PENGANTAR Dengan program reformasi birokrasi nasional yang telah digalakkan oleh Presiden RI dengan mengundangkan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025, melalui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah ditetapkan kriteria bagi kementerian/lembaga untuk dapat dikategorikan telah melakukan reformasi birokrasi. Satu dari beberapa dokumen penting yang harus dimiliki kementerian/lembaga dalam rangka reformasi birokrasi adalah dokumen Standar Operasional Prosedur. Dokumen ini berisikan laporan akhir dari kegiatan Reviu dan Analisa Standar Operasional Prosedur di lingkungan Komisi Pemilihan Umum (KPU) di dalam laporan ini telah berisikan Standar Operasional Prosedur yang menjamin bahwa kegiatan penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Komisi Pemilihan Umum (KPU)akan selesai dan terlaksana dengan baik.
Jakarta, Desember 2014 Tim Penyusun
Halaman i
DAFTAR ISI PENGANTAR
I
DAFTAR ISI
ii
BAB I PENDAHULUAN
1
A.
Latar Belakang
1
B.
Maksud dan Tujuan
10
C.
Sasaran
10
D.
Keluaran
11
E.
Manfaat
11
F.
Hubungan SOP dengan program Reformasi Birokrasi
12
G.
Standar Operasional Prosedur (SOP) Sebagai Pedoman Pelaksanaan
15
Administrasi Perkantoran Dengan Peningkatan Pelayanan dan Kinerja Organisasi H.
Dasar Hukum
18
I.
Metode
19
J.
Model Prosedur Operasional Standar
21
BAB II KONDISI SOP SAAT INI
25
A.
Standar Operasional Prosedur (SOP) di BiroHukum
25
B.
Jumlah SOP yang berhasil di identifikasi
25
C.
Identifikasi SOP di Lingkungan Biro Hukum
26
a.
Bagian Perundang-Undangan
26
b.
Bagian Advokasi dan Penyelesaian Sengkata Hukum
29
c.
Bagian administrasi Hukum
32
d.
Bagian Dokumentasi Peraturan Perundang-Undangan
35
D.
Analisis kesesuaian SOP dengan Peraturan Meteri PAN dan RB No. Halaman ii
38
35/2012 tentang SOP AP. BAB III KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT
40
A.
Kesimpulan
40
B.
Rencana Tindak Lanjut.
40
DAFTAR REFERENSI
41
LAMPIRAN
42
Daftar Gambar Gambar I
Four Management Control Subsystems and Focus of Control
3
Gambar 2
Langkah Assessment SOP Administrasi Pemerintah
20
Gambar 3
Contoh Cover SOP
21
Gambar 4
Lembar Identifikasi Kesesuain SOP
38
Tabel I
Perbedaan SOP dan SOG
5
Tabel 2
Hasil Identifikasi SOP Biro SDM
25
Tabel 3
Identifikasi SOP di Sub Bagian Kajian Naskah Pengaturan Pemilu
26
Tabel 4
Identifikasi SOP di Sub Bagian Kajian Naskah Pengaturan Pemilu
27
Tabel 5
Identifikasi SOP di Sub Bagian Penyuluhan Peraturan
28
Daftar Tabel
Perundang-Undangan Tabel 6
Identifikasi SOP di Sub Bagian Advokasi Hukum
29
Tabel 7
Identifikasi SOP di Sub Bagian Penyelesaian Sengketa Hukum
30
Tabel 8
Identifikasi SOP di Sub Bagian Legalisasi Produk Hukum
31
Tabel 9
Identifikasi SOP di Sub Bagian Diklat Teknis Verifikasi Partai
32
Halaman iii
Politik Peserta Pemilu Tabel 10
Identifikasi SOP di Sub Bagian Verifikasi Perseorangan Peserta
33
Pemilu Tabel 11
Identifikasi SOP di Sub Bagian Administrasi Keuangan dan Dana
34
Kampanye Peserta Pemilu Tabel 12
Identifikasi SOP di Sub Bagian Dokumentasi Peraturan
35
Perundang-Undangan Tabel 13
Identifikasi SOP di Sub Bagian Informasi Peraturan Perundang-
36
Undangan Tabel 14
Identifikasi SOP di Sub Bagian Tata Usaha Biro
37
Tabel 15
Hasil Analisis SOP Biro Hukum
39
Halaman iv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penataan tatalaksana (business process) pada unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur pada masing-masing unit kerja yang berada di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Penataan tata laksana dilaksanakan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana berupa penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan penggunaan e-government dalam setiap aktivitas unit kerja. Tujuan penataan tatalaksana membuat proses lebih efektif, efisien dan adaptif (mudah menyesuaikan dengan keadaan) melalui program ini yang ingin dicapai antara lain adalah meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan bidang pelayanan Pengembangan Sumber Daya Manusia Komisi Pemilihan Umum. Adapun target yang diperoleh antara lain penurunan biaya, peningkatan kualitas output, peningkatan kualitas layanan dan peningkatan kecepatan delivery. Namun demikian, serangkaian proses analisis dan perbaikan/penataan tatalaksana (business process) seperti yang disebutkan di atas hanyalah sebagai alat bantu atau tools yang tidak harus selalu digunakan secara formal bila ingin melakukan peningkatan efisiensi dan efektivitas. Beberapa perbaikan/penataan dapat dilakukan secara intuitif dan segera tanpa harus melalui proses analisis dan perbaikan business process yang panjang. Perbaikan/penataan ulang tatalaksana (business process) perlu dilakukan bilamana, antara lain: •
Terjadi perubahan arah strategis Komisi Pemilihan Umum (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran (output) organisasi/unit kerja; dan
•
Adanya keinginan/dorongan dari dalam Komisi Pemilihan Umum atau pun dorongan dari publik/masyarakat sebagai salah satu pemangku kepentingan untuk memperbaiki kinerja pelayanan publik secara signifikan. Halaman 1
Muara dari penataan tatalaksana (business process) adalah pembuatan atau perbaikan Standar Operasional Prosedur (SOP), termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan. Dalam suatu manajemen pemerintahan, Prosedur Operasional Standar
(SOP) mutlak diperlukan oleh setiap pegawai
agar mereka dapat menjalankan tugasnya secara terarah dan jelas. Hal tersebut searah dengan pencapaian tujuan organisasi Kementerian koperasi usaha kecil dan menengah, sebagaimana telah dijabarkan dalam Visi dan Misi Organisasi Komisi Pemilihan Umum. Secara sederhana SOP dapat diartikan sebagai penetapan secara tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang akan mengganggu kinerja. Dengan ketiga instrumen tersebut di atas, Komisi
Pemilihan
Umum
dapat
mengkoordinasikan
perencanaan
dan
penyusunan kebijakan, serta mensinkronkan pelaksanaan kebijakan di bidang pelayanan. SOP merupakan mekanisme penggerak organisasi maupun lembaga agar dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien. Dalam organisasi pemerintah, SOP diperlukan untuk meningkatkan pelayanan kepada stakeholder maupun kepada masyarakat secara umum. Pelayanan publik yang optimal dipercaya dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah. Kondisi ini pada akhirnya akan memotivasi partisipasi sukarela masyarakat pada program pemerintah. Konsep standar operasional prosedur merupakan istilah organisasi dan manajemen
yang
merujuk
pada
sistem
pengawasan
manajemen
(management control system).1 Dalam pengertian ini maka SOPs diartikan sebagai peraturan dan regulasi yang merupakan kebijakan untuk menjamin kebenaran (validitas) perilaku anggota organisasi secara terus menerus. Dalam penjelasan lebih lanjut Daft (1992:301) menyatakan bahwa SOPs merupakan bagian dari 4 (empat) subsistem pengawasan manajemen dan fokus 1 “Management Control Systems Used as Part of Beureaucratic Control: Budget (Financial, resource expenditures, monthly); Statistical reports ( Nonfinacial outputs, weekly or monthly, often computer based); Performance appraisal (Evaluation of department managers based on department goals and performace, annually), and; Standard operating procedures (Rules and regulations, policies that prescribe correct behavior, continuous)” dalam Richard L. Daft, 1992. Organization and Design, Singapore: Info Access Distribution PTE Ltd
Halaman 2
dari pengawasan (Four Management Control Subsystems and Focus of Control)2 yang diilustrasikan sebagai berikut:
External Environment
Corporate Action and Goal
Organization Budget
Performance Appraisal
Resource Input
SOPs
Transformation Process
Statistical Report
Department Output
Gambar 1 Four Management Control Subsystems and Focus of Control
Dalam penjelasannya Daft (1992:301) menyatakan: “The performance appraisal system and policies and procedures are directed at the production process. Performance appraisals evaluated and correct employee work activities. Standard operating procedures (SOPs) give explicit guidelines about appropriate activities. Managers also use direct supervision
in
conjunction with performance appraisal and procedures to keep departmental work activities within desired limits.” Berdasarkan konsep ini maka SOPs memberikan secara eksplisit pedoman mengenai aktivitas yang diperlukan meskipun pengawasan secara langsung dari supervisi yang menghubungkan penilaian
kinerja dengan prosedur
yang menjamin
aktivitas
pekerjaan
(bagian) yang sangat terbatas. Selanjutnya menurut Jones (2001:49) dalam bukunya Organizational Theory3
dinyatakan
bahwa
istilah
SOPs
muncul
dalam
pembahasan
mengenai Balancing Standardization and Mutual Adjustmen, yaitu: “Written rules and standard operating procedures (SOPs) and unwritten values and norms help to control behavior in organization. The specify how an employee is to perform
Daft, Richard L. and Norman B. Macintosh. 1984.“The Nature and Used of Format Control Systems for Management Control and Strategy Implementation, “Journal of Management 10. Pp.43-66) 2
3 Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory. Text and Cases. Third Edition. New Jerse,. America: Prentice Hall International, Inc.
