PEMODELAN SISTEM DINAMIS SENTRA INDUSTRI KARET DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PD. SUMBER HASIL ALAM Tommy Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini ada tiga. Pertama, identifikasi dan analisis hubungan dinamika variabel-variabel untuk pemodelan sistem dinamis. Kedua, analisis kondisi dan kebutuhan perusahaan dari aspek manajemen dan sistem informasi. Ketiga, analisis dan perancangan sistem untuk mendukung tiga kegiatan bisnis utama. Pencapaian tujuan akan dilakukan dengan menggunakan tiga metodologi. Pertama, metode pengumpulan data mencakup pengumpulan data primer dan sekunder. Kedua, metode analisis internal dinamika perusahaan menggunakan metode pemodelan sistem dinamis. Ketiga, metode analisis dan perancangan sistem menggunakan pendekatan OOAD dengan notasi UML. Hal yang ingin dihasilkan meliputi pemodelan sistem dinamis sentra industri Karet di kabupaten Pontianak, daftar kebutuhan perusahaan dan dari daftar kebutuhan dianalisis dan dirancang sebuah sistem yang mendukung tiga kegiatan bisnis utama yakni sebuah Sistem Informasi Manajemen. Dari tujuan, metodologi dan hasil yang diinginkan, dihasilkan beberapa hal, yakni: (1) pemodelan sistem dinamis yang memberikan gambaran yang holistic dan cybernetic, pemahaman yang mendalam mengenai proses bisnis internal perusahaan dan awareness terhadap perubahan dinamika hubungan variabel, (2) analisis kondisi dan kebutuhan menunjukkan sebelas point masalah yang menjadi hambatan bagi perusahaan dalam meningkatkan kinerja perusahaan beserta sebelas point solusi yang didasarkan pada sasaran yang ingin dicapai, (3) sebuah perancangan Sistem Informasi Manajemen pada PD. Sumber Hasil Alam.
Kata Kunci: model sistem dinamis, variabel, kebutuhan, OOAD, sistem informasi manajemen
1. Pendahuluan Provinsi Kalimantan Barat merupakan salah satu daerah penghasil Karet alam yang cukup besar di Indonesia. Provinsi Kalimantan Barat khususnya di kabupaten Pontianak memiliki 14 Kecamatan sebagai sentra industri penyebaran perkebunan Karet yakni: Terentang, Kubu, Teluk Pakedai, Sungai Kakap, Rasau Jaya, Sungai Raya, Sungai Ambawang, Siantan, Sungai Pinyuh, Mempawah, Hilir, Sungai Kunyit, Toho dan Kuala Mandor. Lokasi-lokasi yang tersebar ini, memunculkan banyak perusahaan dagang yang menggunakan komoditi Karet sebagai salah satu mata pencaharian.
PD. Sumber Hasil Alam adalah salah satu perusahaan pedagang BOKAR (Bahan Olahan Karet). PD. Sumber Hasil Alam merupakan komponen kecil dari bagian sentra industri Karet di kabupaten Pontianak. Secara singkat, proses bisnis perusahaan mencakup tiga kegiatan bisnis utama. Mulai dari melakukan kegiatan pembelian dengan para petani yang menyadap getah Karet dari pohon Karet. Hasil sadapan tersebut oleh petani akan diolah menjadi Karet (sit) dan sisanya dibuat Kulat (lump). Namun ada juga petani yang hanya membuat Kulat (lump) saja karena hasil sadapan yang diperoleh oleh petani sedikit. Dari hasil pembelian, pihak perusahaan akan melakukan penyetokan (penyimpanan) ke dalam gudang penyimpanan Karet dan Kulat untuk kemudian dijual ke pihak pembeli seperti pabrik pengolahan pada akhirnya.
Ketiga kegiatan bisnis utama dapat disebut juga sebagai tiga subsistem. Tiap subsistem terdiri dari kumpulan variabel-variabel yang saling berhubungan secara dinamis dan mempengaruhi (sebab-akibat) satu sama lainnya. Dinamika hubungan yang terjadi dapat dimodelkan dalam sebuah pemodelan sistem dinamis. Tujuan pemodelan sistem dinamis adalah untuk memberikan gambaran tentang dinamika hubungan antarvariabel dalam tiap subsistem yang membentuk keseluruhan sistem PD. Sumber Hasil Alam. Pemodelan ini juga akan berguna untuk satu sentra industri Karet khususnya di Kabupaten Pontianak.
