„PRECÍZ” Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez
1. Zárás, Egyeztetés, Ellenőrzés
1999 május (mod. 2009.07.)
Egyeztetés a „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszerben Egy könyvelési időszak zárását megelőző tevékenység az egyeztetés. Az egyeztetési feladat minden számviteli nyilvántartás sarkalatos problémája. Az egyeztetés során meg kell győződni, hogy teljeskörű‐e a szintetikus könyvelés és ki kell szűrni a formai és tartalmi hibákat. Az egyeztetés során a következőket kérdésekre kell választ adni:
C C C C C C C C C C
Analitikák egyeznek a szintetikus könyveléssel? Megfelelő az egymással összefüggő főkönyvi számlák egyenlege? Vane követel egyenlegű pénzeszközök főkönyvi számla? A pénzeszközök havi záró egyenlege egyezik az utolsó bank kivonattal, illetve a pénztár záró pénzkészletével? Egyenleget mutatnak az átvezetési számlák? Az előző hónapban előírt kötelezettségek teljesítésre kerülteke? Egyezik a kivonat eszköz és forrás oldala? Kötelezettség előírásoknak megfelelően történtek a pénzügyi teljesítések? Folyamatos a kimenő számlák sorszáma?
A rendezetlen folyószámla állományban van túlfizetés vagy túlutalás ? Vállalkozások speciális igényeiknek megfelelően alakítják ki a bizonylati rendjüket, amely tar‐ talmazza az egyeztetési feladatokat, gyakoriságát és menetének részletes leírását. Az egyeztetés manuális és időigényes feladat, ezért jellemzően a vállalkozásoknál negyed‐ vagy félévente kerül elvégzésre. A feltárt hibák korrigálása az eltelt hosszú idő miatt jelentős többletmunkát eredményezhet ami állhat a könyvelési hibák javításából, az adóbevallások ön‐ revíziójából, a folyószámlák átvezetéséből és a partnerek a számláinak, pénzügyi teljesítéseinek utólagos egyeztetéséből. A „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer a számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően a főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatok közötti egyeztetést és ellenőrzést zárt rendszerben biztosítja.
Egyeztetés és ellenőrzés Az egyeztetésre és ellenőrzésre több megoldást ajánlunk:
C
a célfeladatokat ellátó speciális programok használatát (tombolázás, egyeztetés, könyv vizsgálói mintavételek stb.),
a saját bizonylati rendnek megfelelő kimutatások elkészítését (pl. folyószámlák összevont listájának eredményének összevetése a főkönyvi kivonat adataival, összevont számlázási adatok összevetése az iktatott számlák forgalmi kimutatásával stb.). Rendszerbe épített egyeztető és ellenőrző programok használatával megoldható az egyezteté‐ si feladatok akár napi elvégzésé is. A kialakult gyakorlat szerint az egyeztetés legalább a havi zárást megelőzően szükséges elvégezni. Az egyeztetési tevékenységet két fő részre bontjuk: pénzügyi és számviteli feladatokra. A pénzügyi feladatok a folyószámla analitikus nyilvántartás egyeztetése, a számviteli feladatok a szintetikus könyvelés egyeztetése.
C
2
Pénzügyi rendszerben elvégzendő feladatok. A pénzügyi nyilvántartásnak napra késznek kell lennie, hiszen csak így érhető el, hogy a me‐ nedzsment számára megfelelő információ álljon rendelkezésre a döntések meghozatalához ill. a korábbi döntések értékeléséhez.
