PEDOMAN TATA SURAT DINAS IAIN SYEKH NURJATI CIREBON

PEDOMAN TATA SURAT DINAS IAIN SYEKH NURJATI CIREBON

KEMENTERIAN AGAMA RI

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SYEKH NURJATI CIREBON 2011

Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 1

BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata surat dinas ini mengatur persuratan sebagai sarana komunikasi kedinasan pada Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon dan dengan instansi lain. Aturan persuratan ini dimaksudkan agar menjadi standar yang digunakan sivitas akademika dalam komunikasi kedinasan. Tata surat dinas ini ditetapkan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas komunikasi kedinasan agar dapat mempercepat sinergitas keorganisasian pada IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelestarian. Pengaturan meliputi tata persuratan, pengurusan surat, penataan berkas, dan penyusunan arsip. Tata surat sebagai subsistem paling awal dalam tata kearsipan memiliki hubungan yang sangat erat dalam perjalanan arsip menuju pelestarian naskah sebagai dokumen otentik. Dengan demikian, tata persuratan ditetapkan untuk mengatur mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, dan pelestarian dokumen yang ada di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon menuju tertib administrasi. Pedoman ini disusun sebagai ketentuan penyelenggaraan administrasi kedinasan di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Pedoman ini selanjutnya dapat ditindaklanjuti menjadi ketentuan atau peraturan yang ditetapkan pada IAIN Syekh Nurjati Cirebon sebagai institusi di lingkungan Kementerian Agama. Kegiatan administrasi yang berkualitas sangat berpengaruh terhadap peningkatan kinerja, baik di lingkungan internal maupun dengan instansi lain. Oleh karena itu, para pelaksana pengelola administrasi persuratan pada IAIN Syekh Nurjati Cirebon perlu memerhatikan: 1) kemampuan dan keterampilan teknis persuratan, 2) sistem pengelolaan administrasi persuratan, dan 3) pengendalian dan pengawasan pelaksanaan secara optimal. B. Maksud dan Tujuan Pedoman tata surat dinas ini disusun agar dapat digunakan secara terpadu dan menyeluruh di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Adapun tujuan penyusunan pedoman tata surat dinas ini sebagai berikut. 1. Mewujudkan pedoman persuratan di lingkungan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon. 2. Meningkatkan kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. 3. Meningkatkan daya guna dan hasil guna yang bersinergi dalam penyelenggaraan pendidikan di lingkungan IAIN Syekh Nurjati. 4. Mewujudkan tata kearsipan yang handal untuk mendukung pengamanan dokumen tertulis, baik akademik maupun pendukungnya.


C. Landasan Penyusunan Pengembangan manajemen persuratan di lingkungan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon berdasarkan pada landasan kebijakan yang dituangkan dalam peraturan perundang-undangan berikut ini. 1. Undang Undang Nomor 2 tahun 1989, jo Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 394 Tahun 2003, tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Agama Islam 3. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 156 Tahun 2004, tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian, dan Pembinaan Diploma, Sarjana, dan Pascasarjana Perguruan Tinggi Agama Islam 4. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 Tahun 2003, tentang Tata Surat Dinas di Lingkungan Kementerian Agama RI 5. Keputusan Dirjen Kelembagaan Agama Islam Dep. Agama RI Nomor DJ.II/51/2003 tentang tata persuratan Dinas Dirjen Kelembagaan Agama Islam 6. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama 7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006, tentang Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional 8. Peratuarn Pemerintah Nomor 17/2010, tentang Pengelolaan Pendidikan Tinggi 9. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2010 tentang Statuta IAIN Syekh Nurjati Cirebon 10. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja IAIN Syekh Nurjati Cirebon 11. Keputusan Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon Nomor: In.14/HM.01/R/1264/2011 tentang Kode Indeks Surat Dinas di Lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon D. Asas-asas Tata Persuratan Dalam penyusunan surat perlu diperhatikan beberapa asas yang dapat membantu keterbacaan surat. Asas-asas itu seperti berikut. 1. Asas Keamanan Asas ini berarti bahwa surat dinas harus tertutup, sehingga kerahasiaan isi surat tetap terjaga. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada pihak yang tidak berkepentingan. 2. Asas Pertanggungjawaban Asas ini berarti bahwa surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan oleh pemaraf surat, penandatangan surat, baik dari segi isi, format, maupun prosedurnya. 3. Asas Keterkaitan Asas ini berarti bahwa surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. 4. Asas Pelayanan Prima Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 3

Asas ini berarti bahwa surat dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, jelas, aman, ekonomis, tidak berbelit-belit, dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada sivitas akademika dan masyarakat. 5. Asas Efisiensi Asas ini berarti bahwa surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil (out put) yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang dipergunakan sebagai masukan (in put). 6. Asas Efektivitas Asas ini berarti bahwa surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna dan berhasil guna. E. Pengertian Umum Untuk meningkatkan efektivitas pedoman ini diperlukan penyamaan persepsi tentang beberapa istilah yang digunakan. Berikut ini beberapa istilah yang perlu diketahui yang berhubungan dengan tata persuratan dalam pedoman ini. 1. Tata persuratan dinas adalah pengaturan penyelenggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan IAIN Syekh Nurjadi Cirebon dengan instansi lain di lingkungan Kementerian Agama maupun instansi kedinasan atau kemasyarakatan lainnya. 2. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur untuk digunakan sebagai sarana berkomunikasi dalam menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Jenis surat dinas adalah bermacam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya. 4. Sifat surat dinas adalah tingkatan kepentingan surat dilihat dari berbagai aspek. 5. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional, tata letak, dan penggunaan lambang negara, logo serta cap dinas. 6. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 7. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang bersifat mengatur dan menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. 8. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. 9. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu. 10. Arsip adalah naskah–naskah yang dibuat atau diterima oleh institusi kedinasan, baik pemerintah maupun swasta dan masyarakat dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kedinasan. 11. Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan organisasi/kerja. 12. Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat, tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka. Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 4

F. Ruang Lingkup Tata persuratan dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Pengaturan ini meliputi penggolongan dan jenis surat dinas, bagian surat, cara pembuatan surat, penandatanganan surat, cap dinas, jalur surat, teknik pengetikan, pengiriman surat, dan kode indeks surat dinas. Tata pengaturan lain sebagai pelengkap atau pendukung persuratan dinas di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon dapat juga digunakan jika dalam pedoman ini belum diatur. Pengaturan yang dimaksud harus dapat mendukung efektivitas dan efisiensi tata persuratan yang sudah ditentukan.


BAB II KERANGKA DASAR SURAT DINAS A. Penggolongan Surat Sesuai dengan ketentuan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama dinyatakan bahwa pada umumnya surat dinas itu dapat digolongkan menjadi dua, yaitu surat statuter dan surat nonstuter. Namun istilah ini hanya digunakan di lingkungan Kementerian Agama yang memasukkan naskah produk hukum (peraturan, instruksi, dan keputusan) sebagai surat. Oleh karena itu, penggolongan surat tersebut terdiri atas surat statuter dan nonstatuter. 1. Surat statuter adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat mengatur kebijakan suatu organisasi atau satuan organisasi. Surat statuter merupakan produk hukum yang berlaku di tingkat institut atau lingkup suatu bagian organisasi yang isinya bersifat mengatur, menetapkan, mengikat, dan wajib dilaksanakan oleh aparatur, unit-unit yang terkait, atau sivitas akademika IAIN Syekh Nurjati Cirebon. 2. Surat nonstatuter adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat tidak mengatur dalam pelaksanaan kebijakan satuan organisasi atau satuan kerja. Berdasarkan ruang lingkupnya, surat nonstatuter dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu a) surat yang memiliki ruang lingkup eksternal, yaitu surat yang ditujukan kepada instansi di luar satuan organisasi atau instansi lain, dan b) surat yang memiliki ruang lingkup internal, yaitu surat yang ditujukan dalam lingkungan satuan organisasi atau antarsatuan kerja. B. Jenis Surat Surat dinas berdasarkan isinya memiliki beberapa jenis seperti berikut. 1. Surat Statuter Surat statuter merupakan peraturan pelaksanaan dari suatu peraturan perundang-undangan yang bersifat memutuskan dan menetapkan kebijakan pokok organisasi yang meliputi berikut ini. a. Peraturan Pimpinan, yaitu ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Menteri Agama yang harus dilaksanakan dalam lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. b. Keputusan Pimpinan, yaitu jenis peraturan yang berisi materi tentang ketentuan-ketentuan yang bersifat menetapkan terhadap suatu subjek atau objek suatu penyelenggaraan kegiatan atau pelaksanaan kebijakan teknis dari peraturan di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. c. Instruksi Pimpinan, yaitu perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi yang memiliki kewenangan. 2. Surat Nonstatuter