Kemudian pada tiga kegiatan bisnis utama masing-masing terdapat data-data yang harus ditangkap, disimpan, diolah dan diproses menjadi informasi. Informasi yang dibutuhkan dapat berupa laporan periodik maupun non-periodik. Namun, pencatatan data-data transaksi bisnis yang berjalan saat ini masih menggambarkan kondisi sistem informasi PD. Sumber Hasil Alam yang masih kurang sistematis yakni dari segi terintegrasi (input, pemrosesan dan output) dan cybernetic (umpan balik dan pengendalian). Sehingga ketersediaan informasi yang cepat dan mudah menjadi suatu kebutuhan dan tantangan bagi perusahaan. Penerapan SIM (Sistem Informasi Manajemen) ke dalam sistem informasi PD. Sumber Hasil Alam adalah salah satu solusi yang tepat.
Oleh karena itu, akan dilakukan “Pemodelan Sistem Dinamis Sentra Industri Karet dan Sistem Informasi Manajemen pada PD. Sumber Hasil Alam”.
2. Pedoman Umum Ruang lingkup dari penelitian mencakup pemodelan sistem dinamis sentra industri karet dengan menggunakan gambaran proses bisnis dari PD. Sumber Hasil Alam dan pembahasan hanya mencakup tiga kegiatan bisnis utama, yakni: pembelian, persediaan bahan dan penjualan. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi: 1. Identifikasi dan analisis hubungan dinamika variabel yang ada dalam proses bisnis internal perusahaan. 2. Analisis kondisi dan kebutuhan perusahaan. 3. Analisis dan perancangan Sistem Informasi Manajemen.
2.1 Pemodelan Sistem Dinamis Metode analisis internal dinamika perusahaan yang akan digunakan adalah mengunakan metode pemodelan sistem dinamis (System Dynamic Modeling). Metode pemodelan sistem dinamis ini berdasarkan pada Muhammadi, Aminullah dan Soesilo. Kegiatan bisnis PD. Sumber Hasil Alam terbagi ke dalam tiga kegiatan bisnis utama, yakni: pembelian, persediaan bahan dan penjualan. Ketiga kegiatan ini masing-masing tersusun dari variabel-variabel yang membentuk sebuah subsistem. Variabel-variabel yang menyusun kegiatan pembelian membentuk subsistem pembelian. Selanjutnya, variabel-variabel yang menyusun kegiatan persediaan bahan membentuk
subsistem m persediaan n bahan. Begitu pula dengan variiabel-variabeel yang meenyusun keggiatan penjualann membentu uk subsistem penjualan.
Gam mbaran sedeerhana tiga subsistem PD. P Sumberr Hasil Alam m Pemodelan sistem din namis PD. Sumber S Hasiil Alam akann melalui bebberapa tahappan, yakni: a. Konsseptualisasi Sistem S Dinam mis Ö Konseptualisa K asi sistem dinamis d menncakup dua proses, yakkni: operasioonalisasi varriabel dan pembuataan diagram simpal kausal. PD. Sum mber Hasil Alam A memiliiki tiga subsiistem m maka operassionalisasi variabel v dann diagram simpal s kaussal akan dillakukan perr tiap suubsistem. b. Form mulasi dan Siimulasi Moddel Sistem Dinamis Ö Formulasi mo odel sistem dinamis meencakup duaa proses, yakkni: pembuaatan diagram m alir dan simulasi sederhana. Sama halnnya juga, peembuatan diiagram alir akan dibuaat per m masing-masin ng subsistem m. c. Evaluuasi Model Sistem S Dinam mis Ö Evaluasi E mo odel sistem dinamis meliputi m veriifikasi dan validasi moodel oleh pihak p pengguna.
Pembuatan diagram simpal kausal dan diagram alir serta proses simulasi PD. Sumber Hasil Alam akan menggunakan tool “Powersim Studio 7 Express (7.00.4226.6) Service Release 7”.