Folyószámlák analitikus nyilvántartása A vállalkozás vagyoni és anyagi helyzetének elemzése fontos eleme a kintlévőségek minősíté‐ se. Például a kötelezettség vállalások előtt meg kell győződni a fizetőképesség fenntartásról. A kintlévőségek értékeléshez a folyószámla nyilvántartásnak napra készsége mellett pontos‐ nak is kell lennie. A beérkező, kimenő számlák és a pénzügyi teljesítések folyamatos és pontos rögzítése szüksé‐ ges a pénzügyi feladatok ellátáshoz. A számla kiegyenlítések iktatásánál egyik legfontosabb szempont, hogy a pontos partner azonosítóval és számlaszámmal (hivatkozási számával) kerül‐ jenek rögzítésre. A adatok helyes rögzítéséhez a kiegyenlített számlát adatok rögzítésekor ki kell keresni és kiválasztással kell felvinni az adatokat. Az adott partner számlái és pénzügyi teljesítései a számlaszámmal kapcsolódnak egymáshoz. Automatikus számlarendezéskor a számlaszám csoportba (párba) fogott tételek kerülnek ren‐ dezésre. Az több számla egy utalással, egy számla több utalással való kiegyenlítése esetén közös számlaszámra kell hozni a tételek, a feladatott a pénzügyileg rendezetlen tételek karbantartás a programmal végezhető el (F24). Az esetleges számla kap‐ csolat nélküli banki és pénz‐ tári tételek a rendezetlen téték listázásával (F240 nyomtatás) lehet kimutatni.
Az automatikus számlarendezéssel (F25), lehet a kiegyenlítés számlákat rendezni.
3
A rendezést követően a határ‐ időn túli kintlévőségek kimutatá‐ sa programmal (X32) lehet a kint‐ lévőséget korosítani, minősíteni és értékelni. (Az X32 ablak számos új lehető séggel bővült, ezekről részletesen olvashat a 2006/2 szoftverköveté sünkben!) A korosításra a következő lehe‐ tőségek vannak (kétféle előre de‐ finiált és az igény szerinti szabad csoportosítás)
C C C
a likvid kintlévőségek értékeléséhez (030,3060,6090 napos) a céltartalék elv szerint (090,90180,180napnál régebbi) a felhasználó napi igényeknek megfelelően definiált korosítási intervallumok.
A pénzügyi egyeztetés napi feladat mivel csak így érhető el a kintlévőségek pontos értékelése és a vállalkozás pénzügy helyzetének elemzéséhez megfelelő adatszolgáltatás.
C
A számla feladások ellenőrzése. Meg kell győződni, hogy minden számla átadásra került. A számlázási rendszer számla forgalmi kimutatását egyeztetni kell pénzügyi modul számla iktatási összevont listájával.
C
A számla kiegyenlítések ellenőrzése Nincs a rendezetlen állományban számla kapcsolat nélküli banki, pénztári tétel.
4
Számviteli rendszerben elvégzendő feladatok. Havi egyeztetés A számvitel egyeztetés feladatai:
C C C
Az analitikák egyeztetése a szintetikus könyveléssel.
C C C
A pénztár vagy bank hó közben nem volt negatív egyenlegű (általában rögzítési hiba)
A vevőknél nincs túlfizetés, szállítóknál túlutalás. Pénztárak, bankszámlák hó végi egyenlegének egyeztetése a bizonylatokkal (utolsó havi pénztárjelentés, utolsó havi bank kivonat) Átvezetési számlákon nincs egyenleg. Az összefüggő főkönyvi számlák egyeztetése (például az előző hónapban előírt kötelezett ségek kiegyenlítésre kerültek),
C
A könyvelés adatbázis ellenőrzése (bizonylatok, napló kivonat, főkönyvi kivonat ellenőrzé se)
C
Folyószámla analitika egyeztetése a szintetikával (esetleges hibák kiszűrése)
Tombolázás Bizonylat sorszámok folytonosságának ellenőrzése tombolázó programmal végezhető el. Az eredmény lista alapján
Könyvvizsgálói mintavételek Amennyiben nincs lehetőség könyvelési adatok teljes körű tételes ellenőrzésére a véletlen mintavételekkel lehet tesztelni a számviteli adatok helyességet. A „szúró próbaszerű” ellenőr‐ zésére a könyvvizsgálói mintavételek adnak lehetőséget. A mintavétel kétféle lehet :
C C
bizonylat mintavétel, karton mintavétel (számlalapok alapján).
5
