Playlist.hu Adminisztrációs kézikönyv Verziószám: 4.03 Dátum: 2015. november 6.
Tartalomjegyzék
Tartalomjegyzék ......................................................................................................................... 2 Ábrák jegyzéke ........................................................................................................................... 3 1. Verziótörténet ......................................................................................................................... 5 2. Bevezető ............................................................................................................................... 10 3. Jogosultsági csoportok ......................................................................................................... 10 4. Adminisztrációs felület használata ....................................................................................... 11 5. Az Playlist.hu alaplistái ........................................................................................................ 13 5.1. Adminisztrátorok listája ............................................................................................... 13 5.2. Jogkezelők listája.......................................................................................................... 17 5.3. Jogdíjak listája .............................................................................................................. 18 5.4. E-mailek listája ............................................................................................................. 20 5.5. Fájlkezelő...................................................................................................................... 22 5.6. Jegybanki alapkamat ..................................................................................................... 24 6. Jogdíjak kezelése a Playlist.hu rendszerében ....................................................................... 24 6.1. Sugárzási jogdíjak kezelésével összefüggő listák......................................................... 24 6.1.1. Adatszolgáltatási időszakok listája ....................................................................... 24 6.1.2 Folyószámla ........................................................................................................... 30 6.1.3. Jogdíjfizetési időszakok összevonása ................................................................... 57 6.1.4. Felhasználók listája ............................................................................................... 59 6.1.4. NMHH igazolások ................................................................................................ 70 6.1.5. Napló ..................................................................................................................... 71 6.2 Sugárzási jogdíjak kezelésével összefüggő speciális menük és funkciók ..................... 72 6.2.1. Felhasználói regisztráció elfogadásának folyamata .............................................. 72 6.2.2. Adminisztrátori regisztráció folyamata ................................................................. 74 6.2.3. Játszási lista elfogadásának folyamata .................................................................. 74 6.2.4. Díjszámítási adatok ellenőrzésének folyamata ..................................................... 83 6.2.5. NMHH igazolás igénylése a Playlist.hu rendszerén keresztül .............................. 89 6.2.6. A sugárzási jogdíjakkal összefüggő kintlévőség kezelése a Playlist.hu rendszerén keresztül .......................................................................................................................... 92 6.3. Háttérzene (nyilvános előadási jogdíjak) kezelése ....................................................... 95 6.3.1. Háttérzene-szolgáltatók listája .............................................................................. 96 6.3.2. Felhasználók listája ............................................................................................... 97 6.3.3. Adatszolgáltatási időszakok listája ....................................................................... 97 6.4. Kiadói adatszolgáltatás speciális menüi és funkciói ..................................................... 99 6.4.1. Kiadók listája – kiadók regisztrációja ................................................................... 99 6.4.2. Kiadói adatszolgáltatás ....................................................................................... 101 7. Végrehajtás kezelése .......................................................................................................... 102 7.1. Értesítő Követeléskezelési eljárás alá helyezése ........................................................ 103 7.2. Felhasználók listája..................................................................................................... 104 7.3. Adatszolgáltatási időszakok listája ............................................................................. 104 7.4. Jogérvényesítési eljárások nyomon követése.............................................................. 105 8. Értesítő keresése ................................................................................................................. 106 9. Lekérdezések ...................................................................................................................... 109 10. Letöltések ......................................................................................................................... 109
2
Ábrák jegyzéke
1. ábra Az adminisztrátori felület főbb elemei ......................................................................... 11 2. ábra Főképernyő, aktív menüsorral ...................................................................................... 12 3. ábra Lista exportálása, exportált fájl letöltése ...................................................................... 13 4. ábra Az adminisztrátorok listája ........................................................................................... 14 5. ábra Adminisztrátor saját adatlapja (nem rendszeradminisztrátor esetén) ........................... 14 6. ábra Adminisztrátor adatlapja (Rendszeradminisztrátorként) .............................................. 15 7. ábra Adminisztrátor jogosultságainak beállítása .................................................................. 15 8. ábra Engedélymátrix ............................................................................................................. 16 9. ábra Jogkezelők listája ......................................................................................................... 18 10. ábra Jogdíjak listája ............................................................................................................ 18 11. ábra Jogdíjak listája - automatikus figyelmeztető e-mailek alapadatai .............................. 19 12. ábra E-mailek listája ........................................................................................................... 21 13. ábra E-mail szövegének módosítása................................................................................... 21 14. ábra Játszási listák fa-rendszere ......................................................................................... 23 15. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája ............................................................................. 24 16. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája (jobbra igazítva) ................................................. 24 17. ábra Adatlap módosítás az adatszolgáltatási időszakok listájából elérve (ablak teteje)..... 26 18. ábra Díjszámítási adatok állapota ablak alja ...................................................................... 27 19. ábra Díjszámítási adatok webes háttérzene esetén ............................................................. 29 20. ábra Díjszámítási adatok nyomtatása ................................................................................. 30 21. ábra A Folyószámla ablak részei ........................................................................................ 31 22. ábra Egy negyedév folyószámlájának áttekintése .............................................................. 32 23. ábra Befizetés részletei a folyószámla menüben ................................................................ 33 24. ábra Sztornó értesítő nyomtatási képe ................................................................................ 34 25. ábra Játszási lista kötbér számítása .................................................................................... 35 26. ábra Játszási lista kötbérének számítása, a korábbi számítás figyelembe vételével ........... 36 27. ábra Előlegfizetési-értesítő kiállítása.................................................................................. 37 28. ábra Díjszámítás indítása .................................................................................................... 39 29. ábra Példa az automatikus díjszámítás letiltására .............................................................. 40 30. ábra Példa az automatikus díjszámításra ............................................................................ 40 31. ábra Automatikus díjszámítás - kedvezmények beszámítása ............................................. 41 32. ábra Kézi díjszámítás felülete ............................................................................................ 44 33. ábra Kézi díjszámítás - figyelmeztetés tört negyedévben végzett felhasználásra .............. 45 34. ábra Kézi díjszámítás - figyelmeztető üzenetek ................................................................. 45 35. ábra Kézi díjszámítás, webes háttérzene esetén ................................................................. 46 36. ábra Választás a kamat-kezelési módszerek közül ............................................................. 47 37. ábra Kamatszámítási ablak ................................................................................................. 48 38. ábra Kamatszámítás eredménye ......................................................................................... 50 39. ábra Kamatszámítás............................................................................................................ 51 40. ábra Fizetés ......................................................................................................................... 52 41. ábra Befizetések történeti áttekintése ................................................................................. 54 42. ábra Fizetési felszólítás nyomtatása ................................................................................... 55 43. ábra Fizetés - befizetés részletes könyvelése...................................................................... 56 44. ábra Jogdíjfizetési időszakok összevonása ......................................................................... 57 45. ábra Időszakok összevonása (folyószámla menü, értesítő kiállítása) ................................. 58 3
46. ábra Felhasználók listája .................................................................................................... 59 47. ábra Felhasználók listája – adatmódosítás.......................................................................... 59 48. ábra Archív adatok megtekintése ....................................................................................... 60 49. ábra Regisztráció - beállítások ........................................................................................... 61 50. ábra Előlegkezelésre vonatkozó beállítások ....................................................................... 63 51. ábra Számviteli beszámoló nyilvántartása ......................................................................... 65 52. ábra Felhasználók listája, regisztráció elfogadása .............................................................. 66 53. ábra Plusz adatszolgáltatási időszak hozzáadása ............................................................... 67 54. ábra Adatszolgáltatási időszak hozzáadása, időszakok elrejtése........................................ 67 55. ábra Felhasználó felfüggesztése ......................................................................................... 69 56. ábra NMHH igazolás utólagos nyomtatása a Felhasználók listájából ................................ 70 57. ábra NMHH igazolások menüpont ..................................................................................... 71 58. ábra Napló .......................................................................................................................... 72 59. ábra Játszási lista elfogadása .............................................................................................. 75 60. ábra Automatikusan feldolgozott fájl típusának megjelenítése .......................................... 76 61. ábra Játszási lista validálás maunális indítása .................................................................... 77 62. ábra Validálásra váró fájlok kijelzése ................................................................................ 77 63. ábra Validálás folyamatának kijelzése ............................................................................... 78 64. ábra Riport a játszási lista feldolgozásáról ......................................................................... 79 65. ábra Igényelt kedvezmények ellenőrzése ........................................................................... 80 66. ábra Játszási listák elfogadásának folyamatábrája.............................................................. 82 67. ábra Jogdíjfizetési értesítő nyomtatása ............................................................................... 85 68. ábra Díjszámítási adatok elfogadásának folyamatábrája .................................................... 88 69. ábra NMHH igazolás menüpont a felhasználói felületen ................................................... 89 70. ábra NMHH igazolás igénylése .......................................................................................... 90 71. ábra NMHH igazolás - felhasználó tartozása esetén .......................................................... 91 72. ábra Levél a kamatok és kötbérek naprakész állapotban tartására ..................................... 93 73. ábra Fizetési felszólítás nyomtatása a felületről ................................................................. 94 74. ábra Kintlévőség beszedését megkönnyítő levél ................................................................ 95 75. ábra Háttérzene-szolgáltatók listája.................................................................................... 96 76. ábra Felhasználók listája (nyilvános előadási jogdíj) ......................................................... 97 77. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája (nyilvános előadási jogdíj) ................................. 98 78. ábra Játszási lista kezelése (nyilvános előadási jogdíj) ...................................................... 99 79. ábra Kiadók listája ............................................................................................................ 100 80. ábra Kiadói adatlap........................................................................................................... 100 81. ábra Kiadói adatszolgáltatás ............................................................................................. 101 82. ábra Kiadó adatszolgáltatásának elfogadása .................................................................... 102 83. ábra Követeléskezelési státusz beállítása ......................................................................... 103 84. ábra Felhasználók listája - Követeléskezelés ................................................................... 104 85. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája – Követeléskezelés ........................................... 105 86. ábra Jogérvényesítési állapotok rögzítése ........................................................................ 106 87. ábra Értesítő keresése ....................................................................................................... 107 88. ábra Egy értesítőre vonatkozó részletes találati eredmény ............................................... 108 89. ábra Értesítő státuszának átállítása ................................................................................... 108 90. ábra Lekérdezések menü .................................................................................................. 109
4
1. Verziótörténet Verzió száma 1.0 1.1.
Módosítás dátuma 2008. 09. 09. 2008. 10. 15.
1.2.
2008. 11. 12.
1.3.
2008. 12. 01.
1.3.1.
2008. 12. 03.
1.4
2008. 12. 18.
1.5.
2009. 01. 28.
1.6.
2009. 02. 10.
2.0.
2009. 03. 31.
2.1.
2009. 06. 16.
2.2.
2009. 07. 09.
Módosítás tárgya Alapváltozat - díjszámítási adatok bontása - letöltési menü bevezetése, screenshotok frissítése - visszamenőleges adatszolgáltatási időszakok hozzárendelése; - díjszámítási adatok státusz elnevezésének módosítása; - jogdíjfizetési értesítők frissítése és nyomtatása Automatikus figyelmeztető levelek kiküldése - Felhasználó gt nevének és a díjfizetési értesítők számának bevezetése az adatszolgáltatási időszakok listájába - Jogdíj megfizetésének státusza Kamatszámítási számolótábla - Szűrési találatok számának beállítása - Szerződési állapot beállítása - Alapértelmezett adatszolgáltatási határidők átállítása Játszási listák formai ellenőrzése (listák előfeldolgozása és visszatöltése) Automatikus díj- és kötbérszámítás Díjfizetési értesítő sztornózása Befizetések nyilvántartása Díjfizetési értesítők keresése - Felfüggesztett regisztrációs státusz - előzetes figyelmeztetés kiküldése - utólagos figyelmeztetés kikapcsolhatósága
5
2.3.
2009. 11. 24.
2.4.
2009. 12. 18.
2.5. 2.6
2010. 01. 25. 2010. 02. 04.
2.7.
2010. 03. 10.
2.8
2010. 03. 17.
3.0
2010. 04. 17.
3.1
2010. 05. 11.
3.2.
2010. 06. 16.
3.3
2010. 08. 12.
3.4
2010. 09. 13.
3.5.
2010. 11. 09.
3.6. 3.7.
2011. 02. 18. 2011. 05. 12.
3.8.
2011. 05. 26.
- játszási listák egyszerűsített feldolgozása - igénybe vett kedvezmények ellenőrzése - kintlévőségek kezelése - időszakok előre megnyitása rendszeradminisztrátor által - Kamatszámítás során figyelembe veendő kamatmérték - Tevékenységi körök megjelenítése a felhasználók listájában - ORTT igazolás - Kintlévőségek kezelése a Playlist.hu segítségével - automatikus játszási lista feltöltés - ORTT igazolás több példányának igénylése - adminisztrációs felülethez való hozzáférés IP cím alapján történő szűrése - Kiadói adatszolgáltatás bevezetése - bal menü újrarendezése - Egyedi Áfa kulcs beállítása - Szarama tagság beállítása - bevételi adatok összehasonlítása az előző időszakhoz - időszakok utólag megnyitása 5 éven túl - játszási lista fájl formátumellenőrzésének törlése - NMHH bevezetése az ORTT helyére (jogszabályváltozás) Regisztrációkor automatikusan megnyíló időszakok módosítása Webes háttérzene kezelése - Jogdíjfizetési értesítőn megjelenő megjegyzés mező - beszedést megkönnyítő levél docx formátumban - Jogdíj befizetés részletes
6
3.9.
2011. 06. 03.
3.10.
2011. 07. 01.
3.11.
2011. 07. 11.
3.12.
2011. 07. 26.
3.13.
2011. 09. 02.
3.14.
2011. 09. 20.
3.15.
2011. 11. 05.
3.16.
2011. 12. 20.
3.17.
2012. 03. 8.
adatsora a folyószámla, fizetés és értesítő keresése menüben - Díjfizetési értesítők mozgatása a befizetés rögzítésekor - Késedelmes teljesítésre vonatkozó figyelmeztető üzenetek a kézi díjszámítás felületén - listák egyedi rendezése - felhasználói adatok módosításának tárolása (korábbi jogdíjfizetési értesítők adatainak megőrzésével) - NMHH igazolások menüpont létrehozása - NMHH igazolások kiküldése docx formátumban - igazolások utólagos letöltése a felhasználók listáján keresztül - Fizetési felszólítás letöltése a felületről; - Kézi díjszámítás – figyelmeztetés a tört negyedévben végzett felhasználásra - Műsorszolgáltatás kezdő időpontját csak visszafelé lehet módosítani, ebben az esetben viszont az admin figyelmeztetést kap az időszak megnyitására. - Jogdíjfizetési értesítő alapértelmezett fizetési határideje 8 napról 15 napra módosult - Felületről indítható lekérdezések; lekérdezések menüpont - Külföldi székhelyű felhasználó adó-, számla- és irányítószámának kezelése Felhasználók regisztrálása az adminisztrátorok által - Egy időszakhoz több díjfizetési értesítő 7
3.18
2012. 08. 17.
3.19
2012. 10. 27.
3.20
2013. 02. 13.
3.21
2013. 03. 12.
3.22
2013. 03. 19.
3.23
2014. 03. 06
3.24
2014. 05. 30
3.25
2014. 09. 25.
3.26
2014. 10. 09.
4.01
2015. 04. 07.
kiállításának lehetővé tétele; - Előre nem rögzített típusú jogdíj és kedvezmény jogcím egyedi felviteli lehetősége - Negatív végösszegű és 0 Ftos díjfizetési értesítő kezelése A felhasználó profilja kiegészült a „közszolgálati” jelölővel => a bevételi adatszolgáltatásban csak akkor jelenik meg a „közszolgálati hozzájárulás” mező, ha a jelölő aktív Folyószámla kezelés Előleg kezelése Máshol számolt kamatból jogdíjfizetési értesítő lehetősége Dokumentum felhasználó általi feltöltése valamely negyedéves díjszámítási adatok mellé A felhasználóra vonatkozó egyéb dokumentumok feltöltése az adminisztrátorok által a felhasználói profilba Behajthatatlan és felszámolás alatti értesítők nyilvántartása TV/rádió megszűnése Számviteli beszámolók kezelése Automatikus levél az adminisztrátoroknak, ha a követeléskezelés alatti értesítőre befizetés érkezik Díjfizetési időszakok összevonás (előre fizetés kezelése) Adminisztrációs felület kiszélesítése Engedélymátrix bevezetése a pénzügyi műveletekhez Háttérzene-szolgáltatói felület elkészítése „FMH” és „Peresítve” státuszok bevezetve a jogérvényesítések nyomonkövetésére 8
4.02
2015. június 10.
4.03
2015. november 6.
Több játszási lista kezelése adminisztrátori oldalon Végrehajtási költségek kezelése adminisztratív oldalon Játszási lista fájlok validálása Végrehajtási folyamat áttekinthetőbbé tétele (Követeléskezelés alatt bevezetése) Automatikus díjszámítás lehetővé tétele HTOE tagok esetén. Automatikus díjszámítás lehetővé tétele, ha a játszási lista gyorsított feldolgozásra kerül. Ha az automatikus díjszámítás eredménye minimumdíj, ennek automatizált felvezetése az értesítőre
9
2. Bevezető A Playlist.hu oldalt a Művészeti Szakszervezetek Szövetsége Előadóművészi Jogvédő Iroda (1068 Budapest, Városligeti fasor 38.) és a Magyar Hanglemezkiadók Szövetsége (1113 Budapest, Harcos tér 5.) eredetileg azért hozta létre, hogy a rádiók és televíziók számára megkönnyítse a felhasználással összefüggő adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését. A fejlesztés második szakaszában – 2010 áprilisában – a Playlist.hu kiegészült a kiadói adatszolgáltatás rendszerével, amelynek elsődleges célja az, hogy a kiadók MAHASZ felé teljesítendő adatszolgáltatását, illetve az így szolgáltatott adatok kezelését megkönnyítse. A fejlesztés harmadik szakasza – 2015 áprilisában – lehetővé tette, hogy a nyilvános előadási jogdíjat a rendszer kezelje, ideértve azt az esetet is, amikor a felhasználó tevékenységét, illetve az adatszolgáltatást háttérzene szolgáltató segíti. A jelen dokumentum célja, hogy a Playlist.hu adminisztrációjával kapcsolatos információkat összefoglalja. 3. Jogosultsági csoportok A Playlist.hu adminisztrátorai jogosultság szempontjából három csoportba sorolhatók. •
Rendszeradminisztrátor: a rendszeradminisztrátor a Playlist.hu valamennyi funkcióját eléri, új jogkezelőt vagy új jogdíjat vehet fel, jogosult adminisztrátori jogosultságok beállítására, rendszerüzenetek módosítására… stb.
•
Jogkezelő adminisztrátor: a jogkezelő adminisztrátor az adott közös jogkezelővel kapcsolatos funkciókat éri el, ideértve a regisztrációs kérelmek elfogadását is.
•
Jogdíj adminisztrátor: a jogdíj adminisztrátor azokban a jogdíj-nemekben, amelyekhez őt hozzárendelték, ellátja azokat a feladatokat, amelyekre jogosultságot kapott. Az elvégzendő feladatok szintje a következő lehet: o teljes szintű; o díjszámítási adatok ellenőrzése; o játszási lista tartalmi és formai ellenőrzése; o játszási lista tartalmi ellenőrzése; o játszási lista formai ellenőrzése. A jogdíj adminisztrátor – a jogosultságtól függetlenül – jogosult az adott jogdíjhoz érkező regisztrációs kérelmet elbírálni, a regisztrációt elfogadni vagy elutasítani. A jogdíj adminisztrátor lehet Kapcsolattartó is, ebben az esetben a felhasználónak küldött automatikus rendszerüzenetekben az adott felhasználóhoz kapcsolattartóként kiosztott jogdíj adminisztrátor neve és elérhetőségi adatai kerülnek megküldésre. Egy felhasználóhoz egy Kapcsolattartó van rendelve, a Kapcsolattartók rotációs alapon kerülnek meghatározásra.
Az adminisztrátorokról a rendszer nyilvántartja teljes nevét, azonosítóját, adminisztrátori jogosultságát, e-mail címét, telefonszámát és mobil telefonszámát. A rendszer az automatikus rendszerüzenetekben az adminisztrátor nevét, a telefonszámát és az e-mail címét megadja, ezért ezeknek az adatoknak pontosnak kell lenniük és biztosítaniuk kell az adminisztrátor közvetlen elérését.
10
4. Adminisztrációs felület használata A Playlist.hu adminisztrátori felülete – szemben a felhasználók, illetve a kiadók számára készített felülettel – adatbiztonsági okokból kizárólag az EJI és a MAHASZ székházából, a két szervezet internetkapcsolatának alkalmazásával érhető el, más helyről nem. Az adminisztrációs felületre minden adminisztrátor a számára meghatározott Azonosítóval és Jelszóval léphet be. A jelszó elfelejtése esetén a Jogkezelő adminisztrátor vagy a Rendszeradminisztrátor jogosult új jelszót beállítani. A belépő adminisztrátor neve és jogosultsági csoportja a képernyő tetején kerül megjelenítésre. Az adminisztrátori felület három fő részre osztható: az elérhető listákra, az eredményt mutató táblára, illetve a szűrési funkciókat szolgáló mezőkre. Adminisztrátor neve és Menüsor jogosultsága Szűrési funkciók Lista rendezése az oszlop szerint
Eredményt tartalmazó gördíthető tábla
1. ábra Az adminisztrátori felület főbb elemei Az egyes listák között a bal felső sarokban található menü előhívásával lehet navigálni. Az elérhető listák akkor jelennek meg, ha a kurzor a képernyő bal felső sarkán található ikonra mutat. A menüsor automatikusan eltűnik, ha a kurzort a képernyő más részére vezetjük. A jobb felső sarokban található fogaskerék ikon mutatja, ha a rendszer valamilyen fájl (például egy háttérzene szolgáltató által feltöltött játszási lista) feldolgozását végzi. Így látható válik az aktuálisan végzett művelet, illetve a feldolgozásra váró fájlok listája is.
11
Az elérhető listákat tartalmazó menü
2. ábra Főképernyő, aktív menüsorral Az elérhető listák teszik lehetővé a rendszerben tárolt adatok megtekintését. Az egyes listák nevére kattintva tekinthetőek meg azok tartalma. A listák öt fő kategóriára bontva jelennek meg, függve attól, hogy az adott lista valamely jogdíj (sugárzási jogdíj, nyilvános előadási jogdíj/háttérzene szolgáltatás) kezelésével, a kiadói adatszolgáltatással, a rendszer működésével vagy a sugárzási jogdíj behajtásával függ össze. A szűrési funkció két részből áll. Részint egy szabadon megadható (szabad szavas) szűrési feltételt tartalmazó mezőből, másrészt pedig egy előre eltárolt szűrési feltéteket tartalmazó lenyitható listából. Szabadon megadható szűrési feltételként bármilyen karaktersor megadható, a keresés az aktuális eredményt tartalmazó listából azokat a tételeket fogja kigyűjteni, amelyek adott karaktersort bármely mezőben, illetve adott mezőn belül bármely pozícióban tartalmazzák. Szűrési feltételt a rendszeradminisztrátor jogosult eltárolni, illetve a korábban eltárolt szűrési feltételt törölni. Az előre eltárolt szűrési feltétel – egy logikai ÉS kapcsolattal – bármely szabadon megválasztott karaktersorral együttesen is alkalmazható. A szűrési eredmények az alább ismertetett módon exportálhatóak. A „Teljes lista” az adott lista valamennyi elemét megmutatja. A szűrés valamennyi lista esetén azonosan működik, ezért arra a későbbiek során nem térünk ki. Az eredményt tartalmazó lista minden esetben jelzi, hogy összesen hány tételt tartalmaz a keresési eredményt tartalmazó lista, és jelzi, hogy abból összesen hány sor került megjelenítésre, ha nem az összes tétel került listázására. Mivel az adminisztrátorok maguk határozhatják meg (ld. 4.1. fejezet), hogy a találati lista legfeljebb hány elemet tartalmazzon, ha a keresett tétel nincs a megjelenített listában, a szűrési feltétel pontosításával, vagy a megjelenítendő tételek számának növelésével lehet a keresett tételt megtalálni. Az eredményt tartalmazó lista szabadon rendezhető az egyes oszlop nevére kattintva. Első kattintásra a találati lista növekvő, második kattintásra pedig csökkenő sorrendben jeleníti meg a tételeket. Fontos figyelembe venni, hogy mindig a teljes találati lista – és nem annak aktuálisan megjelenített része – kerül rendezésre. A találati lista azon oszlopok szerint kerülhet rendezésre, amely nevét a honlap aláhúzással jelöli. A kiválasztható oszlopok listáját a rendszergazda módosíthatja. 12
Az eredményt tartalmazó gördíthető tábla alatt, jobb oldalon minden esetben megtalálható a „Lista exportálása” gomb, amely az adott eredményt exportálja – az MS Excel programmal kompatibilis – .xls formátumban. Az exportált lista – az exportálást követően megjelenő – „Exportált fájl letöltése” gombra kattintva tölthető le. Mivel ezek a funkciók mindenhol elérhetőek, ezért a későbbiek során erre nem térünk ki.
