pcmt

Notitie fusiekosten

10-9-2007 fusie / pcmt

Inhoudsopgave Onderdeel 1

Inleiding

3

Onderdeel 2

Vraagstelling

4

Onderdeel 3

Nadere beschouwing van vragen

4

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

5 6 7 7 8 8 8

3.9

Algemeen Hoe definiëren we de voorbereidings- en frictiekosten? Te verwachten totale fusiekosten ? Op welke uitkering kunnen we rekenen? Kunnen we een voorschot op de uitkering krijgen? Is er een relatie tussen kosten en opbrengsten? Is er nog een bijdrage van anderen te verwachten? Kunnen nu te maken kosten ten laste van de nieuwe gemeente worden gebracht? Hoe zit het na 1 januari 2009?

8 8

Onderdeel 4

Kostencompensatie personele inzet

9

Onderdeel 5

Voorstellen

10

Procedurebeschrijving voor het afhandelen van facturen ontvangen met betrekking tot het fusietraject Alkemade / Jacobswoude Procedurebeschrijving voor het aanvragen van kredieten en het afsluiten van contracten met betrekking tot het fusietraject Alkemade / Jacobswoude Budgetoverzicht fusie Alkemade / Jacobswoude

11

Bijlagen: 1 2

3

12

14

2

Onderdeel 1 - Inleiding Voor het fusieproces Alkemade / Jacobswoude worden kosten gemaakt. Kosten voor de projectorganisatie, inzet van uren van de gemeentelijke medewerkers en andere (frictie)kosten. Naast kosten zijn er ook inkomsten. De nieuwe gemeente ontvangt een vergoeding voor de fusiekosten. Tot februari 2006 droegen de twee gemeenten zelf de voorbereidingskosten van het samenwerkingsproces en dienden daarvoor binnen hun eigen begrotingen dekking te vinden. Door besluit van de gezamenlijke raden genomen in de vergadering van 28 februari 2006 is voor de inzet van extra mankracht en in ieder geval tot 1 juli 2006 te maken overige kosten en aan te gane verplichtingen een krediet beschikbaar gesteld van in totaal € 401.780,-. In de raadsvergadering van 29 maart 2007 is dit bedrag, door vaststelling van het fusies-advies en het plan van aanpak verhoogd naar € 2,3 miljoen. Later in deze notitie wordt aange-geven, dat naar verwachting de uitkering van het Rijk 2,8 miljoen gaat bedragen. Door de raden is echter besloten om hiervan vooralsnog € 500.000,- in reserve te houden. De nu voorliggende notitie probeert antwoord te geven op vragen hoe om te gaan met de voorbereidings- en frictiekosten in de Alkemade / Jacobswoude tot aan de fusiedatum en daarna. Dit is van groot belang voor een goede sturing en beheersing van het project. In deze notitie is geen projectbegroting opgenomen. Daarvoor wordt verwezen naar het in de raad van 29 maart 2007 vastgestelde ‘Plan van aanpak’. Momenteel is de projectgroep, in samenspraak met de voorzitters van de onderscheiden werkgroepen doende om de projectbegroting meer te verfijnen. Met deze notitie wordt hiervoor mede een kader geboden.

3

Onderdeel 2 - Vraagstelling Om inzicht te krijgen in de problematiek van de fusiekosten moet een aantal vragen worden beantwoord: • • • • • • • •

Wat verstaan wij onder voorbereidings- en frictiekosten? Wat zijn de te verwachten totale voorbereidings - inclusief frictiekosten voor Alkemade / Jacobswoude? Hoe hoog is de te ontvangen uitkering voor de fusiekosten? Kan er vóór 2009 een voorschot op de te ontvangen uitkering worden verkregen? Is er een relatie tussen kosten en opbrengsten? Dragen provincie en / of het Rijk nog op andere wijze bij in de kosten van fusie? Mogen voor 1 januari 2009 uit te geven voorbereidings- en frictiekosten worden geactiveerd en ten laste van de nieuwe gemeente, c.q. ten laste van de te ontvangen uitkering worden gebracht? Hoe ziet dat eruit na 1 januari 2009?

