4/8/2016
PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE N. Tri Suswanto Saptadi
4/8/2016
nts/sia
1
Pendahuluan – Bagaimana kita dapat mendokumentasikan SIA yang diimplementasikan sebagai database relasional?
■ Bab ini menjelaskan bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan database relasional untuk suatu SIA. ■ Memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain database yang harus dipahami para akuntan.
4/8/2016
nts/sia
2
1
4/8/2016
Pendahuluan ■ Bab ini juga memperkenalkan model akuntansi REA dan diagram EntityRelationship (E-R). ■ Serta menunjukkan bagaimana mempergunakan alat-alat ini untuk membangun sebuah model data SIA. ■ Akhirnya, bab ini akan mendeskripsikan bagaimana mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional.
4/8/2016
nts/sia
3
Perancangan dan Implementasi Sistem Database ■ Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database: 1. Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai. 2. Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru. 3. Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal. 4/8/2016
nts/sia
4
2
4/8/2016
Perancangan dan Implementasi Sistem Database 4. Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut. 5. Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru. 6. Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.
4/8/2016
nts/sia
5
Model Data REA
Pembuatan model data adalah proses of defining a database so that it faithfully represents all aspects of the organization, including its interactions with the external environment. REA (Sumber daya, Data, Kegiatan) data model is a conceptual modeling tool that focuses on the business semantics underlying an organization’s value chain activities. 4/8/2016
nts/sia
6
3
4/8/2016
Model Data REA ■ Pembuatan model data dalam proses Desain database
Pembuatan model data terjadi di sini
4/8/2016
Perencanaan
Operasi dan Pemeliharaan
Analisis Persyaratan
Implementasi
Desain
Pengkodean
nts/sia
7
Model Data REA ■ Model data REA memberikan struktur dalam dua cara: 1 Dengan mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan dalam database SIA 2 Dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database SIA tersebut
4/8/2016
nts/sia
8
4
4/8/2016
Jenis-jenis Entitas ■ Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. ■ Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori yang berbeda, yaitu : 1 Sumber daya yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi 2 Kegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi 3 Pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut
4/8/2016
nts/sia
9
Jenis-jenis Entitas ■ Sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. ■ Contoh sumber daya organisasi adalah: – Kas – Persediaan – Peralatan
4/8/2016
nts/sia
10
5
4/8/2016
Jenis-jenis Entitas ■ Kegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.
■ Contoh kegiatan organisasi adalah : – Kegiatan penjualan – Kegiatan penerimaan kas
4/8/2016
nts/sia
11
Jenis-jenis Entitas ■ Pelaku adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. ■ Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi. ■ Contoh pelaku organisasi adalah – Pegawai – Pelanggan
4/8/2016
nts/sia
12
6
4/8/2016
Membangun diagram REA ■ Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut : 1 Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima, dalam siklus tersebut. 2 Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
4/8/2016
nts/sia
13
Membangun diagram REA
3.Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi. 4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan..
4/8/2016
nts/sia
14
7
4/8/2016
Pola dasar REA (Basic REA template) Resource A
Inflow
GET Resource A
Participant
Internal Agent
Participant
External Agent
Participant
External Agent
Economic Duality
Resource B
4/8/2016
Outflow
GIVE Resource B
Participant
nts/sia
Internal Agent
15
Contoh Diagram REA (Sample REA diagram) Inventory
Stock-flow
Sales
Participant
Salesperson
Participant
Economic Duality
Customer
Participant
Cash
4/8/2016
Stock-flow
nts/sia
Cash Receipts
Participant
Cashier
16
8
4/8/2016
Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi ■ Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas. – Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya – Kolom tengah untuk kegiatan. – Dan kolom kanan untuk pelaku.
4/8/2016
nts/sia
17
Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomi ■ Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut. ■ Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.
4/8/2016
nts/sia
18
9
4/8/2016
Diagram REA, Step 2: Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku ■ Ketika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. ■ Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan. ■ Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.
4/8/2016
nts/sia
19
Diagram REA, Langkah 2: Identifikasi Sumber Daya dan Pelaku ■ Setelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut. ■ Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.
4/8/2016
nts/sia
20
10
4/8/2016
Diagram REA, Langkah 3: Masukkan Kegiatan Komitmen ■ Langkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran. ■ Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event
4/8/2016
nts/sia
21
Decomposing Sales into Orders and Sales InventoryOrders
(1,N)
Customer Orders
(0,N)
(1,1)
Participant
(0,N)
Customer
(1,1) Participant
(0,1)
(0,N) Inventory
(0,N)
InventorySales
Leads to
Salesperson
(0,N) (0,1)
(1,N)
Participant (1,1) Sales (1,1)
4/8/2016
nts/sia
Participant
(0,N)
Customer
22
11
4/8/2016
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan ■ Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. ■ Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas. ■ Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.
