Pengembangan Prototipe Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit di RSIA Kemang Medical Care Tahun 2014

Pengembangan Prototipe Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit di RSIA Kemang Medical Care Tahun 2014 Nurrani Mustika Dewi dan Budi Utomo Departemen Biostatistik dan Kependudukan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Kampus Baru Universitas Indonesia, Depok, 16424, Indonesia e-mail: [email protected]

Abstrak Artikel ini membahas mengenai pengembangan prototipe aplikasi pelaporan rumah sakit di RSIA Kemang Medical Care pada tahun 2014. Pengembangan sistem ini merupakan salah satu bentuk pengembangan office automation system untuk mendukung pekerjaan petugas pelaporan di unit rekam medis dalam mengerjakan laporan-laporan rumah sakit. Penelitian ini merupakan sebuah penelitian kualitatif yang dilakukan dengan observasi, wawancara mendalam, serta telaah dokumen untuk pengumpulan data. Untuk pengembangan aplikasi, penelitian ini menggunakan metode Rapid Application Development (RAD), di mana pengembangan aplikasi yang dilakukan memberdayakan komponen-komponen yang telah ada pada sistem informasi yang sedang berjalan saat ini. Dengan dikembangkannya aplikasi pelaporan rumah sakit, dampak yang diharapkan dapat terjadi adalah pengerjaan laporan internal dan eksternal yang lebih cepat, serata pengurangan beban kerja petugas pelaporan rekam medis.

Prototype Development of Hospital Reporting Application in Kemang Medical Care Women and Children Hospital in 2014 ABSTRACT This article discuss about prototype development of hospital reporting application in Kemang Medical Care Women and Children Hospital in 2014. The system development is one form of office automation system development to support the reporting staffs of medical record departement in finishing hospital reports. This study is a qualitative study conducted with the observation, in-depth interviews, and document review to collect the data. For application development, Rapid Application Development (RAD) is used, in which the development of applications is using components that already exist in the information systems that are used in the hospital now. After the development of hospitals reporting application, the expected impact to occur is less time needed to finish internal and external hospital reports, and also to reduce the workload of reporting staff of medical records departement. Keywords: information system; reporting; medical records; office automation; Rapid Application Develompent

Pengembangan Prototipe..., Nurrani Mustika Dewi, FKM UI, 2014

Pendahuluan Meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap kesehatan, akan mengakibatkan tuntutan terhadap peningkatan pelayanan kesehatan pula, baik dari segi jumlah maupun dari segi mutu. Salah satu upaya untuk mengantisipasi meningkatnya tuntutan akan pelayanan kesehatan adalah dengan menjaga kualitas pelayanan kesehatan. Mutu atau kualitas dari sebuah pelayanan kesehatan merujuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan dan tingkat kesembuhan penyakit serta keamanan tindakan yang dapat memuaskan dan memenuhi kebutuhan serta tuntutan para pemakai jasa pelayanan atau pasien (Azwar, 1996). Sesuai dengan Kepmenkes RI Nomor 129/Menkes/ SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, sebagai salah satu sarana kesehatan yang berfungsi untuk menyelenggarakan upaya kesehatan, rumah sakit harus mampu untuk memberikan pelayanan yang terjangkau dan memenuhi standar. Untuk mampu bersaing dengan rumah sakit lain, setiap rumah sakit harus mampu untuk memberdayakan segala sumber daya dan fasilitas yang mereka miliki untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan yang mereka berikan. Pengambilan keputusan atas pendayagunaan sumber daya dan fasilitas yang dimiliki oleh rumah sakit sangatlah penting dalam menentukan kualitas rumah sakit. Keputusan tersebut sangatlah bergantung pada informasi rumah sakit yang cepat, lengkap, dan akurat. Sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, setiap rumah sakit di Indonesia diwajibkan untuk melakukan pencatatan dan pelaporan mengenai seluruh kegiatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Untuk dapat meningkatkan pelayanan kesehatan yang diberikan oleh rumah sakit, perlu diadakan pembinaan dan pengawasan rumah sakit. Pencatatan dan pelaporan tersebut menjadi penting fungsinya karena dapat meningkatkan efektivitas pembinaan dan pengawasan rumah sakit di Indonesia. Selain untuk pembinaan dan pengawasan, pencatatan dan pelaporan rumah sakit juga berfungsi untuk pembuatan kebijakan di bidang perumahsakitan serta penyajian informasi mengenai rumah sakit secara nasional. Sebagai salah satu rumah sakit yang belum terlalu lama berdiri, RSIA Kemang Medical Care perlu melakukan perencanaan, pemecahan masalah, pengembangan kebijakan, pengawasan, serta pengendalian untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang mereka selenggarakan. Agar hal-hal tersebut dapat dilaksanan dengan efektif, pimpinan RSIA Kemang Medical Care membutuhkan informasi-informasi yang cepat, lengkap, dan akurat yang sesuai dengan kebutuhan.


