PEMBUATAN APLIKASI PEMROGRAMAN DAFTAR URUT KEPANGKATAN PEGAWAI NEGERI SIPIL SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN PURBALINGGA Naskah Publikasi
diajukan oleh : Ruliati Teja Ningrum 09.12.3814
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
Making Application Programming List Sort Rank Civil Affairs District Secretariat Purbalingga Pembuatan Aplikasi Pemrograman Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga Ruliati Teja Ningrum Heri Sismoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Sort List civil servant rank is a list containing the name of the Civil Service of the state organizational units arranged in tiers stratification according to rank.When no vacancies, the Civil Servants occupying a higher number should be considered first, but if he does not may be appointed to fill such vacancy for not meeting other requirements, such as the terms of the skills, leadership, experience, etc., and shall be notified to him so he can try to fill shortcomings in the future. Problems in the area Secetariat Purbalingga is on List Sort rank data collection is still done manually, the manual record keeping and Documentation are recorded in the document. Therefore, with the manufacture of Application Programming List Sort rank this use of information systems in the data base so that the data reports and documents will be organized better. This application is effective for inventory List Sort rank as it will facilitate users to be better than that collection can be done much faster than manual data collection and more effective in data storage and can be a reference that can be developed by the Secretariat of the Regional HR Purbalingga.
Keywords: Application Programmers, Data Collection, Office of Government
1 . PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Tujuan pemberian otonomi daerah yang dirumuskan dalam Undang – Undang no. 22 tahun 1999 adalah meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat dalam bingkai prinsip-prinsip berwibawa. Hal ini merupakan sinergi anatara komponen pemerintah, swasta, dan masyarakat, serta mendukung daya saing pemerintah daerah dalam mengembangkan potensi daerah, dimana setiap organisasi pemerintah daerah perlu membangun sumber daya manusia yang professional dan berkompetensi tinggi yang akan menjadi pusat keunggulan pemerintah.
1.2 RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang tersebut, masalah-masalah yang akan dibahas dapat dirumuskan, yaitu : bagaimana cara membangun sistem informasi daftar urut kepangkatan agar lebih memudahkan dalam pengolahan data pegawai untuk menghasilan informasi yang cepat,tepat dan relevan?
1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah, maka perlu ditentukan batas permasalahannya yang terbagi menjadi 2 batasan masalah yaitu batasan proses dan batasan data.
1. Batasan Proses Proses – proses dalam aplikasi daftar urut kepangkatan ini dibagi menjadi 2 bagian proses yaitu data internal dan proses data eksternal. Proses data internal meliputi proses-proses pengelolaan data pegawai, proses pencarian data pegawai, dan proses pembuatan laporan pegawai, sedangkan proses data eksternal meliputi proses – proses login dan proses-proses pengelolaan database. 2. Batasan Data Data-data yang diolah dalam aplikasi daftar urut kepangkatan ini adalah sebagai berikut : a. Data Identitas Pegawai b. Data Kepangkatan
c. Data Golongan d. Data Jabatan e. Data Pendidikan f. Data Unit Kerja
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1 .1 Pengertian Sistem Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintahan, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti dibawah ini :
2.1.2 Karakteristik Sistem Untuk memahami / mengembangkan suatu sistem maka perlu membedakan unsure - unsur dari sistem yang membentuknya.
Menurut Jogiyanto, (2000:2)
Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem yang lainnya : 1. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output) komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
2. Batasan (Boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 3. Lingkungan Luar (environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 4. Penghubung (Interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau berinteraksi. 5. Masukan (input)
Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 6. Keluaran (output) Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 7. Pengolah (process) Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau system itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap, dari informasi , energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut dengan bekerja berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 9. Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem Menurut Jogiyanto, (2000:687) Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik(physical sistem). Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran / ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik (terlihat). 2.1.4 Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh , kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : Menurut Gordon. B. Davis (1985) dalam buku Analisis dan desain Sistem Informasi, Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:8).Informasi adalah sebagai data yang
telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan yang sekarang maupun keputusan yang akan datang.
