Příručka pro zadavatele E-ZAK krok za krokem

Příručka pro zadavatele E-ZAK krok za krokem Tento dokument slouží pouze jako rychlý průvodce zveřejněním zakázky a povinných informací k zakázce dle § 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. Kompletní informace naleznete v Uživatelské příručce od firmy QCM

ver. 1.0

Přemysl Březovič, Jihomoravský kraj email: [email protected] březen 2013

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Obsah 1.

ÚVOD ................................................................................................................................... 3

2.

Přihlášení do systému ......................................................................................................... 3

3.

Založení nové veřejné zakázky ............................................................................................ 4

4.

Vyhodnocení zakázky .......................................................................................................... 7

5.

Ukončení = zadání zakázky ................................................................................................ 11

6.

Doplnění povinných informací dle § 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. .............. 12

7.

Metodika - jak zadat zakázky, které se uskutečnily před 1.4.2012 .................................. 13

8.

Které dokumenty mají být elektronicky podepsané ......................................................... 13

2

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) 1. ÚVOD Tato příručka slouží pouze jako rychlý návod pro kompletní vyvěšení veřejné zakázky a také jako jakási metodická příručka pro Jihomoravský kraj a jím zřízené příspěvkové organizace (dále pouze PO). Pokud nenaleznete informace, které hledáte, kompletní návod naleznete v Uživatelské příručce pro zadavatele od firmy QCM.

2. Přihlášení do systému Jihomoravský kraj a jeho PO mají zřízen certifikovaný profil zadavatele, který je součástí tzv. Protikorupčního portálu a kde se veřejné zakázky zveřejňují pomocí internetové aplikace E-ZAK od firmy QCM. -

-

přihlaste se do systému v na stránkách https://zakazky.krajbezkorupce.cz/ přihlašovací jméno a heslo Vám bylo zasláno, v případě, že ho nemáte, obraťte se prosím na pracovníka Jihomoravského kraje, Přemysla Březoviče: [email protected] tel. 541 65 8879 po přihlášení zkontrolujte Vaše globální práva v E-ZAKu – kliknutím na položku Detail uživatele – poté vpravo nahoře Upravit. Je nutno mít zatrženou možnost Smí zakládat veřejné zakázky

3

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) 3. Založení nové veřejné zakázky Po přihlášení do systému EZAK klikneme na volbu v levém panelu Nové zadávací řízení

Poté vypisujeme všechny potřebné údaje! Pozor si dávejte u kolonky cena – nepoužívejte mezery ani tečky v ceně!! Dále je potřeba zatrhnout Zadávací dokumentaci - neomezený a přímý dálkový přístup

4

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) POZN.: Pokud vyvěšujete nadlimitní zakázku, je nutno vyplnit Evidenční číslo zakázky ve Věstníku veřejných zakázek – tj. nejprve ji vyvěsíte na www.vestnikverejnychzakazek.cz a až znáte číslo zakázky, můžete ji zveřejnit na profilu zadavatele !!!

Vložte výzvu, zadávací dokumentaci (případě návrh smlouvy, výkazy výměr, plány atd.) – do sekce Zadávací dokumentace VZ – pomocí tlačítka Přidat zadávací dokumentaci.

-

je možno vkládat libovolný počet souborů, max. velikost jednoho souboru je 64 MB povinná položka je pouze Název – ostatní položky nemusíte vyplňovat POZORNĚ prostudujte kapitolu 8 – které dokumenty se musí vyvěsit včetně případného elektronického podpisu

POZN.: U podlimitních a nadlimitních zakázek je nutno ve fázi Příprava k zakázce přiřadit alespoň jednoho dodavatele – návod naleznete v kapitole 4 – registrace uchazečů a přiřazení dodavatele. Doporučuji si všechny vypsané údaje a vložené soubory znovu zkontrolovat, pokud jste si jisti, že máte vše správně, můžeme zakázku spustit. Na to je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele – pomocí tlačítka Nastavit oprávnění.

