Příprava prezentace: Začněte s vypnutým počítačem 20.3.2011 - Marek Hrkal
Začínáte chystat prezentaci, tak automaticky zapínáte PowerPoint. No a co má být? Možná tuto nenápadnou chybu děláte taky a nepřipadá vám na tom vůbec nic zvláštního. Prozradím vám, proč byste měli začít připravovat prezentaci s vypnutým počítačem. PowerPoint má krom jiných i následující drobnou chybu: Nehodí se k přípravě struktury prezentace. Jakmile totiž otevřete novou prezentaci a vyplníte nabídnutý úvodní slide, jako další snímek se vám vloží slide s odrážkami. A tak prostě píšete. Nic nerozmýšlíte a mastíte tam, co vás napadne. A pak dál a dál. Ať se práší za kočárem! To, co jsem trochu expresivně popsal, je běžný způsob práce mnoha z vás. Bohužel. Divte se potom, že většina prezentací pohříchu nemá srozumitelnou strukturu. Začněte s tužkou a papírem v ruce Pohodlně se usaďte, nemusíte nutně zůstávat u psacího stolu – naopak! Změnou prostředí načerpáte nové nápady. Zkuste zajít do kavárny, spousta myšlenek se může zrodit i po cestě v tramvaji (pokud tam zrovna nikdo nesmrdí). S sebou potřebujete jenom blok papíru a obyčejnou tužku. Obyčejná tužka je z nějakého důvodu lepší než propiska. Není to tím, že by jí šlo vygumovat. Negumujte! Příčina tkví spíš v tom, že s tužkou v ruce ožívá v člověku čmárající dítě. Než ale začnete čmárat, měli byste si odpovědět na trojici základních dospělých, nudných, ale o to podstatnějších otázek: •Čeho chci prezentací dosáhnout? (přesvědčovat O ČEM, informovat O ČEM…) •Kdo bude mé publikum? •Proč by mě mělo poslouchat? Jaké jsou jeho zájmy? Přeskočili jste předchozí tři body, protože se vám zdá zbytečné zdržovat se takovými prkotinami? Zkuste si vzpomenout na poslední tři prezentace, které jste zažili v roli posluchačů. Zabývali se prezentátoři hledáním odpovědí na tyto otázky? A pokud ne, učinilo by to jejich prezentaci lepší? Tak honem zpátky a odpovědi si poznamenejte!
Se znalostí odpovědí na uvedené otázky budete schopni navrhnout kostru prezentace. Začněte svou hlavní myšlenkou a na tu nabalujte myšlenky související. Vytvářejte sněhovou kouli myšlenek. Nebuďte zatím kritičtí. Nápady si můžete zaznamenávat na papír pod sebe, jestliže se zabýváte složitějším tématem, pak využijte myšlenkové mapy. Čmárejte! Všechny souvislosti, které vás nyní napadají, patří na papír. Pokud jste zůstali doma nebo v kanceláři, můžete svými nápady
polepit jakoukoli volnou plochu za pomoci post-it lepících papírků, na které si obvykle píšete, co chcete ještě udělat. Jejich výhoda spočívá v tom, že je můžete libovolně přesouvat a měnit tak kostru prezentace. Pošlete své nápady na jatka! Je čas umravnit vlastní myšlenky. Se vší úctou k vašemu prezentačnímu umění, nikdo nechce sedět na prezentaci tři hodiny. Je čas škrtat a odstraňovat nalepené papírky. Bude vám líto všech těch zajímavých myšlenek, ale nemějte slitování. Nechť zůstane jen to nejlepší! Načmárejte si návrh layoutu Už víte, co chcete předat, ale zatím ještě nevíte jak. Vytiskněte si listy s prázdnými okénky slidů a začněte své nápady vizualizovat..