Surat nonstatuter merupakan surat yang bersifat tidak mengatur dari pelaksanaan kebijakan satuan organisasi atau satuan kerja. Surat ini digunakan untuk komunikasi dinas dalam suatu institusi, termasuk pula di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Adapun jenis-jenis surat ini adalah sebagai berikut. a. Surat Dinas Surat dinas adalah media komunikasi tertulis yang berhubungan dengan kedinasan untuk digunakan antar satuan organisasi, baik berisi pemberitahuan, pernyataan, anjuran, saran, permintaan, tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan, atau bentuk lain sejenis. b. Nota Dinas Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, sebagai media komunikasi berisikan catatan/pesan singkat tentang pokok persoalan kedinasan. Isi nota dinas sangat ringkas dan jelas untuk digunakan dalam lingkungan satuan organisasi, baik isinya berupa pemberitahuan, tanggapan, minta penjelasan, penyampaian, maupun penjelasan atau jawaban. c. Memo Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Isi memo ringkas jelas dan digunakan di lingkungan satuan organisasi. d. Surat Pengantar Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi sebagai pengantar surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan atau disertakan. Bentuk surat pengantar ada dua, yaitu (1) surat biasa dan (2) bentuk kolom, namun keduanya sama berfungsi sebagai pengantar. e. Surat Edaran Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/atau perintah. Surat edaran ditujukan kepada pihak tertentu atau kepada seluruh anggota institusi/organisasi yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal penting yang harus diperhatikan sebagaimana yang diatur di dalam keputusan, peraturan, atau instruksi. f. Surat Undangan Surat undangan merupakan surat yang isinya mengundang seseorang atau sekelompok orang yang dituju dalam surat untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam surat. Bentuk surat undangan ada dua macam, yaitu (1) bentuk surat; dan bentuk kartu. g. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Bentuk surat tugas aya dua jenis, yaitu (1) lembaran surat biasa dan (2) bentuk kolom. h. Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Dalam surat Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 7

i.

j.

k.

l.

kuasa ini diungkapkan data pemberi dan penerima kuasa; tindakan yang harus dilakukan; dan waktu atau masa berlaku pemberian kewenangan dari surat kuasa. Surat Pengumuman Surat pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada banyak pihak, misalnya kepada para pegawai, sivitas akademika, atau masyarakat umum. Surat Pernyataan Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan untuk menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertangungjawaban atas pernyatan tersebut. Surat Keterangan Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan dari pihak lain. Surat ini menerangkan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada pihak mana saja atau pihak berkepentingan. Berita Acara Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

C. Bentuk Surat Berdasarkan Penyajian Seiring dengan perkembangan informasi dan teknologi, penyajian surat sangat beragam. Keberagaman ini menimbulkan klasifikasi surat yang dimaskud. Bentuk surat berdasarkan penyajiannya terdiri atas: 1. Surat Tercetak Surat tercetak merupakan bentuk surat yang disampaikan secara langsung dari suatu institusi kepada sasaran. Bentuk tercetak ditandai dengan penggunaan kepala surat, stempel surat dinas, atau tanda tangan yang asli. 2. Telegram Telegram adalah informasi tertulis yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks dengan sistem pengetikan yang khas. Penyajian jenis surat ini termasuk unik sebab penyampaiannya melalui kode atau pesawat radio sehingga menggunakan model khas. Selain jenis ini dapat pula ditempuh dengan menggunakan telefon namun informasi yang ingin disampaikan ditulis ulang oleh penerima telfon. 3. Faximile Surat dinas yang penyajiannya berupa salinan karena dikirimkan melalui media faximile. Bentuk surat ini tidak tersaji dengan bentuk asli dari kepala surat, stempel dinas, dan tanda tangan pejabat berwenang. 4. Surat Elektronik Surat elektronik (ratnik) atau yang populer dengan e-mail merupakan surat dinas yang penyajian atau perolehan surat tersebut dari media elektronik komputer, laptop, ipad, handphone, atau tablet yang terhubung dengan jaringan internet sebagai media penghubungnya. Ratnik yang diterima dapat dicetak oleh penerima dan hasilnya sama dengan aslinya. 5. Surat dalam Website


Seiring dengan perkembangan telekomunikasi, terdapat juga surat yang ditayangkan melalui fasilitas penyedia informasi yang biasa disebut homepage. Selain itu, juga memiliki alamat-alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) berdasarkan nama kelompoknya (domain name). BAB III BAGIAN-BAGIAN SURAT A. Bagian-bagian Surat Statuter Surat statuter yang merupakan naskah produk hukum (peraturan, instruksi, atau keputusan) dari Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon atau pimpinan satuan organisasi yang membawahi dan berkaitan langsung dengan suatu atau bagian organisasi lainnya dengan menggunakan pola penulisan dan bagian surat yang tetap. Pola penulisan ini digunakan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi kedinasan. Kesamaan terhadap penggunaan pola ini merupakan gaya selingkung di lingkungan suatu organisasi sehingga kerap ditemukan perbedaan jika dibandingkan dengan pola dari institusi lain. 1. Peraturan/Keputusan Bagian-bagian dalam surat yang berupa peraturan/keputusan meliputi berikut ini. a. Judul, terdiri atas: 1) frasa “Peraturan/Keputusan Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon ”, 2) nomor dan tahun, dan 3) nama peraturan/keputusan. b. Pembukaan, terdiri atas: 1) jabatan pembentuk peraturan tersebut, (frasa “Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon”) 2) konsiderans (Menimbang), 3) dasar hukum (Mengingat), 4) memperhatikan (apabila perlu), dan 5) diktum (Memutuskan, Menetapkan, Nama Peraturan/Keputusan). c. Batang tubuh, terdiri atas: 1) Bab, sebagai bagian-bagian yang diatur 2) Pasal, sebagai bagian dari bab pengaturan 3) Ayat, rincian dari pasal. d. Penutup, terdiri atas: 1) tempat penetapan, 2) tanggal, bulan, dan tahun penetapan, 3) nama jabatan, 4) tanda tangan pejabat, 5) nama terang pejabat, dan 6) cap jabatan atau cap dinas. Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 9

2. Instruksi Pimpinan Bagian-bagian dalam surat yang berupa instruksi Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon meliputi: a. Judul, terdiri atas: 1) frasa ”Instruksi Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon”, 2) nomor dan tahun, dan 3) nama instruksi. b. Pembukaan, terdiri atas: 1) frasa “Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon”, 2) konsiderans (Menimbang), 3) dasar hukum (Mengingat), 4) memperhatikan (apabila perlu), dan 5) diktum (Menginstruksikan). c. Batang tubuh terdiri atas: 1) Sasaran, yang diungkapkan dengan “Kepada dan Untuk sasaran” : 2) Isi dari instruksi, yang terdiri atas bunyi-bunyi instruksi: Pertama, bagian awal Kedua, bagian berikutnya d. Penutup, terdiri atas: 1) tempat penetapan, 2) tanggal, bulan, dan tahun penetapan, 3) nama jabatan, 4) tandatangan pejabat, 5) nama pejabat atau pemangku jabatan, dan 6) cap jabatan atau cap dinas. B. Bagian-bagian Surat Nonstatuter Surat nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat dengan menggunakan gaya selingkung. Secara umum bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut berikut. 1. Surat Dinas Bagian-bagian surat dinas adalah (1) kepala surat; (2) pembuka surat; (3) isi surat; dan (4) bagian penutup surat. Adapun rincian setiap bagian itu terdiri atas hal-hal berikut. 1) Kepala Surat Bagian kepala surat terdiri atas: a. lambang (berlaku pada semua bagian organisasi di lingkungan IAIN) b. nama IAIN Syekh Nurjati Cirebon; c. alamat (nama jalan, nama gedung, lantai, nomor pesawat telfon, dan e-mail); d. garis penutup. 2) Bagian Pembuka Surat Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 10

Bagian pembuka surat terdiri atas: a. nomor surat; b. lampiran surat; c. hal surat; d. tanggal surat; dan e. alamat tujuan surat. 3) Bagian Isi Surat Bagian isi surat terdiri atas: a) pembukaan, b) isi pokok, dan c) penutup. 4) Bagian Penutup Surat Bagian ini terdiri atas: a) nama jabatan (Titelatur), b) tanda tangan, c) nama pejabat (pemangku jabatan), d) NIP, dan e) cap jabatan/cap dinas. 2. Nota Dinas Bagian-bagian nota dinas terdiri atas (1) kepala nota dinas; (2). pembuka nota dinas; (3) isi nota dinas; dan (4) penutup nota dinas. Adapun rincian setiap bagian itu terdiri atas: 1) Kepala Nota Dinas Bagian ini dibuat sama dengan bagian-bagian yang terdapat dalam surat dinas, namun ukurannya disesuaikan dengan besarnya kertas yang digunakan. 2) Pembuka Nota Dinas Bagian pembuka terdiri atas: a. frasa “Nota Dinas”; b. nomor; c. tujuan nota dinas; d. asal nota dinas; dan e. hal nota dinas. 3) Isi Nota Dinas Bagian ini sama dengan yang terdapat dalam surat dinas. 4) Penutup Nota Dinas Penutup nota dinas terdiri atas: a. penanggalan nota dinas; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP; f. cap dinas atau cap jabatan;dan g. tembusan, apabila ada. 3. Memo Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 11

