PEDOMAN PENYUSUNAN PROPOSAL PROGRAM KOMPETISI KOMISARIAT DALAM RANGKA RAPAT KERJA NASIONAL HIMPUNAN MAHASISWA PEDULI PANGAN INDONESIA PERIODE 2009-2011
HIMPUNAN MAHASISWA PEDULI PANGAN INDONESIA (HMPPI) 2009
DAFTAR ISI Halaman Daftar Isi
1 I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.
Latar Belakang Tujuan dan Keluaran Bentuk Kegiatan Besaran Pendanaan Persyaratan Komisariat Pengusul Jadwal Kegiatan Administrasi Proposal Kriteria Seleksi Kaidah Penulisan Proposal Lampiran 1: Contoh Format Cover Depan Lampiran 2: Contoh Lembar Pengesahan
2 3 3 4 4 5 5 5 6 7 8
1
I.
LATAR BELAKANG
Himpunan Mahasiswa Peduli Pangan Indonesia (HMPPI) merupakan sebuah organisasi yang terdiri dari kumpulan himpunan mahasiswa ilmu dan teknologi pangan serta ilmu gizi dari berbagai universitas di seluruh Indonesia. HMPPI terdaftar oleh Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi (DIKTI) sebagai asosiasi profesi mahasiswa. Memasuki generasi ke-3, HMPPI telah membentuk kepengurusan baru untuk periode 2009-2011 melalui mekanisme Rapat Umum Anggota 1 HMPPI di Universitas Syiah Kuala pada 3 s.d. 6 Agustus 2009 lalu. Tiga pilar utama rencana strategis HMPPI pun telah terbentuk, yaitu strategis pengembangan keprofesian, strategis pengembangan jejaring, dan strategis pengembangan kepedulian. Meningkatkan pembelajaran anggotanya pada kegiatan dan karya yang lebih cocok dengan kebutuhan, soal, dan kondisi organisasi dan masyarakat merupakan tantangan bagi organisasi. Seyogyanya sebagai organisasi mahasiswa, HMPPI memperlihatkan perilaku yang positif produktif dalam menjawab kebutuhan komisariat pada aktifitas yang dapat meningkatkan kompetensi profesi sesuai dengan bidang studinya. Khusus mengait pada salah satu agenda terdekat kepengurusan baru HMPPI, yaitu Rapat Kerja Nasional, Badan Pengurus Pusat berinisiatif untuk mengemas agenda wajib ini dalam bentuk yang berbeda, yaitu memadukan realisasi agenda wajib dengan membawa misi strategis pengembangan jejaring organisasi dan keprofesian melalui Program Kompetisi Kegiatan Komisariat Dalam Rangka Rapat Kerja Nasional HMPPI 2009-2011. Kegiatan ini membawa misi strategis pengembangan jejaring dan keprofesian. Misi strategis pengembangan jejaring dalam hal ini adalah bahwa HMPPI mempunyai peran untuk menyiapkan SDM komisariat yang mampu menjawab tantangan membangun jejaring nasional, sedangkan misi strategis pengembangan keprofesian mengaitkan dengan pengadaan kegiatan untuk meningkatkan softskill anggota HMPPI. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) sangat mengapresiasi aktivitas kelompok mahasiswa dalam menjawab tantangan keilmuan dan teknologi yang dibutuhkan masyarakat dan organisasi mahasiswa. Diharapkan mahasiswa mulai dapat mengembangkan budaya berorganisasi yang sehat dan peka pada kondisi masyarakat dan dunia industri serta menjawab tantangannya melalui jalur akademik, ilmu dan teknologi. Salah satu bentuk kelompok mahasiswa ini adalah asosiasi profesi mahasiswa antar perguruan tinggi. Asosiasi profesi mahasiswa harus menjadi wahana beraktifitas mahasiwa yang mendukung aktifitas akademik di program studinya. Sebagai bentuk apresiasi di atas, DIKTI mengalokasikan dana maksimal Rp 100.000.000, 00 yang secara khusus ditujukan pada kegiatan mahasiswa. Proposal kegiatan tersebut harus