Halaman 3
his or her organization role, and they set forth the tasks and responsibilities associated with that role”. Berdasarkan pendapat ini maka SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan keorganisasiannya
secara
terus
menerus
peran
dalam pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab organisasi. Sedangkan menurut pengertian umum, SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghindari miskomunikasi,4 konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi. Hal ini dapat dimungkinkan karena
SOP
merupakan
petunjuk
tertulis
yang menggambarkan
dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan. Tidak hanya itu, SOP juga berisi mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan administratif,
kebijakan
organisatoris
dan
persyaratan
perencanaan strategis bagi
pegawai/pekerja. Atau dengan suatu istilah dengan adanya SOP maka semua orang membaca irama musik yang sama. Dalam
praktek
pelaksanaan
pekerjaan
sehari-hari
pada
suatu
organisasi pada umumnya dikenal dua istilah terkait dengan prosedur pelaksanaan pekerjaan, yaitu: SOP (SOPs)—standar operating prosedurs dan SOG (SOGs)—standard operating guidelines. Persamaannya SOP dan SOG adalah
sama-sama
perbedaannya
menetapkan
adalah
SOP
hasil akhir
secara
relatif
pekerjaan/tugas. Sedangkan tidak
langsung menyatakan
tingkatan tugas yang tidak fleksibel (inflexible) atau dengan kata lain dapat disamaartikan dengan instruksi (perintah). SOP mengharuskan pelaksana tugas melaksanakan tugas secara ketat (disiplin) per masing-masing tahapan pelaksanaan tugas. SOP diterapkan pada urusan yang bersifat tidak darurat dan dapat diprediksi. Sedangkan SOG secara tidak langsung menyatakan adanya kebebasan
(discretion)
dalam
pelaksanaan tugas
yang
berarti
bahwa
pelaksana tugas diberi kebebasan untuk menentukan cara pelaksanaan tugasnya dan yang terpenting adalah pencapaian hasil seperti yang telah targetkan. SOG diterapkan pada urusan yang bersifat darurat dan sulit
4 It (SOPs) minimizes opportunities for miscommunication and can address safety concerns (United States Environmental Protection Agency, 2007:2)
Halaman 4
diprediksi. Secara singkat perbedaan SOP dan SOG seperti terlihat pada table berikut ini. Tabel I Perbedaan SOP dan SOG
SOP(s)
SOG(s)
Standard Operating Procedures
Standard Operating Guidelines
Relatif secara tidak langsung menyatakan
tingkatan
tugas
tidak langsung
menyatakan adanya kebebasan
tidak fleksibel (inflexible);
(discretion)
Berarti instruksi
pelaksanaan tugas;
yang ketat
dari
(perintah) proses
sampai hasilnya;
Secara
Diterapkan
pada
dalam
Berarti instruksi yang tidak ketat di dalam proses atau cara pelaksanaan tugas;
urusan
yang tidak bersifat darurat dan dapat diprediksi
Diterapkan pada urusan yang bersifat darurat dan tidak dapat diprediksi
Sumber: FEMA (1999)
Selanjutnya terkait dengan pelaksanaan administrasi perkantoran, SOP
memiliki
karakter
yang
dapat
mendukung
peningkatan
kinerja
administrasi perkantoran,5 antara lain: Pertama, SOP dapat diartikan sebagai "suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". Hal ini mengandung maksud bahwa dengan adanya SOP maka segala tingkah-laku petugas/pekerja yang melakukan tindakan
terkait dengan administrasi perkantoran memiliki langkah-langkah
yang sama dengan demikian maka setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan menghasilkan output sementara maupun output akhir yang sama meskipun terdapat perbedaan pelaksana dengan pelanggan/konsumen yang berbeda pula; Kedua, SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan
5 SOP bermanfaat untuk memberikan kontribusi pada perbaikan manajemen instansi pemerintah/organisasi yang akhirnya akan berdampak pada peningkatan kualitas pelayanan publik (Lembaga Administrasi Negara, 2005:5)
Halaman 5
administrasi perkantoran mereka. Dengan demikian maka dengan adanya SOP setiap pekerja/petugas dilengkapi dengan petunjuk yang berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan (petunjuk kerja) yang memberikan control terhadap proses dan hasil pekerjaan; Ketiga, Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara departemen beroperasi (bekerja). Hal ini berarti bahwa dengan mengetahui ataupun menelaah keseluruhan SOP yang ada di dalam suatu organisasi secara umum atau keseluruhan SOP administrasi perkantoran suatu organisasi maka akan dapat tergambarkan mekanisme kerja dan halhal yang dilakukan oleh suatu organisasi atau tergambarkan proses administrasi perkantoran pada suatu organisasi; Keempat, SOP tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan (procedural guidance). Berdasarkan karakteristik ini maka SOP tidak begitu rumit dan kompleks karena SOP hanya menggambarkan tahapan
pelaksanaan
tahapan-
pekerjaan bukan cara melakukan pekerjaan yang
berimplikasi pada tingkat kerumitan dan kompleksitas pengetahuan dan persyaratan yang diperlukan. Meskipun demikian SOP mempersyaratkan setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan/tugas yang dilakukan harus didukung dengan peraturan organisasi yang berlaku. Hal ini dimaksudkan bahwa SOP tidak hanya merupakan
perintah
untuk
melakukan
suatu
pekerjaan
(administrasi
perkantoran) dengan hasil tertentu tetapi juga menjadi pelindung bagi pekerja/petugas dari tuntutan hukum apabila terjadi suatu permasalahan terhadap proses maupun hasil pekerjaan (administrasi perkantoran) mereka. Terkait dengan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi dalam administrasi perkantoran maka SOP memiliki arti penting sebagai berikut: Pertama, pengembangan misi organisasi secara umum dan misi administrasi perkantoran secara khusus. Hal ini berarti dengan adanya SOP maka pengembangan misi organisasi ataupun misi administrasi perkantoran menjadi lebih mudah karena dengan adanya SOP maka akan tergambarkan kaitan aktivitas satu dengan aktivitas yang lain sehingga pengembanan aktivitas yang satu akan berimplikasi pada pengembangan aktivitas yang kesemuanya tersiratkan dalam SOP yang telah ada maupun SOP yang potensial harus ada; Halaman 6
