Příprava a zavádění ICP FEI Czech republic s.r.o. Mgr. Karolína Kachlíková Trade Compliance Specialist
3/26/2015
O FEI • FEI je již přes 60 let špičkou na trhu vysokovýkonostních elektronových mikroskopů • 2,700+ zaměstnanců, 50+ lokací po světě
Confidential 2
3/26/2015
Zboží dvojího užití ve FEI • Do roku 2013 jsme žádali o individuální vývozní povolení pro jednotlivé objednávky • Zvyšující se objem + Nizozemský systém=hledání alternativ – Všeobecné vývozní povolení – Souhrnné vývozní povolení*** – Individuální vývozní povolení
• První žádost o souhrnné vývozní povolení– prezentace ICP pro MPO Confidential 3
3/26/2015
FEI Compliance systém EU Compliance team
FEI Czech republic s.r.o Brno, CZ
US Compliance team
FEI Europe / FEI Electron Optics Eindhoven, NL
Confidential 4
FEI Hillsboro, Oregon, US
3/26/2015
EU Compliance team • Všechny evropské entity (CZ+NL) spadají pod 1 Compliance team => sjednocení ICP a ostatních postupů • EU Compliance team musí znát evropské právo, ale i lokální předpisy a specifika, která se mohou lišit Podpora ostatních lokálních sites v EU
FEI Czech Republic
FEI Netherlands FEI EU COMPLIANCE MANAGER
Trade Compliance Specialists – CZ/NL...
Confidential 5
3/26/2015
Základní pilíře FEI ICP 1. Commitment to Compliance 2. Structure and Responsibility 3. Export Screening Procedures 4. Shipment Control 5. Performance review 6. Training 7. Record Keeping 8. Reporting and Corrective Action
Confidential 6
3/26/2015
1. Commitment to Compliance • Závazek nejvyššího managementu k dodržování a podporování nastaveného compliance systému ve společnosti • Prohlášení o znalosti právních předpisů regulujících export a jejich dodržování ve společnosti
Confidential 7
3/26/2015
2. Structure and Responsibility • Samostatné oddělení Trade Compliance odpovědné za tvoření, dodržování a kontrolu nastavených procesů – ve FEI zvlášť pro EU/US
• Nastavení interní struktury Trade Compliance oddělení a popis povinností jednotlivých rolí, zastupitelnost – Ve FEI TC Manager -> TC Specialists
• Nastavení komunikace s ostatními odděleními dle struktury firmy – Finance, Shipping, Legal...
Confidential 8
3/26/2015
3. Export Screening Procedures • Klasifikaci zboží (HTS/ECCN/DG) a identifikace zboží DU – Ve FEI samostatné oddělení organizačně nespadající pod compliance, ale úzka komunikace
• End-Use a End-User screening, znalost zákazníka – Ve FEI vyvinutý detailní End User Statement a kontrola zákazníka ještě před zahájením vyjednávaní o kontraktu – Přístup k US risk reportům třetích stran pro screening zákazníků
• Nastavení procesu pro zažádání o příslušnou licenci – Odpovědnost Trade Compliance oddělení, komunikace se sales a logistikou pro získání příslušných dokumentů
• Komunikace s příslušnými úřady v případě nejasností Confidential 9
3/26/2015
4. Shipment Control • Nastavení interních postupů tak, aby před odesláním bylo zkontrolováno, že zboží je řádně klasifikováno a zákazník/distributor byl zkontrolován z hlediska end-user/end-use – Probíhá průběžně, několikrát, těsně před odesláním naposledy
• Správné údaje ve vývozních dokladech – Klasifikace, informace o licenci, DCS – Zaškolení personálu
Confidential 10
3/26/2015
5. Performance review • Nastavení pravidelných auditů compliance postupů ve společnosti – Ve FEI oddělení kvality a kontrola/konzultace mezi US a EU Compliance
• Nastavení zavedení nápravných opatření a jmenování osoby odpovědné za zavedení nápravného opatření
Confidential 11
3/26/2015
6. Training - Nastavení školení personálu na různých úrovních - probíhá online, osobně, interně i externě
- Archivace záznamů o proškolení
Compliance oddělení – účast na externích konferencích a školeních, předávání znalostí dál ve společnosti
Intenzivní školení pro oddělení logistiky, R&D, sales
Všichni zaměstnanci 1x ročně
Confidential 12
3/26/2015
7. Record Keeping • Archivace veškerých relevantních dokumentů ohledně export control po nezbytně dlouhou dobu dle národních předpisů – Vývozní povolení, rozhodnutí správních orgánů, Prohlášení koncového uživatele a další
Confidential 13
3/26/2015
8. Reporting and Corrective Action • Jakékoli porušení interních postupů musí být reportováné TC managerovi, dle závažnosti i vyššímu managementu • Nastavení nápravných opatření tak, aby se v budoucnu porušení neopakovalo • Všichni si musí být vědomi následků porušení postupů jak pro svou osobu, tak pro společnost jako celek § 262 Porušení předpisů o kontrole vývozu zboží a technologií dvojího užití Kdo bez platného povolení vyveze zboží nebo technologie dvojího užití, bude potrestán odnětím svobody na tři léta až osm let, peněžitým trestem nebo propadnutím majetku. Confidential 14
3/26/2015
Podmínky a přínosy zavedení ICP • Trade Compliance negeneruje, ale chrání zisk • Prevence vysokých pokut za porušování právních předpisů, případně i odejmutí vývozních privilegií, ztráta dobrého image společnosti • Plynulost toku zboží – „čas jsou peníze“ • Uvolnění finančních prostředků pro zavedení compliance postupů – např. screening software • Nutnost odpovídajícího počtu pracovníků a jejich vzdělávání • Náklady: mzda + software • Časová náročnost: otázka měsíců Confidential 15
3/26/2015
Čím hlouběji půjdete....
Neznalost neomlouvá!!! Confidential 16
Karolína Kachlíková +420774336250
[email protected]