Berikut ini adalah variabel-variabel yang terdapat pada tiap subsistem, yakni: A. Subsistem Pembelian 1. Laju Pendaftaran ABS 2. Jumlah ABS yang Tersedia 3. Laju Pengunduran ABS 4. Laju Peminjaman Uang Muka Pembelian 5. Besar Piutang ABS 6. Selisih FOB PD. SHA dengan Pembeli 7. FOB Bahan PD. SHA 8. % Kualitas Bahan Taksiran PD. SHA 9. Harga Beli Bahan oleh PD. SHA 10. Cuaca 11. Musim 12. Lingkungan Fisik 13. Laju Pensuplaian Bahan 14. Pembelian Kumulatif 15. Derajat Aktivitas Mudik 16. Kapasitas Tampung Kapal B. Subsistem Persediaan Bahan 1. Laju Penerimaan Bahan 2. Persediaan Bahan 3. Laju Pengeluaran Bahan 4. Laju Penyusutan Bahan 5. Penyusutan Bahan C. Subsistem Penjualan 1. FOB Bahan dari Pembeli 2. % Kualitas Bahan Taksiran Pembeli 3. Harga Beli dari Pembeli
4. Laju Penjualan Bahan 5. Derajat Aktivitas Penjualan 6. Penjualan Kumulatif Selisih FOB PD. SHA dengan Pembeli
FOB Bahan dari Pembeli
+
FOB Bahan PD. SHA
% Kualitas Bahan Taksiran PD. SHA
+
+
+
Harga Beli dari Pembeli
Musim
Cuaca
% Kualitas Bahan Taksiran Pembeli
+
+ +
+
Harga Beli Bahan oleh PD. SHA
Derajat Aktivitas Penjualan Laju Penjualan Bahan
Laju Pendaftaran ABS
Lingkungan Fisik
+
+
+
-
Jumlah ABS yang Tersedia
Laju Pensuplaian Bahan
+
Penjualan Kumulatif
Laju Pengunduran ABS
+
+
-
+ + + Laju Pengeluaran Bahan
+
-
+ Laju Peminjaman Uang Muka Pembelian
+ +
+
-
+
Pembelian Kumulatif
Persediaan Bahan
Laju Penerimaan Bahan
Besar Piutang ABS +
Kapasitas Tampung Kapal
-
-
Laju Penyusutan Bahan
+
Penyusutan Bahan
Derajat Aktivitas Mudik
+
Gambar diagram simpal kausal kausal PD. Sumber Hasil Alam (Subsistem Pembelian, Persediaan Bahan dan Penjualan)
% Kualitas_Bahan_Tak siran_PD_SHA Fraksi_Keuntungan _yg_Diinginkan
FOB_Bahan_PD_SH A
Fraksi_Biaya
Laju_Pengeluaran_ ABS
Fraksi_Harga_Beli
FOB_Bahan_dari_P embeli
Musim
Pembelian_Kumulatif
Persediaan_Bahan Laju_Penerimaan_B ahan
Fraksi_Penyusutan Derajat_Aktivitas_M udik
Besar_Piutang_ABS
Fraksi_Ratarata_Kuantitas_Bah an_Per_Mudik
Laju_Penjualan_Ba han
Selisih_FOB_PD_SH A_dengan_Pembeli
Lingkungan_Fisik
Laju_Pensuplaian Bahan
Laju_Peminjaman_ Uang_Muka_Pembel ian
Harga_Beli_dari_Pe mbeli
Cuaca
Jumlah_ABS_yang_Ters edia
Laju_Pendaftaran_ ABS
% Kualitas_Bahan_Tak siran_Pembeli
Harga_Beli_dari_PD _SHA
Kapasitas_Tampung _Kapal
Penjualan_Kumulatif
Laju_Pengeluaran_ Bahan
Laju_Penyusutan_B ahan
Derajat_Aktivitas_P enjualan
Penyusutan_Bahan
Gambar diagram alir PD. Sumber Hasil Alam (Subsistem Pembelian, Persediaan Bahan dan Penjualan)
Fraksi_Ratarata_Kuantitas_Bah an_Penjualan
2.2 Analisis Kebutuhan Perusahaan Berikut ini adalah kebutuhan perusahaan (11 point): Analisis Kebutuhan (Kolom Sasaran) Pencatatan identitas diri seluruh ABS (Anak Buah Suplai). Pencatatan dan pemetaan Lokasi dan Pos Lokasi. Pengelompokan Bahan (Karet dan/atau Kulat) ke dalam kategori tingkatan-tingkatan kualitas. Pencatatan data identitas diri dari Pembeli bahan. 4 Peningkatan pencatatan dan pengendalian stok yang lebih baik. 5,6 Peningkatan pencatatan mengenai keuangan perusahaan. 7,8 9,10,11 Peningkatan pengelolaan data dan transaksi dan dukungan penyediaan informasi pada tiga kegiatan (pembelian, persediaan bahan dan penjualan). No. 1 2 3
2.3 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Metode analisis dan perancangan yang digunakan adalah pendekatan OOAD (Object Oriented Analysis and Design) dengan menggunakan notasi UML. Metode analisis dan perancangan sistem berdasarkan pada Mathiassen et al. dan khusus pada sequence diagram menggunakan Bennett, McRobb dan Farmer.