Kedua, pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi perkantoran. SOP berisi aktivitas, aktor, kelengkapan, waktu, output, dasar hukum, persyaratan pelaksana, perlengkapan, pencatatan dan peringatan serta keterkaitan dengan pekerjaan lain dari suatu pekerjaan administrasi perkantoran. Hal ini berarti bahwa dengan adanya SOP maka peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi kantor teridentifikasi dengan jelas sehingga apabila terjadi penyimpangan dan kesalahan dapat terdeteksi dengan baik atau dengan kata lain bahwa peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi perkantoran menjadi semakin mantap; Ketiga, Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran. Dalam dokumen SOP tergambar secara eksplisit dan jelas peralatan yang diperlukan dan tahapan-tahapan pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran dengan demikian maka penyiapan dan pengaturan peralatan dapat dilakukan secara lebih dini dan memungkinkan untuk melakukan pengecekan sebelum peralatan tersebut dipergunakan. Disamping itu juga dapat dilakukan pengaturan terhadap teknik pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan sekuennya (urut-urutannya) dari sejak mulai sampai dengan akhir kegiatan administrasi perkantoran; Keempat, Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait dengan urusan administrasi perkantoran. Di dalam dokumen SOP terdapat informasi mengenai keterkaitan antara aktivitas yang di-SOP-kan dengan aktivitas lainnya yang terkait. Disamping itu di dalam dokumen SOP juga tergambar hubungan antara satu aktor pelaksana dengan satu aktor pelaksana lainnya dan antara satu dokumen sebagai output kegiatan dan sekaligus juga menjadi input bagi kegiatan lainnya. Dengan demikian maka dengan adanya dokumen SOP maka dapat diketahui alur kegiatan, hubungan antar aktor dan keterkaitan dokumen yang memudahkan dalam koordinasi dan sistem pelaporan yang pada akhirnya memantapkan koordinasi dan system pelaporan kegiatan administrasi perkantoran. SOP sebagai sebuah dokumen mengenai prosedur pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran memberikan manfaat antara lain:
Halaman 7
Pertama, SOP menyediakan metode terbaik bagian/unit pelaksana administrasi
perkantoran dalam mengoperasionalisasikan
(melaksanakan)
dokumen organisasi dengan peraturan, rencana, kebijakan, strategi operasional, kerjasama, dsb; Kedua, SOP mempercepat dokumentasi konsep-konsep penting, teknik, dan persyaratan ke dalam format yang dapat segera digunakan oleh pegawai/pekerja di bagian/unit administrasi perkantoran dalam pekerjaan seharihari mereka; Ketiga,
SOP
membantu
untuk
menyatukan
operasi
bagian/unit
adminisrasi perkantoran dengan pekerjaan para manajer dan perencana dengan aktivitas pekerja lainnya. Keuntungan Penerapan SOP dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran bagi pekerja/petugas, antara lain: Pertama, SOP dapat menjelaskan kinerja yang diharapkan oleh pimpinan organisasi
pada
umumnya
dan
pimpinan
bagian
administrasi
perkantoranpadakhususnya. SOP menggambarkan danmendokumentasikan kinerja pekerja dalam melaksanakan tugasnya sehingga kinerja pegawai dapat dimonitor
oleh
Pimpinannya.
Dengan
demikian
maka
pimpinan
dapat
memberikan reward dan punishment yang sesuai kepada pegawai untuk selalu mempertahankan kinerjanya berdasarkan hasil implementasi SOP-nya; Kedua, SOP menyediakan standardisasi aktivitas yang ada di urusan administrasi perkantoran. Dokumen SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan koordinasi dan komunikasi dalam urusan administrasi perkantoran; Ketiga, Dokumen SOP menyediakan informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan dokumen pelatihan. Dokumen SOP dapat berisi kerangka kerja program pelatihan, briefing, dan latihan. Hal ini dapat dimungkinkan karena di dalam dokumen SOP terdapat informasi mengenai persyaratan yang diperlukan bagi pelaksana yang menjalankan SOP tersebut disamping juga berisi kelengkapan dan perlengkapan untuk menjalankan aktivitas tersebut. Apabila pelaksana yang diharapkan melaksanakan SOP secara benar dan baik maka yang bersangkutan harus memiliki kompetensi yang diperlukan tersebut. Apabila Halaman 8
terjadi kesenjangan antara kompetensi yang dipersyarakatkan dalam SOP dengan yang dimiliki oleh pelaksana SOP tersebut maka dapat diatasi dengan program-program pelatihan peningkatan kompetensi; Keempat, Dokumen SOP menyediakan sistem analisis dan umpan balik terhadap
pekerjaan
administrasi
perkantoran.
Proses
penelitian
dan
pengembangan SOP mencakup kesempatan para pimpinan administrasi perkantoran untuk membandingkan secara langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan berdasarkan peraturan yang ada. Untuk itu maka dengan adanya dokumen SOP yang berisi informasi mengenai kondisi, pelaksana dan proses pelaksanaan pekerjaan yang diharapkan dapat dijadikan sebagai dasar penilaian terhadap proses dan hasil kerja pelaksana urusan administrasi perkantoran yang dapat dijadikan sebagai umpan balik guna perbaikan kinerja organisasi pada umumnya dan kinerja pelaksana/pekerja pada khususnya; Kelima, SOP dapat dijadikan sebagai media komunikasi eksternal bagi bagian administrasi perkantoran. Keseluruhan dokumen SOP berisi mengenai cara suatu organisasi pada umumnya dan bagian administrasi perkantoran pada khususnya melaksanakan kegiatan yang terkait dengan tugas dan fungsinya. Dengan mengetahui SOP maka profil organisasi yang bersangkutan dapat diketahui oleh pihak eksternal (stakeholders organisasi). Apabila image (citra) terhadap keseluruhan SOP baik maka image (citra) organisasi (bagian administrasi
perkantoran) juga baik. Dengan demikian maka SOP dapat
menjelaskan filosofi dan rekomendasi praktis organisasi kepada pihak luar organisasi. Komisi Pemilihan Umum memandang bahwa SOP dapat memberikan kepastian hukum dan transparansi bagi stakeholder. Bagi internal organisasi, SOP memperjelas persyaratan dan target pekerjaan dalam format yang siap diaplikasikan pada pekerjaan, serta memberikan informasi dengan detail apa yang diharapkan oleh organisasi untuk dilakukan oleh pegawai dalam situasi yang dialami atau sedang dan akan dihadapi. Sementara, bagi pimpinan Komisi Pemilihan Umum SOP dapat menyediakan informasi bagi perumusan strategi, dan menyediakan informasi implementasi peraturan perundang-undangan. Sejalan
dengan
pengembangan
organisasi,
SOP
bermanfaat
sebagai Halaman 9
standardisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian serta meningkatkan akuntabilitas.
B. Maksud dan Tujuan Maksud dari Reviu dan Analisa Standard Operating Procedure ( SOP) dan lebih jauh lagi proses bisnis ( Business Process) adalah: 1. Melakukan pendataan kembali semua SOP yang telah disusun pada unit kerja 2. Melakukan reviu terhadap SOP yang telah di data dibandingkan dengan tugas fungsi yang merupakan hasil dari analisa jabatan yang juga telah dilaksanakan. 3. Melakukan analisa kesesuaian format SOP dengan Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang SOP Administrasi Pemerintahan. Hal ini akan memberikan suatu kepastian bagi para pengguna tatalaksana yang merupakan bagian dari proses analisis tatalaksana (business process) dan merupakan hal yang penting bagi Komisi Pemilihan Umum, terutama dalam melayani para pemangku kepentingan eksternal (publik/masyarakat dan Kementerian/Lembaga yang lain) pada saat SOP telah di sahkan. Tujuan yang hendak dicapai dalam reviu dan analisis SOP dalam rangka penataan tatalaksana adalah tersusun nya SOP yang sesuai dengan tugas dan fungsi serta sesuai tatacara penyusunan nya sesuai dengan Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang SOP Administrasi Pemerintahan.