Proč je tak podstatné dobře znát své posluchače? 11.8.2010 - Marek Hrkal
Začínáte chystat prezentaci, usedáte k počítači a spouštíte PowerPoint. Ještě jste ani nevytvořili první slide a už jste udělali první chybu. Přeskočili jste tu fázi přípravy prezentace, která se zabývá analýzou publika. Odhalení zájmů a potřeb posluchačů Primárním smyslem analýzy publika je odhalit oblasti zájmu posluchačů a využít je při přípravě prezentace. Lidská pozornost je selektivní – posluchači si z vaší prezentace vybírají pouze to, co se jim hodí a co je zajímá. Předstupujete-li například se svým novým vynálezem před investory, neuspějete s prezentací přeplněnou technickými detaily. Tu si můžete nechat pro patentový úřad. Zatímco investoři věnují zvýšenou pozornost ekonomickým datům, jiné cílové skupiny budou vyžadovat odlišné informace. Zkuste se při přípravě prezentace vžít do kůže posluchačů a uhodnout, jaké informace jsou pro ně nejpodstatnější. Je elementárním úkolem prezentátora přizpůsobit téma prezentace zájmům, potřebám a očekáváním posluchačů. Pokud jste sledovali Den D, pak jste mohli vidět, kolik prezentátorů už v této fázi fatálně selhalo. Volba správného stupně složitosti prezentace „Keep it simple and stupid“ zní obvyklá rada tvůrců reklam. Při vytváření prezentací se jí raději moc neřiďte, pokud zrovna nechcete své publikum unudit. Pozor ale i na druhý extrém! Také si myslíte, že Vaše téma je naprosto úžasné a musí zajímat úplně každého? Pak jste na nejlepší cestě do prezentačního pekla. Vycházejte z toho, že publikum rozhodně nemusí být obeznámeno s veškerými souvislostmi tématu, které jsou vám důvěrně známé. Posluchači neznalí souvislostí se v podrobné prezentaci plné cizích termínů a nesrozumitelných formulací velmi pravděpodobně ztratí. Německý biochemik Frederic Vester tvrdí, že takový postup prezentátora vyvolává v příjemcích blokační mechanismus. Možná ho znáte z přednášek z matematiky: Po třetí sadě definic, které na vás přednášející vychrlil, jste nejen ztratili nit, ale i veškerou motivaci poslouchat dál. Jaké je tedy řešení? Zjistěte si dopředu, kolik toho posluchači vědí. Jsou to experti, středně pokročilí nebo začátečníci? Měli byste zvolit takový stupeň složitosti výkladu, při kterém posluchači nacházejí záchytné body ve svých dosavadních znalostech. Chybu neuděláte, když budete publikum sami na tyto záchytné body upozorňovat, u složitějších problémů můžete uvádět analogie se situacemi z běžného života. Své posluchače pak v ideálním případě dostanete do rozpoložení:„Aha, o tom už jsem něco slyšel, to mě zajímá, rád si poslechnu podrobnější informace.“Nezapomínejte, že porozumění stojí vaše posluchače nemalé úsilí, oplácejte jim jejich snahu přehledným, logickým a členěným výkladem. Volba správného tónu prezentace Asi by vás nenapadlo bavit se se svým šéfem na poradě o stejných věcech a stejným tónem jako s vaším nelepším kamarádem u piva. Mnozí prezentátoři se ale této chyby dopouštějí. Volba tónu prezentace je další z otázek, na kterou vám analýza publika pomůže najít odpověď. Tón prezentace kromě složení publika ovlivní také prostředí prezentace, vaše vlastní osobnost, charakter
příležitosti, při které bude prezentace předvedena, a v neposlední řadě váš vlastní prezentační záměr. Kde získáte informace o publiku? Pokud prezentujete před publikem, které znáte, bude pro vás analýza publika hračkou. Dostanete se ale také do situací, kdy publikum poprvé uvidíte až na místě prezentace. Pak je nutné hledat informace z jiných zdrojů. Chystáte-li se prezentovat před klientem vaší firmy, kterého zatím neznáte, zeptejte se starších kolegů, co o něm vědí. Prezentátorům na konferencích mohou informace o publiku poskytnout pořadatelé. Máte-li kontakt na někoho z posluchačů, pak neváhejte a zkuste se zeptat jeho samotného, co by chtěl slyšet. Pravděpodobně bude potěšen vaším zájmem a rád pomůže. Cenné informace lze získat rovněž na místě – bezprostředně před prezentací. Zázračné změny již sice ve svých slidech neuděláte, ale vašemu klidu rozhovor s několika účastníky nebo pouhé pozorování okolí spíš přidá, než uškodí.