3. ábra Lista exportálása, exportált fájl letöltése
5. Az Playlist.hu alaplistái A Playlist.hu rendszerében az elérhető listák három csoportba sorolhatóak. Az első – „alaplistának” nevezett – csoportba azok kerültek, amelyek a rendszer alapbeállításait mutatják meg, így a felvett jogkezelőket, adminisztrátorokat… stb. Mivel ezekkel a listákkal az adminisztrátorok csak kivételes esetben dolgoznak, a képernyőn legalul kerültek elhelyezésre, a rendszer logikájából ugyanakkor az következik, hogy a kézikönyv elsőként ezeket a listákat mutassa be. Az elérhető listák második csoportja a kezelt jogdíjakkal, míg a harmadik a kiadói adatszolgáltatással kapcsolatos elemeket tartalmazza. 5.1. Adminisztrátorok listája Az adminisztrátorok listája tartalmazza az adminisztrátorok alapvető adatait, így nevét, felhasználó nevét, jogosultsági csoportját, illetve státuszát (amely lehet aktív vagy tiltott)
13
4. ábra Az adminisztrátorok listája
Az adminisztrátor teljes nevére kattintva tekinthetőek meg az adminisztrátor személyes adatai, illetve az adminisztrátor – a Módosít gombra kattintva – itt módosíthatja saját adatait és jelszavát. Ugyancsak itt állítható be a találati listában megjelenítendő sorok száma úgy, hogy az 50-nél kisebb nem lehet. A megjelenítendő sorok számának növelésével a találati lista részletesebb eredményt mutat, ugyanakkor a lista megjelenítése érezhetően hosszabb ideig tart.
5. ábra Adminisztrátor saját adatlapja (nem rendszeradminisztrátor esetén) A Rendszeradminisztrátor ugyancsak az adminisztrátor teljes nevére kattintva jogosult az adatok, az adminisztrátori szint és a státusz módosítására. A jogosultsági szintek (rendszeradminisztrátor, jogkezelő adminisztrátor, jogdíj adminisztrátor, követeléskezelő) és azok tartalma a 3. fejezetben kerültek meghatározásra.
14
6. ábra Adminisztrátor adatlapja (Rendszeradminisztrátorként) Az Adminisztrátorok listája (ld. 4. számú ábra) „adminisztrációs szint” oszlopában megjelenő Jogai link csak rendszeradminisztrátori jogosultsági szint esetén jelenik meg. Ez teszi lehetővé az adminisztrátor jogosultsági szintjének beállítását. Ebben az esetben az alábbi oldal jelenik meg:
7. ábra Adminisztrátor jogosultságainak beállítása A felületen a Rendszeradminisztrátor jogdíjanként állíthatja be, hogy adott adminisztrátor milyen jogosultságokkal rendelkezzen. Ezek a következők lehetnek: • teljes szintű – az adminisztrátor adott felhasználóhoz rendelhető bármilyen feladat (játszási lista tartalmi vagy formai ellenőrzése, illetve díjszámítási adatok feldolgozása) elvégzése céljából; • díjszámítási adatok – az adminisztrátor adott felhasználóhoz rendelhető, annak díjszámítási adatai feldolgozása céljából; • játszási lista tartalmi és formai ellenőrzése – az adminisztrátor adott felhasználóhoz rendelhető annak játszási listájának tartalmi és formai ellenőrzése céljából;
15
• •
játszási lista formai ellenőrzése – az adminisztrátor adott felhasználóhoz rendelhető annak játszási listájának formai ellenőrzése céljából; játszási lista tartalmi ellenőrzése – az adminisztrátor adott felhasználóhoz rendelhető annak játszási listájának tartalmi ellenőrzése céljából.
Ha adott feladat elvégzésére több adminisztrátor is kijelölhető, akkor a felhasználók – regisztrációjuk időpontjában – egyenlő arányban kerülnek megosztásra az adminisztrátorok között. Azt, hogy adott felhasználóhoz melyik adminisztrátor került kiosztásra az egyes feladatok elvégzésére, részint a Felhasználók listájában, részben pedig az Adatszolgáltatási időszakok listájában tekinthető meg (ld. részletesen a 6.1.3. és 6.1.1. fejezetekben). Az adott felhasználóhoz rendelt adminisztrátorok utólagos módosítására a webes felület nem alkalmas, az információt az adatbázisban kell a rendszeradminisztrátornak átállítania. A Kapcsolattartó jelölő pipálása esetén az adminisztrátor az adott jogdíjhoz kapcsolódó felhasználók kapcsolattartójaként jelölhető ki. Ebben az esetben a rendszer által automatikusan küldött üzenetek – nem ideértve a díjszámítási adatok feldolgozásával kapcsolatos leveleket – az adott felhasználóhoz kapcsolattartóként megjelölt adminisztrátor – mint felvilágosítás adására jogosult ügyintéző – nevét, telefonszámát és e-mail címét tartalmazzák (ha ilyen adat megjelölésre kerül a levélben). Ha adott jogdíj esetén több adminisztrátor is Kapcsolattartóként került megjelölésre, az egyes adminisztrátorok – a felhasználók regisztrációja időpontjában – egyenlő arányban kerülnek megosztásra. Az adott felhasználóhoz rendelt Kapcsolattartó utólagos módosítására a webes felület nem alkalmas, az információt az adatbázisban kell a rendszeradminisztrátornak átállítania. A jogdíjak kezelésével, számításával, a jogdíjfizetési értesítők kiállításával kapcsolatos, illetve a rendszer fizikai elérésére vonatkozó egyes engedélyeket az ún. engedélymátrix tartalmazza. Az engedélymátrix az Adminisztrátorok listáján belül érhető el.
8. ábra Engedélymátrix
16
Az engedélymátrix a rendszer elérésével, használatával kapcsolatos bármely paramétert képes kezelni. Hosszabbtávon a teljes jogosultságkezelés az engedélymátrixon keresztül fog történni, ennek megoldásáig azonban a két jogosultságkezelés párhuzamosan történik. Jelenleg az alábbi paraméterek kezelése történik az engedélymátrix segítségével. • Csak PDI kapcsolatot használhat: ez a paraméter kerül beállításra, ha egy felhasználó számára a grafikus (webes) felület nem érhető el, az adatokat kizárólag a PDI segítségével érheti el • Háttérzene-adatok hozzáférés: azok az adminisztrátorok, akik a nyilvános előadási jogdíjakkal kapcsolatos – rendszerint a háttérzene-szolgáltatók által átadott – adatszolgáltatásokat megtekinthetik. • Háttérzenei adatok lekérése PDI felületen adminisztrátor által: ezt a beállítást jelenleg az Artisjus esetében alkalmazzuk, akik jogosítványt kaptak arra, hogy a háttérzenei adatokat a PDI segítségével elérjék. • Tetszőleges helyről beléphet: a Playlisthez fő szabályként az adminisztrátorok kizárólag az EJI, a MAHASZ és az Artisjus székhelyéről, annak állandó IP címét használva kapcsolódhatnak. Egyes kivételes esetekben az IP címek szerinti korlátozás feloldható, így az adatok bárhonnan elérhetővé válnak. • Díjszámítási adatok kezelése: ezt a paramétert akkor kell beállítani, ha az adminisztrátornak a díjszámítási adatok elfogadására, illetve visszautasítására jogot kívánunk adni. • Díjszámítási adatok - kapcsolattartó rotáció: az adminisztrátor díjszámítási adatokkal kapcsolatos kapcsolattartóként akkor osztható ki a sugárzási jogdíjakkal kapcsolatban, ha ez a jelölő alkalmazásra került. • Díjszámítási adatok - értesítő kiállítás: ezt a jelölőt szükséges ahhoz használni, hogy az adminisztrátor jogosítványt kapjon a sugárzási jogdíjjal kapcsolatos értesítő kiállítására. • Díjszámítási adatok - értesítő sztornózás: ezt a jelölőt szükséges ahhoz használni, hogy az adminisztrátor jogosítványt kapjon a sugárzási jogdíjjal kapcsolatban korábban kiállított értesítő sztornózására. • Díjszámítási adatok - értesítő befizetés: ezt a jelölőt akkor szükséges alkalmazni, ha az adminisztrátor számára jogosítványt szükséges adni felhasználói befizetések rögzítésére. Az adminisztrátorok külön csoportját képezik a „Követeléskezelők”, akik a jogdíjtartozások beszedésén dolgoznak, de nem a közös jogkezelők munkatársai. Azon adminisztrátorok, akik e kategóriába kerülnek besorolásra, kizárólag a 7. menü, továbbá a felső menü adatait érhetik el, ezen belül is csak azon felhasználók vonatkozásában, amellyel ő kapcsolatba kerülhet. 5.2. Jogkezelők listája A Jogkezelők listája azon közös jogkezelő szervezetek listáját tartalmazza, amelyeknek legalább egy jogdíját a rendszer kezeli. Jelenleg a MAHASZ-t, az EJI-t és az Artisjus-t tartalmazza a lista. A jogkezelők listájának kibővítésére a webes felület nem alkalmas, ahhoz az adatbázis tartalmát a rendszeradminisztrátornak kell módosítania. A felületről további funkciók speciális nem indíthatóak. Az Artisjus jogkezelőként történő rögzítésére azért volt szükség, mivel a háttérzeneszolgáltatók által átadott listák feldolgozásának eredményét az Artisjus a PDI segítségével lekérheti a rendszerből.
17
9. ábra Jogkezelők listája 5.3. Jogdíjak listája A jogdíjak listája azokat a jogdíjakat mutatja meg, amelyeket a Playlist.hu kezel. Jelenleg négy jogdíj van felvéve a rendszerbe. A jogdíjak listájának kibővítésére a webes felület nem alkalmas, ahhoz az adatbázis tartalmát a rendszeradminisztrátornak kell módosítania. A kiadói adatszolgáltatás ugyan jogdíjként van a rendszerben definiálva, mivel azonban jogi értelemben nem jogdíjról van szó, ezért számos tekintetben (pl. adatszolgáltatási időszakok hiánya) speciális megoldásokat alkalmaz a Playlist.hu. A felületről további funkciók speciális nem indíthatóak.
10. ábra Jogdíjak listája
18
Az egyes jogdíjakkal összefüggésben a Playlist.hu rendszeresen automatikus figyelmeztető levelet küld azon felhasználóknak, illetve kiadóknak, amelyek adatszolgáltatási vagy jogdíjfizetési kötelezettségükkel késedelembe estek. (Automatikus rendszerüzenet mindaddig nem kerül megküldésre olyan felhasználónak, amelynek profilját egy adminisztrátor hozta létre, amíg a felhasználó utóbb nem regisztrált a rendszerbe.) Az egyes jogdíjak esetén alkalmazandó általános teljesítési határidőket a Jogdíjak listája tartalmazza, míg az egyes felhasználók esetében alkalmazandó speciális határidőket a felhasználó adatlapja tartalmazza. Az általános teljesítési határidők beállítása rendszeradminisztrátori jogosultsághoz kötött funkció. Ha a felhasználó adatlapja nem tartalmaz speciális – az általánostól eltérő – teljesítési határidőt, akkor az adott felhasználó vonatkozásában az általános határidők kerülnek alkalmazásra. Ha azonban – a felhasználási szerződést követve – adott felhasználó az általánostól eltérő időpontban köteles adatszolgáltatási kötelezettségét teljesíteni, és az erre vonatkozó adatok megfelelően feltöltésre kerültek, az automatikus figyelmeztető levelek ezeket a speciális határidőket figyelembe véve kerülnek megküldésre. Az automatikus figyelmeztető levelek minden olyan e-mail címre megküldésre kerül, amelyet a felhasználó a regisztráció során megadott.
11. ábra Jogdíjak listája - automatikus figyelmeztető e-mailek alapadatai A sugárzási jogdíjak kapcsán a rendszer az alábbi kötelezettségeket, illetve határidőket tartalmazza:
19
Sugárzási jogdíj esetén felvett általános érték határideje 20 nap
Mező neve
Adatszolgáltatás (játszási lista) Késedelem számítása a határidőhöz képest (játszási lista) Első e-mail küldése a határidőhöz képest (játszási lista) E-mailek gyakorisága (játszási lista) Adatszolgáltatás határideje (díjszámítási adatok) Késedelem számítása a határidőhöz képest (díjszámítási adatok) Első e-mail küldése a határidőhöz képest (díjszámítási adatok) E-mailek gyakorisága (díjszámítási adatok) Fizetés határideje (értesítő kiállításától számítva) Késedelem számítása a határidőhöz képest (fizetési határidő) Első e-mail küldése a határidőhöz képest (fizetési határidő) E-mailek gyakorisága (díjszámítási adatok)
+ 1 nap
+ 5 nap
5 naponta 20 nap + 1 nap
+ 5 nap
5 naponta 15 nap + 1 nap
+ 1 nap
7 naponta
A kiadói adatszolgáltatás esetén a rendszer akkor küld figyelmeztető levelet a kiadónak, ha az utolsó feltöltése 30 napnál régebben történt. Az ellenőrzés a feltöltés típusára (új hangfelvétel / új hanghordozó) történik. 5.4. E-mailek listája A Playlist.hu egyes felhasználókkal, a kiadókkal, a jogérvényesítési eljárásokban dolgozó vállalkozókkal (ügyvédekkel, beszedő cégekkel), illetve az adminisztrátorokkal automatikus rendszerüzenetekkel kommunikál. A rendszerüzentek részint tájékoztatják az adminisztrátorokat az elvégezendő feladatokról (pl. ügyintézésre váró regisztráció érkezéséről, feldolgozandó játszási lista vagy díjszámítási adat feltöltéséről), míg a felhasználók, illetve a kiadók igazolást kaphatnak az adatok feltöltéséről, azok elfogadásáról, illetve a feltárt hibákról.
20
12. ábra E-mailek listája Az üzenetek hagyományos e-mailként kerülnek megküldésre, a kiküldött üzeneteket pedig a Playlist.hu rendszerén kívül kerülnek mentésre. Új rendszerüzenet felvitelére, illetve a korábbi üzenetek módosításához rendszeradminisztrátori jogosítvány szükséges. Az egyes levelekhez beállítható, hogy mi legyen a feladó és a tárgy mezőben feltüntetve.
13. ábra E-mail szövegének módosítása 21
Az e-mailek bizonyos esetekben változókat tartalmaznak (ezeket a rendszer [szögletes zárójelben] tartalmazza), amelyek aktuális értékét a rendszer az adatbázisból automatikusan keresi ki. A változók használatával a levelek személyre szabottak lesznek (pl. minden esetben a kapcsolattartó nevét tartalmazzák) és pontos információt tartalmaznak (pl. közlik a feldolgozás során talált hibát). Annak érdekében, hogy a változók pontosan illeszkedjenek a levél szövegébe, egyes esetekben az adminisztrátornak igazodnia kell a levél egyéb részének szövegéhez (pl. regisztrációs adatokban talált hiba esetén). Ebben az esetben a kiegészítendő (pl. a hiba okát tartalmazó) mondat elejét és végét az adminisztrációs felület tartalmazza, így a végleges szöveg annak ismeretében készíthető el. A sugárzási jogdíjak esetén speciális szabályként érvényesül, hogy ha a rádió külön kapcsolattartót jelölt meg a pénzügyi ügyintézéshez, úgy az automatikus rendszerüzenetek mindkét e-mail címre megküldésre kerülnek. Ha a két kapcsolattartó e-mail címe azonban azonos, úgy az üzenet csak egy alkalommal kerül kiküldésre. Ugyancsak specialitásnak számít, hogy a felhasználó csak akkor kap automatikus rendszerüzenetet, ha profilját – a regisztrációval – saját maga hozta létre, vagy azt egy adminisztrátor hozta létre, de a felhasználó utóbb regisztrált a rendszerbe. A háttérzene-szolgáltatással (nyilvános előadási jogdíj) kapcsolatos leveleket a rendszer akkor is külön kezeli, ha annak tárgya azonos a sugárzási jogdíj esetén használt levéllel. Az adminisztrációs felületen a levél megnevezése minden esetben tartalmazza a „háttérzene” fordulatot. A sugárzási jogdíjak esetén feladóként a
[email protected], a kiadói adatszolgáltatás esetén a
[email protected] e-mail cím került beállításra, a háttérzene- szolgáltatás esetén pedig a levelek a
[email protected] címről kerülnek kiküldésre. 5.5. Fájlkezelő A Playlist.hu oldalra feltöltött játszási listák/kiadói adatok erről a listáról érhetőek el. A feltöltött fájlok az adatszolgáltatás éve, illetve a felhasználó/kiadó neve alapján létrehozott farendszer mutatja meg az adminisztrátoroknak. Az egyes mappák a szokásos módon – rákattintással – nyithatóak meg és csukhatóak be.
22
Automatikusan feltöltött játszási lista
14. ábra Játszási listák fa-rendszere Ha a felhasználó/kiadó – adatmódosítás, vagy hibajavítás miatt – adott időszakhoz több listát töltött fel, a fa-rendszer a játszási lista valamennyi állapotát tartalmazza. A feltöltött fájlokat a Playlist.hu automatikusan átnevezi és tömöríti. A sugárzási jogdíjak esetén az átnevezés során az alábbi formátum kerül alkalmazásra: [feltöltés éve, hónapja és napja egybeírva]_[feltöltés órája, perce és másodperce egybeírva]_[radió neve ékezetek nélkül és _alulvonással_elválasztva]_[felhasználás éve]_[felhasználás negyedéve]_”negyedév”.zip. Ha a játszási lista – a Playlist Database Interface alkalmazásával – automatikus feltöltés eredményeként került feltöltésre, úgy a fájlnévben feltüntetésre került az „AutoUpload” kifejezés is. Mivel az almappa a felhasználó nevét és a rádió nevét is tartalmazza, ezért az átnevezés után tehát minden esetben egyértelműen azonosítható, hogy a játszási listát melyik felhasználó és mikor töltötte fel. A kiadói adatszolgáltatás esetén a formátum: [feltöltés éve, hónapja és napja egybeírva]_[feltöltés órája, perce és másodperce egybeírva]_[radió neve ékezetek nélkül és _alulvonással_elválasztva].gz A feltöltött fájlok közül mindig az időben utolsóként feltöltöttet kell a későbbi munka során felhasználni. A fájlokat azok nevére kattintva lehet – a szokásos módon – a számítógépre letölteni, majd a szükséges zip-pelő (pl. winzip) programmal kitömöríteni. Mivel a feltöltött fájlokat a rendszer automatikusan nevezi át, a felhasználó által megadott fájlnév és a rendszer által tárolt név nem esik egybe. A felhasználó által megadott eredeti fájlnevet az Adatszolgáltatási időszakok, illetve a kiadói adatszolgáltatások listájában, a lista állapotra kattintva lehet megtekinteni. A fájl-neveket azok feltöltése időpontja alapján lehet azonosítani.
23
5.6. Jegybanki alapkamat A Playlist.hu több esetben is a jegybanki alapkamat alapján végzi el a késedelmi kamat számítását (lásd részletesen a 4.5.5. fejezetben). Az ehhez szükséges jegybanki kamatokat a rendszer rögzíti. A jegybanki alapkamat változását egy script végzi, manuális beavatkozást a frissítés nem igényel. 6. Jogdíjak kezelése a Playlist.hu rendszerében Ebben a fejezetben azok a listák és funkciók kerülnek bemutatásra, amelyek a rendszerben vezetett jogdíjak kezelésével függnek össze. 6.1. Sugárzási jogdíjak kezelésével összefüggő listák 6.1.1. Adatszolgáltatási időszakok listája Az adatszolgáltatási időszakok listája tartalmazza az adatfeldolgozás kapcsán gyűjtött szinte valamennyi információt.
15. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája
16. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája (jobbra igazítva) A lila színű sorok azon felhasználókat jelölik, amelyek profilját nem maga a felhasználó, hanem egy adminisztrátor hozta létre. Erre utal továbbá a „Felhasználó” oszlop utáni ikon is. Ha a profilt egy adminisztrátor hozta létre, úgy a felhasználó valamennyi adatlapja (felülete) lila háttérszínnel kerül megjelenítésre.
24
Ha a felhasználó a jogdíját több időszakra együtt, előre fizeti meg, úgy a Playlist.hu rendszere lehetőséget biztosít az időszakok összevonására. Ebben az esetben a felhasználó a díjfizetési és bevételi adatszolgáltatási kötelezettségét az általános szabályoknak megfelelően teljesíti (ellenkező beállítás hiányában), a rendszer azonban nyomon követi, hogy a mely időszakok díjfizetési értesítői kerültek összevonásra, ezáltal megakadályozza, hogy az adminisztrátor – például a felhasználó adatszolgáltatása alapján – véletlenül olyan időszakban is kiállítson díjfizetési értesítőt, amikor arra már nincsen szükség. A funkció részletes leírását a 6.1.3. fejezet tartalmazza. A tábla a következő adatokat tartalmazza • Jogdíj – megmutatja, adott adatsor melyik jogdíjra vonatkozik (ld. részletesen a 5.3. fejezetben) • Adatszolgáltatási időszak – megmutatja, adott adatsor melyik időszakra vonatkozik. Az adatszolgáltatási időszakot a rendszeradminisztrátorok viszik fel az adatbázisba közvetlenül. (ld. részletesen a 6.1.1. fejezetet). Az adatszolgáltatási időszakok listájában nem jelennek meg azok időszakok, amelyben a felhasználó státusza „Felfüggesztett” volt, illetve amely időszakot az adminisztrátorok külön elrejtettek. • TV/Rádió neve – megmutatja a TV/Rádió/Tartalomszolgáltató nevét úgy, ahogyan azt a felhasználó regisztrációs adatai tartalmazzák. (ld. részletesen a 6.1.3. fejezetet) • Felhasználó – megmutatja a felhasználó (gazdasági társaság) aktuálisan nyilvántartott nevét • Játszási lista állapota – megmutatja, hogy adott játszási lista feldolgozása milyen állapotban van (ld. részletesen a 6.2.2. fejezetet) • Díjszámítási adatok állapota – megmutatja, hogy adott díjszámítási adat feldolgozása milyen állapotban van (ld. részletesen a 6.2.3. fejezetet) • Folyószámla – itt végezhetőek el az adott időszak díj-, kamat- és kötbérszámításai, illetve itt lehet nyomon követni a díjak megfizetését • Fizetés állapota – megmutatja, hogy adott időszakhoz kapcsolódó értesítők kiállításra kerültek-e, és ha igen, azok megfizetésre kerültek-e • A regisztráció státusza, amely lehet „felhasználói regisztráció” vagy „adminisztrátori regisztráció”, mely utóbbi esetben az adatlapot nem maga a felhasználó, hanem egy adminisztrátor hozta létre. • Kapcsolattartó neve – az adott felhasználóhoz Kapcsolattartóként kiosztott adminisztrátor neve. (ld. részletesen az 5.1. fejezetet) • Formai ellenőrző neve – az adott felhasználó játszási listájához formai ellenőrzőként kiosztott adminisztrátor neve (ld. részletesen az 5.1. és 6.2.2. fejezetet) • 1. tartalmi ellenőrző neve – az adott felhasználó játszási listájához 1. tartalmi ellenőrzőként kiosztott adminisztrátor neve (ld. részletesen az 5.1. és 6.2.2. fejezetet) • 2. tartalmi ellenőrző neve – az adott felhasználó játszási listájához 2. tartalmi ellenőrzőként kiosztott adminisztrátor neve (ld. részletesen az 5.1. és 6.2.2. fejezetet) • Díjszámítást ellenőrző neve –az adott felhasználó díjszámítási adataihoz ellenőrzőként kiosztott adminisztrátor neve (ld. részletesen az 5.1. és 6.2.3. fejezetet) Az adatszolgáltatási időszakok listájáról számos funkció érhető el. Ezek közül legfontosabb, hogy innen érhetőek el a játszási listák és a díjszámítási adatok feldolgozásához szükséges felülete, illetve a díj-, kamat- és kötbérszámítási algoritmus. Az elérhető funkciók sorrendben.
25
A Műsorszolgáltató nevére kattintva megtekinthető, hogy ki fogadta el a felhasználó regisztrációját, hogy kik azok az adminisztrátorok, akik valamilyen feladat elvégzése céljából (Kapcsolattartó, Játszási lista formai vagy tartalmi ellenőrzése, díjszámítási adatok ellenőrzése) adott felhasználóhoz hozzárendelésre kerültek, illetve az adott műsorszolgáltató regisztrációs adatlapja is megtekinthető. Ha a felhasználó neve, címe (székhelye), levelezési címe a regisztrációt követően módosításra került, úgy a régebbi adatok az „Archív adatok” gombra kattintva megtekinthetőek. Ez a funkció a 2011. július 1. napját követő módosításokat mutatja meg a felületen, a korábbi módosítások a napló menüben tekinthetőek meg. Ezen a helyen ugyancsak megtekinthetőek azok a dokumentumok, amelyeket a felhasználó vonatkozásában az adminisztrátorok töltöttek fel a rendszerbe.
17. ábra Adatlap módosítás az adatszolgáltatási időszakok listájából elérve (ablak teteje) A játszási lista állapota mezőben feltüntetett státuszra kattintva (ennek értéke „Feldolgozás alatt”, „Formailag elfogadott”, „Tartalmilag elfogadott (EJI)”, „Elfogadott”, „Hibás” lehet) megtekinthető az adott játszási lista feldolgozásával kapcsolatos valamennyi információ. Az adott játszási lista státuszának módosítása csak azoknak az adminisztrátoroknak engedélyezett, akik erre megfelelő jogosítvánnyal rendelkeznek. A módosításra továbbá csak akkor van lehetőség, ha a feldolgozás folyamatában adott lépésre kerül sor (ld. részletesen a 6.2.3. fejezetet). A játszási lista állapota mező üres, ha a felhasználó profilját adminisztrátori regisztráció hozta létre, vagyis a felhasználó számára az adminisztrátor nem tölthet fel játszási listát. Ha a felhasználó a hangfelvételeket kizárólag weblapja háttérzenéjeként (webes háttérzeneként) hasznosította, úgy nem köteles játszási listáját a Playlist felületére feltölteni. 26
Ebben az esetben a játszási lista mezőben a „csak webes háttérzene” kifejezés szerepel. Ha a webes háttérzene mellett a felhasználó más hasznosítási módot is folytat (pl. sugároz), úgy az adatok feltöltése kötelező. A Díjszámítási adatok állapota mezőre kattintva a díj mértékével kapcsolatos – felhasználó által feltöltött – adatok tekinthetőek meg. Ha a felhasználói profilt az adminisztrátor hozta létre (vagyis a felhasználó nem regisztrált az oldalra), úgy az adminisztrátor ezen a helyen töltheti fel a felhasználó felhasználással összefüggésben elért bevételeit a rendszerbe. A felület célja az adatok rögzítése, illetve áttekintése, szükség esetén azok javítása, illetve elfogadása. A díjszámítást nem ezen a felületen, hanem a Folyószámla mezőre kattintva lehet elvégezni. A Díjszámítási adatok állapota öt lehet: Hiányzik, Ellenőrzés alatt, Elfogadott, Hibás. (ld. részletesen a 6.2.4. fejezetet) vagy feltölt (ha az adminisztrátor még nem töltötte fel a díjszámítási adatokat).
