ALFIS 2012 – komplexní ekonomický systém
Popis změn verze 2012.503
© FUKSA s.r.o. Sedlčanská 1327/65 140 00 Praha 4 Tel. 223 010 785, 603 463 137
[email protected] E-mail Web www.alfis.cz, www.fksoft.cz
Veškeré zde uvedené údaje jsou pouze informativní a mohou být změněny bez předchozího upozornění.
Obsah 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Doklady.................................................................................................................................................................................................. 3 1.1. Hromadné kopírování dokladů......................................................................................................................................................... 3 1.2. Přenos z objednávek přijatých do dodacího listu ............................................................................................................................. 3 1.3. Vyhledání obchodního partnera na internetu (ARES) ...................................................................................................................... 3 1.4. Prodej za hotové – vrácení peněz ................................................................................................................................................... 4 1.5. Zobrazení skladových karet............................................................................................................................................................. 4 1.6. Hromadná oprava ........................................................................................................................................................................... 4 1.7. Oprava úhrady u dokladů ................................................................................................................................................................ 4 Objednávky ............................................................................................................................................................................................ 4 2.1. Dohledání obchodního partnera ...................................................................................................................................................... 4 2.2. Zobrazení skladových karet............................................................................................................................................................. 4 2.3. Nová skladová karta........................................................................................................................................................................ 5 Skladové karty........................................................................................................................................................................................ 5 3.1. Podnázev ........................................................................................................................................................................................ 5 3.2. Součet skladů.................................................................................................................................................................................. 5 Vzájemné zápočty.................................................................................................................................................................................. 5 4.1. Vzájemné zápočty........................................................................................................................................................................... 5 4.2. Zaúčtování zápočtu ......................................................................................................................................................................... 6 4.3. Položkové členění ........................................................................................................................................................................... 7 4.4. Nastavení........................................................................................................................................................................................ 7 Účetnictví ............................................................................................................................................................................................... 8 5.1. Hromadné účtování dokladů............................................................................................................................................................ 8 5.2. Cizí měna v uživatelských přehledech............................................................................................................................................. 8 Obchodní partneři .................................................................................................................................................................................. 8 6.1. Načítání údajů z registru ARES ....................................................................................................................................................... 8 6.2. Tlačítka e-mail, www ....................................................................................................................................................................... 9 6.3. Internet............................................................................................................................................................................................ 9 6.4. Nastavení obchodních partnerů....................................................................................................................................................... 9 Ostatní změny ........................................................................................................................................................................................ 9 7.1. Mzdy ............................................................................................................................................................................................... 9 7.2. Přenosy dat..................................................................................................................................................................................... 9 7.3. Načtení dat ze zálohy.................................................................................................................................................................... 10
ALFIS
2
Popis funkcí
1. Doklady 1.1. Hromadné kopírování dokladů U vybraných typů dokladů (faktury, hotovostní doklady a ostatní pohledávky a závazky) lze provést hromadnou kopii několika dokladů najednou (např. pravidelná opakovaná faktura, kde se liší pouze datum a číslo). Funkce se nachází v menu F10 – Speciální funkce a zde je položka Hromadné kopírování dokladů. Před spuštěním této funkce je potřeba pomocí mezerníku (nebo přes funkci Značky) označit příslušné doklady ke kopírování. Hromadné kopírování dokladů
U označených dokladů je podle zadané volby zvýšeno (nastaveno) příslušné datum a zároveň z nastaveného počítadla (číselné řady) použito nové číslo dokladu. Můžeme zvolit automatické zvýšení data o jeden měsíc, o jeden rok nebo zadat příslušné datum ručně. Pokud je firma plátcem DPH je pro kontrolu na konci kopírování zobrazen rozsah data zdanitelného plnění (od-do) v rámci nově kopírovaných dokladů. Upozornění: V případě hromadného kopírování dokladů obsahujících vazbu na sklad (skladové položky) nejsou následně provedeny skladové pohyby, položky jsou dále evidovány jako tzv. textové položky. V případě kopie dokladu s cizí měnou není přepočítán kurs podle nově vzniklého data vystavení/přijetí.
1.2. Přenos z objednávek přijatých do dodacího listu V rámci nového dodacího listu lze pomocí funkční klávesy F8 zobrazit seznam přijatých objednávek a výběrem příslušné objednávky je zahájen přenos do položek dodacího listu. Upozornění: Pokud se jedná přenos skladových položek, je podobně jako u ostatních dokladů potřeba provádět přenos z objednávky pouze do nového dokladu (dodacího listu), tak aby byly následně automaticky provedeny příslušné skladové operace.