Bagian-bagian memo terdiri atas: (1) kepala memo; (2) pembuka memo; (3) isi memo; dan (4) penutup memo. Rincian setiap bagian memo sama dengan surat dinas, hanya ukurannya lebih kecil. 4. Surat Pengantar Bagian-bagian surat pengantar hampir sama dengan surat dinas, kecuali surat pengantar yang disajikan dalam bentuk kolom. Jika surat pengantar disajikan dalam bentuk kolom, maka yang dibedakan dengan bentuk surat dinas biasa adalah bagian pembuka surat. Pada bagian pembuka surat bentuk kolom terdiri atas bagian (1) jenis surat yang ditulis dengan frasa “Surat Pengantar”; (2) nomor surat yang ditulis di bawah jenis surat; dan (3) tujuan surat yang ditulis dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. diketik di bawah kata Nomor, diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan. Bagian penutup surat pengantar terdiri atas: a. penanggalan surat; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP; f. cap dinas atau cap jabatan; dan g. tembusan, apabila ada. 5. Surat Edaran Bagian-bagian surat edaran hampir sama dengan surat dinas, kecuali surat edaran yang disajikan dalam bentuk kolom. Bagian kepala surat sama seperti halnya surat dinas, sedangkan bagian pembuka surat terdiri atas bagian-bagian: a. nama yang ditulis dengan frasa “SURAT EDARAN” yang ditulis di tengah surat; b. nomor, yang ditulis di bawah kata surat edaran; c. lampiran, yang ditulis di bawah nomor; d. hal ditulis di bawah kata lampiran; dan e. tujuan surat, ditulis di bawah lampiran. Bagian penutup surat edaran sama seperti halnya surat pengantar. 6. Surat Undangan Bagian-bagian surat undangan sama seperti halnya surat dinas, kecuali surat undangan dalam bentuk kartu. Surat undangan dalam bentuk kartu, bagian-bagiannya terdiri atas: (1) kepala surat; (2) isi surat; dan (3) penutup surat. Kepala surat undangan bentuk kartu terdiri atas (1) lambang IAIN Syekh Nurjati Cirebon, dan (2) Nama Jabatan yang mengundang (misalnya Rektor, Dekan, Ketua Lembaga) 7. Surat Tugas Bagian-bagian surat tugas sama dengan bagian-bagian surat dinas. Penyajian surat tugas ada yang ditulis lembaran surat biasa dan ada yang ditulis dalam bentuk kolom. Bagian pembuka surat terdiri atas: (1) nama jenis surat yang ditulis dengan frasa SURAT TUGAS; dan (2) nomor surat yang keduanya ditulis simetris di bawah kepala surat. Adapun isi surat tugas terdiri atas: Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 12

a. nama jabatan pemberi tugas; b. nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan penerima tugas; dan c. maksud, tanggal, dan tempat penugasan. Isi surat tugas yng ditlis dalam bentuk kolom teridri atas: (a) nama jabatan pemberi tugas; (b) kolom isian surat tugas; dan (c) maksud, tanggal, dan tempat penugasan. Bagian penutup surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom terdiri atas: a. penanggalan surat tugas; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP; f. cap dinas atau cap jabatan; dan g. tembusan, apabila ada. 8. Surat Kuasa Bagian-bagian surat kuasa sama seperti halnya surat dinas. Hanya surat kuasa ini tidak berlaku untuk beracara di pengadilan. Bagian pembuka surat kuasa terdiri atas, (1) nama jenis surat yang ditulis dengan frasa SURAT KUASA; dan (2) nomor surat yang ditulis simetris di bawah kepala surat. Bagian ini surat kuasa terdiri atas bagianbagian: a. ungkapan Yang bertanda tangan di bawah ini; b. kata nama dan jabatan pemberi kuasa; c. ungkapan dengan ini memberi kuasa kepada; d. kata nama dan jabatan penerima kuasa; dan e. kewenangan pemberi kuasa. Adapun bagian penutup surat kuasa teriri atas: a. penanggalan surat kuasa; b. frasa pemberi kuasa; c. nama pemberi kuasa; d. NIP pemberi kuasa; e. meterai; f. tanda tangan pemberi kuasa; g. cap dinas atau cap jabatan; h. frasa penerima kuasa; i. nama penerima kuasa; j. NIP penerima kuasa; dan k. tanda tangan penerima kuasa. 9. Surat Pengumuman Bagian-bagian surat pengumuman sama seperti halnya surat dinas. Bagian pembuka surat teriri atas (1) nama surat yang ditulis dengan kata PENGUMUMAN dan (2) nomor di bawahnya yang ditulis secara simetris di bawah kepala surat. Bagian penutup surat pengumuman terdiri atas: a. penanggalan surat; b. nama jabatan penanda tangan; c. nama pejabat penanda tangan; d. tanda tangan; e. NIP; dan f. cap dinas atau cap jabatan. Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 13

10. Surat Pernyataan Bagian-bagian surat pernyataan sama seperti halnya surat dinas. Bagian pembuka surat tediri atas (1) nama surat yang ditulis dengan kata SURAT PERNYATAAN dan (2) nomor di bawahnya yang ditulis secara simetris di bawah kepala surat. Bagian penutup surat sama seperti dalam jenis surat pengumuman. 11. Surat Keterangan Bagian-bagian surat keterangan sama seperti halnya surat dinas. Bagian pembuka surat tediri atas (1) nama surat yang ditulis dengan kata SURAT KETERANGAN dan (2) nomor di bawahnya yang ditulis secara simetris di bawah kepala surat. Bagian penutup surat sama seperti dalam jenis surat pernyataan atau pengumuman. 12. Berita Acara Berita acara merupakan jenis surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut. C. Penggunaan Lambang Lambang yang digunakan adalah logo IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Lambang ini digunakan sama di semua unit, namun untuk fakultas, lembaga, atau jurusan menggunakan identitas unit tersebut di bagian bawah.

Contoh kepala surat tingkat Institut

KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SYEKH NURJATI CIREBON Alamat : Jl. Perjuangan By Pass Sunyaragi Telp. (0231) 481264 Faks. 489926 Cirebon 45232 Website: www.iaincirebon.ac.id E-mail: [email protected]


Contoh kepala surat tingkat Fakultas

KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SYEKH NURJATI CIREBON

FAKULTAS TARBIYAH Alamat : Jl. Perjuangan By Pass Sunyaragi Telp. (0231) 481264 Faks. 489926 Cirebon 45232 Website: www.iaincirebon.ac.id email: [email protected]

Contoh kepala surat tingkat Jurusan

KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SYEKH NURJATI CIREBON

FAKULTAS TARBIYAH

JURUSAN PENDIDIKAN IPA Alamat : Jl. Perjuangan By Pass Sunyaragi Telp. (0231) 481264 Faks. 489926 Cirebon 45232 Website: www.iaincirebon.ac.id email: [email protected]


Contoh amplop KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SYEKH NURJATI CIREBON Alamat : Jl. Perjuangan By Pass SunyaragiTelp. (0231) 481264 Faks. 489926 Cirebon 45232 Website: www.iaincirebon.ac.id email: [email protected]

Nomor: ………….. Kepada Yth. ………………………… ………………………………. ……………………………….. Kode Pos

Contoh amplop fakultas KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SYEKH NURJATI CIREBON FAKULTAS TARBIYAH Alamat : Jl. Perjuangan By Pass Sunyaragi Telp. (0231) 481264 Faks. 489926 Cirebon 45232 Website: www.iaincirebon.ac.id email: [email protected]

Nomor: ………….. Kepada Yth. ………………………… ………………………………. ……………………………….. Kode Pos


BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT A. Proses dan Cara Pembuatan Surat Statuter Surat yang baik tidak asal-asalan dibuat, melainkan harus melewati beberapa tahap. 1. Penyiapan konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas, singkat, serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik, dan benar. 2. Pengajuan konsep Pengajuan konsep memiliki beberapa tahap yang harus dilalui seperti berikut ini. a. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggungjawaban. b. Jika materi surat berhubungan lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/unit kerja terkait. c. Net surat statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang melalui: 1) Kepala Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri untuk Peraturan, Keputusan, dan Instruksi Menteri yang ditandatangani oleh Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani oleh Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal dan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan. 3) selain tersebut pada point 1 dan 2, pengajuan kepada pejabat yang berwenang melalui pejabat yang bertanggung jawab di bidang pembinaan administrasi. d. Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimpan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. 3. Penomoran surat Penomoran surat sangat penting dilakukan. Hal ini mengingat begitu banyaknya surat yang diedarkan. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penomoran surat dinas. a. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Hal ini dilakukan agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. b. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. c. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. d. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. 4. Pengetikan surat Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 17

Pengetikan surat dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12. Ukuran kertas kwarto/F4 sedangkan ketentuan lain sebagai berikut. a. Judul 1) Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau penetapan dan nama peraturan perundangundangan. 2) Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan perundang-undangan. 3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca. b. Pembukaan 1) Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). 2) Konsiderans a) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang. b) Konsinderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan perundangundangan. Memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya. c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa peraturan perundangundangan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat. Hal ini karena tidak mencerminkan latar belakang dan alasan dibuatnya peraturan perundang-undangan tersebut. d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. e) Setiap pokok pikiran diberi nomor dan diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;). c. Dasar hukum 1) Dasar hukum diawali dengan kata Mengingat yang diawali dengan huruf kapital dan seterusnya huruf biasa. 2) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan perundangundangan dan memuat peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan perundang-undangan tersebut. 3) Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya Peraturan Perundang-undangan yang tingkatannya sama, lebih tinggi dan sesuai dengan permasalahan. 4) Peraturan Perundang-undangan yang akan dicabut tidak dicantumkan sebagai dasar hukum. 5) Jika jumlah Peraturan Perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan Peraturan Perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan dan penetapannya. Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 18