2.1.5 Kualitas Informasi Tidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah seharusnya dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Menurut Jogiyanto (2000:696). Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu: 1. Keakuratan dan teruji kebenarannya Artinya
informasi
harus
bebas
dari
kesalahan-kesalahan
dan
tidak
menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.
2.2 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.2.1 Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul.
2.2.2 Microsoft Sql Server 2000 1.
Mengenal Database Sql Server SQL Server adalah tipe database yang bersifat database relational.
Pengertian
relational
adalah
pentimpanan
data
dalam
bentuk
tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang memiliki sifat yang sama. Tabel bersisi dari baris-baris dan kolom-kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama lainnya. Database SQL Server terdiri dari dua file, yaitu data yang disimpan dalam file LDF dan dalam bentuk MDF.
2. Bekerja Pada Database 1. Service Manager 1. Cek Koneksi dari start-program-microsoft SQL Server-service manager dan pastikan dalam keadaan start.
Gambar 3.1 Service Manager 2. Klik start-program-microsoft SQL Server-query analyser.
Gambar 3.2 Tampilan Connect To Sql Server
3. Pilih Windows authentication, atau tergantung konfigurasi ketika menginstal. 4. Klik OK
Gambar 3.3 tampilan Sql Query Analyzer
2.2.3 Seagat Crystal Report 8.5 Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan mulai di .NET versi pertama keluar yaitu .NET versi 1.0. Sebelum .NET muncul crystal reports merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan di refrensi secara manual library-nya apabila ingin digunakan. Hal tersebut sudah tidak berlaku lagi semenjak kemunculan .NET pertama sehingga crystal reports sudah di include kan didalam Visual Studio.NET dan tidak perlu diinstal secara terpisah.
Gambar 3.4 Tampilan Seagate Crystal Report 8.5
3.Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi dasar keberhasilan sistem yang nantinya akan dihasilkan. Tahap analisis sangat penting dilakukan untuk menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. 3.2 Identifikasi Masalah Permasalahan yang timbul dalam proses pengolahan data kepangkatan antara lain : 1. Proses pendataan pegawai seperti pencatatan golongan, data jabatan, data masa kerja pegawai kurang maksimal karena masih menggunakan sistem manual.
2. Proses pembuatan dokumen seperti Daftar Urut Kepangkatan membutuhkan waktu yang lama sehingga pelayanan kepada pegawai kurang memuaskan. 3. Proses pembuatan laporan dan data statistik kepangakatan yang lambat menyebabkan informasi yang diperoleh tidak selalu akurat.
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1 Kebutuhan fungsional Analisis kebutuhan fungsional bertujuan untuk mendapatkan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dapat dilakukan oleh sistem, serta informasi apa saja yang dapat dihasilkan. Sistem informasi kepangakatan ini dituntut memiliki kebutuhan fungsional sistem yaitu: 1. Sistem dapat menginputkan dan menampilkan jumlah pegawai yang ada pada Sekretariat Daerah Purbalingga dengan mudah dan lebih menghemat waktu. 2. Sistem dapat menampilkan informasi tentang data Golongan, jabatan, serta masa kerja Pegawai yang lebih akurat dan efisien bagi pihak yang membutuhkan. 3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan nonfungsional merupakan faktor-faktor pendukung sistem agar sistem bekerja optimal. Berikut adalah kebutuhan nonfungsionalnya : 1. Kebutuhan perangkat keras untuk server aplikasi
a.
Processor Intell Dual Core 620 (Box)
b.
Motherboard Gigabyte GA-G31M-ES2L
c.
Memory DDR 2 Visipro 2Gb
d.
Hard Disk Samsung 250 Gb Sata
e.
Monitor LED 16” Acer
f.
Mouse Genius Netscrool 120 PS/2
g.