C. Sasaran Sasaran yang akan dicapai adalah tersusunnya SOP sebagai bagian dari program reformasi birokrasi penataan tatalaksana (business process) unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum berdasarkan perumusan SOP yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas substantif dan lebih jauh lagi sebagai bahan masukan untuk penerapan e-government dalam rangka pelaksanaan urusan pemerintahan bidang pelayanan, serta penyediaan pelayanan publik agar lebih baik dan berorientasi pada pelayanan masyarakat. Halaman 10
D. Keluaran Keluaran yang dihasilkan dari kegiatan reviu dan analisa SOP sebagai bagian dari program reformasi birokrasi penataan tatalaksana (business process) adalah dokumen rekomendasi perbaikan terhadap SOP yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas substantif dan administratif pada unit kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. E. Manfaat Manfaat SOP yang telah dilakukan reviu dan analisis dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Komisi Pemilihan Umum meliputi antara lain: 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang dalam menyelesaikan tugas. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab individual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan. 4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 5. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan. 6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel. 7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana.
Halaman 11
9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan
tuntutan
hukum
karena
tuduhan
melakukan
penyimpangan. 11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi. F. Hubungan SOP dengan program Reformasi Birokrasi Tujuan reformasi birokrasi adalah "menciptakan birokrasi pemerintah yang professional dengan karakteristik adaptif, berintegritas, berkinerja tinggi, bersih dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme, mampu melayani publik, netral, sejahtera, berdedikasi, dan memegang teguh nilai-nilai dasar dan kode etik aparatur negara" (Peraturan Presiden No. 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025). Inti dari manajemen pemerintahan yang dicitacitakan oleh masyarakat Indonesia adalah birokrasi yang "bersih, kompeten, dan akuntabel". Untuk mewujudkan cita-cita tersebut sudah dikembangkan kerangka regulasi nasional yang dituangkan dalam 6 (enam) program Reformasi Birokrasi pada tingkatan makro; yaitu: 1. Penataan Organisasi; 2. Penataan Tatalaksana; 3. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur; 4. Penguatan Pengawasan; 5. Penguatan Akuntabilitas Kinerja; dan 6. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Keenam
program
Reformasi
Birokrasi
secara
makro
tersebut
memberikan landasan konseptual untuk mencapai area perubahan yang Halaman 12
pencapaiannya ditekankan pada pelaksanaan program Reformasi Birokrasi pada tingkat mikro oleh K/L dan Pemda. Dalam rangka itu dan mengacu pada Peraturan Presiden 81/2010 telah diterbitkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 20 tahun 2010 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi 2010 - 2014 yang memuat 9 program mikro Reformasi Birokrasi seperti diuraikan dibawah ini: 1. Manajemen Perubahan 2. Penataan Peraturan Perundang-undangan 3. Penataan dan penguatan organisasi 4. Penataan tatalaksana 5. Penataan sistem manajemen SDM Aparatur 6. Penguatan pengawasan 7. Penguatan akuntabilitas publik 8. Peningkatan kualitas pelayanan publik 9. Monitoring dan evaluasi Untuk memperkuat kerangka regulasi Reformasi Birokrasi secara makro, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada tahun 2012 mencanangkan 9 (sembilan) program percepatan Reformasi Birokrasi, yaitu: 1. Penataan Struktur Birokrasi; 2. Penataan Jumlah, dan distribusi PNS; 3. Sistem Seleksi dan Promosi secara Terbuka; 4. Profesionalisasi PNS; 5. Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah (E-Government); 6. Penyederhanaan Perizinan Usaha; 7. Peningkatan transparansi dan akuntabilitas aparatur; Halaman 13
8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri; 9. Efisiensi Penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Kerja Pegawai Negeri Sipil Enam program makro, sembilan program mikro dan sembilan program percepatan reformasi birokrasi dilakukan dalam rangka pencapaian terhadap 8 delapan area perubahan sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Presiden No. 81 Tahun 2010. Delapan area perubahan reformasi birokrasi dimaksud mencakup: 1. Organisasi 2. Tatalaksana 3. Peraturan Perundang-undangan 4. SDM Aparatur 5. Pengawasan 6. Akuntabilitas publik 7. Pelayanan publik 8. Pola pikir (mindset) dan budaya kerja Aparatur Hasil akhir dari pelaksanaan program Reformasi Birokrasi pada tingkat mikro dan makro akan mewujudkan tercapainya 3 (tiga) sasaran utama reformasi yang dituangkan ke dalam 6 (enam) indicator keberhasilan Reformasi Birokrasi sesuai dengan Perpres No. 5 tahun 2010 tentang RPJMN 2010-2014 dan Perpres No.81/2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025: 1. terwujudnya pemerintahan yang bersih dan bebas korupsi, kolusi, dan nepotisme. Indikator untuk menilai kemajuan sasaran ini adalah Indeks Persepi Korupsi dan Opini BPK (WTP)
Halaman 14
2. meningkatnya kualitas pelayanan publik kepada masyarakat. Indikator kinerja utama adalah Indeks Kemudahan Berusaha dan Indeks Integritas Pelayanan Publik. 3. meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Indikator yang digunakan adalah indeks efektifitas pemerintahan dan instansi pemerintah yang akuntabel. Kegiatan penataan tata laksana yang merupakan salah satu dari enam program tingkatan makro dan sembilan program tingkatan mikro, memiliki muara sebagai berikut: 1. Pembuatan atau perbaikan Standar Operasional Prosedur (SOP), termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan; 2. Pemanfaatan e-government dalam setiap aktivitas unit kerja; 3. Perbaikan struktur organisasi; dan 4. Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan (job descriptions). 5. Standar Operasional Prosedur (SOP):
G. Standar Operasional Prosedur (SOP) Sebagai Pedoman P elaksanaan
Administrasi Perkantoran Dengan Peningkatan Pelayanan dan Kinerja Organisasi Kaitan
antara
standard
operating
procedures
sebagai
pedoman
pelaksanaan administrasi perkantoran dengan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi (pada instansi pemerintah) dapat diketahui dari kaitan antara isi Kebijakan SOP yang dalam hal ini adalah Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 Tentang
Pedoman
Penyusunan
Standar
Operasional
Prosedur
(SOP)
6
Administrasi Pemerintahan (yang merupakan kebijakan pemeritah yang secara ekplisit menyebutkan eksistensi SOP) dengan isi kebijakan peningkatan 6 Kebijakan ini dijadikan sebagai titik tolak analisis karena kebijakan inilah yang merupakan kebijakan satu-satunya yang secara eksplisit menyebutkan dan mewajibkan pemberlakuan SOP dalam instansi pemerintah (Kementrian/Lembaga/Pemerintah Daerah).