Automatikus díjszámítást kizáró feltételek
18. ábra Díjszámítási adatok állapota ablak alja Az ablakban elsőként a felhasználó által feltöltött adatok tekinthetőek meg. Az ablak minden esetben az adott időszakra vonatkozó adatot tartalmazza, vagyis, ha adott időszak vonatkozásában – a regisztráció során megadott általános adatokhoz képest – a felhasználó módosítja pl. a sugárzott csatornák számát, akkor ez az adatlap a módosított csatorna-számot jeleníti meg. Tehát a díjszámításhoz szükséges adatok itt egy helyen kerülnek megjelenítésre, a felület ugyanakkor nem jelöli, mely adat került a regisztrációs adatokhoz képest módosításra.
27
A lap tetején a Díjszámítási adatok feltöltési határidejeként az a határidő szerepel, amelyre a felhasználó – szerződése vagy annak hiányában a díjközlemény szerint – köteles bevételi adatairól a közös jogkezelő szervezeteket tájékoztatni. Az utolsó módosítás időpontja mező a díjszámítási adatok feltöltése, illetve a feltöltött adatok módosításának időpontját jelöli. A felhasználó mindaddig módosíthatja adatait, ameddig annak állapota „Ellenőrzés alatt” marad. Ezt követően az adatok módosítására csak akkor van lehetősége, ha azt az adminisztrátor hibajavításra visszaküldte. A felület három olyan feltétel jelölését képes kezelni, amelyek – később – kizárják az automatikus díjszámítást. Ha a három jelölő bármelyike aktív, úgy a díjszámítást nem lehet automatikusan elvégezni, csak „kézi” módszerrel. A HTOE jelölő azt mutatja meg, hogy adott felhasználó jogosult volt-e a Helyi Televíziók Országos Egyesületével kötött szerződés alapján kedvezmény igénybe vételére. A HTOE tagságra vonatkozó információt nem a felhasználó adta meg magáról, hanem a regisztrációt elfogadó adminisztrátor rögzíti azt, a szerződések alapján. A HTOE tagságra vonatkozó általános információ a Felhasználók listájában állítható be, adott konkrét időszak vonatkozásában – vagyis, hogy adott speciálisan kiválasztott időszakban jogosult-e a felhasználó a kedvezmény igénybe vételére – azonban a Díjszámítási adatoknál írható felül ez az információ. A HTOE tagságra vonatkozó információ ebben az ablakban történő módosítása változatlanul hagyja annak általános értékét, vagyis azt külön, a Felhasználók listája ablakban kell módosítani. Ez utóbbi vonatkozásában azonban nagyon fontos, hogy a HTOE tagságra vonatkozó információ csak azon időszakok vonatkozásában jelenik meg automatikusan a díjszámítási adatoknál, amelyek tekintetében a felhasználó bármilyen adatot a HTOE tagság adminisztrációs beállítását követően tölt fel (az adatmódosítás esetén az érték nem kerül átjavításra). A HTOE-val kötött megállapodás 2013 nyarán kivezetésre került a rendszerből, ezt követően erre tekintettel kedvezmény nem járt a felhasználóknak. A H kliprotáció igénybevételére egyes zenei televíziós csatornák jogosultak, speciális felhasználási szerződésük alapján. A H kliprotáció igénybevételére vonatkozó információt a szerződés feldolgozása során szükséges rögzíteni a felhasználó adatlapján, akár a regisztrációt követően is. Az Egyéb okból nincs automatikus díjszámítás jelölőt akkor kell alkalmazni, ha a felhasználóval kötött szerződés speciális díjszámítási módot, vagy kedvezményt tartalmaz. Az információt a szerződés feldolgozása során szükséges rögzíteni a felhasználó adatlapján, akár a regisztrációt követően is. A Státusz ad lehetőséget a díjszámítási adat állapotának módosítására. Az alapérték („Hiányzik”) az adatok feltöltését követően automatikusan változik „Feldolgozás alatt”-ra. „Hibás” státusz esetén kötelező megadni a feltárt hibát, amiről a felhasználó automatikus üzenetet kap. Ha a feltöltött adatok megfelelnek a felhasználási szerződésnek, illetve a díjközleménynek, annak értékét „Elfogadott”-ra kell állítani. A jogdíj a felületen mindaddig nem rögzíthető (és ebből következően a díjszámítási értesítő sem állítható ki), ameddig a feltöltött adatok ellenőrzésének eredményét az adminisztrátor nem rögzítette a rendszerben (vagyis azt „Hibás”-ra vagy „Elfogadott”-ra nem állította). Az automatikus díjszámítás csak akkor futtatható le, ha a díjszámítási adatok mező értékét az adminisztrátor korábban „Elfogadott”-ra állította. A Naplózás ablakban az adatfeldolgozás egyes lépéseit, illetve azok időpontját lehet megtekinteni.
28
Ha a felhasználó a hangfelvételeket kizárólag weblapja háttérzenéjeként hasznosította (webes háttérzene), úgy bevételi adatait nem töltheti fel a Playlistre, mivel ilyen adatszolgáltatásra a szerződése alapján nem kötelezhető. Ebben az esetben az alábbi ablak kerül megjelenítésre:
19. ábra Díjszámítási adatok webes háttérzene esetén Webes háttérzene esetén nincs adatszolgáltatási határidő, ennek megfelelően erre vonatkozó információ sem jelenik a képernyőn, ehelyett az tájékoztatást ad az adminisztrátornak, hogy a felhasználó milyen tevékenységet folytatott. A képernyőn megjelenítésre kerül, hogy adott negyedév egyes hónapjaiban a felhasználó hány hangfelvételt, illetve hány részletet használt fel. Ha a felhasználó adott hónapban módosította a felhasznált hangfelvételek/részletek számára vonatkozó adatot, úgy a képernyő az adott hónap legmagasabb értékét mutatja. A bevételi adatszolgáltatás mezője a naptári negyedév során mindvégig a „még inaktív” kifejezést tartalmazza (eltérően minden más esettől, amikor adott mező „hiányzik” kifejezést tartalmaz), majd a naptári negyedévet követő első nap az automatikusan átváltozik „ellenőrzés alatti”-ra, az adminisztrátor így értesül arról, hogy adott felhasználó esetében bevételi adat hiányában is ki kell állítani a díjfizetési értesítőt. Az adatlap – a feldolgozás aktuális állapotának megfelelően – a díjszámítás megkönnyítése érdekében bármikor kinyomtatható. A nyomtatvány a rádió/televízió nevén kívül a felhasználó számlázási nevét is tartalmazza.
29
20. ábra Díjszámítási adatok nyomtatása Az „Adatszolgáltatási időszakok listája” menüből elérhető, a „Fizetés állapota” mezőben csak akkor jelenik meg érték, ha adott időszak vonatkozásában a jogdíjat az adminisztrátor már megállapította. A jogdíj megállapítása és felvitele után a mező automatikusan felveszi az „Értesített” értéket. Ha a felhasználó az adott negyedévhez kapcsolódó valamennyi olyan díjat, kötbért és kamatot megfizette, amelyről díjfizetési értesítő került korábban kiállításra, a mező értéke „Megfizetett”-re változik. Ha a későbbiek során a felhasználónak adott időszak vonatkozásában ismételt díj-, kamat- vagy kötbérfizetési kötelezettsége keletkezik, úgy a mező értéke automatikusan „Értesített”-re változik ismét. Hasonlóan, ha a kiállított díjfizetési értesítő sztornózása okán a felhasználónak (akár fizetés hiányában) nem marad fizetési kötelezettsége, a mező értéke automatikusan „Megfizetett”-re kerül átállításra. 6.1.2 Folyószámla A Folyószámla felület elsődleges célja az előlegek és díjak (jogdíj, kötbér, kamat) kiszámítása, illetve a befizetett összegek jóváírása a felhasználó Folyószámláján. A Folyószámla részben a kintlévőségek nyomon követésére létrehozott alkalmazás, amely alapján bármely időpillanatban megállapítható, hogy adott felhasználónak van-e, és ha igen milyen díjtartozása, illetve azokhoz mely jogdíjfizetési értesítők kapcsolódnak. A Folyószámla alkalmazás legtöbb funkciója – így az előlegszámítással, díjszámítással, az értesítő kiállítással, sztornózással kapcsolatos funkciói – mindig egy adott adatszolgáltatási időszakhoz kapcsolódik. A felhasználó által megfizetett összegek jóváírása azonban – a korábbiakkal szemben – soha nem egy adott időszakhoz, hanem magához a felhasználóhoz kapcsolódik, ezért a befizetéssel kapcsolatos adminisztratív teendők esetén mindig a felhasználó által nem teljesített díjfizetési értesítők összessége látható. 30
A folyószámla elérhetőségét az adminisztrátor az adatszolgáltatási kötelezettség nyomon követését szolgáló funkcióktól leválasztva állíthatja be. A funkciót le kell például tiltani akkor, ha a felhasználó adatszolgáltatási kötelezettségét negyedévente teljesíti, de ennél ritkább időközökben (például félévente) köteles csak díjat fizetni. A különböző negyedévek folyószámlái szükség esetén összekapcsolhatóak, amelyre elsősorban akkor van szükség, ha a felhasználó több negyedév jogdíját előre, egy összegben fizeti meg. Ebben az esetben a „folyószámla” kifejezés helyett az „Összevont” kifejezés jelenik meg, halvány-szürke színnel. Az „Összevont” szó inaktív, ezzel jelzi, hogy adott időszakban díjfizetési értesítőt kiállítani nem szükséges. Ha mégis szükség lenne adott negyedévben egy értesítő kiállítására, úgy a Felhasználók listájában, az Időszak hozzáadása funkción keresztül lehet ezt megtenni. Ebben az esetben a felületen ismét megjelenik a „Folyószámla” kifejezés, azonban az időszakok összevonása miatt eltérő színnel (halvány szürke) jelezzük azt. A negyedévek nem kapcsolhatóak össze, ha adott időszakra jogdíjfizetési értesítő vagy előleg-értesítő van már kiállítva. 6.1.2.1. Folyószámla menü A Folyószámla alkalmazás külön ablakban nyitható meg, az elérhető fő funkciók az ablak tetején kerülnek megjelenítésre.
Elérhető funkciók listája
A kiválasztott funkció megjelölése
Az adatszolgáltatási időszak megjelölése. Ha az adat több időszakhoz is kapcsolódik, úgy ilyen adat nem kerül feltüntetésre.
21. ábra A Folyószámla ablak részei
31
A lap tetején található Folyószámla gombra kattintva az adott adatszolgáltatási időszak (negyedév) vonatkozásában kiállított előlegfizetési és díjfizetési értesítők kerülnek megjelenítésre, azok kiállítási sorrendjében. Az előlegfizetési értesítő zöld háttérrel jelenik meg annak érdekében, hogy azok a díjfizetési értesítőktől vizuálisan is elkülönítésre kerüljenek. Az értesítők között a jogdíj mellett feltüntetésre kerülnek a késedelmi kamat, illetve a kötbérről szóló értesítők, sőt, a korábban már sztornózott értesítők is, valamint az egyes értesítőkhöz fűzött – a felhasználók felületén is látható – rövid szöveges megjegyzések. Az értesítőhöz tett megjegyzések megjelennek a kinyomtatható értesítőkön is.
Értesítő sztornózása Értesítő nettó végösszege
Befizetési részletek elérése
Értesítő bruttó végösszege Értesítő száma
22. ábra Egy negyedév folyószámlájának áttekintése Az előlegfizetési vagy díjfizetési értesítő sztornózásához a lap jobb szélén található ikonra kell kattintani, a már sztornózott díjfizetési értesítők halvány színnel kerülnek megjelenítésre. Sztornózni csak olyan előleg- vagy díjfizetési értesítőt lehet az adminisztrációs felületről, amely megfizetését a felhasználó még nem kezdte el. Ezt követően a sztornózást a rendszeradminisztrátor, közvetlen adatbázis hozzáféréssel tudja megoldani. A „Megnevezés” oszlop alatt az értesítő típusa szerepel, amely lehet „Előleg”, „Jogdíj”, „Játszási lista hibás teljesítési kötbér”, „Díjszámítási adat hibás teljesítési kötbér” vagy „Késedelmi kamat”. A késedelmi kamat esetén a rendszer nem rögzíti a kamatszámítás első és utolsó napját, ezért az a folyószámlán kerül feltüntetésre. A kötbérek esetén ilyen információra nincsen szükség, mivel a rendszer rögzíti, hogy mely napok után számított kötbérről került már díjfizetési értesítő kiállításra. Ebben az oszlopban kerülnek megjelenítésre az egyes értesítőkhöz fűzött rövid szöveges megjegyzések is, amelyek változatlan tartalommal kerülnek a felhasználó felületén is feltüntetésre. 32
Az „Összeg” az adott díjfizetési értesítő nettó (ÁFA nélküli) végösszegét mutatja, az „ÁFA” pedig az alkalmazott ÁFA kulcsot. Az Összeg mező alatt megtalálható zárójelben az értesítő bruttó végösszege is. Az „Összeg” mezőben látható ikonra kattintva láthatóvá válik, hogy adott jogdíj – részletfizetés esetén jogdíjrész – mikor került befizetésre, és adott befizetés esetén volt-e fizetési késedelem.
23. ábra Befizetés részletei a folyószámla menüben A képernyőn látható, ha egy eredetileg előlegfizetési-értesítőre megfizetett összeget a rendszer később átvezetett az adott időszakra kiállított jogdíjfizetési értesítőre. Ebben az esetben az előlegfizetési-értesítőn az összeg részint áthúzással jelölve jelenik meg, és utána külön sorban feltüntetésre kerül, hogy az adott összeg átvezetésre került egy értesítőre. A „Bizonylat” oszlopban a kiállított előlegfizetési vagy jogdíjfizetési értesítő száma látható, amelyre kattintva az értesítő megjeleníthető, illetve szükség esetén kinyomtatható. Ha sztornózott értesítő kinyomtatására van szükség, annak tetején feltüntetésre kerül a Storno kifejezés, és az értesítő száma áthúzására kerül. A jogdíjfizetési értesítő trágya minden esetben jelzi, az adott értesítő melyik negyedév jogdíját tartalmazza. Ha adott bizonylat több időszak jogdíját összevontan tartalmazza (időszakok összevonása), úgy a bizonylat minden negyedévet felsorol.
33
24. ábra Sztornó értesítő nyomtatási képe A „Fizetés állapota” oszlopban az adott értesítő kifizetési állapota követhető nyomon. A mező az alábbi értékeket veheti fel: „Nincs megfizetve”, „Sztornózott”, „Részben megfizetve”, „Megfizetve”, amely előlegfizetési értesítő esetén egy további értékkel, a „Lezárva” státusszal egészül ki. Lezárva státuszba egy előlegfizetési értesítő akkor kerül, ha adott időszakra a jogdíjfizetési értesítő is kiállításra került már, innentől kezdve adott, Lezárt státuszú előlegfizetési értesítőre befizetés nem könyvelhető el. Ha az értesítő megfizetési állapota „lezárt”, úgy az adott értesítőre korábban befizetett összegek csak akkor tekinthetőek meg, ha az adott sorban megjelenő nyílra kattintunk. Az értékek átállítása – a befizetés napjának és időpontjának rögzítését követően (ld. Fizetés menü – 4.5.6. fejezet) – automatikus. Az „Értesítőre könyvelve” oszlopban az a dátum jelenik meg, amikor az adott összeget hozzákötöttük valamelyik előleg- vagy díjfizetési értesítőhöz. Ez a dátum részint lehet a befizetés napja, vagy – ha az összeget előbb a folyószámlára vezettük – egy későbbi nap. A rendszer az adott értesítő megfizetésének dátumaként ezt a dátumot veszi figyelembe (és nem a befizetés dátumát).
6.1.2.2. Játszási lista hibás teljesítési kötbér A jogdíjközlemény szerint a hibás teljesítési kötbért köteles a felhasználó fizetni, ha a felhasznált hangfelvételekről teljesítendő adatszolgáltatást késedelmesen, vagy egyéb módon hibásan (pl. hiányosan) teljesíti. Késedelmi kötbérként a felhasználó a késedelem minden napja után 1000 Ft+Áfa összeget köteles megfizetni. A kötbér összegének megállapításához a kötbérszámítás első és utolsó napjának beállítására van szükség. Első napként a rendszer az adatszolgáltatás teljesítésének napját állítja be automatikusan, utolsó napként pedig a számítás napját ajánlja fel, de ez utóbbit az adminisztrátor szükség esetén átírhatja. Ha a számítás napját az adminisztrátor átállítja, úgy azt a „Újraszámítás” gombra kattintva kell érvényesíteni. Mivel a jogdíjközlemény szerint a kötbér mértéke nem haladhatja meg az érintett időszak jogdíját, ezért kötbérszámítás csak
34
akkor végezhető el, ha a jogdíj mértéke korábban már megállapításra került. A jogdíjszámítás hiányáról a rendszer automatikusan tájékoztatja az adminisztrátort. Az automatikus algoritmus minden olyan nap után érvényesíti az algoritmust, amely esetén az adatszolgáltatás állapota hiányzik vagy hibás (tehát nem biztosít pótteljesítési határidőt a rendszer, ha az adminisztrátor megállapítja az adatszolgáltatás hibáját). Nem számítható kötbér az olyan napok után, amelyek esetén a felhasználó azért nem háríthatta el az adatszolgáltatási kötelezettségével összefüggő hibát, mert az adminisztrátor a feltöltött adatokat nem ellenőrizte (vagyis amikor a játszási lista állapota „Feldolgozás alatti”). Az ilyen napokat a rendszer automatikusan figyelembe veszi.
25. ábra Játszási lista kötbér számítása Ha a kötbérszámítás megtörténik, az értesítőt a megfelelő gombra kattintva lehet kiállítani. Ha a későbbiek során új kötbérszámításra van szükség, a rendszer nyomon követi, hogy korábban mely napok után került már kötbér kiállításra, és a kétszeres kötbérszámítás elkerülése érdekében e napok után új értesítőt már nem lehet kiállítani (nem ideértve azt az esetet, ha a kötbérről kiállított értesítő később sztornózásra került volna). Az adminisztrációval eltelt napok számát ez esetben is számon tartja és levonja a rendszer.
35
26. ábra Játszási lista kötbérének számítása, a korábbi számítás figyelembe vételével Mivel a webes háttérzenét használók nem kötelesek játszási listát feltölteni az oldalra, ezért esetükben a játszási lista kötbér funkció inaktív. 6.1.2.3. Díjszámítási adat hibás teljesítési kötbér A jogdíjközlemény szerint a hibás teljesítési kötbért köteles a felhasználó fizetni, ha a díjszámításhoz szükséges adatszolgáltatást késedelmesen, vagy egyéb módon hibásan (pl. hiányosan) teljesíti. Késedelmi kötbérként a felhasználó a késedelem minden napja után a jegybanki alapkamat kétszeresét köteles megfizetni oly módon, hogy a számítás alapja a felhasználó – egyéb módon megállapított - jogdíja. A kötbér összegének megállapításához a kötbérszámítás első és utolsó napjának beállítására van szükség. Első napként a rendszer az adatszolgáltatás teljesítésének napját állítja be automatikusan, utolsó napként pedig a számítás napját ajánlja fel, de ez utóbbit az adminisztrátor szabadon átírhatja. Ha a számítás napját az adminisztrátor átállítja, úgy azt a „Újraszámítás” gombra kattintva érvényesítheti. Mivel a jogdíjközlemény szerint a kötbér mértéke nem haladhatja meg az érintett időszak jogdíját, ezért kötbérszámítás csak akkor végezhető el, ha a jogdíj mértéke korábban megállapításra került. A jogdíjszámítás hiányáról a rendszer automatikusan tájékoztatja az adminisztrátort.
36
Az automatikus algoritmus minden olyan nap után érvényesíti az algoritmust, amely esetén az adatszolgáltatás állapota hiányzik vagy hibás (tehát nem biztosít pótteljesítési határidőt a rendszer, ha az adminisztrátor megállapítja az adatszolgáltatás hibáját). Nem számítható kötbér az olyan napok után, amelyek esetén a felhasználó azért nem háríthatta el az adatszolgáltatási kötelezettségével összefüggő hibát, mert az adminisztrátor a feltöltött adatokat nem ellenőrizte (vagyis amikor a játszási lista állapota „Ellenőrzés alatt”). Az ilyen napokat a rendszer automatikusan figyelembe veszi. Mivel a webes háttérzenét használók nem kötelesek bevételi adatszolgáltatást teljesíteni, ezért esetükben a funkció inaktív. 6.1.2.4. Előleg értesítő A díjszabás szerint azok a felhasználók, amelyek az előző évben legalább nettó egymillió forint jogdíjat fizettek, előleget kötelesek fizetni. Az előleg mértéke az előző évi jogdíj 80%-a, amelyet négy egyenlő részletben kell megfizetni a közös jogkezelő szervezeteknek. A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy az előleg mértékét a felek eltérően állapítsák meg, ideértve akár azt is, hogy az előleg negyedévente eltérő összegű legyen. Az előleg mértékét elsődlegesen a felhasználó adatlapján kell beállítani (ld. ott). Ha azonban az automatikusan kiállított előleg-fizetési értesítőt utóbb sztornózni kell, ez a felület biztosítja az új értesítő kiállítását. Az adminisztrátor az előleg mértékét a hatályos díjszabás, illetve a felhasználóval kötött szerződés szabályai szerint állapítja meg, ebben a rendszer segítséget nem nyújt.
27. ábra Előlegfizetési-értesítő kiállítása Egy időszakhoz minden esetben csak egy előlegfizetési-értesítő kerülhet kiállításra. A kiállított értesítő a folyószámla fülön tekinthető meg, illetve ott is sztornózható. Adott időszakra szóló előlegfizetési-értesítő, illetve az azonos időszakra szóló általános (vagyis a
37
sugárzási jogcímet is tartalmazó) jogdíjfizetési értesítő – a befizetések szempontjából – összekapcsolásra kerül. Ennek következtében az előlegre megfizetett jogdíjak csak az általános (tehát a sugárzási jogcímet is tartalmazó) értesítőre kerülnek átvezetésre, akkor is, ha adott időszakra egyébként más díjfizetési értesítő is létezik. Mindaddig, amíg az általános díjfizetési értesítő nem kerül kiállításra, az előlegre megfizetett összegek az előleg jogcímén kerülnek nyilvántartásra. 6.1.2.5. Jogdíj A rendszer a tipikus jogdíj-nemeket (pl. sugárzási jogdíj, webcast jogdíj, simulcast jogdíj… stb.) előre rögzítetten tartalmazza, de lehetőség van arra is, hogy a jogdíj pontos megnevezését az adminisztrátor a rendszeren belül maga határozza meg, az erre a célra szolgáló beviteli mezővel (pl. jogdíjkorrekció). Ehhez hasonlóan a rendszer előre rögzítetten tartalmazza a tipikus, általában alkalmazott kedvezmény formákat (pl. pontos teljesítés utáni kedvezmény), de a rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy az adminisztrátor – egy beviteli mező segítségével - maga adja meg a kedvezmény pontos jogcímét. Egy díjfizetési időszakhoz több jogdíjat tartalmazó értesítő is kapcsolódhat, azonban ezek közül csak egy olyan lehet, amelyik az előre rögzített jogdíj-típusok (pl. sugárzási jogdíj), vagy kedvezmények valamelyike vonatkozásában értéket tartalmaz, függetlenül attól, hogy az érintett értesítő egyébként tartalmaz-e az adminisztrátor által megadott külön jogdíj, illetve kedvezmény megjelölést, vagy sem (ez az általános jogdíjfizetési értesítő). Az adott időszakra szóló előlegfizetési-értesítő ezzel az általános díjfizetési értesítővel kerül összekapcsolásra a rendszerben. Olyan értesítőből, amely csak az adminisztrátor által megadott jogdíj- és kedvezmény-típust tartalmaz, párhuzamosan több is lehet adott időszakhoz kötve. A díjfizetési értesítő minden esetben a felhasználó aktuálisan nyilvántartott nevére, címére (postázási címére) kerül kiállításra. Ha tehát a jogdíjfizetési időszak és a díjfizetési értesítő kiállítása közötti időszakban a fenti adatok bármelyike megváltozott, az értesítőn már az új adatok kerülnek feltüntetésre. Az adatok módosítása – ha arra 2011. június 30. napját követően került sor - ugyanakkor nem érintik a korábbi értesítők adatsorát, azok megőrzik eredeti állapotukat. Ha az adatmódosításra 2011. június 30-át mezelőzően került sor, úgy valamennyi korábban kiállított jogdíjfizetési értesítőn az utolsó adatsor került feltüntetésre. Ha a felhasználói profilt – regisztrációs kérelem hiányában – az adminisztrátor hozta létre, úgy a díjfizetési értesítő kiállítását megelőzően a rendszer kísérletet tesz arra, hogy az adminisztrátortól bekérje a díjszámítás alapjául szolgáló bevételi adatokat, amelyek forrása lehet például a felhasználó beszámolója, vagy más forrás. Ha a bevételi adatok rendelkezésre állnak, úgy azt az adminisztrátornak rögzítenie kell a rendszerben, majd ezt követően kerülhet sor a díjfizetési értesítő kiállítására. Ha a bevételi adatok nem állnak rendelkezésre, úgy ennek hiányában is kiállítható az értesítő. A rendszer csak akkor teszi lehetővé negatív végösszegű jogdíjfizetési értesítő kezelését, ha a fizetendő jogdíj a korábban befizetett előlegek okán lesz kisebb nullánál. Ha a jogdíjfizetési értesítő végösszege 0 Ft, úgy a rendszer kéri az érték megerősítését. A negatív, illetve 0 Ft végösszegű értesítő automatikusan „Megfizetett” státuszt kap, ennek megfelelően a rendszer 0 Ft befizetését nem teszi lehetővé.
