Politeknik Negeri Sriwijaya BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Politeknik Negeri Sriwijaya adalah perguruan tinggi negeri yang beralamat di Jalan Srijaya Negara Kode Pos: 30139 Kota Palembang, Sumatera Selatan. Politeknik Negeri Sriwijaya dahulunya bernama Politeknik Universitas Sriwijaya yang secara resmi dibuka pada tanggal 20 September 1982 dan mempunyai 2 (dua) Jurusan yaitu Jurusan Teknik Sipil dan Jurusan Teknik Mesin. Saat ini Politeknik Negeri Sriwijaya telah berkembang dan memiliki 9 (sembilan) Jurusan yaitu Teknik Sipil, Teknik Mesin, Teknik Elektro, Teknik Kimia, Teknik Komputer, Akuntansi, Administrasi Niaga, Manajemen Informatika dan Bahasa Inggris. Politeknik Negeri Sriwijaya juga memiliki unit-unit pelayanan guna mendukung proses kinerja kerja yang ada di Politeknik Negeri Sriwijaya. Unitunit pelayanannya yaitu Unit Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, Unit Pelayanan Matakuliah Pengembangan Kepribadian, Unit Pelayanan Kesehatan, Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan, dan Unit Pelaksana Teknis Pemeliharaan dan Perbaikan serta Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan Bagian Administrasi Umum dan Keuangan. Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan merupakan unit kerja yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur dengan pembinaan sehari-hari berada dibawah Pembantu Direktur I Bidang Akademik dan Pembantu Direktur III Bidang Kemahasiswaan. Salah satu fungsi bidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan adalah membuat dan mengelola data alumni pada Politeknik Negeri Sriwijaya. Setiap tahunnya jumlah lulusan di Politeknik Negeri Sriwijaya terus bertambah. Pada tahun 1982 sampai tahun 2015 Politeknik Negeri Sriwijaya telah menghasilkan alumni sebanyak 23.407 orang. Saat ini Politeknik Negeri Sriwijaya memiliki 9 (sembilan) Jurusan dan 20 (dua puluh) program studi yang terbagi menjadi 11 (sebelas) program studi Diploma III dan 9 (sembilan) program studi 1
BAB I Pendahuluan
2 Politeknik Negeri Sriwijaya Diploma IV. Awalnya Politeknik Negeri Sriwijaya hanya mempunyai 2 (dua) Jurusan yaitu Jurusan Teknik Sipil dan Jurusan Teknik Mesin dengan daya tampung maksimum 576 orang mahasiswa dan dengan sarana pendidikan, staf pengajar dan kurikulum yang dirakit secara nasional dan terpusat di Pusat Pengembangan Pendidikan Politeknik yang berkedudukan di Bandung. Berikut ini merupakan data jumlah alumni perjurusan pada Politeknik Negeri Sriwijaya dari 3 (tiga) tahun terakhir yaitu dari tahun 2013 sampai dengan 2015: Tabel 1.1. Data Jumlah Alumni Perjurusan pada Politeknik Negeri Sriwijaya No
Jurusan
1. TEKNIK SIPIL - Konstruksi Gedung - Konstruksi Sipil / Air - Bangunan Transfortasi - Umum 2. TEKNIK MESIN - Perawatan dan Perbaikan - Produksi - Alat Berat - Konsentrasi T.Truck & Perl Berat 3. TEKNIK ELEKTRO - Teknik Listrik - Teknik Elektronika - Teknik Telekomunikasi 4. TEKNIK KIMIA 5. AKUNTANSI 6. ADMINISTRASI NIAGA 7. TEKNIK KOMPUTER MANAJEMEN 8. INFORMATIKA 9. BAHASA INGGRIS Jumlah
L
2013 P Jml
TAHUN 2014 L P Jml
L
2015 P Jml
23 25 24 -
20 17 19 -
43 42 43 -
26 17 27 5
21 23 16 -
47 40 43 5
12 18 15 -
25 18 26 -
37 36 41 -
38 60 20
1 -
39 60 20
49 48 40
-
49 48 40
47 37 42
2 1
47 39 43
24
-
24
-
-
-
-
-
-
96 70 32 33 42 37 46
23 16 54 98 90 96 38
119 86 86 131 132 133 84
78
54 132 60
61 121 68
63 131
14
25
54
67
39
85 24 109 81 20 101 58 23 81 55 23 78 21 69 90 16 70 86 42 99 141 38 89 127 53 129 182 61 113 174 46 134 180 40 135 175 45 44 89 52 28 80 34
88
14
81
662 551 1213 656 697 1353 596 680 1276
Sumber: Bagian Akademik dan Kemahasiswaan Politeknik Negeri Sriwijaya
BAB I Pendahuluan