Halaman 15
pelayanan dan kinerja organisasi yang dalam hal ini adalah Permenpan Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi
7
(yang
merupakan kebijakan komprehensif mengenai peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pada instansi pemerintah). Adapun kaitan isi Kebijakan SOP dengan kebijakan peningkatan pelayanan dan kinerja adalah: Pertama, kaitan antara dasar ontologis (latar belakang keberadaan) Kebijakan SOP dengan Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah bahwa Kebijakan Reformasi Birokrasi dijadikan sebagai dasar ontologis bagi Kebijakan SOP. Hal ini jelas dinyatakan dalam konsideran Kebijakan SOP yaitu: bahwa dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi di seluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah maka dipandang perlu menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Sedangkan konsideran Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah bahwa dalam rangka mempercepat tercapainya tatakelola pemerintahan yang baik maka dipandang perlu melakukan reformasi birokrasi di seluruh Kementerian, Lembaga, dan Pemerintah Daerah; Kedua, kaitan antara tujuan dan sasaran Kebijakan SOP dengan Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah bahwa tujuan dan sasaran Kebijakan SOP menjadi prasyarat dan syarat dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi. Adapun secara lengkap tujuan Kebijakan SOP adalah: untuk memberikan pedoman bagi seluruh instansi pemerinta
dalam mengidentifikasi, merumuskan,
menyusun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi standard operating procedures (SOP) administrasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakannya. Sedangkan sasaran Kebijakan SOP adalah: 1) Setiap instansi pemerintah sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP-nya masing-masing; 2) Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan; 3) Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan, dan; 4) Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Di sisi lain tujuan dan sasaran Kebijakan
Kebijakan Reformasi Birokrasi ini dijadikan titik tolak analisis untuk peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi karena kebijakan ini yang merupakan kebijakan komprehensif satu-satu yang ada saat ini dan menyangkut ketiga aspek organisasi instansi pemerintah (aspek Pengembangan Sumber Daya Manusia, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia) yang memiliki road map yang jelas dan memiliki dimensi waktu jangka pendek (2014) dan dimensi jangka panjang (2025); 7
Halaman 16
Reformasi Birokrasi adalah membangun/membentuk profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki: 1) Integritas Tinggi, yaitu: perilaku aparatur negara yang dalam bekerja senantiasa menjaga sikap profesional dan menjunjung tinggi nilai-nilai moralitas (kejujuran, kesetiaan, komitmen) serta menjaga keutuhan pribadi; 2) Produktivitas Tinggi dan Bertanggungjawab, yaitu: hasil optimal yang dicapai oleh aparatur negara dari serangkaian program kegiatan yang inovatif, efektif dan efisien dalam mengelola sumber daya yang ada serta ditunjang oleh dedikasi dan etos kerja yang tinggi; dan 3) Kemampuan Memberikan Pelayanan yang Prima, yaitu: Kepuasan yang dirasakan oleh publik sebagai dampak dari hasil kerja birokrasi yang profesional, berdedikasi dan memiliki standar nilai moral yang tinggi dalam menjalankan tugasnya sebagai abdi negara dan abdi masyarakat, utamanya dalam memberikan pelayanan prima kepada publik dengan sepenuh hati dan rasa tanggungjawab. Sedangkan sasaran Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah mengubah pola pikir (mind set), budaya kerja (culture set) serta sistem manajemen pemerintahan; Ketiga, kaitan isi Kebijakan SOP dengan isi Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah bahwa isi Kebijakan SOP merupakan operasionalisasi Kebijakan Reformasi Birokrasi atau dengan kata lain isi Kebijakan SOP merupakan pendukung isi Kebijakan Reformasi Birokrasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Kebijakan Reformasi Birokrasi merupakan sumber dan muara dari Kebijakan SOP. Kedua kebijakan ini difasilitasi oleh sat tim yang sama yaitu: Tim Kerja Reformasi Birokrasi. Adapun isi Kebijakan SOP adalah: 1) Pedoman Penyusunan Standar Operasisonal (SOP) Administrasi Pemerintah digunakan sebagai acuan bagi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan di Lingkungan masing-masing; dan 2) Hal-hal yang belum jelas dalam Pedoman ini dapat dikonsultasikan lebih lanjut dengan Tim Kerja Reformasi Birokrasi. Sedangkan isi Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah:
Halaman 17
1) Pedoman Umum Reformasi Birokrasi, digunakan sebagai acuan bagi kementerian/lembaga/pemerintah
daerah
untuk
menyusun
dan
melaksanakan program reformasi birokrasi di lingkungan instansinya masing-masing; dan 2) Hal-hal yang belum jelas dalam Pedoman Umum ini dapat dikonsultasikan lebih lanjut dengan Tim Kerja Reformasi Birokrasi. Keempat, kaitan dokumen hasil Kebijakan SOP dengan dokumen hasil Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah bahwa dokumen hasil Kebijakan SOP merupakan salah satu syarat utama bagi pengajuan Reformasi Birokrasi yang merupakan ketentuan dari Kebijakan Reformasi Birokrasi. Adapun dokumen hasil Kebijakan SOP adalah dokumen yang berisi: 1) Halaman Judul, 2) Surat Keputusan Pimpinan K/L/Pemda, 2) Daftar Isi Dokumen Sop, 3) Penjelasan Singkat Penggunaan, 4) Dokumen (dasar) Standar Operasional Prosedur. Dokumen (dasar) SOP yang merupakan dokumen inti terdiri dari: a) Identitas SOP yang memuat data yang menjadi label identitas (Nama, Satuan Kerja/Unit
Kerja, Nomor Dokumen, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi,
Tanggal Efektif, Pengesahan oleh Pejabat yang berwenang) dan ketentuan pokok mengenai SOP (Dasar Hukum, Keterkaitan, Peringatan, Kualifikasi Personil, Peralatan dan Perlengkapan, Pendataan dan Pencatatan); dan b) Prosedur SOP, memuat flowcharts, mutu baku (kelengkapan, waktu, output) dan keterangan sebagai penjelasan singkat terhadap SOP. Sedangkan dokumen yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebanyak lebih kurang 23 dokumen yang salah satunya adalah Dokumen SOP.
H. Dasar Hukum 1. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi; Halaman 18
2. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2010 tentang Pembentukan Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional dan Tim Reformasi Birokrasi Nasional sebagaimana telah dirubah dengan Keputusan Presiden Nomor 23 Tahun 2010; 3. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-government; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 9 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi Kementerian/Lembaga. 7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 1 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
I. Metode Metodologi kegiatan reviu dan analisis SOP dalam rangka program reformasi birokrasi penataan tatalaksana (business process) mencakup dua aspek yaitu Asesmen/pengumpulan data dan analisis. Asesmen/ pengumpulan data adalah cara-cara pengambilan data atau informasi sedemikian rupa sehingga data atau informasi yang diperoleh valid dan merepresentasikan seluruh aspek cakupan kajian. Analisis dalam kajian tatalaksana lebih fokus pada pemahaman, pemetaan dan perbaikan seluruh tatalaksana yang ada dalam organisasi sehingga dapat disusun suatu rekomendasi yang aplikatif sekaligus efektif dalam penerapannya. Metode yang dipilih adalah metode yang memungkinkan hasil yang langsung dapat digunakan. Ada 3 Tahapan Asesmen SOP Unit Kerja di lingkungan Komisi Pemilihan Umum meliputi:
Halaman 19
a. Tahap penilaian identifikasi, berupa penilaian atas informasi output dari tugas dan fungsi, jumlah dan judul SOP dan pengisian formulir identifikasi; b. Tahap penilaian penyusunan, berupa penilaian atas informasi identitas SOP, uraian proses, flowchart, dan pengisian mutu baku; c. Tahap penilaian dokumentasi, berupa penilaian atas informasi bentuk dan layout, format dan isi,
perumusan penjelasan penggunaan, bentuk
pengesahan, dan pendokumentasian. Gambar 2 Langkah Assessment SOP Administrasi Pemerintah
Halaman 20
J. Model Prosedur Operasional Standar Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP yang direkomendasikan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi Nasional sesuai Pedoman dari Kementerian PAN dan RB adalah sebagai berikut: a.
Halaman Judul Halaman pertama adalah halaman judul (cover) informasi
mengenai:
Judul
SOP,
Instansi/Satuan
yang Kerja,
berisi Tahun
pembuatan dan Informasi lain yang diperlukan. Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP, halaman judul ini dapat disesuaikan dengan identitas instansi yang membuat. Gambar 3 Contoh Cover SOP
Logo/Lambang Kementerian/Lembaga/ Pemda.. DOKUMEN SOP ……………………………….
