Písemnosti při uzavírání kupních smluv Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Písemnosti před uzavíráním obchodních smluv jsou to písemnosti, které vznikají při nákupu a prodeji zboží, nebo při zajišťování a poskytování služeb. Stylizace obchodních dopisů je značně odlišná od soukromé korespondence. Používáme zvláštních obratů, využíváme úvodních a závěrečných zdvořilostních frází, které podle konkrétních případů obměňujeme. Příklady úvodních a závěrečných frází budou uvedeny u každého typu dopisu. Při konkrétním použití těchto frází je nutné zvážit jejich vhodnou návaznost na celý text dopisu. Všechny vzory písemností jsou uvedeny v samostatné složce. Příklady na procvičování písemností před uzavíráním obchodních smluv jsou uvedeny v samostatné složce.
POPTÁVKA (DOTAZ) může mít ústní formu (osobní nebo telefonické jednání), písemnou (dopis, který můžeme poslat poštou, faxem nebo e-mailem), někdy může mít i formu inzerátu. Písemnou formu využíváme především v těch případech, kdy chceme oslovit více firem, ze kterých budeme vybírat nejvhodnějšího obchodního partnera. Poptávka je zpravidla kratší dopis, kterým budoucí odběratel hledá co nejvhodnějšího dodavatele výrobků, zboží nebo služeb. Zdrojem informací jsou inzeráty, internetové stránky či různá doporučení. Často se budoucí odběratelé obracejí i na firmy, se kterými již v minulosti úspěšně spolupracovali. Jednáme či píšeme vždy zdvořile, vyjadřujeme se jasně a jednoznačně. Při výběru budoucího partnera bereme v úvahu nejen svou finanční situaci, ale také funkčnost výrobku, který chceme koupit. Poptávka je vždy nezávazná, to znamená, že z ní nevyplývají ani jednomu z účastníků žádné závazky.
Obsah poptávky: • oslovení, • sdělení, odkud jsme získaly informace o adresátovi (např. z inzerátu, z katalogu firem, z dřívější spolupráce, na doporučení jiné osoby, apod.), • popis výrobku nebo služeb, o které máme zájem, • žádost o zaslání katalogu, ceníku, sdělení dodacích podmínek, apod. • závěrečná věta – přesvědčení o tom, že adresát odpoví obratem nebo v co nejkratší době, • závěrečný pozdrav. Způsoby vyjadřování v poptávkách: • V heslovitém označení obsahu dopisu uvádíme Poptávka po dodávkách žampiónů Dotaz na dodávky žampiónů •
Úvod – kde jsme získali informace o dodavateli Zaujal nás Váš inzerát v . . . Adresu Vaší firmy jsme našli v . . . Od našich obchodních partnerů jsme se dozvěděli, že vyrábíte . . . Dovolte, abychom Vás tak jako před lety požádali o nabídku služeb . . .
•
Popis výrobků nebo služeb, o které máme zájem Měli bychom zájem o pravidelné dodávky přírodní vlasové kosmetiky. Chceme vybavit další učebnu novými počítači . . .
• Žádost o zaslání katalogu, ceníku, dodacích podmínek Sdělte nám, jaká je dodací lhůta u vybraných výrobků . . . Žádáme Vás o zaslání vzorků zboží . . . Zašlete nám, prosím, katalog a ceník výrobků, o které máme zájem.
• Závěr Věříme, že nám odpovíte co nejdříve.
Očekáváme Vaši brzkou nabídku a jsme s pozdravem.
Věříme, že nás Vaše odpověď uspokojí a stane se počátkem naší spolupráce.
