Pendahuluan. Metode Pengerjaan. Hasil Analisis

Pendahuluan

Metode Pengerjaan

Hasil Analisis

Unit Otonom ABC merupakan unit otonom yang khusus mengelola gedung perkantoran dari perusahaan induk PT. Krakatau Steel

Dalam membantu kegiatan proses bisnisnya, Unit Otonom ABC menginginkan adanya dukungan IS/IT

Unit otonom ABC memerlukan adanya sebuah portofolio aplikasi yang mendeskripsikan dukungan IS/IT tersebut

Bagaimana menginisialisasi, menganalisis dan menginterpretasikan strategi bisnis, situasi bisnis dan SI/TI yang ada sekarang untuk perencanaan portofolio aplikasi mendatang di PT. XYZ Unit Otonom ABC?

Bagaimana potensi aplikasi mendatang serta pemetaan aplikasi berdasarkan strategi bisnis PT. XYZ Unit Otonom ABC?

Lingkungan eksternal dan kompetitor yang digunakan sebagai pembanding meliputi unit bisnis sejenis (building management).

Dalam Tugas Akhir ini, analisa keuangan tidak dilakukan

Arsitektur informasi serta sistem yang dirancang tidak mencakup desain arsitektur IT.

Struktur organisasi yang diteliti hanya sampai kepala seksi Asumsi periode ditetapkan dalam kurun waktu 5 tahun mendatang

Menjadi acuan bagi pihak manajemen atas dalam mengembangkan aplikasi IS/IT yang menunjang strategi bisnis secara terpadu.

Membantu pihak manajerial dalam menentukan prioritas pengembangan aplikasi.

Membantu pihak manajerial mengetahui gambaran portofolio aplikasi dalam kurun waktu 5 tahun kedepan

Timeline Tugas Akhir (Berdasarkan Bab)

Bab 1 Pendahuluan

Bab 2 Dasar Teori

Bab 3 Metode Pengerjaan

Bab 4

Analisis Kondisi Sekarang

Bab 5 Interpretasi Kebutuhan Mendatang

Bab 6 Portofolio Aplikasi

Bab 7 Simpulan dan Saran

Tahap 1 : Pendahuluan

Tahap 6 : Dokumentasi

Tahap 2 : Pengumpulan Data

Tahap 5 : Penentuan Portofolio Aplikasi

Tahap 3 : Pemahaman Situasi Sekarang

Tahap 4 : Menaksir Kebutuhan Mendatang

Analisis Kondisi Sekarang Analisis Lingkungan Bisnis

Analisis Lingkungan IS/IT Sekarang

Analisis Kekuatan Bersaing

Analisis SWOT

Analisis Lingkungan Bisnis

Analisis Internal Bisnis

Analisis Eksternal Bisnis

• Strategi Bisnis • Lingkungan Organisasional

• Analisis Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi • Analisis Tekanan Golongan

Analisis Lingkungan Bisnis (cont...) Struktur Organisasi

Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Internal Bisnis Workflow Application (WA)

Procurement Information System (PIS)

Website KSB

Marketing Information System (MIS)

Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module attendance and payroll

Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance

Knowledge Management System

Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module backup data

Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module human resource

Equipment Monitoring Information System (EMIS)

Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Office Automation System (OAS)

Customer-based Information System (C-BIS)

Website KSB

Marketing Information System (MIS)

Executive Information System (EIS)



Analisis Lingkungan IS/IT Saat Ini

Analisis Internal IS/IT • Pemakaian Sistem Informasi Saat Ini • Portofolio Aplikasi Saat Ini

Analisis Eksternal IS/IT

Analisis Lingkungan IS/IT (cont...) Pemakaian Sistem Informasi Saat ini

No 1.

2.

Nama Aplikasi Finance 2000 modul finance Finance 2000 modul payroll

Pengguna

Fungsi

Pengembang

• Seksi Akuntansi Mencatat keluar PT. KIT masuk kas dan • Seksi Perbendaharaan membuat General Ledger dan PT.KIT • Seksi SDM dan Membuat mencatat Umum penggajian • Seksi Perbendaharaan karyawan di unit otonom ABC

Client/ server Ya

Ya

Program Power Builder

Sistem Operasi Windows XP

Data base SQL

Power Builder

Windows XP

SQL

Analisis Lingkungan IS/IT (cont...) Portofolio Aplikasi Saat ini

Analisis Lingkungan IS/IT (cont...)

