STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMANFAATAN FASILITAS GEDUNG SPORT CENTER (SC) LANTAI 1 BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG
KEMENTERIAN AGAMA BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Jl. Gajayana No. 50 Malang, Malang 65144, Telp/Fax (0341) 569901 Website: www.kemahasiswaan.uin-malang.ac.id E-mail:
[email protected]
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan rasa syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Nikmat-Nya, kami dapat menyelesaikan pedoman Penggunaan Fasilitas Gedung Sport Center (SC) Lt. 1 Bagian Kemahasiswaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang ini. Meskipun penyelesaiannya memerlukan curahan tenaga dan pikiran, karena melalui diskusi yang panjang dan melelahkan, namun tidak akan mengurangi semangat kami untuk selalu berkarya dan ber”jihad” dalam memberikan yang terbaik kepada mahasiswa. Pedoman ini kami susun sedemikian rupa, mulai dari awal proses peminjaman hingga proses penggunaan. Di dalam pedoman ini di gambarkan secara detail alur yang harus diselesaikan pengguna ketika akan memanfaatkan fasilitas yang ada di gedung Sport Center (SC) Lt. 1 serta aturan-aturan yang harus dipatuhi oleh masing-masing pengguna. Selanjutnya, kami menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian pedoman ini. Akhirnya, kritik dan saran dari semua pihak
sangat kami harapkan demi perbaikan pedoman ini. Mudahmudahan pedoman ini bermanfaat adanya. Amiin.
an. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan dan Kerjasama/ Kabag. Kemahasiswaan dan Alumni
Dr. H. Mujaid Kumkelo, MH NIP. 19740619 200003 1 001
BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Jalan Gajayana 50 Malang, Gdg. Jend. Besar HM. Soeharto Telp./Fax (0341) 569901 Website: kemahasiswaan.uin-malang.ac.id Email: kemahasiswaan@ uin-malang.ac.id
Nomor
UINMALIKI/KMHS /OMIK/03
Tanggal Terbit
12 Oktober 2015
Revisi
01
Halaman
1/5
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG LT. 1, TERAS SC DAN KURSI SOFA)
Tujuan
Untuk menetapkan proses/alur yang harus dilalui oleh setiap OMIK (Organisasi Mahasiswa Intra Kampus) dan OMEK (Organisasi Mahasiswa Ekstra Kampus) ketika menggunakan dan memanfaatkan Ruang Sidang lt. 1, Teras Ged. SC dan Kursi Sofa
Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi proses : 1. Pendaftaran Online 2. Legalisasi Surat Peminjaman 3. Penyerahan Surat Peminjaman Kepada Scurity
Referensi
Pedoman Penggunaan Fasilitas Tahun 2014
Definisi/Penjelasan Umum
1. Surat Peminjaman, merupakan surat yang digunakan untuk meminjam tempat/fasilitas dan juga sebagai bukti sah dalam penggunaan tempat /fasilitas
2. Kegiatan Indoor, kegiatan yang dilakukan oleh OMIK dan OMEK di dalam kampus atas rekomendasi dan legalisasi Bagian Kemahasiswaan Rekaman Mutu
Surat Peminjaman, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)-asli Ketua OMIK dan OMEK
Sasaran Kinerja
Penerima dalam prosedur ini yaitu OMIK dan OMEK yang melakukan pemanfaatan terhadap fasilitas yang ada untuk digunakan pada kegiatan yang berhubungan organisasinya
URAIAN A. BENTUK FLOWCHART (Terlampir) B. BENTUK DESKRIPSI (Terlampir) C. TATA TERTIB (Terlampir) D. CONTOH SURAT PEMINJAMAN ONLINE (Terlampir)
B. Lamp. DESKRIPSI : PENGGUNAAN FASILITAS (Ruang Sidang SC LT. 1, Teras SC, dan Kursi Sofa)
1. Point 2 (Penanggungjawab kegiatan) melihat jadwal dan melakukan
peminjaman
Online
pada
laman
http//:kemahasiswaan.uin-malang.ac.id/peminjaman.