Ten behoeve van deze notitie is gebruik gemaakt van diverse bronnen te weten: • • • • • • •

De afdeling Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland. Het ministerie van Financiën. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. De Commissie Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Rapport ‘Inventarisatie van frictiekosten bij gemeentelijke fusie’ Budgetoverzicht fusie Alkemade / Jacobswoude (bijalge 3)

4

Onderdeel 3 – Beantwoording van de vragen 3.1. Algemeen Een fusieproces is een complex proces. Elk fusieproces heeft zo zijn eigen wetmatigheden, maar ook zijn eigenaardigheden. Dat heeft te maken met het aantal en de grootte van de gemeenten, vrijwillige of gedwongen samenvoeging, de tijd die gegeven of genomen wordt om de fusie voor te bereiden, de ambities van de betrokken gemeenten, de mate van voorbereiding, de keuze voor harmonisatie van beleid voor of na de fusie, enz. Een ieder doet zo´n proces op zijn eigen manier. Er is geen blauwdruk voor een fusie beschikbaar, ook geen kant en klare kostenraming. Hoogstens kan lerend van ervaringen bij andere fusieprocessen, een richting worden aangegeven, ook in financiële zin. Binnen de wettelijke kaders en op basis van onderlinge overeenstemming hebben Alkemade en Jacobswoude de ruimte om daar zelf invulling aan te geven. In de loop van de tijd zal door voortschrijdend inzicht en de bouw van de nieuwe gemeente, steeds meer duidelijk en zichtbaar worden. Ook wat de kosten van het fusieproces aangaat. In het meer gedetailleerde ‘Plan van aanpak’ is een projectbegroting opgenomen. Het bewaken van de kosten binnen het fusieproces zal (en heeft) binnen de projectorganisatie een nadrukkelijke plaats krijgen (gekregen). Uit diverse onderzoeken bij heringedeelde gemeenten blijkt dat gemeenten meer lasten aan de fusie toeschrijven dan bedrijfseconomische principes rechtvaardigen. Op basis van die onderzoeken is het daarom aan te bevelen voor de beoordeling van de frictiekosten te werken met de volgende driedeling: “(Nagenoeg) geheel” behorend tot frictiekosten zijn uitgaven als gevolg van de fusie die het karakter hebben van tijdelijke extra uitgaven die zonder fusie niet of nauwelijks zouden zijn voorgekomen. Te denken valt aan extra kosten van voorbereiding fusie, organisatieonderzoek, integratie beheerplannen, afstemming beleidsvelden, voorlichting, wachtgelders, boventalligen, garantiesalarissen, woon-werkverkeer, functiewaardering, extra opleidingen, verhuizing en tijdelijke voorzieningen voor huisvesting in afwachting van definitieve huisvesting. Als door de inzet van eigen personeel de reguliere werkzaamheden noodzakelijkerwijs door inhuur van derden dan wel door overwerkuren van eigen personeel gecompenseerd moest worden, of indien inhuur van externe capaciteit ter vervanging van eigen personeel dat met de voorbereiding was belast of ter opvulling van vacatures die als gevolg van een vacaturestop vooralsnog niet werden opgevuld heeft plaatsgevonden, dan horen deze lasten ook te worden meegenomen als “(nagenoeg) geheel” behorend tot de frictiekosten. In “niet onbelangrijke mate” behorend tot de frictiekosten zijn lasten als gevolg van de fusie die tot het normale patroon van een gemeente horen, maar die nu in tijd naar voren worden gehaald en/of waarbij het plausibel is dat er sprake is van kapitaalvernietiging (van nog niet afgeschreven kapitaalgoederen). Te denken valt aan uitgaven als automatisering, versneld afsluiten archief, integratie brandweer, komborden, plattegronden, promotieborden, ontwikkelen huisstijl en dergelijke. Ook de tijdelijke extra kosten voor werving en selectie van nieuw personeel valt onder deze categorie. “(Nagenoeg) niet” behorend tot de frictiekosten zijn uitgaven als gevolg van de fusie die behoren tot de nieuwe schaalgrootte van de gemeente dan wel gekenmerkt worden door een grote mate van beleidsvrijheid. Immers vergelijkbare gemeenten hebben deze uitgaven ook c.q. de gemeente had ook de vrijheid om de uitgaven niet te doen. Te denken valt aan stijging personeelslasten vanwege opschaling van personeel en/of personeelsuitbreiding, aanschaffen stemcomputers, kantinekosten, daling van de algemene uitkering, gemiste OZB-inkomsten, hogere subsidies, hogere onderhoudsniveaus, aanpassen afschrijvingsmethodieken en dergelijke. Ook de voorbereiding van 5

de fusie door eigen personeel en de wegvallende werkuren vanwege periodieke voorlichting aan het eigen apparaat worden niet meegenomen als frictiekosten, althans in zoverre dit niet leidde tot inhuur van derden. Immers, er zijn dan geen extra lasten geweest. De structurele lasten van nieuwe huisvesting (gemeentehuis en gemeentewerf) worden eveneens beoordeeld als “(nagenoeg) niet“ behorend tot de frictiekosten. Immers het zijn geen tijdelijke extra kosten en ook vele vergelijkbare gemeenten met nieuwbouw hebben dit soort structurele lasten. 3.2 Hoe definiëren we de voorbereidings- en frictiekosten? Voor een goed fusieproces is het onder andere van belang om aan te geven en overeenstemming te bereiken over wat als fusieskosten mag en kan worden aangemerkt. Deze differentiatie maakt het project beter beheersbaar en biedt een kader voor de toerekening van kosten. Uitgangspunten daarbij zijn de tot nog toe in het proces gehanteerde begrippen en de indeling die de Raad voor de Financiële Verhoudingen (Rfv) hanteert voor gemeentelijke fusieen. (De Rfv heeft in 2003 onderzoek gedaan naar de effecten van gemeentelijke fusieen.). De volgende indeling wordt voorgesteld, met daarbij een niet limitatieve onderverdeling van de kosten: 1. Voorbereidingskosten fusie: •