diterima DIKTI 60 hari sebelum realisasi kegiatan. Proposal kegiatan yang disetujui akan mendapatkan dana dimana pengelolaan dana selanjutnya harus diselenggarakan secara bertanggung jawab sesuai proposal yang diajukan. Sinergis dengan kesempatan yang ditawarkan DIKTI, HMPPI sebagai asosiasi profesi mahasiswa mengembangkan program kompetisi komisariat untuk mendesain kegiatan komisariat dengan Rapat Kerja Nasional HMPPI 2009-2011 sebagai agenda pokoknya. Area kreatif diberikan kepada setiap komisariat untuk mengadakan kegiatan, di luar Rakernas, yang dapat meningkatkan softskill anggota HMPPI. Setiap komisariat berhak mengirimkan
2
proposal rancangan kegiatan tersebut yang kemudian akan diseleksi oleh Dewan Pembina HMPPI dan musyawarah internal Badan Pengurus Pusat. Selanjutnya proposal yang lolos seleksi akan difasilitasi dan diajukan oleh Badan Pengurus Pusat untuk mendapatkan dana kegiatan dari DIKTI. Harapannya program ini dapat mengembangkan kompetensi komisariat untuk berkontribusi pada keberhasilan Rakernas, pengembangan jejaring nasional dengan DIKTI, dan pengembangan organisasi. Selain itu, proposal yang lolos seleksi diharapkan dapat menjadi model bagi pengembangan komisariat lainnya jika berhasil.
II.
TUJUAN DAN KELUARAN
Secara umum program ini ditujukan untuk meningkatkan kompetensi komisariat melalui kegiatan yang seiring dan komplemen dengan pergerakan HMPPI. Selain itu, untuk mengembangkan pengetahuan, sikap, dan keterampilan komisariat melalui penerapan wawasan keorganisasian dikaitkan dengan ilmu, teknologi dan seni di bidang ilmu dan teknologi pangan serta ilmu gizi. Keluaran dari kegiatan ini adalah sebuah hasil kegiatan yang dapat meningkatkan nilai kompetitif positif antarkomisariat HMPPI.
III.
BENTUK KEGIATAN
Bentuk kegiatan Rakernas HMPPI adalah area kreativitas masing-masing komisariat. Agenda Rakernas HMPPI terdiri dari agenda pokok dan agenda usulan. Pelaksanaan agenda pokok bersifat wajib dimasukkan dalam agenda Rakernas HMPPI, sedangkan agenda usulan hanya bersifat usulan kegiatan. Berikut agenda pokok dan agenda usulan terkait: Agenda Pokok (1) Pembentukan dan Pengembangan Tata Kelola Organisasi (Acara dari Badan Pengurus Pusat) Agenda ini ditujukan untuk memfasilitasi dan mendorong organisasi untuk secara sistematis dan terprogram mengembangkan tata kelola organisasi, meningkatkan kualitas, relevansi, dan efisiensi kegiatan yang diselenggarakannya. Tata kelola organisasi disesuaikan dengan mengidentifikasi kebutuhan stakeholder, perkembangan perilaku masyarakat dalam mengelola sumber daya alam, dan kemampuan organisasi dalam memberikan solusi efektif terhadap tantangan yang muncul di masyarakat baik nasional maupun global. Alokasi waktu untuk sesi ini adalah dua jam. (2) Rapat Program Kerja Sistematika Rapat Program Kerja adalah dengan membentuk Focus Group Discussion yang membahas rancangan programa kerja yang mengacu pada GBHO dan rencana strategis HMPPI. Rapat Program Kerja memiliki tiga pokok pembahasan, yaitu strategi pengembangan keprofesian, strategi pengembangan jaringan, dan strategi pengembangan kepedulian. Keluaran yang dihasilkan adalah program kerja beserta tataran teknis pelaksanaan. (3) Rapat Tiap Regional Melalui rapat ini akan dilakukan pemilihan koordinator masing-masing regional.