Unit rekam medis, merupakan unit yang melakukan pelaporan terhadap kegiatan pelayanan kesehatan yang dilakukan oleh rumah sakit. Data rekam medis merupakan sumber informasi yang berguna untuk mengevaluasi kualitas pelayanan kesehatan. Dalam pengerjaan laporan tersebut, unit rekam medis dituntut untuk dapat menyajikan laporan-laporan seputar pelayanan kesehatan yang diselenggarakan rumah sakit setiap periodenya dengan cepat dan tepat. Laporan-laporan yang harus dikerjakan setiap periodenya berupa laporan internal rumah sakit yang ditujukan kepada Direksi RSIA Kemang Medical Care dan laporan eksternal yang ditujukan kepada Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementrian Kesehatan RI dalam bentuk Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS), yang terdiri dari data dasar rumah sakit sampai dengan data bulanan rumah sakit. Selama ini, pengolahan dan pelaporan data rumah sakit yang dilakukan oleh unit rekam medis RSIA Kemang Medical Care masih dilakukan secara manual dengan menggunakan program Ms. Excel. Dalam pengerjaan laporan setiap bulannya, unit rekam medis RSIA Kemang Medical Care lebih memprioritaskan pelaporan internal dibanding pelaporan eksternal. Ini menyebabkan pengumpulan laporan eksternal rumah sakit ke website SIRS Online milik Dirjen Bina Upaya Kesehatan Kementrian Kesehatan RI tidak terlaksana secara rutin setiap periodenya. Selain itu, untuk menghasilkan informasi yang baik, data laporan yang disajikan setiap bulannya akan menjadi lebih baik bila dianalisis terlebih dahulu sebelum disampaikan kepada Direksi RSIA Kemang Medical Care. Analisis yang perlu untuk dilakukan dapat berbentuk penyajian grafik atau tabel untuk memudahkan manajemen memahami data rumah sakit. Dengan adanya analisis data tersebut, informasi yang sampai ke direksi akan menjadi lebih bermanfaat sehingga akan mempermudah pembuatan keputusan. Namun sayangnya, saat ini laporan yang disajikan pada setiap periodenya oleh unit rekam medis RSIA Kemang Medical Care hanya mampu menghasilkan rekapitulasi data tanpa terdapat analisis akan informasi dari rekapitulasi data tersebut. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan pengembangan sebuah sistem office automation, yaitu aplikasi pelaporan rumah sakit di RSIA Kemang Medical Care untuk dapat mengatasi masalah pengolahan data rumah sakit yang lebih cepat, tepat, dan akurat, serta untuk mempermudah manajemen dalam menginterpretasikan data tersebut. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan model aplikasi pelaporan rumah sakit di RSIA Kemang Medical Care, yang sesuai dengan kondisi rumah sakit pada tahun 2014.


Tinjauan Teoritis Semakin bertambahnya kemajuan zaman, maka kebutuhan akan informasi yang berkualitas serta cepat di dapat juga akan bertambah. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut, maka pengembangan sistem informasi sangatlah dibutuhkan. Pengembangan sistem informasi merupakan suatu proses perbaikan atau penggantian dari sistem informasi yang telah ada dengan sistem informasi yang baru, baik secara sebagian ataupun secara keseluruhan guna perbaikan sistem (Jogiyanto, 2005). Ada beberapa alasan mengapa perlu melakukan pengembangan suatu sistem. Yang pertama adalah karena munculnya permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem yang telah ada. Permasalahan tersebut dapat berupa ketidaksesuaian sistem yang lama dengan harapan organisasi, ataupun pertumbuhan organisasi yang menyebabkan kebutuhan akan informasi semakin meningkat. Selain itu, perlu juga dilakukan pengembangan agar suatu organisasi dapat memiliki kesempatan untuk meningkatkan keberhasilan organisasi. Dengan mengembangkan sistem informasi yang dapat menghasilkan informasi-informasi yang berperan penting dalam pengambilan keputusan manajemen, kesempatan yang dimilki organisasi untuk meningkatkan kesuksesannya pun semakin besar. Dalam pengembangan sistem informasi sering sekali dianggap hanya dipengaruhi oleh faktor teknikal, tanpa memperhatikan pendekatan kontekstual terhadap keadaan sebenarnya. Namun menurut PRISM framework, untuk mencapai dampak yang diharapkan, intervensi sistem informasi kesehatan dipengaruhi oleh tiga macam faktor. Ketiga faktor tersebut adalah faktor teknikal, faktor perilaku, serta faktor organisasional atau lingkungan (Aqil, et al., 2009). Yang mempengaruhi faktor teknikal dari sebuah HIS Intervention antara lain adalah kompleksitas form pelaporan, desain sistem informasi kesehatan, software komputer, serta kompleksitas dari teknologi informasinya. Faktor perilaku dipengaruhi oleh motivasi, kepercayaan diri, pengetahuan, kompetensi, kemampuan problem solving, serta kemampuan untuk menjalankan tugas dalam sistem tersebut. Sementara, kondisi sumber daya manusia, sumber daya keuangan, kepemimpinan, dukungan manajemen, serta perencanaan merupakan hal-hal yang memengaruhi faktor organisasional. Dalam pengembangan sistem atau aplikasi, dikenal beberapa macam metode pengembangan sistem. Salah satu metode pengembangan sistem yang sering digunakan adalah Rapid Application Development (RAD). Metode ini digunakan untuk mengembangkan aplikasi