• • • • •

Kosten projectorganisatie, te weten: de projectleider, projectbureau en secretariële c.q. administratieve ondersteuning Kosten communicatie en voorlichting, inspraakavonden, raadsconferenties en -bijeenkomsten Kosten van externe begeleiding van de (werk-)groepen op basis van de plannen van aanpak. Kosten externe begeleiding Bijzondere Ondernemingsraad. Inhuur overige externe deskundigheid door de Stuurgroep. Inhuur overige externe deskundigheid door de Raad.

2. Kosten personele inzet fusie: ƒ

De op basis van de verhouding 1 : 1 door de twee gemeenten te leveren personele inzet (compensatie-uren deelname werkgroepen) om te komen tot de fusie op 1 januari 2009.

3. Overige personele kosten: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Kosten Sociaal Statuut Extra kosten wachtgelden bestuurders na fusie. Extra kosten van opleiding na fusie. Extra kosten van werving en selectie na fusie. Extra kosten functiewaardering. Kosten functieboek. Plaatsingsproces. Frictiekosten door boventallig personeel, personeel dat in een lagere dan de huidige rang wordt geplaatst, personeel dat hoger wordt ingeschaald dan nu.

4. Kosten automatisering en administratie: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Kosten van conversie van oude naar nieuwe systemen Tijdelijke kosten voor communicatie met en tussen de (tijdelijke) locaties Extra kosten als gevolg van kapitaalvernietiging computersystemen, software, bekabeling, telefooncentrales, e.d. Samenvoegen van administraties Opstellen van de openingsbalans en van de begroting 2009

5. Kosten huisvesting: ƒ ƒ

Kosten van aanpassing tijdelijke huisvesting Verhuiskosten e.d.

6

6. Overige kosten: ƒ ƒ ƒ ƒ

Kosten van voorlichting e.d. i.v.m. presenteren nieuwe gemeente. Kosten van afstemming archieven. Kosten van komborden en huisstijl. Overige (met instemming van de projectgroep) toerekenbare kosten.

De onder 1 en 2 genoemde kosten zijn kosten van de huidige gemeenten tot aan de fusiedatum. De onder 3 tot en met 6 genoemde kosten kunnen worden gedefinieerd als extra tijdelijke kosten van en voor de nieuwe gemeente. Deze kosten kunnen worden gedefinieerd als de zogenaamde frictiekosten. 3.3. Te verwachten totale fusiekosten Alkemade / Jacobswoude-gemeenten? Op dit moment kan nog geen kostenoverzicht worden gepresenteerd. Dit kan pas bij het opstellen van het meer gedetailleerde ‘Plan van aanpak’. Als uitgangspunt geldt het financiële kader, dat de raden aan de colleges hebben meegegeven: realisatie van de fusie binnen de beschikbare tegemoetkoming van het Rijk. 3.4. Op welke uitkering kunnen we rekenen? Gemeenten die voor de opgave van een fusie staat, kunnen rekening op een specifieke uitkeringen in het gemeentefonds. Jaarlijks bepaalt de minister de maatstaf daarvoor. De nieuwe gemeente Alkemade-Jacobswoude komt na de fusie in aanmerking voor de tijdelijke verdeelmaatstaf fusie. Op basis van de gegevens per 1 januari 2006 zou deze maatstaf voor de nieuwe gemeente een bedrag opleveren van in totaal ruim € 2,8 miljoen en volgens het 40-20-2020% betaalschema in de achtereenvolgende jaren tot uitkering komen. In de navolgende tabel wordt een en ander inzichtelijk gemaakt. Tabel 2.3.1: Berekening en betaalritme tijdelijke verdeelmaatstaf fusie Vast bedrag per gemeente waarmee het totaal aantal gemeenten afneemt door de samenvoeging Aantal gemeenten waarmee het totaal aantal gemeenten door de samenvoeging verminderd wordt Vast bedrag per bij de samenvoeging betrokken inwoners op 1 januari van het jaar voorafgaand aan de herindeling, met uitzondering van de inwoners van de grootste gemeente Aantal inwoners Alkemade januari 2006 Aantal inwoners Jacobswoude januari 2006 Totaal aantal inwoners bij de herindeling betrokken Verminderd met het aantal inwoners van de gemeente met het grootste aantal inwoners Aantal inwoners waarvoor het vast bedrag wordt betaald Totaal maatstaf herindeling exclusief uitkeringsfactor (uf) Totaal maatstaf herindeling inclusief uf (stand januari 2006) Betaalritme algemene herindeling inclusief uitkeringsfactor 1e jaar na de herindeling 2e jaar na de herindeling 3e jaar na de herindeling 4e jaar na de herindeling

