0
PENGEMBANGAN MICROSOFT ACCESS UNTUK OTOMATISASI SIKLUS AKUNTANSI MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) KLATEN
NASKAH PUBLIKASI Diajukan Kepada Program Studi Manajemen Pendidikan Program Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Surakarta Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Magister dalam Ilmu Manajemen Pendidikan
Oleh NUR KABIB NIM: Q 1000 80 462 PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKAFRTA 2012 0
1
PENGEMBANGAN MICROSOOFT ACCESS UNTUK OTOMATISASI SIKLUS AKUNTANSI MADRASAH ALIYAH NEGERI (MAN) KLATEN Oleh NUR KABIB
Abstract The objective of study are: 1) To describe the utilization of database management system, especially Microsoft Access in accounting automation Cycle of education as a part of information and communication technology. 2) To creation of database management system model by Microsoft Access as a part of information and communication technology in automation of education accounting system which can be accounted and also modified by the users accordance with their requirements. This research is R&D research with interview, observation and questionnaire as method of data collecting. Furthermore, the researcher developed the data to be a developing model. The results of those developing data were tested on a research site to get a response, suggestion and appraisal from respondents. After getting response, suggestion and appraisal from respondents, then the researcher improvement. The model which has been improved further tested again to respondents to get their appraisal if it compares with the previous result about pace of work, report accuracy, convenience of working and also appearance of model. To know the difference of average of the old system and new system are performed by t- test. The result of research shows that data base which use Microsoft access is able to fulfill the basic needs of data base that is reliability of handling the data in huge amount quickly, correct , and comfortable on research site. Besides, data base management by Microsoft access does not hedge the flexibility of data base management as a requirement. The model which has been developed is able to increase working pace, report accuracy, convenience of work, and appearance of model. This research has several benefits and also weaknesses, however the benefits are much more than the weaknesses. Keyword: Microsoft Access, Accounting, Effective, and Efficient
1
2
Pendahuluan Komputer sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi, akan mampu membantu manajer dalam hampir semua aspek rekayasa konstruksi dan manajemen, misalnya, estimasi, penjadwalan, simulasi operasi, keselamatan, analisis struktur dan peristiwa aplikasi langsung di lapangan seperti koleksi data. Dengan demikian dengan komputer diharapkan dapat memberi nilai lebih dalam menggali, mengolah dan menyajikan data kembali menjadi sebuah informasi yang bermanfaat. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk Sekolah Dasar dan Menengah menyatakan, Bahwa untuk menjamin tercapainya tujuan pelaksanaan pembelajaran perlu adanya sarana dan prasarana yang memadai serta harus memenuhi ketentuan umum yang ditetapkan dalam standar sarana dan prasarana. Standar tersebut disusun untuk lingkup pendidikan formal, jenis pendidikan umum, jenjang Pendidikan Dasar dan Menengah, yaitu Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah Tsanawiyah (SMP/MTs) dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA). Standar Sarana dan Prasarana ini mencakup (2010, 407), 1) Kriteria minimum sarana yang terdiri dari perabot, peralatan pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, teknologi informasi dan komunikasi, serta perlengkapan lain yang wajib dimiliki oleh setiap sekolah/madrasah, 2) Kriteria minimum yang terdiri dari lahan, bangunan, ruang-
2
3
ruang dan instalasi daya dan jasa yang wajib dimiliki oleh setiap sekolah/madrasah. Secara tidak langsung melalui peraturan menteri tersebut, undangundang tentang Sistem Pendidikan Nasional mengamanatkan bahwa salah satu kriteria minimum sarana pendidikan menuntut adanya teknologi informasi dan komunikasi yang di dalamnya menjadi tak terpisahkan dengan komputer. Dengan alat ini diharapkan kepala sekolah, pendidik dan tenaga kependidikan mampu melakukan banyak terobosan yang sebelumnya belum dapat dilakukan bahkan belum terbayangkan. Namun selain sebagai amanat undang-undang, fakta di lapangan menunjukkan justru undang-undang dan peraturan yang sering berubah setiap saat. Dengan bergantiya undang-undang dan peraturan akan diikuti perubahan atas kebijakan dan keputusan termasuk yang berkaitan dengan sekolah. Hal inilah yang perlu diantisipasi oleh semua pihak yang berkompeten untuk mempersiapkan diri dan teknologi agar lebih cepat untuk menyesuaikan diri dengan model dan format kebijakan yang baru. Situs penelitian telah memiliki dan menggunakan komputer, tetapi baru sebatas
pendukung
dalam
pengambilan
keputusan
oleh
pihak
yang
berkompeten. Komputer telah digunakan untuk mengetik, mengolah angka secara sederhana atau justru sekedar sarana hiburan. Dalam konteks tersebut, komputer belum digunakan sebagai prosesor yang dapat member nilai lebih.
