. Kérem, ítélje meg azt az alábbi skálán!

11.

Kérem, írja le röviden, hogy Ön szerint mi lehet ennek az oka!

12.

Mennyire tarja Ön fontosnak a következő dolgokat egy prezentáció időtartama alatt? Kérem, értékelje őket az alábbi skálákon! a.

Előre legyen letisztázva a prezentáció struktúrája!

b.

Mindig legyen lekapcsolva a villany, hogy a vetítés jobban látszódjon!

c.

A prezentáció tartalmazzon minél több rövid felsorolást!

d.

A prezentáció tartalmazzon minél több grafikont/diagramot/táblázatot!

e.

A prezentáció tartalmazzon minél több képet!

f.

A prezentáció tartalmazzon minél több videót!

g.

Fontos, hogy az előadó milyen prezentációs szoftvert/platformot használ! 74

13.

h.

Legyen mindenképpen lehetőség kérdések feltételére!

i.

Az előadó legyen közvetlen, barátságos!

j.

Az előadó legyen elegánsabban felöltözve, mint hallgatósága!

k.

Az előadó szorítkozzon a lényegre!

l.

Az előadó alakítsa az előadást a közönség igényeihez!

m.

A prezentáció legyen időben befejezve!

Mennyire tartja Ön a prezentációk elkészítését és előadását kreatív feladatnak? Válaszát kérem, pár szóban indokolja is meg!

14.

Ön szerint mi a fontosabb egy sikeres prezentációhoz: a jó előadó, vagy a jó vizuális segédlet (pl. vetítés)? Válaszát kérem, pár szóban indokolja is meg!

15.

Amennyiben bármilyen meglátása, véleménye lenne még a témával kapcsolatba, azt kérem, írja le ide!

75