5

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) POZN.: Pokud si myslíte, že systém neumí něco, co by měl umět – je to pouze tím, že na to nemáte oprávnění – DOPORUČUJI VŽDY PROVĚŘIT VAŠE OPRÁVĚNÍ K ZAKÁZCE: - můžete tak např. mazat špatně vložené soubory - přidávat další osoby z vaší organizace, které můžou zakázku upravovat – např. pokud nejste v práci - smazat připravovanou zakázku nebo zrušit již probíhající zakázku atd. Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit

U zakázky nám přibyde možnost zahájit zakázku bez výzvy/ oznámení – můžeme tedy kliknout a spustit zakázku. Nastavíte počátek běhu lhůt = datum, kdy posíláte poštou písemnou výzvu

6

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Nyní je zakázka ve fázi Zahájena, což znamená, že ještě NENÍ ZVEŘEJNĚNA PRO VEŘEJNOST. Zakázka se spustí automaticky až datem – počátek běhu lhůt. Pokud však vyvěšujete zakázku zpětně nebo ve stejný den, jakým je počátek běhu lhůt musíte posunout zakázku manuálně do fáze Příjem nabídek. Sečteno, podtrženo = opakování je matka naděje (že zmoudříme) – musíme předchozí krok zopakovat, protože kvůli bezpečnostním pravidlům nám systém oprávnění odebral. Je potřeba si přidat oprávnění - do sekce Oprávněné osoby za zadavatele – pomocí tlačítka Nastavit oprávnění - Ke spuštění zakázky si přidáme oprávnění - měnit stav veřejné zakázky manuálně a Nastavit. Nyní už přibyl možnost Zahájit příjem nabídek – tu potvrdíme a zakázka se spustí a je viditelná pro všechny nepřihlášené.

4. Vyhodnocení zakázky Po uplynutí běhu lhůt systém automaticky překlopí fázi zakázky do stavu Hodnocení a čeká až do té doby, než zakázku vyhodnotíte. Nyní je potřeba počkat na všechny došlé nabídky od firem, počkat na vyhodnocení zakázky v papírové podobě. Přihlaste se do systému EZAK a nejprve k zakázce přiřadíme uchazeče (dodavatele) – to je nutné od 1.1.2013! V levém menu zkontrolujeme, zda máme uchazeče zaregistrované v systému – klik na Katalog organizací

7

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Nejprve můžete zkontrolovat, zda je dodavatel registrovaný – nejlépe podle IČ nebo názvu

Pokud není nalezen žádný záznam = musíme dodavatele založit do katalogu – funkce Založit nového dodavatele. Je potřeba znát aspoň: Název, IČ a kontaktní email.

8

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Až založíme všechny dodavatele, kteří poslali nabídky a kteří ještě nebyli v Katalogu organizací, můžeme je přiřadit k zakázce. Přes možnost v levém panelu Veřejné zakázky – si vybereme naši požadovanou zakázku a klikneme na ni (pomoci nám můžou výběrové filtry – viz obrázek)

Poté v sekci Oprávněné osoby za dodavatele – dáme přiřadit organizaci

Pomocí vyhledávacích polí si najdeme naše dodavatele, vybereme (lze zatrhnout více možností najednou) a ještě MUSÍME zvolit důvod přiřazení organizace – pak možnost Přiřadit organizaci.

9

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Když máme přiřazeny VŠECHNY uchazeče k zakázce a máme hotovo i vyhodnocení zakázky, případně již podepsanou smlouvu s vítězem zakázky, můžeme pokračovat a Nastavit pořadí uchazečů.

K jednotlivým uchazečům přiřadíme číslo tak, jak se umístili v hodnocení – NEPOUŽÍVEJTE TEČKY! a dáme uložit pořadí.

Ukončíme vyhodnocování a potvrdíme bezpečnostní hlášku.

10

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) POZN.: Pokud opravdu ukončíme vyhodnocování, už nelze přidávat jakéhokoliv uchazeče a dodavatele a pro tyto úpravy se zakázka uzamkne.

5. Ukončení = zadání zakázky Pokud již máte podepsanou smlouvu s dodavatelem, můžete zakázku ukončit a zadat (smlouvu totiž nemusíte podepsat s vítězem soutěže, pokud nakonec odstoupí). Klikneme na Zadat veřejnou zakázku.

