PÉNZTÁR FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV
4S SOFTWARE KFT 3523 MISKOLC PF.: 71
[email protected] Preisler Ferenc – Robonyi Teréz TEL.: 46/324-643 20/360-8478 20/980-8864
1. A PROGRAM TELEPÍTÉSE ÉS INDÍTÁSA Lehetőség szerint használjunk Total Commandert vagy Windows Commandert: –
A kiválasztott meghajtó gyökerébe másoljuk be a letöltött 4SPenztar.exe fájlt, majd futtassuk le. A program az ezzel létrejött 4SPenztar könyvtárban található Penztar.exe-re duplán kattintva indítható.
–
Munkánk megkönnyítése érdekében hozzunk létre egy ikont az asztalon a programjaink indításához! Ennek menete: az asztalon egy üres hely fölé visszük az egeret és a jobb gombbal kattintunk. A lenyíló menüből az Új, azon belül a Parancsikon-t választjuk. A megjelenő ablakban a Tallózás (Browse) gombra kattintva megkeressük a 4SPenztar könyvtárat, azon belül a Penztar.exe-t, majd Tovább (Next). A parancsikon nevében esetleg a Pénztár-t 4SPénztár-ra javíthatjuk, majd kattintsunk a befejezés gombra. Ezek után a program az ikonra duplán kattintva indítható.
A programban felnyíló ablakok, a Windows-os alkalmazások mintájára, a jobb felső sarokban, az X mellett található gombbal nyithatók teljes méretűre. 2. A 4SPÉNZTÁR PROGRAM A program indítása után először meg kell adni a feldolgozás dátumát. A program felajánlja az aktuális dátumot, ami a mellette lévő gombra kattintva módosítható. A Ok gombra való kattintás után láthatóvá válnak a menük a felső sorban. Az egyes menüpontok billentyűkombinációkkal is elérhetőek. Ahogy azt Windows-os programok esetében már láthattuk, az egyes menük nevében szerepel egy aláhúzott betű (pl. a szolgáltatásoknál az s). Alt+a megfelelő betű lenyomásával a megfelelő menüpontba kerülünk. (Pl. a főablakban Alt+s majd Alt+r billentyűkombináció esetén a Rendszerváltozók ablak nyílik fel.) 2.1. A SZOLGÁLTATÁSOK MENÜ A Rendszerváltozók menüpontban a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok példányszámát lehet beállítani. A Felhasználó menüpontban a Cég nevét és ellenőrzőszámát kell beírni. Ez a menüpont a program demó verzójánál nem elérhető. Éles verzió esetén, első indításkor a program ”Az ellenőrző szám hibás! Kérem, javítsa ki!” hibaüzenetet dob. Az OK gomb megnyomása után elérhetővé válik a Szolgáltatások menü Felhasználó menüpontja, ahol a cégnév és az ellenőrzőszám javítható. Ellenőrzőszámot ügyfeleink honlapunkon illetve telefonon kérhetnek. Az Új év nyitása menüpontban a következő év könyvtárát hozzuk létre, üres sorokkal. Amikor a következő évi dátummal lépünk be a programba, a bizonylatok sorszámozása újrakezdődik. A korábbi évek állományai természetesen az adott évi dátummal belépve továbbra is megtekinthetőek. 2.2. A BIZONYLATOK FELVITELE Szűrőfeltételek megadása: A Bizonylatok felvitele menüre kattintás után először a szűrőfeltételeket kell megadnunk a felugró ablakban. Kezdő dátumnak az év első napját, befejező dátumnak pedig az aktuális dátumot ajánlja fel a program, de természetesen a dátumok a mellettük található gombra kattintva módosíthatóak. Az ablak jobb oldalán a megfelelő sorra kattintva jelezzük, ha csak a bevételi vagy a kiadási pénztárbizonylatokat szeretnénk látni.
2
A szűrőfeltételek megadása után kattintsunk a Rendben gombra. A felnyíló ablakban láthatjuk majd a megadott szűrőfeltételeknek megfelelő pénztárbizonylatokat, melyek között az egér vagy a nyilak segítségével mozoghatunk. A könnyebb áttekinthetőség kedvéért a bevételi pénztárbizonylatok fehér, a kiadási pénztárbizonylatok drapp háttérrel jelennek meg. A bizonylatok dátum + jelleg sorrendben láthatóak, azaz dátum szerint és az adott napon először a bevételi majd a kiadási bizonylatok. Azokat a bizonylatokat, ahol az egyenleg (pl. egy szám elütése következtében) negatívra változik, a program piros betűkkel írja ki.
Az ablak alján láthatjuk az ESC, az Új tétel, Módosítás, Törlés, Bizonylatszám, Nyitó tétel és Nyomtatás gombokat. Az egyes funkciók a megfelelő gomb lenyomásával is elérhetőek (u – új tétel, m – módosítás, t – törlés, n – nyomtatás, i – nyitó tétel). 3
Elsőként a Nyitó tétel gombbal vigyük fel a pénztár induló állapotát. Mivel a pénztárbizonylat szigorú számadású bizonylat, Új tétel felvitelénél – a bevételi illetve kiadási bizonylat kiválasztása után – a sorszámot a program adja, és ez az adat nem módosítható.
A bizonylat Módosításakor a bizonylat jellegét és sorszámát kivéve az összes adat változtatható. Ha a bizonylat jellegét helytelenül adtuk meg, akkor – a szigorú számadásra tekintettel – az adatok csak a bizonylat Törlésével, majd újra felvitelével módosíthatóak.
Szintén a szigorú számadás miatt a bizonylatok csak sorszám szerinti sorrendben nyomtathatók, és a kinyomtatott bizonylatok nem módosíthatók és nem törölhetők. Ha még ki nem nyomtatott bizonylatot töröltünk, és a törölt tétel nem az utolsó, akkor a program automatikusan felajánlja a bizonylatok újra-sorszámozását, amivel a folytonosság biztosítható. Ha korábbi dátummal viszünk 4
fel pénztárbizonylatot, mint az utolsó már bevitt pénztárbizonylat dátuma, akkor a Bizonylatszám gombra kattintva újra kell sorszámozni a tételeket a folytonosság biztosítása érdekében. Erre a program azzal figyelmeztet, hogy – ha nem a következő sorszámú tételt próbáljuk nyomtatni – hibaüzenetet küld és megtagadja a nyomtatást. A Nyomtatás parancsra megjelenő előnézeti ablakban leellenőrizhetjük a kinyomtatni kívánt pénztárbizonylatot. A bizonylat az előnézeti képen is a Rendszerváltozók menüpontban megadott példányszámban látszik. A bizonylatot a File menü Print parancsával, a menüpontok alatti sorban található nyomtatót ábrázoló gombbal illetve a Ctrl+p billentyűkombinációval lehet kinyomtatni. 2.3. LISTÁK A Listák menüpontban Pénztárösszesítőt illetve Tételes összesítőt nyomtathatunk. Mindkét esetben megadhatjuk az időszakot (azaz a kezdő és a befejező dátumot) szűrőfeltételként. A pénztárösszesítők is a már ismertetett módokon, a File menü Print parancsával, a menüpontok alatti sorban található nyomtatót ábrázoló gombbal illetve a Ctrl+p billentyűkombinációval nyomtathatók.
5