Keyboard LOGITECH Classic keyboard PS/2 K100
h.
Stabilizer Kasugawa
i.
UPS Prolink Pro
j.
Printer Cannon IP 2770 Standart
k.
Cassing chassis A-Open ES-55G
l.
DVD-RW Lite on Sata
2. Kebutuhan perangkat lunak untuk klien dan server aplikasi a.
Microsoft windows XP Profesional sebagai sistem operasi
b.
Microsoft SQL 2000
3. Sumber Daya Manusia (Brainware) Sumber
daya
manusia
mempunyai
peranan
penting
dalam
pengembangan suatu sistem. Dalam pengembangan sistem ini dibutuhkan orang-orang yang mengerti kinerja sistem, dapat mengoperasikan sistem, dan memelihara sistem. Kebutuhan tahapan pembuatan sistem adalah : a.
Analis Sistem, bertugas mempelajari,menganalisa, dan memberikan penjelasan sistem yang dibuat.
b.
Programmer,
bertugas
merancang
program
sesuai
dengan
spesifikasi sistem yang diarahkan oleh analis ke dalam instruksi yang bisa dijalankan oleh komputer.
3.4 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem yang dibuat benar-benar dapat bermanfaat. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai berikut: 3.5 Analaisis Kelayakan Operasional Kelayakan operasional berhubungan dengan beberapa aspek. Sistem dikatakan layak secara operasional jika telah menyelesaikan masalah yang ada pada sistem yang lama, memenuhi tujuan organisasi serta menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Dalam segi pengoperasiannya, sistem informasi kepangkatan dibuat user friendly sehingga mudah untuk digunakan. Berdasarkan analisis yang dilakukan, maka sistem informasi kepangkatan ini layak untuk diterapkan.
3.6 Analisis Kelayakan Hukum Perancangan sistem dikatakan layak secara hukum jika hasil dari perancangan sistem tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hukum yang berlaku, misalnya kelayakan dalam legalitas perangkat lunak yang digunakan. Sistem informasi kepangkatan dirancang dengan memenuhi aturan dan undang-undang yang berlaku. Dikarenakan sistem ini menggunakan perangkat lunak yang legal. Berdasarkan uraian di atas, maka sistem dapat dikatakan layak secara hukum 3.7 Analisis Kelayakan Teknologi Secara teknis, teknologi yang digunakan untuk pengembangan sistem mudah didapatkan. Perangkat keras dan perangkat lunak untuk membangun aplikasi ini sudah banyak
tersedia
di pasaran dan telah
banyak
pihak
yang sudah
menggunakannya. Pada Kantor Sekretariat Daerah Purbalingga sudah
memiliki
komputer sehingga tidak mengalami hambatan. 3.8 Analisis Kelayakan Ekonomi Dalam pengadaan proyek sistem informasi kepangkatan ini membutuhkan biaya demi mendapatkan keuntungan di masa yang akan datang. Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang dihasilkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Agar tidak terjadi pemborosan sumber daya maka perlu dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan. 3.9 Analisis Biaya dan Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud dan keuntungan tidak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan biaya atau peningkatan keuntungan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitatif dalam bentuk nilai satuan uang.
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi juga merupakan penerapan dari elemen-elemen yang telah didesain dalam bentuk pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan. 4.1 Tampilan Implementasi Sistem Berikut adalah tampilan implementasi aplikasi sistem yang telah dibuat disertai dengan penjelasan fungsi tiap tampilan : 4.1.1 Form Opening Form ini dijalankan diawal proses aplikasi ketika proses opening selesai maka form utama dan login akan muncul.
Gambar 4.1 Form Opening 4.1.2 Form Login Sistem disertai fungsi login user, sehingga pengguna user hanya diperbolehkan kepada pihak yang bersangkutan saja, misalnya pihak SEKDA. Pada form login dibawah ini user harus menginputkan Username dan Password untuk mengaktifkan Tampilan Utama.