1.585.065 1 =======>

1.585.065

53,29 14.501 10.747 =====>

25.248 14.501 =====>

40% 20% 20% 20%

10.747 =======>

572.708 2.157.773 2.815.893 1.126.357 563.179 563.179 563.179

Aangezien de bedragen jaarlijks worden aangepast en gelet op de matige economische positie en de door het Rijk noodzakelijk geachte bezuinigingen, kan de werkelijke uitkering mogelijk in negatieve zin afwijken van de thans bekende cijfers.

7

Verdeling algemene uitkering De algemene uitkering uit het gemeentefonds wordt over gemeenten verdeeld aan de hand van een kleine vijftig verdeelmaatstaven. Bij elke verdeelmaatstaf hoort een bedrag. Zo hoort bij de maatstaf "inwoners" het bedrag 125,15 euro (in 2007). Voor elke gemeente wordt de score op elke verdeelmaatstaf (bijvoorbeeld het aantal inwoners) vermenigvuldigd met het bijbehorende bedrag. Tellen we dit voor alle verdeelmaatstaven en voor alle gemeente op, dan komen we op het totaalbedrag dat uitgekeerd zou moeten worden. Het voor het gemeentefonds beschikbare bedrag is echter gekoppeld aan de (gecorrigeerde netto) rijksuitgaven. Om het beschikbare bedrag te koppelen aan het berekende bedrag is de uitkeringsfactor in het leven geroepen. Stel dat op basis van de verdeelmaatstaven een bedrag van 10 miljard euro wordt berekend, terwijl er 12 miljard euro beschikbaar is. De uitkeringsfactor is dan 1,2. Per inwoner krijgen gemeenten bijvoorbeeld niet 125,15 euro uitgekeerd, maar 20 procent meer. In het voorbeeld is de uitkeringsfactor 1,305.

3.5. Kunnen we een voorschot op de uitkering krijgen? Nee, het is niet mogelijk een voorschot te ontvangen op de maatstaf fusie. Het betreft hier een specifiek onderdeel van de algemene uitkering uit het gemeentefonds, dat pas wordt uitgekeerd aan de nieuwe gemeente als de fusie een feit is. De gemeenten kunnen de voorbereidings- en frictiekosten niet bij het Rijk declareren. Er wordt geen uitkering verstrekt aan de twee bestaande gemeenten afzonderlijk. 3.6. Is er een relatie tussen kosten en opbrengsten? Ja en nee. Ja, in die zin dat de hoogte van de bedragen voor de maatstaf fusie is gebaseerd op de door het Rijk noodzakelijk geachte kosten. Nee, in die zin dat de nieuwe gemeente de maatstaf fusie ontvangt ongeacht de werkelijke kosten. Wanneer de nieuwe gemeente kans ziet om minder uit te geven, dan komt het overschot ten gunste van die gemeente. Maakt ze meer kosten dan zal ze zelf voor dekking moeten zorgen. De gemeente behoeft daar geen verantwoording over af te leggen. 3.7. Is er nog een bijdrage van anderen te verwachten? In principe niet. Met de provincie kan op basis van de ‘algemene provinciale subsidieverordening’ worden onderhandeld over verdere (financiële) bijdragen. Op voorhand wordt aangegeven dat eer geen hoge verwachting bestaat van het eindelijk resultaat hiervan. Het Rijk draagt alleen bij door middel van de maatstaf fusie (zie 3.5). 3.8. Kunnen nu te maken kosten ten laste van de nieuwe gemeente worden gebracht? De verwerking van de kosten van de fusie valt onder het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het BBV bepaalt dat alleen investeringen met een economisch nut of met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte mogen worden geactiveerd en afgeschreven. Het is afhankelijk van het soort fusiekosten of ze mogen worden geactiveerd. Kosten van bijvoorbeeld het ambtelijk apparaat mogen niet worden geactiveerd; dat zijn immers geen investeringen. Wat wel en niet geactiveerd wordt hangt af van de soort kosten; gaat het om investeringen (betekent activeren) of niet (niet-activeren). Op basis van de bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording en uit verkregen informatie van Ernst & Young (de huisaccountant van de gemeente Alkemade) kunnen de fusiekosten gedekt worden ten laste van de nog te ontvangen extra uitkering. Dit kan door ze op de balans te verantwoorden als 'nog te ontvangen gewenningsbijdrage voor frictiekosten'. 3.9. Hoe zit het na 1 januari 2009? De nieuwe gemeente draagt alle kosten die na 1 januari 2009 worden gemaakt. Ook daarvoor gelden de regels zoals onder 3.8 zijn verwoord. Afhankelijk van de soort kosten betekent dat òf afschrijven òf direct ten laste van de betreffende jaarbegroting brengen. Tegenover deze kosten staat dan gedurende 4 jaar de maatstaf fusie en het zal dan afhankelijk zijn van de werkelijke kosten (zowel in totaal als per jaar bezien) of de nieuwe gemeente daarop overhoudt of tekort komt. 8