yang digunakan sebagai bentuk intervensi sistem informasi kesehatan. RAD merupakan sebuah proses pengembangan perangkat lunak sekuensial linier yang dalam siklus pengembangannya dilakukan dalam waktu singkat, yaitu antara 60 sampai dengan 90 hari, dengan pendekatan konstruksi sistem berbasis komponen. RAD merupakan sebuah model yang mengkombinasikan metode pengembangan sistem model incremental yang menekankan pada siklus pengembagan singkat (Pressman, 2005). Ada lima fase yang digunakan dalam pengkonstruksian aplikasi yaitu pemodelan bisnis, pemodelan data, pemodelan proses, pembentukan aplikasi, pengujian dan turnover. Fase pemodelan bisnis dilakukan untuk mencari aliran informasi sistem, seperti informasi apa yang mengendalikan sistem, informasi apa yang perlu dihasilkan, serta di mana informasi akan digunakan. Pada fase pemodelan data dijelaskan objek data yang diperlukan dalam sistem. Dalam fase ini, juga diidentifikasikan karakter dan hubungan antara masingmasing objek. Aliran informasi pada pemodelan data kemudian ditransformasikan untuk mendapatkan aliran informasi yang dibutuhkan pada implementasi fungsi bisnis. Pemrosesan tersebut dilakukan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, ataupun mendapatkan objek dari suatu data tertentu. Pembentukan aplikasi atau application generation

dilakukan dengan

menggunakan bahasa pemrograman generasi ketika dan komponen program yang telah ada. Karena dalam metode RAD ini komponen yang telah ada dapat dipergunakan kembali, maka komponen yang telah ada tidak perlu melalui tahap pengujian. Komponen yang mengalami pengujian hanyalah komponen-komponen baru dan tampilan antar muka dari sistem saja. Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif dilakukan dengan metode pengumpulan data berupa observasi atau pengamatan langsung, telaah dokumen, dan wawancara mendalam. Sementara untuk pengembangan aplikasi yang digunakan sebagai bentuk intervensi sistem informasi kesehatan, metode yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD). Dalam metode RAD sebenarnya, ada lima buah tahapan pengembangan. Namun pada penelitian ini, hanya dilakukan pengembangan sampai dengan tahap ke empat, sehingga pengembangan prototipe aplikasi hanya dilakukan hingga tahap pembentukan aplikasi, dan tidak dilakukan tahap pengembangan pengujian dan turnover.


Hasil Analisis Sistem Analisis sistem dilakukan dengan menganalisis sistem yang saat ini sedang berjalan di RSIA Kemang Medical Care, Analisis sistem ini dilakukan untuk mengatahui gambaran pelaksanaan pencatatan dan pelaporan rumah sakit yang dilakukan oleh unit rekam medis, mulai dari masukan, proses, hingga keluaran. Data yang dianalisis didapatkan dari hasil observasi, telaah dokumen, serta wawancara mendalam dengan pihak terkait. Identifikasi masalah dilakukan dengan memecah proses pelaporan menjadi pengumpulan data, pengolahan data, serta penyajian data, seperti ditunjukkan pada Tabel 1. Tabel 1. Identifikasi Masalah No. Proses 1.