Použitá literatura VESTER, F. Myslet, učit se …a zapomínat? 1. vydání. Plzeň: Nakladatelství Fraus, 1997. 192 s. ISBN 80-85784-79-3
5 ZÁSAD, KTERÉ PŘI TVORBĚ PREZENTACE VYZNÁVÁME 1. Prezentace nekonkuruje prezentátorovi, doplňuje ho. Účelem slidů je ilustrovat řečníkova slova a utvářet jasnější obrázek v mysli posluchače. Nejsou ani doslovným zápisem prezentace, ani vyčerpávajícím studijním materiálem. 2. Prezentace mluví jazykem posluchačů. Srozumitelně. Každá prezentace začíná a končí u posluchače. Zájmy publika by měly být zohledněny ve všech fázích tvorby prezentace – počínaje návrhem struktury a konče prezentováním. 3. Prezentace klade důraz na to, co je skutečně podstatné Není potřeba sdělit všem všechno. Posluchače zajímá pouze to, co je pro ně skutečně relevantní. Takovým informacím věnují zvýšenou pozornost a lépe si je pamatují. 4. Prezentace je přehledná, graficky čistá a netuctová Obsah prezentace je bezpochyby důležitý. První, čeho si však publikum všimne, je forma. Slidy musí svým provedením upoutat pozornost diváků od prvních vteřin prezentace. 5. Prezentace nestaví jen na suchých faktech. Vypráví příběh. Vyprávění příběhů zapojuje emoce posluchačů a přispívá tak k lepšímu zapamatování obsahu. Prezentace nesmí být jen suchým souhrnem faktů, musí vyprávět příběh.
Jedna myšlenka na jeden slide! 16.11.2013 - Marek Hrkal Před dvěma roky jsem psal o vyprávění příběhů. Článek jsem uvedl poznámkou, že se jedná o jednu z nejlepších rad, kterou může člověk pokročilému prezentátorovi dát. Existuje ovšem ještě jednodušší rada a hodí se pro začátečníky i pokročilé. Češi jsou spořivý národ. Dokonce tak spořivý, že šetří i slidy. Na jeden slide jsou schopni naplácat spoustou nesouvisejících informací, jen aby nemuseli přidávat další slide. Nejde (naštěstí) o ryze české specifikum. Americká konzultantka Nancy Duarte k tomu trefně říká: „Proč šetřit slidy, vždyť jsou zdarma!“ Přestaňte tedy šetřit a řiďte se pravidlem Co myšlenka, to slide. Kolik slidů na 15 minut? …je poměrně běžná otázka prezentátorů. Neexistuje na ní odpověď. Dává asi takový smysl jako ptát se, kolik střihů má být ve čtvrthodinovém videu. I s jedním slidem dokážete poutavě odprezentovat. Takový Miloš Zeman při svém loňském prezidentském PowerPointu v La Fabrice vystačil se dvěma slidy (ten druhý byl „Děkuji za pozornost.“). Naproti tomu prezentátoři na Pecha Kucha (projekt PechaKucha [peča kuča] vymysleli a uvedli v život v roce 2003 v Tokiu architekti Astrid Klein a Mark Dytham, zakladatelé architektonického studia Klein Dytham Architecture.) se potýkají s celkem 20 slidy během pouhých 6 minut 40 sekund. Obojí může být vcelku zábavné, přiznejme však, že ani s dvaceti slidy neurazíte tolik lidí, jako Zeman s jedním. Zapomeňte na zaručená pravidla 4×4, 7×7, 10-20-30 Občas slýchám o zaručených pravidlech typu: Na slidu mají být max. 4 řádky o 4 slovech. Za čtyřku si můžete dosadit v podstatě libovolné číslo, které je přímo úměrné utrpení, jež svému publiku prezentací způsobíte. Zaslechl jsem také pravidlo 10 slidů na 20 minut a minimální velikost písma 30. Sice o trochu lepší, ale stále zcestné. Utřiďte si myšlenky Pravidlo jedna myšlenka = jeden slide s sebou kromě jasnějších a lépe stravitelných slidů přináší ještě jednu nezpochybnitelnou výhodu. Abyste ho mohli aplikovat, musíte mít jasno, co chcete říct. Není to pravidlo, které říká, kolik toho máte zaplnit, ale nejdřív se vás ptá, proč to chcete zaplnit. Přicházíte vůbec s nějakými myšlenkami? Ruku na srdce, většina korporátních prezentací by se důslednou aplikací tohoto pravidla takřka rozplynula. Nezáleží tedy na tom, jestli na slidu je obrázek, jedno slovo, tabulka, graf, schéma či celé souvětí. Pokud „prodávají“ jedinou myšlenku, pomáhají vám efektivně vést pozornost publika. Vyzkoušejte pravidlo Jedna myšlenka na jeden slide a poznáte ten rozdíl.