6) Dasar hukum yang diambil dari pasal dalam Undang-Undang Dasar Negara

Republik Indonesia Tahun 1945 ditulis dengan menyebutkan pasal atau beberapa pasal yang berkaitan. B. Proses dan Cara Pembuatan Surat Nonstatuter Terdapat beberapa tahap yang dapat dilalui dalam menyusun surat nonstatuter seperti berikut. 1. Penyiapan konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas, dan singkat, serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik, dan benar. 2. Pengajuan konsep Konsep diajukan secara hirarkis pejabat sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, kemudian diteliti dan diparaf sebagai pertanggungjawaban. Jika materi surat terkait lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu dikoordinasikan dengan pejabat/unit kerja terkait. 3. Penomoran surat Penomoran surat dilaksanakan setelah dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar tanggal surat dan pemberlakuan tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. Penomoran surat harus sesuai dengan kode indeks surat dinas yang telah ditetapkan. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. 4. Pengetikan surat Pengetikan surat dengan menggunakan huruf Times New Roman ukuran 12. Ukuran kertas kwarto/F4 sedangkan ketentuan lain sebagai berikut. a. Surat dinas 1) Kepala surat menggunakan Lambang/Logo IAIN Syekh Nurjati Cirebon. Pengetikan yang lain, sama dengan pengetikan pada surat satuan organisasi. 2) Isi surat mulai diketik 4 spasi setelah nama kota pada objek surat. Pengetikan surat diserasikan dengan ukuran kertas. Sedangkan surat yang harus disambung, halaman berikutnya menggunakan kertas biasa tanpa kop surat dan sudut kanan atas dibubuhi nomor halaman. Pengetikan isi surat dimulai dengan indent lima ketukan dari margin kiri, begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru. Jarak antara baris yang satu dengan lainnya satu setengah spasi. Antaralinea ditandai dengan jarak dua spasi. 3) Kaki surat Dalam kaki surat terdapat beberapa bagian seperti berikut. a) Nama jabatan dengan teknik: (1) diketik di sebelah kanan bawah dengan jarak tiga spasi dari kalimat terakhir bagian isi surat, menggunakan huruf awal kapital. (2) Hanya mencantumkan jabatan pengirim (Kepala, Direktur, Rektor dan sebagainya) dan tidak perlu menyebutkan kembali nama instansi (bila sudah ada pada kop surat). (3) Nama pejabat diketik dengan huruf awal kapital, tidak perlu diberi garis bawah, dan tanda baca titik (.). Pencantuman gelar kesarjanaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (4) Pengetikan NIP Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 19

tidak boleh diberi jarak antara satu angka dengan angka lainnya. (5) Jabatan si pengirim dan nama pejabat disusun tegak lurus dengan tanggal surat. Contoh: Kaki Surat Unit Pelaksana Teknis (UPT): - Rektor/Ketua/Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP ………. - a.n. Rektor/Ketua/Kepala Dekan/Kepala Bagian/Kasubbag tanda tangan Nama Lengkap NIP ……….

b) Tembusan surat memiliki ketentuan: (1) kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus dengan nomor di atas, tanpa diberi garis bawah. (2) Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi di belakang kata "Tembusan" dibubuhkan titik dua (:). (3) Pengetikan tembusan ditetapkan menggunakan nomor urut, lurus dengan huruf T pada kata tembusan. (4) Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya. (5) Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata kepada, yang terhormat atau Yth. (6) Tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan sebagai laporan, arsip atau pertinggal. C. Penulisan Alamat Tertuju Surat Penulisan alamat surat terdapat dalam bagian dalam surat dan luar surat atau pada amplop surat. Pada bagian dalam surat menggunakan contoh penulisan alamat berikut: 1. Pada dalam surat: Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta Yth. Dekan Fakultas Tarbiyah IAIN Syekh Nurjati Cirebon 2. Pada amplop surat: Yth. Rektor Universitas Sebelas Maret Jalan Ir. Sutami Nomor 36A Kentingan, Surakarta 57126 Yth. Dekan Fakultas Tarbiyah Gedung F Lantai II IAIN Syekh Nurjati Cirebon Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 20

D. Penulisan Singkatan Dalam surat menyurat sering digunakan singkatan untuk memudahkan dalam penyajian. Penulisan singkatan tersebut menggunakan konvensi tertentu. Penulisan singkatan ini, misalnya sebagai berikut: 1. a.n. (atas nama); penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di tangan yang memberi kuasa. Contoh : a.n. Rektor Pembantu Rektor Bidang Akademik

nama jelas NIP 2. anb. (atas nama beliau); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika Rektor menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya atau pejabat eselon di bawahnya. Contoh : Rektor anb. Pembantu Rektor Bidang Akademik

nama jelas NIP 3. u.b. (untuk beliau); penulisan u dan b dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya. Contoh : a.n. Rektor Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian u.b. Kepala Bagian Ketatalaksanaan

nama jelas NIP 4. a.p. (atas perintah); penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya. Contoh : a.p. Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian Kepala Sub Bagian Tata Usaha

nama jelas NIP


5. apb. (atas perintah beliau); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika Rektor menguasakan penandatangan surat kepada bawahannya. Contoh : Rektor apb. Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

nama jelas NIP 6. plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik, dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat. Contoh : plh. Pembantu Rektor Bidang Sumber Daya

nama jelas NIP 7. u.p. (untuk perhatian); penulisan u dan p dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik, dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. Contoh : Yth. Dekan Fakultas Syariah IAIN Syekh Nurjati Cirebon u.p. Kepala Bagian Tata Usaha


BAB V TATA URUTAN, UNIT KERJA, DAN KODE KLASIFIKASI SURAT DINAS A. Tata Urutan Penulisan Nomor Surat Dinas In.14/…(1)…/…(2)…/…(3)…/…(4)… In. 14 (1) (2) (3) (4)

: kode indeks institut : nomor urut institut : kode unit kerja : kode klasifikasi surat : nomor urut surat : tahun pembuatan surat

Contoh: In.14/R.II/HM.01/5678/2011 B. Kode Unit Kerja Surat Dinas 1. Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon

/R/

a. Pembantu Rektor I

/R.I/

b. Pembantu Rektor II

/R.II/

c. Pembantu Rektor III

/R.III/

2.

Biro AUAK

/B/

3.

Bagian Perencanaan, Keuangan dan IKN

/B.I/

1. Sub Bagian Perencanaan

/B.I.1/

2. Sub Bagian Keuangan dan IKN

/B.I.2/

Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

/B.II/

1. Sub Bagian Akademik dan Registrasi

/B.II.1/

2. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

/B.II.2/

Bagian Kerjasama dan Publikasi

/B.III/

1. Sub Bagian Kerjasama

/B.III.1/

2. Sub Bagian Publikasi dan Sistem Informasi

/B.III.2/

Bagian Umum

/B.IV/

4.

5.

6.

1. Sub Bagian Organisasi, Tatalaksana dan /B.IV.1/ Kepegawaian 7.

2. Sub Bagian Ketatausahaan dan BMN

/B.IV.2/

Dekan Fakultas Tarbiyah

/F.I/

1. Bidang Akademik

/F.I.1/


8.

9.

2. Bidang Umum, Kepegawaian dan Keuangan

/F.I.2/

3. Bidang Kemahasiswaan

/F.I.3/

4. Bagian Tata Usaha Fakultas Tarbiyah

/FB.I/

Dekan Fakultas Syari’ah

/F.II/

1. Bidang Akademik

/F.II.1/


/F.II.2/


/F.II.3/

4. Bagian Tata Usaha Fakultas Syariah

/FB.II/

Dekan Fakultas Adab Dakwah dan Ushuluddin

/F.III/

1. Bidang Akademik

/F.III.1/


/F.III.2/


/F.III.3/

4. Bagian Tata Usaha Fakultas Adab Dakwah /FB.III/ dan Ushuluddin 10. Program Pascasarjana 1. Direktur

/D/

2. Asisten Direktur

/D.I/

11. Lembaga Penelitian (LEMLIT)

/L.I/

1. Pusat Penelitian Lingkungan Hidup (PPLH)

/L.I.1/

2. Pusat Pengkajian dan Penerbitan Ilmiah (P3I)

/L.I.2/

3. Pusat Studi Gender (PSG)

/L.I.4/

4. Pusat Pengembangan Tilawatil Quran (PPTQ)

/L.I.4/

12. Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat (LPM) 1. Pusat Bantuan Hukum (PBH)

/L.II/ /L.II.1/

Unit Pelaksana Teknis (UPT) 13. Pusat Penjamin Mutu Pendidikan (PPMA)

