PENGELOLAAN DAN PELAPORAN WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS) DI PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL
Jakarta, 12 Desember 2014
MENGAPA WBS DIBUTUHKAN? Delapan alasan mengapa WBS perlu ada di 2.
1.
Perbuatan yang tidak semestinya dapat merusak reputasi sebuah perusahaan.
Pendeteksian dan pencegahan fraud adalah penting.
5.
3.
6. Pembobolan pendapatan dapat menyebabkan kerugian yang besar.
4. Dianjurkan oleh pemerintah dan regulator.
8.
7. Menanggulangi perbuatan yang tidak semestinya dengan biaya yang rendah.
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Memperlihatkan komitmen manajemen untuk menciptakan lingkungan kerja yang etis.
Sarana bagi karyawan untuk meningkatkan standar kerja dan kekompakan di lingkungan kerja.
Page 2
Kontrol terhadap fraud dan korupsi yang sesuai dengan best practice.
MENGENAL WHISTLE BLOWING SYSTEM (WBS)
WBS adalah suatu sistem yang memberikan sarana kepada para pemangku kepentingan (stakeholders), khususnya Insan PT Pertamina Trans Kontinnetal untuk membuat pengaduan mengenai unethical behavior (perilaku tidak etis). Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
WBS merupakan solusi kelas dunia untuk masalah ketidakjujuran, fraud dan tindakan yang tidak semestinya di lingkungan kerja. WBS diterapkan di PT Pertamina Trans Kontinental di Tahun 2014.
Page 3
PERAN WBS DALAM FUNGSI INTERNAL CONTROL 1. Membuka praktik-praktik kecurangan karena adanya pengabaian internal control yang ada.
2. 3 (tiga) peran WBS dalam Fungsi Internal Control
Memberikan informasi penyimpangan substantif walaupun internal control yang ada tidak dilanggar.
3. Memberikan informasi atas kelemahan-kelemahan internal control yang ada/tidak adanya internal kontrol.
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 4
WBS MERUPAKAN UPAYA PREVENTIF TERHADAP KOMITMEN ETIKA BISNIS DAN PENERAPAN GCG DI PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL WBS dirancang untuk isu-isu berikut: 1. Korupsi 2. Konflik kepentingan 3. Suap 4. Gratifikasi 5. Pencurian
WBS tidak dirancang untuk isu-isu berikut: 1. Isu Sumber Daya Manusia (SDM) 2.
Isu fasilitas
3.
Isu terkait HSE atau K3LL (Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lindungan Lingkungan)
6. Kecurangan 7. Pelanggaran hukum dan aturan perusahaan
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 5
PENJELASAN ISU YANG MENJADI RUANG LINGKUP WBS 1. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum oleh Dewan Komisaris, Direksi, Manajemen dan Pekerja yang bekerja untuk dan atas nama PTK, yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau penyalahgunaan wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya dengan tujuan memperkaya diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat merugikan perusahaan. 2. Benturan / konflik Kepentingan adalah sebuah situasi di mana seseorang dihadapkan pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau kepentingan perusahaan sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan perusahaan diatas kepentingan pribadinya. 3. Suap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun kepada seseorang yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya dengan tujuan ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun korporasi. 4. Pencurian adalah mengambil barang atau sesuatu, baik seluruhnya atau sebagian kepunyaan orang lain atau perusahaan, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan hukum. 5. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran dokumen/laporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian nyata terhadap perusahaan atau orang lain. Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 6
PRINSIP PELAPORAN WBS PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL Rahasia Prinsip ini mencakup: 1. Perlindungan terhadap identitas pelapor; 2. Perlindungan terhadap pelaksana investigasi dan pelapor; 3. Hanya pihak-pihak terbatas/tertentu yang mengetahui; 4. Penerapan azas praduga tidak bersalah.
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Independen
Anonim Prinsip ini menjamin adanya kemungkinan untuk tidak mengungkap identitas pelapor.
