„PRECÍZ” Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a „Precíz” Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez
3. EXCEL adatkapcsolat
(mod. 2009.07.)
Ügyviteli nyilvántartások és EXCEL formátumú adatszolgáltatás A korszerű ügyviteli rendszereknek a jogszabályi előírásoknak megfelelő működésen felül, a cégvezetés és tulajdonosok adatszolgáltatási igényeit is ki kell elégíteni. A programcsomagokba beépítésre kerülnek az általános alaplekérdezések, melyek formája és tartalma nem mindig felel az igényeknek, s így a kötött formátumú jelentéseket csak manuális úton a listák alapján lehet kitölteni.
EXCEL formátumú jelentések A Windows környezetben a legelterjedtebb jelentéskészítő eszköz az EXCEL táblázatkezelő. Az EXCEL rendelkezik minden olyan formai és tartalmi tulajdonsággal, amelyek segítségével vonzó megjelenésű kimutatások, táblázatok, diagramok készíthetők. A táblázatkezelő több munkalapjának használatával, az egy időszakról szóló jelentés tábláza‐ tai, diagramjai egy EXCEL file‐ba foglalhatók, így a jelentés könnyen kezelhető és továbbítható. A cellákba definiálható függvényekkel könnyen elvégezhetők a kiegészítő számítások, összegzé‐ sek. A diagram‐ és munkalapformázó lehetőséget ad a lehető legszemléletesebb megjelenítésre. A Diagram Varázsló egy helyre koncentrálja a diagramok létrehozását módosítását és formázását, így a táblázatba foglalt adatokhoz a legszemléletesebb diagram választható. Az EXCEL táblázatok közvetlenül kapcsolhatók a WORD dokumentumokhoz így jegyzőköny‐ vek szöveges jelentések készítésre is kiválóan alkalmasak az MS Office csomag említett elemei. Az EXCEL táblázatok gyors és pontos kitöltése érdekében lehetőséget kell teremteni a számvi‐ teli, pénzügyi rendszerekben már egyszer rögzítésre került forgalmi adatainak gépi átöltésére.
„PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer EXCEL kapcsolata A „PRECÍZ” Integrált ügyviteli programcsomagnak fejlesztő eszköze a Microsoft által Visual Studio részeként forgalmazott Visual FoxPro 6.0. A fejlesztő eszköz segítségével maximálisan kihasználhatók a 32 bites Windows környezet által biztosított lehetőségeket. Az ActiveX komponensek és DDE adatkapcsolat használatának lehetősége révén a Windows alapú eszközökkel és alkalmazásokkal való (Office és BackOffice család tagjaival) szoros integráció biztosítja a komplex megoldások fejlesztésének lehetőségét. A „PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszerben az EXCEL táblázatkezelővel közvetett és közvetlen kapcsolat került kiépítésre. Közvetett kapcsolat: Minden nyomtatás eredménye kérhető EXCEL formátumban. Közvetlen kapcsolat: Magyar és idegen nyelvű számlarend elemeihez, Mérleg eredmény kimutatás soraihoz előre definiálhatók korlátlan számú EXCEL adatkapcsolat. A forgalmi adatok lekérdezéskor, nyomatásakor a szűrő feltételeknek megfelelően automatikusan kerülnek kitöltésre az előre definiált EXCEL táblák elemei (cellái).
2
Közvetett EXCEL kapcsolat Abban az esetben, ha tételes listával megegyező tartalmú Excel állományra van szükség. Pél‐ dául teljes főkönyvi kivonat, levelezéshez partner törzs stb. Programcsomagban nyomtatáskor meghatároz‐ ható az eredmény iránya és formája. Az „Excel állományba” listázási irány választásakor Excel formá‐ tumban átadásra kerül a nyomta‐ táshoz összeállított adatállomány. A nyomatási adatok kigyűjtése után meg kell adni az Excel állomány helyét és nevét. A szótár nyomógombbal változtatható az eredmény könyvtár. Az így létrehozott fejléces Excel állomány további átalakításáról: diagramokról, ösz‐ szegzésekről stb. a felhasználónak kell gon‐ doskodnia.
3
Közvetlen EXCEL kapcsolat Az előre kialakított Excel táblázatokba közvetlen adatátvitel. A közvetlen Excel kapcsolat kiépítésének lépései: 1. A jelentésekhez szükséges Excel táblák definiálása és elkészítése. 2. Excel táblákban a számviteli forgalmi adatokból feltöltésre kerülő cellák megjelölése. 3. Meghatározni az átvételhez megjelölt cellák adatait, hogy melyik főkönyvi számhoz, me lyik idegen számlarendhez és melyik mérleg, eredmény kimutatás sorhoz kapcsolható. 4. Kapcsolatok rögzítése a „PRECÍZ” rendszerben.
Az Excel táblák definiálása Első hivatkozáskor definiálni kell a kiinduló Excel tábla teljes nevét elérési útvonallal.
Adatbeviteli mezők: Kód
Excel táblahivatkozás azonosítója
Megnevezés
Excel tábla táblahivatkozás megnevezése
Egyéb adat Szöveg
Excel tábla teljes neve (útvonallal) A második szótárgombbal kiválasztható a ko‐ rábban rögzített Excel tábla Excel táblához kapcsolódó magyarázat (opcionális)
4
Főkönyvi számlákhoz közvetlen Excel kapcsolatok előírása A főkönyvi számlák törzsadat karban‐ tartásakor az egyes (1) gombbal érhető el az Excel kapcsolat definíció.