Analisis Eksternal IS/IT

Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Eksternal IS/IT

Workflow Application (WA)

Website KSB

Analisis Kekuatan Bersaing Kekuatan kunci yang mempengaruhi unit otonom ABC Ancaman pendatang baru

Pengganti persewaan perkantoran

Dampak bagi bisnis

Dampak potensial bagi IS/IT

Cara mengatasi

• Bertambahnya kompetitor • Semakin memperketat persaingan yang berimbas pada penurunan laba

IS/IT sebagai kunci layanan yang terintegrasi dalam peningkatan kinerja dan nilai tambah agar pendatang baru merasa harus punya standart IS/IT yang tinggi untuk bisa masuk ke pasar ini.

Memperbesar hambatan pendatang baru masuk dengan cara: • Diferensiasi layanan • Segmentasi pasar • Menurunkan harga sewa agar pendatang baru punya sedikit kesempatan untuk masuk ke pasar • Memperbaiki layanan untuk meningkatkan nilai usaha • Meningkatkan hubungan baik dengan para pelanggan serta pemasok • Memperbesar switching cost bagi pelanggan yang punya niat untuk pindah • Meningkatkan fasilitas serta layanan dengan harga yang kompetitif • Menawarkan pilihan kualitas layanan • Meningkatkan kualitas layanan • Memudahkan akses informasi

layanan • Sharing pelanggan gedung • Mengurangi target pasar • Berdampak pada harga sewa

Persaingan dalam usaha • Kompetisi pengadaan sejenis layanan terbaik bagi calon penyewa • Kompetisi harga sewa kantor Kekuatan tawar menawar • Menuntut peningkatan pembeli kualitas servis • Menuntut harga sewa yang murah Kekuatan tawar pemasok

Peningkatan kualitas pelayanan penyewaan kantor dengan implementasi IS/IT Memahami kemauan pelanggan dengan penerapan sistem informasi komplain

Memberikan kemudahan akses informasi oleh calon pelanggan dengan penerapan website yang berisi informasi fasilitas serta pelayanan di unit otonom ABC • Menaikkan harga barang Menerapkan sistem informasi • Mencari pemasok lain yang kompeten kebutuhan layanan persewaan pengadaan secara online untuk • Mengikat kontrak dengan pemasok menghindari ketergantungan kantor terhadap satu pihak pemasok • Mengurangi availabilitas dari kebutuhan layanan persewaan kantor jika terjadi persaingan yang ketat

Potensi Aplikasi Hasil Analisis Lingkungan Kekuatan Bersaing

Portal Aplikasi

Website KSB

Complaint Information System (CIS)



Analisis SWOT STRENGTH Struktur organisasi yang jelas Memiliki kewenangan dalam melakukan pengadaan barang/jasa tanpa terikat PT. XYZ dalam menentukan rekanan sehingga proses pengadaan berjalan lancar Kondisi perkantoran yang memadai untuk menunjang kinerja Mampu melakukan pengurusan karyawan sendiri, tidak tergantung pada PT. XYZ Memiliki pembagian tugas yang jelas dalam pelaksanaan kerja Memiliki software akuntansi yang terpisah antara modul keuangan dan modul penggajian

WEAKNESS Tidak memiliki strategi, visi, misi sendiri Alur penyampaian koordinasi tidak lancar Seksi keamanan tidak memiliki dukungan IS/IT dalam pelaksanaan pekerjaannya Proses pencairan dana yang memakan waktu lama Walaupun memiliki kewenangan dalam menentukan rekanan, tetapi dana yang digunakan untuk pengadaan tetap berasal dari PT. XYZ Birokrasi rumit Peralatan sipil dan kebersihan kurang lengkap Staf yang kurang mengerti komputer dan jaringan Kekurangan SDM dalam hal pemasaran dan pengadaan Tidak memiliki website Inputan daftar kehadiran yang menjadi dasar penggajian karyawan masih manual Sistem akuntansi belum terintegrasi dengan kebutuhan lainnya, seperti penggajian Sistem keuangan masih tergantung pada PT. XYZ Aplikasi dalam unit otonom ABC dalam portofolio McFarlan masih tergolong aplikasi key operational, sehingga kurang menunjang kegiatan strategik perusahaan