4/8/2016
nts/sia
23
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan ■ The minimum cardinality of a relationship indicates whether each row in that entity MUST be linked to a row in the entity on the other side of the relationship. ■ Minimum cardinalities can be either 0 or 1. ■ A minimum cardinality of zero means that a new row can be added to that table without being linked to any rows in the other table. ■ A minimum cardinality of 1 means that each row in that table MUST be linked to at least one row in the other table
4/8/2016
nts/sia
24
12
4/8/2016
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubungan ■ Kardinalitas minimemThe minimum cardinality of zero in the (0, N) cardinality pair to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a new customer may be added to the database without being linked to any sales events.
Penjualan
4/8/2016
Made to
(0, N)
Pelanggan
nts/sia
25
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan ■ Kardinalitas minimum of 1 in the (1, 1) cardinality pair to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a new sales transaction CAN ONLY be added if it is linked to a customer. (1,1)
Made to
Penjualan
4/8/2016
nts/sia
(0, N)
Pelanggan
26
13
4/8/2016
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan ■ Kardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship. ■ Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N. ■ Kardinalitas minimem 1 artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel lainnya. ■ Kardinal maksimem N artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel lainnya.
4/8/2016
nts/sia
27
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan ■ Kardinalitas maksimum N dalam (0, N) pasangan kardinalitas to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a given customer MAY be linked to many sales events.
Penjualan
4/8/2016
Made to nts/sia
(0, N)
Pelanggan 28
14
4/8/2016
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan ■ Kardinalitas maksimum 1 dalam (1, 1) pasangan kardinalitas to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a given sales transaction can only be linked to one customer.
Penjualan 4/8/2016
(1,1)
Made to
(0, N)
Pelanggan
nts/sia
29
Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas Hubungan ■ Kardinalitas are not arbitrarily chosen by the database designer. ■ They reflect facts about the organization being modeled and its business practices obtained during the requirements analysis stage of the database design process.
4/8/2016
nts/sia
30
15
4/8/2016
Hubungan antar Entitas ■ Terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas. 1. Hubungan satu-ke-satu (1:1) 2. Hubungan satu-ke-banyak (1:N) 3. Hubungan banyak-ke-banyak (M:N)
4/8/2016
nts/sia
31
Jenis-jenis perbedaan hubungan)
Panel A: One-to-One (1:1) Relationship
Sales
4/8/2016
(0,1)
nts/sia
(1,1)
Cash Receipts
32
16
4/8/2016
Jenis-jenis perbedaan hubungan
Panel B: One-to-Many (1:N) Relationship
Sales
4/8/2016
(0,N)
(1,1)
Cash Receipts
nts/sia
33
Jenis-jenis perbedaan hubungan
Panel C: One-to-Many (1:N) Relationship
Sales
4/8/2016
(0,1)
nts/sia
(1,N)
Cash Receipts
34
17
4/8/2016
Jenis-jenis perbedaan hubungan
Panel D: Many-to-Many (M:N) Relationship
Sales
4/8/2016
(0,N)
(1,N)
Cash Receipts
nts/sia
35
Diagram Hubungan Entitas ■ Diagram Hubungan Entitas- (E-R) adalah satu metode untuk skema penggambaran database disebut diagram E-R karena it shows the various entities being modeled and the important relationships among them. ■ Dalam sebuah diagram E-R, entitas appear as rectangles, and relationships between entities are represented as diamonds.
4/8/2016
nts/sia
36
18
4/8/2016
Contoh Diagram E-R Managed
Employers
Supervisors
By
Part of
Manages
Departments
Customer Orders
Part of
Sales
Part of
Cash Receipts
Players
Part of
Teams
Part of
League
4/8/2016
nts/sia
37
Contoh diagram E-R yang berdasar pada model REA Inventory
(0,N)
InventoryPurchases
(1,N)
Purchases
(0,N)
(1,1)
Participant
(0,N)
Buyer (Purchasing Agent)
(1,1) Participant (0,N)
PurchasesCash Disbursements
(1,N)
Cash
4/8/2016
(0,N)
nts/sia
Stockflow
(1,1)
Cash Disbursement
Vendor
Participant
(0,N)
Participant
(0,N)
(1,1)
(1,1)
Cashier
38
19
4/8/2016
Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional ■ Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik. ■ Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).