Onderdeel 4 – Kostencompensatie personele inzet De op basis van de verhouding 1 : 1 door de twee gemeenten te leveren personele inzet (compensatie-uren deelname werkgroepen) om te komen tot de fusie op 1 januari 2009. Het is gewenst om voor alle deelnemers in het fusieproces, de regels op welke wijze aanspraak kan worden gemaakt op het hiervoor binnen het fusiebudget geoormerkte gelden, inzichtelijk te maken. Urenverantwoording Allereerst is het gewenst dat door alle werknemers van beide gemeenten de uren zichtbaar maken die vanaf het besluit van de raad van 29 maart 2007 gemaakt worden voor het fusieproces. Vooralsnog worden deze uren niet gecompenseerd doch deze zullen een basis vormen voor de in het jaar 2009 op te stellen evaluatie van het fusieproces. Extra inzet Het fusieproces vraagt vanaf nu extra inzet van menskracht voor de harmonisatie van processen en bundeling van werkzaamheden van de twee gemeenten. Tegelijkertijd gaan “de verkopen in de winkel” door. Het deelnemen in het fusieproces (werkgroepen e.d) vraagt mogelijk dan ook een andere taakinvulling. Dit kan er toe leiden, dat reguliere of extra opgedragen werkzaamheden in het gedrang komen. De extra inzet van uren kunnen daarom ook op dit onderdeel niet door de lopende begrotingen worden gedekt. Dit laatste zou kunnen leiden tot een verzoek aan de projectgroep om externe ondersteuning ten laste van het onderdeel ‘compensatie’ van het fusiebudget. Alvorens hierop echter een positief besluit zal en kan volgen van de projectgroep dient gefundeerd te worden aangetoond dat een neergelegde prioriteitskeuze bij management en bestuur en / of een ondersteuning door de fusiepartner niet mogelijk is gebleken. Kostencompensatie van tijdelijke personeel Er wordt toegewerkt naar een nieuwe gemeentelijke organisatie. De visie op nieuwe gemeente en op de daarbij noodzakelijke organisatie kan wellicht tot gevolg hebben, dat er sprake is van een andere inrichting van die organisatie dan we tot heden gewend zijn geweest. Tot nu toe en bij nu nog optredende vacatures werd en wordt bekeken of het mogelijk is of was om tot meer uitwisseling van functies en taken te komen. Indien dit niet mogelijk blijkt, dan wordt bij voorkeur daarin voorzien door tijdelijke invulling. Deze constructie heeft het voordeel, dat bij het daadwerkelijk samenvoegen van de beide gemeenten het risico van eventuele wachtgeldverplichtingen tot een minimum beperkt blijft. De gouden regel die hierbij wordt voorgestaan is dat voor het in te huren extern personeel in eerste instantie slechts een bedrag beschikbaar is ter grootte van de loonsom van de opengevallen vacature. Dit kan betekenen, dat een vacature van 36 uur, slechts – gelet op de door externen gehanteerde uurtarieven – beperkt blijft tot bijvoorbeeld een daadwerkelijke invulling van 24 uur. Indien een dergelijke invulling gaat leiden tot een ernstige verstoring van de dienstverlening is het mogelijk om met een gefundeerd verzoek, via de projectgroep, aan de stuurgroep voor te leggen om de voor een adequate invulling van de functie extra te maken kosten een beroep te mogen doen op het onderdeel ‘compensatie’ van het fusiebudget