2013 Kementerian/Lembaga Jl. …………………… Telp. ………………… Jakarta
Judul Dokumen SOP
Tahun Pembuatan
Alamat Instansi
Halaman 21
b. Keputusan Pimpinan Karena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggungjawab tertentu), maka dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda tentang penetapan dokumen SOP ini.
c. Daftar isi dokumen SOP Bagian ketiga adalah daftar isi. Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu
mempercepat.
pencarian
informasi
dan
menulis
perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di-SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, maka kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).
d. Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi pedoman, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan mengenai cara membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi, ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.
e. Dokumen Standar Operasional Prosedur Bagian ini adalah bagian inti dari dokumen SOP. Untuk memudahkan implementasinya, sebaiknya
SOP dibagi
ke
dalam
klasifikasi tertentu, sesuai dengan kebutuhan instansi. Halaman 22
Setiap dokumen SOP harus dilengkapi dengan beberapa hal sebagai berikut: Judul SOP, judul dari prosedur yang di-SOP-kan; Nomenklatur satuan kerja/unit kerja; Nomor SOP, nomor urutan dokumen SOP disesuaikan dengan tata naskah dinas yang berlaku; Tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat dan yang merupakan tanggal selesainya SOP dibuat; Tanggal revisi, tanggal dokumen SOP direvisi, untuk awal merupakan tanggal rencana direvisi, sedangkan berikutnya merupakan tanggal direvisinya SOP tersebut; Tanggal efektif, tanggal efektif rnulai diberlakukan berdasarkan peraturan; Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten adalah bentuk legalisasi dari pejabat yang berwenang sesuai tingkatan organisasi; Dasar
hukum,
peraturan
perundang-undangan
yang
mendasari
prosedur yang di-SOP-kan; Keterkaitan,
memberikan
penjelasan
keterkaitan
prosedur
yang
distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan yang merupakan bagian dari prosedur yang di-SOP-kan; Peringatan,
memberikan
penjelasan
mengenai
kemungkinan-
kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yang ditimbulkan; Kualifikasi Personel, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi bersama dari pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan tersebut; Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan prosedur yang di-SOP-kan; Uraian SOP, dijelaskan langkah-tangkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan Halaman 23
mutu
baku
tertentu,
seperti:
waktu
yang
diperlukan
untuk
menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan output-nya, Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benarbenar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan; Pencatatan, memuat buku kontrol atau buku kendali berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Contoh: Buku Kas untuk pengelolaan keuangan, Buku Ekspedisi untuk pengiriman surat, Buku Log untuk pencatatan pekerjaan pegawai.
Halaman 24
BAB III KONDISI SAAT INI
A. Standar Operasional Prosedur (SOP) di Biro Hukum KPU Sebagai organisasi yang mempunyai tugas menyelenggarakan Pemilihan Umum sesuai dengan Undang – Undang Nomor 15 Tahun 2011 KPU diarahkan untuk menghasilkan proses bisnis yang akuntabel dan transparan, dan mempunyai kinerja yang cepat dan ringkas. Untuk itu, Komisi Pemilihan Umum berupaya menyusun Standar Operasional Prosedur yang rinci dan dapat menggambarkan setiap jenis keluaran pekerjaan secara komprehensif; Menyusun Standar Operasional Prosedur ( SOP) yang efektif pada dasarnya menunjukan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan serta pengambilan keputusan dan memperbaruinya sesuai dengan tuntutan perubahan yang dialami. SOP adalah salah satu modal paling penting bagi organisasi untuk mengendalikan seluruh keputusan dan kegiatan yang dilakukannya dalam koridor yang sistematis dan efektif. Semakin besar organisasi, semakin besar pula tuntutan untuk mempunyai perangkat kontrol yang memadai. Aspek operasi harus sama baik dengan aspek administrasi. Sisi pendapatan harus juga sama baiknya dengan pengendalian biaya. Semua itu hanya bisa terwujud apabila organisasi memiliki panduan yang jelas tentang pengambilan keputusan dan kegiatannya. Berikut adalah ringkasan Tugas dan Fungsi serta SOP eksisting pada Biro Hukum KPU.
B. Jumlah SOP di Lingkungan Biro Hukum Setelah melalui berbagai proses pengumpulan data, berikut adalah hasil identifikasi SOP di Biro Hukum. Tabel 2 Hasil Identifikasi SOP Biro Hukum No
Jenis dokumentasi
Jumlah
1
Hardcopy
15
2
Softcopy
2 Halaman 25
C. Identifikasi SOP a. Bagian Perundang-Undangan 1) Sub Bagian Kajian Naskah Pengaturan Pemilu
Tabel 3 Identifikasi SOP di Sub Bagian Kajian Naskah Pengaturan Pemilu
No. 1.
2.
3.
4.
5. 6. 7. 8. 9.
Tugas dan Fungsi menurut Anjab Menyusun rancangan kegiatan Subbagian Kajian Data Naskah Peraturan Perundang-undangan Pemilu Mengumpulkan bahan-bahan kajian pengaturan Pemilu Anggota DPR, DPD dan DPRD, Presiden/Wakil Presiden, Kepala Daerah, Serta pengisian keanggotaan DPRD yang dibentuk setelah Pemilu Anggota DPRD, DPD, dan DPRD Mengolah data kajian peraturan Pemilu Anggota DPR, DPD dan DPRD, Presiden/Wakil Presiden, Kepala Daerah, Serta pengisian keanggotaan DPRD yang dibentuk setelah Pemilu Anggota DPRD, DPD, dan DPRD Menyusun laporan hasil kajian peraturan Pemilu Anggota DPR, DPD dan DPRD, Presiden/Wakil Presiden, Kepala Daerah, Serta pengisian keanggotaan DPRD yang dibentuk setelah Pemilu Anggota DPRD, DPD, dan DPRD Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf perbulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai pertriwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-undangan
SOP Eksisting
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
SOP Proses Kajian Permasalah an Pemilu
X
X
X X X X X
Halaman 26
2) Sub Bagian Penyusunan Peraturan Dan Keputusan Komisi Pemilihan Umum
Tabel 4 Identifikasi SOP di Sub Bagian Kajian Naskah Pengaturan Pemilu
No.
Tugas dan Fungsi
1.
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU Mengumpulkan bahan-bahan untuk penyusunan peraturan dan keputusan KPU
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
SOP Eksisting
Mengumpulkan bahan-bahan untuk pengkajian peraturan dan keputusan KPU Mengupulkan bahan-bahan untk evaluasi pertaraturan dan keputusan KPU Mengolah data untuk penyusunan dan peraturan KPU Mengolah data untuk pengkajian peraturan dan keputusan KPU Mengolah data untuk evaluasi peraturan dan keputusan KPU Menyusun draft peraturan dan keputusan SOP Penyusunan KPU rancangan draf peraturan dan keputusan Komisi Pemilihan Umum Menyusun laporan pengkajian peraturan dan keputusan KPU Menyusun laporan evaluasi peraturan dan keputusan KPU Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi perbulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf perbulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundangundangan
Ketersediaan SOP Ada Tidak X X X X X X X X
X X X X X X X
Halaman 27
3) Sub Bagian Penyuluhan Peraturan Perundang-Undangan
Tabel 5 Identifikasi SOP di Sub Bagian Penyuluhan Peraturan Perundang-Undangan
No. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. 8. 9. 10. 11.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Penyuluhan Peraturan Perundang-undangan Mengumpulkan bahan-bahan untuk kegiatan penyuluhan peraturan perundang-undangan Mengolah bahan-bahan yang sudah di kumpulkan menjadi informasi yang akan digunakan dalam kegiatan penyuluhan Menyusun jadwal kegiatan SOP Proses Pelaksanaan penyuluhan peraturan Perundang- Penyuluhan Peraturan Komisi undangan Pemilihan Umum tentang Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD, Presiden/ Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Melakukan evaluasi kegiatan penyuluhan peraturan perundangundangan Menyusun laporan hasil kegiatan penyuluhan peraturan Perundangundangan Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per bulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan pertriwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Kepala Bagian Perundang-undangan
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X
X
X
X
X X X X X
Halaman 28
b. Bagian Advokasi & Penyelesaian Sengketa Hukum 1) Sub Bagian Advokasi Hukum
Tabel 6 Identifikasi SOP di Sub Bagian Advokasi Hukum
No. 1. 2.