Pengumpulan data

Kendala Sensus harian pasien rawat jalan atau sensus harian UGD belum diisikan secara lengkap oleh perawat yang bertangggung jawab pada saat staf penyimpanan dan distribusi rekam medis melakukan sweeping pada keesokan harinya. Pada sensus harian pasien rawat inap beberapa kali terjadi keterlambatan pengantaran sensus oleh perawat di lantai perawatan ke unit rekam medis. Terdapat keterlambatan penyelesaian rekapitulasi data yang dilakukan oleh unit pelayanan penunjang.

2.

Pengolahan data

Dibutuhkan waktu yang tidak singkat dalam pengolahan laporan setiap periodenya. Petugas pelaporan rekam medis memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi dalam mengolah laporan, sehingga tidak bisa mendapatkan distraksi dalam pengerjaannya.

3.

Penyajian data

Unit rekam medis RSIA Kemang Medical Care masih kesulitan untuk menyelesaikan seluruh laporan eksternal rutin yang ditentukan oleh Kemenkes RI. Hingga saat ini, laporan yang sudah mampu untuk mereka kerjakan adalah laporan RL 5.2 dan laporan RL 5.3. Dan pengumpulan laporan RL 5.2 dan RL 5.3 ke dalam SIRS Online pun masih belum rutin dilakukan setiap bulannya.

Untuk mengidentifikasi kelemahan sistem yang dipergunakan saat ini serta untuk mencari tahu kebutuhan terhadap sistem, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi, serta pelayanan dari sistem pelaporan yang saat ini sedang berlangsung. Analisis terhadap faktor-faktor tersebut dikenal pula dengan analisis PIECES. Masing-masing indikator PIECES tersebut memiliki parameter tersendiri sebagai tolak ukur kelayakan sistem yang saat ini sedang dipergunakan.


Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Parameter Existing System

Kebutuhan

PERFORMANCE Throughput

Dengan sistem informasi rumah sakit yang saat ini dipergunakan oleh RSIA Kemang Medical Care, dapat dilakukan pemasukan data identitas pasien dan data kunjungan pasien. Namun proses pengerjaan laporan rumah sakit saat ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak pengolah angka, Ms. Excel.

Unit rekam medis membutuhkan sistem informasi yang mampu mengakomodir seluruh kegiatan pelaporan, mulai dari input data, pengolahan data, dan penyajian data secara otomatis.

Waktu yang dibutuhkan

Waktu yang dibutuhkan oleh unit rekam medis dalam mengerjakan laporan internal rumah sakit adalah antara tujuh sampai dengan sepuluh hari sampai dengan dikumpulkan ke direksi. Sementara laporan eksternal rumah sakit masih belum rutin dikerjakan dan dikumpulkan

Unit rekam medis harus mampu untuk menyelesaikan laporan internal rumah sakit paling lama tanggal 10, dan untuk laporan eksternal rumah sakit paling lama tanggal 15 pada setiap satu periode selanjutnya.

Data masukan

Sistem yang telah berjalan saat ini telah mampu untuk mengumpulkan data masukan dengan mudah. Namun beberapa kali data yang dikumpulkan melebihi batas waktu yang seharusnya, pengumpulan data secara akurat masih belum bisa dipastikan saat ini, serta masih adanya redundansi data pada saat pengumpulan.

Data masukan harus mudah dan mampu untuk dikumpulkan. Data masukan harus mampu dikumpulkan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan. Data masukan harus mampu dikumpulkan secara akurat. Data masukan tidak boleh dikumpulkan secara berulang (redundan).

Data keluaran

Data keluaran yang dihasilkan saat ini belum mampu untuk memberikan semua informasi yang dibutuhkan, serta informasi yang dihasilkan belum cukup mudah untuk dipergunakan. Akurasi dari data keluaran ini sangat bergantung dengan ketelitian petugas pelaporan saat melakukan pengolahan.

Data keluaran yang dihasilkan oleh sistem harus mampu untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan oleh sistem juga harus akurat dan relevan dengan kondisi saat ini. Informasi yang dihasilkan harus dalam format yang mudah dipergunakan.

Data yang disimpan

Penyimpanan data sudah terorganisasi dengan cukup baik, dan tidak terdapat redudansi pada data yang tersimpan. Namun data yang ada sekarang hanya mampu untuk mengakomodir kebutuhan akan format laporan yang saat ini dibuat, belum mampu memberikan informasi di luar kebutuhan.

Data yang disimpan untuk kegiatan pelaporan harus terorganisasi dengan baik. Data yang disimpan tidak boleh berulang (redundan). Data yang disimpan harus fleksibel, yang berarti bisa dipergunakan untuk kebutuhan lain di luar rutinitas.