/UPT.I/

14. Perpustakaan

/UPT.II/

15. Pusat Komputer

/UPT.III/

16. Laboratorium

/UPT.IV/

17. Pusat Budaya dan Bahasa

/UPT.V/

Lembaga Nonstruktural 18. Lembaga Penerbitan

/LBIT/


C. Pola Klasifikasi Surat Dinas OT Organisasi dan Ketatalaksanaan 00. Organisasi Surat yang berhubungan dengan pembentukan, perubahan organisasi, uraian pekerjaan dan pembahasannya mulai dari awal sampai akhir dan jalur pertanggungjawaban. 01. Tatalaksana 01.1 Perencanaan Surat yang berkenaan dengan pembuatan perencanaan/program kerja oleh unit-unit kerja IAIN Syekh Nurjati, termasuk segala jenis pertemuan dalam rangka penentuan kebijaksanaan perencanaan. 01.2 Laporan Surat yang berhubungan dengan laporan umum, monitoring dan evaluasi dari unit kerja, baik laporan mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, dan tahunan. 01.3 Penyusunan Prosedur Kerja Surat yang berkenaan dengan penyusunan system, prosedur, pedoman, petunjuk pelaksanaan, tata kerja, dan hubungan kerja. 01.4 Penyusunan Pembakuan Sarana Kerja Surat yang berhubungan dengan penyusunan pembakuan sarana kerja, yakni penentuan kualitas dan kuantitas yang meliputi: ukuran, jenis, merk dan sebagainya. HM Kehumasan 00. Penerangan Surat yang berhubungan dengan segala kegiatan yang berkenaan dengan penerangan terhadap masyarakat tentang kegiatan IAIN Syekh Nurjati termasuk di dalamnya: konferensi pers, pameran, wawancara, dan penerangan dalam media massa lainnya. 01. Hubungan Surat yang berkenaan dengan segala kegiatan intern IAIN Syekh Nurjati dan dengan pihak lain, baik dalam maupun luar negeri dalam bidang kehumasan, koordinasi dan pemerintahan umum. 02. Dokumentasi dan kepustakaan 02.1 Dokumentasi Surat yang berkenaan dengan kegiatan yang berhubungan dengan penyediaan/pengumpulan bahan/dokumentasi termasuk penyebarannya. 02.2 Kepustakaan Surat yang berkenaan dengan kegiatan yang berhubungan dengan penyediaan pengumpulan bahan-bahan kepustakaan. 03. Keprotokolan Surat yang berkenaan dengan masalah keprotokolan, seperti tamu pimpinan, kunjungan kerja, upacara nasional, dan HUT lembaga. KP Kepegawaian 00. Pengadaan 00.1 Formasi


01

02

03

04

Surat yang berkenaan dengan perencanaan pengadaan pegawai, nota usul, formasi, sampai dengan persetujuan, termasuk berzetting. 00.2 Penerimaan Surat yang berkenaan dengan penerimaan pegawai baru, mulai dari pengumuman penerimaan, panggilan testing/psychotest/clearance test sampai pengumuman yang diterima, termasuk di dalamnya GAH (Guru Agama Honorarium), GTT (Guru Tidak Tetap) dan P3-NTER (Pegawai Pembantu Pencatat Nikah Talak Cerai Rujuk). 00.3 Pengangkatan Surat yang berkenaan dengan seluruh proses pengangkatan calon pegawai dan menempatkan calon pegawai sampai dengan menjadi pegawai negeri, mulai dari pemeriksaan kesehatan sampai dengan pengangkatan, termasuk pelimpahan/penempatan. Tata usaha kepegawaian 01.1 Izin/dispensasi Surat yang berkenaan dengan izin tidak masuk kerja atas permintaan yang diajukan oleh pegawai yang bersangkutan, maupun dispensasi yang diajukan oleh instansi lain termasuk tugas pada instansi lain dan tugas ke luar negeri. 01.2 Keterangan Surat yang berkenaan dengan keterangan pegawai, keluarganya, termasuk sura mengenai NIP/KARPEG, penunjukan penghubungan ke instansi lain dan data pegawai pejabat. Pendidikan dan pelatihan 02.1 Diklat prajabatan Surat yang berkenaan dengan diklat prajabatan golongan I, II, dan III. 02.2 Diklat dalam jabatan Surat yang berkenaan dengan: (a) diklat kepemimpinan (jabatan struktural dan pengembangan kepemimpinan), (b) diklat fungsional (administrasi dan tenaga teknis keagamaan), (c) diklat teknis (administrasi dan keagamaan). 02.3 Latihan kursus Surat yang berkenaan dengan kursus baik yang diselenggarakan dalam negeri maupun luar negeri. Korpri Surat yang berkenaan dengan organisasi KORPRI termasuk di dalamnya Dharma Wanita, Pemilu, dan lainnya. Penilaian dan hukuman 04.1 Penilaian Surat yang berkenaan dengan penilaian pelaksanaan pekerjaan, disiplin pegawai, pemalsuan administrasi pegawai, rehabilitasi, dan pemutihan. 04.2 Hukuman Surat yang berkenaan dengan hukuman pegawai yang meliputi: teguran tertulis, pernyataan tidak puas secara tertulis, penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun, penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun, penurunan pangkat pada pangkat setingkat lebih rendah untuk paling lama 1 Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 26

05

06

07

08

(satu) tahun, pembebasan dari jabatan, pemberhentian dengan hormat atas permintaan sendiri sebagai PNS, dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS. Screening Surat yang berhubungan dengan screening bagi pegawai dalam hal kegiatan politik. Pembinaan mental Surat yang berkenaan dengan pembinaan mental pegawai termasuk di dalamnya kerohanian dan P4. Mutasi 07.1 Kepangkatan Surat yang berkenaan dengan kenaikan pangkat/golongan termasuk di dalamnya ujian dinas, penyesuaian ijazah, dan daftar urut kepangkatan. 07.2 Kenaikan gaji berkala Surat yang berkenaan dengan kenaikan gaji berkala. 07.3 Penyesuaian masa kerja Surat yang berkenaan dengan penyesuaian masa kerja untuk perubahan ruang gaji dan inpassing. 07.4 Penyesuaian tunjangan keluarga Surat yang berkenaan dengan penyesuaian tunjangan keluarga. 07.5 Alih tugas Surat yang berkenaan dengan alih tugas bagi para pelaksana /staf, perpindahan dalam rangka pemantapan tugas pekerjaan termasuk mengenai fasilitasnya. 07.6 Jabatan struktural/fungsional Surat yang berkenaan dengan pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/fungsional termasuk tunjangan jabatan sewaktu penugasan atau pemberian kuasa untuk menjabat sementara, termasuk fasilitasnya. Kesejahteraan 08.1 Kesehatan Surat yang berkenaan dengan penyelenggaraan kesehatan bagi pegawai, meliputi asuransi kesehatan (ASKES) dan general checkup pejabat. 08.2 Cuti Surat yang berkenaan dengan cuti pegawai, meliputi: cuti tahunan, cuti karena alasan penting, cuti sakit, cuti bersalin/hamil, dan cuti di luar tanggungan negara. 08.3 Rekreasi Surat yang berkenaan dengan rekreasi dan olah raga. 08.4 Bantuan/santunan social Surat yang berkenaan dengan pemberian bantuan/tunjangan social kepada pegawai dan keluarga yang mengalami musibah, termasuk ucapan duka cita. 08.5 Koperasi Surat yang berkenaan dengan organisasi koperasi termasuk di dalamnya masalah pengurusan keutuhan bahan pokok. 08.6 Perumahan Surat yang berkenaan dengan perumahan pegawai. Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 27

08.7 Antarjemput/transportasi Surat yang berkenaan dengan transportasi pegawai. 08.8 Penghargaan Surat yang berkenaan dengan penghargaan, tanda jasa, piagam, satya lencana, dan sebagainya. 09 Pemutusan hubungan kerja Surat yang berkenaan dengan pemberian pension pegawai termasuk jaminan asuransi karena berhenti atas permintaan sendiri, berhenti dengan hormat bukan karena hukuman, pindah/keluar dari IAIN Syekh Nurjati, dan meninggal dunia. KU Keuangan 00. Anggaran 00.1 Rutin Surat yang berkenaan dengan anggaran belanja rutin mulai dari pengumpulan bahan, pemrosesan penyusunan RBA sampai dengan pembuatan RKA-KL, permintaan plafon, pengajuan konsep DIPA ke Ditjen Anggaran, surat pemberitahuan pembahasan/persetujuan DIPA. Anggaran belanja tambahan dan revisi DIPA, usul pengangkatan Bendaharawan dan SIAR (Sisa Anggaran Rutin), termasuk SPP sekolah/perguruan tinggi. 00.2 Pembangunan Surat yang berkenaan dengan anggaran belanja pembangunan. Mulai dari pengumpulan bahan, pemrosesan penyusunan DUP, permintaan plafon, pengajuan konsep DIP, anggaran belanja tambahan dan revisi DIP, usul pengangkatan PIMPRO/BENPRO dan SIAP (Sisa Anggaran Pembangunan). 00.3 Nonbudgetter Surat yang berkenaan dengan penyusunan dan pengelolaan anggaran nonbudgetter, meliputi: NCTR (Nikah Cerai Talak Rujuk), BADK (Badan Administrasi Dana Kerohanian Islam), biaya petugas haji, BKM (Badan Kesejahteraan Masjid), BP-4 (Badan Perkawinan dan Penyelesaian Perceraian), MTQ (Musabaqoh Tilawatil Guran), P2A atau Badan Pembinaan Pengamalan Agama Islam, dan dana pembinaan peradilan. 01. SPP 01.1 SPP beban tetap dan sementara rutin Surat yang berkenaan dengan pengajuan dan pengeluaran surat permintaan pembayaran (SPP) beban tetap dan sementara/UUDP (Uang Untuk Dipertanggungjawabkan) rutin, termasuk gaji pegawai. 01.2 SPP beban tetap dan sementara pembangunan Surat yang berkenaan dengan pengajuan dan pengeluaran surat permintaan pembayaran (SPP) beban tetap dan sementara/UUDP (Uang Untuk Dipertanggungjawabkan). 02. SPJ Rutin/pembangunan 02.1 SPJ rutin Surat yang berkenaan dengan pertanggungjawaban keuangan anggaran belanja rutin. 02.2 SPJ pembangunan Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 28