1.3. Vyhledání obchodního partnera na internetu (ARES) V rámci vystavení dokladu je nyní po zadání IČ nejprve hledán obchodní partner v seznamu již zavedených obchodních partnerů, pokud není nalezen a je zároveň zapnuta příslušná volba (Načítat z ARESu v dokladech v menu Doklady – Číselníky – Partneři - Nastavení) je vyhledán obchodní partner v databázi ARES.
Vyhledání v ARESu
V případě nalezení obchodního partnera lze pomocí tlačítka Otočit pořadí slov v názvu, změnit nalezený název z např. Ing. Jiří Novák na Novák Jiří Ing., tak aby bylo jednotné zadávání názvu firmy v rámci dokladů (řazení, hledání atp.) Poznámka: Hledání podle IČ se spouští tehdy, pokud není vyplněn název partnera a je zadáno IČ. Pokud chceme nového obchodního partnera zadat do adresáře, je výhodnější nejprve pomocí nabídky F3 zobrazit seznam obchodních partnerů a následně pomocí F5 zavést nového partnera (který může být také podle IČ vyhledán v ARESu). Pokud dojde k načtení
ALFIS
3
Popis funkcí
z ARESu přímo do dokladu (po zadání IČ do dokladu) bude takto nalezený obchodní partner zadán pouze do dokladu bez jakékoliv vazby na adresář obchodních partnerů.
1.4. Prodej za hotové – vrácení peněz Pokud je program využíván jako prodejní kasa (doklady hotovost příjem HP), lze nyní při zápisu nového dokladu nastavit zobrazení informačního okna pro vrácení příslušné částky za nákup.
Vrácení peněz
Zapnout/vypnout zobrazení tohoto informačního okna lze v menu Doklady – Hotovost příjem – Nastavení (Zobrazit okno ‘vrácení peněz‘). V případě nutnosti opětovného zobrazení, lze toto informační okno též vyvolat v seznamu dokladů pomocí klávesy F5. Pokud je v rámci dokladu HP zvolena forma úhrady platební kartou, nebude toto informační okno zobrazeno.
1.5. Zobrazení skladových karet V případě výběru položek ze skladu je zobrazeno rozšířené okno skladových karet, kde jsou zobrazeny další údaje – podnázev, objednací číslo, zatřídění a v případě verze Profi též údaj rezervace a objednáno. Pokud není zvoleno maximální rozlišení obrazovky (nastavení v programu menu Konec – Nastavení – Prostředí), je okno se skladovými kartami zobrazeno v odpovídající velikosti a nové údaje jsou umístěny vpravo.
Zobrazení skladových karet
1.6. Hromadná oprava V rámci podvojného účetnictví lze nyní pomocí funkce Hromadná oprava (F10 speciální funkce) změnit u hotovostních dokladů stav zaúčtování na „Úhrada faktury“. Doposud zde byla pouze volba Zaúčtováno vše/Nezaúčtováno.
1.7. Oprava úhrady u dokladů Oprava již provedené úhrady dokladu (v rámci podvojného účetnictví, CTRL+ENTER) je doplněna o možnost změnit stav zaúčtování jednotlivé úhrady. Pozor, je opět změněno pouze označení stavu zaúčtování nikoliv generování/změna účetních zápisů v deníku.
Oprava úhrady
2. Objednávky 2.1. Dohledání obchodního partnera V rámci vystavení dokladu je nyní po zadání IČ nejprve hledán obchodní partner v seznamu již zavedených obchodních partnerů, pokud není nalezen a je zároveň zapnuta příslušná volba (Načítat z ARESu v dokladech v menu Doklady – Číselníky – Partneři - Nastavení) je vyhledán obchodní partner v databázi ARES (viz. doklady).
2.2. Zobrazení skladových karet V případě výběru položek ze skladu je zobrazeno rozšířené okno skladových karet, kde jsou zobrazeny další údaje – podnázev, objednací číslo, zatřídění a v případě verze Profi též údaj rezervace a objednáno. Pokud není zvoleno maximální rozlišení obrazovky (nastavení v programu menu Konec – Nastavení – Prostředí), je okno se skladovými kartami zobrazeno v odpovídající velikosti a nové údaje jsou umístěny vpravo.