Analisis SWOT (cont...) OPPORTUNITY Perdagangan bebas membuka kesempatan yang lebih luas dalam bisnis penyewaan lahan perkantoran Pertumbuhan ekonomi yang semakin baik sehingga demand terhadap gedung perkantoran meningkat

Letak Krakatau Steel Bulding berada pada lokasi segitiga emas Jakarta Pemasaran menjadi lebih mudah karena mendompleng nama besar PT. Krakatau Steel Banyak tersedia program aplikasi pendukung perkantoran Banyaknya website yang menyediakan informasi penyedia layanan gedung perkantoran

STRENGTH-OPPORTUNITY Penyediaan layanan yang unggul dengan investasi IT Peningkatan pendapatan Penyediaan pelayanan yang sempurna dalam lingkungan kerja yang menarik dan aman WEAKNESS-THREAT Perolehan kepercayaan pelanggan Peningkatan hubungan baik dengan pemerintah dan masyarakat

STRENGTH-THREAT Peningkatan nilai bagi pelanggan

THREAT Banyak pendatang baru yang bermain dalam bisnis penyewaan lahan perkantoran Semakin banyak pesaing dalam bisnis penyewaan lahan perkantoran Banyak pesaing yang memiliki gedung perkantoran kelas 1 dari segi jumlah lantai Kekuatan pelanggan untuk mempengaruhi bisnis penyewaan perkantoran, seperti kekuatan untuk menekan harga, kekuatan untuk memilih lokasi, serta kekuatan untuk mendapatkan layanan dan fasilitas terbaik Tekanan dari pemerintah yang berhubungan dengan kesehatan, sosial, undang-undang, serta pelatihan terhadap gempa Tekanan dari karyawan yang berhubungan dengan kesehatan tempat kerja dan waktu kerja karyawan Tekanan dari PT. XYZ dalam meluruskan proses bisnis unit otonom ABC dengan visi misi PT. XYZ Adanya kebijakan pemerintah dalam menerapkan “green building” WEAKNESS-OPPORTUNITY Peningkatan produktivitas karyawan

Interpretasi Kebutuhan Mendatang Analisis Balanced Scorecard

Analisis CSFs

Analisis Value Chain

Indikator Inisiatif

Indikator Inisiatif

Inisiatif

Indikator

Objektif

Objektif

Objektif

Inisiatif

Indikator

Objektif

Analisis Balanced Scorecard

Analisis Balanced Scorecard Proses cascading

Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance


Executive Information System


Finance and Human Resource information System module attendance and payroll

Complaint Information System

Website KSB



Analisis Value Chain Pendataan Penyewa

Pelayanan dan Penyediaan Fasilitas

Mewujudkan Rasa Aman dan Nyaman

Keuangan

Pengadaan

Sumber Daya Manusia

Penyusunan Kebijakan

Promosi, Monitoring dan Evaluasi

Perawatan,Pe ndidikan dan Pelatihan

Potensi Aplikasi Hasil Analisis Value Chain Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance


Executive Information System


Complaint Information System

Website KSB


Pemetaan Aplikasi Ke dalam Portofolio McFarlan Strategic 1. Marketing System (MIS) 2. Executive System (EIS)

Information Information

High Potential 1. Website KSB 2. Customer-based Information System (CBIS)

Key Operational

Support

1. Workflow Application 2. Finance and Human Resource information System (FHRIS) module attendance and payroll 3. Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module finance 4. Equipment Monitoring Information System (EMIS) 5. Complaint Information System (CIS)

1. Procurement Information System (PIS) 2. Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module human resource 3. Finance and Human Resource Information System (FHRIS) module backup data 4. Knowledge Management System (KMS) 5. Office Automation System (OAS) 6. Portal Aplikasi