38
A jogdíj menüpont a jogdíj kiszámítását teszi lehetővé. A díjak kalkulálásának két módja van a rendszeren belül: az automatikus díjszámítás és a kézi bevitel. Az előre fizetés beállítására (időszakok összevonására) ugyancsak itt van lehetőség, e funkcióval a 6.1.3. foglalkozunk részletesen.
28. ábra Díjszámítás indítása
6.1.2.5.1. Az Automatikus díjszámítás Az automatikus jogdíjszámítás a díjszabásból következő általános számítási módot követi, eltérés nélkül. Ebből következően csak az előre rögzített jogdíj- és kedvezmény típusok jelennek meg a számítás végeredményeként. Automatikus díjszámítás elvégzésére a következő feltételek egyidejű teljesülése esetén van lehetőség: a) a felhasználó teljesítette adatszolgáltatási kötelezettségét, vagy webes háttérzene felhasználóként adatszolgáltatást nem köteles teljesíteni; b) a felhasználó által feltöltött díjszámítási adatokat az adminisztrátor korábban elfogadta (ideértve a webes háttérzenét használók esetén a felhasznált hangfelvételek/részletek számára vonatkozó összesített adatsort is); c) a felhasználó esetén nem kell alkalmazni a H kliprotációt (az erre vonatkozó jelölő üres); d) a felhasználó a teljes negyedévben végezte a felhasználást; e) a felhasználó esetén nem került tiltásra az automatikus díjszámítás lehetősége (az erre vonatkozó jelölő üres). Ha a fenti feltételek bármelyike nem teljesül, úgy az automatikus díjszámítást indító gomb inaktívvá válik, és a felületen ennek magyarázata is olvasható lesz. Az automatikus díjszámítás nem kezeli az egyszerűsített ellenőrzésre tekintettel biztosított kedvezményt, erre jelenleg csak kézi díjszámítás esetén van lehetőség.
39
29. ábra Példa az automatikus díjszámítás letiltására Ha a fenti feltételek teljesülnek, a díjközlemény és az általánosan alkalmazott szerződés szabályai szerint összeállított algoritmus automatikusan elvégzi a díjszámítást, annak rész- és végeredményeit pedig megjeleníti.
30. ábra Példa az automatikus díjszámításra Az automatikus díjszámítás ellenőrzi, hogy a kedvezmény megadásának díjközleményben, illetve az általános szerződési mintában meghatározott feltételei fennállnak-e, és ha nem, ennek tényét jelzi az adminisztrátornak. E körben a rendszer az igénybe vehető kedvezmény maximális mértékét is ellenőrzi.
40
31. ábra Automatikus díjszámítás - kedvezmények beszámítása Az adminisztrátor az automatikus díjszámítás elvégzését követően visszautasíthatja annak eredményét vagy elfogadhatja azt. A számítás elfogadását követően a díjfizetési értesítő automatikusan előállításra kerül, és annak eredményei a Folyószámlán feltüntetésre kerül. A számítás visszautasítása esetén az adminisztrátor kezdeményezheti a kézi díjszámítást. Az automatikus számítás visszautasítására jellemzően akkor kerülhet sor, ha a szerződés szerint a felhasználó kedvezményben nem részesülhetne, később azonban olyan megállapodás születik vele, amely mégis jogosulttá teszi annak igénybevételére. Harmadik lehetőségként arra is van lehetőség, hogy az automatikus díjszámítás részeredményei átvezetésére kerüljenek a kézi számítás felületére, így az adminisztrátornak lehetősége van a részeredmények bármelyikének módosítására, vagy a jogdíjat további adatokkal (például egyedi jogdíj- vagy kedvezmény) pontosítani. Ha az értesítő kiállítását követően kattintunk a Jogdíj menüre, az ablakban a kiállított díjfizetési értesítő adatai, illetve maga az értesítő tekinthető meg. 6.1.2.5.2. Az automatikus díjszámítás algoritmusának sajátosságai •
Minimumdíjak számítása: a minimumdíjak megállapítása során az algoritmus a felhasználó adott negyedévre vonatkozó bevételi adatszolgáltatásában megjelölt tevékenységeket, annak hiányában pedig a regisztrációs adatlapon megjelölt felhasználási
41
módokat veszi figyelembe. Az algoritmus az alábbi módon állapítja meg a díjat:
Felhasználó által végzett felhasználás Sugárzás Webcast
Minimumdíj összege 2008ban (nettó) Sugárzási minimumdíj 11.000 Ft/hó Webcast minimumdíj, amely 11.000 Ft/hó megegyezik a sugárzási minimumdíjjal Interaktív webcast Interaktív webcast jogdíj, 12.100 Ft/hó amely nem lehet kevesebb, mint a sugárzási díj 110%-a Archívum hozzáférhetővé Archívum hozzáférhetővé 12.000 Ft/hó tétel tétel Archívum letölthető Archívum letölthető 14.000 Ft/hó minimumdíj Sugárzás* + Simulcast Sugárzási minimumdíj 11.550 Ft/hó 105%-a Sugárzás* + Webcast Sugárzási minimumdíj + 22.000 Ft/hó Webcast minimumdíj Sugárzás* + archívum Archívum letölthetővé tétel 14.000 Ft/hó letölthetővé tétel minimumdíja Sugárzás* + archívum Archívum hozzáférhetővé 12.000 Ft/hó hozzáférhetővé tétele tételének minimumdíja Sugárzás* + Webcast + Sugárzási minimumdíj + 34.100 Ft/hó Interaktív webcast Webcast minimumdíj + Interaktív webcast minimumdíj Sugárzás* + Webcast + Archívum hozzáférhetővé 35.100 Ft/hó Interaktív webcast + tétele minimumdíj + Webcast Archívum hozzáférhető minimumdíj + Interaktív webcast minimumdíj Sugárzás* + Webcast + Archívum letölthetővé tétele 37.100 Ft/hó Interaktív webcast + minimumdíj + Webcast Archívum letölthető minimumdíj + Interaktív webcast minimumdíj Nem említett eset 11.000 Ft/hó * Ha a felhasználó a sugárzás mellett a simulcast tevékenységet is végez, úgy a sugárzási díj 105%-ával számol az algoritmus •
•
Minimumdíj megállapítása
Díjtételek könyvelése: ha a felhasználó egyéb tevékenysége mellett archívumát hozzáférhetővé/letölthetővé teszi, a jogdíjfizetési értesítőn az archívum hozzáférhetővé/letölthetővé tétel sorokban csak annak – 5, illetve 10%-os – különdíja kerül feltüntetésre, a díj további része a sugárzás vagy webcasting sorokban kerül megjelenítésre. Interaktív webcast minimumdíjának számítása: a díjközlemény szerint interaktív webcast esetén a sugárzási díjat – ide értve annak minimumdíjra vonatkozó rendelkezését is – kell 10%-al megemelni, miközben a minimumdíj nem lehet kevesebb, mint 12.000
42
•
•
•
•
Ft/hó. Tekintettel arra, hogy a sugárzási minimumdíjának (11.000 Ft) 110%-a meghaladja az interaktív webcast esetén megállapított tételes minimumdíjat, a nagyobb összeg kerül figyelembe vételre az algoritmus futása során. Kedvezmények figyelembe vétele: a magyar felvételek utáni kedvezményt az algoritmus az alábbi sorrendben biztosítja (ha azok – a minimumdíjra vonatkozó rendelkezések miatt – nem érvényesíthetőek teljes egészükben): sugárzás arányára tekintettel megadott kedvezmény => a kiadás éve alapján megadott kedvezmény => a sugárzás időpontja utáni kedvezmény. Ebből következően a sugárzás arányára tekintettel megadott kedvezmény (ha a felhasználó mindhárom érvényesítésére jogosult) nem lehet kevesebb, mint a másik két kedvezményezési jogcímen megállapított kedvezmény összege. Kedvezményt kizáró körülmények: a felhasználó akkor nem jogosult kedvezményt igénybe venni, ha az adott adatszolgáltatási időszakban, vagy az azt megelőző időszakok bármelyikében nem elfogadott adatszolgáltatása, vagy fizetési késedelme van. Ebből következően a kedvezmény érvényesíthető, ha az érintett időszakot követően áll fenn késedelme a felhasználónak. Ugyancsak ebből következik, hogy a kedvezmény összegét az algoritmus nem számítja ki, ha a felhasználó ugyan teljesítette adatszolgáltatását, de azt az adminisztrátor azt még nem ellenőrizte. A kedvezmény számítását azonban nem zárja ki, ha valamely korábbi időszak vonatkozásában a felhasználó késedelmesen ugyan, de a számítás pillanatát megelőzően teljesítette adatszolgáltatási kötelezettségét. Nem adható kedvezmény, ha a felhasználó által fizetendő díj nem haladja meg az adott időszakra vonatkozó minimumdíjat (ld. a fenti táblázatot), illetve a kedvezmény csak addig a mértékig biztosítható, ameddig a fizetendő díj el nem éri a minimumdíjat. Pontos teljesítés utáni kedvezményt kizáró további körülmények: az algoritmus ebben a körben külön ellenőrzi az adott időszak és az azt megelőző időszak teljesítését. A pontos teljesítési kedvezmény számítását csak akkor végzi el az algoritmus, ha sem az érintett, sem pedig az azt megelőző időszakban nem volt adatszolgáltatási késedelme a felhasználónak (itt tehát a késedelmes teljesítés kizárja a kedvezményt, szemben a magyar felvételek utáni kedvezménnyel), illetve a megelőző időszakban a díj megfizetése is rendben megtörtént. Ebből az következik, hogy a pontos teljesítésre tekintettel adott kedvezmény szigorúbb feltételek mellett biztosított, mint a magyar felvételek esetében megállapított kedvezmény. A webes háttérzene díjára vonatkozó speciális szabály: mivel a webes háttérzenére fix díjat állapít meg a díjszabás, az egyben minimumdíjnak is tekintendő, abból kedvezmény nem adható. Igaz ez arra az esetre is, ha a webes háttérzene mellett a felhasználó egyéb tevékenységet (pl. sugárzást) is végez, ebben az esetben a más tevékenység esetén meghatározott minimumdíjat meg kell emelni a webes háttérzene díjával, és abból kedvezmény nem biztosítható.
6.1.2.5.3. Kézi díjszámítás Kézi díjszámítás esetén az adminisztrátor a felhasználóval kötött szerződés részletszabályai alapján végzi el a díjszámítást. A felület ebben az esetben a jogdíj részösszegét, az igénybe vett kedvezmények összegét, illetve a jogdíj végösszegét semmilyen szempontból nem ellenőrzi.
43
Egyéb, nem előre rögzített típusú jogdíj jogcíme
Egyszerűsített kedvezmény
Egyéb, nem előre rögzített típusú kedvezmény jogcíme
32. ábra Kézi díjszámítás felülete Kézi díjszámítás során a rendszer ellenőrzi, hogy a felhasználó tevékenységét a teljes negyedévben végezte-e, és ha nem, ennek tényéről az adminisztrátort figyelmezteti. Az adminisztrátor a minimumdíjas felhasználók esetén a figyelmeztetés alapján ellenőrizheti a tényleges felhasználás időpontját, és az alapján elvégezheti a jogdíjak kiszámítását.
44
33. ábra Kézi díjszámítás - figyelmeztetés tört negyedévben végzett felhasználásra
A kézi jogdíjszámítás felületén az adminisztrátor tájékozódhat arról, hogy adott felhasználónak van-e olyan késedelme, amely azon kedvezmény(ek) beszámíthatóságát érinti, amelyet a felhasználó igénybe kíván venni. Ennek megfelelően a felület az érintett kedvezmények kapcsán jelzi (i) a fennálló adatszolgáltatási vagy díjfizetési késedelem tényét, (ii) azt, hogy valamely kedvezményt a felhasználó igénybe kíván-e venni, és ha igen, annak feltételeit ellenőrizte-e már egy adminisztrátor, és (iii) ha a felhasználó pontos teljesítési kedvezményt is igénybe kíván venni, úgy annak általános feltételei fennállnak-e. A közölt adatok csak tájékoztató jellegűek, az általánosan és nem a felhasználóra esetleg egyedi módon alkalmazandó szabályok szerint kerülnek feltüntetésre. A kézi módszerrel történő jogdíj megállapítás során a figyelmeztetés figyelembe vételéről minden esetben a kijelölt adminisztrátor dönt.
34. ábra Kézi díjszámítás - figyelmeztető üzenetek 45
35. ábra Kézi díjszámítás, webes háttérzene esetén
Ha a felhasználónak van már elfogadott díjszámítási adata, a számítás megkönnyítése érdekében annak adatait az űrlap alatt a rendszer megjeleníti. Ha a felhasználó már feltöltötte adatait, de azt az adminisztrátor még nem ellenőrizte, a díjszámítás elvégzésére csak az ellenőrzést követően kap lehetőséget. Ennek célja, hogy a díjszámítás minden esetben a felhasználó által feltöltött adatokon alapulhasson. Ugyanakkor a díjak kiszámítására van lehetőség, ha a felhasználó egyáltalán nem töltött fel adatot, vagy az ellenőrzés során az hibásnak bizonyult. Erre azért van szükség, mivel a díjközlemény szerint a díj megállapítására akkor is van módszertan, ha a felhasználó nem teljesíti adatszolgáltatási kötelezettségét. Ezt az útvonalat kell akkor is használni, ha a felhasználóval szemben kötbért kívánunk érvényesíteni. A díjfizetési értesítő kézi kiállítása során van lehetőség arra, hogy a felhasználó számára az egyszerűsített ellenőrzésre tekintettel (2013. július első napját követően bevezetett) kedvezményt biztosítsuk. Erre akkor van lehetőség, ha a felhasználó az egyszerűsített ellenőrzés alapdokumentumát, az előző gazdasági évre vonatkozó számviteli beszámolót a rendelkezésünkre bocsátotta, és azt ellenőrizve azt állapítottuk meg, hogy az előző évben a felhasználó valóban annyi bevételt szerzett csak a felhasználással összefüggésben, amennyit az év során számunkra jelzett az időszakos adatszolgáltatások során. Ebben az esetben – és csak ebben az esetben – megjelenik az „Egyszerűsített ellenőrzés után (10%)" sor is, egyéb esetben ez a kedvezmény nem jelenik meg, ha ilyenre mégis szükség lenne, a szabad szavas „egyéb kedvezmény” mezőt lehet erre a célra felhasználni. Mivel a beszámoló jellemzően május 31-ig kerül csak elkészítésre, ezért a felület arra is lehetőséget biztosít, hogy az év január első napjára visszamenőlegesen érvényesítse a felhasználó számára a kedvezményt az adminisztrátor. A felület ezért jelzi azokat az időszakokat, amelyre ez a típusú kedvezmény még nem lett kiszámítva, érvényesítve, ajánlást
46
tesz továbbá annak értékére is. A megtalált értesítőnként egy új kedvezményes sort ajánl fel a rendszer a már kiállított aktív (csakis) jogdíjfizetési értesítőkön szereplő, kedvezmények nélküli - tehát csak a jogdíjak - részösszeg 10%-val előre kiszámolva. Ezt nem kötelező érvényesíteni, alapértelmezettként inaktív minden egyes sor. Ennek aktiválásához a mellette található 'checkbox'-ot kell bepipálni. Az utólag érvényesített kedvezményes sorok a jogdíjfizetési értesítőn is külön sorokban jelennek meg, hivatkozva a korábbi értesítő számára. A számítás befejezésével a díjfizetési értesítő előállításra kerül. Ha az értesítő kiállítását követően kattintunk a Jogdíj menüre, az ablakban a kiállított díjfizetési értesítő adatai, illetve maga az értesítő tekinthető meg.
6.1.2.6. Kamatszámítás A késedelmi kamatok kezelésére a rendszer két módszert tartalmaz: lehetőséget biztosít a kamat kiszámítására, illetve, arra is, hogy a máshol kiszámolt kamatról jogdíjfizetési értesítőt állítson ki az adminisztrátor.
Kamatszámító számolótábla behívása
Máshol számított kamatból jogdíjfizetési értesítő
36. ábra Választás a kamat-kezelési módszerek közül 6.1.2.6.1. A kamat számítása számolótábla segítségével A kamatszámítás megkönnyítésére a rendszer egy számolótáblát tartalmaz, amely a Folyószámla funkción keresztül érhető el.
47
37. ábra Kamatszámítási ablak A kamatszámítást a számolótábla jelenleg az alábbi négy változatban képes elkészíteni: • Jegybanki alapkamat kétszerese: ebben az esetben a teljes időszakra a jegybanki alapkamat kétszeresének megfelelő késedelmi kamat kerül kiszámításra. • Jegybanki alapkamat: ebben az esetben a teljes időszakra a jegybanki alapkamatnak megfelelő késedelmi kamat kerül kiszámításra. • PTK szerinti késedelmi kamat: a Ptk. 301/A.§-a szakasza szerinti késedelmi kamat számítása, amely szerint – gazdálkodó szervezetek között a késedelmet megelőző naptári félév utolsó napján érvényes jegybanki alapkamat hét százalékkal növelt összegét kell alkalmazni a teljes időszakra nézve. • Fix kamat: bármely, a felhasználási szerződésben rögzített, vagy a felhasználóval egyébként kötött megállapodás alapján alkalmazásra kerülő változatlan mértékű késedelmi kamat alkalmazása a teljes időszakra. A késedelmi kamat számítása során mindig azt a kamatszámítási módot kell alkalmazni, amelyet a felhasználóval kötött szerződés megjelöl. A felhasználási szerződés szerinti késedelmi kamat mértékét a regisztráció során, vagy azt követően az adminisztrátornak a felhasználó adatlapján kell kiválasztania. A rendszer alapértelmezetten a jegybanki alapkamat kétszeresét tartalmazza késedelmi kamatként, mivel az általános szerződési feltétel, illetve a díjközlemény is ezt az értéket mutatja. Ha a felhasználó nem kötött szerződést, úgy a díjközlemény rendelkezéseit kell alkalmazni (ez 2009-től kezdve a jegybanki kamat kétszeresében rögzíti a késedelmi kamat mértékét), ami megfelel a rendszer alapértékével. A kamatszámítást megkönnyítő számolótábla alapértelmezetten azt az értéket mutatja, amit a felhasználó adatlapján az adminisztrátor rögzített, de ettől – az adott helyzethez igazodó szempontok szerint – az adminisztrátor eltérhet. Fontos ugyanakkor, hogy ha az adminisztrátor a kamatszámítás során eltért a felhasználó adatlapján beállított értéktől, úgy az 48
nem kerül visszavezetésre a felhasználó adatlapjára, az továbbra is az ott rögzített értéket fogja tartalmazni, és a következő kamatszámítás során is ez az érték lesz az alapértelmezett a kamatszámító táblán. A számolótábla nem kamatos kamattal számol, a teljes időszakra az időszak elején érvényes tőkekövetelés kerül figyelembe vételre. A számolótábla eredményei nem kerülnek tárolásra, de a számítások bármikor elvégezhetőek. A kamatszámítás során az alábbi adatokat kell megadni: • Összeg: az időszak elején fennálló tőkekövetelés összege • Kamat: a kamatszámítás módja • Fix kamat mértéke: fix kamat választása esetén a késedelmi kamat százalékos mértéke • Kamatszámítás kezdete: az első olyan nap, amelyre a késedelmi kamatot már meg kell fizetni. A kamatszámítás bármely 2002. január első napját követő naptól elvégezhető. • Kamatszámítás vége: az utolsó olyan nap, amelyre a késedelmi kamatot még meg kell fizetni. A kamatszámítás vége főszabály szerint a díjfizetési értesítő napjával (a kamatszámítás napjával) azonos. Szükség esetén a kamatszámítás azonban egy jövőbeni időpontra nézve is elvégezhető, ebben az esetben azonban külön figyelemmel kell lenni arra a tényre, hogy a jegybanki alapkamat későbbi változása miatt a számítás pontossága csökkenhet. A kamatszámítás elvégzését követően a számolótábla megmutatja a számolás alapjául vett értékéket, illetve a kamatszámítás végeredményét.
49
38. ábra Kamatszámítás eredménye 6.1.2.6.2. Máshol számított kamat rögzítése a rendszerben Ha a késedelmi kamatot nem a Playlist.hu rendszerben, hanem külső eszközökkel állapítja meg az adminisztrátor (például követnie kell egy erre vonatkozó bírósági határozatot), úgy a rendszer lehetőséget biztosít az így kalkulált összeg kezelésére is.
50
39. ábra Kamatszámítás Ebben az esetben az adminisztrátornak az első mezőbe („Késedelmi kamat”) a máshol számított kamat összegét kell felvinnie. A kamat összegét a rendszer semmilyen szempontból nem ellenőrzi. A dátum mezők („Kamatszámítás kezdete” és „Kamatszámítás vége”) kitöltése nem kötelező, de ha lehetőség van rá, a nyilvántartás teljessége érdekében célszerű azokat a rendszerben eltárolni. Ebben az esetben is lehetőség van megjegyzés felvitelére, amely mind a felhasználó felületén, mind pedig a kamatról kiállított jogdíjfizetési értesítőn megjelenik. A mezők kitöltését követően a jogdíjfizetési értesítőt a rendszer automatikusan kiállítja és erről e-mail értesítést küld a felhasználónak. 6.1.2.7. Fizetés A Fizetés menü célja, hogy a felhasználó befizetéseit, egyenlegét az adminisztrátor nyilvántartsa. Ugyancsak itt lehet megtekinteni a felhasználó által már megfizetett, de értesítőre még nem könyvelt összeget. A felületen – eltérően a Folyószámla menü többi részétől – nem egy időszak adatait, hanem a felhasználó valamennyi időszakból fennálló még nem kifizetett díjfizetési értesítőjét lehet megtekinteni. Ebből következően érdektelen, hogy az adminisztrátor a felhasználónak melyik negyedévét nyitja meg, a „Fizetés” fül tartalma minden esetben azonos. Fontos, hogy az előlegfizetési-értesítőre elkönyvelt befizetések az egyenlegben nem kerülnek feltüntetésre, csak akkor, ha az adott összeg az előlegről átvezetésre került az adott időszakra szóló általános értesítőre és ezt követően marad fenn valamekkora összeg (amely ilyenkor az egyenlegbe kerül). A Fizetés felületen a már kiegyenlített és a korábban sztornózott előleg és jogdíjfizetési értesítők adatai nem jelennek meg, mivel olyan értesítő nem kerülhet sztornózásra, amelyikre befizetés került elkönyvelésre. (Ha erre mégis szükség lenne, úgy ehhez 51
rendszeradminisztrátori jogosultságra van szükség, aki gondoskodik a befizetések átvezetéséről is.) A felhasználói teljesítés könyvelésének első lépése a jóváírandó bruttó összeg és a jóváírás napjának beírása. Jóváírás napjának a banki könyvelés, és nem annak Playlist.hu oldalra történő rögzítése napját kell tekinteni.