Gambar 4.2 Form Login Jika benar, maka akan masuk ketampilan menu utama dan dapat mengakses semua menu fungsi yang ada di dalamnya. 1.1.3 Form Utama Pada form utama ini terdapat menu-menu yang akan digunakan oleh user untuk mendata dan menilai semua PNS yang akan direkomendasikan sebagai Kepala SEKDA.
Gambar 4.3 Form Utama 1.1.4 Form Golongan Form ini digunakan untuk memasukan data golongan dari setiap PNS yang masih aktif kerja.
Gambar 4.4 Form Golongan
1.1.5 Form Jabatan Form ini digunakan sebagai mendata semua jabatan pada semua PNS yang ada dilingkungan SEKDA tersebut.
Gambar 4.5 Form Jabatan
1.1.6 Form Pegawai Form ini digunakan untuk merecord data pegawai mulai dari golongan, jabatan, masa kerja, pelatihan, TTL, dan pendidikan.
Gambar 4.6 Form Pegawai
1.1.7 Form Input Admin Form ini digunakan untuk menambah user agar bisa menggunakan aplikasi dengan baik dan benar.
Gambar 4.7 Form Input Admin
1.1.8 Form Menu Cetak Laporan Form ini digunakan untuk menampilkan form dan laporan sesuai dengan keinginan user.
Gambar 4.8 Form Menu Cetak Laporan 1.1.9 Form Cetak Laporan Per Orang Form ini digunakan untuk mencetak laporan pegawai berdasarkan NIP karena laporan ini dicetak hanya untuk 1 pegawai saja.
Gambar 4.9 Form Cetak Laporan Per Orang
1.1.10 Form Cetal Laporan Berdasarkan Keadaan Form ini digunakan untuk mencetak laporan pegawai berdasarkan Keadaan kapan data direcord.
Gambar 4.10 Form Cetak Laporan Berdasarkan Keadaan 1.1.11 Laporan Keseluruhan Pegawai Form ini menampilkan laporan keseluruhan dari pegawai mulai dari NIP, Nama, Golongan, Jabatan, Masa Kerja, Pendidikan, TTL, Unit Kerja, dan Keadaan.
Gambar 4.11 Laporan Keseluruhan Pegawai
1.1.12
Laporan Berdasarkan Keadaan Data Pegawai Laporan ini menampilkan data pegawai berdasarkan tanggal keadaan data
pegawai.
Gambar 4.12 Laporan Pegawai Berdasarkan Keadaan Data Pegawai 1.1.13
Laporan Per Pegawai Laporan ini menampilkan data per pegawai yang berisi tentang NIP,
Nama, golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dll.
Gambar 4.13 Laporan Per Pegawai
5.Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Adapun kesimpulan dari Daftar Urut Kepangkatan untuk Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga dalam membantu perencanaan karir, yakni antara lain: 1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu pihak SEKDA dalam menentukan Pangkat dari setiap pegawai yang ada dilingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Purbalingga. 5.2 Saran Sistem Daftar Urut Kepangkatan ini sekiranya dapat dikembangkan dalam basis web sesuai dengan kebutuhan pihak pengelolah SDM (Sumber Daya Manusia) pada SEKDA Kabupaten Purbalingga sehingga pihak SEKDA juga dapat mengakses aplikasi ini tanpa harus berada ditempat. Sehingga nantinya, proses Kepangkatan dapat dipertimbangkan kapanpun dan dimanapun, pada saat dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA Arief,
M.
Rudyanto.
2006.
Pemograman
Basis
Data
Menggunakan
Transact-
SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Penerbit Andi. Edward, Perry. 1992. System Analysis and Design. Singapore : McGraw-Hill. Jogiyanto, HM. 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kristanto, Harianto, Ir. 2004. Konsep Dan Perancangan Database. Yogyakarta : Penerbit Andi. Sunyoto,Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi. .