4/8/2016
nts/sia
39
Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu : 1. Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyakke-banyak 2. Memberikan atribut ke tabel yang tepat 3. Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak
4/8/2016
nts/sia
40
20
4/8/2016
Mengimplementasikan model REA Inventory
(0,N)
InventoryPurchases
(1,N)
Purchases
(0,N)
(1,1)
Participant
(0,N)
Buyer (Purchasing Agent)
(1,1) Participant (0,N)
PurchasesCash Disbursements
(1,N)
Cash
4/8/2016
(0,N)
Stockflow
(1,1)
Cash Disbursement
Vendor
Participant
(0,N)
Participant
(0,N)
(1,1)
(1,1)
Cashier
nts/sia
41
Membuat Tabel From the previously discussed REA diagram, nine tables would be created: one for each of the seven entities and one for each of the many-tomany relationships.
1.Persediaan 2.Pembelian 3.Pegawai 4.Pemasok 5.Kasir
4/8/2016
nts/sia
6. 7. 8. 9.
Pengeluaran Kas Kas Pembelian-persediaan Pembelian-pengeluaran kas
42
21
4/8/2016
Menetapkan Atribut untuk Setiap Tabel ■ Menetapkan Kunci Utama: Biasanya, kunci utama of a table representing an entity is a single attribute. ■ Other Attributes: Additional attributes are included in each table to satisfy transaction processing requirements.
4/8/2016
nts/sia
43
Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak ■ Hubungan Satu ke Satu: Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya. ■ Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh
4/8/2016
nts/sia
44
22
4/8/2016
Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak ■ Hubungan Satu ke Banyak: Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar. ■ Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1 ■ Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas. i
4/8/2016
nts/sia
45
Dokumentasi Praktik Bisnis ■ Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database. ■ Diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya.
4/8/2016
nts/sia
46
23
4/8/2016
Dokumentasi Praktik Bisnis
■ The zero minimum for the sales event indicates that credit sales are made
■ The N maximum for the sales event means that customers may make installment payments Penerimaan kas
4/8/2016
(1, N)
Penerimaan kas Penjualan
Penjualan (0, N)
nts/sia
47
Dokumentasi Praktik Bisnis ■ The one minimum for the cash receipts event indicates that cash is not received prior to delivering the merchandise ■ The N maximum for the cash receipts event means that customers may pay for several sales with one check
Penerimaan Kas (1, N) 4/8/2016
nts/sia
Penerimaan Kas-Penjualan
(0, N)
Penjualan
48
24
4/8/2016
Organization Specificity of REA Diagrams ■ Due to the fact that S&S sells massproduced goods, its REA diagram models the relationship between sales and inventory as being many-to-many. ■ An REA diagram for a rare art dealer would depict the relationship between sales and inventory as being one-tomany.
4/8/2016
nts/sia
49
Pengambilan Informasi dari SIA ■ Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuka yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA. ■ Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.
4/8/2016
nts/sia
50
25
4/8/2016
Pengambilan Informasi dari SIA Penjualan
(0, 1)
(1, N)
Penerimaan Kas
• Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas. • Setiap pembayaran pelanggan bisa dilakukan lebih dari satu penjualan. • Apakah permintaan logis itu ? • Total piutang dagang adalah jumlah dari seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran.
4/8/2016
nts/sia
51
Pengambilan Informasi dari SIA Penerimaan Kas Setiap transaksi penjualan dapat dibayar secara cicilan (angsuran). Setiap pembayaran pelanggan hanya untuk satu penjualan. Apakah permintaan logis itu ? (1) Jumlah seluruh penjualan; (2) Jumlah penerimaan kas; then A/R = (1)-(2)
Penjualan ■ ■
■ ■
4/8/2016
nts/sia
(0, N)
(1, 1)
52
26
4/8/2016
Pengambilan Informasi dari SIA Penjualan
(0, 1)
(1, 1)
Penerimaan Kas
■ Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas. ■ Setiap pembayaran pelanggan untuk satu penjualan. ■ Apakah permintaan logis itu? ■ Total piutang dagang adalah jumlah seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran.
4/8/2016
nts/sia
53
Pengambilan Informasi dari SIA Penjualan
(0, N)
(1, N)
Penerimaan Kas
■ Setiap transaksi penjualan dibayar secara cicilan (angsuran). ■ Setiap pembayaran dari pelanggan dapat membayar lebih dari satu penjualan. ■ Apakah permintaan logis itu ? ■ (1) Jumlah semua penjualan; (2) Jumlah semua penerimaan kas; Then A/R = (1)-(2) 4/8/2016
nts/sia
54
27