3.
4.
5.
6. 7. 8. 9. 10.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
Penyusunan rencana kegiatan Subbagian Advokasi Hukum Mengumpulkan bahan untuk Advokasi dan konsultasi hukum Penyelenggaraan Pemilu Mengolah bahan-bahan yang sudah SOP Proses Pelaksanaan dikumpulkan untuk advokasi dan Advokasi atau Pendampingan konsultasi hukum penyelenggaraan dan Konsultasi Hukum Pemilu Melaksanakan evaluasi kegiatan advokasi dan konsultasi hukum Penyelenggaraan Pemilu Menyusun laporan hasil kegiatan advokasi dan konsultasi hukun penyelenggaraan pemilu Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi perbulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf perbulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan pertriwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Advoaksi dan penyelesaian Sengketa Hukum
Ketersediaan SOP Ada Tidak X X
X
X
X
X X X X X
Halaman 29
2) Sub Bagian Penyelesaian Sengketa Hukum
Tabel 7 Identifikasi SOP di Sub Bagian Penyelesaian Sengketa Hukum
No. 1. 2.
3.
4.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
Menyusun rencana kegiatan Subbagaian Penyelesaian Sengketa Hukum Mengumpulkan bahan-bahan untuk pembelaan dalam sengketa hukum ppenyelenggaraan pemilu Mengolah bahan-bahan yang sudah dikumpulkan untuk pembelaan dalam sengketa hukum penyelenggaraan pemilu Melaksanakan penyelesaian sengketa SOP Penyelesaian hukum penyelenggaraan pemilu sengketa hukum di PN, PTUN, MA, dan MK RI SOP Penyelesaian sengketa/ gugatan/ perkara di PN/ PTUN/ MA/ MK SOP Proses pelaksanaan penyelesaian/ permasalahan hukum
5.
6. 7. 8. 9. 10. 11.
Melaksanakan evaluasi terhadap kegiatan penyelesaian sengketa hukum penyelenggara pemilu Menyusun laporan penyelesaian sengketa hukum penyelenggara pemilu Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per-bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per-bulan Melakukan identifikasi permasalahan kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Advokasi dan Penyelesaian Sengketa Hukum
Ketersediaan SOP Ada Tidak X X
X
X
X
X X
X X X X X X
Halaman 30
3) Sub Bagian Legalisasi Produk Hukum
Tabel 8 Identifikasi SOP di Sub Bagian Legalisasi Produk Hukum
No.
Tugas dan Fungsi
1.
Menyusun rencana kegiatan Subbbagian Legalisasi Produk Hukum Mengiventarisasi produk-produk hukum penyelenggaraan Pemilu yang akan dilegalisasi Melaksanakan evaluasi terhadap produkproduk hukum penyelenggara pemilu yang sudah dilegalisasi Menyusun laporan kegiatan legalisasi produk hukum penyelenggara pemilu Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per-bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per-bulam Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Advokasi dan Penyelesaian Sengketa Hukum
2.
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
SOP Eksisting
Ketersediaan SOP Ada Tidak X X
X
X X X X X X
Halaman 31
c. Bagian Administrasi Hukum 1) Sub Bagian Verifikasi Partai Politik Peserta Pemilu
Tabel 9 Identifikasi SOP di Sub Bagian Verifikasi Partai Politik Peserta Pemilu
No.
Tugas dan Fungsi
1.
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Verifikasi Partai Politik Peserta Pemilu
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
SOP Eksisting
Mengumpulkan bahan-bahan untuk verifikasi administrasi dan faktual Partai Politik Peserta Pemilu Mengolah bahan-bahan yang sudah dikumpulkan untuk verifikasi administrasi dan faktual partai politik Peserta Pemilu Melaksanakan verifikasi administrasi dan SOP Verifikasi Partai faktualPartai Politik Peserta Pemilu Politik Peserta Pemilu Melaksanakn evaluasi terhadap kegiatan verifikasi Partai Politik Peserta Pemilu dan pelaporan kegiatan Menyusun laporan kegiatan verifikasi partai politik peserta pemilu Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per-bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per-bulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Hukum
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X
X X
X X X X X X
Halaman 32
2) Sub Bagian Verifikasi Perseorangan Peserta Pemilu
Tabel 10 Identifikasi SOP di Sub Bagian Verifikasi Perseorangan Peserta Pemilu
No.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
1.
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Verifikasi Perseorangan Peserta Pemilu
2.
Mengumpulkan bahan-bahan untuk verifikasi administrasi dan faktual Perseorangan Peserta Pemilu Mengolah bahan-bahan yang sudah dikumpulkan untuk verifikasi administrasi dan faktual Perseorangan Peserta Pemilu Melaksanakan verifikasi administrasi dan SOP Verifikasi faktual Perseorangan Peserta Pemilu Perseorangan Peserta dalam kelompok kegiatan Pemilu Melaksanakn evaluasi terhadap kegiatan verifikasi Perseorangan Peserta Pemilu Menyusun laporan kegiatan verifikasi Perseorangan peserta pemilu Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per-bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per-bulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Hukum
3.
4.
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X
X
X X X X X X X
Halaman 33
3) Sub Bagian Administrasi Keuangan dan Dana Kampanye Peserta Pemilu
Tabel 11 Identifikasi SOP di Sub Bagian Administrasi Keuangan dan Dana Kampanye Peserta Pemilu
No. 1.
2.
3.
4.
5.
6. 7. 8. 9. 10.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Administrasi Pelaporan Dana kampanye Peserta Pemilu Mengumpulkan bahan-bahan informasi administrasi pelaporan dana kampanye peserta Pemilu Mengolah bahan-bahan yang sudah dikumpulkan tentang informasi administrasi pelaporan dana kampanye peserta Pemilu Menyusun laporan tentang informasi SOP Administrasi administrasi pelaporan dana kampanye Keuangan dan peserata Pemilu Dana Kampanye Peserta Pemilu Melaksanakan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas Subbagian Administrasi Pelaporan Dana Kampanye Perserta Pemilu Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi perbulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf perbulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Administrasi Hukum
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X
X
X
X X X X X
Halaman 34
d. Bagian Dokumentasi Peraturan Perundang-Undangan 1) Sub Bagian Dokumentasi Peraturan Perundang-Undangan
Tabel 12 Identifikasi SOP di Sub Bagian Dokumentasi Peraturan Perundang-Undangan
No. 1.
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Dokumentasi Peraturan Perundangundangan Mengumpulkan bahan dokumentasi SOP Proses peraturan perundang-undangan Pelaksanaan Dokumentasi Peraturan PerundangUndangan Mengolah bahan yang sudah dikumpulkan untuk dokumentasi peraturan perundangundangan Membuat laporan kegiatan dokumentasi peraturanperundang-undangan Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per-bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per-bulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X
X X X X X X
Halaman 35
2) Sub Bagian Informasi Peraturan Perundang-Undangan
Tabel 13 Identifikasi SOP di Sub Bagian Informasi Peraturan Perundang-Undangan
No.
Tugas dan Fungsi
1.
Menyusun rencana kegiatan Subbagian Informasi Peraturan Perundang-undangan
2.