Zobrazení skladových karet
ALFIS
4
Popis funkcí
2.3. Nová skladová karta U objednávek přijatých je možné ihned zavést novou skladovou kartu (v seznamu skladových karet pomocí F5, popřípadě kopie CTRL+F5).
3. Skladové karty 3.1. Podnázev Vedle hlavního názvu zboží/materiálu je nyní podnázev (dříve popis) zobrazen ve standardním seznamu skladových karet. Lze podle něj vyhledávat (F4), řadit (F7) a také filtrovat (F6). Podnázev
3.2. Součet skladů V případě zavedení více skladů je na funkci součet (F9) zobrazen seznam se součty jednotlivých skladů a nyní je v titulku součtového okna zobrazen i celkový součet a počet za všechny sklady. Lze podle něj vyhledávat (F4), řadit (F7) a také filtrovat (F6). Součet skladů
4. Vzájemné zápočty 4.1. Vzájemné zápočty Vzájemné zápočty se zadají do této evidence a následně probíhá jejich zaúčtování do účetního deníku popřípadě daňové evidence. Vzájemné zápočty nalezneme v menu Doklady – Vzájemné zápočty. Pro automatické číslování vzájemných zápočtů je potřeba nastavit příslušnou číselnou řadu v nastavení vzájemných zápočtů a popřípadě v počítadlech. V přehledu vzájemných zápočtů jsou k dispozici běžné funkce pro práci s přehledy (F4 hledání, F6 filtry, F7 řazení, F8 tisk, F9 součty, F10 speciální) a též funkce pro zaúčtování CTRL+A. Při zadání nového zápočtu (pomocí INS) je zobrazen následující dialogové okno pro zadání zápočtu (velikost okna je podle zvoleného rozlišení obrazovky).
ALFIS
5
Popis funkcí
V hlavičce výpisu zadáme číslo dokladu, datum a dále pomocí nabídky z menu (F3) obchodního partnera. V případě zadání obchodního partnera z adresáře je možné následně využít funkci pro rychlé zadávání jednotlivých dokladů do zápočtu, kdy při aktivních položkách je zobrazen seznam (F11) všech neuhrazených dokladů k obchodnímu partnerovi, kde lze pomocí mezerníku označit doklady pro započtení. Přenos vybraných dokladů je následně proveden pomocí CTRL+END popřípadě ESC a potvrzení. Uložení vzájemného zápočtu je možné pouze tehdy, pokud jsou částky příjmu a výdeje vyrovnány, po přenosu je tedy potřeba u větší částky tuto snížit tak, aby se vyrovnal příjem/výdej, pokud se provádí zápočet více jak dvou dokladů platí to pro celek jako takový, tedy je to potřeba vyrovnat pro více dokladů najednou. Do dokladu kde je částka snížena, je následně provedena pouze částečná úhrada a zbytek je hrazen např. bankovním převodem. Použít cizí měnu - je přístupné tehdy, pokud je v nastavení zápočtů (Doklady – Vzájemné zápočty - Nastavení) zapnuta volba Pracovat s cizí měnou. Potvrzeno – pokud není tento údaj vyplněn, nelze zápočet zaúčtovat a ani nejsou provedeny příslušné úhrady k jednotlivým dokladům. Toto datum lze tedy doplnit i zpětně, kdy následně po doplnění a stisku tlačítka Uložit je zobrazen dotaz na provedení příslušných úhrad. Na základě tohoto data je prováděno zaúčtování a program před vlastním zaúčtováním kontroluje, zda jsou provedeny všechny úhrady v dokladech. význam kláves v položkách: CTRL+Del Mazání položky CTRL+Inst Nová položka F3, CTRL+F3 Lokální nabídka (vztažena vždy ke konkrétnímu údaji) F4 Hledání CTRL+F4 Opakované hledání CTRL+F5 Nová položka - vložení mezi řádky CTRL+ P CTRL+F10 F11
Přepnutí mezi hlavičkou a položkami Zrušení/navázání vazby mezi cizí měnou (pouze když je cizí měna a je aktuální údaj měna) Rychlý výběr dokladů pro zápočet
Položky zápočtu Do položek zadáváme : typ - příjem/výdej - měníme mezerníkem a nebo prvním písmenem volby měna - zadáme měnu (pomocí F3) kurs - je vyplněn při výběru měny nebo zadáme ručně částka Kč - částka v Kč v měně - částka v měně (pomocí F10 lze zrušit vazbu mezi Kč a měnou z důvodu zaokrouhlení) var. symbol - zadáme var. symbol, na F3 je zobrazen seznam neuhrazených dokladů a je možno provést spárování P - pokud došlo ke spárování položky je zobrazeno P. účetní skupina - automaticky se doplní při spárování, ruční výběr je pomocí F3/CTRL+F3, lze též zapsat ručně a to v PU znak "#" a číslo účtu např. #311 00, v daňové evidenci je to např. #PR#BENZ , tedy kód a analytika. Poznámky: Při použití spárování s dokladem v cizí měně je nutno použít stejnou měnu pro jednotlivé doklady. Rovněž je nutné v případě změny kursu ode dne vystavení ke dni potvrzení aktualizovat kurs v položkách. Je potřeba respektovat typ příjmu a typ výdeje, tedy pro příjem použít faktury vydané a ostatní pohledávky, pro výdeje faktury přijaté a ostatní závazky, pokud se jedná o opravný daňový doklad je použito mínus (ale je potřeba zachovat původní typ). Po zadání položek provedeme uložení zápočtu pomocí tlačítka Uložit , na základě vyplnění data potvrzení je zobrazen dotaz na vytvoření úhrad v dokladech. Pro tisk je potřeba vybrat odpovídající tiskovou sestavu (pouze Kč a nebo cizí měna).