Aplikasi Strategis Marketing Information System (MIS)

Executive Information System (EIS)

Aplikasi Perencanaan dan Analisis Customer-based Information System (C-BIS)

Aplikasi Pengawasan dan kontrol Workflow Application



Aplikasi Transaksi Equipment Monitoring Information System (EMIS)

Office Automation System (OAS)

Complaint Information System (CIS)

PortalAplikasi

Aplikasi Pendukung Operasional Website KSB


FHRIS module finance

FHRIS module attendance and payroll

FHRIS module backup data

Matrix Pengguna dengan Aplikasi Seksi Teknik Mekanik dan Elektrik

Seksi Teknik Sipil dan Landscaping

Ahli Pertama Pemasaran dan Pengadaan

Kepala Unit Otonom

R

C C

R

R

C C

C C

C C C

C

C

C

C

C C C

C

C

C

C

R

R

R

R

R C R

C C R

U C R

C R R

C

C

C

C

C

C R C

C R C

C R C

C R C

C R C

C C C R

C C C R

C C C R

R C R R

R C R R

C

C

C

C C

R R R R R

Direktorat PT. XYZ

Dinas Operasi

R

Divisi Logistik PT. XYZ

Seksi SDM dan Umum

R

R

R

R

R

R

R

R U

R U

Dirut Keuangan KS

Seksi Perbendaharaan

C C

Penyewa

Seksi Akuntansi

Aplikasi Aplikasi Strategis 1. Marketing Information System (MIS) 2. Executive Information System (EIS) Aplikasi Perencanaan dan Analisis 3. Customer-based Information System (C-BIS) Aplikasi Pengawasan dan Kontrol 4. Workflow Application 5. FHRIS module human resource 6. Knowledge Management System Aplikasi Transaksi 7. Equipment Monitoring Information System 8. Office Automation System (OAS) 9. Complaint Information System 10. Portal Aplikasi Aplikasi Pendukung Operasional 11. Website KSB 12. Procurement Information System (PIS) 13. FHRIS module attendance and payroll 14. FHRIS module finance 15. FHRIS module backup data

Dinas Keuangan dan SDM

Pengguna

C

R

R

Simpulan Proses penentuan sasaran strategis unit otonom ABC dilakukan dengan bantuan analisis lingkungan bisnis dan IS/IT, dilanjutkan dengan analisis kekuatan bersaing, kemudian dirangkum dalam analisis SWOT organisasi Interpretasi kebutuhan mendatang dilakukan dengan menggunakan analisis balanced scorecard, analisis CSFs, dan analisis Value Chain Hasil dari analisis tersebut adalah 15 potensi aplikasi. Hasil dari pemetaan ke portofolio aplikasi McFarlan didapatkan bahwa 2 aplikasi masuk dalam kuadran strategic, 2 aplikasi masuk dalam kuadran high potential, 5 aplikasi masuk dalam kuadran key operational, dan 6 aplikasi masuk dalam kuadran support Peta sistem aplikasi yang disusun berdasarkan jenis dukungan terhadap proses bisnis, terbagi dalam aplikasi penunjang operasional, terdiri dari 5 aplikasi, aplikasi transaksi dengan 4 aplikasi, aplikasi pengawasan dan kontrol dengan 3 aplikasi, aplikasi perencanaan dan analisis dengan 1 aplikasi, dan aplikasi strategis dengan 2 aplikasi

Saran

Saat melakukan analisis terhadap aplikasi apa yang bisa dimunculkan, cari informasi sebanyak-banyaknya tentang jenis-jenis aplikasi serta kegunaannya. Hal itu dilakukan untuk menghindari hanya bertambahnya cost saja tanpa memunculkan benefit yang besar. Pengembangan aplikasi yang berkualitas tinggi dan responsif terhadap kebutuhan bisnis merupakan keharusan yang tidak bisa ditawar bila berkaitan dengan value

Terima Kasih

Pendahuluan. Metode Pengerjaan. Hasil Analisis

Recommend Documents