3 Politeknik Negeri Sriwijaya Bertambahnya jumlah alumni setiap tahun, maka Politeknik Negeri Sriwijaya sangat membutuhkan informasi mengenai alumni untuk kepentingan akademik dan mempererat tali silaturahmi antar mahasiswa aktif dan para alumni. Sebelumnya, bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengelola data alumni dengan menggunakan aplikasi perkantoran yaitu aplikasi Microsoft Excel. Saat ini Politeknik Negeri Sriwijaya telah menyediakan tempat atau media untuk alumninya dengan aplikasi yang berbasiskan online yaitu www.ikapolsri.ac.id, namun aplikasi tersebut masih belum berjalan maksimal. Ikatan Alumni Politeknik Negeri Sriwijaya atau yang di singkat IKA Polsri merupakan suatu organisasi yang mengurus aplikasi alumni Politeknik Negeri Sriwijaya. IKA Polsri dibentuk pada tanggal 31 Desember 2005 yang bertempat di Politeknik Negeri Sriwijaya Jalan Srijaya Negara, Palembang 30139. Adapun fungsi dan tujuan dari IKA Polsri, yaitu: 1. Sebagai wahana dan sarana informasi dan komunikasi antar anggota IKA Polsri yang mendukung usaha peningkatan mutu alumni Politeknik Negeri Sriwijaya. 2. Sebagai
wahana
dan
sarana
pengembangan
diri
dan
peningkatan
profesionalisme alumni Politeknik Negeri Sriwijaya. 3. Berpartisipasi aktif dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia. 4. IKA Polsri berusaha menjadi wahana pemersatu aktivitas alumni. 5. Menjadi pusat pelayanan data dan informasi penempatan kerja alumni. Demi kelancaran sistem informasi alumni, maka aplikasi tersebut harus dikembangkan lagi untuk menciptakan sebuah tempat informasi yang sangat dibutuhkan oleh para mahasiswa dan termasuk alumni yaitu dengan mengolah data alumni, dan menyimpan data tersebut didalam sebuah database sehingga dapat mengurangi resiko adanya data yang hilang ataupun rusak. Alumni juga dapat mengisi dan mengedit data mereka sesuai dengan data yang sebenarnya. Selain itu, sistem informasi ini memfasilitaskan berbagai keperluan seperti berita mengenai alumni, informasi tentang data-data alumni, informasi tentang pekerjaan atau profesi karena tidak sedikit mahasiswa yang telah menjadi alumni tidak BAB I Pendahuluan
4 Politeknik Negeri Sriwijaya memiliki pekerjaan karena kurangnya relasi dan kurangnya informasi pekerjaan, serta grafik alumni baik berupa ipk alumni dan jumlah alumni pertahunnya dari masing-masing jurusan, dan dengan adanya sistem informasi ini admin, alumni (user), maupun pengunjung (visitor) dapat mengakses kapanpun dan dimanapun tanpa batasan waktu dan ruang. Sehubungan dengan permasalahan tersebut, maka penulis perlu membangun suatu sistem informasi yang diharapkan mampu membantu Bidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dalam mempercepat dan mempermudah proses pendataan dan pengolahan data alumni secara online, dan memungkinkan calon alumni dapat mengakses data alumni tersebut. Sehingga, tercipta interaksi antara bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan dengan alumninya, serta alumni dan mahasiswa yang masih aktif. Dari uraian diatas, maka penulis bermaksud untuk membuat suatu sistem informasi yang dapat mempermudah pendataan alumni dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL yang akan dijadikan sebagai laporan akhir dengan judul “Sistem Informasi Database Alumni Per-Jurusan pada Politeknik Negeri Sriwijaya Berbasis Web”. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah penulis kemukakan diatas dan penulis melakukan observasi pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan Politeknik Negeri Sriwijaya, maka penulis merumuskan masalah yang akan dibahas dalam Laporan Akhir ini adalah “Bagaimana merancang dan membuat suatu sistem informasi untuk alumni Politeknik Negeri Sriwijaya menggunakan aplikasi yang berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL”. 1.3. Batasan Masalah Agar penulisan Laporan Akhir ini lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi pokok permasalahan hanya pada pembuatan sistem informasi mengenai alumni Politeknik Negeri Sriwijaya secara