KS

Surat yang berkenaan dengan pertanggungjawaban keuangan anggaran belanja pembangunan. 02.3 SPJ nonbudgetter Surat yang berkenaan dengan pertanggungjawaban keuangan: NCTR (Nikah Cerai Talak Rujuk), BADK (Badan Administrasi Dana Kerohanian Islam), biaya petugas haji, BKM (Badan Kesejahteraan Masjid), BP-4 (Badan Perkawinan dan Penyelesaian Perceraian), MTQ (Musabaqoh Tilawatil Guran), P2A atau Badan Pembinaan Pengamalan Agama Islam, dan dana pembinaan peradilan. 03. Pendapatan negara 03.1 Pajak Surat yang berkenaan dengan pendapatan negara dari hasil pajak yang meliputi: MPO (Menghitung Pajak Orang), PPN (Pajak Pendapatan Negara), pajak jasa, PPH (Pajak Pendapatan Penghasilan), dan pajak lainnya. 03.2 Bukan pajak Surat yang berkenaan dengan pendapatan negara dari hasil bukan pajak (nontax) yang meliputi penerimaan dari: biaya penelitian hasil penerimaan negara, biaya NCTR, serta biaya perkara dan hasil penjualan barang-barang inventaris yang dihapuskan. 03.3 Badan layanan umum Surat yang berkenaan dengan pelayanan umum. 04. Perbankan 04.1 Valuta asing Surat yang berkenaan dengan valuta asing. 04.2 Transfer Surat yang berkenaan dengan saldo rekening Koran yang ada pada Bank. 05. Sumbangan Surat yang berkenaan dengan permintaan, pemberian sumbangan/bantuan khusus di luar tugas pokok IAIN Syekh Nurjati, seperti bencana alam, kebakaran, pekan olah raga, dan sebagainya. Kesekretariatan 00 Kerumahtanggaan Surat yang berkenaan dengan penggunaan fasilitas (pinjam ruang rapat, kendaraan, dsb.), keamanan, konsumsi, pakaian dinas kerja, papan nama, lambang, alamat pejabat, dan telekomunikasi/listrik/air (langganan). 01 Perlengkapan 01.1 Gedung Surat yang berkenaan dengan asrama, bangunan kantor, gedung sekolah, pos penjagaan, rumah dinas (termasuk tanah), mulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan, sampai dengan penghapusannya. 01.2 Alat kantor Surat yang berkenaan dengan alat kantor, seperti ATK dan formulir/faktur mulai dari perencanaan, pengadaan, dan pendistribusian. 01.3 Mesin kantor/alat-alat elektronika Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 29

Surat yang berkenaan dengan mesin kantor (barang-barang mekanis)/alat-alat elektronik, meliputi: AC, amplifier, kipas angin, mesin fotokopi, kamera, mesin ketik/hitung, overhead proyektor, proyektor film, radio, roneo, televisi, LCD, laptop, komputer, slide, mesin stensil, tape recorder, teleks, video tape, dan lainnya mulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan, sampai dengan penghapusannya. 01.4 Perabot kantor Surat yang berkenaan dengan pengelolaan perabot kantor, meliputi: kursi, meja, almari, filing cabinet/card, rak, dan lainnya mulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan, sampai dengan penghapusannya. 01.5 Kendaraan Surat yang berkenaan dengan kendaraan mulai dari perencanaan, pengadaan, pendistribusian, pemeliharaan, sampai dengan penghapusannya. 01.6 Inventaris perlengkapan Surat yang berkenaan dengan inventaris perlengkapan, laporan inventaris perlengkapan pusat dan daerah. 01.7 Penawaran umum Surat yang berkenaan dengan penyelenggaraan prakualifikasi calon rekanan dan penawaran umum termasuk persyaratannya. 02 Ketatausahaan Surat yang berkenaan dengan korespondensi dan kearsipan, penandatanganan surat, wewenangnya, serta cap dinas. HK Hukum 00 Peraturan perundang-undangan Surat yang berkenaan dengan pemrosesan suatu peraturan perundangundangan produk Departemen Agama dari konsep/draft sampai selesai, maupun produk peratuan-peraturan perundangan yang diterima, baik internal Departemen maupun dari instansi lain. 00.1 Undang-undang termasuk PERPU 00.2 Peraturan Pemerintah 00.3 Keputusan Presiden, Instruksi Presiden 00.4 Peraturan Menteri, Instruksi Menteri 00.5 Keputusan Menteri, Pimpinan Unit Eselon I/II 00.6 SKB Menteri-menteri, Pimpinan Unit Eselon I/II 00.7 Edaran Menteri/ Pimpinan Unit Eselon I/II 00.8 Peraturan KANWIL/KANDEP 00.9 Peraturan PEMDA Tk. I/Tk. II 01 Pidana 01.1 Pencurian Surat yang berkenaan dengan pencurian yang terjadi di dalam lingkungan Kantor Departemen Agama, baik pusat maupun daerah. 01.2 Korupsi Surat yang berkenaan dengan korupsi, penyelewengan dan penyalahgunaan wewenang/jabatan. 02 Perdata 02.1 Perikatan Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 30

Surat yang berhubungan dengan perikanan yang meliputi: hak pakai, peminjaman, sewa-menyewa, dan sebagainya.

02.2 Peradilan tata usaha negara Surat yang berhubungan dengan Menteri Agama atau pejabat Departemen Agama atau IAIN Syekh Nurjati. 03 Hukum agama 03.1 Fatwa Surat yang berkenaan dengan pendapat hokum dan penetapan status hokum mengenai suatu hal yang belum jelas hukumnya, seperti: bedah mayat, warisan, hibah/shodaqoh, tes DNA, dan sebagainya. 03.2 Rukyat/hisab Surat yang berkenaan dengan penentuan arah kiblat, awal/akhir Ramadhan, hari besar Islam, jadwal waktu shalat, dan kalender. 03.3 Hari besar agama Surat yang berkenaan dengan hari besar agama Islam, Kristen Protestan, Katholik, Hindu, Budha, dan Kong Hu Cu (imlek). 04 Bantuan hukum 04.1 Kasus hukum pidana Surat yang berkenaan dengan bantuan hokum kepada pejabat/pegawai IAIN Syekh Nurjati dalam kasus pidana yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas. 04.2 Kasus hukum perdata Surat yang berkenaan dengan bantuan hokum kepada pejabat/pegawai IAIN Syekh Nurjati dalam kasus perdata yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas. 04.3 Kasus hokum tata usaha negara (TUN) Surat yang berkenaan dengan pemberian bantuan hokum kepada Menteri Agama atau pejabat Departemen Agama atau IAIN Syekh Nurjati dalam kasus Tata Usaha Negara (TUN). 04.4 Penelaahan hokum Surat yang berkenaan dengan penelaahan hokum yang berkaitan dengan masalah agama, selain Islam. PW Perkawinan 00 Penyuluhan Surat yang berkenaan dengan penyuluhan perkawinan, KB (Keluarga Berencana), KKB (Keluarga Kecil Bahagia), BP4 (Badan Penasihat Perkawinan dan Penyelesaian Perceraian), PKK (Pendidikan Kesejahteraan Keluarga), UPGK (Usaha Peningkatan Gizi Keluarga), dan DBKS (Desa Binaan Keluarga Sejahtera). 01 Perkawinan Surat yang berkenaan dengan seluruh proses nikah, talak, cerai, dan rujuk termasuk akte dan sarananya. 02 Campuran Surat yang berkenaan dengan seluruh proses perkawinan campuran antaragama dan antarbangsa. HJ Haji 00 Calon haji Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 31