NABÍDKA může mít formu inzerátu, reklamy nebo obchodního dopisu, který je oproti poptávce obsáhlejší, někdy musíme pokračovat na další stránce. Příprava inzerátu a reklamy není jednoduchá. Pro přípravu reklam využíváme služeb reklamních agentur. Inzerát, který mohou připravit podnikatelé sami, musí splňovat určité zásady. Musí být přesvědčivý, pravdivý, úplný a musí čtenáře zaujmout. Inzerát může být spojen s objednávkou, kterou čtenář vyplní a odešle na adresu uvedenou v inzerátu. Inzeráty a reklamy jsou určeny většinou široké veřejnosti. Nabídka formou obchodního dopisu může být vyžádaná (odpověď na poptávku) nebo nevyžádaná (podnikatel sám vyhledává vhodné odběratele). Dopis musí být přesvědčivý, s logicky uspořádanými úplným informacemi. Nabídka je pro odesílatele morálně závazná, může být však časově omezená (např. u zlevněných výrobků nebo při vyprodávání zásob, apod.) Nabízený výrobek, zboží nebo služba je nutné popsat, uvést cenu (včetně DPH), dodací lhůtu, případně záruční dobu, různé bezplatné služby (např. montáž, zaškolení obsluhy), slevy z ceny (při nákupu většího množství, sezónní výprodej, apod.). V některých případech posíláme katalog, ceník, prospekty, vzorky zboží nebo pozveme adresáta o osobní návštěvě, při které můžeme nabízený výrobek předvést. Budoucího zákazníka vždy oslovíme, a to podle zásad pro oslovení v obchodním dopise – funkcí, titulem, příjmením nebo obecně (např. Vážení obchodní partneři nebo pouze Vážení). Formální úprava nabídky je zpravidla na předtisku obchodního dopisu. Ty části dopisu, které by měly zákazníka zaujmout, zvýrazňujeme podtržením, tučným tiskem nebo umístěním na samostatný řádek (při větším počtu výrazů můžeme použít odrážky).
Nevyžádaná nabídka Označujeme tak nabídku, kterou firmy nabízejí své výroby, zboží nebo služby novým budoucím zákazníkům, případně nové výrobky, zboží nebo služby stávajícím zákazníkům.
Obsah nevyžádané nabídky • oslovení, • sdělení, odkud jsme získaly informace o adresátovi (např. z inzerátu, z katalogu firem, z dřívější spolupráce, na doporučení jiné osoby, apod.), • popis výrobku, zboží nebo služeb, které nabízíme, jejich cena (včetně DPH), příp. záruční doba, montáž, zaškolení obsluhy, dodací podmínky, možnost slevy, apod., • sdělení o zaslání katalogu, ceníku, vzorků zboží, příp. pozvání na osobní jednání a předvedení výrobu, • závěrečná věta – přesvědčení o tom, že adresáta Vaše nabídka zaujme, ujištění i budoucí spolupráci a vyjádření přesvědčení, že pošle objednávku co nejkratší době, • závěrečný pozdrav Způsoby vyjadřování v nevyžádané nabídce: • V heslovitém označení obsahu dopisu uvádíme Nabídka dodávky žampiónů
•
Úvod – kde jsme získali informace o adresátovi Zaujal nás Váš inzerát v . . . Adresu Vaší firmy jsme našli v . . . Od našich obchodních partnerů jsme se dozvěděli, že se zajímáte o . . . Dovolte, abychom Vás tak jako před lety nabídli možnost využít nové služby . . . Vážíme si naší dlouhodobé obchodní spolupráce, a proto Vám nabízíme . . .
• Popis nabízených výrobků, zboží nebo služeb Dovolujeme si Vám nabídnout bezpečnostní zámek BAS, který je naším novým chráněným patentem. Je nejúčinnější, nejbezpečnější a nejjednodušší ochranou proti běžným typům vloupání. Zabraňuje . . . • Sdělení o zaslání katalogu, ceníku, vzorků zboží, příp. pozvání na osobní jednání a předvedení výrobu V příloze Vám zasíláme prospekty, abyste se mohli přesvědčit o jeho výhodnosti. V příloze Vám zasíláme vzorník barev, které máme na skladě a můžeme je dodat ihned po obdržení Vaší objednávky. Pokud budete mít zájem o jiné odstíny, uvítáme Vaši osobní návštěvu, při které můžeme pomocí počítače simulovat potřebný odstín barvy. Při osobní návštěvě Vás rádi seznámíme s provozem a obsluhou nabízeného stroje.
• Výzva k objednávce Pokud Vám bude naše nabídka vyhovovat, pošlete nám urychleně objednávku. Vyřídíme ji s největší pečlivostí. Bude-li pro Vás naše nabídka přijatelná, zašlete nám objednávku co nejdříve, protože je o nabízenou slevu velký zájem.
Těšíme se na Vaši návštěvu a věříme, že si určitě vyberete.
• Závěrečný pozdrav Věříme, že naše dobrá spolupráce bude i nadále pokračovat, a jsme s pozdravem Věříme, že Vás naše nabídka zaujme a že se Vaše objednávka stane počátkem naší obchodní spolupráce.