3
4
Paparan keadaan seharusnya dengan keadaan sesungguhnya telah dipaparkan. Kedua hal tersebut memiliki
kesenjangan yang selanjutnya
dirumuskan dalam suatu perumusan masalah ”Perlu dikembangkan Sistem Pengelolaan basis data dengan Microsoft Access sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi dalam otomatisasi siklus akuntansi pendidikan yang dapat dipertanggungjawabkan, serta dapat dimodifikasi oleh pemakai sesuai dengan kewenangannya”. Dengan berdasarkan pada latar belakang masalah, maka penelitian ini memiliki tujuan 1) Mendeskripsikan pemanfaatan sistem pengelolaan basis data khususnya Microsoft Access dalam otomatisasi akuntansi pendidikan sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi pada situs penelitian, 2) Terciptanya model sistem pengelolaan basis data dengan Microsoft Access sebagai bagian dari teknologi informasi dan komunikasi dalam otomatisasi siklus akuntansi
pendidikan
yang
dapat
dipertanggungjawabkan
serta
dapat
dimodifikasi oleh pemakai sesuai dengan kewenangannya. Metode Penelitian Penelitian ini merupakan Penelitian dan Pengembangan (Sutama, 2010:183) yaitu suatu proses atau langkah-langkah untuk mengembangkan suatu produk
atau
menyempurnakan
produk
yang
telah
ada
yang
dapat
dipertanggungjawabkan. Masih menurut Sutama, produk tersebut tidak selalu berbentuk benda atau perangkat keras (hardware) seperti buku, modul, alat bantu pembelajaran dikelas atau di laboratorium, tetapi juga bisa perangkat
4
5
lunak
(software)
seperti
program
komputer
untuk
pengolahan
data,
pembelajaran di kelas, perpustakaan atau laboratorium, ataupun model-model pendidikan, pembelajaran, pelatihan, bimbingan, evaluasi dan manajemen. Pada penelitian dan pengembangan ini menggunakan model hipotetik. Berdasarkan kajian teori tentang Microsoft Access, akuntansi dan pengamatan dilapangan, diajukan hipotesis berupa model sistem pengelolaan basis data menggunakan Microsoft Access untuk otomatisasi siklus akuntansi. Model ini dibangun dengan melalui beberapa prosedur dan beberapa uji. Penelitian ini diakhiri dengan ditandai lahirnya model final dari sistem pengelolaan basis data menggunakan Microsoft Access untuk otomatisasi siklus akuntansi pada situs penelitian.
Diharapkan
dengan
adanya
sistem
yang
baru
ini,
akan
meniningkatkan kecepatan kerja, produktivitas kerja dan kenyamanan kerja. Data dalam penelitian ini diperoleh dengan metode triangulasi yaitu data diperoleh dengan berbagai teknik pengumpulan data dan berbagai sumber sekaligus melakukan cek silang. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah gabungan dari observasi, wawancara maupun pengumpulan dokumen. Sumber data berasal dari tempat in teraksi sosial yang sedang berlangsung, pelaku atau orang yang sedang memainkan peran tertentu dan kegiatan yang dilakukan oleh aktor dalam situasi sosial yang sedang berlangsung.