Befizetett összeg napja és célja Egyenlegből történő felhasználás
Megfizetésre váró értesítők adatai
Egy konkrét korábbi befizetés felhasználására vonatkozó adatsor
40. ábra Fizetés A befizetés következő lépésében az adminisztrátornak arról kell döntenie, hogy a befizetett összeg a) a még ki nem fizetett értesítőkre könyveli-e le (ez az alapértelmezett megoldás), b) a befizetést valamiért közvetlenül az egyenlegbe helyezi (ebben az esetben a nyilvántartott tartozások nem csökkenek, de a rendszer nyomon követi az egyenleg változását) vagy
52
c) a befizetést a díjak beszedésével összefüggésben keletkezett költségek térülésére könyveli le (ebben az esetben a tartozások nem csökkenek és az egyenleg sem növekszik meg). Ha az adminisztrátor úgy dönt, hogy a befizetést közvetlenül valamely ki nem fizetett értesítőre könyveli le és a felhasználónak több tartozása is van, úgy a következő lépésben meg kell határoznia, hogy a tartozások közül melyikre kerüljön adott tétel elszámolásra. A rendszer automatikusan az értesítő kiállítási sorrendjét ajánlja fel, de az adminisztrátor a le/fel nyilakkal szükség szerint átállíthatja azt (például előre sorolhatja a kamatkövetelésről kiállított értesítőket és hátra a tőkéről szólókat). Ha adott tételt a lista legelejére szükséges vinni, a kék nyíl használatával ez egy kattintással elvégezhető. Ha a jóváírandó összeg több értesítő megfizetésére is elég, a rendszer először a feljebb soroltakat tekinti megfizetettnek, majd ezt követően sorrendben halad lefelé, az adminisztrátor által jóváhagyott sorrendben. Ha – bármilyen ok miatt – arra van szükség, hogy az aktuálisan befizetendő összeget az adminisztrátor közvetlenül az egyenlegbe helyezze, úgy ezt a megfelelő rádiógomb használatával kell megoldani. Az értesítőre még nem könyvelt befizetések összegezve jelennek meg az oldalon, de a nyíl megnyitásával azok története is végig tekinthető. E funkció segítségével állapítható meg utólag, hogy az aktuálisan egyenlegben kimutatott összeg miért és mikor került az egyenlegbe. A befizetési jellemzően azért kerülhet az egyenlegbe, mivel annak sorsa még nem dőlt el, így nem tudható, hogy azt értesítőre kell-e könyvelni, esetleg vissza kell-e utalni a felhasználónak. Az egyenlegben kimutatott összeg három célra használható: a) az ott található összeg egésze vagy egy része a még ki nem fizetett értesítőkre könyvelhető, b) az ott található összeg egésze visszautalásra kerülhet a felhasználó részére. (A rendszer nem biztosítja az egyenlegben lévő összeg egy részének visszautalását) Ha a felhasználó korábban nem kérte az egyenleg vezetését, úgy a rendszer alapértelmezetten az egyenlegbe helyezett összegek visszautalását javasolja az adminisztrátornak, vagy c) az ott található összeg egésze vagy egy része a díj beszedésével kapcsolatos költségek térülésére fordítható. Ha bármilyen ok miatt az egyenlegbe lévő pénzt az adminisztrátor visszautalta, úgy a változtatást az egyenlegbe is át kell vezetni. Fontos, hogy a banki tranzakciót nem a Playlist.hu rendszere szolgálja ki, a Playlist csupán az egyéb rendszerekben végzett tranzakciók utólagos nyilvántartását végzi. Az egyenlegben tárolt összegek a „Visszautalás” gomb segítségével vezethetők vissza a felhasználó számára. A gomb hatására az egyenleg kiürül, a történetben pedig feltüntetésre kerül az adott részösszeg visszautalása. Fontos, hogy a visszautalásra mindig csak egy összegben kerülhet sor, az egyenleg tehát ebből a szempontból nem osztható meg. Ha az egyenlegben van a felhasználónak még fel nem használt összege, úgy azt, vagy annak egy részét bármely még ki nem egyenlített értesítőre is lehet kötni, függetlenül attól, hogy a felhasználó engedélyezte-e az egyenleg vezetését vagy sem. Ha az értesítőt az egyenleg terhére kívánja az adminisztrátor kiegyenlíteni, úgy a befizetés forrását kell elsőként beállítani, ezt követően fel kell vinni az egyenlegből felhasználni kívánt összeget, majd ezt követően kerül sor az értesítő kiválasztására (több kiegyenlítetlen értesítő esetén). A díj beszedésével összefüggésben a közös jogkezelőknek költsége merül fel (ilyen például a közjegyzői díj, a végrehajtónak fizetendő díjelőleg, vagy a Credit Controll részére fizetendő 53
jutalék) úgy ezen tételről önálló díjfizetési értesítő nem kerül kiállításra. Mivel azonban a felhasználó díjat fizetett a közös jogkezelőknek, ezért a befizetést és annak sorsát a Playlist.hu rendszerében rögzíteni kell. Ha a jóváírandó összeg egy értesítőt csak részben fedez, úgy az adott értesítőhöz kapcsoltan a rendszer feltünteti a már megfizetett részt is. A listában szereplő – ebből következően nem ikonra kattintva megtekinthető a fizetési határidő, teljesen megfizetett – értesítők esetén a és – ha volt korábban arra az értesítőre befizetés – a fizetés részletes adatsora. A lista mindig azt a dátumot mutatja, amelyiken az adott összeg az adott értesítőre került könyvelésre. Ebből következően, ha egyenlegből kerül adott értesítő megfizetésre, a megfizetés dátuma a könyvelés napja (amely azonban szabadon beállítható az oldalon). Ha adott értesítő teljesen megfizetésre került, úgy az ebben a listában többet már nem látható, ehelyett adott értesítő megkereshető az „Értesítő keresése” menüben, ahol a befizetés részletes adatsora ugyancsak áttekinthető. A rendszer ezen a felületen áttekintő nézetben a felhasználó számára jóváírt tételeket, és megmutatja azt is, haha valamely összeget az adminisztrátor először egy előlegfizetésiértesítőre könyvel el, de utóbb az automatikusan átvezetésre került az adott időszakra vonatkozó jogdíjfizetési értesítőre.
41. ábra Befizetések történeti áttekintése Ha a jóváírandó összeg több, mint a felhasználó valamennyi tartozása, úgy a rendszer minden függő tételt megfizetnek tekint, és az adminisztrátort tájékoztatja a visszautalandó összeg mértékéről. Ezen a felületen lehetőség van olyan postai úton kiküldendő fizetési felszólítás generálására is, amely a felhasználó valamennyi esedékes tartozását tartalmazza. Az erre vonatkozó gomb („Felszólító levél”) gomb csak akkor jelenik meg, ha a felhasználónak már lejárt tartozása
54
van, egyéb esetben a gomb nem látható. A gombra kattintva a felszólító levél letölthető a felületről, annak postai kiküldéséről az adminisztrátornak kell gondoskodnia.
42. ábra Fizetési felszólítás nyomtatása A felület alján látható, hogy a felhasználó javára – 2009. április 1-jét követően – milyen könyvelési dátummal és milyen összeg került jóváírásra. Dátumként minden esetben a könyvelési dátum kerül feltüntetésre. A Tovább… gombra kattintva megtekinthető, hogy adott befizetés mely jogdíjfizetési értesítő(k)ből származó követeléssel került szembeállításra. A befizetések összességét megjelenítő felülethez a „Fizetés” gombra kattintással lehet visszajutni. A befizetések nyilvántartása minden esetben a bruttó összegek alapján történik. Ennek oka, hogy a felhasználó által átutalt díjból nem állapítható meg egyértelműen annak ÁFA tartalma (mivel a késedelmi kamat 0%-os ÁFA terhet visel), ezért pontos nyilvántartás csak a bruttó összegek alapján történik.
55
43. ábra Fizetés - befizetés részletes könyvelése A rendszer a rögzített adatok alapján az erre kijelölt adminisztrátorok számára minden hónapban automatikusan kigyűjti, és e-mailben megküldi a kintlévőségek listáját.
56
6.1.3. Jogdíjfizetési időszakok összevonása Ha a felhasználó a jogdíját több időszakra együtt, előre fizeti meg, úgy a Playlist.hu rendszere lehetőséget biztosít az időszakok összevonására. Ebben az esetben a felhasználó a díjfizetési és bevételi adatszolgáltatási kötelezettségét az általános szabályoknak megfelelően teljesíti (ellenkező beállítás hiányában), a rendszer azonban nyomon követi, hogy a mely időszakok díjfizetési értesítői kerültek összevonásra, ezáltal megakadályozza, hogy az adminisztrátor – például a felhasználó adatszolgáltatása alapján – véletlenül olyan időszakban is kiállítson díjfizetési értesítőt, amikor arra már nincsen szükség.
44. ábra Jogdíjfizetési időszakok összevonása Időszakok összevonásakor az Adatszolgáltatási időszakok menüben a „folyószámla” kifejezés helyett az „Összevont” kifejezés jelenik meg, halvány-szürke színnel. Az „Összevont” szó inaktív, ezzel jelzi, hogy adott időszakban díjfizetési értesítőt kiállítani nem szükséges. A negyedévek nem kapcsolhatóak össze, ha adott időszakra jogdíjfizetési értesítő vagy előlegértesítő van már kiállítva. Összevont időszakoknál nincs lehetőség automatikus jogdíjszámításra, valamint előleg értesítő kiállítására, csak a kézi értesítő kiállítása aktív. Azok az időszakok, ahol már volt korábban jogdíjfizetési kiállítva és ez aktív értesítő (azaz nem stornózott), nem kerülhetnek be az összevonásba. Ha mégis szükség lenne adott negyedévben egy értesítő kiállítására, úgy a „Felhasználók listájában”, az „Időszak hozzáadása” funkción keresztül lehet ezt megtenni. Ugyancsak ez a felület mutatja meg, hogy mely időszakok kerültek összevonásra. Ebben az esetben a felületen ismét megjelenik a „Folyószámla” kifejezés, azonban az időszakok összevonása miatt eltérő színnel (halvány szürke) jelezzük azt. Fontos kiemelni, hogy a folyószámla ismételt 57
megjelenítése nem szünteti meg az időszakok összevonását, ennek csupán annyi hatása van, hogy adott időszakra (de csak arra) további értesítőket lehet felvenni. Ebből következően, a folyószámla ismételt megjelenítése esetén az összevont, de már látható időszakban az összevont értesítő is megjelenik, ugyanakkor ennek kezelésére (stornozására) csak a törzsidőszakban (vagyis az összevonás legrégebbi időszakában) van lehetőség. Az összevonás megszüntetéséhez arra van szükség, hogy az összevont jogdíjfizetési értesítő stornózásra kerüljön. Ebben az esetben az összevonás automatikusan megszűnik, a folyószámla tételek pedig ugyancsak automatikusan megjelennek a felületen. Ha adott bizonylat több időszak jogdíját összevontan tartalmazza (időszakok összevonása), úgy a bizonylat minden negyedévet felsorol. Arról, hogy mely időszakok kerültek összevonásra, elsősorban a „Felhasználók listájából” elérhető „Időszakok hozzáadása” funkción keresztül lehet tájékozódni. Az időszakok összevonását minden esetben a legkorábbi időszakban kell kezdeményezni, az értesítő kiállításakor. Ehhez az szükséges, hogy az értesítő kiállítását megelőzően az „Előre fizetés beállítása” jelölőt az adminisztrátor használja, majd ezt követően bejelölje, hogy mely időszakokat kíván együttesen kezelni. A felület bár az összes létező díjfizetési időszakot megjeleníti, kiválasztásra csak azokat az időszakokat kínálja fel, amelyben korábban jogdíjfizetési értesítő vagy előleg-értesítő nem került kiállításra, illetve amely nem lett korábban összevonva.
45. ábra Időszakok összevonása (folyószámla menü, értesítő kiállítása)
58
6.1.4. Felhasználók listája A Felhasználók listája a rendszerbe regisztrált felhasználók alapadatait mutatja meg. A lista a TV/Rádió, az üzemeltető gazdasági társaság aktuálisan nyilvántartott nevét, illetve a regisztráció státuszát mutatja meg alapértelmezettként. A lista alapértelmezetten előre sorolja az elintézetlen regisztrációs kérelmeket, azon belül pedig a rádió neve alapján listázza a találatokat. A lista megjelenítése a kívánt oszlop nevére kattintva testre szabható. A listában lila háttérszínnel jelennek meg azok a profilok, amelyeket az adminisztrátor hozott létre.
46. ábra Felhasználók listája A rádió nevére kattintva tekinthetőek meg a rádió alapadatai, illetve itt módosíthatóak azok.
47. ábra Felhasználók listája – adatmódosítás
59
A megjelenő adatsor – leszámítva az adminisztrátorokra vonatkozó adatokat – azonos az Adatszolgáltatási időszakok (ld. részletesen a 4.4. fejezetet) listája esetén bemutatott adatokkal, itt azonban módosítani is lehet azokat. Ha felhasználó alapadataiban (név, székhely, levelezési cím) 2011. június 30-át követően változás történik, ezen a helyen lehet megtekinteni a korábbi értékeket, a módosítás időpontját és azt, hogy a módosítást ki (a felhasználó vagy az adminisztrátor) rögzítette a rendszerben.
48. ábra Archív adatok megtekintése Regisztráció intézése esetén az adatok beállítása után a regisztrációt el kell fogadni vagy azt el kell utasítani. A regisztráció elutasítása esetén annak okát fel kell jegyezni, erről a felhasználót automatikus üzenetben tájékoztatjuk. Az adatok ezt követően is módosíthatóak.
60
Egyéb beállítások
Adatszolgáltatási időszakok előzetes megnyitása
Szarama tagság jelölése
Túlfizetés engedélyezése
VIP felhasználó jelölése
Alapértelmezett kamatszámítási mód beállítása
Egyedi Áfa kulcs beállítása
Teljesítési határidők és figyelmeztető e-mailek beállítására szolgáló mezők
49. ábra Regisztráció - beállítások Ugyancsak lényeges a H kliprotációra, illetve az automatikus díjszámítást egyéb okból kizáró körülményekre – illetve az alapján a kedvezményi jogosultságra – vonatkozó információ ellenőrzése és kezelése. Ha itt a HTOE tagság beállításra kerül, úgy – az általános szabályoktól eltérően – a felhasználóhoz hozzárendelhető utólag a 2003-at követő valamennyi adatszolgáltatási időszak. A HTOE tagságnak a díjszámítás során 2013. július első napjától kezdve jelentősége nincsen. Ezen a helyen kell beállítani azt is, ha a felhasználó jogdíjára valamiért nem az általános – jelenleg 27%-os – ÁFA kulcsot kell alkalmazni. Erre azért kerülhet sor jellemzően, mert a felhasználó székhelye nem Magyarországon van, ezért ÁFA nem számítható fel. Ha egyedi Áfa kulcs nem kerül beállításra, akkor minden esetben az általános Áfa kulcs kerül alkalmazásra. Ugyancsak itt kell beállítani, ha a felhasználó a Szarama tagja. A Szabad Rádiók Magyarországi Szervezete) és az EJI-MAHASZ 2009-ben szerződést kötöttek egymással, amelynek lényege, hogy a jövőben a Szarama tagjai helyett az adatszolgáltatási és díjfizetési kötelezettségeket a Szarama fogja a közös jogkezelő szervezetek irányába teljesíteni. A szerződéssel érintett felhasználók egyértelmű beazonosítása elengedhetetlen, ezért szükséges a megfelelő jelölő használata. A szerződés nem került soha alkalmazásra, az ilyen jellegű szerződések 2013. július első napjával kivezetésre kerültek.
61
Ezen a helyen kell beállítani azt is, ha a felhasználó valamiért VIP státuszt kap. A VIP felhasználók körébe azon felhasználók kerülnek, akiknek teljesítése valamiért (a fizetett jogdíj mértéke, vagy egyéb, végrehajtással összefüggő okok miatt) különös figyelmet kíván a közös jogkezelőktől. Hatására a felhasználónak küldött automatikus figyelmeztető levelek a felhasználót kezelő adminisztrátorok számára is megküldésre kerülnek, így a folyamatba szükség esetén gyorsan be lehet avatkozni. Az adatlapon kell beállítani azt is, ha a felhasználó közszolgálatinak minősül (jelenleg csak az MTVA ilyen). A beállításnak azért van jelentősége, mert a felhasználó felületén található bevételi adatszolgáltatási űrlap – a félreértések elkerülése érdekében – csak a közszolgálatinak jelölt felhasználók esetében jeleníti meg a „közszolgálati hozzájárulás” elnevezésű mezőt, ugyanis ilyen bevétellel csak az MTVA rendelkezhet a hatályos jogszabályok szerint. (NEM AKTÍV FEJLESZTÉS, A FELÜLETEN NEM ÉRHETŐ MÉG EL.) Ezen a felületen kell beállítani, ha a felhasználó kifejezetten azt kérte, hogy esetleges túlfizetését a közös jogkezelők ne utalják számára vissza, hanem abból az egyenleget növeljék a későbbi díjfizetések javára. Ilyen beállítás hiányában a rendszer túlfizetés esetén automatikusan arra figyelmezteti az adminisztrátort, hogy a különbözetet utalja vissza a felhasználónak. A felhasználói profil szolgál arra is, hogy az adminisztrátorok a felhasználóra vonatkozó dokumentumokat (szerződések, levelek) feltöltsék a rendszerbe. A dokumentumok egy helyen történő kezelését azért alakítottuk ki, hogy a Playlist.hu rendszerét üzemeltető két szervezet munkatársai folyamatosan elérjék az adott felhasználóra vonatkozó alapvető dokumentumokat. Ebből adódóan a rendszerbe a legfontosabb dokumentumok (szerződés, kiküldött levél, érkezett levél) végleges változatait kell feltölteni. Dokumentumot minden a rendszerbe regisztrált adminisztrátor feltölthet. Az egyes dokumentumokhoz meg kell adni annak dátumát (iktatási dátum), tárgyát (kötelező mező), illetve – ha szükséges – az információt a megjegyzés mező kitöltésével is pontosítani lehet. Az adatszolgáltatási időszakok láthatóvá tételének célja, hogy lehetővé tegye a felhasználó előzetes – a felhasználási szerződésben, illetve a hatályos díjszabásban meghatározott határidőt megelőzően történő – teljesítését. Erre elsősorban akkor van szükség, ha az adott felhasználó műsorsugárzását a naptári negyedéven belül szünteti meg, ugyanakkor kétséges, hogy a korábban meghatározott esedékességkor lehetőségében áll-e adott szolgáltatás (pl. adatszolgáltatás, fizetés) teljesítése, így a közös jogkezelők érdeke, hogy az előzetes teljesítést kivételesen lehetővé tegye. E funkció rendszeradminisztrátori jogosultságot igényel. Alkalmazása esetén adott naptári év összes további negyedéve azonnal megjelenik mind a felhasználó, mind pedig az adminisztrátor felületén, így lehetővé válik a munkavégzés. Ha az derülne ki, hogy nincs szükség valamennyi, a naptári évből hátralévő időszak azonnali elérésére, úgy a szükségtelen időszakokat utóbb, kézzel, a „Plusz adatszolgáltatási időszak hozzáadása” funkció használatával kell elrejteni. Az Alapértelmezett kamatszámítás mezőbe azt az értéket kell felvenni, amelyet a díjfizetési késedelem esetén a felhasználó késedelmi kamatként köteles fizetni a felhasználási szerződés szerint. Ha a felhasználónak nincs felhasználási szerződése, úgy a jogdíjfizetési értesítőben megjelölt értéket kell beállítani (amely 2009. január óta a jegybanki alapkamat kétszerese), amely egyben a rendszer alapértéke. Kamatszámítási módként a rendszerben négy értéket lehet beállítani: a jegybanki alapkamat kétszeresét, a jegybanki alapkamatot, a PTK szerinti 62
számítást, és egy megjelölt fix értéket. Ha késedelmi kamatként fix érték rögzítésére van szükség, a fix érték kiválasztása után a szükséges értéket rögzíteni kell. A fix érték 0-100% között mozoghat. A felhasználó adatlapján beállított érték kerül a késedelmi kamat számítását segítő számolótáblán is alapértelmezetten megjelenítésre, attól azonban – a speciális igényekhez igazodó módon – az adminisztrátor eltérhet. Fontos, hogy a kamatszámítási táblán beállított speciális érték nem kerül visszavezetésre a felhasználó adatlapján, így az mindaddig a regisztráció során beállított értéket őrzi meg, ameddig az adminisztrátor azt át nem állítja külön. A Teljesítési határidőkre vonatkozó mezők alapértelmezetten azt az értéket mutatják, amelyek adott jogdíj vonatkozásában általában megadásra kerültek a Playlist.hu rendszerben. Ha a felhasználóval kötött egyedi szerződés alapján akár a játszási listára, akár a díjszámítás alapjául szolgáló adatok közlésére vonatkozó határidő vonatkozásában, illetve a fizetés határidejére vonatkozóan más teljesítési határidő került meghatározására, úgy ezen a felületen kell meghatározni az adott felhasználó esetében alkalmazandó határidőket. Az említett értékek pontos beállítása azért fontos, mivel a felhasználóknak a határidők eredménytelen letelte esetén automatikus e-mail figyelmeztetést kapnak mindaddig, amíg az adott kötelezettségét a felhasználó nem teljesíti. Az adatok hibás rögzítése ezért azt eredményezheti, hogy a felhasználó rossz időpontban kap a késedelmes teljesítés következményeire figyelmeztető üzenetet a Playlist.hu rendszeréből. Ha a felhasználó kéri, a rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy az adatszolgáltatási határidő közelgő lejártára előzetes figyelmeztetést küldjön. Az előzetes figyelmeztetés akkor kerül megküldésre, amikor megnyílik az elvi lehetőség az adatszolgáltatásra (vagyis az adatszolgáltatási határidőt követő napon). A felhasználó kérésére a rendszeradminisztrátor kikapcsolhatja a késedelemről szóló figyelmeztető levelek kiküldését. Ez a beállítás ugyanakkor nem érinti sem a közelgő határidőről szóló előzetes figyelmeztető, sem pedig az adatszolgáltatás teljesítésével összefüggő levelek (visszaigazolások, hiba-jelzések) megküldését.
50. ábra Előlegkezelésre vonatkozó beállítások
63
Az Előleg kezelése szekció arra szolgál, hogy beállítsuk, a felhasználó fizet-e, és ha igen, milyen szabályok szerint előleget. Az előlegfizetésre négy különböző beállítás lehetséges a rendszeren belül: Érték Általános szabályok szerint
Biztosan fizet
Egyedi összeggel fizet
Nem fizet
Jelentés A felhasználó csak akkor fizet előleget, ha előző évi jogdíja (nem ideértve a kamatokat és kötbéreket) meghaladta a nettó egymillió forintot. Az előleg mértéke: az előző évi jogdíj 80%a, negyedévente egyenlő részekre bontva. A felhasználó biztosan fizet előleget, függetlenül attól, hogy az előző évi jogdíja meghaladta-e az egymillió forintot. Az előleg mértéke: : az előző évi jogdíj 80%a, negyedévente egyenlő részekre bontva. A felhasználó biztosan fizet előleget, függetlenül attól, hogy az előző évi jogdíja meghaladta-e az egymillió forintot. Az előleg mértéke: az előleg összegét az adminisztrátor állítja be, negyedéves bontásban. Az előlegfizetési értesítő csak azon negyedévekre kerül kiállításra, amelyekre nézve az adminisztrátor beállította az előleg összegét. A felhasználó biztosan nem fizet előleget, függetlenül attól, hogy az előző évi jogdíja meghaladta-e az egymillió forintot.
Az előlegfizetési értesítők a rendszerben főszabály szerint automatikusan kerülnek kiállításra és kiküldésre először február 15-én, majd ezt követően április 15-én, július 15-én és október 15-én. Nem kerül kiállításra az előlegfizetési értesítő az itt bemutatott szabályok szerint, ha valamely negyedévben az adminisztrátor „kézi módon” kiállított már előlegfizetési értesítőt. Az adatlap szolgál a számviteli beszámolók nyilvántartására is. A számviteli beszámolók kezelésére azért van szükség, mivel a felhasználók bevételeik egyszerűsített ellenőrzésre tekintettel kedvezményt kapnak szerződésükben, ezt az ellenőrzést pedig a számviteli beszámolók alapján kell elvégezni.
64
51. ábra Számviteli beszámoló nyilvántartása Alapértelmezetten a mező a „Nem érkezett meg” állapotot mutatja, majd ezt követően további három értéket vehet fel: „Megérkezett és ellenőrzésre vár”; „Ellenőriztük és az nem volt rendben” – mely értéket akkor kell kiválasztani, ha az ellenőrzés eredményeként az kerül megállapításra, hogy a felhasználó a vizsgált időszakban a számviteli beszámolója szerint több bevételt ért el, mint amennyit az időszakos (negyedéves) adatszolgáltatás alapján bevallott, vagyis, ha a felhasználó hátrányára jogdíjhátralék került kimutatásra. Az utolsó lehetséges érték az „Ellenőriztük és az rendben volt”, melyet akkor kell kiválasztani, ha az egyszerűsített ellenőrzés eredményeként az volt megállapítható, hogy a felhasználó a díjszámítási adatokat pontosan teljsítette, ezért számára jogdíjhátralék nem mutatható ki. A Szerződés állapota mező annak követésére szolgál, hogy a rendszerben minden egyes felhasználó esetében követni lehessen: rendelkezik-e felhasználási szerződéssel, vagy sem. A mező három értéket vehet fel: Nincs szerződése (ez az érték az alapértelmezett); Új szerződése van; Régi szerződése van. Új szerződésnek a 2008. december után kötött szerződéseket tekintjük, míg réginek, az ezt megelőzően kötött szerződéseket. Mivel 2008 nyarán lényegében valamennyi „régi” felhasználási szerződés felmondásra került (nem ideértve a HTOE tagok szerződéseit), a rendszerben csak különleges esetben lehet olyan felhasználó, amely ténylegesen „régi” szerződéssel rendelkezik. A szerződések állapotát a felhasználási szerződések visszaérkeztekor, illetve a regisztráció elfogadásakor szükséges beállítani. A fenti adatok megadását követően a regisztrációt el kell fogadni.
65
52. ábra Felhasználók listája, regisztráció elfogadása A későbbiek során a felhasználó adatai a fentieknek megfelelően módosíthatóak bármikor. A felhasználás kezdő időpontja („Műsorszolgáltatás kezdete”) mező csak időben visszafelé módosítható a felületről, ellenkező a változatás olyan időszakokat is érinthet, ami után a felhasználó már fizetett jogdíjat. A kezdő időpont visszafelé módosítása ugyanakkor újabb időszakok megnyitását teheti szükségessé, amely érdekében az adminisztrátor automatikus email értesítést kap. Ha a fentiek mellett mégis szükségessé válik a felhasználás kezdő időpontjának időben előre (későbbi időpontra történő) módosítása, úgy ehhez a rendszeradminisztrátor beavatkozására van szükség. A Playlist.hu rendszere a felhasználókhoz automatikusan a regisztráció napját megelőző utolsó már lezárt naptári negyedév, illetve a regisztrációt követő negyedévek adatszolgáltatási időszakait rendeli hozzá, kivéve, ha a műsorszolgáltatás első napja – a regisztráció során megadott és elfogadott érték szerint – a regisztráció negyedévében volt, ebben az esetben ugyanis visszamenőlegesen nem nyílik meg automatikusan időszak. Ha azonban a felhasználó korábbi adatszolgáltatási időszakok adataival is tartozik még, azokat utólag szükséges a felhasználóhoz hozzárendelni. Ehhez az „Felhasználók listájában” a Felhasználó nevét követően megjelenő „Hozzáad” gombra szükséges kattintani.
66
Figyelmeztető e-mailek kikapcsolása
NMHH igazolások megtekintése
Adatszolgáltatási időszak hozzáadása
Felhasználó tevékenységi körei, az adatlapja szerint
53. ábra Plusz adatszolgáltatási időszak hozzáadása Ezt követően az alábbi képernyő jelenik meg.