Před prezentací se věnujte zkoušení 8.11.2012 - Marek Hrkal Rozhovor, který jsem před časem poskytl časopisu Strategie, hledá odpovědi na otázku, jakých hlavních chyb se dopouštějí čeští prezentátoři a proč by měli věnovat dostatek času zkoušení prezentace nanečisto. Většina českých přednášejících na kongresech a konferencích je vybavena powerpointovou prezentací a hromadou trémy. Přitom stačí vyzkoušet si prezentaci nanečisto a zjistit, co publikum baví a co ne. Přepsaný text na slidech prezentace to ale určitě není, říká odborník na prezentační dovednosti Marek Hrkal. Jaké chyby dělají čeští prezentátoři nejčastěji? Čeští prezentátoři obvykle velmi podceňují přípravu, a především pak zkoušku nanečisto. Je asi rysem naší národní povahy, že ve věcech rádi improvizujeme, a spousta prezentátorů je skálopevně přesvědčena, že improvizaci skvěle zvládá. Pravda je taková, že skutečně dobrých improvizátorů je málo. Proto se velmi často díváme na špatně připravené prezentace a řečníky, kteří přetahují vyhrazený časový limit. To je mimochodem velmi častý zlozvyk a podle mého názoru projev jisté neúcty k publiku a jeho času. Co se s tím dá dělat? Všechno spočívá v dobré přípravě a zkoušení. Nikoho by nenapadlo kritizovat herce za to, že zkouší představení, nebo se podivovat nad tím, že televizní štáb dělá generálku přímého přenosu. Jsou to profesionálové, a přesto (nebo právě proto) zkoušejí. Naproti tomu velké části prezentátorů připadá zkoušení jako ztráta času. Jak mě přesvědčíte, abych se před prezentací věnoval zkoušce nanečisto? Svým klientům obvykle říkám: Čtvrthodinová prezentace, kterou odprezentujete před 100 lidmi, představuje dohromady 25 hodin času vašich posluchačů. Těchto pětadvacet hodin můžete buď proměnit v užitečně strávený čas, nebo ho promarnit. Pokud přijmete tuto logiku věci, pak vám hodina zkoušení nebo videotréninku možná nebude připadat jako nepřiměřeně dlouhá doba. To je ale pouze čas věnovaný zkoušení. Další čas zabere také příprava… Máte pravdu, příprava samotné prezentace zabere velké množství času. Kvalitní prezentace vyžaduje spoustu přemýšlení i dost „manuální“ práce při vytváření slidů. Prezentátorům z řad manažerů vytvářejí slidy obvykle jejich asistentky, a to s dost rozdílnými výsledky. Někteří z manažerů už ale přišli na to, že si prezentace mohou nechat vyrobit na míru od specializované firmy. Kde dál vidíte slabiny prezentací? Určitě si vzpomínáte na některou z „univerzálních“ prezentací, které jste musel v poslední době zhlédnout. Prezentátor si nelámal hlavu s tím, jestli bude hovořit k odborníkům nebo laikům, jaký jazyk nebo informační hloubku má zvolit. To jsou zásadní chyby. Ale setkávám se skvělými prezentacemi. Čím se vyznačují? Jsou především osobité, přinášejí nějaký příběh nebo osobní zkušenost prezentátora. Jako spolehlivé měřítko kvality prezentací se mi osvědčila otázka: Doprovází prezentátor slidy nebo slidy prezentátora? V dobré prezentaci musí hrát prezentátor první housle. Slidy jsou pouze podpůrným médiem a jako takové mají řečníka doprovázet. Někteří prezentátoři si z nich ale dělají poznámky, které pak čtou nebo komentují, a odsouvají se tak dobrovolně do vedlejší role. Určitě
jste se už také setkal se slidy pokrytými sadami odrážek. Nevadí vašim klientům, že se pak při prezentaci nemají čeho držet, když nemají na slidech odrážky? Řešíme to několika způsoby – prezentátorům vytváříme např. kartičky s poznámkami. Publikum sleduje slidy a prezentátor může najít myšlenkovou oporu na kartičkách. Využíváme také rozhraní pro přednášejícího, které je v PowerPointu. A přestože to nepovažuji za ideální, jsme schopni napsat i plnou textaci prezentace. Prezentace založená na vysoce vizuálních slidech ale vyžaduje víc zkoušení. [online]. [cit. 2014-03-08]. Dostupné z: http://odprezentuj.cz/