9

Onderdeel 5 – Voorstellen 1. Voor het fusieproces Alkemade / Jacobswoude uit te gaan van de onder 3.2. (Hoe definiëren we zelf voorbereidings- en frictiekosten?) gehanteerde indeling van de fusiekosten. 2. De raming van de voorbereidings- en frictiekosten te baseren op de uitwerking van de voorlopige projectbegroting zoals opgenomen in het gedetailleerde ‘Plan van aanpak’. De voorbereidingskosten (projectorganisatie en inzet personeel) tot 1 januari 2009 conform de genoemde verdeelsleutel (1:1) op basis van de bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording te dekken ten laste van de nog te ontvangen extra uitkering en deze op de balans te verantwoorden als 'nog te ontvangen gewenningsbijdrage voor frictiekosten'. 3. Eventuele investeringskosten voor 1 januari 2009 conform de voorschriften te activeren en ten laste van de nieuwe gemeente te brengen. 4. Alvorens op een verzoek voor tijdelijke externe ondersteuning ter compensatie van de uren van deelname in het fusieproces een positief besluit zal en kan volgen van de projectgroep er gefundeerd dient te worden aangetoond dat een neergelegde prioriteitskeuze bij management en bestuur en / of een ondersteuning door de fusiepartner niet mogelijk is gebleken. 5. De gouden regel die hierbij wordt voorgestaan voor het in te huren extern personeel is dat in eerste instantie slechts een bedrag beschikbaar is ter grootte van de loonsom van de opengevallen vacature. Indien een dergelijke invulling gaat leiden tot een ernstige verstoring van de dienstverlening is het mogelijk om met een gefundeerd verzoek, via de projectgroep, aan de stuurgroep voor te leggen om de voor een adequate invulling van de functie extra te maken kosten een beroep te mogen doen op het onderdeel ‘compensatie’ van het fusiebudget

10

Bijlage 1

Procedurebeschrijving voor het afhandelen facturen ontvangen met betrekking tot het fusietraject Alkemade / Jacobswoude Doel Het controleren, coderen, paraferen en betalen van ontvangen facturen in het kader van de fusie. Algemeen Voor de budgetinformatie is het van belang dat facturen, welke ter afhandeling worden aangeboden binnen tien werkdagen door de budgethouder (lees: projectleider) worden verwerkt. De facturen dienen hierbij door de budgethouder te zijn gecontroleerd en door middel van een paraaf voor akkoord te zijn getekend. Tevens dient de codering te zijn aangegeven, waaruit blijkt ten laste van welk budget de uitgave dient plaats te worden geadministreerd Handelingen 3.1 Registratie facturen De sectie financiën van de gemeente Alkemade (hierna te noemen: de sectie financiën) controleert de factuur op juiste adressering. De facturen worden als volgt geadresseerd: Gemeente Alkemade t.a.v. Projectbureau fusie Postbus 1 2370 AA ROELOFARENDSVEEN Indien niet aan de gemeente Alkemade geadresseerd, wordt de factuur geretourneerd aan de leverancier. Indien akkoord wordt de factuur geregistreerd en voorzien van een stempel met een boekstuknummer en datum van binnenkomst. De sectie financiën verzendt de factuur aan de budgethouder (aan de hand van het budgetformulier). 3.2 Controle factuur De budgethouder controleert de factuur op juistheid en volledigheid aan de hand van het contract en de eventueel aanwezige pakbonnen / urenbrieven. Indien niet-akkoord dient contact worden opgenomen met de leverancier. Als in overleg met de leverancier de factuur vervalt moet op de factuur de vermelding "vervallen" worden geplaatst en aan de sectie financiën worden teruggezonden. Als een creditnota wordt toegezegd wordt op de factuur "creditnota volgt" vermeld. 3.3 Codering en parafering van de factuur De budgethouder vermeldt in het stempel het betreffende budgetnummer en parafeert voor akkoord en verzendt de factuur aan de sectie financiën. 3.4 Boeken factuur De sectie financiën controleert de factuur op juiste parafering en codering aan de hand van de parafenlijst en de begroting. Indien niet akkoord neemt de sectie financiën contact op met de betreffende budgethouder. Indien akkoord boekt de sectie financiën de factuur in het financiële systeem. 3.5 Verwerken factuur in extracomptabele administratie en betaling facturen De sectie financiën verwerkt de factuur in de administratie, het budgetoverzicht en het overzicht factuur per contract. Betaling van facturen geschiedt conform de reguliere procedure betaling facturen gemeente Alkemade.