OBJEDNÁVKA Pokud je kupující spokojen s nabídkou, zasílá prodávajícímu objednávku. Objednávka může být uzavřena ústní formou (pokud se uskuteční přímý nákup) nebo písemnou formou (dopisem, který můžeme poslat poštou, faxem nebo emailem) přičemž objednávky poslané faxem a emailem doplníme tím, že pošleme objednávku poštou doporučeně. Každá objednávka má obsahovat tyto základní náležitosti: •
Název firmy objednávajícího včetně adresy, jeho IČ případně DIČ
•
Číslo objednávky
•
Datum objednávky
•
Přesný popis objednávaného zboží nebo služeb vč. jeho obchodního názvu případně číselného kódu
•
Množství a cena objednávaného zboží nebo služeb
•
Termín a způsob dodání (autem prodávajícího, poštou, kurýrní službou apod.)
•
Způsob placení (v hotovosti při převzetí zboží, příkazem k úhradě nebo poštovní poukázkou)
•
Způsob potvrzení objednávky prodávajícím (vrácení potvrzené kopie poštou, faxem nebo obchodní dopisem)
•
Číslo telefonu, faxu a emailová adresa
Objednávka může mít formu tiskopisu nebo obchodního dopisu. U obchodního dopisu v úvodu pouze kujeme za nabídku a v závěru uvedeme pozdrav. Vlastní obsah dopisu tvoří konkrétní objednávka
POTVRZENÍ OBJEDNÁVKY Objednávka, která je v podstatě návrhem smlouvy, musí být podle občanského zákoníku skutečně přijata. Pokud prodávající neoznámí přijetí objednávky ani její nepřijetí, nemusel objednávku dostat a v žádném případě to neznamená, že s návrhem smlouvy souhlasí. Přijetí objednávky je pro prodávajícího zavazující a vyjádří se v ní buďto okamžitým dodáním, vrácením potvrzené kopie objednávky doporučeným dopisem, potvrzením objednávky faxem nebo emailem nebo obchodním dopisem zasláním doporučeně.
Pokud z nějakých vážných důvodů nemůže prodávající potvrdit objednávku v plném rozsahu, potvrdí to zboží nebo služby, které může dodat a u těch výrobků nebo služeb, které k danému termínu dodat nemůže, vysvětlí proč a sdělí náhradní termín plnění. V obchodním dopise prodávající znovu zopakuje a vypíše všechny výrobky a služby, které jsou uvedeny v objednávce (a to i v případě, že potvrzuje objednávku v celém jejím rozsahu).
KUPNÍ SMLOUVA Pokud se jedná o dlouhodobější dodávky, např. na celý rok, kde je potřeba dohodnout další podmínky, které jsou nezbytné pro zdárné ukončení obchodu, uzavírá kupující a prodávající kupní smlouvu. Podle obchodního zákoníku se doporučuje písemná forma (při ústní formě je potřeba pořídit zápis, ve kterém budou uvedeny alespoň nejnutnější formy jednání). Pokud by byla kupní smlouva uzavřena pouze ústně, bývá dotazování ústně sjednaných podmínek velmi obtížné a většinou i nemožné. Pokud je kupní smlouva složitá, uzavírá se ve spolupráci s právními zástupci firem. Kupní smlouva obsahuje kromě dohody o předmětu plnění (druh množství výrobků nebo služeb), termínu plnění a ceně i další body, např.: •
Termíny a způsoby dodání dílčích dodávek během roku
•
Podmínky, za jakých lze směnit nebo určit cenu
•
Splatnost faktur
•
Zpřesnění místa a způsobu dodání
•
Odeslání zprávy o expedici dodávky
•
Záruční a servisní podmínky
•
Vymezení tzv. podstatného porušení kupní smlouvy
•
Vymezení případných sankcí při neplnění podmínek kupní smlouvy
Iniciátorem uzavření kupní smlouvy může být prodávající nebo kupující, podpisy jsou pověřeny zástupcům firem a je uvedeno i razítko obou firem.
Písemnosti při uzavírání kupních smluv Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Použitá literatura a zdroje z www stránek: • • • •
www.nuov.cz – STÚ NÚOV – STÚ – Rozhledy Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti – Kuldová O., Fleischmannová E. Obchodní korespondence I – Štiková St., Ing.