3
Agenda Usulan (1) Seminar Seminar ini minimal berskala nasional. Tema disesuaikan dengan visi, misi, dan rencana strategis HMPPI. (2) Ajang Kompetisi Mahasiswa Ajang kompetisi mahasiswa ini minimal berskala nasional. Tema disesuaikan dengan visi, misi, dan rencana strategis HMPPI.
IV. BESARAN PENDANAAN Besarnya dana maksimum yang dapat diusulkan oleh tiap komisariat pengusul adalah Rp 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah). Dana yang diusulkan sudah termasuk pajak sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. Komponen biaya yang diajukan harus dapat dilihat kaitannya dengan acara yang diusulkan dan disertai dengan argumentasi dan justifikasi yang kuat.
PERHATIAN: Sumber dana dapat berupa: 1. Dana Hibah Kompetisi DIKTI sebesar Rp 100.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah). Dana ini belum tentu diperoleh. Masa tunggu pengumuman disetujui atau tidaknya proposal adalah maksimal 60 hari. Dana ini turun setelah pengaju proposal menyerahkan laporan pertanggungjawaban kegiatan paling lambat 2 minggu setelah realisasi kegiatan 2. Jika dana Hibah Kompetisi DIKTI tidak diperoleh, sumber dana kegiatan berasal dari dana swadaya komisariat yang disesuaikan dengan hasil musyawarah anggota HMPPI. Anggaran yang diajukan dalam suatu proposal harus memiliki pertimbangan yang kuat serta mencerminkan kebutuhan dan kemampuan komisariat untuk mengelolanya dengan penuh tanggungjawab. Pertimbangan dan rasionalitas anggaran akan dijadikan sebagai salah satu pertimbangan dalam penilaian proposal.
V.
PERSYARATAN KOMISARIAT PENGUSUL
Pengusul proposal ini adalah komisariat HMPPI (Himpunan Profesi (Himpro)/ Himpunan Mahasiswa (Hima)/ Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)). Secara khusus, komisariat yang dapat mengajukan proposal adalah komisariat yang memenuhi persyaratan kelayakan sebagai berikut: Kepatuhan institusi pada peraturan dan perundangan serta kebijakan Badan Pengurus Pusat khususnya yang berkaitan dengan aturan yang tertuang dalam AD dan/ atau ART, GBHO, dan peraturan lain yang relevan. Catatan: Disesuaikan dengan aturan DIKTI yang menyusul kemudian Bersedia untuk mengikuti sistem dan prosedur pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan yang ditetapkan Badan Pengurus Pusat dan dinyatakan secara tertulis dalam surat pernyataan yang ditandatangani oleh pembina komisariat dan ketua komisariat yang bersangkutan. Proposal harus ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi bidang kemahasiswaan tempat proposal diusulkan.
4
VI.
JADWAL KEGIATAN
Kegiatan
Waktu
Pengumuman/undangan pemasukan proposal Sosialisasi guidelines Penyerahan proposal Desk evaluation (evaluasi dokumen proposal/ penilaian) Musyawarah internal Badan Pengurus Pusat Penetapan dan pengumuman proposal kegiatan terpilih Pengajuan proposal ke DIKTI Masa tunggu dari DIKTI Estimasi pelaksanaan Rakernas Deadline pengumpulan LPJ kegiatan
22 Agustus 2009 29 Agustus 2009 5 September 2009 6-12 September 2009 12-15 September 2009 16 September 2009 17 September 2009 17 November 2009 17 Desember 2009 1 Januari 2010
VII.