4.2. Zaúčtování zápočtu Z přehledu vzájemných zápočtů vyvoláme zaúčtování pomocí CTRL+A.
ALFIS
6
Popis funkcí
Zaúčtování zápočtu
Zaúčtování v daňové evidenci (jednoduché účetnictví): Jsou postupně nabízeny zápisy do daňové evidence s přednastavenými hodnotami podle účetních skupin. Pokud jsou zaúčtovány veškeré položky, je celý zápočet označen jako zaúčtovaný. Pokud je zaúčtování zápočtu přerušeno u určité položky je možné pokračovat od následující. Pokud je vzájemný zápočet zaúčtován, není možná jeho oprava. Jeho oprava je možná pouze po zrušení zaúčtování (též pomocí CTRL+A). Pozor, při zrušení zaúčtování nejsou smazány zápisy v daňové evidenci. Zaúčtování v podvojném účtování: Je provedena kontrola zadaných hodnot (dohledány příslušné účty v účetním rozvrhu) a následně jsou vygenerovány a zapsány zápisy do účetního deníku. Pokud je zápočet zaúčtován, není možná jeho oprava. Jeho oprava je možná pouze po zrušení zaúčtování (též pomocí CTRL+A). Při zrušení zaúčtování jsou nalezeny a vymazány odpovídající zápisy v účetním deníku. Pozn. : Pomocí speciálních funkcí (F10) je možné provést hromadnou změnu stavu zaúčtování na "nezaúčtováno" u označených zápočtů. Při této operaci nedochází k vymazání zápisů z účetního deníku, pouze se mění stav - lze využít např. na vymazání zápočtů z předchozího roku atp. Nastavení účtu použitého pro zaúčtování zápočtu je v hlavním nastavení účetnictví, tedy v menu Účetnictví – Nastavení – Nastavení (úhrada zápočtem).
Nastavení účtu
Hromadné zaúčtování: Hromadné účtování vzájemných zápočtů je v menu Účetnictví – Účtování z dokladů. Princip je podobný jako u ostatních typů dokladů, i zde probíhají příslušné kontroly na datum potvrzení, stav úhrad atp.
4.3. Položkové členění Položkové členění vzájemných zápočtů zobrazí seznam zápočtů ve členění podle jednotlivých položek (lze vyvolat v seznamu zápočtů pomocí CTRL+S).
4.4. Nastavení Nastavení vzájemných zápočtů nalezneme v menu Doklady – Vzájemné zápočty – Nastavení. Nastavení zápočtů
Po vystavení ihned zaúčtovat – při zápisu nového zápočtu je ihned nabídnuto zaúčtování.
ALFIS
7
Popis funkcí
Pracovat s cizí měnou – v zápočtu je zpřístupněna volba zapnout/vypnout měnu pro zadávaný zápočet. Počítadlo – pomocí F3 lze vybrat příslušné počítadlo (číselnou řadu). Účetní deník – účetní deník pro podvojné účetnictví – nutno zadat přesně!