5
6
Penelitian ini termasuk dalam jenis Penelitian dan Pengembangan (Research and Development), yang akan dlaksanakan dengan beberapa tahapan sebagai berikut: 1) Studi pendahuluan dengan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif yakni dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan melakukan verifikasi, 2) Pengembangan desain model dengan menerapkan pendekatan deskriptif dilanjutkan desain hipotetik dengan dibantu pakar. Model hasil penelitian ini didesain agar dapat meningkatkan kecepatan kerja, keakuaratan laporan, kenyamanan kerja serta tampilan sistem serta kepuasan pegawai yang melakukan tugas maupun kepuasan pihak-pihak yang dilayani, 3) Setelah desain model hipotetik selesai, dilakukan validasi dengan melakukan uji coba awal pada para pemakai untuk menilai model tersebut agar mendapatkan masukan. Berdasarkan masukan-masukan tersebut, bersama pakar model hipotetik diperbaiki sesuai kebutuhan para pemakai, 4) Model hipotetik hasil perbaikan, selanjutya dilakukan uji coba lanjutan kepada para pemakai. Aspek yang dinilai pada uji ini adalah kecepatan kerja, produktivitas kerja dan kenyamanan kerja. Uji yang digunakan untuk menilai uji coba model menggunakan pengujian eksperimen dengan cara membandingkan keadaan sistem sebelum dan sesudah memakai sistem baru (before-after). Pengujian ini dengan data berbentuk interval dengan alat uji t-test berpasangan (related) menggunakan SPSS dari windows versi 15. Uji ini dinyatakan signifikan apabila hasil uji p < 0,05. Apabila uji lanjutan menunjukkan nilai yang signifikan, maka model tersebut
6
7
dianggap sebagai model hipotetik final. Setelah model hipotetik selesai maka langkah selanjutnya atau penerapan model tersebut dengan melakukan evaluasi hingga menghasilkan model final. Model ini akan diuji coba dengan melakukan eksperimen, yaitu dengan membandingkan efektivitas dan efesiensi sistem kerja lama dengan sistem kerja baru. Efektivitas sistem kerja akan diukur berdasarkan; arus kerja menjadi pendek dan lancar, pegawai lebih mudah dan nyaman mengikuti sistem , lebih murah, cepat, produktif dan memuaskan pihak-pihak yang dilayani dengan sistem baru tersebut. Jadi indikator keberhasilan yang dapat diukur adalah; kecepatan kerja, kenyamanan kerja, produktivitas dan biaya. Eksperimen dilakukan dengan cara membandingkan keadaan sebelum dan sesudah memakai sistem baru (before-after). Subyek penelitian ini adalah pihak-pihak yang terlibat langsung dalam penerapan model sistem kerja yang baru. Subyek yang dimaksud adalah sebagai berikut: kepala sekolah, para wakil kepala sekolah, staf
tata usaha dan
perwakilan komite sekolah yang merepresentasikan pihak yang dilayani oleh sistem yang baru. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Kedua jenis data diperlukan mengingat kompleksitas model yang akan dikembangkan. Data primer diperoleh dari pihak-pihak yang terlibat langsung dalam penelitian dan pengembangan, sedangkan data sekunder dengan mengamati situs penelitian.
7
8
Instrumen dalam penelitian ini terdiri dari panduan wawancara, lembar pengamatan dan kuesioner. Masing-masing instrument didesain untuk berbagai sumber data yang berbeda. Teknik Analisis Data Setelah model sistem kerja lama dan baru diperoleh skor langkah selanjutnya melakukan analisis data tersebut. Analisis dengan membuktikan signifikansi perbedaan model item kerja lama dan baru dengan uji beda rata uji t dengan dengan SPSS for windows versi 15. Hasil dan Pembahasan Dengan menggunakan metode pengumpulan data yang telah dipaparkan berhasil dikumpulkan data yang berkaitan dengan pengelolaan akuntansi pada situs penelitian. Data tersebut selanjutnya dijadikan dasar dalam mengembangan model hipotetik awal yang terdiri dari beberapa table, form, query, maupun report yang dilengkapi dengan swictboard. Model awal ini diuji cobakankan kepada para pihak yang terlibat dalam penelitian ini untuk mendapat tanggapan dan masukan. Beberapa tanggapan dan masukan dari para responden antara lain hampir semua form belum mengakomodir tombol yang memudahkan pengguna untuk memperbaiki data jika terjadi kesalahan tanpa harus keluar form yang sedang aktif, Pencetakan masih bersifat umum dan global serta tingkat keamanan masih longgar yang memberi peluang semua orang untuk mengakses basis data. Para pemakai menghendaki keamanan beserta kewenangan yang terbatas baik oleh asisten maupun bendahra sekolah.