Gbr. Jadwal Penggunaan Fasilitas
2. Login pada laman diatas menggunakan username dan password
masing-masing
OMIK
kemudian
melakukan
peminjaman Online dengan meng-klik tombol Pinjam Fasilitas
Kemudian melakukan pengisian borang pada menu Tambah Acara
Dan menyimpan data yang sudah diisi. 3. Setelah melakukan pengisian borang selanjutnya mencetak bukti peminjaman dengan mengklik tombol Cetak Surat
Kemudian klik tombol Print. 4. Point 4 (Penanggungjawab kegiatan) membawa printout/surat peminjaman kepada Petugas Verifikasi Perizinan, untuk mendapatkan ACC terhadap surat tersebut.
5. Point 5 (Petugas Verifikasi ) memberikan ACC (legalisasi) terhadap Surat Peminjaman tersebut dan juga melakukan validasi pada peminjaman Online. 6. Point 7 (Penanggungjawab kegiatan) membawa printout/Surat Peminjaman Penanggungjawab kegiatan Bagian Kemahasiswaan.
kepada Scurity
7. Point
9
(Scurity),
petugas
menerima
printout/Surat
Peminjaman Tempat dan mengarsipkannya. 8. Untuk persiapan sebelum acara penanggungjawab melapor kepada security untuk menggunakan fasilitas. -
Bagi pengguna ruang sidang, meminta security untuk membuka
ruang
sidang
dan
penanggungjawab
menunjukkan bukti printout/surat peminjaman yang sudah di ACC petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan. -
Bagi pengguna teras SC lt. 1, meminta izin/melapor kepada security dengan menunjukkan bukti printout/surat peminjaman yang sudah di ACC petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan.
-
Bagi pengguna Sofa, meminta izin/melapor kepada petugas verifikasi kemahasiswaan dengan menunjukkan bukti printout/surat peminjaman yang sudah di ACC petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan.
Setelah penggunaan fasilitas selesai peminjam meminjam membersihkan sampah dan menata dengan rapi fasilitas yang telah digunakan. 9. Point
11
Petugas
verifikasi/Scurity
berhak
menolak
pemanfaatan fasilitas jika OMIK tersebut tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh Bagian Kemahasiswaan.
C. TATA TERTIB : PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG SC LT. 1, TERAS SC, DAN KURSI SOFA)
1. Penggunaan Ruang Sidang mulai pukul 07.00 – 19.30 WIB 2. Penggunaan Teras SC mulai pukul 07.00 – 21.30 WIB 3. Listrik area ged. SC lt. 1 akan padam/mati secara otomatis pada pukul 20.00 WIB 4. Bagi yang menggunakan Microphone, harus membawa baterai (type AA) sendiri sebanyak 2 buah untuk 1 Microphone NB : setelah acara selesai baterai dilepas untuk digunakan
pada
acara
selanjutnya
Pengembalian
Microphone ke petugas tanpa ada baterai di dalamnya. 5. Surat
peminjaman
dinyatakan
sah
apabila
sudah
diverifikasi petugas baik pada fisik surat maupun jadwal online 6. Verifikasi surat peminjaman masuk ke petugas maksimal 1 hari sebelum acara dilaksanakan, dikhususkan untuk OMIK 7. Apabila terdapat 2 atau lebih kegiatan penting yang saling bersamaan atau mendesak bisa dimusyawarahkan oleh kedua belah pihak (baik OMIK ataupun OMEK), dan keputusan juga tergantung pada kedua belah pihak 8. Penggunaan fasilitas diutamakan kepada OMIK 9. Persetujuan surat peminjaman bagi OMEK baru bisa di validasi oleh petugas mulai H-7 sampai H-4 sebelum pelaksanaan acara, selain waktu yang ditentukan tersebut tidak akan di validasi petugas
10. Selain waktu (sesuai point 9) maka fasilitas yang dipinjam bisa digunakan oleh OMIK 11. Kebersihan,
kerusakan
dan
kehilangan
fasilitas
yang
digunakan menjadi Tanggung Jawab Peminjam 12. Jaminan peminjaman fasilitas menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Penanggungjawab Kegiatan 13. Pengambilan Sofa dan Microphone dapat menemui langsung pada petugas verifikasi bagian kemahasiswaan 14. Layanan verifikasi akan dilayani pada hari Senin – Jum’at pukul 08.00 – 16.00 WIB
D. CONTOH SURAT PEMINJAMAN : PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG SC LT. 1 TERAS SC, DAN KURSI SOFA)