5. Účetnictví 5.1. Hromadné účtování dokladů Hromadné účtování z dokladů bylo rozšířeno o účtování interních dokladů a vzájemných zápočtů (menu Účetnictví – Účtování z dokladů ). Nastavení vzájemných zápočtů nalezneme v menu Doklady – Vzájemné zápočty – Nastavení. Nastavení zápočtů
5.2. Cizí měna v uživatelských přehledech Pokud je zapnuto používání cizí měny (spínač Devizové účetnictví) jsou v rámci uživatelských přehledů (výsledovka, rozvaha, předvaha) spočítány i nové sloupce s cizí měnou (počáteční stav, obrat a zůstatek), pro zjednodušení zde již není členění na MD/Dal (pouze znaménko). Pro tisk je nutno použít sestavu s označením „cizí měna“. V případě použití mezisoučtů v rámci tisku je nutno počítat s tím, že mohou být ve sloupcích uvedeny různé měny a mezisoučty nejsou pak korektní (je např. sečten stav EUR a USD). Dále pokud je potřeba výsledek pouze za jednu měnu, lze použít výpočet v rámci určitého filtru v deníku, kdy filtr nadefinujeme podmínkou označení příslušné cizí měny. Cizí měna
6. Obchodní partneři 6.1. Načítání údajů z registru ARES Na kartě obchodního partnera je tlačítko ARES. ARES
Po stisku tlačítka ARES se zobrazí následující okno pro hledání. Hledání v ARESu
Po stisku tlačítka Najdi dojde k zahájení hledání údajů v databázi ARES. Pomocí tlačítka Otočit pořadí slov v názvu lze změnit např. vyhledaný údaj Ing. Jiří Novák na Novák Jiří Ing. (z důvodu sjednocení zadávání názvu firem, hledání, řazení, filtrování atp.). V případě zapnutého spínače Po zadání IČ načíst z ARESu (v nastavení partnerů) je u zavedení nového obchodního partnera automaticky zobrazeno okno pro hledání v ARESu a je možné ihned zadat IČ a spustit hledání.
ALFIS
8
Popis funkcí
6.2. Tlačítka e-mail, www Po stisku tlačítka e-mail je (v případě vyplnění e-mailové adresy) spuštěn výchozí e-mailový klient na PC, kde je již vyplněna e-mailová adresa obchodního partnera. Podobně po stisku tlačítka www je spuštěn výchozí internetový prohlížeč a jsou zobrazeny příslušné stránky obchodního partnera.
6.3. Internet Po stisku tlačítka Internet jsou zobrazeny volby pro hledání dalších údajů o partnerovi na internetu. Po stisku tlačítka ARES se zobrazí následující okno pro hledání. Hledání
6.4. Nastavení obchodních partnerů V souvislosti se změnami jsou v nastavení obchodních partnerů dva nové spínače. Nastavení načítání z ARESu Po zadání IČ načítat z ARESu – v případě zapnutí této volby je u nového obchodního partnera ihned zobrazeno okno pro hledání v ARESu a po zadání IČ je spuštěno vyhledávání (není tedy potřeba vyvolávat hledání stiskem tlačítka ARES na kartě partnera). Načítat z ARESu v dokladech – pokud je zapnuto, tak po zadání IČ partnera v dokladech je nejprve prohledán adresář a pokud není obchodní partner v adresáři nalezen, je zobrazen dotaz na hledání údajů v ARESu.
7. Ostatní změny 7.1. Mzdy Do tiskových sestav Výplatní pásky byla doplněna identifikace firmy (zpřehlednění pro účetní firmy, které připravují najednou mzdy pro vícero firem). Dále je doplněno ukládání některých opakovaných údajů pro tisk formulářů.
7.2. Přenosy dat Dodatkový modul Přenosy dat (není standardní součástí dodávky SW) byl doplněn o další volby pro import dat. Import dat
Nepřenášet dodatečné úhrady – uplatní se v případě, že se úhrady zadávají jak na PC exportu tak na PC importu, tak aby pak nedocházelo k jejich zdvojení. Předkontovat doklady – v případě přenosu dat od klienta který využívá verzi programu bez účetnictví je možné v rámci této volby nastavit, aby se přenášené doklady do hlavního PC (s účetnictvím) automaticky předkontovaly příslušnými účty.
ALFIS
9
Popis funkcí
Pozn.: Modul není standardní součástí upgrade.
7.3. Načtení dat ze zálohy V případě načítání dat ze zálohy je rozšířeno okno pro zobrazení více souborů a zároveň je možné nalezené zálohy seřadit podle názvu firmy popřípadě data/času vytvoření zálohy.
Načtení zálohy
ALFIS
dat
ze
10
Popis funkcí