Anggaran untuk kegiatan pelaporan termasuk ke dalam anggaran penyelenggaraan operasional rekam medis. Dana yang dikeluarkan untuk kegiatan pelaporan masih belum diketahui pasti. Namun biaya yang saat ini dipergunakan oleh unit rekam medis masih sesuai dan belum melebihi budget.

Biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan pencatatan dan pelaporan dapat diketahui besarnya dan tidak terlalu besar. Sehingga biaya yang ada dapat dianggarkan untuk memaintain sistem informasi yang ada.

INFORMATION

ECONOMICS Biaya yang dikeluarkan


CONTROL Keamanan data

Belum ada sistem keamanan khusus yang melindungi file-file laporan rumah sakit saat ini. Penyebab tidak dilakukan pemberian password terhadap file yang diolah adalah untuk mempermudah pengaksesan file oleh petugas pelaporan lain bila petugas pelaporan yang bertanggung jawab terhadap laporan tersebut sedang tidak bekerja.

Keamanan data yang ada harus mampu melindungi data atau informasi yang dimiliki dari pihak-pihak yang tidak berwenang. Keamanan data yang ada tidak memperlama proses kerja dan menyebabkan ketidaknyamanan bagi petugas pelaporan dalam melakukan tugasnya.

Back up data

Sekretaris direksi memiliki salinanan dari laporan internal rumah sakit yang telah dibuat. Namun untuk back up berupa data mentah, hanya terdapat pada harddisk PC petugas pelaporan.

Perlu adanya back up terhadap data yang disimpan. Sehingga bila terjadi gangguan pada file laporan, tidak mengganggu kegiatan pelaporan karena back up file masih bisa diakses.

Penggunaan waktu

Pengulangan penginputan dan pengolahan data masih dapat terjadi, tergantung dari ketelitian pemberi data dan petugas pelaporan. Bila hal tersebut terjadi, akan ada waktu yang terbuang untuk mencari kesalahan dan memperbaiki data.

Tidak terjadi pengulangan penginputan dan pengolahan data. Informasi yang dihasilkan juga tidak boleh berulang, sehingga waktu yang diperlukan tidak terbuang.

Proses kerja

Masih ada ketidakefisiensian pada pengerjaan laporan rumah sakit. Salah satu contohnya adalah petugas pelaporan menginput ulang data pasien ke dalam formulir laporan pada Ms. Excel.

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan tidak boleh berlebihan. Untuk menghasilkan informasi semaksimal mungkin, proses kerja minimal tetap dapat dilakukan

Kemudahan penggunaan

Pengerjaan laporan dengan menggunakan Ms. Excel mudah untuk dilaksanakan oleh semua petugas pelaporan di unit rekam medis. Namun kurang mudah digunkan oleh direksi untuk mengetahui perkembangan data pelayanan rumah sakit.

Dibutuhkan sistem yang mudah untuk dipelajari dan mudah untuk digunakan oleh semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pencatatan dan pelaporan.

Kompatibel dan terakomodasi dengan sistem lain

Sistem informasi rumah sakit yang digunakan oleh unit rekam medis saat ini terkoordinasi dengan unit-unit lain di rumah sakit. Namun sayangnya sistem tersebut belum terkoordinasi dengan sistem lain yang mampu untuk mendukung kegiatan pencatatan dan pelaporan rumah sakit.

Sistem pelaporan harus kompatibel dan terkoordianasi dengan sistem lain yang berhubungan, seperti misalnya sistem pada bagian administrasi, kasir, atau unit pemberi pelayanan kesehatan lainnya.

EFFICIENCY

SERVICE

Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, kemudian dilakukan analisis sumber daya (5M) untuk mengetahui ketersediaan dari faktor-faktor sumber daya manusia (man), sarana (material), dana (money), manajemen (management), serta teknologi (method). Dari analisis sumber daya ini, dapat diketahui pula peluang pengembangan Sistem Pelaporan Rumah Sakit RSIA Kemang Medical Care yang akan diajukan.


Tabel 3. Analisis Peluang Pengembangan Sumber Daya Ketersediaan Sumber daya Petugas rekam medis yang melakukan manusia pelaporan ada sebanyak tiga orang, yaitu kepalaunit rekam medis dengan pendidikan D3 Rekam Medis, staf pelaporan rawat inap dengan pendidikan D3 Perumahsakitan, serta staf pelaporan rawat jalan dengan pendidikan S1 Rekam Medis.

Peluang Pengembangan Ketiga petugas rekam medis mampu menggunakan komputer dengan baik. Namun ketika akan dikembangakan aplikasi yang mendukung pelaporan rumah sakit, perlu diadakan pelatihan kepada petugas pelaporan untuk membantu mereka dalam mengerti cara penggunaan aplikasi tersebut.