Berikut ini adalah hasil perancangan Sistem Informasi Manajemen:
Navigation diagram Sistem Informasi Manajemen PD. Sumber Hasil Alam
3. Simpulan Setelah dilakukan pemodelan sistem dinamis, analisis kondisi dan kebutuhan perusahaan dan analisis dan perancangan Sistem Informasi Manajemen dapat disimpulkan: 1. Pemodelan sistem dinamis pada PD. Sumber Hasil Alam telah memberikan gambaran yang holistic dan cybernetic, pemahaman yang mendalam mengenai proses bisnis internal perusahaan dan awareness terhadap perubahan variabel-variabel yang ada dalam proses bisnis PD. Sumber Hasil Alam. 2. Dari sebelas point masalah yang telah ditemukan, didapatkan sebelas point solusi yang didasarkan pada sasaran yang ingin dicapai. Inti dari sebelas point solusi dan sasaran yang ingin dicapai adalah dengan melakukan analisis dan perancangan sebuah sistem informasi berbasis komputer. Sistem Informasi Manajemen adalah solusi utamanya. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen maka sepuluh laporan (lima laporan pada kegiatan pembelian, tiga laporan pada kegiatan persediaan bahan dan dua laporan pada kegiatan penjualan) yang ingin dihasilkan dapat terlaksana. 3. Hasil analisis dan perancangan Sistem Informasi Manajemen PD. Sumber Hasil Alam pada tiga kegiatan utama perusahaan dibuat ke dalam dua dokumentasi yakni analysis document dan design document. Hasil perancangan Sistem Informasi Manajemen PD. Sumber Hasil Alam diharapkan dapat meningkatkan dan mengoptimalkan kinerja dari proses bisnis ke depan yang lebih baik.
Daftar Pustaka [1]
Bell, D. (2004, 1 12). UML's Sequence Diagram. Retrieved 1 8, 2012, from IBM Corporation: http://www-106.ibm.com/developerworks/rational/library3101.html
[2]
Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-Oriented Systems Analysis and Design Using UML (3th ed.). New York: McGraw-Hill Education.
[3]
Kiani, B., Shirouyehzad, H., & Fouladgar, H. (2009). System dynamics approach to analysing the cost factors effects on cost of quality. The International Journal of Quality & Reliability Management, 26(7), 685-698. doi:10.1108/02656710910975750
[4]
Masood, S. H., & Pires, C. G. (2005). A management information system for team productivity improvement. Global Journal of Flexible Systems Management, 6(1), 35-40. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/201693847?accountid=31532
[5]
Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object-Oriented Analysis & Design (1st ed.). Denmark: Marko Publishing ApS.
[6]
McLeod, R., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen (10th ed.). Jakarta: Salemba Empat.
[7]
McLeod, R., & Schell, G. (2004). Sistem Informasi Manajemen (8th ed.). Jakarta: Indeks.
[8]
Mehta, V., & Shah, H. (2005). Characteristics of a work organization from a lean perspective. Engineering Management Journal, 17(2), 14-21. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/208964935?accountid=31532
[9]
Muhammadi, Aminullah, E., & Soesilo, B. (2001). Analisis Sistem Dinamis (Lingkungan Hidup, Sosial, Ekonomi, Manajemen) (1st ed.). Jakarta: UMJ Press.
[10]
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi (3th ed.). Jakarta: Salemba Empat.
[11]
Nielsen, S., & Nielsen, E. H. (2008). System dynamics modelling for a balanced scorecard. Management Research Review, 31(3), 169-188. doi:10.1108/01409170810851276
[12]
O'Brien, J. A. (2006). Pengantar Sistem Informasi (12th ed.). (D. Fitriasari, & D. A. Kwary, Trans.) Jakarta: Salemba Empat.
[13]
Robbins, S. P., & Coulter, M. (2007). Manajemen. (H. Slamet, Trans.) Jakarta: Indeks.
[14]
Sehlke, G., & Jacobson, J. (2005). System dynamics modeling of transboundary systems: The bear river basin model. Ground Water, 43(5), 722-730. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/236857585?accountid=31532
[15]
Swadaya, P. (2011). Panduan Lengkap KARET (3th ed.). Jakarta: Penebar Swadaya, anggota Ikapi.
[16]
Taufik, T. (2011, 2 18). Pengembangan KLASTER INDUSTRI dan Inovasi di Indonesia. Retrieved 2 1, 2012, from http://www.biskom.web.id/2011/02/18/pengembangan-klasterindustri-dan-inovasi-di-indonesia.bwi
[17]
Taylor, S. J. E., Eldabi, T., Riley, G., Paul, R. J., & Pidd, M. (2009). Simulation modelling is 50! do we need a reality check? The Journal of the Operational Research Society, 60, S69-S82. doi:10.1057/jors.2008.196
[18]
Viswanadhan, K. G. (2004). An introduction to system dynamics approach for the visualization and analysis of problems of indian engineering education sector. South Asian Journal of Management, 11(3), 74-93. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/222714412?accountid=31532
[19]
Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem (6th ed.). (ANDI, Trans.) Yogyakarta: ANDI.
