„PRECÍZ” Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez
2006. március (mod.090827)
T12. Egyeztetés a „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszerben
Egyeztetés a „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszerben Az egyeztetési feladat miden számviteli nyilvántartás sarkalatos problémája. Az egyeztetés során meg kell győződni , hogy teljes körű‐e a szintetikus könyvelés és ki kell szűrni a formai és tartalmi hibákat . Az egyeztetés során a következőket kérdésekre kell választ adni:
C C C C C C C C C
Analitikák egyeznek a szintetikus könyveléssel? Megfelelő az egymással összefüggő főkönyvi számlák egyenlege? Van tartozik egyenlegű pénzeszközök főkönyvi számla? A pénzeszközök havi záró egyenlege egyezik az analitikával? Egyenleget mutatnak az átvezetési számlák? Egyezik a kivonat eszköz és forrás oldala? Kötelezettség előírásoknak megfelelően történtek a pénzügyi teljesítések? Folyamatos a kimenő számlák sorszáma? A folyószámla analitikában van túlfizetés vagy túlutalás? Stb.
A vállalkozások speciális igényeiknek megfelelően alakítják ki a bizonylati rendjüket, amely tartalmazza az egyeztetési feladatokat, gyakoriságát és menetének leírását. Az egyeztetés manuális és időigényes feladat, ezért jellemzően a vállalkozásoknál negyed vagy félévente kerül elvégzésre. A feltárt hibák korrigálása az eltelt hosszú idő miatt jelentős plusz munkát eredményezhet, ami állhat a könyvelési hibák javításából az adóbevallások önrevíziójá‐ ból, a folyószámlák átvezetéséből és a partnerek a számláinak, pénzügyi teljesítéseinek utóla‐ gos egyeztetéséből . A „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer a számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetését és ellenőrzését zárt rendszerben biztosítja. Az egyeztetésre és ellenőrzésre több megoldást ajánlunk, lehetőség v an a célfeladatokat ellá‐ tó speciális programok használatára (tombolázás, egyeztetés, könyvvizsgálói mintavételek stb.), illetve a saját bizonylati rendnek megfelelő kimutatások elkészítésre (például folyószám‐ lák összevont listájának eredményének összevetése a főkönyvi kivonat adataival, összevont számlázási adatok összevetése az iktatott számlák forgalmi kimutatásával stb.). A rendszerbe épített automatikus egyeztető és ellenőrző programok használatával megoldha‐ tó az egyeztetési feladatok akár napi elvégzésé is. A kialakult gyakorlat szerint az egyeztetés legalább a havi zárást megelőzően szükséges elvé‐ gezni. Az egyeztetési tevékenységet két fő részre bontjuk pénzügyi és számviteli feladatokra. A pénzügyi feladatok a folyószámla analitikus nyilvántartás egyeztetése, a számviteli feladatok a szintetikus könyvelés egyeztetése.
2
Pénzügyi rendszerben elvégzendő feladatok . A pénzügyi nyilvántartásnak napra késznek kell lennie, hiszen csak így érhető el, hogy a me‐ nedzsment számára megfelelő információ álljon rendelkezésre a döntések meghozat alához, illetve a korábbi döntések értékeléséhez. A vállalkozás vagyoni és anyagi helyzetének elemzése fontos eleme a kintlévőségek minősíté‐ se. Például a kötelezettség vállalások előtt meg kell győződni a fizetőképesség fenntartásról. A kintlévőségek értékeléshez a folyószámla nyilvántartásnak napra készsége mellett pontosnak is kell lennie. A beérkező, kimenő számlák és a pénzügyi teljesítések folyamatos és pontos rögzítése szüksé‐ ge s a pénzügyi feladatok ellátáshoz. A számla kiegyenlítések iktatásánál egyik legfontosabb szempont, hogy mindig keressék meg a konkrét számlát és a bizonylat tételek pontos számla‐ számmal (hivatkozási számával) kerüljenek rögzítésre. Az adott partner számlái és pénzügyi teljesítései a számlaszámmal kapcsolódnak egymáshoz. Automatikus számlarendezéskor a számlaszám csoportba (párba) fogott tételek kerülnek ren‐ dezésre. A hibásan rögzített és a több számla egy utalással, egy számla több utalással való ki‐ egyenlítése esetén közös számlaszámra kell hozni a tételek, a feladatott a pénzügyileg rende‐ zetlen tételek karbantartás a programmal végezhető el (Forgalom / Folyószámla analitikaF24). Az esetleges számla kapcsolat nélküli banki és pénztári tételek a rendezetlen téték listázásá‐ val (F240 nyomtatás) lehet kimutatni.
3
Az automatikus számlarendezéssel (F25), lehet a kiegyenlítés számlákat rendezni.
A rendezést követően a határidőn túli kintlévőségek kimutatása programmal (X32) elvégez‐ het ők a kintlévőségek korosítása, minősítése és értékelése. A program segítségével a kintlévő‐ séget kétféle előre definiált módon lehet minősíteni :
C C C
a likvid kintlévőségek (0‐30.30‐60,60‐90 napos) a céltartalék elv szerint (0‐90,90‐180,180‐napnál régebbi) a felhasználó napi igényeknek megfelelően definiált korosítási intervallumok.
4
Egyeztetések A pénzügyi egyeztetés napi feladat mivel csak így érhető el a kintlévőségek pontos értékelése és a vállalkozás pénzügy helyzet ének elemzéséhez megfelelő adat szolgáltatás.
C
A számla feladások ellenőrzése Meg kell győződni, hogy minden számla átadásra került‐e. A számlázási rendszer szám‐ la forgalmi kimutatását egyeztetni kell a pénzügyi modul számlaiktatási összevont listá‐ jával.
C
A számla kiegyenlítések ellenőrzése Nincs a rendezetlen állományban számla kapcsolat nélküli banki, pénztári tétel.
5
Számviteli rendszerben elvégzendő feladatok . A számvitel egyeztetés feladatai:
C Az analitikák egyeztetése a szintetikus könyveléssel. C A vevőknél nincs túlfizetés, szállítóknál túlutalás (általában rögzítési hiba). C Pénztárak, bankszámlák hó végi egyenlegének egyeztetése a bizonylatokkal (utolsó havi pénztárjelentés, utolsó havi bank kivonat)
C A pénztár vagy bank hó közben nem volt negatív egyenlegű (általában rögzítési hiba) C Átvezetési számlákon nincs egyenleg. C Az összefüggő főkönyvi számlák egyeztetése (például az előző hónapban előírt kötelezett‐ ségek kiegyenlítésre kerültek),
C A könyvelés adatbázis ellenőrzése (bizonylat , napló kivonat, főkönyvi kivonat ellenőrzés) C Folyószámla analitika egyeztetése a szintetikával (esetleges hibák kiszűrése)
6
Havi zárás a számviteli rendszerben:
Havi zárás a pénzügyi rendszerben:
Havi zárás a számlázási modulban:
7