Sarana

Terdapat dua buah PC yang digunakan untuk kegiatan pencatatan dan pelaporan. 1. PC yang digunakan secara sharing oleh staf pelaporan rawat inap dan staf pelaporan rawat jalan (prosesor dual core, RAM 1 GB, HDD 320 GB, OS Windows XP) 2. PC yang digunakan oleh kepala unit rekam medis (prosesor i3, RAM 2 GB, HDD 500 GB, dan OS Windows Vista) Terdapat pula dua buah printer Canon LBP2900 yang tersedia untuk mendukung kegiatan pencatatan pelaporan.

Perlu dilakukan peng-up-date-an sistem operasi pada PC yang digunakan oleh staf pelaporan agar tidak memberatkan kinerja PC ketika sistem yang akan dikembangkan diimplementasikan ke PC.

Dana

Dana untuk kegiatan pencatatan dan pelaporan termasuk ke dalam anggaran operasional rekam medis.

Diperlukan dana untuk pemeliharaan Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit dan sistem informasi rumah sakit RSIA Kemang Medical Care.

Manajemen

Terdapat Surat Keputusan Direktur yang bertujuan untuk memberlakukan pedoman penyelenggaraan rekam medis. Dalam pedoman tersebut terdapat kebijakan mengenai pelaporan rumah sakit.

Saat ini manajemen sedang merencanakan pembangunan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang terintegrasi, yang akan dikembangkan sendiri oleh rumah sakit. Hal ini bisa dimanfaatkan untuk kegitan pengumpulan data guna kegiatan pelaporan dengan lebih mudah, karena setiap unit di rumah sakit akan terhubung dengan sistem ini.

Teknologi

Dalam melakukan pelaporan, petugas rekam medis menggunakan perangkat lunak Ms. Excel. Namun untuk data mengenai pasien bisa diakses dengan menggunakan Sistem Informasi RSIA Kemang Medical Care.

Memungkinkan dikembangkannya aplikasi pelaporan rumah sakit yang akan memerlukan data dari database Sistem Informasi RSIA Kemang Medical Care.

Hasil Rancangan Sistem Dalam merancang sistem, dimulai dari pembuatan algoritma aplikasi. Algoritma dari

aplikasi pelaporan rumah sakit ini merupakan deretan instruksi atau proses yang akan dijalankan oleh Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit RSIA Kemang Medical Care. Algoritma sistem ini akan mengatur setiap proses yang harus dijalankan oleh sistem yang dirancang untuk mendapatkan suatu hasil yang sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.


Gambar 1. Algoritma Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit

Setelah membetuk algoritma aplikasi. Yang selanjutnya dilakukan adalah merancang data flow diagram. Data Flow Diagram (DFD) atau diagram aliran data merupakan diagram yang digunakan untuk melihat apa saja data yang diterima dan dihasilkan oleh aplikasi yang dirancang. Data flow diagram terdiri dari beberapa level, yang setiap levelnya menjelaskan mengenai proses yang lebih rinci. Gambar 2 menunjukkan DFD level 0 atau biasa dikenal diagram konteks, dan Gambar 3 menunjukkan DFD level 2 dari aplikasi pelaporan rumah sakit.


Gambar 2. DFD Level 0 Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit

Gambar 3. DFD Level 2 Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit


Entitas-entitas yang terdapat dalam sistem kemudian dijabarkan berdasarkan atributatribut yang ada di dalamnya. Atribut dari sebuah entitas merupakan keterangan yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah entitas. Penjabaran entitas dan atribut tersebut dimodelkan dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan atau Table Relational Diagram (TRD). Dalam TRD aplikasi pelaporan rumah sakit terdapat 13 tabel data yang saling berhubungan satu sama lain, dan satu buah tabel user yang terpisah. TRD aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. TRD Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit


Pembahasan

Pengembangan aplikasi pelaporan rumah sakit sebagai bentuk intervensi sistem informasi kesehatan, memiliki dampak yang diharapkan berupa pengerjaan laporan internal dan eksternal menjadi lebih cepat serta mengurangi beban kerja petugas pelaporan rekam medis dalam melakukan pengolahan data. Untuk mencapai dampak yang diinginkan, aplikasi didesain untuk mempermudah pekerjaan petugas pelaporan, yakni dengan membuat sebuah sistem automasi dari sistem pelaporan yang saat ini sedang berjalan. Sistem pelaporan yang akan berjalan setelah pengimplementasian aplikasi ini akan berubah pada proses pengolahan data dan proses penyajian data. Untuk proses pengumpulan data rumah sakit sendiri, aplikasi yang dirancang tidak akan banyak membawa perubahan. Hal ini dikarenakan proses pengumpulan data yang dibutuhkan sebagai masukan dari aplikasi ini merupakan penyesuaian dari sistem yang sedang berjalan saat ini, sehingga sumber-sumber data yang dibutuhkan pun tidak berbeda dari sistem berjalan. Kegunaan dari aplikasi pelaporan rumah sakit ini antara lain adalah mempermudah kepala unit rekam medis untuk menghasilkan laporan setiap periodenya, baik internal maupun eksternal, serta memudahkan dan meningkatkan minat petugas dalam melakukan kegiatan pelaporan rutin rumah sakit. Selain untuk membantu mengurangi proses kerja petugas, aplikasi yang dihasilkan juga dimaksudkan untuk dapat mengurangi human error dalam proses pengolahan data rumah sakit. Di samping mempermudah petugas pelaporan, aplikasi ini juga memungkinkan pihak manajemen untuk selalu memantau keadaan pelayanan yang dimiliki oleh rumah sakit, sebagai bentuk dashboard indicator. Aplikasi ini juga membantu pihak manajemen dalam penginterpretasian data rumah sakit yang mereka miliki menjadi informasi rumah sakit yang lebih mudah dimengerti. Selain untuk memudahkan kerja pengguna, aplikasi ini juga menghasilkan informasi yang lebih cepat dan memiliki nilai validitas yang lebih baik dibandingkan dengan pengerjaan pelaporan dengan sistem yang sedang berjalan. Proses penyajian data dan informasi rumah sakit pun menjadi lebih cepat dan lebih baik, sehingga penggunaan kertas sebagai alat penyajian laporan pun dapat diminimalisasi. Data dan informasi rumah sakit yang disimpan di dalam aplikasi pun memiliki tingkat keamanan yang lebih baik, karena hanya pihak tertentu saja yang memiliki autoritas untuk mengakses data tersebut.


Dengan plot petugas pelaporan di unit rekam medis yang hanya tiga orang sampai dengan saat ini, adanya aplikasi ini ditujukan untuk dapat memungkinkan pembuatan seluruh laporan yang dubutuhkan oleh rumah sakit dengan jumlah petugas yang ada. Jadi dengan dikembangkannya aplikasi ini, rumah sakit tidak perlu menambah petugas untuk melakukan kegiatan pelaporan rumah sakit. Penggunaan sistem informasi untuk automatisasi pelayanan dan administrasi kesehatan diketahui dapat mengurangi 27 perekrutan staf per setiap 10.000 pasien baru yang terdaftar (Business Editors/Health and Medical Writer, 1998). Didukung dengan adanya pernyataan ini, diharapkan bahwa adanya pengembangan prototipe aplikasi pelaporan rumah sakit dapat menjawab masalah kekurangan sumber daya yang dirasakan oleh petugas pelaporan rekam medis.

Kesimpulan 1.

Masukan dari sistem pelaporan yang saat ini berjalan terdiri dari tiga jenis, yakni data mengenai identitas pasien yang didapatkan dari sistem informasi rumah sakit yang dimiliki oleh RSIA Kemang Medical Care, sensus harian, serta dari data rekapitulasi unit pelayanan penunjang.

2.

Sistem informasi rumah sakit yang saat ini digunakan oleh RSIA Kemang Medical Care masih belum mendukung kegiatan pengolahan dan penyajian data rumah sakit. Sehingga dalam melakukan pengolahan data, unit rekam medis RSIA Kemang Medical Care dengan menggunakan program pengolah angka, Ms. Excel.

3.

Penyajian data rumah sakit ini juga terbagi menjadi dua macam, yakni penyajian internal yang ditujukan kepada Direksi RSIA Kemang Medical Care dan penyajian data eksternal yang ditujukan kepada Kementrian Kesehatan RI. Belum adanya analisis terhadap laporan internal yang dihasilkan oleh unit rekam medis sebelum dikumpulkan kepada pihak direksi. Unit rekam medis memiliki tenggat waktu sampai dengan setiap tanggal 10 pada bulan selanjutnya. Untuk laporan eksternal rumah sakit, hingga saat ini unit rekam medis RSIA Kemang Medical Care masih kesulitan untuk menyelesaikan seluruh laporan eksternal. Laporan yang sudah mampu untuk mereka kerjakan adalah laporan RL 5.2 dan laporan RL 5.3, itupun dengan pelaporan yang belum terlaksana secara rutin setiap periode.


4.