11

Bijlage 2 Procedurebeschrijving voor het aanvragen van kredieten en het afsluiten van contracten met betrekking tot het fusietraject Alkemade / Jacobswoude Doel Het tijdig en rechtmatig afsluiten van contracten. Algemeen In deze procedure wordt uiteengezet welke activiteiten dienen te worden verricht voor het aanvragen van kredieten en het afsluiten van contracten. Activiteiten Opstellen offerte-aanvraag De aanvrager stelt aan de hand van het betreffende deelplan een offerteaanvraag op. Hierbij is aandacht voor de regelgeving van Europese aanbesteding. De offerteaanvraag dient duidelijke gegevens te bevatten op basis waarvan een leverancier in staat is om een offerte op te stellen. De aanvrager dient zorg te dragen voor de ontvangst van vergelijkbare offertes. De offerteaanvraag stelt een termijn waarbinnen de offerte dient te worden ingediend. Op basis van de te verrichten werkzaamheden wordt een inschatting gemaakt van de kosten. Indien de verwachte kosten hoger zijn dan € 15.000,- worden ten minste 3 offertes aangevraagd. Indien er minder offertes worden aangevraagd, dient dit schriftelijk te worden toegelicht. Indien de verwachte kosten lager zijn dan € 15.000, kan worden volstaan met het aanvragen van 1 offerte. De offerteaanvraag wordt verzonden aan de geselecteerde leverancier(s). Beoordelen offertes Op basis van vooraf vastgestelde criteria word(t)(en) de offerte(s) beoordeeld. Deze beoordeling wordt vastgelegd. Een concept contract wordt opgesteld. Opstellen kredietaanvraag De aanvrager stelt een kredietaanvraag op. De kredietaanvraag dient samen met de offerteaanvraag, de offerte(s), de offertebeoordeling en het concept contract te worden verzonden aan de projectgroep. Distributie stukken De projectgroep beoordeelt de stukken op volledigheid en beoordeelt of de kredietaanvraag dient te worden voorzien van een advies van de werkgroep Financiën / Planning & Control. Beoordeling stukken door de werkgroep Financiën / Planning & Control De werkgroep Financiën / Planning & Control beoordeelt desgevraagd de kredietaanvraag op juistheid en volledigheid en stelt een advies op. Dit advies wordt toegevoegd aan de kredietaanvraag. Indien akkoord worden de stukken verzonden aan de Projectgroep. Beoordelen kredietaanvraag en offertes door Projectgroep De projectgroep beoordeelt de kredietaanvraag en bijbehorende stukken op aanvaardbaarheid en neemt een beslissing. Indien akkoord wordt de kredietaanvraag geparafeerd en verzonden aan de Stuurgroep. Indien niet akkoord worden de stukken overhandigd aan de betreffende werkgroep met het verzoek de onvolkomenheden aan te passen.

12

Beoordelen kredietaanvraag en offertes door stuurgroep De stuurgroep neemt een besluit over de kredietaanvraag. De kredietaanvraag dient te passen binnen het door de raden beschikbaar gestelde budget. De stuurgroep kan de projectgroep mandateren om binnen het totaalkrediet tot uitvoering over te gaan. Indien akkoord wordt het voorstel aangenomen. Indien niet akkoord wordt het voorstel via de projectgroep geretourneerd aan de betreffende werkgroep. Afsluiten contract De burgemeester van de gemeente Alkemade sluit namens de Stuurgroep het contract af met de leverancier. De stukken worden verzonden aan de sectie financiën van de gemeente Alkemade. Registreren contract De sectie financiën registreert het contract en verwerkt de gegevens in de financiële administratie. De offertes, de offerteaanvraag, de offertebeoordeling en het originele contract worden gearchiveerd op de sectie Interne zaken van de gemeente Alkemade. Verslaglegging Iedere vier weken verstrekt de sectie financiën overzichten aan de projectgroep en de werkgroepen. Deze overzichten geven inzicht in de budgetten, de aangegane verplichtingen en de al betaalde bedragen. De projectgroep zorgt voor de ter beschikkingstelling van de overzichten aan de stuurgroep, de begeleidingscommissie en de onderscheiden gemeenteraden

13

Bijlage 3 Budgetoverzicht fusie gemeente Alkemade / Jacpbswoude Omschrijving budget

1 1 2 3 4 2 1 2 3 4 5 6 7 8 3 1 2 3 4 5

Algemeen projectorganisatie - Raad 28.02.2006 tot 1.1.2009 Procesbegeleiding - Aanvullend plan van aanpak Representatiekosten projectorganisatie Inhuur externe voorzitter stuurgroep Inhuur notuleerservice begeleidingscommissie Communicatie - Raad 28.02.2006 tot 1.7.2006 Communicatie ondersteuning van Jacobswoude - Aanvullend plan van aanpak Website en intranetsite Nieuwsbrief namens projectbureau Personeelsbijeenkomsten Extra gemeentepagina's Persbijeenkomsten Inhuur communicatieadviseur - verplichting tot 1.9.2007 Onvoorzien Projectbureau - Raad 28.02.2006 tot 1.7.2006 Inhuur externe ondersteuning secretariaat Inhuur procesbegeleider - Aanvullend plan van aanpak Inhuur extern secretariaat - verplichting tot 1.1.2008 Inhuur procesbegeleider - verplichting tot 1.1.2008 algemene kosten