Surat yang berkenaan dengan pendaftaran calon haji, termasuk kelengkapan dokumen seperti: daftar nominatif, STPH (Surat Tanda Pergi Haji), paspor-paskim, visa dan lainnya. 01 Bimbingan Surat yang berkenaan dengan bimbingan jemaah haji dan petugas haji, termasuk pameran, penataran, dan peragaan. 02 Petugas haji Surat yang berkenaan dengan petugas haji, meliputi TPHI (Tim Petugas Haji Indonesia), TKHI (Tim Kesehatan Haji Indonesia), tenaga musiman/P3H (Panitia Pemberangkatan dan Pemulangan Haji), secretariat boyongan, amirul haj, naib amirul haj, dan PPIH (nonkloter termasuk laporan kegiatan). 03 Ongkos naik haji Surat yang berkenaan dengan penentuan ONH, restitusi, living cost, free seat, uang bekal daerah, dan asuransi. 04 Jemaah haji Surat yang berkenaan dengan jemaah haji, meliputi: syekh/muzawwir, sakit, meninggal, melahirkan, dan hilang. 05 Angkutan Surat yang berkenaan dengan transportasi haji dalam dan luar negeri, jadwal pemberangkatan dan pemulangan jemaah haji dan daftar jemaah (manifest). 06 Pengasramaan Surat yang berkenaan dengan pengasramaan calon haji di dalam/luar negeri, pengembalian biaya perumahan di Arab Saudi dan Qur’ah. 07 Pembekalan Surat yang berkenaan dengan pembekalan jemaah haji termasuk pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, antara lain: kemas haji, cattering, obat-obatan, buku manasik haji, buku kesehatan haji, petunjuk perjalanan haji, barang-barang bawaan dari dalam/luar negeri serta kelengkapan lainnya yang sehubungan. 08 Dispensasi/rekomendasi khusus Surat yang berkenaan dengan dispensasi dan rekomendasi masuk Arab Saudi pada masa-masa musim haji, baik bagi WNI dalam maupun luar negeri. 09 Umroh Surat yang berkenaan dengan masalah-masalah umroh, termasuk perizinan, pelaksanaan penyelenggaraan/organisasi-organisasi, yayasanyayasan, travel biro, dan pengawasan penyelenggaraannya. BA Bimbingan agama 00 Penyuluhan Surat yang berkenaan dengan seluruh proses yang berhubungan dengan penerangan agama kepada masyarakat dan lingkungan khusus (transmigrasi, suku terasing inrehab, dan narapidana), termasuk sarananya seperti: film, drama, MTQ, pagelaran seni budaya, perayaan hari-hari besar agama, sekaten, fesparani, utsawa dharma gita, dan siaran RRI/TVRI. 01 Bimbingan 01.1 Lembaga keagamaan Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 32

PP

Surat yang berkenaan dengna bimbingan kepada lembaga-lembaga keagamaan yang ada dalam masyarakat, meliputi: da’i/juru penerang agama, organisasi-organisasi keagamaan, kepengurusan rumah ibadah, serta organisasi remaja keagamaan dan sarana bimbingannya. 01.2 Aliran kerohanian/keagamaan Surat yang berkenaan dengan aliran kerohanian/keagamaan yang timbul dalam masyarakat. 02 Kerukunan hidup beragama Surat yang berkenaan dengan bimbingan kerukunan hidup beragama, termasuk surat yangberkenaan dengan hal-hal yang menyinggung perasaan umat beragama. 03 Ibadah dan ibadah sosial 03.1 Ibadah Surat yang berkenaan dengan seluruh proses pembinaan ibadah, seperti shalat Ied, Eka Dhasa Rudra, Kebaktian, Natal, dan Galungan. 03.2 Ibadah sosial Surat yang berkenaan dengan seluruh proses kegiatan ibadah sosial, seperti baitul maal (termasuk zakat, hibah, infak, wakaf, dan bondo masjid), dana punia, dana paramita, kolekta, diskonia, dan bantuan rumah ibadah. 04 Pengembangan keagamaan Surat yang berkenaan dengan pengembangan keagamaan, meliputi: statistik keagamaan, pemeluk agama, tokoh agama, dan rumah ibadah. 05 Rohaniawan Surat yang berkenaan dengan rohaniawan, termasuk urusan perizinan, naturalisasi, paskim, visa, perpanjangan izin, dan pengambilan sumpah. Pendidikan dan pengajaran 00 Kurikulum, tenaga edukatif dan sarana 00.1 Sekolah umum tingkat TK dan SD Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada sekolah umum tingkat TK dan SD. 00.2 Sekolah umum tingkat SLTP Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada sekolah umum tingkat SLTP. 00.3 Sekolah umum tingkat SLTA Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada sekolah umum tingkat SLTA. 00.4 Perguruan agama tingkat RA dan Ibtidaiyah (prasekolah dan pratama) Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada perguruan agama tingkat RA dan Ibtidaiyah (prasekolah dan pratama). 00.5 Perguruan agama tingkat Tsanawiyah (menengah pertama) Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 33

Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada perguruan agama tingkat Tsanawiyah (menengah pertama). 00.6 Perguruan agama tingkat Aliyah (menengah atas) Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada perguruan agama tingkat Aliyah, baik madrasah maupun PGA. 00.7 Pondok pesantren Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada pondok pesantren. 00.8 Diniyah Surat yang berkenaan dengan masalah yang menyangkut siswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan dan pengajaran, termasuk subsidi dan bantuan pada madrasah diniyah. 00.9 Perguruan tinggi agama Surat yang berkenaan dengan masalah mahasiswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan, pengajaran, subsidi dan bantuan pada perguruan tinggi agama termasuk program pascasarjana. 00.10 Perguruan tinggi umum Surat yang berkenaan dengan masalah mahasiswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan, pengajaran, subsidi dan bantuan pada perguruan tinggi termasuk program pascasarjana. 00.11 Pengembangan sarana pendidikan Surat yang berkenaan dengan masalah mahasiswa, kurikulum, tenaga edukatif, sarana pendidikan di lingkungan Departemen Agama. Ruang ini juga untuk menampung masalah PP.00.1 sampai dengan PP.00.10 yang termuat secara kolektif dalam satu surat. 01. Evaluasi dan ijazah 01.1 Perguruan agama Surat yang berkenaan dengan masalah soal evaluasi/ujian dan ijazah dari tingkat TA/RA, Diniyah, pondok pesantren sampai perguruan tinggi agama. 01.2 Sekolah perguruan umum Surat yang berkenaan dengan masalah soal evaluasi/ujian dan ijazah dari tingkat TK, SD, SLTP, SLTA, dan perguruan tinggi umum. 02 Kepenilikan, kepengawasan, dan pembinaan 02.1 Kepenilikan Surat yang berkenaan dengan kegiatan kepenilikan pada TK/RA, SD/Ibtidaiyah, dan Diniyah/Awaliyah. 02.2 Kepengawasan Surat yang berkenaan dengan kegiatan kepengawasan pada SLTP/Tsanawiyah, SLTA/Aliyah pondok pesantren dan Diniyah Wustho. 02.3 Pembinaan Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 34

PS

Surat yang berkenaan dengan kegiatan pembinaan pada perguruan tinggi agama dan perguruan tinggi umum di bidang keagamaan. 03 Kelembagaan 03.1 Organisasi Surat yang berkenaan dengan organisasi intra maupun ekstra sekolah/siswa/mahasiswa/guru maupun orang tua murid. Contoh: OSIS, MENWA, POMD, PGRI, dan lainnya. 03.2 Pengembangan Surat yang berkenaan dengan pengembangan relokasi, fisial/kelas jauh, perubahan/persamaan/penyesuaian status swasta-negeri pada perguruan agama. 04 Beasiswa Surat yang berkenaan dengan pemberian beasiswa, baik dari pemerintah, swasta, maupun dari luar negeri. 05 Sumbangan Surat yang berkenaan dengan uang sekolah, uang UDP, uang ujian dan lain-lain yang sejenis. 06 Pengabdian Surat yang berkenaan dengan pengabdian terhadap masyarakat, seperti KKN (Kuliah Kerja Nyata), BUTSI (Badan Usaha Tenaga Sukarela Indonesia), dan kegiatan ekstra lainnya. 07 Perizinan Surat yang berkenaan dengan masalah perizinan belajar/mengajar bagi lembaga/instansi/orang Indonesia ke luar negeri. Pengawasan 00 Administrasi umum Surat yang berkenaan dengan pengawasan administrasi umum, meliputi: tugas pokok, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, sarana tindak lanjut, laporan hasil audit, dan tindak lanjut hasil audit. 01 Tugas umum Surat yang berkenaan dengan pengawasan tugas umum, meliputi: pendidikan agama, penerangan agama, urusan agama, bimbingan masyarakat beragama, peradilan agama, haji, penelitian dan pengembangan keagamaan. 02 Proyek pembangunan 02.1 Fisik Surat yang berkenaan dengan pengawasan proyek pembangunan fisik, termasuk laporan hasil pemeriksaan maupun tindak lanjut hasil pemeriksaan. 02.2 Nonfisik Surat yang berkenaan dengan pengawasan proyek pembangunan nonfisik, termasuk laporan hasil pemeriksaan maupun tindak lanjut hasil pemeriksaan. 03 Pengawasan eksternal 03.1 BPK RI Surat yang berkenaan dengan pengawasan BPK RI termasuk laporan hasil pemeriksaan semester maupun tindak lanjut hasil pemeriksaan. 03.2 BPKP (Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan) Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 35

Surat yang berkenaan dengan pengawasan BPKP termasuk laporan hasil audit maupun tindak lanjut audit.