Pada penelitian ini dilakukan analisis sistem teknis dan juga analisis organisasional untuk mengetahui faktor yang memengaruhi intervensi sistem informasi kesehatan, sesuai dengan PRISM framework.

5.

Sementara untuk mengembangkan prototipe aplikasi pelaporan rumah sakit, metode yang digunakan adalah rapid application development (RAD) yang membedayakan komponen yang telah ada sebelumnya. Dalam pengembangan aplikasi ini, komponen lama yang akan dipergunakan kembali adalah basis data dari data identitas pasien dan data registrasi pasien.

6.

Dampak yang diharapkan dari pengembangan prototipe aplikasi ini adalah berupa pengerjaan laporan internal dan eksternal menjadi lebih cepat serta mengurangi beban kerja petugas pelaporan rekam medis dalam melakukan pengolahan data.

Untuk

mencapai

dampak

yang diinginkan, aplikasi didesain untuk mempermudah pekerjaan petugas pelaporan, yakni dengan membuat sebuah sistem automasi dari sistem pelaporan yang saat ini sedang berjalan. Kegunaan aplikasi ini bagi petugas pelaporan antara lain adalah mempermudah kepala unit rekam medis untuk menghasilkan laporan setiap periodenya, memudahkan dan meningkatkan minat petugas dalam melakukan kegiatan pelaporan rutin rumah sakit, serta mengurangi risiko human error. Sementara kegunaan aplikasi pelaporan rumah sakit bagi pihak manajemen adalah untuk membantu manajemen menginterpretasikan data rumah sakit menjadi informasi yang lebih mudah dipahami, serta berfungsi sebagai dashboard indicator.

Saran Untuk meningkatkan kualitas pengolahan informasi rumah sakit, pengimplementasian aplikasi pelaporan rumah sakit yang dikembangkan di RSIA Kemang Medical Care akan berjalan dengan lebih baik apabila beberapa hal berikut dapat dilakukan. 1.

Ditetapkannya kebijakan mengenai pengembalian berkas rekam medis atau pengisian sensus harian oleh perawat, untuk menunjang proses pengumpulan data yang lebih akurat, cepat, dan lengkap.

2.

Ditetapkannya kebijakan mengenai ketentuan dan batas pembuatan laporan rekapitulasi kunjungan per unit pelayanan penunjang kesehatan. Hal ini dilakukan agar terdapat


keseragaman dan tidak ada keterlambatan pengumpulan data rekapitulasi bulanan dari unit pelayanan kesehatan. 3.

Dirubahnya kode penggolongan kode tindakan medis yang saat ini masih menggunakan ICOPIM (International Classification of Procedures in Medicine) menjadi ICD-9 CM (International Classification of Diseases, Clinical Modification).

4.

Pengadaan pelatihan penggunaan aplikasi kepada petugas pelaksana pelaporan rekam medis atau pengadaan manual book dari aplikasi pelaporan rumah sakit untuk mempermudah petugas dalam menggunaan aplikasi dalam pekerjaannya.

5.

Adanya pemeliharaan rutin untuk aplikasi pelaporan rumah sakit dan sistem informasi rumah sakit yang digunakan di RSIA Kemang Medical Care, baik dari segi jaringan maupun perangkat keras.

6.

Akan menjadi lebih baik bila prototipe aplikasi pelaporan rumah sakit ini dikembangkn lebih lanjut, yakni dengan cara mengintegrasikannya dengan unit-unit yang bersangkutan dengan kegiatan pelaporan rumah sakit.

Daftar Referensi Aqil, A., Lippeveld, T. & Hozumi, D. (2009). PRISM framework: a paradigm shift for designing, strengthening and evaluating routine health information systems. Health Policy and Planning, May 2009, 24(3): 217-228. Azwar, Azrul. (1996). Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Business Editors / Health & Medical Writer. (1998, February 19). Advisory / Araxsys’ Founder to Discuss The Benefits of Healthcare Automation at The Healthcare Information and Management System. California Florida, New York, United States of America. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Buku Petunjuk Teknis SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit). Jakarta: Depkes RI.


Institut Sains dan Teknologi AKPRIND. (n.d.). Pengembangan Sistem. [Diakses pada 4 April 2014]. Jogiyanto, H. (2005). Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 129/MENKES/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta. Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Jakarta. Pressman, R.S. (2005). Software Engineering: A Practiotioner’s Approach (4th ed) New York: McGraw-Hill Book, Co.


Pengembangan Prototipe Aplikasi Pelaporan Rumah Sakit di RSIA Kemang Medical Care Tahun 2014

Recommend Documents