8
9
Berdasar masukan dan saran tersebut, maka basis data diperbaiki dan didesain ulang. Perbaikan yang dilakukan diantaranya melakukan split basis data antara bendahara dan asisten bendahara untuk memudahkan dalam pengaturan keamanan. Hasil dari proses tersebut maka baik asisten bendahara maupun bendahara akan memiliki switchboard manager yang sama dengan kewenagan yang berbeda. Gambar 1 dan gambar 2 merupakan gambar switchboard manajer un tuk bendhara dan asisten bendahara sekolah.
Gambar 1. Swicthboard Manager Bendahara Komite Sekolah
Gambar 21. Switchboard Manager Asisten Bendahara Komite Sekolah
9
10
Berkaitan dengan kemudahan melakukan editing jika terjadi kekeliruan input, maka semua form input ditambah dengan tombol “maju” dan “mundur” yang digunakan untuk menuju record tertentu yang perlu diperbaiki. Gambar 2, adalah form yang telah dibubuhi tombol tersebut.
Gambar 2. Form dilengkapi tombol maju dan mundur Selanjutnya untuk memperbaiki kekurangan pencetakan yang bersifat umum dan global, maka didesain form untuk melakukan pencetakan dengan syarat tertentu. Gambar 3, merupakan gambar form pencetakan dengan memasukkan syarat range tanggal tertentu dan nomer induk tertentu untuk asisten bendahara sekolah.
Gambar 3. Form Cetak dengan syarat tertentu
10
11
Demikian pula form transaksi pemasukan yang digunakan oleh Bendahara sekolah dilengkapi dengan maju dan mundur untuk pembenahan data seperlunya.
Gambar 4. Form Transaksi Akuntansi Untuk kepentingan pencetakan laporan, form tersebut dilengkapi tombo “CETAK”. Apabila tombol tersebut ditekan, maka basis data akan mengarahkan para pemakai pada form pencetakan yang dilengkapi dengan combo box “nama penanggungjawab” dan “NIP penanggungjawab” laporan serta range tanggal laporan. Gambar 5 berikut ini menunjukkan gambar form “CETAK” yang dimaksud.
Gambar 5. Form Cetak Laporan SOT oleh Bendahara
11
12
Sedangkan tombol “Cetak Laporan” merupakan tombol yang bagi bendahara sekolah untuk membuat laporan keuangan. Jika tombol ini ditekan, maka pengguna akan diarahkan pada form pencetakan dengan memasukkan range tanggal dan pilihan pengurutan laporan berdasar tanggal transakasi atau mata anggaran, Nampak pada gambar 6.
Gambar 6. Form Cetak Laporan Transaksi Akuntansi
Untuk menjamin keamanan data dari pihak-pihak yang tidak berkompeten, basis data ini di lindungan dengan pengesetan Password melalui Encrypt with password pada database tools. Dengan fasilitas tersebut, kita dapat membuat password seperti gambar 7 dibawah ini.
Gambar 7. Set Database Password Guna menjamin keamanan basis data dari pihak yang fakktor ketidak sengajaan, maka menu ribbon maupun obyek-obyek basis data disembunyikan.
12
13
Menyembunyikan menu ribbon dengan menonaktifkan beberapa menu ar yang tidak dikendaki seperti pada gambar 8 berikut.