ADMINISTRASI PROPOSAL
Proposal ditulis dalam format A4 spasi tunggal dengan font 12, warna cover putih dan jumlah copy proposal sebanyak 3 (tiga) buah. Proposal yang diserahkan tersebut harus disertai dengan file elektronik dalam Compact Disk (CD) yang bebas virus komputer ke: Sekretariat Pusat HMPPI Gedung Fakultas Teknologi Pertanian Lantai Dasar Kampus IPB Dramaga PO BOX 220 Bogor 16680 Proposal harus sudah diterima pada tanggal yang telah ditetapkan paling lambat pukul 17.00 WIB.
VIII.
KRITERIA SELEKSI
Setiap proposal yang diterima akan diseleksi secara bertahap melalui 3 tahapan: a. Seleksi administrasi meliputi: Kelengkapan proposal dan kesesuaian dengan format yang telah ditentukan b. Evaluasi Teknis meliputi: Originalitas Kesesuaian dengan kompetensi HMPPI Kelayakan proposal: SDM, sarana dan prasarana, waktu dan biaya Metodologi kegiatan Perkiraan dampak hasil kegiatan bagi HMPPI
5
c. Evaluasi Kelayakan Biaya meliputi: Kesesuaian dengan standar biaya yang berlaku Kewajaran usulan biaya Kelengkapan rincian anggaran biaya Kesesuaian dengan jenis pengeluaran
IX.
KAIDAH PENULISAN PROPOSAL
Dokumen proposal harus dikemas secara ringkas namun kaya informasi dan ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mengikuti kerangka pikir logis yang jelas.
1. Outline dan Isi Setiap proposal ditulis dengan outline seperti di bawah ini: Struktur Proposal Lengkap Halaman judul/cover Halaman identifikasi dan pengesahan Daftar isi Ringkasan eksekutif Bab I. Pendahuluan yang berisi ( Latar Belakang, Nama, Tempat, dan Waktu Kegiatan, Tujuan, Tema Kegiatan, Keluaran yang diharapkan, dsb) Bab II. Mekanisme pelaksanaan kegiatan Bab III. Jadwal Kegiatan Bab IV. Personalia Pelaksana Bab V. Rekapitulasi Anggaran Lampiran (Kompensasi Sponsor, dsb)
2. Font, Spasi, dan Jumlah Halaman Proposal ditulis dengan spasi tunggal, menggunakan jenis huruf (font) standar (misalnya: Times New Roman) ukuran 12 points. Khusus untuk tabel, ukuran font dapat diperkecil jika diperlukan untuk menghemat halaman. Ukuran kertas yang digunakan adalah A4, maksimum jumlah halaman tiap proposal adalah maksimum 30 (tiga puluh) halaman (di luar daftar isi, lembar pengesahan, lampiran dan Surat Pernyataan kesediaan). Semuanya dalam 1 buku proposal dan tidak boleh ada yang terpisah.
6
Lampiran 1 : Contoh Lembar Identifikasi dan Pengesahan
1.
Nama Komisariat Pengusul
:
2.
Kegiatan yang di usulkan
: 1.
2.
3.
dst. 3.
4.
Penanggung Jawab Nama Jabatan Alamat Telepon Fax e-mail
: : : : : :
Ketua Pelaksana Nama Alamat Telepon/mobile Fax e-mail
: : : : :
Ketua/Pimpinan Komisariat
Ketua Tim Pelaksana
Penanggung Jawab (Pembina Komisariat)
7
Lampiran 2 : Contoh Format Cover Depan Proposal Warna cover: PUTIH
PROPOSAL [TNR 12] PROGRAM KOMPETISI KOMISARIAT KEGIATAN RAPAT KERJA NASIONAL HIMPUNAN MAHASISWA PEDULI PANGAN INDONESIA [TNR 14]
Logo Komisariat
Logo HMPPI
(Nama Komisariat Pengusul [TNR 12])
HIMPUNAN MAHASISWA PEDULI PANGAN INDONESIA (HMPPI) 2009 [TNR 12]
8