Mengumpulkan Informasi perundang-undangan
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
SOP Eksisting
peraturan SOP Pelaksanaan Informasi Peraturan PerundangUndangan Mengolah bahan yang sudah dikumpulkan untuk Informasi peraturan perundangundangan Membuat laporan kegiatan Informasi peraturanperundang-undangan Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi per-bulan Melakukan pertemuan berkala dengan para staf per-bulan Melakukan identifikasi kinerja pegawai per-triwulan Melakukan evaluasi kegiatan per-triwulan Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X
X X X X X X
Halaman 36
3) Sub Bagian Tata Usaha Biro
Tabel 14 Identifikasi SOP di Sub Bagian Tata Usaha Biro
No. 1.
2. 3.
4.
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
12.
Tugas dan Fungsi
SOP Eksisting
Menyusun rencana kegiatan Subbagian SOP Proses Tata usaha Biro Pelaksanaan Tata Usaha Biro Hukum Membagi tugas dan kegiatan para bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha Biro Hukum Memeriksa, mengecek, mengoreksi dan mengawasi hasil kerja para bawahan Mencari, mengumpilkan, menghimpun dan mengolah data yang berhubungan dengan bidang tugas Subbagian Tata usaha Biro Hukum Mengiventarisasi permasalahan yang terjadi di Subbagian Tata Usaha Biro Melaksanakan urusan surat menyurat di Lingkungan Biro Melakukan urusan kearsipan dan ekspedisidi lingkungan Biro Hukum Melaksanakan penomoran, pengetikan dan pengadaaan naskah dinas di lingkungan Biro Hukum Melakukan urusan perlengkapan di lingkungan Biro Hukum Melakukan urusan rumah tangga di lingkungan Biro Hukum Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Subbagian Tata Usaha Biro Hukum Melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Kepala Biro Hukum dan Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum baik secara tertulis ataupun secara lisan
Ketersediaan SOP Ada Tidak X
X
X X
X X X X
X X X X
Halaman 37
D. Analisis kesesuaian SOP dengan Peraturan Meteri PAN dan RB No. 35/2012 tentang SOP AP. Analisis kesesuaian SOP eksisting dengan Peraturan Menteri PAN dan RB ini adalah untuk melihat kesesuaian dalam hal berikut : Gambar 4 Lembar Identifikasi Kesesuaian SOP
Nama SOP : Biro : Bagian : Sub Bagian : Tugas Fungsi yang di SOP : kan Analisa kesesuaian dengan Peraturaan Menteri PAN RB No.35/2012 1 Logo, Instansi, Unit : Kerja 2 No SOP AP : 3 Tanggal Pembuatan : 4 Tanggal Revisi : 5 Tanggal Efektif : 6 Pengesahan : 7 Judul SOP : 8 Dasar Hukum : 9 Keterkaitan SOP Lain : 10 Peringatan : 11 Kualifikasi Pelaksana : 12 Peralatan dan : Perlengkapan 13 Pencatatan dan : Pendataan 14 Langkah/Kegiatan : 15 Pelaksana : 16 Diagram Alir : 17 Baku mutu : (Kelengkapan, waktu, Output) 18 Lainnya : 19 Rekomendasi :
Lebih detail mengenai analisis ini akan dapat dilihat pada lampiran. Hasil temuan dari analisis ini dapat dibagi menjadi tiga kategori SOP. 1. SOP eksisting yang dapat digunakan tanpa perbaikan dengan warna hijau Halaman 38
2. SOP eksisting yang dapat digunakan setelah dilakukan sedikit perbaikan ditandai dengan warna kuning 3. SOP eksisting yang harus dilakukan perbaikan fundamental ditandai dengan warna Merah. Pada biro Hukum, berikut adalah hasil analisis SOP berdasarkan tingkat perbaikan nya: Tabel 15 Hasil Analisis SOP Biro Hukum
No. 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13 14
Nama SOP Verifikasi Perseorangan Peserta Pemilu Verifikasi Partai Politik Peserta Pemilu Administrasi Keuangan dan Dana Kampanye Peserta Pemilu Proses Kajian Permasalahan Pemilu Penyusunan rancangan draf peraturan dan keputusan Komisi Pemilihan Umum Proses Pelaksanaan Penyuluhan Peraturan Komisi Pemilihan Umum tentang Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD, Presiden/ Wakil Presiden serta Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Penyelesaian Sengketa Hukum di PN, PTUN, MA, dan MK RI Penyelesaian Sengketa/ Gugatan/ Perkara di PN/ PTUN/ MA/ MK Proses Pelaksanaan Advokasi/ Pendampingan dan Konsultasi Hukum Proses Pelaksanaan Penyelesaian/ Permasalahan Hukum Proses Pelaksanaan Dokumentasi dan Informasi Hukum Proses Pelaksanaan Informasi Peraturan Perundang-Undangan Proses Pelaksanaan Dokumentasi Peraturan Perundang-Undangan Proses Pelaksanaan Tata Usaha Biro Hukum
Halaman 39
BAB IV KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT A. Kesimpulan Berdasarkan hasil temuan diatas, dapat disimpulkan bahwa pada Biro Hukum, masih terdapat banyak tugas dan fungsi yang belum memiliki SOP. Selain itu, terdapat pula tugas dan fungsi yang belum dapat diidentifikasi melalui kegiatan analisa jabatan. Ditemukan juga masih terdapat SOP yang tidak sesuai dengan Peraturan Menteri PAN dan RB No. 35/2012 tentang SOP AP. B. Rencana Tindak Lanjut. 1. Melakukan perbaikan terhadap SOP yang masih belum sesuai dengan standar penyusunan SOP; 2. Melakukan koordinasi secara berkala untuk penerapan program/kegiatan percepatanperbaikan SOP lintas Biro (SOP Makro); 3. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program/kegiatan percepatan Penyusunan tata laksana (Business Process) yang menghasilkan SOP; 4. Melakukan penyempurnaan Business Process untuk SOP. 5. Mentransfer SOPKomisi Pemilihan Umumke dalam bentuk elektronik dan memuatnya dalam website dan forum Reformasi Birokrasi Komisi Pemilihan Umum. 6. Mensosialisasikan SOP kepada internal dan eksternal Komisi Pemilihan Umum. 7. Melakukan monitoring dan evaluasi SOP Komisi Pemilihan Umum.
Halaman 40
Daftar Referensi
Daft, Richard L., 1992. Organization and Design, Singapore: Info Access Distribution PTE Ltd; Daft,
Richard L. and Norman B. Macintosh. 1984.The Nature and Used of Format Control Systems for Management Control and Strategy Implementation, Journal of Management 10. Pp.43-66);
FEMA, 1999, Developing Effective Standard Operating Procedures For Fire and EMS Departments FA-197/December 1999; Hodge, George,1993, Minding Everybody Business PerformanceManagement in Public Agencies, Ch 1-2. Jones, Gareth R. 2001. Organizational Theory. Text and Cases. Third Edition. New Jerse,. America: Prentice Hall International, Inc. Insani, Istyadi, 2009, Konsep SOP—Pengantar Memahami Standar Operasional Prosedur, hand-out, Bimbingan Teknis Penyusunan SOP, Lembaga Administrasi Negara; Lembaga Administrasi Negara, 2005, Penyusunan Standard Operating Procedures (Prosedur Tetap), Jakarta: LAN RI; Stup, Richard, 2001, Standard Operating Procedures: Writing Guide, Pennsylvania: PenState College of Agricultural Sciences Agricultural Research And Cooperative Extension; The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Liberty; United States Environmental Protection Agency, 2007, Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs)--EPA QA/G-6, Office of Environmental Information-- EPA/600/B-07/001, Washington, DC 20460 April 2007;
Halaman 41
LAMPIRAN 1. Grand Design Reformasi Birokrasi (Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010). 2. Road Map Reformasi
Birokrasi 2010-2014
(Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 20 Tahun 2010). 3. PedomanPenyusunanStandarOperasionalProsedur(SOP)Administrasi Pemerintahan. 4. Lembar Kerja Hasil review SOP Biro Hukum
Halaman 42