BAB I Pendahuluan
5 Politeknik Negeri Sriwijaya online sehingga dapat diakses oleh admin, alumni (user), pengunjung (visitor). Selain itu, dengan adanya sistem informasi database alumni ini bagian admin bisa melihat grafik perbandingan alumni per jurusan setiap tahunnya dan alumni juga dapat mengedit data mereka sendiri seperti nomor telepon, alamat, dan data lainnya. 1.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan 1.4.1. Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penyusunan Laporan Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Membuat suatu sistem informasi database alumni per-jurusan pada Politeknik Negeri Sriwijaya secara online dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. 2. Membantu setiap jurusan yang ada di Politeknik Negeri Sriwijaya untuk mengolah data mahasiswanya. 3. Membantu bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dalam mengelola data alumni Politeknik Negeri Sriwijaya. 4. Pemanfaatan teknologi secara efektif dengan menggunakan fasilitas internet yang ada saat ini khususnya di lingkungan Politeknik Negeri Sriwijaya. 1.4.2. Manfaat Penulisan Adapun manfaat yang didapatkan dari penulisan Laporan Akhir ini adalah: 1. Mempermudah bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dalam mengolah data alumni pada Politeknik Negeri Sriwijaya. 2. Mempermudah jurusan dalam melakukan pendataan alumninya untuk membuat akreditas jurusan, serta kegiatan lainnya yang dibutuhkan oleh jurusan. 3. Mempermudah alumni menjalin tali silaturahmi, serta alumni dapat mengolah data dan mengedit data mereka sendiri. 4. Dengan adanya sistem informasi alumni tersebut mahasiswa dapat mengetahui informasi alumni-alumni Politeknik Negeri Sriwijaya dan menjalin hubungan antar mahasiswa aktif dengan alumni.
BAB I Pendahuluan
6 Politeknik Negeri Sriwijaya 5. Pengunjung/visitor dapat mengakses dan melihat informasi alumni-alumni Politeknik Negeri Sriwijaya seperti informasi tentang data diri alumni dan ipk alumni per jurusan. 1.5. Metodologi Penelitian 1.5.1. Lokasi Pengumpulan Data Lokasi
penelitian
yang
dilakukan
oleh
penulis
dilaksanakan
di
bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Politeknik Negeri Sriwijaya. Beralamat di Jalan Srijaya Negara, Palembang 30139 Telepon: 0711-353414 Faximili: 0711-355918, website: www.polsri.ac.id, e-mail:
[email protected]. 1.5.2. Metode Pengumpulan Data Ruslan (2010:22-30), berdasarkan cara perolehannya data terbagi menjadi 2 (dua), yaitu: 1. Data Primer (Primary Data) Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian perorang, kelompok, dan organisasi. Metode pengumpulan data primer dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Wawancara (Interview) Penulis mengadakan interview kepada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan Politeknik Negeri Sriwijaya terhadap hal-hal apa saja yang ingin penulis ketahui dari alumni Politeknik Negeri Sriwijaya, seperti data alumni masing-masing jurusan pertahunnya, berapa jurusan dan program studi yang ada di Politeknik Negeri Sriwijaya, struktur organisasi administrasi akademik dan kemahasiswaan, Tugas dan Tanggung Jawab administrasi akademik dan kemahasiswaan, serta prosedur sistem yang sedang berjalan sekarang. b. Observasi (Observation) Penulis mengamati apa yang dikerjakan oleh bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan Politeknik Negeri Sriwijaya secara langsung, khususnya di bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan.