Gambar 8. Access Option
Sedangkan untuk menyembunyikan obyek basis data dapat dilakukan melalui navigation option seperti pada gambar 9, gambar 10 dan gambar 11 dibawah ini.
Gambar 9. Navigation Option
Gambar 10. Group Option
13
14
Gambar 11. Group Option Object Type Setelah diperbaiki maka, model basis data ini diuji cobakan lagi pada subyek penelitian untuk mendapat penilaian dengan kuesioner. Hasil kuesioner selanjutnya diringkas dalam tabulasi item pertanyaan dan diuji paired sample ttest dengan mengunakan SPSS for Windows versi 15 Perhitungan uji tersebut menunjukkan harga -16,517, dengan probabilitas 0,000 atau p<0,05 yang berarti sangat signifikan. Model hipotetik yang dikembangkan memiliki tampilan yang bagus, mudah dalam pengoperasiannya dan menghasilkan lapora yang baik. Sebagaimana dikemukakan Kumar (2003): yang berjudul ” Integrated simulation application design for short term production scheduling” yang menemukan bahwa keuntungan model menggunakan Microsoft Access yang jauh lebih besar dari pada kekurangan. Begitu pula berkaitan dengan peningkatan efesiensi kerja, model berhasil meningkatkan efesiensi kerja. Jika dilihaht dari fleksibilitas, modl hasil penelitian ini dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan hal tersebut sesuai dengan penelitian Köhl and Gremmels (2010)
judul penelitian “Documentation
system for plant transformation service and research” dengan salah satu
14
15
simpulan, sistem telah berkembang dan diuji selama beberapa tahun di sebuah unit pelayanan transformasi, yang meningkat efisiensi. Selain itu, sistem menyediakan akses cepat ke data untuk pengendalian kualitas dan pengambilan keputusan. Sistem ini dapat dengan mudah dimodifikasi untuk penggunaan dalam lingkungan penelitian lain
SIMPULAN Model penelitian ini telah dilaksanakan melakui beberapa tahap. Begitu pula, model ini telah diuji dengan hasil sangat signifikan. Pengembangan Microsofy Access untuk Otomatisasi Siklus Akuntansi dapat dilaksanakan
dan
mampu
mampu
meningkatkan
kecepatan
kerja,
kenyamanan kerja, dan produktivitas.
Ucapan terima kasih Sebagai tulisan yang ilmiah, penulis tidak dapat menyusun tanpa bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu perkenankanlah penulis menyampaikan ucaoan terimakasih kepada: Kepala sekolah Madrasah aliyah Negeri (MAN) Klaten beserta staf.
15
16
DAFTAR PUSTAKA
Anoname, Standar Pendidikan Nasional Indonesia beserta Delapan PeraturanPeraturan Meneteri Pendidikan Indonesia, 2010, Penerbit: CV. Dwi Karya Mulia, Yogyakata. Köhl and Gremmels, Documentation system for plant transformation service and research, 2010, http://find.galegroup.com/gps/retrieve.do?contentSet=IACDocuments&qrySerId=&inPS=true&tabID=T002&prodId=IPS&searchId= R2&retrieveFormat=PDF¤tPosition=1&userGroupName=kpt06137 &resultListType=RESULT_LIST&sort=DateDescend&docId=A220675877 &callistoContentSet=NPDF&workId=5QEX_1746-4811-6-4-p.pdf, diakses 26 Desember 2010 pukul 06.43 WIB. Kumar, Sameer and Daniel A. Nottesdad, Integrated simulation application design for short-term production scheduling, 2006, http://find.galegroup.com/gps/retrieve.do?contentSet=IACDocuments&qrySerId=&inPS=true&tabID=T002&prodId=IPS&searchId= R2&retrieveFormat=PDF¤tPosition=6&userGroupName=kpt06137 &resultListType=RESULT_LIST&sort=DateDescend&docId=A176927918 &noOfPages=12 Sutama, Metode Penelitian Pendidikan, 2010, Fairuz Media, Surakarta.
16