Totaal budget tot 1-jan-09

Aangegane verplichtingen

Werkelijke uitgaven

€

58.280,00

€

9.882,00

€

9.882,00

€

44.280,00

€

9.882,00

€

9.882,00

€ € €

10.000,00 2.500,00 1.500,00

€

130.500,00

€

50.326,94

€

16.813,97

€

20.800,00

€

15.800,00

€

€ € € € € € €

5.000,00 2.500,00 7.500,00 2.500,00 500,00 85.000,00 6.700,00

€

2.707,94

€

2.707,94

€ €

28.000,00 3.819,00

€ €

4.085,00 10.021,03

€

241.600,00

€

238.600,00

€

109.952,35

€ €

21.600,00 87.500,00

€ €

21.600,00 87.500,00

€ €

10.878,72 80.038,86

€ € €

60.000,00 62.500,00 10.000,00

€ € €

60.000,00 62.500,00 7.000,00

€

9.378,70

€

9.656,07

Budgetruimte

€

48.398,00

€

80.173,06

€

3.000,00

-

4

Werkgroep 'Huisvesting en facilitaire Zaken' 1 Inhuur externe ondersteuning 2 Verhuiskosten

€ € €

70.000,00 45.000,00 25.000,00

€

-

€

-

€

70.000,00

5

Werkgroep 'Financiën / planning & control' 1 Opzet planning & control 2 Beschrijven AO/ IC

€ € €

40.000,00 15.000,00 25.000,00

€

-

€

-

€

40.000,00

6

Werkgroep 'Informatie- en communicatietechnologie' 1 Inhuur externen I&A - verplichting tot 1.10.2007 2 Extra afschrijvingen, 3 Conversies, opleidingen, informatiebeveiligingsplan, etc.

€ € € €

450.000,00 125.000,00 200.000,00 125.000,00

€ €

€

-

€

415.440,00

34.560,00 34.560,00

14

Omschrijving budget

7

8

€ € €

132.500,00 125.000,00 7.500,00

€ €

38.880,00 38.880,00

€

-

€

93.620,00

Werkgroep 'Harmonisatie' Beeindiging gemeenschappelijke regelingen Onderzoek werkwijze sociale zaken Onderzoek werkwijze milieudienst Onderzoek werkwijze reiniging Mogelijk andere onderzoeken en harmonisatieactiviteiten

€

€

21.500,00

€

-

€

35.000,00

€ € € €

56.500,00 PM 21.500,00 5.000,00 5.000,00 25.000,00

€

21.500,00

€ € € €

155.000,00 5.000,00 75.000,00 75.000,00

€

€

-

€

155.000,00

€

43.000,00

€

9.441,00

€

9.441,00

€

33.559,00

€

30.000,00

€

8.910,00

€

8.910,00

€ € € €

2.000,00 PM 5.000,00 5.000,00 1.000,00

€

531,00

€

531,00

€ €

282.170,00 282.170,00

€

€

282.170,00

€ 1.954.550,00

€

1 2 3 4 5 10

Werkgroep 'Ontwikkeling cultuur en competenties' 1 Inhuur externen 2 Programma opleidingen/ trainingen 3 Programma activiteiten/ kennismaking

11 1 2 3 4 5 6 12

Bijzondere ondernemingsraad (BOR) - Raad 28.02.2006 tot 1.1.2009 Inhuur externe ondersteuning - Aanvullend plan van aanpak Bijeenkomsten BOR Communicatie Extern advies Cursussen en training Onvoorzien

Overige kosten 1 Onvoorzien / rentekosten SUBTOTAAL

-

Budgetruimte

Werkgroep 'Dienstverlening' 1 Externe ondersteuning - verplichting tot 1.11.2007 2 Proceskosten

€

€

Werkelijke uitgaven

€ €

9

€ € € €

Aangegane verplichtingen

295.000,00 20.000,00 25.000,00 100.000,00 PM PM 25.000,00 PM 50.000,00 75.000,00

1 2 3 5 7 8 9 10 11

Werkgroep 'Personeel en organisatie' Kosten assesmentcenter Kosten werving & selectieprocedure Kosten gemeentesecretaris vóór 1 januari 2009 Extra kosten wachtgelden bestuurders en ambtenaren Kosten van harmonisatie arbeidsvoorwaarden Kosten inpassingscommissie en extern secretariaat Bedenkingenprocedure Functieboeken, systematiek, indeling en uitwerking Onvoorzien

Totaal budget tot 1-jan-09

€

25.000,00

-

-

403.189,94

€

-

€

295.000,00

€

€

-

146.089,32

€ 1.551.360,06

15

Omschrijving budget

14

15

Totaal budget tot 1-jan-09

Aangegane verplichtingen

Werkelijke uitgaven

COMPENSATIEREGELING

€

300.000,00

€

227.995,14

€

227.995,14

Beschikking door Alkemade en Jacobswoude

€

300.000,00

€

227.995,14

€

227.995,14

€

10.450,00

€

10.450,00

€

10.450,00

€

10.450,00

€ 2.300.000,00

€

666.635,08

Politiek-bestuurlijke werkgroepen Burgerparticipatie 1 Externe ondersteuning Inrichting griffie 2 Externe ondersteuning

TOTAAL

- verplichting tot 1.1.2008

-

Budgetruimte

€

72.004,86

€

-

PM

€

€

374.084,46

€ 1.633.364,92

16