BAB I Pendahuluan
7 Politeknik Negeri Sriwijaya 2. Data Sekunder (Secondary Data) Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (dihasilkan pihak lain) atau digunakan oleh lembaga lainnya yang bukan merupakan pengolahnya, tetapi dapat dimanfaatkan dalam suatu penelitian tertentu. Data sekunder pada umumnya berbentuk catatan atau laporan data dokumentasi oleh lembaga tertentu yang dipublikasikan. Penulis mengambil data yang dibutuhkan melalui buku pedoman Politeknik Negeri Sriwijaya tahun 2015 dan website resmi Politeknik Negeri Sriwijaya, seperti sejarah perusahaan, visi dan misi, data alumni, dan data lainnya yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan laporan akhir. 1.6. Sistematika Penulisan Pada bagian ini, penulis akan memberikan gambaran secara garis besar sistematika Laporan Akhir ini yang bertujuan untuk mempermudah pembaca memahami isi laporan ini. Penulis membagi Laporan Akhir ini menjadi 5 (lima) bab dan masing–masing bab terbagi dalam beberapa subbab yang merupakan satu kesatuan dan saling melengkapi yang tersusun secara kronologis seperti dibawah ini: BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan membahas mengenai latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan laporan akhir, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini penulis menguraikan secara singkat mengenai teori umum, teori judul, teori khusus, dan teori program. Teori umum berkaitan dengan istilah-istilah yang bersifat umum dan luas dalam pembuatan aplikasi tersebut. Teori judul menjelaskan tentang pengertian yang menjadi judul penulisan laporan. Teori khusus menjelaskan mengenai pengertian Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram BAB I Pendahuluan
8 Politeknik Negeri Sriwijaya (ERD), Flowchart, Block Chart, dan Kamus Data beserta simbolsimbol yang digunakan. Sedangkan teori program berkaitan dengan program yang digunakan seperti Bahasa Pemrograman Berbasis Web (PHP) dan database MySQL yang dijadikan sebagai acuan pembahasan. BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Pada bab ini penulis akan menguraikan gambaran umum Politeknik Negeri Sriwijaya khususnya bidang Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, yaitu mengenai sejarah Politeknik Negeri Sriwijaya, visi dan misi, struktur organisasi, sistem yang sedang berjalan saat ini, serta hal lain yang berhubungan dengan bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Politeknik Negeri Sriwijaya. BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini berisikan pembahasan mengenai perancangan aplikasi yang meliputi penentuan alat dan bahan yang digunakan dalam penulisan laporan kerja praktek, rancangan sistem yang baru, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Flowchart, Blockchart, Kamus data, design input, dan design output. BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi kesimpulan dari apa yang telah dipaparkan dan dibahas dalam bab-bab sebelumnya dan pada akhir penulisan penulis memberikan saran-saran yang berhubungan dengan permasalahan yang telah dibahas dari Sistem Informasi Database Alumni Perjurusan pada Politeknik Negeri Sriwijaya.
DAFTAR PUSTAKA Bagian ini berisi nama buku-buku yang dijadikan referensi oleh penulis selama pembuatan Laporan Akhir.
BAB I Pendahuluan
9 Politeknik Negeri Sriwijaya LISTING PROGRAM Bagian ini berisi kode-kode program yang terdapat dalam sistem yang dibuat oleh penulis. LAMPIRAN Bagian ini berisi berkas-berkas yang diajukan atau kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama pembuatan Laporan Akhir.
BAB I Pendahuluan