1. WBS PT Pertamina Trans Kontinental dikelola secara professional; 2. Pengaduan yang ditindaklanjuti hanya yang memenuhi kriteria; 3. Tidak dimungkinkan untuk terjadinya intervensi terhadap laporan.
Hal tersebut memberikan jaminan rasa aman kepada pelapor.
Page 7
SALURAN PELAPORAN WBS PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL SMS
Telepon
081219508000
(+62 21) 3149715
Web
Fax
www.ptk-shipping.com
(+62 21) 3903437
Kotak Surat
Email
[email protected]
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
PTKCLEAN PO BOX 1945 JKP 10019
Page 8
TIGA UNSUR UTAMA MENJALANKAN WBS Kemampuan: 1. Sebagai Agen • Interview • Menggali Informasi • Sistem Arsip 2. Sebagai Analis • Merumuskan kasus • Evaluasi Kasus • Rekomendasi 3. Sebagai Investigator: • Kemampuan Forensik
Dedicated Secure Saluran: 1. Telepon 2. SMS 3. Fax 4. Website 5. E-mail 6. Kotak Surat
WBS
Security Assurance
Dedicated Integity & Trust Rumusan yang Jelas: 1. Prosedur 2. Mekanisme 3. Struktur
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 9
ALUR PROSES PENYINGKAPAN TERLAPOR ADALAH PEKERJA DI KANTOR PUSAT, CABANG DAN ANAK PERUSAHAAN PT PERTAMINA TRANS KONTINENTAL
Tim WBS memutuskan untuk menindaklanjuti laporan
Pelaporan menghubungi WBS Melalui beberapa saluran
Pengajuan Pertanyaan Kepada Pelapor
Pemberian Nomor Identifikasi Pelaporan
Pembuatan Laporan Penyingkapan tertulis dan rekomendasi
Laporan penyingkapan dimasukkan ke dalam eRoom yang hanya dapat diakses oleh Tim WBS dan GCG
Persyaratan awal penerusan laporan : • Sesuai Lingkup. • Memenuhi kriteria ( What, Where, When, Who, How). • Adanya bukti permulaan. Jika tidak memenuhi persyaratan di atas, maka laporan akan ditolak.
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Penelahaan Awal (initial assessment) untuk meyakini pengaduan benar adanya
Pengaduan diyakini benar
Pengaduan diyakini tidak benar
Case closed
Persetujuan CCO untuk tindak lanjut
CCO
Proses Klarifikasi oleh Tim Investigasi CCO Terbukti Pimpinan Fungsi Terkait
Page 10
Pembuatan Berita Acara & Laporan Hasil Investigasi
Tidak Terbukti
Case closed
UNSUR PENGADUAN Pengaduan Anda akan mudah ditindaklanjuti apabila memenuhi unsur sebagai berikut: What
: Apa perbuatan berindikasi pelanggaran yang diketahui
Where : Dimana perbuatan penyimpangan tersebut terjadi/dilakukan
When
: Kapan perbuatan penyimpangan tersebut dilakukan
Who
: Siapa saja yang terlibat dalam perbuatan penyimpangan tersebut
How
: Bagaimana perbuatan penyimpangan tersebut dilakukan (modus, cara, dsb.)
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 11
TINDAK LANJUT PENYINGKAPAN (DISCLOSURE) LEWAT WBS (berdasarkan Pedoman WBS No.PDM- 770/F0000/2014) Pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti penyingkapan (Disclosure) berdasarkan kategori Terlapor adalah:
laporan
1. CCO, jika Terlapor adalah insan PT Pertamina Trans Kontinental selain CCO, Dewan Komisaris atau Direksi. 2. Dewan Komisaris, jika Terlapor adalah Direksi. 3. Direktur Utama, jika Terlapor adalah Dewan Komisaris dan CCO.
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 12
CONTOH PENGADUAN WBS
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 13
TERIMA KASIH
Office Of Legal&Counsel & Compliance Legal Compliance
Page 14