Az úgynevezett áttekintő képernyőn kiválaszthatók az Excel kapcsolat előírásai.
Tételsor: Egyenleg:
Előjelváltás:
Önelsz, Költséghely, Munkaszám: Excel tábla: Munkalap: Sor: Oszlop: Havonkénti tétel
A főkönyvi számhoz rendelt Excel kapcsolat sorszáma. Tetszőleges, Tartozik, Követel az adatkitöltésnél nincs egyenleg vizsgálat vagy csak a meghatározott egyenleg esetén, kerül áttöltésre. A kiszámított érték előjelének átváltása. Az 1‐4 számlaosztályoknál az érték számítás Tartozik/Követel, 5‐9 Követel/Tartozik. Kiemelt analitikák előírása. A kiinduló „előre definiált ” Excel tábla (kódtár adat). Az EXCEL tábla munkalapja. Munkalapon a cella sorszám Munkalapon a cella oszlop sorszáma Igen / Nem Áttöltéskor az oszlop sorszámot a kimutatás hónap számával növelje. (havi tábla kitöl‐ tés, mindig a kimutatás időszak dátum hónap adata kerül feltöltésre)
5
Adatfeltöltés kivonat alapján Kivonat listázásakor, lehet megadni a konkrét Excel feladást.
Ezer Ft‐ban:
Igen/Nem Az átadott adatok ezer forintra kerekítve Excel tábla: A számlarendhez megadott „előre definiált” Excel tábla Forrás XLS tábla: A kiinduló Excel tábla teljes neve (elérési útvonallal) Cél XLS tábla: A forrás tábla átmásolásra kerül a céltáblába. Ha már létezik a cél tábla a program a felülírásra rákérdez. Lehet a kiinduló táblát használni céltáblának, de a javasolt kiinduló táblát változatlanul hagyni, és új táblát létrehozni vagy korábbit módosítani. Amennyiben a kiinduló táblánk nem tartalmaz forgalmi akkor az eredmény táblában köny‐ nyebb az adatok ellenőrzés és nem maradnak felesleges értékek. Excel nyelv: A használt Excel verziója magyar vagy angol Nyomtatás: Igen/Nem Átöltés után első munkalap automatikus nyomtatása. Bezárás: Igen/Nem Az áttöltés után az EXCEL programot zárja be vagy hagyja betöltve, így ablakváltással meg‐ tekinthető a feltöltött Excel tábla. Amennyiben az Excel tábla feltöltése többszöri lekérdezés eredmény, akkor sem kell, mert így a céltábla marad az Excel programba és folytatható a feltöltés (például havonkénti osz‐ lop feltöltés)
6
Idegen számlarendhez közvetlen Excel kapcsolatok előírása Technikailag megegyezik a főkönyvi számláknál leírtakkal. Az idegen számlarend a külföldi tulajdonosok számára készülő adatszolgáltatás. A magyar szálarendhez kapcsolhatók az ide‐ gen számalrend számlái (egy ide‐ gen számlához több magyar fő‐ könyvi szám rendelhető). Lényegé‐ ben az idegen számlarend haszná‐ latával kiegészítő adatszolgáltatás‐ hoz egy új struktúrájú kivonat és számlalap (karton) készíthető.
Adatfeltöltés idegen számlarend kivonat alapján
Mérleg, eredmény kimutatás sorokhoz közvetlen Excel kapcsolatok előírása
A tábla sor karbantartásakor a hármas gombbal érhető el az Excel kapcsolat definíció. Az Excel kapcsolat definíció megegyezik a főkönyvi számnál leírtakkal.
7
Excel adatfeltöltés mérleg eredmény kimutatás táblák alapján Mérlegek lekérdezésénél az Xls gombbal lehet mérleg eredmény kimutatás táblák adatait Ex‐ celbe átadni.
Táblától Tábláig: Önelsz.től Önelsz.ig Időszak: Újra számolva: Ezer Ft‐ban: Excel tábla: Forrás XLS tábla: Cél XLS tábla:
Excel nyelv: Nyomtatás: Bezárás:
Mérleg eredmény kimutatás táblázat intervallum (egy vagy több mérleg tábla adata átadható) Önelszámoló egység intervallum Könyvelési időszak intervallum Igen/Nem A mérleg és eredmény‐kimutatás táblák tartamát újra számolja vagy nem. Igen/Nem Az átadott adatok ezer forintra kerekítve A számlarendhez megadott „előre definiált” Excel tábla A kiinduló Excel tábla teljes neve (elérési útvonallal) A forrás tábla átmásolásra kerül a céltáblába. Ha már létezik a cél tábla a program a felülírásra rákérdez. Lehet a kiinduló táblát használni céltáblának, de a javasolt kiinduló táblát változatla‐ nul hagyni és új táblát létrehozni vagy korábbit módosítani. Amennyiben a kiinduló táblánk nem tartalmaz forgalmi adatokat, akkor az ered‐ mény táblában könnyebb az adatok ellenőrzése. A használt Excel verziója magyar vagy angol Igen/Nem Átöltés után első munkalap automatikus nyomtatása. Igen/Nem Az áttöltés után az EXCEL programot zárja be vagy hagyja betöltve. Ha betöltve ma‐ rad, akkor ablakváltással megtekinthető az elkészült feltöltött Excel tábla. Akkor sem kell bezárni, ha Excel tábla teljes feltöltése többszöri lekérdezés eredmé‐ nye, mert így marad a céltábla az Excel programba és folytatható a feltöltés (például havonkénti oszlop feltöltés)
8