Adatszolgáltatási időszak hozzáadása
Időszak egyes elemeinek 54elrejtése . ábra Adatszolgáltatási időszak hozzáadása, időszakok elrejtése
Az ablak felső részében látható legördíthető menük segítségével megadható, hogy a felhasználó mely időszak vonatkozásában tartozik visszamenőlegesen teljesíteni
67
adatszolgáltatási kötelezettségét. Mivel a visszamenőleges teljesítésre az általános elévülés vonatkozik, ezért a rendszerben jelenleg a naptári évet megelőző öt éves időszak állítható be. Ettől eltérően a HTOE tagjai esetén a rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a Playlisten kezelt időszakok 2003-ig (a rendszer elindítását megelőző ötödik évig) utólag kinyithatóak legyenek. Ennek feltétele, hogy a HTOE tagságra vonatkozó információ a felhasználó adatlapján megfelelően beállításra kerüljön. Azon felhasználó esetében is van lehetőség az általános elévülési időnél korábbi (legkorábban azonban 2003-ig) időszak utólagos megnyitására, ez a funkció azonban rendszeradminisztári jogosítványhoz van kötve. A legördíthető menüben a legrégebbi olyan évet kell kiválasztani, amelyre nézve a felhasználó tartozik adatszolgáltatással, az azt követő időszakokat a rendszer automatikusan a felhasználóhoz rendeli. A játszási listák szolgáltatására, illetve a díjszámítási adatokra vonatkozó adatok külön-külön beállíthatóak. A felhasználó felületén adott negyedév csak akkor jelenik meg, ha legalább az egyik adatszolgáltatás „igen” értékre van állítva. Ha a felhasználóhoz olyan időszak is hozzárendelésre került, amelyre a felhasználó bármilyen okból következően nem tartozik már adatszolgáltatással (pl. a felhasználó papír alapon korábban már egyes negyedévekre teljesítette adatszolgáltatását, vagy a felhasználóval olyan megállapodás születik, amely mentesíti őt az egyes időszakra vonatkozó adatszolgáltatási kötelezettsége teljesítése alól), az érintett negyedévek az ablak alsó részében található gombok segítségével „elrejthetőek”. Az „elrejtett” adatszolgáltatási időszakok sem a felhasználó sem az adminisztrátori felületen nem láthatóak. Ha utóbb az adatsorra mégis szükség lenne, az adott időszak ismételt „Láthatóvá” tételével az időszak mind a felhasználó, mind pedig az adminisztrátori felületen megjeleníthető. A fenti két funkcióval negyedéves bontásban lehet meghatározni, hogy a felhasználó mely adatszolgáltatással tartozik a közös jogkezelő szervezetek felé. Az időszak hozzáadásával az időszakok növelhetőek (további időszakok rendelhetők hozzá), míg az egyes időszakok elrejtésével az adatszolgáltatási periódusok száma csökkenthető. A felületen a két adatszolgáltatási kötelezettséget jelképező rész (játszási lista, díjszámítási adatok), továbbá a díjfizetési értesítő kiállításához szükséges „folyószámla” jelölő egymástól függetlenül állítható. A felület továbbá megmutatja, hogy mely időszakok kerültek összevonásra. A megjelenített időszakok módosítását (legyen az akár megjelenítés, akár elrejtés) az adminisztrátornak indokolnia kell annak érdekében, hogy a többi adminisztrátor a módosítás okáról tájékozódhasson. A beállítás csak az indoklás megírását követően menthető el. Az „adatszolgáltatási időszakok előre láthatóvá tétele” funkció alkalmazása esetén (rendszeradminisztrátori jogosultsághoz kötött funkció) a naptári év valamennyi hátralévő időszaka megjelenik mind a felhasználó, mind pedig az adminisztrátor felületén automatikusan megjelenik. Ha utóbb az derülne ki, hogy nem szükséges a naptári évből hátralévő összes negyedévére vonatkozó adatsor megjelenítése, azt kézzel, utólagosan kell elrejteni. Ha a felhasználó tevékenységét időlegesen vagy véglegesen beszünteti, állapotát „Felfüggesztett”-re kell állítani. A Felfüggesztett státuszú felhasználó korábbi adatai a rendszerben megőrzésre kerülnek, ugyanakkor a felfüggesztést követő időszakok nem jelennek meg a rendszerben, így azok után a felhasználó nem is kap figyelmeztető e-maileket. Ha a későbbiek során a felhasználó ismét megkezdi a hangfelvételek hasznosítását, állapotát 68
ismét „Elfogadott”-ra kell állítani, ehhez a rendszer adminisztrátor segítségét kell igénybe venni. Ebben az esetben automatikusan a következő időszak már megjelenik a felhasználóhoz, ha azonban a tárgyidőszakra is szükség van, azt manuálisan kell a felhasználóhoz rendelni, a fent részletezett időszak hozzáadása funkcióval. A Felfüggesztett státuszú felhasználó adatai nem módosíthatóak a rendszerben. A felhasználó felfüggesztését meg kell indokolni, illetve be kell állítani, hogy az adott felhasználó tevékenységét mely napon szüntette meg.
55. ábra Felhasználó felfüggesztése Az E-mail küldés mező jelöli, ha az automatikus figyelmeztető levelek kiküldését a rendszeradminisztrátor – a felhasználó adatlapján – kikapcsolta. (Ez a beállítás nem érinti sem a közelgő határidőről szóló előzetes figyelmeztető, sem pedig az adatszolgáltatás teljesítésével összefüggő levelek (visszaigazolások, hiba-jelzések) megküldését.) Az NMHH igazolás menüben tekinthetőek meg a felhasználó által korábban igényelt igazolások. Ezen a helyen megnézhető, hogy adott felhasználó mikor és hány példányban kért igazolást, szükség esetén pedig bármely igazolás ismételten letölthető, illetve kinyomtatható. Ha a felhasználó az igénylés benyújtását követően elveszíti jogosultságát az igazolás kiállítására, úgy e tényről a felület figyelmezteti az adminisztrátort.
69
56. ábra NMHH igazolás utólagos nyomtatása a Felhasználók listájából A Tevékenységei mezőben azok a felhasználási módok (pl. sugárzás, simulcast, egyidejű vezetékes továbbközvetítés…stb.) jelennek meg, amelyeket a felhasználó – adatlapja szerint – adott időben végez. A mező tartalma szerint lehetséges szűrést végezni. 6.1.4. NMHH igazolások Az NMHH igazolások menüpont a felhasználók által igényelt igazolásokat tartalmazza, benyújtásuk időpontja szerint rendezve. A rendezés sorrendje a szokásos módon – a fejlécre kattintva – szabadon állítható.
70
57. ábra NMHH igazolások menüpont A menüpont segítségével a korábban benyújtott igazolások utólagosan is megtekinthetőek, letölthetőek, kinyomtathatóak. A felület megfelelő tájékoztatást ad arról is, hogy a felhasználó az igazolást hány példányban kérte kibocsátani. Fontos megjegyezni, hogy a rendszer csak olyan igényeket fogad be, ahol az igazolás összes feltétele (vagyis, hogy ne legyen esedékes díjfizetési vagy adatszolgáltatási kötelezettsége a felhasználónak) teljesül. Az igénylés benyújtását követően azonban előfordulhat, hogy valamilyen késedelem miatt utóbb a felhasználó elveszíti jogosultságát az igazolásra. Ha az igazolást az adminisztrátor ilyen esetben utólag akarja letölteni, a rendszer automatikusan figyelmeztető őt arra, hogy a felhasználó már nem jogosult az igazolásra. Az adminisztrátor az utólagos ellenőrzés eredményét figyelmen kívül hagyhatja, és akkor is kibocsáthatja az igazolást, ha arra egyébként a felhasználó már nem jogosult. 6.1.5. Napló A Playlist.hu minden adminisztrátori beavatkozást naplóban rögzít. Eltárolásra kerül, hogy az adminisztrátorok mikor, melyik felhasználó esetében milyen intézkedést hajtottak végre, így az eredeti állapot – szükség esetén – helyreállítható. A napló ellenőrzésére a napi munkavégzés során nincs gyakorlati szükség.
71
58. ábra Napló 6.2 Sugárzási jogdíjak kezelésével összefüggő speciális menük és funkciók Ebben a fejezetben a sugárzási jogdíjak kezelésével összefüggő speciális menük és funkciók kerülnek meghatározásra. 6.2.1. Felhasználói regisztráció elfogadásának folyamata A felhasználó regisztrációs kérelem sikeres feltöltéséről a felhasználónak, illetve – eltérő szöveggel – minden olyan adminisztrátornak automatikus e-mail értesítést küld a Playlist.hu, akik profil-beállítása ezt szükségessé teszi. Az e-mail tartalmazza a regisztrálást kezdeményező rádió nevét, a kapcsolattartó nevét, illetve telefonszámát. A regisztráció elfogadása az előre egyeztetett feladatmegosztás szerinti adminisztrátorok feladata. Mivel kiemelkedően fontos az adatbázis adattartamának hitelessége, a regisztráció elfogadásakor az alábbi lépések megtétele szükséges: • • •
A felhasználó által megadott adatok (vállalkozás neve, székhelye, adószáma, bankszámlaszáma) ellenőrzése a nyilvános hiteles cégadatbázis alapján (pl. a www.ecegjegyzek.hu oldalról). A felhasználó által megadott adatok ellenőrzése a szerződés alapján (pl. a szerződés kelte, műsorsugárzás kezdete, kábeles továbbközvetítés végzése, simulcasting tevékenység végzése, hangfelvételek aránya…stb. vonatkozásában). A felhasználó által megadott adatok ellenőrzése a felhasználó honlapja alapján (pl. simulcast tevékenység vonatkozásában). A felhasználó hivatalos honlapját a felhasználó magad adja meg a regisztráció során.
72
Ha a fenti adatok hitelesnek bizonyulnak, a regisztrációt megelőzően szükséges megadni a HTOE és Szarama tagságra vonatkozó adatot. A HTOE és a Szarama tagságra vonatkozó kérdést, illetve az adminisztrátor által beállított értéket a felhasználók saját felületükön nem látják. A HTOE tagság speciális kedvezmény alkalmazását teszi szükségessé, a Szarama tagság következménye pedig az, hogy bizonyos esetekben nem a felhasználó, hanem a Szarama teljesíti az adatszolgáltatási és díjfizetési kötelezettséget. A HTOE tagság és a Szarama tagságnak a díj megfizetésre vagy jogérvényesítésre gyakorolt hatása 2012-ben megszűnt. Ugyancsak ellenőrizni szükséges – a felhasználóval kötött egyedi szerződés alapján – a felhasználó egyes kötelezettségeire vonatkozó teljesítési határidőket. Ha azok az adott jogdíjra vonatkozó határidőktől eltérnek, úgy azokat rögzíteni szükséges a rendszerben. Az adatok hibás beállítása azt eredményezheti, hogy olyan időpontban kaphat a késedelmes teljesítés következményeire vonatkozó figyelmeztetést, amely időpontban egyébként – az egyedi szerződése alapján – még nem esett késedelembe. A teljesítés időpontjára irányuló kérdést, illetve az adminisztrátor által beállított értéket a felhasználók saját felületükön nem látják. Úgyszintén ellenőrizni kell, hogy nem szükséges-e az általánostól eltérő Áfa kulcsot beállítani a felhasználó adatlapján. Erre elsősorban akkor van szükség, ha a felhasználó külföldön működik, így nem fogadhat be Áfa-s számlát. Ha egyedi Áfa kulcs nem kerül beállításra, úgy a felhasználó valamennyi értesítőjén az általános Áfa kulcs kerül beállításra. A regisztráció elfogadása esetén a felhasználóhoz hozzárendelésre kerül a játszási listák formai (1 kolléga), tartalmi (1-1 kolléga a két szervezettől) ellenőrzését, illetve a díjszámítást végző (1 kolléga) adminisztrátor. Ezekre a feladatokra csak olyan kolléga jelölhető ki, akik a jogosultság beállítása során megfelelő jogosultságokat szereztek (ld. még részletesen a 4.1. fejezetnél). Több különböző feladat elvégzésére akár egy adminisztrátor is kijelölhető. Ha egy-egy feladat elvégzésére több adminisztrátor is jogot kapott, úgy az egyes felhasználók közöttük egyenlő arányban kerülnek megosztásra az adminisztrátorok. Az adott feladatot e pillanattól kezdve csak adott jogdíj adminisztrátor – illetve a jogkezelő adminisztrátorok és a rendszeradminisztrátorok – végezheti el, miközben a rendszerbe felvitt valamennyi adminisztrátor jogosult az adatokat megtekinteni. A regisztráció elfogadásakor ugyancsak kijelölésre kerül egy Kapcsolattartó. A Kapcsolattartó feladata, hogy adott felhasználóval a kapcsolatot folyamatosan tartsa, ezért az automatikus rendszerüzenetek a Kapcsolattartó nevét, telefonszámát és e-mail címét tartalmazzák, ha az megjelölésre kerül. Ez alól kivételt a díjszámítással kapcsolatos automatikus rendszerüzenetek jelentenek, mivel ezek esetében mindig az adott feladatot elvégző adminisztrátor közvetlen elérhetősége kerül az automatikus rendszerüzenetekben kiküldésre. A regisztráció elfogadását a rendszer automatikus üzenettel igazolja a felhasználónak, amiben megküldésre kerül a belépéshez szükséges azonosító és jelszó is. A sikeres regisztrációról valamennyi adminisztrátor értesítést kap. Ha az ellenőrzés alapján a regisztrációs kérelmet el kell utasítani, úgy az adminisztrátornak tételesen meg kell jelölnie, milyen hibák merültek fel. Az erre vonatkozó adminisztrációs felület akkor kerül megjelenítésre, ha a regisztráció státusza „Tiltott” értékre kerül átállításra. Ebben az esetben az űrlap csak úgy menthető el, hogy az elutasítás oka megjelölésre kerül. A 73
hiba okát a Playlist.hu automatikusan megküldi a felhasználónak. Az elutasító levélben a regisztrációt elutasító adminisztrátor adatai kerülnek feltüntetésre. 6.2.2. Adminisztrátori regisztráció folyamata 2012. január első napjától az is az oldal céljai közé tartozik, hogy valamennyi a sugárzási díjszabás alapján kiállított díjfizetési értesítő a Playlist.hu rendszere segítségével kerüljön kiállításra, akkor is, ha a díjfizetésre kötelezett felhasználó korábban még nem regisztrált a rendszerbe. A cél eléréséhez az szükséges, hogy felhasználói profilt ne csak maga a felhasználó, hanem az adminisztrátor is létre tudjon hozni. Mivel felhasználói regisztráció hiányában csak minimális mennyiségű adat áll az adminisztrátor rendelkezésére, ezért az alábbi adatok a kötelezőek: (i) felhasználó neve; (ii) felhasználó székhelye (ország, város, irányítószám, utca/házszám bontásban); (iii) tv/rádió/tartalomszolgáltató neve; (iv) tevékenység jellege (pl. sugárzás, webcasting… stb. Az új felhasználói profilt a „felhasználók listája” menüből lehet létrehozni, egy erre a célra létrehozott nyomógombbal. A nyomógomb alkalmazását követően az az űrlap jelenik meg, amit a felhasználói regisztráció esetén alkalmazunk, érvényesítve azonban a kötelezően megadandó adatkör változását. A felhasználók áttekinthető kezelése miatt életbevágóan fontos, hogy elkerüljük a redundáns felhasználói profilok létrehozását. A probléma kezelésére több intézkedést be kell vezetni: a) Felhasználói profil nem hozható létre, ha a „TV/rádió/tartalomszolgáltató” mezőben lévő érték megegyezik egy korábban létrehozott profil azonos értékével (az összehasonlításkor a speciális karakterek – space, kötőjel, / …stb. – nem vehetőek figyelembe) b) Ha az újonnan létrehozandó felhasználói profil „felhasználó neve”, vagy „utca/házszám” mező értéke megegyezik egy korábbi profil azonos értékével, úgy az adminisztrátor csak külön megerősítést követően hozhatja léte az új profilt. 6.2.3. Játszási lista elfogadásának folyamata A játszási listát a felhasználók két módon, manuálisan vagy automatikusan tölthetik fel a Playlist.hu rendszerébe. Manuális feltöltés esetén a felhasználó egy internetes böngésző segítségével lép be a rendszerbe, és a szokásos módon kézzel választja ki és tölti fel a játszási lista fájlt. Az automatikus játszási lista feltöltés lehetőségével a felhasználó akkor élhet, ha saját informatikai rendszere támogatja ezt a funkciót. Az adatokat ez utóbbi esetben a Playlist Database Interface (PDI) protokolljának megfelelően kell a rendszerbe feltölteni, adminisztrátori beavatkozás nélkül. Az adminisztrátori felületek minden esetben feltüntetik, ha egy lista automatikus feltöltés eredményeként került a Playlist.hu rendszerébe. A játszási lista szolgáltatásának két módozata (manuális vagy automatikus) kizárólag műszaki értelemben különbözik egymástól, a lista adattartama, formátuma, teljesítése vonatkozásában azonban megítélésük és kezelésük teljesen egyforma. A játszási lista sikeres feltöltését a Playlist.hu automatikus rendszerüzenettel igazolja a felhasználó számára. A levél tartalmazza a jogdíj megjelölését, az időszakot, a feltöltés időpontját, illetve a feltöltött fájl eredeti (átnevezés előtti) nevét. A feltöltésről az az adminisztrátor kap elsőként értesítést, amelyik az adott játszási lista formai ellenőrzésére kijelölésre került. A formai ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a játszási listát tartalmazó fájl a szerződésben meghatározott formátumok valamelyikében 74
került-e megküldésre, illetve az a felosztás során – technikai szempontból – feldolgozható-e. Ha az ellenőrzés eredményeképp a játszási lista formai szempontból helyes, úgy az adminisztrátornak annak státuszát formailag elfogadottra kell állítania, illetve a megfelelő helyen be kell jelölni, hogy adott lista milyen fájl formátumban (.txt; .xls; .xml) került feltöltésre. Ezzel egyidejűleg a játszási lista tartalmai ellenőrzését végző adminisztrátor értesítést kap, hogy hozzá kezdhet a munkája elvégzéséhez. Ez az üzenet nem kerül megküldésre, ha a játszási lista tartalmi és formai ellenőrzését ugyanaz az adminisztrátor végzi. A felhasználó a formai ellenőrzés sikeres lezárásáról külön értesítést nem kap, mivel ez a feldolgozási folyamatnak csupán egyik, önállóan nem értékelhető lépése. A játszási lista tartalmi ellenőrzése két lépcsőből áll, azt a két szervezet külön-külön végzi el. A tartalmi ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy a játszási lista minden olyan információt tartalmaz-e, amelyek a felosztáshoz szükségesek. Mivel a két szervezet (EJI és MAHASZ) részben eltérő információkat dolgoz fel a felosztás során, ezért a tartalmi ellenőrzést szükségszerűen meg kell osztani a két szervezet között. Ha a tartalmi ellenőrzést elsőként elvégző EJI-s adminisztrátor a játszási listát tartalmi szempontból helyesnek ítéli, annak státuszát „Elfogadottra” állítja. A státusz módosításáról a MAHASZ-os adminisztrátor automatikus rendszerüzenet útján értesül, azonban a felhasználó erről a közbenső lépésről nem kap külön értesítést. Ezt követően a folyamatot meg kell ismételni, és a MAHASZ-nak is nyilatkoznia kell arról, hogy a játszási listát tartalmi szempontból elfogadja-e. Ha a játszási listát az EJI adminisztrátora tartalmi szempontból is helyesnek ítéli meg, a felosztásra véglegesített szerkezetű fájlt az adminisztrátor visszatölti a rendszerbe. Ennek során az adminisztrátor feladata az, hogy a fájlok szerkezetét egységessé tegye, ezzel lehetővé váljon azok automatikus feldolgozása. Mivel a felhasználók egy kis részének játszási listája több fájlból áll (ebben az esetben egy fájlba tömörítve töltik azt fel), az adminisztrátor számára lehetővé kell tenni több fájl visszatöltésének lehetőségét. Az adminisztrátor által visszatöltött fájl, vagy fájlok eltérő háttérszínnel (világos kék) kerülnek a képernyőn megjelenítésre. A játszási lista elfogadásáról hozott döntés mindig a teljes játszási lista elfogadásáról vagy elutasításáról szól, nem pedig annak egyes részeiről, vagyis a rendszer nem ad arra lehetőséget, hogy a közös jogkezelők például a játszási lista bizonyos részét elfogadják, más részét pedig elutasítsák. Felhasználó által feltöltött játszási lista
Az adminisztrátor által visszatöltött játszási listák (száma nem korlátozott)
59. ábra Játszási lista elfogadása
75
A képernyő a játszási lista elfogadásának teljes történetét megmutatja, vagyis egyfajta naplóként is funkcionál. Az egyes lépéseket megelőzően látható, hogy adott lépést ki (a felhasználó vagy valamelyik adminisztrátor) végezte el, továbbá látható a lista aktuális státusza is. A felhasználó által utoljára feltöltött nyers fájl minden esetben az első sorban kerül elhelyezésre. Ha a felhasználó több fájlt is feltöltött, úgy a korábbi fájlok a „Fájlkezelő” menü segítségével kereshetők vissza. Az adminisztrátor a játszási lista státuszát a feldolgozás bármely állapotában visszaállíthatja „Feldolgozás alattira”, amely esetben az adminisztrátor által visszatöltött fájlok törlésre kerülnek, az elfogadás teljes folyamata elölről kezdődik. A feltöltött játszási lista formai és tartalmi ellenőrzését automatikus validáló (érvényesítő) rendszer segíti elő, a validálás (érvényesítés) eredményéről pedig automatikus riport készül. A játszási listát feldolgozó validáló (érvényesítő) script – a szerveren lévő mappák szinkronizálását követően, kb. a feltöltést követő 10 percen belül – automatikusan elindul, ha a feltöltött játszási lista az alábbi formátumok valamelyikében érkezik: a) Playlist Database Interface (PDI) használatához meghatározott xml formátumú játszási lista, b) az NMHH-Artisjus-MAHASZ-EJI által közösen elfogadott játszási lista formátum (xml), c) az EJI és a MAHASZ sugárzási szerződés mellékletében szereplő xml formátumú játszási lista, d) a Nautilus Kft. által használt DJ fájl formátum, e) háttérzene felhasználásra az Artisjus-EJI-MAHASZ által meghatározott xml formátumú fájl. Ha a fájl validálására automatikusan kerül sor, úgy a feltöltött fájl típusát a rendszer visszamutatja, ha az egérrel a riport megjelenítésére szolgáló gombra mutatunk.
60. ábra Automatikusan feldolgozott fájl típusának megjelenítése Ha a játszási lista nem ebben, hanem valamilyen más formátumban kerül a Playlist.hu rendszerébe feltöltésre, úgy a validálás (érvényesítés) folyamata nem indul el automatikusan. Ebben az esetben arra van szükség, hogy a kijelölt adminisztrátor a játszási listát megformázza, majd azt 2003 Excel xml formátumban visszatöltse a rendszerbe, beállítsa annak típusát és a validálást manuálisan elindítsa.
76
A játszási listáról készített riport megnyitása
Az elmentett 2003 Excel xml fájl tallózását szolgáló funkciók
A kitallózott fájl típusának meghatározása
61. ábra Játszási lista validálás maunális indítása
Mivel a különböző formátumú játszási listák különböző adattartalommal rendelkeznek, ezért a validáló (érvényesítő) script ehhez igazodó ellenőrzést végez minden esetben. Ebből következőleg a validálás nem minden esetben azonos mélységű, bizonyos tulajdonságok csak akkor ellenőrizhetőek, ha a játszási lista adott formátumban áll rendelkezésre. A szerver a feltöltött játszási listákat egymás után dolgozza fel. A szerver automatikusan a lista élére helyezi azokat a listákat, amelyeket az adminisztrátorok visszatöltöttek a rendszerbe, ezzel – szükség esetén – lényegében azonnali validálást lehet kérni a szervertől. A rendszer a feldolgozásra váró fájlokat az adminisztrátor számára – az egeret a képernyő jobb felső sarkában található „fogaskerék” ikonra állítva – megmutatja, így mindenkor megállapítható, hogy egy adott fájl feldolgozásának eredménye mikor várható.
62. ábra Validálásra váró fájlok kijelzése
Mindaddig, amíg a validálás folyamata be nem fejeződött, a riportot megjelenítő ablakban a folyamat futására vonatkozó felirat látható.
77
63. ábra Validálás folyamatának kijelzése
Ha valamiért nincsen szükség a játszási lista validálására – jellemzően azért, mert a játszási listát „gyorsított módon” fogadja el az adminisztrátor, úgy a fájl visszatöltése során a validálás lépése kihagyható („visszatöltés ellenőrzés nélkül” paranccsal), ezzel a szerver terheltsége csökkenthető. Függetlenül attól, hogy a validálás (érvényesítés) automatikusan vagy az adminisztrátor manuális segítségével kerül elindításáról, a Playlist.hu egységes szerkezetű és tartamú riportot készít a játszási lista főbb tulajdonságairól. Az elkészített riport a kigyűjtött adatokat négy kategóriába sorolva jeleníti meg. Ezek az alábbiak: - Feltétlen elutasítási ok: ha a játszási lista olyan hibát tartalmaz, amelynek adminisztratív javítására nincsen lehetőség (pl. a fájl formátuma hibás), ha az adott hiba egyébként kizárja a lista feldolgozását - Ellenőrizendő elutasítási ok: ha a játszási lista olyan hibát tartalmaz, amelynek adminisztratív javítására esetenként lehetőség van, ha – ilyen javítás hiányában – a lista egyébként nem lenne feldolgozható - Egyéb eltérés: ha a játszási lista a közös jogkezelők által meghatározottaktól eltért, de ez az eltérés nem feltétlenül eredményezi a játszási lista feldolgozhatatlanságát - Statisztikai adatok: itt kerül megjelenítésre a játszási listából statisztikai úton kinyerhető információk köre A képernyő jobb felső sarkában látható piros gomb használatával megtekinthető a feldolgozási folyamat egyedi azonosítója.