TL

03.3 Pengaduan masyarakat Surat yang berkenaan dengan pengaduan atau pengawasan dari masyarakat yang disampaikan melalui Tromol Pos 5000 (TP 5000) termasuk tindak lanjutnya. 03.4 Pengaduan masyarakat (non TP 5000) Surat yang berkenaan dengan pengaduan atau pengawasan dari masyarakat yang disampaikan secara langsung tanpa melalui Tromol Pos 5000 (TP 5000) termasuk tindak lanjutnya. Penelitian 00 Penelitian pendidikan Surat yang berkenaan dengan penelitian pendidikan, sejak dari perizinan, pelaksanaan sampai dengan laporan hasilnya. 01 Penelitian keagamaan Surat yang berkenaan dengan penelitian keagamaan, sejak dari perizinan, pelaksanaan sampai dengan laporan hasilnya. 02 Penelitian lektur agama 02.1 Penelitian kitab agama Surat yang berkenaan dengan penelitian atas penerbitan, impor, dan penyebaran kitab-kitab suci agama. 02.2 Penelitian buku agama Surat yang berkenaan dengan penelitian buku agama yang diterbitkan, diimpor, dan penyebarannya. 03 Pengembangan penelitian Surat yang berkenaan dengan masalah pengembangan penelitian, sejak perencanaan, pelaksanaan, sampai pelaporan.


BAB VI SIRKULASI SURAT A. Penandatanganan Surat Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter sebagai berikut. 1. Surat Keputusan yang ditandatangani oleh Rektor IAIN adalah Surat Keputusan mengenai pelaksanaan pembinaan perguruan tinggi bersangkutan berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Pendidikan Islam, atau sebagai tindak lanjut kebijakan Menteri. 2. Instruksi yang ditandatangani oleh Rektor IAIN adalah yang menyangkut operasional sebagai pelaksanaan kebijakan Menteri atau Keputusan Dirjen Pendidikan Islam. B. Jalur Surat Jalur surat terbagi atas tiga bagian seperti berikut. 1. Jalur surat dari atas ke bawah, yaitu Rektor IAIN kepada Kepala Kandepag Kabupaten/Kota dan Kepala Madrasah Aliyah Negeri melalui Kepala Kanwil Departemen Agama Provinsi. 2. Jalur surat dari bawah ke atas a. Dekan pada IAIN yang mengirim surat jalur ke atas hanya boleh ditujukan kepada Rektor IAIN masing-masing. b. Rektor IAIN mengirim surat jalur ke atas ditujukan kepada Menteri Agama atau kepada Direktur Jenderal Pendidikan Islam untuk urusan teknis operasional atau kepada Inspektur Jenderal untuk urusan pengawasan atau kepada Sekretaris Jenderal untuk urusan administratif. 3. Jalur surat menyamping a. Surat dari eselon I kepada pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung kepada pejabat eselon I yang bersangkutan. b. Surat dari pejabat eselon II yang ditandatangani atas nama pejabat eselon I ditujukan kepada pejabat eselon I yang bersangkutan u.p. pejabat eselon II yang dituju. c. Surat dari Rektor IAIN yang ditujukan antarsatuan organisasi bersangkutan harus dialamatkan kepada pimpinan masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan. C. Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dibedakan seperti berikut. 1. Tingkat Urgensi a. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat tersebut ditandatangani. b. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam setelah surat ditandatangani. c. Biasa, dikirim menurut urutan penerimaan dibagian pengurusan surat dan dikirim menurut jadwal perjalanan Caraka (Kurir). 2. Cara Pengiriman a. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut/pejabat yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila 1) surat berkualifikasi sangat rahasia, 2) dikehendaki tanggapan segera, dan 3) bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. Pedoman Tata Surat Dinas IAIN Syekh Nurjati Cirebon | 37

b. Dikirim dengan Caraka (Kurir), untuk pengiriman dalam kota. c. Dengan Pos/Telegram Pengiriman keluar kota atau keluar Negara dilakukan melalui Pos atau Telegram. Pengiriman dengan Pos atau Telegram harus disesuaikan dengan peraturan Pos dan Telegram yang berlaku dengan memperhatikan tingkat urgensinya: 1) biasa, untuk surat biasa, 2) tercatat untuk surat penting yang memerlukan jaminan akan sampainya pada alamat yang dituju, dan 3) kilat Khusus/Kilat, untuk surat yang perlu secepatnya sampai pada alamat yang dituju: 1) Telegram kilat, untuk telegram dengan tingkat urgensi “Kilat”. 2) Telegram penting, untuk telegram dengan tingkat urgensi “Segera”. 3) Telegram biasa untuk telegram dengan tingkat urgensi “Biasa”. d. Pos Udara, untuk pengiriman surat keluar Negara. e. Pos Udara tercatat, untuk surat penting keluar Negara yang memerlukan jaminan akan sampainya ke alamat yang dituju. f. Pos Patas g. Faximile D. Pengelolaan Surat Keluar Seluruh surat dinas yang dikeluarkan secara institusional di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon, baik di tingkat rektorat maupun di satuan lain (senat, fakultas, lembaga, jurusan, termasuk juga organisasi kemahasiswaan) harus terdokumentasikan. Hal ini dilakukan sebagai upaya menetapkan surat sebagai dokumen tertulis yang suatu saat diperlukan sebagai bukti tertulis. Pencatatan seluruh surat yang keluar dari lembaga-lembaga yang ada di Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon dilakukan pada Agenda Surat Keluar dari lembaga tersebut. Kesepakatan tentang surat keluar dari institusi yang ditujukan kepada lembaga-lembaga lain di luar IAIN Syekh Nurjati Cirebon ditetapkan sebagai konvensi. Misalnya, hanya dari Rektor surat secara resmi dilakukan untuk komunikasi ke luar institusi. Namun, dapat pula ditetapkan bahwa fakultas atau lembaga dapat membuat surat keluar, namun harus diketahui oleh Rektor atau Pembantu Rektor. Demikian pula surat dari organisasi kemahasiswaan yang ditujukan kepada institusi di luar kampus, biasanya diketahui oleh Rektor atau Pembantu Rektor yang membidangi pembinaan organisasi kemahasiswaan. Pendokumentasian surat dilakukan dengan mengklasifikasikan jenis surat keluar. Surat yang didokumentasikan adalah surat yang ditetapkan sebagai arsip. Selain itu, perlu dilakukan pula pencatatan pada Agenda Surat Keluar, dengan format berikut. AGENDA SURAT KELUAR Bulan: ......................................2011 No

Nomor Surat

Tanggal Surat

Perihal Surat

Tertuju Surat

Ket


E. Pengelolaan Surat Masuk Selain mengirim surat, sebuah institusi juga sering menerima surat. Untuk memudahkan dalam melacak surat-surat yang masuk ke IAIN Syekh Nurjati Cirebon perlu dilakukan pengelolaan surat-surat masuk. Surat yang masuk dikelola dengan cara dicatat dalam Agenda Surat Masuk, dengan format berikut: AGENDA SURAT MASUK Bulan: .....................................................2011 NO

Nomor Surat

Tanggal Tgl Surat Tgl Masuk

Perihal

Pengirim Surat

Ket

Setelah dilakukan pencatatan surat masuk, berikutnya menindaklanjuti surat masuk dengan memberi lembaran disposisi. Hal ini dilakukan untuk menindaklanjuti setiap surat yang masuk. Adapun format lembar disposisi yang digunakan adalah:

KEMENTERIAN AGAMA RI

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SYEKH NURJATI CIREBON Alamat : Jl. Perjuangan By Pass Sunyaragi Telp. (0231) 481264 Faks. 489926 Cirebon 45232 Website : www.iaincirebon.ac.id E-mail : [email protected]

DISPOSISI No Agenda Surat Tanggal Diterima Surat Asal Surat Tanggal Surat Nomor Surat Perihal Surat

Sifat Surat:

Sangat Penting

Penting

Biasa


Tertuju Rektor Purek I Purek II Purek III Kepala Biro AA Kepala Biro AU Sdr: .......................

√

Proses Penyelesaian Purek I Purek II Purek III Dekan: ........................ Ket Lembaga:.............. Karo: ........................... Kabag: ........................

Tindak Lanjut Untuk Diketahui Mohon Ditanggapi Mohon Persetujuan Mohon Diproses Mohon Diarsip Mohon Difotokopi utk: 1) Dekan 2) Ketua Lembaga Mutu 3) Ketua LPPM 4) Ketua Jurusan 5) Semua Dosen 6) .................................. Tanggal

√

Catatan

Paraf

Agendaris: --------------------

Setelah surat masuk ditindaklanjuti, selanjutnya petugas mengarsipkan surat tersebut. Klasifikasi pengarsiapan dilakukan berdasarkan pengelompokan jenis surat yang masuk dalam kurun waktu tertentu.


DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama.


PEDOMAN TATA SURAT DINAS IAIN SYEKH NURJATI CIREBON

Recommend Documents