Vyberte dodavatele, s kterým byla podepsána smlouva, a vyplňte všechna pole. Do polí s cenou pište POUZE PROSTÁ ČÍSLA BEZ MEZER! Pokud byste potřebovali použít desetinná místa, použijte jako oddělovač TEČKU a ne čárku. A pak možnost Zadat veřejnou zakázku.

11

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Abychom naplnili povinnosti zveřejňování, musíme ještě k zakázce vložit smlouvu – nejlépe naskenovanou. To uděláme v sekce Veřejné dokumenty – přidat veřejný dokument (postup je stejný jako u vkládání zadávací dokumentace).

6. Doplnění povinných informací dle § 147a odst. 3 až 6 zákona č. 137/2006 Sb. Jedná se o povinnost zadavatele uveřejnit výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů u smluv uzavřených na základě zadávacího řízení, jejichž plnění přesahuje 1 rok. Výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky a seznam subdodavatelů pak veřejný zadavatel uveřejní na profilu zadavatele nejpozději do 90 dnů od splnění smlouvy. U smlouvy, jejíž doba plnění přesahuje 1 rok, uveřejní veřejný zadavatel tyto informace za předchozí kalendářní rok nejpozději do 31. března následujícího kalendářního roku. V případě, že potřebujte zveřejnit subdodavatele nebo skutečně uhrazenou cenu, přejděte do sekce Plnění smlouvy na základě veřejné zakázky.

12

Příručka pro zadavatele – E-ZAK (Protikorupční portál JMK) Pokud zadáte Skutečně uhrazenou cenu za příslušný rok a už se nebude měnit, klikněte na nápis změnit – tím se plnění uzavře. Poté můžete např. přidat záznam o ceně za další rok. Subdodavatele můžete taky libovolně přidávat k vítěznému dodavateli. POZN.: Pokud chcete doplnit povinné informace o skutečně uhrazené ceně a subdodavatelích a již máte zakázku ve fázi Zadáno a k zakázce nemáte přiřazené dodavatele – častá situace za období 04/2012 – 02/2013 , vložte formulář od ceně a subdodavatelích do sekce Veřejné dokumenty. Např. jako prostý dokument nebo PDF – jako vzor Vám může posloužit např. formulář u zakázky Jihomoravského kraje „Zpracování projektových dokumentací pro Domovy pro seniory - Újezd u Brna, Hustopeče, Miroslav, Brno – Tomešova“ ke stažení zde - https://zakazky.krajbezkorupce.cz/contract_display_840.html

7. Metodika - jak zadat zakázky, které se uskutečnily před 1.4.2012 Můžete potupovat podle tohoto návodu – Založení nové zakázky – od kapitoly 3, ovšem můžete udělat pouze tyto kroky: -

nemusíte vkládat zadávací dokumentaci přiradíte k zakázce pouze jednoho dodavatele = vítězný dodavatel (případně si ho před tím založíte v Katalogu organizací – viz kapitola 4) pomocí oprávnění proklikáte jednotlivé fáze a zadáte vítěze nemusíte přikládat smlouvu zveřejníte pouze povinné informace dle kapitoly 6

8. Které dokumenty mají být elektronicky podepsané Které dokumenty zakázky mají být podepsané elektronickým certifikátem (podpisem) určuje vyhláška č. 133/2012Sb. Záleží na typu (velikosti) veřejné zakázky.

Informace uveřejňované na profilu zadavatele (podlimitní a nadlimitní VZ; v případě VZMR pouze smlouvu nad 500 tis. Kč bez DPH) Písemná výzva v ZPŘ dle §38 ZVZ Odůvodnění veřejné zakázky podle § 156 odst. 1 ZVZ Zadávací a kvalifikační dokumentace nebo její textová část dle §48 ZVZ Dodatečné informace dle §49 ZVZ Informace o prohlídce místa plnění dle §49 odst.5 ZVZ v ZPŘ Rozhodnutí o vyloučení uchazeče dle §60 a §76 ZVZ v ZPŘ Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky dle §81 ZVZ v ZPŘ Písemná zpráva dle §85 ZVZ Smlouva uzavřená na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků dle § 147a Výše skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné zakázky dle § 147a Seznam subdodavatelů dodavatele veřejné zakázky dle § 147a

13

Povinnost el. podepsání ANO NE ANO ANO ANO ANO ANO ANO NE NE NE