78
64. ábra Riport a játszási lista feldolgozásáról
A validálás során az egyes fájl-formátumban vizsgált szempontokat ez a dokumentum nem tartalmazza. A vizsgált szempontok a fájlfeldolgozás korábbi tapasztalatai alapján kerültek meghatározásra. Az elsődleges fókusz a fájl formátumának ellenőrzésére irányult, mivel a hibás formátumú fájlok feldolgozása jelentős erőforrást igényel a közös jogkezelők részéről. Ezt követően a validálás során olyan információk összegyűjtésére törekszik, amely alapján a lista elfogadásáról döntő adminisztrátor – lehetőleg a lista tényleges megnyitása nélkül – mély információt szerezhet a felhasználás jellegéről, ezen az úton pedig arról, hogy az adatszolgáltatás helyes-e. Ez utóbbi körbe tartozik pl. a felhasznált hangfelvételek számára, a leggyakrabban használt felvételekre, leggyakoribb előállítók nevére, az összes felhasználás együttes idejére, a magyar felvételek számára vonatkozó információ. A formai és tartalmi ellenőrzés sikeres lezárásáról – függetlenül attól, hogy ennek során automatikus validálásra sor került-e – a felhasználót automatikus rendszerüzenettel tájékozatjuk. Az automatikus rendszerüzenet a játszási lista formai ellenőrzéséről szól. A levélben alkalmazott „formai ellenőrzés” fordulat arra utal, hogy a közös jogkezelő szervezet nem ellenőrizte a megadott adatok valódiságát (vagyis, hogy a megadott adatok – például játszási gyakoriság, vagy felhasznált hangfelvételek címei – megfelelnek-e a valóságnak). Az adminisztrátorok által végzett formai ellenőrzés ezzel szemben csak azt vizsgálja, hogy a megküldött fájl formátuma megfelel-e a felosztás céljából. Ha a játszási lista validálása (érvényesítése) során a rendszer Feltételes elutasítási okot észlel a rendszer, az adatszolgáltatást a Playlist.hu az adminisztrátor aktív beavatkozása nélkül visszautasítja, erről pedig a felhasználót e-mail útján érvényesíti. Minden egyéb esetben az adminisztrátor dönt a lista elfogadásáról vagy elutasításáról.
79
A játszási lista elfogadását követően az adminisztrátor ellenőrizheti, hogy a már elfogadott lista alapján a rádió jogosan igényelt-e bizonyos típusú, a felhasznált hangfelvételekkel összefüggő kedvezményeket. Ez az ellenőrzés nem kötelező, de ha nem végzik el, nem lehetséges az automatikus jogdíjszámítás lefolytatása.
65. ábra Igényelt kedvezmények ellenőrzése Ha a játszási listát formai vagy tartalmi szempontból el kell utasítani, akkor annak státuszát Hibásra kell állítani. Ezt követően az adatlapon megjelenik a hiba okának feltüntetésére szolgáló mező, aminek kitöltése következő. A feltüntetett hibáról a felhasználót a rendszer automatikus rendszerüzenettel tájékoztatja. Ha a feldolgozás során bármely adminisztrátor Hibásra állítja adott játszási lista státuszát, mivel annak további ellenőrzése szükségtelenné válik, ezért a rendszer azt nem is engedélyezi. Az ellenőrzés eredménye a díjszámítás elvégzésére szolgáló felületeken feltüntetésre kerül. Ha a felhasználó által szolgáltatott játszási lista – a befizetett jogdíj alacsony mértéke miatt – nyilvánvalóan nem kerül a felosztás során figyelembe vételre, a rendszer lehetőséget biztosít a játszási lista egyszerűsített feldolgozására. A lista elő-feldolgozását és formai ellenőrzését végző adminisztrátort (aki csak az EJI munkatársa lehet a jelenlegi beállítások mellett) a rendszer tájékoztatja, ha a felhasználó előző negyedéves jogdíja nem haladta meg az előre meghatározott mértéket. Ebben az esetben a formai ellenőr csupán azt állapítja meg, hogy a fájl valóban hangfelvételekkel kapcsolatos adatokat tartalmaz-e, egyéb ellenőrzést nem végez, hanem a fájlt az eredeti (tehát elő-feldolgozás nélküli) állapotban átadja a MAHASZ-nak további ellenőrzésre úgy, hogy annak státuszát „Feldolgozott (EJI)”-re állítja. A MAHASZ a rendelkezésére álló adatok alapján önállóan dönti el, hogy a fájlt érdemben fel kívánja-e dolgozni, vagy sem. Ennek során vagy érdemben ellenőrzi az adatszolgáltatás tartalmát, vagy 80
csupán csökkentett időigényű formai ellenőrzést végez. Az ellenőrzés eredménye a megfelelő státusz („Tartalmilag elfogadott (MAHASZ”), vagy „Feldolgozott (MAHASZ)”) beállítását követően eltárolásra kerül. Ha a fájt az EJI, vagy mindkettő szervezet csupán formailag ellenőrizte, úgy a felhasználó a feldolgozás eredményéről nem kap automatikus e-mail üzenetet, a felhasználói felületen pedig a szokásos „Ellenőrzött” státusz helyett a „Feldolgozott” státusz kerül megjelenítésre. Ez utóbbi jelentése csupán annyi, hogy a fájlokat a közös jogkezelő szervezetek feldolgozták, de ellenőrzést nem végeztek, így az ellenőrzés eredményéről sem tartalmaz információt. A játszási listákat bármelyik szervezet szükség esetén – a hiba megjelölésével – visszautasíthatja. A felhasználó az ellenőrzés lezárását megelőzően bármikor módosíthatja a játszási listáját. Ha erre – akár önkéntesen, akár a hiba jelzését követően – sor kerül, az ellenőrzés teljes folyamatát elölről kell kezdeni, ideértve a formai és tartalmi ellenőrzéseket is. A játszási lista feltöltésének késedelméről a rendszer automatikus rendszerüzenettel tájékoztatja a felhasználót. Az automatikus rendszerüzenet első ízben a késedelem ötödik napján kerül, e-mail útján megküldésre. Az e-mail figyelmeztetés minden olyan címre megküldésre kerül, amelyet a felhasználó a regisztráció során, vagy az adatok frissítése alkalmával megadott. A figyelmeztetés eredménytelensége esetén az üzenet ötnaponta mindaddig megküldésre kerül, amaddig a játszási lustát a felhasználó fel nem tölti a Playlist.hu rendszerébe. A webes háttérzenét szolgáltató felhasználó nem töltheti fel játszási listáját a rendszerbe, mivel a szerződés szerint ilyen adatszolgáltatásra a felhasználó nem köteles.
81
Felhasználó
Playlist.hu
Adminisztrátor
Hiányzik
Játszási lista feltöltése
igazolás
Státusz 1
Rendszerüzenet megküldése
Feldolgozás alatt
Formai ellenőrzés Hiba van
Felhívás új adatszolgáltatásra
H Hiibbááss Hibátlan
Formailag elfogadott
1. Tartalmi ellenőrzés Felhívás új adatszolgáltatásra
Hiba van
H Hiibbááss Hibátlan
Tartalmilag elfogadott (EJI)
2. Tartalmi ellenőrzés Felhívás új adatszolgáltatásra
Hiba van
H Hiibbááss
Hibátlan
Elfogadott
Igazolás a lista elfogadásáról 66. ábra Játszási listák elfogadásának folyamatábrája
1
A keretezett státuszok csak az adminisztrátori felületen kerülnek megjelenítésre, a felhasználó azokkal nem találkozik. 82
6.2.4. Díjszámítási adatok ellenőrzésének folyamata A díjszámítási adatok sikeres feltöltéséről a Playlist.hu automatikus rendszerüzenettel tájékoztatja a felhasználót, illetve azt az adminisztrátort, aki adott felhasználó díjszámítási adatait ellenőrizi. A díjszámítási adatok feltöltését követően annak státusza automatikusan „Ellenőrzés alatt”-ra változik, az alapértelmezett „Hiányzik” helyett. A beérkezett játszási lista az Adatszolgáltatási időszakok listája menün belül a Díjszámítási adatok állapota oszlopban megjelenő állapot-jelölőre kattintva érhető el. Az azt követően megjelenő ablak valamennyi, adott időszakra vonatkozó olyan adatot megmutatja, amely alapján a felhasználó díja kiszámítható. Külön figyelmet érdemel, hogy a megjelenő ablak második része (amely a simulcastra, webcastra…stb. vonatkozó adatokat mutatja meg) nem feltétlenül egyezik meg a regisztráció során megadott értékkel, mivel azt – csak az aktuális időszakra vonatkozóan – a felhasználó a díjszámítási adatok feltöltése során módosíthatja. Az adminisztrációs felület ugyanakkor nem ad eligazítást abban a kérdésben, hogy az adott időszak esetében feltüntetett értékek módosításra kerültek-e a regisztráció során – ellenőrzött módon – megadott adatokhoz képest. A kedvezmények igénybevételére vonatkozó kérdéssor a felhasználó felületén csak akkor jelenik meg, ha annak igénybevételére adott felhasználó jogosult. Ezen mezők alapértéke: „Nem”, vagyis a kedvezmény igénybevételére vonatkozó szándékot a felhasználónak külön kell jeleznie. A HTOE tagságra vonatkozó jelölő – amelyet minden esetben az adminisztrátorok kezelnek, a felhasználó ezzel a mezővel saját felületén nem találkozik – mindig azt az állapotot mutatja, amelyet az közvetlenül a díjszámítási adatok feltöltését megelőzően felvett. Ha a jelölő értéke a díjszámítási adatok feltöltését követően átállításra kerül, a mező értéke nem frissül, ezért annak értékét mindig ellenőrizni szükséges. A felhasználó adott negyedév díjszámításai adatai mellett dokumentum feltöltésére is lehetőséget kap. A dokumentumfeltöltés célja, hogy adott negyedév jogdíj-megállapításával összefüggő írásos anyagot küldjön a felhasználó a közös jogkezelő szervezeteknek. Ilyen dokumentum lehet pl. egy kedvezmény igénybevételére vonatkozó nyilatkozat, vagy a bevételi adatokat értelmező irat. A felhasználó mindaddig tölthet fel dokumentumot adott negyedévhez, ameddig annak státusza „Elfogadott” nem lesz. Ha a dokumentum feltöltésére a díjszámítási adatok feltöltését követően kerül sor, úgy az adminisztrátor a dokumentum rendelkezésre állásáról automatikus rendszerüzenetet kap. Ha a felhasználó új fájlt tölt fel, úgy a korábbi fájl a felhasználó felületéről többet már nem lesz elérhető, az adminisztrátor ugyanakkor minden korábbi dokumentumot, illetve az azokhoz fűzött magyarázatot megtekinthet a díj megállapítása során. A rendszeren belül díjszámítás kizárólag akkor végezhető, ha a felhasználó által feltöltött díjszámítási adatokat az adminisztrátor „Hibás” vagy „Elfogadott” értékűre állítja. Ennek elsődleges oka, hogy a díjszámítás – lehetőség szerint – mindig a felhasználó által szolgáltatott adatok alapján történjen, azonban, ha az hibás lenne, a felhasználási szerződés megfelelő kisegítő szabályai alapján a díj kalkulálható maradjon.
83
A jogdíj számítására két lehetőség van: az automatikus és a kézi díjszámítás. Automatikus díjszámítás esetén a rendszer a díjközlemény, illetve az általános szerződési feltételekben rögzített szabályok szerint számítja ki a jogdíjat. Automatikus díjszámításra csak akkor van lehetőség, ha a felhasználó megadta díjszámítási adatait, illetve a megadott adatokat az adminisztrátor elfogadta. Nincs lehetőség automatikus díjszámításra, ha H kliprotációra tekintettel kedvezményt kell biztosítani, vagy az automatikus díjszámítást – a felhasználási szerződés más specialitása miatt – az adminisztrátor előzetesen kizárta. Ugyancsak nincs lehetőség az automatikus díjszámításra, ha a felhasználó olyan kedvezményt igényelt, amelynek jogosságát az erre kijelölt adminisztrátor még nem ellenőrizte. Ha automatikus díjszámításra nincsen lehetőség, annak okáról a rendszer az adminisztrátort tájékoztatja. Ha automatikus díjszámításra ugyan van lehetőség, de annak eredményét az adminisztrátor nem fogadja el, úgy a rendszer lehetőséget biztosít az adatok átmásolására a „kézi díjszámítás” felületére, így azok könnyedén módosíthatóak maradnak. Az automatikus díjszámítás eredményét az adminisztrátornak el kell fogadnia, ezzel automatikusan kiállításra kerül a díjfizetési értesítő is, ennek tényéről pedig a felhasználót emailben értesíti a rendszer. Az automatikus díjszámítás rész-, illetve végeredményét a rendszer eltárolja. Kézi díjszámításra egy esetben nincsen lehetőség: ha az adminisztrátor nem nyilatkozott a felhasználó által feltöltött díjszámítási adatok állapotáról. A felület megjeleníti, hogy a felhasználó igényelt-e kedvezményt, illetve annak igénybevételére jogosult-e, vagy ezt a körülményt nem ellenőrizte még az erre kijelölt adminisztrátor. Minden más esetben a kézi díjszámítás lehetősége az adminisztrátor rendelkezésére áll, ott minden megkötés és automatikus ellenőrzés nélkül megadhatja a díj egyes elemeit. Kézi díjszámítás esetén csak az adminisztrátor által felvitt értékek kerülnek tárolásra, a számítás egyéb elemei nem. A díjfizetési értesítőt a Playlist.hu rendszer előállítja. A díjfizetési értesítő nyomtatására szolgáló ablak a díjak elmentését követően automatikusan megjelenik az oldalon (kivéve, ha a díjszámítási adatokat az adminisztrátor bármilyen okból elutasítja). Ha díjszámítási értesítő nyomtatásra azonban később lenne szükség, a díjfizetési értesítők a folyószámla menün keresztül, vagy az erre a célra létrehozott „Értesítő keresése” menün keresztül bármikor elérhető. A díjfizetési értesítőt a felhasználó, saját felületéről, bármikor maga is kinyomtathatja. A kiállított jogdíjfizetési értesítőhöz – illetve a kötbérről, kamatról kiállított értesítőhöz – rövid értelmező megjegyzés fűzhető, amely a felhasználó felületén is megjelenik.
84
Különbség az előző időszakhoz képest
67. ábra Jogdíjfizetési értesítő nyomtatása Az „Elfogadott” státusz elmentését követően a megjelenik a „Fizetés állapota” oszlop, amelynek alapértéke az „Értesített”. A felhasználó felületén ugyancsak megjelenik, hogy a díjfizetés állapota „Értesített”, a díjfizetési értesítő megküldéséről ugyanakkor a Playlist.hu automatikus rendszerüzenetet küld a felhasználónak. Ez a rendszerüzenet nem tartalmazza a fizetendő jogdíj összegét. Ha a díj kiszámítását követően szükségessé válik a díj utólag módosítására, erre akkor van lehetőség, ha a korábbi értesítő korábban sztornózásra került. Ekkor a sztornózott díjfizetési értesítő megőrzése mellett, új számmal lehetővé válik az új értesítő kiállítására. A rendszer a felhasználó bevételi adatait minden esetben összehasonlítja a megelőző időszak bevételi adataival. Ha a bevételi adatok között feltűnő különbség (csökkenés) tapasztalható, úgy indokolt lehet a felhasználó ellenőrzése. Szükség esetén az erre vonatkozó javaslatot a döntéshozóknak meg kell tenni. Az összehasonlítás az alábbi értékeket mutatja Különbség az előző időszakhoz képest Ha az előző időszakban nem volt bevétel, de a vizsgált időszakban volt Ha az előző időszakban volt bevétel, de a vizsgált időszakban nincs Ha adott bevételi típus 100%-nál kisebb mértékben (pl. 23%-al) növekedett Ha adott bevételi típus 100%-nál nagyobb mértékben (pl. 113%-al) növekedett Ha adott bevételi típus értéke azonos a két időszakban Ha adott bevétel 20%-nál kisebb mértékben (pl. 19%-al) csökkent Ha adott bevétel 20%-nál nagyobb, de 100%-nál kisebb mértékben csökkent
Jelölés Új bevétel Megszűnt 23% >100% 0% - 19% - 25% 85
Ha adott bevétel 100%-nál nagyobb mértékben (pl. 129%-al) csökkent
< - 100%
Ha a díj megfizetésre került, ezt a tényt vissza kell vezetni a Playlist.hu oldalra oly módon, hogy a „Folyószámla” menü „Fizetés” almenüjében fel kell venni a felhasználó által befizetett bruttó összeget, illetve a fizetés napját. Ha a jóváírt összeg elegendő a jogdíj fedezetére, úgy a jogdíjfizetési értesítő státusza „Megfizetett”-re, részteljesítés esetén pedig „Részben megfizetett”-re változik. A státusz átállításáról a felhasználó – mivel azzal további tennivalója nincsen – nem kap automatikus üzenetet. A díj megfizetésének visszavezetése fontos, mivel – annak elmaradása esetén – olyan felhasználó is automatikus késedelmi értesítést kap, amely valójában nem esett fizetési késedelembe. Ha a díjszámítási adatok ellenőrzése során az kerül megállapításra, hogy a felhasználó adatai pontatlanok, kiegészítésre szorulnak, vagy azok ellenőrzése szükséges, a díjszámítási adatok állapotát „Hibás”-ra kell állítani. Ebben az esetben meg kell adni a hiba okát is, oly módon, hogy az megküldésre kerül a felhasználó számára. A státusz elmentése és a hiba megjelölését követően a rendszer automatikusan értesíti a hibáról és annak okáról a felhasználót. A felhasználó adatait addig módosíthatja, ameddig a jogdíj kiszámításra nem kerül, vagyis ameddig a Díjszámítási adatok állapota „Feldolgozás alatt”. Ha ezt követően lenne szükség az adatok módosítására, ahhoz a rendszeradminisztrátorok segítségét kell kérni. A díjszámítási adatokkal összefüggő automatikus rendszerüzenetek – a Kapcsolattartó helyett – minden esetben az azok feldolgozására kijelölt adminisztrátor nevét, telefonszámát és e-mail címét tartalmazzák. A díjszámítási adatok feltöltésének késedelméről a rendszer automatikus rendszerüzenettel tájékoztatja a felhasználót. Az automatikus rendszerüzenet első ízben a késedelem ötödik napján kerül – e-mail útján – megküldésre. Az e-mail figyelmeztetés minden olyan címre megküldésre kerül, amelyet a felhasználó a regisztráció során, vagy az adatok frissítése alkalmával megadott. A figyelmeztetés eredménytelensége esetén az üzenet ötnaponta mindaddig megküldésre kerül, amaddig a díjszámításhoz szükséges adatokat a felhasználó fel nem tölti a Playlist.hu rendszerébe. A rendszer azt is figyelemmel kíséri, hogy a díjfizetési értesítő alapján meghatározott díj a – díjfizetési értesítőn – meghatározott időpontig megfizetésre került-e. A fizetés tényét a Playlist.hu rendszere az adminisztrátor aktív közreműködésével képes csak nyomon követni, mivel a bankszámlakivonatok automatikus importálására jelenleg nincsen lehetőség. Fontos ezért, hogy a rendszer csak azt a tételt tekinti megfizetettnek, amely esetében a fizetés ténye megfelelően visszavezetésre került, vagyis amely esetében a fizetés státusza „Értesített”-ről „Megfizetett”-re került állításra. Annak érdekében, hogy fizetési felszólítás még véletlenül se kerüljön olyan felhasználónak megküldésre, amely a jogdíjat korábban már megfizette, a rendszer minden hétfőn megküldi azon felhasználók listáját az erre kijelölt adminisztrátornak, amelyek esetében szerdán a fizetési értesítő megküldésre kerül(ne). A lista alapján az adminisztrátornak még lehetősége van arra, hogy a szükséges módosításokat (státuszváltozásokat) a rendszerben szerdáig elvégezze. Ezt követően a díjfizetési késedelem tényéről szerdán hajnalban valamennyi olyan felhasználót automatikus rendszerüzenettel tájékoztatja a Playlist.hu rendszere, amelyek 86
esetében az adatbázis fizetési késedelmet tartalmaz. A felszólítás sikertelensége esetén az üzenetet – az adminisztrátor megfelelő értesítését követően – minden soron következő szerdán ismételten megküldi a rendszer.
87
Felhasználó
Playlist.hu
Adminisztrátor
Státusz Hiányzik
Bevételi adatok feltöltése igazolás
Rendszerüzenet megküldése
Feldolgozás alatt
Ellenőrzés Hiba van
Felhívás új adatszolgáltatásra
H Hiibbááss Hibátlan
Elfogadott
Értesítés
Díj megfizetése
Díjfizetési értesítő kiállítása
Értesített
Díjfizetés ellenőrzése
Felhívás díjfizetésére
Késedelem
Megfizetett Teljesítés
Folyamat lezárása 68. ábra Díjszámítási adatok elfogadásának folyamatábrája
88
6.2.5. NMHH igazolás igénylése a Playlist.hu rendszerén keresztül A Playlist.hu rendszere biztosítja a felhasználók számára annak lehetőségét, hogy az NMHH által kiírt pályázatok többsége esetén megkövetelt ún. „nullás igazolást” igényeljenek maguknak. A nullás igazolást az EJI és a MAHASZ közösen, egy dokumentumban a MAHASZ bocsátja ki, ezért kellő körültekintéssel kell biztosítani, hogy az EJI egyéb jogdíjnemeiből származó követelései is figyelembe legyenek véve. Az igazolás kibocsátására vonatkozó igényét a felhasználó saját felületén jelezheti, az erre a célra létrehozott „NMHH igazolás” menüpontban.
69. ábra NMHH igazolás menüpont a felhasználói felületen
Az igazolás kibocsátására vonatkozó igényét a felhasználó csak akkor nyújthatja be, ha a Playlist.hu rendszere szerint nem tartozik jogdíjjal vagy bármilyen adattal (vagyis nincsen már esedékes jogdíjfizetési vagy adatszolgáltatási kötelezettsége). Ebben az esetben az alábbi ábrát látja a felhasználó.
89
70. ábra NMHH igazolás igénylése Az igazolás benyújtása esetén a rendszer automatikus rendszerüzenetet küld a díjszámítást végző adminisztrátornak, illetve azoknak, akik e-mail címe a fejlesztés során a kódban rögzítésre került. A címzettek módosítását az adminisztrációs felület még a rendszeradminisztrátorok számára sem biztosítja, azt közvetlenül a kódban kell elvégezni. A kiküldött levél részletes információt tartalmaz az adminisztrátor számára a teendőkről, illetve tartalmazza magát a kiállítandó igazolást is. Az említett levél mellékleteként docx formátumban megküldésre kerül maga az igazolás is, amely tartalmazza az összes szükséges adatot (a felhasználó nevét, címét… stb.). Mivel a Playlist.hu rendszere csak a sugárzási díjakból és csak a 2009. után kiállított díjfizetési értesítőket és teljesítéseket tartalmazza, ezért az igazolás tényleges kibocsátását megelőzően ellenőrizni szükséges, hogy a felhasználónak nincs-e olyan tartozása, amit a Playlist.hu rendszere nem tárol (pl. korábbi jogdíjfizetési értesítőkből, esetleg más jogdíjból származó tartozások). Ha a felhasználónak valóban nincsen tartozása, akkor a csatolmányt szükséges kinyomtatni és postázni. Ha a felhasználó az igazolást több példányban igényli, ennek ténye, illetve az igényelt példányszám a levélben megfelelően feltüntetésre kerül. Ha a felhasználónak azonban van olyan tartozása, amit a Playlist rendszere nem ismer, akkor a felhasználóval közvetlenül egyeztetni szükséges, illetve tájékoztatni kell arról, milyen feltételek mellett adható ki neki az igazolást. Az adminisztrátor mellett a rendszer a felhasználót is automatikusan értesíti az igazolás befogadásáról. A levél szövege rögzíti azt, hogy az igazolás kibocsátását megelőzően a közös jogkezelő szervezetek egyéb nyilvántartásaik alapján is ellenőrzik, hogy van már esedékes tartozása a felhasználónak. 90
Ha a felhasználónak a Playlist.hu rendszere szerint van már esedékes tartozása, úgy az igazolást nem igényelheti a Playlist.hu rendszerén keresztül, ehelyett tájékoztatást kap a tartozás jogalapjáról (összegéről, jogcíméről, adatszolgáltatási késedelem esetén pedig az időszakról), illetve arról, mely adminisztrátorral egyeztethet a késedelem teljesítéséről. A felhasználó ebben az esetben az alábbi képernyővel találkozik:
71. ábra NMHH igazolás - felhasználó tartozása esetén A korábban igényelt igazolásokra vonatkozó adatok a rendszerben több helyen is elérhetőek. Ha ismert a felhasználó neve, úgy a „felhasználók listája” menüben az „Igazolások” funkció használatával megtekinthető, hogy a felhasználó mikor és hány darab igazolás kiállítását kérte. Szükség esetén az igazolás a felületről letölthető. Ha a felhasználók által benyújtott igények letölthetőek továbbá az „NMHH igazolások” menüben is, amelyek benyújtásuk sorrendjében tartalmazzák az igényeket, és úgyszintén lehetővé teszik azok utólagos letöltését, nyomtatását. Az igazolások utólagos nyomtatása kapcsán fontos megjegyezni, hogy az igény benyújtását követően előfordulhat, hogy utóbb a felhasználó elveszíti jogosultságát az igazolásra. Erre a tényre a rendszer megfelelően felhívja a figyelmet, de az adminisztrátornak jogában áll az ellenőrzés eredményét figyelmen kívül hagyni és akkor is kibocsátani az igazolást, ha adott pillanatban a felhasználó egyébként nem jogosult arra.
91
6.2.6. A sugárzási jogdíjakkal összefüggő kintlévőség kezelése a Playlist.hu rendszerén keresztül 6.2.6.1 A Playlist.hu-hoz kapcsolódó aktív felhasználók számának és a kintlévőségek áttekintése Annak érdekében, hogy a rendszerhez kapcsolódó aktív felhasználók száma és az aktuális kintlévőségek összege nyomon követhető legyen, a Playlist.hu minden hónap első napján automatikus levelet küld az erre kijelölt adminisztrátoroknak. A címzettek listája az adminisztrátori felületről nem állítható, azt a rendszeradminisztrátorok segítségével a kódban magában kell beállítani. A levél az alábbi adatcsoportokat tartalmazza: a) aktív felhasználók száma a kiküldés napján és 30 nappal korábban; b) 30/60/90 napja lejárt és még ki nem fizetett jogdíjak, kamatok és kötbérek összege c) legnagyobb tartozók listája (minden olyan felhasználó, amelynek tartozása 500.000 Ft-nál nagyobb, de legalább a tíz legnagyobb tartozó listája) d) 90 napnál régebben lejárt tartozással rendelkezők listája e) azok listája, akik legalább két játszási listával 30 napnál régebben tartoznak f) azok listája, akik bevételi adatszolgáltatásukkal 30 napnál régebben tartoznak.
6.2.6.2. Késedelmi kamatok naprakész állapotban tartását megkönnyítő levelek Annak érdekében, hogy a fizetési késedelem után fizetendő kamatfizetési értesítők naprakész állapotban legyenek a rendszerben, a Playlist.hu automatikus értesítést küld minden hónap 15. napján a pénzügyi adminisztrátornak az esetleges hiányokról. A levél megjelöli azon felhasználókat, amelyek a Playlist.hu adatai szerint 50.000 forintnál nagyobb vagy 30 napnál régebbi díjfizetési késedelembe estek, illetve jelzi, hogy a szankcióként érvényesíthető kamatfizetési értesítő mely napig lett kiállítva a rendszerben.
92
72. ábra Levél a kamatok és kötbérek naprakész állapotban tartására A fenti levelet megkapja a pénzügyi adminisztrátor, illetve azok, akiknek e-mail címét a rendszeradminisztrátorok a kódban rögzítették. Az értesítés kézhezvételét követően az érintett adminisztrátor feladata annak eldöntése, hogy mely esetben kell új kamatfizetési értesítőt kiállítani. Az értesítő kiállítása és postázása az általános szabályok szerint történik. 6.2.6.3. Kintlévőségek beszedését megkönnyítő levelek generálása Miközben a fizetési késedelemről minden érintett felhasználó rendszeres időközönként automatikus rendszerüzenetet kap (ld. 4.3. fejezet), a kintlévőségek hatékony behajtásához szükséges lehet, hogy a felhasználó valamennyi tartozásáról – ideértve a kamatokat és a kötbéreket is – egy postai úton kézbesített levélben tájékoztassuk a felhasználót. A fentiek érdekében a Playlist.hu minden hónap első napján automatikusan létrehozza azon felhasználók fizetési felszólítását tartalmazó levelét, amelyek tartozása 30 napnál régebbi vagy 50.000 forintnál nagyobb. Az említett levelek a felhasználó pénzügyi kapcsolattartója számára kerülnek megcímzésre, de nem nekik, hanem az erre a célra kijelölt adminisztrátorok számára kerül kézbesítésre, további feldolgozásra. Az érintett adminisztrátorok címét a rendszeradminisztrátorok segítségével közvetlenül a kódban kell megadni. A levelek minden már esedékes tartozást feltüntetnek, így azokat is, amelyek esetleg csak egykét napja jártak le, lettek esedékesek. Ha az érintett adminisztrátor a 11.2. pont szerinti automatikus értesítés alapján a szükséges jogdíjfizetési értesítőket kiállította és azt időben postázta, úgy a jelen pont szerinti összesítés elkészítésekor ezen új értesítők is esedékesek lehetnek már. A felszólító levelek elérhetőek magáról a Playlist.hu az adott felhasználóhoz tartozü „Folyószámla” menü „Fizetés” almenüjéből. Mivel a „Fizetés” almenü valamennyi rendezetlen jogdíjfizetési értesítő adatát tartalmazza, ezért lényegtelen, hogy melyik időszakhoz tartozót hívja be az adminisztrátor. 93
73. ábra Fizetési felszólítás nyomtatása a felületről A felületről nyomtatott levelek minden esetben az összes lejárt tartozást tartalmazzák, függetlenül annak jogcímétől és lejáratától. A nyomtatásra szolgáló gomb csak akkor jelenik meg, ha a felhasználónak van lejárt és esedékes tartozása. A levelek részletes tájékoztatást tartalmaznak arról, hogy az EJI és a MAHASZ milyen jogi eljárásokat indíthat a kintlévőség beszedése érdekében. Ez a levél, céljához igazodóan, a Playlist.hu rendszer automatikus e-mailjeihez képest határozottabb hangvételű, jogi nyelven írt „utolsó” felszólítások.
94
Felhasználónak címzett levelek, csatolmányként
Adminisztrátori instrukciók
74. ábra Kintlévőség beszedését megkönnyítő levél Az adminisztrátorok feladata annak eldöntése, hogy mely felhasználók esetében van szükség a kintlévőség beszedésének megkönnyítése érdekében a tartozásokat összesítő levél postai kézbesítésére. Abban az esetben, ha ez szükségesnek látszik, az adminisztrátornak küldött levél csatolmányát meg kell nyitni az MS Word programmal és a levélből ki kell keresni az adott felhasználóra vonatkozó részt. A levél tartalmazza az EJI és a Mahasz logóit is, a címzés pedig olyan helyen került elhelyezésre, hogy az a szabvány méretű ablakos borítékban megfelelő helyen látszódjék. A postázás előtt minden esetben szükséges az adatok részletes ellenőrzése, különös tekintettel arra, hogy a Playlist.hu adatbázisa tényleg tartalmazza-e a felhasználó összes befizetését. Ha a levél kiküldésre kerül, úgy a levél egy másolatát célszerű megküldeni a kintlévőségek beszedésében együttműködő ügyvédi irodának is (jelenleg: Hódosi Ügyvédi Iroda). 6.3. Háttérzene (nyilvános előadási jogdíjak) kezelése Ebben a fejezetben a háttérzene (nyilvános előadási jogdíjak) kezelésére vonatkozó sajátosságok kerülnek összefoglalásra. Az EJI és a MAHASZ, továbbá az Artisjus megállapodása szerint a nyilvános előadási jogdíjakat – az EJI és a MAHASZ helyett és nevében – az Artisjus érvényesíti a felhasználóktól (kereskedelmi szálláshelyek, boltok, kereskedelmi üzletek, éttermek… stb.). A jogdíjat ezt követően az Artisjus utalja át az EJI-nek és a MAHASZ-nak. Ebből következően a
95
nyilvános előadási jogdíjak kapcsán a Playlist.hu a díjszámítási adatokat nem kezeli, ilyen funkciókat nem biztosít. A hatályos szabályok szerint a felhasználók a gépzenei felhasználás után játszási listát nem kötelesek az Artisjus-nak átadni, a felhasználók egy része ugyanakkor – kedvezményekért cserébe és a háttérzene-szolgáltatók kiegészítő szolgáltatására építve – szerződésben mégis vállalta, hogy a listákat átadja a jogosultaknak, közöttük az EJI-nek és a MAHASZ-nak. Ebből következően a Playlist.hu teljes körűen biztosítja a játszási listák kezelését. A rendszer hangsúlyosan épít arra a sajátosságra, hogy a felhasználó és a közös jogkezelő szervezet közötti kapcsolatot a gyakorlatban az ún. háttérzene-szolgáltatók szolgálják ki. Mindeközben azt az elvet is érvényesíti, hogy az adatszolgáltatásért végső soron a felhasználó (pl. bolt, étterem) felel, így számukra akkor is biztosítani kell a rendszerhez való hozzáférést, továbbá az adatok áttekinthetőségét, ha valószínűsíthető, hogy a gyakorlatban e jogokkal nem fognak élni. Ebből az is következik, hogy a jogdíjakkal összefüggő eseményekről (játszási lista feltöltése, hibája) nem csak az adatokat ténylegesen feltöltő háttérzene-szolgáltató, hanem a felhasználó is e-mail értesítőst kap. 6.3.1. Háttérzene-szolgáltatók listája Háttérzene-szolgáltatóként a rendszerben azok a vállalkozások rögzíthetőek, akik e körben megállapodást kötöttek az Artisjus-szal. Az érintett háttérzene-szolgáltatók jogi értelemben nem minősülnek felhasználónak, ugyanakkor a felhasználási adatokat pontosan ismerik, az Artisjus-szal kötött szerződés pedig biztosítja, hogy ezen adatokra akár felosztás is alapozható. Jelenleg összesen négy háttérzene-szolgáltató kötött az Artisjus-szal olyan megállapodást, amely alapján szükséges adataikat a Playlistben rögzíteni: 3G Multimédia Kft., Kitto Media Kft., Mood Media Hungary Kft. és a Music Engine Kft.
75. ábra Háttérzene-szolgáltatók listája
96
6.3.2. Felhasználók listája A felhasználók listája a nyilvános előadási jogdíjban érintett felhasználók (boltok, üzletek, szálláshelyek) alapvető adatait tartalmazza. Ebbe a vállalkozási alapadatok (pl. székhely, kapcsolattartó neve) mellett rögzítésre kerül a játszási helyek pontos címe, továbbá a szolgáltatást nyújtó háttérzene-szolgáltató megjelölése is.
76. ábra Felhasználók listája (nyilvános előadási jogdíj) A felhasználó nevére kattintva a részletes adatok megtekinthetőek, szükség esetén módosíthatóak. A felhasználók számára lehetőséget biztosít a rendszer arra is, hogy a háttérzeneszolgáltatókkal kialakított kapcsolatukat lezárják, szükség esetén módosítsák. Ilyen esetben a visszamenőleges adatok közül a háttérzene-szolgáltató a játszási listákat nem éri el, mivel azok érzékeny üzleti titoknak minősülhetnek. 6.3.3. Adatszolgáltatási időszakok listája Az adatszolgáltatási időszakok listája azt a célt szolgálja, hogy a háttérzene-szolgáltatók által egy adott felhasználóhoz átadott listákat az EJI és a MAHASZ kezelje. A nyilvános előadási jogdíj esetén az adatszolgáltatás – a sugárzási jogdíjakhoz hasonlóan – negyedévente esedékes, a játszási listát azonban ezen belül havi bontásban kell átadni a közös jogkezelőknek.
97
77. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája (nyilvános előadási jogdíj) A felhasználók a játszási listát – a sugárzási jogdíjhoz hasonlóan – akár a webes felületen keresztül manuálisan, akár a PDI-n keresztül feltölthetik. A feltöltött listát az EJI és a MAHASZ formai és tartalmi szempontból is ellenőrzi. A formai ellenőrzést a két közös jogkezelő együttesen végzi el, annak célja az, hogy megállapítsa, adott adatszolgáltatás megfelel-e az Artisjus által meghatározott sablonnak. A tartalmi ellenőrzést az EJI és a MAHASZ külön-külön végzi, annak célja annak meghatározása, hogy a játszási lista tartalmi szempontból helyes adatokat tartalmaz. Elsőként minden esetben a formai ellenőrzésre kerül sor, majd az EJI tartalmi, végül a MAHASZ tartalmi ellenőrzése következik. Az egyes lépések nem ugorhatóak át, azok csak ebben a sorrendben végezhetőek el. A soron következő lépésről a kijelölt adminisztrátorok email üzenetet kapnak. A játszási listák ellenőrzését a sugárzási jogdíjak esetén részletesen bemutatott validáló (érvényesítő) modul segíti elő. Tekintettel arra, hogy a háttérzene esetén a játszási lista kizárólag egy formátumban – az Artisjus-EJI-MAHASZ által közösen kidolgozott xml fájlban – küldhető be, ezért a játszási listákat a rendszer minden esetben automatikusan felismeri és validálja, vagyis szükségtelen, hogy az érvényesítést az adminisztrátor manuálisan kezdeményezze. Ha az ellenőrzések bármelyik lépése hibát jelentkezne, annak okát az adminisztrátor a rendszerben rögzíti, erről továbbá a felhasználó és a háttérzene-szolgáltató e-mail üzenetet kap. Az e-mail a hiba leírását pontosan azon a módon kapja meg, ahogyan az a rendszerben rögzítésre került, ezért fontos, hogy a leírás szabatos legyen. A játszási lista akkor kerül elfogadásra, ha a negyedév mindhárom hónapjáról a felhasználó formai és tartalmi szempontból is elfogadott listát adott át a közös jogkezelőknek. Eddig az állapotig a játszási lista „feldolgozás alatti” státust mutat a felhasználó és a háttérzeneszolgáltató számára. Ha a felhasználó játszási listájának bármelyik hónapja hibás, elegendő
98
csupán ezt az egy negyedévet javítania, a Playlist.hu a másik két hónap eredményét elkülönítetten kezeli. A felhasználó mindaddig tölthet fel új játszási listát, ameddig azt a közös jogkezelő szervezetek elfogadott állapotba nem helyezik. Ezt követően a felhasználónak kapcsolatba kell lépnie az EJI-vel.
Megmutatja a fájl eredeti nevét
Ellenőrzés eredményének rögzítése
Ha a játszási listát a rendszer automatikusan feldolgozta, annak eredménye ide kattintva tekinthető meg. 78. ábra Játszási lista kezelése (nyilvános előadási jogdíj)
6.4. Kiadói adatszolgáltatás speciális menüi és funkciói Ebben a fejezetben a kiadói adatszolgáltatással összefüggő menük és funkciók kerülnek összefoglalásra. Bár a kiadói adatszolgáltatás – jogi értelemben – természetesen nem jogdíj, a Playlist.hu rendszerébe az külön „jogdíjként” került kezelésre. 6.4.1. Kiadók listája – kiadók regisztrációja A kiadók listájában a kiadói adatszolgáltatás rendszerébe regisztrált kiadók tekinthetőek meg.
99
Kiadók felsorolása
Regisztráció állapota 79. ábra Kiadók listája A kiadók nevére kattintva megtekinthető a kiadó adatlapja, azon pedig a kiadó alapadatai.
80. ábra Kiadói adatlap Az állapot oszlopban az adott kiadó regisztrációjának státusza tekinthető meg, amely az alábbi lehet:
Státusz Elfogadásra vár Elfogadott
Megjegyzés A regisztráció feldolgozás alatt áll, az adminisztrátor még nem foglalkozott vele érdemben. A regisztrációt az adminisztrátor elfogadta, ebben az esetben megküldésre
100
Tiltott
Felfüggesztett
kerül a regisztráció elfogadását jelző e-mail az érintett kiadónak, benne az automatikusan generált belépési azonosító és jelszó. A regisztrációs igényt az adminisztrátor elutasította, az elutasítás okáról – melynek megjelölése kötelező – az érintett kiadó automatikus e-mailben megküldésre kerül. Ebben az esetben a regisztráció érvényben marad, azonban a kiadó a későbbiek során már nem kap automatikus figyelmeztetést arról, ha nem szolgáltat új adatot friss megjelenéseiről
Az adminisztrátor bármikor jogosult a kiadó regisztrációs státuszát módosítani, azonban a felfüggesztett státusz ismételt aktiválásához rendszeradminisztrátori jogosítvány szükséges. Az adminisztrátor bármikor módosíthatja a regisztrációs adatokat is, azonban fontos, hogy a kiadó rövid nevének módosítása maga után vonja a belépési azonosító megváltoztatását is (az új belépési azonosítóról a rendszer automatikus e-mailt küld a kiadó kapcsoalttartójának). Ha a rendszerbe új kiadó küld regisztrációs kérelmet, erről a kijelölt adminisztrátor automatikus figyelmeztető üzenetet kap. 6.4.2. Kiadói adatszolgáltatás A kiadói adatszolgáltatás lista szolgál a kiadók által feltöltött adatok megtekintésére és kezelésére.
81. ábra Kiadói adatszolgáltatás A Kiadó oszlopban a kiadó nevére kattintva elérhető a kiadó adatlapja. Megjegyzendő, hogy a kiadó regisztrációs státusza innen nem, csupán a Kiadók listája menüből módosítható. A Feltöltés dátuma oszlopban a fájl eredeti feltöltési dátuma kerül megjelenítésre. Az Állapot mező mutatja az adott fájl státuszát. Az alábbi értékek vehetőek fel:
Állapot megnevezése Feldolgozás alatt Elfogadott
Megjegyzés Az adminisztrátor az adott fájlt még nem dolgozta fel Az adminisztrátor a fájlt feldolgozta és a feldolgozott fájt
101
Hibás
visszatöltötte a rendszerbe. Az adminisztrátor a fájlt nem fogadta el. Ebben az esetben a hibáról – amelynek megjelölése kötelező – a kiadó automatikus e-mail üzenetet kap.
Az állapot mezőre kattintva érhető el a kiadó által feltöltött fájl.
82. ábra Kiadó adatszolgáltatásának elfogadása Itt megtekinthető a feltöltés időpontja, a fájl eredeti neve, az esetleg hozzá fűzött magyarázat. Az adminisztrátornak minden egyes fájlt standard formátumba kell hoznia, mind az adattartam, mind az egyes oszlopok sorrendje, mint az alkalmazott megjelölések, mind pedig a formátum tekintetében, enélkül a fájlok automatikusan nem lesznek feldolgozhatóak. Az egységes formátumba hozott fájlt a rendszerbe vissza kell tölteni, enélkül a fájl nem fogadható el. Ha a feldolgozás során az adminisztrátor hibát észlel, ennek okát itt kell megjelölnie, ügyelve arra, hogy a hiba oka beilleszthető legyen az automatikus e-mail szövegébe. A rendszer automatikus figyelmeztető üzenetet küld a kiadónak, ha az új hangfelvételeit az előző feltöltést követő 30 napon belül nem tölti fel a rendszerbe. Új figyelmeztető e-mailt legközelebb a harminc napos határidő ismételt lejártát követően küld a rendszer. 7. Végrehajtás kezelése A Végrehajtás kezelése célja, hogy segítségével a Playlist rendszerén belül nyilvántartható legyen, hogy az EJI és a MAHASZ mely felhasználókkal szemben indított valamilyen behajtási eljárását. A „Végrehajtás” kifejezést ennek megfelelően bőven kell értelmezni, és az minden olyan eljárást takar, amely a kintlévőség csökkentésére irányul, ha abban harmadik fél (ügyvéd vagy követeléskezelő) jár el. A Playlist.hu rendszer végrehajtási menüihez olyan személyek is hozzáférést kaphatnak, akik ugyan nem a közös jogkezelő alkalmazottai, de a
102
kintlévőség beszedésére irányuló eljárásokban segítséget nyújtanak a közös jogkezelőknek. Aki ilyen hozzáféréssel rendelkezik, kizárólag az alábbi két menüt, továbbá a felső menü egyes elemeit érheti el. A rendszeren belül továbbá a végrehajtó csak olyan felhasználóra vonatkozó adatot ér el, amelytől legalább egy értesítő számára átadásra került. Az ügyek átadásakor törekedni kell arra, hogy egy-egy felhasználó lehetőleg csak egy végrehajtóval kerüljön kapcsolatba. Ha a rendszerben olyan értesítőre kerül befizetés könyvelésre, amely követeléskezelés alatt áll, erről a tényről a rendszer automatikus üzenetet küld a rendszerben lévő valamennyi jogkezelő adminisztrátornak, a felhasználó kapcsolattartó adminisztrátorának, illetve a követeléskezelőnek. 7.1. Értesítő Követeléskezelési eljárás alá helyezése Az értesítőket az „Értesítő keresése” menüben lehet követeléskezelési eljárás alá vonni, illetve onnan kiemelni. Ha adott felhasználótól több értesítőt is követeléskezelésre kell átadni, úgy érdemes előbb az adott értesítőket lekeresni, és azok státuszát egy eljárásban átállítani.
Követeléskezelés beállítása
83. ábra Követeléskezelési státusz beállítása Az értesítők kiválasztását követően – ha a rendszerben több „végrehajtó” státuszban lévő adminisztrátor szerepel – úgy ki kell választani, hogy adott a kiválasztott értesítők ki számára kerültek átadásra. Fontos, hogy az ügyek átadásáról minden esetben önálló döntést szükséges hozni, a Playlist csupán a döntések adminisztrációját szolgálja ki. Ha a rendszer tartalmazza a végrehajtó e-mail címét, úgy az ügy átadásáról és annak részleteiről a végrehajtó e-mail üzenetet kap.
103
7.2. Felhasználók listája A felhasználók listája célja, hogy egy egyszerű lista segítségével áttekinthető legyen, mely felhasználók ellen folyik jogi eljárás a kintlévőség beszedésére.
84. ábra Felhasználók listája - Követeléskezelés A listában az egyes alapadatokon túl megtekinthető, hogy a kintlévőség beszedésében milyen külső partner áll a közös jogkezelők rendelkezésére. A listában minden olyan felhasználó megjelenítésre kerül, amelynek legalább egy értesítője „követeléskezelés alatti” státuszban van. 7.3. Adatszolgáltatási időszakok listája Az adatszolgáltatási időszakok listája a követeléskezelési eljárások bővebb adatkörét mutatja meg. A listában minden olyan időszak feltüntetésre kerül, amelyen belül adott felhasználónak van követeléskezelési eljárás alatt lévő értesítője, függetlenül attól, hogy az értesítő egyébként milyen jogcímen került kiállításra (jogdíj, kamat, kötbér). Az áttekintő képernyőn továbbá megtekinthető, hogy az adott értesítő megfizetése milyen státuszban van.
104
85. ábra Adatszolgáltatási időszakok listája – Követeléskezelés
7.4. Jogérvényesítési eljárások nyomon követése A Playist.hu rendszer a követeléskezelők bevonásán túl lehetővé teszi, hogy eltárolja, ha valamilyen jogi eljárás indult a felhasználóval szemben. Jelenleg az alábbi státuszok kezelését végzi a rendszer: • Fizetési felszólítás: az értesítőt akkor kell ebbe a státuszba helyezni, ha a jogdíj a késedelem okán a közös jogkezelők kapcsolatba léptek az adós felhasználóval • FMH: az értesítőt akkor kell ebbe a státuszba helyezni, ha a jogdíj beszedésére a közös jogkezelő szervezetek fizetési meghagyásos eljárást kezdeményeztek. • Peresítve: az értesítőt akkor kell ebbe a státuszba helyezni, ha a jogdíj beszedésére a közös jogkezelők peres eljárást kezdeményeztek. • Felszámolás alatt: az értesítőt akkor kell ebbe a státuszba helyezni, ha a felhasználóval szemben felszámolási eljárás indult. • Nem érvényesíthető: az értesítőt akkor kell ebbe a státuszba helyezni, ha a jogdíj beszedésére jogi lehetőség nincsen (pl. a vállalkozás kényszer-törlése okán), vagy ha a beszedéssel kapcsolatos költségek indokolatlan költséggel vagy időigénnyel járna. • Számvitelileg leírt: az értesítőt akkor kell ebbe a státuszba helyezni, ha a jogdíj nem érvényesíthető és az EJI, illetve a MAHASZ vezetői meghozták azt a döntést, amellyel a követelést számviteli szempontból veszteségként leírták. A követeléskezelés és a fenti státuszok egymástól függetlenül állítandók be.
105
86. ábra Jogérvényesítési állapotok rögzítése 8. Értesítő keresése Az Értesítő keresése menüpont segítségével az adminisztrátor könnyen kikeresheti, hogy egy adott értesítő melyik felhasználó számára lett kiállítva.
106
87. ábra Értesítő keresése Az értesítő számának beírását követően (amelyen a kiállító neve is szerepel), megjelenik a keresett díjfizetési értesítőhöz tartozó felhasználó neve, az érintett jogdíj megjelölése, illetve a keresett díjfizetési értesítővel kapcsolatos egyéb információk, ideértve a befizetések részletes adatsorát is.
107
88. ábra Egy értesítőre vonatkozó részletes találati eredmény A felület lehetőséget biztosít továbbá arra, hogy adott értesítőt követeléskezelés alá kerüljön, illetve, hogy jelezzük, ha egy értesítő beszedése valamilyen ok miatt ellehetetlenült.
89. ábra Értesítő státuszának átállítása 108
9. Lekérdezések A Lekérdezések menü célja, hogy a rendszer használói egyes átfogó jellegű információkhoz bármelyik időpillanatban napra készen hozzáférjenek. A lekérdezések menü segítségével bármely időpillanatban kinyomtathatóak a fizetési felszólító levelek (az összes felhasználó vonatkozásában), illetve lekérdezhetőek azok a kimutatások (például a legnagyobb tartozók listája), amelyek ütemezetten, minden hónapban kiküldésre kerülnek a kijelölt adminisztrátorok számára. A lekérdezések eredményei minden esetben letölthetőek (.docx formátumban), azok mindig a lehető legfrissebb információt tartalmazzák. A letöltött állományok kiemelten érzékeny adatokat tartalmazhatnak, ezért azok kezelésére kiemelt figyelmet kell szentelni. Az adminisztrátorok kötelesek az adatok biztonságáról megfelelő módon gondoskodni.
90. ábra Lekérdezések menü 10. Letöltések A Letöltések menü alatt azokat a legfontosabb dokumentumokat találják az adminisztrátorok, amelyek megkönnyíthetik a mindennapi munkavégzést. Jelenleg az adminisztrátori kézikönyv legfrissebb változata, illetve a játszási listák formátumára vonatkozó dokumentum tölthető le a menüből.
109
